Saat menyusun dokumen organisasi dan administrasi (perintah, protokol, tindakan, dll.), tindakan manajerial standar dilakukan terkait dengan koordinasi, penandatanganan, persetujuan dokumen-dokumen ini, membawanya ke perhatian karyawan terhadap penerimaan. Pada saat yang sama, prasasti standar ditempelkan pada dokumen: tanda tangan, stempel persetujuan, visa untuk persetujuan dan pengenalan. Prasasti terpisah disebut rincian dokumen dan mempengaruhi kekuatan hukumnya, dan oleh karena itu memerlukan eksekusi yang tepat sesuai dengan peraturan yang berlaku. Penting untuk ditekankan bahwa aturan untuk mengeluarkan rincian individu adalah umum untuk jenis yang berbeda dokumen organisasi dan administrasi.

GOST R 6.30-97 menetapkan hal berikut: komposisi detail PESANAN 27:

01 - Lambang Negara Federasi Rusia;

02 - lambang subjek Federasi Rusia;

03 - lambang organisasi atau merek dagang (merek layanan);

04 - kode organisasi;

05 - kode formulir dokumen;

06 - nama organisasi;

07 - data referensi tentang organisasi;

08 - nama jenis dokumen;

09 - tanggal dokumen;

10 - nomor pendaftaran dokumen;

stempel persetujuan dokumen;

persetujuan dokumen visa;

1. Tanda sertifikasi salinan;

   Tandai tentang pemain;

   Catatan tentang pelaksanaan dokumen dan arahnya dalam kasus ini;

Catatan tentang penerimaan dokumen oleh organisasi;

Pengidentifikasi salinan elektronik dokumen 28 .

Setiap dokumen memiliki serangkaian detail individual, yang mencerminkan fitur dan tujuannya dalam proses manajemen. Pada saat yang sama, detail individu mutlak wajib untuk setiap dokumen, terlepas dari jenis dan variasinya. Tidak adanya perincian seperti itu dalam dokumen menghilangkan kekuatan hukumnya. Ke wajib untuk semua waran, rinciannya meliputi: nama organisasi, tanggal dokumen, nomor registrasi, teks, tanda tangan.

Rincian lain diperlukan untuk jenis dokumen tertentu. Misalnya, untuk surat, Anda memerlukan: data referensi tentang organisasi, penerima, catatan tentang pelaku, dan untuk pesanan: nama jenis dokumen dan tempat penerbitannya.

Persyaratan yang diperlukan antara lain permanen, yang tidak berubah sama sekali (misalnya: nama jenis dokumen) atau untuk waktu yang lama (misalnya: nama organisasi, data referensi tentang organisasi).

Namun, banyak detail tidak dapat konstan dan berubah sepanjang waktu secara keseluruhan atau sebagian (misalnya: tanggal dokumen, judul teks, teks, catatan tentang artis, dll.).

Saat menyusun dokumen, detailnya dikelompokkan dalam tiga bagian utama di mana setiap dokumen dapat dibagi secara kondisional: header, konten, dan desain.

tajuk bagian adalah awal dokumen, yang berisi informasi tentang organisasi (penulis dokumen) dan data primer tentang dokumen itu sendiri (persyaratan 01-16).

dekorasi bagian - satu set detail yang mengkonfirmasi keaslian dokumen dan keandalan informasi yang terkandung di dalamnya (rincian 21-24). Di bagian pemformatan dokumen, ada juga tanda klerikal tambahan pada dokumen yang membuatnya lebih mudah untuk dikerjakan (rincian 25-29).

Bagian utama dari dokumen, tentu saja, adalah isinya, yaitu. teks atau tabel, kuesioner, yang mencerminkan arti dan tujuan dokumen yang disusun. Namun, seseorang tidak boleh mengabaikan judul dan terutama bagian pemformatan, berkat dokumen tersebut memperoleh kekuatan hukum. Oleh karena itu, persiapan dokumen apa pun selalu terdiri dari dua proses yang saling terkait: persiapan teks (mengerjakan konten) dan pelaksanaan dokumen - memberikan kekuatan hukum dokumen.

Sebuah studi tentang praktik organisasi modern menunjukkan bahwa tidak setiap media kertas dengan informasi yang tercatat di dalamnya dapat disebut dokumen. Dan alasan utama untuk ini, sebagai suatu peraturan, adalah tidak adanya atau desain yang salah dari detail dokumen tertentu. Dalam hal ini, setiap spesialis yang bekerja dengan dokumen resmi harus sangat menyadari aturan untuk desain semua prasasti yang disediakan oleh GOST R 6.30-97 pada dokumen organisasi dan administrasi, serta metode untuk mengatur perincian ORD dan ukuran bidang yang disediakan untuk mereka (lihat diagram 1 dan 2).

Skema 1

Semua dokumen yang disajikan dalam katalog bukanlah publikasi resmi mereka dan dimaksudkan untuk tujuan informasi saja. Salinan elektronik dari dokumen-dokumen ini dapat didistribusikan tanpa batasan apa pun. Anda dapat memposting informasi dari situs ini di situs lain mana pun.

STANDAR NEGARA FEDERASI RUSIA

SISTEM DOKUMENTASI TERPADU

KESATUAN SISTEM DOKUMENTASI ORGANISASI DAN ADMINISTRASI

PERSYARATAN DOKUMEN

GOST R 6.30-97

GOSSTANDART RUSIA

Moskow

Kata pengantar

1. DIKEMBANGKAN oleh Institut Penelitian Dokumentasi dan Pengarsipan Seluruh Rusia (VNIIDAD) dari Layanan Arsip Federal Rusia.

DIWAKILI oleh Layanan Arsip Federal Rusia.

DIKENALKAN oleh Departemen Ilmiah dan Teknis Standar Negara Rusia.

3. DIPERKENALKAN UNTUK PERTAMA KALI.

STANDAR NEGARA FEDERASI RUSIA

Tanggal perkenalan 1998-07-01

1 WILAYAH PENGGUNAAN.

Standar ini berlaku untuk dokumen organisasi dan administrasi yang terkait dengan Sistem Terpadu Dokumentasi Organisasi dan Administrasi (USORD) - resolusi, perintah, perintah, keputusan, protokol, tindakan, surat, dll. (selanjutnya disebut sebagai dokumen) termasuk dalam All- Pengklasifikasi Rusia kegiatan manajemen(OKUD) (kelas 02000000) dan digunakan dalam kegiatan:

otoritas federal kekuasaan negara, otoritas publik dari entitas konstituen Federasi Rusia, termasuk entitas konstituen Federasi Rusia, yang, bersama dengan bahasa Rusia sebagai bahasa nasional negara bagian, memiliki badan pemerintahan sendiri lokal;

Perusahaan, organisasi dan asosiasinya, terlepas dari bentuk kepemilikan dan bentuk hukumnya.

Standar ini menetapkan: komposisi rincian dokumen; persyaratan pendaftaran rincian dokumen; persyaratan formulir dan dokumen; persyaratan untuk pembuatan, penghitungan, penggunaan, dan penyimpanan formulir dengan reproduksi Lambang Negara Federasi Rusia, lambang entitas konstituen Federasi Rusia.

Tata letak detail diberikan dalam Lampiran A; contoh formulir dokumen - dalam Lampiran B.

2. KOMPOSISI DETAIL DOKUMEN.

2.1. Saat menyiapkan dan memproses dokumen, detail berikut digunakan:

01 - Lambang Negara Federasi Rusia;

02 - lambang subjek Federasi Rusia;

03 - lambang organisasi atau merek dagang (merek layanan);

04 - kode organisasi;

05 - kode formulir dokumen;

06 - nama organisasi;

07 - data referensi tentang organisasi;

08 - nama jenis dokumen;

09 - tanggal dokumen;

10 - nomor pendaftaran dokumen;

12 - tempat kompilasi atau publikasi dokumen;

13 - cap pembatasan akses ke dokumen;

14- penerima;

15 - cap persetujuan dokumen;

16 - resolusi;

17 - judul teks;

18 - tanda kontrol;

19 - teks dokumen;

20 - tanda tentang keberadaan aplikasi;

21 - tanda tangan;

22 - cap persetujuan dokumen;

23 - visa persetujuan dokumen;

24 - cetak;

25 - tanda pada sertifikasi salinan;

26 - tandai tentang pemain;

27 - catatan tentang pelaksanaan dokumen dan arahnya dalam kasus ini;

28 - tanda pada penerimaan dokumen oleh organisasi;

29 - pengidentifikasi salinan elektronik dokumen.

(Edisi yang diubah, Rev. No. 1)

2.2. Dikecualikan, Ubah. nomor 1

2.3. Dikecualikan, Ubah. nomor 1

3. PERSYARATAN PENDAFTARAN DETAIL DOKUMEN.

3.1. Lambang Negara Federasi Rusia ditempatkan pada formulir dokumen sesuai dengan Peraturan tentang Lambang Negara Federasi Rusia.

3.2. Lambang subjek Federasi Rusia akan ditempatkan pada formulir dokumen sesuai dengan: perbuatan hukum mata pelajaran Federasi Rusia.

3.3. Lambang organisasi atau merek dagang (service mark) akan ditempatkan pada kop surat organisasi sesuai dengan piagam (peraturan tentang organisasi).

Lambang tidak boleh direproduksi pada kop surat jika mengandung Lambang Negara Federasi Rusia atau lambang subjek Federasi Rusia.

3.4. Kode organisasi diletakkan sesuai dengan Pengklasifikasi All-Rusia perusahaan dan organisasi (OKPO).

3.5. Kode formulir dokumen ditempelkan sesuai dengan klasifikasi dokumentasi manajemen (OKUD) All-Rusia.

3.6. Nama organisasi yang menjadi pembuat dokumen harus sesuai dengan nama yang tercantum dalam dokumen penyusunnya.

Di atas nama organisasi menunjukkan singkatan, dan jika tidak ada - nama lengkap organisasi induk.

Nama-nama organisasi entitas konstituen Federasi Rusia, yang, bersama dengan bahasa Rusia sebagai bahasa negara, dicetak dalam dua bahasa - Rusia dan nasional.

Nama organisasi yang disingkat diberikan dalam kasus di mana ia diabadikan dalam dokumen konstituen organisasi. Nama singkatan (dalam tanda kurung) diletakkan di bawah nama lengkap.

Nama di bahasa asing direproduksi dalam kasus di mana itu diabadikan dalam piagam (peraturan tentang organisasi). Nama dalam bahasa asing ditempatkan di bawah nama dalam bahasa Rusia.

Nama cabang, kantor teritorial, kantor perwakilan, divisi struktural organisasi ditunjukkan jika itu adalah penulis dokumen, dan ditempatkan di bawah nama organisasi.

3.7. Data referensi tentang organisasi meliputi: alamat pos; nomor telepon dan informasi lain atas kebijakan organisasi (nomor faks, nomor teleks, rekening bank, alamat Surel dan sebagainya.).

3.8. Nama jenis dokumen yang dibuat atau diterbitkan oleh organisasi diatur oleh piagam (peraturan organisasi) dan harus sesuai dengan jenis dokumen yang disediakan oleh USORD dan OKUD (kelas 02000000).

Surat itu tidak menunjukkan nama jenis dokumen.

(Edisi yang diubah, Rev. No. 1)

3.9. Tanggal dokumen adalah tanggal penandatanganan atau persetujuan, untuk protokol - tanggal pertemuan (pengambilan keputusan), untuk tindakan - tanggal acara. Jika beberapa organisasi adalah penulis dokumen, maka tanggal dokumen adalah tanggal penandatanganan terakhir.

Tanggal dokumen disusun dalam angka Arab dengan urutan sebagai berikut: hari dalam sebulan, bulan, tahun. Hari dalam bulan dan bulan ditulis sebagai dua pasang angka Arab yang dipisahkan oleh titik; tahun - empat angka Arab. Misalnya, tanggal 5 Januari 2000 harus dimasukkan sebagai 01/05/2000.

Cara pendaftaran tanggal verbal-numerik diperbolehkan, misalnya: 5 Januari 2000, serta pendaftaran tanggal dalam urutan berikut: tahun, bulan, hari dalam sebulan, misalnya: 2000.01.05.

(Edisi yang diubah, Rev. No. 1)

3.10. Nomor pendaftaran dokumen terdiri dari nomor serinya, yang dapat ditambahkan atas kebijaksanaan organisasi dengan indeks kasus sesuai dengan nomenklatur kasus, informasi tentang koresponden, pemain, dll.

Nomor pendaftaran dokumen yang disusun bersama oleh dua atau lebih organisasi terdiri dari nomor pendaftaran dokumen dari masing-masing organisasi ini, dipisahkan dengan garis miring sesuai urutan penulis yang ditunjukkan dalam dokumen.

3.12. Tempat kompilasi atau publikasi dokumen ditunjukkan jika sulit ditentukan dengan rincian "Nama organisasi" dan "Data referensi tentang organisasi". Tempat kompilasi atau publikasi ditunjukkan dengan mempertimbangkan pembagian administratif-teritorial yang diterima, dan itu hanya mencakup singkatan yang diterima secara umum.

3.13. Cap pembatasan akses terhadap dokumen (rahasia, rahasia, dll.) dibubuhkan tanpa tanda kutip pada lembar pertama dokumen, dan dapat dilengkapi dengan data yang disediakan oleh undang-undang tentang informasi yang diklasifikasikan sebagai rahasia negara dan informasi rahasia. .

3.14. Penerima dapat berupa organisasi, subdivisi strukturalnya, pejabat atau individu. Saat menangani dokumen kepada pejabat atau kepada seorang individu inisial muncul sebelum nama belakang. Nama organisasi dan unit strukturalnya ditunjukkan dalam kasus nominatif. Misalnya (selanjutnya dalam teks standar dan dalam Lampiran B, contoh nama organisasi, data referensinya, dll. adalah bersyarat):

Kementerian Kehakiman Rusia

Departemen Sistematisasi

peraturan perundang-undangan

Posisi orang yang dituju dokumen itu ditunjukkan dalam kasus datif, misalnya:

CJSC "Tekstil Bolshevsky"

Akuntansi

Ekonom Senior

SEBAGAI. Nikolaev

Presiden CJSC

"Pabrik Porselen Lomonosov"

DI DAN. Petrov

Jika dokumen dikirim ke beberapa organisasi yang homogen atau ke beberapa divisi struktural dari satu organisasi, maka mereka harus ditunjukkan secara umum, misalnya:

administrasi distrik

Wilayah Moskow

Komposisi "Alamat" yang diperlukan, jika perlu, dapat mencakup alamat pos. Elemen alamat pos ditentukan secara berurutan, ditetapkan oleh aturan penyediaan layanan pos.

Diperbolehkan untuk memusatkan setiap baris atribut "Alamat" dalam kaitannya dengan baris terpanjang. Sebagai contoh:

Ketua Asosiasi Taman

"Mozhaisk memberi"

V.A. buneev

Dokumen tidak boleh berisi lebih dari empat penerima. Kata "Salin" sebelum penerima kedua, ketiga, keempat tidak ditunjukkan. Pada lagi penerima membuat daftar distribusi dokumen.

Jika surat itu ditujukan kepada suatu organisasi, sebutkan namanya, lalu alamat posnya, misalnya;

Penelitian Ilmiah Seluruh Rusia

Institut Ilmu Catatan Tel

dan pengarsipan

101000, Moskow, Pusat,

Jalur Milyutinsky, 7a

Saat menangani dokumen kepada seseorang, tunjukkan alamat pos, lalu nama keluarga dan inisial penerima, misalnya:

301264, wilayah Tula,

Distrik Kireevsky, Lipki,

st. Sadovaya, d.5, apt. 12

I.P. Kalinin

(Edisi yang diubah, Rev. No. 1)

3.15. Dokumen tersebut disetujui oleh pejabat (pejabat) atau dokumen yang dikeluarkan secara khusus. Dalam hal suatu dokumen disetujui oleh pejabat, stempel persetujuan dokumen harus terdiri dari kata SAYA SETUJU (tanpa tanda kutip), judul orang yang menyetujui dokumen, tanda tangannya, inisial, nama keluarga dan tanggal persetujuan, misalnya:

MENYETUJUI

CEO

CJSC "Tekstil Bolshevsky"

Tanda tangan pribadi I. V. Sergeev

Diperbolehkan untuk memusatkan elemen relatif terhadap garis terpanjang dalam atribut "Stempel persetujuan" dokumen, misalnya:

MENYETUJUI

CEO

CJSC "Tekstil Bolshevsky"

Tanda tangan pribadi I. V. Sergeev

Ketika sebuah dokumen disetujui oleh beberapa pejabat, tanda tangan mereka ditempatkan pada tingkat yang sama.

Ketika suatu dokumen disetujui dengan suatu resolusi, keputusan, perintah, protokol, stempel persetujuan terdiri dari kata APPROVED (APPROVED, APPROVED or APPROVED), nama dokumen persetujuan dalam instrumental, tanggal, angka. Sebagai contoh:

DISETUJUI

Dengan keputusan rapat umum

Pemegang Saham tanggal 15.08.2000 No. 14

DISETUJUI

Perintah Ketua

Dewan Bank

tanggal 01.02.2000 No. 82

Cap persetujuan dokumen terletak di sebelah kanan pojok atas dokumen.

(Edisi yang diubah, Rev. No. 1)

3.16. Keputusan tersebut ditulis pada dokumen oleh pejabat yang bersangkutan dan memuat nama-nama pelaku, isi perintah, batas waktu pelaksanaan, tanda tangan dan tanggal, misalnya:

A.V. Zaitseva

P.S. Nikitin

Harap siapkan proyek

kesepakatan umum

dengan perusahaan "HITEK" pada 21.12.2000

Tanda tangan pribadi

Diperbolehkan untuk mengeluarkan resolusi pada lembar terpisah.

3.17. Judul teks termasuk ringkasan dokumen. Judulnya sesuai dengan nama jenis dokumen.

Judul dapat menjawab pertanyaan seperti:

tentang apa (tentang siapa)?, misalnya:

Perintah pembentukan komisi pengesahan;

apa (siapa)?, misalnya:

Deskripsi pekerjaan sekretaris-referensi.

Untuk teks dokumen yang dibuat dengan kop surat format A5, judul dapat dihilangkan.

3.18. Tanda kendali adalah tanda kendali atas pelaksanaan suatu dokumen, yang dilambangkan dengan huruf “K”, kata atau cap “Kontrol”.

3.19. Teks dokumen dibuat dalam bahasa Rusia atau bahasa nasional sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia dan entitas konstituen Federasi Rusia tentang bahasa negara. Teks dokumen hanya ditulis dalam bahasa Rusia saat mengirimnya:

Kepada otoritas negara federal, otoritas negara bagian dari entitas konstituen Federasi Rusia;

Untuk perusahaan, organisasi dan asosiasi mereka yang tidak berada di bawah yurisdiksi entitas konstituen Federasi Rusia ini atau terletak di wilayah entitas konstituen lain dari Federasi Rusia.

Teks-teks dokumen disusun dalam bentuk kuesioner, tabel, teks terkait, atau dalam bentuk kombinasi dari struktur tersebut.

Saat menyusun teks dalam bentuk kuesioner, nama-nama karakteristik objek yang dicirikan harus dinyatakan dengan kata benda dalam kasus nominatif atau frasa dengan kata kerja jamak orang kedua dalam bentuk sekarang atau lampau ("memiliki", "memiliki", atau "adalah", "adalah", dll.) .). Ciri-ciri yang diungkapkan secara lisan harus sesuai dengan nama-nama tanda.

Kolom dan baris tabel harus memiliki judul yang dinyatakan oleh kata benda dalam kasus nominatif. Subjudul kolom dan baris harus konsisten dengan judul. Jika tabel dicetak pada lebih dari satu halaman, kolom tabel harus diberi nomor, dan hanya nomor kolom tersebut yang dicetak pada halaman berikutnya.

Teks tertaut biasanya terdiri dari dua bagian. Di bagian pertama, alasan, alasan, tujuan untuk menyusun dokumen ditunjukkan, di bagian kedua (final) - keputusan, kesimpulan, permintaan, saran, rekomendasi. Teks dapat berisi satu bagian terakhir (misalnya, perintah - bagian administratif tanpa pernyataan; surat, pernyataan - permintaan tanpa penjelasan; sertifikat, memo - penilaian fakta, kesimpulan).

Dalam teks dokumen yang disiapkan berdasarkan dokumen organisasi lain atau dokumen yang diterbitkan sebelumnya, perinciannya ditunjukkan: nama dokumen, nama organisasi - penulis dokumen, tanggal dokumen, nomor registrasi dokumen, judul teks.

Jika teks berisi beberapa keputusan, kesimpulan, dll, maka itu harus dibagi menjadi beberapa bagian, subbagian, paragraf, yang diberi nomor dalam angka Arab.

Dalam dokumen administrasi (perintah, instruksi, dll.) organisasi yang beroperasi berdasarkan prinsip kesatuan komando, serta dokumen yang ditujukan kepada manajemen organisasi, teks harus disajikan sebagai orang pertama tunggal(“Saya memesan”, “Saya menawarkan”, “Saya meminta”).

Dalam dokumen administrasi badan perguruan tinggi, teks dinyatakan dalam bentuk orang ketiga tunggal (“memutuskan”, “memutuskan”).

Dalam dokumen administrasi bersama, teks dinyatakan sebagai orang pertama jamak(“kami memesan”, “memutuskan”).

Teks protokol dinyatakan dalam bentuk orang ketiga jamak ("mendengarkan", "berbicara", "memutuskan").

Dalam dokumen yang menetapkan hak dan kewajiban organisasi, divisi strukturalnya (peraturan, instruksi), serta berisi deskripsi, penilaian fakta atau kesimpulan (akta, sertifikat), gunakan bentuk presentasi teks dari orang ketiga tunggal atau jamak (“departemen menjalankan fungsi” , “asosiasi termasuk”, “komisi telah dibentuk”).

Bentuk-bentuk presentasi berikut digunakan dalam surat:

Dari orang pertama jamak (“tolong kirim”, “kirim untuk pertimbangan”),

Dari orang pertama tunggal ("Saya menganggap itu perlu", "Saya meminta Anda untuk menyorot");

Dari orang ketiga tunggal ("kementerian tidak keberatan", "VNIIDAD menganggap itu mungkin"),

3.20. Tanda pada keberadaan aplikasi yang disebutkan dalam teks dibuat sebagai berikut:

Aplikasi: untuk 5 liter. dalam 2 eksemplar.

Jika dokumen memiliki aplikasi yang tidak disebutkan dalam teks, maka tunjukkan namanya, jumlah lembar dan jumlah salinannya; jika ada beberapa aplikasi diberi nomor, misalnya:

Lampiran: 1. Peraturan tentang Departemen Perkreditan Daerah untuk 5 p. dalam 1 eksemplar.

2. Tata tertib penyusunan dan pelaksanaan dokumen Bagian Perkreditan Daerah sebanyak 7 lembar. dalam 2 eksemplar.

Jika aplikasi terikat, maka jumlah lembar tidak ditunjukkan.

Dalam lampiran dokumen administrasi pada lembar pertama di sudut kanan atas mereka menulis "Lampiran" yang menunjukkan nama dokumen administrasi, tanggal dan nomor pendaftarannya, misalnya:

Lampiran 2

atas perintah Direktur Institut

tanggal 15.06.2000 No. 319

Jika pada dokumen itu dilampirkan dokumen lain yang juga dilampiri dengan lampiran, maka dibuat tanda adanya permohonan sebagai berikut:

Tambahan: surat Arsip Federal tertanggal 14.06.2000 No. 02-4/156 dan lampirannya, total 30 lembar.

Jika aplikasi tidak dikirim ke semua alamat yang ditunjukkan dalam dokumen, maka tanda pada kehadirannya dibuat sebagai berikut:

Aplikasi: untuk 3 liter. dalam 5 eksemplar. ke alamat pertama.

Ekspresi "Lampiran No." diperbolehkan untuk dicetak huruf kapital, serta tengahkan ekspresi ini, nama dokumen, tanggal dan nomor pendaftarannya relatif terhadap baris terpanjang, misalnya:

LAMPIRAN No.2

atas perintah Direktur Institut

15.06.2000 № 19

(Edisi yang diubah, Rev. No. 1)

3.21. Komposisi "Tanda Tangan" yang diperlukan meliputi: nama posisi orang yang menandatangani dokumen (lengkap, jika dokumen tidak diterbitkan pada formulir dokumen, dan disingkat - pada dokumen, dikeluarkan pada formulir) ; tanda tangan pribadi; decoding tanda tangan (inisial, nama keluarga), misalnya:

Saat mengeluarkan dokumen pada formulir resmi posisi orang ini tidak ditunjukkan dalam tanda tangan.

Diperbolehkan dalam atribut "Tanda Tangan" untuk memusatkan posisi orang yang menandatangani dokumen, relatif terhadap garis terpanjang. Sebagai contoh:

Direktur Eksekutif

CJSC "Mitra"Tanda tangan pribadi N.A. Fedorov

Apabila suatu dokumen ditandatangani oleh beberapa pejabat, maka tanda tangannya diletakkan satu di bawah yang lain dalam urutan yang sesuai dengan jabatan yang dijabat, misalnya:

Apabila suatu dokumen ditandatangani oleh beberapa orang yang sederajat, tanda tangan mereka ditempatkan pada tingkat yang sama, misalnya:

Wakil Menteri Kehakiman Federasi Rusia		Wakil Menteri Keuangan Federasi Rusia
	V.M. Stepanov		A.P. Mironov

Surat-surat yang dibuat oleh komisi itu tidak menunjukkan kedudukan orang-orang yang menandatangani surat itu, tetapi tugasnya sebagai anggota komisi sesuai dengan pembagiannya, misalnya:

Dokumen tersebut dapat ditandatangani oleh pejabat pelaksana yang menunjukkan posisi dan nama keluarganya yang sebenarnya. Pada saat yang sama, tidak diperbolehkan untuk menempatkan preposisi "Untuk", tulisan tangan "Wakil". atau garis miring sebelum jabatan.

(Edisi yang diubah, Rev. No. 1)

3.22. Cap persetujuan dokumen terdiri dari kata SETUJU, posisi orang. dengan mana dokumen tersebut disetujui (termasuk nama organisasi), tanda tangan pribadi, penguraian kode tanda tangan (inisial, nama belakang) dan tanggal persetujuan, misalnya:

SEPAKAT

Rektor Akademi Keuangan

di bawah Pemerintah Federasi Rusia

Tanda tangan pribadi A. G. Gryaznov

Jika persetujuan dilakukan dengan surat, protokol, dsb, dibuat stempel persetujuan dengan format sebagai berikut:

SEPAKAT

Surat dari Akademi Rusia

Ilmu Medis

tanggal 30 Oktober 2000 No. 451-805

SEPAKAT

Protokol pertemuan

Dewan Asuransi

perusahaan "Planet"

tanggal 21/06/2000 No. 10

3.23. Persetujuan dokumen dikeluarkan dengan visa, termasuk tanda tangan dan posisi orang yang menyetujui dokumen, penguraian kode tanda tangan (inisial, nama keluarga) dan tanggal penandatanganan. Sebagai contoh:

Kepala departemen hukum

Tanda tangan pribadiA.S. Orlov

Jika ada komentar pada dokumen, visa dikeluarkan sebagai berikut:

Komentar terlampir

Kepala departemen hukum

Tanda tangan pribadiA.S. Orlov

Komentar dinyatakan pada lembar terpisah, ditandatangani dan dilampirkan pada dokumen.

Untuk dokumen yang aslinya tetap berada di organisasi, visa ditempelkan di bagian bawah halaman terakhir dokumen asli.

Untuk dokumen yang aslinya dikirim dari organisasi, visa ditempel di bagian bawah sisi depan salinan dokumen yang dikirim.

Dimungkinkan untuk mengeluarkan dokumen visa pada lembar persetujuan terpisah.

Hal ini diperbolehkan, atas kebijaksanaan organisasi, lembar demi lembar persetujuan dokumen dan penerapannya.

(Edisi yang diubah, Rev. No. 1)

3.24. Stempel menyatakan keaslian tanda tangan pejabat pada dokumen yang disediakan oleh khusus peraturan sertifikasi hak orang memperbaiki fakta yang berkaitan dengan sumber daya keuangan.

Dokumen disertifikasi oleh stempel organisasi.

3.25. Saat mengesahkan kesesuaian salinan dokumen dengan aslinya, di bawah "Tanda Tangan" yang diperlukan diletakkan: tulisan sertifikasi "Benar"; posisi orang yang mengesahkan salinan tersebut; tanda tangan pribadi; decoding tanda tangan (inisial, nama keluarga); tanggal sertifikasi, misalnya:

Inspektur Departemen Personalia Tanda tangan pribadi M.V. Koloskov

Diperbolehkan untuk mengesahkan salinan dokumen dengan segel, ditentukan atas kebijaksanaan organisasi.

3.26. Tanda tentang pelaksana termasuk nama keluarga (atau nama keluarga, nama, patronimik) pelaksana dokumen dan nomor teleponnya. Catatan tentang pelaku ditempatkan di bagian depan atau belakang lembar terakhir dokumen di sudut kiri bawah, misalnya:

3.27. Tanda pada pelaksanaan dokumen dan penyerahannya ke kasus mencakup data berikut: referensi ke tanggal dan nomor dokumen yang membuktikan pelaksanaannya, atau jika tidak ada dokumen semacam itu informasi singkat tentang kinerja; kata-kata "Dalam bisnis"; nomor kasus di mana dokumen akan disimpan.

Catatan tentang pelaksanaan dokumen dan penyerahannya ke kasus harus ditandatangani dan diberi tanggal oleh pelaksana dokumen atau kepala unit struktural di mana dokumen itu dibuat.

3.28. Tanda pada penerimaan dokumen oleh organisasi berisi nomor seri dan tanggal penerimaan dokumen (jika perlu - jam dan menit).

Diperbolehkan untuk menandai penerimaan dokumen dalam organisasi dalam bentuk stempel.

3.29. Pengidentifikasi salinan elektronik dokumen adalah tanda (footer) yang ditempatkan di sudut kiri bawah setiap halaman dokumen dan berisi nama file pada media mesin, tanggal dan data pencarian lainnya yang ditetapkan dalam organisasi.

(Edisi yang diubah, Rev. No. 1)

4. PERSYARATAN BENTUK DOKUMEN DAN PERUMUSAN DOKUMEN.

4.1 Dokumen dibuat pada formulir.

Dua format utama formulir dokumen ditetapkan - A4 dan A5; diperbolehkan menggunakan formulir format A3 dan A6 sesuai dengan GOST 9327.

Setiap lembar dokumen, dikeluarkan baik dalam bentuk maupun tanpa itu, harus memiliki margin setidaknya, mm:

20 - kiri;

10 - benar;

15 - atas;

20 - bawah.

(Edisi yang diubah, Rev. No. 1)

4.2. Formulir dokumen harus dibuat di atas kertas putih atau kertas berwarna terang. Diperbolehkan untuk menghasilkan formulir dengan cara tipografi, menggunakan alat cetak operasional, atau mereproduksi menggunakan teknologi komputer secara langsung selama produksi dokumen tertentu. Pengecualian adalah kop surat organisasi dengan gambar Lambang Negara Federasi Rusia atau lambang entitas konstituen Federasi Rusia, prosedur pembuatannya diberikan di bagian 5.

4.3. Bentuk dokumen dirancang sesuai dengan Lampiran A. Garis putus-putus menunjukkan batas tetap zona untuk lokasi detail, garis putus-putus - variabel. Setiap zona ditentukan oleh serangkaian detail yang disertakan di dalamnya.

4.4. Ada dua opsi untuk lokasi detail pada formulir - bersudut dan memanjang.

4.5. Rincian 01, 02, 03 terletak di atas tengah atribut 06. Rincian 06 dapat ditempatkan pada tingkat atribut 03.

Rincian 06, 07, 08, 12, restriktif, tanda untuk rincian 09, 10, 11 dalam batas-batas wilayah untuk lokasi rincian ditempatkan dengan salah satu cara berikut:

Terpusat (awal dan akhir setiap baris atribut sama-sama dihapus dari batas zona lokasi atribut);

Flatov (setiap baris atribut dimulai dari batas kiri zona lokasi atribut).

4.6. Untuk sebuah organisasi, subdivisi strukturalnya, seorang pejabat, jenis formulir dokumen berikut ditetapkan:

Bentuk umum;

kop;

Bentuk jenis dokumen tertentu, kecuali surat.

Bentuk umum digunakan untuk pembuatan segala jenis dokumen, kecuali surat. Bentuk unit struktural organisasi atau pejabat dirancang jika kepala unit atau pejabat berhak menandatangani.

4.7. Bentuk umum tergantung pada dokumen konstituen organisasi mencakup rincian 01. 02, 03, 06.

Bentuk surat, tergantung pada dokumen konstituen organisasi, termasuk rincian 01, 02. 03, 04, 06, 07 dan, jika perlu, tanda pembatas untuk batas atas zona untuk lokasi rincian 09, 10 , 11, 12; 14, 15, 16; 17; delapan belas; 19.

Bentuk jenis dokumen tertentu, kecuali surat, tergantung pada dokumen penyusun organisasi, termasuk rincian 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, tanda batas untuk batas-batas wilayah di mana rinciannya terletak 09, 10, 11, 12; 17; delapan belas.

4.8. Tentang bentuk organisasi entitas konstituen Federasi Rusia, yang, bersama dengan bahasa Rusia sebagai bahasa nasional negara, rincian 06, 07, 12 dicetak dalam dua bahasa: Rusia dan nasional, pada tingkat yang sama dari garis bujur. membentuk.

4.9. Diperbolehkan untuk menghasilkan dokumen pada mesin tik atau dengan bantuan perangkat pencetakan peralatan komputer.

4.10. Saat menyiapkan dokumen pada dua halaman atau lebih, halaman kedua dan selanjutnya harus diberi nomor.

Nomor halaman ditempatkan di tengah margin atas lembar.

4.11. Dokumen dapat dicetak di sisi sebaliknya dari lembar.

5. PERSYARATAN UNTUK PEMBUATAN, AKUNTANSI, PENGGUNAAN DAN PENYIMPANAN FORMULIR DENGAN REPRODUKSI Lambang NEGARA FEDERASI RUSIA, Lambang SUBJEK FEDERASI RUSIA.

5.1. Formulir dokumen dengan reproduksi Lambang Negara Federasi Rusia dan lambang entitas konstituen Federasi Rusia (selanjutnya disebut formulir cap) adalah produk pencetakan yang tunduk pada akuntansi.

5.2. Formulir bermaterai hanya dibuat oleh perusahaan percetakan dan pengukiran prangko yang memiliki lisensi untuk jenis kegiatan yang relevan dan sertifikat ketersediaan kemampuan teknis dan teknologi untuk pembuatan jenis produk tertentu pada tingkat kualitas yang tepat.

5.3. Pembuatan formulir bermaterai dilakukan atas perintah otoritas negara, lainnya agensi pemerintahan dan lembaga (selanjutnya - organisasi) yang ditentukan oleh Peraturan tentang Lambang Negara Federasi Rusia, tindakan hukum yang relevan dari entitas konstituen Federasi Rusia.

5.4 Formulir stempel dalam organisasi tunduk pada akuntansi. Pada formulir bermaterai, nomor urut dibubuhkan dengan cara tipografis atau dengan pencacahan, dan, jika perlu, serangkaian nomor ini. Formulir bermaterai dicatat secara terpisah menurut jenis formulir dalam formulir pendaftaran dan akuntansi (kartu, jurnal), dengan menggunakan rincian sebagai berikut:

setelah menerima formulir:

Tanggal penerimaan;

Jumlah dokumen yang menyertai;

Nama organisasi - pemasok formulir yang dicap;

Jumlah salinan;

saat mengeluarkan formulir:

Nama jenis perangko;

Jumlah salinan;

Seri dan nomor formulir bermaterai;

Nama unit struktural organisasi, nama keluarga dan inisial pejabat - penerima formulir stempel;

Tanda terima untuk tanda terima;

Catatan (tanda kehancuran, dll.).

5.5. Formulir yang dicap disimpan dalam lemari yang terkunci dan tertutup rapat.

5.6. Pemusnahan formulir materai dilakukan menurut undang-undang dengan tanda dalam formulir pendaftaran.

5.7. Kontrol atas produksi, penggunaan, dan penyimpanan formulir bermaterai diberikan kepada unit organisasi yang bertanggung jawab atas pekerjaan kantor organisasi. Orang yang secara pribadi bertanggung jawab atas akuntansi, penggunaan, dan penyimpanan formulir ditunjuk oleh dokumen administrasi kepala organisasi.

5.8. Formulir pendaftaran dan pembukuan termasuk dalam nomenklatur urusan organisasi.

5.9. Pemeriksaan ketersediaan, penggunaan dan penyimpanan formulir prangko dilakukan setidaknya setahun sekali oleh komisi yang ditunjuk oleh dokumen administrasi kepala organisasi. Pada cek yang dibuat, tanda dibuat dalam formulir pendaftaran setelah entri terakhir. Dalam kasus deteksi pelanggaran dalam pembuatan, akuntansi, penyimpanan dan penggunaan formulir cap, komisi melakukan penyelidikan internal, yang hasilnya dituangkan dalam suatu tindakan dan dibawa ke perhatian kepala organisasi.

5.10. Penggandaan melalui pencetakan operasional organisasi dokumen pada kop surat resmi yang dimaksudkan untuk didistribusikan diperbolehkan, asalkan setiap salinan dokumen disertifikasi dengan stempel organisasi.

LAMPIRAN A

(wajib)

DIAGRAM LOKASI RINCIAN DOKUMEN.

Gambar A.1. - Lokasi detail dan batas zona pada format A4 formulir sudut.

Gambar A.2 - Lokasi detail dan batas zona pada format A4 bentuk memanjang.

LAMPIRAN B

(referensi)

CONTOH BENTUK DOKUMEN.

Gambar B. 1 - Contoh bentuk umum organisasi.

Gambar B.2 - Contoh kop surat sudut organisasi.

Gambar B.3 - Contoh bentuk membujur dari surat organisasi.

Gambar B.4 - Contoh surat bentuk membujur dari unit struktural organisasi.

Gambar B.5 - Contoh surat membujur dari pejabat.

Gambar B.6 - Contoh formulir untuk jenis dokumen organisasi tertentu.

Unduh dokumen

GOST R 6.30-2003

Sistem dokumentasi terpadu

SISTEM TERSATU
ORGANISASI DAN MANAJEMEN
DOKUMENTASI

Persyaratan dokumen

Moskow

Informasi standar

Kata pengantar

STANDAR NEGARA FEDERASI RUSIA

Tanggal perkenalan 2003-07-01

1 area penggunaan

Standar ini berlaku untuk dokumen organisasi dan administrasi yang terkait dengan: sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi (USORD), - resolusi, perintah, perintah, keputusan, protokol, tindakan, surat, dll. (selanjutnya disebut sebagai dokumen) termasuk dalam OK 011-93 "Pengklasifikasi dokumentasi manajemen semua-Rusia" (OKUD) (kelas 02000000).

01 - Lambang Negara Federasi Rusia;

02 - lambang subjek Federasi Rusia;

03 - lambang organisasi atau merek dagang (merek layanan);

04 - kode organisasi;

05 - nomor pendaftaran negara bagian utama (OGRN) badan hukum;

11 - tanggal dokumen;

12 - nomor pendaftaran dokumen;

14 - tempat kompilasi atau publikasi dokumen;

15 - penerima;

21 - tanda pada keberadaan aplikasi;

22 - tanda tangan;

23 - cap persetujuan dokumen;

24 - visa persetujuan dokumen;

25 - jejak cetak;

26 - tanda pada sertifikasi salinan;

27 - tandai tentang pemain;

28 - tanda pada eksekusi dokumen dan mengirimkannya ke kasing;

29 - tanda pada penerimaan dokumen oleh organisasi;

30 - pengidentifikasi salinan elektronik dokumen.

3 Persyaratan untuk pendaftaran rincian dokumen

3.1 Lambang Negara Federasi Rusia ditempatkan pada kop surat sesuai dengan Hukum Konstitusi Federal "Tentang Lambang Negara Federasi Rusia" (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, No. 52, Bagian I, Pasal 5021).

3.2 Lambang entitas konstituen Federasi Rusia ditempatkan di atas kop surat sesuai dengan tindakan hukum entitas konstituen Federasi Rusia.

3.3 Lambang organisasi atau merek dagang (service mark) ditempatkan pada kop surat organisasi sesuai dengan piagam (peraturan tentang organisasi).

3.4 Kode organisasi diletakkan sesuai dengan Klasifikasi Perusahaan dan Organisasi Seluruh Rusia (OKPO).

3.5 Nomor pendaftaran negara bagian utama (OGRN) dari badan hukum ditempelkan sesuai dengan dokumen yang dikeluarkan oleh otoritas pajak.

3.6 Nomor Pokok Wajib Pajak/Kode Alasan Pendaftaran (NPWP/KPP) dicantumkan sesuai dengan dokumen yang dikeluarkan oleh fiskus.

3.7 Kode formulir dokumen ditempelkan sesuai dengan klasifikasi dokumentasi manajemen (OKUD) All-Rusia.

3.8 Nama organisasi pembuat dokumen harus sesuai dengan nama yang tercantum dalam dokumen penyusunnya.

Di atas nama organisasi menunjukkan singkatan, dan jika tidak ada - nama lengkap organisasi induk (jika ada).

Nama organisasi entitas konstituen Federasi Rusia, yang, bersama dengan bahasa negara Federasi Rusia (Rusia) Bahasa resmi mata pelajaran Federasi Rusia, dicetak dalam dua bahasa.

Nama organisasi dalam bahasa negara subjek Federasi Rusia atau dalam bahasa lain ditempatkan di bawah atau di sebelah kanan nama dalam bahasa negara Federasi Rusia.

Nama organisasi yang disingkat diberikan dalam kasus di mana ia diabadikan dalam dokumen konstituen organisasi. Nama singkatan (dalam tanda kurung) diletakkan di bawah atau setelah nama lengkap.

Nama cabang, kantor teritorial, kantor perwakilan ditunjukkan jika itu adalah penulis dokumen, dan ditempatkan di bawah nama organisasi.

3.9 Data referensi tentang organisasi meliputi: alamat pos; nomor telepon dan informasi lain atas kebijakan organisasi (nomor faks, nomor teleks, rekening bank, alamat email, dll.).

3.10 Nama jenis dokumen yang dibuat atau diterbitkan oleh organisasi harus ditentukan oleh piagam (peraturan organisasi) dan harus sesuai dengan jenis dokumen yang disediakan oleh OKUD (kelas 02000000).

3.11 Tanggal akta adalah tanggal penandatanganan atau persetujuannya, untuk risalah - tanggal rapat (pengambilan keputusan), untuk akta - tanggal acara. Dokumen yang diterbitkan oleh dua atau lebih organisasi harus memiliki satu (tunggal) tanggal.

Tanggal dokumen disusun dalam angka Arab dalam urutan: hari bulan, bulan, tahun. Hari bulan dan bulan disusun dengan dua pasang angka Arab yang dipisahkan oleh titik; tahun - empat angka Arab.

Cara pemformatan tanggal verbal-numerik diperbolehkan, misalnya, 05 Juni 2003, serta pemformatan tanggal dalam urutan: tahun, bulan, hari dalam sebulan, misalnya: 2003.06.05.

3.12 Nomor registrasi dokumen terdiri dari nomor serinya, yang dapat ditambahkan atas kebijaksanaan organisasi dengan indeks kasus sesuai dengan nomenklatur kasus, informasi tentang koresponden, pemain, dll.

Nomor pendaftaran dokumen yang disusun bersama oleh dua atau lebih organisasi terdiri dari nomor pendaftaran dokumen dari masing-masing organisasi ini, dipisahkan dengan garis miring sesuai urutan penulis yang ditunjukkan dalam dokumen.

3.14 Tempat kompilasi atau publikasi dokumen ditunjukkan jika sulit ditentukan dengan rincian "Nama organisasi" dan "Data referensi tentang organisasi". Tempat kompilasi atau publikasi ditunjukkan dengan mempertimbangkan pembagian administratif-teritorial yang diterima, itu hanya mencakup singkatan yang diterima secara umum.

3.15 Yang dituju dapat berupa organisasi, unit struktural, pejabat atau individu mereka. Saat menangani dokumen kepada seorang pejabat, inisial ditunjukkan sebelum nama keluarga. Nama organisasi dan unit strukturalnya ditunjukkan dalam kasus nominatif. Misalnya (selanjutnya, contoh nama organisasi, data referensinya, dll. adalah bersyarat):

Jika dokumen dikirim ke beberapa organisasi yang homogen atau ke beberapa divisi struktural dari satu organisasi, maka mereka harus ditunjukkan secara umum, misalnya:

Diperbolehkan untuk memusatkan setiap baris atribut "Alamat" dalam kaitannya dengan baris terpanjang. Sebagai contoh:

Dokumen tidak boleh berisi lebih dari empat penerima. Kata "Salin" sebelum penerima kedua, ketiga, keempat tidak ditunjukkan. Pada lagi penerima membuat daftar distribusi dokumen.

"Alamat" yang diperlukan dapat mencakup alamat pos. Unsur-unsur alamat pos ditunjukkan dalam urutan yang ditetapkan oleh aturan untuk penyediaan layanan pos.

Saat menangani surat ke organisasi, tunjukkan namanya, lalu alamat posnya, misalnya:

Saat menangani dokumen kepada seseorang, nama keluarga dan inisial penerima ditunjukkan, lalu alamat pos, misalnya:

3.16 Dokumen tersebut disetujui oleh pejabat (pejabat) atau dokumen yang dikeluarkan secara khusus. Dalam hal suatu dokumen disetujui oleh pejabat, stempel persetujuan dokumen harus terdiri dari kata SAYA SETUJU (tanpa tanda kutip), judul orang yang menyetujui dokumen, tanda tangannya, inisial, nama keluarga dan tanggal persetujuan, misalnya:

Diperbolehkan untuk memusatkan elemen relatif terhadap garis terpanjang di atribut "Stempel persetujuan dokumen", misalnya:

Ketika sebuah dokumen disetujui oleh beberapa pejabat, tanda tangan mereka ditempatkan pada tingkat yang sama.

Ketika sebuah dokumen disetujui dengan resolusi, keputusan, perintah, protokol, stempel persetujuan terdiri dari kata APPROVED (APPROVED, APPROVED or APPROVED), nama dokumen yang menyetujui dalam kasus instrumental, tanggal, nomor. Sebagai contoh:

DISETUJUI keputusan rapat umum Pemegang Saham tanggal 05.04.2003 No. 14

Diperbolehkan untuk mengeluarkan resolusi pada lembar terpisah.

3.18 Judul teks mencakup ringkasan dokumen. Judul harus sesuai dengan nama jenis dokumen.

Judul dapat menjawab pertanyaan seperti:

tentang apa (tentang siapa)?, misalnya:

Perintah pembentukan komisi pengesahan;

apa (siapa)?, misalnya:

Deskripsi pekerjaan dari ahli terkemuka.

Diperbolehkan untuk tidak menunjukkan judul pada teks dokumen yang dibuat dengan kop surat format A5.

3.19 Tanda pada kendali atas pelaksanaan dokumen ditunjukkan dengan huruf "K", kata atau stempel "Kontrol".

3.20 Teks dokumen dibuat dalam bahasa negara Federasi Rusia atau dalam bahasa negara entitas konstituen Federasi Rusia sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia dan entitas konstituen Federasi Rusia.

Teks-teks dokumen disusun dalam bentuk angket, tabel, teks yang padu, atau dalam bentuk kombinasi dari struktur-struktur tersebut.

Saat menyusun teks dalam bentuk kuesioner, nama-nama fitur dari objek yang dicirikan harus dinyatakan dengan kata benda dalam kasus nominatif atau frasa dengan kata kerja jamak orang kedua dari bentuk sekarang atau lampau ("memiliki", "memiliki" atau "adalah", "adalah", dll.). Ciri-ciri yang diungkapkan secara lisan harus sesuai dengan nama-nama tanda.

Kolom dan baris tabel harus memiliki judul yang dinyatakan oleh kata benda dalam kasus nominatif. Subjudul kolom dan baris harus konsisten dengan judul. Jika tabel dicetak pada lebih dari satu halaman, kolom tabel harus diberi nomor dan hanya nomor kolom tersebut yang harus dicetak pada halaman berikutnya.

Teks yang terhubung biasanya terdiri dari dua bagian. Di bagian pertama, alasan, alasan, tujuan untuk menyusun dokumen ditunjukkan, di bagian kedua (final) - keputusan, kesimpulan, permintaan, saran, rekomendasi. Teks dapat berisi satu bagian akhir (misalnya, perintah - bagian administratif tanpa pernyataan; surat, pernyataan - permintaan tanpa penjelasan).

Dalam teks dokumen yang disiapkan berdasarkan dokumen organisasi lain atau dokumen yang diterbitkan sebelumnya, perinciannya ditunjukkan: nama dokumen, nama organisasi - penulis dokumen, tanggal dokumen, nomor registrasi dokumen, judul teks.

Jika teks berisi beberapa keputusan, kesimpulan, dll, maka dapat dibagi menjadi beberapa bagian, subbagian, paragraf, yang diberi nomor dalam angka Arab.

Dalam dokumen (perintah, instruksi, dll.) organisasi yang beroperasi berdasarkan prinsip kesatuan komando, serta dokumen yang ditujukan kepada pimpinan organisasi, teks dinyatakan dalam bentuk orang pertama tunggal (“Saya memesan”, “menawarkan ", "Tolong").

Dalam dokumen badan kolegial, teks dinyatakan dalam bentuk orang ketiga tunggal (“memutuskan”, “memutuskan”).

Dalam dokumen bersama, teks dinyatakan dalam bentuk orang pertama jamak (“we order”, “decided”).

Teks protokol dinyatakan dalam bentuk orang ketiga jamak ("mendengarkan", "berbicara", "memutuskan", "memutuskan").

Dalam dokumen yang menetapkan hak dan kewajiban organisasi, divisi strukturalnya (peraturan, instruksi), serta berisi deskripsi, penilaian fakta atau kesimpulan (akta, sertifikat), gunakan bentuk presentasi teks dari orang ketiga tunggal atau jamak (“departemen menjalankan fungsi” , “asosiasi termasuk”, “komisi telah dibentuk”).

Bentuk-bentuk presentasi berikut digunakan dalam surat:

Dari orang pertama jamak (“tolong kirim”, “kirim untuk pertimbangan”);

Dari orang pertama tunggal ("Saya menganggap itu perlu", "Saya meminta Anda untuk menyorot");

Dari orang ketiga tunggal (“kementerian tidak keberatan”, “VNIIDAD menganggapnya mungkin”).

3.21 Catatan tentang adanya permohonan yang disebutkan dalam teks surat dibuat sebagai berikut:

Aplikasi: untuk 5 liter. dalam 2 eksemplar.

Jika surat tersebut memiliki lampiran yang tidak disebutkan dalam teks, maka sebutkan namanya, jumlah lembar dan jumlah eksemplarnya; jika ada beberapa aplikasi diberi nomor, misalnya:

Jika aplikasi terikat, maka jumlah lembar tidak ditunjukkan.

Jika pada dokumen itu dilampirkan dokumen lain yang juga dilampiri dengan lampiran, maka dibuat tanda adanya permohonan sebagai berikut:

Lampiran: surat Arsip Federal 06/05/2003 No. 02-6 / 172 dan lampirannya, hanya 3 lembar.

Jika aplikasi tidak dikirim ke semua alamat yang ditunjukkan dalam dokumen, maka tanda pada kehadirannya dibuat sebagai berikut:

Aplikasi: untuk 3 liter. dalam 5 eksemplar. hanya ke alamat pertama.

Dalam lampiran dokumen administrasi (ketetapan, perintah, perintah, aturan, instruksi, peraturan, keputusan), pada lembar pertama di sudut kanan atas mereka menulis "Lampiran No. " yang menunjukkan nama dokumen administrasi, tanggal dan nomor registrasi, misalnya:

Diperbolehkan untuk mencetak ekspresi "Lampiran No." dalam huruf kapital, serta untuk memusatkan ekspresi ini, nama dokumen, tanggal dan nomor pendaftarannya relatif terhadap garis terpanjang, misalnya:

atau pada formulir:

Saat membuat dokumen di atas kop surat seorang pejabat, posisi orang ini tidak ditunjukkan dalam tanda tangan.

Apabila suatu dokumen ditandatangani oleh beberapa pejabat, maka tanda tangannya diletakkan satu di bawah yang lain dalam urutan yang sesuai dengan jabatan yang dijabat, misalnya:

Apabila suatu dokumen ditandatangani oleh beberapa orang yang sederajat, tanda tangan mereka ditempatkan pada tingkat yang sama, misalnya:

Saat menandatangani dokumen bersama, lembar pertama dibuat bukan di atas kop surat.

Surat-surat yang dibuat oleh komisi itu tidak menunjukkan kedudukan orang-orang yang menandatangani surat itu, tetapi tugasnya sebagai anggota komisi sesuai dengan pembagiannya, misalnya:

3.23 Cap persetujuan dokumen terdiri dari kata SETUJU, posisi orang yang menyetujui dokumen (termasuk nama organisasi), tanda tangan pribadi, penguraian tanda tangan (inisial, nama keluarga) dan tanggal persetujuan, misalnya:

Jika persetujuan dilakukan dengan surat, protokol, dll, dibuat stempel persetujuan sebagai berikut:

3.24 Persetujuan dokumen diterbitkan dengan visa persetujuan dokumen (selanjutnya disebut visa), yang mencakup tanda tangan dan posisi pemberi persetujuan dokumen, penguraian kode tanda tangan (inisial, nama keluarga) dan tanggal penandatanganan. Sebagai contoh:

Jika ada komentar terhadap dokumen, visa dikeluarkan sebagai berikut:

Komentar dinyatakan pada lembar terpisah, ditandatangani dan dilampirkan pada dokumen.

Untuk dokumen yang aslinya tetap berada di organisasi, visa ditempelkan di bagian bawah halaman terakhir dokumen asli.

Untuk dokumen yang aslinya dikirim dari suatu organisasi, visa ditempelkan di bagian bawah sisi depan salinan dokumen yang dikirim.

Dimungkinkan untuk mengeluarkan dokumen visa pada lembar persetujuan terpisah.

Hal ini diperbolehkan, atas kebijaksanaan organisasi, lembar demi lembar persetujuan dokumen dan penerapannya.

3.25 Cap segel menyatakan keaslian tanda tangan pejabat pada dokumen yang menyatakan hak orang yang memperbaiki fakta yang berkaitan dengan sumber daya keuangan, serta pada dokumen lain yang menyediakan verifikasi tanda tangan asli.

Dokumen disertifikasi oleh stempel organisasi.

3.26 Saat mengesahkan kesesuaian salinan dokumen dengan aslinya, di bawah persyaratan "Tanda Tangan", sebuah prasasti sertifikasi ditempelkan: "Benar"; posisi orang yang mengesahkan salinan tersebut; tanda tangan pribadi; decoding tanda tangan (inisial, nama keluarga); tanggal sertifikasi, misalnya:

Diperbolehkan untuk mengesahkan salinan dokumen dengan segel, ditentukan atas kebijaksanaan organisasi.

3.27 Catatan tentang pelaksana meliputi inisial dan nama keluarga pelaksana surat dan nomor teleponnya. Catatan tentang pelaku ditempatkan di bagian depan atau belakang lembar terakhir dokumen di sudut kiri bawah, misalnya:

V.A. Zhukov

3.28 Catatan tentang eksekusi dokumen dan pengirimannya ke kasus tersebut mencakup data berikut: referensi ke tanggal dan nomor dokumen yang membuktikan eksekusinya, atau jika dokumen tersebut tidak ada, informasi singkat tentang eksekusi; kata-kata "Dalam bisnis"; nomor kasus di mana dokumen akan disimpan.

Catatan tentang pelaksanaan dokumen dan arahannya dalam hal ini ditandatangani dan diberi tanggal oleh pelaksana dokumen atau kepala unit struktural di mana dokumen itu dibuat.

3.29 Tanda pada penerimaan dokumen oleh organisasi berisi nomor seri berikutnya dan tanggal penerimaan dokumen (jika perlu - jam dan menit).

Diperbolehkan untuk menandai penerimaan dokumen dalam organisasi dalam bentuk stempel.

3.30 Pengidentifikasi salinan elektronik dokumen adalah tanda (footer) yang ditempatkan di sudut kiri bawah setiap halaman dokumen dan berisi nama file pada media mesin, tanggal dan data pencarian lainnya yang ditetapkan oleh organisasi .

4 Persyaratan formulir dokumen

4.1 Dokumen dibuat pada formulir.

Dua format standar formulir dokumen ditetapkan - A4 (210 × 297 mm) dan A5 (148 × 210 mm).

Setiap lembar dokumen, yang dibuat dengan formulir dan tanpa formulir, setidaknya harus memiliki bidang:

20 mm - kiri;

10 mm - kanan;

20 mm - atas;

20 mm - lebih rendah.

4.2 Formulir dokumen harus dibuat di atas kertas putih atau kertas berwarna terang.

4.3 Bentuk dokumen dibuat sesuai dengan Lampiran A. Batas perkiraan zona untuk lokasi detail ditunjukkan oleh garis putus-putus. Setiap zona ditentukan oleh serangkaian detail yang disertakan di dalamnya.

4.4 Bergantung pada lokasi detail, dua versi formulir dipasang - sudut (gambar AL) dan longitudinal (gambar A.2).

4.5 Atribut 01 (02 atau 03) ditempatkan di atas tengah atribut 08. Atribut 03 dapat ditempatkan pada level atribut 08.

Rincian 08, 09, 10, 14, tanda pembatas untuk rincian 11, 12, 13 di dalam batas-batas wilayah tempat rincian ditempatkan dengan salah satu cara berikut:

Terpusat (awal dan akhir setiap baris detail sama-sama dihilangkan dari batas area tempat detail berada);

Bendera (setiap baris detail dimulai dari batas kiri area tempat detail berada).

4.6 Untuk sebuah organisasi, subdivisi strukturalnya, seorang pejabat, jenis formulir dokumen berikut ditetapkan:

Bentuk umum;

kop;

Bentuk jenis dokumen tertentu.

4.7 Formulir umum digunakan untuk pembuatan semua jenis dokumen, kecuali untuk surat. Bentuk umum, tergantung pada dokumen konstituen organisasi, meliputi:

rincian 01 (02 atau 03), 08, 11, 14.

Bentuk surat, tergantung pada dokumen konstituen organisasi, mencakup rincian 01 (02 atau 03), 04, 05, 06, 08, 09 dan, jika perlu, tanda pembatas untuk batas atas zona untuk lokasi. rincian 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Bentuk jenis dokumen tertentu, kecuali surat, tergantung pada dokumen konstituen organisasi, termasuk rincian 01 (02 atau 03), 08, 10, 14 dan, jika perlu, tanda pembatas untuk batas-batas wilayah. di mana detailnya berada 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Untuk organisasi entitas konstituen Federasi Rusia yang, bersama dengan bahasa negara Federasi Rusia, memiliki bahasa negara entitas konstituen Federasi Rusia, disarankan untuk menggunakan bentuk memanjang; pada saat yang sama, rincian 08, 09, 14 dicetak dalam dua bahasa: Rusia (kiri) dan nasional (kanan) pada tingkat yang sama.

4.9 Saat menyiapkan dokumen pada dua halaman atau lebih, halaman kedua dan selanjutnya diberi nomor.

Nomor halaman ditempatkan di tengah margin atas lembar.

LAMPIRAN A
(referensi)

DIAGRAM LOKASI RINCIAN DOKUMEN

Gambar A.1 - Lokasi detail dan batas zona pada format A4 formulir sudut

Gambar A.2 - Lokasi detail dan batas zona pada format A4 bentuk memanjang

LAMPIRAN B
(referensi)

CONTOH BENTUK DOKUMEN

Gambar B.1 - Contoh bentuk umum organisasi

Gambar B.2 - Contoh kop surat organisasi

Gambar B.3 - Contoh surat bentuk membujur organisasi

Gambar B.4 - Contoh surat membujur dari pejabat

Gambar B.5 - Contoh formulir untuk jenis dokumen organisasi tertentu

Kata kunci: dokumen organisasi dan administrasi, susunan rincian dokumen, dokumen, formulir, kop surat dinas, pembukuan, pendaftaran, pengendalian, alat peraga