14 aturan untuk perencanaan waktu kerja yang kompeten

Tak jarang orang, terutama para pebisnis, mengeluhkan minimnya waktu luang hingga satu menit. Tetapi jika Anda memikirkannya, fakta menerima keluhan seperti itu menunjukkan bahwa mereka dapat mengukir waktu untuk itu. Faktanya, seseorang jauh dari sibuk terus-menerus, dan persepsinya tentang beban kerjanya dan ketidakmampuan untuk menemukan bahkan satu detik tambahan menunjukkan bahwa pikirannya tidak sibuk dengan perencanaan waktu kerja. Dan ini bukan hanya serangkaian kata-kata indah, tetapi sistem pengetahuan yang dapat berguna baik di tingkat individu maupun pada skala keseluruhan perusahaan.

Bukan rahasia lagi bahwa efektivitas organisasi tidak sedikit dipengaruhi oleh pengembalian pekerjaan sehari-hari personel manajemen. Kurangnya teknik dan metode kerja modern, penolakan untuk meningkatkan gaya kerja individu oleh pemimpin dan bawahannya mengarah pada fakta bahwa kesulitan dalam membangun kerja tim semacam itu menjadi aksioma.

Komponen yang menentukan seberapa siap seorang manajer untuk sukses cukup sederhana. Ini adalah keterampilannya, kemampuannya, pengetahuan profesionalnya dan, tentu saja, kualitas pribadinya. Namun demikian, seseorang tidak boleh mengabaikan analisis faktor-faktor penyebab yang menyebabkan masalah dan kesulitan, serta keinginan untuk mengatasinya dan meningkatkan kualitas pekerjaannya. Di sini penggunaan rasional waktu kerja oleh manajer, dengan kata lain, perencanaannya, datang untuk menyelamatkan. Bagaimanapun, itu dirancang untuk menghilangkan cacat dari proses kerja sehari-hari.

Efektivitas perencanaan waktu kerja didasarkan pada tujuan kegiatan tergantung pada durasinya: jangka pendek dan jangka panjang. Kerangka manajemen seperti itu tidak memerlukan upaya tambahan, karena semua tindakan dan kegiatan yang diidentifikasi telah menerima tenggat waktu selama proses pengorganisasian.

Tujuan yang ditetapkan oleh pemimpin memiliki dua fungsi: untuk menentukan tindakan yang diperlukan untuk pelaksanaannya dan untuk merangsang pelaksanaannya. Ketika seorang pemimpin menetapkan dirinya sendiri tugas yang jelas, tindakannya menjadi sadar dalam pelaksanaannya. Penetapan tujuan adalah semacam kekuatan pendorong yang mengisi pelaku dengan energi hingga pencapaian hasil.

Agar perencanaan keseimbangan waktu kerja menjadi seefektif mungkin, manajer perlu menggunakan taktik "periode perencanaan" (periode waktu dapat berbeda: tahun, bulan, minggu, hari). Keunikannya terletak pada individualitas masing-masing rentang tersebut, yang menyiratkan pembuatan rencana terpisah yang akan mencerminkan periode waktu yang sesuai.

Dengan demikian, fokus positif utama dari perencanaan waktu luang yang tepat adalah perolehan waktu itu sendiri. Manajer akan memperoleh kemampuan untuk secara efektif dan berhasil mencapai tujuan kerja yang dijelaskan, dan pada saat yang sama menghabiskan waktu sesedikit mungkin. Dalam organisasi kerja individu, peran perencanaan sulit ditaksir terlalu tinggi: bagaimanapun, ini membantu mempersiapkan pemenuhan tujuan dan menyusun waktu yang dialokasikan untuk bekerja.

Metode perencanaan waktu kerja

prinsip pareto

Wilfred Pareto (1848-1923) merumuskan prinsip bahwa, dalam kelompok tertentu, kepentingan objektif dari bagian kecil tertentu akan jauh lebih tinggi daripada bobot relatifnya dalam kelompok ini. Pareto dalam modelnya menggunakan rumus 80/20, yang mulai diterapkan di mana-mana.

Dari 20% barang yang terjual, Anda bisa mendapatkan 80% keuntungan.
80% dari barang yang tersisa hanya akan membawa 20% dari keuntungan.
20% kesalahan menyebabkan 80% kerugian.
80% kesalahan lainnya menyebabkan 20% kerugian.

Prinsip ini belum dilewati oleh penggemar perencanaan waktu kerja. Jika Anda memproyeksikannya ke pekerjaan seorang manajer, maka hasilnya adalah sebagai berikut: untuk mencapai 80% dari hasil, Anda hanya perlu menghabiskan 20% dari waktu kerja. Sisa waktu yang dihabiskan hanya menghasilkan 20% dari total hasil.

Dalam bahasa proses kerja, ini berarti bahwa pekerjaan yang mudah dan menyenangkan, yang membutuhkan sedikit usaha, tetapi jumlah waktu kerja yang layak, tidak boleh menjadi prioritas. Penting untuk memulai kegiatan dengan pertimbangan maksimal tentang pentingnya setiap tugas. Di tempat pertama perencanaan kerja harus menjadi pertanyaan penting.

Untuk penerapan penuh prinsip Pareto dalam hal perencanaan rasional dan pelacakan waktu, perlu untuk menganalisis semua tugas untuk persentase kontribusinya terhadap hasil keseluruhan, dan juga mendistribusikannya berdasarkan kategori ABC.

perencanaan ABC

Dasar dari analisis ABC adalah pengalaman yang menunjukkan bahwa proporsi kasus yang lebih besar dan yang kurang penting seringkali kurang lebih sama. Huruf A, B, dan C digunakan untuk mengklasifikasikan signifikansi tugas dalam kaitannya dengan pencapaian tujuan menjadi tiga kelas. Prinsip ini menarik bagi banyak manajer.

Anda juga dapat menggunakan analisis ini untuk merencanakan bagaimana Anda menggunakan waktu kerja Anda. Hal utama adalah untuk diingat bahwa Anda perlu mengalokasikan waktu kerja relatif terhadap pentingnya tugas, dan bukan intensitas dan bobot kerja mereka dalam keseluruhan rencana kegiatan.

Analisis ABC berasal dari pengalaman berdasarkan tiga pilar.

Kategori A tugas (paling penting) menerima 15% dari total tugas manajer. Meskipun bobotnya relatif rendah dalam perencanaan, mereka berkontribusi 65% terhadap pencapaian tujuan.
Kategori B (penting) tugas membuat sekitar 20% dari total tugas, dan pentingnya mereka juga diperkirakan 20%.
Tugas kategori C (sebagai yang paling tidak penting): diberikan sekitar 65% dari total angka, tetapi kepentingannya dapat diabaikan - hanya 15% dari bobot relatif.

Oleh karena itu, ketika merencanakan waktu kerja, analisis ABC berfokus pada kinerja awal tugas-tugas dari kategori A, karena mereka membawa bagian terbesar dari efektivitas kegiatan kerja akhir. Berikutnya adalah pertanyaan dari kelompok B, yang kontribusinya pada hasil akhir juga tidak boleh diabaikan. Dan akhirnya, Anda sudah dapat memutuskan apa yang harus dilakukan dengan sisa tugas kategori C: berkontribusi pada perencanaan waktu kerja atau delegasi Anda.

Kuadran 1: Penting dan Mendesak

Jantung matriks Eisenhower tepatnya adalah kuadran pertama, karena penuh dengan rahasia utama - dibiarkan kosong. Hal ini akan menunjukkan bahwa seseorang memiliki keterampilan merencanakan waktu kerja secara efektif untuk mencapai tujuan.

Kehadiran kasus yang mengklaim kuadran pertama menunjukkan pekerjaan langsung yang konstan dalam kehidupan dan pekerjaan orang tersebut. Akibatnya, seseorang tidak terbiasa dengan pembagian urusan dan tugasnya, tetapi menunda semua yang dia bisa sampai saat-saat terakhir. Dan, ketika tenggat waktu hampir habis, dia mulai bekerja.

Tentu saja, yang terbaik adalah mencegah kemungkinan situasi jika Anda memikirkan semuanya terlebih dahulu. Lagi pula, ada prinsip terkenal yang menurutnya selalu lebih sulit untuk menghilangkan konsekuensi daripada meramalkan semua kemungkinan masalah. Dalam hal kasus tersebut dapat dilakukan oleh orang lain, mereka harus dipindahkan.

Kuadran 2: Penting dan tidak mendesak

Dalam merencanakan waktu kerjanya, Eisenhower menetapkan tugas dari kuadran kedua sebagai tugas yang paling penting. Jika pelaku secara konsisten menyelesaikan tugas yang ditempatkan di kuadran ini pada waktu yang tepat, maka ia dapat menghabiskan waktu sebanyak yang diperlukan untuk itu. Ia tidak akan dihantui oleh keributan, ketergesaan dan berbagai akibat negatif. Ini sangat mirip dengan janji dengan dokter: sama seperti pemeriksaan oftalmologis preventif akan mencegah masalah penglihatan yang lebih serius, dan waktu yang tepat untuk mengerjakan laporan akan menghindari pemrosesan semalam yang mendesak.

Perencanaan dan akuntansi waktu kerja dalam kerangka kuadran kedua dibuat sedemikian rupa untuk mencapai tujuan pribadi karyawan.

Dan meskipun pedang Damocles tidak menggantung pada pekerja dalam bentuk urgensi pekerjaan, yang memungkinkan kita untuk fokus pada kualitas pekerjaan, kita tidak boleh lupa bahwa masih ada tenggat waktu, dan mereka perlu dipantau, karena kegagalan untuk menyelesaikan tugas kuadran kedua secara otomatis memindahkannya ke kuadran pertama. Dan hasil ini penuh dengan konsekuensi untuk merencanakan waktu pribadi.

Kuadran 3: Mendesak dan tidak penting

Jenis kasus yang sesuai dengan kuadran ketiga tidak memungkinkan Anda untuk fokus pada hal-hal yang lebih penting karena urgensinya. Dan kasus-kasus seperti itu mudah dikacaukan dengan kasus-kasus dari kuadran pertama. Namun, ada baiknya menarik garis antara mendesak dan penting, karena konsep-konsep ini tidak identik. Ada cara sederhana untuk menentukan ini: Anda perlu bertanya pada diri sendiri apakah tugas ini atau itu membawa Anda lebih dekat ke pemenuhan tujuan tertentu. Biasanya kasus dari kuadran ketiga mendapat jawaban negatif.

Paling sering, masalah rumah tangga dibawa ke kuadran ini: cuci kering pakaian di akhir musim, membantu tetangga dalam hal yang mendesak, pertemuan dan negosiasi yang tidak penting. Ada contoh lain - perbaikan komputer, tetapi di sini Anda harus sangat berhati-hati: jika peralatan ini diperlukan untuk bekerja, maka perbaikannya akan menjadi tugas yang sangat penting (yaitu, kuadran pertama), dan jika digunakan hanya untuk hiburan, maka tempat masalah ini berada di kuadran ketiga.

Urusan kuadran ini tidak hanya tidak sesuai dengan perencanaan waktu kerja, tetapi malah mengalihkan perhatian dari tujuan utama dan menyita waktu yang berharga. Yang terbaik adalah mengabaikannya jika memungkinkan. Bagaimana menentukan pentingnya tugas untuk diri sendiri? Sangat sederhana. Anda harus bertanya pada diri sendiri pertanyaan: "Apa yang akan terjadi jika saya tidak melakukan ini?"

Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak

Kategori ini mencakup urusan hidup kita yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan: jejaring sosial, forum, berselancar di Internet, permainan komputer, menonton acara TV. Ya, kegiatan seperti itu pasti menyenangkan, tetapi tidak wajib.

Secara umum, kegiatan ini secara signifikan mengurangi produktivitas hari kerja, Eisenhower menyebut kasus-kasus dari kategori ini "pelahap waktu pribadi."

Ambil, misalnya, seri yang berlangsung 200 jam - dalam hal perhitungan ulang, Anda mendapatkan waktu terbuang selama seminggu penuh, yang sebenarnya bisa digunakan dengan manfaat yang jauh lebih besar.

Oleh karena itu, penting untuk mengidentifikasi pemakan pribadi Anda dan berusaha keras untuk mengontrol mereka dengan merencanakan tidak hanya pekerjaan, tetapi juga waktu pribadi.

Ada juga hal-hal rutin di kuadran ini yang tidak begitu menyenangkan bagi banyak orang: misalnya, mencuci piring, membersihkan, memasak. Di sini juga, ada baiknya mencari kompromi dengan orang-orang dengan siapa Anda tinggal di rumah yang sama, untuk merencanakan beban yang seragam.

Tabel perencanaan waktu kerja

Berikut adalah contoh sederhana dalam bentuk tabel.

Selasa		Subtugas	Komentar
	Periksa daftar tugas
	pergi bekerja
	Panggilan telepon		Ambil dua nomor kontak dari email kantor
	Penulisan artikel	Analisis Bahan
	Penulisan artikel	Terjemahan materi tambahan dari bahasa asing dan pengetikan teks utama	Jangan lupa untuk mengeluarkan catatan kaki ke sumber dan memperbaiki tanda hubung di tanda hubung
	Pergi ke editor
	pertemuan

Rabu

Contoh ini dengan jelas menunjukkan prinsip membangun rencana kerja. Jika perlu, tabel dapat dibuat lebih dalam, dengan ruang tambahan untuk catatan. Tidak masalah program apa yang akan digunakan untuk mengimplementasikan, katakanlah, seorang individu perencanaan waktu kerja manajer/spesialis. Meja - alat ini universal, dapat digambar bahkan di atas kertas biasa. Apa yang benar-benar penting adalah untuk dapat menyesuaikannya untuk diri Anda sendiri, tugas dan tujuan Anda, dan menentukan untuk interval waktu apa itu akan digunakan: berdasarkan hari, minggu, bulan.

Bagaimana perencanaan dana waktu kerja?

Tahap awal perencanaan adalah menganalisis parameter awal sistem – adanya kegiatan untuk meningkatkan working time fund (FW) dan arahannya. Kemudian ikuti jawaban atas pertanyaan: siapa yang bertanggung jawab atas kegiatan ini (spesialis, layanan) dan perencanaannya? Sejauh mana jam kerja diperhitungkan? Apakah waktu yang dihabiskan dipantau? Apakah cadangan FRV diungkapkan? Apakah langkah-langkah diambil untuk mengurangi hilangnya waktu kerja pada tahap perencanaan? Metode apa yang digunakan untuk ini?

Tahap selanjutnya adalah analisis aplikasi PDF. Dalam kerangkanya, mereka mempelajari dinamika produksi pekerja (dengan mengacu pada waktu - per jam, harian, tahunan) dan mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhinya; menganalisis keadaan PDF dan menentukan peluang yang tidak digunakan untuk mengurangi jenis ketidakhadiran tertentu; menyusun data pengamatan tentang pengoperasian dana waktu kerja, dll. Rincian lebih lanjut tentang metode untuk menganalisis penggunaan dana waktu kerja dapat ditemukan dalam literatur pendidikan dan metodologis.

Basis informasi untuk analisis PDF adalah data statistik dan catatan waktu jam kerja; ringkasan akuntansi utama (selebaran tentang waktu menganggur, kerja lembur, tentang penghapusan pernikahan); foto diri dan foto waktu kerja; data survei dan kuesioner.

Selama analisis, penggunaan seluruh PDF dan bagian-bagian penyusunnya - dana sehari penuh dan intra-shift dalam kerangka berbagai tingkat perusahaan (divisi struktural, perusahaan secara keseluruhan, profesi dan kelompok) adalah diperiksa. Pendekatan ini memungkinkan untuk mendeteksi "kemacetan" yang harus diperhatikan sejak awal. Hasil analisis adalah penilaian cadangan untuk meningkatkan penggunaan PDF dan, dengan demikian, meningkatkan efisiensi perencanaan waktu kerja.

Hasil yang diperoleh digunakan untuk merencanakan dana waktu kerja yang bermanfaat. Acara ini mencakup penyusunan anggaran keseimbangan yang direncanakan, perbandingan komponen-komponennya dengan norma-norma perusahaan, serta menghemat waktu kerja untuk biaya yang tidak produktif. Metode untuk mendistribusikan keseimbangan waktu kerja telah mendapat cakupan yang memadai dalam materi dan manual pendidikan.

Perencanaan dan analisis waktu kerja telah memperoleh fitur khusus dalam ekonomi pasar. Misalnya, cuti administratif wajib bermanfaat bagi perusahaan dalam hal biaya. Pekerjaan paruh waktu telah kehilangan status cadangannya.

Pendekatan yang berbeda untuk karyawan tetap penuh waktu, pekerja sementara menjadi relevan dalam perencanaan ECF; dalam pekerjaan paruh waktu.

Untuk tujuan organisasi dan perencanaan waktu kerja yang paling efektif di perusahaan, langkah-langkah khusus diambil: sosial-ekonomi, organisasi dan teknis, dan terapeutik dan profilaksis. Mereka tercermin dalam berbagai rencana organisasi dan teknis, perencanaan untuk perbaikan kondisi kerja, dll. Keterlibatan peserta eksternal harus didiskusikan dengan otoritas lokal dan baru kemudian dimasukkan dalam perencanaan kegiatan. Setiap acara harus disediakan sumber daya.

Bagaimana merencanakan waktu kerja Anda dengan benar

Aturan 1. Bangunlah pada waktu yang sama

Tahap awal dari setiap perencanaan ini sangat disiplin dan penuh energi.

Aturan 2. Suasana hati yang positif di awal hari

Kerjakan mood Anda setiap pagi, karena sangat mempengaruhi penyelesaian tugas untuk mencapai tujuan. Untuk melakukan ini, Anda dapat bertanya pada diri sendiri tiga pertanyaan:

Bagaimana "hari ini" akan membawa saya lebih dekat ke kesuksesan?
Apa yang harus saya lakukan untuk membuat hari ini sebanyak mungkin sukacita?
Apa yang harus dilakukan pada hari ini untuk menjaga kesehatan Anda?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini dan penciptaan motivasi positif seringkali tidak lebih dari dua menit. Berikan kepada diri Anda sendiri sebelum memulai aktivitas pagi standar Anda.

Aturan 3

Kunci pagi yang harmonis adalah tidur malam yang nyenyak dan sarapan yang baik. Namun banyak yang mendonasikannya, dengan alasan keterbatasan waktu. Namun, kedua misi tersebut hanya membutuhkan prioritas pada tahap perencanaan rutinitas sehari-hari – pada intinya, Anda hanya perlu mengalokasikan waktu Anda sedemikian rupa sehingga Anda bisa tidur lebih awal.

Aturan 4: Pertimbangkan Faktor Seperti Kelelahan Saat Merencanakan Hari Kerja Anda

Banyak orang merasa bahwa produktivitas kerja mereka berfluktuasi seperti gelombang sinus sepanjang hari. Ini tidak tergantung pada bioritme harian - apakah Anda "burung" atau "burung hantu". Penting untuk mengetahui periode kenaikan aktivitas pribadi Anda dan menempatkan hal-hal terpenting untuk interval harian ini dalam perencanaan aktivitas. Lebih baik menghabiskan sore hari untuk pekerjaan rutin sehari-hari yang tidak terlalu penting.

Aturan 5. Beristirahatlah tepat waktu

Salah satu aturan dasar untuk merencanakan waktu kerja adalah istirahat singkat, karena memungkinkan tubuh memulihkan diri dan mengembalikan perhatian ke pekerjaan. Pastikan untuk istirahat sejenak dalam bekerja, atur sendiri durasi dan frekuensinya. Ingat keteraturan.

Aturan 6

Cobalah untuk tidak melompat dalam pekerjaan dan membawa pekerjaan yang telah Anda mulai ke kesimpulan logisnya. Jangan terganggu oleh hal-hal yang lebih kecil, karena mereka mencuri waktu kerja. Ingatlah bahwa, setiap kali kembali ke pekerjaan yang sudah dimulai, Anda harus mengulangi tindakan lama, dan ini akan memengaruhi keseimbangan perencanaan aktivitas pribadi.

Aturan 7

Berusahalah untuk mengisi semua celah yang tidak terhitung dalam jadwal Anda (menunggu dalam antrean, rapat yang tidak informatif) dengan kegiatan yang bermanfaat. Tentukan esensinya sendiri dengan mengajukan pertanyaan kepada diri sendiri: "Bagaimana saya bisa mengisi menit-menit ini untuk mendapatkan manfaat maksimal?"

Aturan 8: Tetap berpegang pada prinsip 70/30

Anda hanya perlu mencatat 70% waktu kerja Anda di buku harian Anda. Jika tidak, bahkan jika Anda menjadwalkan hari kerja Anda 100%, Anda tidak akan menerima jaminan bahwa semua tugas akan diselesaikan, terlebih lagi: banyak tindakan yang tidak sesuai dengan jadwal. Tujuan dari perencanaan waktu kerja menurut prinsip ini adalah untuk menyelamatkan sistem saraf dari kelebihan beban, untuk mencegah perasaan seperti mesin dan kurungan pada kerangka kerja yang kaku.

Aturan 9. Di malam hari, buat rencana untuk besok

Lakukan perencanaan untuk hari esok di penghujung hari ini dan lakukan dalam bentuk daftar tertulis agar tidak ada yang terlewat. Lebih baik untuk menetapkan pentingnya kasus terlebih dahulu dan mendistribusikannya ke dalam kolom. Ini akan memungkinkan untuk fokus pada tugas-tugas yang diperlukan, dan tugas-tugas yang kurang penting dapat dipindahkan jika terjadi force majeure.

Aturan 10

Aturan abadi untuk semua orang. Semakin sering Anda dapat menemukan waktu untuk istirahat, semakin produktif Anda bekerja nantinya. Selama periode ini, Anda dapat mengatur segala sesuatunya di tempat kerja, di rumah, mencuci piring, membaca majalah atau buku, berjalan-jalan di udara segar, membantu orang lain. Jika Anda tidak dapat melakukannya secara spontan, rencanakan juga tindakan tersebut.

Aturan 11. Bersikaplah realistis tentang kemampuan Anda

Jangan membanjiri diri Anda dengan banyak pekerjaan, percaya bahwa Anda dapat menangani gunung apa pun. Lakukan pendekatan dengan bijaksana terhadap penilaian kekuatan Anda sendiri dan ambil lebih baik apa yang dijamin Anda atasi dalam sehari / minggu / bulan, perencanaan waktu kerja seperti itu akan lebih efektif.

Aturan 12

Pendekatan untuk item di atas meja dan di kantor membantu menghemat waktu di masa depan. Buatlah aturan, setelah menggunakan sesuatu, kembalikan ke tempat Anda mengambilnya. Tetapkan tempat khusus untuk berbagai jenis barang - folder untuk kertas, kotak pensil, laci meja, atau kotak centang.

Aturan 13. Pimpin gaya hidup aktif dan sehat

Tampaknya, mengapa pekerja kantoran membutuhkan olahraga, yoga, kebugaran, nutrisi yang tepat, senam? Kemudian, bahwa tubuh yang sehat dan sejahtera paling baik diselaraskan dengan energi positif dan kesiapan untuk aktivitas kerja yang sangat produktif, terutama setelah perencanaan kualitasnya.

Aturan 14

Cara terbaik untuk mengatur diri sendiri dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan profesional adalah mengalami rasa kepuasan dan cinta untuk pekerjaan Anda. Kelebihannya adalah motivasi tidak harus dicabut dengan penjepit, ia datang dengan sendirinya dan dalam volume yang besar.

Merencanakan dan mengatur waktu kerja kepala

Tip 1. Tinjau rencana untuk hari itu

Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan analisis ABC atau matriks Eisenhower. Bahkan persiapan sepuluh menit untuk hari kerja dapat menghemat hingga dua jam sehari. Manfaatkan mereka dengan baik.

Tip 2. Pembentukan blok kasus serupa

Orang yang terus-menerus terganggu membutuhkan lebih banyak waktu untuk bekerja daripada orang yang fokus dan antusias. Ini disebabkan oleh kebutuhan akan "run-up" dan "perendaman" lainnya, yaitu kembalinya aktivitas kerja. Blok dari jenis tugas yang sama akan membantu menghemat waktu kerja: mereka lebih mudah diperbaiki pada tahap perencanaan kegiatan.

Tip 3: Luangkan waktu untuk diri sendiri di tempat kerja

Seringkali, pengunjung, bawahan atau klien di telepon mengalihkan perhatian dari tugas langsung. Semuanya menciptakan gangguan yang kuat dalam kinerja tugas-tugas yang sangat penting, mengganggu keseimbangan waktu kerja. Dalam hal ini, tidak mungkin tersedia untuk semua orang dan semua orang sepanjang hari kerja - baik di kantor Anda maupun melalui telepon. Dalam proses penjadwalan jam kerja, master kerajinan mereka mengatur celah untuk diri mereka sendiri ketika tidak ada yang akan mengganggu mereka. Anda juga dapat menggunakan alat mereka, misalnya, mengatur jam untuk menerima pengunjung, menggunakan mesin penjawab.

Tip 4: Sisihkan waktu terbatas untuk setiap tugas pekerjaan

Durasi jenis pekerjaan tertentu secara langsung tergantung pada waktu yang tersedia. Bahkan tugas terkecil pun tunduk pada perencanaan: belajarlah untuk memberikan tugas itu sebanyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Misalnya, negosiasi bisnis tidak boleh ditunda, Anda harus mendiskusikan semua masalah yang menarik sebanyak mungkin, tetapi tidak lebih dari satu jam. Ini dapat dilakukan dengan bantuan kerangka waktu dan peraturan yang ketat. Dipandu oleh aturan sederhana: "Waktu adalah uang", hargai dan simpan mereka.

Tip 5: Gunakan Delegasi

Tidak ada aktor yang menghargai waktu yang harus melakukan semua tugas sendirian. Pendekatan ini telah dijelaskan dalam prinsip dan aturan perencanaan waktu kerja: segala sesuatu yang dapat didelegasikan kepada orang lain (65% tugas yang menghabiskan waktu dan tenaga, tetapi tidak membawa hasil yang signifikan) harus didelegasikan kepada mereka. Ini berlaku tidak hanya untuk bantuan karyawan, tetapi juga untuk penggunaan bantuan dari agen pihak ketiga, organisasi, perusahaan konsultan.

Tip 6. Bagi tugas besar menjadi beberapa komponen

Orang cenderung menghindari tugas-tugas besar atau banyak, dengan segala cara yang mungkin untuk menunda pelaksanaannya, karena hasilnya tampak terlalu jauh bagi mereka. Fakta ini menunjukkan keterampilan perencanaan waktu pribadi yang lemah, tetapi dapat dielakkan. Kasing yang memberikan hasil tercepat disukai oleh hampir semua orang. Hal ini diperhatikan oleh Albert Einstein pada contoh memotong kayu. Hal yang sama dapat dilakukan dengan tujuan jangka panjang dan proyek besar: memecahnya menjadi tugas-tugas kecil, merencanakannya, dan kemudian menyelesaikannya secara metodis selama periode waktu tertentu (misalnya, dua jam sehari). Setelah, katakanlah, seminggu, hasil pertama akan muncul - tujuan bagian pertama proyek akan tercapai (sesuai perencanaan), ini akan memberi kekuatan dan motivasi untuk terus bekerja ke arah ini.

Tip 7. Tetapkan tenggat waktu pribadi untuk tugas-tugas prioritas

Apabila Anda mengetahui sebelumnya kasus mana yang akan menjadi prioritas untuk bulan berjalan, dapat dicatat dalam kalender kerja dan diperhitungkan dalam perencanaan pribadi bersama dengan negosiasi / pertemuan yang sama. Jadi, ketika menjadi perlu untuk membuat acara atau tindakan lain untuk tanggal ini, itu sudah akan "dipesan", yang sekali lagi mengingatkan Anda tentang signifikansi objektif dari tugas tersebut. Nasihat ini memiliki nilai khusus dalam hal perencanaan kegiatan kerja.

Tip 8. Atur ruang kerja Anda dengan benar

Pertama-tama, ini menyangkut urutan di desktop. Hanya dokumen-dokumen itu yang harus ditinggalkan di atasnya, yang tanpanya tidak mungkin melakukan tugas-tugas kategori A. Tindakan ini memiliki latar belakang psikologis: ketertiban di atas meja membantu ketertiban dalam pikiran, dan kertas ekstra membutuhkan waktu.

Tip 9. Cobalah untuk tidak membiarkan orang lain memberikan tanggung jawab tambahan pada Anda

Seringkali para pemimpin tertarik dan terlibat dalam hal-hal baru, memperluas bidang kompetensi mereka. Karena minat pribadi pada pertemuan yang biasanya tidak dihadiri oleh seorang karyawan, ia dapat masuk ke dalam kelompok kerja atau menerima tugas tambahan yang tidak termasuk dalam rencananya dan, sebagai akibatnya, menjadi beban pada pekerjaan utama dan perencanaannya. Yang terbaik adalah memeriksa ulang semua tindakan Anda untuk relevansinya dalam posisi, sehingga meningkatkan keterampilan perencanaan waktu Anda.

Tip 10. Nilailah seberapa penting dan mendesak hal-hal di mana mereka tiba-tiba ingin melibatkan Anda.

Force majeure dan hal-hal mendesak lainnya adalah kejadian umum bagi setiap perusahaan atau perusahaan, bahkan jika mereka berusaha untuk beroperasi dalam kerangka perencanaan yang ketat. Untuk mengatasinya, semua sumber daya yang tersedia dikerahkan. Jika Anda setuju untuk membantu dalam situasi ini, ingatlah bahwa ini akan mengambil waktu dari tugas-tugas penting saat ini dalam jadwal Anda, jadi selalu pertimbangkan apakah itu layak untuk dikorbankan.

Tip 11 Jangan bertindak berdasarkan dorongan hati - buat keputusan yang cerdas

Kadang-kadang keputusan tertentu dibuat sebagai akibat dari suatu dorongan, suatu dorongan yang tidak dapat dikendalikan. Namun hal ini menimbulkan penyimpangan dalam jadwal dan mengganggu perencanaan jam kerja yang efektif untuk mencapai tujuan. Jika Anda merasakan keinginan sesaat untuk melakukan sesuatu (misalnya, menelepon), pertimbangkan dengan cermat dan pertimbangkan apakah benar-benar layak melakukan apa yang telah Anda rencanakan.

Tip 12. Tetapkan prioritas Anda dengan benar

Dalam banyak kasus - konferensi, rapat, panggilan, teks - itu bisa sangat sulit untuk dinavigasi, dan ketika Anda mengambil semuanya sekaligus atau mengambilnya di beberapa bagian dari ujung yang berbeda, Anda hanya memiliki sedikit waktu. Di sini berguna untuk mengingat cara perencanaan waktu sebagai matriks prioritas, dan memulai kegiatan dengan implementasi tugas yang jelas dan signifikan, secara bertahap bergerak ke arah yang kurang penting.

Merencanakan waktu kerja sekretaris kepala

Tugas utama dan tujuan perencanaan waktu kerja individu sekretaris adalah untuk meringankan bos sebanyak mungkin dan membantunya mengalokasikan waktunya. Ini adalah tugas untuk meningkatkan efisiensi penggunaan semua jam dan menit yang mungkin untuk aktivitas kerja. Dan ini berarti bahwa tugas dan perencanaan kegiatan kepala dan sekretaris saling bergantung.

Pertama-tama, sekretaris membantu dalam jenis pekerjaan organisasi, persiapan dan manajerial, membebaskan ruang untuk kreativitas bagi bos. Untuk tujuan ini, asisten perlu mengetahui rutinitas harian tingkat yang lebih tinggi, jadwal tugasnya untuk semua periode yang memungkinkan - hari / bulan / kuartal. Perencanaan efektif waktu kerja sekretaris tergantung pada jadwal atasan langsungnya, karena ia mempersiapkan semua pertemuan, negosiasi dan hal-hal lain (penerimaan pengunjung, dokumen) yang ada di jadwal bos. Peran kunci dalam perencanaan dimainkan oleh hierarki tugas menurut nilai dan kepentingannya.

Selain itu, tugas sekretaris juga mencakup pekerjaan lain yang tidak tergantung pada rezim hari bos (dan tercermin dalam perencanaan kegiatan kerja): ini adalah memeriksa surat dan menjawab korespondensi, manajemen dokumen, kontrol. berkas, dll. Keterampilan perencanaan waktu asisten harus di atas. Titik awal dari jadwalnya selalu kegiatan yang berulang, misalnya:

mempersiapkan tempat kerja kepala;
merapikan tempat kerja Anda sendiri;
menangani semua jenis email masuk;
melihat file kontrol;
memberikan ringkasan keadaan kepada pihak berwenang dan mengklarifikasi jadwal untuk hari ini.

Pertimbangkan contoh sederhana dari perencanaan waktu kerja dalam kaitannya dengan jadwal manajer. Program aksi sekretaris akan terlihat seperti ini. Ketika bos merencanakan pertemuan pada pukul 11:00, maka rencana asisten pada pukul 10:30 akan menandai organisasinya dengan semua tindakan berikutnya: pengingat, fotokopi materi, pembersihan ruang konferensi, pencatatan. Jika pada pukul 14:00 manajer merencanakan negosiasi di luar kantor, maka jadwal sekretaris akan mencakup hal-hal untuk memanggil mobil dan mengumpulkan dokumen. Juga, daftar pekerjaan menunjukkan dengan siapa dan kapan Anda perlu menghubungkan bos untuk percakapan telepon, dokumentasi apa yang perlu diperbaiki, dan apa yang harus diisi dari awal, dll.

Pilihan terbaik adalah menentukan, bersama dengan bos, interval waktu yang konstan untuk aktivitas sehari-hari: menandatangani dokumen, menerima pengunjung. Ini akan meningkatkan pekerjaan dan membantu merencanakan waktu kerja spesialis dan asistennya. Saat mengembangkan jadwal kerja, Anda juga perlu meninggalkan cadangan yang layak jika ada tugas mendesak dan penting yang tiba-tiba, panggilan telepon, dan keadaan darurat lainnya.

Sekretaris mendedikasikan akhir hari kerja untuk mengirim korespondensi keluar, dan juga merencanakan acara untuk besok.

Ketika hari kerja berakhir, dan manajer terlambat di kantor, asisten dapat pulang hanya jika ada kesepakatan yang sesuai di antara mereka dan dia memberikan semua data yang diperlukan kepada bos.

Sebelum meninggalkan tempat, sekretaris mengeluarkan semua dokumen, menutup lemari, brankas, mematikan peralatan elektronik (ini tidak berlaku untuk telepon, modem, faks), menertibkan tempat kerja.

Penjadwalan waktu manajer

Hakikat perencanaan adalah persiapan pelaksanaan tujuan dan pengaturan waktu kerja. Prinsip-prinsip perencanaan waktu kerja manajer tidak berbeda jauh dengan prinsip-prinsip umum pengaturan tenaga kerja. Penggunaan rasional sumber daya waktu Anda melibatkan pemahaman fungsi, tujuan, sasaran, dan anggaran waktu Anda.

Dalam proses mengatur waktu kerja seorang spesialis, teknik perencanaan yang dikenal luas digunakan. Manajer perlu dipandu oleh aturan berikut:

60% dari rencana kerja harian dialokasikan untuk pekerjaan terjadwal;
20% dari waktu - untuk tindakan tak terduga;
20% terakhir sebaiknya dibiarkan untuk tugas-tugas spontan.

Struktur organisasi "datar" digunakan di perusahaan kecil untuk memecahkan masalah kompleks dalam kondisi ketidakpastian yang signifikan. Divisi seperti itu dicirikan oleh kelemahan berikut: beban kerja manajer yang berlebihan, kesulitan dalam mengendalikan tindakan sejumlah besar orang, serta kesulitan yang terkait dengan mengoordinasikan pekerjaan divisi.

Waktu yang dihabiskan (terutama jika tidak dicatat pada tahap perencanaan) harus dicatat dengan indikasi wajib tentang apa dan bagaimana penggunaannya. Ini berkontribusi pada fakta bahwa, setelah menerima gambaran lengkap tentang biaya waktu kerjanya, manajer akan dapat mengatur perencanaannya secara lebih efektif di masa depan; untuk mengembangkan rencana mutu, tugas akan dibagi menjadi jangka pendek, menengah dan panjang.

Keteraturan, konsistensi dan konsistensi harus diposisikan sebagai prinsip utama perencanaan. Penting untuk mengikuti salah satu prinsip penting dari perencanaan kegiatan - realitas tujuan: untuk mengambil tanggung jawab sebanyak mungkin untuk dipenuhi.

Inti dari pengeluaran rasional waktu kerja manajer adalah rencana jangka panjangnya. Ini adalah sistem multi-tahun, dengan mempertimbangkan rencana tahunan dan triwulanan yang dibuat. Yang terakhir dapat dikoordinasikan dengan tahunan dan dibagi menjadi bulanan. Rencana harian dan mingguan sepenuhnya sesuai dengan mereka dan pada saat yang sama paling akurat mencerminkan penggunaan waktu kerja manajer. Merencanakan aktivitas kerja pada tingkat satu hari merupakan langkah penting dalam keseluruhan perencanaan aktivitas kerja manajer, hal ini tunduk pada pemantauan dan penyesuaian terus-menerus tergantung pada situasinya.