14 règles pour une bonne planification du temps de travail

Très souvent, les gens, en particulier les hommes d'affaires, se plaignent du manque de temps libre jusqu'à une minute. Mais si vous y réfléchissez, le fait même de recevoir une telle plainte indique qu'ils ont pu se réserver du temps pour cela. En fait, une personne est loin d'être occupée en permanence, et sa perception de sa charge de travail et son incapacité à trouver ne serait-ce qu'une seconde supplémentaire suggèrent que ses pensées ne sont pas occupées par la planification du temps de travail. Et ce n'est pas seulement un ensemble de beaux mots, mais un système de connaissances qui peut être utile à la fois au niveau individuel et à l'échelle de l'ensemble de l'entreprise.

Ce n'est un secret pour personne que l'efficacité de l'organisation n'est pas moins influencée par le rendement du travail quotidien du personnel d'encadrement. Le manque de techniques et de méthodes de travail modernes, le refus d'améliorer le style de travail individuel du chef et de ses subordonnés font que les difficultés à établir le travail d'une telle équipe deviennent un axiome.

Les éléments qui déterminent dans quelle mesure un gestionnaire est prêt à réussir sont assez simples. Ce sont ses compétences, ses capacités, ses connaissances professionnelles et, bien sûr, ses qualités personnelles. Néanmoins, il ne faut pas négliger l'analyse des facteurs de causalité qui causent des problèmes et des difficultés, ainsi que le désir de les surmonter et d'améliorer la qualité de son travail. Ici, l'utilisation rationnelle du temps de travail par le manager, c'est-à-dire sa planification, vient à la rescousse. Après tout, il est conçu pour éliminer les défauts du processus de travail quotidien.

L'efficacité de la planification du temps de travail repose sur les objectifs des activités en fonction de leur durée : à court terme et à long terme. Un tel cadre de gestion ne demande pas d'effort supplémentaire, puisque toutes les actions et activités identifiées ont reçu leurs échéances lors du processus d'organisation.

Les objectifs fixés par le leader ont deux fonctions : déterminer les actions nécessaires à leur mise en œuvre et stimuler leur mise en œuvre. Lorsqu'un leader se fixe une tâche claire, ses actions deviennent conscientes dans sa mise en œuvre. L'établissement d'objectifs est une sorte de force motrice qui charge l'acteur d'énergie jusqu'à l'obtention même du résultat.

Pour que la planification de l'équilibre du temps de travail soit la plus efficace possible, le manager doit recourir à la tactique des « périodes de planification » (il peut s'agir de périodes différentes : année, mois, semaine, jour). La particularité réside dans l'individualité de chacune de ces gammes, ce qui implique la création de plans séparés qui refléteraient la période de temps correspondante.

Ainsi, le principal objectif positif d'une bonne planification du temps libre est le gain de temps lui-même. Le gestionnaire acquerra la capacité d'atteindre efficacement et fructueusement les objectifs de travail décrits, tout en passant le moins de temps possible. Dans l'organisation du travail individuel, le rôle de la planification est difficile à surestimer : après tout, elle aide à préparer la réalisation des objectifs et à structurer le temps imparti au travail.

Méthodes de planification du temps de travail

Principe de Pareto

Wilfred Pareto (1848-1923) a formulé le principe selon lequel, au sein d'un certain groupe, l'importance objective d'une certaine petite partie sera bien supérieure à son poids relatif dans ce groupe. Pareto dans son modèle a utilisé la formule 80/20, qui a commencé à être appliquée partout.

À partir de 20% des marchandises vendues, vous pouvez obtenir 80% des bénéfices.
80% des biens restants n'apporteront que 20% du profit.
20% des erreurs causent 80% des pertes.
80% des autres erreurs causent 20% des pertes.

Ce principe n'a pas été contourné par les adeptes de l'aménagement du temps de travail. Si vous le projetez sur le travail d'un manager, alors le résultat sera le suivant : pour atteindre 80% des résultats, vous n'avez besoin de passer que 20% du temps de travail. Le reste du temps passé n'apporte que 20% du résultat total.

Dans le langage du processus de travail, cela signifierait qu'un travail facile et agréable, qui demande un minimum d'efforts, mais un temps de travail décent, ne devrait pas être une priorité. Il est nécessaire de commencer les activités en tenant compte au maximum de l'importance de chaque tâche. En premier lieu, la planification du travail devrait être des questions vitales.

Pour la mise en œuvre complète du principe de Pareto en matière de planification rationnelle et de suivi du temps, il est nécessaire d'analyser toutes les tâches pour le pourcentage de leur contribution au résultat global, et également de les répartir par catégories ABC.

Planification ABC

La base de l'analyse ABC est l'expérience qui montre que les proportions de cas de plus ou moins grande importance sont souvent approximativement les mêmes. Les lettres A, B et C sont utilisées pour classer l'importance des tâches par rapport à la réalisation des objectifs en trois classes. Ce principe a séduit de nombreux managers.

Vous pouvez également utiliser cette analyse pour planifier l'utilisation de votre temps de travail. L'essentiel est de se rappeler qu'il faut allouer le temps de travail en fonction de l'importance des tâches, et non de leur intensité de travail et de leur poids dans le plan d'activité global.

L'analyse ABC est issue d'une expérience basée sur trois piliers.

Les tâches de catégorie A (les plus importantes) reçoivent 15% du total des tâches du manager. Malgré leur faible poids relatif dans la planification, ils contribuent à hauteur de 65 % à l'atteinte des objectifs.
Les tâches de catégorie B (importantes) représentent environ 20 % du total des tâches et leur importance est également estimée à 20 %.
Tâches de catégorie C (comme les moins importantes): elles reçoivent environ 65% du chiffre total, mais leur importance est négligeable - seulement 15% du poids relatif.

Ainsi, lors de la planification du temps de travail, l'analyse ABC se concentre sur l'exécution initiale des tâches de la catégorie A, puisqu'elles apportent l'essentiel de l'efficacité de l'activité de travail finale. Viennent ensuite les questions du groupe B, dont la contribution au résultat final ne doit pas non plus être négligée. Et enfin, vous pouvez déjà décider quoi faire des tâches restantes de la catégorie C : contribuer à l'aménagement de votre temps de travail ou déléguer.

Quadrant 1 : Important et urgent

Le cœur de la matrice d'Eisenhower est précisément le premier quadrant, car il contient le secret principal - il est laissé vide. Cela indiquera qu'une personne a la capacité de planifier efficacement son temps de travail pour atteindre ses objectifs.

La présence de cas revendiquant le premier quadrant indique un travail pratique constant dans la vie et le travail d'une telle personne. Par conséquent, une personne n'est pas habituée à la répartition de ses affaires et de ses devoirs, mais retarde tout ce qu'elle peut jusqu'au dernier moment. Et, lorsque les délais sont comptés, il se met au travail.

Bien sûr, il est préférable de prévenir les situations possibles si vous pensez à tout à l'avance. Après tout, il existe un principe bien connu selon lequel il est toujours plus difficile d'éliminer les conséquences que de prévoir tous les troubles possibles. Dans le cas où de tels cas peuvent être effectués par d'autres personnes, ils doivent être transférés.

Quadrant 2 : Important et non urgent

En planifiant son temps de travail, Eisenhower a déterminé les tâches du deuxième quadrant comme les tâches les plus importantes. Si l'exécutant accomplit régulièrement la tâche placée dans ce quadrant en temps opportun, il peut alors se permettre d'y consacrer autant de temps que nécessaire. Il ne sera pas hanté par l'agitation, la hâte et diverses conséquences négatives. Cela ressemble beaucoup à un rendez-vous chez le médecin: tout comme un examen ophtalmologique préventif préviendra des problèmes de vision plus graves, et le bon moment pour travailler sur le rapport évitera un traitement urgent pendant la nuit.

La planification et la comptabilisation du temps de travail dans le cadre du deuxième quadrant sont faites de manière à atteindre les objectifs personnels du salarié.

Et bien que l'épée de Damoclès ne pèse pas sur les travailleurs sous la forme de l'urgence du travail, qui permet de se concentrer sur la qualité du travail, il ne faut pas oublier qu'il y a encore des délais, et qu'il faut les surveiller, car le fait de ne pas terminer la tâche du deuxième quadrant la transfère automatiquement au premier. Et ce résultat est lourd de conséquences pour la planification du temps personnel.

Quadrant 3 : Urgent et pas important

Le type de cas correspondant au troisième quadrant ne vous permet pas de vous concentrer sur des questions plus importantes en raison de son urgence. Et de tels cas sont facilement confondus avec les cas du premier quadrant. Cependant, il convient de tracer une ligne entre urgent et important, car ces concepts ne sont pas synonymes. Il existe un moyen simple de le déterminer : vous devez vous demander si telle ou telle tâche vous rapproche de la réalisation d'un objectif donné. Habituellement, les cas du troisième quadrant reçoivent une réponse négative.

Le plus souvent, les problèmes domestiques sont introduits dans ce quadrant: nettoyage à sec des vêtements en fin de saison, aide aux voisins dans une affaire urgente, réunions et négociations sans importance. Il existe un autre exemple - la réparation d'ordinateurs, mais ici, vous devez être extrêmement prudent: si cet équipement est nécessaire pour le travail, sa réparation deviendra une tâche d'une importance primordiale (c'est-à-dire le premier quadrant), et s'il n'est utilisé que pour divertissement, alors la place même de ce problème est dans le troisième quadrant.

Non seulement les affaires de ce quadrant ne rentrent pas dans la planification du temps de travail, mais elles détournent même des objectifs principaux et prennent un temps précieux. Il est préférable de les ignorer si possible. Comment déterminer l'importance d'une tâche pour soi ? Très simple. Vous devriez vous poser la question : « Que se passera-t-il si je ne le fais pas ?

Quadrant 4 : Pas important et pas urgent

Cette catégorie regroupe les affaires de notre vie qui n'ont rien à voir avec le travail : réseaux sociaux, forums, surfer sur Internet, jeux informatiques, regarder des émissions de télévision. Oui, une telle activité est certainement agréable, mais elle n'est pas obligatoire.

En général, cette activité réduit considérablement la productivité de la journée de travail, Eisenhower a qualifié les cas de cette catégorie de "dévoreurs de temps personnel".

Prenons, par exemple, une série de 200 heures - en termes de recalcul, vous obtenez une semaine entière de temps perdu, qui aurait pu être utilisée avec beaucoup plus d'avantages.

Par conséquent, il est nécessaire d'identifier vos mangeurs personnels et de vous efforcer de les contrôler étroitement en planifiant non seulement le travail, mais également le temps personnel.

Il y a aussi des choses routinières dans ce quadrant qui ne sont pas si agréables pour beaucoup : par exemple, laver la vaisselle, nettoyer, cuisiner. Ici aussi, il vaut la peine de chercher un compromis avec les personnes avec lesquelles vous vivez dans la même maison, afin de prévoir une charge uniforme.

Tableau de planification du temps de travail

Voici un exemple simple sous forme de tableau.

Mardi		Sous-tâche	Commentaire
	Vérifier la liste de tâches
	se rendre au travail
	Appels téléphoniques		Récupérer deux numéros de contact de la messagerie professionnelle
	Rédaction d'articles	Analyse des matériaux
	Rédaction d'articles	Traduction de documents supplémentaires à partir d'une langue étrangère et dactylographie du texte principal	N'oubliez pas d'émettre des notes de bas de page aux sources et de corriger les traits d'union sur le tiret
	Aller à l'éditeur
	Rencontre

Mercredi

Cet exemple montre bien le principe de construction des plans de travail. Si nécessaire, les tableaux peuvent être plus profonds, avec un espace étendu pour les notes. Peu importe le programme qui sera utilisé pour mettre en œuvre, disons, un individu planifier le temps de travail du gestionnaire/spécialiste. Table - l'outil est universel, il peut être dessiné même sur du papier ordinaire. Ce qui est vraiment important, c'est de pouvoir l'adapter à vous-même, à vos tâches et objectifs, et de déterminer sur quels intervalles de temps il sera utilisé : par jours, semaines, mois.

Comment se passe la planification du fonds pour le temps de travail

L'étape initiale de la planification consiste à analyser les paramètres initiaux du système - la présence d'activités pour améliorer le fonds pour le temps de travail (FW) et ses orientations. Vient ensuite la réponse aux questions : qui est responsable de cette activité (spécialistes, services) et de sa planification ? Dans quelle mesure les heures de travail sont-elles prises en compte ? Le temps passé est-il contrôlé ? Les réserves FRV sont-elles divulguées ? Des mesures sont-elles prises pour réduire la perte de temps de travail au stade de la planification ? Quelles sont les méthodes utilisées pour cela ?

La prochaine étape est l'analyse de l'application du PDF. Dans son cadre, ils étudient la dynamique de la production de travailleurs (en référence au temps - horaire, journalier, annuel) et identifient les facteurs qui l'influencent ; analyser l'état du PDF et déterminer les opportunités non utilisées pour réduire certains types d'absentéisme ; élaborer des données d'observation sur le fonctionnement du fonds temps de travail, etc. Plus de détails sur les méthodes d'analyse de l'utilisation du fonds temps de travail peuvent être trouvés dans la littérature pédagogique et méthodologique.

La base d'informations pour l'analyse du PDF est constituée des données d'enregistrements statistiques et horaires des heures de travail ; un récapitulatif de la comptabilité primaire (un dépliant sur les temps morts, les heures supplémentaires, sur la suppression du mariage) ; auto-photographies et photographies des heures de travail ; données d'enquête et de questionnaire.

Au cours de l'analyse, l'utilisation de l'ensemble du PDF et de ses éléments constitutifs - fonds à la journée et intra-équipe dans le cadre des différents niveaux de l'entreprise (divisions structurelles, l'entreprise dans son ensemble, professions et groupes) est examiné. Cette approche permet de détecter les "goulots d'étranglement" auxquels il convient de prêter attention en premier lieu. Le résultat de l'analyse est une évaluation des réserves pour améliorer l'utilisation du PDF et, par conséquent, accroître l'efficacité de la planification du temps de travail.

Les résultats obtenus sont utilisés pour planifier un fonds utile de temps de travail. Cet événement comprend la préparation d'un budget prévisionnel, une comparaison de ses composants avec les normes de l'entreprise, ainsi que l'économie de temps de travail pour les coûts improductifs. Les méthodes de répartition du solde du temps de travail ont reçu une couverture adéquate dans les matériels et manuels pédagogiques.

La planification et l'analyse du temps de travail ont acquis des caractéristiques spécifiques dans une économie de marché. Par exemple, le congé administratif obligatoire est avantageux pour l'entreprise en termes de coûts. Le travail à temps partiel a perdu son statut de réserve.

Une approche différenciée pour les salariés permanents à temps plein, les intérimaires devient pertinente dans la planification de l'ECF ; en emploi à temps partiel.

Aux fins de l'organisation et de la planification la plus efficace du temps de travail, l'entreprise met en œuvre des mesures spéciales: socio-économiques, organisationnelles, techniques et thérapeutiques et prophylactiques. Ils se traduisent par divers plans organisationnels et techniques, des plans d'amélioration des conditions de travail, etc. L'implication d'intervenants externes doit être discutée avec les autorités locales et n'être incluse qu'ensuite dans la planification des activités. Tout événement doit être fourni par des ressources.

Comment bien planifier son temps de travail

Règle 1. Levez-vous en même temps

Cette étape initiale de toute planification est très disciplinée et énergisante.

Règle 2. Humeur positive en début de journée

Travaillez chaque matin sur votre humeur, car cela affecte grandement la résolution des tâches pour atteindre les objectifs. Pour ce faire, vous pouvez vous poser trois questions :

Comment « aujourd'hui » me rapprochera-t-il du succès ?
Que dois-je faire pour faire aujourd'hui autant de joie que possible ?
Que faut-il faire ce jour-là pour maintenir votre santé?

La réponse à ces questions et la création d'une motivation positive ne dépassent souvent pas deux minutes. Donnez-les-vous avant de commencer votre activité matinale standard.

Règle 3

La clé d'une matinée harmonieuse est une bonne nuit de sommeil et un bon petit déjeuner. Mais beaucoup en font don, excusés par le manque de temps. Cependant, les deux missions ne nécessitent qu'une hiérarchisation au stade de la planification de la routine quotidienne - en substance, il vous suffit d'allouer votre temps de manière à vous coucher tôt.

Règle 4 : Tenez compte de facteurs comme la fatigue lors de la planification de votre journée de travail

De nombreuses personnes ont le sentiment que leur productivité au travail fluctue comme une onde sinusoïdale tout au long de la journée. Cela ne dépend pas des biorythmes quotidiens - que vous soyez une "alouette" ou une "hibou". Il vaut la peine de découvrir vos périodes d'activité personnelles et de placer les choses les plus importantes pour cet intervalle quotidien dans la planification des activités. Il est préférable de consacrer l'après-midi à des travaux de routine quotidiens sans importance particulière.

Règle 5. Faites des pauses à temps

L'une des règles de base pour planifier le temps de travail est un repos court, car il permet au corps de récupérer et de se concentrer sur le travail. Assurez-vous de prendre de courtes pauses dans le travail, définissez vous-même la durée et la fréquence. Rappelez-vous la régularité.

Règle 6

Essayez de ne pas sauter dans le travail et d'amener le travail que vous avez commencé à sa conclusion logique. Ne vous laissez pas distraire par de petites choses, car elles volent du temps de travail. N'oubliez pas qu'à chaque fois que vous reprenez le travail déjà commencé, vous devrez répéter les anciennes actions, ce qui affectera l'équilibre de la planification des activités personnelles.

Règle 7

Efforcez-vous de combler toutes les lacunes non comptabilisées dans votre emploi du temps (attente en ligne, réunion non informative) avec des activités utiles. Définissez vous-même son essence en vous posant la question : « Comment puis-je remplir ces minutes afin d'en tirer le maximum d'avantages ?

Règle 8 : respectez le principe 70/30

Il vous suffit de consigner 70 % de votre temps de travail dans votre agenda. Sinon, même si vous programmez votre journée de travail à 100%, vous ne recevrez pas de garanties que toutes les tâches seront terminées, encore plus : de nombreuses actions ne coïncideront pas avec le planning. L'aménagement du temps de travail selon ce principe a pour but de préserver le système nerveux d'une surcharge, d'éviter de se sentir comme une machine et de s'enfermer dans un cadre rigide.

Règle 9. Le soir, faites un plan pour demain

Faites votre planification pour demain en fin d'aujourd'hui et faites-le sous forme de liste écrite pour ne rien manquer. Il est préférable d'établir à l'avance l'importance des cas et de les répartir en colonnes. Cela permettra de se concentrer sur les tâches nécessaires, et les moins importantes pourront être déplacées en cas de force majeure.

Règle 10

Une règle immuable pour tous. Plus vous pourrez trouver du temps pour vous reposer, plus vous travaillerez plus tard. Pendant cette période, vous pouvez mettre de l'ordre sur le lieu de travail, dans la maison, faire la vaisselle, lire un magazine ou un livre, vous promener au grand air, aider les autres. Si vous ne pouvez pas le faire spontanément, planifiez également ces actions.

Règle 11. Soyez réaliste quant à vos capacités

Ne vous submergez pas par une énorme quantité de travail, en pensant que vous pouvez gérer toutes les montagnes. Approchez-vous sobrement de l'évaluation de vos propres forces et prenez mieux ce que vous êtes assuré de faire face en une journée/semaine/mois, une telle planification du temps de travail sera plus efficace.

Règle 12

Cette approche des objets sur la table et au bureau permet de gagner du temps à l'avenir. Faites-en une règle, après avoir utilisé une chose, remettez-la là où vous l'avez prise. Définissez des emplacements spécifiques pour différents types de choses - un dossier pour les papiers, une trousse à crayons, un tiroir de bureau ou une case à cocher.

Règle 13. Menez une vie active et saine

Il semblerait, pourquoi les employés de bureau ont-ils besoin de sport, de yoga, de fitness, d'une bonne nutrition, de gymnastique ? Ensuite, qu'un corps sain et un bien-être sont mieux adaptés à l'énergie positive et à la préparation à une activité de travail hautement productive, en particulier après sa planification de qualité.

Règle 14

La meilleure façon de s'auto-organiser dans la planification et la mise en œuvre des activités professionnelles est d'éprouver un sentiment de satisfaction et d'amour pour son travail. Son avantage est que la motivation n'a pas besoin d'être tirée avec des pincettes, elle vient toute seule et en gros volumes.

Planification et organisation du temps de travail du chef

Astuce 1. Passez en revue les plans de la journée

Pour ce faire, vous pouvez utiliser l'analyse ABC ou la matrice d'Eisenhower. Même une préparation de dix minutes pour une journée de travail peut faire gagner jusqu'à deux heures par jour. Faites-en bon usage.

Astuce 2. Formation de blocs de cas similaires

Une personne constamment distraite a besoin de beaucoup plus de temps pour travailler qu'une personne concentrée et enthousiaste. Cela est dû à la nécessité d'une autre « montée en puissance » et d'une « immersion », c'est-à-dire d'un retour à l'activité professionnelle. Des blocs d'un même type de tâches permettront de gagner du temps de travail : ils sont plus faciles à corriger au stade de la planification des activités.

Astuce 3 : Prenez du temps pour vous au travail

Souvent, les visiteurs, les subordonnés ou les clients au téléphone détournent l'attention des tâches directes. Tous créent une forte interférence dans l'exécution de tâches vraiment importantes, perturbent l'équilibre du temps de travail. À cet égard, il est impossible d'être disponible pour tout le monde tout au long de la journée de travail - à la fois dans votre bureau et au téléphone. Dans le processus de planification des heures de travail, les maîtres de leur métier organisent eux-mêmes des interruptions lorsque personne ne les dérangera. Vous pouvez également utiliser leurs outils, par exemple, définir les heures d'accueil des visiteurs, utiliser un répondeur.

Astuce 4 : Réservez un temps limité pour chaque tâche de travail

La durée d'un certain type de travail dépend directement du temps disponible. Même la plus petite tâche est sujette à planification : apprenez à donner à la tâche exactement le temps qu'il faut pour l'accomplir. Par exemple, les négociations commerciales ne doivent pas être retardées, vous devez discuter de toutes les questions d'intérêt autant que possible, mais pas plus d'une heure. Cela peut être fait avec l'aide de délais et de réglementations strictes. Laissez-vous guider par une règle simple : « Le temps c'est de l'argent », appréciez-les et économisez-les.

Astuce 5 : Utilisez la délégation

Aucun acteur qui respecte le temps ne devrait faire toutes les tâches par lui-même. Cette approche a déjà été décrite dans les principes et règles d'aménagement du temps de travail : tout ce qui peut être délégué à d'autres personnes (65% des tâches qui consomment du temps et des efforts, mais n'apportent pas de résultats significatifs) doit leur être délégué. Cela s'applique non seulement à l'assistance des employés, mais également à l'utilisation de l'assistance d'agences tierces, d'organisations, de cabinets de conseil.

Astuce 6. Divisez les grandes tâches en composants

Les gens ont tendance à éluder les tâches importantes ou volumineuses, par tous les moyens possibles pour retarder leur mise en œuvre, car le résultat leur semble trop lointain. Ce fait indique de faibles compétences en planification du temps personnel, mais il peut être contourné. Les cas qui donnent les résultats les plus rapides sont appréciés par presque tout le monde. Cela a été remarqué par Albert Einstein sur l'exemple de couper du bois. La même chose peut être faite avec les objectifs à long terme et les grands projets : décomposez-les en petites tâches, planifiez-les, puis complétez-les méthodiquement sur une période de temps (par exemple, deux heures par jour). Après, disons, une semaine, les premiers résultats apparaîtront - l'objectif de la première partie du projet sera atteint (selon la planification), cela donnera force et motivation pour continuer à travailler dans cette direction.

Astuce 7. Fixez des délais personnels pour les tâches prioritaires

Lorsque vous savez à l'avance quels cas seront prioritaires pour le mois en cours, ils peuvent être notés dans le calendrier de travail et pris en compte dans la planification personnelle avec les mêmes négociations / réunions. Ainsi, lorsqu'il devient nécessaire de faire un autre événement ou action pour cette date, il sera déjà "réservé", ce qui vous rappelle une fois de plus l'importance objective de la tâche. Ces conseils sont particulièrement précieux en matière de planification des activités de travail.

Astuce 8. Organisez correctement votre espace de travail

Tout d'abord, cela concerne la commande sur le bureau. Seuls les documents doivent y être laissés, sans lesquels il est impossible d'effectuer les tâches de la catégorie A. Cette action a un arrière-plan psychologique : l'ordre sur la table aide à ordonner les pensées, et les papiers supplémentaires prennent du temps.

Astuce 9. Essayez de ne pas laisser les autres vous confier des responsabilités supplémentaires

Souvent, les dirigeants sont intéressés et engagés dans de nouvelles choses, élargissant leurs domaines de compétence. Sortant par intérêt personnel de réunions auxquelles un employé n'assiste pas habituellement, il peut participer à des groupes de travail ou recevoir des tâches supplémentaires qui ne sont pas incluses dans son plan et, par conséquent, devenir un fardeau pour le travail principal et sa planification. Il est préférable de revérifier la pertinence de toutes vos actions au sein du poste, améliorant ainsi vos compétences en matière de planification du temps.

Astuce 10. Évaluez à quel point les choses dans lesquelles ils veulent soudainement vous impliquer sont importantes et urgentes.

Les cas de force majeure et autres urgences sont monnaie courante pour toute entreprise ou entreprise, même si elle s'efforce de fonctionner dans le cadre d'une planification stricte. Pour les résoudre, toutes les ressources disponibles sont mobilisées. Si vous acceptez d'aider dans la situation actuelle, rappelez-vous que cela prendra du temps sur les tâches importantes actuelles de votre emploi du temps, alors pesez toujours si elles valent la peine d'être sacrifiées.

Astuce 11 N'agissez pas de manière impulsive - prenez des décisions intelligentes

Parfois, certaines décisions sont prises à la suite d'une impulsion, une impulsion incontrôlable. Mais cela provoque des écarts dans l'horaire et interfère avec la planification efficace des heures de travail pour atteindre l'objectif. Si vous ressentez un désir momentané de faire quelque chose (par exemple, appeler), réfléchissez attentivement et évaluez si cela vaut vraiment la peine de faire ce que vous avez prévu.

Conseil 12. Définissez correctement vos priorités

Dans un grand nombre de cas - conférences, réunions, appels, SMS - il peut être très difficile de s'y retrouver, et lorsque vous vous chargez de tout en même temps ou que vous le saisissez par parties de différentes extrémités, vous vous retrouvez avec très peu de temps. Ici, il est utile de rappeler une telle manière de planifier le temps sous forme de matrice de priorités et de commencer les activités par la mise en œuvre de tâches clairement définies et sans ambiguïté significatives, en évoluant progressivement vers des tâches moins importantes.

Planification du temps de travail de la secrétaire du chef

Le devoir et le but principaux de la planification du temps de travail individuel de la secrétaire sont de soulager le patron autant que possible et de l'aider à répartir son temps. Il s'agit d'augmenter l'efficacité de l'utilisation de toutes les heures et minutes possibles pour l'activité de travail. Et cela signifie que les tâches et la planification des activités du chef et du secrétaire sont interdépendantes.

Tout d'abord, la secrétaire aide dans les types de travail organisationnel, préparatoire et de gestion, libère de l'espace pour la créativité du patron. A cet effet, l'assistant doit connaître la routine quotidienne du niveau supérieur, le planning de ses tâches pour toutes les périodes possibles - jour/mois/trimestre. La planification efficace du temps de travail du secrétaire dépend de l'horaire de son supérieur immédiat, puisqu'il prépare toutes les réunions, négociations et autres (accueil des visiteurs, paperasse) qui sont à l'horaire du patron. Un rôle clé dans la planification est joué par la hiérarchie des tâches selon leur valeur et leur importance.

En outre, les fonctions du secrétaire comprennent également d'autres travaux qui ne dépendent pas du régime du jour des autorités (et se reflètent dans la planification de l'activité de travail): il s'agit de vérifier le courrier et de répondre à la correspondance, la gestion des documents, un contrôle fichier, etc... Les compétences de l'assistant en matière de planification du temps doivent être excellentes. Les points de départ de son emploi du temps sont toujours des activités répétitives, par exemple :

préparer le lieu de travail du chef;
ranger votre propre lieu de travail;
traiter tous les types d'e-mails entrants ;
afficher le fichier de contrôle ;
fournir aux autorités un résumé de l'état des choses et clarifier l'horaire de la journée en cours.

Prenons un exemple simple de planification du temps de travail par rapport à l'emploi du temps du manager. Le programme d'action du secrétaire ressemblera à ceci. Lorsque le patron prévoit un rendez-vous à 11h00, alors le plan de l'assistant à 10h30 marquera son organisation avec toutes les actions qui en découlent : rappel, photocopies des supports, nettoyage de la salle de conférence, journalisation. Si à 14h00, le responsable a prévu des négociations à l'extérieur du bureau, l'horaire de la secrétaire comprendra des éléments sur l'appel d'une voiture et la collecte de documents. De plus, la liste des travaux indique avec qui et à quelle heure vous devez connecter le patron pour une conversation téléphonique, quelle documentation doit être corrigée et ce qu'il faut remplir à partir de zéro, etc.

La meilleure option est de déterminer, avec le patron, un intervalle de temps constant pour les activités quotidiennes : signature de documents, réception de visiteurs. Cela améliorera le travail et aidera à planifier le temps de travail du spécialiste et de son assistant. Lors de l'élaboration d'un horaire de travail, vous devez également laisser une réserve décente en cas de tâches urgentes et importantes, d'appels téléphoniques et d'autres urgences.

La secrétaire consacre la fin de la journée de travail à l'envoi de la correspondance sortante et planifie également les événements du lendemain.

Lorsque la journée de travail est terminée et que le responsable est en retard au bureau, l'assistant ne peut rentrer chez lui que s'il existe un accord approprié entre eux et qu'il fournit au patron toutes les données nécessaires.

Avant de quitter les lieux, la secrétaire enlève tous les documents, ferme les armoires, les coffres-forts, éteint les équipements électroniques (cela ne s'applique pas au téléphone, au modem, au fax), met de l'ordre sur le lieu de travail.

Planification du temps du gestionnaire

L'essence de la planification est la préparation de la mise en œuvre des objectifs et de la réglementation du temps de travail. Les principes d'aménagement du temps de travail du cadre ne diffèrent pas beaucoup des principes généraux de la réglementation du travail. L'utilisation rationnelle de vos ressources en temps implique de comprendre vos fonctions, vos buts, vos objectifs et votre budget temps.

Dans le processus d'organisation du temps de travail d'un spécialiste, des techniques de planification largement connues sont utilisées. Le gestionnaire doit être guidé par les règles suivantes :

60 % du plan de travail journalier est alloué au travail programmé ;
20% du temps - pour des actions imprévues ;
les 20 derniers % sont préférables pour les tâches spontanées.

Les structures organisationnelles "plates" sont utilisées dans les petites entreprises pour résoudre des problèmes complexes dans des conditions d'incertitude importante. Ces divisions se caractérisent par les inconvénients suivants: charge de travail excessive des gestionnaires, difficulté à contrôler les actions d'un grand nombre de personnes, ainsi que difficultés liées à la coordination du travail des divisions.

Le temps passé (surtout s'il n'est pas noté au stade de la planification) doit être enregistré avec une indication obligatoire de quoi et comment il a été utilisé. Cela contribue au fait qu'ayant reçu une image complète des coûts de son temps de travail, le manager pourra organiser plus efficacement sa planification à l'avenir; Afin d'élaborer un plan qualité, les tâches seront divisées en court, moyen et long terme.

La régularité, la cohérence et la cohérence doivent être positionnées comme les grands principes de la planification. Il est nécessaire de suivre l'un des principes importants de la planification des activités - la réalité des objectifs : assumer autant de responsabilités qu'il sera possible d'assumer.

Au cœur de l'utilisation rationnelle du temps de travail du manager se trouve son plan à long terme. Il s'agit d'un système pluriannuel, prenant en compte les plans annuels et trimestriels créés. Ce dernier peut être coordonné avec l'annuel et être divisé en mensuel. Les plans quotidiens et hebdomadaires leur correspondent parfaitement et reflètent en même temps le plus fidèlement l'utilisation du temps de travail du responsable. La planification des activités de travail au niveau d'une journée est une étape importante dans la planification globale des activités de travail du gestionnaire, elle fait l'objet d'un suivi et d'un ajustement constants en fonction de la situation.