» Comment sont rédigés les procès-verbaux de réunion

Comment est rédigé le procès-verbal de la réunion

Des réunions ont lieu dans la plupart des organisations, quelle que soit la forme de propriété. Sur eux, les employés et les managers échangent des informations sur les problèmes actuels, prennent des décisions opérationnelles. Afin qu'un tel événement se déroule avec un maximum d'efficacité, un procès-verbal de la réunion est conservé. Ce document a une fonction à la fois informative et administrative : il enregistre des informations sur les questions soulevées et les décisions prises.

L'enregistrement du déroulement de la réunion est de la responsabilité du secrétaire du responsable de l'organisation. Cette fonction peut être exercée par un autre employé.

Avant le début de la réunion, le secrétaire reçoit une liste des invités et une liste indicative de questions. Les participants soumettent des résumés. Cela permet de préparer un modèle de document pour accélérer le travail de compilation de la version finale du protocole. S'il y a beaucoup de participants, il est conseillé d'avoir une feuille d'inscription, où le nom complet sera indiqué. personnes qui ont comparu. Après le début de la réunion, le secrétaire fixera la liste définitive des personnes présentes.

Les informations sont enregistrées par le secrétaire de séance lors de l'événement. Afin d'améliorer la précision de la journalisation, des enregistrements au dictaphone sont utilisés. Tous les mots sont enregistrés sur un support numérique, puis reproduits lors de l'exécution finale du document.

Si une grande réunion se tient avec un grand nombre de participants, alors 2 secrétaires dirigent la ponction. Le travail de deux spécialistes à la fois sur le protocole permettra d'accélérer le processus si la réunion est retardée.

Les remarques séparées, les remarques, les commentaires, les discussions sur des questions non liées aux sujets des réunions ne sont pas reflétées dans le document. Le protocole fixe le sens général des rapports, des questions et des propositions. Les décisions et les instructions que le chef donne aux interprètes individuels sont enregistrées avec précision.

Noter! Les rapports et les questions n'ont pas besoin d'être écrits mot pour mot.

Si le gestionnaire a besoin d'informations précises, il exigera un rapport signé par l'employé responsable. Lors des réunions, l'état des choses dans son ensemble est négocié, il n'est donc pas nécessaire d'avoir un compte rendu détaillé. En conséquence, le protocole résume le déroulement de la réunion : les sujets abordés, les questions soulevées et les décisions prises.

Dans certains cas, les dirigeants de l'organisation exigent exactement la fixation textuelle de chaque phrase. Ceci est typique des réunions dans les entreprises modernes, où un grand nombre de problèmes opérationnels sont résolus lors de tels événements.

Inscription

Souvent, vous pouvez trouver des références au fait que les protocoles doivent être conservés sur des formulaires spéciaux. Cela se produit lorsque de telles réunions ont lieu dans les services gouvernementaux, par exemple, dans les administrations municipales.

Dans les organisations ordinaires, des formulaires spéciaux pour l'exploitation forestière sont rarement introduits. L'exception concerne les types spéciaux de réunions, par exemple les travaux du conseil d'administration d'une société par actions.

Le procès-verbal de la réunion doit contenir les informations suivantes :

1. Détails obligatoires :

• date et numéro ;
• nom de l'entreprise;
• type de document indiquant l'événement;
• lieu de la rencontre.

De plus, chaque feuille est numérotée afin que vous puissiez suivre avec précision le déroulement de la réunion ;

1. Liste des participants et leurs rôles. Il est nécessaire d'indiquer le nom complet. et la position du spécialiste qui rédige le procès-verbal, du chef, du modérateur de la réunion et des autres participants à la réunion. Au lieu de cela, une feuille de participation peut être utilisée, où les travailleurs qui arrivent signent;
2. S'il y avait des personnes représentant d'autres organisations à l'événement, elles sont alors indiquées avec la note « Invité » ;
3. La partie principale du protocole se compose de 3 blocs consécutifs :

• A écouté. Le nom complet est indiqué. et la position de l'orateur, le sujet principal du discours, un résumé des détails du discours;
• A fait un discours. Le nom complet est fixe. et la position de la personne qui a posé des questions ou commenté le fond du discours ;
• Décidé. Sur la base du résultat du rapport, le chef donne des instructions ou impose une résolution. La décision est consignée en détail par le secrétaire, car elle s'impose aux salariés. Les délais de réalisation des tâches sont indiqués.

Noter! Si un vote est pris sur la décision, le nombre de votes « pour », « contre » et d'abstentions doit être enregistré sans indiquer les noms.

1. A la fin du procès-verbal, les signatures du secrétaire et du chef de séance sont apposées. L'impression n'est pas nécessaire.

La version finale du document est préparée quelque temps après la réunion. Cela peut prendre plusieurs heures ou plusieurs jours, selon la quantité d'informations. Ensuite, il est soumis pour signature au chef qui a dirigé l'événement.

Après cela, le protocole est envoyé aux parties intéressées ou des extraits officiels en sont extraits avec des instructions pour des artistes spécifiques.

Compte rendu de la réunion opérationnelle

La réunion opérationnelle a plusieurs fonctionnalités :

• Une fréquence claire de détention (par exemple, une fois par semaine à une certaine heure);
• Composition stable des participants ;
• Sujets et questions presque inchangés ;
• Courte durée.

Ces caractéristiques marquent la rédaction du procès-verbal de la réunion opérationnelle. Le secrétaire connaît à l'avance l'algorithme de travail, les questions qui seront abordées. Cela vous permet d'accélérer le travail sur le document final, d'en former la majeure partie à l'avance.

Le procès-verbal de la réunion est préparé rapidement afin que le document soit immédiatement soumis à la signature du responsable.

Stockage

Au moment de décider du stockage des procès-verbaux, le secrétaire doit étudier les documents internes de l'organisation.

Ainsi, le procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration ou d'une assemblée générale des actionnaires d'une société par actions doit être conservé en permanence. Les documents sont situés à l'emplacement de l'organe permanent de l'organisation. Cette procédure est établie dans la décision de la Commission fédérale du marché des valeurs mobilières n° 03-33/ps du 16.07.2003, qui contient des normes régissant les règles et les conditions de conservation de certains documents dans les sociétés par actions.

Habituellement, les procès-verbaux des différentes réunions sont conservés pendant 3 ou 5 ans, après quoi ils sont archivés et détruits conformément aux instructions.

Les procès-verbaux de réunion ne sont pas un élément de bureaucratie inutile. Cela aide les participants à la réunion à ne pas oublier l'ordre du jour et à suivre les instructions du responsable à temps. Aujourd'hui, il existe des ressources électroniques pour la préparation et la distribution rapides de tels documents. Par conséquent, le secrétaire peut présenter rapidement et facilement la version finale du protocole à toutes les parties intéressées.

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