Vilka bokföringsposter som ska spegla transaktioner på ett företagskort. Kortet är kopplat till organisationens löpande konto (ett särskilt kortkonto öppnades inte). Personlig - utfärdas till den ansvariga anställde på företaget. Hur ska jag registrera kontantuttag från en bankomat med detta kort: D 71 K 51 eller D 50 K 51? När du betalar för ett köp med detta kort i en butik? Tack.

Användningen av medel från ett företagskort av en ansvarig anställd är likvärdig med användningen av redovisningsbelopp som mottas av honom. Eftersom ett speciellt kortkonto för företagskortet inte öppnades, använd konto 51 för att registrera kassaflödet på det.

Återspegla uttaget av kontanter från kortet genom att posta Debet 71 Kredit 51. Om den anställde satte in pengar i kassan innan kontoutdraget togs emot, använd konto 57 för att registrera uttagsoperationen: Debet 71 Kredit 57. Speglar insättningen av medel in i kassan genom att bokföra Debet 50 Kredit 71. Efter mottagandet av kontoutdraget stäng konto 57: Debet 57 Kredit 51.

Köp gjorda med ett företagskort i en butik återspeglas också i bokföringen som utfärdande av medel enligt rapporten: Debitering 71 Kredit 51. Efter att den anställde lämnat en förskottsrapport med stödjande dokument och denna rapport har godkänts, skriv av skulden från kontot 71 med följande poster:

Debet 10, 20, 26, 44, 60 Kredit 71.

Logisk grund

REDOVISNING AV VERKSAMHET MED FÖRETAGSKORT

ATT KONTROLLERA AV MEDEL FRÅN ETT FÖRETAGSKORT ÄR IDENTISKT ATT UTFÄRDA DEM PÅ KONTO

Utifrån kontoutdraget som innehåller information om kortuppgifterna gör revisorn en post för att skriva av pengarna. I detta fall är avskrivning utfärdandet av redovisningsskyldiga belopp till kortinnehavaren: DEBIT 71 KREDIT 55 underkonto "Särskilt företagskortkonto".

Medel som debiteras ett särskilt företagskonto som ett resultat av en transaktion med ett företagskort anses utgivna till den anställde på konto.

Inom den tid som fastställs i föreskrifterna om användning av företagskort ska den anställde lämna en förhandsrapport om utgifterna för pengar från företagskortet.

Baserat på den godkända förhandsrapporten kommer revisorn att skriva av den redovisningsskyldiges skuld, aktivera de inventarier som han förvärvat och tilldela kostnadskontona beloppen för betalda rese- eller affärskostnader: Debet 10, 20, 26, 44, 60 Kredit 71.

Kontoutdrag kanske inte tas emot varje dag. I vissa fall kan revisorn lära sig om rörelsen av pengar på kortet tidigare från den anställdes förskottsrapport.

Ansvarsskyldiga personer måste spara och bifoga förskottsrapporten inte bara primära bokföringsdokument, utan även bankomater och terminalkvitton för kontantuttag eller insättningar.

I en situation där det inte finns något uttalande ännu, men förskottsrapporten redan har godkänts, är det lämpligt att spegla rörelsen av pengar med konto 57 "Transfereringar". Det vill säga, baserat på förhandsrapporten gör vi följande poster:

DEBITERA 71 KREDIT 57

- pengar utfärdades på konto.

Efter att ha mottagit kontoutdraget, stäng konto 57:

DEBIT 57 CREDIT 55 underkonto "Särskilt företagskortkonto"

- Debiteringen av medel från kontot återspeglas;

Företagskort - redovisning av det är förknippat med några nyanser som väcker frågor bland revisorer som möter detta finansiella instrument för första gången. I den här artikeln kommer vi att ge svar på vanliga frågor som dyker upp när du börjar använda företagskort.

Vilket kort är bättre att ha - debet eller kredit?

För företagsändamål är det möjligt att utfärda olika versioner av bankkort:

• endast debitering (kortet kommer att fyllas på med pengar innan de kan användas);
• kredit (medel på kortet tillhandahålls av banken inom gränsen);
• debitera med övertrassering (det finns möjlighet att spendera medel utöver debetsaldo - som regel också begränsad).

Vilket kort man ska välja beror på för vilka ändamål det utfärdas, samt på en viss grad av förtroende för den anställde som ska använda det. Till exempel, om ett kort utfärdas till en chef för användning på affärsresor, inklusive utländska, är det tillrådligt att tillhandahålla möjligheten att spendera pengar på ett lån eller övertrassering (”extra” pengar kan vara praktiskt). Om kortet utfärdas till en företagare för vanliga småköp inom budgeten kan det bästa alternativet vara ett betalkort med en fast månatlig påfyllning.

NOTERA! Om ett kreditkort har en period av räntefri användning av kreditmedel, behöver den ekonomiska nyttan av sådan användning för skatteändamål inte beräknas (se skrivelse från Finansdepartementet daterad 18 april 2012 nr 03-03- 10/38).

Hur formaliserar man utfärdandet av ett kort till en anställd i bokföring?

Själva kortet är den bank som har utfärdat det. Därför återspeglas inte faktumet att utfärda kortet till en anställd i redovisningen för företaget för vilket det utfärdades. Ett företag kan föra register över sådana kort i en särskild journal eller skapa en lista över fullmakter som utfärdats till anställda för att få ett kort från banken. Om det är nödvändigt att bekräfta att anställda har fått kort kan ett dokument (till exempel ett register för utfärdande av kort) begäras från banken.

Hur ska korttransaktioner regleras?

Om företagskort används i en organisation är det lämpligt att godkänna förfarandet för att använda kort och skicka in rapporter om använda medel enligt lokala bestämmelser.

Sådana regler kommer också att hjälpa i följande fall:

• Reglering av eventuella krav från skattemyndigheter angående förfarandet för att spegla använda medel på företagskort i bokföringen. Om de interna bestämmelserna till exempel inte fastställer ett tydligt förfarande för en anställd att rapportera om medel som tagits ut från kortet via en bankomat, kan skattemyndigheterna anse att i detta fall borde alla belopp som tagits ut från kortet ha överförts genom organisationens kontanter skrivbord (inspelat enligt PKO och omedelbart utfärdat ett kassaregister för utfärdande för rapporten). Naturligtvis bygger ett sådant påstående på ganska svaga grunder, eftersom pengarna faktiskt inte hamnade i företagets kassaregister. Men för att undvika sådana nyanser är det bättre att registrera alla alternativ för att spendera pengar från kortet och rapportera om dem i de interna reglerna.
• Att lämna in anspråk till en anställd vid missbruk av kortmedel eller upptäckt av brister och missbruk. Om de interna reglerna är korrekt utarbetade kommer det att vara möjligt att inte bara undanhålla förluster från missbruk av medel från lönen till den skyldige anställd, utan också att tillämpa disciplinära åtgärder mot den anställde enligt art. 192 och del 1 i art. 81 i Ryska federationens arbetskod (för brott mot bestämmelserna om disciplin i organisationen).

Behöver jag lämna uppgifter om företagskort till skatteverket?

Lagen "Om ändringar..." daterad den 2 april 2014 nr 52-FZ, från maj 2014, avskaffade skattebetalarnas skyldighet att lämna uppgifter om att öppna (stänga) bankkonton till skattemyndigheterna.

Som nämnts ovan avser utfärdandet av bankkort i sig också den utfärdande bankens verksamhet och inte företaget.

Det finns alltså inget krav på att meddela skatteverket att du har utfärdat ett företagskort.

Hur redovisar en anställd pengar som spenderas från kortet?

Pengarna på kortet tillhör företaget och står till dess förfogande. Följaktligen uppstår arbetstagarens anmälningsskyldighet endast när han betalade med kort eller tog ut kontanter från en bankomat.

Som en allmän regel betraktas medel som en anställd använder från ett företagskort som redovisningsbelopp. Följaktligen är rapporteringsförfarandet för dem liknande. Den anställde bör:

• Utarbeta en förhandsrapport om de spenderade beloppen. Detta kan göras med hjälp av standardformuläret AO-1, ​​men det kan också göras med en blankett som godkänts inom organisationen (exempelvis kan interna föreskrifter om användning av företagskort även innehålla en särskild anmälningsblankett).
• Bifoga underlag till rapporten: kassakvitton, fakturor, handlingar m.m.
• Lämna rapporten till företagets redovisningsavdelning på det sätt och inom de tidsfrister som anges i bestämmelserna om användning av företagskort.

NOTERA! Banker sammanställer regelbundet (vanligtvis månadsvis) och skickar kontoutdrag till kunder på sina kortprodukter. Således är rapporterna från anställda som använder kort ganska lätta att kontrollera när det gäller icke-kontantbetalningar och uttag via uttagsautomater.

Är det möjligt att hålla inne skadestånd från en anställd för att ha använt medel för andra ändamål?

Jo det kan du. Med förbehåll för ett antal villkor:

• skadans storlek kan uppskattas;
• den anställdes skuld i skadan har bevisats (till exempel bekräftas köp av varor för personliga behov av ett kontoutdrag på ett personligt kort och kopior av säljarens betalningsdokument);
• ett dekret (order) utfärdades från företagets chef för att hålla inne skadebelopp från den anställdes lön senast 1 månad från det att skadan och skulden fastställdes (artikel 137 i Ryska federationens arbetslagstiftning) ;
• Det avdragsbelopp som görs motsvarar de normer som fastställs i art. 138 Ryska federationens arbetslagstiftning;
• den anställde ifrågasätter inte innehållet (artikel 137 i Ryska federationens arbetslag).

Mer information om villkoren för löneavdrag .

Vilka är de typiska transaktionerna för transaktioner med företagskort?

I bokföringen återspeglas korttransaktioner med konton 55 "Särskilda konton i banker" och 71 "Uppräkningar med redovisningsskyldiga personer." Typiska operationer presenteras i tabellen:

			Notera
		Påfyllning av företagskort	Poäng 55 bibehålls i analysen för varje kortkonto
		Användning av bankkreditmedel	För kreditkort och övertrassering
		Betalning för tjänster eller bankprovision på kortet har debiterats
		Den anställde betalade kostnaderna med ett icke-kontantkort. En anställd fick kontanter med kort	Bokföring görs om redovisningsavdelningen har medel för operativ kontroll över kortrörelser, till exempel internetbank
25, 26, 44, 60, 76		Den anställdes redovisning av spenderade belopp återspeglas	Inlägget görs det datum då rapporten godkänns
		Att den anställde använde kortet för att betala utgifter återspeglas	Om det inte finns någon driftskontroll. Information om att kortmedel använts på dessa utgifter erhölls från den anställde (reflekteras i rapporten)
		Användningen av kortmedel återspeglas enligt bankrapporten och personalrapporten	Från och med dagen för mottagandet av bankrapporten
		Upplupen ränta för att använda lånemedel	För kreditkort och övertrassering
		Återbetalat kreditkortslån	Vanligtvis i beloppet av den obligatoriska betalningen på kortet som presenteras av banken

Läs om typer av bedrägerier relaterade till bankkort i artikeln « Bedrägeri med betalkort » .

Resultat

Bokföring av företagskort sker enligt allmänna regler. Samtidigt, för redovisningsändamål, klassificeras kortkonton som öppnats i banker som särskilda bankkonton, och medel som spenderas från kort av anställda klassificeras som redovisningsbelopp. Det rekommenderas att godkänna förfarandet för att använda kort i ett separat internt dokument, som registrerar alla aspekter av deras användning, med särskild uppmärksamhet på förfarandet för rapportering om utgifter för medel.

Ett företagsbankkort är ett mycket populärt verktyg för att betala olika typer av utgifter, till exempel rese- och affärskostnader, eller göra uppgörelser med motparter. Ett sådant bankkort är knutet till en anställd, det vill säga det utfärdas till en specifik individ. Det allmänna arbetsschemat är som följer: pengar överförs till detta kort från företagets huvudbankkonto; den anställde spenderar de mottagna pengarna på organisationens behov, varefter han bekräftar lagligheten av dess användning med hjälp av en utgiftsrapport.

För att arbeta med kortkonton tillhandahålls konto 55 "Specialkonton i banker". Låt oss överväga ett litet praktiskt exempel på att reflektera transaktioner på detta konto i programmet 1C: Accounting 8 edition 3.0.
Först och främst måste du överföra pengar från ditt huvudbankkonto till ditt företagskortkonto. För att återspegla denna operation i 1C-programmet måste du använda dokumentet "Avskrivning från det aktuella kontot" (Bank och kassa - kontoutdrag).
Transaktionstypen indikeras som "Överför till ett annat konto i organisationen." Mottagarens konto är ett företagskortkonto, debetkontot är 55.04 "Övriga specialkonton".

Låt oss gå igenom dokumentet och titta på inläggen. Pengar överfördes från huvudbankkontot, det vill säga från konto 51, till företagskortet, det vill säga till bankkontot - 55.04.

Efter att pengarna har överförts till kortet kan den anställde ta ut kontanter från det. I det här fallet behöver vi också dokumentet "Avskrivning från det löpande kontot". Endast typen av operation väljer nu "Överför till en ansvarig person". Då kommer vi att ange den anställde som äger kortet och det belopp han behöver ta ut. Vi ställer in kontot - 55.04, och i fältet "Bankkonto" måste du sätta företagskortkontot.

Men för att betala för varor behöver den ansvarige personen inte ta ut pengar från kortet. Han kan betala för dem med hjälp av en bankterminal, till exempel i en butik. Denna operation kommer att likna operationen för att ta ut pengar, det vill säga vi måste också använda dokumentet "Uttag från ett löpande konto" med typen av operation "Överföring till en ansvarig person." Ledningen kommer att vara exakt densamma.
Vi utför dokumentet. Beloppet skrivs av till debiteringen av konto 71.01 ”Avräkningar med redovisningsskyldiga”.

Banken kan ta ut en avgift för att ta ut pengar, då måste även denna operation återspeglas i programmet. För dessa ändamål skapar vi igen samma dokument "Avskrivning från det aktuella kontot".
Typen av transaktion denna gång är "Bankprovision" eller "Annan avskrivning". Debetkonto – 91.02 ”Övriga utgifter”. Bokföringskonto – 55.04 och företagskorts bankkonto.

Detaljerad information om hur du arbetar med detta dokument så att alla flikar är korrekt ifyllda finns i vår artikel Förhandsrapport - hur du fyller i i 1C: Enterprise Accounting 8

LA. Elina, ekonom-revisor

7 regler för ett företagskort

Hur man tar hänsyn till rörelsen av pengar på ett bankkort och dess utgifter av en anställd

Texterna till breven från finansministeriet och den federala skattetjänsten som nämns i artikeln kan hittas: avsnittet "Ekonomi- och personalkonsultationer" i ConsultantPlus-systemet

Ett företagsbankkort är en bra lösning om anställda behöver betala för något själva. Pengarna på kontot tillhör organisationen, men kortet utfärdas till en specifik anställd punkt 1.5 i föreskrifterna, godkänd. Central Bank 24 december 2004 nr 266-P (nedan kallad förordning nr 266-P). Vi kommer att berätta om reglerna för att använda ett företagskort och registrera transaktioner i samband med det.

REGEL 1. Skatte- och extrabudgetmedel måste informeras om kortkontot

Ett separat bankkonto öppnas för företagskortet paragraf 2 art. 11 Ryska federationens skattelag. Detta konto (både dess öppning och stängning) måste rapporteras till den federala skattetjänsten, Rysslands pensionsfond och socialförsäkringsfonden på organisationens plats.

Formen för avisering om att öppna ett konto som rekommenderas av Pensionsfonden finns: PFR hemsida→ För arbetsgivare → Betalning av försäkringspremier och inlämning av rapporter → Rapportering och förfarande för inlämning → Rekommenderade exempeldokument

Detta måste göras inom 7 arbetsdagar från det datum då ett sådant konto öppnades. paragraf 2 art. 23, punkt 6 i art. 6.1 Ryska federationens skattelag; klausul 1 del 3 art. 28, del 6 art. 4 i lag nr 212-FZ av den 24 juli 2009 (nedan kallad lag nr 212-FZ); Beslut av Högsta skiljedomstolens presidium av den 21 september 2010 nr 2942/10. För att göra detta ska du skicka:

• till skatteverket - meddelande i blankett nr S-09-1 godkänd På order av Federal Tax Service daterad 06/09/2011 nr ММВ-7-6/362@. När du fyller i detta formulär, informera specifikt om öppnandet av ett bankkonto och inte om uppkomsten av rättigheter att använda ett företags elektroniska betalningsmedel (CESP). När allt kommer omkring är KESP och ett företagsbankkort inte samma sak.

Rapporter

1 - om att öppna ett konto 2 - om att stänga kontot 3 - om uppkomsten av rätten att använda ECSP 4 - om uppsägning av rätten att använda ESPP

När du rapporterar till inspektionen om att öppna ett bankkonto för att använda ett företagsbankkort måste du ange "1" i dessa celler på blankett nr S-09-1

1 - på banken 2 - i Federal Treasury (ett annat organ som ansvarar för att öppna och underhålla personliga konton)

• till FSS - ett meddelande i den form som rekommenderas av den Skrivelse från FSS daterat den 28 december 2009 nr 02-10/05-13656;
• till Rysslands pensionsfond - ett meddelande i den rekommenderade formen, som finns på fondens webbplats.

Förresten, flera kort kan utfärdas för ett kortkonto - huvud och extra klausul 2.1 i förordning nr 266-P. Dessutom kan kort utfärdas till olika anställda i din organisation för samma konto. Det finns ingen anledning att anmäla utfärdandet av varje ytterligare kort till inspektionen och kassorna.

REGEL 2. Utfärdandet av ett företagskort återspeglas inte i bokföringen

Själva kortet tillhör banken, så det återspeglas inte i bokföringen. Om bankkortet är personligt och den anställde själv kommer att få det från banken, är det inte nödvändigt att föra en logg över bankföretagskort. Även om en revisor ibland måste fylla i en fullmakt för att en specifik anställd ska få ett företagskort från en bank (ett exempel på fullmakt tillhandahålls vanligtvis av banken själv).

Banken kan informera din organisation om vilka anställda som har fått kort i registret för utfärdande av internationella företagskort eller i ett annat dokument (detta beror på vilket dokumentflödessystem som antagits av banken och de villkor som anges i ditt avtal med den).

REGEL 3. Det finns inget behov av att överföra pengar som en anställd tagit emot via en bankomat via kassaregistret

Nyligen har revisorer klagat på att inspektörer gör kommentarer till dem under inspektioner: kassaboken speglar inte transaktioner där anställda tar ut pengar från ett bankkort. Enligt uppgift måste dessa pengar på uttagsdagen registreras som mottagna i kassan och omedelbart som utfärdade för rapportering. Om sådana pengar inte passerade genom kassan, döms organisationen till böter för underlåtenhet att ta emot kontanter till kassan och Konst. 15.1 Koden för administrativa brott i Ryska federationen.

Läsarens åsikt

“ När vi först öppnade ett företagsbankkort var vi rädda att det skulle bli svårigheter med att beräkna kassabalansen. Vi stänger trots allt klockan 18.00 och en anställd kan ta ut kontanter i en bankomat även sent på kvällen. Men det visade sig att dessa pengar inte alls behövde föras genom kassan.”

Zukhra,
Ufa

Det är dock tydligt att pengarna inte fysiskt "kom in i kassan." Så redovisningsavdelningen kan varken aktivera dem eller utfärda dem för rapportering. Därför bör sådana transaktioner inte återspeglas i kassaboken. Och domstolarna stöder just denna ståndpunkt och vägrar att tillåta skattemyndigheter att driva in böter från organisationer Resolution 7 i AAS daterad den 20 december 2012 nr A03-6142/2012; 3 AAS daterad 30 januari 2013 nr A33-15574/2012.

Av detta följer också att pengar som tas ut från kortet i kontanter inte behöver beaktas vid beräkning av kassabehållningen vid dagens slut.

REGEL 4. Den anställde ska rapportera om kortpengar

Den anställde i vars namn kortet utfärdades kan använda det för att betala för inköp eller ta ut kontanter via en bankomat. klausul 2.5 i förordning nr 266-P. Pengarna som finns på företagets bankkortskonto är pengar som den anställde ännu inte har fått och som han ännu inte använt på något sätt. Den anställde kommer att behöva rapportera för dem först när han antingen tar ut kontanter från kortet eller betalar för något med kortet.

Pengar som tas emot via en bankomat i huvudsak liknar pengar som ges till en anställd på konto. För det första är det trots allt organisationens pengar. Naturligtvis ska en anställd inte omedelbart springa till ekonomiavdelningen efter varje köp och skriva en rapport. Det räcker att göra detta en gång varannan dag - beställningen måste godkännas av organisationens chef. Det belopp som en anställd kan spendera begränsas av saldot på företagskortet (såvida inte kortet naturligtvis har en kreditgräns och en checkräkningskredit). Genom att kontakta banken kan organisationen sätta ytterligare begränsningar för varje kort.

DISKUTERA MED CHEF

Till kontrollera utgifterna av företagets pengar, Det är bättre att utfärda en order om reglerna för användning av företagsbankkort. Det är viktigt att fastställa den period under vilken den anställde är skyldig att rapportera om pengarna som spenderats via kortet eller tagits från det.

Den anställde kan upprätta en rapport antingen enligt den enhetliga blanketten nr AO-1, ​​eller enligt en blankett som är självständigt utvecklad av din organisation. Till exempel, istället för raden "ett förskott togs emot från kassan", kan du ange raderna "pengar togs emot via en bankomat med ett företagskort" och "pengar från företagskortet användes för icke-kontantbetalningar. ”

Man tror att när en anställd har köpt något till företaget, genom att betala med kort via banköverföring, Det är inte nödvändigt att upprätta en fullständig utgiftsrapport. Utan tvekan måste den anställde fortfarande lämna in stöddokument till redovisningsavdelningen, och tidsfristerna för detta bör också regleras av ledningen för din organisation (till exempel i samma ordning). Endast den anställde kan bifoga sådana handlingar (kassakvitton, fakturor, försäljningskvitton) till PM.

Men det ska sägas att de flesta revisorer är mer vana vid att få alla rapporter upprättade enligt blankett nr AO-1. Dessutom kommer namnet "förhandsrapport" att hjälpa till att undvika tvister med inspektörer när de kontrollerar riktigheten av inkomstskatteberäkningarna. När allt kommer omkring anses "datumet för genomförandet" av representationskostnader, utgifter för affärsresor, underhåll av officiella transporter och andra liknande utgifter vara datumet för godkännande av förhandsrapporten om de pengar som anställdes spenderat x subp. 5 punkt 7 art. 272 Ryska federationens skattelag.

En gång i månaden förser banken som regel organisationen med en rapport om varje företagskort. När du har fått den kan du kontrollera att anställdas förhandsrapporter är fullständiga. Det enklaste sättet är för de organisationer som har en internetbank ansluten.

REGEL 5. Om den anställde inte har redogjort för "kortpengarna" kan de dras in från hans lön

Om en anställd, inom den tidsfrist som fastställts i din organisation, inte har lämnat in dokument som motiverar utgifterna för pengar som avskrivits från kortet, kan redovisningsavdelningen, på uppdrag av ledningen, hålla inne det från den anställdes lön. Detsamma kan göras om en anställd spenderat pengar för andra ändamål, till exempel på några av sina personliga mål och Artiklarna 238, 241 i Ryska federationens arbetslagstiftning.

VI VARNINGAR DEN ANSTÄLLDA

Du kan inte berätta för någon om ditt bankkorts PIN-kod. Och om det blir stulet eller förlorat måste du ringa banken som utfärdade kortet så snart som möjligt och spärra det.

Observera dock att en beställning från ledningen inte räcker för ett sådant avdrag. Det är nödvändigt att bevisa storleken på skadan och den anställdes skuld. Mängden skada som orsakats organisationen kan återkrävas från den anställde på order av chefen, om Artiklarna 238, , 246, 247, 248 i Ryska federationens arbetslagstiftning:

• en sådan order gjordes senast 1 månad från det datum då organisationen fastställde mängden skada som den anställde orsakat;
• skadebeloppet inte överstiger den anställdes genomsnittliga månadsinkomst.

Om minst ett av dessa villkor inte är uppfyllt är avdraget från arbetstagarens lön olagligt.

FRÅN AUTENTISKA KÄLLOR

Biträdande chef för den federala tjänsten för arbete och sysselsättning

" Innehavaren av ett sådant kort (det vill säga den anställde i vars namn det utfärdades) bär ansvaret för att spendera pengar på ett företagsbankkort inom de fastställda utgiftsgränserna.

I avsaknad av dokument som bekräftar den avsedda användningen av ett företagsbankkort, återvinns beloppet som används för andra ändamål från den skyldiga anställde i enlighet med artiklarna 238, 241 och 248 i Ryska federationens arbetslag. Det vill säga du behöver:

• bevisa att skadan som orsakats organisationen var en följd av den anställdes skyldiga handlingar;
• bestämma storleken på denna skada;
• följa förfarandet för indrivning av sådana skador enligt arbetslagen. Detta innebär i synnerhet att skadestånd, på uppdrag av arbetsgivaren, endast kan återkrävas från honom inom gränserna för hans genomsnittliga månadsinkomst.”

VI VARNINGAR FÖR CEF

Är det möjligt att En anställd använder pengar från ett företagskort för andra ändamål. För att skydda företaget är det bättre att begränsa möjligheten att använda pengar på kortet till en viss gräns. Om en sådan gräns är mindre än den anställdes genomsnittliga månadsinkomst, blir det lättare att få tillbaka pengar från honom som använts för andra ändamål.

Observera att det inte alltid är möjligt att återkräva den skada som orsakats av en anställd på en gång, även om beloppet inte överstiger den genomsnittliga månadsinkomsten för den anställde - kortinnehavaren. Faktum är att i detta fall får det totala beloppet för alla avdrag för varje löneutbetalning inte överstiga 20 % Konst. 138 Ryska federationens arbetslag. Dessutom ska det maximala avdragsbeloppet beräknas från det belopp som återstår efter avdrag för personlig inkomstskatt. Skrivelse från ministeriet för hälsa och social utveckling daterad den 16 november 2011 nr 22-2-4852.

Visserligen kan en anställd frivilligt ersätta den skada som åsamkats honom, även om beloppet av sådan skada är mer än hans genomsnittliga månadsinkomst.

Om den anställde är emot att få något innehållna på sin lön är dessa pengar ännu inte förlorade för din organisation. Du kan gå till domstol.

REGEL 6. Anställdas icke-kontanta utgifter och kontantuttag utförs via konto 71

Vilka transaktioner som ska användas för att registrera transaktioner med ett företagsbankkort beror på typen av kort. Det händer:

• <или>debitering - när debiteringar från kortet, som en allmän regel, endast är möjliga inom gränserna för tillgängliga medel på det;
• <или>kredit - när du kan spendera både organisationens pengar som finns på kortet och bankens pengar som tillhandahålls inom den godkända kreditgränsen.

Men i båda fallen sker debitering av pengar från kortet, som sker på initiativ av den anställde (dess innehavare), mer vanligen via konto 71 "Avräkningar med ansvariga personer". Revisorerna håller med om detta.

ERFARENHETSBYTE

Generaldirektör för revisionsbyrån LLC "Vector of Development"

"En anställds utgifter av medel från ett företagsbankkort är inte specifikt fastställt av regleringsdokument (inklusive kontoplanen), men ur ekonomisk synvinkel är dessa redovisningsskyldiga medel. Därför använder organisationer i praktiken konto 71 "Uppräkningar med ansvariga personer". Det är mycket viktigt att den person som gjort betalningar med ett bankkort eller tagit ut kontanter från det ska redogöra för dessa pengar.

Tills den anställde lämnar in en förskottsrapport kommer han att ha ett debetsaldo på konto 71. Det spelar ingen roll hur medlen från kortet använts - genom att betala i butik eller genom att ta ut kontanter.

Konto 73 "Avräkningar med personal för andra transaktioner" är mindre logiskt att använda för att spegla utgifterna för pengar från ett företags bankkort. När allt kommer omkring är dess semantiska belastning något annorlunda - den återspeglar som regel engångstransaktioner som skiljer sig från de vanliga utgifterna för medel som en del av de anställdas officiella uppgifter (lån till anställda, ersättning för materiell skada, köp av kuponger etc.)."

Här är transaktionerna för betalkortstransaktioner (vi kommer att titta på exemplet med rubelkort).

Verksamhetens innehåll	Dt	CT
På dagen för påfyllning av kortkontot
Pengar överfördes från ett löpande konto till ett kortkonto		51 "Löpande konton"
På det datum banken skriver av provisionen
Bankprovision som debiteras från kortkontot bokförs som en annan kostnad	91-2 "Övriga utgifter"	55, underkonto "Kortkonto"
I skatteredovisningen beaktas bankprovisioner som icke rörelsekostnader. subp. 15 punkt 1 art. 265 Ryska federationens skattelag
På dagen för användningen av kortet av den anställde (om organisationen har omedelbar tillgång till uppgifter om rörelser av pengar på konton)*
Kortet användes för att betala för varor, arbete och tjänster som den anställde köpt.		55, underkonto "Kortkonto"
Kontanter drogs från kortet av den anställde
Från och med den dag då den anställde upprättar en rapport över utlagda belopp
Den anställde rapporterade för kontanter som tagits från kortet och spenderats på organisationens behov, eller för icke-kontanta utgifter	26 ”Allmänna affärskostnader” (60 ”Förlikningar med leverantörer eller entreprenörer”, 10 ”Material”, 44 ”Försäljningskostnader” etc.)	71 "Uppgörelser med ansvariga personer"
	19 "Moms på köpta tillgångar"

*Vissa organisationer gör detta. När anställda tar med rapporter till redovisningsavdelningen med bifogade styrkande dokument, görs en inmatning på debiteringen av konto 71 och krediten på konto 57 "Överföringar under transport." När månadskortsrapporter kommer från banken görs en kontering för debitering av konto 57 och kreditering av konto 55.

Belopp som den anställde inte har redovisat ska återspeglas i bokföringen enligt följande.

ERFARENHETSBYTE

Chef för metod- och internrevisionsavdelningen för PRODO Management LLC

" Medel som debiteras från en organisations bankkonto som ett resultat av en transaktion med ett företagsbankkort anses vara utfärdade till den anställde på konto. Om han inte lämnar in en förhandsrapport med styrkande handlingar inom den tidsfrist som fastställts av organisationens ledning, måste en anteckning göras till debiteringen av konto 94 "Brist och förluster från skador på värdesaker" och till krediten för konto 71 .

När organisationen fastställer skulden och mängden skada som orsakats av den anställde, är det nödvändigt att göra en inmatning på debiteringen av konto 73 och krediten för konto 94.

Efter att pengar har innehållits från den anställdes lön eller satts in kontant i kassan ska detta återspeglas i krediten på konto 73 och debiteringen av konto 70 "Lönsavräkningar med personal" eller konto 50 "Kontanter".

Kreditkortstransaktioner med dina egna medel återspeglas på samma sätt som bankkortstransaktioner. Och operationer för att använda kreditgränsen och returnera pengar till banken kommer att återspeglas enligt följande.

Bankpengar ökar betalningsgränsen för kortet. Lånet anses dock mottaget först efter att företaget använt det. Det vill säga efter att pengar har debiterats från kortet (kontant eller via banköverföring) på bekostnad av kreditgränsen. Därför finns det inget behov av att registrera mottagandet av ett lån (för att göra en inmatning på konto 66 "Avräkningar för kortfristiga lån och upplåning") omedelbart efter att banken har fastställt en kreditgräns.

Verksamhetens innehåll	Dt	CT
På dagen för debitering av medel från kortet på bekostnad av kreditgränsen på initiativ av den anställde
Pengarna som den anställde använde för att köpa varor, verk och tjänster har debiterats från kortet.	71 "Uppgörelser med ansvariga personer"	55 ”Specialkonton i banker”, underkonto ”Kortkonto”
	55, underkonto "Kortkonto"
På det datum banken skriver av provisionen från kreditgränsen
En bankprovision har debiterats kortkontot på grund av kreditgränsen	91-2 "Övriga utgifter"	55, underkonto "Kortkonto"
	55, underkonto "Kortkonto"	66 "Avräkningar för kortfristiga lån och upplåning"
På datumet för påfyllning av kreditkortet och återbetalning av det använda lånet
Pengar överfördes från byteskontot till kortkontot för att återbetala skulden på den använda kreditgränsen	55, underkonto "Kortkonto"	51 "Löpande konton"
	66 "Avräkningar för kortfristiga lån och upplåning"	55, underkonto "Kortkonto"
Den dag banken tar på sig ränta för att använda lånet
Upplupen ränta på banklån	91-2 "Övriga utgifter"	66 "Avräkningar för kortfristiga lån och upplåning"
I skatteredovisningen redovisas ränta på skuldförbindelser av alla slag som icke rörelsekostnader och subp. 2 s. 1 art. 265 Ryska federationens skattelag. De beaktas dock inom normerna Konst. 269, punkt 8 i art. 270 Ryska federationens skattelag. Om räntebeloppet som kan beaktas i skatteredovisningen är mindre än det upplupna beloppet och organisationen måste tillämpa PBU 18/02, är det nödvändigt att återspegla en permanent skatteskuld (debitering av konto 99 - kreditering av konto 68 )

REGEL 7. Om ett företagskort är ett kreditkort med räntefri anståndsperiod behöver räntebesparingar inte räknas

Som regel, för flera dagars användning av kreditpengar som spenderas från ett sådant kort, tar banken inte ut någon ränta. Specifika villkor fastställs i avtalet med banken. Skattebalken innehåller inga regler för bedömning av materiella förmåner av räntefria lån. Även om organisationen har en sådan förmån behöver den därför inte betala inkomstskatt. Högsta skiljedomstolen håller fast vid denna ståndpunkt Beslut av Högsta skiljedomstolens presidium av den 3 augusti 2004 nr 3009/04. Även finansdepartementet håller med henne Finansdepartementets skrivelse den 18 april 2012 nr 03-03-10/38.

Revisorer frågar ofta om det är möjligt att ta ut pengar via ett företagsbankkort för att betala löner till anställda. Det finns i princip inga begränsningar för detta nu. Det viktigaste är att ordna allt korrekt:

• Låt den anställde ta ut pengar från kortet, skriva en förskottsrapport och returnera det outnyttjade beloppet till kassan;
• Kassören ska utfärda en kvittoorder 0310001 punkt 3.1 i föreskrifterna, godkänd. Centralbanken 2011-12-10 nr 373-P;
• i bokföringen, för pengarna som återförs till kassadisken, måste en postering göras på debiteringen av konto 50 "Kontanter" och krediten på konto 71 "Avräkningar med redovisningsskyldiga personer."

Precis som alla andra bankkort är det öppet för en specifik individ. Men det speciella är att denna person måste vara anställd på företaget som har ingått avtal om att utfärda ett sådant kort.

Banker kan utfärda bank- och kreditkort för företag (klausul 1.5 i förordningarna om utfärdande av betalkort och om transaktioner som utförs med dem, godkända av Rysslands centralbank den 24 december 2004 nr 266-P).

Innehavaren av ett betalkort (betalkort) kan göra transaktioner inom det belopp som fastställts av banken. Dessa beräkningar görs med hjälp av företagets pengar på sitt konto. Med hjälp av ett kreditkort kan innehavaren göra transaktioner med pengar som tillhandahålls av banken inom den fastställda gränsen i enlighet med villkoren i låneavtalet.

Båda företagskorten kan vara antingen personliga eller icke-personliga. Personliga kort utfärdas till en specifik anställd på företaget. Namngivna sådana utfärdas till företaget. Detta kort kan användas av vem som helst. Som praxis visar använder organisationer huvudsakligen betalkort med en gräns för varje kort för olika kategorier av utgifter och en övertrassering.

Hur man får ett kort

För att kunna göra det måste företaget ingå ett avtal med banken. Den måste åtföljas av:

• lista över anställda som kommer att använda kortet. Deras underskrifter måste vara certifierade av företagets sigill;
• kopior av pass för anställda i vars namn korten utfärdas;
• avtal om användning av kort i den form som banken fastställt, ifyllda och personligen undertecknade av anställda.

Ett företagsbankkort utfärdas direkt till den innehavare som företaget angett i ansökan om utfärdande av bankkort eller till en företagsrepresentant som agerar på grundval av en fullmakt.

Procedur för att använda företagskort

För att anställda fritt ska kunna använda företagskort måste organisationen utveckla bestämmelser om förfarandet för deras användning (del 1 av artikel 8 i Ryska federationens arbetslag). Vi rekommenderar att du installerar:

• en lista över utgifter och transaktioner som kan göras av en anställd med ett företagskort;
• betalningsgränser för företagskort;
• den period efter vilken den anställde måste lämna tillbaka kortet;
• förfarandet för att lämna in en rapport från kortinnehavare om de spenderade beloppen;
• den period inom vilken den anställde måste lämna en förhandsrapport till företaget med bifogade styrkande handlingar;
• lista över handlingar som accepteras som bekräftelse på uppkomna utgifter.

Dessutom är det nödvändigt att godkänna en lista över positioner för personer vars arbetsuppgifter involverar användning av företagskort (klausul 1 i artikel 847 i den ryska federationens civillag). Anställda vars positioner är listade i listan måste bekanta sig med positionen under signatur (del 2 av artikel 22 i Ryska federationens arbetslag).

För att utesluta fall av förlust av företagskort, såväl som missbruk eller stöld av medel, är det nödvändigt att i företaget organisera ett register över godkännande och utfärdande av företagsbankkort (artikel 9 i den federala lagen av 6 december 2011 nr. 402-FZ "Om bokföring"). För att göra detta är det tillrådligt att utveckla ett register som återspeglar följande data: kortnummer, fullständiga namn på deras innehavare, datum för överföring och retur av kort. Faktumet om utfärdande och återlämnande av ett företagskort kommer att bekräftas av den anställde som mottog det och av den person som registrerar kortuppgifterna.

Personliga företagsbankkort kan vara i händerna på innehavarna, förutsatt att de uppfyller säkerhetskraven. Alla icke-personifierade företagskort förvaras i företagets kassaskåp. Som regel utfärdas icke-personliga kort till en anställd för att utföra en specifik uppgift - betalning av resor, gästfrihet eller andra utgifter.

Vilka utgifter kan göras med kortet?

Enligt klausul 2.5 i förordning nr 266-P kan en juridisk person utföra med hjälp av bankkort, i synnerhet följande operationer:

• ta emot kontanter för betalningar i Ryssland relaterade till en juridisk persons verksamhet, inklusive betalning av utgifter för resor och underhållning;
• göra betalningar i rubel relaterade till den juridiska personens verksamhet, inklusive betalning av utgifter för resor och underhållning i Ryska federationen;
• ta emot kontanter i utländsk valuta utomlands för att betala för resor och gästfrihet;
• betala utgifter för resor och gästfrihet i utländsk valuta utanför Ryska federationen.

En företagsrevisor har ofta en fråga: kan en utstationerad anställd använda ett företagskort utomlands för att betala för tjänster på uppdrag av organisationen själv? Och i så fall, hur utövar den auktoriserade banken valutakontroll över sådana transaktioner?

Federal lag nr. 173-FZ av den 10 december 2003 "Om valutareglering och valutakontroll" fastställer inga restriktioner för valutatransaktioner mellan inhemska och utländska personer.

Följaktligen kan en anställd utstationerad utomlands, som agerar på uppdrag och på uppdrag av sin organisation, teoretiskt sett använda ett företagskort för att betala för tjänster.

De tidigare gällande förordningarna om förfarandet för att utfärda bankkort av kreditorganisationer (godkända av Rysslands centralbank den 9 april 1998 nr 23-P) innehöll en regel enligt vilken, när man utför valutatransaktioner med företagskort, en juridisk person var skyldig att till den auktoriserade banken lämna en motivering för verksamheten, inklusive en kostnadsredovisning. Det finns inget sådant krav i den för närvarande gällande förordningen nr 266-P.

Samtidigt föreskriver klausul 2.5 i Bank of Russia-instruktion nr 138-I daterad 4 juni 2012 att när man skriver av utländsk valuta från ett löpande konto med ett bankkort, skickas inte ett certifikat för valutatransaktionen till den auktoriserade banken . Med undantag för fallet med valutatransaktioner som kräver utförande av ett transaktionspass. Låt oss påminna dig om att när du gör valutatransaktioner behöver ett transaktionspass inte utfärdas om det totala kontraktsbeloppet inte överstiger motsvarande 50 tusen US-dollar till den officiella växelkursen på dagen för ingåendet av kontraktet (klausul 5.2 i instruktion nr 138I).

Således har organisationen rätt att betala för tjänster utomlands i utländsk valuta med ett företagsbankkort.

Rapport om att spendera pengar på ett företagskort

För närvarande finns det inga regler som fastställer vilket dokument en företagsanställd måste upprätta för att bekräfta att pengarna har använts på ett företagskort. Därför kan en organisation använda den enhetliga förhandsrapporteringsblanketten nr AO-1.

Notera. Formen för förhandsrapporten godkändes genom dekret från Rysslands statliga statistikkommitté av den 1 augusti 2001 nr 55.

Bolaget har också rätt att utveckla ett eget redovisningsformulär (punkt 4, artikel 9 i lag nr 402-FZ), som ska ingå i bilagan till redovisningsprinciperna (moment 4, punkt 3, artikel 21 i lag nr. 402-FZ, paragraf 4 i PBU 1/2008).

När en anställd har inkomst som är föremål för personlig inkomstskatt

När du gör betalningar till företagskort måste du komma ihåg att den anställde måste redogöra för mottagna medel: lämna in en förskottsrapport med styrkande handlingar.

Om en anställd inte i rätt tid rapporterar om utgifterna för medel eller inte returnerar de medel som tagits ut från kortet, kommer han att ha inkomster som är föremål för personlig inkomstskatt (beslut av presidiet för Ryska federationens högsta skiljedomstol daterad 5 mars, 2013 nr 14376/12, FAS West Siberian District daterad 19 februari 2014 nr A45-25321/2012). Även om, enligt vissa domare, frånvaron av styrkande handlingar om utgifterna för medel som utfärdats på konto eller deras återföring till kassadisken inte är bevis för att sådana belopp kan hänföras till anställdas inkomster (beslut från första skiljedomsdomstolen). daterat den 11 april 2013 nr A43-14173/2012, beslut av skiljedomstolen i regionen Nizhny Novgorod daterat den 31 januari 2013 nr A43-14173/2012).

Behöver jag följa betalningsgränsen?

Klausul 6 i Bank of Russia-direktivet nr 3073-U daterat den 7 oktober 2013 begränsar kontantavräkningar mellan juridiska personer, juridiska personer och företagare. Gränsen är 100 000 rubel. under ett kontrakt.

Att använda ett företagsbankkort är en icke-kontant betalning. Därför kan betalningsbeloppet överstiga 100 000 rubel om en anställd betalar för varor (arbete, tjänster) med ett kort.

Men en anställd som tar ut kontanter från ett kort innebär att få pengar på konto. Och eftersom den ansvarige personen gör ytterligare betalningar för företagets räkning, måste sådana kontanter i avräkningar användas inom gränsen.

Böterna för överträdelse av förlikningsgränsen för ett företag varierar från 40 000 till 50 000 rubel, för en tjänsteman - från 4 000 till 5 000 rubel. (Artikel 15.1 i Ryska federationens kod för administrativa brott).

Redovisning av transaktioner med företagskort

Redovisning av transaktioner med företagskort ska föras på konto 55 ”Särskilda konton i bank”. För mer bekväm redovisning av transaktioner på företagskort öppnas ett underkonto "Företagskort" för detta konto. Det är tillrådligt att upprätthålla analytisk redovisning för detta underkonto för varje mottaget företagskort.

Notera. Tillgången och rörelsen av medel i utländsk valuta beaktas separat.

Exempel 1. Företaget skickade en anställd på tjänsteresa. Samtidigt fick han ett företagskort, med 45 000 rubel krediterade på det från hans nuvarande konto. Vid hemkomsten från en tjänsteresa lämnade den anställde en förhandsrapport.

Kostnaderna uppgick till:

• 16 000 rub. - för resan;
• 30 000 rub. - för boende;
• 6300 rub. - dagpenning;
• 3500 rub. - Utgifter för underhållning.

DEBIT 55 underkonto "Företagskort"
KREDIT 51

• 45 000 rub. - pengar har krediterats på kortet;

DEBITERING 71
CREDIT 55 underkonto "Företagskort"

• 45 000 rub. - pengar debiteras från kortet när en anställd betalar i kontantlös form eller vid kontantuttag;

DEBIT 26 KREDIT 71

• 52 300 RUB - Resekostnader återspeglas;

DEBITERING 44 KREDIT 71

• 3500 rub. - Avskrivna underhållskostnader;

DEBITERA 71 KREDIT 50

• 10 800 rub. - slutavräkning med den anställde har gjorts.

Med ett företagskort kan du göra betalningar i utländsk valuta. Då kommer räkning 57 att användas.

Exempel 2. Låt oss ändra data från föregående exempel. Låt oss anta att den anställde skickades på tjänsteresa utomlands.

För att köpa valuta överfördes 36 900 rubel från det aktuella kontot och 900 $ krediterades kortet. Växelkursen på inköpsdatumet var 40 rubel/USD. Utgifter:

• 24 000 rubel. (600 USD x 40 rubel/USD) - levnadskostnader;
• 12 000 rub. (50 USD x 40 rubel/USD x 6 dagar) - dagpenning.

Följande poster har gjorts i bokföringen:

DEBIT 57 underkonto "Företagskort i rubel"
KREDIT 51

• 36 900 RUB - medel överfördes för köp av utländsk valuta;

DEBIT 55 underkonto "Företagskort i utländsk valuta"
KREDIT 57

• 36 000 rub. ((600 USD + 50 USD x 6 dagar) x 40 rubel/USD) - krediterad valuta;

DEBIT 91 underkonto "Övriga utgifter"
KREDIT 57

• 900 rub. (36 900 - 36 000) - speglar kostnaderna för att konvertera rubel till amerikanska dollar;

DEBITERING 71

• 12 000 rub. (50 USD x 40 rubel/USD x 6 dagar) - pengar drogs från kortet för att betala dagpenning;

DEBITERING 71
CREDIT 55 underkonto "Företagskort i utländsk valuta"

• 24 000 rubel. (600 USD x 40 rubel/USD) - medel i utländsk valuta debiteras från kortet för att betala för hotellet;

DEBIT 26 KREDIT 71

• 36 700 RUB (36 700 + 700) - resekostnader för den ansvarige personen återspeglas baserat på förhandsrapporten.

Notera. För en resedag i Ryssland är dagpenningen enligt de standarder som fastställts för affärsresor till Ryska federationen (700 rubel).

Eftersom företagets medel har omvandlats till utländsk valuta till ett belopp av den anställdes resekostnader och överförts till företagskortet på dagen för avräkning på kortet, uppstår inte valutakursskillnader i redovisningen (punkt 4, 5, 9 PBU 3/ 2006, bilaga till PBU 3/2006 ).

Notera! Utgifter på kortet ska dokumenteras. I annat fall kommer inspektörerna att betrakta de medel som företagets anställda spenderar som deras skattepliktiga inkomst.