14 regler för kompetent arbetstidsplanering

Ganska ofta klagar människor, särskilt affärsmän, över bristen på ledig tid upp till en minut. Men om du tänker på det, indikerar själva faktumet att få ett sådant klagomål att de kunde ägna tid åt det. Faktum är att en person är långt ifrån konstant upptagen, och hans uppfattning om sin arbetsbelastning och oförmågan att hitta ens en extra sekund tyder på att hans tankar inte är upptagna av att planera arbetstiden. Och detta är inte bara en uppsättning vackra ord, utan ett kunskapssystem som kan vara användbart både på individnivå och i hela företagets skala.

Det är ingen hemlighet att effektiviteten i organisationen inte minst påverkas av avkastningen på ledningspersonalens dagliga arbete. Bristen på moderna tekniker och arbetsmetoder, vägran att förbättra den individuella arbetsstilen av ledaren och hans underordnade leder till att svårigheterna med att etablera ett sådant teams arbete blir ett axiom.

Komponenterna som avgör hur redo en chef är för framgång är ganska enkla. Det är hans färdigheter, förmågor, yrkeskunskaper och, naturligtvis, personliga egenskaper. Ändå bör man inte bortse från analysen av orsaksfaktorer som orsakar problem och svårigheter, liksom önskan att övervinna dem och förbättra kvaliteten på ens arbete. Här kommer chefens rationella användning av arbetstiden, med andra ord dess planering, till undsättning. När allt kommer omkring är den utformad för att eliminera defekterna i den dagliga arbetsprocessen.

Effektiviteten av arbetstidsplaneringen baseras på målen för aktiviteterna beroende på deras varaktighet: kortsiktigt och långsiktigt. En sådan förvaltningsram kräver inte ytterligare ansträngningar, eftersom alla identifierade åtgärder och aktiviteter har fått sina deadlines under organiseringsprocessen.

De mål som satts upp av ledaren har två funktioner: att fastställa de åtgärder som är nödvändiga för deras genomförande och att stimulera deras genomförande. När en ledare ger sig själv en tydlig uppgift, blir hans handlingar medvetna i dess genomförande. Målsättning är en sorts drivkraft som laddar göraren med energi ända fram till själva resultatet.

För att planeringen av arbetstidsbalansen ska vara så effektiv som möjligt måste chefen ta till taktiken med "planeringsperioder" (de kan vara olika tidsperioder: år, månad, vecka, dag). Det speciella ligger i individualiteten för varje sådant intervall, vilket innebär att man skapar separata planer som skulle återspegla motsvarande tidsperiod.

Således är det främsta positiva fokuset för korrekt planering av fritiden vinsten av själva tiden. Chefen kommer att få förmågan att effektivt och fruktbart uppnå de beskrivna arbetsmålen och samtidigt spendera så lite tid som möjligt. I organisationen av individuellt arbete är det svårt att överskatta planeringens roll: det hjälper trots allt till att förbereda sig för måluppfyllelsen och strukturera den tid som avsatts för arbetet.

Arbetstidsplaneringsmetoder

Pareto-principen

Wilfred Pareto (1848–1923) formulerade principen att inom en viss grupp kommer den objektiva betydelsen av en viss liten del att vara mycket högre än dess relativa vikt i denna grupp. Pareto i sin modell använde formeln 80/20, som började tillämpas överallt.

Från 20% av de sålda varorna kan du få 80% av vinsten.
80% av de återstående varorna kommer att ge endast 20% av vinsten.
20 % av misstagen orsakar 80 % av förlusterna.
80 % av andra misstag orsakar 20 % av förlusterna.

Denna princip har inte förbigåtts av fans av arbetstidsplanering. Om du projicerar det på en chefs arbete, blir resultatet som följer: för att uppnå 80% av resultaten behöver du bara spendera 20% av arbetstiden. Resten av tiden ger bara 20% av det totala resultatet.

På arbetsprocessens språk skulle detta innebära att lätt och trevligt arbete, som kräver ett minimum av ansträngning, men en anständig arbetstid, inte bör prioriteras. Det är nödvändigt att starta aktiviteter med maximal hänsyn till vikten av varje uppgift. I första hand bör arbetsplanering vara viktiga frågor.

För fullständig implementering av Pareto-principen i frågor om rationell planering och tidsspårning är det nödvändigt att analysera alla uppgifter för andelen av deras bidrag till det övergripande resultatet och även fördela dem efter ABC-kategorier.

ABC planering

Grunden för ABC-analysen är de erfarenheter som visar att andelen fall av större och mindre betydelse ofta är ungefär desamma. Bokstäverna A, B och C används för att klassificera uppgifternas betydelse i förhållande till måluppfyllelsen i tre klasser. Denna princip tilltalade många chefer.

Du kan också använda denna analys för att planera hur du använder din arbetstid. Det viktigaste är att komma ihåg att du måste fördela arbetstid i förhållande till vikten av uppgifter, och inte deras arbetsintensitet och vikt i den övergripande aktivitetsplanen.

ABC-analysen kommer från erfarenhet baserad på tre pelare.

Kategori A-uppgifter (viktigast) får 15 % av chefens totala arbetsuppgifter. Trots sin låga relativa vikt i planeringen bidrar de med 65 % till måluppfyllelsen.
Uppgifter i kategori B (viktiga) utgör cirka 20 % av de totala uppgifterna och deras betydelse uppskattas också till 20 %.
Uppgifter i kategori C (som den minst viktiga): de ges cirka 65% av den totala siffran, men deras betydelse är försumbar - endast 15% av den relativa vikten.

Följaktligen, vid planering av arbetstid, fokuserar ABC-analys på det initiala utförandet av uppgifter från kategori A, eftersom de ger lejonparten av effektiviteten av den slutliga arbetsaktiviteten. Därefter kommer frågor från grupp B, vars bidrag till slutresultatet inte heller bör försummas. Och slutligen kan du redan bestämma vad du ska göra med de återstående uppgifterna i kategori C: bidra till planeringen av din arbetstid eller delegera.

Kvadrant 1: Viktig och brådskande

Hjärtat i Eisenhower-matrisen är precis den första kvadranten, eftersom den är fylld av huvudhemligheten - den lämnas tom. Detta kommer att indikera att en person har förmågan att effektivt planera arbetstiden för att uppnå mål.

Förekomsten av fall som hävdar den första kvadranten indikerar konstant praktiskt arbete i en sådan persons liv och arbete. Följaktligen är en person inte van vid fördelningen av sina angelägenheter och uppgifter, utan fördröjer i stället allt han kan till sista stund. Och när tidsfristerna löper ut börjar han jobba.

Naturligtvis är det bäst att förebygga eventuella situationer om du tänker på allt i förväg. Det finns trots allt en välkänd princip enligt vilken det alltid är svårare att eliminera konsekvenserna än att förutse alla möjliga problem. Om sådana fall kan utföras av andra personer bör de överföras.

Kvadrant 2: Viktig och icke-brådskande

I planeringen av sin arbetstid fastställde Eisenhower uppgifterna från den andra kvadranten som de viktigaste uppgifterna. Om artisten konsekvent utför uppgiften som placerats i denna kvadrant i rätt tid, har han råd att spendera så mycket tid på det som nödvändigt. Han kommer inte att hemsökas av krångel, brådska och olika negativa konsekvenser. Detta är mycket likt ett läkarbesök: precis som en förebyggande oftalmologisk undersökning kommer att förhindra allvarligare synproblem, och rätt tid att arbeta med rapporten kommer att undvika akut behandling över natten.

Planering och redovisning av arbetstid inom ramen för den andra kvadranten görs på ett sådant sätt att arbetstagarens personliga mål uppnås.

Och även om Damokles svärd inte hänger över arbetarna i form av det brådskande arbetet, vilket gör att vi kan fokusera på kvaliteten på arbetet, bör vi inte glömma att det fortfarande finns tidsfrister, och de måste övervakas, eftersom misslyckande med att slutföra uppgiften i den andra kvadranten överför den automatiskt till den första. Och detta resultat är fyllt med konsekvenser för planering av personlig tid.

Kvadrant 3: Brådskande och inte viktigt

Den typ av fall som motsvarar den tredje kvadranten tillåter dig inte att fokusera på viktigare frågor på grund av dess brådska. Och sådana fall kan lätt förväxlas med fall från första kvadranten. Det är dock värt att dra en gräns mellan brådskande och viktigt, eftersom dessa begrepp inte är synonyma. Det finns ett enkelt sätt att avgöra detta: du måste fråga dig själv om den här eller den uppgiften tar dig närmare uppfyllandet av ett givet mål. Vanligtvis får fall från tredje kvadranten ett nekande svar.

Oftast tas hushållsfrågor in i denna kvadrant: kemtvätt av kläder i slutet av säsongen, hjälpa grannar i en brådskande fråga, oviktiga möten och förhandlingar. Det finns ett annat exempel - datorreparation, men här bör du vara extremt försiktig: om denna utrustning behövs för arbete, kommer dess reparation att bli en uppgift av största vikt (det vill säga den första kvadranten), och om den endast används för underhållning, då är själva platsen för detta problem i den tredje kvadranten.

Angelägenheterna i denna kvadrant passar inte bara in i planeringen av arbetstid, utan distraherar till och med från huvudmålen och tar bort värdefull tid. Det är bäst att ignorera dem om möjligt. Hur avgör man vikten av en uppgift för sig själv? Väldigt enkelt. Du bör ställa dig själv frågan: "Vad händer om jag inte gör det här?"

Kvadrant 4: Inte viktigt och inte brådskande

Denna kategori inkluderar angelägenheter i vårt vardagliga liv som inte har något att göra med arbete: sociala nätverk, forum, surfa på Internet, datorspel, titta på TV-program. Ja, en sådan aktivitet är definitivt roligt, men det är inte obligatoriskt.

I allmänhet minskar denna aktivitet avsevärt produktiviteten på arbetsdagen, Eisenhower kallade fallen från denna kategori "slukare av personlig tid."

Ta till exempel en serie på 200 timmar – omräkningsmässigt får du en hel veckas bortkastad tid, som hade kunnat användas med mycket större nytta.

Därför är det nödvändigt att identifiera dina personliga ätare och sträva efter strikt kontroll över dem genom att planera inte bara arbete utan också personlig tid.

Det finns också rutinmässiga saker i denna kvadrant som inte är så trevliga för många: till exempel diska, städa, laga mat. Även här är det värt att leta efter en kompromiss med de människor som du bor med i samma hus, för att planera en enhetlig last.

Arbetstidsplaneringstabell

Här är ett enkelt exempel i form av en tabell.

tisdag		Deluppgift	Kommentar
	Kontrollera att göra-listan
	pendla till jobbet
	Telefonsamtal		Hämta två kontaktnummer från jobbmail
	Artikelskrivning	Materialanalys
	Artikelskrivning	Översättning av ytterligare material från ett främmande språk och maskinskrivning av huvudtexten	Glöm inte att skriva fotnoter till källorna och korrigera bindestrecket på bindestrecket
	Gå till redaktören
	möte

onsdag

Detta exempel visar tydligt principen för att bygga arbetsplaner. Vid behov kan tabeller vara av större djup, med utökat utrymme för anteckningar. Det spelar ingen roll vilket program som kommer att användas för att implementera, säg, en individ planering av arbetstiden för chefen/specialisten. Tabell - verktyget är universellt, det kan ritas även på vanligt papper. Det som verkligen är viktigt är att kunna anpassa det för dig själv, dina uppgifter och mål, och bestämma för vilka tidsintervaller det ska användas: efter dagar, veckor, månader.

Hur är planeringen av arbetstidsfonden

Det första stadiet av planeringen är att analysera systemets initiala parametrar - närvaron av aktivitet för att förbättra arbetstidsfonden (FW) och dess riktningar. Sedan följer svaret på frågorna: vem ansvarar för denna verksamhet (specialister, tjänster) och dess planering? I vilken utsträckning beaktas arbetstiden? Går det åt tid att övervaka? Uppges FRV-reserver? Vidtas åtgärder för att minska förlusten av arbetstid på planeringsstadiet? Vilka metoder används för detta?

Nästa steg är analysen av tillämpningen av PDF:en. Inom dess ram studerar de dynamiken i produktionen av arbetare (med hänvisning till tid - varje timme, dagligen, årligen) och identifierar de faktorer som påverkar den; analysera PDF-filens tillstånd och fastställa outnyttjade möjligheter för att minska vissa typer av frånvaro; utarbeta observationsdata om arbetstidsfondens verksamhet etc. Mer detaljer om metoderna för att analysera användningen av arbetstidsfonden finns i utbildnings- och metodlitteraturen.

Informationsbasen för analysen av PDF-filen är data från statistiska uppgifter och tidsregistrering av arbetstimmar; en sammanfattning av den primära redovisningen (en broschyr om ledig tid, övertidsanställning, om eliminering av äktenskap); självfotografier och fotografier av arbetstider; undersöknings- och frågeformulärsdata.

Under analysens gång är användningen av hela PDF-filen och dess beståndsdelar - heldags- och skiftmedel inom ramen för olika nivåer av företaget (strukturella divisioner, företaget som helhet, yrken och grupper) undersökt. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt att upptäcka "flaskhalsar" som bör uppmärksammas i första hand. Resultatet av analysen är en bedömning av reserverna för att förbättra användningen av PDF:en och därmed öka effektiviteten i arbetstidsplaneringen.

De erhållna resultaten används för att planera en användbar fond av arbetstid. Denna händelse inkluderar utarbetandet av en planerad balansbudget, en jämförelse av dess komponenter med företagets normer, samt att spara arbetstid för improduktiva kostnader. Metoder för att fördela arbetstidsbalansen har fått tillräcklig täckning i utbildningsmaterial och manualer.

Planering och analys av arbetstid har fått särskilda drag i en marknadsekonomi. Till exempel är obligatorisk administrativ ledighet fördelaktigt för företaget när det gäller dess kostnader. Deltidsarbete har förlorat sin reservstatus.

Ett differentierat tillvägagångssätt för fast heltidsanställda, tillfälligt anställda blir relevant i planeringen av ECF; i deltidsanställning.

För den mest effektiva organisationen och planeringen av arbetstiden genomför företaget särskilda åtgärder: socioekonomiska, organisatoriska, tekniska och terapeutiska och profylaktiska. De återspeglas i olika organisatoriska och tekniska planer, planering för förbättring av arbetsförhållandena etc. Inblandning av externa deltagare bör diskuteras med lokala myndigheter och först då inkluderas i verksamhetsplaneringen. Varje evenemang måste tillhandahållas med resurser.

Hur du planerar din arbetstid korrekt

Regel 1. Gå upp samtidigt

Detta inledande skede av all planering är mycket disciplinerat och energigivande.

Regel 2. Positivt humör i början av dagen

Arbeta på ditt humör varje morgon, eftersom det i hög grad påverkar lösningen av uppgifter för att uppnå mål. För att göra detta kan du ställa dig själv tre frågor:

Hur kommer "idag" att föra mig närmare framgång?
Vad ska jag göra för att göra idag så mycket glädje som möjligt?
Vad bör göras denna dag för att behålla din hälsa?

Svaret på dessa frågor och skapandet av positiv motivation överstiger ofta inte två minuter. Ge dem till dig själv innan du börjar din vanliga morgonaktivitet.

Regel 3

Nyckeln till en harmonisk morgon är en god natts sömn och en god frukost. Men många skänker dem, ursäkta för bristen på tid. Båda uppdragen kräver dock bara prioritering i planeringsstadiet av den dagliga rutinen - i huvudsak behöver du bara fördela din tid på ett sådant sätt att du går och lägger dig tidigt.

Regel 4: Tänk på faktorer som trötthet när du planerar din arbetsdag

Många människor upplever att deras arbetsproduktivitet fluktuerar som en sinusvåg hela dagen. Detta beror inte på dagliga biorytmer - på om du är en "lärka" eller en "uggla". Det är värt att ta reda på dina personliga perioder av aktivitetsökning och placera de viktigaste sakerna för detta dagliga intervall i aktivitetsplaneringen. Det är bättre att ägna eftermiddagen åt dagligt rutinarbete som inte är särskilt viktigt.

Regel 5. Ta pauser i tid

En av de grundläggande reglerna för att planera arbetstiden är en kort vila, eftersom det gör att kroppen kan återhämta sig och återställa uppmärksamheten till arbetet. Se till att ta korta pauser i arbetet, ställ in varaktighet och frekvens själv. Kom ihåg regelbundenhet.

Regel 6

Försök att inte hoppa i arbetet och få det arbete du påbörjat till dess logiska slutsats. Bli inte distraherad av mindre saker, eftersom de stjäl arbetstid. Kom ihåg att varje gång du återgår till det redan påbörjade arbetet måste du upprepa de gamla åtgärderna, och detta kommer att påverka balansen i personlig aktivitetsplanering.

Regel 7

Sträva efter att fylla alla oförklarade luckor i ditt schema (väntar i kö, oinformativt möte) med användbara aktiviteter. Definiera dess väsen för dig själv genom att ställa dig själv frågan: "Hur kan jag fylla dessa minuter för att få maximal nytta?"

Regel 8: Håll dig till 70/30-principen

Du behöver bara logga 70 % av din arbetstid i din dagbok. Annars, även om du schemalägger din arbetsdag till 100 %, kommer du inte att få garantier för att alla uppgifter kommer att slutföras, ännu mer: många åtgärder kommer inte att sammanfalla med schemat. Syftet med att planera arbetstiden enligt denna princip är att rädda nervsystemet från överbelastning, för att förhindra att man känner sig som en maskin och är instängd i en stel ram.

Regel 9. Gör en plan för morgondagen på kvällen

Gör din planering för morgondagen i slutet av idag och gör det i form av en skriftlig lista så att du inte missar något. Det är bättre att fastställa vikten av ärenden i förväg och fördela dem i kolumner. Detta kommer att göra det möjligt att fokusera på de nödvändiga uppgifterna, och mindre betydande kan flyttas i händelse av force majeure.

Regel 10

En oföränderlig regel för alla. Ju oftare du kan hitta tid för vila, desto mer produktiv kommer du att arbeta senare. Under denna period kan du ställa saker i ordning på arbetsplatsen, i huset, diska, läsa en tidning eller en bok, ta en promenad i friska luften, hjälpa andra. Om du inte kan göra det spontant, planera dessa åtgärder också.

Regel 11. Var realistisk om dina förmågor

Överväldiga inte dig själv med en enorm mängd arbete, och tro att du kan hantera alla berg. Gå nykter till bedömningen av dina egna styrkor och ta bättre tag i det du garanterat klarar av under en dag/vecka/månad, sådan planering av arbetstid blir mer effektiv.

Regel 12

Detta förhållningssätt till föremål på bordet och på kontoret hjälper till att spara tid i framtiden. Gör det till en regel, efter att ha använt en sak, returnera den till där du tog den. Ställ in specifika platser för olika typer av saker - en mapp för papper, ett pennfodral, en skrivbordslåda eller en kryssruta.

Regel 13. Led en aktiv och hälsosam livsstil

Det verkar, varför behöver kontorsanställda sport, yoga, fitness, rätt kost, gymnastik? Sedan, att en hälsosam kropp och välbefinnande är bäst inställda på positiv energi och beredskap för högproduktiv arbetsaktivitet, särskilt efter dess kvalitetsplanering.

Regel 14

Det bästa sättet att självorganisera i planeringen och genomförandet av professionella aktiviteter är att uppleva en känsla av tillfredsställelse och kärlek till ditt arbete. Dess fördel är att motivationen inte behöver dras ut med tång, den kommer av sig själv och i stora volymer.

Planera och organisera chefens arbetstid

Tips 1. Se över planerna för dagen

För att göra detta kan du använda ABC-analysen eller Eisenhower-matrisen. Även en tio minuters förberedelse för en arbetsdag kan spara upp till två timmar om dagen. Använd dem väl.

Tips 2. Bildning av block av liknande fall

En ständigt distraherad person behöver betydligt mer tid för att arbeta än en fokuserad och entusiastisk person. Detta beror på behovet av ytterligare en "uppkörning" och "nedsänkning", det vill säga en återgång till arbetskraft. Block med samma typ av uppgifter hjälper till att spara arbetstid: de är lättare att fixa vid aktivitetsplaneringen.

Tips 3: Avsätt tid för dig själv på jobbet

Ofta distraherar besökare, underordnade eller kunder i telefon från direkta uppgifter. Alla skapar stark störning i utförandet av riktigt viktiga uppgifter, stör balansen i arbetstiden. I detta avseende är det omöjligt att vara tillgänglig för alla och alla under hela arbetsdagen – både på kontoret och över telefon. I processen med att schemalägga arbetstider organiserar mästare i sitt hantverk luckor för sig själva när ingen kommer att störa dem. Du kan också använda deras verktyg, till exempel ställa in timmar för att ta emot besökare, använda en telefonsvarare.

Tips 4: Avsätt begränsad tid för varje arbetsuppgift

Varaktigheten av en viss typ av arbete är direkt beroende av den tillgängliga tiden. Även den minsta uppgiften är föremål för planering: lär dig att ge uppgiften exakt så mycket tid som det tar att slutföra den. Till exempel bör affärsförhandlingar inte försenas, du bör diskutera alla frågor av intresse så mycket som möjligt, men inte mer än en timme. Detta kan göras med hjälp av strikta tidsramar och bestämmelser. Bli vägledd av en enkel regel: "Tid är pengar", uppskatta och spara dem.

Tips 5: Använd delegering

Ingen tidsrespekterande skådespelare ska göra alla uppgifter på egen hand. Detta tillvägagångssätt har redan beskrivits i principerna och reglerna för arbetstidsplanering: allt som kan delegeras till andra människor (65 % av uppgifter som tar tid och ansträngning, men inte ger betydande resultat) bör delegeras till dem. Detta gäller inte bara för hjälp av anställda, utan också för användning av hjälp från tredjepartsbyråer, organisationer, konsultföretag.

Tips 6. Dela upp stora uppgifter i komponenter

Människor tenderar att undvika stora eller omfattande uppgifter, på alla möjliga sätt för att fördröja implementeringen, eftersom resultatet verkar för långt borta för dem. Detta faktum indikerar svag personlig tidsplaneringsförmåga, men det kan kringgås. Fodral som ger snabbast resultat gillas av nästan alla. Detta uppmärksammades av Albert Einstein på exemplet med att hugga ved. Samma sak kan göras med långsiktiga mål och stora projekt: dela upp dem i små uppgifter, planera dem och sedan metodiskt slutföra dem under en tidsperiod (till exempel två timmar om dagen). Efter, säg, en vecka, kommer de första resultaten att visas - målet för den första delen av projektet kommer att uppnås (enligt planering), detta kommer att ge styrka och motivation att fortsätta arbeta i denna riktning.

Tips 7. Sätt personliga deadlines för prioriterade uppgifter

När du i förväg vet vilka ärenden som kommer att prioriteras för innevarande månad kan de noteras i arbetskalendern och tas med i personlig planering tillsammans med samma förhandlingar/möten. Således, när det blir nödvändigt att göra en annan händelse eller åtgärd för detta datum, kommer den redan att vara "bokad", vilket återigen påminner dig om den objektiva betydelsen av uppgiften. Dessa råd är av särskilt värde i fråga om planering av arbetsaktiviteter.

Tips 8. Organisera din arbetsyta ordentligt

Först och främst handlar det om ordningen på skrivbordet. Endast de dokument bör lämnas på den, utan vilka det är omöjligt att utföra uppgifterna i kategori A. Denna åtgärd har en psykologisk bakgrund: ordning på bordet hjälper ordning i tankar, och extra papper tar tid.

Tips 9. Försök att inte låta andra lägga ytterligare ansvar på dig

Ofta är ledare intresserade och engagerade i nya saker och utökar sina kompetensområden. Av personligt intresse för möten som en anställd vanligtvis inte deltar i, kan han komma in i arbetsgrupper eller få ytterligare uppgifter som inte ingår i hans plan och som ett resultat blir en belastning för huvudarbetet och dess planering. Det är bäst att dubbelkolla alla dina handlingar för deras relevans inom positionen, och därigenom förbättra dina färdigheter i tidsplanering.

Tips 10. Bedöm hur viktiga och brådskande de saker som de plötsligt vill involvera dig i är.

Force majeure och andra brådskande ärenden är en vanlig händelse för alla företag eller företag, även om de strävar efter att verka inom ramen för strikt planering. För att lösa dem mobiliseras alla tillgängliga resurser. Om du går med på att hjälpa till i den här situationen, kom ihåg att detta kommer att ta tid från de aktuella viktiga uppgifterna i ditt schema, så väg alltid över om de är värda att offra.

Tips 11 Handla inte på impuls – fatta smarta beslut

Ibland fattas vissa beslut som ett resultat av en impuls, en okontrollerbar impuls. Men detta framkallar avvikelser i schemat och stör en effektiv planering av arbetstid för att nå målet. Om du känner en tillfällig lust att göra något (till exempel ringa), överväg och väg noga om det verkligen är värt att göra det du har planerat.

Tips 12. Gör rätt prioriteringar

I ett stort flöde av ärenden – konferenser, möten, samtal, sms – kan det vara väldigt svårt att navigera, och när man tar sig an allt på en gång eller tar tag i det i delar från olika ändar får man väldigt kort tid. Här är det användbart att komma ihåg ett sådant sätt att planera tid som en matris av prioriteringar, och starta aktiviteter med genomförandet av klart definierade och otvetydigt betydelsefulla uppgifter, som gradvis går mot mindre viktiga.

Planering av arbetstiden för chefssekreteraren

Huvuduppgiften och syftet med att planera den individuella arbetstiden för sekreteraren är att avlasta chefen så mycket som möjligt och hjälpa honom att fördela sin tid. Det är uppgiften att öka effektiviteten i att använda alla möjliga timmar och minuter för arbetsaktivitet. Och detta innebär att arbetsuppgifterna och planeringen av rektorns och sekreterarens verksamhet är beroende av varandra.

Först och främst hjälper sekreteraren till med organisatoriska, förberedande och ledande typer av arbete, frigör utrymme för kreativitet för chefen. För detta ändamål behöver assistenten känna till den dagliga rutinen för den högre nivån, schemat för sina uppgifter för alla möjliga perioder - dag / månad / kvartal. Effektiv planering av sekreterarens arbetstid beror på schemat för hans närmaste chef, eftersom han förbereder alla möten, förhandlingar och andra ärenden (mottagning av besökare, pappersarbete) som finns i chefens schema. En nyckelroll i planeringen spelas av hierarkin av uppgifter enligt deras värde och betydelse.

Dessutom inkluderar sekreterarens uppgifter även annat arbete som inte beror på myndigheternas regim (och återspeglas i planeringen av arbetsverksamheten): detta är att kontrollera post och svara på korrespondens, dokumenthantering, en kontroll fil osv. Assistentens förmåga att planera tid måste vara på topp. Utgångspunkterna för hans schema är alltid repetitiva aktiviteter, till exempel:

förbereda arbetsplatsen för huvudet;
städa upp din egen arbetsplats;
hantera alla typer av inkommande e-postmeddelanden;
visa kontrollfilen;
förse myndigheterna med en sammanfattning av sakernas tillstånd och förtydliga tidsplanen för den aktuella dagen.

Betrakta ett enkelt exempel på arbetstidsplanering i förhållande till chefens schema. Sekreterarens handlingsprogram kommer att se ut ungefär så här. När chefen planerar ett möte klockan 11:00, kommer assistentens plan klockan 10:30 att markera hans organisation med alla efterföljande åtgärder: påminnelse, fotokopiering av material, städning av konferensrummet, loggning. Om chefen klockan 14:00 planerade förhandlingar utanför kontoret, kommer sekreterarens schema att innehålla saker om att ringa en bil och samla in dokument. Listan över verk anger också med vem och vid vilken tidpunkt du behöver ansluta chefen för ett telefonsamtal, vilken dokumentation som behöver korrigeras och vad som ska fyllas i från början, etc.

Det bästa alternativet är att tillsammans med chefen bestämma ett konstant tidsintervall för dagliga aktiviteter: underteckna dokument, ta emot besökare. Detta kommer att förbättra arbetet och hjälpa till att planera arbetstiden för både specialisten och hans assistent. När du utvecklar ett arbetsschema måste du också lämna en anständig reserv vid plötsliga brådskande och viktiga uppdrag, telefonsamtal och andra nödsituationer.

Sekreteraren ägnar slutet av arbetsdagen åt att skicka utgående korrespondens och planerar även evenemang för morgondagen.

När arbetsdagen är över och chefen är sen på kontoret, kan assistenten gå hem endast om det finns en lämplig överenskommelse mellan dem och han förser chefen med alla nödvändiga uppgifter.

Innan sekreteraren lämnar lokalen tar sekreteraren bort alla dokument, stänger skåp, kassaskåp, stänger av elektronisk utrustning (detta gäller inte telefon, modem, fax), gör ordning på arbetsplatsen.

Chefens tidsplanering

Kärnan i planering är förberedelser för genomförande av mål och reglering av arbetstid. Principerna för planering av chefens arbetstid skiljer sig inte mycket från de allmänna principerna för arbetslagstiftning. Rationell användning av dina tidsresurser innebär att du förstår dina funktioner, mål, mål och tidsbudget.

I processen att organisera en specialists arbetstid används allmänt kända planeringstekniker. Chefen måste vägledas av följande regler:

60 % av den dagliga arbetsplanen tilldelas schemalagt arbete;
20% av tiden - för oförutsedda åtgärder;
de sista 20% är bäst kvar för spontana uppgifter.

"Platta" organisationsstrukturer används i små företag för att lösa komplexa problem under förhållanden med betydande osäkerhet. Sådana divisioner kännetecknas av följande nackdelar: överdriven arbetsbelastning för chefer, svårigheter att kontrollera ett stort antal människors handlingar, såväl som svårigheter förknippade med att samordna avdelningarnas arbete.

Tidsåtgången (särskilt om den inte noteras på planeringsstadiet) bör registreras med en obligatorisk uppgift om vad och hur den användes. Detta bidrar till att chefen, efter att ha fått en fullständig bild av kostnaderna för sin arbetstid, kommer att kunna organisera sin planering mer effektivt i framtiden; för att ta fram en kvalitetsplan kommer uppgifterna att delas upp i kort, medellång och lång sikt.

Regelbundenhet, konsekvens och konsekvens bör placeras som huvudprinciperna för planering. Det är nödvändigt att följa en av de viktiga principerna för aktivitetsplanering - målens verklighet: att ta på sig så många ansvar som det är möjligt att uppfylla.

Kärnan i den rationella utgiften av chefens arbetstid är hans långsiktiga plan. Detta är ett flerårigt system, med hänsyn till vilka års- och kvartalsplaner som skapas. Det senare kan samordnas med det årliga och delas upp i månadsvis. Dag- och veckoplaner överensstämmer helt med dem och återspeglar samtidigt mest korrekt användningen av chefens arbetstid. Att planera arbetsaktiviteter på en dags nivå är ett viktigt steg i den övergripande planeringen av chefens arbetsaktiviteter, den är föremål för ständig övervakning och anpassning beroende på situationen.