» Hur mötesprotokollet görs

Hur mötesprotokollet upprättas

Möten hålls i de flesta organisationer oavsett ägarform. På dem utbyter anställda och chefer information om aktuella frågor, fattar operativa beslut. För att ett sådant evenemang ska kunna genomföras med maximal effektivitet förs protokoll från mötet. Detta dokument har både en informativ och administrativ funktion: det registrerar information om de frågor som tagits upp och fattade beslut.

Att registrera mötets framsteg är ansvaret för sekreteraren för organisationens chef. Denna funktion kan utföras av en annan anställd.

Inför mötets start får sekreteraren en lista över inbjudna och en vägledande lista med frågor. Deltagarna lämnar in abstracts. Detta hjälper till att förbereda en dokumentmall för att påskynda arbetet med att sammanställa den slutliga versionen av protokollet. Om det är många deltagare, är det lämpligt att ha ett registreringsblad, där det fullständiga namnet kommer att anges. personer som har dykt upp. Efter mötets start kommer sekreteraren att fastställa den slutliga listan över de närvarande.

Information registreras av mötessekreteraren under evenemanget. För att förbättra loggningens noggrannhet används diktafoninspelningar. Alla ord spelas in på ett digitalt medium och reproduceras sedan under den slutliga exekveringen av dokumentet.

Om ett stort möte hålls med ett stort antal deltagare, leder 2 sekreterare punkteringen. Arbetet av två specialister samtidigt på protokollet kommer att hjälpa till att påskynda processen om mötet försenas.

Separata kommentarer, kommentarer, kommentarer, diskussioner om frågor som inte är relaterade till mötenas ämnen återspeglas inte i dokumentet. Protokollet fastställer den allmänna innebörden av rapporter, frågor och förslag. De beslut och instruktioner som chefen ger till enskilda artister registreras korrekt.

Notera! Rapporter och frågor behöver inte skrivas ord för ord.

Om chefen behöver korrekt information kommer han att kräva en rapport undertecknad av ansvarig medarbetare. På mötena förhandlas sakernas tillstånd som helhet, så det behövs inget detaljerat protokoll. Som ett resultat sammanfattar protokollet mötets gång: de ämnen som diskuterats, de frågor som tagits upp och de beslut som fattats.

I vissa fall kräver organisationens ledare exakt den ordagranta fixeringen av varje fras. Detta är typiskt för möten i moderna företag, där ett stort antal operativa frågor löses vid sådana evenemang.

Registrering

Ofta kan man hitta hänvisningar till att protokoll ska föras på särskilda blanketter. Detta händer när sådana möten äger rum i statliga myndigheter, till exempel i kommuner.

I vanliga organisationer införs sällan särskilda blanketter för loggning. Undantaget är särskilda typer av möten, till exempel arbetet i ett aktiebolags styrelse.

Mötesprotokollet ska innehålla följande information:

1. Obligatoriska uppgifter:

• datum och nummer;
• företagets namn;
• typ av dokument som anger händelsen;
• plats för mötet.

Varje ark är också numrerat så att du kan spåra mötets framsteg korrekt;

1. Lista över deltagare och deras roller. Det är nödvändigt att ange det fullständiga namnet. och positionen för den specialist som för protokollet, mötesledaren, mötesledaren och andra deltagare i mötet. Istället kan ett valdelblad användas, där de ankommande arbetarna skriver under;
2. Om det fanns personer som representerade andra organisationer vid evenemanget, indikeras de med anteckningen "Inbjudna";
3. Huvuddelen av protokollet består av tre på varandra följande block:

• Lyssnade. Fullständigt namn anges. och talarens position, talets huvudämne, en sammanfattning av detaljerna i talet;
• Höll ett tal. Fullständigt namn är fastställt. och ställningen för den person som ställde frågor eller kommenterade innehållet i talet;
• Bestämt. Baserat på resultatet av rapporten ger ledaren instruktioner eller ålägger ett beslut. Beslutet antecknas av sekreteraren i detalj, eftersom det är bindande för anställda. Deadlines för att slutföra uppgifter anges.

Notera! Om beslutet röstas om ska antalet röster "för", "emot" och nedlagda röster registreras utan att namnen anges.

1. I slutet av protokollet sätts sekreterarens och mötesledarens underskrifter. Utskrift krävs inte.

Den slutliga versionen av dokumentet förbereds en tid efter mötet. Detta kan ta flera timmar eller flera dagar, beroende på mängden information. Därefter lämnas den in för underskrift till chefen som ledde evenemanget.

Därefter skickas protokollet till berörda parter, eller så görs officiella utdrag ur det med instruktioner för specifika utförare.

Verksamhetsmötesprotokoll

Det operativa mötet har flera funktioner:

• En tydlig hållningsfrekvens (till exempel en gång i veckan vid en viss tidpunkt);
• Stabil sammansättning av deltagare;
• Nästan oförändrade ämnen och frågor;
• Kort varaktighet.

Dessa egenskaper sätter sin prägel på utarbetandet av protokollet från verksamhetsmötet. Sekreteraren känner i förväg till algoritmen för arbetet, de frågor som kommer att diskuteras. Detta gör att du kan påskynda arbetet med det slutliga dokumentet, för att forma det mesta i förväg.

Mötesprotokollet upprättas snabbt så att handlingen omedelbart överlämnas för underskrift till chefen.

Lagring

Vid beslut om lagring av protokoll bör sekreteraren studera organisationens interna dokument.

Protokoll från ett styrelsemöte eller en bolagsstämma i ett aktiebolag ska således varaktigt föras. Dokument finns på platsen för organisationens permanenta organ. Detta förfarande fastställs i resolutionen från Federal Commission for Securities Market nr. 03-33/ps daterad 16.07.2003, som innehåller normer som styr reglerna och villkoren för lagring av vissa dokument i aktiebolag.

Vanligtvis bevaras protokoll från olika möten i 3 eller 5 år, varefter de arkiveras och förstörs enligt instruktionerna.

Mötesprotokoll är inte ett inslag av onödig byråkrati. Det hjälper mötesdeltagarna att inte glömma agendan och slutföra chefens instruktioner i tid. Idag finns det elektroniska resurser för snabb framställning och distribution av sådana dokument. Därför kan sekreteraren snabbt och smidigt presentera den färdiga versionen av protokollet för alla intresserade.

.