Kako voditi kadrovsko evidenco v podjetju. Kadrovsko računovodstvo in njegovo pravilno vzdrževanje v podjetju

Kadrovsko računovodstvo skupaj z računovodskim in davčnim računovodstvom vam omogoča, da odražate zanesljive informacije, potrebne za popolno delovanje podjetja. O značilnostih te vrste računovodstva, pa tudi o glavnih dokumentih, ki so vključeni v to, bomo razpravljali v našem članku.

Vodenje kadrovske evidence

delati kadrovske evidence vključuje izvedbo velike količine dokumentacije, ki bo odražala informacije tako za vsakega zaposlenega posebej kot na splošno za celotno podjetje, kot tudi oblikovanje pravil, ki urejajo postopek delovne dejavnosti.

delati kadrovske evidence pomeni določitev števila zaposlenih, kar je možno le s kakovostnim sledenjem vseh premikov. Glavna naloga kadrovske evidence je priprava dokumentarnega dokazila o določenem premiku zaposlenega, od zaposlitve, premestitve na drugo delovno mesto, prijave dopusta in konča z odpuščanjem.

vsekakor, kadrovsko računovodstvo vendar je mogoče vzdrževati ročno kadrovske evidence z uporabo programske opreme vam omogoča, da čim bolj zmanjšate čas za pripravo dokumentacije, še posebej, če ima podjetje veliko zaposlenih.

Kadrovske evidence

Dokumentacija kadrovske evidence je lahko tako obvezno, katerega sestavljanje predvideva delovni zakonik Ruske federacije, kot izbirno.

Na zahtevane dokumente kadrovske evidence povezani:

• sklep o zaposlitvi (T-1);
• pogodba z zaposlenim (TD-1);
• delovna knjiga (Odlok vlade Ruske federacije z dne 16. aprila 2003 št. 225 "O delovnih knjižicah");

O značilnostih oblikovanja delovnih zvezkov glejte gradivo .

• osebna izkaznica zaposlenega (T-2);
• dokumenti za prenos (T-5);
• nalog za dopust (T-6);
• urnik počitnic (T-7);
• kadrovanje (T-3);
• urnik (T-12);
• odredba o razrešitvi (T-8).

Večina kadrovskih dokumentov ima enotno obliko. Nekatere dokumente, ki jih mora delodajalec izdelati samostojno:

• kolektivna pogodba;
• pravila notranjega reda;
• predpisi o plačah;
• uredba o osebnih podatkih zaposlenih;
• predpisi o varstvu dela;
• zagotavljanje bonusov;

Za informacije o rokih hrambe kadrovskih dokumentov glejte gradivo .

POMEMBNO!Po čl. 8 delovnega zakonika Ruske federacije, določb, ki jih je oblikovala organizacija, ki kršijo pravice zaposlenega, ni mogoče uporabiti za urejanje delovnih razmerij.

Vse računovodske dokumente, ki jih pripravi kadrovski delavec, odobri vodja organizacije. Po tem se mora zaposleni z njimi seznaniti in podpisati.

Opozoriti je treba, da se je v nekaterih situacijah mogoče izogniti pripravi kadrovskih dokumentov: na primer ni treba sestaviti opisov delovnih mest, če pogodba o zaposlitvi že predvideva funkcionalnost zaposlenega. Enako velja za plačno klavzulo, ki je tudi neobvezna, če je v pogodbi določen prihodnji prihodek delavca.

Prisotnost tega ali onega dokumenta v kadrovski evidenci je odvisna od posebnosti dela posameznega zaposlenega in podjetja kot celote. Če podjetje predvideva izmensko delo, je treba sestaviti urnik izmene. Pri opravljanju delovnih nalog v visoko varovanih objektih je treba v pogodbi zapisati klavzulo o varovanju poslovne skrivnosti ter pripraviti ustrezno določbo, ki bo določila postopek dostopa do skrivnosti, odgovornost za njeno razkritje. , kot tudi pogoje za prekinitev takega dostopa. Nujno je treba sestaviti pogodbo o polni odgovornosti z zaposlenim, če je povezan z dragocenim blagom ali predmeti.

Odgovornost za prekrške pri vodenju kadrovske evidence

Glavni regulativni organ, ki je odgovoren za pravilno ravnanje kadrovske evidence, je državni inšpektorat za delo. Zasnovan je za nadzor delovanja osebja in, če kadrovsko računovodstvo se izvaja s kršitvami, da se privede do upravne odgovornosti za kršitev delovne zakonodaje.

Razlikujejo se naslednje vrste odgovornosti (člen 419 delovnega zakonika Ruske federacije):

• Upravna - globe za uradnike in podjetja se odražajo v čl. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 Upravnega zakonika Ruske federacije. Upravna odgovornost najpogosteje nastopi v odsotnosti kakršnega koli potrebnega kadrovskega dokumenta ali njegove nepredložitve na zahtevo zaposlenega ali organizacije.

Primer:Ivanov I.A. se je odločil vzeti posojilo. Za to potrebuje kopijo delovne knjižice in potrdilo 2-NDFL. Delodajalec je zavrnil izdajo kopije delovne knjižice. Delavec ima pravico prijaviti nezakonita ravnanja delodajalca inšpektoratu za delo, ki bo odgovarjal podjetje (njegove uradnike) po čl. 5.39 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije v višini od 1.000 do 3.000 rubljev.

• Civilno pravo - kazen določa čl. 15, 151 in pogl. 59 Civilnega zakonika Ruske federacije.

Primer:Na delovnem mestu se je poškodoval Petrov S.F. V skladu s čl. 1085 Civilnega zakonika Ruske federacije je delodajalec dolžan nadomestiti izgubljene plače med bivanjem zaposlenega na zdravljenju, pa tudi stroške njegovega zdravljenja in okrevanja.

• Kazenska odgovornost - čl. 143, čl. 145, čl. 145.1, čl. 146-147, čl. 215-217 Kazenskega zakonika Ruske federacije.

Poleg tega lahko dokumente kadrovskih služb zahtevajo davčni organi, če jih ne predložijo, nastane odgovornost po čl. 126 Davčni zakonik Ruske federacije

Rezultati

Pravilno in pravočasno kadrovsko računovodstvo omogoča vodstvu, da naredi podjetje učinkovitejše. Trenutno obstaja veliko programskih orodij, ki pomagajo optimizirati čas za sestavljanje kadrovske dokumentacije in doseči natančnost pri poročanju podatkov. osebjeračunovodstvo.

Obračun plač v podjetju in številne druge pomembne točke temelji na primarnih dokumentih. Če je kadrovska evidenca slabo dostavljena, to vpliva na delo vseh oddelkov podjetja.

Vse nianse njegovega vzdrževanja in potrebni dokumenti bodo obravnavani v tem članku.

Zakaj je to potrebno?

V vsaki organizaciji, ne glede na število ljudi, obstaja obveznost vodenja tovrstnih evidenc. Pomaga dokumentirati gibanje vsega osebja. Za to je potrebno poznati regulativne dokumente, ki se nanašajo na delo. Poleg tega morate obvladati veščine dirigiranja.

Ta vrsta računovodstva je zasnovana za:

• pravilno razporediti ljudi v delovnih procesih;
• poiščite neporabljene rezerve;
• pravočasno prepoznati in odpraviti težave, povezane s kadri.

Več o tem postopku lahko izveste iz naslednjega videoposnetka:

Kako ga organizirati iz nič: navodila po korakih

Pred uslužbencem kadrovske službe je vedno težka naloga organiziranja tovrstnega pisarniškega dela. Da bi olajšali ta proces, je pomembno, da najprej sestavite grob delovni načrt in določite zaporedje, v katerem morate ukrepati:

• Pravilna odločitev bi bila najprej preučiti regulativno dokumentacijo.
• Ko ga podrobno preučimo, se izvede neposredna priprava toka dokumentov. Vsi sestavni dokumenti so vzeti iz glave in podrobno preučeni. Vsa dokumentacija mora biti v skladu s sestavo. Pomembno je, da vodjo podjetja vprašate, kakšne dodatne pogoje želi uvesti v urnik dela. Na podlagi njegovih želja se sestavijo dodatni neobvezni dokumenti.
• Izdelava dokumentacije:
  • za začetek je direktor dokumentiran;
  • nadalje sestavljen in ;
  • razvija se obrazec, ki se sklene z vsemi zaposlenimi. Vključuje vse elemente, ki jih organizacija potrebuje;
  • pripravljajo se drugi pomembni časopisi in revije;
  • se je treba odločiti, kdo bo odgovoren za delovne knjižice. Čeprav ljudje niso uradno zaposleni, jih bo upravitelj prisiljen zaposliti. V skladu s tem se izda ukaz za prevzem odgovornosti za varnost, polnjenje in glavo;
  • po tem se začne uradni sprejem delavcev.
• Pomembno je zagotoviti hrambo vseh kadrovskih dokumentov in njihovo uporabo.

Po prijavi zaposlitve za kadrovnika se začnejo običajni delovni dnevi. Vsak dan je prisotnost na delu vsakega človeka. Izdano enkrat letno.

Kadrovski delavec se je dolžan ukvarjati z dokumentarnim gibanjem ljudi v podjetju in pripraviti ustrezno dokumentacijo. Poleg tega mora biti veliko drugih papirjev.

Zahtevani dokumenti

Številna osnovna dokumentacija, ki jo uporablja kadrovski delavec:

• Različno naloge o gibanju zaposlenih: , prevod in mnogi drugi.
• kadrovanje. Njegova vsebina se mora ujemati s podatki, navedenimi v pogodbah zaposlenih. Če se nekaj ne ujema, to kaže na kršitev delovnega zakonika Ruske federacije. In to običajno vodi do glob.
• Časovnik.
• Delovne knjižice. Kadrovnik jih ob zaposlitvi prevzame, vanje se vpišejo ustrezni vpisi in se ob odpustitvi vrnejo.
• Delovni predpisi znotraj organizacije.
• Pogodbe o delu. Takšna pogodba je sklenjena z vsako osebo, služi kot začetek delovnega razmerja. Glavna stvar tukaj je preveriti pravilnost sestave, prisotnost vseh podpisov in datumov. Če se spremenijo delovni pogoji, na primer premestitev delavca ali sprememba plače, se je treba nujno pripraviti. Sestavljeni so za vsak primer posebej.
• Urnik počitnic. Najkasneje dva tedna pred koncem leta morajo vse organizacije pripraviti urnike dopustov za zaposlene. Pomembno je, da jih sestavite tako, da hkratni počitek ljudi ne vpliva na potek dela oddelka ali podjetja kot celote.
• Računovodske revije. Za beleženje dokumentov je potrebnih veliko dnevnikov.
• Vsekakor v teku. Vključuje: za delo, liste seznanitve z naročili delodajalca, kopijo osebne izkaznice, potrdilo o zdravniškem pregledu, kopije diplom in vojaške izkaznice.
• Opisi delovnih mest. Vsebujejo natančen opis pravic in obveznosti delavca.
• Pravilnik o plačah in bonusih. Regulativni, na podlagi katerega se izdelajo vse plačilne liste.

Še vedno je veliko različne dokumentacije, ki je prisotna tudi v podjetjih. A to že velja za posebne dokumente.

Kdo običajno to počne?

To vprašanje se večinoma pojavlja v majhnih organizacijah. To običajno opravi kadrovski uradnik, saj je vzdrževanje te evidence precej težka naloga. Žal vsakega voditelja ni mogoče prepričati, da bi v državo uvedel tako ločen položaj. V zvezi s tem upravljanje osebja pogosto vodi glavni računovodja ali vodja s krajšim delovnim časom.

Praviloma se to zgodi v majhnih podjetjih, da bi prihranili denar. In nima smisla uvajati dodatne enote v državo za dve ali tri osebe. V tem primeru je shema naslednja: vodja sestavi zaposlene, glavni računovodja pa izračuna njihove plače. Glavni zakon, ki ureja razmerje med zaposlenim in delodajalcem, je delovni zakonik Ruske federacije. Opredeljuje pravice in obveznosti obeh strank.

Avtomatizacija procesov

Za udobje računovodstva v podjetju mora vodja poskrbeti za uvedbo posebnega programa. Dandanes obstaja veliko število tovrstnih sistemov in vsi so enostavni za uporabo.

Široko uporabljen program je "1C: Enterprise". Pomaga pri organizaciji podatkov. Iz njega se samodejno natisnejo skoraj vsi dokumenti. Uporaba avtomatiziranih tehnologij poenostavlja sam računovodski postopek.

Nianse IP in LLC

Dokumentacija mora biti vedno urejena. Pomembno je, da ga pravilno upravljate in shranjujete. Na tem področju je pomembno upoštevati več odtenkov:

• Če samostojni podjetnik prvič prijavi zaposlenega, bo moral v statusu delodajalca opraviti postopek registracije v nekaterih teritorialnih organih. Natančneje v Pokojninski sklad in Sklad za socialno zavarovanje. Za tak postopek obstajajo določeni roki:
  • 10 dni ob registraciji pri FSS;
  • 30 dni za registracijo pri FIU.

  Število dni se šteje od prvega dne zaposlitve prve osebe. Če tega ne storite, se organizacija sooča z visokimi globami.

• Vodja mora svoje zaposlene pred podpisom seznaniti z vsemi regulativnimi dokumenti. Za to se oblikujejo posebne revije, kjer se zaposleni podpisujejo po prebranih dokumentih. Na primer, organizacija mora osebno zagotoviti plačilni list vsak mesec. V zvezi s tem je smiselno začeti knjigo o registraciji njihove izdaje. To je priročno, saj bo v primeru kakršnega koli konflikta podpis tisti, ki bo dokazal, da je bil dokument izdan.

Možne sankcije zaradi neznanja

V odsotnosti kadrovske evidence bodo uradniki odgovarjali po zakonu o upravnih prekrških. Kaznovani so:

• na uradnika - v znesku od 1 do 5 tisoč rubljev;
• za pravne osebe - od 30 do 50 tisoč rubljev.

Poleg tega je možno ustaviti dejavnosti organizacije do 90 dni. Če se prekršek ponovi, je vodja lahko diskvalificiran.

V primeru, da bodo organizacijo revidirali regulativni organi, je pomembno, da se nanjo pripravite. Za to morate vedeti:

• nadzorni organi morajo o prihajajočem postopku obvestiti najmanj tri dni vnaprej;
• preverjanje ne sme biti daljše od dvajsetih dni;
• inšpekcijskih pregledov na kraju samem ni dovoljeno izvajati brez nadzornika.

Ta vrsta računovodstva je glavna sestavina vsakega podjetja. Zato vam njegovo zanesljivo upravljanje omogoča, da zaobidete veliko število težav.

Tudi najmanjše podjetje ima zaposlene, kar pomeni, da je treba vzdrževati različno kadrovsko dokumentacijo.

V podjetjih, ki so že dlje časa na trgu, je običajno vodenje kadrovskih evidenc dobro uveljavljeno, v novonastalih organizacijah pa je treba vse ustvariti iz nič.

Kdo vodi poslovanje v podjetju?

Praviloma se zaposleni v kadrovski službi ukvarjajo z vodenjem kadrovske evidence in obdelavo vseh dokumentov, če pa je podjetje majhno, se to delo lahko zaupa enemu od zaposlenih kot. Ponavadi je to računovodja oz.

Če ima podjetje veliko zaposlenih, se ustvari kadrovska služba, v kateri je lahko več strokovnjakov. Potreba po osebju se določi ne le na podlagi števila zaposlenih (čeprav je to glavni dejavnik), temveč tudi na podlagi posebnosti samega podjetja. Torej v organizaciji s škodljivo in nevarno proizvodnjo bodo imeli kadrovniki več dela.

Če še niste registrirali organizacije, potem najlažji to lahko storite s spletnimi storitvami, ki vam bodo pomagale brezplačno ustvariti vse potrebne dokumente: Če že imate organizacijo in razmišljate, kako olajšati in avtomatizirati računovodstvo in poročanje, potem vam na pomoč priskočijo naslednje spletne storitve, ki bo popolnoma zamenjal računovodjo v vašem obratu in prihranil veliko denarja in časa. Vsa poročila so generirana samodejno, podpisana z elektronskim podpisom in samodejno poslana na spletu. Idealen je za samostojnega podjetnika ali LLC na poenostavljenem davčnem sistemu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Vse se zgodi v nekaj klikih, brez čakalnih vrst in stresa. Poskusite in presenečeni boste kako enostavno je bilo!

Zbiranje potrebne zakonske podlage in regulativnih dokumentov

Prva stvar, ki jo morate storiti pri ustvarjanju kadrovskega dela iz nič, je, da se odločite, kateri dokumenti naj bodo. Obstajajo dokumenti, ki morajo biti obvezni v vsakem podjetju, in tisti, ki so potrebni le za opravljanje določene vrste dela ali dejavnosti podjetja.

Mimogrede, tudi sami regulativni dokumenti, ki urejajo razpoložljivost sestavnih delov kadrovske dokumentacije, tudi ne bodo odveč za shranjevanje v ločeni mapi, tako da bodo po potrebi vedno pri roki.

Naročila v kadrovskem in kadrovskem smislu. Kadrovski ukazi vključujejo ukaze v zvezi s gibanjem delavcev:, odpuščanjem in. Te odredbe se nanašajo na delovno dobo in se zato hranijo 75 let.

Za kadrovski ukazi vsi ostali vključujejo:

• prazniki;
• premije;
• poslovna potovanja;
• disciplinske sankcije itd.

Rok uporabnosti ta naročila je od 3 do 5 let.

Za ti dve vrsti je bolj smiselno imeti dve ločeni mapi.

Naslednji obvezni dokument je, ki odraža vse osnovne podatke o zaposlenem. Te kartice se lahko hranijo ločeno ali kot del osebne mape zaposlenega.

Tretji zahtevani dokument je . Trenutno mora v skladu z zakonodajo celo samostojni podjetnik sestaviti delovne knjige, da ne omenjam podjetij drugih oblik lastništva. Delodajalec mora izdati delovno knjižico v treh dneh od dneva prevzema delavca.

Ker so delovne knjižice, jih je nujno treba hraniti. Tudi ta knjiga se hrani že 75 let.

Naslednji zahtevani dokument je . Sklenjen mora biti z vsakim zaposlenim, ne glede na termin.

Ko se odprejo nova delovna mesta, je treba za vsako od njih imeti posebno delovno mesto. Dokumenti v zvezi s SOUT se hranijo do zamenjave z novimi, praviloma enkrat na 5 let.

Za drugi obvezni dokumenti velja za:

Obstajajo tudi dokumenti, ki jih zakon ne zavezuje, da jih hranijo, vendar jih ima skoraj vsak delodajalec, to je osnova za naročila.

Zbiranje in študij ustanovnih dokumentov

Ko se odločite za splošne obvezne dokumente, se morate odločiti za ostale dokumente. Če želite to narediti, morate preučiti vse zakonske dokumente, ki urejajo dejavnosti in proizvodni proces podjetja.

Tu so dokumenti lahko zelo različni. Na primer, če so zaposleni tudi upravičeni do osebne zaščitne opreme, je nujno, da z odredbo ali drugim upravnim dokumentom potrdite seznam in pogoje za njihovo zagotavljanje kategoriji delavcev.

Če so v podjetju ljudje, ki imajo neurejen delovni čas, delajo ponoči, delajo v škodljivih in nevarnih razmerah, je treba dokumentirati prejemke in nadomestila, ki jim pripadajo.

Izdelava seznama dokumentov

Ko je določen celoten seznam potrebnih dokumentov, lahko začnete sestavljati Pravilnik o vodenju kadrovske evidence.

Ta določba navaja vse potrebne dokumente, postopek njihovega vzdrževanja in obdobja skladiščenja. Ta določba ni obvezna, vendar močno olajša delo kadrovske službe.

Prijava na delovno mesto direktorja

Če je podjetje ustanovljeno iz nič, je prva oseba, ki se registrira, vodja podjetja.

On je tisti, ki potem sklepa pogodbe o zaposlitvi z ostalimi zaposlenimi. Če je mesto direktorja izbirno, po natečaju, sklene predsednik izvoljenega organa, če ima podjetje ustanovitelje, potem ti podpišejo pogodbo. Če je poslovodja hkrati edini ustanovitelj ali samostojni podjetnik posameznik, sklene pogodbo o zaposlitvi tako za delavca kot za delodajalca.

Kakorkoli že, sklenitev pogodbe o zaposlitvi in ​​izvršitev sklepa o sprejemu sta obvezna postopka.

Priprava lokalnih predpisov

Da bi ugotovili, katera delovna mesta in koliko jih je potrebno za delovanje podjetja, a kadrovanje. Za to obstaja enoten obrazec, in čeprav ga ni treba uporabljati, je zelo priročno.

Po želji lahko dodate dodatne stolpce. V kadrovskem seznamu so navedeni naziv delovnega mesta, zahtevano število kadrovskih enot, plača oziroma oblika prejemka ter zahtevani dodatki. Navedena so vsa mesta v kadrovski tabeli, začenši z najpomembnejšim in konča s podpornim osebjem.

AT urnik dela najprej je naveden urnik dela podjetja, če obstajajo urniki izmene, potem so podrobno podpisani. Ta dokument lahko navaja tudi zahteve glede videza in obnašanja zaposlenih, korporativne etike ipd.

Izdelava tipskega vzorca pogodbe o zaposlitvi

Pogodba o zaposlitvi mora vsebovati vse glavne določbe, ki so navedene v delovnem zakoniku.

tukaj velja:

Poleg teh točk lahko delodajalec v pogodbo o zaposlitvi vključi še druge točke, ki niso v nasprotju z zakonom.

Priprava računovodskih dokumentov

Vse knjige, preden jih začnete uporabljati se je treba pripraviti. Vsaka revija naj bo namreč oštevilčena in zapečatena. Listi so oštevilčeni z neprekinjenim številčenjem, začenši od prvega do zadnjega. Nato vse liste, razen pokrova, zašijemo z nitjo in dva repa izvlečemo do zadnjega lista. Zapečatene so s kosom papirja, ki pa označuje število listov in ga podpiše vodja oziroma oseba, odgovorna za vodenje dnevnika.

Vsaka revija navaja datum svojega začetka, obvezno pa je tudi ime organizacije.

Imenovanje osebe, odgovorne za vodenje delovnih knjižic

Delovne knjižice so eden najpomembnejših dokumentov kadrovske evidence in spadajo v obrazce strogega poročanja, zato je treba z njimi ravnati previdno. Hraniti jih je treba v zaklenjenem sefu.

Za vodenje delovnih knjižic se imenuje odgovorna oseba, ki jih izpolnjuje in skrbi za hrambo. Odgovornost je zaposlenemu dodeljena z odredbo organizacije.

Zaposlovanje zaposlenih

Za vsakega zaposlenega je potrebno opraviti določeno zaporedje dela:

• sprejem zaposlenih;
• seznanitev zaposlenega z vsemi lokalnimi predpisi, predpisi o plačah, internimi delovnimi predpisi, kolektivno pogodbo itd.;
• registracija pogodbe o zaposlitvi, njen podpis. Ne pozabite v pogodbi o zaposlitvi vnesti opombo, da je delavec prejel sto drugi izvod v roke;
• izdaja odredbe o zaposlitvi;
• izpolnjevanje osebne kartice T-2 in oblikovanje osebne mape. Vključuje naslednje dokumente: prošnjo za sprejem, kopije osebnih dokumentov, kopijo sklepa o sprejemu, osebno izkaznico, dokumente o izobrazbi in kvalifikacijah, pogodbo o zaposlitvi in ​​druge potrebne dokumente.
• prenos v računovodstvo vseh potrebnih dokumentov za zaposlenega za obračunavanje.

Naslednji seznam predvajanja videoposnetkov vsebuje napotke za upravljanje kadrovskih zapisov:

Splošna definicija pravi, da je vodenje kadrovskih evidenc postopek registracije in vzdrževanja kadrovskih dokumentov. Ta tema je pomembna tako za samostojne podjetnike kot za pravne osebe. Papirologija ima stroge zakonodajne norme, opisana pravila pa morajo upoštevati vsi vodje, kadrovske službe v podjetjih. S pomočjo upravljanja kadrovske evidence bo mogoče optimizirati proces upravljanja s kadri, izboljšati delo posamezne ekipe in poenostaviti postopek poročanja.

Kaj je upravljanje s kadri

Osnove vodenja kadrovske evidence zajemajo celoten postopek priprave dokumentov, izpolnjevanja, poročanja o kadru, ki dela v podjetju. Vsaka izdana je pravno zavezujoča, tudi tista, ki se oblikujejo na podlagi vloge delavca. Proizvodnjo osebja pogosto izvaja kadrovski oddelek, katerega naloge so naslednje kadrovsko delo:

• plačilni list;
• prijava dopustov, bolniških odsotnosti;
• izdajanje referenc.

Cilji

Naloge in cilji tega kadrovskega oddelka:

Smer dela	Naloge zaposlenih
Računovodstvo, registracija, kontrola	Vodenje evidenc o številu zaposlenih, prijava na delo, odpuščanje
Ureditev dela	Seznanitev z dolžnostmi, izbiro delovnega mesta, prostorov
Usklajevanje, usposabljanje	Izvajanje tečajev, usposabljanje, izpopolnjevanje, preusposabljanje, preverjanje uspešnosti
Delo z dokumenti	Strokovnjaki tega oddelka se ukvarjajo s pripravo dokumentov, knjig, urnikov dela, registra, poročanja
Organizacija	Organizacija dejavnosti po navodilih

Pravna ureditev

Delo s kadri urejajo številni regulativni zakoni, ukazi in sklop pravil na regionalni ali državni ravni. Neupoštevanje zahtev, določenih v regulativnem okviru, je kršitev. Glavni predpisi za vodenje proizvodnje osebja:

• državni predpis o delovnih knjižicah (2003);
• pravilnik o pisarniškem delu in dokumentiranju iz leta 2009;
• zvezna navodila za vodenje dokumentacije v zvezi z zaposlenimi;
• splošne zahteve, ki jih potrdijo z odredbo ministrstev.

Zakonodajna osnova podjetja

Vsako podjetje uporablja vrsto dokumentacije, ki ureja delo vsega osebja. Premikanje dokumentov in njihova priprava se izvajata v skladu z navodili, zgoraj predpisanim regulativnim okvirom. Pravni okvir podjetja je razdeljen na pet ključnih kategorij, ki jih urejajo interni predpisi podjetja:

• statut podjetja;
• urnik dela;
• predpisi o varstvu osebnih podatkov;
• varstvo dela (urejeno z zvezno arhivsko uredbo);
• urnik dela osebja (in dokumenti o kadrovanju).

Pretok kadrovskih dokumentov v organizaciji

Enotni računovodski sistemi za papirje v podjetjih so razdeljeni v tri glavne kategorije, med katerimi so interni predpisi, kadrovski predpisi in predpisi o prejemkih. Prva kategorija vključuje obračanje papirjev po urniku počitnic, izpolnjevanje dokumentov o urniku dela. Drugi odstavek je bolj globalen in vsebuje določbo o pripravi pogodb in dokumentov računovodskih usmeritev. Uredba o prejemkih ureja vsa vprašanja v zvezi z izplačilom plač, bonitet, bolniških odsotnosti, dopusta in odpravnine ob odpustu.

Kadrovanje v obliki T-3

Kadrovska tabela v obrazcu T-3 je enotna vrsta papirja, ki opisuje celotno strukturo kadrov v podjetju ali podjetju. Stolpci vsebujejo podatke o polnem imenu, delovnem mestu zaposlenega, enoti, kjer je naveden. V skladu z regulativnimi in zakonodajnimi normami je tam predpisana uradna plača specialista. Vsako spremembo v postopku registracije mora računovodstvo evidentirati v tej kadrovski tabeli na obrazcu T3. Navodila za izpolnjevanje vedno vsebujejo priporočila za vsak stolpec. Dokument vsebuje skupaj 5 informacijskih točk.

Delovni urnik

Delovni urnik je dokument, ki potrjuje dnevno rutino specialista. Potek dela ureja urnik vodje. Vključuje točke o nujnosti inšpekcijskega pregleda po veljavni zakonodaji, o kosilu in odmorih ter o prijavi. V nekaterih podjetjih referent zahteva, da se poročilo sestavi vsak teden ali mesec (dokument morata biti po preverjanju potrjena s podpisom zaposlenega in referenta). Načrt, urnik urnika se oblikuje za prihodnje delovno obdobje. Evidentiranje delovnega časa zaposlenih.

Pogodba o zaposlitvi

Pogodba o zaposlitvi je civilnopravni dokument, ki se sestavi med bodočim delavcem in delodajalcem. Standardnih obrazcev za to vrsto dokumenta ni pričakovati, pogodba pa je izpolnjena v prosti obliki z navedbo kvalifikacij (položaj) in delovnega časa. Tam je tudi zapisan želeni rezultat. Ta vrsta dokumenta je po zakonskih normativih zelo podobna pogodbenemu dokumentu, saj predpisuje končni rezultat dela, in ne njegove strukture. Če želite odpustiti zaposlene, morate le zaključiti pred iztekom pogodbe.

Kadrovski ukazi

Vrnitev zaposlenih na položaje, najem strokovnjakov se izvajajo po kadrovskih ukazih. Ta vrsta dokumenta predpisuje imenovanje osebja na delovno mesto in druge premike strokovnjakov v oddelkih. Pri izdelavi navodil in odredb sodelujejo zaposleni v kadrovski službi in vodstveni ekipi. Vodje/administratorji podjetja sprejemajo lokalne odločitve. Naročila imajo enotno obliko, ki jo določa regulativni okvir. Glede na rok uporabnosti papirja jih je treba hraniti v računovodstvu ali v kadrovski službi do pet let ali več (odvisno od vrste naročila).

Opisi delovnih mest

Opisi delovnih mest so dokument, ki predpisuje odgovornost strank (delavca in delodajalca), vsebuje pa tudi podatke o navodilih in dolžnostih posameznega strokovnjaka na njegovem delovnem mestu. Potrjeni so s pečatom organizacije in podpisom odgovorne osebe. Za ta dokument so potrebni trije izvodi. Eden ostane v kadrovski službi, drugi pri izvajalcu samem, tretji pa pri vodji ali skrbniku posameznega oddelka. Namen tega naročila je optimizacija procesov upravljanja s kadri v podjetju.

Kako organizirati pisarniško delo v kadrovski službi

Pravilno upravljanje s kadri pomeni visoko stopnjo odgovornosti. Kadrovsko osebje mora zagotoviti, da datumi podpisa ustrezajo dejanskim. Vzdrževanje delovnih knjižic in drugih kadrovskih dokumentov lahko zaupate zunanjim podjetjem. Odgovornosti kadrovskih delavcev:

• oblikovati urnik dela, računovodsko dokumentacijo v zvezi s počitnicami;
• pripraviti dokumente za varstvo dela (potrebno za državne organe);
• pripravljati in izdajati naročila;
• Izračunajte plače in nadzirajte izplačilo bonitet.

kadrovski oddelek

Kadrovska služba za polni delovni čas se izvaja, ko vse računovodstvo in vse registracije izvajajo samo zaposleni za polni delovni čas iz kadrovske službe. Ta način dokumentiranja je pomemben za podjetja in podjetja z osebjem 20-30 ljudi. Državni standardi zahtevajo strogo upoštevanje oblike vseh naročil in drugih zahtev, sicer lahko pravna oseba prejme globo. V storitvenem sektorju, kjer ima ena pravna oseba do 30 ljudi, je bolj donosno uporabljati storitve zunanjih izvajalcev.

Vključitev strokovnjakov zunanjega podjetja za kadrovsko delo

Najem zunanjega kadrovskega podjetja bo prihranil denar in zmanjšal celotno število zaposlenih. Neodvisni strokovnjaki izvajajo celoten obseg potrebnega dela pri pripravi naročil, urnikov. Vodijo tudi poseben dnevnik in urejajo delo vsakega specialista v podjetju. Zunanje izvajanje kadrovske evidence zaznamuje dejstvo, da pravna oseba nima svoje kadrovske službe, ampak to nalogo zaupa ločeni ekipi za zmerno plačilo.

Kadrovsko računovodstvo iz nič korak za korakom

Za vodenje evidence dokumentov kadrovske službe je potrebna pisarniška oprema in pisarna. Pomembno je imeti močan sef. Z odredbo je treba imenovati vodjo sistema upravljanja z dokumenti. Po tem se oblikujejo notranji akti. Za vsakega zaposlenega v podjetju morate ustvariti ločeno mapo, v kateri bo shranjena njegova delovna knjižica. Vodenje kadrovske evidence zahteva hrambo te dokumentacije v celotnem obdobju dela specialista na delovnem mestu. Skozi celotno dejavnost oddelka se vpisujejo podatki v knjige, sestavljajo naročila.

Zahteve za kadrovske zaposlene

Upravljanje kadrovskih evidenc je razmeroma zapleten proces, ki zahteva določene teoretične in praktične veščine. Regulativni okvir za to delovno mesto vsebuje seznam pogojev, pod katerimi lahko specialist opravlja to funkcijo. Izobraževalne ustanove ne izpostavljajo ločenega profila kot kadrovsko pisarniško delo. Vodje in administratorji so primerni za dejavnosti v kadrovski službi. Delodajalci torej imenujejo ljudi s pravno izobrazbo, varovanjem informacij ali upravljanjem z dokumenti.

Pravice in obveznosti kadrovskega uradnika

Prva obveznost takšnih uradnikov je poznavanje pravnega okvira, spoštovanje uveljavljenih računovodskih pravil. Zgoraj so bili členi, zvezni zakoni, ki jih je treba upoštevati pri vodenju kadrovske evidence. Kadrovski delavec ima pravico prejemati informacije od zaposlenih, si ogledati osebne mape, si ogledati knjigovodsko knjigo (plača). Pooblastila strokovnjakov tega profila vključujejo pritrjevanje podpisov, delo z delodajalci za izboljšanje učinkovitosti osebja.

Vodenje kadrovske evidence

Danes se vodenje kadrovske evidence izvaja tako v pisni kot v digitalni obliki. Dokumentacijo osebno podpišejo pooblaščeni delavci. Za dokumentacijo se uporabljajo državni standardi, ki poenotijo ​​vse predloge in obrazce. Upoštevati je treba norme GOST R 6.30-2003 in GOST R 7.0.8-2013. Pomembni papirji so shranjeni v posebnih mapah ali kovinskih sefih. Glede na obseg in velikost podjetja se morajo strokovnjaki držati različnih zahtev glede pogostosti poročanja.

Iskanje in registracija osebja

Sprva morate pred registracijo zaposlenih poiskati specializirano osebje, ki bi izpolnjevalo stroga merila (morajo biti povezana s posebnostjo dela). Za to uporabite specializirane biroje, agencije, spletna mesta za iskanje zaposlitve, borzo dela ali zasebne oglase v časopisih, medijih, na spletnih straneh. Po tem se sestavijo obvezni kadrovski dokumenti, izvede se registracija, podpiše pogodba o zaposlitvi ali pogodba o delu.

Faze zaposlovanja

Postopki za prijavo oseb na delovno mesto se začnejo z vpisom podatkov o iskalcu zaposlitve v poseben dnevnik. V izkaznici so zapisani podatki o izkušnjah, delovni dobi in prejšnjem položaju. Po odobritvi se sestavi odredba o imenovanju osebe na določeno delovno mesto. Končna faza je oblikovanje osebne mape, sestava primera v podjetju, oddelku. Pogodba vsebuje podatke o dolžnostih, o plači na delovnem mestu.

Osebne izkaznice in oblikovanje osebne mape zaposlenega

Vrste kadrovskih dokumentov vključujejo osebno izkaznico zaposlenega. Vsebuje vse podatke o zakonskem stanju, polno ime, tam je prilepljena fotografija, predpisan je datum rojstva. Vse to delajo delodajalci z namenom oblikovanja podatkovnega paketa o vsakem zaposlenem v podjetju. Po zakonu teh podatkov ni mogoče posredovati tretjim osebam. Za vodenje osebnega dosjeja se uporabljajo mape, omare ali celo kovinski sefi (odvisno od opremljenosti pisarne podjetja).

HR revije

Tiskani izdelki na papirju pomagajo sistematizirati poročanje, poenostavljajo pretok dokumentov. Dokumentacija v obliki poslovnih dnevnikov vključuje naslednje vrste:

• za kontrolo dokumentov, papirjev, ki se dostavljajo podjetju ali podjetju;
• nadzorovati čas, obdobja službenih potovanj;
• nadzorovati morebitne opombe, izjave;
• evidence za zagotavljanje varnosti delovnih knjižic.

Vzdrževanje delovnih knjižic

Vodenje kadrovske evidence zavezuje strokovnjake k vodenju evidence delovne knjižice. Vse evidence se vodijo, če je oseba v podjetju uradno registrirana. Delovna knjižica se delavcu izda ob odpustu. Ta dokumentacija beleži vse spremembe glede položaja, nagrad. Usposabljanje za vodenje kadrovske evidence od začetka vključuje obvezne postavke o pravilnem oblikovanju delovnih knjižic. Morebitne napake popravijo člani kadrovskega osebja. Če jih najdejo, se lahko strokovnjaki obtožijo upravnega prekrška.

Organiziranje in shranjevanje dokumentov

Za revizijo in hrambo dokumentov so bile oblikovane ločene zakonodajne norme. Pomembno je omeniti 17. člen Zveznega zakona o arhivskem gradivu. Predpisuje, da morajo poslovodstva podjetij in podjetij v predpisanem roku skrbeti za varnost arhivske dokumentacije. Rok skladiščenja je predpisan z zakonom in je v skladu z državnimi standardi. Za zagotavljanje celovitosti papirne dokumentacije se uporabljajo kovinski ognjevarni trezorji in omare.

Po potrebi se podatki iz dokumentov prenesejo v Državni statistični odbor Ruske federacije. Avtomatizacija, digitalizacija naklade papirjev je eno izmed prednostnih področij pri optimizaciji procesa vodenja dela zaposlenih. Danes se večina poročanja ne izvaja na papirju. To ne odpravlja obveznosti vodij podjetij, upravljavcev, da arhiv hranijo eno, tri, pet ali več let.

Elektronska kadrovska evidenca

Pri uporabi elektronske kadrovske evidence je pomembno upoštevati varnostne pogoje dokumentov, zmanjšati dostop do arhiva na podlagi zakona o varstvu osebnih podatkov. Elektronsko vodenje dokumentacije ima številne prednosti:

1. hiter dostop do dokumentov;
2. zaščita datotek z geslom;
3. ni potrebe po nakupu sefov za varčevanje s papirji;
4. prihranek prostora v pisarni - trdi disk lahko shrani 10.000 dokumentov ali več;
5. prihranek časa - lahko podpišete, najdete kateri koli dokument v 1-2 minutah v arhivu trdega diska na vašem računalniku.

Video

Ugotovite, kako se v organizaciji vodi kadrovska evidenca in za kaj jih lahko kaznujete. Prenesite si priročnik za upravljanje kadrovskih evidenc ali sami organizirajte računovodstvo.

V članku

Prenesite koristen dokument

Katere so obvezne kadrovske listine, ki jih sestavi delodajalec

Vsako podjetje, ki uporablja najeto delovno silo, mora voditi kadrovsko evidenco. Delo s kadri spremlja izvedba številnih dokumentov, od kadrovskega seznama do naročil za kadre. Naloga osebja je pravočasno in pravilno sestaviti dokumente kadrovske službe, jih po potrebi spremeniti in preveriti skladnost z veljavno zakonodajo.

Dobro strukturirano navodilo o upravljanju kadrovskih evidenc, sestavljeno ob upoštevanju novega GOST, bo zmanjšalo tveganje hudih napak pri delu z osebjem.

Začetek upravljanja kadrovskih evidenc iz nič, pripravite obvezne dokumente kadrovske službe, brez katerih je popolno delo z osebjem preprosto nemogoče.

Zahtevani kadrovski dokumenti:

• pogodbe o zaposlitvi;
• opis delovnih mest (če je potrebno);
• lokalni predpisi;
• osebne izkaznice zaposlenih;
• kadrovski ukazi;
• naročila za osnovno dejavnost;
• kadrovanje;
• urnik počitnic;
• računovodske knjige in dnevniki;
• časovni list .

Pogodba o delu

Glavni dokument pri delu kadrovskega uradnika. Potrjuje obstoj delovnega razmerja, ugotavlja pravice in obveznosti strank. Ne obstaja enotna enotna oblika pogodbe o zaposlitvi, čeprav obstaja standardni obrazec za mikropodjetja. Drugi delodajalci ga lahko vzamejo za osnovo. Zakon ne prepoveduje sestavljanja prostih pogodb o zaposlitvi, če vsebujejo vse obvezne pogoje in podatke o strankah.

Obvezni pogoji pogodbe o zaposlitvi:

• delovna funkcija, ki označuje položaj ali vrsto dela;
• kraj dela in delovni pogoji;
• prejemke z navedbo tarifne stopnje ali plače;
• pogoj obveznega socialnega zavarovanja.

V pogodbi o zaposlitvi odražajte naravo in način dela, če se razlikujeta od običajnih. Zapisati vsa jamstva in odškodnine, ki jih zahteva zakon. V pogodbi za določen čas obvezno navedite rok veljavnosti in razloge, zakaj stranki nista mogli skleniti delovnega razmerja za nedoločen čas.

Obvezni podatki pogodbe o zaposlitvi:

• Polno ime zaposlenega in ime delodajalca (za fizične osebe - polno ime);
• podatke o dokumentih, ki dokazujejo istovetnost delavca in delodajalca posameznika;
• TIN delodajalca (razen za posameznike, ki nimajo statusa podjetnika);
• podatke o osebi, ki je podpisala pogodbo v imenu delodajalca;
• kraj in datum dokumenta.

Opisi delovnih mest

Kljub odsotnosti sklicevanj na ta dokument v delovnem zakoniku Ruske federacije, državni organi brez izjeme razvijejo paket opisov delovnih mest (Zakon št. 79-FZ z dne 27. julija 2004) in je zelo zaželeno, da komercialne organizacije To storite.

Prisotnost opisov delovnih mest omogoča:

• kompetentno porazdeliti odgovornosti med podobnimi položaji;
• dokazati na sodišču ali tožilstvu zakonitost disciplinske sankcije;
• opravičiti;
• ustrezno certificirati osebje glede skladnosti s svojimi položaji.

Pozor! Navodila so napisana za delovna mesta, ne za določene zaposlene, zato jih ne prilagajajte. Če delavec odpusti ali premesti, bo treba navodila ponovno odobriti. Iz istega razloga ga je bolje potrditi kot samostojen dokument in ne kot prilogo k pogodbi o zaposlitvi ali pogodbi.

Lokalni predpisi (LNA)

Obstajajo obvezni in neobvezni. Inšpektor GIT ima med inšpekcijskim pregledom pravico zahtevati lokalne predpise, in če kakšen dokument ni na voljo ali je sestavljen z napakami, lahko delodajalca kaznuje z denarno kaznijo ali izda odredbo.

Obvezno vključuje vse LNA, navedene v delovnem zakoniku:

• uredba o prejemkih, če pogoji plačila niso navedeni v kolektivni pogodbi ali drugem lokalnem aktu (člen 135 delovnega zakonika Ruske federacije);
• uredba o osebnih podatkih zaposlenih (člen 86 delovnega zakonika Ruske federacije);
• (člen 189 delovnega zakonika Ruske federacije).

Če v državi obstajajo delovna mesta z nerednim delovnim časom, je treba odobriti seznam zaposlenih, za katere velja poseben delovni režim (členi 57, 101 delovnega zakonika Ruske federacije). Če podjetje pošlje osebje na preusposabljanje ali izpopolnjevanje - uredba o postopku in pogojih za prehod poklicnega usposabljanja (člen 196 delovnega zakonika Ruske federacije).

Izbirni LNA se izdajo po potrebi. Za jasno ureditev delovnih procesov pripravite dodatne interne dokumente: določbe o bonusih, službenih potovanjih, mentorstvu, socialni politiki, zaposlovanju itd. Za načrtovanje in strukturo lokalnih aktov ni enotnih zahtev, vodite se po veljavnem GOST in pravilno potrdite vsak dokument.

Osebne izkaznice zaposlenih

Vsi delodajalci, ne glede na pravno obliko in področje dejavnosti, morajo izdelati osebno izkaznico za vsakega zaposlenega. Uporabite enoten obrazec T-2 ali izdelajte svoj obrazec. Za registracijo javnih uslužbencev je bil razvit poseben obrazec T-2GS.

Ne pozabite zaposlenega seznaniti z vsebino osebne kartice pod podpisom takoj po začetnem izpolnjevanju, nato pa - po vnosu novih vnosov o prenosu (vključno z začasnim), odpuščanju, preimenovanju delovnega mesta.

Pozor! Osebna izkaznica se zapre po prenehanju pogodbe o zaposlitvi, na podlagi katere je bila ustanovljena. Če najamete zaposlenega, ki je že delal v organizaciji, začnite novo kartico zanj.

Naročila za osebje

Zaposlovanje, službena potovanja, odpuščanja, bonusi, dopusti in drugi kadrovski postopki so formalizirani z ukazi. To je najpomembnejši dokument vsake kadrovske službe, na podlagi katerega se izvajajo vpisi v osebne račune, delovne knjige, osebne kartice.

Nekatera naročila so sestavljena v enotni tabeli. Če naročilo ne zadeva enega, temveč več zaposlenih hkrati, se uporabi obrazec z oznako "a":

Tabela 1. Odredbe, izdane na enotnih tabelarnih obrazcih

	Vrsta in ime obrazca
T-9 ali T-9	Naročilo za pošiljanje enega ali več zaposlenih na poslovno pot
T-11 ali T-11a	Naročilo za spodbujanje enega ali več zaposlenih
T-8 ali T-8a	Odredba o odpuščanju enega ali več zaposlenih
T-6 ali T-6a	Odredba o odobritvi dopusta enemu ali več zaposlenim
T-5 ali T-5a	Odredba za premestitev enega ali več zaposlenih na drugo delovno mesto
T-1 ali T-1a	Naročilo za najem enega ali več zaposlenih za delo

Pozor! Namesto enotnih obrazcev lahko uporabite obrazce, ki jih odobri delodajalec, če vsebujejo vse zahtevane podatke.

Preostala naročila so izdana v besedilni obliki. Če morate zaposlenega odpoklicati z dopusta ali ga poslati na tečaje izpopolnjevanja, ga vrnite na delo ali sestavite naročilo v prosti obliki.

Odredba pridobi pravno veljavnost s potrditvenimi podatki - osebnim podpisom generalnega direktorja ali druge uradne osebe, pooblaščene za podpis ukazov. Poleg podpisa je pritrjen pečat organizacije (če obstaja). Upravni dokumenti začnejo veljati od trenutka podpisa ali od datuma, ki je v njih določen.

Pozor! Odredbe o imenovanju vodstvenih delavcev - generalnega direktorja, njegovih namestnikov, glavnega računovodje in drugih uradnikov, navedenih v listini - se nanašajo na odredbe za osnovne dejavnosti in ne za kadre.

Naročila za osnovno dejavnost

Sem sodijo vsi pisni ukazi, ki se ne nanašajo na kadrovska ali administrativno-gospodarska vprašanja: o uvedbi lokalnih predpisov ali spremembah obstoječih LNA, o oblikovanju novih delovnih mest in izvajanju inšpekcij. Izvajanje takih ukazov je lahko zaupano tako sekretarju organizacije kot kadrovskim delavcem.

kadrovanje

Zaznamuje kadrovsko sestavo podjetja: organizacijsko strukturo, število in sestavo osebja, prejemke za vsa delovna mesta. Za registracijo uporabite enoten obrazec T-3 ali izdelajte svojo predlogo. Obdobje veljavnosti dokumenta je mogoče izpustiti, če pa je omejeno, ne pozabite sestaviti nove kadrovske razpredelnice do določenega datuma.

Primer osebja z omejenim trajanjem

V dokument vpišite vsa razpoložljiva delovna mesta v podjetju, vključno s prostimi, začasnimi in sezonskimi. Zakon prepoveduje zaposlovanje delavcev na delovna mesta, ki niso predvidena s kadrovsko razporeditvijo (dopis Rostruda št. PG / 13229-6-1 z dne 21. 01. 2014).

Napišite imena delovnih mest v ruščini in brez okrajšav, navedite natančno plačo za vsako - plačne vilice so nesprejemljive. Delovna mesta v zvezi z odškodninami, ugodnostmi ali omejitvami morajo biti skladna s strokovnimi standardi in referenčnimi knjigami tarif in kvalifikacij (dopis Ministrstva za delo št. 14-0/10/B-2253 z dne 04.04.2016). Povedal bo strokovnjak revije "Personal Business".

Pozor! Za napake v kadrovski tabeli družbi grozi globa po členu 5.27 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije.

Urnik počitnic

Sestavi se letno in določa pogoje za odobritev letnih plačanih dopustov vsem zaposlenim v organizaciji. Za osnovo vzemite enoten obrazec T-7 ali svojo predlogo.

Da se izognete zahtevkom za dokument, nadaljujte v zaporedju:

1. Ugotovite želje zaposlenih. Prosite vodje oddelkov, da zberejo informacije o vsaki strukturni enoti.
2. Preverite, ali so med zaposlenimi upravičenci, ki imajo pravico do dopusta ob katerem koli primernem času. Sem spadajo nosečnice, mladoletne in nekatere druge kategorije delavcev.
3. Naredite predhodni povzetek urnika. V dokument se vpišejo vsi zaposleni, vključno z zunanjimi in notranjimi honorarnimi zaposlenimi, pa tudi tisti, ki se jim porodniški dopust konča prihodnje leto.
4. Dogovorite se in potrdite urnik. Izdajte posebno odredbo ali žigosajte žig odobritve na samem dokumentu, z njim seznanite zaposlene pod podpisom (pismo Rostruda št. PG / 5883-6-1 z dne 01.08.2012).

Kdo je odgovoren za upravljanje kadrov

V mikropodjetjih in start-upih celotna kadrovska administracija običajno pade na ramena ene osebe. Običajno je to direktor podjetja ali njegov namestnik. Toda ko raste posel in se širi število zaposlenih, se povečuje tudi količina papirologije. Na tej stopnji je treba razporediti delovno mesto za polni delovni čas za kadrovskega strokovnjaka, ki dobro pozna osnove vodenja kadrovskih evidenc in ves svoj delovni čas namenja delu s kadri.

V velikih podjetjih s kompleksno organizacijsko strukturo se za vodenje kadrovskih evidenc ukvarja ločena služba.

Če ima organizacija ločene strukturne oddelke, na primer podružnice v drugih mestih in regijah, obstajata dva načina za vodenje kadrovske evidence. Dražje - ustvariti delovno mesto kadrovskega uradnika v vsaki podružnici, bolj donosno, vendar povezano z določenimi težavami - upravljati s kadrovskim oddelkom na sedežu, ki je vzpostavil delo s skeniranjem in pošto. Kaj je, preberite v reviji "Kadrovski posel".

Tabela 2. Prednosti in slabosti različnih načinov organiziranja CA v poslovalnicah

Postopek	CD se izvaja na sedežu	CD se izvaja v podružnicah
Papirologija	Težko se drži rokov, prenos originalnih dokumentov zahteva čas	Roki so izpolnjeni, pravica do podpisa je prenesena na vodjo poslovalnice
Imenovanje delavcev, odgovornih za vodenje kadrovskih evidenc (KD)	Običajno je enostavno najti pravega zaposlenega s pravimi kvalifikacijami	Ker je v poslovalnicah manj zaposlenih, je težko izbrati odgovorno osebo za CA
Zaposlovanje za delo nadurno ali ob vikendih	Ni vedno mogoče takoj izdati vseh potrebnih dokumentov in jih pravočasno dostaviti na oddelek	Ni problem: le pridobiti morate soglasje zaposlenega in na licu mesta izpolniti vse dokumente
Izdaja dokumentov zaposlenim ob odpuščanju	Za dostavo potrebujete več časa, pri pošiljanju po pošti obstaja nevarnost izgube	Dokumente je mogoče izdati takoj, ne da bi pri tem kršili določene roke

Organizacija dela v kadrovski pisarni: navodila po korakih

Kako organizirati delo s kadri v novoustanovljenem podjetju ali obnoviti po predhodniku? Novo navodilo za vodenje kadrovskih evidenc, razvito ob upoštevanju norm trenutne zakonodaje, vam bo pomagalo, da ne boste ničesar zamudili.

Nadaljujte korak za korakom:

1. korak. Ustvarite regulativni okvir. Najprej se ravnajte po zahtevah delovnega zakonika Ruske federacije - glavnega sklopa delovne zakonodaje, ki ureja številne kadrovske procese: zaposlovanje, odobritev dopustov, pravice in obveznosti strank pogodbe o zaposlitvi, postopek za izračun plač itd.

Upoštevajte tudi pravila, ki jih določijo:

• Odlok Državnega odbora za statistiko št. 1 z dne 01.05.2004- o uporabi enotnih obrazcev primarnega računovodstva in obveznih podatkov;
• V majhnem podjetju lahko vsa vprašanja v zvezi z vodenjem kadrovske evidence obravnava ena oseba – kadrovski delavec, sekretar ali direktor. Potem je on tisti, ki je odgovoren za vzdrževanje in shranjevanje delovnih knjižic. Če pa je obseg dela velik, je bolje razdeliti področja odgovornosti med več zaposlenih. Na primer, določite enega od kadrovnikov, ki je odgovoren za vodenje in obračunavanje delovnih knjižic, drugemu pa zaupajte delo sestavljanja kadrovskih nalogov.

  Vzorec odredbe o imenovanju uradnika, odgovornega za delovne knjižice

  
  

  Korak 3. Naredite seznam zahtevanih kadrovskih dokumentov. Vanj vključite lokalne predpise in druge dokumente, katerih prisotnost bo inšpektor GIT zagotovo preveril ob naslednjem obisku: osebje, urnik dopustov, urnik, osebne izkaznice zaposlenih. Če namerava organizacija opustiti enotne obrazce, izda naročilo za razvoj lastnih obrazcev.

  4. korak. Razvijte in odobrite potrebne kadrovske evidence in predpise. Obstaja več načinov za odobritev LNA: ugotovite, v čem se razlikujejo med seboj in izberite tistega, ki vam najbolj ustreza. Upoštevajte, da se bo treba nekatere dokumente najprej dogovoriti s sindikatom (pove strokovnjak iz elektronske revije Kadrovoe Delo).

  Korak 5. Izpolnite vpisne knjige in dnevnike. Določite zaposlene, ki so odgovorni za prijavo sestankov, zdravniških pregledov in korespondence.

  1. Preverite pravilnost izvajanja pogodb o zaposlitvi. Najprej preverite, ali je direktor organizacije ustrezno prijavljen za delo, nato pa si oglejte preostale pogodbe. Prepričajte se, da se v njih predpisane plače in nazivi delovnih mest natančno ujemajo z besedilom v kadrovskem seznamu, delovnih knjižicah in delovnih nalogih. Če najdete napake, naredite spremembe tako, da sklenete dodatne pogodbe z zaposlenimi.
  1. Seznanite zaposlene pod podpisom z LNA, ki so z njimi neposredno povezani. Ne govorimo le o pravilih delovnega razporeda in drugih LNA, s katerimi je treba seznaniti osebje pri zaposlovanju, temveč tudi o opisih delovnih mest, naročilih za osebje in dnevnikih navodil.

  Pozor! Poskrbite, da bo vsak delavec prejel svoj izvod pogodbe o zaposlitvi in ​​vseh dodatnih dogovorov k njej.

  1. Organizirajte vojaško registracijo.Če so v podjetju zaposleni vojaški zavezanci ali vojaško sposobne osebe, voditi vojaško evidenco. Imenovati osebo, odgovorno za vodenje evidence in uskladiti termin z vojaškim naborom, izdelati načrt dela in izdati evidenco na podlagi podatkov iz vojaških izkaznic, osebnih izkaznic in naborniških izkaznic, ki jih posredujejo zaposleni.
  1. Ustvarite varno okolje za shranjevanje. Ta zahteva velja za vse dokumente, ki vsebujejo osebne podatke (PD): postavite jih v varno zaklenjene omare in sefe, ne prenašajte podatkov o zaposlenem tretjim osebam brez njega pisno soglasje. Ne hranite kopij potnih listov in diplom v svojih osebnih mapah, ne zahtevajte od zaposlenih osebnih podatkov, ki niso neposredno povezani z delom – globe za kršitev pravil obdelave osebnih podatkov so precejšnje.
  1. Naredite koledarski načrtovalec.Številne pomembne dokumente je treba redno posodabljati ali ponovno odobriti. Na primer, urnik dopustov je treba sestaviti letno, kolektivno pogodbo pa ponovno izdati vsaj enkrat na tri leta. Da podjetje v prihodnje ne bo imelo težav, delo s ključnimi dokumenti načrtujte vnaprej.

  Organiziranje vodenja kadrovske evidence iz nič, na primer v podružnici, ali obnova po predhodniku ni lahka naloga. Za začetek preberite regulativni okvir in standard GOST R 7.0.97-2016, ki vsebuje osnovne zahteve za dokumentacijo.

  Z doslednim delom razvijajte minimalni zahtevani nabor kadrovske dokumentacije, vključno s predpisi. Odločite se, katere primarne računovodske obrazce boste uporabljali – poenotene ali samostojno razvite. Uredite svoje pogodbe o zaposlitvi in ​​pogodbe. Bodite pozorni na podrobnosti, saj podjetju grozi velika globa zaradi odsotnosti ali nepravilne izvedbe dokumentov.