Ish vaqtini to'g'ri rejalashtirish uchun 14 ta qoidalar

Ko'pincha odamlar, ayniqsa ishbilarmonlar, bir daqiqagacha bo'sh vaqt yo'qligidan shikoyat qiladilar. Ammo o'ylab ko'rsangiz, bunday shikoyatni olishning o'zi ham ular buning uchun vaqt topa olganliklarini ko'rsatadi. Darhaqiqat, odam doimo band emas va uning ish yukini idrok etishi va hatto qo'shimcha soniya topa olmasligi uning fikrlari ish vaqtini rejalashtirish bilan band emasligini ko'rsatadi. Va bu shunchaki chiroyli so'zlar to'plami emas, balki individual darajada ham, butun korxona miqyosida ham foydali bo'lishi mumkin bo'lgan bilimlar tizimi.

Hech kimga sir emaski, tashkilotning samaradorligiga menejment xodimlarining kundalik ishlarining daromadliligi ta'sir qiladi. Zamonaviy texnika va ish uslublarining yo'qligi, rahbar va unga bo'ysunuvchilarning individual ish uslubini takomillashtirishdan bosh tortishi bunday jamoaning ishini yo'lga qo'yishdagi qiyinchiliklar aksiomaga aylanishiga olib keladi.

Menejer muvaffaqiyatga qanchalik tayyor ekanligini aniqlaydigan komponentlar juda oddiy. Bu uning ko'nikmalari, qobiliyatlari, kasbiy bilimlari va, albatta, shaxsiy fazilatlari. Shunga qaramay, muammo va qiyinchiliklarni keltirib chiqaradigan sabab omillarini tahlil qilish, shuningdek, ularni bartaraf etish va o'z ishining sifatini oshirish istagini hisobga olmaslik kerak. Bu erda menejerning ish vaqtidan oqilona foydalanishi, boshqacha aytganda, uni rejalashtirish yordamga keladi. Axir u kundalik mehnat jarayonidagi nuqsonlarni bartaraf etish uchun mo'ljallangan.

Ish vaqtini rejalashtirish samaradorligi ularning davomiyligiga qarab faoliyat maqsadlariga asoslanadi: qisqa muddatli va uzoq muddatli. Bunday boshqaruv tizimi qo'shimcha harakatlarni talab qilmaydi, chunki barcha belgilangan harakatlar va tadbirlar tashkil etish jarayonida o'z muddatini oldi.

Rahbar tomonidan qo'yilgan maqsadlar ikkita funktsiyani bajaradi: ularni amalga oshirish uchun zarur bo'lgan harakatlarni aniqlash va ularni amalga oshirishni rag'batlantirish. Rahbar o‘z oldiga aniq vazifa qo‘ysa, uning harakatlari uni amalga oshirishda ongli bo‘ladi. Maqsadni belgilash - bu bajaruvchini natijaga erishgunga qadar energiya bilan to'ldiradigan harakatlantiruvchi kuchning bir turi.

Ish vaqti balansini rejalashtirish imkon qadar samarali bo'lishi uchun menejer "rejalashtirish davrlari" taktikasiga murojaat qilishi kerak (ular turli vaqt oralig'i bo'lishi mumkin: yil, oy, hafta, kun). O'ziga xoslik har bir bunday diapazonning o'ziga xosligidadir, bu tegishli vaqt davrini aks ettiruvchi alohida rejalarni yaratishni nazarda tutadi.

Shunday qilib, bo'sh vaqtni to'g'ri rejalashtirishning asosiy ijobiy yo'nalishi bu vaqtning o'zidan daromad olishdir. Menejer tavsiflangan ish maqsadlariga samarali va samarali erishish qobiliyatiga ega bo'ladi va shu bilan birga imkon qadar kamroq vaqt sarflaydi. Shaxsiy ishni tashkil etishda rejalashtirishning rolini ortiqcha baholash qiyin: oxir-oqibat, u maqsadlarni amalga oshirishga tayyorgarlik ko'rishga va ish uchun ajratilgan vaqtni tuzishga yordam beradi.

Ish vaqtini rejalashtirish usullari

Pareto printsipi

Vilfred Pareto (1848-1923) ma'lum bir guruh ichida ma'lum bir kichik qismning ob'ektiv ahamiyati uning ushbu guruhdagi nisbiy og'irligidan ancha yuqori bo'lishi tamoyilini ishlab chiqdi. Pareto o'z modelida hamma joyda qo'llanila boshlangan 80/20 formulasidan foydalangan.

Sotilgan tovarlarning 20 foizidan siz foydaning 80 foizini olishingiz mumkin.
Qolgan tovarlarning 80 foizi foydaning atigi 20 foizini olib keladi.
20% xatolar 80% yo'qotishlarga olib keladi.
Boshqa xatolarning 80% 20% yo'qotishlarga olib keladi.

Ushbu tamoyil ish vaqtini rejalashtirish muxlislari tomonidan chetlab o'tilmagan. Agar siz uni menejer ishiga loyihalashtirsangiz, natija quyidagicha bo'ladi: natijalarning 80 foiziga erishish uchun siz ish vaqtining atigi 20 foizini sarflashingiz kerak. Qolgan vaqt umumiy natijaning atigi 20 foizini beradi.

Mehnat jarayoni tili bilan aytganda, bu eng kam kuch talab qiladigan, ammo munosib ish vaqtini talab qiladigan oson va yoqimli ish ustuvor bo'lmasligi kerakligini anglatadi. Har bir vazifaning ahamiyatini maksimal darajada hisobga olgan holda faoliyatni boshlash kerak. Ishni rejalashtirishda birinchi navbatda hayotiy savollar bo'lishi kerak.

Pareto tamoyilini oqilona rejalashtirish va vaqtni kuzatish masalalarida to'liq amalga oshirish uchun barcha vazifalarni ularning umumiy natijaga qo'shgan hissasi foizi bo'yicha tahlil qilish, shuningdek ularni ABC toifalari bo'yicha taqsimlash kerak.

ABC rejalashtirish

ABC tahlilining asosi katta va kamroq ahamiyatga ega bo'lgan holatlar nisbati ko'pincha taxminan bir xil ekanligini ko'rsatadigan tajribadir. A, B va C harflari maqsadlarga erishish bilan bog'liq vazifalarning ahamiyatini uchta sinfga ajratish uchun ishlatiladi. Ushbu tamoyil ko'plab menejerlarga yoqdi.

Siz ushbu tahlildan ish vaqtingizdan qanday foydalanishingizni rejalashtirish uchun ham foydalanishingiz mumkin. Asosiysi, ish vaqtini umumiy faoliyat rejasida ularning mehnat zichligi va og'irligiga emas, balki vazifalarning ahamiyatiga nisbatan ajratish kerakligini yodda tutishdir.

ABC tahlili uchta ustunga asoslangan tajribadan kelib chiqadi.

A toifadagi vazifalar (eng muhimi) menejerning umumiy vazifalarining 15% ni oladi. Rejalashtirishdagi nisbiy salmog'ining pastligiga qaramay, ular maqsadlarga erishishda 65% hissa qo'shadilar.
B toifali (muhim) vazifalar umumiy vazifalarning taxminan 20% ni tashkil qiladi va ularning ahamiyati ham 20% ga baholanadi.
C toifasidagi vazifalar (eng muhimi): ularga umumiy ko'rsatkichning taxminan 65% beriladi, ammo ularning ahamiyati ahamiyatsiz - nisbiy vaznning atigi 15%.

Shunga ko'ra, ish vaqtini rejalashtirishda ABC tahlili A toifasidagi vazifalarning dastlabki bajarilishiga qaratilgan, chunki ular yakuniy ish faoliyati samaradorligining asosiy ulushini keltiradi. Keyingi o'z navbatida B guruhining savollari bo'lib, ularning yakuniy natijaga qo'shgan hissasini ham e'tiborsiz qoldirmaslik kerak. Va nihoyat, siz C toifasining qolgan vazifalari bilan nima qilishni hal qilishingiz mumkin: ish vaqtini yoki delegatingizni rejalashtirishga hissa qo'shing.

1 kvadrant: muhim va shoshilinch

Eyzenxauer matritsasining yuragi aniq birinchi kvadrantdir, chunki u asosiy sirga to'la - u bo'sh qoladi. Bu insonning maqsadlarga erishish uchun ish vaqtini samarali rejalashtirish qobiliyatiga ega ekanligini ko'rsatadi.

Birinchi kvadrantni talab qiladigan holatlarning mavjudligi bunday odamning hayoti va faoliyatida doimiy amaliy ishlarni ko'rsatadi. Binobarin, inson o'z ishlari va vazifalarini taqsimlashga odatlanmaydi, aksincha, qo'lidan kelgan hamma narsani oxirgi lahzagacha kechiktiradi. Va muddatlar tugagach, u ishga kirishadi.

Albatta, agar siz hamma narsani oldindan o'ylab ko'rsangiz, yuzaga kelishi mumkin bo'lgan vaziyatlarning oldini olish yaxshiroqdir. Axir, taniqli printsip bor, unga ko'ra barcha mumkin bo'lgan muammolarni oldindan ko'rishdan ko'ra oqibatlarini bartaraf etish har doim qiyinroqdir. Agar bunday holatlar boshqa shaxslar tomonidan amalga oshirilishi mumkin bo'lsa, ularni o'tkazish kerak.

2-kvadrant: muhim va shoshilinch emas

O'zining ish vaqtini rejalashtirishda Eyzenxauer ikkinchi kvadrantdagi vazifalarni eng muhim vazifalar deb belgiladi. Agar ijrochi ushbu kvadrantga qo'yilgan vazifani o'z vaqtida bajarsa, u kerak bo'lganda unga ko'proq vaqt sarflashi mumkin. Uni shov-shuv, shoshqaloqlik va turli salbiy oqibatlar ta’qib etmaydi. Bu shifokor tayinlanishiga juda o'xshaydi: xuddi profilaktik oftalmologik tekshiruv jiddiyroq ko'rish muammolarini oldini oladi va hisobot ustida ishlash uchun to'g'ri vaqt shoshilinch kechayu kunduz ishlov berishdan qochadi.

Ikkinchi kvadrant doirasida ish vaqtini rejalashtirish va hisobga olish xodimning shaxsiy maqsadlariga erishish uchun amalga oshiriladi.

Garchi Damoklning qilichi ishchilar ustidan ishning shoshilinchligi ko'rinishida osib qo'yilmasa ham, bu bizga ish sifatiga e'tibor qaratishga imkon beradi, lekin biz hali ham muddatlar mavjudligini va ularni kuzatib borish kerakligini unutmasligimiz kerak, chunki ikkinchi kvadrantning vazifasini bajarmaslik uni avtomatik ravishda birinchisiga o'tkazadi. Va bu natija shaxsiy vaqtni rejalashtirish uchun oqibatlarga olib keladi.

3-kvadrant: Shoshilinch va muhim emas

Uchinchi kvadrantga to'g'ri keladigan ishlarning turi shoshilinchligi sababli muhimroq masalalarga e'tibor qaratishga imkon bermaydi. Va bunday holatlar birinchi kvadrantdagi holatlar bilan osongina aralashtiriladi. Biroq, shoshilinch va muhim o'rtasida chiziq chizishga arziydi, chunki bu tushunchalar sinonim emas. Buni aniqlashning oddiy usuli bor: o'zingizdan u yoki bu vazifa sizni belgilangan maqsadni amalga oshirishga yaqinlashtiradimi, deb so'rashingiz kerak. Odatda uchinchi kvadrantdagi holatlar salbiy javob oladi.

Ko'pincha uy-ro'zg'or masalalari ushbu kvadrantga kiritiladi: mavsum oxirida kiyimlarni quruq tozalash, qo'shnilarga shoshilinch masalada yordam berish, ahamiyatsiz uchrashuvlar va muzokaralar. Yana bir misol bor - kompyuterni ta'mirlash, lekin bu erda siz juda ehtiyot bo'lishingiz kerak: agar ushbu uskuna ish uchun kerak bo'lsa, uni ta'mirlash juda muhim vazifaga aylanadi (ya'ni birinchi kvadrant) va agar u faqat ish uchun ishlatilsa. o'yin-kulgi, keyin bu muammoning o'rni uchinchi kvadrantda.

Ushbu kvadrantning ishlari nafaqat ish vaqtini rejalashtirishga mos kelmaydi, balki asosiy maqsadlardan chalg'itadi va qimmatli vaqtni oladi. Iloji bo'lsa, ularga e'tibor bermaslik yaxshiroqdir. O'zingiz uchun vazifaning muhimligini qanday aniqlash mumkin? Juda onson. Siz o'zingizga savol berishingiz kerak: "Agar buni qilmasam nima bo'ladi?"

4-kvadrant: Muhim emas va shoshilinch emas

Ushbu toifaga hayotimiz bilan aloqasi bo'lmagan ishlar kiradi: ijtimoiy tarmoqlar, forumlar, Internetda kezish, kompyuter o'yinlari, teleko'rsatuvlarni tomosha qilish. Ha, bunday faoliyat, albatta, rohat, lekin bu majburiy emas.

Umuman olganda, bu faoliyat ish kunining unumdorligini sezilarli darajada pasaytiradi, Eyzenxauer ushbu toifadagi ishlarni "shaxsiy vaqtni iste'mol qiluvchilar" deb atagan.

Misol uchun, 200 soat davom etadigan seriyani olaylik - qayta hisoblash nuqtai nazaridan, siz bir hafta davomida behuda vaqtni olasiz, undan ko'proq foyda keltirishi mumkin edi.

Shuning uchun, o'zingizning shaxsiy iste'molchilaringizni aniqlash va nafaqat ish, balki shaxsiy vaqtni ham rejalashtirish orqali ularni qattiq nazorat qilishga intilish kerak.

Bu kvadrantda ko'pchilik uchun unchalik yoqimli bo'lmagan odatiy narsalar ham bor: masalan, idishlarni yuvish, tozalash, pishirish. Bu erda ham bir xil yukni rejalashtirish uchun siz bir uyda yashaydigan odamlar bilan murosa izlashga arziydi.

Ish vaqtini rejalashtirish jadvali

Bu erda jadval ko'rinishidagi oddiy misol.

seshanba		Quyi vazifa	Izoh
	Vazifalar ro'yxatini tekshiring
	ishga borish
	Telefon qo'ng'iroqlari		Ish elektron pochtasidan ikkita kontakt raqamini oling
	Maqola yozish	Materialni tahlil qilish
	Maqola yozish	Chet tilidan qo'shimcha materiallarni tarjima qilish va asosiy matnni terish	Manbalarga izohlar berishni va chiziqchadagi defislarni tuzatishni unutmang
	Muharrirga o'ting
	uchrashuv

chorshanba

Ushbu misol ish rejalarini qurish tamoyilini aniq ko'rsatib beradi. Agar kerak bo'lsa, jadvallar chuqurroq bo'lishi mumkin, eslatmalar uchun kengaytirilgan joy mavjud. Aytaylik, shaxsni amalga oshirish uchun qanday dastur qo'llanilishi muhim emas menejer/mutaxassisning ish vaqtini rejalashtirish. Jadval - asbob universaldir, uni hatto oddiy qog'ozga ham chizish mumkin. Eng muhimi, uni o'zingizga, vazifalaringiz va maqsadlaringizga moslashtira olish va u qaysi vaqt oralig'ida ishlatilishini aniqlashdir: kunlar, haftalar, oylar.

Ish vaqti fondini rejalashtirish qanday amalga oshiriladi

Rejalashtirishning dastlabki bosqichi tizimning dastlabki parametrlarini - ish vaqti fondini (FW) va uning yo'nalishlarini yaxshilash bo'yicha faoliyat mavjudligini tahlil qilishdir. Keyin savollarga javob beriladi: bu faoliyat (mutaxassislar, xizmatlar) va uni rejalashtirish uchun kim javobgar? Ish vaqti qay darajada hisobga olinadi? Kuzatiladigan vaqt sarflanadimi? FRV zahiralari oshkor qilinganmi? Rejalashtirish bosqichida ish vaqtining yo'qotilishini kamaytirish choralari ko'riladimi? Buning uchun qanday usullar qo'llaniladi?

Keyingi bosqich - bu PDF-ni qo'llash tahlili. Uning doirasida ular ishchilar ishlab chiqarish dinamikasini o'rganadilar (vaqt bo'yicha - soatlik, kunlik, yillik) va unga ta'sir qiluvchi omillarni aniqlaydilar; PDF-ning holatini tahlil qilish va ishdan bo'shatishning ayrim turlarini kamaytirish uchun foydalanilmagan imkoniyatlarni aniqlash; ish vaqti fondi faoliyati boʻyicha kuzatuv maʼlumotlarini ishlab chiqish va hokazo.Ish vaqti fondidan foydalanishni tahlil qilish usullari haqida batafsil maʼlumotni oʻquv-uslubiy adabiyotlarda topish mumkin.

PDF-ni tahlil qilish uchun ma'lumot bazasi ish vaqtining statistik va vaqt yozuvlari ma'lumotlari; birlamchi buxgalteriya hisobining qisqacha mazmuni (bo'sh vaqt, ortiqcha ish, nikohni bekor qilish to'g'risida varaqa); o'z-o'zidan fotosuratlar va ish vaqtining fotosuratlari; so'rovnoma va anketa ma'lumotlari.

Tahlil qilish jarayonida korxonaning turli darajalari (tarkibiy bo'linmalar, umuman korxona, kasblar va guruhlar) doirasida butun PDF va uning tarkibiy qismlari - to'liq kunlik va smena ichidagi mablag'lardan foydalanish. tekshirildi. Ushbu yondashuv birinchi navbatda e'tibor berilishi kerak bo'lgan "torbo'ylarni" aniqlash imkonini beradi. Tahlil natijasi PDF-dan foydalanishni yaxshilash va shunga mos ravishda ish vaqtini rejalashtirish samaradorligini oshirish uchun zaxiralarni baholashdir.

Olingan natijalar ish vaqtining foydali fondini rejalashtirish uchun ishlatiladi. Ushbu hodisa rejalashtirilgan balans byudjetini tuzish, uning tarkibiy qismlarini korxona normalari bilan taqqoslash, shuningdek, samarasiz xarajatlar uchun ish vaqtini tejashni o'z ichiga oladi. Ish vaqti balansini taqsimlash usullari o'quv materiallari va qo'llanmalarida etarli darajada yoritilgan.

Ish vaqtini rejalashtirish va tahlil qilish bozor iqtisodiyoti sharoitida o'ziga xos xususiyatlarga ega bo'ldi. Masalan, majburiy ma'muriy ta'til korxona uchun o'z xarajatlari nuqtai nazaridan foydalidir. To'liq bo'lmagan ish vaqti zaxira maqomini yo'qotdi.

ECFni rejalashtirishda doimiy to'liq ishlaydigan xodimlar, vaqtinchalik ishchilar uchun tabaqalashtirilgan yondashuv dolzarb bo'lib qoladi; yarim kunlik ishda.

Korxonada ish vaqtini eng samarali tashkil etish va rejalashtirish maqsadida ijtimoiy-iqtisodiy, tashkiliy-texnikaviy, terapevtik-profilaktika chora-tadbirlari amalga oshiriladi. Ular turli tashkiliy-texnik rejalarda, mehnat sharoitlarini yaxshilashni rejalashtirishda va hokazolarda aks ettirilgan. Tashqi ishtirokchilarni jalb qilish mahalliy hokimiyat organlari bilan muhokama qilinishi va shundan keyingina faoliyatni rejalashtirishga kiritilishi kerak. Har qanday hodisa resurs bilan ta'minlanishi kerak.

Ish vaqtini qanday qilib to'g'ri rejalashtirish kerak

Qoida 1. Bir vaqtning o'zida turing

Har qanday rejalashtirishning ushbu dastlabki bosqichi juda intizomli va energiya beradi.

Qoida 2. Kunning boshida ijobiy kayfiyat

Har kuni ertalab kayfiyatingiz ustida ishlang, chunki bu maqsadlarga erishish uchun vazifalarni hal qilishga katta ta'sir qiladi. Buning uchun o'zingizga uchta savol berishingiz mumkin:

Qanday qilib "bugun" meni muvaffaqiyatga yaqinlashtiradi?
Bugungi kunni iloji boricha xursand qilish uchun nima qilishim kerak?
Ushbu kunda sog'lig'ingizni saqlash uchun nima qilish kerak?

Bu savollarga javob berish va ijobiy motivatsiyani yaratish ko'pincha ikki daqiqadan oshmaydi. Standart ertalabki faoliyatingizni boshlashdan oldin ularni o'zingizga bering.

3-qoida

Barkamol tongning kaliti - yaxshi uyqu va yaxshi nonushta. Ammo ko'pchilik vaqt yo'qligi sababli ularni ehson qiladi. Biroq, ikkala missiya ham kun tartibini rejalashtirish bosqichida faqat ustuvorlikni talab qiladi - mohiyatiga ko'ra, siz vaqtingizni erta uxlashga yotadigan tarzda taqsimlashingiz kerak.

4-qoida: Ish kuningizni rejalashtirishda charchoq kabi omillarni hisobga oling

Ko'p odamlar ish unumdorligi kun bo'yi sinus to'lqini kabi o'zgarib turishini his qilishadi. Bu kundalik bioritmlarga bog'liq emas - siz "boyo'g'li" yoki "boyqush" ekanligingizga bog'liq emas. Faoliyatingizning shaxsiy ko'tarilish davrlarini aniqlashga arziydi va ushbu kunlik interval uchun eng muhim narsalarni faoliyatni rejalashtirishga qo'ying. Kunning ikkinchi yarmini alohida ahamiyatga ega bo'lmagan kundalik ishlarga bag'ishlash yaxshiroqdir.

5-qoida. O'z vaqtida tanaffus qiling

Ish vaqtini rejalashtirishning asosiy qoidalaridan biri bu qisqa dam olishdir, chunki u tananing tiklanishiga va diqqatni ishga qaytarishga imkon beradi. Ishda qisqa tanaffuslar qilishni unutmang, davomiyligi va chastotasini o'zingiz belgilang. Muntazamlikni eslang.

6-qoida

Ishga shoshilmaslikka harakat qiling va boshlagan ishni mantiqiy yakuniga yetkazing. Kichikroq narsalar bilan chalg'itmang, chunki ular ish vaqtini o'g'irlashadi. Esda tutingki, har safar boshlangan ishga qaytganingizda, siz eski harakatlaringizni takrorlashingiz kerak bo'ladi va bu shaxsiy faoliyatni rejalashtirish balansiga ta'sir qiladi.

7-qoida

Jadvalingizdagi barcha hisobga olinmagan bo'shliqlarni (navbat kutish, ma'lumotga ega bo'lmagan uchrashuv) foydali ishlar bilan to'ldirishga intiling. O'zingizga savol berish orqali uning mohiyatini aniqlang: "Maksimum foyda olish uchun bu daqiqalarni qanday to'ldirishim mumkin?"

8-qoida: 70/30 tamoyiliga amal qiling

Ish vaqtingizning 70 foizini kundalik daftaringizga yozib qo'yishingiz kifoya. Aks holda, agar siz ish kuningizni 100% rejalashtirsangiz ham, barcha vazifalar bajarilishiga kafolat olmaysiz, hatto undan ham ko'proq: ko'p harakatlar jadvalga to'g'ri kelmaydi. Ushbu printsip bo'yicha ish vaqtini rejalashtirishdan maqsad asab tizimini ortiqcha yuklanishdan qutqarish, o'zini mashina kabi his qilish va qattiq ramkaga qamalishning oldini olishdir.

9-qoida. Kechqurun ertangi kun uchun reja tuzing

Bugunning oxirida ertangi kunni rejalashtirishni amalga oshiring va hech narsani o'tkazib yubormaslik uchun uni yozma ro'yxat shaklida qiling. Ishlarning ahamiyatini oldindan belgilash va ularni ustunlarga taqsimlash yaxshiroqdir. Bu diqqatni kerakli vazifalarga qaratishga imkon beradi va fors-major holatlarida unchalik ahamiyatli bo'lmaganlarini ko'chirish mumkin.

10-qoida

Hamma uchun o'zgarmas qoida. Qanchalik tez-tez dam olish uchun vaqt topa olsangiz, keyinroq shunchalik samarali ishlaysiz. Ushbu davrda siz ish joyida, uyda narsalarni tartibga solishingiz, idishlarni yuvishingiz, jurnal yoki kitob o'qishingiz, toza havoda sayr qilishingiz, boshqalarga yordam berishingiz mumkin. Agar buni o'z-o'zidan qila olmasangiz, bu harakatlarni ham rejalashtiring.

11-qoida. O'z qobiliyatlaringizga realist munosabatda bo'ling

Har qanday tog'larni engishingiz mumkinligiga ishonib, o'zingizni katta hajmdagi ish bilan ovora qilmang. O'zingizning kuchli tomonlaringizni baholashga ehtiyotkorlik bilan yondashing va bir kun / hafta / oy ichida engishingiz kafolatlangan narsalarni yaxshiroq qabul qiling, ish vaqtini bunday rejalashtirish samaraliroq bo'ladi.

12-qoida

Stol va ofisdagi narsalarga bunday yondashuv kelajakda vaqtni tejashga yordam beradi. Buni qoidaga aylantiring, biror narsadan foydalangandan so'ng, uni olgan joyga qaytaring. Har xil turdagi narsalar uchun maxsus joylarni belgilang - qog'ozlar uchun papka, qalam qutisi, stol tortmasi yoki tasdiqlash qutisi.

Qoida 13. Faol va sog'lom turmush tarzini olib boring

Ko'rinishidan, ofis xodimlariga nima uchun sport, yoga, fitnes, to'g'ri ovqatlanish, gimnastika kerak? So'ngra, sog'lom tana va farovonlik ijobiy energiya va yuqori samarali mehnat faoliyatiga tayyor bo'lish uchun eng yaxshi sozlangan, ayniqsa, uning sifatli rejalashtirish keyin.

14-qoida

Kasbiy faoliyatni rejalashtirish va amalga oshirishda o'z-o'zini tashkil qilishning eng yaxshi usuli - bu qoniqish hissi va ishingizga bo'lgan muhabbatni his qilishdir. Uning afzalligi shundaki, motivatsiyani qisqich bilan tortib olish shart emas, u o'z-o'zidan va katta hajmlarda keladi.

Rahbarning ish vaqtini rejalashtirish va tashkil etish

Maslahat 1. Kun uchun rejalarni ko'rib chiqing

Buning uchun siz ABC tahlilidan yoki Eyzenxauer matritsasidan foydalanishingiz mumkin. Hatto ish kuniga o'n daqiqalik tayyorgarlik ham kuniga ikki soatgacha tejash imkonini beradi. Ulardan unumli foydalaning.

Maslahat 2. Shu kabi holatlar bloklarini shakllantirish

Doimiy chalg'itadigan odamga ishlash uchun diqqatni jamlagan va ishtiyoqli odamdan ko'ra ko'proq vaqt kerak bo'ladi. Bu yana bir "yugurish" va "cho'milish", ya'ni mehnat faoliyatiga qaytish zarurati bilan bog'liq. Bir xil turdagi vazifalar bloklari ish vaqtini tejashga yordam beradi: ularni faoliyatni rejalashtirish bosqichida tuzatish osonroq.

Maslahat 3: Ishda o'zingizga vaqt ajrating

Ko'pincha, tashrif buyuruvchilar, bo'ysunuvchilar yoki telefondagi mijozlar bevosita vazifalardan chalg'itadi. Ularning barchasi haqiqatan ham muhim vazifalarni bajarishga kuchli aralashuvni keltirib chiqaradi, ish vaqtining muvozanatini buzadi. Shu munosabat bilan, ish kuni davomida hamma va hamma uchun ochiq bo'lish mumkin emas - ofisingizda ham, telefon orqali ham. Ish vaqtini rejalashtirish jarayonida o'z ishining ustalari hech kim ularni bezovta qilmasa, o'zlari uchun bo'shliqlarni tashkil qiladi. Shuningdek, siz ularning vositalaridan foydalanishingiz mumkin, masalan, tashrif buyuruvchilarni qabul qilish soatlarini belgilashingiz, javob berish mashinasidan foydalanishingiz mumkin.

Maslahat 4: Har bir ish uchun cheklangan vaqt ajrating

Muayyan turdagi ishlarning davomiyligi to'g'ridan-to'g'ri mavjud vaqtga bog'liq. Hatto eng kichik vazifa ham rejalashtirishga bog'liq: vazifani bajarish uchun qancha vaqt kerak bo'lsa, shuncha vaqt berishni o'rganing. Misol uchun, ishbilarmonlik muzokaralari kechiktirilmasligi kerak, siz barcha qiziqarli masalalarni iloji boricha muhokama qilishingiz kerak, lekin bir soatdan ortiq emas. Buni qat'iy muddatlar va qoidalar yordamida amalga oshirish mumkin. Oddiy qoidaga amal qiling: "Vaqt - bu pul", ularni qadrlang va saqlang.

Maslahat 5: Delegatsiyadan foydalaning

Vaqtni hurmat qiladigan aktyor barcha vazifalarni o'zi bajarmasligi kerak. Bunday yondashuv allaqachon ish vaqtini rejalashtirish tamoyillari va qoidalarida tasvirlangan: boshqa odamlarga topshirilishi mumkin bo'lgan hamma narsa (vaqt va kuch sarflaydigan, ammo sezilarli natijalarga olib kelmaydigan vazifalarning 65 foizi) ularga topshirilishi kerak. Bu nafaqat xodimlarning yordamiga, balki uchinchi tomon agentliklari, tashkilotlari, konsalting firmalarining yordamidan foydalanishga ham tegishli.

Maslahat 6. Katta vazifalarni tarkibiy qismlarga ajrating

Odamlar katta yoki katta hajmli vazifalarni bajarishdan qochishga moyil bo'lib, ularni amalga oshirishni har qanday yo'l bilan kechiktiradilar, chunki natija ular uchun juda uzoq bo'lib tuyuladi. Bu fakt shaxsiy vaqtni rejalashtirish qobiliyatining zaifligini ko'rsatadi, ammo uni chetlab o'tish mumkin. Eng tez natija beradigan holatlar deyarli hamma tomonidan yoqadi. Buni Albert Eynshteyn o'tin kesish misolida payqagan. Uzoq muddatli maqsadlar va yirik loyihalar bilan ham xuddi shunday qilish mumkin: ularni kichik vazifalarga bo'ling, rejalashtiring va keyin ularni muayyan vaqt davomida (masalan, kuniga ikki soat) uslubiy ravishda bajaring. Aytaylik, bir hafta o'tgach, birinchi natijalar paydo bo'ladi - loyihaning birinchi qismining maqsadiga erishiladi (rejaga ko'ra), bu ushbu yo'nalishda ishlashni davom ettirish uchun kuch va motivatsiya beradi.

Maslahat 7. Ustuvor vazifalar uchun shaxsiy muddatlarni belgilang

Joriy oy uchun qaysi holatlar ustuvor bo'lishini oldindan bilsangiz, ular ish taqvimida qayd etilishi va shaxsiy rejalashtirishda bir xil muzokaralar / uchrashuvlar bilan birga hisobga olinishi mumkin. Shunday qilib, ushbu sana uchun boshqa tadbir yoki harakatni amalga oshirish zarurati tug'ilganda, u allaqachon "zabon" qilinadi, bu sizga vazifaning ob'ektiv ahamiyatini yana bir bor eslatadi. Ushbu maslahat ish faoliyatini rejalashtirishda alohida ahamiyatga ega.

Maslahat 8. Ish joyingizni to'g'ri tashkil qiling

Avvalo, bu ish stolidagi tartib bilan bog'liq. Unda faqat o'sha hujjatlar qoldirilishi kerak, ularsiz A toifasidagi vazifalarni bajarish mumkin emas. Bu harakat psixologik asosga ega: stol ustidagi tartib fikrlarni tartibga solishga yordam beradi va qo'shimcha qog'ozlar vaqt talab etadi.

Maslahat 9. Boshqalar sizga qo'shimcha mas'uliyat yuklashiga yo'l qo'ymaslikka harakat qiling

Ko'pincha rahbarlar yangi narsalarga qiziqishadi va ular bilan shug'ullanishadi, o'z vakolatlarini kengaytiradilar. Xodim odatda qatnashmaydigan yig'ilishlarga shaxsiy qiziqishdan kelib chiqib, u ishchi guruhlarga kirishi yoki uning rejasiga kiritilmagan qo'shimcha topshiriqlarni olishi mumkin va natijada asosiy ish va uni rejalashtirish uchun yuk bo'ladi. Barcha harakatlaringizni lavozimga muvofiqligini ikki marta tekshirib ko'ring va shu bilan vaqtni rejalashtirish ko'nikmalaringizni yaxshilang.

Maslahat 10. To'satdan sizni jalb qilmoqchi bo'lgan narsalar qanchalik muhim va shoshilinch ekanligini baholang.

Fors-major holatlari va boshqa shoshilinch holatlar har qanday firma yoki korxona uchun, hatto qat'iy rejalashtirish doirasida ishlashga intilayotgan bo'lsa ham, odatiy hodisadir. Ularni hal qilish uchun barcha mavjud resurslar safarbar etilgan. Agar siz ushbu vaziyatda yordam berishga rozi bo'lsangiz, esda tutingki, bu sizning jadvalingizdagi joriy muhim vazifalarni bajarishdan vaqt talab etadi, shuning uchun ularni qurbon qilishga arziydimi yoki yo'qligini har doim o'ylab ko'ring.

Maslahat 11 Impulsga qarab harakat qilmang - oqilona qarorlar qabul qiling

Ba'zan impuls, boshqarib bo'lmaydigan impuls natijasida ma'lum qarorlar qabul qilinadi. Ammo bu jadvaldagi og'ishlarni keltirib chiqaradi va maqsadga erishish uchun ish vaqtini samarali rejalashtirishga xalaqit beradi. Agar sizda biron bir lahzada biror narsa qilish istagi paydo bo'lsa (masalan, qo'ng'iroq qilish), diqqat bilan o'ylab ko'ring va o'ylab ko'ring, bu haqiqatan ham rejalashtirgan narsani qilishga arziydimi.

Maslahat 12. O'z ustuvorliklaringizni to'g'ri belgilang

Ko'p hollarda - konferentsiyalar, uchrashuvlar, qo'ng'iroqlar, matnlar - harakat qilish juda qiyin bo'lishi mumkin va siz bir vaqtning o'zida hamma narsani o'z zimmangizga olganingizda yoki uni turli tomondan qismlarga bo'lib olganingizda, sizga juda oz vaqt ketadi. Bu erda ustuvorliklar matritsasi sifatida vaqtni rejalashtirishning bunday usulini esga olish va aniq belgilangan va bir ma'noda muhim vazifalarni amalga oshirish bilan faoliyatni boshlash, asta-sekin kamroq muhimlarga o'tish foydalidir.

Rahbar kotibining ish vaqtini rejalashtirish

Kotibning shaxsiy ish vaqtini rejalashtirishning asosiy vazifasi va maqsadi boshliqni iloji boricha yengillashtirish va unga vaqtini ajratishga yordam berishdir. Bu mehnat faoliyati uchun barcha mumkin bo'lgan soat va daqiqalardan foydalanish samaradorligini oshirish vazifasidir. Bu esa rahbar va kotibning vazifalari va faoliyatini rejalashtirish o‘zaro bog‘liqligini bildiradi.

Avvalo, kotib tashkiliy, tayyorgarlik va boshqaruv ish turlarida yordam beradi, xo'jayin uchun ijodkorlik uchun joy bo'shatadi. Shu maqsadda yordamchi yuqori darajadagi kundalik tartibni, barcha mumkin bo'lgan davrlar uchun - kun / oy / chorak uchun vazifalar jadvalini bilishi kerak. Kotibning ish vaqtini samarali rejalashtirish uning bevosita rahbarining jadvaliga bog'liq, chunki u boshliqning jadvaliga kiritilgan barcha uchrashuvlar, muzokaralar va boshqa masalalarni (tashrif buyuruvchilarni qabul qilish, hujjatlarni rasmiylashtirish) tayyorlaydi. Rejalashtirishda asosiy rolni vazifalarning qiymati va ahamiyatiga ko'ra ierarxiyasi egallaydi.

Bundan tashqari, kotibning vazifalariga xo'jayinning ish kunining rejimiga bog'liq bo'lmagan (va mehnat faoliyatini rejalashtirishda aks ettirilgan) boshqa ishlarni ham o'z ichiga oladi: bu pochtani tekshirish va yozishmalarga javob berish, hujjat aylanishi, nazorat qilish. fayl va boshqalar. Yordamchining vaqtni rejalashtirish qobiliyati yuqori bo'lishi kerak. Uning jadvalining boshlang'ich nuqtalari har doim takrorlanadigan harakatlardir, masalan:

boshning ish joyini tayyorlash;
o'z ish joyingizni tartibga soling;
barcha turdagi kiruvchi elektron pochta xabarlarini boshqarish;
boshqaruv faylini ko'rish;
hokimiyat organlariga ishlarning umumiy holatini taqdim etishi va joriy kun uchun jadvalga aniqlik kiritish.

Menejerning jadvaliga nisbatan ish vaqtini rejalashtirishning oddiy misolini ko'rib chiqing. Kotibning harakat dasturi shunday ko'rinadi. Agar xo'jayin soat 11:00 da yig'ilishni rejalashtirgan bo'lsa, yordamchining 10:30 dagi rejasi uning tashkilotini keyingi barcha harakatlar bilan belgilaydi: eslatma, materiallardan nusxa ko'chirish, konferentsiya xonasini tozalash, jurnallar. Agar soat 14:00 da menejer ofisdan tashqarida muzokaralar o'tkazishni rejalashtirgan bo'lsa, u holda kotibning jadvali mashinani chaqirish va hujjatlarni yig'ish bo'yicha narsalarni o'z ichiga oladi. Shuningdek, ishlarning ro'yxatida telefon suhbati uchun xo'jayinni kim bilan va qaysi vaqtda ulash kerakligi, qanday hujjatlarni tuzatish kerakligi va noldan nimani to'ldirish kerakligi va boshqalar ko'rsatilgan.

Eng yaxshi variant - xo'jayin bilan birgalikda kundalik faoliyat uchun doimiy vaqt oralig'ini aniqlash: hujjatlarni imzolash, tashrif buyuruvchilarni qabul qilish. Bu ishni yaxshilaydi va mutaxassisning ham, uning yordamchisining ham ish vaqtini rejalashtirishga yordam beradi. Ish jadvalini ishlab chiqishda, shuningdek, to'satdan favqulodda va muhim topshiriqlar, telefon qo'ng'iroqlari va boshqa favqulodda vaziyatlarda munosib zaxirani qoldirish kerak.

Kotib ish kunining oxirini chiquvchi yozishmalarni yuborishga bag'ishlaydi, shuningdek, ertangi kunga tadbirlarni rejalashtiradi.

Ish kuni tugagach va menejer ofisga kechiksa, yordamchi ular o'rtasida tegishli kelishuv mavjud bo'lgan taqdirdagina uyiga borishi mumkin va u xo'jayinga barcha kerakli ma'lumotlarni taqdim etadi.

Binodan chiqishdan oldin kotib barcha hujjatlarni olib tashlaydi, kabinetlarni, seyflarni yopadi, elektron jihozlarni o'chiradi (bu telefon, modem, faksga taalluqli emas), ish joyini tartibga soladi.

Menejerning vaqtini rejalashtirish

Rejalashtirishning mohiyati maqsadlarni amalga oshirishga tayyorgarlik ko'rish va ish vaqtini tartibga solishdir. Rahbarning ish vaqtini rejalashtirish tamoyillari mehnatni tartibga solishning umumiy tamoyillaridan unchalik farq qilmaydi. Vaqt resurslaridan oqilona foydalanish sizning vazifalaringiz, maqsadlaringiz, vazifalaringiz va vaqt byudjetini tushunishni o'z ichiga oladi.

Mutaxassisning ish vaqtini tashkil etish jarayonida keng tarqalgan rejalashtirish usullari qo'llaniladi. Menejer quyidagi qoidalarga amal qilishi kerak:

Kundalik ish rejasining 60% rejalashtirilgan ishlarga ajratiladi;
20% vaqt - kutilmagan harakatlar uchun;
Oxirgi 20% o'z-o'zidan paydo bo'ladigan vazifalar uchun eng yaxshisi.

Kichik korxonalarda sezilarli noaniqlik sharoitida murakkab muammolarni hal qilish uchun "tekis" tashkiliy tuzilmalar qo'llaniladi. Bunday bo'linmalar quyidagi kamchiliklar bilan tavsiflanadi: menejerlarning ortiqcha ish yuki, ko'p sonli odamlarning harakatlarini nazorat qilishdagi qiyinchilik, shuningdek, bo'linmalar ishini muvofiqlashtirish bilan bog'liq qiyinchiliklar.

Sarflangan vaqt (ayniqsa, rejalashtirish bosqichida qayd etilmagan bo'lsa) nima va qanday ishlatilganligi majburiy ko'rsatilishi bilan qayd etilishi kerak. Bu o'z ish vaqti xarajatlari to'g'risida to'liq tasavvurga ega bo'lgan menejer kelajakda o'z rejalashtirishni yanada samarali tashkil etishiga yordam beradi; sifat rejasini ishlab chiqish uchun vazifalar qisqa, o'rta va uzoq muddatli bo'linadi.

Muntazamlik, izchillik va izchillik rejalashtirishning asosiy tamoyillari sifatida joylashtirilishi kerak. Faoliyatni rejalashtirishning muhim tamoyillaridan biriga - maqsadlarning haqiqatiga rioya qilish kerak: bajarish mumkin bo'lgan darajada ko'p mas'uliyatni o'z zimmasiga olish.

Menejerning ish vaqtining oqilona sarflanishining negizida uning uzoq muddatli rejasi yotadi. Bu ko'p yillik tizim bo'lib, qaysi yillik va choraklik rejalar tuzilganligini hisobga oladi. Ikkinchisini yillik bilan muvofiqlashtirish va oyliklarga bo'lish mumkin. Kundalik va haftalik rejalar ularga to'liq mos keladi va shu bilan birga menejerning ish vaqtidan foydalanishni eng aniq aks ettiradi. Ish faoliyatini bir kunlik darajada rejalashtirish menejerning ish faoliyatini umumiy rejalashtirishda muhim bosqich bo'lib, u doimiy ravishda monitoring va vaziyatga qarab tartibga solinadi.