» Uchrashuv protokoli qanday tuziladi

Yig'ilish bayonnomasi qanday rasmiylashtiriladi

Yig'ilishlar mulk shaklidan qat'i nazar, aksariyat tashkilotlarda o'tkaziladi. Ular bo'yicha xodimlar va menejerlar dolzarb masalalar bo'yicha ma'lumot almashadilar, tezkor qarorlar qabul qiladilar. Bunday tadbirni maksimal darajada samarali o'tkazish uchun yig'ilish bayonnomalari yuritiladi. Ushbu hujjat ham axborot, ham ma'muriy funktsiyaga ega: unda ko'tarilgan masalalar va qabul qilingan qarorlar to'g'risidagi ma'lumotlar qayd etiladi.

Yig'ilishning borishini qayd etish tashkilot rahbarining kotibi zimmasiga yuklanadi. Ushbu funktsiyani boshqa xodim bajarishi mumkin.

Yig'ilish boshlanishidan oldin kotibga taklif qilinganlar ro'yxati va savollarning indikativ ro'yxati beriladi. Ishtirokchilar tezislarni taqdim etadilar. Bu protokolning yakuniy versiyasini tuzish bo'yicha ishlarni tezlashtirish uchun hujjat shablonini tayyorlashga yordam beradi. Agar ishtirokchilar ko'p bo'lsa, unda to'liq ism ko'rsatilgan ro'yxatga olish varaqasiga ega bo'lish tavsiya etiladi. paydo bo'lgan shaxslar. Yig'ilish boshlangandan so'ng, kotib hozir bo'lganlarning yakuniy ro'yxatini tuzadi.

Ma'lumotlar yig'ilish kotibi tomonidan tadbir davomida qayd etiladi. Jurnalning aniqligini oshirish maqsadida diktofon yozuvlaridan foydalaniladi. Barcha so'zlar raqamli tashuvchida yozib olinadi, so'ngra hujjatning yakuniy bajarilishi davomida takrorlanadi.

Agar ko'p sonli ishtirokchilar bilan katta yig'ilish o'tkazilsa, unda 2 kotib ponksiyonni boshqaradi. Protokol bo'yicha bir vaqtning o'zida ikkita mutaxassisning ishlashi, agar uchrashuv kechiktirilsa, jarayonni tezlashtirishga yordam beradi.

Yig‘ilishlar mavzulariga taalluqli bo‘lmagan alohida mulohazalar, mulohazalar, mulohazalar, masalalarni muhokama qilish hujjatda aks ettirilmaydi. Bayonnoma hisobotlar, savollar va takliflarning umumiy mazmunini belgilaydi. Rahbarning alohida ijrochilarga beradigan qarorlari va ko'rsatmalari aniq qayd etiladi.

Eslatma! Hisobotlar va savollarni so'zma-so'z yozish shart emas.

Agar menejer aniq ma'lumotga muhtoj bo'lsa, u mas'ul xodim tomonidan imzolangan hisobotni talab qiladi. Yig'ilishlarda umuman ishlarning holati muhokama qilinadi, shuning uchun batafsil qayd qilishning hojati yo'q. Natijada bayonnomada yig‘ilishning borishi: muhokama qilingan mavzular, ko‘tarilgan masalalar va qabul qilingan qarorlar umumlashtiriladi.

Ba'zi hollarda tashkilot rahbarlari har bir iborani aniq belgilashni talab qiladilar. Bu zamonaviy kompaniyalardagi uchrashuvlar uchun odatiy hol bo'lib, bunday tadbirlarda ko'plab operatsion masalalar hal qilinadi.

Roʻyxatdan oʻtish

Ko'pincha siz protokollar maxsus blankalarda saqlanishi kerakligi haqidagi havolalarni topishingiz mumkin. Bu shunday uchrashuvlar davlat idoralarida, masalan, munitsipal hokimiyatlarda o'tkazilganda sodir bo'ladi.

Oddiy tashkilotlarda daraxt kesish uchun maxsus shakllar kamdan-kam hollarda joriy etiladi. Istisno - bu yig'ilishlarning maxsus turlari, masalan, aktsiyadorlik jamiyati direktorlar kengashining ishi.

Yig'ilish bayonnomasida quyidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak:

1. Majburiy tafsilotlar:

• sana va raqam;
• kompaniya nomi;
• voqeani ko'rsatuvchi hujjat turi;
• uchrashuv joyi.

Shuningdek, har bir varaq raqamlangan bo'lib, siz uchrashuvning borishini aniq kuzatishingiz mumkin;

1. Ishtirokchilar ro'yxati va ularning roli. To'liq ismni ko'rsatish kerak. va bayonnomani yurituvchi mutaxassisning lavozimi, majlis rahbari, moderatori va majlisning boshqa ishtirokchilari. Buning o'rniga, kelgan ishchilar imzo qo'yadigan ovozli varaqdan foydalanish mumkin;
2. Agar tadbirda boshqa tashkilotlar vakili bo'lgan shaxslar bo'lsa, ular "Taklif qilingan" yozuvi bilan ko'rsatiladi;
3. Protokolning asosiy qismi ketma-ket 3 ta blokdan iborat:

• Tinglangan. To'liq ism ko'rsatilgan. va so'zlovchining pozitsiyasi, nutqning asosiy mavzusi, nutqning tafsilotlari haqida qisqacha ma'lumot;
• Ma’ruza qildi. To'liq ism aniqlangan. va nutqning mazmuni yuzasidan savol bergan yoki fikr bildirgan shaxsning pozitsiyasi;
• Qaror qildi. Hisobot natijalariga ko'ra, rahbar ko'rsatmalar beradi yoki qaror qabul qiladi. Qaror kotib tomonidan batafsil qayd etiladi, chunki u xodimlar uchun majburiydir. Vazifalarni bajarish muddatlari ko'rsatilgan.

Eslatma! Agar qaror bo'yicha ovoz berish qabul qilingan bo'lsa, unda ism-shariflar ko'rsatilmagan holda "ma'qul", "qarshi" va betaraf ovozlar soni qayd etilishi kerak.

1. Bayonnomaning oxirida yig'ilish kotibi va rahbarining imzolari qo'yiladi. Chop etish shart emas.

Hujjatning yakuniy varianti yig'ilishdan biroz vaqt o'tgach tayyorlanadi. Bu axborot miqdoriga qarab bir necha soat yoki bir necha kun davom etishi mumkin. Keyin u tadbirga rahbarlik qilgan rahbarga imzolash uchun topshiriladi.

Shundan so'ng, protokol manfaatdor shaxslarga yuboriladi yoki undan aniq ijrochilar uchun ko'rsatmalar bilan rasmiy ko'chirmalar tuziladi.

Operatsion yig'ilish bayonnomasi

Operatsion yig'ilish bir nechta xususiyatlarga ega:

• O'tkazishning aniq chastotasi (masalan, haftada bir marta ma'lum bir vaqtda);
• Ishtirokchilarning barqaror tarkibi;
• Deyarli o'zgarmagan mavzular va savollar;
• Qisqa muddat.

Ushbu xususiyatlar tezkor yig'ilish bayonnomasini tayyorlashda o'z izini qoldiradi. Kotib ishning algoritmini, muhokama qilinadigan masalalarni oldindan biladi. Bu yakuniy hujjat ustida ishlashni tezlashtirish, uning ko'p qismini oldindan shakllantirish imkonini beradi.

Yig'ilish bayonnomalari tezda tuziladi, shunda hujjat darhol rahbarga imzolash uchun topshiriladi.

Saqlash

Bayonnomalarni saqlash to'g'risida qaror qabul qilganda, kotib tashkilotning ichki hujjatlarini o'rganishi kerak.

Shunday qilib, aktsiyadorlik jamiyati direktorlar kengashi yoki aksiyadorlar umumiy yig'ilishining bayonnomasi doimiy saqlanishi kerak. Hujjatlar tashkilotning doimiy organi joylashgan joyda joylashgan. Ushbu tartib Qimmatli qog'ozlar bozori bo'yicha Federal komissiyaning 16.07.2003 yildagi 03-33 / ps-sonli qarorida o'rnatilgan bo'lib, unda aktsiyadorlik jamiyatlarida muayyan hujjatlarni saqlash qoidalari va muddatlarini tartibga soluvchi normalar mavjud.

Odatda, turli yig'ilishlar bayonnomalari 3 yoki 5 yil davomida saqlanadi, undan so'ng ular ko'rsatmalarga muvofiq arxivlanadi va yo'q qilinadi.

Uchrashuv bayonnomalari keraksiz byurokratiya elementi emas. Bu yig'ilish ishtirokchilariga kun tartibini unutmaslik va rahbarning ko'rsatmalarini o'z vaqtida bajarishga yordam beradi. Bugungi kunda bunday hujjatlarni tezkor tayyorlash va tarqatish uchun elektron resurslar mavjud. Shu sababli, kotib barcha manfaatdor tomonlarga protokolning tayyor versiyasini tez va qulay tarzda taqdim etishi mumkin.

.