Cum se păstrează evidența personalului în întreprindere. Contabilitatea personalului și întreținerea corespunzătoare a acesteia la întreprindere

Contabilitatea personalului alături de contabilitate și contabilitate fiscală, vă permite să reflectați informații fiabile necesare pentru funcționarea deplină a companiei. Caracteristicile acestui tip de contabilitate, precum și principalele documente implicate în acesta, vor fi discutate în articolul nostru.

Mentinerea evidentei personalului

Face evidența personalului presupune executarea unui volum mare de documentație care va reflecta informații atât pentru fiecare salariat, cât și în general pentru întreaga firmă, precum și crearea unor reguli care reglementează procedura pentru activitatea de muncă.

Face evidența personalului implică stabilirea numărului de angajați, ceea ce este posibil numai cu urmărirea de înaltă calitate a tuturor mișcărilor. Sarcina principala evidența personalului este întocmirea dovezilor documentare ale unei anumite mișcări a unui salariat, variind de la angajare, transfer pe o altă funcție, înregistrarea concediului și se termină cu concedierea.

Cu siguranță, contabilitatea personalului poate fi însă întreținut manual evidența personalului prin utilizarea software-ului vă permite să minimizați timpul de pregătire a documentației, mai ales dacă compania are mulți angajați.

Înregistrările HR

Documentele evidența personalului poate fi atât obligatorie, a cărei compilare este prevăzută de Codul Muncii al Federației Ruse, cât și opțională.

La documentele solicitate evidența personalului raporta:

• ordin de angajare (T-1);
• contract cu un angajat (TD-1);
• cartea de muncă (Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”);

Despre caracteristicile designului cărților de lucru, consultați materialul .

• cardul personal de angajat (T-2);
• acte de transfer (T-5);
• ordin de plecare (T-6);
• program de concediu (T-7);
• personal (T-3);
• foaia de pontaj (T-12);
• ordin de concediere (T-8).

Majoritatea documentelor de personal au un formular unificat. Câteva documente pe care angajatorul ar trebui să le elaboreze în mod independent:

• acord comun;
• reguli de ordine interioară;
• reglementări salariale;
• reglementarea datelor cu caracter personal ale angajaților;
• reglementări privind protecția muncii;
• furnizarea de bonusuri;

Pentru informații despre perioadele de păstrare a documentelor de personal, consultați materialul .

IMPORTANT!Potrivit art. 8 din Codul Muncii al Federației Ruse, prevederile formate de organizație care încalcă drepturile unui angajat nu pot fi folosite pentru a reglementa relațiile de muncă.

Toate documentele contabile întocmite de un lucrător de personal sunt aprobate de șeful organizației. După aceea, angajatul trebuie să se familiarizeze cu ele și să-și pună semnătura.

De remarcat că în unele situații se poate evita întocmirea documentelor de personal: de exemplu, nu este necesară întocmirea fișelor postului dacă contractul de muncă prevede deja funcționalitatea angajatului. Același lucru este valabil și pentru clauza de salarizare, care este și opțională dacă în contract sunt specificate veniturile viitoare ale salariatului.

Prezența acestui sau aceluia document în evidențele de personal depinde de specificul muncii unui angajat individual și al companiei în ansamblu. Dacă compania asigură munca în ture, atunci ar trebui să se întocmească un program de ture. La îndeplinirea sarcinilor de muncă în unități de înaltă securitate, în contract trebuie să fie înscrisă o clauză privind păstrarea secretelor comerciale, precum și o prevedere corespunzătoare, care să stabilească procedura de accesare a secretului, responsabilitatea dezvăluirii acestuia. , precum și condițiile de încetare a unui astfel de acces. Este imperativ să întocmești un contract de răspundere integrală cu un angajat dacă acesta are legătură cu bunuri sau obiecte de valoare.

Răspunderea pentru infracțiuni în conducerea evidenței personalului

Principalul organism de reglementare responsabil de conduita corectă a evidența personalului, este Inspectoratul de Stat al Muncii. Este conceput pentru a controla operațiunile de personal și, dacă contabilitatea personalului se efectuează cu încălcări, pentru a aduce la răspundere administrativă pentru încălcarea legislației muncii.

Se disting următoarele tipuri de responsabilitate (articolul 419 din Codul Muncii al Federației Ruse):

• Administrativ - amenzile pentru funcționari și companii sunt reflectate în art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 din Codul Administrativ al Federației Ruse. Responsabilitatea administrativă apare cel mai adesea în absența oricărui document de personal necesar sau nedepunerea acestuia la solicitarea unui angajat sau a unei organizații.

Exemplu:Ivanov I.A. a decis să ia un împrumut. Pentru a face acest lucru, are nevoie de o copie a cărții de muncă și de un certificat 2-NDFL. Angajatorul a refuzat să elibereze o copie a cărții de muncă. Salariatul are dreptul de a raporta acțiunile ilegale ale angajatorului la inspectoratul de muncă, care va trage la răspundere societatea (funcționarii acesteia) conform art. 5.39 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse în valoare de 1.000 până la 3.000 de ruble.

• Drept civil - pedeapsa este prevazuta de art. 15, 151 și cap. 59 din Codul civil al Federației Ruse.

Exemplu:Petrov S.F. a fost rănit la locul de muncă. În conformitate cu art. 1085 din Codul civil al Federației Ruse, angajatorul este obligat să compenseze pentru salariile pierdute în timpul șederii angajatului la tratament, precum și costurile tratamentului și recuperării acestuia.

• Raspunderea penala - art. 143, art. 145, art. 145.1, art. 146-147, art. 215-217 din Codul penal al Federației Ruse.

În plus, documentele serviciilor de personal pot fi solicitate de către organul fiscal, în cazul nedepunerii acestora, răspunderea rezultă în temeiul art. 126 Codul Fiscal al Federației Ruse

Rezultate

Corect și oportun contabilitatea personalului permite managementului să eficientizeze compania. În prezent, există multe instrumente software care ajută la optimizarea timpului de compilare a documentației de personal și la obținerea acurateții în raportarea datelor. personalcontabilitate.

Contabilitatea salariilor la întreprindere și multe alte puncte importante se bazează pe documente primare. Dacă înregistrările HR sunt livrate prost, acest lucru afectează activitatea tuturor departamentelor companiei.

Toate nuanțele menținerii sale și documentele necesare vor fi discutate în acest articol.

De ce este nevoie?

În orice organizație, indiferent de numărul de persoane, există obligația de a păstra astfel de evidențe. Ajută la documentarea mișcării întregului personal. Pentru a face acest lucru, este necesar să cunoașteți documentele de reglementare referitoare la muncă. În plus, trebuie să stăpânești abilitățile de conducere.

Acest tip de contabilitate este conceput pentru:

• distribuie corect oamenii în procesele de muncă;
• caută rezerve neutilizate;
• identificarea și eliminarea în timp util a problemelor legate de personal.

Puteți afla mai multe despre acest proces din următorul videoclip:

Cum să-l organizezi de la zero: instrucțiuni pas cu pas

Înaintea angajatului departamentului de personal există întotdeauna o sarcină dificilă de organizare a acestui tip de muncă de birou. Pentru a facilita acest proces, este important să întocmiți mai întâi un plan de lucru brut și să determinați secvența în care trebuie să acționați:

• Decizia corectă ar fi să studiem mai întâi documentația de reglementare.
• După ce l-am studiat în detaliu, se realizează pregătirea directă a fluxului de documente. Toate lucrările constitutive sunt luate de la cap și studiate în detaliu. Toată documentația trebuie să fie conformă cu constituentul. Este important să îl întrebați pe șeful companiei ce condiții suplimentare dorește să introducă în programul de lucru. Pe baza dorințelor acestuia se întocmesc documente suplimentare facultative.
• Crearea documentatiei:
  • pentru început, directorul este documentat;
  • în continuare compilat și ;
  • se elaborează un formular, care se încheie cu toți angajații. Include toate elementele de care organizația are nevoie;
  • se pregătesc alte lucrări și reviste importante;
  • este necesar să se decidă cine va fi responsabil de carnetele de muncă. În timp ce oamenii nu sunt angajați oficial, managerul va fi obligat să-i angajeze. În consecință, se face ordin de asumare a răspunderii pentru siguranță, umplere și cap;
  • după aceea, începe admiterea oficială a lucrătorilor.
• Este important să se asigure depozitarea tuturor documentelor de personal și utilizarea acestora.

După înregistrarea angajării pentru ofițerul de personal, încep zilele de lucru obișnuite. Fiecare zi este prezența la locul de muncă a fiecărei persoane. Eliberat o dată pe an.

Ofițerul de personal este obligat să se ocupe de circulația documentară a persoanelor la întreprindere, întocmind documentația relevantă. În plus, trebuie să fie o mulțime de alte lucrări.

Documente necesare

O serie de documente de bază utilizate de un lucrător al personalului:

• Variat ordinele de deplasare a angajaților: , traducere și multe altele.
• personal. Conținutul acestuia trebuie să se potrivească cu datele specificate în contractele angajaților. Dacă ceva nu se potrivește, aceasta indică o încălcare a Codului Muncii al Federației Ruse. Și asta duce de obicei la amenzi.
• Foaia de pontaj.
• Carnete de angajare. Ofițerul de personal le ridică la angajare, în ele se fac înscrieri corespunzătoare și se returnează la concediere.
• Reglementari de munca in cadrul organizatiei.
• Contracte de munca. Un astfel de contract se încheie cu fiecare persoană, servește drept început de relație de muncă. Principalul lucru aici este să verificați corectitudinea compilației, prezența tuturor semnăturilor și a datelor. Dacă se modifică condițiile de muncă, de exemplu, un transfer al unui lucrător sau o modificare a salariului, este imperativ să vă pregătiți. Acestea sunt compilate pentru fiecare caz separat.
• Program de vacanță. Cel mai târziu cu două săptămâni înainte de sfârșitul anului, toate organizațiile trebuie să pregătească programe de vacanță pentru angajați. Este important să le compuneți astfel încât odihna simultană a oamenilor să nu afecteze fluxul de lucru al departamentului sau al companiei în ansamblu.
• Jurnalele contabile. Există multe jurnale necesare pentru înregistrarea documentelor.
• Cu siguranta in desfasurare. Include: la locul de muncă, fișe de familiarizare cu ordinele angajatorului, o copie a cărții de identitate, un certificat de control medical, copii ale diplomelor și un act de identitate militar.
• Descrierea postului. Acestea conțin o descriere detaliată a drepturilor și obligațiilor angajatului.
• Reglementări privind salariile și sporurile. Reglementare, pe baza căreia se realizează toate salariile.

Există încă o mulțime de documentație diferită, care este prezentă și la întreprinderi. Dar acest lucru se aplică deja unor documente specifice.

Cine face asta de obicei?

Această întrebare apare mai ales în organizațiile mici. Acest lucru este de obicei făcut de un ofițer de personal, deoarece menținerea acestei evidențe este o sarcină destul de dificilă. Din păcate, nu orice lider poate fi convins să introducă o astfel de poziție separată în stat. În acest sens, managementul personalului este adesea ocupat de contabilul-șef sau de managerul cu jumătate de normă însuși.

De regulă, acest lucru se întâmplă în firmele mici pentru a economisi bani. Și nu are sens să introduci o unitate suplimentară în stat pentru două sau trei persoane. În acest caz, schema este următoarea: managerul întocmește angajații, iar contabilul șef calculează salariile acestora. Principala lege care reglementează relația dintre un angajat și un angajator este Codul Muncii al Federației Ruse. Acesta definește drepturile și obligațiile ambelor părți.

Automatizarea procesului

Pentru comoditatea contabilității la întreprindere, managerul trebuie să aibă grijă de introducerea unui program special. În zilele noastre, există un număr mare de astfel de sisteme și toate sunt ușor de utilizat.

Programul utilizat pe scară largă este „1C: Enterprise”. Ajută la organizarea datelor. Aproape toate documentele sunt tipărite automat de pe acesta. Utilizarea tehnologiilor automatizate simplifică procesul de contabilitate în sine.

Nuanțe de IP și LLC

Documentația ar trebui să fie întotdeauna în ordine. Este important să îl gestionați și să îl păstrați corespunzător. Există mai multe nuanțe care sunt importante de luat în considerare în acest domeniu:

• Dacă un antreprenor individual înregistrează un angajat pentru prima dată, acesta va trebui să treacă prin procesul de înregistrare în unele organe teritoriale în statutul de angajator. Mai precis, în Fondul de pensii și în Fondul de asigurări sociale. Există anumite termene limită pentru o astfel de procedură:
  • 10 zile la înregistrarea la FSS;
  • 30 de zile pentru înregistrarea la UIF.

  Numărul de zile se numără din prima zi de angajare a primei persoane. Dacă acest lucru nu se face, organizația se confruntă cu amenzi grele.

• Managerul trebuie să-și familiarizeze angajații cu toate documentele de reglementare împotriva semnăturii. Pentru aceasta se creează reviste speciale, unde angajații semnează după ce au citit documentele. De exemplu, organizația trebuie să furnizeze personal o fișă de plată în fiecare lună. În acest sens, este rezonabil să începeți o carte privind înregistrarea emiterii lor. Acest lucru este convenabil deoarece, în cazul oricărui conflict, semnătura este cea care va dovedi că documentul a fost emis.

Posibile sancțiuni pentru ignoranță

În lipsa evidenței personalului, funcționarii vor fi trași la răspundere în conformitate cu legea „Cu privire la contravenții”. Sunt amendați:

• pe funcționar – în sumă de la 1 la 5 mii ruble;
• pentru persoane juridice - de la 30 la 50 de mii ruble.

În plus, este posibilă suspendarea activităților organizației până la 90 de zile. Dacă abaterea se repetă, managerul poate fi supus descalificării.

În cazul în care o organizație urmează să fie auditată de autoritățile de reglementare, este important să vă pregătiți pentru aceasta. Pentru aceasta trebuie să știți:

• autoritățile de supraveghere trebuie să informeze cu cel puțin trei zile înainte despre procedura viitoare;
• verificarea nu trebuie să depășească douăzeci de zile;
• inspecțiile la fața locului nu pot fi efectuate fără un supraveghetor.

Acest tip de contabilitate este componenta principală a oricărei întreprinderi. Prin urmare, gestionarea sa fiabilă vă permite să ocoliți un număr mare de probleme.

Chiar și cea mai mică întreprindere are angajați, ceea ce înseamnă că este nevoie de menținerea diverselor documente de personal.

În companiile care sunt pe piață de mult timp, de obicei, managementul evidenței personalului este bine stabilit, dar în organizațiile nou create, totul trebuie creat de la zero.

Cine este responsabil de afacerea companiei?

De regulă, angajații departamentului de personal sunt angajați în menținerea managementului evidenței personalului și în procesarea tuturor documentelor, dar dacă întreprinderea este mică, atunci această muncă poate fi încredințată unuia dintre angajați ca. De obicei, acesta este un contabil sau.

Dacă întreprinderea are un număr mare de angajați, atunci se creează un departament de personal, în care pot exista mai mulți specialiști. Nevoia de personal este determinată nu numai în funcție de numărul de angajați (deși acesta este factorul principal), ci și de specificul întreprinderii în sine. Deci, într-o organizație cu producție dăunătoare și periculoasă, ofițerii de personal vor avea mai multă muncă.

Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai usor acest lucru se poate face folosind servicii online care vă vor ajuta să generați toate documentele necesare în mod gratuit: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să facilitați și automatizați contabilitatea și raportarea, atunci vin în ajutor următoarele servicii online, care va înlocui complet un contabil la fabrica dumneavoastră și va economisi o mulțime de bani și timp. Toate raportările sunt generate automat, semnate cu o semnătură electronică și trimise automat online. Este ideal pentru un antreprenor individual sau SRL pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!

Colectarea bazei legislative necesare și a documentelor de reglementare

Primul lucru de făcut atunci când creați un flux de lucru pentru personal de la zero este să decideți ce documente ar trebui să fie. Există documente care trebuie să fie obligatorii la fiecare întreprindere, și există acelea care sunt necesare doar pentru a efectua un anumit tip de muncă sau activitate de companie.

Apropo, documentele de reglementare în sine, care reglementează disponibilitatea componentelor documentației de personal, nu vor fi de prisos să fie stocate într-un folder separat, astfel încât, dacă este necesar, să fie întotdeauna la îndemână.

Comenziîn ceea ce priveşte personalul şi personalul. Ordinele de personal includ ordine legate de deplasarea lucrătorilor:, concediere și. Aceste ordine se referă la vechime și, prin urmare, se păstrează timp de 75 de ani.

LA ordine de personal toate celelalte includ:

• sarbatori;
• prime;
• calatorii de afaceri;
• sancțiuni disciplinare etc.

Termen de valabilitate aceste comenzi este de la 3 la 5 ani.

Este mai convenabil ca aceste două tipuri să aibă două foldere separate.

Următorul document obligatoriu este, care reflectă toate informațiile de bază despre angajat. Aceste carduri pot fi păstrate fie separat, fie ca parte a dosarului personal al angajatului.

Al treilea document necesar este . În prezent, conform legislației, chiar și un antreprenor individual trebuie să întocmească carnetele de muncă, ca să nu mai vorbim de întreprinderile cu alte forme de proprietate. Angajatorul trebuie să elibereze carnetul de muncă în termen de trei zile de la data acceptării salariatului.

Deoarece cărțile de muncă sunt, este imperativ să le păstrați. Această carte a fost păstrată și timp de 75 de ani.

Următorul document necesar este . Acesta trebuie incheiat cu fiecare angajat angajat, indiferent de termen.

Odată ce noi locuri de muncă sunt create, este necesar să dețineți un loc de muncă special pentru fiecare dintre ele. Documentele aferente SOUT-ului sunt stocate până când sunt înlocuite cu altele noi, de regulă, o dată la 5 ani.

LA alte documente obligatorii se aplică la:

Există și documente pe care legea nu obligă să le păstreze, dar, cu toate acestea, aproape fiecare angajator le are, acesta este cartea de bază pentru comenzi.

Colectarea si studiul actelor constitutive

După ce te-ai hotărât asupra documentelor generale obligatorii, trebuie să te decizi asupra celorlalte documente. Pentru a face acest lucru, trebuie să studiați toate documentele statutare care reglementează activitățile și procesul de producție al întreprinderii.

Aici documentele pot fi foarte diferite. De exemplu, dacă EIP este necesar și pentru angajați, atunci este imperativ să se aprobe prin ordin sau alt document administrativ lista și condițiile de furnizare a acestora categoriei de lucrători.

Dacă în întreprindere există persoane care au program de lucru neregulat, lucrează noaptea, lucrează în condiții dăunătoare și periculoase, atunci este necesar să se documenteze beneficiile și compensațiile cuvenite acestora.

Realizarea unei liste de documente

Când se stabilește întreaga listă de documente necesare, puteți începe să întocmiți Regulamentul privind conduita gestionării evidenței personalului.

Această prevedere enumeră toate documentele necesare, procedura de întreținere și perioadele de păstrare a acestora. Această prevedere nu este obligatorie, dar facilitează foarte mult munca departamentului de personal.

Înregistrare pentru postul de director

Dacă o întreprindere este creată de la zero, atunci prima persoană care este înregistrată este șeful întreprinderii.

El este cel care apoi încheie contracte de muncă cu restul angajaților. Dacă funcția de director este electivă, prin concurs, atunci președintele organului ales încheie, dacă întreprinderea are fondatori, atunci aceștia semnează contractul. Dacă șeful este simultan unicul fondator sau antreprenor individual, atunci semnează un contract de muncă atât pentru angajat, cât și pentru angajator.

Oricum ar fi, încheierea unui contract de muncă și executarea unui ordin de admitere sunt proceduri obligatorii.

Elaborarea reglementărilor locale

Pentru a determina ce posturi si cate dintre ele sunt necesare functionarii intreprinderii, a personal. Există o formă unificată pentru acesta și, deși nu este necesar să fie utilizat, este foarte convenabil.

Puteți adăuga coloane suplimentare dacă doriți. Lista personalului indică denumirea postului, numărul necesar de unități de personal, salariul sau forma de remunerare și indemnizațiile necesare. Sunt indicate toate posturile din tabelul de personal, începând cu cele mai importante și terminând cu personalul de sprijin.

ÎN program de lucruîn primul rând se indică programul de lucru al întreprinderii, dacă există programe de schimb, atunci acestea sunt semnate în detaliu. Acest document poate indica, de asemenea, cerințele pentru aspectul și comportamentul angajaților, etica corporativă și așa mai departe.

Elaborarea unui eșantion standard de contract de muncă

Contractul de munca trebuie sa cuprinda toate prevederile principale enumerate in codul muncii.

Aici se aplică:

Pe lângă aceste puncte, angajatorul poate include în contractul de muncă orice alte puncte care nu contravin legii.

Intocmirea documentelor contabile

Toate registrele înainte de a începe să le utilizați trebuie să se pregătească. Și anume, fiecare revistă trebuie numerotată și sigilată. Foile sunt numerotate prin numerotare continuă, începând de la prima până la ultima. Apoi toate foile, cu excepția copertei, sunt cusute cu un fir și două cozi sunt scoase până la ultima frunză. Sunt sigilate cu o bucată de hârtie, dar care indică numărul de foi și este semnată de șeful sau de persoana responsabilă cu ținerea jurnalului.

Fiecare jurnal indică data începerii sale, iar numele organizației este necesar.

Numirea unei persoane responsabile cu mentinerea carnetelor de munca

Carnete de angajare sunt unul dintre cele mai importante documente ale evidențelor de personal și aparțin unor formulare stricte de raportare, atunci acestea trebuie tratate cu grijă. Acestea trebuie păstrate într-un seif încuiat.

Pentru păstrarea carnetelor de muncă este desemnată o persoană responsabilă care le completează și este responsabilă de depozitare. Responsabilitatea este atribuită angajatului prin ordin al organizației.

Recrutarea angajaților

Pentru fiecare angajat, este necesar să se efectueze o anumită secvență de lucru:

• primirea angajatilor;
• familiarizarea angajatului cu toate actele normative locale, reglementările privind salarizarea, regulamentele interne de muncă, contractul colectiv etc.;
• înregistrarea unui contract de muncă, semnarea acestuia. Asigurați-vă că puneți o notă în contractul de muncă că angajatul a primit o sută a doua copie în mâinile sale;
• emiterea unui ordin de angajare;
• completarea unui card personal T-2 și formarea unui dosar personal. Include următoarele documente: o cerere de admitere, copii ale documentelor personale, o copie a ordinului de admitere, un card personal, documente privind studiile și calificările, un contract de muncă și alte documente necesare.
• transferarea către departamentul de contabilitate a tuturor documentelor necesare angajatului pentru angajare.

Următorul playlist video oferă îndrumări despre cum să gestionați înregistrările HR:

Definiția generală spune că managementul evidenței personalului este procesul de înregistrare și întreținere a documentelor de personal. Acest subiect este relevant atât pentru antreprenorii individuali, cât și pentru persoanele juridice. Documentele au norme legislative stricte, iar regulile descrise trebuie luate în considerare de toți managerii, departamentele de personal ale întreprinderilor. Cu ajutorul managementului evidenței personalului, va fi posibilă optimizarea procesului de management al personalului, îmbunătățirea muncii fiecărei echipe și simplificarea procedurii de raportare.

Ce este managementul resurselor umane

Elementele de bază ale managementului înregistrărilor de personal includ întregul proces de pregătire a documentelor, completare a acestora, raportare asupra personalului care lucrează în companie. Fiecare emisă este obligatorie din punct de vedere juridic, inclusiv cele care sunt formate pe baza cererii unui angajat. Producția de personal este adesea efectuată de departamentul de personal, ale cărui funcții sunt astfel de muncă de personal:

• statul de plată;
• înregistrarea concediilor, concediilor medicale;
• emiterea de referințe.

Teluri si obiective

Sarcinile si obiectivele acestui departament HR:

Direcția de lucru	Sarcinile angajatului
Contabilitate, inregistrare, control	Evidența numărului de angajați, înregistrarea în muncă, concedierea
Reglementarea muncii	Familiarizarea cu atribuțiile, alegerea locului de muncă, a sediului
Coordonare, instruire	Efectuarea de cursuri, training, perfectionare, recalificare, verificare performanta
Lucrați cu documente	Specialiștii acestui departament sunt angajați în pregătirea de lucrări, cărți, programe de lucru, registru, raportare
Organizare	Organizarea activitatilor conform instructiunilor

Reglementare legală

Munca asupra personalului este reglementată de o serie de legi de reglementare, ordine și un set de reguli la nivel regional sau de stat. Nerespectarea cerințelor specificate în cadrul de reglementare reprezintă o încălcare. Principalele reglementări pentru desfășurarea producției de personal:

• regulament de stat privind carnetele de muncă (2003);
• reguli de lucru de birou și de gestionare a documentelor din 2009;
• instrucțiuni federale pentru păstrarea documentelor privind angajații;
• cerințe generale, care se aprobă prin ordin al ministerelor.

Baza legislativă a întreprinderii

Fiecare întreprindere folosește o serie de documente care reglementează munca întregului personal. Deplasarea documentelor și întocmirea acestora se efectuează conform instrucțiunilor, cadrul de reglementare prescris mai sus. Cadrul juridic al întreprinderii este împărțit în cinci categorii cheie, reglementate de ordinele interne ale întreprinderii:

• statutul companiei;
• program de lucru;
• reglementări privind protecția datelor cu caracter personal;
• protecția muncii (reglementată prin decret federal de arhivă);
• programul de lucru al personalului (și documentele privind personalul).

Fluxul documentelor de personal în organizație

Sistemele de contabilitate unificate pentru documentele din întreprinderi sunt împărțite în trei categorii principale, printre care se numără reglementările interne, personalul și reglementările privind remunerarea. Prima categorie include rulajul lucrărilor conform programului de vacanță, completând documente despre programul de lucru. Al doilea paragraf este mai global și conține o prevedere privind pregătirea contractelor și a documentelor de politică contabilă. Regulamentul de salarizare reglementează toate aspectele referitoare la plata salariilor, sporurilor, concediilor medicale, concediilor de odihnă și indemnizației de concediere la concediere.

Personal sub forma T-3

Tabelul de personal în formularul T-3 este un singur tip de hârtie care descrie întreaga structură a personalului dintr-o întreprindere sau companie. Coloanele conțin date despre numele complet, funcția angajatului, unitatea în care este trecut. Conform normelor de reglementare și legislative, salariul oficial al unui specialist este prescris acolo. Orice modificare a procesului de înregistrare trebuie înregistrată de departamentul de contabilitate în acest tabel de personal pe formularul T3. Instrucțiunile de completare conțin întotdeauna recomandări pentru fiecare coloană. În total, documentul cuprinde 5 puncte de informare.

Program de lucru

Programul de lucru este un document care aprobă rutina zilnică a unui specialist. Fluxul de lucru reglează programul managerului. Include articole despre necesitatea unei inspecții conform legislației în vigoare, despre masa de prânz și pauze și despre raportare. În unele companii, funcționarul solicită întocmirea unui proces-verbal în fiecare săptămână sau lună (documentul trebuie confirmat prin semnăturile angajatului și ale funcționarului după verificare). Planul, orarul programului se formează pentru perioada viitoare de lucru. Înregistrarea programului de lucru al angajaților.

Contract de angajare

Un contract de muncă este un act de drept civil care se întocmește între un viitor angajat și un angajator. Nu sunt așteptate formulare standard pentru acest tip de document, iar acordul este completat în formă liberă indicând calificările (postul) și perioada de muncă. Rezultatul dorit este și el scris acolo. Conform normelor legale, acest tip de document este foarte asemănător cu un document contractual, deoarece prescrie rezultatul final al lucrării, și nu structura acesteia. Pentru a concedia angajații, trebuie doar să finalizați înainte de expirarea contractului.

Ordinele personalului

Reintegrarea salariaţilor în funcţii, angajarea specialiştilor se efectuează conform comenzilor de personal. Acest tip de document prescrie numirea personalului pe post și alte mișcări ale specialiștilor din departamente. Angajații departamentului de personal și ai echipei de management participă la elaborarea instrucțiunilor și comenzilor. Managerii/administratorii companiei iau decizii locale. Comenzile au o singură formă, aceasta este stabilită de cadrul de reglementare. În funcție de termenul de valabilitate al hârtiei, acestea trebuie păstrate în departamentul de contabilitate sau în departamentul de personal până la cinci ani sau mai mult (în funcție de tipul comenzii).

Descrierea postului

Fișele postului sunt un document care prescrie responsabilitatea părților (angajat și angajator) și conține, de asemenea, date despre instrucțiunile și sarcinile unui anumit specialist în funcția sa. Acestea sunt confirmate de sigiliul organizației și semnătura persoanei responsabile. Pentru acest document sunt necesare trei copii. Unul rămâne în departamentul de personal, celălalt cu interpretul însuși, iar al treilea cu managerul sau administratorul unui anumit departament. Scopul acestui ordin este de a optimiza procesele de management al personalului din intreprindere.

Cum se organizează munca de birou în departamentul de personal

Managementul corect al resurselor umane presupune un nivel ridicat de responsabilitate. Personalul Resurse Umane trebuie să se asigure că datele semnării corespund cu cele efective. Puteți încredința întreținerea cărților de muncă și a altor documente de personal companiilor de externalizare. Responsabilitatile ofiterilor de resurse umane:

• alcătuiește un program de lucru, documentație contabilă aferentă concediilor;
• întocmește acte pentru protecția muncii (obligatoriu organelor de stat);
• pregătirea și emiterea comenzilor;
• Calculați salariul și controlați plata bonusurilor.

departament de resurse umane

Serviciul de personal cu normă întreagă se efectuează atunci când toată contabilitatea și toate înregistrările sunt efectuate numai de către oameni angajați cu normă întreagă din departamentul de personal. Acest mod de documentare este relevant pentru întreprinderi și companii cu un personal de 20-30 de persoane. Standardele de stat necesită respectarea strictă a formei tuturor comenzilor și a altor cerințe, în caz contrar, o entitate juridică poate primi o amendă. În sectorul serviciilor, unde o singură entitate juridică are până la 30 de persoane, este mai profitabil să folosești serviciile companiilor de externalizare.

Implicarea specialistilor unei firme de outsourcing pentru munca de personal

Angajarea unei companii de resurse umane externalizate va economisi bani și va reduce numărul total de angajați. Specialiști independenți efectuează întreg volumul de muncă necesar la pregătirea comenzilor, a graficelor. De asemenea, țin un jurnal special și reglementează activitatea fiecărui specialist din companie. Managementul evidențelor HR externalizate este marcat de faptul că o entitate juridică nu are propriul departament HR, ci încredințează această sarcină unei echipe separate pentru o taxă moderată.

Contabilitatea personalului de la zero pas cu pas

Pentru a ține evidența documentelor departamentului de personal, sunt necesare echipamente de birou și un birou. Este important să aveți un seif puternic. Ordinul ar trebui să numească șeful sistemului de management al documentelor. După aceea, se formează actele interne. Pentru fiecare angajat din companie, trebuie să creați un folder separat în care va fi stocată cartea lui de muncă. Gestiunea evidenței personalului impune păstrarea acestei documentații pe toată perioada de muncă a unui specialist într-o funcție. Pe parcursul întregii activități a departamentului, informațiile sunt introduse în registre, se întocmesc comenzi.

Cerințe pentru angajații HR

Gestionarea înregistrărilor de personal este un proces relativ complex care necesită anumite abilități teoretice și practice. Cadrul de reglementare pentru acest post contine o lista de conditii in care un specialist poate ocupa aceasta functie. Instituțiile de învățământ nu evidențiază un profil separat ca muncă de birou de personal. Managerii și administratorii sunt pretați pentru activitățile din departamentul de personal. Așa că angajatorii numesc persoane cu studii juridice, protecția informațiilor sau managementul documentelor.

Drepturile și obligațiile unui ofițer de personal

Prima obligație a unor astfel de funcționari este să cunoască cadrul legal, să respecte regulile contabile stabilite. Mai sus erau articolele, legile federale care ar trebui urmate atunci când se desfășoară gestionarea evidențelor personalului. Ofițerul de personal are dreptul de a primi informații de la angajați, de a vizualiza dosarele personale, de a vedea carnetul de contabilitate (salariul). Puterile specialiștilor acestui profil includ aplicarea de semnături, colaborarea cu angajatorii pentru îmbunătățirea eficienței personalului.

Gestionarea evidențelor personalului

Astăzi, managementul înregistrărilor HR se realizează atât în ​​scris, cât și în format digital. Documentația este semnată personal de către angajații autorizați. Pentru documentare se folosesc standarde de stat, care unifică toate șabloanele și formularele. Este necesar să se țină cont de normele GOST R 6.30-2003 și GOST R 7.0.8-2013. Hârtiile importante sunt depozitate în mape speciale sau seifuri metalice. În funcție de sfera și dimensiunea companiei, specialiștii trebuie să respecte cerințe diferite pentru frecvența raportării.

Căutarea și înregistrarea personalului

Inițial, înainte de a înregistra angajații, trebuie să găsiți personal specializat care să îndeplinească criterii stricte (trebuie să aibă legătură cu specificul muncii). Pentru a face acest lucru, utilizați birouri specializate, agenții, site-uri de căutare de locuri de muncă, bursa de muncă sau anunțuri private în ziare, în mass-media, pe site-uri web. După aceea, se întocmesc actele de personal obligatorii, se efectuează înregistrarea, se semnează un contract de muncă sau un contract de muncă.

Etapele angajării

Procedurile de înregistrare a persoanelor pentru un post încep cu introducerea datelor despre solicitantul de locuri de muncă într-un jurnal special. Raportul înregistrează informații despre experiență, vechime în serviciu și poziția deținută anterior. După aprobare, se întocmește un ordin de numire a unei persoane într-un anumit post. Etapa finală este formarea unui dosar personal, întocmirea unui caz într-o companie, departament. Contractul contine informatii despre atributii, despre salariul din post.

Carduri personale și formarea dosarului personal al unui angajat

Tipurile de documente de personal includ cardul personal al angajatului. Conține toate informațiile referitoare la starea civilă, numele complet, acolo este lipită o fotografie, este prescrisă data nașterii. Toate acestea sunt realizate de angajatori pentru a forma un pachet de date despre fiecare membru al personalului companiei. Conform legii, aceste date nu pot fi transferate către terți. Dosarele, dulapuri sau chiar seifuri metalice sunt folosite pentru a conduce un dosar personal (în funcție de nivelul de echipare al biroului companiei).

reviste HR

Produsele imprimate pe hârtie ajută la sistematizarea raportării, la simplificarea fluxului de documente. Documentația sub formă de jurnale de afaceri include următoarele tipuri:

• pentru controlul documentelor, documentelor care sunt livrate unei firme sau întreprinderi;
• pentru a controla timpul, perioadele călătoriilor de afaceri;
• pentru a controla orice note, declarații;
• înregistrări pentru a asigura siguranța cărților de muncă.

Menținerea cărților de muncă

Managementul evidenței personalului obligă specialiștii să țină evidența carnetului de muncă. Toate evidențele sunt păstrate dacă persoana de la întreprindere este înregistrată oficial. Carnetul de muncă se eliberează salariatului la concediere. Această documentație înregistrează toate modificările referitoare la post, premii. Instruirea în gestionarea evidențelor de personal de la zero include elemente obligatorii privind proiectarea corectă a carnetelor de muncă. Orice erori sunt corectate de membrii personalului de Resurse Umane. Dacă sunt depistați, specialiștii pot fi acuzați de încălcare administrativă.

Organizarea si depozitarea documentelor

Au fost create norme legislative separate pentru auditul și stocarea documentelor. Este important de menționat articolul 17 din Legea federală privind arhivarea. Acesta prescrie necesitatea conducerii companiilor și întreprinderilor de a avea grijă de siguranța documentației de arhivă în termenul stabilit. Perioada de depozitare este prevăzută de lege și respectă standardele de stat. Pentru a asigura integritatea documentației pe hârtie, se folosesc seifuri și dulapuri metalice ignifuge.

Dacă este necesar, datele din documente sunt transferate Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse. Automatizarea, digitizarea circulației lucrărilor este unul dintre domeniile prioritare în optimizarea procesului de gestionare a muncii personalului. Astăzi, majoritatea raportărilor nu se fac pe hârtie. Aceasta nu înlătură obligația conducătorilor întreprinderilor, conducătorilor de a păstra arhiva timp de unul, trei, cinci sau mai mulți ani.

Evidența electronică a personalului

La utilizarea evidenței electronice a personalului este important să se respecte condițiile de securitate a documentelor, să se reducă accesul la arhivă în virtutea legii privind protecția datelor cu caracter personal. Contabilitatea electronică a documentației are o serie de avantaje:

1. acces rapid la documente;
2. protecția cu parolă a fișierelor;
3. nu este nevoie să cumpărați seifuri pentru a economisi hârtiile;
4. economisirea spațiului la birou - hard disk-ul poate stoca 10.000 de documente sau mai mult;
5. economisind timp - poți semna, găsi orice document în 1-2 minute în arhiva hard disk de pe computer.

Video

Aflați cum sunt păstrate înregistrările personalului în organizație și pentru ce pot fi amendați. Descărcați manualul pentru gestionarea înregistrărilor de resurse umane sau organizați contabilitatea pe cont propriu.

In articol

Descărcați un document util

Care sunt actele de personal obligatorii pe care le intocmeste angajatorul

Orice companie care utilizează forță de muncă angajată este obligată să țină evidența personalului. Lucrul cu personalul este însoțit de executarea a numeroase documente, de la lista de personal până la comenzi pentru personal. Sarcina ofițerului de personal este să întocmească în timp util și corect documentele serviciului de personal, să le modifice după caz ​​și să verifice conformitatea cu legislația în vigoare.

O instrucțiune bine structurată privind gestionarea evidenței personalului, întocmită ținând cont de noul GOST, va minimiza riscul erorilor grave în lucrul cu personalul.

Începând gestionarea evidenței personalului de la zero, pregătiți documentele obligatorii ale serviciului de personal, fără de care munca cu drepturi depline cu personalul este pur și simplu imposibilă.

Documente de resurse umane necesare:

• contracte de munca;
• fișele postului (dacă este necesar);
• reglementări locale;
• carduri personale ale angajatilor;
• ordine de personal;
• comenzi pentru activitatea de bază;
• personal;
• programul de vacanță;
• cărți și jurnale de contabilitate;
• foaia de pontaj .

Contract de munca

Documentul principal în munca unui ofițer de personal. Confirmă existența unui raport de muncă, stabilește drepturile și obligațiile părților. Nu există o formă unică de contract de muncă, deși există o formă standard pentru microîntreprinderi. Alți angajatori îl pot lua ca bază. Legea nu interzice întocmirea contractelor de muncă în formă liberă dacă acestea conțin toate condițiile obligatorii și informații despre părți.

Conditii obligatorii ale contractului de munca:

• funcția de muncă indicând funcția sau tipul de muncă;
• locul de muncă și condițiile de muncă;
• remunerație cu indicarea tarifului sau a salariului;
• condiția asigurării sociale obligatorii.

Reflectați în contractul de muncă natura și modul de muncă, dacă acestea diferă de cele obișnuite. Să noteze toate garanțiile și despăgubirile cerute de lege. Într-un contract pe durată determinată, asigurați-vă că indicați perioada de valabilitate și motivele pentru care părțile nu au putut stabili un raport de muncă pe durată nedeterminată.

Informații obligatorii din contractul de muncă:

• Numele complet al angajatului și numele angajatorului (pentru persoane fizice - numele complet);
• date privind documentele care dovedesc identitatea salariatului și a angajatorului-persoane fizice;
• TIN al angajatorului (cu excepția persoanelor fizice care nu au statut de antreprenor);
• informatii despre persoana care semneaza contractul in numele angajatorului;
• locul si data documentului.

Descrierea postului

În ciuda absenței referințelor la acest document în Codul Muncii al Federației Ruse, organismele de stat dezvoltă fără greșeală un pachet de fișe de post (Legea nr. 79-FZ din 27 iulie 2004) și este foarte de dorit ca organizațiile comerciale să fa asta.

Prezența fișelor postului permite:

• distribuie competent responsabilitățile între posturi similare;
• să facă dovada în instanță sau în parchet a legitimității sancțiunii disciplinare;
• justifica;
• certifica in mod corespunzator personalul pentru respectarea posturilor lor.

Atenţie! Instrucțiunile sunt scrise pentru posturi, nu pentru anumiți angajați, așa că nu le personalizați. Dacă un angajat demisionează sau se transferă, instrucțiunile vor trebui să fie reaprobate. Din același motiv, este mai bine să-l aprobi ca document independent și nu ca anexă la un contract de muncă sau un acord.

Reglementări locale (LNA)

Există obligatorii și opționale. Inspectorul GIT are dreptul de a solicita reglementări locale în timpul controlului, iar dacă un document nu este disponibil sau este executat cu erori, angajatorul poate fi amendat sau emite un ordin.

Obligatoriu include toate LNA menționate în Codul Muncii:

• reglementări privind remunerarea, dacă condițiile de remunerare nu sunt reflectate în contractul colectiv sau în alt act local (articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• regulament privind datele personale ale angajaților (articolul 86 din Codul Muncii al Federației Ruse);
• (Articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Dacă în stat există posturi cu program de lucru neregulat, trebuie aprobată o listă a angajaților care fac obiectul unui regim special de muncă (articolele 57, 101 din Codul Muncii al Federației Ruse). În cazul în care compania trimite personal pentru recalificare sau formare avansată - regulamentul privind procedura și condițiile de trecere a formării profesionale (Articolul 196 din Codul Muncii al Federației Ruse).

LNA-urile opționale sunt emise după cum este necesar. Pentru a reglementa în mod clar procesele de muncă, elaborați documente interne suplimentare: prevederi privind bonusurile, călătoriile de afaceri, mentoring, politică socială, recrutare etc. Nu există cerințe unificate pentru proiectarea și structura actelor locale, fiți ghidați de actualul GOST și certificați corect fiecare document.

Cartele personale ale angajaților

Toți angajatorii, indiferent de forma juridică și domeniul de activitate, sunt obligați să creeze un card personal pentru fiecare angajat. Utilizați formularul unificat T-2 sau dezvoltați-vă propriul formular. Pentru înregistrarea funcționarilor publici a fost elaborat un formular special T-2GS.

Nu uitați să familiarizați angajatul cu conținutul cardului personal sub semnătură imediat după completarea inițială și apoi - după ce faceți noi înregistrări despre transfer (inclusiv temporar), concediere, redenumirea postului.

Atenţie! Cardul personal se inchide dupa incetarea contractului de munca in baza caruia a fost inceput. Dacă angajați un angajat care a lucrat deja în organizație, începeți un nou card pentru el.

Comenzi pentru personal

Angajările, călătoriile de afaceri, concedierile, bonusurile, concediile și alte proceduri de personal sunt formalizate prin comenzi. Acesta este cel mai important document al oricărui serviciu de personal, pe baza căruia se fac înregistrări în conturi personale, carnete de muncă, carduri personale.

Unele comenzi sunt întocmite într-o formă tabelară unificată. Dacă comanda se referă nu la unul, ci la mai mulți angajați deodată, se folosește un formular marcat „a”:

Tabelul 1. Ordine emise pe formulare tabulare unificate

	Tipul formularului și numele
T-9 sau T-9	Ordin de trimitere a unuia sau mai multor angajați într-o călătorie de afaceri
T-11 sau T-11a	Ordin de a încuraja unul sau mai mulți angajați
T-8 sau T-8a	Un ordin de concediere a unuia sau mai multor angajați
T-6 sau T-6a	Un ordin de acordare a concediului unuia sau mai multor salariați
T-5 sau T-5a	Ordin de transfer a unuia sau mai multor angajati la un alt loc de munca
T-1 sau T-1a	Un ordin de angajare a unuia sau mai multor angajați pentru a lucra

Atenţie!În locul formularelor unificate, puteți utiliza formulare aprobate de angajator dacă acestea conțin toate detaliile necesare.

Restul comenzilor sunt emise sub formă de text. Dacă trebuie să rechemați un angajat din vacanță sau să-l trimiteți la cursuri de perfecționare, reintegrați-l la locul de muncă sau, întocmiți o comandă în formă gratuită.

Ordinului i se dă forță juridică prin detalii de certificare - semnătura personală a directorului general sau a altui funcționar autorizat să semneze ordine. Pe lângă semnătură, se aplică sigiliul organizației (dacă există). Actele administrative intră în vigoare din momentul semnării sau de la data specificată în acestea.

Atenţie! Ordinele privind numirea managerilor - directorul general, adjuncții săi, contabilul-șef și alți funcționari menționați în cartă - se referă la comenzi pentru activitățile de bază, și nu pentru personal.

Comenzi pentru business-ul de bază

Acestea includ toate ordinele scrise care nu se referă la probleme de personal sau administrative și economice: cu privire la introducerea de reglementări locale sau modificări la LNA existente, la crearea de noi posturi și la efectuarea inspecțiilor. Executarea unor astfel de ordine poate fi încredințată atât secretarului organizației, cât și ofițerilor de personal.

personal

Caracterizează componența personalului companiei: structura organizatorică, numărul și componența personalului, remunerația pentru toate funcțiile. Pentru înregistrare, utilizați formularul unificat T-3 sau dezvoltați propriul șablon. Perioada de valabilitate a documentului poate fi omisă, dar dacă este limitată, nu uitați să întocmiți un nou tabel de personal până la data specificată.

Exemplu de personal cu o durată limitată

Introduceti in document toate posturile disponibile in companie, inclusiv cele vacante, temporare si sezoniere. Legea interzice angajarea salariatilor pentru posturi care nu sunt prevazute de tabloul de personal (scrisoarea Rostrud nr. PG/13229-6-1 din 21.01.2014).

Scrieți numele posturilor în rusă și fără abrevieri, indicați salariul exact pentru fiecare - furculițele de salariu sunt inacceptabile. Posturile legate de compensare, beneficii sau restricții trebuie să respecte standardele profesionale și cărțile de referință de tarif și calificare (scrisoarea Ministerului Muncii nr. 14-0 / 10 / B-2253 din 04.04.2016). Expertul revistei „Afaceri cu personal” va spune

Atenţie! Pentru erori în tabelul de personal, compania se confruntă cu o amendă în temeiul articolului 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Program de vacanță

Se intocmeste anual si stabileste conditiile de acordare a concediilor anuale platite tuturor angajatilor organizatiei. Luați ca bază formularul unificat T-7 sau propriul șablon.

Pentru a evita revendicările la document, procedați în ordine:

1. Aflați dorințele angajaților. Cereți șefilor de departament să colecteze informații despre fiecare unitate structurală.
2. Verificați dacă în rândul personalului există beneficiari care au dreptul de a-și lua concediu la orice oră convenabilă. Acestea includ femeile însărcinate, minorii și alte câteva categorii de lucrători.
3. Faceți un program rezumat preliminar. Introduceți în document toate angajații, inclusiv cei externi și interni cu normă parțială, precum și cei al căror concediu de maternitate se încheie anul viitor.
4. Acordați și aprobați programul. Emiteți o comandă separată sau ștampilați ștampila de aprobare pe documentul propriu-zis, familiarizați angajații cu acesta sub semnătură (scrisoarea Rostrud nr. PG/5883-6-1 din 01.08.2012).

Cine este responsabil de administrarea resurselor umane

În microîntreprinderi și start-up-uri, întreaga administrație de resurse umane cade de obicei pe umerii unei singure persoane. De obicei, acesta este directorul companiei sau adjunctul acestuia. Dar pe măsură ce afacerea crește și personalul se extinde, la fel crește și cantitatea de documente. În această etapă, ar trebui alocată un post cu normă întreagă pentru un specialist de personal care cunoaște bine elementele de bază ale gestionării înregistrărilor de personal și își dedică tot timpul de lucru lucrului cu personalul.

În companiile mari cu o structură organizatorică complexă, un serviciu separat este angajat în gestionarea evidențelor personalului.

Dacă organizația are divizii structurale separate, de exemplu, sucursale în alte orașe și regiuni, există două modalități de a păstra evidența personalului. Mai costisitoare - crearea unui post de ofițer de personal în fiecare sucursală, mai profitabilă, dar asociată cu anumite dificultăți - să se descurce cu departamentul de personal de la sediul central, având înființat lucrul folosind scanări și poștă. Ce este, citiți în revista „Afaceri cu personal”.

Tabelul 2. Avantajele și dezavantajele diferitelor modalități de organizare a CA în ramuri

Procedură	CD se desfășoară la sediul central	CD se desfășoară în filiale
Hârtii	Este dificil de respectat termenele limită, transferul documentelor originale necesită timp	Termenele sunt respectate, dreptul de semnătură este delegat șefului filialei
Numirea angajaților responsabili cu gestionarea evidențelor de personal (KD)	De obicei, este ușor să găsești angajatul potrivit cu calificările potrivite	Întrucât sunt mai puțini angajați în sucursale, este dificil să alegeți o persoană responsabilă de CA
Recrutare pentru a lucra suplimentar sau in weekend	Nu este întotdeauna posibilă eliberarea promptă a tuturor documentelor necesare și livrarea la timp către departament	Nu este o problemă: trebuie doar să obțineți acordul angajatului și să completați toate documentele pe loc
Eliberarea documentelor angajatilor la concediere	Aveți nevoie de mai mult timp pentru livrare, există riscul de pierdere atunci când sunt trimise prin poștă	Documentele pot fi eliberate cu promptitudine, fără încălcarea termenelor stabilite

Organizarea lucrului de birou de personal pe cont propriu: instrucțiuni pas cu pas

Cum să organizați munca cu personalul într-o companie nou creată sau să restabiliți după un predecesor? Noua instrucțiune privind gestionarea evidenței personalului, elaborată ținând cont de normele legislației în vigoare, vă va ajuta să nu ratați nimic.

Continuați pas cu pas:

Pasul 1. Creați un cadru de reglementare.În primul rând, ghidați-vă de cerințele Codului Muncii al Federației Ruse - principalul set de legi ale muncii care reglementează multe procese de personal: angajarea, acordarea de concedii, drepturile și obligațiile părților la un contract de muncă, procedura pentru calcularea salariilor etc.

Luați în considerare și regulile stabilite de:

• Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică Nr.1 ​​din 01/05/2004- privind utilizarea formelor unificate de contabilitate primară și detalii obligatorii;
• Într-o companie mică, toate problemele legate de gestionarea înregistrărilor de personal pot fi gestionate de o singură persoană - un ofițer de personal, secretar sau director. Apoi, el este cel care este responsabil pentru întreținerea și păstrarea cărților de muncă. Dar dacă volumul de muncă este mare, este mai bine să distribuiți zonele de responsabilitate între mai mulți angajați. De exemplu, numiți unul dintre ofițerii de personal responsabil cu menținerea și contabilizarea registrelor de muncă și încredințați altuia munca de întocmire a ordinelor de personal.

  Exemplu de ordin privind numirea unui funcționar responsabil cu carnetele de muncă

  
  

  Pasul 3. Faceți o listă cu documentele de personal necesare. Includeți în ea reglementările locale și alte documente, a căror prezență inspectorul GIT va verifica cu siguranță la următoarea vizită: personal, programul de vacanță, foaia de pontaj, cardurile personale ale angajaților. Dacă organizația intenționează să renunțe la formularele unificate, emite un ordin pentru a-și dezvolta propriile formulare.

  Pasul 4. Elaborați și aprobați documentele și reglementările necesare pentru resurse umane. Există mai multe modalități de a aproba LNA: află cum diferă unul de celălalt și alege-l pe cel care ți se potrivește cel mai bine. Vă rugăm să rețineți că unele documente vor trebui mai întâi convenite cu sindicatul (va spune un expert de la revista electronică Kadrovoe Delo).

  Pasul 5. Completați cărțile de înregistrare și jurnale. Numiți angajați responsabili cu înregistrarea briefing-urilor, examinărilor medicale și corespondenței.

  1. Verificați corectitudinea executării contractelor de muncă. Mai întâi, verificați dacă directorul organizației este înregistrat corespunzător pentru muncă, apoi uitați-vă la restul contractelor. Asigurați-vă că salariile și titlurile de post prescrise în ele se potrivesc exact cu formularea din lista de personal, carnetele de muncă și comenzile de muncă. Dacă găsiți erori, faceți modificări prin încheierea unor acorduri suplimentare cu angajații.
  1. Familiarizați angajații sub semnătură cu LNA care au legătură directă cu aceștia. Vorbim nu numai despre regulile programului de muncă și alte LNA, cu care personalul ar trebui să fie familiarizat la angajare, ci și despre fișele posturilor, comenzile pentru personal și jurnalele de instrucțiuni.

  Atenţie! Asigurați-vă că fiecare angajat primește propria copie a contractului de muncă și toate acordurile suplimentare la acesta.

  1. Organizați înregistrarea militară.În cazul în care societatea angajează persoane obligate pentru serviciul militar sau persoane în vârstă militară, ține un evidență militară. Desemnează o persoană responsabilă cu ținerea evidenței și coordonează programarea cu biroul local de înregistrare și înrolare militară, întocmește un plan de lucru și eliberează evidențe pe baza informațiilor din cardurile militare, cardurile personale și legitimațiile de recrutare furnizate de angajați.
  1. Creați un mediu de stocare sigur. Această cerință se aplică tuturor documentelor care conțin date cu caracter personal (PD): plasați-le în dulapuri și seifuri închise în siguranță, nu transferați informații despre angajat către terți fără el. consimțământ scris. Nu păstrați copii ale pașapoartelor și diplomelor în dosarele personale, nu solicitați angajaților date personale care nu au legătură directă cu munca - amenzile pentru încălcarea regulilor de prelucrare a datelor cu caracter personal sunt semnificative.
  1. Faceți un planificator de calendar. Multe documente importante trebuie actualizate sau reaprobate în mod regulat. De exemplu, programul de vacanță ar trebui întocmit anual, iar contractul colectiv să fie reeditat cel puțin o dată la trei ani. Pentru ca compania să nu aibă probleme în viitor, planificați din timp munca cu documente cheie.

  Organizarea managementului înregistrărilor de personal de la zero, de exemplu, într-o sucursală, sau reconstruirea după un predecesor nu este o sarcină ușoară. Pentru a începe, citiți cadrul de reglementare și standardul GOST R 7.0.97-2016, care conține cerințele de bază pentru documente.

  Lucrând în mod constant, dezvoltați setul minim necesar de documentație de personal, inclusiv reglementări. Decideți ce forme de contabilitate primară veți utiliza - unificate sau dezvoltate de sine. Obțineți contractele și acordurile de muncă în ordine. Fii atent la detalii, deoarece firma se confruntă cu o amendă mare pentru lipsa sau executarea incorectă a documentelor.