전자 비즈니스 통신의 비즈니스 통신 규칙. 이메일 작성 규칙 또는 이메일 에티켓

비즈니스 서신오늘날의 비즈니스 세계에서 성공의 중요한 요소입니다. 모든 조직의 직원은 매일 자신의 비즈니스 서신을 작성하고 수신에 응답해야 합니다.

비즈니스 서신작성 목적과 보내는 형식에 따라 공식, 개인, 외부, 내부의 광범위한 분류가 있습니다.

현대 직원의 역량 중 하나는 감사, 요청, 확인, 보증, 청구, 보도 자료, 축하, 추천 등 비즈니스 서신을 올바르게 작성하는 능력입니다.

비즈니스 레터 작성의 기본 단계를 고려하십시오.

비즈니스 서신 문화- 이것은 문자의 디자인, 텍스트의 문해력, 단어 및 표현 사용의 정확성입니다. 따라서 나중에 자신을 확인하고 불쾌한 오해를 제거 할 수 있도록 먼저 초안을 사용하는 것이 가장 좋습니다.

비즈니스 서신의 구조에는 수신자 주소, 서문, 본문, 결론이 포함됩니다.

비즈니스 통신은 "귀하"에 대한 이의 제기를 허용하지 않습니다. 따라서 가장 자주 항소는 "Dear (s) ..."라는 단어로 시작됩니다. 지속적인 치료는 많은 요인에 달려 있습니다. 머리의 이름과 애칭은 개인적인 지인의 경우 사용됩니다 (그러나 국가 기관의 머리에게 보내는 편지에서 자주 사용됩니다). 상업 조직의 장에게 "아저씨"라는 단어를 사용하고 이니셜 없이 성을 추가하는 것은 허용됩니다. 군인의 계급이나 고위공직자의 정확한 직위를 모른다면 사용하지 않는 것이 좋다. 이 경우 수신자의 이름과 애칭이 오류보다 더 정확해 보입니다.

서문은 서신의 동기와 목적을 몇 마디로 나타내기 위해 필요합니다. 이를 위해 일반적인 표현은 다음과 같습니다. 에 따라 ...(문서 이름, 규범적 출처), ~에 ~에 응답, ~에 ~을 지원, ...을 렌더링합니다. .., 과 관련하여 .... 및 기타 적절한 문구.

다음으로 귀하의 입장, 의견, 요청을 여러 단락(2 또는 4)으로 명확히 하는 본문을 작성합니다. 내레이션이 수행되는 텍스트 정보를 조정할 필요가 있습니다. 법인은 종종 3인칭의 단수와 복수를 사용하는 반면, 개인은 단수와 1인칭의 정보를 전송합니다. 문장은 일관되고 논리적이어야 하며, 수신자는 당신이 쓰고자 하는 것에 대한 완전한 그림을 가질 수 있습니다. 편지의 텍스트는 두 가지 방식으로 해석되어서는 안됩니다. 하나의 주제나 문제를 다루어야 하며 두 페이지를 넘지 않아야 합니다.

결론적으로 다시 한번 편지의 목적을 간략하게 요약할 필요가 있다.

비즈니스 서신 수행 규칙은 비즈니스 서신의 명확한 디자인을 제공합니다. 편지의 텍스트를 확인하고 편집하고 동의한 후 적절한 형식을 지정해야 합니다.

비즈니스 서신의 형식에는 이름, 실제 주소, 전화, 팩스, 웹사이트, 이메일, 기타 필요한 세부 정보와 같은 조직에 대한 정보가 포함되어 있습니다.

비즈니스 서신에는 반드시 여백이 필요합니다. 왼쪽 - 3센티미터, 오른쪽 - 1.5센티미터.

가장 많이 사용하는 글꼴은 Times New Roman, 12번째(14번째) 포인트 크기, 한 줄(1.5) 줄 간격입니다.

오른쪽 상단 모서리에 있는 비즈니스 서신의 제목에는 "서신을 받는 사람"이라는 질문에 대한 답변이 머리, 이사, 행정부 등에게 포함되어 있습니다. 위치, 기업 이름, 성 및 이니셜을 나타냅니다.

편지에 별도의 시트에 작성된 첨부 파일이 포함되어 있는 경우 보낸 사람의 서명 앞에 해당 번호를 표시해야 합니다.

비즈니스 서신의 필수 부분은 출연자에 대한 정보이며 성, 이름, 애칭을 모두 제공해야하며 특정 직원에게 연락하는 것이 가장 좋은 연락처 전화 번호를 제공해야합니다.

비즈니스 서신은이 문제에 대한 기업 활동의 중요한 증거이므로 순서대로 유지해야합니다.

지난 10년 동안 이메일은 아마도 가장 인기 있는 비즈니스 커뮤니케이션 수단 중 하나가 되었습니다. 오늘날 대인 관계 및 문화 간 의사 소통을 할 때 전자 메일을 사용하지 않는 사람을 찾는 것은 매우 어렵습니다. 들어오는 메시지의 주소와 제목을 한 눈에 빠르게 스캔하여 읽을 편지와 공개하지 않고 삭제할 편지를 결정합니다. 통신은 통신원 간의 관계에 따라 비즈니스 또는 비공개가 될 수 있습니다. 편지가 사적인 경우 윤리의 관점에서 엄격한 요구 사항이 없습니다. 작성 스타일과 발표 방식은 주로 수취인과의 친분 정도에 달려 있습니다.

오늘날, 대인 커뮤니케이션 관행에서 전자 메일을 사용하지 않는 회사를 찾기가 상당히 어렵습니다. 전자 메일을 통한 일반적인 비즈니스 통신에는 일반적으로 알고 따라야 하는 규칙이 있습니다. 가장 중요한 것들에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

규칙 1이메일을 제출할 때 모든 필드를 작성해야 합니다. 일반적으로 비즈니스 이메일의 구조는 다음과 같이 나타낼 수 있습니다.

보낸 사람의 주소와 이름.

받는 사람 주소(또는 여러 받는 사람에게 하나의 텍스트로 된 편지를 보내야 하는 경우 받는 사람 주소).

편지의 중요성(필요한 경우).

편지 주제.

부록.

인사말로 구성된 편지; 편지의 본문; 결론; 그리고 서명.

규칙 2보내는 사람의 주소와 이름을 알아볼 수 있어야 합니다. 따라서 사서함을 시작할 때 항상 보낸 사람 이름 열에 이름과 성을 입력하십시오. 가장 신뢰할 수 있는 주소는 실명과 도메인 이름에 조직 이름이 포함된 주소입니다. 예를 들면 다음과 같습니다. 이 이메일 주소는 스팸봇으로부터 보호됩니다. 보려면 JavaScript가 활성화되어 있어야 합니다. .

규칙 3"제목" 필드를 작성해야 합니다. 편지의 제목은 편지의 특별한 속성이며, 그 존재는 전자 서신 작업을 크게 촉진합니다. 편지의 운명은 특히 보낸 사람의 이름과 주소가 아무 것도 알려주지 않는 경우 제목에 따라 결정되는 경우가 많습니다. 편지의 제목은 50자 이내로 짧고 요점까지 적어야 합니다. 편지의 주제가 간단하고 명확할수록 편지를 읽고 답장을 받을 가능성이 높아집니다. 처음으로 누군가에게 편지를 쓸 때 주제에 대해 신중하게 생각하는 것이 특히 필요합니다.

규칙 4답변에만 아이콘("Re:")을 사용하십시오. 회신하려는 편지의 주소 필드에 있는 아이콘을 사용하여 회신 작성 양식을 엽니다. 이 양식에는 대화 상대의 주소, 그의 편지 텍스트 및 제목이 이미 포함되어 있습니다. 아이콘(Re)은 영어 "Reply:" 또는 "Response:"의 약어로 "My answer to:"를 의미합니다. 따라서 문자의 제목이 변경되면 Re 아이콘 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표를 사용하여 제목을 변경해야 합니다. 열리는 드롭다운 목록에서 "테마 변경" 명령을 선택합니다.

누군가의 이메일에 답장할 때 대화의 주요 아이디어를 바꾸면 그에 따라 제목도 변경되지만 새 편지를 만들어 새로운 질문에 대한 토론을 시작하는 것이 좋습니다.

규칙 5조기 발송을 방지하기 위해, 편지가 완성되고 확인되어 발송 준비가 된 경우에만 받는 사람의 주소를 입력하십시오. "보내기" 버튼에 주의하십시오. 원하는 사람에게 편지를 보내야 합니다.

규칙 6편지의 본문 앞에는 반드시 환영의 말과 받는 사람의 이름으로 구성된 인사말을 작성하십시오. 일부 사용자는 전자 메일의 인사말을 쓸 필요가 없다고 생각합니다. 의미 없는 종이 메일의 유물로 간주되기 때문에 의미 있는 정보가 없고 평범한 단어만 포함되어 있기 때문입니다.

인사말은 편지를 쓰는 사람의 양육에 대한 정보를 담고 있습니다. 인사말로 다음 형식의 주소를 사용하십시오. "안녕하세요, 친애하는 (존경하는) + 이름, 수취인의 후원!" 또는 "친애하는 (친애하는) + 이름, 수취인의 애칭, 안녕하세요!" 그런 다음에만 메시지의 목적으로 진행하십시오.

유럽에서는 항상 "Dear Sir/Madam" 또는 덜 공식적으로, 특히 수취인인 "Dear + name"에 대해 잘 알고 있는 경우에 일반적으로 사용합니다. 삶의 속도와 서신의 속도가 더 치열한 미국에서 이메일은 이름과 짧은 "Hi + name"으로 구성된 제목으로 시작합니다. 러시아어에서는 비즈니스, 개인, 공식 등 모든 장르의 서신에서 주소 뒤에 느낌표가 표시되지만 영어에서는 이러한 모든 장르에 쉼표가 표시됩니다.

규칙 7편지를 적절하게 구성하십시오. 모니터 화면에서 읽는 것이 종이를 읽는 것보다 훨씬 어렵기 때문입니다. 이메일 텍스트를 논리적 단락으로 나눕니다. 문장을 15-20단어 이하로 유지하십시오. 들여쓰기나 빈 줄로 단락을 구분합니다.

규칙 8간결하고 요점에 대한 생각을 표현하십시오. 첫 번째 단락의 편지 본문은 주제보다 독자의 관심을 끌어야 합니다. 잠재적인 독자의 제한된 시간을 인식하십시오. 편지의 목적으로 시작하여 첫 문장에 명확하게 명시해야 합니다. 첫 번째 문장이 올바르게 공식화되면 편지를 받는 사람이 끝까지 읽을 확률이 매우 높습니다. 이메일은 정보를 신속하게 전달하도록 설계되었습니다. 많은 양의 중요한 정보를 보내야 하는 경우 이메일에 짧은 첨부 텍스트를 작성하고 정보 자체를 첨부 파일로 정리하는 것이 좋습니다.

규칙 9이메일 작성을 시작하기 전에 첨부 파일을 첨부하십시오. 이 첨부파일 자체도 없이 첨부파일을 보낼 목적으로 편지를 받은 적이 몇 번이나 되었을까?! 그러한 부주의는 비즈니스 평판에 가장 좋은 영향을 미치지 않을 수 있습니다.

규칙 10처음으로 누군가에게 편지를 쓸 때 첨부 파일을 첨부하지 마십시오. 받는 사람의 동의 없이 여전히 어떤 종류의 첨부 파일을 보내는 경우 어떤 종류의 파일인지 편지 텍스트에 작성하십시오. 5MB보다 큰 첨부 파일은 첨부하지 마십시오. 이러한 불쾌한 상황이 발생할 수 있습니다. 파일을 1초 안에 메일 서버로 보내고 받는 사람은 1시간 동안 파일을 다운로드합니다.

규칙 11답장을 작성할 때 귀하가 묻는 모든 질문에 답하십시오. 답변이 어려우시면 직접 작성해 주세요.

규칙 12이메일을 보내기 전에 맞춤법, 문법, 구두점을 확인하세요. 이메일이 의사 소통을 위한 빠른 방법이라고 해서 그것이 조잡해야 함을 의미하지는 않습니다. 철자와 문법 측면에서 가능한 한 지능적으로 문구를 작성하십시오. 이것은 문맹이 당신의 인상을 망칠 수 있을 뿐만 아니라 쉼표와 마침표 없이 텍스트를 읽기가 매우 어렵기 때문에 중요합니다.

규칙 13이메일에 답장해야 합니다. 이메일은 다른 사람들과의 연결에 관한 것이며 약간의 예의는 결코 상처가 되지 않습니다. 에티켓 규칙에 따라 이메일에 답변해야 하며 답변 시간은 3일을 넘지 않아야 합니다. 이 기간 내에 이메일에 응답하지 않으면 의사 소통을 분명히 거부하는 것입니다. 서신에 응답하는 데 더 오랜 시간이 필요한 경우 지연 이유를 설명하는 것이 좋습니다. 첨부 파일이 포함된 이메일을 받으면 첨부 파일이 도착하여 정상적으로 열렸는지 확인하십시오. 모르는 사람의 편지를 받으면 답장을 할 수 없습니다. 읽지 않고 삭제할 수 있습니다. 원치 않는 이메일에 첨부된 파일을 받으면 압축을 풀지 않고 파일을 삭제해야 합니다. 이것은 컴퓨터 바이러스의 근원일 가능성이 높습니다.

규칙 14읽음 확인을 요청하지 마십시오. 주요 편지의 텍스트 뒤와 서명 앞에 다음 문구를 쓸 수 있습니다. "회신 편지 또는 아래 번호로 편지 수신을 확인하십시오."

규칙 15메시지 본문에 대문자를 사용해서는 안 됩니다. 대문자로 된 텍스트는 소리치는 것으로 처리됩니다. 기껏해야 네트워크 에티켓 문제에서 문맹이라고합니다. 이것은 독자에게 자극이나 기타 바람직하지 않은 반응을 일으킬 수 있습니다.

규칙 16이메일을 통해 기밀 정보를 제공하지 마십시오. 이메일 본문에 은행 카드 번호 또는 기타 민감한 정보를 전달할 때 각별히 주의하십시오. 전송 중 전자 메일은 가로채어 개인적인 이득을 위해 사용될 수 있습니다. 또한 귀하가 보낸 이메일은 컴퓨터 메모리에 영원히 남아 있습니다.

규칙 17약어와 감성적인 디자인을 남용하지 마세요. 비즈니스 이메일에서 이모티콘("웃는 얼굴")이라고도 하는 BTW(그런데) 또는 LOL(큰 소리로 웃음)과 같은 약어를 사용하지 마십시오. 특히 편지를 받는 사람이 그 의미를 모를 수 있기 때문에 비즈니스 서신에는 부적절합니다.

규칙 18반드시 편지 끝에 서명을 하십시오. 서명은 귀하를 식별하고 귀하의 연락처 정보를 포함하는 메시지 끝에 추가되는 작은 텍스트 블록입니다. 서명은 4~7줄 이내로 짧게 유지하십시오. 긴 서명은 많은 공간을 차지하며 성가실 수 있습니다. 귀하에게 연락할 수 있는 여러 가지 방법(일반적으로 전화 및 팩스 번호)과 회사 웹사이트에 대한 링크를 포함하십시오.

기사 기반:

1. 가장 중요한 32가지 이메일 에티켓 팁 이메일 에티켓. [전자자료] http://www.emailreplies.com/ 2015년 9월 19일 확인.

2. 이메일 에티켓의 가장 중요한 26가지 규칙. [전자자료] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm 2015년 9월 20일 확인.

이 자료는 GMC DOgM의 방법론자인 Shutilina L.A.가 준비했습니다.

사무실 서신은 기업의 사다리를 오르려면 반드시 숙달해야 하는 매우 특별한 장르입니다. 좋은 비즈니스 작문 기술은 당신을 충실하게 도울 것입니다. 그들은 당신이 부하 직원, 상사 및 파트너와 의사 소통하고 교육 및 전망을 강조하는 데 도움이 될 것입니다. 의사 소통 스타일은 주어진 주제에서 벗어나지 않고 억제되고 목적이 있어야합니다.

비즈니스 커뮤니케이션의 특징

개인 커뮤니케이션이든 서면 커뮤니케이션이든 모든 커뮤니케이션은 정보를 교환하고, 감동을 주고, 협상하기 위해 사람들과 상호 작용하는 것입니다. 인간은 우리에게 외계인이 아니며 때로는 감정을 분출하지만 비즈니스 영역에서는 감정, 성격 및 기질의 폭력적인 표현이 있어서는 안 됩니다.

국제 회의에서 여러 나라의 대통령들이 노래를 부르고 큰 소리로 웃거나 개인적인 혐오감을 표현하는 것은 상상할 수 없습니다. 그것이 우리의 삶을 최대한 편안하고 질서 있게 만들기 위해 존재하는 에티켓입니다.

비즈니스 커뮤니케이션의 중요한 특징은 문장 중간에 끊길 수 없다는 것입니다.편지를 받을 때마다 기분이 좋지 않더라도 답장을 써야 합니다. 전화를 받았는데 전화를 받을 시간이 없다면 반드시 다시 전화하십시오. 물론 어떤 사람들과의 의사 소통은 불쾌합니다. 이것이 관리자의 필수 자질 목록에 스트레스 저항이 포함되는 이유입니다.

비즈니스 회의, 전화 대화 또는 비즈니스 전자 메일 통신에는 분명히 어떤 목적이 있습니다. 결과적으로 당사자는 결론에 도달하고 프로젝트에 대해 논의하고 전략적 파트너십에 동의하는 등의 작업을 수행해야 합니다.

이메일 규칙

서면 연설에는 아마도 구두 연설보다 더 많은 제한과 관습이 있을 것입니다. 대담한 사람과 직접 의사 소통하고 개인 회의에서 대담한 사람이 우리를 이해하지 못하면 이것 또는 그 사실에 대해 국제적 강조를 할 수 있습니다. 음성 오류가 발생하면 즉시 수정할 수 있습니다. 그러나 비즈니스 서신에서는 단어가 이중 해석을 의미하지 않도록 매우 명확하고 정확해야 합니다.

그들은 “종이는 모든 것을 견뎌낼 것입니다”라고 말하곤 했으며, 이는 신뢰할 수 없는 사실도 기록될 수 있음을 암시합니다. 우리는 의견이 비즈니스 서신은 가능한 한 정직해야 합니다.그건 그렇고, 이제 종이 편지는 점점 더 적게 보내집니다. 기본적으로 계약서 및 기타 문서를 운송합니다. 이 경우 레터헤드는 조직의 높은 지위에 대한 증거로 사용됩니다.

요즘은 대부분의 경우 비즈니스 서신이 가상의 공간에서 이루어지며 나름의 특징이 있습니다. 대화가 막 시작되면 에티켓에 따라 인사말을 작성하는 것이 일반적입니다. 예: “안녕하세요, Oleg Sergeevich! ". 그리고 근무일 중 다음 주소에서는 인사말을 생략할 수 있습니다.

문맹 퇴치

이메일을 포함한 서면 의사 소통에는 언어 규범과 완벽한 문해력이 필요합니다. 결국, 서신은 교육을 받은 대화 상대에게 당신의 격차를 드러낼 것입니다. 따라서 자신의 지식에 대해 완전히 확신하지 못하는 경우 특별 서비스를 통해 작성된 내용을 확인하는 것이 좋습니다.

전자 통신의 윤리를 요구하는 일반 규칙을 나열합니다. 그것들은 아주 간단하지만 많은 사람들이 그것을 무시합니다.

각 문장의 시작은 대문자입니다.
읽은 내용의 의미를 명확하게 하기 위해 문구 끝에 마침표를 씁니다.
문제를 분류하고 솔루션을 제안하려면 글머리 기호 또는 번호 목록을 사용하는 것이 좋습니다.
명확성을 위해 표, 그래프, 차트를 사용하는 것이 좋습니다.
지적이고 교육받은 대담한 사람처럼 보이려고 특별히 노력하지 마십시오. 과도한 분사 및 분사 전환으로 단순한 생각을 복잡하게 만들지 마십시오.
생각을 단순하게 표현할수록 좋습니다.
일상 언어에서 문화는 전문 용어를 피해야 하지만 비즈니스 환경에서는 전문적인 전문 용어와 영어에서 차용하는 것이 이제 좋은 형태로 간주됩니다(하지만 과용하지 마십시오!).

비즈니스 서신의 종류

그들의 구조는 거의 동일합니다. 볼륨은 문자의 본문에 긴 텍스트가 잘 보이지 않습니다. 별도의 파일로 발급하여 첨부파일로 첨부하는 것이 좋습니다. 이 경우 편지 자체에서 인사말 뒤에 첨부 파일이 무엇인지 간략하게 표시해야합니다.

문자 구조(시작)

일반적인 규칙 외에도 비즈니스 작문에 대한 몇 가지 세부 사항을 아는 것이 중요합니다. 우리는 대부분의 경우에 적절한 규칙을 제공할 것입니다.

이메일의 시작 부분을 헤더라고 합니다. 조직의 로고가 있습니다. 이 로고가 입력된 템플릿을 항상 가까이(즉, 컴퓨터 바탕 화면)에 두는 것이 유용합니다.

오프라인 커뮤니케이션과 달리 현대 규칙은 수신자를 맞이할 의무가 없으며 이름과 애칭으로 호출하여 문제의 본질을 즉시 말할 수 있습니다. 그러나 많은 사람들이 메시지의 시작 부분에 계속해서 "좋은 아침입니다! ", "여보세요! ", "좋은 저녁이에요! ' 또는 '안녕하세요.' 그리고 이것에서도 규범에서 벗어나지 않습니다.

서신 본문에 대한 요구 사항은 서신의 의미가 그 안에 있음을 시사합니다. 텍스트를 단락으로 나누는 것은 대화 상대에 대한 세심한 태도의 표시인 좋은 형식으로 간주됩니다. 각 단락에서 주제의 하나 또는 다른 측면이 명명되고 공개됩니다. 문제를 식별하는 것 외에도 문제를 해결하는 방법을 제안하는 것이 일반적입니다. 말하자면, 사업 아이디어를 미니어처로 드러내는 것입니다.

편지의 구조(결론)

비즈니스 메시지를 보내는 방법?

대부분의 사무실 직원은 전자 메일 상자에 매우 광범위한 편지 보관소를 가지고 있습니다. 대화 상대가 긴 서신에 혼란스러워하지 않도록 답장 형식으로 편지를 보내는 것이 좋습니다. 편지 제목의 시작 부분에 있는 해당 상자를 클릭하면 영어 약어 "Re..."가 나타납니다. 수신자가 서신의 진행 상황을 즉시 기억할 수 있기 때문에 이것은 매우 편리합니다.

이 대담자와 가상 통신의 전체 기록을 저장하거나 마지막 또는 가장 중요한 인용문만 남길 수 있습니다. 현대의 비즈니스 에티켓은 이메일에 신속하게 응답해야 합니다.결국 우리는 하루 중 상당 시간을 업무용 컴퓨터에서 보냅니다. 또한 모바일 장치에서 메일을 확인할 수 있습니다.

편지가 수취인에게 도달했는지 걱정된다면 거의 모든 메일 서버에서 사용할 수있는 편리한 "수신 알림"기능을 사용하십시오. 따라서 편지를 보았음을 분명히 알 수 있습니다.

메시지가 특히 중요하고 긴급한 경우 SMS를 작성하거나 편지를 상기시키기 위해 전화를 걸 수 있습니다.

말할 필요도 없이 이메일에 대한 빠른 응답은 업무 문제를 다루는 데 있어 귀하의 진지함과 기동성을 나타냅니다.

우표가 필요합니까?

창조적인 인물들 사이에서 우표의 사용은 용납되지 않으며, 더욱이 조롱과 비난을 받고 있다. 그러나 비즈니스 서신에서 우표는 표준 상황을 반영하는 데 도움이 됩니다.

우리 각자는 살면서 최소한 몇 번은 형식적인 편지와 메모를 작성했습니다. 우리가 어디에 있고 무엇을 하든, 어떤 영역에서 몇 가지 요점을 명확히 하고, 정보를 명확히 하고, 질문하는 등의 작업을 수행해야 하는 비즈니스 서신이 있습니다. 초기에는 이 현상이 문서 지원 및 상사(및 비즈니스 파트너)에게 편지를 전달할 때 더 일반적이었지만 오늘날 이 범주는 우리 환경에서 더 널리 퍼졌습니다.

일부 온라인 상점에서 주문을 하고 담당자와 소통하고 싶어도 비즈니스 통신이 올바르게 수행되는 방법을 알아야 합니다.

이 기사에서는 비즈니스 커뮤니케이션을 구성하는 몇 가지 주요 사항에 대해 설명합니다. 우리는 파트너와 편지를 교환할 때 어떤 뉘앙스를 고려해야 하는지에 주의를 기울일 것입니다. 대담한 사람에게 무능하고 무례하게 보이고 싶지 않고 어떤 상황에서도 준수해야 할 규칙을 기억하고 싶다면 무시해서는 안되는 것.

해당되는 경우

분명히 대부분의 비즈니스 서신은 워크플로에서 사용됩니다. 회사에서 일하는 경우 이러한 유형의 서신을 작성해야 할 필요성이 분명히 있습니다. 우리는 비즈니스 순간에 대해 이야기하기 때문에 글쓰기 스타일이 적절해야 한다는 것을 이해하기 쉽습니다. 가능한 한 공식화되고 공식적이어야 합니다.

귀하와 귀하의 회사에 대한 편지가 발송되는 회사 직원에 대한 추가 인상은 귀하가 비즈니스 서신을 얼마나 잘 관리하는지에 달려 있습니다. 따라서 텍스트를 작성하는 과정과 디자인은 최대한 책임감 있게 접근해야 합니다.

우선, 비즈니스 서신이 어떻게 수행되는지 찾고 있다면 지침을 숙지하는 것이 좋습니다. 위에서 언급한 바와 같이 여기에서 우리는 몇 가지 이론적 요점과 실제 문제를 모두 제시합니다. 기사의 끝에서 우리는 형식적인 글쓰기 스타일에 전형적인 회전율의 몇 가지 예를 제공하려고 노력할 것입니다. 결국 이 기사의 데이터베이스를 사용하여 상대방과의 추가 커뮤니케이션을 위해 고품질 텍스트를 독립적으로 작성할 수 있습니다.

서신의 종류

즉시 비즈니스 서신이 무엇인지 논쟁하면서 그 유형에주의를 기울이고 싶습니다. 따라서 문의 편지와 그에 따른 응답 편지를 선택할 수 있습니다. 정보 서신(대부분 고객에게 발송됨); 감사(제공된 서비스에 대한 감사의 표시로), 통지서, 알림, 경고 추천서; 보증서 및 커버 레터. 사실, 이들은 실제 및 전자 비즈니스 서신을 구성하는 가장 일반적으로 사용되는 유형입니다. 따라서 우리는 실제로 그들과 가장 자주 만날 것입니다.

구조

어떤 편지를 쓸 때 더 편리한 조직을 위해서는 특정 구조나 계획으로 작업하는 것이 유용할 것입니다. 이렇게 하면 작업을 훨씬 더 쉽게 완료할 수 있는 더 작은 단계로 나눌 수 있습니다. 예를 들어, 가능한 한 정확하게 표현해야 하는 주제를 다루기 위해 편지의 한 줄에 대해 생각하십시오. 예를 들어, 이 제품이나 저 제품의 가격에 대한 질문을 작성하는 경우 동기를 간략하게 설명하십시오. 주요 목표를 명확히 하십시오(특정 옵션이 있는 제품 10개 단위를 주문하는 데 비용이 얼마나 드는지 알아보기 위해). 마지막으로 어떤 형식으로 계산을 받고 싶은지 지정하고 그러한 생산량에 대한 할인이 있는지 물어보십시오.

물론, 이 정보는 이미 명백합니다. 작성하려는 내용을 논리적으로 구문 분석하기만 하면 됩니다. 또한 디자인과 요구 사항을 잊어서는 안됩니다. 이에 대해서는 나중에 더 자세히 이야기하겠습니다.

작문 요건

따라서 비즈니스 서신 규칙에 따르면 모든 편지는 먼저 짧아야합니다. 이것이 읽힐 주요 규칙입니다. 동의합니다. 우리 모두는 많은 양의 정보가 로드되는 것을 좋아하지 않습니다. 이것이 비즈니스 서신이라면 거대하지 않아야합니다.이 경우 단순히 무시할 수 있습니다. 정보를 바로 단축할 수 없다면 첫 편지 초안을 작성한 후에 하십시오.

둘째, 파트너(서신 참여자)는 무엇이 문제인지 이해해야 합니다. 즉, 편지는 유익하고 이해할 수 있어야 합니다. 추가 질문을 피하고 세부 사항을 명확히 하는 데 시간을 낭비하지 않는 방식으로 전달하려는 정보가 포함되어야 합니다.

셋째, 편지를 읽을 파트너 또는 회사 직원과 관련하여 가능한 한 존중하는 편지를 작성해야 합니다. 사실입니다. 대담한 사람에게 더 많은 존경을 표할수록 그가 귀하의 요청에 적절하게 응답하고 결국 원하는 효과를 얻을 가능성이 높아집니다.

영어 대응

어떤 경우에는 협상이 영어(또는 러시아어 이외의 다른 언어)로 수행되어야 합니다. 이는 특히 외국 계약자와 관계가 있는 경우 정상입니다. 비즈니스 서신 규칙이 모든 언어에 적용된다는 점은 주목할 만합니다. 문체만 다를 수 있습니다. 당신의 임무는 당신과 당신의 파트너(대화자)가 처한 상황에 가장 적합한 것을 선택하는 것입니다.

물론 영어로 된 비즈니스 서신에는 상당히 높은 수준의 능숙도가 필요하므로 이것이 귀하에 관한 것이 아닌 경우 전문 번역가에게 문의하는 것이 좋습니다. 비즈니스 서신의 언어에 포함된 전문적인 연설을 하는 사람이 번역을 수행하는 것이 중요합니다.

예시. 소개

대화를 시작하는 방법은 모든 대화에서 매우 중요합니다. 이와 관련하여 비즈니스 서신의 에티켓은 실시간 의사 소통과 다르지 않습니다. 첫 번째 단계는 대화 상대를 맞이하고 어떻게 든 대화에 그를 소개하는 것입니다. 인사말은 표준 "안녕하세요"일 수 있지만 소개는 더 개인적이어야 합니다. 예를 들어 편지의 간략한 목적을 지정할 수 있습니다("귀하의 제품에 대한 일부 정보를 명확히 하기 위해 연락하고 있습니다. 우선 "A1" 모델의 비용에 관심이 있습니다). 또 다른 옵션: "A1 모델에 대한 전화 대화의 연속으로 이 제품의 비용에 대해 질문을 드리고자 합니다."). 간단히 귀하의 상황을 설명할 수도 있습니다. "2010년에 귀하의 파트너가 귀하를 대신하여 이 분야에서 협력을 시작하겠다고 제안한 이유에 대해 귀하에게 편지를 씁니다."

자료 발표

또한 편지에 서론을 쓴 후에는 왜 쓰는지 설명해야 합니다. 예를 들어, 제품 가격에 대해 질문한 후 관심 있는 항목을 지정하십시오. 다음과 같이 작성할 수 있습니다. "주소 X로 배송되는 경우 제품의 N번째 단위를 주문하고 싶습니다." 전화 대화를 계속하는 경우 요청을 진술할 수 있습니다. 전화로 통화한 후 그 사람에게 편지를 쓴 이유(예: 거래 수행 의사를 확인하기 위해): "즉: 우리는 옵션 X와 함께 배송되는 경우 제품 N". 세 번째 버전을 고려하면 회사와 협력하고 싶은 주제를 개발할 수도 있습니다. 이것이 귀하의 최선의 이익이며 파트너가 동의할 경우 귀하와 상호 작용함으로써 특정 이익을 얻게 될 것이라고 설명하십시오. 당신의 사업의 이익."

권하다

모든 비즈니스 서신(우리가 제공하는 예에도 반드시 이 속성이 있어야 함)에는 논리적 순서가 필요합니다. 처음에 글을 쓰는 이유에 대해 썼다면 이 아이디어를 더 구체화하고 확장해야 합니다. 대담한 사람에게 원하는 것을 더 광범위하게 지정하십시오. 아마도 당신과 함께 일하기로 동의함으로써 얻을 수 있는 이익의 전망을 그에게 끌어들일 것입니다. 모든 논리에 따르면 이 부분은 편지의 "피크", 해당 종류의 정점이어야 합니다. 처음에 우선 관심 있는 것에 부드럽게 접근했다면 이 부분에서 "카드를 공개"해야 합니다. 모든 비즈니스 통신(위의 문자 예도 예외는 아님)은 부드러운 상향 곡선을 따라 작성되어야 합니다. 그러면 독자는 당신의 기분을 이해할 것이고, 따라서 그가 당신과 의사 소통하는 것이 더 편안할 것입니다. 갑자기 점프하지 말고 한 주제에서 다른 주제로 이동하지 마십시오.

예에서 볼 수 있듯이 예를 들어 관련 없는 두 가지 문제를 논의해야 하는 경우 기사를 단락으로 나누어 여러 부분으로 나눌 수 있습니다. 이것은 한 질문에서 다른 질문으로 이동하는 순간을 시각적으로 볼 독자 모두에게 편리합니다. 이 경우에는 마치 두 개의 다른 글자인 것처럼 쓰기 때문입니다.

우리의 예에 대해 이야기하면 "또한 한 달 전에 귀하와 상호 작용한 N 제품을 다시 주문하고 싶습니다." 또는: "우리 조건에 적합한 가격으로 이 분야에서 귀사와 영구적인 협력 관계를 구축하여 유통 채널을 X-Y 천 단위로 늘리고 싶습니다." 마지막으로 다음과 같이 말할 수도 있습니다. "아직도 우리와 함께 일하고 싶다면 저희에게 알려주십시오."

비즈니스 서신의 모든 두 번째 샘플은 이 원칙을 기반으로 하므로 아무런 문제가 없습니다. 반대로 제목을 강조 표시하면 "단단한 텍스트"를 제거하고 시각적으로 첨부할 수 있는 일종의 "앵커"를 만들기 때문에 더 나은 탐색에 도움이 됩니다.

마지막 부분

마지막으로 편지를 시작할 때와 같은 정신으로 편지를 끝내야 합니다. 감사의 말을 쓴다면, 당신이 설명하는 회사와 협력하게 된 것을 기쁘게 생각한다고 쓰십시오. 이것이 상업적 제안이라면 편지에 관심을 가져준 것에 대해 감사를 표해야 하며 이 사람과 더 많은 상호 작용을 하기를 바랍니다. 편지를 어떻게 끝내느냐가 당신과 당신 회사에 대한 최종 의견을 결정한다는 것을 이해해야 합니다. 모든 비즈니스 서신(편지 예제는 항상 이를 증명함)은 정중함을 기반으로 합니다. 따라서 항상 대화 상대에게 감사를 표하고, 희망을 표현하고, 그를 칭찬하거나 추천서를 남기는 것을 잊지 마십시오. 편지에 설명된 문제와 완전히 일치하는 방식으로 텍스트의 끝 부분을 선택해야 합니다.

예: "우리는 우리의 미래 활동에서 안정적인 협력을 희망하면서 당신을 우리의 장기적인 파트너로 유지하기를 바랍니다." 또는 "관심에 진심으로 감사드리며 앞으로 귀하와 협력 관계를 발전시킬 수 있기를 바랍니다." 또는 "관심 주셔서 감사합니다. 앞으로도 N마켓에서 계속해서 관심을 가져주셨으면 합니다."

에티켓과 문맹 퇴치

예의를 잊지 마십시오. 위에서 강조했듯이 비즈니스 통신에 관심이 있다면 중요합니다. "협조해 주셔서 감사합니다", "주의해주셔서 감사합니다", "수고를 끼쳐드려 죄송합니다", "만나서 반가워요", "회사를 유지해 주시겠습니까" 등과 같은 문구. 그런데 마지막 두 개는 비즈니스 서신보다 기업 축하 초대장에 더 가깝습니다.

항상 존경의 표시로 적절한 경우 "제발", "고마워요", "친절하게" 등의 문구를 추가하십시오.

비즈니스 서신을 작성하는 과정에서 똑같이 중요한 것은 사람의 문해력입니다. 보다 정확하게는 편지를 작성하는 과정에서 최소한 하나의 기본적인 실수를 저질렀다면 대화 상대는 당신이 기대하는 것과 완전히 다른 의견을 형성할 것이라고 말할 수 있습니다. 따라서 가능한 한 올바르게 작성하고 모든 것을 여러 번 확인하십시오. 스스로 오류를 찾아 수정하는 방법을 모른다면 교정자 서비스나 전문 서비스를 이용하세요. 이것은 매우 간단하지만 텍스트에 자신감을 가질 수 있습니다.

연습 및 훈련

위에서 언급했듯이 웹에는 모든 주제에 대해 기성품 비즈니스 서신의 예가 많이 있습니다. 사실 이 기사에는 그러한 많은 양의 정보를 수용할 공간이 충분하지 않기 때문에 전체 내용을 여기에 삽입하지 않았습니다. 그 대신 위에서 숙지할 수 있는 몇 가지 기본 규칙과 원칙을 간단히 설명하기로 결정했습니다. 그러나 이것은 물론 비즈니스 작문을 공부하는 과정에서 취해야 할 모든 단계와는 거리가 멀다. 사실 이 분야에서 가장 중요한 역할은 실무 경험입니다.
예를 들어 기성품 편지의 5-10 가지 예를 연구하고 기사를 읽고 여기에서 몇 가지 규칙을 추출하면 곧 필요한 방식으로 편지를 쓸 수 있습니다. 사실, 이것은 비즈니스 서신의 틀에서 모든 편지를 만들기에 충분합니다.

준비된 예

위에서 언급했듯이 기성품 예제가 엄청나게 많기 때문에 학생과 초보자 전문가는 다른 사람의 기성품을 사용하여 이를 기반으로 자신의 프로젝트를 생성하려는 유혹을 받습니다. 훈련 중에는 이것이 실제로 권장되지 않는다고 말하고 싶습니다.

다른 편지에 쓰여진 내용을 공부하는 과정에서 서신에서 명확히 해야 할 내용을 보다 쉽게 탐색할 수 있습니다. 경험에서 직접 배우는 것이 인간의 본성이기 때문에 이것은 정상입니다.

사실, 본격적인 비즈니스 서신을 작성하는 작업을 받으면 먼저 예제를 검토하고 작업에 가장 적합한 것을 선택하십시오. 그런 다음 일반적인 개념에 따라 전개한 상황에 최대한 적응하되, 동시에 자신만의 프레젠테이션 및 쓰기 스타일을 확립하기 위해 다시 작성해야 합니다. 결국 정보를 더 잘 전달할 수 있고 의사 소통 자체를 더 생산적이고 효과적으로 만들 수 있습니다.

배우고 연습하십시오! 그리고 상당히 짧은 시간에 자신만의 비즈니스 레터를 만들 수 있습니다!

처음 비즈니스 레터를 쓰기 위해 자리에 앉았을 때 아마 혼란스러울 것입니다. 결국 이것은 친구나 친척에게 메시지를 보내는 것과 전혀 다릅니다. 대화 상대에게 연락하는 방법? 이모티콘을 쓸까 말까? 이 수많은 필드를 모두 채우는 방법은 무엇입니까?

순서대로 시작해야 하며 이메일 작업 편지를 처리하는 일반적인 규칙부터 시작해야 합니다.

시험. 비즈니스 서신이 주요 활동 분야가 아닌 경우 오전, 출근할 때, 오후에 두 번 메일을 확인할 수 있습니다. 고객 및 비즈니스 파트너와의 커뮤니케이션이 일상 활동의 일부인 경우 바탕 화면에 편지 알림을 표시할 이메일 클라이언트를 설치하는 것이 더 쉬울 것입니다.
답변. 무언의 에티켓은 편지에 대한 답을 최대한 빨리 작성해야 하므로 주의가 산만해지지 않는 문제가 있는 경우에만 편지를 무시할 수 있습니다. 공식 규정에 따르면 편지는 우편으로 온 경우 10일 이내에, 팩스로 온 경우 2일 이내에 답변해야 합니다.
저장. 이메일이 스팸 폴더에 들어가지 않도록 해야 합니다. 또한 삭제할 수 없습니다. 그렇지 않으면 충돌이 발생하는 경우 단순히 서신으로 돌아가 누가 옳은지 확인할 수 없습니다.
용법. 회사를 대신하여 통신을 수행하는 경우에만 회사의 이메일 주소를 사용할 수 있습니다. 어떤 이유로 통신을 위해 개인 이메일을 사용해야 하는 경우 공식적으로 보이도록 하고 외설적이거나 저속한 단어를 포함하지 않아야 합니다.
스토리지를 파악하고 응답 시간과 사용할 이메일을 파악했습니다. 이 모든 것은 기억하기 쉽고 다음 단계로 넘어갈 수 있습니다. 여기 비즈니스 서신이 있습니다. 대담자를 화나게하지 않도록 어떻게 대답합니까?
바르게. "안녕, Vasya, 나는 당신의 편지를 받았고 이제 ...라고 생각했습니다."와 같은 편지는 개인 서신을 위해 남겨 두어야합니다. 비즈니스 통신을 수행하려면 정확성과 예의가 필요합니다. 전문용어, 표현, 무례한 표현은 사용할 수 없습니다. 몇 년 동안 대화 상대와 함께 일하더라도 이모티콘을 넣을 수 없습니다. 당신은 "당신"과 친숙해질 수 없습니다. 편지는 정중하고 건조해야합니다.
유능하게. 문해력은 문화적 발전, 지적 수준, 회사의 명성을 유지하고 스타일로 편지를 쓰는 방법의 지표입니다. 러시아어로 작성된 언어가 좋지 않은 경우(일반적이고 전혀 부끄러운 이유가 아님) 특수 서비스를 사용하여 문법, 철자, 구두점을 확인하십시오.
적당히. 대담자가 단순히 당신이 말하는 내용을 이해하지 못한다면 가장 유능하고 정확한 대답조차도 낭비 될 수 있습니다. 따라서 전문 용어를 삼가거나 해독을 제공해야 합니다. 또한 대화 상대를 혼란스럽게 할 수 있는 너무 복잡하거나 너무 흔한 단어를 사용해서는 안 됩니다. 그리고 물론 의미가 의심되는 단어를 삽입 할 수 없습니다.
논리적. 답을 모르는 경우 대담한 사람에게 기다리도록 요청하고 다른 편지를 찾아 쓰십시오. 알고 있다면 편지에 일관되고 논리적이고 명확하게 기재되어 있는지 확인한 후 발송하십시오.
아름다운. 내용 못지않게 디자인도 중요합니다. 단락을 사용하고 질문을 인용한 다음에만 답변을 제공하고 번호와 글머리 기호 목록을 사용해야 합니다.

들어오는 편지에 응답하려면 유능하고 정확하며 적절하고 논리적으로 충분합니다. 그러나 먼저 편지를 쓰는 방법은 무엇입니까?

먼저 올바르게 형식을 지정해야 합니다.

주제 . 전자 메일 본문의 "제목" 필드는 무시되어서는 안 됩니다. 대화 상대가 그에게 필요한 것에 대한 첫인상을 형성하기 때문입니다. 이상적으로는 "기업의 이름, 문제의 본질"- "JSC Romashka"와 같아야합니다. 유리용품.
서명 . 대부분의 메일 서비스에서는 "이름, 직위, 회사" - "Makarova I.V., JSC Romashka의 수석 회계사"가 포함되어야 하는 자동 서명을 설정할 수 있습니다. 이 양식을 사용하면 수신자가 자신이 누구에게 연락하고 어떻게 답변을 시작해야 하는지 쉽게 파악할 수 있습니다.
인사말 . 인사말은 익숙하지 않아야 합니다. "Hello", "good time of the day", "aloha" 및 기타 유사한 옵션이 없습니다. 중립적인 "안녕하세요" 또는 "안녕하세요"가 가장 좋습니다.
항소 . 이름으로 항소 - "Anya" - 전체 대신 - "Anna Dmitrievna"는 친숙하게 보이고 편지의 전체 인상을 망칠 수 있습니다. 따라서 이름과 애칭으로 주소를 선택하는 것이 좋습니다.
길이 . 너무 긴 글자는 읽기 어렵습니다. 따라서 텍스트 편집기의 표준 페이지에 맞는 볼륨이 최적으로 간주됩니다.

편지, 답장 및 새 편지 작업에 대한 일반 규칙 - 이 모든 것을 작성하는 방법을 배우는 것은 쉽습니다. 그러나 기억해야 할 몇 가지 사항이 더 있습니다.

콘텐츠 . 편지는 그것이 쓰여진 이유, 그것에 대한 일관된 설명을 포함해야 하며 질문과 제안 후에만 가능합니다.
중요성 . 대부분의 메일 서비스에는 작성할 때 표시할 수 있는 "중요!" 확인란이 있습니다. 그런 다음 그러한 편지는 받는 사람의 폴더에서 강조 표시됩니다.

중요한!깃발을 그런 식으로 사용할 수는 없습니다. 그렇지 않으면 정말 긴급한 편지가 무심코 선택된 수많은 편지 속에 빠져버릴 것입니다.

대화 끝 . 무언의 에티켓 규칙에 따라 시작한 사람이 서신을 끝냅니다.
시간. 근무일이 끝나고 금요일 오후에 편지를 보내는 것은 나쁜 형태일 뿐만 아니라 희망이 없는 일이기도 합니다. 똑같이, 답은 다음 날 아침이나 월요일에만 올 것입니다.
공손함 . 다가오는 휴가를 축하합니다. 답변 주셔서 감사합니다. 긴급한 서신에 신속하게 회신할 수 없는 경우에는 수취인에게 이를 통지하여야 한다.
투자 . 모든 첨부 파일은 아카이브에 포장되어야 하며, 편지 본문에서 수신자에게 별도로 통지해야 합니다.

중요한!전자 비즈니스 서신의 규칙은 대담자에게 세심한주의를 기울여야합니다. 당신은 그가 말하게하고, 질문하고, 최후 통첩 형식으로 아무것도 요구하지 않아야합니다.

이메일 유형

서신을 관리하는 규칙은 편지가 어디로 가는지에 따라 약간 다를 수 있습니다.

내부 통신자신의 일이 중단되지 않도록 같은 날에 편지에 답장하는 것이 바람직하며, 편지의 어조가 다른 경우보다 다소 친숙할 수 있음을 암시합니다.

중요한!직원들이 구조에 대해 머리를 숙이지 않고 빠르게 편지를 쓸 수 있도록 내부 서신을 위한 단일 템플릿을 개발하는 것이 좋습니다.

외부 통신전문적인 속어를 걸러낼 필요뿐만 아니라 더 높은 정도의 형식을 의미합니다. 종종 다른 회사의 대화 상대는 단순히 특정 단어를 이해하지 못합니다.
국제 통신더 많은 형식을 의미할 뿐만 아니라 시간대를 고려해야 합니다. 따라서 아침에 뉴욕에 편지를 보내고 가까운 장래에 답장이 오기를 기다리며 걱정하고 서두르는 것은 가치가 없습니다. 결국 편지에 답해야 하는 직원은 여전히 침대에서 뒹굴고 있을 가능성이 큽니다.

그러나 큰 차이점은 없습니다. 공손함, 문맹 퇴치 및 요청을 명확하게 공식화하는 능력은 모든 곳에서 평가됩니다.

비즈니스 레터를 작성하는 방법

문서를 준비하려면 다음을 사용하십시오. 마이크로 소프트 워드및 다음 규칙:

조직의 레터 헤드;
Times New Roman 글꼴;
넓은 여백;
크기 12-14 p.;
줄 간격 - 1-2p.
오른쪽 하단에 편지의 페이지 번호를 쓰십시오.

이것이 국제 서신인 경우 편지는 수취인의 언어로 작성됩니다.

비즈니스 서신의 구조:

항소;
전문;
본문;
결론;
서명;
부록.

그 밖에 기억해야 할 중요한 사항:

대담자에게 "당신"을 참조하십시오.
들어오는 편지에 대한 응답을 작성하는 경우 맨 처음에 "2020년 1월 1일자 항소에 대해..."
편지를 공격적으로 받았다면 상대방처럼 되지 말고, 공격적이고 애원하는 표현과 질서 있는 어조를 사용하지 마십시오.
정보를 더 잘 인식할 수 있도록 각각의 새로운 생각을 새 줄에 쓰십시오. 긴 단락을 만들지 마십시오. 최대 5-7 문장.
Caps Lock(대문자)으로 작성된 단어를 피하십시오. 이러한 텍스트는 위협으로 인식됩니다.
보낸 사람의 연락처 정보와 편지를 보낸 날짜를 포함하는 것을 잊지 마십시오.
비즈니스 통신에 이모티콘과 따옴표를 사용하지 마십시오.
외국어를 사용하지 말고 러시아어 동의어를 선택하십시오.
하나의 글꼴로 작성하십시오. 컬러 텍스트, 과도한 밑줄, 굵게 강조 표시 등을 사용하지 마십시오.
대화 상대에게 예의 바르고 열린 의사 소통을 하십시오. 그의 의견을 명확히 하고 그에 대해 어떻게 생각하는지 물어보십시오. 공감과 존경을 표하세요.
상대방이 어떻게 반응하는지 지켜보십시오.

사용할 수 있는 표준어

어떤 형태로 생각을 넣을지 매번 생각하지 않기 위해 비즈니스 서신에 채택된 표준 문구를 사용할 수 있습니다.

항소. "안녕하세요, 이고르 페트로비치"- 받는 사람을 개인적으로 아는 경우. "안녕하세요, 스미르노프 씨"- 생애 처음으로 그에게 편지를 쓴다면. 일반적으로 군대를 말한다. "안녕하세요, 스미르노프 동지".
알아채다.표준 구문 예: "알려드립니다...". 로 변경할 수 있습니다. "연락하십시오", "알려줘", "알려줘".
설명. 받는 사람에게 처음부터 편지의 목적을 알리기 위해 다음과 같은 구성을 사용할 수 있습니다. "요청에 응해서...", "업무를 수행하기 위해...", "지원을 제공하기 위해...", "당신의 뜻대로...".
요구. 편지에서 묻는 것은 공식에 따라야합니다 "우리는 당신에게 묻습니다...".
권하다. "우리는 당신에게 제안할 수 있습니다...", "우리는 당신을 추천합니다...".
확인. "확인합니다...", "받았습니다...".
거절. “귀하의 제안이 거부되었습니다….