유능한 근무 시간 계획을 위한 14가지 규칙

종종 사람들, 특히 사업가들은 최대 1분의 자유 시간이 없다고 불평합니다. 그러나 곰곰이 생각해보면 그런 불만을 접수한 사실 자체가 시간을 쪼개서 할 수 있었다는 뜻이다. 사실, 사람은 끊임없이 바쁘다는 것과는 거리가 멀고, 자신의 업무량에 대한 인식과 1초도 더 찾을 수 없다는 점은 그의 생각이 작업 시간 계획에 몰두하지 않는다는 것을 암시합니다. 그리고 이것은 단지 아름다운 단어의 집합이 아니라 개인 수준과 전체 기업 규모 모두에서 유용할 수 있는 지식 시스템입니다.

조직의 효율성이 관리 직원의 일상 업무에 대한 수익에 의해 최소한 영향을 받지 않는다는 것은 비밀이 아닙니다. 현대적인 기술과 작업 방법의 부족, 지도자와 부하 직원의 개별 작업 스타일 개선 거부는 그러한 팀의 작업을 설정하는 데 어려움이 공리가된다는 사실로 이어집니다.

관리자가 성공할 준비가 되어 있는지를 결정하는 구성 요소는 매우 간단합니다. 이것은 그의 기술, 능력, 전문 지식 및 물론 개인적인 자질입니다. 그럼에도 불구하고 문제와 어려움을 유발하는 인과적 요인에 대한 분석과 이를 극복하고 업무의 질을 높이려는 열망을 폄하해서는 안 된다. 여기에서 관리자의 합리적인 노동 시간 사용, 즉 계획이 구출됩니다. 결국, 그것은 일상적인 노동 과정의 결함을 제거하도록 설계되었습니다.

근무 시간 계획의 효율성은 활동 기간에 따라 단기 및 장기 목표를 기반으로 합니다. 식별된 모든 활동과 활동이 조직 프로세스 중에 마감일을 받았기 때문에 이러한 관리 프레임워크에는 추가 노력이 필요하지 않습니다.

리더가 설정한 목표에는 두 가지 기능이 있습니다. 구현에 필요한 조치를 결정하고 구현을 자극하는 것입니다. 리더가 자신에게 분명한 과업을 정하면 그의 행동은 그것을 실행하는 과정에서 의식이 됩니다. 목표 설정은 결과를 달성할 때까지 수행자에게 에너지를 충전하는 일종의 추진력입니다.

작업 시간 균형의 계획이 가능한 한 효과적이려면 관리자는 "계획 기간"의 전술에 의존해야 합니다(연도, 월, 주, 일과 같이 다른 기간이 될 수 있음). 특이성은 각 범위의 개성에 있으며, 이는 해당 기간을 반영할 별도의 계획 작성을 의미합니다.

따라서 여가 시간을 적절하게 계획할 때 가장 긍정적인 초점은 시간 자체를 확보하는 것입니다. 관리자는 설명된 작업 목표를 효과적이고 효과적으로 달성하는 동시에 가능한 한 적은 시간을 보낼 수 있는 능력을 얻게 됩니다. 개별 작업의 조직에서 계획의 역할은 과대 평가하기 어렵습니다. 결국 목표 달성을 준비하고 작업에 할당된 시간을 구성하는 데 도움이 됩니다.

근무 시간 계획 방법

파레토 원리

Wilfred Pareto(1848-1923)는 특정 그룹 내에서 특정 작은 부분의 객관적 중요성이 이 그룹의 상대적 가중치보다 훨씬 더 높다는 원칙을 공식화했습니다. 그의 모델에서 Pareto는 80/20 공식을 사용했으며 모든 곳에서 적용되기 시작했습니다.

• 판매된 상품의 20%에서 수익의 80%를 얻을 수 있습니다.
• 나머지 상품의 80%는 수익의 20%만 가져옵니다.
• 20%의 실수가 80%의 손실을 초래합니다.
• 다른 실수의 80%가 손실의 20%를 초래합니다.

이 원칙은 근무 시간 계획의 팬에 의해 우회되지 않았습니다. 관리자의 작업에 투영하면 결과는 다음과 같습니다. 결과의 80%를 달성하려면 작업 시간의 20%만 사용하면 됩니다. 나머지 시간은 전체 결과의 20%만 가져옵니다.

노동 과정의 언어로 이것은 최소한의 노력이 필요하지만 상당한 노동 시간이 필요한 쉽고 즐거운 작업이 우선 순위가되어서는 안된다는 것을 의미합니다. 각 작업의 중요성을 최대한 고려하여 활동을 시작하는 것이 필요합니다. 작업 계획의 첫 번째 위치에 중요한 질문이 있어야 합니다.

합리적인 계획 및 시간 추적 문제에서 파레토 원칙을 완전히 구현하려면 전체 결과에 대한 기여도에 대해 모든 작업을 분석하고 ABC 범주별로 배포해야 합니다.

ABC 기획

ABC 분석의 기초는 더 크고 덜 중요한 경우의 비율이 종종 거의 같다는 것을 보여주는 경험입니다. A, B, C라는 글자를 사용하여 목표 달성과 관련된 과제의 중요성을 세 가지로 분류합니다. 이 원칙은 많은 관리자에게 어필했습니다.

또한 이 분석을 사용하여 작업 시간을 사용하는 방법을 계획할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 전체 활동 계획에서 노동 강도와 무게가 아닌 작업의 중요성에 따라 작업 시간을 할당해야한다는 것을 기억하는 것입니다.

ABC 분석은 세 가지 기둥을 기반으로 한 경험에서 비롯됩니다.

• 범주 A 작업(가장 중요한)은 관리자의 총 작업의 15%를 받습니다. 계획의 상대적 비중이 낮음에도 불구하고 목표 달성에 65% 기여합니다.
• 카테고리 B(중요) 작업은 전체 작업의 약 20%를 차지하며 중요도도 20%로 추정됩니다.
• 범주 C의 작업(가장 덜 중요함): 전체 수치의 약 65%가 지정되지만 중요도는 무시할 수 있습니다. 상대적 가중치의 15%에 불과합니다.

따라서 작업 시간을 계획할 때 ABC 분석은 범주 A의 작업 초기 수행에 중점을 둡니다. 작업은 최종 작업 활동의 효율성에서 가장 큰 부분을 차지하기 때문입니다. 다음은 최종 결과에 대한 기여도 무시해서는 안 되는 B 그룹의 질문입니다. 마지막으로, 카테고리 C의 나머지 작업으로 무엇을 할 것인지 이미 결정할 수 있습니다. 작업 시간 계획에 기여하거나 위임합니다.

1. 1사분면: 중요하고 긴급한

아이젠하워 행렬의 핵심은 정확히 첫 번째 사분면입니다. 왜냐하면 그것은 주요 비밀로 가득 차 있기 때문입니다. 그것은 비어 있습니다. 이것은 사람이 목표를 달성하기 위해 작업 시간을 효과적으로 계획하는 기술을 가지고 있음을 나타냅니다.

첫 번째 사분면을 주장하는 사례의 존재는 그러한 사람의 삶과 일에서 끊임없는 실습 작업을 나타냅니다. 결과적으로 사람은 자신의 일과 의무를 분배하는 데 익숙하지 않고 마지막 순간까지 할 수있는 모든 것을 미루는 것입니다. 그리고 마감 시간이 다 되면 그는 일을 시작합니다.

물론 모든 것을 미리 생각한다면 가능한 상황을 미연에 방지하는 것이 가장 좋습니다. 결국, 가능한 모든 문제를 예측하는 것보다 결과를 제거하는 것이 항상 더 어렵다는 잘 알려진 원칙이 있습니다. 이러한 경우 다른 사람이 수행할 수 있는 경우 양도해야 합니다.

1. 2사분면: 중요하고 긴급하지 않은

아이젠하워는 작업 시간을 계획할 때 2사분면의 작업을 가장 중요한 작업으로 결정했습니다. 수행자가 이 사분면에 배치된 작업을 적시에 적시에 완료하면 필요한 만큼 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 그는 소란, 서두름 및 다양한 부정적인 결과에 시달리지 않을 것입니다. 이것은 의사의 약속과 매우 유사합니다. 예방 안과 검사가 더 심각한 시력 문제를 예방하고 보고서 작업에 적절한 시간이 긴급한 야간 처리를 피하는 것과 같습니다.

두 번째 사분면의 틀 내에서 근무 시간의 계획 및 회계는 직원의 개인적인 목표를 달성하는 방식으로 이루어집니다.

그리고 다모클레스의 칼이 작업의 긴급성이라는 형태로 노동자를 휘두르지는 않지만 우리는 작업의 질에 집중할 수 있지만 아직 마감 시간이 있다는 것을 잊어서는 안 되며 모니터링이 필요합니다. 두 번째 사분면의 작업을 완료하지 못하면 자동으로 첫 번째 사분면으로 전송됩니다. 그리고 이 결과는 개인적인 시간을 계획하는 데 따른 결과로 가득 차 있습니다.

1. 3사분면: 긴급하고 중요하지 않음

3사분면에 해당하는 케이스 유형은 긴급성 때문에 더 중요한 문제에 집중할 수 없습니다. 그리고 이러한 경우는 1사분면의 경우와 쉽게 혼동됩니다. 그러나 이러한 개념은 동의어가 아니기 때문에 긴급한 것과 중요한 것 사이에 선을 긋는 것이 좋습니다. 이것을 결정하는 간단한 방법이 있습니다. 이 작업이나 저 작업이 주어진 목표를 달성하는 데 더 가까이 다가갈 수 있는지 자문해 볼 필요가 있습니다. 일반적으로 3사분면의 사례는 부정적인 답변을 받습니다.

대부분의 경우 가정 문제가 이 사분면에 포함됩니다. 시즌이 끝날 때 옷을 드라이클리닝하고 긴급한 문제에서 이웃을 도우며 중요하지 않은 회의 및 협상입니다. 또 다른 예가 있습니다 - 컴퓨터 수리, 그러나 여기에서는 극도로 조심해야 합니다. 이 장비가 작업에 필요한 경우 수리는 가장 중요한 작업(즉, 첫 번째 사분면)이 될 것이며, 다음 용도로만 사용되는 경우 엔터테인먼트, 그렇다면 이 문제의 바로 그 위치는 3사분면에 있습니다.

이 사분면의 업무는 근무 시간 계획에 맞지 않을 뿐만 아니라 주요 목표에서 주의를 산만하게 하고 귀중한 시간을 빼앗습니다. 가능하면 무시하는 것이 좋습니다. 스스로 작업의 중요성을 결정하는 방법은 무엇입니까? 매우 간단합니다. “내가 이것을 하지 않으면 어떻게 될까?”라는 질문을 스스로에게 던져야 합니다.

1. 4사분면: 중요하지 않고 시급하지 않음

이 범주에는 소셜 네트워크, 포럼, 인터넷 서핑, 컴퓨터 게임, TV 쇼 시청과 같이 일과 관련이 없는 일상 생활이 포함됩니다. 예, 그러한 활동은 확실히 즐겁지만 의무 사항은 아닙니다.

일반적으로 이 활동은 근무일의 생산성을 크게 감소시킵니다. Eisenhower는 이 범주의 사례를 "개인 시간의 포식자"라고 불렀습니다.

예를 들어, 200시간 동안 지속되는 시리즈를 예로 들어 보겠습니다. 다시 계산하면 일주일 내내 낭비되는 시간이 생겨 훨씬 더 많은 이점을 얻을 수 있습니다.

따라서 개인의 먹는 사람을 파악하고 업무뿐만 아니라 개인의 시간까지 계획하여 철저한 관리에 힘써야 합니다.

이 사분면에는 많은 사람들에게 그다지 유쾌하지 않은 일상적인 일도 있습니다. 예를 들어 설겆이, 청소, 요리. 여기에서도 균일 한 하중을 계획하기 위해 같은 집에 사는 사람들과 타협을 찾을 가치가 있습니다.

작업 시간 계획표

다음은 테이블 형식의 간단한 예입니다.

화요일		하위 작업	논평
	할 일 목록 확인
	출퇴근
	전화 통화		직장 이메일에서 두 개의 연락처 번호 검색
	기사 작성	재료 분석
	기사 작성	외국어 추가자료 번역 및 본문 타이핑	출처에 각주를 발행하고 대시의 하이픈을 수정하는 것을 잊지 마십시오.
	편집기로 이동
	회의
수요일

이 예는 작업 계획 수립의 원칙을 명확하게 보여줍니다. 필요한 경우 메모를 위한 확장된 공간으로 테이블의 깊이를 높일 수 있습니다. 개인을 구현하기 위해 어떤 프로그램을 사용할지는 중요하지 않습니다. 관리자/전문가의 작업 시간 계획. 테이블 -이 도구는 보편적이며 일반 용지에도 그릴 수 있습니다. 정말 중요한 것은 자신, 작업 및 목표에 맞게 조정하고 사용할 시간 간격(일, 주, 월)을 결정할 수 있다는 것입니다.

근로 시간 기금의 계획은 어떻습니까?

계획의 초기 단계는 시스템의 초기 매개변수, 즉 노동 시간 기금(FW) 및 그 방향을 개선하기 위한 활동의 ​​존재를 분석하는 것입니다. 그런 다음 다음 질문에 대한 답변을 따릅니다. 누가 이 활동(전문가, 서비스) 및 계획을 담당합니까? 근로시간은 어느 정도 고려되나요? 시간이 감시되고 있습니까? FRV 매장량이 공개됩니까? 계획 단계에서 근로시간 손실을 줄이기 위한 조치를 취하고 있습니까? 이를 위해 어떤 방법이 사용됩니까?

다음 단계는 PDF 응용 프로그램의 분석입니다. 그 틀 내에서 그들은 노동자 생산의 역학을 연구하고(시간별, 일별, 연간) 그것에 영향을 미치는 요인을 식별합니다. PDF의 상태를 분석하고 특정 유형의 결근을 줄이기 위해 사용하지 않은 기회를 결정합니다. 근로시간기금 운용에 대한 관찰자료 등을 작성한다. 근로시간기금 사용을 분석하는 방법에 대한 자세한 내용은 교육 및 방법론 문헌에서 찾을 수 있다.

PDF 분석을 위한 정보 기반은 노동 시간의 통계 및 시간 기록 데이터입니다. 기본 회계 요약(유휴 시간, 초과 근무, 결혼 금지에 관한 전단지); 자기 사진 및 근무 시간 사진; 설문 조사 및 설문 데이터.

분석 과정에서 기업의 다양한 수준(구조 부문, 기업 전체, 전문직 및 그룹)의 틀 내에서 전체 PDF 및 그 구성 부분 - 전일 및 교대 근무 자금의 사용은 검사했다. 이 접근 방식을 사용하면 처음에 주의를 기울여야 하는 "병목 현상"을 감지할 수 있습니다. 분석 결과는 PDF 사용을 개선하고 그에 따라 근무 시간 계획의 효율성을 높이기 위한 준비금을 평가한 것입니다.

얻은 결과는 유용한 작업 시간 자금을 계획하는 데 사용됩니다. 이 이벤트에는 계획된 균형 예산 준비, 구성 요소와 기업 표준의 비교, 비생산적인 비용에 대한 작업 시간 절약이 포함됩니다. 노동 시간의 균형을 분배하는 방법은 교육 자료 및 매뉴얼에서 적절한 범위를 받았습니다.

노동 시간의 계획과 분석은 시장 경제에서 특정한 특징을 획득했습니다. 예를 들어, 강제 행정 휴가는 비용 측면에서 기업에 유익합니다. 시간제 노동은 예비 상태를 잃었습니다.

정규직 직원을 위한 차별화된 접근 방식인 임시 직원은 ECF 계획과 관련이 있습니다. 시간제 고용에서.

기업에서 가장 효과적인 조직 및 근무 시간 계획을 위해 사회 경제적, 조직적 및 기술적, 치료 및 예방과 같은 특별한 조치가 취해집니다. 다양한 조직 및 기술 계획, 근로 조건 개선 계획 등에 반영됩니다. 외부 참가자의 참여는 지방 당국과 논의한 후 활동 계획에 포함되어야 합니다. 모든 이벤트는 리소스가 제공되어야 합니다.

작업 시간을 올바르게 계획하는 방법

규칙 1. 동시에 일어나기

모든 계획의 이 초기 단계는 매우 훈련되고 활력이 넘칩니다.

규칙 2. 하루의 시작에 긍정적인 분위기

목표 달성을 위한 작업 솔루션에 큰 영향을 미치기 때문에 매일 아침 기분에 따라 작업하십시오. 이를 위해 다음 세 가지 질문을 스스로에게 할 수 있습니다.

• "오늘"은 어떻게 나를 성공에 더 가깝게 만들어 줄까요?
• 오늘을 최대한 기쁘게 하려면 어떻게 해야 할까요?
• 건강을 유지하려면 이 날 무엇을 해야 할까요?

이러한 질문에 대한 답변과 긍정적인 동기 부여는 2분을 넘지 않는 경우가 많습니다. 표준 아침 활동을 시작하기 전에 자신에게 제공하십시오.

규칙 3

조화로운 아침의 열쇠는 숙면과 좋은 아침 식사입니다. 그러나 많은 사람들이 시간이 없다는 이유로 그것을 기증합니다. 그러나 두 임무 모두 일상의 계획 단계에서만 우선 순위가 필요합니다. 본질적으로 일찍 잠자리에 드는 방식으로 시간을 할당하면 됩니다.

규칙 4: 근무일을 계획할 때 피로와 같은 요소를 고려하십시오

많은 사람들은 업무 생산성이 하루 종일 사인파처럼 변동한다고 느낍니다. 이것은 당신이 "종달새"인지 "올빼미"인지에 따라 매일의 생체 리듬에 의존하지 않습니다. 개인 활동 기간이 증가하는지 알아내고 활동 계획에서 이 하루 간격에 가장 중요한 것을 배치하는 것이 좋습니다. 특별히 중요하지 않은 일상 업무에 오후를 보내는 것이 좋습니다.

규칙 5. 정시에 휴식을 취하십시오

작업 시간을 계획하는 기본 규칙 중 하나는 신체가 회복하고 작업에 대한 관심을 되돌릴 수 있도록 하는 짧은 휴식입니다. 작업 중에 짧은 휴식을 취하고 시간과 빈도를 직접 설정하십시오. 규칙성을 기억하십시오.

규칙 6

작업에 뛰어들지 말고 시작한 작업을 논리적인 결론으로 ​​가져오십시오. 작업 시간을 훔치기 때문에 작은 일에 주의가 산만해지지 마십시오. 이미 시작된 작업으로 돌아갈 때마다 이전 작업을 반복해야 하며 이는 개인 활동 계획의 균형에 영향을 미칩니다.

규칙 7

일정에서 설명되지 않은 모든 공백(줄을 서서 기다리기, 정보가 없는 회의)을 유용한 활동으로 채우려고 노력하십시오. 다음과 같은 질문을 하여 그 본질을 스스로 정의하십시오. "최대의 이점을 얻기 위해 이 시간을 어떻게 채울 수 있습니까?"

규칙 8: 70/30 원칙을 고수하라

작업 시간의 70%만 일기장에 기록하면 됩니다. 그렇지 않으면 근무일을 100%로 예약하더라도 모든 작업이 완료된다는 보장을 받지 못할 뿐만 아니라 더 많은 작업이 일정과 일치하지 않습니다. 이 원칙에 따라 작업 시간을 계획하는 목적은 신경계를 과부하로부터 보호하고 기계처럼 느껴지고 단단한 틀에 갇히는 것을 방지하는 것입니다.

규칙 9. 저녁에 내일을 위한 계획을 세워라

오늘의 끝에서 내일을 위한 계획을 세우고, 아무것도 놓치지 않도록 서면 목록 형식으로 하십시오. 케이스의 중요도를 미리 설정하여 컬럼으로 나눠주는 것이 좋습니다. 이를 통해 필요한 작업에 집중할 수 있으며 불가항력의 경우 덜 중요한 작업을 이동할 수 있습니다.

규칙 10

모두를 위한 불변의 규칙. 휴식을 위한 시간을 더 자주 찾을수록 나중에 더 생산적으로 일할 수 있습니다. 이 기간 동안 직장에서, 집에서 물건을 정리하고, 설거지를 하고, 잡지나 책을 읽고, 신선한 공기를 마시며 산책을 하고, 다른 사람을 도울 수 있습니다. 자발적으로 할 수 없다면 그 행동도 계획하십시오.

규칙 11. 자신의 능력에 대해 현실적이어야 합니다.

어떤 산도 다룰 수 있다고 믿으면서 엄청난 양의 작업으로 자신을 압도하지 마십시오. 자신의 강점에 대한 평가에 냉정하게 접근하고 하루 / 주 / 월에 대처할 수있는 것을 더 잘 취하면 이러한 근무 시간 계획이 더 효과적입니다.

규칙 12

테이블과 사무실에 있는 항목에 대한 이러한 접근 방식은 향후 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 물건을 사용한 후에는 그것을 가져간 곳으로 되돌리는 것을 원칙으로 하십시오. 서류 폴더, 필통, 책상 서랍 또는 확인란과 같은 다양한 유형의 사물에 대해 특정 위치를 설정합니다.

규칙 13. 활동적이고 건강한 생활 방식을 주도하십시오.

사무원에게 스포츠, 요가, 피트니스, 적절한 영양, 체조가 필요한 이유는 무엇입니까? 그런 다음, 건강한 신체와 웰빙은 특히 품질 계획 후에 매우 생산적인 작업 활동에 대한 긍정적인 에너지와 준비 상태에 가장 잘 맞춰집니다.

규칙 14

전문적인 활동을 계획하고 실행할 때 스스로 조직화하는 가장 좋은 방법은 일에 대한 만족감과 사랑을 경험하는 것입니다. 그 장점은 동기 부여가 집게로 뽑힐 필요가 없으며 그 자체로 대량으로 제공된다는 것입니다.

머리의 작업 시간 계획 및 구성

팁 1. 오늘의 계획 검토

이를 위해 ABC 분석 또는 아이젠하워 행렬을 사용할 수 있습니다. 하루 10분만 준비해도 하루 최대 2시간을 절약할 수 있습니다. 그것들을 잘 활용하십시오.

팁 2. 유사 사례의 블록 형성

끊임없이 산만 한 사람은 집중하고 열정적 인 사람보다 작업하는 데 훨씬 더 많은 시간이 필요합니다. 이것은 또 다른 "준비"와 "몰입", 즉 노동 활동으로의 복귀가 필요하기 때문입니다. 동일한 유형의 작업 블록은 작업 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 활동 계획 단계에서 수정하기가 더 쉽습니다.

팁 3: 직장에서 자신을 위한 시간을 만드세요

종종 방문자, 부하 직원 또는 고객이 전화로 직접 업무를 방해합니다. 그들 모두는 정말 중요한 작업의 수행에 강한 간섭을 일으키고 작업 시간의 균형을 방해합니다. 이와 관련하여 사무실과 전화를 통해 근무일 내내 모든 사람과 모든 사람이 이용할 수는 없습니다. 작업 시간을 계획하는 과정에서 장인들은 아무도 방해하지 않을 때 스스로 틈을 조직합니다. 예를 들어 방문자를 받는 시간을 설정하고 자동 응답기를 사용하는 등의 도구를 사용할 수도 있습니다.

팁 4: 각 작업 작업에 대해 제한된 시간을 따로 설정하십시오.

특정 유형의 작업 기간은 사용 가능한 시간에 직접적으로 의존합니다. 가장 작은 작업도 계획해야 합니다. 작업을 완료하는 데 걸리는 시간만큼 정확하게 작업을 수행하는 방법을 배우십시오. 예를 들어, 비즈니스 협상은 지연되어서는 안 되며, 관심 있는 모든 문제를 가능한 한 많이 논의해야 하지만 1시간을 넘지 않아야 합니다. 이것은 엄격한 시간 프레임과 규정의 도움으로 수행할 수 있습니다. "시간은 돈이다"라는 간단한 규칙에 따라 감사하고 저장하십시오.

팁 5: 위임 사용

시간을 존중하는 배우는 혼자서 모든 작업을 수행해서는 안됩니다. 이 접근 방식은 이미 근무 시간 계획의 원칙과 규칙에 설명되어 있습니다. 다른 사람에게 위임할 수 있는 모든 것(시간과 노력을 소비하지만 중요한 결과를 가져오지 않는 작업의 65%)은 그들에게 위임되어야 합니다. 이는 직원 지원뿐만 아니라 제3자 기관, 조직, 컨설팅 회사의 지원 사용에도 적용됩니다.

팁 6. 큰 작업을 구성 요소로 나누기

사람들은 결과가 너무 멀게 느껴지기 때문에 가능한 모든 방법으로 구현을 지연하기 위해 크거나 방대한 작업을 회피하는 경향이 있습니다. 이 사실은 개인 시간 계획 기술이 약함을 나타내지만 우회할 수 있습니다. 가장 빠른 결과를 제공하는 사례는 거의 모든 사람이 좋아합니다. 이것은 알버트 아인슈타인(Albert Einstein)이 나무를 베는 예에서 알아차렸습니다. 장기 목표와 대규모 프로젝트에서도 동일한 작업을 수행할 수 있습니다. 이를 작은 작업으로 나누고 계획한 다음 일정 기간(예: 하루에 2시간)에 걸쳐 체계적으로 완료합니다. 예를 들어 일주일 후에 첫 번째 결과가 나타날 것입니다. 프로젝트의 첫 번째 부분의 목표가 달성될 것이며(계획에 따라), 이것은 이 방향으로 계속 일할 힘과 동기를 줄 것입니다.

팁 7. 우선순위 작업에 대한 개인 마감일 설정

이번 달에 어떤 케이스가 우선 적용되는지 미리 알면 작업 일정에 기록하고 동일한 협상/회의와 함께 개인 계획에 고려할 수 있습니다. 따라서 이 날짜에 다른 이벤트나 작업을 수행해야 하는 경우 이미 "예약"되어 작업의 객관적인 중요성을 다시 한 번 상기시킵니다. 이 조언은 작업 활동을 계획할 때 특히 중요합니다.

팁 8. 작업 공간을 올바르게 구성하십시오.

우선, 데스크탑의 순서에 관한 것입니다. 해당 문서 만 남겨 두어야하며 카테고리 A의 작업을 수행하는 것이 불가능합니다. 이 작업에는 심리적 배경이 있습니다. 테이블의 순서는 생각의 순서를 돕고 추가 서류에는 시간이 걸립니다.

팁 9. 다른 사람들이 당신에게 추가적인 책임을 지우도록 하지 마십시오.

종종 리더는 새로운 일에 관심을 갖고 참여하여 역량 영역을 확장합니다. 직원이 평소에 참석하지 않는 회의에 개인적인 관심에서 나오면 작업 그룹에 들어가거나 계획에 포함되지 않은 추가 작업을 받게되어 결과적으로 주요 작업 및 계획에 부담이 될 수 있습니다. 귀하의 모든 행동이 직책 내에서 관련성이 있는지 다시 한 번 확인하여 시간 계획 기술을 향상시키는 것이 가장 좋습니다.

팁 10. 그들이 갑자기 당신을 관련시키고 싶어하는 일들이 얼마나 정말로 중요하고 긴급한지 평가하십시오.

불가항력 및 기타 긴급한 문제는 엄격한 계획의 틀 내에서 운영하려고 노력하더라도 모든 회사 또는 기업에 공통적으로 발생합니다. 이를 해결하기 위해 모든 가용 자원이 동원됩니다. 이 상황에서 도움을 주기로 동의하면 일정에서 현재 중요한 작업에서 시간이 걸릴 수 있으므로 항상 희생할 가치가 있는지 여부를 고려하십시오.

팁 11 충동적으로 행동하지 말고 현명한 결정을 내리세요

때때로 어떤 결정은 충동, 통제할 수 없는 충동의 결과로 내려집니다. 그러나 이것은 일정의 편차를 유발하고 목표 달성을 위한 효과적인 근무 시간 계획을 방해합니다. 어떤 일(예: 전화)을 하고 싶은 순간적인 욕구가 느껴지면 계획한 일을 실제로 할 가치가 있는지 신중하게 고려하고 평가하십시오.

팁 12. 우선 순위를 올바르게 설정하십시오

회의, 회의, 통화, 문자와 같은 많은 경우 탐색하기가 매우 어려울 수 있으며 모든 것을 한 번에 처리하거나 다른 쪽에서 부분적으로 가져갈 때 시간이 거의 없습니다. 여기에서 우선 순위 매트릭스와 같은 시간 계획 방법을 상기하고 명확하게 정의되고 모호하지 않게 중요한 작업의 구현으로 활동을 시작하고 점차 덜 중요한 작업으로 이동하는 것이 유용합니다.

수석 비서의 근무 시간 계획

비서의 개별 근무 시간을 계획하는 주요 임무와 목적은 가능한 한 상사를 안심시키고 시간을 할당하도록 돕는 것입니다. 노동 활동에 가능한 모든 시간과 분을 사용하는 효율성을 높이는 작업입니다. 그리고 이것은 머리와 비서의 활동에 대한 작업과 계획이 상호 의존적임을 의미합니다.

우선, 비서는 조직, 준비 및 관리 유형의 작업을 돕고 보스를 위한 창의성을 위한 공간을 확보합니다. 이를 위해 조수는 상위 수준의 일상, 가능한 모든 기간(일/월/분기)에 대한 작업 일정을 알아야 합니다. 비서의 근무 시간에 대한 효과적인 계획은 상사의 일정에 있는 모든 회의, 협상 및 기타 문제(방문객 접수, 서류 작업)를 준비하고 있기 때문에 직속 상사의 일정에 달려 있습니다. 계획의 핵심 역할은 가치와 중요성에 따른 작업의 계층 구조에 의해 수행됩니다.

또한 비서의 임무에는 상사의 하루 체제에 의존하지 않는 다른 작업도 포함됩니다 (그리고 노동 활동 계획에 반영됨) : 이것은 메일 확인 및 응답, 문서 관리, 통제 파일 등 어시스턴트의 시간 계획 능력은 최상이어야 합니다. 그의 일정의 시작점은 항상 반복적인 활동입니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 머리의 작업장을 준비하십시오.
• 자신의 직장을 정리하십시오.
• 모든 유형의 수신 이메일을 처리합니다.
• 제어 파일을 봅니다.
• 당국에 상황 요약을 제공하고 당일 일정을 명확히 합니다.

관리자의 일정과 관련된 근무 시간 계획의 간단한 예를 고려하십시오. 비서의 행동 계획은 다음과 같을 것입니다. 상사가 11시에 회의를 계획할 때 10시 30분에 조수의 계획은 알림, 자료 복사, 회의실 청소, 기록과 같은 모든 후속 작업으로 조직에 표시됩니다. 14시에 대표가 사무실 밖에서 협상을 계획한다면 비서의 일정에는 차를 부르고 문서를 수집하는 항목이 포함됩니다. 또한 작업 목록에는 전화 대화를 위해 상사를 누구와 언제 연결해야하는지, 수정해야 할 문서, 처음부터 작성해야 할 내용 등이 나와 있습니다.

가장 좋은 방법은 상사와 함께 문서 서명, 방문자 수신과 같은 일상 활동에 대한 일정한 시간 간격을 결정하는 것입니다. 이렇게 하면 작업이 향상되고 전문가와 조수의 작업 시간을 계획하는 데 도움이 됩니다. 작업 일정을 세울 때 갑작스러운 긴급하고 중요한 업무, 전화 통화 및 기타 비상 상황에 대비하여 적절한 예비비를 남겨 둘 필요가 있습니다.

비서는 하루의 끝을 보내는 서신을 보내는 데 바치고 내일의 행사도 계획합니다.

근무일이 끝나고 관리자가 사무실에 늦을 때 조수는 적절한 합의가 있어야만 집에 갈 수 있으며 상사는 필요한 모든 데이터를 상사에게 제공합니다.

건물을 떠나기 전에 비서는 모든 문서를 제거하고 캐비닛, 금고를 닫고 전자 장비를 끄고(전화, 모뎀, 팩스에는 적용되지 않음) 작업장을 정리합니다.

매니저의 시간 스케쥴

계획의 본질은 목표의 이행과 근무 시간의 규제를 위한 준비입니다. 경영자의 근로시간을 계획하는 원칙은 노동규제의 일반원칙과 크게 다르지 않다. 시간 자원을 합리적으로 사용하려면 기능, 목표, 목표 및 시간 예산을 이해해야 합니다.

전문가의 작업 시간을 구성하는 과정에서 널리 알려진 계획 기법이 사용됩니다. 관리자는 다음 규칙을 따라야 합니다.

• 일일 작업 계획의 60%는 예정된 작업에 할당됩니다.
• 시간의 20% - 예상치 못한 행동의 경우;
• 마지막 20%는 자발적인 작업에 가장 적합합니다.

"평평한" 조직 구조는 소규모 기업에서 상당한 불확실성의 조건에서 복잡한 문제를 해결하는 데 사용됩니다. 이러한 부서는 다음과 같은 단점이 있습니다. 관리자의 과도한 업무량, 많은 사람들의 행동을 통제하기 어려움, 부서 업무 조정과 관련된 어려움.

소요 시간(특히 계획 단계에서 기록되지 않은 경우)은 무엇을 어떻게 사용했는지에 대한 의무적인 표시와 함께 기록되어야 합니다. 이것은 작업 시간 비용에 대한 완전한 그림을 얻은 관리자가 향후 계획을보다 효과적으로 구성 할 수 있다는 사실에 기여합니다. 품질 계획을 개발하기 위해 작업을 단기, 중기 및 장기로 구분합니다.

규칙성, 일관성 및 일관성을 계획의 주요 원칙으로 포지셔닝해야 합니다. 활동 계획의 중요한 원칙 중 하나인 목표의 현실을 따라야 합니다. 가능한 한 많은 책임을 져야 합니다.

관리자의 근무 시간에 대한 합리적인 지출의 핵심에는 그의 장기 계획이 있습니다. 이것은 연간 및 분기별 계획이 생성되는 것을 고려한 다년 시스템입니다. 후자는 연간으로 조정할 수 있으며 월간으로 나눌 수 있습니다. 일일 및 주간 계획은 완전히 일치하며 동시에 관리자의 작업 시간 사용을 가장 정확하게 반영합니다. 하루 수준의 작업 활동을 계획하는 것은 관리자의 작업 활동의 전체 계획에서 중요한 단계이며 상황에 따라 지속적인 모니터링과 조정이 필요합니다.