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회의록 작성 방법

회의는 소유권 형태에 관계없이 대부분의 조직에서 개최됩니다. 직원과 관리자는 현재 문제에 대한 정보를 교환하고 운영 결정을 내립니다. 이러한 행사가 최대한 효율적으로 진행될 수 있도록 회의록을 보관하고 있습니다. 이 문서는 정보 제공 및 관리 기능을 모두 가지고 있습니다. 제기된 문제와 내린 결정에 대한 정보를 기록합니다.

회의 진행 상황을 기록하는 것은 조직 책임자 비서의 책임입니다. 이 기능은 다른 직원이 수행할 수 있습니다.

회의가 시작되기 전에 비서는 초대받은 사람 목록과 질문 목록을 받습니다. 참가자는 초록을 제출합니다. 이것은 프로토콜의 최종 버전을 컴파일하는 작업의 속도를 높이기 위해 문서 템플릿을 준비하는 데 도움이 됩니다. 참가자가 많은 경우 전체 이름이 표시된 등록 시트를 갖는 것이 좋습니다. 등장한 인물. 회의가 시작된 후, 비서는 참석한 사람들의 최종 목록을 수정할 것입니다.

정보는 이벤트 기간 동안 회의 비서가 기록합니다. 로깅의 정확도를 높이기 위해 딕터폰 녹음을 사용합니다. 모든 단어는 디지털 매체에 기록된 후 문서의 최종 실행 중에 재생됩니다.

많은 수의 참가자가있는 대규모 회의가 열리는 경우 2 명의 비서가 펑크를 주도합니다. 프로토콜에 대해 한 번에 두 명의 전문가가 작업하면 회의가 지연되는 경우 프로세스 속도를 높이는 데 도움이 됩니다.

회의 주제와 무관한 개별 발언, 발언, 논평, 토론은 문서에 반영하지 않습니다. 프로토콜은 보고서, 질문 및 제안의 일반적인 의미를 수정합니다. 머리가 개별 연주자에게 내리는 결정과 지시는 정확하게 기록됩니다.

메모! 보고서와 질문은 단어 하나하나를 기록할 필요가 없습니다.

관리자에게 정확한 정보가 필요한 경우 담당 직원이 서명한 보고서가 필요합니다. 회의에서는 전체적인 상황을 협의하기 때문에 자세한 기록은 필요하지 않다. 결과적으로 프로토콜은 논의된 주제, 제기된 문제 및 내린 결정과 같은 회의 과정을 요약합니다.

어떤 경우에는 조직의 리더가 각 문구를 정확히 그대로 고정해야 합니다. 이는 이러한 이벤트에서 많은 운영 문제가 해결되는 현대 기업의 회의에서 일반적입니다.

등록

종종 프로토콜이 특별한 형식으로 유지되어야 한다는 사실에 대한 참조를 찾을 수 있습니다. 이러한 회의가 정부 부서(예: 지방 자치 단체)에서 열릴 때 발생합니다.

일반 조직에서는 로깅을 위한 특수 형식이 거의 도입되지 않습니다.예외는 주식 회사의 이사회 업무와 같은 특별한 유형의 회의입니다.

회의록에는 다음 정보가 포함되어야 합니다.

1. 필수 세부정보:

• 날짜 및 번호;
• 회사의 이름;
• 이벤트를 나타내는 문서 유형;
• 회의 장소.

또한 회의 진행 상황을 정확하게 추적할 수 있도록 각 시트에 번호가 매겨져 있습니다.

1. 참석자 및 역할 목록입니다. 전체 이름을 표시해야 합니다. 회의록을 작성하는 전문가, 의장, 회의 사회자 및 회의의 기타 참가자의 위치. 대신 도착하는 근로자가 서명하는 투표 용지를 사용할 수 있습니다.
2. 이벤트에 다른 조직을 대표하는 사람이 있는 경우 "초대됨"이라는 메모로 표시됩니다.
3. 프로토콜의 주요 부분은 3개의 연속 블록으로 구성됩니다.

• 들었다. 전체 이름이 표시됩니다. 연설자의 위치, 연설의 주요 주제, 연설의 세부 사항 요약;
• 연설을 했다. 전체 이름이 고정되어 있습니다. 질문을 하거나 연설의 내용에 대해 논평한 사람의 위치;
• 결정했다. 보고 결과에 따라 리더는 지시를 내리거나 결의를 내린다. 결정은 직원에게 구속력이 있으므로 비서가 자세히 기록합니다. 작업 완료 기한이 표시됩니다.

메모! 결정이 부결되면 이름을 표시하지 않고 "찬성", "반대" 및 기권을 기록해야 합니다.

1. 의정서가 끝나면 서기와 회의 의장의 서명이 있습니다. 인쇄는 필요하지 않습니다.

문서의 최종 버전은 회의 후 일정 시간이 지나면 준비됩니다. 정보의 양에 따라 몇 시간 또는 며칠이 소요될 수 있습니다. 그런 다음 이벤트를 주도한 헤드에게 서명을 위해 제출됩니다.

그 후 프로토콜은 이해 당사자에게 전송되거나 특정 수행자에 대한 지침이 포함된 공식 추출물이 만들어집니다.

운영 회의록

운영 회의에는 다음과 같은 몇 가지 기능이 있습니다.

• 명확한 보유 빈도(예: 특정 시간에 일주일에 한 번)
• 참가자의 안정적인 구성;
• 거의 변하지 않은 주제와 질문;
• 짧은 기간.

이러한 특성은 운영 회의록 작성에 흔적을 남깁니다. 비서는 작업 알고리즘, 논의 될 문제를 미리 알고 있습니다. 이를 통해 최종 문서의 작업 속도를 높이고 대부분의 문서를 미리 형성할 수 있습니다.

회의록은 신속하게 작성되어 문서가 즉시 대표에게 서명을 위해 제출됩니다.

저장

회의록 보관을 결정할 때 비서는 조직의 내부 문서를 연구해야합니다.

따라서 주식회사의 이사회 또는 주주총회 의사록은 영구히 보관되어야 합니다. 문서는 조직의 영구 기관 위치에 있습니다. 이 절차는 2003년 7월 16일자 연방 증권 시장 위원회 No. 03-33/ps의 결의에 따라 제정되었으며, 여기에는 주식 회사의 특정 문서 보관 규칙 및 조건을 규율하는 규범이 포함되어 있습니다.

각종 회의의 의사록은 보통 3~5년 동안 보관한 후, 지침에 따라 보관 및 파기합니다.

회의록은 불필요한 관료주의의 요소가 아닙니다. 회의 참석자들이 안건을 잊지 않고 의장의 지시를 제시간에 완료할 수 있도록 도와줍니다. 오늘날에는 그러한 문서를 신속하게 준비하고 배포할 수 있는 전자 리소스가 있습니다. 따라서 비서는 모든 이해 관계자에게 프로토콜의 완성된 버전을 빠르고 편리하게 제시할 수 있습니다.

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