Formulir kartu t 2 contoh pengisian. Bagaimana kartu pribadi karyawan diterbitkan? Apakah perlu bagi pengusaha perorangan?

Petugas SDM, saat mendaftarkan karyawan baru, menyimpan dokumentasi yang diwajibkan oleh hukum. Di antara surat-surat yang tidak selalu wajib dipelihara, tetapi sudah banyak digunakan secara praktis, adalah kartu pribadi karyawan dalam formulir T-2. Mari kita lihat petunjuk pengisian kartu. Anda juga dapat mengunduh formulir yang diperlukan dan contoh formulir T-2.

Pemohon telah diwawancarai, dipekerjakan, perintah penerimaan dikeluarkan, dan sekarang dia harus menjalani prosedur ketenagakerjaan. Untuk melakukan ini, ia perlu menyerahkan satu set paket dokumen yang berisi banyak informasi yang beragam.

Untuk mensistematisasikan informasi ini untuk akuntansi lebih lanjut, data dicatat pada kartu yang dirancang khusus. Dengan demikian, informasi tentang semua karyawan perusahaan membentuk lemari arsip yang nyaman untuk akuntansi lengkap.

Komite Statistik Negara Federasi Rusia mengembangkan dan menyetujui dalam Resolusi No. 1 tanggal 5 Januari 2004 “Atas persetujuan bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama untuk mencatat tenaga kerja dan pembayarannya” suatu formulir untuk mengisi kartu pribadi, yang disebut T- 2.

Pada formulir seperti itu, akan lebih mudah untuk mencerminkan semua informasi penting tentang karyawan tersebut. Jika perusahaan menganggap perlu, perusahaan dapat mengembangkan daftar data kepegawaiannya sendiri atas dasar itu.

Perhatian! Kartu pribadi karyawan digunakan untuk karyawan yang memegang posisi apapun, baik penuh waktu maupun paruh waktu. Lebih mudah untuk mengatur kartu pribadi dalam urutan abjad atau mendistribusikannya ke dalam divisi struktural.

Apakah mungkin dilakukan tanpa kartu pribadi?

Keputusan tersebut di atas pada ayat 2 mengatur tentang kewajiban pemeliharaan kartu pribadi bagi setiap pegawai di semua organisasi. Jadi di perusahaan tidak mungkin menyimpan arsip pribadi karyawan tanpa mengeluarkan kartu pribadi.

Sedangkan bagi pengusaha perorangan tidak perlu mencatat pada kartu pribadi, tetapi juga berhak menggunakan formulir T-2.

Apakah boleh menyimpan kartu pribadi dalam bentuk elektronik?

Sebagian besar aliran dokumen saat ini ditransfer dari kertas ke bentuk elektronik, hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan, meringankan pekerja yang bertanggung jawab dan mengurangi jumlah kesalahan. Namun tidak semua dokumen dapat diubah dari kertas menjadi bentuk digital eksklusif.

Kartu pribadi, selain memasukkan data tertentu yang memungkinkan keberadaannya dalam bentuk digital, memberikan visa wajib bagi karyawan dalam hal melakukan perubahan pada buku kerja atau mengeluarkan perintah mengenai:

• bonus;
• tindakan disipliner;
• pergi berlibur;
• terjemahan internal;
• pemecatan.

Setiap entri baru dalam catatan kerja atau perintah yang dikeluarkan mengenai karyawan harus tercermin dalam kartu pribadi. Karyawan harus mengetahui perubahan yang dilakukan, yang dikonfirmasi dengan tanda tangannya.

Itu harus ditempatkan:

• di halaman 2 formulir T-2 - bukti kebenaran informasi yang dicatat;
• di halaman 3 – konfirmasi pekerjaan dan transfer (jika ada);
• di halaman 4 – mencatat informasi tentang pemecatan.

Perhatian! Anda tidak dapat menyimpan kartu pribadi secara eksklusif melalui komputer. Namun, untuk kemudahan penggunaan, Anda dapat menggandakan sejumlah data tertentu dari formulir T-2, yang tidak memerlukan persetujuan pribadi.

Berdasarkan dokumen apa kartu pribadi diisi?

Dokumen awal untuk mengisi daftar ini adalah dokumen dari paket yang diserahkan pada saat bekerja. Beberapa makalah dengan informasi yang diperlukan untuk T-2 dapat disiapkan langsung di organisasi.

Karyawan yang mengisi kartu pribadi memerlukan dokumen karyawan berikut:

• – dokumen utama yang tercermin dalam kartu; itu juga merupakan dasar pendaftaran
• kartu identitas pegawai (paspor);
• SNIL;
• NPWP – tidak wajib ditunjukkan saat melamar pekerjaan (jika ini pekerjaan pertama, NPWP akan dikeluarkan oleh pemberi kerja);
• sertifikat pendidikan (diploma, sertifikat);
• tanda pengenal militer;
• kuesioner yang berisi data status perkawinan, jika diisi oleh pegawai pada saat pendaftaran (jika tidak ada kuesioner, salinan akta nikah, akta kelahiran, dll);
• buku kerja saat melamar tempat kerja utama;
• sertifikat masa kerja dari tempat kerja utama - untuk pekerjaan paruh waktu.

Untuk informasi anda! Jika diperlukan informasi tambahan, dapat dimasukkan ke dalam kartu pribadi sesuai keinginan karyawan.

Bentuk dan contoh kartu pribadi tahun 2019

Unduh secara gratis dalam format Word.

Kartu pribadi karyawan (form T-2): contoh pengisian tahun 2019

Tanggung jawab untuk membuat, membuat entri, dan menyimpan kartu pribadi berada pada karyawan yang diberi wewenang khusus dan bertanggung jawab di departemen personalia atau hukum.

Formulir T-2 dalam organisasi adalah dokumen pelaporan yang ketat dan harus disimpan selama 75 tahun. Saat disimpan, mereka dipisahkan dari file pribadi.

Formulir berisi 11 bagian yang terletak di 4 halaman. Dua halaman pertama harus diisi langsung setelah bekerja. Lembar yang tersisa harus diisi selama proses kerja.

Nuansa penting dalam mengeluarkan kartu pribadi

Untuk menghindari kesalahan dalam desain dan pemeliharaan kartu pribadi, Anda harus mematuhi aturan berikut yang disetujui oleh peraturan terkait.

1. Anda dapat mengisi formulir dengan tangan (dengan tinta biru atau hitam) atau mencetaknya menggunakan komputer.
2. Bagian 2 kartu pribadi harus diisi secara eksklusif dengan tangan.
3. Noda, koreksi, dan tulisan tangan yang tidak terbaca tidak diperbolehkan.
4. Rekonsiliasi komisariat militer dengan dokumen registrasi militer ditandai dengan pensil sederhana.
5. Lebih mudah menyimpan kartu di karton daripada di kertas biasa, untuk menghindari keausan yang cepat.

Aturan dan contoh pengisian formulir T-2

Sebelum melanjutkan memasukkan informasi ke bagian utama, Anda harus mengisi header formulir. Anda harus memasukkan nama lengkap organisasi dan namanya.

Kemudian isi tabelnya:

• tanggal penerbitan kartu pribadi (ditulis dalam angka dengan format “hari – bulan – tahun”);
• nomor personel karyawan (tidak lebih dari 6 karakter) – ditetapkan untuk setiap karyawan baru dan tidak berubah selama perpindahan internal;
• nomor NPWP;
• nomor SNIL;
• di kolom "Alfabet" Anda harus memasukkan huruf awal nama belakang karyawan (ini diperlukan untuk penempatan yang lebih nyaman di lemari arsip umum);
• sifat pekerjaan tetap atau sementara;
• pekerjaan utama atau pekerjaan paruh waktu;
• jenis kelamin karyawan (huruf “M” atau “F”).

Informasi Umum

Bagian pertama dimulai dengan nomor dan tanggal kesimpulan - nomor-nomor ini dimasukkan ke dalam kotak yang disediakan di sudut kanan atas dokumen.

Kolom 1. Nama lengkap pegawai ditulis tanpa singkatan, seperti pada paspor.

Kolom 2. Tanggal lahir ditulis dengan kata, dan di sampingnya diberi angka.

Kolom 3. Tempat lahir dicantumkan seperti di paspor, kode sesuai direktori OKATO tertera di kotak. Entri tidak boleh lebih dari 100 karakter. Kata “kabupaten”, “wilayah”, “desa”, “stasiun” dapat disingkat, tetapi “desa” dan “stanitsa” tidak dapat disingkat.

Kolom 4. Kewarganegaraan (jangan disingkat) dan kode OKIN:

• untuk warga negara Federasi Rusia – 1;
• ganda – 2;
• negara lain – 3;
• tanpa kewarganegaraan – 4.

Kolom 5. Informasi tentang tingkat kemahiran bahasa asing: Anda perlu menunjukkan bahasa tersebut dengan kata-kata dan nomor kode serta kecukupan penguasaannya menurut hierarki yang diterima:

• “Saya membaca dan menerjemahkan dengan kamus” – nomor 1 di kotak kode;
• “Saya membaca dan dapat menjelaskan sendiri” – kode 2;
• “Saya fasih” – nomor 3.

Kolom 6. Untuk meninggalkan informasi tentang pendidikan yang diterima, Anda harus menuliskan semua lembaga pendidikan yang telah diselesaikan, menunjukkan kualifikasi yang diperoleh dengan kode OKSO dan rincian ijazah yang diterima.

bukhproffi

Penting! Apabila pendidikan pada lembaga pendidikan tersebut belum tamat, maka tertulis pendidikan lengkap terakhir yang diterima. Jika studi Anda sedang berlangsung pada saat bekerja (misalnya, melalui korespondensi di universitas), Anda harus menunjukkan program studi atau jumlah mata kuliah yang diambil.

Kolom 7. Di sini dimasukkan nama profesi yang mempekerjakan pegawai di organisasi ini (rumusan menurut tabel kepegawaian), dan kodenya menurut OKPDTR. Anda dapat menunjukkan profesi tambahan jika itu penting.

Setiap perusahaan harus memiliki lemari arsip yang menyimpan kartu pribadi karyawan yang bertanggung jawab untuk dinas militer. Tidak ada satu pun bentuk penciptaannya. Hanya ada rekomendasi tertentu untuk membuat lemari arsip seperti itu. Segala sesuatu di dalamnya harus disusun menurut abjad atau berdasarkan pembagian struktural.

Penting! Kartu pribadi formulir T-2 merupakan bagian integral dari pemeliharaan catatan militer di perusahaan.

Dan ini tidak tergantung pada bentuk kepemilikan dan ukurannya.

Dokumen pengisian kartu registrasi militer T-2

Saat mempekerjakan karyawan baru, petugas personalia harus memintanya untuk memberikan dokumen yang mengonfirmasi atau menyangkal afiliasinya dengan tugas militer. Ini bisa berupa tiket militer, kartu identitas, dll. Mereka akan diminta untuk mengisi kartu pribadi karyawan.

Selain itu, petugas personalia menggunakan dokumen berikut untuk memasukkan data ke dalam formulir T-2:

• paspor warga negara Federasi Rusia;
• sertifikat asuransi pensiun;
• buku kerja;
• surat keterangan selesai belajar pada lembaga pendidikan (siswa memerlukan surat keterangan dari tempat belajar);
• sertifikat pendaftaran warga negara pada Pelayanan Pajak;
• perintah untuk mempekerjakan karyawan baru.

Informasi lain ditunjukkan berdasarkan data yang diberikan oleh karyawan itu sendiri. Misalnya pengetahuan bahasa asing, pelatihan tambahan, dll.

Aturan pengisian kartu registrasi militer pribadi

Saat memasukkan data ke dalam Formulir T-2, pegawai personalia harus berpedoman pada standar yang telah ditetapkan. Jika kartu berisi pengkodean yang salah, maka dianggap rusak. Hanya kode-kode tertentu yang perlu dimasukkan. Transkripnya dapat ditemukan di Rekomendasi Metodologis atau langsung di formulir T-2.

Jika ada jawaban negatif pada poin tertentu pada kartu, bagian yang diberi kode tetap kosong. Nama bulan ditulis lengkap, dan tahun ditunjukkan dengan 4 angka. Misalnya tanggal 15 Agustus 2017

Tanggal dikodekan dalam angka Arab. Awalnya mereka mencantumkan tanggal, lalu bulan, dan setelah itu tahun. Misalnya, 24/06/2018.

Penting! Dalam pengisian datanya harus berpedoman pada Peraturan Pemerintah Nomor 26 Tahun 04/06/01.

Mengisi registrasi militer T-2

Kartu pribadi terdiri dari empat halaman. Semua informasi di dalamnya dibagi menjadi 11 blok tematik. Dua halaman pertama diisi ketika seorang karyawan dipekerjakan, 3-4 halaman - selama dia bekerja. Undang-undang tidak melarang pemeliharaan T-2 dalam bentuk elektronik. Saat memeriksa formulir, Anda harus mencetaknya.

Catatan. Perlu diperhatikan bahwa pengusaha perorangan dikecualikan dari pengisian kartu pada formulir T-2.

Masukkan informasi berikut di header dokumen:

• nama organisasi (singkatan tidak diperbolehkan);
• kode OKPO-nya;
• Kode OKUD (kode kartu pribadi itu sendiri)
• alamat organisasi.

Setelah bagian ini ada tabel. Ini berisi tanggal dan nomor personel karyawan yang ditugaskan kepadanya pada saat perekrutan. Perlu dicatat bahwa ketika bekerja, seorang karyawan tidak diharuskan memberikan NPWP. Oleh karena itu, kolom ini boleh dikosongkan.

Setelah itu, tunjukkan data berikut:

• SNIL. Ini adalah nomor asuransi Anda. Penyelesaiannya adalah wajib. Jika seorang karyawan mendapat pekerjaan untuk pertama kalinya, SNILS diberikan kepadanya oleh majikan.
• "Alfabet". Bidang ini dimaksudkan untuk menunjukkan huruf pertama nama belakang karyawan.
• Sifat pekerjaan. Di sini Anda perlu menunjukkan bagaimana karyawan tersebut terdaftar: sementara atau permanen.
• Lantai. Dilambangkan dengan huruf “M” dan “F”.

Formulir T-2 diisi bagi pegawai yang akan bekerja di tempat kerja utamanya. Pekerja paruh waktu tidak perlu memiliki kartu.

Kemudian masukkan data lahir karyawan: tanggal (rekomendasi pengkodean harus diperhatikan), tempat lahir (tidak lebih dari 100 karakter). Singkatan diperbolehkan di kolom terakhir. Misalnya wilayah – wilayah. Dan kata “kota”, “stanitsa” dan seterusnya harus ditulis lengkap.

Jika seorang karyawan memiliki kewarganegaraan ganda, fakta ini harus tercermin dalam dokumen. Penting untuk menunjukkan nama negara tempat karyawan tersebut menjadi warga negaranya. Anda juga perlu memasukkan informasi tentang institusi pendidikan. Informasi ini ditunjukkan berdasarkan ijazah yang diberikan dari lembaga pendidikan.

Selain itu, kartu tersebut memuat informasi tentang pengalaman kerja dan nama anggota keluarga. Jika pegawai terdaftar dan berdomisili di alamat yang sama, tidak perlu dilakukan duplikasi. Kolom kedua dibiarkan kosong.

Bagian 1 – pengkodean. Mengisinya dianggap paling sulit. Kesalahan di dalamnya tidak bisa diterima.

Sebutan:

• OKIN – kode kewarganegaraan karyawan (1 – warga negara, 2 – kewarganegaraan ganda, 3 – warga negara asing, 4 – individu tanpa kewarganegaraan).
• OKATO – kode lokalitas. Ini disetujui oleh Resolusi No. 413 Standar Negara Federasi Rusia.
• OKSO – kode spesialisasi atau profesi. Dibubuhkan berdasarkan keterangan pada ijazah lembaga pendidikan tersebut.
• OKPDTR juga merupakan sebutan untuk suatu spesialisasi. Anda perlu memasukkan kode di bidang ini.

Setelah selesai, bagian ini harus ditandatangani oleh karyawan.

Informasi tentang pengetahuan bahasa asing juga perlu dikodekan. Ada sebutan khusus untuk ini: 3 – Saya berbicara dengan lancar, 2 – Saya membaca dan dapat menjelaskan sendiri, 1 – Saya membaca dan menerjemahkan dengan kamus. Penting untuk menunjukkan kode bahasa yang digunakan karyawan tersebut. Misalnya pengetahuan bahasa Inggris ditunjukkan dengan kode 014.

Pendidikan juga tunduk pada pengkodean:

• umum (awal) – 02;
• dasar umum – 03;
• rata-rata keseluruhan – 07;
• profesional awal – 10;
• kejuruan menengah – 11;
• pendidikan tinggi yang tidak lengkap – 15;
• lebih tinggi – 18;
• pascasarjana – 19.

Pengkodean informasi tentang status perkawinan:

1 – bukan anggota;

2 – menikah secara tercatat;

3 – pernikahan sipil;

4 – duda (janda);

5 – bercerai (bercerai);

6 – berpisah (putus).

Semua pengkodean harus diperoleh dari karyawan HR. Orang yang dipekerjakan tidak diharuskan untuk mengenal mereka.

Cara mengisi “pendaftaran militer” di T-2

Item ini harus diselesaikan berdasarkan tanda pengenal atau sertifikat militer. Karyawan memberikan dokumen-dokumen ini pada saat perekrutan.

Jadi, pada alinea pertama dimasukkan data tentang pegawai yang merupakan petugas cadangan. Kolom “Warga Negara Wajib Wajib Militer” tidak diisi. Pada paragraf kedua “Pangkat militer”, posisi orang yang bertanggung jawab untuk dinas militer ditunjukkan sesuai dengan entri dalam tanda pengenal militer. Di kolom “Warga negara yang wajib wajib militer” menunjukkan “Yang wajib wajib militer”.

Butir 4 – “Penunjukan kode lengkap VUS”. Diisi sesuai dengan informasi pada tanda pengenal militer. Penunjukan lengkap departemen harus dicantumkan. Misalnya, "113194A".

Pengkodean:

• A – cocok;
• B – cocok dengan batasan kecil;
• B – penggunaan terbatas;
• G – untuk sementara tidak layak.

Jika informasi tersebut tidak dapat ditemukan pada tanda pengenal militer, kode “A” dimasukkan ke dalam item. Di kolom “Warga negara yang wajib wajib militer” kode serupa juga ditunjukkan.

Angka 6 – “Nama komisariat militer di tempat tinggal.” Informasi tentang dia dimasukkan sesuai dengan entri atau stempel terakhir di ID militer. Kolom “Warga Negara Wajib Wajib Militer” diisi dengan cara yang sama.

Butir 7 – “Ada dalam registrasi militer.” Bagian ini diisi dengan pensil sederhana. Baris “a” dimaksudkan untuk memasukkan informasi dalam hal terdapat perintah mobilisasi dan/atau stempel pada penerbitan dan penarikan perintah mobilisasi. Baris “b” dimaksudkan untuk memasukkan informasi tentang warga negara yang dicadangkan untuk organisasi selama periode permusuhan atau untuk periode mobilisasi. Kolom “Warga Negara Wajib Wajib Militer” tidak diisi.

Butir 8 – “Catatan tentang penghapusan pendaftaran militer.” Hal ini dimungkinkan jika karyawan tersebut telah mencapai usia tertentu atau telah dikeluarkan dari pendaftaran militer karena tidak layak untuk dinas militer. Sebuah catatan dibuat “Dihapus dari pendaftaran militer karena usia” atau “Dihapus dari pendaftaran militer karena alasan kesehatan.” Catatan serupa dibuat di kolom “Warga Negara Wajib Wajib Militer”.

Setelah selesai, bagian ini harus ditandatangani oleh karyawan. Ia juga harus mencantumkan tanggal konfirmasi untuk data yang dimasukkan.

Mengisi bagian selanjutnya pada kartu T-2

Blok 3 “Mempekerjakan. Terjemahan." Kesalahan dalam mengisi bagian ini tidak dapat diterima. Semua data dimasukkan berdasarkan perintah manajer untuk mempekerjakan karyawan baru. Informasi di blok ini dan di buku kerja harus serupa.

Bagian 4 – “Sertifikasi”. Ini berisi data berikut:

• tanggal sertifikasi;
• keputusan komisi sertifikasi;
• tautan ke dokumen tertentu yang menunjukkan tanggal pembuatan dan nomor (protokol, dll.).

Memasukkan data pelatihan kualifikasi atau sertifikasi ulang:

• tanggal mulai dan berakhirnya lembaga pendidikan;
• jenis pelatihan lanjutan;
• nama lembaga pendidikan tempat pegawai belajar;
• jenis dokumen (sertifikat atau diploma).

Anda tidak perlu menunjukkan apa pun di kolom “Basis” di bagian ini. Dalam beberapa kasus, ini mencerminkan informasi tentang perintah yang menyatakan bahwa karyawan tersebut dikirim ke kursus pelatihan lanjutan.

Di bagian 7, “Insentif dan Imbalan,” jenis insentif karyawan ditunjukkan. Mereka dapat diterapkan berdasarkan aktivitas pekerjaannya. Ini termasuk insentif keuangan, penghargaan negara, dll.

Bagian 8 – “Liburan”. Ini menunjukkan semua cuti yang diberikan kepada karyawan. Dasar pengisian bagian ini adalah perintah pemberian liburan. Penting untuk menunjukkan tanggal mulai dan berakhirnya liburan. Selain itu, tabel tersebut mencerminkan cuti tanpa bayaran.

Bagian 9 memberikan informasi tentang pemberian tunjangan kepada karyawan.

Bagian 10 – “Informasi tambahan”. Di blok ini Anda perlu menunjukkan informasi tentang pelatihan karyawan dalam kursus tambahan, kursus korespondensi di universitas, dan banyak lagi. Jika karyawan tersebut cacat, hal ini juga harus tercermin dalam tabel. Selain itu, bagian ini mengatur kesimpulan MSEC tentang sifat dan kondisi kerja.

Bagian 11 memuat keterangan tentang pemberhentian pegawai (pemutusan hubungan kerja). Kolom “Alasan pemecatan” diisi sesuai dengan kode yang ditentukan dalam Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Setelah kartu pribadi pegawai ditutup (karena pemecatan), pegawai personalia menandatanganinya (menunjukkan jabatan dan nama lengkap). Kartu tersebut juga ditandatangani oleh karyawan. Setelah itu, ditransfer ke arsip.

Contoh pengisian kartu pribadi “Pendaftaran militer”

Formulir Kartu Pegawai Pribadi T-2 Tahun 2018 - Formulir, Contoh Pengisian, Terpadu, Word, Wajib

Kartu pribadi karyawan T-2 - contoh pengisian

Kartu pribadi karyawan dalam formulir T-2 adalah bentuk terpadu dari pencatatan utama informasi tentang personel perusahaan saat ini dan yang diberhentikan.

Ini adalah dokumen yang terdiri dari sebelas bagian, yang pertama, kedua, ketiga dan kesembilan (jika orang tersebut memiliki hak yang sesuai) diisi ketika melamar pekerjaan.

Bagian-bagian lainnya diisi selama karyawan bekerja, baik dengan tangan atau dalam bentuk cetak, berdasarkan dokumen yang diberikan selama bekerja dan dihasilkan selama karyawan bekerja.

Mengapa Anda memerlukan kartu pegawai pribadi formulir T-2?

Undang-undang mengatur dua kasus ketika kartu pribadi diperlukan:

• untuk membiasakan diri dengan entri di buku kerja;
• dan untuk mencatat mereka yang bertanggung jawab atas dinas militer.

Saat ini, ketika sebagian besar proses diotomatisasi dan dijalankan secara elektronik, dokumen ini, menurut kami, pada prinsipnya tidak diperlukan dan merupakan dasar dari manajemen catatan personel, mengalihkan sumber daya untuk mengisi dan menyimpannya, dan harus disimpan terus-menerus. pada saat orang tersebut bekerja, dan satu lagi ditambah 75 tahun setelah pemecatannya.

Minimal, karyawan menandatangani kartu tersebut tiga kali:

• atas kebenaran informasi pada saat melamar pekerjaan;
• saat membaca entri pekerjaan di buku kerja;
• setelah pemecatan.

Selanjutnya, jika seorang karyawan dipindahkan ke posisi lain dan perubahan yang sesuai dilakukan pada buku kerjanya, orang tersebut setiap kali menandatangani kartu di seberang entri duplikat tentang informasi ini.

Kartu pribadi karyawan - contoh pengisian formulir T-2

Butir 1. Isi “header”

Kami memasukkan nama organisasi dan delapan digit kode OKPO.

Kami memasukkan informasi ke dalam tabel di mana kami menunjukkan tanggal penyelesaian, nomor personel karyawan, Nomor Pokok Wajib Pajak (jika ada) dan SNILS, jenis dan sifat pekerjaan (seperti dalam kontrak kerja) dan jenis kelamin.

Di sel “Alfabet” ditempatkan huruf pertama dari nama belakang karyawan.

Di sel “Sifat pekerjaan”, tertulis permanen atau sementara (jika kontrak kerja jangka tetap).

Ayat 2. Informasi umum

Masukkan rincian kontrak kerja.

Kami mencatat nama belakang, nama depan, patronimik karyawan, dan data pribadi lainnya, termasuk kode OKATO dan OKIN.

Kode OKATO adalah pengklasifikasi berdasarkan administratif dan teritorial; Moskow memiliki kodenya sendiri, Sankt Peterburg memiliki kodenya sendiri, dan Chelyabinsk memiliki kodenya sendiri. Anda dapat menemukan kodenya di Internet.

Kode OKIN adalah pengklasifikasi informasi tentang populasi. Pengklasifikasi ini mencakup 293 bagian, yang masing-masing berisi kode yang sesuai.

Tingkat pengetahuan bahasa asing, dalam hal ini bahasa Inggris, kartu pribadi karyawan dapat berisi:

• membaca dan menerjemahkan dengan kamus;
• membaca dan dapat menjelaskan dirinya sendiri;
• fasih.

Mengisi informasi tentang pendidikan

Jika seseorang memiliki dua pendidikan tinggi atau seorang karyawan telah menerima tambahan pendidikan profesi pascasarjana, kartu T-2 memiliki kolom tambahan.

Pada paragraf 7 kami menunjukkan profesi yang diterima karyawan sebagai hasil pelatihan di lembaga pendidikan. Jika ada dua atau lebih profesi, sebutkan profesi yang mempekerjakan karyawan tersebut.

Kami memasukkan masa kerja pada tanggal pengisian kartu pribadi, yaitu. pada saat masuk. Kami mengambil informasi dari buku kerja.

Masa kerja total adalah masa kerja yang memberikan hak atas pensiun hari tua.

Masa kerja terus menerus adalah masa kerja yang diperhitungkan dalam perhitungan manfaat, termasuk cacat sementara.

Masa kerja yang memberikan hak bonus masa kerja adalah masa kerja pada organisasi dan lembaga tertentu serta pada jabatan tertentu, misalnya:

• di aparat Dewan Pertahanan Federasi Rusia;
• di Administrasi Presiden Federasi Rusia;
• di Departemen Kehakiman Mahkamah Agung, dll. (untuk daftar lengkap lihat Bagian II Peraturan yang disahkan dengan Keputusan Menteri Kesehatan dan Pembangunan Sosial tanggal 27 Desember 2007 No. 808).

Kartu T-2 tidak memuat bagian tentang pengalaman asuransi, jadi contoh pengisian kartu pribadi karyawan T-2 kami hanya berisi pengalaman kerja umum yang informasinya dapat diambil dari buku kerja karyawan.

Dengan semakin lamanya pegawai bekerja di suatu organisasi maka masa kerja pegawai tersebut dengan sendirinya akan bertambah, oleh karena itu agar tidak mencoret atau menggunakan berbagai korektor, mula-mula tulislah keterangan masa kerja dengan pensil, kemudian pada saat pegawai tersebut keluar, tulislah. itu dengan pena.

Pada alinea 9 kami menunjukkan status perkawinannya dan status perkawinannya: menikah atau lajang (jika lajang sebaiknya disebutkan dengan pensil; jika menikah, tulis dengan pena; jika menikah, tulis dengan pena; jika bercerai, tunjukkan dokumen di dasar putusnya perkawinan).

Kami menunjukkan kode OKIN untuk status pernikahan:

• tidak pernah menikah;
• perkawinan itu dicatatkan;
• perkawinannya tidak dicatatkan;
• duda atau janda;
• resmi bercerai;
• dipisahkan (bila tidak resmi).

Keluarga terdiri dari suami, istri dan anak.

Pada prinsipnya, Anda dapat menunjukkan orang tua dan saudara laki-laki dan perempuan, tetapi ini adalah kebijaksanaan Anda (omong-omong, pasangan bukan kerabat dekat, hubungan ini melekat, bukan darah).

Tanggal pendaftaran di tempat tinggal dapat dilihat pada stempel di paspor.

Nomor telepon diperlukan untuk komunikasi: misalnya, seorang karyawan tidak masuk kerja, Anda dapat menelepon dan mencari tahu apa yang salah dengannya. Dianjurkan untuk mengambil nomor telepon kedua dari karyawan untuk komunikasi (dari latihan).

Ayat 3. Informasi tentang pendaftaran militer

Mungkin bagian tersulit dalam dokumen ini diisi berdasarkan:

• surat keterangan warga negara yang wajib wajib militer (wajib militer), atau
• ID militer (sebagai cadangan).

Bagi mereka yang memiliki cadangan:

Poin pertama untuk petugas cadangan tidak diisi.

Pangkat militer dapat dilihat pada ayat 5 tanda pengenal militer perwira cadangan.

Item ketiga diisi tanpa singkatan, misalnya komposisi (profil) - komando atau tentara.

Pada alinea keempat tentang kode penunjukan VUS (kekhususan militer), dimasukkan penunjukan digital lengkap, seperti yang tertulis pada tanda pengenal militer, misalnya 021102 atau 113195A;

• A (cocok untuk dinas militer);
• G (sementara tidak layak untuk dinas militer).

Jika pada ID militer tidak ada entri tentang kategori kebugaran, kami menetapkannya ke kategori A.

Kami menyalin nama komisariat militer dari ID militer.

Paragraf ketujuh harus diselesaikan jika:

• ada perintah mobilisasi (ditempel pada halaman terakhir sampul) atau stempel tentang penerbitan dan penarikan perintah mobilisasi;
• karyawan tersebut dicadangkan untuk organisasi selama periode mobilisasi dan selama masa perang.

Paragraf kedelapan diisi berdasarkan surat keterangan dari kantor pendaftaran dan pendaftaran militer tentang pencabutan pendaftaran.

Untuk wajib militer:

Poin pertama, ketiga, keempat dan ketujuh tidak diisi.

Pada paragraf kedua perlu ditulis bahwa karyawan tersebut dikenakan wajib militer.

Paragraf kelima menunjukkan informasi dari pendaftaran:

• A (cocok untuk dinas militer);
• B (cocok untuk dinas militer dengan batasan kecil);
• B (hanya layak untuk dinas militer);
• G (sementara tidak layak untuk dinas militer);
• D (tidak layak untuk dinas militer).

Dalam semua hal lainnya, pengisian dilakukan seperti halnya pekerja cadangan.

Setelah mengisi bagian ini, karyawan HR dan karyawan baru menandatangani: yang pertama - untuk memasukkan informasi ke dalam kartu pribadi karyawan, yang kedua - untuk keakuratan informasi yang diberikan.

Ayat 4. Perekrutan dan pemindahan

Bagian ini diisi berdasarkan kontrak kerja dan perintah kerja.

Semua kata dan nomor harus diambil dari dokumen ketenagakerjaan.

Pegawai harus menandatangani pada kolom keenam.

Pada umumnya seorang pegawai perlu menandatanganinya setiap kali ia dipindahkan ke pekerjaan lain, dipindahkan ke jabatan lain, dan sebagainya, yaitu selalu pada saat dibuat entri baru dalam buku kerjanya.

Anggap saja karyawan kita akan segera dipromosikan. Dalam hal ini, bagian ketiga dari T-2 akan terlihat seperti ini.

Masa pendaftaran adalah satu minggu.

Informasi tentang mutasi sementara dan perubahan gaji tidak disertakan.

Ayat 5. Sertifikasi

Jika sertifikasi dilakukan, maka keputusan komisi sertifikasi dan rincian urutan disetujuinya keputusan komisi sertifikasi dan keputusan pemberi kerja dicatat di sini.

Karyawan kami baru saja mendapat pekerjaan, jadi ladang ini akan bersih untuknya untuk saat ini.

Butir 6. Pengembangan profesional, pelatihan dan penghargaan

Bagian ini diisi mirip dengan bagian “Sertifikasi”: jika pemberi kerja mengirim seseorang ke suatu tempat (untuk meningkatkan kualifikasinya, untuk pelatihan ulang) atau menyatakan terima kasih, semua ini harus dimasukkan ke bagian yang sesuai pada kartu T-2.

Jika majikan tidak mengatur apa pun dan tidak mengirim siapa pun ke mana pun, bagian ini tetap kosong.

Jika seorang karyawan sendiri, bisa dikatakan, secara proaktif mempelajari sesuatu yang baru dan membawa sertifikat atau diploma, informasi tentang pelatihan yang telah diselesaikan perlu dimasukkan.

Ayat 7. Liburan

Informasi tentang semua liburan dimasukkan di sini:

• tahunan;
• pendidikan;
• tanpa bayaran;
• tambahan berbayar, dll.

Semuanya terlihat seperti ini:

Informasi tentang penggantian sebagian liburan dengan kompensasi uang juga dimasukkan di sini.

Jika seorang karyawan sudah lama bekerja di perusahaan dan pergi berlibur secara berkala, cepat atau lambat kolom-kolom pada bagian ini akan berakhir. Dalam hal ini, perlu membuat lembar tambahan di mana tabel bagian ini akan diduplikasi. Lembar tersebut harus ditempel ke kartu T-2.

Dalam praktiknya, ada situasi ketika tanggal kembalinya karyawan dari liburan tidak bertepatan dengan tanggal yang ditentukan dalam pesanan (karena sakit atau dipanggil kembali dari liburan).

Dalam hal ini, Anda perlu hati-hati mencoret entri yang salah (tetapi ini harus dilakukan sedemikian rupa sehingga entri lama dapat dibaca!) dan memasukkan entri baru yang benar.

Di margin T-2, Anda harus menulis “Percaya yang dikoreksi”, menunjukkan rincian dokumen sehubungan dengan tenggat waktu yang digeser, tanda tangan, transkrip dan posisi spesialis SDM yang mencatat perubahan tersebut.

Ayat 8. Manfaat sosial dan informasi tambahan

Bagian-bagian ini diisi berdasarkan dokumen yang menegaskan hak karyawan atas tunjangan yang relevan dan dengan mengacu pada dokumen peraturan yang menetapkan tunjangan ini.

Tidak perlu takut: jika seseorang adalah penerima manfaat, dia akan membawa sendiri dokumen yang diperlukan, di mana semuanya akan tertulis, dan jika dia tidak termasuk dalam kategori ini, maka bagian ini tidak perlu diisi. .

Ayat 9. Pemberhentian pegawai

Ini termasuk informasi dari perintah pemutusan kontrak kerja dengan kata-kata yang sama seperti yang ditentukan dalam perintah pemecatan.

Dan akhirnya, spesialis personalia dan mantan karyawan menandatangani T-2.

Penyimpanan kartu T-2

Kartu pribadi disimpan dalam folder nomenklatur khusus, terpisah dari file pribadi dan surat perintah kerja (walaupun akan lebih logis untuk menyimpannya bersama-sama).

Kartu harus disimpan sedemikian rupa sehingga tidak ada orang lain yang dapat memperoleh dan membacanya (menjamin keamanan data pribadi karyawan).

T-2 personel saat ini dan pensiunan disimpan terpisah satu sama lain.

Tidak ada persyaratan lain untuk menyimpan kartu.

Formulir T-2 yang sudah diisi

Formulir T-2

Sumber: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/lichnaya-kartochka-rabotnika-t2

Formulir T-2. Kartu pribadi karyawan. Formulir dan sampel 2018

Kartu pribadi pegawai digunakan oleh institusi untuk tujuan pencatatan kepegawaian secara lengkap. Undang-undang mewajibkan manajer untuk mengurus pembuatan kartu tersebut untuk setiap karyawan. Bentuk dokumen tersebut adalah formulir T-2. Itu disetujui dan disatukan oleh Resolusi No. 1 Komite Statistik Negara Federasi Rusia dan mempertahankan struktur aslinya sejak Januari 2004.

Contoh dan blanko kartu pribadi pegawai

FILE
Unduh pengisian sampel kartu pribadi karyawan dalam bentuk T-2 .xlsDownload formulir kosong formulir T-2 .xls

Bagaimana formulir disusun. Fitur Utama

Kartu pribadi pegawai merupakan dasar yang diperlukan untuk membuat indeks kartu seluruh pegawai institusi. Mereka disimpan dalam lemari arsip sesuai urutan abjad. Jika suatu institusi mempunyai banyak pegawai, maka dokumennya dapat disusun berdasarkan departemen. Tidak ada persyaratan hukum yang jelas untuk mengarsipkan lemari arsip. Yang diperlukan hanyalah setiap karyawan memiliki kartu pribadi dalam bentuk T-2.

Formulir T-2 terdiri dari 4 halaman. Informasi di dalamnya dibagi menjadi 11 blok tematik. Kartu tersebut harus diisi oleh orang dari bagian personalia, dan jika hal ini tidak memungkinkan karena alasan tertentu, oleh pimpinan lembaga.

Formulir T-2 memiliki beberapa fitur penting:

• Halaman 1 dan 2 diisi pada saat seseorang dipekerjakan untuk suatu posisi, dan 3 dan 4 - selama proses pekerjaannya;(gambar di bawah dan contohnya sendiri dirancang khusus untuk dokumen yang Anda buat saat seorang karyawan bergabung dengan Anda;
• kartu dibuat berdasarkan sejumlah dokumen yang diserahkan oleh karyawan itu sendiri;
• untuk pengisian yang lebih sederhana dan nyaman, penggunaan program komputer diperbolehkan;
• penerbitan kartu T-2 oleh karyawan sendiri tidak diperbolehkan.

Penting! Hanya pengusaha yang dikecualikan dari kewajiban membuat kartu pribadi. Namun seringkali mereka menyimpan kartu atas kemauannya sendiri untuk digunakan dalam pekerjaan manajemen.

Informasi umum tentang pengisian kartu

Undang-undang tidak menetapkan tenggat waktu yang jelas untuk pembuatan kartu T-2. Pilihan terbaik adalah membuatnya pada saat seseorang dipekerjakan untuk suatu posisi, tetapi Anda bisa menunggu. Hal utama adalah bahwa catatan dalam buku kerja tentang perekrutan untuk posisi tersebut diduplikasi pada kartu.

Agar berhasil membuat kartu T-2, diperlukan sejumlah kertas:

• kontrak kerja;
• perintah yang dikeluarkan oleh majikan;
• paspor;
• buku kerja (atau cara lain untuk mengkonfirmasi pengalaman kerja);
• sertifikat asuransi pensiun;
• ijazah atau bukti pendidikan, kualifikasi, pengetahuan khusus lainnya;
• untuk orang yang dapat direkrut menjadi tentara - dokumen pendaftaran militer;
• otobiografi (opsional - karyawan dapat memberikan informasi secara lisan).

Penting! Kekhususan pekerjaan yang mempekerjakan seseorang terkadang memerlukan penyediaan dokumen tambahan. Majikan wajib memintanya agar informasi pada kartu T-2 lengkap.

Untuk mengisi bagian 2 yang berisi informasi tentang pendaftaran militer, Anda memerlukan dokumen-dokumen berikut:

• untuk orang-orang yang berada di cadangan - sertifikat sementara atau tanda pengenal militer lengkap;
• untuk orang yang mungkin wajib militer - konfirmasi bahwa orang tersebut tunduk pada wajib militer.

Isian. Contoh terperinci

Formulir T-2 merupakan dokumen yang cukup besar, jadi kami akan mempertimbangkan pengisiannya secara terpisah untuk masing-masing 11 subbagian. Untuk lebih memahami struktur peta dan mengetahui subbagian apa saja yang ada, unduh sampel gratis. Dokumen dalam format *.xls ini tidak mengandung kesalahan dan dapat digunakan dengan aman baik untuk tujuan informasi maupun dalam pekerjaan langsung layanan SDM.

Cara mengisi header kartu pribadi pegawai

Header berisi kode OKUD dan OKPO. Dalam hal ini OKUD adalah kode kartu itu sendiri, dan OKPO adalah kode institusi berdasarkan data statistik. Selain itu, Anda harus memasukkan nama lengkap institusi (tidak diperbolehkan menggunakan singkatan). Setelah nama Anda perlu memberi koma dan menulis alamatnya (sebaiknya yang sebenarnya, bukan yang sah). Ini adalah kebijaksanaan Anda; kami tidak menunjukkannya dalam contoh.

Tanggal dimasukkan dalam format DD.MM.YYYY (misalnya 01/08/2016).
Nomor Personil– ini adalah nomor seri yang diberikan kepada karyawan di institusi tersebut.
TIMAH tidak perlu masuk. Seseorang tidak diwajibkan untuk menyediakannya pada saat melamar pekerjaan, sehingga kolom tersebut dapat dikosongkan.
SNIL(nomor asuransi) diperlukan.

Seseorang harus menyediakannya sehubungan dengan Bagian 1 Pasal 65 Kode Perburuhan Federasi Rusia. Jika ini adalah pekerjaan pertamanya, maka sehubungan dengan Bagian 4 pasal yang sama, SNILS harus dikeluarkan oleh pemberi kerja.
"Alfabet"– ini adalah kolom untuk memasukkan huruf awal nama belakang karyawan. Sifat pekerjaan dimasukkan berdasarkan perintah pemberi kerja. Ini bisa bersifat permanen atau sementara.

Lantai Anda dapat menandainya dengan huruf M/F, atau Anda dapat menulis seluruh kata.

Penting! Jenis pekerjaan yang ditunjukkan dalam T-2 hanya bisa satu – yang utama. Jika seseorang bekerja paruh waktu, maka kartu tidak akan dibuatkan untuknya, karena dia memiliki kartu di pekerjaan utamanya.

Mengisi formulir T-2 per bagian

Bagian 1. Informasi umum

Bagian ini harus diisi dengan informasi dari paspor karyawan. Informasi harus dimasukkan dengan jelas, tanpa menyingkat apapun. Ada ciri-ciri yang harus diperhatikan saat mengisi:

Tanggal lahir dimasukkan seluruhnya (misalnya 23 Mei 1982), dan pada kolom “Kode” diduplikasi dalam format DD.MM.YY (23/05/82). Entri tempat lahir tidak boleh lebih dari 100 karakter. Gunakan singkatan geografis (kota, wilayah, desa, dll.)

) boleh, namun kata seperti village, village, kishlak, aul harus ditulis lengkap. Jika Anda memiliki kewarganegaraan ganda, Anda harus mencantumkan nama negara tempat karyawan tersebut menjadi warga negara. Nama lembaga pendidikan tempat pegawai tersebut lulus dapat disingkat dengan tidak mengurangi maknanya.

Masa kerja harus dihitung berdasarkan paragraf 61 Instruksi, yang disetujui oleh Keputusan Dewan Dana Pensiun No. 192p.

Nama lengkap anggota keluarga dimasukkan secara lengkap, tanpa singkatan.

Apabila pendaftaran dan tempat tinggal sebenarnya sama, maka alamat tidak perlu diduplikasi. Kolom kedua tidak diisi.

Poin tersulit di bagian 1 adalah pengkodean. Kesalahan di dalamnya tidak dapat diterima:

OKATO– kode lokalitas, disetujui oleh Resolusi No. 413 Standar Negara Federasi Rusia;
BAIK– kode kewarganegaraan karyawan (kewarganegaraan RF – 1, ganda – 2, orang asing – 3, tidak memiliki kewarganegaraan – 4);
Oke– kode profesi atau spesialisasi yang diperoleh pekerja dalam proses pendidikan;
OKPDTR– bentuk lain dari kode khusus.

Penting! Karyawan HR memiliki akses ke semua pengkodean. Dia tidak dapat meminta kode-kode ini dari orang yang membuat kartu tersebut.

Bagian 2. Informasi tentang pendaftaran militer

Catatan militer digunakan untuk melengkapi bagian ini. Seharusnya tidak ada kesulitan dalam pengisiannya, karena persyaratan kartu T-2 sangat jelas. Namun, ada beberapa fitur penting:

Butir 1 tidak perlu diisi jika yang melamar pekerjaan adalah petugas cadangan. Poin 3 diisi tanpa ada singkatan. Poin 7 dapat berubah, jadi isilah dengan pensil. Bagian 2 harus ditinjau dan ditandatangani oleh Inspektur SDM. Selain tanda tangan, transkripnya dan posisi pemeriksa harus dicantumkan.

Karyawan juga harus menandatangani bagian ini.

Bagian 3. Mempekerjakan. Terjemahan

Masa kerja karyawan sepenuhnya bergantung pada bagian ini, sehingga kesalahan tidak dapat diterima. Dokumen utama yang harus diisi adalah perintah manajer. Semua informasi yang ditentukan di bagian 3 harus diduplikasi di buku kerja. Karyawan harus menandatangani semua entri di bagian tersebut.

Bagian 4. Sertifikasi

Poin utama dari bagian ini adalah “Keputusan Komisi”. Kolom ini harus berisi kata-kata resmi, seperti “cocok untuk posisi yang dipegang”. Jika terjadi perbedaan, tertulis “tidak sesuai”, dan jika diperlukan sertifikasi ulang, hal ini ditunjukkan dalam keputusan komisi khusus.

Tanggal sertifikasi dan pembuatan protokol dicatat dalam format DD.MM.YYYY. Dasar pengisian bagian ini adalah dokumen yang dikeluarkan untuk orang tersebut pada saat sertifikasi.

Bagian 5-6. Pelatihan. Pelatihan ulang profesional

Bagian-bagian ini diisi sesuai dengan dokumen orang yang melamar pekerjaan, atau menurut informasi dari departemen pelatihan personel. Tidak ada kesulitan khusus dalam mengisinya. Tanggal harus ditentukan dalam format DD.MM.YYYY. Menyelesaikan semua bagian adalah wajib (kecuali jika tidak ada yang perlu ditulis - misalnya, jika tidak ada kualifikasi atau pelatihan ulang).

Bagian 7. Penghargaan

Bagian ini mencakup segala jenis insentif yang diterima karyawan selama masa kerjanya. Alasannya adalah Pasal 191 Kode Perburuhan Federasi Rusia dan tindakan lokal. Selain catatan tentang penghargaan dan gelar kehormatan, mereka juga perlu dicantumkan. Singkatan diperbolehkan asalkan tidak menghilangkan maknanya.

Bagian 8. Liburan

Bagian ini memberikan informasi tentang setiap liburan yang diterima karyawan:

• cuti tahunan rutin;
• pergi tanpa bayar;
• pergi untuk mengasuh anak.

Penting untuk menunjukkan jenis cuti, jangka waktunya, durasi dan alasan pemberiannya. Jika hari libur digunakan sebagian, tahun kerja tetap dihitung penuh.

Penting! Jika seorang pegawai sudah lama bekerja di suatu instansi, maka bagian liburan akan membludak. Setelah ini, “Tambahan pada kartu pribadi karyawan” dibuat. Penambahan ini harus memiliki header yang mirip dengan header dokumen utama, serta bagian tabel dari bagian yang hilang.

Bagian 9. Manfaat sosial

Bagian ini mencakup semua informasi tentang tunjangan yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia.

Bagian 10. Informasi tambahan

Anda tidak perlu menulis apa pun di bagian ini. Satu-satunya dasar untuk mengisinya adalah keinginan pemberi kerja. Ini mungkin berisi informasi tentang studi karyawan, kehadiran di kursus tertentu, kelompok disabilitas, dll.

Pasal 11. Pemutusan kontrak kerja

Ciri-ciri pengisian bagian ini sama dengan bagian 3. Perbedaannya hanya pada tanda tangan yang harus ditandatangani tidak hanya oleh pegawai, tetapi juga oleh pemeriksa SDM. Tanggal pemecatan adalah hari dimana karyawan terakhir kali melakukan pekerjaannya.

Kesalahan umum saat mengisi formulir T-2

Kebetulan pegawai HR melakukan kesalahan pada kartu pribadi pegawai. Hal ini tidak menimbulkan akibat khusus, dan tidak merugikan karyawan itu sendiri. Namun jika terdapat banyak kesalahan, maka pada saat audit eksternal, departemen HR dapat didenda karena kualitas pekerjaan yang buruk.

Kesalahan utama yang paling sering terjadi:

Menggunakan karakter khusus

Memotong (/) , usus besar (:) , tanda sama dengan (=) dan karakter khusus lainnya tidak dapat digunakan dalam formulir T-2. Mereka sangat dilarang di zona pengkodean.
Pengisian yang tidak akurat.

Teks dapat melampaui margin yang diinginkan jika diperlukan. Tapi dia tidak boleh masuk ke zona coding.

Jika setidaknya ada satu huruf di zona ini, kartu tersebut secara resmi dianggap rusak dan perlu ditulis ulang.

Tanda hubung

Kesalahan umum ini adalah karena di banyak dokumen lain, tanda hubung dapat diterima atau bahkan diwajibkan. Mereka tidak boleh dalam bentuk T-2. Jika tidak ada yang perlu ditulis pada kolom tersebut, maka kolom tersebut harus dibiarkan kosong sepenuhnya.

Mengisi formulir di komputer

Pengisian awal T-2 (saat perekrutan) dapat dilakukan di komputer atau secara manual. Melainkan catatan yang dibuat selama karyawan bekerja harus dilakukan secara ketat dengan tangan! Karyawan harus dibiasakan dengan catatan-catatan ini sebelum diterimanya.

Penting! Kartu yang rusak (lihat kesalahan 2) hanya dapat ditulis ulang setelah penyelesaian awal. Jika dokumen rusak pada entri berikutnya, dokumen tersebut tidak dapat ditulis ulang atau dicetak ulang.

Kami berharap materi ini membantu Anda mendapatkan kartu pribadi karyawan. Jangan lupa untuk menyimpan halaman di jejaring sosial - ini akan berguna!

Sumber: https://assistentus.ru/forma/t-2-lichnaya-kartochka-rabotnika/

Kartu pribadi karyawan formulir T-2: petunjuk pengisian

Petugas SDM, saat mendaftarkan karyawan baru, menyimpan dokumentasi yang diwajibkan oleh hukum. Di antara surat-surat yang tidak selalu wajib dipelihara, tetapi sudah banyak digunakan secara praktis, adalah kartu pribadi karyawan dalam formulir T-2. Mari kita lihat petunjuk pengisian kartu. Anda juga dapat mengunduh formulir yang diperlukan dan contoh formulir T-2.

Untuk apa kartu pribadi digunakan?

Pemohon telah diwawancarai, dipekerjakan, perintah penerimaan dikeluarkan, dan sekarang dia harus menjalani prosedur ketenagakerjaan. Untuk melakukan ini, ia perlu menyerahkan satu set paket dokumen yang berisi banyak informasi yang beragam.

Untuk mensistematisasikan informasi ini untuk akuntansi lebih lanjut, data dicatat pada kartu yang dirancang khusus. Dengan demikian, informasi tentang semua karyawan perusahaan membentuk lemari arsip yang nyaman untuk akuntansi lengkap.

Komite Statistik Negara Federasi Rusia mengembangkan dan menyetujui dalam Resolusi No. 1 tanggal 5 Januari 2004 “Atas persetujuan bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama untuk mencatat tenaga kerja dan pembayarannya” suatu formulir untuk mengisi kartu pribadi, yang disebut T- 2.

Pada formulir seperti itu, akan lebih mudah untuk mencerminkan semua informasi penting tentang karyawan tersebut. Jika perusahaan menganggap perlu, perusahaan dapat mengembangkan daftar data kepegawaiannya sendiri atas dasar itu.

Perhatian! Kartu pribadi karyawan digunakan untuk karyawan yang memegang posisi apapun, baik penuh waktu maupun paruh waktu. Lebih mudah untuk mengatur kartu pribadi dalam urutan abjad atau mendistribusikannya ke dalam divisi struktural.

Keputusan tersebut di atas pada ayat 2 mengatur tentang kewajiban pemeliharaan kartu pribadi bagi setiap pegawai di semua organisasi. Jadi di perusahaan tidak mungkin menyimpan arsip pribadi karyawan tanpa mengeluarkan kartu pribadi.

Sedangkan bagi pengusaha perorangan tidak perlu mencatat pada kartu pribadi, tetapi juga berhak menggunakan formulir T-2.

Apakah boleh menyimpan kartu pribadi dalam bentuk elektronik?

Sebagian besar aliran dokumen saat ini ditransfer dari kertas ke bentuk elektronik, hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan, meringankan pekerja yang bertanggung jawab dan mengurangi jumlah kesalahan. Namun tidak semua dokumen dapat diubah dari kertas menjadi bentuk digital eksklusif.

Kartu pribadi, selain memasukkan data tertentu yang memungkinkan keberadaannya dalam bentuk digital, memberikan visa wajib bagi karyawan dalam hal melakukan perubahan pada buku kerja atau mengeluarkan perintah mengenai:

• bonus;
• tindakan disipliner;
• pergi berlibur;
• terjemahan internal;
• pemecatan.

Setiap entri baru dalam catatan kerja atau perintah yang dikeluarkan mengenai karyawan harus tercermin dalam kartu pribadi. Karyawan harus mengetahui perubahan yang dilakukan, yang dikonfirmasi dengan tanda tangannya.

Itu harus ditempatkan:

• di halaman 2 formulir T-2 - bukti kebenaran informasi yang dicatat;
• di halaman 3 – konfirmasi pekerjaan dan transfer (jika ada);
• di halaman 4 – mencatat informasi tentang pemecatan.

Perhatian! Anda tidak dapat menyimpan kartu pribadi secara eksklusif melalui komputer. Namun, untuk kemudahan penggunaan, Anda dapat menggandakan sejumlah data tertentu dari formulir T-2, yang tidak memerlukan persetujuan pribadi.

Dokumen awal untuk mengisi daftar ini adalah dokumen dari paket yang diserahkan pada saat bekerja. Beberapa makalah dengan informasi yang diperlukan untuk T-2 dapat disiapkan langsung di organisasi.

Karyawan yang mengisi kartu pribadi memerlukan dokumen karyawan berikut:

• kontrak kerja adalah dokumen utama yang tercermin dalam kartu; itu juga merupakan dasar pendaftaran
• kartu identitas pegawai (paspor);
• SNIL;
• NPWP – tidak wajib ditunjukkan saat melamar pekerjaan (jika ini pekerjaan pertama, NPWP akan dikeluarkan oleh pemberi kerja);
• sertifikat pendidikan (diploma, sertifikat);
• tanda pengenal militer;
• kuesioner yang berisi data status perkawinan, jika diisi oleh pegawai pada saat pendaftaran (jika tidak ada kuesioner, salinan akta nikah, akta kelahiran, dll);
• buku kerja saat melamar tempat kerja utama;
• sertifikat masa kerja dari tempat kerja utama - untuk pekerjaan paruh waktu.

Untuk informasi anda! Jika diperlukan informasi tambahan, dapat dimasukkan ke dalam kartu pribadi sesuai keinginan karyawan.

Unduh formulir kartu pribadi dalam formulir T-2 gratis dalam format Word.

Download formulir kartu pribadi T-2 gratis dalam format Excel.

Download contoh pengisian kartu pribadi dalam format Pdf.

Kartu pribadi karyawan (form T-2): contoh pengisian tahun 2018

Tanggung jawab untuk membuat, membuat entri, dan menyimpan kartu pribadi berada pada karyawan yang diberi wewenang khusus dan bertanggung jawab di departemen personalia atau hukum.

Formulir T-2 dalam organisasi adalah dokumen pelaporan yang ketat dan harus disimpan selama 75 tahun. Saat disimpan, mereka dipisahkan dari file pribadi.

Formulir berisi 11 bagian yang terletak di 4 halaman. Dua halaman pertama harus diisi langsung setelah bekerja. Lembar yang tersisa harus diisi selama proses kerja.

Nuansa penting dalam mengeluarkan kartu pribadi

Untuk menghindari kesalahan dalam desain dan pemeliharaan kartu pribadi, Anda harus mematuhi aturan berikut yang disetujui oleh peraturan terkait.

1. Anda dapat mengisi formulir dengan tangan (dengan tinta biru atau hitam) atau mencetaknya menggunakan komputer.
2. Bagian 2 kartu pribadi harus diisi secara eksklusif dengan tangan.
3. Noda, koreksi, dan tulisan tangan yang tidak terbaca tidak diperbolehkan.
4. Rekonsiliasi komisariat militer dengan dokumen registrasi militer ditandai dengan pensil sederhana.
5. Lebih mudah menyimpan kartu di karton daripada di kertas biasa, untuk menghindari keausan yang cepat.

Aturan dan contoh pengisian formulir T-2

Sebelum melanjutkan memasukkan informasi ke bagian utama, Anda harus mengisi header formulir. Anda harus memasukkan nama lengkap organisasi dan kode OKPO-nya.

Kemudian isi tabelnya:

• tanggal penerbitan kartu pribadi (ditulis dalam angka dengan format “hari – bulan – tahun”);
• nomor personel karyawan (tidak lebih dari 6 karakter) – ditetapkan untuk setiap karyawan baru dan tidak berubah selama perpindahan internal;
• nomor NPWP;
• nomor SNIL;
• di kolom "Alfabet" Anda harus memasukkan huruf awal nama belakang karyawan (ini diperlukan untuk penempatan yang lebih nyaman di lemari arsip umum);
• sifat pekerjaan tetap atau sementara;
• pekerjaan utama atau pekerjaan paruh waktu;
• jenis kelamin karyawan (huruf “M” atau “F”).

Informasi Umum

Bagian pertama dimulai dengan nomor dan tanggal berakhirnya kontrak kerja - nomor-nomor ini dimasukkan ke dalam kotak yang disediakan di sudut kanan atas dokumen.

Kolom 1. Nama lengkap pegawai ditulis tanpa singkatan, seperti pada paspor.

Kolom 2. Tanggal lahir ditulis dengan kata, dan di sampingnya diberi angka.

Kolom 3. Tempat lahir dicantumkan seperti di paspor, kode sesuai direktori OKATO tertera di kotak. Entri tidak boleh lebih dari 100 karakter. Kata “kabupaten”, “wilayah”, “desa”, “stasiun” dapat disingkat, tetapi “desa” dan “stanitsa” tidak dapat disingkat.

Kolom 4. Kewarganegaraan (jangan disingkat) dan kode OKIN:

• untuk warga negara Federasi Rusia – 1;
• ganda – 2;
• negara lain – 3;
• tanpa kewarganegaraan – 4.

Kolom 5. Informasi tentang tingkat kemahiran bahasa asing: Anda perlu menunjukkan bahasa tersebut dengan kata-kata dan nomor kode serta kecukupan penguasaannya menurut hierarki yang diterima:

• “Saya membaca dan menerjemahkan dengan kamus” – nomor 1 di kotak kode;
• “Saya membaca dan dapat menjelaskan sendiri” – kode 2;
• “Saya fasih” – nomor 3.

Kolom 6. Untuk meninggalkan informasi tentang pendidikan yang diterima, Anda harus menuliskan semua lembaga pendidikan yang telah diselesaikan, menunjukkan kualifikasi yang diperoleh dengan kode OKSO dan rincian ijazah yang diterima.

Penting! Apabila pendidikan pada lembaga pendidikan tersebut belum tamat, maka tertulis pendidikan lengkap terakhir yang diterima. Jika studi Anda sedang berlangsung pada saat bekerja (misalnya, melalui korespondensi di universitas), Anda harus menunjukkan program studi atau jumlah mata kuliah yang diambil.

Kolom 7. Di sini dimasukkan nama profesi yang mempekerjakan pegawai di organisasi ini (rumusan menurut tabel kepegawaian), dan kodenya menurut OKPDTR. Anda dapat menunjukkan profesi tambahan jika itu penting.

Kolom 8. Pengalaman (menurut buku kerja) dicantumkan pada tanggal kerja, akurat sampai hari itu, dipecah menjadi total dan berkesinambungan.

Kolom 9-10. Status perkawinan dan kerabat dekat karyawan (pasangan, orang tua dan/atau anak, saudara kandung), kode OKIN:

• belum menikah (belum menikah) – kode 1;
• dalam perkawinan – kode nomor 2;
• dalam pernikahan sipil - nomor 3;
• janda atau duda – 4;
• bercerai – 5.

Kolom 11. Data paspor ditulis dari dokumen.

Kolom 12. Pendaftaran dan tempat tinggal sebenarnya dirumuskan menurut aturan yang sama seperti Kolom 3. Anda juga memerlukan nomor telepon kontak karyawan itu sendiri dan kerabat dekatnya.

Bagian tentang pendaftaran militer

Mengisi bagian ini hanya relevan bagi mereka yang bertanggung jawab atas dinas militer, terutama pegawai laki-laki.

Informasi dimasukkan berdasarkan tanda pengenal militer atau dokumen yang dikeluarkan sebagai pengganti yang hilang. Dimungkinkan untuk memiliki sertifikat personel militer cadangan atau wajib wajib militer.

Perhatian! Setelah mengisi kedua bagian tersebut, petugas personalia dan karyawan harus memeriksa ulang informasi yang dimasukkan dan mengkonfirmasinya dengan tanda tangan mereka.

Tabel di bawah ini harus diisi semua kolom, kata-kata harus ditulis tanpa singkatan:

• tanggal kerja atau mutasi dalam format normal;
• unit struktural tempat pegawai akan bekerja;
• posisi (menurut tabel kepegawaian);
• gaji dan bonus (dalam jumlah, dalam rubel);
• nomor dan tanggal perintah perekrutan (pemindahan);
• visa pribadi karyawan (tanda tangan).

Sertifikasi

Semua item dalam tabel juga harus diisi, Anda harus menunjukkan:

• tanggal pelaksanaan sertifikasi;
• hasilnya;
• nomor dan tanggal protokol terkait;
• Nomor keputusan komisi pengesahan.

Pelatihan

Jika seorang karyawan menjalani pelatihan khusus saat bekerja, hal ini harus tercermin dalam bagian ini, yang menunjukkan:

• periode (dari… – sampai…);
• jenis pelatihan yang diselesaikan (kursus, pelatihan, dll.);
• lembaga pendidikan tempat pelatihan berlangsung;
• informasi tentang dokumen konfirmasi yang diterima;
• informasi tentang urutan pengiriman karyawan untuk meningkatkan kualifikasinya.

Pelatihan ulang profesional

Terkadang pemberi kerja melatih kembali karyawan yang mereka butuhkan dengan biaya sendiri, memberinya kualifikasi tambahan.

Informasi berikut dimasukkan dalam bentuk tabel:

• tentang periode pelatihan ulang (tanggal);
• tentang profesi yang diperoleh pekerja;
• nomor dan tanggal penerbitan dokumen pengesahan;
• nomor pesanan rujukan untuk pelatihan ulang.

Promosi dan penghargaan

Buat daftar bagaimana karyawan tersebut dicatat di berbagai tingkatan (lokal, kementerian dan departemen, negara bagian): catat jenis penghargaan (sertifikat, hadiah berharga, bonus uang tunai, dll.) dan tunjukkan nomor pesanan yang sesuai.

Liburan

Informasi dimasukkan berdasarkan perintah cuti untuk perusahaan mengenai semua jenisnya:

• Cuti tahunan yang dibayar.
• Liburan tambahan.
• Untuk penitipan anak.
• Untuk kehamilan dan persalinan.
• Cuti pelajar.
• Serta cuti yang diberikan kepada karyawan dan atas biaya sendiri.

Penting! Pertama, tanggal pergi berlibur dimasukkan, dan tanggal akhir ditambahkan hanya setelah karyawan kembali bekerja. Anda tidak dapat memasukkan tanggal pelepasan yang direncanakan, karena ada kemungkinan karyawan tersebut akan dipanggil kembali dari liburan atau liburannya dapat diperpanjang.

Tunjangan yang diterima karyawan beserta alasannya dicantumkan dengan mengacu pada dokumen pendukung dan peraturan.

informasi tambahan

Ini mencakup informasi yang tidak disebutkan sebelumnya, namun mungkin penting bagi pemberi kerja, misalnya, kemampuan dan hak untuk mengemudikan mobil, informasi tentang menyelesaikan pembelajaran jarak jauh, adanya disabilitas, dll.

Alasan pemutusan kontrak kerja

Bagian ini diselesaikan setelah perpisahan terakhir dengan karyawan. Informasi tersebut dimasukkan dengan kata-kata yang sama seperti yang dicatat dalam buku kerja dan perintah pemberhentian karyawan, dibuat dalam formulir T-8.

Apa yang termasuk dalam bagian kartu ini:

• alasan pemberhentian pegawai;
• nomor dan tanggal surat perintah pemberhentian;
• Tanggal karyawan meninggalkan perusahaan.

Setelah mengisi bagian ini, perlu dilakukan rekonsiliasi antara petugas personalia dengan orang yang mengundurkan diri itu sendiri, yang ditegaskan dengan tanda tangannya.

Perhatian! Kartu pribadi pegawai yang tertutup ditandatangani oleh pegawai yang mengundurkan diri dengan penjelasan lengkap tentang jabatan yang ditinggalkannya, dan orang yang mengisi kartu juga menandatanganinya.

Kartu pribadi karyawan adalah dokumen bisnis penting dalam aliran dokumen organisasi mana pun, pelaksanaannya biasanya dipercayakan kepada layanan personalia. Ini digunakan untuk tujuan pencatatan menyeluruh karyawan dan berisi semua informasi penting tentang mereka: data paspor, INN, SNILS, informasi tentang tempat tinggal, pendaftaran, aktivitas kerja, pendidikan, serta informasi singkat tentang keluarga.

Versi final dari formulir terpadu T-2 telah disetujui oleh undang-undang perburuhan. Semua organisasi wajib membuat kartu pribadi untuk semua karyawan tanpa kecuali, dan bahkan untuk beberapa lebih dari satu. Pengusaha perorangan dikecualikan dari kebutuhan ini, tetapi mereka juga mempunyai kesempatan untuk mendaftarkannya.

Memelihara kartu pribadi bukan hanya sekedar kewajiban, namun kegiatan ini dapat membawa manfaat yang signifikan bagi organisasi. Seorang majikan seringkali dapat menggunakan kartu pribadi untuk melindungi kepentingannya, menggunakannya untuk mengkonfirmasi legalitas pemotongan gaji karyawan, perhitungan yang benar dari jumlah rata-rata karyawan, untuk menghitung pajak, dll., praktek arbitrase yudisial menjelaskan banyak hal serupa contoh.

Demi kenyamanan, pemberi kerja diperbolehkan melakukan peredaran elektronik kartu pribadi dalam bentuk T-2, hampir semua perusahaan modern memanfaatkan kesempatan ini: praktis, bila perlu memudahkan pencarian bahan-bahan yang dibutuhkan. Tapi dia wajib mencetaknya di atas kertas. Hal ini dibenarkan oleh isi dalam kartu pribadi bidang yang dimaksudkan untuk tanda tangan karyawan, serta karyawan HR yang bertanggung jawab atas pemeliharaannya. Karena kartu pribadi merupakan dokumen penggunaan dan penyimpanan jangka panjang, maka saat mencetaknya sebaiknya menggunakan kertas tebal format A 4.

Penting untuk diingat bahwa tidak ada panduan tunggal untuk bekerja dengan kartu pribadi, selain resolusi di atas; oleh karena itu, artikel ini terutama bersifat nasihat.

Informasi umum tentang formulir T-2 dan seluk-beluk pengisiannya

Pertanyaan siapa yang mengisi dan memelihara formulir T-2 akan dijawab oleh Instruksi Komite Statistik Negara. Menurut mereka, kartu pribadi dikeluarkan oleh pegawai layanan personalia, dan jika tabel kepegawaian tidak mencantumkan posisi seperti itu, oleh orang yang diberi wewenang untuk menyimpan catatan kepegawaian atau oleh kepala perusahaan. Karyawan itu sendiri dilarang membuat entri apa pun dalam kartu pribadinya, kecuali tanda tangan pribadi pada saat bekerja, pergantian personel, atau pemecatan.

Formulir T-2 berisi 11 blok, dibagi berdasarkan topik dan ditempatkan dalam 4 halaman. Untuk pemahaman yang lebih jelas tentang struktur dan pemahaman fitur pengisian, kami sarankan Anda membiasakan diri dengan formulir. (tautan untuk mengunduh formulir)

Undang-undang tidak mengatur jangka waktu pembuatan kartu T-2, dan pilihan terbaik adalah memasukkan item ini ke dalam rangkaian operasi standar untuk mendaftarkan karyawan baru. Hal ini disebabkan aturan: entri dalam buku kerja karyawan tentu diduplikasi dengan entri serupa di kartu pribadinya. Bahan dimasukkan ke dalam formulir T-2 berdasarkan daftar dokumen yang khas:

• Urutan penerimaan untuk bekerja
• kontrak kerja
• Riwayat pekerjaan
• SNIL
• dokumen tentang pendidikan, pelatihan lanjutan
• dokumen pendaftaran militer (untuk orang yang bertanggung jawab untuk dinas militer)

Beberapa profesi dan jenis pekerjaan memiliki kekhususannya masing-masing, dalam situasi seperti itu, makalah tambahan mungkin berguna. Majikan berhak memintanya dari calon, jika hal ini tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Permintaan ultimatum untuk memberikan surat keterangan penugasan NPWP, referensi dari tempat kerja sebelumnya, atau surat keterangan susunan keluarga dapat dianggap melanggar hukum. Dilarang meminta dokumen pihak ketiga, bertentangan dengan undang-undang perburuhan Federasi Rusia saat ini.

Mengisi kartu pribadi dengan benar pada beberapa bagian

Pada dua halaman pertama formulir T-2 terdapat sejumlah kolom berbagai kode yang harus diisi. Apa yang ditulis? Informasi yang diperlukan terkandung dalam sejumlah pengklasifikasi. Kami menekankan bahwa spesialis SDM harus memiliki akses ke sana, tidak ada kode yang diperlukan dari seseorang yang melamar pekerjaan. Akuntansi personalia dalam suatu organisasi terutama didasarkan pada penggunaan program komputer khusus, misalnya, 1C, di mana semua pengklasifikasi ini ada di dalamnya dan, tentu saja, ini sangat menyederhanakan tugas petugas personalia; yang harus dia lakukan hanyalah masukkan data yang dimaksudkan untuk pengkodean ke dalam bidang yang sesuai dan pilih dari daftar yang diusulkan kode yang sesuai.

Nama organisasi ditulis pada header formulir tanpa singkatan, tanggal pembuatan kartu pribadi biasanya ditulis dalam bentuk standar (misalnya 13/01/2014).

Nomor personel harus diberikan kepada setiap karyawan yang direkrut; ini berguna untuk mengatur ketepatan waktu dan identifikasi.

Saat menerima karyawan paruh waktu internal, kami tidak lupa memberinya nomor personel unik dan pastikan untuk membuat kartu pribadi lainnya. Karyawan seperti itu pada akhirnya memiliki dua nomor personel dan kartu unik pada saat yang bersamaan.

Informasi tentang nomor wajib pajak orang pribadi dimasukkan berdasarkan sertifikat penugasan NPWP yang diberikan oleh pegawai yang direkrut. Jika sertifikat tidak ada, kolom terkait tetap kosong.

Undang-undang mewajibkan karyawan, ketika menandatangani kontrak kerja, untuk memberikan sertifikat asuransi pensiun negara, dengan analogi dengan NPWP, kami memasukkan nomor SNILS ke dalam formulir. Jika karyawan tersebut baru pertama kali terdaftar, ia tidak akan memegang sertifikat dan majikan wajib memberinya SNILS, dalam hal ini bidang tersebut dibiarkan kosong, pencatatan akan dilakukan setelah menerima sertifikat.

Kehadiran kolom "Alfabet" memudahkan untuk menyimpan dan mencatat kartu pribadi. Huruf pertama dari nama belakang karyawan yang direkrut dicatat di sini.

Bidang berikutnya adalah “Sifat pekerjaan”, di sini ditunjukkan apakah karyawan tersebut dipekerjakan secara permanen atau sementara. Oleh karena itu, kolom “Jenis pekerjaan” dimaksudkan untuk mengetahui apakah pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan utama ataukah pekerja yang menggabungkannya.

Di kolom terakhir kita masukkan masing-masing “pria” atau “wanita”.

Bagian 1 Informasi umum

Kami mulai mengisi blok kartu ini dengan menunjukkan rincian kontrak kerja, menuliskan nomor dan tanggal penutupannya dalam format yang sekarang sudah dikenal, seperti pada contoh di atas.

Nama lengkap pegawai harus ditulis dengan jelas dan tanpa singkatan, dan dianjurkan untuk memulai pencatatan sejauh mungkin ke kiri, jika terjadi perubahan. Jadi, jika seorang karyawan di kemudian hari menikah dan mengambil nama belakang suaminya, fakta ini tentu akan tercermin dalam kartu pribadinya.

Pada item “Tanggal Lahir” tanggal dan tahun lahir ditunjukkan dengan angka arab, bulan ditulis dengan kata tanpa singkatan (23 April 1985). Tanggal diduplikasi di kolom kode dalam format dd/mm/yyyy tradisional.

“Tempat lahir” disalin dari dokumen identitas, yang menunjukkan jenis unit administratif-teritorial, diperbolehkan menggunakan singkatan yang berlaku umum.

Petugas personalia juga mengisi kolom “kewarganegaraan” berdasarkan data paspor.

Informasi tentang pengetahuan bahasa asing biasanya dicatat langsung dari perkataan karyawan atau berdasarkan hasil tes, jika diberikan untuk masuk ke posisi tersebut. Di sini derajat kemahiran berbahasa diperjelas dengan menggunakan rumusan baku.

Kartu pribadi mencerminkan pengetahuan bahasa asing hanya dalam kaitannya dengan bahasa Rusia. Misalnya, pengetahuan tentang bahasa Tatar, Udmurt, dan negara lain tidak disebutkan.

Karyawan tersebut mengkonfirmasi tingkat pendidikannya dengan memberikan dokumen, ijazah, dan sertifikat yang relevan. Parameter utama ditransfer ke item berikutnya di kartu.

Pencatatan pendidikan yang belum lengkap (tidak tuntas) tidak dapat dibuat berdasarkan kartu pelajar, buku nilai, atau kata kehormatan pegawai. Entri tersebut dibuat hanya setelah menunjukkan sertifikat atau diploma dari lembaga pendidikan.

Pencatatan “pendidikan tinggi tidak lengkap” dibuat apabila pegawai telah menyelesaikan sebagian besar program studi di suatu universitas atau menyelesaikannya secara tuntas, tetapi tidak mempertahankan ijazahnya atau tidak lulus ujian negara.

Jika seorang karyawan, ketika belajar di universitas, belum menyelesaikan setengah dari program studinya, paragraf 6 akan menunjukkan “umum menengah (penuh)”.

Nama lembaga pendidikan sebaiknya dicantumkan secara lengkap, namun jika terlalu panjang boleh menggunakan singkatan. Bidang ini juga menunjukkan nama dokumen pendidikan yang disediakan, seri dan nomornya, tahun penyelesaian pendidikan, kualifikasi dan spesialisasi. Paragraf 6 juga memuat informasi tentang pelatihan pascasarjana.

Merupakan kebiasaan untuk membuat entri tentang suatu profesi berdasarkan pengalaman kerja yang tercermin dalam buku kerja, tabel kepegawaian dan kata-kata karyawan.

Informasi tentang masa kerja dihitung terutama berdasarkan entri dalam buku kerja. Ketika seorang karyawan dipekerjakan untuk pekerjaan pertamanya, angka nol ditulis pada baris di atas.

Pencatatan tentang apa yang disebut status perkawinan dibuat berdasarkan cap di paspor, akta nikah, akta cerai yang diberikan oleh karyawan.

Penting! Kami mengisi kolom “status menikah” hanya dengan menggunakan kata-kata OKIN, kata-kata “lajang”, “menikah”, “menikah”, “bercerai”, dll. karya sastra rakyat tidak dapat diterima.

Item berikutnya di bagian pertama adalah “Komposisi keluarga”; tidak perlu mencantumkan semua kerabat yang dikenal di sini; cukup menunjukkan yang terdekat: ibu, ayah, istri, suami, anak perempuan, anak laki-laki, saudara kandung. Karyawan melaporkan informasi ini berdasarkan kerabat mana yang tinggal bersamanya atau bergantung padanya.

Kami mentransfer data paspor dengan hati-hati, sesuai dengan dokumen karyawan. Alamat tempat tinggal di paspor ditransfer dari stempel pendaftaran. Alamat sebenarnya harus dicantumkan hanya jika tidak sama dengan pendaftaran; pemberi kerja mungkin memerlukan data ini jika, misalnya, ketidakhadiran atau jika karyawan tidak datang pada hari pemecatan untuk mengambil buku kerja. Jangan lupa menuliskan nomor telepon.

Bagian 2 Informasi tentang pendaftaran militer

Saat menyelesaikan blok dinas militer, salah satu dari dua jenis dokumen digunakan: mereka yang berada di cadangan memberikan tanda pengenal militer, dan wajib militer membawa sertifikat warga negara yang wajib wajib militer.

Semua informasi yang diperlukan dapat ditemukan di paragraf yang relevan dari dokumen di atas.

Kebetulan kategori kesesuaian tidak ditentukan sama sekali, jangan khawatir, masukkan "A" sebagai default. Jangan lupa mengisi paragraf 7 dengan pensil sederhana, ini akan dibutuhkan kedepannya. Dan ketika memasuki tanda pada poin 8, kita ingat bahwa seorang warga negara dapat dicabut pendaftarannya baik setelah mencapai usia maksimal maupun karena alasan kesehatan.

Pada halaman kedua di bagian bawah formulir, pegawai menandatangani, setelah sebelumnya memeriksa kebenaran data yang dicatat, ada juga kolom tempat petugas personalia menandatangani setelah memeriksa informasi yang dimasukkan.

Bagian 3 Mempekerjakan dan memindahkan ke pekerjaan lain

Blok ini secara tradisional mengulangi apa yang tertulis di buku kerja, tabel akan terbuka dengan catatan janji temu, di sini kita memasukkan detail posisi, gaji, dan pesanan. Selanjutnya, kami melakukan terjemahan berurutan, jika ada. Poin penting adalah kami memperkenalkan karyawan pada catatan yang ditampilkan di sini, karena dia perlu menandatangani untuk masing-masing catatan tersebut.

Bagian 4 "Sertifikasi"

Banyak perusahaan melakukan sertifikasi untuk karyawannya, untuk tujuan ini mereka membentuk komisi, yang hasilnya adalah protokol tertentu. Informasi tentang protokol tersebut ditulis di bagian formulir T-2 ini.

Bagian 5 - 6 “Pelatihan lanjutan”, “Pelatihan ulang profesional”

Ada dua opsi di sini:

1. karyawan menjalani pelatihan lanjutan sebelum bekerja dan membawa dokumen terkait;
2. karyawan tersebut mengambil kursus langsung di perusahaannya, kemudian karyawan HR akan menggunakan data dari bagian pelatihan personalia.

Semua tanggal ditunjukkan dalam format khas yang menjadi ciri bagian sebelumnya. Biasanya tidak ada pertanyaan khusus saat mengisi blok ini. Jika karyawan tersebut belum meningkatkan kualifikasinya atau menjalani pelatihan ulang, maka bagian tersebut tetap kosong.

Bagian 7 "Penghargaan"

Seperti namanya, ini mencakup semua jenis insentif yang diterima seorang karyawan selama bekerja di dalam organisasi. Secara umum, informasi pada bagian ini identik dengan bagian serupa pada buku kerja. Anda dapat menggunakan singkatan yang diterima secara umum jika ini tidak mengubah esensi umum.

Bagian 8 "Liburan"

Blok ini mencerminkan semua jenis cuti yang pernah digunakan karyawan: cuti tahunan, pendidikan, tidak dibayar, untuk penitipan anak. Anda harus mencatat informasi tentang durasi liburan, tanggal mulai dan berakhir, periode pemberian liburan dan, tentu saja, rincian pesanan terkait.

Sepanjang jalur karirnya, seorang karyawan berlibur lebih dari satu kali. Wajar jika suatu saat bidang bebas akan berakhir. Kita tidak tersesat, tapi cukup mencetak halaman tambahan yang berisi kelanjutan tabel.

Bagian 9 “Manfaat sosial”

Di sini pemberi kerja menunjukkan informasi tentang manfaat yang diberikannya kepada karyawan tertentu, serta informasi tentang dokumen yang memungkinkan untuk menerima hak istimewa ini atau itu.

Bagian 10 "Informasi Tambahan"

Praktek menunjukkan bahwa bagian ini jarang diisi, tetapi jika diinginkan dan tersedia, data tentang:

• disabilitas
• pelatihan karyawan
• paspor internasional
• jika seorang karyawan memiliki anak cacat, fakta ini dapat ditampilkan di sini.

Bagian 11 Alasan pemutusan kontrak kerja (pemecatan)

Paragraf terakhir formulir T-2 pendek dan padat, disinilah letak catatan pemberhentian, kata-katanya disalin persis dari surat perintah pemberhentian, catatan yang sama akan dicantumkan dalam buku kerja. Analog dengan formulir halaman kedua, alinea ini ditandatangani oleh pegawai bagian personalia dan pegawai itu sendiri

Penyimpanan dan pembukuan kartu pribadi dalam bentuk T-2

Formulir T-2 adalah kertas dengan “umur simpan” yang lama, kartu ditentukan untuk disimpan selama 75 tahun, yang berarti Anda harus menjaga integritasnya terlebih dahulu, khususnya menggunakan kertas tebal dengan kualitas yang baik untuk pencetakan. Tidak ada standar akuntansi yang ketat, kartu biasanya disimpan di lemari terkunci di hotel personalia atau di kantor pimpinan organisasi, disusun menurut abjad. Masalah ini dibahas lebih detail dalam video berikut.

Kartu pribadi karyawan yang sudah diberhentikan dikirim ke arsip setelah waktu tertentu.

Pertanyaan Umum

Seperti yang telah kita lihat, kartu pribadi T-2, meskipun banyak, merupakan dokumen yang cukup sederhana untuk diisi. Namun, pertanyaan masih muncul, dan kita akan membicarakannya sebagai kesimpulan.

Situasi sering muncul ketika beberapa bidang tetap kosong karena berbagai alasan. Dalam hal ini, Anda tidak boleh memberi tanda hubung di dalamnya, apalagi menghapusnya. Formulir T-2 diatur dengan undang-undang, sehingga tidak ada bagian yang dapat dihapuskan. Namun Anda dapat memasukkan detail baru jika perlu.

Setiap perubahan pada formulir terpadu harus disertai dengan perintah terkait yang ditandatangani oleh manajemen

Pekerja HR juga manusia dan mereka bisa melakukan kesalahan. Jika Anda menemukan ketidakakuratan atau kesalahan pada kartu pribadi Anda, disarankan untuk mencoret satu baris dengan hati-hati dan menulis informasi yang benar di atasnya. Dalam hal ini, pegawai departemen HR harus mengesahkan koreksi tersebut dengan tanda tangannya dan membiasakannya dengan tanda tangan pegawai tersebut agar tidak ada pertanyaan di kemudian hari.

Kami melakukan hal yang sama ketika seorang karyawan mengubah nama belakangnya, misalnya. Data lama dicoret dengan hati-hati, informasi terkini dicatat, dan kami pastikan untuk menyebutkan di sini dokumen yang menjadi dasar koreksi tersebut.

Ketika keputusan dibuat bahwa kandidat untuk suatu lowongan akan bekerja di perusahaan tertentu, dan perintah untuk mempekerjakannya dikeluarkan, disarankan bagi spesialis departemen SDM untuk membuat daftar kartu pribadi karyawan tersebut. Meski tidak berlaku untuk dokumen wajib yang harus dikeluarkan bagi seorang karyawan, dalam beberapa kasus undang-undang mewajibkan kehadirannya.

Ketika bergabung dengan suatu organisasi, seorang karyawan menyerahkan paket dokumen tertentu, yang disimpan dalam arsip pribadinya. Untuk meringkas dan mengumpulkan semua informasi yang tersedia tentang dirinya dalam satu bentuk, dan selanjutnya mencerminkan informasi tentang pekerjaannya, digunakan kartu pribadi karyawan.

Apalagi jika formulir ini diisi di suatu perusahaan, maka kartu tersebut harus diterbitkan di bagian personalia untuk setiap karyawan yang dipekerjakan baik di tempat kerja utama maupun paruh waktu.

Selain itu, ini adalah daftar, yang mutlak diperlukan untuk keperluan pendaftaran militer di perusahaan. Spesialis dari kantor pendaftaran dan pendaftaran militer tidak hanya memantau kebenaran pendaftaran, tetapi juga kelengkapan dan relevansi informasi yang terkandung di dalamnya.

Dianjurkan untuk menunjuk orang yang bertanggung jawab atas tujuan ini di perusahaan. Perlu juga diperhatikan bahwa kartu tersebut berisi data pribadi yang dilindungi di perusahaan sesuai dengan hukum.

Perhatian! Secara berkala, karyawan harus memeriksa informasi yang tercatat di kartu pribadinya dan memastikan kebenarannya dengan tanda tangannya.

Rosstat menyediakan kartu pribadi standar T 2. Perusahaan diberi hak untuk membuat daftar data pribadinya sendiri berdasarkan kartu tersebut.

Sebagian besar paket perangkat lunak menggunakan formulir terpadu yang diisi secara otomatis berdasarkan data yang dimasukkan sebelumnya ke dalam program.

Kartu pegawai, baik dalam bentuk kertas maupun elektronik, harus disimpan di tempat yang aman dengan akses tetap. Pada saat yang sama, hanya orang yang disetujui oleh manajer yang boleh mengaksesnya.

Penting! Setelah seorang karyawan diberhentikan, formulir T-2 dipindahkan untuk disimpan ke layanan arsip perusahaan, yang menurut undang-undang, harus disimpan selama 75 tahun.

Dokumen apa yang digunakan untuk mengisi kartu pribadi?

Semua informasi yang terdapat dalam kartu dimasukkan berdasarkan informasi yang dikumpulkan. Mereka dapat disediakan oleh karyawan, atau dikeluarkan di perusahaan.

Berdasarkan dokumen apa saja kartu pegawai T-2 dapat diisi:

• Dokumen utama yang harus tercermin pada kartu adalah.
• Paspor.
• SNIL.
• NPWP (namun, dokumen ini tidak wajib, diperlukan untuk pekerjaan).
• Sertifikat atau diploma pendidikan.
• ID Militer.
• Data status perkawinan diisi berdasarkan keterangan yang terdapat dalam dokumen yang telah diisi sebelumnya oleh karyawan (jika ada) atau salinan akta nikah, akta kelahiran, dan lain-lain yang diberikan olehnya.
• Petugas SDM dapat mengambil pengalaman kerja dari catatan kerja karyawan, atau jika tidak ada (kerja paruh waktu) berdasarkan surat keterangan yang diserahkan oleh karyawan dari tempat kerja utama yang memuat informasi tersebut.

Perhatian! Kedepannya perlu memasukkan informasi ke dalamnya berdasarkan perintah masuk, cuti, mutasi, promosi, pemberhentian, dll. Selain itu, data dari perintah masuk, mutasi, pemberhentian harus ditegaskan dengan tanda tangan pihak yang terkena dampak. karyawan.

Bentuk dan contoh kartu pribadi

Karyawan dalam format Word.

Unduh dalam format Excel.

Unduh .

Contoh pengisian formulir kartu pribadi karyawan T-2 tahun 2017

Mari kita lihat contoh formulir T-2, contoh pengisiannya.

Pertama, isi header formulir. Nama lengkap perusahaan dan kode OKPO dicatat di sini.

Kemudian tanggal pendaftaran dokumen, nomor personel yang ditugaskan, kode NPWP dan SNILS dicatat. Selanjutnya masukkan huruf pertama nama belakang, sifat pekerjaan, jenis kegiatan (utama, paruh waktu), dan jenis kelamin pegawai pada bentuk surat.

Informasi Umum

Pertama, dalam dua kolom di sebelah kanan, rincian perjanjian kerja yang dibuat dengan karyawan ditunjukkan.

DI DALAM kolom 1-3 Nama lengkap, tanggal dan tempat lahir dicatat. Di kolom di sebelah kanan informasi ini, kode dari buku referensi ditunjukkan.

DI DALAM kolom 4 kewarganegaraan ditunjukkan.

Kotak 5 berisi informasi tentang bahasa asing yang digunakan karyawan dan tingkat pengetahuannya - misalnya, “Saya berbicara dengan lancar” atau “Saya membaca dan menerjemahkan dengan kamus.”

DI DALAM kolom 6 Pendidikan yang diterima, nama lembaga pendidikan, dan keterangan dokumen pendukung yang diterima dicatat.

DI DALAM kolom 7 Nama profesi tempat karyawan bekerja dicantumkan.

Informasi di kolom 8 dimasukkan dari buku kerja. Pengalaman yang tersedia pada tanggal tertentu ditunjukkan di sini (biasanya ini adalah saat pendaftaran).

Kolom 9-10- informasi tentang pernikahan dan keluarga dekat.

DI DALAM kolom 11 rincian dokumen identifikasi dicatat.

DI DALAM kotak 12 Alamat pendaftaran dan nomor telepon aktual dan kontak harus dicantumkan.

Informasi tentang pendaftaran militer

Pada bagian ini, informasi yang dimasukkan hanya untuk pegawai laki-laki sesuai dengan data tanda pengenal militer atau tanda registrasi.

DI DALAM kolom 1 kategori persediaan dicatat. Itu tidak diisi untuk petugas.

DI DALAM kolom 2 judul dimasukkan. Jika seorang pegawai baru saja akan menjalani wajib militer, maka “tunduk wajib militer” dimasukkan di kolom ini.

DI DALAM kolom 3 jenis personel ditunjukkan - medis, tentara, dll.

DI DALAM kolom 4 Kode spesialisasi yang diperoleh dicatat.

DI DALAM kotak 5 Huruf dari “A” sampai “G” menunjukkan tingkat kesesuaian untuk dinas militer.

DI DALAM kotak 6 Nama kantor pendaftaran dan pendaftaran militer tempat karyawan tersebut terdaftar ditunjukkan.

DI DALAM kolom 7 mencatat informasi tentang status akun. Catatan di sini perlu dibuat hanya dengan pensil.

DI DALAM kolom 8 informasi tentang pencabutan pendaftaran dimasukkan.

Mempekerjakan dan mentransfer ke pekerjaan lain

Kartu T2 berisi informasi pergerakan karyawan antar divisi struktural perusahaan.

Tanggal perpindahan, nama unit dan jabatan, informasi tentang gaji di tempat baru, informasi tentang urutan perpindahan dilakukan dicatat di sini.

Kolom terakhir adalah tanda tangan pribadi karyawan, yang ia masukkan sebagai konfirmasi atas pengenalan informasi yang dimasukkan.

Sertifikasi

Hasil sertifikasi di perusahaan dicatat di sini. Kolom pertama mencerminkan tanggal acara. Selanjutnya, keputusan komisi tentang karyawan ini dan informasi tentang protokol sertifikasi ditunjukkan.

Kolom terakhir adalah dasar, boleh kosong, atau di sini dimasukkan data urutan pengambilan keputusan untuk melakukan sertifikasi di perusahaan.

Pelatihan

Informasi bahwa karyawan telah menyelesaikan kursus pelatihan lanjutan dicatat dalam kartu pribadi karyawan. Dua kolom pertama mencatat tanggal pengambilan kursus.

Kemudian jenis kualifikasi ulang, nama lembaga pendidikan tempat kursus diambil dan informasi tentang dokumen kelulusan kursus. Kolom terakhir adalah dasar untuk pelatihan ulang, biasanya ini adalah informasi tentang urutan karyawan mengikuti pelatihan.

Pelatihan ulang profesional

Informasi tentang pelatihan ulang dicatat di sini. Periode pelatihan ulang, nama profesi yang dilakukan, informasi tentang dokumen yang dikeluarkan untuk mengkonfirmasi pelatihan dan dasar rujukan untuk pelatihan ditunjukkan di sini.

Promosi dan penghargaan

Ini mencakup semua jenis penghargaan yang diterima karyawan selama bekerja di perusahaan (bonus, sertifikat, hadiah berharga, dll.). Nama insentif ditulis pada kolom pertama, dan dasar (data urutan yang menetapkan fakta pemberian insentif) ditulis pada kolom berikutnya.

Liburan

Semua fakta memberinya waktu istirahat dicatat di bagian kartu pribadi karyawan ini. Pada saat yang sama, semua hari libur harus dimasukkan di sini - dasar, tambahan, pendidikan, dll., terlepas dari pembayarannya.

Pertama, sebutkan nama masa liburan. Selanjutnya, periode waktu kerja yang diberikan dicatat (di sini, misalnya, tahun kerja di mana cuti berbayar diberikan), durasi istirahat dan tanggal mulai dan berakhirnya istirahat dicatat.

Kolom terakhir adalah dasar cuti, data urutan pemberian cuti kepada karyawan dicatat di sini.

Manfaat sosial

Informasi dicatat di sini ketika seorang karyawan diberikan kondisi kerja yang memperbaiki situasinya. Misalnya, jika seorang karyawan menyandang disabilitas golongan 3, maka menurut undang-undang ia diberikan hari kerja yang dipersingkat.

Dalam tabel Anda perlu menunjukkan nama manfaatnya, kemudian informasi tentang dokumen yang mengonfirmasinya. Kolom terakhir mencatat dasar ketentuan tersebut. Di sini, misalnya, Anda dapat memasukkan rincian dokumen peraturan yang menetapkan manfaat tersebut.

informasi tambahan

Ini mencakup informasi apa pun yang tidak dapat dimasukkan dalam bagian sebelumnya, namun sangat penting. Hal ini termasuk, misalnya, memiliki surat izin mengemudi. Dalam hal ini, nomor dokumen, kategori dan masa berlaku dicatat di bagian tersebut.

Alasan pemutusan kontrak kerja

Bagian ini mengakhiri penyusunan dokumen formulir T-2. Informasi dicatat di sini pada saat pemutusan perjanjian kerja dengan seorang karyawan.

Saat memasukkan informasi, petugas personalia harus menuliskan alasan pemberhentian, tanggal, serta informasi tentang perintah (tanggal pelaksanaan dan nomor). Setelah melakukan ini, petugas personalia memeriksa kebenaran data yang dimasukkan dan mengkonfirmasinya dengan tanda tangan pribadinya.

Penting! Dokumen yang sudah lengkap harus ditunjukkan kepada karyawan yang mengundurkan diri, yang harus menandatangani kartu pribadi karyawan tersebut untuk mengonfirmasi fakta ini.