कर्मियों के रिकॉर्ड के संचालन के लिए दस्तावेज। खरोंच से मानव संसाधन प्रबंधन

स्वामित्व, गतिविधि और कर्मचारियों की संख्या के रूप की परवाह किए बिना, किसी भी उद्यम में कार्मिक लेखांकन आवश्यक है। इसके सक्षम और योग्य आचरण के लिए, आपको श्रम कानून से अच्छी तरह वाकिफ होना चाहिए, कानून में बदलाव की निगरानी करनी चाहिए और कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के क्षेत्र में कौशल होना चाहिए।

कर्मियों का लेखांकन क्या है और इसकी आवश्यकता क्यों है?

प्रत्येक कंपनी की गतिविधि का एक अभिन्न अंग कार्मिक रिकॉर्ड है। यह संगठन के कर्मचारियों के आंदोलन के पंजीकरण, लेखा और निगरानी पर कानूनी रूप से विनियमित कार्य है।

मानव संसाधन गतिविधियों में शामिल हैं:

• कर्मचारियों का स्वागत;
• छंटनी;
• क्षैतिज (विभागों के बीच स्थानांतरण) और लंबवत (उदाहरण के लिए, करियर विकास) आंदोलन;
• कारोबारी दौरे;
• बीमारी की छुट्टी;
• समय पत्रक;
• छुट्टियां (किसी भी प्रकार की - वार्षिक, बिना वेतन के, गर्भावस्था के लिए, आदि);
• प्रत्येक कर्मचारी के लिए व्यक्तिगत कार्ड, आदि।

यह स्टाफिंग पर भी लागू होता है:

• सैन्य रिकॉर्ड बनाए रखना;
• श्रम संबंधों का विनियमन;
• विभिन्न आदेशों और निर्देशों का निर्माण और पंजीकरण (उदाहरण के लिए, काम पर रखने पर, किसी कर्मचारी को प्रोत्साहित करना, आदि);
• काम और अन्य पहलुओं का संगठन।

सभी दस्तावेज केवल आवश्यक मानदंडों और नियमों के अनुसार तैयार किए जाते हैं। कुछ रूप एकीकृत होते हैं, अन्य उद्यम में ही स्थापित होते हैं।

कार्मिक रिकॉर्ड का सक्षम संगठन कंपनी की कई समस्याओं और कार्यों को हल करता है। बेशक, हजारों बारीकियां हैं, लेकिन बुनियादी बिंदु हैं जो हर उद्यम पर लागू होते हैं।

कार्मिक रिकॉर्ड के रखरखाव को कैसे व्यवस्थित करें और किसे सौंपें?

लेखांकन को व्यवस्थित करने के कई तरीके हैं। यह सब उद्यम की विशेषताओं पर निर्भर करता है और प्रबंधक किस विकल्प पर निर्भर करता है। सबसे आम विकल्प:

अगर कंपनी बहुत सारे लोगों को रोजगार देती है तो एक संपूर्ण मानव संसाधन विभाग बनाएं

और जब कर्मचारी छोटा होता है, तो आप एक विशेषज्ञ को काम पर रख सकते हैं। इस पद्धति के लाभ यह है कि प्रबंधक द्वारा कार्य को अपनी पसंद के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है और अपने सिद्धांतों के अनुसार विनियमित और नियंत्रित किया जाता है।

इसके नुकसान भी हैं: काम पर रखे गए विशेषज्ञ की व्यावसायिकता की जांच करना मुश्किल है, इसलिए एक जोखिम है कि पूरी तरह से सक्षम कार्मिक अधिकारी को काम पर नहीं रखा जाएगा।

आपको प्रशिक्षण पर समय और पैसा खर्च करना होगा या किसी अन्य कर्मचारी की तलाश करनी होगी।

लेखांकन के आयोजन के लिए इस विकल्प के लाभ यह हैं कि यदि किसी व्यक्ति की सिफारिश की गई थी, तो (शायद) वह वास्तव में काम करता है, यानी मामले में उसकी परीक्षा हुई थी। बेशक, ऐसे कार्मिक अधिकारी के साथ, आपको काम करने की परिस्थितियों पर बातचीत करने की ज़रूरत है ताकि वे दोनों पक्षों के अनुकूल हों।

कार्मिक मामलों को एक लेखाकार या एक अच्छे सचिव को सौंपें

पेशेवरों: यह समय और पैसा बचाता है। यही है, एक कार्मिक अधिकारी का चयन करने की कोई आवश्यकता नहीं है, और रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए कोई लागत नहीं है।

नुकसान: इस पद्धति को चुनते समय मुख्य समस्या यह है कि कर्मचारी मुख्य के बाद अतिरिक्त कार्य करते हैं, जिससे त्रुटियां, भूल, अंतराल और आवश्यक दस्तावेजों की प्राथमिक कमी होती है। और, ज़ाहिर है, कार्मिक लेखांकन के विषय पर पेशेवर ज्ञान यहाँ महत्वपूर्ण है। और अगर एक ही सचिव के पास है, तो इस मामले में जटिलताओं का जोखिम कम से कम है। और इसके विपरीत।

आउटसोर्सिंग संगठन को लेखांकन कर्मियों को सौंपें

अच्छा: सभी कार्मिक गतिविधियाँ एक आउटसोर्सिंग कंपनी के कंधों पर आती हैं, जो एक समझौते के आधार पर ऐसी जिम्मेदारी लेती है। इस तथ्य के अलावा कि कर्मियों के मामलों के लिए निरंतर, निरंतर सहायता प्रदान की जाती है, इस पद्धति को चुनने से लागत में काफी कमी आती है।

विपक्ष: आपको एक अच्छी तरह से स्थापित, गंभीर कंपनी चुनने की ज़रूरत है, और आपको संपर्क स्थापित करने की भी ज़रूरत है, विशेषज्ञों के साथ काम करने के लिए एक अवधारणा बनाएं जो कार्यालय के बाहर काम करेंगे।
प्रबंधक को केवल कर्मियों के रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए सबसे सुविधाजनक और उपयुक्त तरीका चुनना है, प्रत्येक विधि के सभी पेशेवरों और विपक्षों का वजन करना।

एक कार्मिक कार्यकर्ता के कार्य कार्य

कार्मिक अधिकारी पर निर्देशों और श्रम समझौते के अनुसार निम्नलिखित कर्तव्य लगाए जाते हैं:

यह एक कार्मिक कार्यकर्ता के कर्तव्यों की एक अधूरी सूची है, आवश्यकताएं अनुमानित हैं। उनमें से अधिक सूचीबद्ध (या कम) हो सकते हैं, लेकिन कुल मिलाकर यह ये कौशल और क्षमताएं हैं जो एक कार्मिक विशेषज्ञ के पास होनी चाहिए।

कार्मिक लेखांकन: किन दस्तावेजों की आवश्यकता है?

आम तौर पर, प्रत्येक उद्यम में कर्मियों से संबंधित निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज होने चाहिए:

• प्रशासनिक (व्यक्तिगत और उत्पादन आदेश);
• श्रम गतिविधि की पुष्टि;
• सूचना और निपटान;
• आंतरिक पत्राचार;
• नियंत्रण और पंजीकरण के लॉग।

कुछ कार्मिक दस्तावेज बिना असफलता के उद्यम में होने चाहिए। इसमे शामिल है:
PVTR (आंतरिक श्रम नियम);

सभी दस्तावेज़ एक निश्चित संख्या में वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं। विनियमित हैं:

• श्रम संहिता का लेख या खंड;
• राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प;
• संघीय कानून और अन्य नियम।

यदि कुछ (निर्देश, आदेश, आदि) उपलब्ध नहीं है, तो इस तथ्य को ठीक करने की आवश्यकता होगी। सामान्य तौर पर, कार्मिक अधिकारी के काम के सिद्धांतों में से एक समयबद्धता है। यह कार्यदिवसों को बहुत सुविधाजनक बनाता है और कुछ कृत्यों को कानूनी बल भी देता है। यह वास्तव में बहुत महत्वपूर्ण है - वर्तमान व्यवसाय को चलाने के लिए नहीं। अन्यथा, वे स्नोबॉल की तरह बढ़ने लगते हैं।

कार्मिक रिकॉर्ड का संगठन: कैसे संचालन करना है, कहां से शुरू करना है?

एक कार्मिक अधिकारी के रूप में एक नए स्थान पर बसने के बाद, आपको पहले अनिवार्य दस्तावेज को संशोधित करने की आवश्यकता है। यदि यह पता चलता है (और ऐसा होता है) कि सूची से कुछ महत्वपूर्ण कागजात गायब हैं, तो उन्हें बहाल करने की आवश्यकता है। बेशक, एक दिन में इस तरह के काम को अंजाम देना संभव नहीं होगा।

इसलिए, सबसे महत्वपूर्ण पदों को उजागर करना और उनसे शुरू करना आवश्यक है। डिजाइन में उपस्थिति और साक्षरता की जांच करें (और यदि आपको एक नया दस्तावेज़ सही करने या तैयार करने की आवश्यकता है): स्टाफिंग, अवकाश अनुसूची, रोजगार अनुबंध, आदेश, श्रम में रिकॉर्ड।

कर्मियों के लिए रोजगार अनुबंध, आदेश का रिकॉर्ड रखें। एक कार्यपुस्तिका पंजीकरण पुस्तक बनाएँ। व्यक्तिगत कार्ड (T-2) को समझें। स्थानीय नियमों के साथ काम करें।
मुख्य बात सभी मौजूदा दस्तावेजों को समय पर पूरा करना है। काम, श्रम संहिता और कार्यालय के काम के नियमों के आधार पर। और कर्मियों पर कागजात नष्ट न करें। उनके भंडारण का समय संघीय अभिलेखागार ("सूची ..." दिनांक 06.10.2000) द्वारा अनुमोदित है।

श्रम संबंधों की पारदर्शिता के लिए सभी लेखांकन दस्तावेजों की आवश्यकता होती है। कार्मिक प्रणाली ऐसे मानदंड और सिद्धांत स्थापित करती है जो संगठन के कर्मचारियों के लिए स्थिरता प्रदान करते हैं, और प्रशासन कार्मिक प्रबंधन के लिए अनुकूल परिस्थितियों का निर्माण करता है।

लेखांकन स्वचालन - 1C: कार्यक्रम के साथ काम करने के लाभ

कर्मियों के रिकॉर्ड को बनाए रखना, विशेष रूप से एक बड़ी कंपनी में, एक अविश्वसनीय रूप से जिम्मेदार और बहुत बड़ा काम है। लेकिन यहाँ गलतियाँ अस्वीकार्य हैं! लेकिन आज कार्मिक अधिकारियों की गतिविधियों को स्वचालित करने का एक तरीका है, जो विभाग के काम को बहुत सुविधाजनक और सरल बना सकता है, गतिविधियों में सुधार कर सकता है, त्रुटियों के जोखिम को काफी कम कर सकता है।

1C प्रोग्राम की मदद से आप कानूनी आवश्यकताओं के अनुसार रिकॉर्ड रख सकते हैं। डेटाबेस कर्मचारियों पर आवश्यक जानकारी का विश्वसनीय भंडारण प्रदान करता है। जैसे-जैसे यह जमा होता है, विभिन्न रिपोर्ट बनाना संभव हो जाता है जो कार्य का विश्लेषण करने और नई दिशाओं को विकसित करने में मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, रिपोर्ट इस तरह दिख सकती है:

• स्टाफ टर्नओवर दर;
• कार्मिक सांख्यिकी;
• श्रमिकों की आवाजाही, आदि।

कार्यक्रम कर्मियों के लेखांकन की लगभग सभी समस्याओं और कार्यों को हल करने में मदद करता है। उद्यम के प्रमुख, 1 सी के लिए धन्यवाद, इस विभाग में मामलों की स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त करने, विश्लेषण करने और सही प्रबंधन निर्णय लेने का अवसर है। और स्वचालन आपको कई कंपनी सेवाओं (लेखा, कर्मियों, लेखा विभाग) की गतिविधियों को सिंक्रनाइज़ करने की अनुमति देता है, जो कार्य कुशलता में सुधार करता है, और वेतन के समय पर भुगतान के लिए सभी शर्तें भी बनाता है।

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निष्कर्ष

तो, संक्षेप में, हम निम्नलिखित नोट कर सकते हैं:

• कार्मिक लेखांकन किसी भी उद्यम के कार्य का एक अनिवार्य अंग है।
• लेखांकन को व्यवस्थित करने के कई तरीके हैं। चुनाव नेता पर निर्भर है।
• एक कार्मिक कार्यकर्ता के कर्तव्य निर्देश और रोजगार अनुबंध द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।
• कर्मियों के काम से संबंधित दस्तावेजों की एक सूची है जो हर कंपनी में मौजूद होनी चाहिए। और आपको इन विशेष दस्तावेजों की जांच करके कार्मिक विभाग में अपना करियर शुरू करना चाहिए।
• यदि यह स्वचालित है तो रिकॉर्ड रखना बहुत आसान है।

कार्मिक लेखांकन किसी भी उद्यम के सामान्य और कुशल संचालन के लिए मूल है। इसलिए, इसे सभी जिम्मेदारी के साथ संपर्क किया जाना चाहिए।

के साथ संपर्क में

सभी प्राथमिक दस्तावेजों के अभिलेखों को उचित स्तर पर रखने के लिए कार्मिक विभाग का सुव्यवस्थित कार्य आवश्यक है, जिस पर उद्यम की कई कार्य प्रक्रियाएँ निर्भर करती हैं।

यह धन के लेखांकन और कर्मियों की आवाजाही से संबंधित हर चीज का रखरखाव है।

समय पर भुगतान, प्रलेखन के गठन की शुद्धता और अन्य उत्पादन प्रक्रियाओं की प्रक्रिया इसके निर्माण की प्रभावशीलता पर निर्भर करती है।

महत्वपूर्ण: कार्मिक विभाग के सुचारू और समय पर काम की कुंजी अच्छी तरह से प्रशिक्षित विशेषज्ञ हैं, जो कार्यालय कार्य कौशल के अलावा, श्रम कानून से अच्छी तरह वाकिफ हैं।

निम्नलिखित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक कार्मिक लेखांकन प्रक्रिया की आवश्यकता होती है:

• प्रक्रियाओं द्वारा कर्मचारियों को सही ढंग से वितरित करें;
• अप्रयुक्त संसाधनों की पहचान करें;
• कर्मचारियों की किसी भी समस्या का समय पर समाधान करें।

आप इस वीडियो में एक उद्यम में कर्मियों के रिकॉर्ड को ठीक से व्यवस्थित करने का तरीका जानेंगे:

मानव संसाधन विभाग किन मुद्दों से निपटता है?

सामान्य तौर पर, कर्मियों के काम से संबंधित सभी प्रश्न कार्मिक विभाग द्वारा हल किए जाते हैं:

• भर्ती और बर्खास्तगी;
• छुट्टियों का पंजीकरण और उससे संबंधित भुगतान;
• प्रोत्साहन और बोनस का उपार्जन भी उनकी क्षमता के भीतर है;
• स्टाफिंग का गठन। आप सीखेंगे कि स्टाफिंग टेबल को मंजूरी देने के लिए एक आदेश कैसे तैयार किया जाए;
• कार्य अनुसूची में परिवर्तन करना;
• राज्य के अन्य कार्य क्षण।

कार्मिक रिकॉर्ड की विशेषताएं

उद्यम में, कार्मिक विभाग के काम के प्रत्येक चरण को नियमों के अनुसार किया जाता है, सशर्त रूप से सभी प्रकार के कार्यों को निम्नलिखित में विभाजित किया जा सकता है:

• कार्मिक प्रलेखन को संकलित करने और बनाए रखने की प्रक्रिया;
• काम के लिए अक्षमता का रूप;
• संग्रह के लिए दस्तावेजों की तैयारी;
• संगठन में सैन्य रिकॉर्ड का रखरखाव;
• प्रत्येक टीम के व्यक्तिगत डेटा का भंडारण;
• बीमा प्रीमियम की गणना।

संपूर्ण कार्मिक कार्यप्रवाह को दो शाखाओं में विभाजित किया जा सकता है:

• कर्मियों के लिए - व्यक्तिगत कार्ड और प्रत्येक कर्मचारी से व्यक्तिगत रूप से जुड़े सभी आदेश;
• कार्मिक प्रबंधन पर - आंतरिक नियम, विभागों पर नियम, कर्मचारियों की संख्या पर रिपोर्ट।

इसके अलावा, कार्मिक विभाग उन सभी दस्तावेजों को संग्रहीत करता है जो आदेश जारी करने का आधार हैं, साथ ही बयान और वेतन पर्ची, जो बुनियादी नहीं हैं, लेकिन अतिरिक्त प्रलेखन के लिए आवश्यक आधार बनाते हैं।

यह इस प्रकार है कि मुख्य दस्तावेज हैं:

• इसमें निर्धारित स्थितियों को हल करने के लिए सामूहिक समझौता;
• नौकरी का विवरण, यदि अनुबंध में कर्तव्यों का हिस्सा निर्दिष्ट नहीं है;
• भुगतान से संबंधित विवादित स्थितियों को हल करने के लिए वेतन और बोनस पर विनियम;
• उद्यम के जीवन के नियमन से संबंधित अन्य प्रावधान।

कार्मिक रिकॉर्ड कैसे व्यवस्थित करें?

कंपनी में कार्मिक रिकॉर्ड का संगठन

रिकॉर्ड रखने की पूरी प्रक्रिया शुरू करने के लिए, आपको सबसे पहले कार्य योजना की रूपरेखा तैयार करनी होगी:

1. इसे संकलित करने से पहले, आपको सभी नियामक दस्तावेजों का अध्ययन करना चाहिए।
2. उसके बाद, घटक दस्तावेजों को सिर से लिया जाता है और अध्ययन किया जाता है, वे सभी वास्तविक कागजात के अनुरूप होने चाहिए।
3. अगला, वैकल्पिक कागजात के लिए एक फ़ोल्डर बनाने के लिए प्रबंधक की इच्छाओं को ध्यान में रखते हुए वर्कफ़्लो तैयार किया जाता है।
4. उसके बाद, दस्तावेज़ीकरण स्वयं उत्पन्न होता है:

• प्रारंभ में, सिर के संबंध में सभी दस्तावेज तैयार किए जाते हैं;

महत्वपूर्ण: यह अधिकारी एक प्रतियोगिता के माध्यम से या सह-संस्थापकों की एक आम बैठक में निर्धारित किया जाता है।

• इसके बाद कर्मचारियों की सूची और आंतरिक श्रम नियमों की बारी आती है;

महत्वपूर्ण: स्टाफिंग टेबल को एक एकीकृत रूप में बनाया जा सकता है, जबकि उत्पादन में आवश्यक पदों की सूची को सिर से शुरू करना अनिवार्य है।

• एक रोजगार अनुबंध का एक रूप विकसित किया जा रहा है, जो संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के साथ हस्ताक्षर करने के लिए अनिवार्य है;
• अन्य आवश्यक दस्तावेज और कागजात तैयार किए जा रहे हैं;
• कार्य पुस्तकों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति निर्धारित किया जाता है - कार्मिक रिकॉर्ड और उद्यम के गठन के पहले चरणों में, कर्मचारियों के स्वागत और पंजीकरण के लिए प्रमुख जिम्मेदार है, इसके आधार पर, जिम्मेदारी पर एक आदेश तैयार करना आवश्यक है दस्तावेजों के स्वागत और सुरक्षा के लिए निदेशक का;

महत्वपूर्ण: जिम्मेदार व्यक्ति की आधिकारिक पहचान के बाद ही कर्मचारियों का पंजीकरण शुरू होता है।

• कर्मियों के कागजात के भंडारण और उपयोग को सुनिश्चित करना आवश्यक है।

एक कार्मिक अधिकारी को काम पर रखने के बाद, वह दस्तावेज़ प्रवाह की पूरी दिनचर्या का ध्यान रखता है - एक समय पत्रक, अवकाश कार्यक्रम, उद्यम में लोगों के दस्तावेजी आंदोलन, और इसी तरह बनाए रखना।

कर्मियों से संबंधित कौन से दस्तावेज हैं?

बुनियादी दस्तावेज़ीकरण और उसका डिज़ाइन

एक कार्मिक कार्यकर्ता सक्षम कार्मिक प्रबंधन के लिए कई आवश्यक कागजात का उपयोग करता है:

• कर्मचारियों की आवाजाही पर विभिन्न प्रकार के आदेश - काम पर रखने, बर्खास्तगी, छुट्टी, व्यापार यात्रा और अन्य;
• स्टाफिंग टेबल, जो आवश्यक रूप से मुख्य रोजगार अनुबंध में कार्य अनुसूची के खंडों के साथ मेल खाना चाहिए, अन्यथा यह अनुबंध का उल्लंघन होगा और दंड की ओर ले जाएगा;
• समय पत्रक;
• रोजगार की किताबें जो हस्ताक्षरित समझौते की वैधता की पूरी अवधि के दौरान उद्यम में संग्रहीत की जाती हैं, ये दस्तावेज सख्त रिपोर्टिंग से संबंधित हैं, ताकि प्रत्येक को एक विशेष पत्रिका में दर्ज किया जा सके, और भंडारण एक विशेष तिजोरी में किया जाता है;
• आंतरिक आदेश नियम;
• रोजगार अनुबंध श्रम संबंधों के समापन का प्रमाण हैं, वे प्रत्येक कर्मचारी के साथ व्यक्तिगत रूप से तैयार किए जाते हैं, उनके आधार पर कर्मचारी आधिकारिक तौर पर दस्तावेज़ में सूचीबद्ध बिंदुओं के अनुसार काम करता है;
• श्रम समझौतों के मुख्य खंडों में संशोधन के प्रत्येक मामले के लिए अनुबंधों के अनुबंध तैयार किए जाते हैं;
• वर्ष के अंत से 2 सप्ताह पहले वार्षिक रूप से गठित किया जाता है, प्रत्येक कर्मचारी को इससे खुद को परिचित करना चाहिए, इस दस्तावेज़ को उत्पादन की पेचीदगियों के ज्ञान के साथ सक्षम रूप से तैयार करना आवश्यक है ताकि एक साथ 2 - 3 लोग पूरे को बाधित न करें उद्यम की प्रक्रिया;
• व्यक्तिगत फ़ाइल - प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक फ़ोल्डर खोला जाना चाहिए, एक व्यक्तिगत कार्ड, एक व्यक्तिगत खाता, प्रमुख के कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित सभी आदेश, उसके बयान और अन्य दस्तावेज जो कर्मचारी के कार्यों का कालक्रम बनाते हैं, यहां रखे गए हैं। यह दस्तावेज़ लेखांकन प्रलेखन से संबंधित है, यह उन फ़ोल्डरों और पत्रिकाओं के रूप में बनता है जो सिले होते हैं, मुख्य विवरणों को इंगित करने के लिए उन पर एक सफेद वर्ग चिपकाया जाता है;
• कर्मचारियों के अधिकारों और दायित्वों के विस्तृत संकेत के साथ नौकरी का विवरण;
• पारिश्रमिक और बोनस पर विनियमन कर्मचारियों को भुगतान की गणना का आधार है। एलएलसी कर्मचारियों के लिए बोनस और सामग्री प्रोत्साहन पर प्रावधान किन नियमों के अनुसार तैयार किया गया है, पढ़ें।

इसके अलावा, कई और दस्तावेज तैयार किए जाते हैं, जिन्हें कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी द्वारा प्रबंधित किया जाता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन में कौन शामिल है?

आमतौर पर बड़े उद्यमों में एक कार्मिक विभाग होता है, जो सभी दस्तावेज रखता है, और इसे सुव्यवस्थित भी करता है।

लेकिन छोटे उद्यमों में वे एक कार्मिक कर्मचारी को बचाते हैं, इसलिए, उदाहरण के लिए, मुख्य लेखाकार या सचिव यह अंशकालिक करता है, और प्रबंधक स्वयं कर्मचारियों को काम पर रखने और बर्खास्त करने के लिए जिम्मेदार होता है।

एचआर ऑटोमेशन

विभिन्न कंप्यूटर लेखा कार्यक्रमों का उपयोग प्रक्रिया को बहुत सुविधाजनक बनाता है, फिलहाल उनमें से बहुत सारे हैं।

बेशक, वर्तमान 1 सी: एंटरप्राइज है, जो आपको दस्तावेजों को स्वचालित रूप से प्रिंट करने और पूरी प्रक्रिया को स्वचालित करने की अनुमति देता है, लेकिन ऐसे कई अन्य कार्यक्रम हैं जो बहुत छोटे और अधिक प्रगतिशील हैं।

कार्मिक प्रशासन और कार्मिक लेखांकन।

आईपी ​​और एलएलसी की बारीकियां

किसी कर्मचारी को किसी उद्यम में स्वीकार करते समय और कार्मिक रिकॉर्ड दर्ज करते समय, प्रबंधन के प्रत्येक रूप की अपनी विशेषताएं होती हैं, उदाहरण के लिए, जब एक व्यक्तिगत उद्यमी को शुरू में काम पर रखा जाता है, तो उन्हें नियोक्ता की स्थिति में पंजीकृत होना चाहिए:

• एफएसएस में - पहले कर्मचारी के प्रवेश की तारीख से 10 दिन;
• एफआईयू में - कर्मचारी के रोजगार की तारीख से एक महीने के भीतर।

यदि पंजीकरण के लिए दिनों की यह संख्या पार हो जाती है, तो कंपनी को दंड का सामना करना पड़ेगा।

उसी समय, प्रबंधक नियामक दस्तावेजों से परिचित होने के लिए कर्मचारियों से एक हस्ताक्षर प्राप्त करने के लिए बाध्य है, इसके लिए एक पत्रिका शुरू करने की सलाह दी जाती है।

कर्मियों के रिकॉर्ड की कमी के लिए प्रतिबंध

महत्वपूर्ण: एक स्व-नियोजित उद्यमी को कार्मिक रिकॉर्ड शुरू नहीं करने का अधिकार है।

यदि उद्यम या संगठन में कोई कार्मिक रिकॉर्ड नहीं है, तो जुर्माना लगाया जाता है:

• एक अधिकारी के लिए 1,000 से 5,000 रूबल तक;
• कानूनी इकाई के लिए 30,000 से 50,000 रूबल तक।

साथ ही उद्यम का काम 90 दिनों के लिए स्थगित किया जा सकता है।यदि सत्यापन की आवश्यकता है, तो:

• यह अप्रत्याशित नहीं हो सकता, वे इसके बारे में 3 दिन पहले चेतावनी देते हैं;
• यह भी सीमित समय के लिए आयोजित किया जाता है - 20 दिन;
• विजिटिंग कमीशन को केवल प्रमुख की भागीदारी से ही किया जाना चाहिए।

निष्कर्ष

कार्मिक लेखांकन, वर्तमान कानून के अनुसार, किसी भी व्यावसायिक प्रक्रिया का एक अभिन्न अंग है, ऐसे उद्यम की गतिविधियों को अंजाम देना अस्वीकार्य है जिसमें पूर्णकालिक कर्मचारी इस तरह के लेखांकन के बिना काम करते हैं, क्योंकि प्रत्येक सहयोग को विनियमों द्वारा तय किया जाना चाहिए। इसमें किसी भी परिवर्तन का निर्धारण।

कार्मिक रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने और बनाए रखने के नियम - यहाँ देखें:

कार्मिक लेखांकन लेखांकन और कर लेखांकन के साथ, यह आपको कंपनी के पूर्ण कामकाज के लिए आवश्यक विश्वसनीय जानकारी को प्रतिबिंबित करने की अनुमति देता है। इस प्रकार के लेखांकन की विशेषताओं के साथ-साथ इसमें शामिल मुख्य दस्तावेजों पर हमारे लेख में चर्चा की जाएगी।

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखना

काम कार्मिक रिकॉर्डइसमें बड़ी मात्रा में प्रलेखन का निष्पादन शामिल है जो प्रत्येक कर्मचारी के लिए और सामान्य रूप से पूरी कंपनी के लिए अलग-अलग जानकारी को प्रतिबिंबित करेगा, साथ ही साथ श्रम गतिविधि की प्रक्रिया को नियंत्रित करने वाले नियमों का निर्माण भी करेगा।

काम कार्मिक रिकॉर्डइसका तात्पर्य कर्मचारियों की संख्या तय करना है, जो सभी आंदोलनों की उच्च गुणवत्ता वाली ट्रैकिंग के साथ ही संभव है। मुख्य कार्य कार्मिक रिकॉर्डएक कर्मचारी के एक विशेष आंदोलन के दस्तावेजी साक्ष्य की तैयारी है, जिसमें काम पर रखने, दूसरे पद पर स्थानांतरण, छुट्टी का पंजीकरण और बर्खास्तगी के साथ समाप्त होता है।

निश्चित रूप से, कार्मिक लेखांकनहालाँकि, मैन्युअल रूप से बनाए रखा जा सकता है कार्मिक रिकॉर्डसॉफ़्टवेयर के उपयोग के माध्यम से आप दस्तावेज़ीकरण तैयार करने के लिए समय को कम कर सकते हैं, खासकर यदि कंपनी में बहुत से कर्मचारी हैं।

एचआर रिकॉर्ड

प्रलेखन कार्मिक रिकॉर्डदोनों अनिवार्य हो सकते हैं, जिसका संकलन रूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा प्रदान किया गया है, और वैकल्पिक।

आवश्यक दस्तावेजों के लिए कार्मिक रिकॉर्डसंबद्ध करना:

• रोजगार आदेश (टी -1);
• एक कर्मचारी के साथ अनुबंध (TD-1);
• कार्य पुस्तक (16 अप्रैल, 2003 की रूसी संघ की सरकार की डिक्री संख्या 225 "कार्य पुस्तकों पर");

कार्य पुस्तकों के डिजाइन की विशेषताओं पर, सामग्री देखें .

• कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड (T-2);
• हस्तांतरण दस्तावेज़ (T-5);
• छुट्टी का आदेश (टी -6);
• छुट्टी अनुसूची (टी -7);
• स्टाफिंग (टी -3);
• टाइम शीट (टी -12);
• बर्खास्तगी आदेश (T-8)।

अधिकांश कार्मिक दस्तावेजों का एक एकीकृत रूप होता है। कुछ दस्तावेज़ जो नियोक्ता को स्वतंत्र रूप से विकसित करने चाहिए:

• सामूहिक समझौता;
• आंतरिक आदेश नियम;
• वेतन विनियम;
• कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा पर विनियमन;
• श्रम सुरक्षा पर नियम;
• बोनस प्रावधान;

कार्मिक दस्तावेजों की अवधारण अवधि के बारे में जानकारी के लिए, सामग्री देखें .

जरूरी!कला के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 8, संगठन द्वारा गठित प्रावधान जो किसी कर्मचारी के अधिकारों का उल्लंघन करते हैं, उनका उपयोग श्रम संबंधों को विनियमित करने के लिए नहीं किया जा सकता है।

एक कार्मिक कार्यकर्ता द्वारा तैयार किए गए सभी लेखांकन दस्तावेज संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होते हैं। उसके बाद, कर्मचारी को उनसे खुद को परिचित करना होगा और अपना हस्ताक्षर करना होगा।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कुछ स्थितियों में, कर्मियों के दस्तावेजों की तैयारी से बचा जा सकता है: उदाहरण के लिए, नौकरी विवरण तैयार करने की आवश्यकता नहीं है यदि रोजगार अनुबंध पहले से ही कर्मचारी की कार्यक्षमता के लिए प्रदान करता है। वही वेतन खंड पर लागू होता है, जो वैकल्पिक भी है यदि अनुबंध कर्मचारी की भविष्य की आय को निर्दिष्ट करता है।

कार्मिक रिकॉर्ड में इस या उस दस्तावेज़ की उपस्थिति एक व्यक्तिगत कर्मचारी और कंपनी के काम की बारीकियों पर निर्भर करती है। यदि कंपनी शिफ्ट के काम के लिए प्रदान करती है, तो एक शिफ्ट शेड्यूल तैयार किया जाना चाहिए। उच्च सुरक्षा सुविधाओं पर श्रम कर्तव्यों का पालन करते समय, व्यापार रहस्यों के संरक्षण पर एक खंड अनुबंध में लिखा जाना चाहिए, साथ ही एक उपयुक्त प्रावधान तैयार किया जाना चाहिए, जो रहस्य तक पहुंचने की प्रक्रिया को ठीक करेगा, इसके प्रकटीकरण की जिम्मेदारी , साथ ही ऐसी पहुंच को समाप्त करने की शर्तें। एक कर्मचारी के साथ पूर्ण दायित्व पर एक अनुबंध तैयार करना अनिवार्य है यदि वह मूल्यवान वस्तुओं या वस्तुओं से संबंधित है।

कार्मिक रिकॉर्ड के संचालन में अपराधों के लिए जिम्मेदारी

के सही आचरण के लिए जिम्मेदार मुख्य नियामक निकाय कार्मिक रिकॉर्ड, राज्य श्रम निरीक्षणालय है। यह कर्मियों के संचालन को नियंत्रित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है और, यदि कार्मिक लेखांकनश्रम कानून के उल्लंघन के लिए प्रशासनिक जिम्मेदारी लाने के लिए उल्लंघन के साथ आयोजित किया जाता है।

निम्नलिखित प्रकार की जिम्मेदारी प्रतिष्ठित हैं (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 419):

• प्रशासनिक - अधिकारियों और कंपनियों के लिए जुर्माना कला में परिलक्षित होता है। रूसी संघ के प्रशासनिक संहिता के 5.7, 5.27-5.34, 5.39। किसी कर्मचारी या संगठन के अनुरोध पर किसी भी आवश्यक कार्मिक दस्तावेज या उसके गैर-प्रस्तुतीकरण की अनुपस्थिति में अक्सर प्रशासनिक जिम्मेदारी होती है।

उदाहरण:इवानोव आई.ए. ने ऋण लेने का फैसला किया। ऐसा करने के लिए, उसे कार्यपुस्तिका की एक प्रति और 2-NDFL प्रमाणपत्र की आवश्यकता है। नियोक्ता ने कार्यपुस्तिका की एक प्रति जारी करने से इनकार कर दिया। कर्मचारी को श्रम निरीक्षणालय को नियोक्ता के अवैध कार्यों की रिपोर्ट करने का अधिकार है, जो कला के तहत कंपनी (इसके अधिकारियों) को जवाबदेह ठहराएगा। 1,000 से 3,000 रूबल की राशि में रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता का 5.39।

• नागरिक कानून - सजा कला द्वारा प्रदान की जाती है। 15, 151 और चौ. रूसी संघ के नागरिक संहिता के 59।

उदाहरण:कार्यस्थल पर पेट्रोव एस.एफ. घायल हो गया। कला के अनुसार। रूसी संघ के नागरिक संहिता के 1085, नियोक्ता कर्मचारी के इलाज पर रहने के साथ-साथ उसके इलाज और वसूली की लागत के दौरान खोए हुए वेतन की भरपाई करने के लिए बाध्य है।

• आपराधिक दायित्व - कला। 143, कला। 145, कला। 145.1, कला। 146-147, कला। रूसी संघ के आपराधिक संहिता के 215-217।

इसके अलावा, कर अधिकारियों द्वारा कार्मिक सेवाओं के दस्तावेजों का अनुरोध किया जा सकता है, उन्हें प्रस्तुत करने में विफलता के मामले में, कला के तहत दायित्व उत्पन्न होता है। 126 रूसी संघ का टैक्स कोड

परिणाम

सही और सामयिक कार्मिक लेखांकनप्रबंधन को कंपनी को और अधिक कुशल बनाने की अनुमति देता है। वर्तमान में, ऐसे कई सॉफ़्टवेयर उपकरण हैं जो कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के संकलन के लिए समय को अनुकूलित करने और डेटा रिपोर्टिंग में सटीकता प्राप्त करने में मदद करते हैं। कार्मिकलेखांकन.

इस लेख में, हम फॉर्म भरने, अन्य दस्तावेजों को संसाधित करने, या नियामक दस्तावेजों के ग्रंथों के नमूने प्रदान नहीं करेंगे जो एक संगठन के पास होने चाहिए। आइए हम शुरुआत से ही किसी कंपनी में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के संगठन पर काम के क्रम पर ध्यान दें।

मानक आधार

खरोंच से एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन का आयोजन करते समय, आपको निम्नलिखित नियामक दस्तावेजों की आवश्यकता होगी:

GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।

रूसी संघ का श्रम संहिता (परिवर्तन और परिवर्धन में भ्रमित न होने के लिए, हर छह महीने में एक बार संशोधन के साथ श्रम संहिता का एक नया पाठ प्राप्त करना समझ में आता है - जब तक कि निश्चित रूप से, आपके संगठन में एक संदर्भ कानूनी प्रणाली नहीं है) जिसे नियमित रूप से अपडेट किया जाता है)।

रूस के श्रम मंत्रालय के दिनांक 10.10.2003 नंबर 69 के डिक्री द्वारा अनुमोदित कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देश।

कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने, कार्य पुस्तिका प्रपत्र तैयार करने और उनके साथ नियोक्ताओं को प्रदान करने के नियम, 16 अप्रैल, 2003 नंबर 225 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित (19 मई, 2008 को संशोधित)।

रूस की राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री दिनांक 05.01.2004 नंबर 1 "श्रम और उसके भुगतान के लिए लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर।"

संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची, भंडारण की अवधि का संकेत, 6 अक्टूबर, 2000 को संघीय अभिलेखागार द्वारा अनुमोदित (27 अक्टूबर, 2003 को संशोधित)।

इसके अलावा, Ya.E की पुस्तक। वरलामोवा और ई.ए. कोशेलेवा "कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन खरोंच से" (मास्को: प्रोफेशनल पब्लिशिंग हाउस, 2008)।

टिप्पणी

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में दस्तावेजों के कई रूप रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 01/05/2004 नंबर 1 के डिक्री द्वारा एकीकृत हैं "श्रम के लिए लेखांकन और उसके भुगतान के लिए प्राथमिक लेखांकन प्रलेखन के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर।" आप इसे किसी भी कानूनी संदर्भ प्रणाली (सलाहकार प्लस, गारंटर, कोड) या इंटरनेट पर पा सकते हैं, इस डिक्री से तैयार किए गए फॉर्म भी हैं जिन्हें आपको अपनी हार्ड ड्राइव पर कॉपी करने की आवश्यकता है। जिन दस्तावेजों के लिए कोई एकीकृत रूप नहीं हैं, उन्हें GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली" के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।

चरण 1: हम ऐसे दस्तावेज़ विकसित करते हैं जो बिना किसी असफलता के कंपनी में होने चाहिए

अक्सर, उत्पादन के कार्मिक व्यवसाय का संगठन सभी प्रकार के नियमों और निर्देशों के विकास के साथ शुरू होता है, और ठीक ही ऐसा है। बिना किसी असफलता के कंपनी में होने वाले नियामक दस्तावेजों में शामिल हैं:

आंतरिक श्रम नियम;

कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियमन;

श्रम सुरक्षा और अग्नि सुरक्षा पर नियम।

बाकी सब कुछ इंतजार करना होगा: उन दस्तावेजों के विकास को लेना संभव है जो वैकल्पिक हैं, जब अनिवार्य दस्तावेज तैयार किए जाते हैं।

चरण 2: स्टाफिंग समायोजित करें

सबसे अधिक संभावना है, कंपनी ने पहले से ही एक स्टाफिंग टेबल विकसित कर ली है, कर्मचारियों का एक कर्मचारी है जो अपने कार्यों को सफलतापूर्वक करता है, जिनके साथ रोजगार अनुबंध समाप्त हो गए हैं, काम पर रखने के आदेश जारी किए गए हैं और कार्य पुस्तकों में प्रविष्टियां की गई हैं। लेकिन, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, इन दस्तावेजों को हमेशा सही ढंग से तैयार नहीं किया जाता है।

कर्मचारियों के वेतन और उनके पदों के नाम के बारे में जानकारी के लिए लेखा विभाग से पूछें - इन आंकड़ों के आधार पर, आपको स्टाफिंग टेबल को समेटने की आवश्यकता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कर्मचारियों की सूची में पदों के नाम हमेशा कर्मचारियों के वास्तविक पदों से मेल नहीं खाते हैं। भुगतान और करों को स्थानांतरित करने के लिए लेखा विभाग को वास्तव में इस जानकारी की आवश्यकता नहीं है, लेकिन 1 सी जैसे कार्यक्रमों में ऐसी जानकारी के साथ एक अनुभाग भरने की आवश्यकता होती है, और कभी-कभी ऐसी स्थिति दर्ज की जाती है जो वास्तविक के अनुरूप नहीं होती है। इसलिए, स्टाफिंग टेबल के अनुमोदन से पहले, विभागों के प्रमुखों, कंपनी प्रबंधन या स्वयं कर्मचारियों के साथ कर्मचारियों के पदों के नामों को स्पष्ट करना आवश्यक है।

आप एकाउंटेंट से कर्मचारियों की कार्मिक संख्या के लिए भी पूछ सकते हैं। यदि लेखांकन स्वचालित है, तो कर्मियों की संख्या कार्यक्रम द्वारा निर्दिष्ट की जाती है, यदि नहीं, तो आपको उन्हें स्वयं असाइन करना होगा, जो उस कर्मचारी से शुरू होता है जो सबसे लंबे समय तक काम करता है और उस व्यक्ति के साथ समाप्त होता है जो संगठन में नवीनतम आया था। किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी के बाद, उसके कार्मिक संख्या को किसी को हस्तांतरित नहीं करना बेहतर है: सभी नंबर अद्वितीय होने दें और केवल एक व्यक्ति को सौंपा जाए जिसने कभी कंपनी में काम किया हो।

जबकि लेखाकार कर्मचारियों का सारांश तैयार कर रहे हैं, आपको कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों और उनके व्यक्तिगत कार्डों की स्थिति की जांच करने की जरूरत है, यदि वे रखे गए थे, और यह भी पता करें कि प्रत्येक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल में कौन से दस्तावेज गायब हैं। प्रत्येक कर्मचारी को उन दस्तावेजों की प्रतियों के बारे में एक मेमो लिखने की आवश्यकता होती है, जिनकी प्रतियों को संप्रेषित करने की आवश्यकता होती है।

चरण 3: कर्मचारी सूची और रोजगार अनुबंधों में जानकारी के अनुपालन की जाँच करें

स्टाफिंग टेबल तैयार होने के बाद, उसमें दी गई जानकारी को रोजगार अनुबंधों के डेटा के साथ सत्यापित करना आवश्यक है। यदि जानकारी भिन्न होती है (आमतौर पर वेतन गलत तरीके से इंगित किया जाता है या बस "कर्मचारियों की सूची के अनुसार वेतन" का संकेत दिया जाता है, जो रूसी संघ के श्रम संहिता का उल्लंघन है और इसमें दंड लग सकता है; अनुबंध पर हस्ताक्षर करने की तारीखें एक पर पड़ती हैं दिन की छुट्टी; नियोक्ता के प्रतिनिधि का हस्ताक्षर प्रतिनिधि के रूप में घोषित व्यक्ति के अनुरूप नहीं है - उदाहरण के लिए, उसके डिप्टी ने सामान्य निदेशक के बजाय हस्ताक्षर किए), तो अनुबंधों को फिर से किया जाना चाहिए। इस मामले में, किसी को इस तथ्य से आगे बढ़ना चाहिए कि एक अनधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित एक समझौता, वास्तव में, एक समझौता नहीं है; दूसरे शब्दों में, कोई लिखित रोजगार अनुबंध नहीं है। इसलिए, इसे जारी किया जाना चाहिए, निश्चित रूप से, वर्तमान (वास्तविक) तिथि। अन्य सभी मामलों में, रोजगार अनुबंध के लिए अतिरिक्त समझौते किए जाते हैं, जो रोजगार अनुबंध को नई शर्तों के साथ पूरक करते हैं या उन शर्तों को स्पष्ट (बदलते) करते हैं जिन्हें गलत तरीके से इंगित किया गया था।

यदि अनुबंध सही ढंग से निष्पादित किया गया है, लेकिन बाद में परिवर्तन किए गए थे (वेतन में वृद्धि, एक कर्मचारी को दूसरी नौकरी में स्थानांतरित करना), तो प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रत्येक मामले के लिए अतिरिक्त समझौते तैयार किए जाने चाहिए। रोजगार अनुबंध और अतिरिक्त समझौते दो प्रतियों में तैयार किए जाते हैं, जिनमें से एक कंपनी के पास रहता है, और दूसरा कर्मचारी को दिया जाता है।

चरण 4: कार्मिक आदेशों के निष्पादन की शुद्धता की जाँच करें

इसके बाद, आपको काम पर रखने, कर्मचारियों को स्थानांतरित करने (यदि कोई हो), आदि (दिनांक, हस्ताक्षर, उनमें निहित जानकारी) के लिए आदेशों के निष्पादन की उपलब्धता और शुद्धता की जांच करने की आवश्यकता है। आदेशों को कर्मचारियों और स्टाफिंग टेबल के साथ संपन्न रोजगार अनुबंध की सामग्री का पालन करना चाहिए। उन्हें न केवल कंपनी के प्रमुख द्वारा, बल्कि स्वयं कर्मचारी द्वारा भी हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। यदि काम करने वाले कर्मचारियों को काम पर रखने या स्थानांतरित करने के लिए कोई आदेश नहीं हैं या उन्हें उल्लंघन के साथ जारी किया गया है, तो उन्हें बहाल किया जाना चाहिए, फिर से किया जाना चाहिए या "अतिरिक्त रूप से हस्ताक्षरित" होना चाहिए। कायदे से, आपके सामने जो हुआ उसके लिए आप ज़िम्मेदार नहीं हैं, लेकिन कर्मचारी को इस तरह के आदेश की एक प्रति की आवश्यकता का अधिकार है, और उसे इसे प्रदान करना होगा।

चरण 5: कार्य पुस्तकों को बनाए रखने की शुद्धता की जाँच करें

कार्य का अगला चरण कार्य पुस्तकों की उपलब्धता की जांच करना है। सभी पंजीकृत कर्मचारियों की पुस्तकें कंपनी में रखी जानी चाहिए। यदि आपको सेवानिवृत्त कर्मचारियों की पुस्तकें मिलती हैं, तो आपको पुस्तकों के मालिकों को एक कार्यपुस्तिका के लिए आने या एक पता देने के अनुरोध के साथ एक वापसी रसीद के साथ एक पंजीकृत पत्र भेजने की आवश्यकता है जहां इसे भेजा जा सकता है। प्रतिक्रिया प्राप्त करने के बाद, कार्यपुस्तिका पंजीकृत पार्सल डाक द्वारा वापसी रसीद के साथ भेजी जानी चाहिए। यदि कोई उत्तर नहीं है, तो बस कार्यपुस्तिका में पत्र प्राप्त होने की सूचना दें। गैर-कार्यरत कर्मचारियों की श्रम पुस्तकों को आवश्यक होने तक बाकी से अलग रखा जाना चाहिए, लेकिन 50 वर्ष से कम नहीं।

यदि कार्यपुस्तिका में रोजगार या स्थानांतरण का कोई रिकॉर्ड नहीं है, तो इसे करने में जल्दबाजी न करें। सबसे पहले, कार्य पुस्तकों को भरने को विनियमित करने वाले दोनों दस्तावेजों को ध्यान से पढ़ें: कार्य पुस्तकों को भरने के लिए निर्देश और कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के लिए नियम, कार्य पुस्तक प्रपत्र तैयार करना और उनके साथ नियोक्ता प्रदान करना। और जब आपको अपने ज्ञान पर भरोसा हो तभी आप कार्यपुस्तिका में प्रविष्टियां करना शुरू कर सकते हैं। याद रखें: गलत तरीके से निष्पादित प्रविष्टि इस तथ्य को जन्म दे सकती है कि कर्मचारी को उस कंपनी में सेवा की लंबाई का श्रेय नहीं दिया जा सकता है जिसमें गलत प्रविष्टि की गई थी।

चरण 6: हम कर्मचारियों की व्यक्तिगत फ़ाइलें या व्यक्तिगत फ़ोल्डर बनाते हैं (यदि उन्हें आपके सामने नहीं रखा गया है)

कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत कार्ड नंबर टी -2 के रूप में जारी करना सुनिश्चित करें। आज, कई कार्यक्रम आपको कंप्यूटर पर फॉर्म नंबर टी -2 भरने और सादे कागज पर प्रिंट करने की अनुमति देते हैं, जिसका उपयोग कुछ कार्मिक अधिकारी करते हैं। हालाँकि, राज्य के अभिलेखागार अभी भी केवल मोटे, "आधा-कार्डबोर्ड" कागज पर व्यक्तिगत कार्ड स्वीकार करते हैं। इसलिए, यदि आपका संगठन राज्य संग्रह के अधिग्रहण का स्रोत है, तो आवश्यक मात्रा में स्टेशनरी स्टोर में फॉर्म नंबर टी -2 खरीदें या उन्हें प्रिंट करने के लिए उपयुक्त पेपर खरीदें।

व्यक्तिगत कार्ड एक कार्मिक अधिकारी द्वारा भरे जाते हैं - ऐसा निर्देश एकीकृत रूपों के उपयोग के निर्देशों में निहित है (रूस की राज्य सांख्यिकी समिति दिनांक 01/05/2004 नंबर 1 का फरमान)।

कर्मचारियों (पासपोर्ट, बीमा प्रमाण पत्र, आदि) से प्राप्त दस्तावेजों की प्रतियां "फाइल" फ़ोल्डरों में रखी जानी चाहिए, जिसके बाद प्रत्येक मामले की एक सूची बनाई जाती है, और आपके व्यक्तिगत फ़ोल्डर बनते हैं। आप उन्हें आदेशों और अनुबंधों की प्रतियां भी संलग्न कर सकते हैं ताकि कर्मचारी के बारे में सभी जानकारी एक ही स्थान पर हो, लेकिन यह आवश्यक नहीं है। कर्मचारियों की तस्वीरों को व्यक्तिगत कार्ड से चिपकाया जा सकता है।

अक्सर, व्यक्तिगत फाइलें फॉर्म नंबर टी -2 के अंदर डाल दी जाती हैं, जो सच नहीं है: व्यक्तिगत कार्ड को अन्य सभी दस्तावेजों से अलग रखा जाना चाहिए।

जैसे ही वे उपलब्ध होते हैं, नए दस्तावेज़ और प्रतियां व्यक्तिगत फ़ोल्डर में जोड़ दी जाती हैं।

चरण 7: आवश्यक लेखा पुस्तकों या पत्रिकाओं को तैयार करें

कार्यपुस्तिका और उसमें डालने की आवाजाही के लिए लेखांकन की पुस्तक और कार्य पुस्तक के रूपों के लिए लेखांकन के लिए आय और व्यय पुस्तक और इसमें सम्मिलित केवल कागज के रूप में रखा जा सकता है। चूंकि ये सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म के लिए लेखांकन की पत्रिकाएं हैं, इसलिए पुस्तक के प्रत्येक पृष्ठ को क्रमांकित किया जाता है, और यह स्वयं संगठन की मुहर के साथ सिला और मुहरबंद होता है।

चरण 8: छुट्टियों को शेड्यूल करें

नए साल से दो हफ्ते पहले, संगठन को छुट्टी कार्यक्रम को मंजूरी देनी होगी। नवंबर में इस पर काम शुरू हो जाना चाहिए। यदि कंपनी छोटी है, तो आप कर्मचारियों से साक्षात्कार कर सकते हैं कि वे छुट्टी पर कब जाना चाहते हैं, यदि यह बड़ी है, तो विभागों के प्रमुखों को एक पत्र भेजकर उनसे अपने विभाग के लिए ऐसी जानकारी प्रदान करने के लिए कहें।

छुट्टियों का समय निर्धारित करते समय, सुनिश्चित करें कि जब एक छोटे विभाग के कर्मचारी छुट्टी पर जाते हैं, तो निर्देश खुला नहीं रहेगा। उदाहरण के लिए, यदि किसी कंपनी में केवल दो बिक्री प्रबंधक हैं, तो उनकी छुट्टियां समय पर नहीं होनी चाहिए, यहां तक ​​​​कि आंशिक रूप से, इसके अलावा, इन छुट्टियों के बीच संयुक्त कार्य की अवधि होनी चाहिए - मामलों को एक प्रबंधक से दूसरे में स्थानांतरित करने के लिए।

यदि आप स्वयं कर्मचारियों से छुट्टी पर जाने के समय के बारे में पूछ रहे हैं और कौन और कब जाता है, इस पर विवाद उत्पन्न होता है, तो इसे स्वयं हल करने का प्रयास न करें - प्रबंधन के ध्यान में जानकारी लाएं और निर्णय के अनुसार एक कार्यक्रम तैयार करें प्रबंधन। यदि आप विभागों के प्रमुखों के माध्यम से जानकारी का अनुरोध कर रहे हैं, तो उन्हें विवादास्पद मुद्दों का समाधान सौंपें। छुट्टियों को शेड्यूल करने के लिए जानकारी एकत्र करने में आमतौर पर एक से तीन सप्ताह लगते हैं।

पंजीकरण के बाद, छुट्टी कार्यक्रम को प्रमुख के अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

छुट्टी शुरू होने से दो हफ्ते पहले, कर्मचारी को इसकी घटना के बारे में सूचित करना और छुट्टी देने का आदेश जारी करना आवश्यक है। प्रबंधक के साथ कर्मचारी के समझौते से छुट्टी का प्रारंभ समय बदला जा सकता है। यदि छुट्टी की शुरुआत के समय कर्मचारी बीमार पड़ जाता है और बीमार छुट्टी प्रदान करता है, तो उसके अनुरोध पर, उसके लिए सुविधाजनक समय पर छुट्टी को स्थगित करना आवश्यक है। ये सभी परिवर्तन अवकाश अनुसूची के संगत कॉलम में किए गए हैं। और यह मत भूलो कि एक कर्मचारी लगातार दो साल तक छुट्टी पर नहीं जा सकता है और कर्मचारी की बर्खास्तगी की स्थिति में अनिवार्य भुगतान छुट्टी को केवल मौद्रिक मुआवजे से बदला जा सकता है।

चरण 9: हम कार्मिक फाइलें बनाते हैं

निम्नलिखित विषयों पर मामले पूरे किए जा सकते हैं:

"कर्मचारियों पर आदेश (काम पर रखने, बर्खास्तगी, स्थानांतरण, बोनस, पदोन्नति, बिना वेतन के छुट्टी, लंबी व्यापारिक यात्राओं और विदेश में व्यापार यात्राएं)" (शेल्फ जीवन - 75 वर्ष);

"कर्मचारियों पर आदेश (नियमित और अध्ययन अवकाश, कर्तव्य, दंड, रूस के भीतर अल्पकालिक व्यापार यात्राएं)" (शेल्फ जीवन - 5 वर्ष);

"रोजगार संपर्क";

"व्यक्तिगत चीज़े";

"व्यक्तिगत कार्ड";

"कंपनी के नियामक दस्तावेज (नियम, निर्देश)";

"सरकारी एजेंसियों और वाणिज्यिक संगठनों के साथ कार्मिक मामलों पर पत्राचार", आदि।

अवकाश कार्यक्रम, कर्तव्य कार्यक्रम, स्टाफिंग कार्यक्रम अधिक आसानी से अलग-अलग मामलों में अलग हो जाते हैं और पतले फ़ोल्डरों में संग्रहीत होते हैं।

कर्मचारियों के नाम, अन्य सभी दस्तावेजों के अनुसार व्यक्तिगत फाइलों और व्यक्तिगत कार्डों को वर्णानुक्रम में संग्रहीत करना अधिक सुविधाजनक है - कालानुक्रमिक क्रम में जैसे ही दस्तावेज़ आता है।

व्यक्तिगत आधार पर आदेशों की दो अवधारण अवधि होती है: 5 और 75 वर्ष, इसलिए उन्हें कम से कम दो मामलों में विभाजित किया जाता है (सभी आदेश जो 5 साल की अवधारण अवधि के साथ सूचीबद्ध नहीं हैं, उनकी अवधारण अवधि 75 वर्ष है)।

यदि कंपनी काफी बड़ी है और एक वर्ष के भीतर एक फ़ाइल में 250 से अधिक शीट बन जाती हैं, तो इसे कई फाइलों या वॉल्यूम में विभाजित किया जाना चाहिए (उदाहरण के लिए: "रोजगार अनुबंध (ए-के)", "रोजगार अनुबंध (एल-जेड)" ; " कर्मियों पर आदेश (नियमित और अध्ययन अवकाश)", "कर्मियों पर आदेश (कर्तव्य, दंड, रूस के भीतर अल्पकालिक व्यापार यात्राएं)")।

मामले बनाते समय, संगठन की गतिविधियों में उत्पन्न मानक प्रबंधन दस्तावेजों की सूची के खंड 7 और 8 का उपयोग करना आवश्यक है, जो अवधारण अवधि को दर्शाता है।

चरण 10: मामलों का नामकरण तैयार करें

मामलों के नामकरण को कार्मिक दस्तावेजों के अनुसार अलग से तैयार किया जा सकता है या संगठन के मामलों के सामान्य नामकरण में शामिल किया जा सकता है।

सामान्य तौर पर, कार्मिक कार्यालय के काम में मामलों को बनाने और एक नामकरण तैयार करने की प्रक्रिया मामलों के गठन और सामान्य कार्यालय के काम में एक नामकरण से अलग नहीं होती है।

और केवल सभी चरणों के बाद, नौकरी के विवरण, कर्मचारियों के नियमों और अन्य वैकल्पिक (रूसी संघ के श्रम संहिता के दृष्टिकोण से अनिवार्य नहीं) स्थानीय नियमों को विकसित करना शुरू करना संभव है।

यू.वी. एरेमीवा,
कार्यालय के प्रमुख, व्यावसायिक सचिवों के क्लब के सदस्य