सक्षम कार्य समय नियोजन के लिए 14 नियम

अक्सर, लोग, विशेष रूप से व्यवसायी, एक मिनट तक के खाली समय की कमी के बारे में शिकायत करते हैं। लेकिन अगर आप इसके बारे में सोचते हैं, तो इस तरह की शिकायत प्राप्त करने का तथ्य यह दर्शाता है कि वे इसके लिए समय निकालने में सक्षम थे। वास्तव में, एक व्यक्ति लगातार व्यस्त होने से बहुत दूर है, और अपने कार्यभार के बारे में उसकी धारणा और एक अतिरिक्त सेकंड भी खोजने में असमर्थता यह बताती है कि उसके विचारों पर कार्य समय की योजना बनाकर कब्जा नहीं किया जाता है। और यह सिर्फ सुंदर शब्दों का एक सेट नहीं है, बल्कि ज्ञान की एक प्रणाली है जो व्यक्तिगत स्तर पर और पूरे उद्यम के पैमाने पर उपयोगी हो सकती है।

यह कोई रहस्य नहीं है कि प्रबंधन कर्मियों के दैनिक कार्य पर वापसी से संगठन की प्रभावशीलता कम से कम प्रभावित नहीं होती है। आधुनिक तकनीकों और काम के तरीकों की कमी, नेता और उनके अधीनस्थों द्वारा व्यक्तिगत कार्य शैली में सुधार करने से इनकार करने से यह तथ्य सामने आता है कि ऐसी टीम के काम को स्थापित करने में कठिनाइयाँ एक स्वयंसिद्ध बन जाती हैं।

एक प्रबंधक सफलता के लिए कितना तैयार है यह निर्धारित करने वाले घटक काफी सरल हैं। ये उनके कौशल, क्षमताएं, पेशेवर ज्ञान और निश्चित रूप से, व्यक्तिगत गुण हैं। फिर भी, किसी को समस्याओं और कठिनाइयों का कारण बनने वाले कारकों के विश्लेषण के साथ-साथ उन्हें दूर करने और किसी के काम की गुणवत्ता में सुधार करने की इच्छा नहीं छोड़नी चाहिए। यहां प्रबंधक द्वारा काम के समय का तर्कसंगत उपयोग, दूसरे शब्दों में, इसकी योजना बचाव के लिए आती है। आखिरकार, इसे दैनिक श्रम प्रक्रिया के दोषों को खत्म करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

कार्य समय नियोजन की प्रभावशीलता उनकी अवधि के आधार पर गतिविधियों के लक्ष्यों पर आधारित होती है: अल्पकालिक और दीर्घकालिक। इस तरह के एक प्रबंधन ढांचे को अतिरिक्त प्रयास की आवश्यकता नहीं होती है, क्योंकि सभी पहचाने गए कार्यों और गतिविधियों को आयोजन प्रक्रिया के दौरान उनकी समय सीमा प्राप्त हो गई है।

नेता द्वारा निर्धारित लक्ष्यों के दो कार्य होते हैं: उनके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक कार्यों को निर्धारित करना और उनके कार्यान्वयन को प्रोत्साहित करना। जब कोई नेता अपने आप को एक स्पष्ट कार्य निर्धारित करता है, तो उसके कार्य उसके कार्यान्वयन में सचेत हो जाते हैं। लक्ष्य-निर्धारण एक प्रकार की प्रेरक शक्ति है जो कर्ता को परिणाम की बहुत उपलब्धि तक ऊर्जा के साथ चार्ज करती है।

कार्य समय संतुलन की योजना यथासंभव प्रभावी होने के लिए, प्रबंधक को "नियोजन अवधि" की रणनीति का सहारा लेने की आवश्यकता है (वे अलग-अलग समय अवधि हो सकती हैं: वर्ष, महीना, सप्ताह, दिन)। विशिष्टता ऐसी प्रत्येक श्रेणी की वैयक्तिकता में निहित है, जिसका तात्पर्य अलग-अलग योजनाओं के निर्माण से है जो संबंधित समय अवधि को दर्शाती हैं।

इस प्रकार, खाली समय की उचित योजना का मुख्य सकारात्मक फोकस समय का लाभ ही है। प्रबंधक वर्णित कार्य लक्ष्यों को प्रभावी ढंग से और फलदायी रूप से प्राप्त करने की क्षमता हासिल करेगा, और साथ ही जितना संभव हो उतना कम समय व्यतीत करेगा। व्यक्तिगत कार्य के संगठन में, नियोजन की भूमिका को कम करना मुश्किल है: आखिरकार, यह लक्ष्यों की पूर्ति के लिए तैयार करने और काम के लिए आवंटित समय की संरचना करने में मदद करता है।

कार्य समय नियोजन के तरीके

परेतो सिद्धांत

विल्फ्रेड पारेतो (1848-1923) ने सिद्धांत तैयार किया कि, एक निश्चित समूह के भीतर, एक निश्चित छोटे हिस्से का उद्देश्य महत्व इस समूह में उसके सापेक्ष वजन से बहुत अधिक होगा। पारेतो ने अपने मॉडल में 80/20 फॉर्मूला का इस्तेमाल किया, जिसे हर जगह लागू किया जाने लगा।

• बेचे गए सामान के 20% से आप 80% लाभ प्राप्त कर सकते हैं।
• शेष वस्तुओं का 80% लाभ का केवल 20% लाएगा।
• 20% गलतियाँ 80% नुकसान का कारण बनती हैं।
• अन्य गलतियों का 80% 20% नुकसान का कारण बनता है।

कार्य समय नियोजन के प्रशंसकों द्वारा इस सिद्धांत को दरकिनार नहीं किया गया है। यदि आप इसे प्रबंधक के काम पर प्रोजेक्ट करते हैं, तो परिणाम इस प्रकार होगा: 80% परिणाम प्राप्त करने के लिए, आपको कार्य समय का केवल 20% खर्च करने की आवश्यकता है। शेष समय बिताया गया कुल परिणाम का केवल 20% लाता है।

श्रम प्रक्रिया की भाषा में, इसका मतलब यह होगा कि आसान और सुखद काम, जिसके लिए न्यूनतम प्रयास की आवश्यकता होती है, लेकिन काम करने का एक अच्छा समय, प्राथमिकता नहीं होनी चाहिए। प्रत्येक कार्य के महत्व को ध्यान में रखते हुए गतिविधियों को प्रारंभ करना आवश्यक है। कार्य योजना के पहले स्थान पर महत्वपूर्ण प्रश्न होने चाहिए।

तर्कसंगत योजना और समय ट्रैकिंग के मामलों में पारेतो सिद्धांत के पूर्ण कार्यान्वयन के लिए, समग्र परिणाम में उनके योगदान के प्रतिशत के लिए सभी कार्यों का विश्लेषण करना और उन्हें एबीसी श्रेणियों द्वारा वितरित करना भी आवश्यक है।

एबीसी योजना

एबीसी विश्लेषण का आधार वह अनुभव है जो दर्शाता है कि अधिक और कम महत्व के मामलों का अनुपात अक्सर लगभग समान होता है। लक्ष्यों की प्राप्ति के संबंध में कार्यों के महत्व को तीन वर्गों में वर्गीकृत करने के लिए अक्षर ए, बी और सी का उपयोग किया जाता है। इस सिद्धांत ने कई प्रबंधकों से अपील की।

आप इस विश्लेषण का उपयोग यह योजना बनाने के लिए भी कर सकते हैं कि आप अपने कार्य समय का उपयोग कैसे करते हैं। मुख्य बात यह याद रखना है कि आपको कार्यों के महत्व के सापेक्ष कार्य समय आवंटित करने की आवश्यकता है, न कि उनकी श्रम तीव्रता और गतिविधि की समग्र योजना में वजन।

एबीसी विश्लेषण तीन स्तंभों पर आधारित अनुभव से आता है।

• श्रेणी ए कार्य (सबसे महत्वपूर्ण) प्रबंधक के कुल कार्यों का 15% प्राप्त करते हैं। नियोजन में अपने कम सापेक्ष भार के बावजूद, वे लक्ष्यों की प्राप्ति में 65% का योगदान करते हैं।
• श्रेणी बी (महत्वपूर्ण) कार्य कुल कार्यों का लगभग 20% बनाते हैं, और उनका महत्व भी 20% अनुमानित है।
• श्रेणी सी के कार्य (सबसे कम महत्वपूर्ण के रूप में): उन्हें कुल आंकड़े का लगभग 65% दिया जाता है, लेकिन उनका महत्व नगण्य है - सापेक्ष वजन का केवल 15%।

तदनुसार, कार्य समय की योजना बनाते समय, एबीसी विश्लेषण श्रेणी ए से कार्यों के प्रारंभिक प्रदर्शन पर केंद्रित है, क्योंकि वे अंतिम कार्य गतिविधि की प्रभावशीलता के शेर के हिस्से को लाते हैं। इसके बाद समूह बी के प्रश्न हैं, जिनके अंतिम परिणाम में योगदान की भी उपेक्षा नहीं की जानी चाहिए। और अंत में, आप पहले से ही तय कर सकते हैं कि श्रेणी सी के शेष कार्यों के साथ क्या करना है: अपने कार्य समय या प्रतिनिधि की योजना बनाने में योगदान दें।

1. चतुर्थांश 1: महत्वपूर्ण और जरूरी

आइजनहावर मैट्रिक्स का दिल वास्तव में पहला चतुर्थांश है, क्योंकि यह मुख्य रहस्य से भरा है - इसे खाली छोड़ दिया गया है। यह इंगित करेगा कि एक व्यक्ति के पास लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रभावी ढंग से कार्य समय की योजना बनाने का कौशल है।

पहले चतुर्थांश का दावा करने वाले मामलों की उपस्थिति ऐसे व्यक्ति के जीवन और कार्य में लगातार काम करने का संकेत देती है। नतीजतन, एक व्यक्ति अपने मामलों और कर्तव्यों के वितरण का आदी नहीं है, बल्कि अंतिम क्षण तक वह जो कुछ भी कर सकता है, उसमें देरी करता है। और, जब समय सीमा समाप्त हो रही है, तो वह काम पर लग जाता है।

बेशक, यदि आप पहले से सब कुछ के बारे में सोचते हैं तो संभावित स्थितियों को रोकना सबसे अच्छा है। आखिरकार, एक प्रसिद्ध सिद्धांत है जिसके अनुसार सभी संभावित परेशानियों को दूर करने की तुलना में परिणामों को खत्म करना हमेशा अधिक कठिन होता है। यदि ऐसे मामले अन्य लोगों द्वारा किए जा सकते हैं, तो उन्हें स्थानांतरित किया जाना चाहिए।

1. चतुर्थांश 2: महत्वपूर्ण और गैर-जरूरी

अपने कार्य समय की योजना बनाने में, आइजनहावर ने दूसरे चतुर्थांश से कार्यों को सबसे महत्वपूर्ण कार्यों के रूप में निर्धारित किया। यदि कर्ता इस चतुर्थांश में रखे गए कार्य को लगातार समयबद्ध तरीके से करता है, तो वह उस पर जितना आवश्यक हो उतना समय व्यतीत कर सकता है। वह उपद्रव, जल्दबाजी और विभिन्न नकारात्मक परिणामों से ग्रस्त नहीं होगा। यह एक डॉक्टर की नियुक्ति के समान ही है: जिस तरह एक निवारक नेत्र विज्ञान परीक्षा अधिक गंभीर दृष्टि समस्याओं को रोकेगी, और रिपोर्ट पर काम करने का सही समय तत्काल रातोंरात प्रसंस्करण से बच जाएगा।

दूसरे चतुर्थांश के ढांचे के भीतर काम करने के समय की योजना और लेखांकन इस तरह से किया जाता है कि कर्मचारी के व्यक्तिगत लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सके।

और यद्यपि काम की तात्कालिकता के रूप में डैमोकल्स की तलवार श्रमिकों पर नहीं लटकती है, जो हमें काम की गुणवत्ता पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देती है, हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि अभी भी समय सीमाएँ हैं, और उनकी निगरानी की आवश्यकता है, क्योंकि दूसरे चतुर्थांश के कार्य को पूरा करने में विफलता स्वतः इसे पहले चतुर्थांश में स्थानांतरित कर देती है। और यह परिणाम व्यक्तिगत समय की योजना बनाने के परिणामों से भरा है।

1. चतुर्थांश 3: अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण नहीं

तीसरे चतुर्थांश से संबंधित मामलों का प्रकार आपको इसकी तात्कालिकता के कारण अधिक महत्वपूर्ण मामलों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति नहीं देता है। और ऐसे मामले पहले चतुर्थांश के मामलों के साथ आसानी से भ्रमित हो जाते हैं। हालांकि, यह जरूरी और महत्वपूर्ण के बीच एक रेखा खींचने के लायक है, क्योंकि ये अवधारणाएं समानार्थी नहीं हैं। इसे निर्धारित करने का एक सरल तरीका है: आपको अपने आप से यह पूछने की ज़रूरत है कि क्या यह या वह कार्य आपको किसी दिए गए लक्ष्य की पूर्ति के करीब लाता है। आमतौर पर तीसरे चतुर्थांश के मामलों को नकारात्मक उत्तर मिलता है।

सबसे अधिक बार, घरेलू मुद्दों को इस चतुर्थांश में लाया जाता है: मौसम के अंत में कपड़ों की सूखी सफाई, एक जरूरी मामले में पड़ोसियों की मदद करना, महत्वहीन बैठकें और बातचीत। एक और उदाहरण है - कंप्यूटर की मरम्मत, लेकिन यहां आपको बेहद सावधान रहना चाहिए: यदि काम के लिए इस उपकरण की आवश्यकता है, तो इसकी मरम्मत सर्वोपरि महत्व का कार्य बन जाएगी (अर्थात, पहला चतुर्थांश), और यदि इसका उपयोग केवल के लिए किया जाता है मनोरंजन, तो इस समस्या का स्थान तीसरे चतुर्थांश में है।

इस चतुर्थांश के मामले न केवल कार्य समय की योजना में फिट होते हैं, बल्कि मुख्य लक्ष्यों से भी विचलित होते हैं और मूल्यवान समय निकालते हैं। यदि संभव हो तो उन्हें अनदेखा करना सबसे अच्छा है। अपने लिए किसी कार्य के महत्व का निर्धारण कैसे करें? बहुत आसान। आपको अपने आप से यह सवाल पूछना चाहिए: "अगर मैं ऐसा नहीं करता तो क्या होगा?"

1. चतुर्थांश 4: महत्वपूर्ण नहीं और अत्यावश्यक नहीं

इस श्रेणी में हमारे रोजमर्रा के जीवन के मामले शामिल हैं जिनका काम से कोई लेना-देना नहीं है: सामाजिक नेटवर्क, फ़ोरम, इंटरनेट पर सर्फिंग, कंप्यूटर गेम, टीवी शो देखना। हां, ऐसी गतिविधि निश्चित रूप से सुखद है, लेकिन यह अनिवार्य नहीं है।

सामान्य तौर पर, यह गतिविधि कार्य दिवस की उत्पादकता को काफी कम कर देती है, आइजनहावर ने इस श्रेणी के मामलों को "व्यक्तिगत समय के भक्षक" कहा।

उदाहरण के लिए, 200 घंटे तक चलने वाली एक श्रृंखला को लें - पुनर्गणना के संदर्भ में, आपको पूरे सप्ताह का व्यर्थ समय मिलता है, जिसका उपयोग बहुत अधिक लाभ के साथ किया जा सकता था।

इसलिए, न केवल काम, बल्कि व्यक्तिगत समय की योजना बनाकर अपने व्यक्तिगत खाने वालों की पहचान करना और उन पर कड़े नियंत्रण के लिए प्रयास करना आवश्यक है।

इस चतुर्थांश में नियमित चीजें भी हैं जो बहुतों के लिए इतनी सुखद नहीं हैं: उदाहरण के लिए, बर्तन धोना, सफाई करना, खाना बनाना। यहां भी, उन लोगों के साथ समझौता करना उचित है जिनके साथ आप एक ही घर में रहते हैं, एक समान भार की योजना बनाने के लिए।

कार्य समय योजना तालिका

यहाँ तालिका के रूप में एक सरल उदाहरण दिया गया है।

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	लेख लेखन	एक विदेशी भाषा से अतिरिक्त सामग्री का अनुवाद और मुख्य पाठ की टाइपिंग	स्रोतों को फ़ुटनोट जारी करना और डैश पर हाइफ़न ठीक करना न भूलें
	संपादक के पास जाओ
	बैठक
बुधवार

यह उदाहरण स्पष्ट रूप से कार्य योजनाओं के निर्माण के सिद्धांत को प्रदर्शित करता है। यदि आवश्यक हो, तो नोट्स के लिए विस्तारित स्थान के साथ टेबल अधिक गहराई की हो सकती हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि किसी व्यक्ति को लागू करने, कहने के लिए किस कार्यक्रम का उपयोग किया जाएगा प्रबंधक/विशेषज्ञ के कार्य समय की योजना बनाना। टेबल -उपकरण सार्वभौमिक है, इसे सादे कागज पर भी खींचा जा सकता है। वास्तव में महत्वपूर्ण यह है कि आप इसे अपने लिए, अपने कार्यों और लक्ष्यों के लिए अनुकूलित करने में सक्षम हों, और यह निर्धारित करें कि इसका उपयोग किस समय अंतराल के लिए किया जाएगा: दिनों, सप्ताहों, महीनों के अनुसार।

वर्किंग टाइम फंड की प्लानिंग कैसी है

योजना का प्रारंभिक चरण प्रणाली के प्रारंभिक मापदंडों का विश्लेषण करना है - कार्य समय निधि (एफडब्ल्यू) और इसके निर्देशों में सुधार के लिए गतिविधि की उपस्थिति। फिर सवालों के जवाब इस प्रकार हैं: इस गतिविधि (विशेषज्ञों, सेवाओं) और इसकी योजना के लिए कौन जिम्मेदार है? काम के घंटों को किस हद तक ध्यान में रखा जाता है? क्या समय व्यतीत करने की निगरानी की जा रही है? क्या FRV भंडार का खुलासा किया गया है? क्या नियोजन स्तर पर कार्य समय के नुकसान को कम करने के उपाय किए गए हैं? इसके लिए कौन से तरीके अपनाए जाते हैं?

अगला चरण पीडीएफ के आवेदन का विश्लेषण है। इसके ढांचे के भीतर, वे श्रमिकों के उत्पादन की गतिशीलता का अध्ययन करते हैं (समय के संदर्भ में - प्रति घंटा, दैनिक, वार्षिक) और इसे प्रभावित करने वाले कारकों की पहचान करते हैं; पीडीएफ की स्थिति का विश्लेषण करें और कुछ प्रकार की अनुपस्थिति को कम करने के लिए अप्रयुक्त अवसरों का निर्धारण करें; वर्किंग टाइम फंड आदि के संचालन पर अवलोकन संबंधी डेटा तैयार करें। वर्किंग टाइम फंड के उपयोग के विश्लेषण के तरीकों के बारे में अधिक जानकारी शैक्षिक और कार्यप्रणाली साहित्य में पाई जा सकती है।

पीडीएफ के विश्लेषण के लिए सूचना आधार काम के घंटों के सांख्यिकीय और समय रिकॉर्ड का डेटा है; प्राथमिक लेखांकन का सारांश (निष्क्रिय समय पर एक पत्रक, ओवरटाइम रोजगार, विवाह के उन्मूलन पर); काम के समय की स्व-तस्वीरें और तस्वीरें; सर्वेक्षण और प्रश्नावली डेटा।

विश्लेषण के दौरान, संपूर्ण पीडीएफ और उसके घटक भागों का उपयोग - उद्यम के विभिन्न स्तरों (संरचनात्मक विभाजन, समग्र रूप से उद्यम, व्यवसायों और समूहों) के ढांचे के भीतर पूरे दिन और अंतर-शिफ्ट फंड है। जांच की। यह दृष्टिकोण "बाधाओं" का पता लगाना संभव बनाता है जिन पर पहले ध्यान दिया जाना चाहिए। विश्लेषण का परिणाम पीडीएफ के उपयोग में सुधार के लिए भंडार का आकलन है और तदनुसार, कार्य समय योजना की दक्षता में वृद्धि करना है।

प्राप्त परिणामों का उपयोग कार्य समय के उपयोगी कोष की योजना बनाने के लिए किया जाता है। इस घटना में एक नियोजित शेष बजट तैयार करना, उद्यम के मानदंडों के साथ इसके घटकों की तुलना करना, साथ ही अनुत्पादक लागतों के लिए कार्य समय की बचत करना शामिल है। कार्य समय के संतुलन को वितरित करने के तरीकों को शैक्षिक सामग्री और मैनुअल में पर्याप्त कवरेज मिला है।

कार्य समय की योजना और विश्लेषण ने बाजार अर्थव्यवस्था में विशिष्ट विशेषताएं हासिल कर ली हैं। उदाहरण के लिए, अनिवार्य प्रशासनिक अवकाश उद्यम के लिए उसकी लागत के संदर्भ में फायदेमंद है। अंशकालिक काम ने अपनी आरक्षित स्थिति खो दी है।

स्थायी पूर्णकालिक कर्मचारियों, अस्थायी कर्मचारियों के लिए एक विभेदित दृष्टिकोण ईसीएफ की योजना में प्रासंगिक हो जाता है; अंशकालिक रोजगार में।

सबसे प्रभावी संगठन और उद्यम में काम के समय की योजना बनाने के उद्देश्य से, विशेष उपाय किए जाते हैं: सामाजिक-आर्थिक, संगठनात्मक और तकनीकी, और चिकित्सीय और रोगनिरोधी। वे विभिन्न संगठनात्मक और तकनीकी योजनाओं, कार्य परिस्थितियों में सुधार के लिए योजना आदि में परिलक्षित होते हैं। बाहरी प्रतिभागियों की भागीदारी पर स्थानीय अधिकारियों के साथ चर्चा की जानी चाहिए और उसके बाद ही गतिविधि योजना में शामिल किया जाना चाहिए। किसी भी घटना को संसाधन-प्रदान किया जाना चाहिए।

अपने काम के समय की सही योजना कैसे बनाएं

नियम 1. एक ही समय पर उठें

किसी भी योजना का यह प्रारंभिक चरण बहुत अनुशासित और स्फूर्तिदायक होता है।

नियम 2। दिन की शुरुआत में सकारात्मक मनोदशा

हर सुबह अपने मूड पर काम करें, क्योंकि यह लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्यों के समाधान को बहुत प्रभावित करता है। ऐसा करने के लिए, आप अपने आप से तीन प्रश्न पूछ सकते हैं:

• "आज" मुझे सफलता के और करीब कैसे लाएगा?
• आज के दिन को ज्यादा से ज्यादा खुशी देने के लिए मुझे क्या करना चाहिए?
• अपने स्वास्थ्य को बनाए रखने के लिए इस दिन क्या करना चाहिए?

इन सवालों के जवाब और सकारात्मक प्रेरणा का निर्माण अक्सर दो मिनट से अधिक नहीं होता है। अपनी मानक सुबह की गतिविधि शुरू करने से पहले उन्हें खुद को दें।

नियम 3

एक सामंजस्यपूर्ण सुबह की कुंजी रात की अच्छी नींद और एक अच्छा नाश्ता है। लेकिन कई लोग समय की कमी के कारण उन्हें दान कर देते हैं। हालांकि, दोनों मिशनों को केवल दैनिक दिनचर्या के नियोजन चरण में प्राथमिकता की आवश्यकता होती है - संक्षेप में, आपको बस अपना समय इस तरह से आवंटित करने की आवश्यकता है कि आप जल्दी सो जाएं।

नियम 4: अपने कार्यदिवस की योजना बनाते समय थकान जैसे कारकों पर विचार करें

बहुत से लोगों को लगता है कि उनकी कार्य उत्पादकता दिन भर साइन लहर की तरह उतार-चढ़ाव करती है। यह दैनिक बायोरिदम पर निर्भर नहीं करता है - चाहे आप "लार्क" हों या "उल्लू"। गतिविधि की आपकी व्यक्तिगत अवधियों में वृद्धि का पता लगाने और गतिविधि नियोजन में इस दैनिक अंतराल के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजों को रखने के लायक है। दोपहर को दैनिक दिनचर्या के काम में समर्पित करना बेहतर है जो विशेष महत्व का नहीं है।

नियम 5. समय पर ब्रेक लें

काम के समय की योजना बनाने के बुनियादी नियमों में से एक छोटा आराम है, क्योंकि यह शरीर को स्वस्थ होने और काम पर ध्यान देने की अनुमति देता है। काम में छोटे ब्रेक लेना सुनिश्चित करें, अवधि और आवृत्ति स्वयं निर्धारित करें। नियमितता याद रखें।

नियम 6

काम में कूदने की कोशिश न करें और जो काम आपने शुरू किया है उसे उसके तार्किक निष्कर्ष पर लाएं। छोटी-छोटी बातों से विचलित न हों, क्योंकि वे काम का समय चुरा लेते हैं। याद रखें कि, हर बार पहले से शुरू किए गए काम पर लौटने पर, आपको पुराने कार्यों को दोहराना होगा, और यह व्यक्तिगत गतिविधि नियोजन के संतुलन को प्रभावित करेगा।

नियम 7

अपने शेड्यूल में सभी बेहिसाब अंतरालों को भरने का प्रयास करें (लाइन में प्रतीक्षा करना, बिना सूचना वाली बैठक) उपयोगी गतिविधियों के साथ। अपने आप से प्रश्न पूछकर इसका सार परिभाषित करें: "अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए मैं इन मिनटों को कैसे भर सकता हूं?"

नियम 8: 70/30 सिद्धांत पर टिके रहें

आपको अपने काम के समय का केवल 70% अपनी डायरी में दर्ज करना होगा। अन्यथा, भले ही आप अपने कार्य दिवस को 100% निर्धारित करते हैं, आपको गारंटी नहीं मिलेगी कि सभी कार्य पूरे हो जाएंगे, और भी अधिक: कई कार्य शेड्यूल के साथ मेल नहीं खाएंगे। इस सिद्धांत के अनुसार कार्य समय की योजना बनाने का उद्देश्य तंत्रिका तंत्र को अतिभार से बचाना, मशीन की तरह महसूस करने और कठोर ढांचे में कैद होने से रोकना है।

नियम 9. शाम को कल के लिए योजना बनाएं

आज के अंत में कल के लिए अपनी योजना बनाएं और इसे एक लिखित सूची के रूप में करें ताकि आप कुछ भी याद न करें। मामलों के महत्व को पहले से स्थापित करना और उन्हें कॉलम में वितरित करना बेहतर है। इससे आवश्यक कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना संभव हो जाएगा, और बल की स्थिति के मामले में कम महत्वपूर्ण लोगों को स्थानांतरित किया जा सकता है।

नियम 10

सभी के लिए एक अपरिवर्तनीय नियम। जितनी बार आप आराम के लिए समय निकाल पाएंगे, आप बाद में उतने ही अधिक उत्पादक होंगे। इस अवधि के दौरान, आप कार्यस्थल पर, घर में, बर्तन धो सकते हैं, पत्रिका या किताब पढ़ सकते हैं, ताजी हवा में सैर कर सकते हैं, दूसरों की मदद कर सकते हैं। यदि आप इसे अनायास नहीं कर सकते हैं, तो उन कार्यों की भी योजना बनाएं।

नियम 11. अपनी क्षमताओं के बारे में यथार्थवादी बनें

अपने आप को भारी मात्रा में काम के साथ अभिभूत न करें, यह विश्वास करते हुए कि आप किसी भी पहाड़ को संभाल सकते हैं। अपनी खुद की ताकत के आकलन के लिए गंभीरता से दृष्टिकोण करें और एक दिन/सप्ताह/महीने में जिस चीज का सामना करने की गारंटी दी जाती है उसे बेहतर तरीके से लें, कार्य समय की ऐसी योजना अधिक प्रभावी होगी।

नियम 12

मेज पर और कार्यालय में वस्तुओं के लिए यह दृष्टिकोण भविष्य में समय बचाने में मदद करता है। इसे नियम बनाओ, किसी चीज़ का उपयोग करने के बाद, उसे वापस वहीं लौटा दो जहाँ तुम ले गए थे। विभिन्न प्रकार की चीजों के लिए विशिष्ट स्थान निर्धारित करें - कागज के लिए एक फ़ोल्डर, एक पेंसिल केस, एक डेस्क दराज या एक चेक बॉक्स।

नियम 13. एक सक्रिय और स्वस्थ जीवन शैली का नेतृत्व करें

ऐसा प्रतीत होता है, कार्यालय के कर्मचारियों को खेल, योग, फिटनेस, उचित पोषण, जिमनास्टिक की आवश्यकता क्यों है? फिर, कि एक स्वस्थ शरीर और कल्याण सकारात्मक ऊर्जा और अत्यधिक उत्पादक कार्य गतिविधि के लिए तत्परता के लिए सबसे अच्छा है, खासकर इसकी गुणवत्ता योजना के बाद।

नियम 14

पेशेवर गतिविधियों की योजना और कार्यान्वयन में स्वयं को व्यवस्थित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपने काम के लिए संतुष्टि और प्यार की भावना का अनुभव करें। इसका लाभ यह है कि प्रेरणा को चिमटे से बाहर नहीं निकालना पड़ता है, यह अपने आप और बड़ी मात्रा में आता है।

मुखिया के कार्य समय की योजना बनाना और व्यवस्थित करना

टिप 1. दिन के लिए योजनाओं की समीक्षा करें

ऐसा करने के लिए, आप एबीसी विश्लेषण या आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग कर सकते हैं। एक कार्य दिवस के लिए दस मिनट की तैयारी भी दिन में दो घंटे तक बचा सकती है। इनका सदुपयोग करें।

टिप 2. समान मामलों के ब्लॉक का गठन

एक लगातार विचलित व्यक्ति को एक केंद्रित और उत्साही व्यक्ति की तुलना में काम करने के लिए काफी अधिक समय की आवश्यकता होती है। यह एक और "रन-अप" और "विसर्जन" की आवश्यकता के कारण है, अर्थात श्रम गतिविधि में वापसी। एक ही प्रकार के कार्यों के ब्लॉक काम के समय को बचाने में मदद करेंगे: गतिविधि योजना के चरण में उन्हें ठीक करना आसान होता है।

टिप 3: काम पर अपने लिए समय निकालें

अक्सर, आगंतुक, अधीनस्थ या ग्राहक फोन पर प्रत्यक्ष कर्तव्यों से विचलित होते हैं। वे सभी वास्तव में महत्वपूर्ण कार्यों के प्रदर्शन में मजबूत हस्तक्षेप पैदा करते हैं, काम के समय के संतुलन को बाधित करते हैं। इस संबंध में, आपके कार्यालय में और फोन पर - पूरे कार्य दिवस में सभी के लिए और सभी के लिए उपलब्ध होना असंभव है। काम के घंटे निर्धारित करने की प्रक्रिया में, उनके शिल्प के स्वामी अपने लिए अंतराल व्यवस्थित करते हैं जब कोई उन्हें परेशान नहीं करेगा। आप उनके उपकरणों का भी उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, आगंतुकों को प्राप्त करने के लिए घंटे निर्धारित करें, एक उत्तर देने वाली मशीन का उपयोग करें।

टिप 4: प्रत्येक कार्य कार्य के लिए सीमित समय निर्धारित करें

एक निश्चित प्रकार के कार्य की अवधि सीधे उपलब्ध समय पर निर्भर करती है। यहां तक ​​​​कि सबसे छोटा कार्य योजना के अधीन है: कार्य को पूरा करने के लिए जितना समय लगता है उतना ही समय देना सीखें। उदाहरण के लिए, व्यापार वार्ता में देरी नहीं होनी चाहिए, आपको जितना संभव हो सके ब्याज के सभी मुद्दों पर चर्चा करनी चाहिए, लेकिन एक घंटे से अधिक नहीं। यह सख्त समय सीमा और विनियमों की मदद से किया जा सकता है। एक सरल नियम द्वारा निर्देशित रहें: "समय पैसा है", उनकी सराहना करें और उन्हें बचाएं।

टिप 5: प्रतिनिधिमंडल का प्रयोग करें

किसी भी समय का सम्मान करने वाले अभिनेता को सभी कार्य अपने आप नहीं करने चाहिए। कार्य समय नियोजन के सिद्धांतों और नियमों में इस दृष्टिकोण का पहले ही वर्णन किया जा चुका है: वह सब कुछ जो अन्य लोगों को सौंपा जा सकता है (65% कार्य जो समय और प्रयास का उपभोग करते हैं, लेकिन महत्वपूर्ण परिणाम नहीं लाते हैं) उन्हें प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए। यह न केवल कर्मचारियों की सहायता पर लागू होता है, बल्कि तृतीय-पक्ष एजेंसियों, संगठनों, परामर्श फर्मों से सहायता के उपयोग पर भी लागू होता है।

टिप 6. बड़े कार्यों को घटकों में तोड़ें

लोग अपने कार्यान्वयन में देरी करने के लिए हर संभव तरीके से बड़े या बड़े कार्यों से बचते हैं, क्योंकि परिणाम उनके लिए बहुत दूर लगता है। यह तथ्य कमजोर व्यक्तिगत समय नियोजन कौशल को इंगित करता है, लेकिन इसे दरकिनार किया जा सकता है। सबसे तेज रिजल्ट देने वाले केस लगभग सभी को पसंद आते हैं। यह अल्बर्ट आइंस्टीन द्वारा लकड़ी काटने के उदाहरण पर देखा गया था। वही दीर्घकालिक लक्ष्यों और बड़ी परियोजनाओं के साथ किया जा सकता है: उन्हें छोटे कार्यों में विभाजित करें, उनकी योजना बनाएं, और फिर उन्हें समय-समय पर व्यवस्थित रूप से पूरा करें (उदाहरण के लिए, दिन में दो घंटे)। एक सप्ताह के बाद, पहला परिणाम दिखाई देगा - परियोजना के पहले भाग का लक्ष्य प्राप्त किया जाएगा (योजना के अनुसार), इससे इस दिशा में काम करना जारी रखने की ताकत और प्रेरणा मिलेगी।

टिप 7. प्राथमिकता वाले कार्यों के लिए व्यक्तिगत समय सीमा निर्धारित करें

जब आप पहले से जानते हैं कि चालू माह के लिए कौन से मामले प्राथमिकता वाले होंगे, तो उन्हें कार्य कैलेंडर में नोट किया जा सकता है और उसी वार्ता/बैठकों के साथ व्यक्तिगत योजना में ध्यान में रखा जा सकता है। इस प्रकार, जब इस तिथि के लिए एक और घटना या कार्रवाई करना आवश्यक हो जाता है, तो यह पहले से ही "बुक" हो जाएगा, जो एक बार फिर आपको कार्य के उद्देश्य महत्व की याद दिलाता है। कार्य गतिविधियों की योजना बनाने के मामले में यह सलाह विशेष महत्व की है।

टिप 8. अपने कार्यक्षेत्र को ठीक से व्यवस्थित करें

सबसे पहले, यह डेस्कटॉप पर ऑर्डर की चिंता करता है। उस पर केवल उन्हीं दस्तावेजों को छोड़ा जाना चाहिए, जिनके बिना श्रेणी ए के कार्यों को करना असंभव है। इस क्रिया की एक मनोवैज्ञानिक पृष्ठभूमि है: मेज पर आदेश विचारों में क्रम में मदद करता है, और अतिरिक्त कागजात में समय लगता है।

टिप 9. कोशिश करें कि दूसरों को आप पर अतिरिक्त जिम्मेदारी न डालने दें

अक्सर नेता रुचि रखते हैं और नई चीजों में लगे रहते हैं, अपनी क्षमता के क्षेत्रों का विस्तार करते हैं। बैठकों में व्यक्तिगत रुचि से बाहर आकर, जिसमें एक कर्मचारी आमतौर पर शामिल नहीं होता है, वह कार्य समूहों में शामिल हो सकता है या अतिरिक्त कार्य प्राप्त कर सकता है जो उसकी योजना में शामिल नहीं हैं और परिणामस्वरूप, मुख्य कार्य और इसकी योजना पर बोझ बन जाते हैं। स्थिति के भीतर उनकी प्रासंगिकता के लिए अपने सभी कार्यों को दोबारा जांचना सबसे अच्छा है, जिससे आपके समय नियोजन कौशल में सुधार होगा।

टिप 10. आकलन करें कि वे कितनी महत्वपूर्ण और जरूरी चीजें हैं जिनमें वे अचानक आपको शामिल करना चाहते हैं।

अप्रत्याशित घटना और अन्य जरूरी मामले किसी भी फर्म या उद्यम के लिए एक सामान्य घटना है, भले ही वे सख्त योजना के ढांचे के भीतर काम करने का प्रयास करते हों। उन्हें हल करने के लिए, सभी उपलब्ध संसाधन जुटाए जाते हैं। यदि आप इस स्थिति में मदद करने के लिए सहमत हैं, तो याद रखें कि यह आपके शेड्यूल में वर्तमान महत्वपूर्ण कार्यों से समय लेगा, इसलिए हमेशा वजन करें कि क्या वे बलिदान के लायक हैं।

युक्ति 11 आवेग पर कार्य न करें - स्मार्ट निर्णय लें

कभी-कभी एक आवेग, एक अनियंत्रित आवेग के परिणामस्वरूप कुछ निर्णय लिए जाते हैं। लेकिन यह अनुसूची में विचलन को भड़काता है और लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए काम के घंटों की प्रभावी योजना में हस्तक्षेप करता है। यदि आप कुछ करने की क्षणिक इच्छा महसूस करते हैं (उदाहरण के लिए, कॉल करें), तो ध्यान से विचार करें और तौलें कि क्या यह वास्तव में वह करने योग्य है जो आपने योजना बनाई है।

टिप 12. अपनी प्राथमिकताएं सही सेट करें

मामलों के एक बड़े प्रवाह में - सम्मेलनों, बैठकों, कॉलों, ग्रंथों में - नेविगेट करना बहुत मुश्किल हो सकता है, और जब आप एक ही बार में सब कुछ लेते हैं या इसे अलग-अलग छोर से भागों में हड़प लेते हैं, तो आपके पास बहुत कम समय होता है। यहां प्राथमिकताओं के मैट्रिक्स के रूप में समय की योजना बनाने के इस तरह के तरीके को याद करना और स्पष्ट रूप से परिभाषित और स्पष्ट रूप से महत्वपूर्ण कार्यों के कार्यान्वयन के साथ गतिविधियों को शुरू करना, धीरे-धीरे कम महत्वपूर्ण लोगों की ओर बढ़ना उपयोगी है।

मुखिया के सचिव के कार्य समय की योजना बनाना

सचिव के व्यक्तिगत कार्य समय की योजना बनाने का मुख्य कर्तव्य और उद्देश्य बॉस को यथासंभव राहत देना और उसे अपना समय आवंटित करने में मदद करना है। श्रम गतिविधि के लिए सभी संभावित घंटों और मिनटों का उपयोग करने की दक्षता बढ़ाने का कार्य है। और इसका मतलब है कि प्रमुख और सचिव की गतिविधियों के कार्य और योजना अन्योन्याश्रित हैं।

सबसे पहले, सचिव संगठनात्मक, प्रारंभिक और प्रबंधकीय प्रकार के कार्यों में मदद करता है, बॉस के लिए रचनात्मकता के लिए जगह खाली करता है। यह अंत करने के लिए, सहायक को उच्च स्तर की दैनिक दिनचर्या, सभी संभावित अवधियों के लिए अपने कार्यों की अनुसूची - दिन / माह / तिमाही जानने की जरूरत है। सचिव के कार्य समय की प्रभावी योजना उसके तत्काल पर्यवेक्षक के कार्यक्रम पर निर्भर करती है, क्योंकि वह सभी बैठकों, वार्ताओं और अन्य मामलों (आगंतुकों का स्वागत, कागजी कार्रवाई) की तैयारी कर रहा है जो बॉस के कार्यक्रम में हैं। नियोजन में एक महत्वपूर्ण भूमिका कार्यों के पदानुक्रम द्वारा उनके मूल्य और महत्व के अनुसार निभाई जाती है।

इसके अलावा, सचिव के कर्तव्यों में अन्य कार्य भी शामिल हैं जो बॉस के दिन के शासन पर निर्भर नहीं करते हैं (और श्रम गतिविधि की योजना में परिलक्षित होता है): यह मेल की जाँच कर रहा है और पत्राचार का जवाब दे रहा है, दस्तावेज़ प्रबंधन, एक नियंत्रण फ़ाइल, आदि सहायक का समय नियोजन कौशल शीर्ष पर होना चाहिए। उनके कार्यक्रम के शुरुआती बिंदु हमेशा दोहराव वाली गतिविधियाँ होती हैं, उदाहरण के लिए:

• सिर का कार्यस्थल तैयार करें;
• अपने स्वयं के कार्यस्थल को साफ करें;
• सभी प्रकार के आने वाले ईमेल को संभालना;
• नियंत्रण फ़ाइल देखें;
• अधिकारियों को मामलों की स्थिति का सारांश प्रदान करें और वर्तमान दिन के कार्यक्रम को स्पष्ट करें।

प्रबंधक के कार्यक्रम के संबंध में कार्य समय नियोजन के एक सरल उदाहरण पर विचार करें। सचिव की कार्रवाई का कार्यक्रम कुछ इस तरह दिखेगा। जब बॉस 11:00 बजे बैठक की योजना बनाता है, तो 10:30 बजे सहायक की योजना उसके संगठन को सभी आगामी कार्यों के साथ चिह्नित करेगी: अनुस्मारक, सामग्री की फोटोकॉपी, सम्मेलन कक्ष की सफाई, लॉगिंग। यदि 14:00 बजे प्रमुख ने कार्यालय के बाहर बातचीत की योजना बनाई, तो सचिव के कार्यक्रम में कार बुलाने और दस्तावेज एकत्र करने पर आइटम शामिल होंगे। इसके अलावा, कार्यों की सूची इंगित करती है कि आपको किससे और किस समय बॉस को टेलीफोन पर बातचीत के लिए कनेक्ट करने की आवश्यकता है, कौन से दस्तावेज़ीकरण को ठीक करने की आवश्यकता है, और खरोंच से क्या भरना है, आदि।

सबसे अच्छा विकल्प बॉस के साथ मिलकर दैनिक गतिविधियों के लिए एक निरंतर समय अंतराल निर्धारित करना है: दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना, आगंतुकों को प्राप्त करना। इससे काम में सुधार होगा और विशेषज्ञ और उसके सहायक दोनों के काम के समय की योजना बनाने में मदद मिलेगी। कार्य शेड्यूल विकसित करते समय, आपको अचानक जरूरी और महत्वपूर्ण असाइनमेंट, फोन कॉल और अन्य आपात स्थितियों के मामले में भी एक अच्छा रिजर्व छोड़ना होगा।

सचिव कार्य दिवस के अंत को आउटगोइंग पत्राचार भेजने के लिए समर्पित करता है, और कल के कार्यक्रमों की भी योजना बनाता है।

जब कार्य दिवस समाप्त हो जाता है, और प्रबंधक कार्यालय में देर से आता है, तो सहायक केवल तभी घर जा सकता है जब उनके बीच उचित समझौता हो और वह बॉस को सभी आवश्यक डेटा प्रदान करता हो।

परिसर छोड़ने से पहले, सचिव सभी दस्तावेजों को हटा देता है, अलमारियाँ, तिजोरियाँ बंद कर देता है, इलेक्ट्रॉनिक उपकरण बंद कर देता है (यह टेलीफोन, मॉडेम, फैक्स पर लागू नहीं होता है), कार्यस्थल को क्रम में रखता है।

प्रबंधक का समय निर्धारण

नियोजन का सार लक्ष्यों के कार्यान्वयन और कार्य समय के नियमन की तैयारी है। प्रबंधक के कार्य समय की योजना बनाने के सिद्धांत श्रम विनियमन के सामान्य सिद्धांतों से बहुत भिन्न नहीं हैं। अपने समय संसाधनों के तर्कसंगत उपयोग में आपके कार्यों, लक्ष्यों, उद्देश्यों और समय के बजट को समझना शामिल है।

किसी विशेषज्ञ के कार्य समय को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया में, व्यापक रूप से ज्ञात नियोजन तकनीकों का उपयोग किया जाता है। प्रबंधक को निम्नलिखित नियमों द्वारा निर्देशित होने की आवश्यकता है:

• दैनिक कार्य योजना का 60% अनुसूचित कार्य के लिए आवंटित किया जाता है;
• 20% समय - अप्रत्याशित कार्यों के लिए;
• अंतिम 20% स्वतःस्फूर्त कार्यों के लिए सबसे अच्छा बचा है।

महत्वपूर्ण अनिश्चितता की स्थितियों में जटिल समस्याओं को हल करने के लिए छोटे उद्यमों में "फ्लैट" संगठनात्मक संरचनाओं का उपयोग किया जाता है। इस तरह के विभाजनों को निम्नलिखित नुकसानों की विशेषता है: प्रबंधकों का अत्यधिक कार्यभार, बड़ी संख्या में लोगों के कार्यों को नियंत्रित करने में कठिनाई, साथ ही साथ डिवीजनों के काम के समन्वय से जुड़ी कठिनाइयाँ।

खर्च किए गए समय (विशेषकर यदि इसे नियोजन चरण में नोट नहीं किया गया है) को अनिवार्य संकेत के साथ दर्ज किया जाना चाहिए कि इसका क्या और कैसे उपयोग किया गया था। यह इस तथ्य में योगदान देता है कि, अपने काम के समय की लागत की पूरी तस्वीर प्राप्त करने के बाद, प्रबंधक भविष्य में अपनी योजना को और अधिक प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने में सक्षम होगा; एक गुणवत्ता योजना विकसित करने के लिए, कार्यों को लघु, मध्यम और दीर्घकालिक में विभाजित किया जाएगा।

योजना के मुख्य सिद्धांतों के रूप में नियमितता, निरंतरता और निरंतरता को स्थान दिया जाना चाहिए। गतिविधि नियोजन के महत्वपूर्ण सिद्धांतों में से एक का पालन करना आवश्यक है - लक्ष्यों की वास्तविकता: जितनी संभव हो उतनी जिम्मेदारियों को पूरा करने के लिए।

प्रबंधक के कार्य समय के तर्कसंगत व्यय के केंद्र में उसकी दीर्घकालिक योजना है। यह एक बहु-वर्षीय प्रणाली है, जिसे ध्यान में रखते हुए वार्षिक और त्रैमासिक योजनाएँ बनाई जाती हैं। उत्तरार्द्ध को वार्षिक के साथ समन्वित किया जा सकता है और मासिक में विभाजित किया जा सकता है। दैनिक और साप्ताहिक योजनाएँ पूरी तरह से उनके अनुरूप होती हैं और साथ ही प्रबंधक के कार्य समय के उपयोग को सबसे सटीक रूप से दर्शाती हैं। एक दिन के स्तर पर कार्य गतिविधियों की योजना बनाना प्रबंधक की कार्य गतिविधियों की समग्र योजना में एक महत्वपूर्ण कदम है, यह स्थिति के आधार पर निरंतर निगरानी और समायोजन के अधीन है।