»बैठक के मिनट कैसे बनते हैं

बैठक के कार्यवृत्त कैसे तैयार किए जाते हैं

स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना अधिकांश संगठनों में बैठकें आयोजित की जाती हैं। उन पर, कर्मचारी और प्रबंधक वर्तमान मुद्दों पर सूचनाओं का आदान-प्रदान करते हैं, परिचालन निर्णय लेते हैं। इस तरह के आयोजन को अधिकतम दक्षता के साथ आयोजित करने के लिए बैठक के कार्यवृत्त रखे जाते हैं। इस दस्तावेज़ में एक सूचनात्मक और प्रशासनिक कार्य दोनों हैं: यह उठाए गए मुद्दों और किए गए निर्णयों के बारे में जानकारी दर्ज करता है।

बैठक की प्रगति को रिकॉर्ड करना संगठन के प्रमुख के सचिव की जिम्मेदारी है। यह कार्य किसी अन्य कर्मचारी द्वारा किया जा सकता है।

बैठक शुरू होने से पहले, सचिव को आमंत्रितों की एक सूची और प्रश्नों की एक सांकेतिक सूची दी जाती है। प्रतिभागी सार प्रस्तुत करते हैं। यह प्रोटोकॉल के अंतिम संस्करण को संकलित करने के काम में तेजी लाने के लिए एक दस्तावेज़ टेम्पलेट तैयार करने में मदद करता है। यदि कई प्रतिभागी हैं, तो पंजीकरण पत्रक रखना उचित है, जहां पूरा नाम इंगित किया जाएगा। जो लोग सामने आए हैं। बैठक शुरू होने के बाद सचिव उपस्थित लोगों की अंतिम सूची तय करेंगे।

घटना के दौरान बैठक के सचिव द्वारा जानकारी दर्ज की जाती है। लॉगिंग की सटीकता में सुधार करने के लिए, डिक्टाफोन रिकॉर्डिंग का उपयोग किया जाता है। सभी शब्द एक डिजिटल माध्यम पर रिकॉर्ड किए जाते हैं, और फिर दस्तावेज़ के अंतिम निष्पादन के दौरान पुन: प्रस्तुत किए जाते हैं।

यदि बड़ी संख्या में प्रतिभागियों के साथ एक बड़ी बैठक आयोजित की जाती है, तो 2 सचिव पंचर का नेतृत्व करते हैं। प्रोटोकॉल पर एक साथ दो विशेषज्ञों के काम से बैठक में देरी होने पर प्रक्रिया को गति देने में मदद मिलेगी।

दस्तावेज़ में अलग-अलग टिप्पणियां, टिप्पणियां, टिप्पणियां, बैठकों के विषयों से संबंधित मुद्दों की चर्चा नहीं होती है। प्रोटोकॉल रिपोर्ट, प्रश्नों और प्रस्तावों के सामान्य अर्थ को ठीक करता है। निर्णय और निर्देश जो प्रमुख व्यक्तिगत कलाकारों को देते हैं, उन्हें सटीक रूप से दर्ज किया जाता है।

टिप्पणी! रिपोर्ट और प्रश्नों को शब्द दर शब्द लिखने की आवश्यकता नहीं है।

यदि प्रबंधक को सटीक जानकारी की आवश्यकता है, तो उसे जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित एक रिपोर्ट की आवश्यकता होगी। बैठकों में, समग्र रूप से मामलों की स्थिति पर बातचीत की जाती है, इसलिए विस्तृत रिकॉर्ड की कोई आवश्यकता नहीं है। नतीजतन, प्रोटोकॉल बैठक के पाठ्यक्रम को सारांशित करता है: चर्चा किए गए विषय, उठाए गए मुद्दे और किए गए निर्णय।

कुछ मामलों में, संगठन के नेताओं को प्रत्येक वाक्यांश के शब्दशः निर्धारण की आवश्यकता होती है। यह आधुनिक कंपनियों में बैठकों के लिए विशिष्ट है, जहां इस तरह के आयोजनों में बड़ी संख्या में परिचालन संबंधी मुद्दों का समाधान किया जाता है।

पंजीकरण

अक्सर आप इस तथ्य के संदर्भ पा सकते हैं कि प्रोटोकॉल को विशेष रूपों पर रखा जाना चाहिए। ऐसा तब होता है जब सरकारी विभागों में ऐसी बैठकें होती हैं, उदाहरण के लिए, नगरपालिका सरकारों में।

सामान्य संगठनों में, लॉगिंग के लिए विशेष रूप शायद ही कभी पेश किए जाते हैं।अपवाद विशेष प्रकार की बैठकें हैं, उदाहरण के लिए, एक संयुक्त स्टॉक कंपनी के निदेशक मंडल का कार्य।

बैठक के कार्यवृत्त में निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:

1. अनिवार्य विवरण:

• तिथि और संख्या;
• कंपनी का नाम;
• घटना को इंगित करने वाले दस्तावेज़ का प्रकार;
• बैठक का स्थान।

साथ ही, प्रत्येक शीट को क्रमांकित किया जाता है ताकि आप मीटिंग की प्रगति को सटीक रूप से ट्रैक कर सकें;

1. उपस्थित लोगों और उनकी भूमिकाओं की सूची। पूरा नाम बताना जरूरी है। और मिनट लेने वाले विशेषज्ञ की स्थिति, बैठक का प्रमुख, मॉडरेटर और बैठक में अन्य प्रतिभागी। इसके बजाय, एक टर्नआउट शीट का उपयोग किया जा सकता है, जहां आने वाले कर्मचारी हस्ताक्षर करते हैं;
2. यदि घटना में अन्य संगठनों का प्रतिनिधित्व करने वाले व्यक्ति थे, तो उन्हें "आमंत्रित" नोट के साथ इंगित किया जाता है;
3. प्रोटोकॉल के मुख्य भाग में लगातार 3 ब्लॉक होते हैं:

• सुना। पूरा नाम दर्शाया गया है। और वक्ता की स्थिति, भाषण का मुख्य विषय, भाषण के विवरण का सारांश;
• भाषण दिया। पूरा नाम तय है। और भाषण के सार पर प्रश्न पूछने या टिप्पणी करने वाले व्यक्ति की स्थिति;
• तय। रिपोर्ट के परिणाम के आधार पर, नेता निर्देश देता है या एक संकल्प लागू करता है। निर्णय सचिव द्वारा विस्तार से दर्ज किया जाता है, क्योंकि यह कर्मचारियों के लिए बाध्यकारी है। कार्यों को पूरा करने की समय सीमा इंगित की गई है।

टिप्पणी! यदि निर्णय पर मतदान किया जाता है, तो "के लिए", "विरुद्ध" और मतों की संख्या को बिना नाम बताए दर्ज किया जाना चाहिए।

1. प्रोटोकॉल के अंत में सचिव और बैठक के प्रमुख के हस्ताक्षर होते हैं। मुद्रण की आवश्यकता नहीं है।

दस्तावेज़ का अंतिम संस्करण बैठक के कुछ समय बाद तैयार किया जाता है। जानकारी की मात्रा के आधार पर इसमें कई घंटे या कई दिन लग सकते हैं। फिर इसे उस प्रमुख के हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किया जाता है जिसने घटना का नेतृत्व किया।

उसके बाद, प्रोटोकॉल इच्छुक पार्टियों को भेजा जाता है, या विशिष्ट कलाकारों के निर्देशों के साथ आधिकारिक निष्कर्ष निकाले जाते हैं।

परिचालन बैठक के कार्यवृत्त

परिचालन बैठक में कई विशेषताएं हैं:

• होल्डिंग की एक स्पष्ट आवृत्ति (उदाहरण के लिए, एक निश्चित समय पर सप्ताह में एक बार);
• प्रतिभागियों की स्थिर रचना;
• लगभग अपरिवर्तित विषय और प्रश्न;
• कुछ समय।

ये विशेषताएँ परिचालन बैठक के कार्यवृत्त की तैयारी पर अपनी छाप छोड़ती हैं। सचिव काम के एल्गोरिथ्म को पहले से जानता है, जिन मुद्दों पर चर्चा की जाएगी। यह आपको अंतिम दस्तावेज़ पर काम में तेजी लाने की अनुमति देता है, इसे पहले से तैयार करने के लिए।

बैठक के कार्यवृत्त को शीघ्रता से तैयार किया जाता है ताकि दस्तावेज़ तुरंत प्रमुख को हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किया जा सके।

भंडारण

मिनटों के भंडारण पर निर्णय लेते समय, सचिव को संगठन के आंतरिक दस्तावेजों का अध्ययन करना चाहिए।

इस प्रकार, निदेशक मंडल की बैठक या संयुक्त स्टॉक कंपनी के शेयरधारकों की सामान्य बैठक के कार्यवृत्त स्थायी रूप से रखे जाने चाहिए। दस्तावेज़ संगठन के स्थायी निकाय के स्थान पर स्थित हैं। यह प्रक्रिया फेडरल कमीशन फॉर सिक्योरिटीज मार्केट नंबर 03-33/पीएस दिनांक 16.07.2003 के संकल्प में स्थापित की गई है, जिसमें संयुक्त स्टॉक कंपनियों में कुछ दस्तावेजों के भंडारण के नियमों और शर्तों को नियंत्रित करने वाले मानदंड शामिल हैं।

आमतौर पर विभिन्न बैठकों के कार्यवृत्त 3 या 5 वर्षों के लिए रखे जाते हैं, जिसके बाद उन्हें निर्देशों के अनुसार संग्रहीत और नष्ट कर दिया जाता है।

बैठक के कार्यवृत्त अनावश्यक नौकरशाही का तत्व नहीं हैं। यह बैठक के प्रतिभागियों को एजेंडा को न भूलने और प्रमुख के निर्देशों को समय पर पूरा करने में मदद करता है। आज, ऐसे दस्तावेजों की तेजी से तैयारी और वितरण के लिए इलेक्ट्रॉनिक संसाधन हैं। इसलिए, सचिव सभी इच्छुक पार्टियों को प्रोटोकॉल के तैयार संस्करण को जल्दी और आसानी से पेश कर सकता है।

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