Règles de tenue des feuilles de temps. Tenue correcte des feuilles de temps

Dans cet article vous trouverez :

• Description détaillée de la façon de remplir une feuille de temps
• Exemple de feuille de temps

La tenue d'une feuille de temps relève de la responsabilité de l'employeur, établie à l'article 91 du Code du travail de la Fédération de Russie. La feuille de temps T 12 doit être conservée pour chaque salarié indiquant le temps effectivement travaillé. Pour cette utilisation :

• feuille de temps T 12 ;
• feuille de temps T 13.

Vous pouvez utiliser des formulaires unifiés approuvés par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1, ou des formulaires développés indépendamment.

A quoi sert le bulletin de notes ?

Une feuille de temps est nécessaire pour :

• prendre en compte quotidiennement la manière dont les salariés utilisent leur temps de travail, s'ils respectent l'horaire de travail établi ;
• recevoir des données sur les heures travaillées ;
• calculer le salaire ;
• compiler des rapports statistiques sur le travail pour les autorités statistiques.

Deux façons de conserver une feuille de temps

Les feuilles de temps et les calculs de salaires peuvent être gérés en utilisant l'une des deux méthodes suivantes :

1) méthode d'enregistrement continu des présences et des absences du travail. Il est utilisé pour l'enregistrement cumulé du temps de travail, lorsque le nombre d'heures travaillées varie.

2) une méthode d'enregistrement des écarts (non-présentation, retard, heures supplémentaires, etc.). Cette méthode est utilisée lorsque la durée de la journée de travail (poste) est constante.

Exemples de feuilles de temps

Le bulletin de notes est établi en un seul exemplaire. A la fin du mois, le bulletin de notes complété doit être signé par les chefs des divisions structurelles et le collaborateur RH. Le document est ensuite transmis au service comptable pour le calcul de la paie.

En règle générale, des feuilles de temps sont tenues pour les salariés de chaque unité structurelle. Dans votre travail, vous pouvez utiliser à la fois la feuille de temps T 12 et la feuille de temps T 13. La feuille de temps T 13 est utilisée pour le traitement automatisé de la comptabilité des données.

Qui tient la feuille de temps

Le remplissage de la feuille de temps est généralement confié à une personne autorisée. Il établit un bulletin de notes en un seul exemplaire, le remet au chef de l'unité structurelle, un responsable des ressources humaines, et le soumet au service comptable. Sur la base des données des feuilles de temps, les salaires des employés sont calculés et payés.

Le plus souvent, la responsabilité de la tenue des feuilles de temps est confiée à un spécialiste des ressources humaines, un comptable ou des chefs de divisions structurelles en plus de leurs fonctions principales.

Quelles désignations sont utilisées pour remplir la feuille de temps ?

Lorsque vous remplissez la feuille de temps, vous pouvez utiliser à la fois des codes alphabétiques et numériques, dont la liste est indiquée sur la page de titre du formulaire unifié n° T-12, approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004. N°1.

Les désignations suivantes sont le plus souvent utilisées dans la feuille de temps :

Je travaille de jour ;

B – week-ends et jours fériés chômés ;

N – travail de nuit ;

PB – travail le week-end ;

C – heures supplémentaires ;

B – congé de maladie (période d’incapacité temporaire de travail) ;

K – voyage d'affaires ;

OT – congé annuel payé de base ;

OZ – congé sans solde ;

U – congé d'études.

Le code d'absence pour motif figurant sur le bulletin est marqué de la lettre code « NN » (défaut de comparution pour motif inconnu) ou du code numérique « 30 ».

Les symboles généralement acceptés pour indiquer une période (par exemple, les pauses pour nourrir un enfant prévues sur la base de la partie 4 de l'article 258 du Code du travail de la Fédération de Russie) peuvent ne pas suffire. Dans ce cas, l'organisation a le droit d'émettre un arrêté pour introduire un symbole supplémentaire avec un code alphabétique ou numérique (Procédure pour l'utilisation de formes unifiées de documentation comptable primaire, approuvée par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 24 mars 1999 n°20).

Comment conserver les feuilles de temps sans erreurs

Remplir la feuille de temps semble facile, mais dans la pratique, les erreurs suivantes se produisent :

• seuls le nom et les initiales du salarié sont indiqués sans indiquer le poste ;
• un jour férié chômé est marqué comme jour ouvrable ;
• un jour précédant les vacances, les horaires de travail sont réduits de 1 heure par exemple au lieu de 7 heures 8.

Vous pouvez télécharger et également remplir gratuitement le formulaire unifié T-12 sans erreur dans le service de comptabilité en ligne « Mon entreprise », après vous être préalablement inscrit au service via . Tous les formulaires présentés dans le service sont régulièrement mis à jour et répondent à toutes les exigences légales.

Comment conserver une feuille de temps pour un travailleur à temps partiel

Le temps effectivement travaillé par le travailleur à temps partiel est noté sur la feuille de temps. Sa durée (en heures et minutes) est indiquée en dernière ligne (colonnes 4 et 6) du formulaire n° T-12 ou aux lignes 2 et 4 (colonne 4) du formulaire n° T-13. Si le salarié est un travailleur interne à temps partiel, le temps travaillé est reflété pour chaque poste séparément.

Comment marquer un déplacement professionnel sur une feuille de temps

La feuille de temps n° T-12 est conservée pour les salariés détachés. Les jours de déplacement professionnel sont marqués de la lettre code « K » ou du chiffre « 06 ». Les heures de travail lors d'un voyage d'affaires ne sont pas notées.

En pratique, les règles de tenue d'un document tel qu'une feuille de temps soulèvent un grand nombre de questions chez de nombreux spécialistes. Des difficultés pour préparer ce document surviennent souvent, notamment lorsqu'il s'agit de travailleurs à temps partiel, de salariés mineurs, etc.

Chaque entreprise doit tenir un registre des heures de travail. Ces responsabilités peuvent être confiées à un responsable du personnel, un gestionnaire, un comptable, etc. L'inscription s'effectue à l'aide d'un formulaire spécial agréé par Rosstat. Il s’agit du formulaire 0504421 ou simplement d’une feuille de temps, nécessaire pour enregistrer la présence ou l’absence du salarié au travail.

Une feuille de temps (formulaire 0504421) est requise pour les éléments suivants :

1. Contrôle des horaires de travail dans toute l'entreprise ou dans un service distinct.
2. Comptabilisation des journées de travail des salariés, ainsi que des arrêts maladie, déplacements professionnels, vacances, etc.
3. Enregistrement de l'absentéisme.
4. Saisir des informations sur les nouveaux subordonnés dans la feuille de temps.

Chaque employé de l'entreprise reçoit son propre code unique, qui permet de remplir une feuille de temps. Ce numéro ne change pas même en cas de mutation interne d'un salarié.

Formulaire de bulletin

Il existe deux formes de feuilles comptables : T-12 et T-13. En outre, la loi n'interdit pas l'utilisation par la direction de l'entreprise de documents élaborés par elle-même. Deux types de feuilles de temps sont conçus pour des besoins différents :

1. T-12. Il est rempli manuellement par le responsable du personnel. Aujourd'hui, ils sont utilisés beaucoup plus souvent.
2. T-13. Ce formulaire documentaire est destiné uniquement au traitement automatisé des données. Toutes les informations sont saisies à l'aide d'un ordinateur, après quoi le bulletin doit être imprimé et signé.

Aide : si le manager souhaite utiliser ses propres formulaires, il peut prendre comme exemple les formulaires standards.

Règles de remplissage

En sachant remplir correctement un document, il est très simple de minimiser le nombre d'erreurs commises. Un exemple de formulaire est disponible sur Internet. Les règles de tenue des feuilles de temps sont les suivantes :

1. La personne qui remplit le document doit indiquer exactement combien de jours et d'heures le subordonné a travaillé.
2. Les informations sur la feuille de temps sont saisies exclusivement par une personne autorisée.
3. Une fois les formulaires remplis, ils sont signés par le gestionnaire et le responsable du personnel.
4. Ensuite, toutes les feuilles de temps signées sont transférées au service comptable.

Cet ordre n'est jamais violé. Les instructions pour remplir le document sont les suivantes :

1. La personne dont l'autorité inclut le remplissage de ce document doit indiquer le nom de l'entreprise, le numéro de feuille de temps, les délais comptables, etc.
2. Ensuite, la section n°1 est établie.

Dans cette section, le responsable du personnel doit remplir les champs appropriés et indiquer les codes que le service comptable utilisera ultérieurement pour calculer les salaires. La section n°2 y sera également remplie.

Quant aux codes, les plus courants sont :

• « I » et « 01 » – travaillez selon l'horaire habituel ;
• « C » et « 05 » – traitement ;
• « P » et « 14 » – congé de maternité, etc.

Les jours de congé peuvent être indiqués sur la feuille de temps de deux manières, selon le motif pour lequel ils sont accordés. Exemple : si le jour de congé a été perçu en supplément et n'est pas payé, alors « B » est indiqué, et s'il s'agit d'un jour de congé payé, alors « OB ».

Le travail les jours fériés est également enregistré différemment. Exemple : lorsqu'un subordonné reçoit un paiement pour son travail un jour férié, « RV » est utilisé. Mais s'il prend un jour de congé supplémentaire pour ce quart de travail, le responsable du personnel lui donne « NV ».

Dans de nombreuses entreprises, il arrive souvent que les informations contenues dans la feuille de temps soient erronées. Disons qu'un employé est tombé malade et ne l'a pas signalé, mais que le responsable du personnel a indiqué que la raison de son absence est inconnue. Après récupération, la personne apporte le droit, mais la feuille de temps a déjà été établie et remise au salarié pour paiement. Ce qu'il faut faire?

Le spécialiste doit alors utiliser une feuille de temps corrective. Il est généralement délivré après la fin de la période de facturation. Les informations correctes sont saisies dans le document et une note de la personne qui le remplit est également jointe. La note indique les raisons pour lesquelles la feuille de temps initiale a été mal remplie.

Il n’existe pas de formulaire spécial pour le document, il peut donc être rédigé sur papier à en-tête de l’organisation. Typiquement, le document à remplir est de deux types :

1. Complètement identique à la forme originale. La fiche de rapport correctif duplique toutes les informations du premier document, sauf bien entendu les informations erronées.
2. Contient uniquement des corrections. Ce type de document est moins courant, mais il n'est pas interdit par la loi.

Sur la base du bulletin correctif, le service comptable procédera au recalcul nécessaire des paiements.

Délais

Quant aux périodes de facturation, les jeunes professionnels doivent savoir qu'une telle période est toujours d'un mois calendaire. Vous ne pouvez pas remplir un bulletin scolaire pendant un trimestre ou un an. Et à la fin de chaque mois de travail, le salarié habilité est tenu d'établir des documents pour chaque salarié et de les remettre à la personne qui signe la feuille de temps.

Il n’y a eu aucun changement à cet égard ni en 2015 ni en 2016. Si l’employeur apporte des changements, les collaborateurs RH seront les premiers informés.

Responsabilité

La bonne réalisation de la feuille de temps relève de la responsabilité de la personne habilitée à le faire. Cependant, les inspecteurs enregistrent souvent divers types d'infractions :

• divergence dans les informations concernant les revenus d’une personne ;
• utilisation incorrecte des codes ;
• calcul incorrect des indemnités basées sur les congés de maladie.

Pour ces erreurs, le fonctionnaire peut être poursuivi administrativement, ce qui implique une amende pouvant aller jusqu'à 5 000 roubles. Mais si l'entreprise ne délivre pas du tout de document sur le temps de travail, le dirigeant peut être condamné à une amende de 50 000 roubles.

Fonctionnalités de remplissage

Les chronométreurs doivent souvent prendre des notes sur le document indiquant un écart par rapport au mode de fonctionnement standard. Il est important de rappeler que cela ne peut se faire que sur la base de justificatifs (certificat médical, etc.).

Mais le plus souvent, des difficultés de préparation des documents surviennent si un subordonné part en voyage d'affaires. Afin d'éviter les erreurs, les agents du personnel doivent connaître certaines nuances :

1. Le salarié est en déplacement professionnel les jours fériés et les week-ends, ce qui lui permet d'être payé le double. "KM" est saisi.
2. Le subordonné est en vacances. Cela signifie que « OT » est placé dans les cellules vides correspondant aux week-ends. S'il y a des jours fériés chômés, ils doivent être exclus.
3. Un nouvel employé apparaît. Par conséquent, dans toutes les cellules vides pour les dates précédant son emploi, vous devez mettre « XX ». Ces symboles doivent être utilisés lorsque l'employé est déjà parti et que le bulletin mensuel n'est pas encore fermé.

Avant de commencer à tenir les feuilles de temps des employés, vous devez lire les instructions pertinentes et connaître toutes les nuances de l'enregistrement. Après tout, les erreurs commises dans ce cas affectent tout d'abord les salaires du personnel, le nombre d'absentéisme et la durée des vacances. Tous les documents fournis par les employés doivent être vérifiés très attentivement.

Attention! En raison des récentes évolutions de la législation, les informations légales contenues dans cet article peuvent être obsolètes !

Notre avocat peut vous conseiller gratuitement – ​​écrivez votre question dans le formulaire ci-dessous :

Toute entreprise verse des salaires basés sur les heures ou les jours réellement travaillés. Ces données pour la comptabilité et le paiement des salaires en fonction du temps travaillé nécessitent un formulaire spécial pour la comptabilité primaire. Ce formulaire est considéré comme une feuille de temps.

Vous trouverez ci-dessous des informations sur ce document, ses instructions de réalisation en fonction des heures de travail travaillées dans l'entreprise.

Pourquoi ce document est-il nécessaire et pourquoi doit-il être rédigé ?

Il faut commencer par le fait qu'une feuille de temps est un document que tout employeur ou son mandataire dans l'entreprise est tenu de conserver, quel que soit le nombre d'employés et la forme de propriété dans le tableau des effectifs.

Si ce document n'est pas présent dans l'entreprise, cela entraînera une responsabilité de la direction sous forme d'amendes lors de l'inspection par l'autorité de protection du travail.

Dans le cas où les salaires occupent une place très importante dans les coûts d'une entreprise, les documents lors d'un contrôle fiscal peuvent donner lieu à une hypothèse concernant l'accumulation infondée du salaire et son exclusion de la liste des dépenses de l'entreprise. Dans ce cas, des conséquences désagréables se produiront.

Formulaires T-12 et T-13 : règles et étapes de remplissage

La feuille comptable est tenue chaque jour ouvrable du mois, et le dernier jour, un rapport est établi sur le nombre total de jours/heures travaillés. Le document complété est envoyé au service comptable.

Donnons un exemple d'instructions pour remplir une feuille de temps et calculer le salaire, en utilisant comme base les formulaires T-12 et T-13. Ils ne sont pas significativement différents.

• En haut, vous devez indiquer le nom de l'organisation conformément aux documents constitutifs et le nom de l'unité structurelle, le cas échéant.
• Les cellules « date d'établissement » (dernier jour du mois ouvré) et « numéro de document » sont renseignées.
• La « période de déclaration » indique l'intervalle de temps à partir duquel le salaire est calculé selon le plan.
• La première colonne de la feuille de temps indique le numéro de série des employés.
• Les colonnes 2-3 sont remplies sur la base des cartes personnelles des salariés conformément au formulaire T-2, établi sur la base d'un arrêté d'admission dans l'entreprise.
• Les colonnes 4 et 6 sont destinées aux codes de coût du temps de travail et aux informations sur le nombre d'heures travaillées au cours du mois dernier.
• Les colonnes 5 et 7 sont destinées à marquer les résultats intermédiaires pour deux moitiés du mois.
• Les colonnes 8 à 17 sont remplies à la fin du mois de déclaration.
• Le décompte final des jours n'inclut pas les jours d'absence du salarié (arrêts maladie, déplacements professionnels, absentéisme, week-end).
• Les colonnes 14 et 16 sont remplies avec le nombre de jours et d'heures.
• 15 – code motif d’absence du travail
• 17 – le nombre total de jours fériés et de jours de congé des employés pour le mois de référence.

Le document est signé par un employé du service RH, de l'unité structurelle, du directeur ou de toute personne autorisée par lui.

Établir des feuilles de temps pour le travail posté et autres nuances

Selon l'article 91 du Code du travail de la Fédération de Russie l'employeur doit tenir un registre du temps réellement travaillé par chaque employé. Les heures de travail sont rémunérées en fonction de l'emplacement physique sur le lieu de travail. Ils sont calculés en enregistrant les présences et les absences au travail.

Le travail posté est une condition de la convention collective et doit être documenté. Le travail posté peut être effectué exclusivement selon l'horaire posté conformément à l'article 103 du Code du travail de la Fédération de Russie. Il prend en compte les heures de travail quotidiennes et la fréquence des quarts de travail. L'horaire de travail dans ce cas agit comme un acte réglementaire local indépendant.

Pour approuver le travail de nuit, il est nécessaire que le travail soit inclus dans la liste déterminée par le contrat ou l'acte de l'employeur en vertu de l'article 97 du Code du travail de la Fédération de Russie.

En pratique, l'horaire de travail quotidien du « mode horaire » est le plus souvent utilisé. En mode feuille de temps, les équipes travaillées par mois sont prises en compte et sa durée doit être la même sur toute la période. Le travail effectué au-delà de la durée ne peut être compensé par une absence au travail un autre jour ou par un congé.

Si les conditions de l'entreprise ne permettent pas le respect des conditions de travail conformément à l'article 94 du Code du travail de la Fédération de Russie, elles introduisent un enregistrement résumé du temps de travail. Le travail posté peut être combiné avec l’introduction du suivi du temps. La procédure d'introduction de la comptabilité sommaire dans une entreprise est régie exclusivement par le règlement intérieur du travail. L'article 104 du Code du travail de la Fédération de Russie exige seulement de ne pas dépasser le nombre nominal d'unités de travail par mois.

La vidéo suivante décrit en détail la procédure de tenue des feuilles de temps :

Sanctions en cas de mauvais remplissage de la feuille de temps

Au cours des contrôles fiscaux et financiers, les auditeurs peuvent constater les types d'infractions suivants lors du remplissage de la feuille comptable :

• les données salariales ne correspondent pas à celles indiquées dans les documents de reporting primaires et les feuilles de temps ;
• les données salariales ne correspondent pas à celles indiquées dans les documents de paiement et de règlement et les feuilles de temps ;
• l'utilisation de codes et de désignations est incorrecte ;
• les heures supplémentaires ou les heures supplémentaires ne sont pas prises en compte ;
• calcul du montant des prestations sur un certificat d'invalidité temporaire.

Les violations peuvent entraîner des sanctions imposées au comptable ou à l'employeur. jusqu'à 5000 roubles. Le défaut de présentation d'un bulletin de notes ou son absence sur le lieu de travail lors d'un audit par les auditeurs peut entraîner des sanctions administratives conformément à l'article 5.27 et l'imposition de sanctions au chef d'unité d'un montant jusqu'à 50 000 roubles.

Pour enregistrer et la présence des employés d'une organisation ou d'un entrepreneur à la production, une feuille de temps de travail sous le formulaire T-13 est utilisée quotidiennement et, en cas d'absence, la raison est établie, qui est également reflétée dans le document. Utilisé par les collaborateurs RH ou comptables sur la base des données de présence des salariés soumises par le manager. Vous trouverez ci-dessous les formulaires à télécharger.

La feuille de temps est l'un des principaux documents sur la base desquels sont constitués les salaires des salariés, notamment ceux pour lesquels ils sont calculés pour les heures effectivement travaillées. Le document enregistre des informations sur la présence des employés à la production, les déplacements professionnels, les vacances, les arrêts de maladie, y compris le fait d'absence du travail et d'absentéisme.

Une bonne feuille de temps doit être établie et soumise au service comptable 2 fois par mois, une pour la première quinzaine du mois pour calculer l'avance, et l'autre pour calculer l'essentiel. Tout le monde ne fait pas cela, mais il y a quand même des subtilités dans le calcul d'une avance, même si la partie salariale du salaire est calculée en fonction du temps réellement travaillé.

Modèle de feuille de temps de travail à télécharger dans Excel

Remplir le formulaire

La feuille de temps est tenue par une personne habilitée et soumise au service comptable. Il existe deux manières de le remplir :

• Option n°1 – Le relevé est rempli quotidiennement, toutes les présences et absences des salariés y sont notées.
• Option n°2 – Seuls les écarts par rapport à la norme sont renseignés, c'est-à-dire Seuls les non-présentations, retards, etc. sont enregistrés.

Tableau des codes de base pour remplir le formulaire de feuille de temps de travail

Événement	Code de lettre	Code numérique
Présence des employés à la production, journée de travail	je	01
Week-ends et jours fériés, si l'horaire est 5/2, alors c'est généralement le samedi et le dimanche, l'horaire est flexible, puis conforme à l'horaire	DANS	26
Congés payés annuels	DEPUIS	09
Congé maternité	R.	14
Congé accordé à un salarié pour s'occuper d'un enfant de moins de 3 ans	liquide de refroidissement	15
Vacances à vos frais, sans salaire	AVANT	16
Voyage d'affaires	À	06
Les absences dont les circonstances n'ont pas été établies sont marquées jusqu'à éclaircissement.	N.N.	30
Congé de maladie	B	19

Principaux codes des salaires

• L'année 2000 est fixée en cas de paiement des salaires et indemnités de déplacement.
• 2012 – lors du paiement de l'indemnité de vacances.
• 2030 – indemnités de maladie.

Formulaire de feuille de temps T-13, remplissage d'un échantillon

Vous n’aurez pas de difficultés particulières à remplir la feuille de temps, c’est très simple, il vous suffit de connaître les codes et les données du salarié. Cela se fait comme dans l'exemple qui a été rempli selon l'option n°1. L'option n°2 sera écrite de la même manière, seuls les codes de présence ne seront pas saisis, il y aura à la place des cellules vides, des week-ends et des écarts. sera renseigné, ainsi que le temps travaillé.

Dans la colonne 1, le numéro de série du dossier est inscrit et dans la colonne 2, le nom complet de l'employé et son poste.

Dans la colonne 3, le matricule est inscrit.

Dans la colonne 4, les données sont saisies par mois, en utilisant les codes lettres de chaque employé. Pour ce faire, une lettre code est placée dans la cellule supérieure, et dans la cellule inférieure le temps travaillé, avec un horaire 5/2, ce sera une journée de travail de 8 heures. Le calcul est effectué pour la première moitié du mois et pour la seconde, les données sont enregistrées dans la colonne 5 et les dernières - dans la colonne 6.

Les colonnes 7 à 9 sont nécessaires pour saisir les données sur la base desquelles les salaires sont correctement calculés.

Dans la colonne 7, le code de paiement est inscrit, dans la colonne 8 - le compte comptable sur lequel les coûts salariaux sont reflétés, dans ce cas le compte 44 est indiqué, mais il peut y avoir d'autres comptes, selon le système de répartition des coûts.

Dans les colonnes 10 à 13, les données sur les absences des employés sont saisies.

Situations inhabituelles possibles lors du remplissage du formulaire

Maladie pendant les vacances

Si un salarié a été malade pendant la période de congé annuel comptable et a pris un congé de maladie, il est alors nécessaire d'inscrire sur le bulletin (B) les jours indiqués au lieu de vacances (OT), et les vacances sont prolongées pour la durée de le congé de maladie.

Si un salarié ne revient pas de vacances mais tombe malade, alors les jours de son absence il est temporairement marqué (NN), et sur présentation des justificatifs il passe en (B).

Enregistrement des jours fériés pendant les vacances d'un salarié

Si un employé prend des vacances et que pendant cette période il y a des jours fériés conformément au calendrier de production, il est alors nécessaire d'inscrire (B) le jour férié. Disons que si un employé est en vacances du 10 juin au 17 juin et que le 12 juin est un jour férié, remplacez le code (OT) par (B) ce jour-là. Un tel jour ne sera pas inclus dans la période de congés payés.

Partir sans payer

Toute entreprise qui emploie du personnel salarié doit prendre en compte le temps travaillé par les salariés. Sur cette base, le service comptable calcule le salaire et les avantages sociaux dus. Le temps travaillé est reflété dans un document spécial - une feuille de temps. Nous vous dirons quelles sont les nuances concernant son entretien et comment le remplir correctement.

Une feuille de temps est l'un des types de documents comptables principaux qui enregistrent :

• le type de temps consacré à l'exécution des fonctions professionnelles que l'employé travaille ;
• sa durée (en heures et jours).

Fonctions de feuille de temps :

• une note sur l'emploi effectif du salarié pour chaque type de temps de travail ;
• contrôle du personnel;
• paiement adéquat des salaires et de certains avantages sociaux ;
• preuves dans des conflits de travail pertinents ;
• calcul du traitement;
• le fondement de la légalité du licenciement pour absentéisme ;
• justification fiscale des charges salariales ;
• base pour l’établissement des rapports destinés aux autorités de régulation.

Une SARL ou un entrepreneur individuel peut-il fonctionner sans feuille de temps ?

La loi oblige les employeurs à tenir une telle feuille de temps, quelle que soit la forme juridique de leur organisation. Si une entreprise emploie des salariés, ils doivent percevoir un salaire sur lequel les impôts sont déduits du budget. Pour vérifier la validité des calculs de salaire, l'administration fiscale se renseignera sur la présence de ce document et son contenu.

Si une SARL ou un entrepreneur individuel a des employés et que la feuille de temps n'est pas remplie ou contient des erreurs, le bureau des impôts peut reconnaître les coûts de leurs salaires comme étant documentés comme injustifiés. Cela signifie que ces dépenses de l’employeur ne réduiront pas l’assiette de l’impôt sur le revenu.

Important! Un employeur qui ne prend pas la peine de suivre les heures de travail ou de tenir des feuilles de temps comportant des violations s'expose à des sanctions de la part des autorités de contrôle. Le directeur peut être condamné à une amende de 1 000 à 5 000 roubles et les organisations peuvent être condamnées à une amende allant jusqu'à 50 000 roubles. (Article 52.7 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Comment est calculé le temps de travail d'un salarié ?

Le temps de travail est la période du jour ou de la nuit pendant laquelle un salarié est obligé d'exercer ses fonctions professionnelles ou le temps équivalent en termes de rémunération. La durée de cette période (jour ouvrable ou poste) et la régularité de sa répétition (routine ou horaire) doivent être fixées dans le contrat de travail comme conditions de travail.

La feuille de temps indique différents types de temps associés aux fonctions de travail :

• jour;
• nuit;
• les week-ends et jours fériés ;
• au fil du temps;
• montre;
• formation avancée en dehors de la production;
• congés payés;
• congé de maladie;
• absentéisme forcé;
• grève;
• simples, etc

Principes de tenue des feuilles de temps

Le chronométreur est tenu de respecter les règles légalement adoptées, ainsi que les réglementations inscrites dans le règlement intérieur de l'entreprise :

1. Ce document peut être conservé pour chaque division séparément ou pour l'ensemble de l'organisation.
2. La feuille de temps comprend le nombre d'heures travaillées par le salarié pour chaque type de temps de travail selon le code attribué.
3. Outre la durée de l'emploi, est également noté le nombre d'heures pendant lesquelles le salarié n'a pas effectué de travail, alors qu'il était censé le faire (absentéisme, grèves, temps d'arrêt).
4. Les employés sont inclus dans la feuille de temps ou exclus de celle-ci après avoir rempli les documents personnels appropriés - un ordre d'embauche ou de licenciement, un contrat de travail.
5. Lorsqu'un nouveau salarié est inscrit sur la feuille de temps, il reçoit un numéro personnel, qui est unique et deviendra son code dans la documentation du personnel. Le numéro sera valable pendant toute la durée de votre travail pour cet employeur. Un changement de poste ne modifie pas le matricule. Après le licenciement, le même numéro ne doit être attribué à personne pendant 3 ans.
6. Il est strictement interdit de remplir la feuille de temps à l'avance - l'heure est reflétée dans le document. a fonctionné en fait.

Est-il légal d'utiliser des systèmes de surveillance électronique ?

De nombreuses organisations, en particulier les plus grandes, utilisent des systèmes électroniques pour surveiller et/ou surveiller les employés afin de faciliter la comptabilité du travail du personnel. Diverses fonctions de ces systèmes permettent d'enregistrer l'heure d'arrivée et de départ des salariés, certains - leurs déplacements sur le territoire, parfois - leurs activités sur le lieu de travail.

La base d'enregistrement de la présence d'un salarié au travail peut être son enregistrement selon différents indicateurs prévus par l'un ou l'autre système de comptabilité et de contrôle :

• présentation de cartes d'accès électroniques;
• lecture d'empreintes digitales;
• scan rétinien;
• enregistrement vidéo à l'aide de caméras, etc.

Selon le système de contrôle choisi, les données reçues sont enregistrées sous une forme ou une autre. De nombreux systèmes électroniques permettent d'envoyer des rapports à la base de données de l'organisation sous une forme unifiée, générant la même feuille de temps. Il est donc tout à fait acceptable de les utiliser : une telle comptabilité, par rapport au remplissage « manuel » des feuilles de temps, est dite automatisée.

Vimania! Pour que l'utilisation de systèmes automatisés devienne légale, l'organisation doit établir ce point dans les documents comptables - avec les salariés et dans le règlement intérieur.

À quelle fréquence et qui remplit la feuille de temps ?

La feuille de temps est remplie par un employé spécial - un « chronométreur », qui peut être un employé de l'un des services :

• Départements des ressources humaines;
• comptabilité;
• chef d'une unité structurelle;
• directeur;
• toute personne désignée par arrêté de la gérance.

Au début de chaque mois de travail, une nouvelle feuille de temps est ouverte, et à la fin du mois elle doit être clôturée. Parfois, les résultats intermédiaires sont résumés au milieu du mois.

Une fois remplie, la feuille de temps doit être signée par la personne responsable et le chef du service concerné, puis transférée au service comptable (paragraphe 2 de la section 2 des instructions approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004).

Téléchargez le formulaire et l'exemple de remplissage du bulletin scolaire

Remplir une feuille de temps

Des formulaires spéciaux ont été développés pour conserver cet important document. Il n'est pas nécessaire de les utiliser spécifiquement : l'employeur a le droit de développer ses propres échantillons ou de refaire des standards « pour lui-même » (lettre de Rostrud du 14 février 2013 n° PG/1487-61). L'essentiel est que le bulletin élaboré contienne les informations obligatoires prévues par la loi fédérale n° 402.

La feuille de temps pour 2018, comme auparavant, peut être conservée sur l'un des deux types de formulaires standards :

• formulaire T-12 - il prend en compte non seulement le temps travaillé et/ou manqué, mais paie également un salaire (les données sont saisies sur la base d'un contrôle « manuel ») ;
• Le formulaire T-13 est plus courant, il est utilisé pour la comptabilisation pure du temps de travail d'un employé et d'autres documents sont fournis pour le calcul des salaires (ce formulaire peut également être utilisé avec des systèmes comptables automatisés, mais des signatures personnelles sur les versions imprimées sont requises) .

Comment remplir un bulletin de notes sur le formulaire T-13

Le programme de comptabilité 1C gère le remplissage automatisé du formulaire T-13. Cela ressemble à un tableau développé. Le remplissage de la feuille de temps s'effectue en un seul exemplaire.

Il n'est pas nécessaire de remplir à chaque fois les informations requises séparément, puisqu'elles ne changent pas, elles peuvent être fixées à l'avance dans le « corps » de la feuille de temps :

• nom complet de l'entreprise ;
• nom de l'unité structurelle (s'il y en a plusieurs dans l'organisation).

La personne responsable saisit les informations suivantes dans les colonnes de la feuille de temps :

• Colonne 1 – numéro de série, les lignes sont numérotées pour plus de commodité ;
• Colonne 2 – noms complets des employés selon les cartes personnelles conservées pour le personnel et titre du poste selon la documentation du personnel ;
• 3 colonnes – matricules attribués aux salariés.

Attention! Il est nécessaire de décider comment saisir les informations dans la feuille de temps : en enregistrant complètement la présence et l'absence sur le lieu de travail, ou en ne notant que les écarts par rapport à l'horaire.

Les colonnes suivantes sont chacune divisées en 2 parties : une pour la désignation du code alphabétique ou numérique, et la seconde pour le nombre d'heures travaillées.

Ils sont remplis comme suit :

• Colonne 4 - divisée en cellules indiquant chaque jour du mois, dans lesquelles vous devez noter la présence ou l'absence et les heures occupées par le travail (se compose de 2 blocs de 15 jours) ;
• Colonne 5 – calcul du temps travaillé en jours au milieu et à la fin du mois ;
• Colonne 6 – décompte des jours ouvrables pour le mois ;
• la colonne 7 contient le code de salaire ;
• colonne 8 – code comptable ;
• colonne 9 – combien de jours doivent être payés selon les codes indiqués dans les colonnes 8 et 9 (ils peuvent être laissés vides si un seul code pour tous les salariés est enregistré dans l'en-tête) ;
• colonnes 10, 12 – code alphabétique ou numérique du motif de l'absence du travail ;
• colonnes 11, 13 – le nombre d'heures ou de jours manqués pour la raison indiquée.

En bas du tableau, le chef de service met ses visas, si la feuille de temps est divisée en services comptables, et toujours l'employé responsable qui a rempli la feuille de temps (responsable RH, comptable, etc.). Une transcription de la signature et la date d’approbation doivent être présentes.

Codes de base pour remplir la feuille de temps

Le code rubrique dans la feuille de temps a une double forme : un code alphabétique et un codage numérique.

	Type d'heures de travail	Désignation par lettre	Codage numérique
1	Présence selon l'horaire standard	je	01
2	Travailler après les heures	N	02
3	Travailler le week-end et les jours fériés	PR	03
4	Au fil du temps	C	05
5	Séjourner en voyage d'affaires	À	06
6	Congé annuel	DEPUIS	09
7	Congé supplémentaire	DO	10
8	Congé d'études	U	11
9	Horaires de travail réduits pour une formation sur le terrain	UV	12
10	Congé administratif d'études	DU	13
11	Congé de maladie pour grossesse et accouchement (congé de maternité)	R.	14
12	Congé pour garde d'enfant jusqu'à 3 ans	liquide de refroidissement	15
13	Congé sans solde avec autorisation de la direction	AVANT	16
14	Congé administratif prévu par la loi	once	17
15	Invalidité temporaire rémunérée	B	19
16	Invalidité non rémunérée	T	20
17	Horaires de travail réduits pour certaines catégories de salariés	Ligue des champions	21
18	Absence du travail en raison de fonctions publiques	g	23
19	Absentéisme	ETC	24
20	Journée de travail « courte » annoncée par l’employeur	N.-É.	25
21	Fin de semaine	DANS	26
22	Absence pour motif non précisé	N.N.	30
23	Temps d'arrêt dû à la faute de l'entreprise	PR	31
24	Temps d'arrêt dû à la faute d'un employé	Vice-président	33

Comment remplir une feuille de temps dans des situations spécifiques

Certaines nuances du temps de travail nécessitent une réflexion adéquate dans la feuille de temps et certaines actions des personnes responsables. Avant d'être inscrits au bulletin, de tels événements doivent être justifiés dans d'autres documents officiels correspondant à la situation - arrêté, acte, arrêt maladie, etc.

Voyons exactement comment vous devez marquer les heures et les jours de travail dans une feuille de temps dans des situations qui peuvent très bien se produire dans n'importe quelle organisation.

L'employé ne se présente pas au travail

Lorsqu’un employé ne se présente pas au travail sans prévenir, la raison de son absence n’est pas immédiatement claire. Dans ce cas, le supérieur immédiat doit agir conformément à la réglementation - remettre une note à la direction supérieure et établir un procès-verbal d'absence signé par deux témoins.

Comment marquer cette situation sur la feuille de temps ? Alors qu'on ne sait pas pour quelle raison le salarié a manqué plus de 4 heures de la journée de travail, le code NN (défaut de comparution pour raison inconnue) est indiqué sur la feuille de temps.

Attention! Après que le salarié se soit fait connaître et ait rédigé une note explicative précisant les motifs de son absence, la note deviendra celle appropriée. Si les explications sont jugées insatisfaisantes ou n’ont pas été fournies, l’absentéisme est noté sur le bulletin. Que peut faire un employé ?

Les vacances sont tombées pendant les vacances

Si un vacancier a des jours pendant sa période de repos qui n'étaient pas travaillés pour d'autres salariés en raison de jours fériés, le chronométreur inscrit la lettre B (« Jour de congé ») dans les cellules appropriées. Ces jours ne sont pas inclus dans votre temps de vacances. Les week-ends réguliers (et non les jours fériés) sont marqués des lettres OT (« Vacances »), car ils sont comptés dans le nombre de jours de vacances.

Un employé est tombé malade pendant ses vacances

Le Code du travail permet de prolonger les vacances pour la période d'incapacité forcée de travail, ou de transférer ces jours à un autre moment. C'est pourquoi il est important d'indiquer avec précision sur la feuille de temps combien de jours le salarié a été malade pendant ses vacances. Bien entendu, la maladie doit être documentée sur un morceau de papier.

Le chronométreur compte combien de jours l'employé s'est reposé sainement et les marque avec le code OT (« Vacances »). Ensuite, les dates pour lesquelles le congé de maladie a été délivré sont marquées « B » en conséquence. Si le congé après maladie s'est poursuivi, ces jours sont à nouveau marqués « OT », ainsi que la durée pour laquelle il a été prolongé ou transféré en indemnité de maladie.

Le voyage d'affaires est tombé un week-end

Si un salarié est obligé de passer le week-end en déplacement professionnel, cela crée des difficultés au niveau des feuilles de temps. Lors du remplissage d'une feuille de temps, les dates de travail forcé tombant le week-end sont désignées non pas par la lettre B (« Week-end »), mais par le code K (« Voyage d'affaires »), que le voyageur d'affaires soit ou non occupé à ce moment-là. jour ou était en vacances.