วิธีการเก็บบันทึกบุคลากรในองค์กร การบัญชีบุคลากรและการบำรุงรักษาที่เหมาะสมที่องค์กร

การบัญชีบุคลากร พร้อมกับการบัญชีและการบัญชีภาษี ช่วยให้คุณสามารถสะท้อนข้อมูลที่เชื่อถือได้ซึ่งจำเป็นสำหรับการทำงานเต็มรูปแบบของบริษัท คุณสมบัติของบัญชีประเภทนี้รวมถึงเอกสารหลักที่เกี่ยวข้องจะกล่าวถึงในบทความของเรา

การเก็บรักษาบันทึกบุคลากร

ทำ บันทึกบุคลากรเกี่ยวข้องกับการดำเนินการเอกสารจำนวนมากซึ่งจะสะท้อนถึงข้อมูลแยกกันสำหรับพนักงานแต่ละคนและโดยทั่วไปสำหรับทั้งบริษัทตลอดจนการสร้างกฎเกณฑ์ที่ควบคุมขั้นตอนสำหรับกิจกรรมแรงงาน

ทำ บันทึกบุคลากรหมายถึงการกำหนดจำนวนพนักงานซึ่งเป็นไปได้เฉพาะกับการติดตามการเคลื่อนไหวทั้งหมดที่มีคุณภาพสูงเท่านั้น งานหลัก บันทึกบุคลากรคือการจัดทำเอกสารหลักฐานการเคลื่อนไหวเฉพาะของพนักงาน ตั้งแต่การว่าจ้าง การโยกย้ายไปยังตำแหน่งอื่น การขึ้นทะเบียนลางาน และการสิ้นสุดการเลิกจ้าง

แน่นอน, การบัญชีบุคลากรสามารถบำรุงรักษาด้วยตนเองอย่างไรก็ตาม บันทึกบุคลากรโดยใช้ซอฟต์แวร์ช่วยลดเวลาในการจัดเตรียมเอกสาร โดยเฉพาะในกรณีที่บริษัทมีพนักงานจำนวนมาก

ประวัติทรัพยากรบุคคล

เอกสาร บันทึกบุคลากรสามารถเป็นได้ทั้งแบบบังคับ การรวบรวมซึ่งจัดทำโดยประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย และไม่บังคับ

ไปยังเอกสารที่จำเป็น บันทึกบุคลากรเกี่ยวข้อง:

• ใบสั่งจ้างงาน (T-1);
• สัญญากับพนักงาน (TD-1);
• หนังสืองาน (พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225“ เกี่ยวกับหนังสืองาน”);

เกี่ยวกับคุณสมบัติของการออกแบบสมุดงาน ดูวัสดุ .

• บัตรประจำตัวพนักงาน (T-2);
• เอกสารการโอน (T-5);
• ออกคำสั่ง (T-6);
• ตารางวันหยุด (T-7);
• การจัดหาพนักงาน (T-3);
• ใบบันทึกเวลา (T-12);
• คำสั่งเลิกจ้าง (T-8)

เอกสารบุคลากรส่วนใหญ่มีแบบฟอร์มรวมกัน เอกสารบางอย่างที่นายจ้างควรจัดทำขึ้นเอง:

• ข้อตกลงร่วมกัน;
• กฎระเบียบภายใน
• ระเบียบค่าจ้าง;
• ข้อบังคับเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน
• ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองแรงงาน
• บทบัญญัติโบนัส;

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารบุคลากร โปรดดูเอกสารประกอบ .

สิ่งสำคัญ!ตามศิลปะ. 8 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียบทบัญญัติที่จัดตั้งขึ้นโดยองค์กรที่ละเมิดสิทธิของพนักงานไม่สามารถใช้เพื่อควบคุมแรงงานสัมพันธ์ได้

เอกสารทางบัญชีทั้งหมดที่จัดทำโดยบุคลากรบุคลากรได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร หลังจากนั้นพนักงานต้องทำความคุ้นเคยกับพวกเขาและลงลายมือชื่อ

ควรสังเกตว่าในบางสถานการณ์ สามารถหลีกเลี่ยงการจัดเตรียมเอกสารบุคลากรได้ ตัวอย่างเช่น ไม่จำเป็นต้องร่างรายละเอียดงานหากสัญญาจ้างได้กำหนดไว้สำหรับการทำงานของพนักงาน เช่นเดียวกับข้อค่าจ้างซึ่งเป็นทางเลือกหากสัญญาระบุรายได้ในอนาคตของพนักงาน

การมีอยู่ของเอกสารนี้หรือเอกสารนั้นในบันทึกบุคลากรนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของงานของพนักงานแต่ละคนและของบริษัทโดยรวม หากบริษัทจัดหางานเป็นกะ ก็ควรจัดทำตารางกะขึ้น เมื่อปฏิบัติหน้าที่ด้านแรงงานในสถานที่ที่มีความปลอดภัยสูงควรมีการเขียนข้อความเกี่ยวกับการรักษาความลับทางการค้าไว้ในสัญญารวมทั้งควรมีการร่างบทบัญญัติที่เหมาะสมซึ่งจะกำหนดขั้นตอนการเข้าถึงความลับความรับผิดชอบในการเปิดเผยข้อมูล ตลอดจนเงื่อนไขการยกเลิกการเข้าถึงดังกล่าว จำเป็นต้องทำสัญญากับพนักงานด้วยความรับผิดโดยสมบูรณ์หากเขาเกี่ยวข้องกับสินค้าหรือวัตถุที่มีค่า

ความรับผิดชอบในการกระทำความผิดในการดำเนินการบันทึกบุคลากร

หน่วยงานกำกับดูแลหลักที่รับผิดชอบการดำเนินการที่ถูกต้องของ บันทึกบุคลากรเป็นสำนักงานตรวจแรงงานของรัฐ ได้รับการออกแบบมาเพื่อควบคุมการปฏิบัติงานของบุคลากรและถ้า การบัญชีบุคลากรจะดำเนินการกับการละเมิดเพื่อนำไปสู่ความรับผิดชอบในการบริหารสำหรับการละเมิดกฎหมายแรงงาน

ความรับผิดชอบประเภทต่อไปนี้มีความโดดเด่น (มาตรา 419 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย):

• การบริหาร - ค่าปรับสำหรับเจ้าหน้าที่และ บริษัท นั้นสะท้อนให้เห็นในศิลปะ 5.7, 5.27-5.34, 5.39 แห่งประมวลกฎหมายปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย ความรับผิดชอบในการบริหารมักเกิดขึ้นในกรณีที่ไม่มีเอกสารบุคลากรที่จำเป็นหรือการไม่ส่งตามคำขอของพนักงานหรือองค์กร

ตัวอย่าง:Ivanov I.A. ตัดสินใจกู้เงิน ในการทำเช่นนี้ เขาต้องมีสำเนาสมุดงานและใบรับรอง 2-NDFL นายจ้างปฏิเสธที่จะออกสำเนาสมุดงาน ลูกจ้างมีสิทธิรายงานการกระทำที่ผิดกฎหมายของนายจ้างต่อสำนักงานตรวจแรงงานซึ่งจะทำให้บริษัทต้องรับผิดชอบ (เจ้าหน้าที่) ตามมาตรา 5.39 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซียจำนวน 1,000 ถึง 3,000 รูเบิล

• กฎหมายแพ่ง - การลงโทษจัดทำโดย Art 15, 151 และตอน 59 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

ตัวอย่าง:Petrov S.F. ได้รับบาดเจ็บในที่ทำงาน สอดคล้องกับศิลปะ 1,085 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย นายจ้างมีหน้าที่ต้องชดเชยค่าจ้างที่เสียไประหว่างการรักษาตัวของพนักงานตลอดจนค่ารักษาพยาบาลและการกู้คืนของเขา

• ความรับผิดทางอาญา - ศิลปะ 143 ศิลปะ. 145, ศิลปะ. 145.1 ศิลปะ 146-147 ศิลปะ. 215-217 แห่งประมวลกฎหมายอาญาของสหพันธรัฐรัสเซีย

นอกจากนี้หน่วยงานภาษีอาจร้องขอเอกสารการบริการบุคคลในกรณีที่ไม่สามารถส่งได้ความรับผิดเกิดขึ้นภายใต้ศิลปะ 126 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

ผล

ถูกต้องและทันท่วงที การบัญชีบุคลากรช่วยให้ผู้บริหารทำให้บริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในปัจจุบัน มีเครื่องมือซอฟต์แวร์มากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเวลาในการรวบรวมเอกสารของบุคลากรและบรรลุความถูกต้องในการรายงานข้อมูล บุคลากรการบัญชี.

การบัญชีสำหรับค่าจ้างในสถานประกอบการและประเด็นสำคัญอื่น ๆ เป็นไปตามเอกสารหลัก หากระเบียน HR จัดส่งได้ไม่ดี จะส่งผลต่องานของทุกแผนกในบริษัท

ความแตกต่างทั้งหมดของการบำรุงรักษาและเอกสารที่จำเป็นจะกล่าวถึงในบทความนี้

ทำไมจึงจำเป็น?

ในองค์กรใด ๆ ก็ตาม มีข้อผูกพันที่จะต้องเก็บบันทึกดังกล่าว ช่วยจัดทำเอกสารความเคลื่อนไหวของบุคลากรทุกคน ในการดำเนินการดังกล่าว จำเป็นต้องทราบเอกสารข้อบังคับเกี่ยวกับแรงงาน นอกจากนี้ คุณต้องเชี่ยวชาญในทักษะการดำเนินการ

การบัญชีประเภทนี้ออกแบบมาเพื่อ:

• แจกจ่ายคนในกระบวนการทำงานอย่างถูกต้อง
• มองหาเงินสำรองที่ไม่ได้ใช้
• ระบุและขจัดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรอย่างทันท่วงที

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการนี้ได้จากวิดีโอต่อไปนี้:

วิธีจัดระเบียบตั้งแต่เริ่มต้น: คำแนะนำทีละขั้นตอน

ก่อนที่พนักงานของแผนกบุคคลมักจะมีงานยากในการจัดระเบียบงานสำนักงานประเภทนี้ เพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการนี้ สิ่งสำคัญคือต้องจัดทำแผนงานคร่าวๆ ก่อนและกำหนดลำดับที่คุณต้องดำเนินการ:

• การตัดสินใจที่ถูกต้องคือการศึกษาเอกสารกำกับดูแลก่อน
• เมื่อศึกษารายละเอียดแล้ว จึงมีการเตรียมการโดยตรงของโฟลว์เอกสาร เอกสารประกอบทั้งหมดนำมาจากหัวและศึกษาอย่างละเอียด เอกสารทั้งหมดต้องเป็นไปตามองค์ประกอบ สิ่งสำคัญคือต้องถามหัวหน้าบริษัทถึงเงื่อนไขเพิ่มเติมที่เขาต้องการแนะนำในตารางการทำงาน ตามความปรารถนาของเขาจะมีการร่างเอกสารเพิ่มเติมเพิ่มเติม
• การสร้างเอกสาร:
  • เริ่มต้นด้วยการจัดทำเอกสารผู้กำกับ
  • รวบรวมเพิ่มเติมและ ;
  • กำลังพัฒนาแบบฟอร์มซึ่งสรุปกับพนักงานทุกคน รวมถึงรายการทั้งหมดที่องค์กรต้องการ
  • กำลังเตรียมเอกสารและนิตยสารสำคัญอื่นๆ
  • จำเป็นต้องตัดสินใจว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบหนังสืองาน ในขณะที่คนไม่ได้รับการว่าจ้างอย่างเป็นทางการ ผู้จัดการจะถูกบังคับให้จ้างพวกเขา จึงมีคำสั่งให้รับผิดชอบด้านความปลอดภัย การบรรจุ และศีรษะ
  • หลังจากนั้นการรับคนงานอย่างเป็นทางการจะเริ่มขึ้น
• สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่ามีการจัดเก็บเอกสารบุคลากรทั้งหมดและการใช้งาน

หลังจากลงทะเบียนจ้างงานสำหรับเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลแล้ว วันทำงานปกติจะเริ่มขึ้น ทุกวันคือการปรากฏตัวในที่ทำงานของแต่ละคน ออกปีละครั้ง

เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลมีหน้าที่จัดการกับการเคลื่อนย้ายเอกสารของผู้คนในองค์กรโดยเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ก็จะต้องมีเอกสารอื่นๆ มากมาย

เอกสารที่ต้องใช้

เอกสารพื้นฐานจำนวนหนึ่งที่ใช้โดยบุคลากรบุคลากร:

• หลากหลาย คำสั่งย้ายพนักงาน: , การแปล และอื่นๆ อีกมากมาย
• พนักงาน. เนื้อหาต้องตรงกับข้อมูลที่ระบุในสัญญาของพนักงาน หากมีบางอย่างไม่ตรงกัน แสดงว่ามีการละเมิดประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย และสิ่งนี้มักจะนำไปสู่ค่าปรับ
• ใบบันทึกเวลา.
• หนังสือการจ้างงาน. เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะรับพวกเขาเมื่อจ้างทำรายการที่เหมาะสมและส่งคืนเมื่อเลิกจ้าง
• ข้อบังคับด้านแรงงานภายในองค์กร.
• สัญญาจ้างงาน. สัญญาดังกล่าวสรุปกับแต่ละคนซึ่งทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นของความสัมพันธ์ในการทำงาน สิ่งสำคัญที่นี่คือการตรวจสอบความถูกต้องของการรวบรวม การมีอยู่ของลายเซ็นและวันที่ทั้งหมด หากมีการเปลี่ยนแปลงสภาพการทำงาน เช่น การย้ายคนงานหรือการเปลี่ยนแปลงเงินเดือน จำเป็นต้องเตรียมการ พวกเขาจะรวบรวมสำหรับแต่ละกรณีแยกกัน
• ตารางวันหยุด. อย่างน้อยที่สุดสองสัปดาห์ก่อนสิ้นปี ทุกองค์กรต้องเตรียมตารางวันหยุดสำหรับพนักงาน สิ่งสำคัญคือต้องเขียนมันเพื่อไม่ให้คนที่เหลือพร้อมกันไม่ส่งผลกระทบต่อเวิร์กโฟลว์ของแผนกหรือบริษัทโดยรวม
• สมุดรายวันการบัญชี. มีวารสารจำนวนมากที่จำเป็นในการบันทึกเอกสาร
• กำลังดำเนินการอยู่อย่างแน่นอน ประกอบด้วย: ในการทำงาน, ใบทำความคุ้นเคยกับคำสั่งของนายจ้าง, สำเนาบัตรประจำตัวประชาชน, ใบรับรองการตรวจร่างกาย, สำเนาประกาศนียบัตรและบัตรประจำตัวทหาร
• รายละเอียดงาน. มีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับสิทธิ์และภาระผูกพันของพนักงาน
• ระเบียบว่าด้วยค่าจ้างและโบนัส. กฎระเบียบบนพื้นฐานของการทำบัญชีเงินเดือนทั้งหมด

ยังมีเอกสารต่าง ๆ มากมาย ซึ่งมีอยู่ในสถานประกอบการด้วย แต่สิ่งนี้ใช้ได้กับเอกสารเฉพาะแล้ว

ปกติใครทำแบบนี้บ้าง?

คำถามนี้ส่วนใหญ่เกิดขึ้นในองค์กรขนาดเล็ก โดยปกติเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะเป็นผู้ดำเนินการ เนื่องจากการรักษาบันทึกนี้เป็นงานที่ค่อนข้างยาก น่าเสียดายที่ผู้นำทุกคนไม่สามารถโน้มน้าวให้แนะนำตำแหน่งที่แยกจากกันในพนักงานได้ ในเรื่องนี้ การบริหารงานบุคคลมักถูกจัดการโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือผู้จัดการนอกเวลาเอง

ตามกฎแล้วสิ่งนี้เกิดขึ้นในบริษัทขนาดเล็กเพื่อประหยัดเงิน และไม่มีเหตุผลที่จะแนะนำหน่วยเพิ่มเติมในรัฐสำหรับสองหรือสามคน ในกรณีนี้ โครงการจะเป็นดังนี้: ผู้จัดการดึงพนักงานและหัวหน้าฝ่ายบัญชีคำนวณเงินเดือนของพวกเขา กฎหมายหลักที่ควบคุมความสัมพันธ์ระหว่างลูกจ้างกับนายจ้างคือประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย กำหนดสิทธิและภาระผูกพันของทั้งสองฝ่าย

กระบวนการอัตโนมัติ

เพื่อความสะดวกในการบัญชีในองค์กร ผู้จัดการต้องดูแลการแนะนำโปรแกรมพิเศษ ปัจจุบันมีระบบดังกล่าวจำนวนมากและทุกระบบใช้งานง่าย

โปรแกรมที่ใช้กันอย่างแพร่หลายคือ "1C: องค์กร". ช่วยในการจัดระเบียบข้อมูล เอกสารเกือบทั้งหมดถูกพิมพ์ออกมาโดยอัตโนมัติ การใช้เทคโนโลยีอัตโนมัติทำให้กระบวนการบัญชีง่ายขึ้น

ความแตกต่างของ IP และ LLC

เอกสารควรเป็นระเบียบอยู่เสมอ การจัดการและจัดเก็บอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ มีความแตกต่างหลายประการที่ควรพิจารณาในพื้นที่นี้:

• หากผู้ประกอบการรายบุคคลลงทะเบียนลูกจ้างเป็นครั้งแรก เขาจะต้องผ่านขั้นตอนการลงทะเบียนในหน่วยงานอาณาเขตบางแห่งในฐานะนายจ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกองทุนบำเหน็จบำนาญและกองทุนประกันสังคม มีกำหนดเวลาที่แน่นอนสำหรับขั้นตอนดังกล่าว:
  • 10 วันเมื่อลงทะเบียนกับ FSS
  • 30 วันสำหรับการลงทะเบียนกับ FIU

  จำนวนวันนับจากวันแรกที่เข้าทำงานของบุคคลที่หนึ่ง หากไม่ดำเนินการ องค์กรจะถูกปรับอย่างหนัก

• ผู้จัดการต้องทำความคุ้นเคยกับเอกสารกำกับดูแลทั้งหมดที่มีลายเซ็น ด้วยเหตุนี้ จึงได้มีการสร้างนิตยสารพิเศษขึ้น โดยให้พนักงานลงนามหลังจากอ่านเอกสารแล้ว ตัวอย่างเช่น องค์กรต้องแสดงสลิปเงินเดือนด้วยตนเองทุกเดือน ในการนี้ควรเริ่มต้นหนังสือเกี่ยวกับการลงทะเบียนการออกหนังสือ สะดวกเพราะในกรณีที่เกิดข้อขัดแย้ง จะเป็นการลงลายมือชื่อเพื่อพิสูจน์ว่าเอกสารนั้นออกแล้ว

การลงโทษที่เป็นไปได้สำหรับความเขลา

ในกรณีที่ไม่มีประวัติบุคลากร เจ้าหน้าที่จะต้องรับผิดชอบตามกฎหมายว่าด้วยความผิดทางปกครอง พวกเขาถูกปรับ:

• ต่อเจ้าหน้าที่ - ในจำนวน จาก 1 ถึง 5 พันรูเบิล;
• สำหรับนิติบุคคล - จาก 30 ถึง 50,000รูเบิล

นอกจากนี้ยังสามารถระงับกิจกรรมขององค์กรได้ นานถึง 90 วัน. หากทำผิดซ้ำ ผู้จัดการอาจถูกตัดสิทธิ์

ในกรณีที่องค์กรต้องได้รับการตรวจสอบโดยหน่วยงานกำกับดูแล สิ่งสำคัญคือต้องเตรียมพร้อมสำหรับองค์กร สำหรับสิ่งนี้คุณต้องรู้:

• หน่วยงานกำกับดูแลต้องแจ้งล่วงหน้าอย่างน้อยสามวันเกี่ยวกับขั้นตอนที่จะเกิดขึ้น
• การตรวจสอบไม่ควรเกินยี่สิบวัน
• ไม่อนุญาตให้ทำการตรวจสอบในสถานที่โดยไม่มีผู้บังคับบัญชา

การบัญชีประเภทนี้เป็นองค์ประกอบหลักขององค์กรใดๆ ดังนั้นการจัดการที่เชื่อถือได้จึงช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาจำนวนมากได้

แม้แต่องค์กรที่เล็กที่สุดก็มีพนักงาน ซึ่งหมายความว่าจำเป็นต้องรักษาเอกสารด้านบุคลากรต่างๆ

ในบริษัทที่ออกสู่ตลาดมาเป็นเวลานาน โดยปกติการจัดการระเบียนบุคคลนั้นเป็นที่ยอมรับ แต่ในองค์กรที่สร้างขึ้นใหม่ ทุกอย่างจำเป็นต้องสร้างขึ้นตั้งแต่เริ่มต้น

ใครเป็นผู้รับผิดชอบธุรกิจในบริษัท?

ตามกฎแล้วพนักงานของแผนกบุคคลมีหน้าที่ในการรักษาบันทึกบุคลากร การจัดการและการประมวลผลเอกสารทั้งหมด แต่ถ้าองค์กรมีขนาดเล็กก็สามารถมอบหมายงานนี้ให้กับพนักงานคนหนึ่งได้ โดยปกตินี่คือนักบัญชีหรือ.

หากองค์กรมีพนักงานจำนวนมากจะมีการสร้างแผนกบุคคลขึ้นซึ่งอาจมีผู้เชี่ยวชาญหลายคน ความต้องการบุคลากรนั้นไม่ได้พิจารณาจากจำนวนพนักงานเท่านั้น (แม้ว่านี่จะเป็นปัจจัยหลัก) แต่ยังรวมถึงลักษณะเฉพาะขององค์กรด้วย ดังนั้นในองค์กรที่มีการผลิตที่เป็นอันตรายและเป็นอันตราย เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะมีงานเพิ่มขึ้น

หากคุณยังไม่ได้ลงทะเบียนองค์กร งั้น ง่ายที่สุดสามารถทำได้โดยใช้บริการออนไลน์ที่จะช่วยคุณสร้างเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดฟรี: หากคุณมีองค์กรอยู่แล้วและคุณกำลังคิดเกี่ยวกับวิธีการอำนวยความสะดวกและทำให้การบัญชีและการรายงานเป็นไปโดยอัตโนมัติบริการออนไลน์ต่อไปนี้จะช่วยได้ จะเข้ามาแทนที่นักบัญชีที่โรงงานของคุณโดยสมบูรณ์ และช่วยประหยัดเงินและเวลาได้มาก การรายงานทั้งหมดถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และส่งทางออนไลน์โดยอัตโนมัติ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลหรือ LLC ในระบบภาษีแบบง่าย UTII, PSN, TS, OSNO
ทุกอย่างเกิดขึ้นได้ในไม่กี่คลิก โดยไม่ต้องรอคิวและเครียด ลองแล้วจะติดใจมันง่ายแค่ไหน!

การรวบรวมฐานกฎหมายและเอกสารกำกับดูแลที่จำเป็น

สิ่งแรกที่ต้องทำเมื่อสร้างเวิร์กโฟลว์บุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นคือการตัดสินใจว่าควรเป็นเอกสารใด มีเอกสารที่จำเป็นในทุกองค์กร และมีเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำงานบางประเภทหรือกิจกรรมของบริษัทเท่านั้น

ยังไงก็ตาม เอกสารกำกับดูแลเองที่ควบคุมความพร้อมใช้งานของส่วนประกอบของเอกสารประกอบบุคลากรจะไม่ฟุ่มเฟือยที่จะจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหากเพื่อที่ว่าหากจำเป็นพวกเขาจะพร้อมเสมอ

คำสั่งซื้อในแง่ของบุคลากรและบุคลากร คำสั่งบุคลากรรวมถึงคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนไหวของคนงาน: การเลิกจ้างและ คำสั่งเหล่านี้อ้างถึงความอาวุโสและถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี

ถึง คำสั่งบุคลากรอื่น ๆ ทั้งหมดรวมถึง:

• วันหยุด;
• เบี้ยประกันภัย;
• การเดินทางเพื่อธุรกิจ
• การลงโทษทางวินัย ฯลฯ

อายุการเก็บรักษาคำสั่งซื้อเหล่านี้มีอายุตั้งแต่ 3 ถึง 5 ปี

เป็นการเหมาะสมกว่าที่ทั้งสองประเภทนี้จะมีสองโฟลเดอร์แยกจากกัน

เอกสารบังคับต่อไปคือซึ่งสะท้อนถึง ข้อมูลพื้นฐานทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงาน. บัตรเหล่านี้สามารถเก็บแยกไว้ต่างหากหรือเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์ส่วนตัวของพนักงานก็ได้

เอกสารที่จำเป็นที่สามคือ. ในปัจจุบัน ตามกฎหมาย แม้แต่ผู้ประกอบการรายบุคคลยังต้องจัดทำสมุดงาน ไม่ต้องพูดถึงวิสาหกิจในรูปแบบอื่น ๆ ของการเป็นเจ้าของ นายจ้างต้องออกสมุดงานภายในสามวันนับแต่วันที่รับลูกจ้าง

เนื่องจากสมุดงานมีความจำเป็นที่จะเก็บไว้ หนังสือเล่มนี้ยังถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี

เอกสารที่ต้องใช้ต่อไปคือ . จะต้องสรุปกับพนักงานแต่ละคนที่ได้รับการว่าจ้างโดยไม่คำนึงถึงระยะเวลา

เมื่อมีการสร้างงานใหม่ จำเป็นต้องมีงานพิเศษสำหรับแต่ละงาน เอกสารที่เกี่ยวข้องกับ SOUT จะถูกเก็บไว้จนกว่าจะถูกแทนที่ด้วยเอกสารใหม่ตามกฎทุกๆ 5 ปี

ถึง เอกสารบังคับอื่นๆนำไปใช้กับ:

นอกจากนี้ยังมีเอกสารที่กฎหมายไม่ได้กำหนดให้ต้องเก็บไว้ แต่ถึงกระนั้น นายจ้างเกือบทุกคนก็มีเอกสารเหล่านี้ เป็นหนังสือพื้นฐานสำหรับการสั่งซื้อ

การรวบรวมและศึกษาเอกสารประกอบการพิจารณาคดี

หลังจากที่คุณได้ตัดสินใจเกี่ยวกับเอกสารบังคับทั่วไปแล้ว คุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับเอกสารที่เหลือ ในการทำเช่นนี้คุณต้องศึกษาเอกสารทางกฎหมายทั้งหมดที่ควบคุมกิจกรรมและกระบวนการผลิตขององค์กร

ที่นี่เอกสารอาจแตกต่างกันมาก ตัวอย่างเช่น ถ้าพนักงานต้องใช้ PPE ก็จำเป็นต้องอนุมัติรายการและข้อกำหนดในการจัดหาตามคำสั่งหรือเอกสารการบริหารอื่น ๆ สำหรับประเภทของคนงาน

หากมีคนในองค์กรที่มีชั่วโมงทำงานไม่ปกติ ทำงานตอนกลางคืน ทำงานในสภาวะที่เป็นอันตรายและเป็นอันตราย ก็จำเป็นต้องจัดทำเอกสารเกี่ยวกับผลประโยชน์และค่าตอบแทนที่พึงมี

ทำรายการเอกสาร

เมื่อกำหนดรายการเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว คุณสามารถเริ่มร่างระเบียบว่าด้วยการดำเนินการจัดการบันทึกกำลังพลได้

ข้อกำหนดนี้แสดงรายการเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด ขั้นตอนสำหรับระยะเวลาการบำรุงรักษาและการจัดเก็บ บทบัญญัตินี้ไม่ได้บังคับ แต่อำนวยความสะดวกอย่างมากในการทำงานของฝ่ายบุคคล

การลงทะเบียนเข้ารับตำแหน่งกรรมการ

หากองค์กรถูกสร้างขึ้นจากศูนย์ บุคคลแรกที่ลงทะเบียนจะเป็นหัวหน้าองค์กร

เขาเป็นคนที่ทำสัญญาจ้างกับพนักงานที่เหลือ หากตำแหน่งของผู้อำนวยการเป็นวิชาเลือกโดยการแข่งขัน ประธานของคณะกรรมการที่มาจากการเลือกตั้งสรุปว่า ถ้าองค์กรมีผู้ก่อตั้ง พวกเขาก็เซ็นสัญญา หากหัวหน้าเป็นผู้ก่อตั้งเพียงคนเดียวหรือผู้ประกอบการรายบุคคลพร้อมกัน เขาก็ลงนามในสัญญาจ้างงานสำหรับทั้งลูกจ้างและนายจ้าง

อย่างไรก็ตาม บทสรุปของสัญญาจ้างงานและการดำเนินการตามคำสั่งการรับเข้าเรียนนั้นเป็นขั้นตอนบังคับ

ร่างข้อบังคับท้องถิ่น

เพื่อกำหนดตำแหน่งและจำนวนตำแหน่งที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานขององค์กร a พนักงาน. มีรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับมันและแม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องใช้ แต่ก็สะดวกมาก

คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมได้หากต้องการ รายชื่อพนักงานระบุชื่อตำแหน่ง จำนวนหน่วยพนักงานที่ต้องการ เงินเดือนหรือรูปแบบค่าตอบแทน และเบี้ยเลี้ยงที่ต้องการ มีการระบุตำแหน่งทั้งหมดในตารางการรับพนักงาน โดยเริ่มจากตำแหน่งที่สำคัญที่สุดและลงท้ายด้วยเจ้าหน้าที่สนับสนุน

ใน ตารางงานประการแรกมีการระบุตารางงานขององค์กรหากมีตารางกะจะมีการลงนามในรายละเอียด เอกสารนี้อาจระบุข้อกำหนดสำหรับลักษณะที่ปรากฏและพฤติกรรมของพนักงาน จริยธรรมขององค์กร และอื่นๆ

การพัฒนาตัวอย่างมาตรฐานของสัญญาจ้าง

สัญญาจ้างต้องมีข้อกำหนดหลักทั้งหมดที่ระบุไว้ในประมวลกฎหมายแรงงาน

ที่นี่ ใช้:

นอกเหนือจากประเด็นเหล่านี้ นายจ้างอาจรวมประเด็นอื่นใดที่ไม่ขัดกับกฎหมายไว้ในสัญญาจ้าง

จัดทำเอกสารทางบัญชี

บัญชีแยกประเภททั้งหมดก่อนเริ่มใช้งาน ต้องเตรียม. กล่าวคือ นิตยสารแต่ละฉบับควรมีการนับและปิดผนึก ชีตจะถูกกำหนดหมายเลขด้วยการนับต่อเนื่องโดยเริ่มจากตัวแรกถึงตัวสุดท้าย จากนั้นเย็บแผ่นทั้งหมด ยกเว้นปกด้วยด้าย และดึงหางสองหางออกมาที่ฟลายลีฟสุดท้าย พวกเขาถูกปิดผนึกด้วยกระดาษแผ่นหนึ่ง แต่ระบุจำนวนแผ่นและลงนามโดยหัวหน้าหรือผู้รับผิดชอบในการเก็บบันทึก

วารสารแต่ละฉบับระบุวันที่เริ่มต้น และต้องระบุชื่อขององค์กร

การแต่งตั้งผู้รับผิดชอบดูแลสมุดงาน

หนังสือการจ้างงานเป็นหนึ่งในเอกสารที่สำคัญที่สุดในบันทึกบุคลากรและอยู่ในแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด จากนั้นพวกเขาควรได้รับการปฏิบัติด้วยความระมัดระวัง พวกเขาจะต้องเก็บไว้ในตู้เซฟที่ล็อคไว้

เพื่อรักษาสมุดงานจะมีการแต่งตั้งผู้รับผิดชอบซึ่งกรอกข้อมูลและรับผิดชอบในการจัดเก็บ ความรับผิดชอบถูกกำหนดให้กับพนักงานตามคำสั่งขององค์กร

รับสมัครพนักงาน

สำหรับพนักงานแต่ละคนจำเป็นต้องทำตามลำดับงาน:

• แผนกต้อนรับพนักงาน
• ทำความคุ้นเคยกับพนักงานด้วยเอกสารกฎระเบียบในท้องถิ่นข้อบังคับเกี่ยวกับค่าตอบแทนข้อบังคับด้านแรงงานภายในข้อตกลงร่วม ฯลฯ
• การลงทะเบียนสัญญาจ้างการลงนาม อย่าลืมจดบันทึกในสัญญาจ้างว่าพนักงานได้รับสำเนาหนึ่งร้อยวินาทีในมือของเขา
• การออกคำสั่งจ้างงาน;
• กรอกบัตร T-2 ส่วนตัวและสร้างไฟล์ส่วนตัว ประกอบด้วยเอกสารดังต่อไปนี้: ใบสมัครเข้าศึกษา, สำเนาเอกสารส่วนตัว, สำเนาคำสั่งรับสมัคร, บัตรส่วนบุคคล, เอกสารเกี่ยวกับการศึกษาและคุณสมบัติ, สัญญาจ้างงาน และเอกสารที่จำเป็นอื่นๆ
• โอนไปยังแผนกบัญชีของเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับพนักงานเพื่อคงค้าง

เพลย์ลิสต์วิดีโอต่อไปนี้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีจัดการระเบียน HR:

คำจำกัดความทั่วไประบุว่าการจัดการบันทึกกำลังพลเป็นกระบวนการลงทะเบียนและบำรุงรักษาเอกสารบุคลากร หัวข้อนี้เกี่ยวข้องกับทั้งผู้ประกอบการรายบุคคลและนิติบุคคล เอกสารมีบรรทัดฐานทางกฎหมายที่เข้มงวด และกฎที่อธิบายไว้จะต้องนำมาพิจารณาโดยผู้จัดการทั้งหมด แผนกบุคคลในองค์กร ด้วยความช่วยเหลือของการจัดการบันทึกกำลังพล จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดการบุคลากร ปรับปรุงงานของแต่ละทีม และทำให้ขั้นตอนการรายงานง่ายขึ้น

การบริหารทรัพยากรบุคคลคืออะไร

พื้นฐานของการจัดการบันทึกกำลังพลนั้นรวมถึงกระบวนการทั้งหมดในการเตรียมเอกสาร กรอกเอกสาร การรายงานเกี่ยวกับบุคลากรที่ทำงานในบริษัท การออกแต่ละรายการมีผลผูกพันทางกฎหมาย รวมถึงที่เกิดขึ้นตามใบสมัครของพนักงาน ฝ่ายบุคคลมักดำเนินการผลิตบุคลากร ซึ่งมีหน้าที่ดังต่อไปนี้

• เงินเดือน;
• การลงทะเบียนวันหยุด, ลาป่วย;
• การออกเอกสารอ้างอิง

เป้าหมายและวัตถุประสงค์

ภารกิจและวัตถุประสงค์ของแผนกทรัพยากรบุคคลนี้:

ทิศทางการทำงาน	งานของพนักงาน
การบัญชี การลงทะเบียน การควบคุม	จัดทำบันทึกจำนวนพนักงาน ทะเบียนทำงาน เลิกจ้าง
ระเบียบการทำงาน	ทำความคุ้นเคยกับหน้าที่ การเลือกสถานที่ทำงาน
ประสานงาน อบรม	จัดหลักสูตร อบรม อบรมขั้นสูง อบรมขึ้นใหม่ สอบทานผลการปฏิบัติงาน
ทำงานกับเอกสาร	ผู้เชี่ยวชาญของแผนกนี้มีส่วนร่วมในการจัดทำเอกสาร หนังสือ ตารางการทำงาน การลงทะเบียน รายงาน
องค์กร	การจัดกิจกรรมตามคำแนะนำ

ข้อบังคับทางกฎหมาย

งานด้านบุคลากรถูกควบคุมโดยกฎหมายข้อบังคับ คำสั่ง และชุดกฎเกณฑ์จำนวนหนึ่งในระดับภูมิภาคหรือระดับรัฐ การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ในกรอบการกำกับดูแลถือเป็นการละเมิด กฎระเบียบหลักสำหรับการผลิตบุคลากร:

• กฎระเบียบของรัฐเกี่ยวกับสมุดงาน (2003);
• หลักเกณฑ์การทำงานในสำนักงานและการจัดการเอกสารตั้งแต่ปี 2552
• คำแนะนำของรัฐบาลกลางในการดูแลเอกสารเกี่ยวกับพนักงาน
• ข้อกำหนดทั่วไปซึ่งได้รับความเห็นชอบจากคำสั่งของกระทรวง

ฐานกฎหมายขององค์กร

แต่ละองค์กรใช้เอกสารจำนวนหนึ่งที่ควบคุมการทำงานของบุคลากรทั้งหมด การเคลื่อนย้ายเอกสารและการเตรียมการจะดำเนินการตามคำแนะนำกรอบการกำกับดูแลที่กำหนดไว้ข้างต้น กรอบกฎหมายขององค์กรแบ่งออกเป็นห้าประเภทหลักซึ่งควบคุมโดยคำสั่งภายในขององค์กร:

• กฎบัตรบริษัท
• ตารางงาน;
• ข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
• การคุ้มครองแรงงาน (ควบคุมโดยพระราชกฤษฎีกาจดหมายเหตุของรัฐบาลกลาง);
• ตารางการทำงานของพนักงาน (และเอกสารเกี่ยวกับการจัดพนักงาน)

ขั้นตอนเอกสารบุคลากรในองค์กร

ระบบบัญชีแบบครบวงจรสำหรับเอกสารในองค์กรแบ่งออกเป็นสามประเภทหลัก ได้แก่ กฎระเบียบภายใน การจัดหาพนักงาน และข้อบังคับเกี่ยวกับค่าตอบแทน ประเภทแรกรวมถึงการหมุนเวียนของเอกสารตามตารางวันหยุดการกรอกเอกสารเกี่ยวกับตารางงาน วรรคสองมีความเป็นสากลมากขึ้นและมีข้อกำหนดเกี่ยวกับการจัดทำสัญญาและเอกสารนโยบายการบัญชี ระเบียบว่าด้วยค่าตอบแทนจะควบคุมประเด็นทั้งหมดเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้าง โบนัส การลาป่วย การลาพักร้อน และค่าชดเชยเมื่อเลิกจ้าง

การรับพนักงานในรูปแบบ T-3

ตารางการจัดบุคลากรในแบบฟอร์ม T-3 เป็นกระดาษประเภทเดียวที่อธิบายโครงสร้างทั้งหมดของบุคลากรในองค์กรหรือบริษัท คอลัมน์ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับชื่อเต็ม ตำแหน่งพนักงาน หน่วยที่เขาอยู่ในรายการ ตามบรรทัดฐานด้านกฎระเบียบและกฎหมายกำหนดเงินเดือนอย่างเป็นทางการของผู้เชี่ยวชาญที่นั่น การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในกระบวนการลงทะเบียนจะต้องลงทะเบียนโดยฝ่ายบัญชีในตารางการจัดหาพนักงานในแบบฟอร์ม T3 คำแนะนำในการกรอกประกอบด้วยคำแนะนำสำหรับแต่ละคอลัมน์เสมอ โดยรวมแล้วเอกสารประกอบด้วยข้อมูล 5 จุด

ตารางการทำงาน

ตารางการทำงานเป็นเอกสารที่อนุมัติกิจวัตรประจำวันของผู้เชี่ยวชาญ เวิร์กโฟลว์ควบคุมกำหนดการของผู้จัดการ รวมถึงรายการเกี่ยวกับความจำเป็นในการตรวจสอบภายใต้กฎหมายปัจจุบัน เกี่ยวกับอาหารกลางวันและช่วงพัก และเกี่ยวกับการรายงาน ในบางบริษัท พนักงานต้องการให้จัดทำรายงานทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน (เอกสารต้องได้รับการยืนยันโดยลายเซ็นของพนักงานและพนักงานหลังจากการตรวจสอบแล้ว) แผน กำหนดการของกำหนดการ จัดทำขึ้นสำหรับรอบระยะเวลาการทำงานในอนาคต บันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงาน

สัญญาการจ้างงาน

ข้อตกลงการจ้างงานคือเอกสารกฎหมายแพ่งที่ร่างขึ้นระหว่างลูกจ้างในอนาคตกับนายจ้าง ไม่คาดหวังแบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับเอกสารประเภทนี้และมีการกรอกข้อตกลงในรูปแบบอิสระที่ระบุคุณสมบัติ (ตำแหน่ง) และระยะเวลาการทำงาน ผลลัพธ์ที่ต้องการก็เขียนไว้ที่นั่นเช่นกัน ตามบรรทัดฐานทางกฎหมาย เอกสารประเภทนี้คล้ายกับเอกสารสัญญามาก เนื่องจากกำหนดผลลัพธ์สุดท้ายของงาน ไม่ใช่โครงสร้าง หากต้องการเลิกจ้างพนักงาน คุณต้องทำให้เสร็จก่อนสัญญาจะหมดอายุ

คำสั่งบุคลากร

การคืนสถานะพนักงานในตำแหน่งการว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญจะดำเนินการตามคำสั่งของบุคลากร เอกสารประเภทนี้กำหนดให้มีการแต่งตั้งบุคลากรให้ดำรงตำแหน่งและการเคลื่อนไหวอื่น ๆ ของผู้เชี่ยวชาญในแผนก พนักงานฝ่ายบุคคลและทีมผู้บริหารมีส่วนร่วมในการพัฒนาคำสั่งและคำสั่ง ผู้จัดการ/ผู้บริหารของบริษัทเป็นผู้ตัดสินใจในท้องถิ่น คำสั่งซื้อมีรูปแบบเดียวซึ่งกำหนดโดยกรอบการกำกับดูแล ตามอายุการเก็บรักษาของกระดาษนั้นจะต้องเก็บไว้ในแผนกบัญชีหรือในแผนกบุคคลนานถึงห้าปีหรือมากกว่า (ขึ้นอยู่กับประเภทของคำสั่ง)

รายละเอียดงาน

รายละเอียดงานเป็นเอกสารที่กำหนดความรับผิดชอบของฝ่ายต่างๆ (พนักงานและนายจ้าง) และยังมีข้อมูลเกี่ยวกับคำแนะนำและหน้าที่ของผู้เชี่ยวชาญเฉพาะในตำแหน่งของเขา พวกเขาได้รับการยืนยันโดยตราประทับขององค์กรและลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ เอกสารนี้ต้องใช้สามชุด คนหนึ่งยังคงอยู่ในแผนกบุคคล อีกคนหนึ่งอยู่กับตัวนักแสดง และคนที่สามอยู่กับผู้จัดการหรือผู้ดูแลระบบของแผนกใดแผนกหนึ่ง วัตถุประสงค์ของคำสั่งนี้คือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการบริหารงานบุคคลในองค์กร

วิธีการจัดระเบียบงานสำนักงานในแผนกบุคคล

การจัดการทรัพยากรบุคคลที่เหมาะสมแสดงถึงความรับผิดชอบในระดับสูง เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่ลงนามตรงกับวันที่จริง คุณสามารถมอบความไว้วางใจในการบำรุงรักษาสมุดงานและเอกสารด้านบุคลากรอื่นๆ ให้กับบริษัทเอาท์ซอร์ส ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล:

• จัดทำตารางการทำงาน เอกสารทางบัญชีที่เกี่ยวข้องกับวันหยุดพักผ่อน
• จัดทำเอกสารการคุ้มครองแรงงาน (ที่จำเป็นสำหรับหน่วยงานของรัฐ)
• จัดทำและออกคำสั่ง;
• คำนวณเงินเดือนและควบคุมการจ่ายโบนัส

แผนกทรัพยากรบุคคล

บริการบุคลากรเต็มเวลาจะดำเนินการเมื่อการบัญชีทั้งหมดและการลงทะเบียนทั้งหมดดำเนินการโดยพนักงานเต็มเวลาที่ได้รับการว่าจ้างจากแผนกบุคคลเท่านั้น เอกสารรูปแบบนี้เกี่ยวข้องกับองค์กรและบริษัทที่มีพนักงาน 20-30 คน มาตรฐานของรัฐกำหนดให้มีการปฏิบัติตามรูปแบบของคำสั่งทั้งหมดและข้อกำหนดอื่นๆ อย่างเคร่งครัด มิฉะนั้น นิติบุคคลอาจได้รับค่าปรับ ในภาคบริการ ซึ่งนิติบุคคลหนึ่งคนมีได้ถึง 30 คน การใช้บริการของบริษัทเอาท์ซอร์สมีกำไรมากกว่า

การมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญของบริษัทเอาท์ซอร์สสำหรับการทำงานของบุคลากร

การจ้างบริษัท HR ภายนอกจะช่วยประหยัดเงินและลดจำนวนพนักงานโดยรวม ผู้เชี่ยวชาญอิสระทำงานที่จำเป็นทั้งหมดในการจัดเตรียมคำสั่งซื้อตารางเวลา พวกเขายังเก็บบันทึกพิเศษและควบคุมการทำงานของผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนในบริษัท การเอาท์ซอร์สการจัดการบันทึกกำลังพลถูกทำเครื่องหมายด้วยข้อเท็จจริงที่ว่านิติบุคคลไม่มีแผนกบุคคลของตนเอง แต่มอบหมายงานนี้ให้กับทีมที่แยกต่างหากโดยมีค่าธรรมเนียมปานกลาง

การบัญชีบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้นทีละขั้นตอน

ในการเก็บบันทึกเอกสารของฝ่ายบุคคล จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์สำนักงานและสำนักงาน สิ่งสำคัญคือต้องมีตู้เซฟที่แข็งแรง คำสั่งควรแต่งตั้งหัวหน้าระบบการจัดการเอกสาร หลังจากนั้นจะเกิดการกระทำภายในขึ้น สำหรับพนักงานแต่ละคนในบริษัท คุณต้องสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับเก็บสมุดงานของเขา การจัดการบันทึกบุคลากรจำเป็นต้องมีการเก็บรักษาเอกสารนี้ไว้ตลอดระยะเวลาการทำงานของผู้เชี่ยวชาญในตำแหน่ง ตลอดทั้งกิจกรรมของแผนกข้อมูลจะถูกป้อนลงในหนังสือคำสั่งจะถูกวาดขึ้น

ข้อกำหนดสำหรับพนักงาน HR

การจัดการบันทึกบุคลากรเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างซับซ้อนซึ่งต้องใช้ทักษะทางทฤษฎีและการปฏิบัติบางอย่าง กรอบการกำกับดูแลสำหรับตำแหน่งนี้มีรายการเงื่อนไขที่ผู้เชี่ยวชาญสามารถดำรงตำแหน่งนี้ได้ สถาบันการศึกษาไม่ได้แยกโปรไฟล์ออกเป็นงานสำนักงานบุคลากร ผู้จัดการและผู้บริหารเหมาะสมกับกิจกรรมในฝ่ายบุคคล ดังนั้นนายจ้างจึงแต่งตั้งผู้ที่มีการศึกษาด้านกฎหมาย การคุ้มครองข้อมูล หรือการจัดการเอกสาร

สิทธิและหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล

ภาระหน้าที่แรกของเจ้าหน้าที่ดังกล่าวคือการรู้กรอบกฎหมายเพื่อให้สอดคล้องกับกฎการบัญชีที่กำหนดไว้ ข้างต้นคือบทความ กฎหมายของรัฐบาลกลางที่ควรปฏิบัติตามเมื่อดำเนินการจัดการบันทึกกำลังพล เจ้าหน้าที่บุคคลมีสิทธิได้รับข้อมูลจากพนักงาน ดูแฟ้มส่วนบุคคล ดูสมุดบัญชี (เงินเดือน) อำนาจของผู้เชี่ยวชาญของโปรไฟล์นี้รวมถึงการลงลายมือชื่อ ทำงานร่วมกับนายจ้างเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงาน

การจัดการบันทึกบุคลากร

ปัจจุบัน การจัดการระเบียน HR ดำเนินการทั้งในรูปแบบลายลักษณ์อักษรและในรูปแบบดิจิทัล เอกสารลงนามโดยพนักงานที่ได้รับอนุญาตเป็นการส่วนตัว สำหรับเอกสารประกอบจะใช้มาตรฐานของรัฐซึ่งรวมเทมเพลตและแบบฟอร์มทั้งหมดเข้าด้วยกัน จำเป็นต้องคำนึงถึงบรรทัดฐานของ GOST R 6.30-2003 และ GOST R 7.0.8-2013 เอกสารสำคัญจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์พิเศษหรือตู้นิรภัยโลหะ ขึ้นอยู่กับขอบเขตและขนาดของบริษัท ผู้เชี่ยวชาญจำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่แตกต่างกันสำหรับความถี่ในการรายงาน

ค้นหาและลงทะเบียนบุคลากร

ในขั้นต้น ก่อนลงทะเบียนพนักงาน คุณต้องค้นหาบุคลากรเฉพาะทางที่ตรงตามเกณฑ์ที่เข้มงวด (ต้องเกี่ยวข้องกับลักษณะเฉพาะของงาน) ในการทำเช่นนี้ ให้ใช้สำนักงานเฉพาะ หน่วยงาน ไซต์หางาน การแลกเปลี่ยนแรงงาน หรือโฆษณาส่วนตัวในหนังสือพิมพ์ ในสื่อ บนเว็บไซต์ หลังจากนั้นจะมีการจัดทำเอกสารบุคลากรที่จำเป็นการลงทะเบียนดำเนินการสัญญาจ้างหรือสัญญาการทำงาน

ขั้นตอนการว่าจ้าง

ขั้นตอนการลงทะเบียนบุคคลสำหรับตำแหน่งงานเริ่มต้นด้วยการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้หางานลงในวารสารพิเศษ บัตรรายงานจะบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับประสบการณ์ ระยะเวลาการให้บริการ และตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งก่อนหน้านี้ เมื่อได้รับอนุมัติจะมีคำสั่งแต่งตั้งบุคคลในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง ขั้นตอนสุดท้ายคือการสร้างโฟลเดอร์ส่วนบุคคล การร่างคดีในบริษัท แผนก สัญญามีข้อมูลเกี่ยวกับหน้าที่เกี่ยวกับเงินเดือนในตำแหน่ง

บัตรส่วนบุคคลและการก่อตัวของไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน

ประเภทของเอกสารบุคลากร ได้แก่ บัตรประจำตัวพนักงาน มันมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับสถานภาพการสมรส, ชื่อเต็ม, ภาพถ่ายถูกวางที่นั่น, กำหนดวันเดือนปีเกิด ทั้งหมดนี้ทำโดยนายจ้างเพื่อสร้างแพ็คเกจข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคนในบริษัท ตามกฎหมายแล้ว ข้อมูลนี้ไม่สามารถถ่ายโอนไปยังบุคคลที่สามได้ แฟ้ม ตู้ หรือแม้แต่ตู้เซฟโลหะใช้สำหรับเก็บเอกสารส่วนตัว (ขึ้นอยู่กับระดับของอุปกรณ์ในสำนักงานของบริษัท)

นิตยสาร HR

ผลิตภัณฑ์กระดาษพิมพ์ช่วยจัดระบบการรายงาน ลดความซับซ้อนของการไหลของเอกสาร เอกสารในรูปแบบของวารสารธุรกิจรวมถึงประเภทต่อไปนี้:

• สำหรับการควบคุมเอกสาร เอกสารที่จัดส่งให้กับบริษัทหรือองค์กร
• เพื่อควบคุมเวลา ระยะเวลาการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• เพื่อควบคุมบันทึก คำสั่ง;
• บันทึกเพื่อความปลอดภัยของสมุดงาน

การบำรุงรักษาสมุดงาน

การจัดการบันทึกบุคลากรกำหนดให้ผู้เชี่ยวชาญเก็บบันทึกสมุดงาน บันทึกทั้งหมดจะถูกเก็บไว้หากบุคคลที่อยู่ในองค์กรได้รับการจดทะเบียนอย่างเป็นทางการ สมุดงานจะออกให้กับพนักงานเมื่อเลิกจ้าง เอกสารนี้บันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเกี่ยวกับตำแหน่ง รางวัล การฝึกอบรมในการจัดการบันทึกกำลังพลตั้งแต่เริ่มต้น รวมถึงรายการบังคับเกี่ยวกับการออกแบบสมุดงานที่ถูกต้อง ข้อผิดพลาดใด ๆ ได้รับการแก้ไขโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หากพบผู้เชี่ยวชาญอาจถูกตั้งข้อหาละเมิดทางปกครอง

การจัดและจัดเก็บเอกสาร

มีการสร้างบรรทัดฐานทางกฎหมายแยกต่างหากสำหรับการตรวจสอบและการจัดเก็บเอกสาร สิ่งสำคัญคือต้องกล่าวถึงมาตรา 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางว่าด้วยการเก็บถาวร กำหนดให้ผู้บริหารของบริษัทและสถานประกอบการต้องดูแลความปลอดภัยของเอกสารเก็บถาวรภายในระยะเวลาที่กำหนด ระยะเวลาการจัดเก็บกำหนดโดยกฎหมายและเป็นไปตามมาตรฐานของรัฐ เพื่อให้มั่นใจในความสมบูรณ์ของเอกสารที่เป็นกระดาษ จึงมีการใช้ตู้เซฟและตู้โลหะกันไฟ

หากจำเป็น ข้อมูลจากเอกสารจะถูกโอนไปยังคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ระบบอัตโนมัติ, การแปลงเป็นดิจิทัลของการหมุนเวียนของเอกสารเป็นหนึ่งในพื้นที่สำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดการงานของพนักงาน วันนี้ รายงานส่วนใหญ่ไม่ได้ทำบนกระดาษ สิ่งนี้ไม่ได้ลบภาระผูกพันจากหัวหน้าองค์กร ผู้จัดการในการเก็บรักษาเอกสารสำคัญเป็นเวลาหนึ่ง สาม ห้าปี หรือมากกว่านั้น

บันทึกบุคลากรอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อใช้บันทึกบุคลากรทางอิเล็กทรอนิกส์ การปฏิบัติตามเงื่อนไขความปลอดภัยของเอกสารเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อลดการเข้าถึงที่เก็บถาวรโดยอาศัยอำนาจตามกฎหมายว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล การบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารมีข้อดีหลายประการ:

1. การเข้าถึงเอกสารอย่างรวดเร็ว
2. การป้องกันรหัสผ่านไฟล์
3. ไม่จำเป็นต้องซื้อตู้เซฟเพื่อประหยัดกระดาษ
4. ประหยัดพื้นที่ในสำนักงาน - ฮาร์ดไดรฟ์สามารถเก็บเอกสารได้ 10,000 เอกสารขึ้นไป
5. ประหยัดเวลา - คุณสามารถลงชื่อ ค้นหาเอกสารใด ๆ ใน 1-2 นาทีในไฟล์เก็บถาวรฮาร์ดดิสก์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

วีดีโอ

ค้นหาวิธีการจัดเก็บบันทึกบุคลากรในองค์กรและสิ่งที่พวกเขาจะถูกปรับ ดาวน์โหลดคู่มือการจัดการระเบียน HR หรือจัดการบัญชีด้วยตนเอง

ในบทความ

ดาวน์โหลดเอกสารที่เป็นประโยชน์

เอกสารบังคับบุคลากรที่นายจ้างจัดทำขึ้นคืออะไร

บริษัทใด ๆ ที่ใช้แรงงานจ้างจะต้องเก็บบันทึกบุคลากร การทำงานกับบุคลากรนั้นมาพร้อมกับการดำเนินการเอกสารมากมาย ตั้งแต่รายชื่อพนักงานไปจนถึงคำสั่งสำหรับบุคลากร งานของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลคือการจัดทำเอกสารการให้บริการบุคลากรในเวลาที่เหมาะสมและถูกต้อง เปลี่ยนแปลงตามความจำเป็น และตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายปัจจุบัน

คำแนะนำที่มีโครงสร้างอย่างดีเกี่ยวกับการจัดการบันทึกกำลังพล ซึ่งพิจารณาจาก GOST ใหม่ จะช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดร้ายแรงในการทำงานกับบุคลากร

การเริ่มต้นการจัดการบันทึกบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้น เตรียมเอกสารบังคับของการบริการบุคลากร โดยที่การทำงานกับบุคลากรอย่างเต็มเปี่ยมเป็นไปไม่ได้เลย

เอกสารทรัพยากรบุคคลที่จำเป็น:

• สัญญาจ้างงาน;
• รายละเอียดงาน (ถ้าจำเป็น);
• ข้อบังคับท้องถิ่น
• บัตรส่วนบุคคลของพนักงาน
• คำสั่งบุคลากร
• คำสั่งซื้อสำหรับธุรกิจหลัก
• พนักงาน;
• ตารางวันหยุด
• สมุดบัญชีและวารสาร
• ใบบันทึกเวลา .

สัญญาจ้างงาน

เอกสารหลักในการทำงานของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล ยืนยันการมีอยู่ของความสัมพันธ์ในการจ้างงาน กำหนดสิทธิและภาระผูกพันของคู่สัญญา สัญญาจ้างงานไม่มีรูปแบบเดียว แม้ว่าจะมีรูปแบบมาตรฐานสำหรับวิสาหกิจขนาดเล็กก็ตาม นายจ้างรายอื่นสามารถนำไปใช้เป็นพื้นฐานได้ กฎหมายไม่ได้ห้ามการร่างสัญญาจ้างแบบอิสระหากมีเงื่อนไขบังคับและข้อมูลเกี่ยวกับคู่สัญญาทั้งหมด

เงื่อนไขบังคับของสัญญาจ้าง:

• หน้าที่แรงงานระบุตำแหน่งหรือประเภทของงาน
• สถานที่ทำงานและสภาพการทำงาน
• ค่าตอบแทนที่มีการระบุอัตราภาษีหรือเงินเดือน
• เงื่อนไขบังคับประกันสังคม.

สะท้อนให้เห็นในสัญญาจ้างถึงลักษณะและรูปแบบการทำงาน หากแตกต่างไปจากสัญญาจ้างปกติ จดการค้ำประกันและค่าชดเชยทั้งหมดที่กฎหมายกำหนด ในสัญญาที่มีระยะเวลาคงที่ ต้องแน่ใจว่าได้ระบุระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้และเหตุผลที่คู่สัญญาไม่สามารถสร้างความสัมพันธ์ในการจ้างงานแบบปลายเปิดได้

ข้อมูลบังคับของสัญญาจ้าง:

• ชื่อเต็มของพนักงานและชื่อนายจ้าง (สำหรับบุคคล - ชื่อเต็ม);
• ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารพิสูจน์ตัวตนของลูกจ้างและนายจ้างเป็นรายบุคคล
• TIN ของนายจ้าง (ยกเว้นบุคคลที่ไม่มีสถานะเป็นผู้ประกอบการ)
• ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ลงนามในสัญญาในนามของนายจ้าง
• สถานที่และวันที่ของเอกสาร

รายละเอียดงาน

แม้ว่าจะไม่มีการอ้างอิงถึงเอกสารนี้ในประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย แต่หน่วยงานของรัฐก็พัฒนาชุดคำอธิบายงานโดยไม่ล้มเหลว (กฎหมายหมายเลข 79-FZ วันที่ 27 กรกฎาคม 2547) และเป็นที่ต้องการอย่างมากสำหรับองค์กรการค้า ทำเช่นนี้.

การปรากฏตัวของรายละเอียดงานช่วยให้:

• กระจายความรับผิดชอบระหว่างตำแหน่งที่คล้ายคลึงกันอย่างมีความสามารถ
• เพื่อพิสูจน์ในศาลหรือสำนักงานอัยการถึงความชอบธรรมของการลงโทษทางวินัย
• ให้เหตุผล;
• รับรองบุคลากรตามตำแหน่งอย่างถูกต้อง

ความสนใจ!คำแนะนำถูกเขียนขึ้นสำหรับตำแหน่ง ไม่ใช่สำหรับพนักงานที่เฉพาะเจาะจง ดังนั้นอย่าทำให้เป็นแบบส่วนบุคคล หากพนักงานลาออกหรือย้าย จะต้องได้รับการอนุมัติใหม่ ด้วยเหตุผลเดียวกัน เป็นการดีกว่าที่จะอนุมัติให้เป็นเอกสารอิสระ ไม่ใช่ภาคผนวกของสัญญาจ้างงานหรือข้อตกลง

ข้อบังคับท้องถิ่น (LNA)

มีทั้งแบบบังคับและแบบบังคับ ผู้ตรวจการ GIT มีสิทธิที่จะขอระเบียบท้องถิ่นในระหว่างการตรวจสอบ และหากไม่มีเอกสารบางอย่างหรือถูกดำเนินการโดยมีข้อผิดพลาด นายจ้างอาจถูกปรับหรือออกคำสั่ง

บังคับรวมถึง LNA ทั้งหมดที่กล่าวถึงในประมวลกฎหมายแรงงาน:

• ระเบียบว่าด้วยค่าตอบแทนหากเงื่อนไขของค่าตอบแทนไม่ปรากฏในข้อตกลงร่วมหรือการกระทำในท้องถิ่นอื่น ๆ (มาตรา 135 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)
• กฎระเบียบเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน (มาตรา 86 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย);
• (มาตรา 189 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

หากมีตำแหน่งที่มีชั่วโมงทำงานผิดปกติในรัฐควรอนุมัติรายชื่อพนักงานที่อยู่ภายใต้ระบอบการทำงานพิเศษ (มาตรา 57, 101 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) หาก บริษัท ส่งบุคลากรไปฝึกอบรมใหม่หรือฝึกอบรมขั้นสูง - ระเบียบเกี่ยวกับขั้นตอนและเงื่อนไขสำหรับการฝึกวิชาชีพ (มาตรา 196 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย)

LNA ทางเลือกจะออกให้ตามความจำเป็น เพื่อควบคุมกระบวนการทำงานอย่างชัดเจน ให้จัดทำเอกสารภายในเพิ่มเติม: บทบัญญัติเกี่ยวกับโบนัส การเดินทางเพื่อธุรกิจ การให้คำปรึกษา นโยบายทางสังคม การจัดหางาน ฯลฯ ไม่มีข้อกำหนดที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับการออกแบบและโครงสร้างของการกระทำในท้องถิ่น ได้รับคำแนะนำจาก GOST ปัจจุบันและรับรองเอกสารแต่ละฉบับอย่างถูกต้อง

บัตรประจำตัวพนักงาน

นายจ้างทุกคน โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบทางกฎหมายและสาขาของกิจกรรม จำเป็นต้องสร้างบัตรส่วนบุคคลสำหรับพนักงานแต่ละคน ใช้แบบฟอร์ม T-2 แบบรวมหรือพัฒนาแบบฟอร์มของคุณเอง สำหรับการจดทะเบียนข้าราชการ ได้มีการพัฒนาแบบฟอร์มพิเศษ T-2GS

อย่าลืมทำความคุ้นเคยกับพนักงานด้วยเนื้อหาของบัตรส่วนบุคคลภายใต้ลายเซ็นทันทีหลังจากการกรอกครั้งแรกแล้ว - หลังจากทำรายการใหม่เกี่ยวกับการโอน (รวมถึงชั่วคราว) การเลิกจ้างการเปลี่ยนชื่อตำแหน่ง

ความสนใจ!บัตรส่วนบุคคลถูกปิดหลังจากสิ้นสุดสัญญาจ้างบนพื้นฐานของการเริ่มต้น หากคุณจ้างพนักงานที่เคยทำงานในองค์กรแล้ว ให้เริ่มทำบัตรใหม่ให้เขา

คำสั่งบุคลากร

การว่าจ้าง การเดินทางเพื่อธุรกิจ การเลิกจ้าง โบนัส การลาพักร้อน และขั้นตอนการปฏิบัติงานด้านบุคลากรอื่นๆ เป็นไปตามคำสั่ง นี่เป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดของการบริการด้านบุคลากร โดยพิจารณาจากรายการที่ทำในบัญชีส่วนบุคคล สมุดงาน บัตรส่วนบุคคล

คำสั่งซื้อบางรายการถูกร่างขึ้นในรูปแบบตารางรวม หากคำสั่งซื้อไม่เกี่ยวข้องกับพนักงานคนเดียว แต่มีพนักงานหลายคนในคราวเดียว แบบฟอร์มที่มีเครื่องหมาย "a" จะถูกใช้:

ตารางที่ 1. คำสั่งที่ออกในรูปแบบตารางรวม

	ประเภทแบบฟอร์มและชื่อ
T-9 หรือ T-9	คำสั่งให้ส่งพนักงานหนึ่งคนขึ้นไปเดินทางไปทำธุรกิจ
T-11 หรือ T-11a	คำสั่งให้กำลังใจพนักงานตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป
T-8 หรือ T-8a	คำสั่งให้เลิกจ้างพนักงานตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป
T-6 หรือ T-6a	คำสั่งอนุญาตให้ลางานกับลูกจ้างตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป
T-5 หรือ T-5a	คำสั่งให้ย้ายพนักงานตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปทำงานอื่น
T-1 หรือ T-1a	คำสั่งจ้างลูกจ้างตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปทำงาน

ความสนใจ!คุณสามารถใช้แบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติจากนายจ้างแทนแบบฟอร์มรวมได้หากมีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด

คำสั่งซื้อที่เหลือจะออกในรูปแบบข้อความ หากคุณต้องการเรียกพนักงานกลับจากลาพักร้อนหรือส่งเขาไปเรียนหลักสูตรฝึกอบรมขั้นสูง ให้คืนสถานะเขาในที่ทำงานหรือจัดทำคำสั่งในรูปแบบอิสระ

คำสั่งได้รับอำนาจตามกฎหมายโดยการรับรองรายละเอียด - ลายเซ็นส่วนตัวของอธิบดีหรือเจ้าหน้าที่อื่น ๆ ที่ได้รับอนุญาตให้ลงนามในคำสั่ง นอกจากการลงลายมือชื่อแล้ว ยังประทับตราขององค์กร (ถ้ามี) ด้วย เอกสารทางปกครองมีผลใช้บังคับตั้งแต่ช่วงเวลาที่ลงนามหรือนับจากวันที่ระบุในเอกสารนั้น

ความสนใจ!คำสั่งแต่งตั้งผู้จัดการ - ผู้อำนวยการทั่วไป, รองหัวหน้า, หัวหน้าฝ่ายบัญชีและเจ้าหน้าที่อื่น ๆ ที่กล่าวถึงในกฎบัตร - อ้างถึงคำสั่งสำหรับกิจกรรมหลักไม่ใช่สำหรับบุคลากร

คำสั่งซื้อสำหรับธุรกิจหลัก

ซึ่งรวมถึงคำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรทั้งหมดที่ไม่เกี่ยวข้องกับปัญหาด้านบุคลากรหรือการบริหารและเศรษฐกิจ: การแนะนำกฎระเบียบในท้องถิ่นหรือการแก้ไข LNA ที่มีอยู่ การสร้างตำแหน่งใหม่และการดำเนินการตรวจสอบ การดำเนินการตามคำสั่งดังกล่าวสามารถมอบหมายให้ทั้งเลขานุการองค์กรและเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล

พนักงาน

กำหนดลักษณะองค์ประกอบบุคลากรของบริษัท: โครงสร้างองค์กร จำนวนและองค์ประกอบของบุคลากร ค่าตอบแทนสำหรับทุกตำแหน่ง สำหรับการลงทะเบียน ใช้แบบฟอร์ม T-3 แบบรวมหรือพัฒนาเทมเพลตของคุณเอง ระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของเอกสารสามารถละเว้นได้ แต่ถ้ามี จำกัด อย่าลืมจัดทำตารางพนักงานใหม่ภายในวันที่ระบุ

ตัวอย่างพนักงานที่มีระยะเวลาจำกัด

ใส่เอกสารตำแหน่งงานทั้งหมดที่มีอยู่ในบริษัท รวมทั้งตำแหน่งว่าง ชั่วคราว และตามฤดูกาล กฎหมายห้ามมิให้จ้างพนักงานสำหรับตำแหน่งที่ไม่ได้กำหนดไว้ในตารางการจัดหาพนักงาน (จดหมาย Rostrud หมายเลข PG / 13229-6-1 จาก 01/01/2014)

เขียนชื่อตำแหน่งเป็นภาษารัสเซียและไม่มีตัวย่อระบุเงินเดือนที่แน่นอนสำหรับแต่ละ - ส้อมเงินเดือนเป็นที่ยอมรับไม่ได้ ตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับค่าตอบแทน ผลประโยชน์ หรือข้อจำกัดต้องเป็นไปตามมาตรฐานวิชาชีพและหนังสืออ้างอิงด้านภาษีและคุณสมบัติ (จดหมายของกระทรวงแรงงานฉบับที่ 14-0 / 10 / V-2253 ลงวันที่ 04.04.2016) ผู้เชี่ยวชาญของนิตยสาร "ธุรกิจบุคคล" จะเล่าให้ฟัง

ความสนใจ!สำหรับข้อผิดพลาดในตารางการรับพนักงาน บริษัทต้องเผชิญกับค่าปรับตามมาตรา 5.27 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย

ตารางวันหยุด

มีการร่างขึ้นทุกปีและกำหนดเงื่อนไขสำหรับการให้วันหยุดประจำปีที่จ่ายให้กับพนักงานทุกคนในองค์กร ใช้แบบฟอร์ม T-7 แบบรวมหรือเทมเพลตของคุณเองเป็นพื้นฐาน

เพื่อหลีกเลี่ยงการอ้างสิทธิ์ในเอกสาร ให้ดำเนินการตามลำดับ:

1. ค้นหาความปรารถนาของพนักงานขอให้หัวหน้าแผนกรวบรวมข้อมูลในแต่ละหน่วยโครงสร้าง
2. ตรวจสอบว่ามีผู้รับผลประโยชน์ในหมู่พนักงานที่มีสิทธิลาพักร้อนในเวลาที่สะดวกหรือไม่ซึ่งรวมถึงสตรีมีครรภ์ ผู้เยาว์ และคนงานบางประเภท
3. จัดทำตารางสรุปข้อมูลเบื้องต้นป้อนเอกสารพนักงานทุกคนรวมถึงพนักงานนอกเวลาภายนอกและภายในรวมถึงผู้ที่ลาคลอดจะสิ้นสุดในปีหน้า
4. ตกลงและอนุมัติกำหนดการออกคำสั่งแยกต่างหากหรือประทับตราอนุมัติบนเอกสารทำความคุ้นเคยกับพนักงานภายใต้ลายเซ็น (จดหมาย Rostrud หมายเลข PG / 5883-6-1 ลงวันที่ 08/01/2012)

ใครเป็นผู้รับผิดชอบการบริหารทรัพยากรบุคคล

ในวิสาหกิจขนาดเล็กและธุรกิจสตาร์ทอัพ การบริหารทรัพยากรบุคคลทั้งหมดมักจะตกอยู่บนไหล่ของคนคนเดียว โดยปกตินี่คือกรรมการของบริษัทหรือรองของเขา แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นและพนักงานก็ขยายตัว ปริมาณงานเอกสารก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน ในขั้นตอนนี้ ควรจัดสรรตำแหน่งเต็มเวลาสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากรที่รู้พื้นฐานของการจัดการบันทึกกำลังพลเป็นอย่างดี และอุทิศเวลาทำงานทั้งหมดให้กับการทำงานกับบุคลากร

ในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีโครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อน บริการแยกต่างหากจะมีส่วนร่วมในการจัดการบันทึกบุคลากร

ถ้าองค์กรมีแผนกโครงสร้างที่แยกจากกัน เช่น สาขาในเมืองและภูมิภาคอื่น มีสองวิธีในการเก็บบันทึกบุคลากร ค่าใช้จ่ายมากขึ้น - เพื่อสร้างตำแหน่งเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลในแต่ละสาขา มีกำไรมากขึ้น แต่เกี่ยวข้องกับปัญหาบางอย่าง - เพื่อจัดการกับแผนกบุคลากรที่สำนักงานใหญ่ ตั้งค่างานโดยใช้การสแกนและไปรษณีย์ อ่านในนิตยสาร "ธุรกิจบุคลากร" คืออะไร

ตารางที่ 2 ข้อดีและข้อเสียของวิธีการต่างๆ ในการจัดระเบียบ CA ในสาขาต่างๆ

ขั้นตอน	จัดทำซีดีที่สำนักงานใหญ่	ซีดีมีจำหน่ายที่สาขา
เอกสาร	เป็นไปตามกำหนดเวลายาก การโอนเอกสารต้นฉบับต้องใช้เวลา	ครบกำหนดแล้ว มอบสิทธิ์ลงนามให้หัวหน้าสาขา
การแต่งตั้งพนักงานที่รับผิดชอบการจัดการบันทึกกำลังพล (KD)	การหาพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเป็นเรื่องง่าย	เนื่องจากสาขามีพนักงานน้อยลง จึงเป็นเรื่องยากที่จะเลือกบุคคลที่รับผิดชอบ CA
การรับสมัครทำงานล่วงเวลาหรือวันหยุดสุดสัปดาห์	เป็นไปไม่ได้เสมอที่จะออกเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดโดยทันทีและส่งไปยังแผนกตรงเวลา	ไม่ใช่ปัญหา: คุณเพียงแค่ต้องได้รับความยินยอมจากพนักงานและกรอกเอกสารทั้งหมดให้ครบถ้วน
การออกเอกสารให้พนักงานเมื่อเลิกจ้าง	ต้องการเวลาจัดส่งมากขึ้น เสี่ยงของหายเมื่อส่งทางไปรษณีย์	สามารถออกเอกสารได้ทันทีโดยไม่ฝ่าฝืนกำหนดเวลา

องค์กรของบุคลากรสำนักงานทำงานด้วยตัวเอง: คำแนะนำทีละขั้นตอน

วิธีการจัดระเบียบงานกับบุคลากรในบริษัทที่สร้างขึ้นใหม่หรือฟื้นฟูหลังจากรุ่นก่อน? คำแนะนำใหม่เกี่ยวกับการจัดการบันทึกกำลังพล ซึ่งพัฒนาขึ้นโดยคำนึงถึงบรรทัดฐานของกฎหมายปัจจุบัน จะช่วยให้คุณไม่พลาดทุกสิ่ง

ดำเนินการทีละขั้นตอน:

ขั้นตอนที่ 1 สร้างกรอบการกำกับดูแลประการแรก ให้เป็นไปตามข้อกำหนดของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย - กฎหมายแรงงานชุดหลักที่ควบคุมกระบวนการของบุคลากรจำนวนมาก: การว่าจ้าง การอนุญาตวันหยุด สิทธิและหน้าที่ของคู่สัญญาในสัญญาจ้าง การคำนวณค่าจ้าง ฯลฯ

พิจารณากฎที่กำหนดโดย:

• พระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ ครั้งที่ 1 ของวันที่ 01/05/2004- เกี่ยวกับการใช้รูปแบบรวมของการบัญชีหลักและรายละเอียดบังคับ
• ในบริษัทขนาดเล็ก ปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบันทึกกำลังพลสามารถจัดการได้โดยบุคคลคนเดียว - เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล เลขานุการ หรือกรรมการ จากนั้นเป็นผู้รับผิดชอบในการบำรุงรักษาและจัดเก็บหนังสืองาน แต่ถ้าปริมาณงานมาก แบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบให้พนักงานหลายคนดีกว่า ตัวอย่างเช่น แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลคนหนึ่งที่รับผิดชอบในการรักษาและบัญชีสำหรับสมุดงาน และมอบหมายให้อีกคนหนึ่งทำหน้าที่รวบรวมคำสั่งบุคลากร

  ตัวอย่างการสั่งซื้อในการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบสมุดงาน

  
  

  ขั้นตอนที่ 3 ทำรายการเอกสารบุคลากรที่จำเป็นรวมข้อบังคับท้องถิ่นและเอกสารอื่น ๆ ไว้ด้วยซึ่งผู้ตรวจสอบ GIT จะตรวจสอบอย่างแน่นอนในการเยี่ยมชมครั้งต่อไป: พนักงาน ตารางวันหยุด ใบบันทึกเวลา บัตรส่วนบุคคลของพนักงาน หากองค์กรวางแผนที่จะละทิ้งแบบฟอร์มรวม ให้ออกคำสั่งให้พัฒนารูปแบบของตนเอง

  ขั้นตอนที่ 4 พัฒนาและอนุมัติบันทึกและข้อบังคับด้านทรัพยากรบุคคลที่จำเป็น. มีหลายวิธีในการอนุมัติ LNA: ค้นหาว่าพวกเขาแตกต่างกันอย่างไรและเลือกวิธีที่เหมาะสมกับคุณที่สุด โปรดทราบว่าเอกสารบางอย่างจะต้องได้รับการตกลงกับสหภาพแรงงานก่อน (ผู้เชี่ยวชาญจากนิตยสารอิเล็กทรอนิกส์ Kadrovoe Delo จะบอก)

  ขั้นตอนที่ 5. กรอกสมุดทะเบียนและวารสาร. แต่งตั้งพนักงานที่รับผิดชอบในการลงทะเบียนการบรรยายสรุป การตรวจสุขภาพ และการติดต่อโต้ตอบ

  1. ตรวจสอบความถูกต้องของการทำสัญญาจ้างงานขั้นแรก ตรวจสอบว่าผู้อำนวยการองค์กรลงทะเบียนทำงานถูกต้องหรือไม่ จากนั้นดูสัญญาที่เหลือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงินเดือนและตำแหน่งงานที่กำหนดไว้ตรงกับถ้อยคำในรายชื่อพนักงาน สมุดงาน และคำสั่งงาน หากคุณพบข้อผิดพลาด ให้ทำการเปลี่ยนแปลงโดยทำข้อตกลงเพิ่มเติมกับพนักงาน
  1. ทำความคุ้นเคยกับพนักงานภายใต้การลงนามกับ LNA ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับพวกเขาเรากำลังพูดถึงไม่เพียงแต่เกี่ยวกับกฎเกณฑ์ของตารางแรงงานและ LNA อื่นๆ ซึ่งควรแนะนำบุคลากรเมื่อจ้างงาน แต่ยังเกี่ยวกับรายละเอียดงาน คำสั่งสำหรับบุคลากร และบันทึกคำสั่ง

  ความสนใจ!ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนได้รับสำเนาสัญญาจ้างงานของตนเองและข้อตกลงเพิ่มเติมทั้งหมด

  1. จัดระเบียบทะเบียนทหารหากบริษัทจ้างผู้มีหน้าที่รับราชการทหารหรือบุคคลในวัยทหาร เก็บบันทึกทางทหาร. แต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการเก็บบันทึกและประสานงานการนัดหมายกับสำนักงานทะเบียนและเกณฑ์ทหารในท้องที่ จัดทำแผนงานและออกบันทึกตามข้อมูลจากบัตรทหาร บัตรส่วนบุคคล และใบรับรองเกณฑ์ทหารที่พนักงานให้มา
  1. สร้างสภาพแวดล้อมการจัดเก็บที่ปลอดภัยข้อกำหนดนี้ใช้กับเอกสารทั้งหมดที่มีข้อมูลส่วนบุคคล (PD): วางไว้ในตู้และตู้เซฟที่ล็อคไว้อย่างปลอดภัย อย่าโอนข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานไปยังบุคคลที่สามโดยไม่มีเขา ยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษร. อย่าเก็บสำเนาหนังสือเดินทางและประกาศนียบัตรในไฟล์ส่วนตัวของคุณ อย่าขอข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานพนักงาน - ค่าปรับสำหรับการละเมิดกฎสำหรับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญ
  1. วางแผนปฏิทิน.เอกสารสำคัญจำนวนมากต้องได้รับการปรับปรุงหรืออนุมัติใหม่เป็นประจำ ตัวอย่างเช่น ควรจัดทำตารางวันหยุดทุกปี และควรมีการออกข้อตกลงร่วมกันใหม่อย่างน้อยหนึ่งครั้งทุกสามปี เพื่อให้บริษัทไม่มีปัญหาในอนาคต วางแผนการทำงานกับเอกสารสำคัญล่วงหน้า

  การจัดการบันทึกบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้น เช่น ในสาขา หรือการสร้างใหม่หลังจากรุ่นก่อนไม่ใช่เรื่องง่าย ในการเริ่มต้น ทำความคุ้นเคยกับกรอบการกำกับดูแลและมาตรฐาน GOST R 7.0.97-2016 ซึ่งมีข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับงานเอกสาร

  ทำงานอย่างสม่ำเสมอ พัฒนาชุดเอกสารประกอบบุคลากรขั้นต่ำที่จำเป็น รวมถึงระเบียบข้อบังคับ ตัดสินใจว่าคุณจะใช้แบบฟอร์มการบัญชีหลักแบบใด - แบบรวมหรือแบบพัฒนาตนเอง รับสัญญาการจ้างงานและข้อตกลงตามลำดับ ใส่ใจในรายละเอียดเพราะบริษัทต้องเผชิญกับค่าปรับจำนวนมากสำหรับการขาดงานหรือการดำเนินการเอกสารที่ไม่ถูกต้อง