เอกสารสำหรับดำเนินการบันทึกบุคลากร การบริหารทรัพยากรบุคคลตั้งแต่เริ่มต้น

การบัญชีบุคลากรเป็นสิ่งจำเป็นในองค์กรใดๆ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ กิจกรรม และจำนวนพนักงาน สำหรับความประพฤติที่มีความสามารถและมีคุณสมบัติเหมาะสม คุณจะต้องมีความรอบรู้ในกฎหมายแรงงาน ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงในกฎหมาย และมีทักษะในด้านการจัดการบันทึกกำลังพล

การบัญชีของบุคลากรคืออะไรและทำไมจึงจำเป็น

ส่วนสำคัญของกิจกรรมของแต่ละบริษัทคือบันทึกบุคลากร เป็นงานที่ได้รับการควบคุมตามกฎหมายว่าด้วยการลงทะเบียน การบัญชี และการติดตามความเคลื่อนไหวของพนักงานในองค์กร

กิจกรรมด้านทรัพยากรบุคคล ได้แก่

• แผนกต้อนรับของพนักงาน
• เลิกจ้าง;
• การเคลื่อนไหวในแนวนอน (โอนระหว่างแผนก) และแนวตั้ง (เช่น การเติบโตของอาชีพ)
• การเดินทางเพื่อธุรกิจ
• ลาป่วย;
• ใบบันทึกเวลา;
• วันหยุดพักผ่อน (ทุกประเภท - ประจำปี, โดยไม่ต้องจ่าย, สำหรับการตั้งครรภ์, ฯลฯ );
• บัตรส่วนบุคคลสำหรับพนักงานแต่ละคน ฯลฯ

นอกจากนี้ยังใช้กับการจัดพนักงาน:

• การรักษาบันทึกทางทหาร
• ระเบียบแรงงานสัมพันธ์
• การสร้างและการลงทะเบียนคำสั่งและคำสั่งต่างๆ (เช่น การว่าจ้าง การให้กำลังใจพนักงาน ฯลฯ)
• การจัดระเบียบงานและด้านอื่น ๆ

เอกสารทั้งหมดจัดทำขึ้นตามบรรทัดฐานและกฎที่กำหนดเท่านั้น บางรูปแบบเป็นเอกภาพ ส่วนรูปแบบอื่นๆ ถูกกำหนดขึ้นที่องค์กรเอง

การจัดระเบียบบันทึกบุคลากรที่มีความสามารถช่วยแก้ปัญหาและงานต่างๆ ของบริษัทได้ แน่นอนว่ามีความแตกต่างกันนับพัน แต่มีประเด็นพื้นฐานที่ใช้กับทุกองค์กร

จะจัดระเบียบอย่างไรและมอบหมายให้ใครเป็นผู้ดูแลรักษาบันทึกบุคลากร?

มีหลายวิธีในการจัดระเบียบบัญชี ทุกอย่างขึ้นอยู่กับลักษณะขององค์กรและตัวเลือกที่ผู้จัดการทำ ตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุด:

สร้างแผนก HR ทั้งหมดหากบริษัทจ้างคนจำนวนมาก

และเมื่อพนักงานมีขนาดเล็ก คุณสามารถจ้างผู้เชี่ยวชาญได้หนึ่งคน ข้อดีของวิธีนี้คือจัดการงานโดยผู้จัดการในแบบที่เขาชอบและถูกควบคุมและควบคุมตามหลักการของเขาเอง

นอกจากนี้ยังมีข้อเสีย: เป็นการยากที่จะตรวจสอบความเป็นมืออาชีพของผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการว่าจ้าง ดังนั้นจึงมีความเสี่ยงที่จะจ้างเจ้าหน้าที่ที่มีความสามารถไม่ครบถ้วน

คุณจะต้องใช้เวลาและเงินไปกับการฝึกอบรมหรือมองหาพนักงานคนอื่น

ข้อดีของตัวเลือกนี้สำหรับการจัดระเบียบบัญชีคือถ้ามีคนแนะนำ (บางที) เขาทำงานจริง ๆ นั่นคือเขาได้รับการทดสอบในกรณีนี้ แน่นอนว่าคุณต้องเจรจาต่อรองสภาพการทำงานเพื่อให้เหมาะสมกับทั้งสองฝ่าย

มอบหมายให้บุคลากรมีความสำคัญกับนักบัญชีหรือเลขาที่ดี

ข้อดี: ช่วยประหยัดเวลาและเงิน นั่นคือไม่จำเป็นต้องเลือกเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลและไม่มีค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาบันทึก

ข้อเสีย: ปัญหาหลักเมื่อเลือกวิธีนี้คือพนักงานทำงานเพิ่มเติมหลังจากงานหลัก ซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาด ความผิดพลาด ช่องว่าง และการขาดเอกสารที่จำเป็นเบื้องต้น และแน่นอนว่าความรู้ทางวิชาชีพในหัวข้อการบัญชีบุคลากรเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ และถ้าเลขาคนเดียวกันมีอยู่แล้ว ความเสี่ยงของภาวะแทรกซ้อนในกรณีนี้จะลดลง และในทางกลับกัน.

มอบหมายงานบัญชีให้กับองค์กรเอาท์ซอร์ส

ดี: กิจกรรมด้านบุคลากรทั้งหมดเป็นภาระของบริษัทเอาท์ซอร์ส ซึ่งถือว่าความรับผิดชอบดังกล่าวเป็นไปตามข้อตกลง นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่ามีการให้ความช่วยเหลืออย่างต่อเนื่องและต่อเนื่องสำหรับเรื่องของบุคลากร การเลือกวิธีนี้จะช่วยลดต้นทุนได้อย่างมาก

จุดด้อย: คุณต้องเลือกบริษัทที่มั่นคงและมั่นคง และคุณต้องสร้างปฏิสัมพันธ์ สร้างแนวคิดสำหรับการทำงานกับผู้เชี่ยวชาญที่จะทำงานนอกสำนักงาน
ผู้จัดการต้องเลือกวิธีที่สะดวกและเหมาะสมที่สุดสำหรับเขาในการรักษาบันทึกบุคลากร โดยชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียทั้งหมดของแต่ละวิธี

หน้าที่การทำงานของบุคลากรบุคลากร

เจ้าหน้าที่บุคคลมีหน้าที่ดังต่อไปนี้ตามคำแนะนำและข้อตกลงด้านแรงงาน:

นี้เป็นรายการหน้าที่ของบุคลากรที่ไม่สมบูรณ์ ข้อกำหนดเป็นค่าโดยประมาณ อาจมีมากกว่าที่ระบุไว้ (หรือน้อยกว่า) แต่โดยรวมแล้ว ทักษะและความสามารถเหล่านี้คือทักษะและความสามารถที่ผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากรต้องมี

การบัญชีบุคลากร: ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง?

โดยปกติแต่ละองค์กรจะต้องมีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรประเภทต่อไปนี้:

• การบริหาร (คำสั่งส่วนบุคคลและการผลิต);
• ยืนยันกิจกรรมแรงงาน
• ข้อมูลและการตั้งถิ่นฐาน;
• การติดต่อภายใน
• บันทึกการควบคุมและการลงทะเบียน

เอกสารบุคลากรบางส่วนจะต้องอยู่ที่องค์กรโดยไม่ล้มเหลว ซึ่งรวมถึง:
PVTR (ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน);

เอกสารทั้งหมดจะถูกเก็บไว้เป็นเวลาหลายปี มีการควบคุม:

• มาตราหรือมาตราแห่งประมวลกฎหมายแรงงาน
• มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ
• กฎหมายของรัฐบาลกลางและข้อบังคับอื่น ๆ

หากไม่มีบางสิ่ง (คำสั่ง คำสั่ง ฯลฯ) ข้อเท็จจริงนี้จะต้องได้รับการแก้ไข โดยทั่วไป หลักการหนึ่งในการทำงานของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลคือความตรงต่อเวลา มันอำนวยความสะดวกในวันทำงานอย่างมากและยังให้การบังคับใช้กฎหมายกับการกระทำบางอย่าง นี่เป็นสิ่งสำคัญมากจริง ๆ - ไม่ต้องดำเนินธุรกิจปัจจุบัน มิฉะนั้น พวกมันมักจะเติบโตเหมือนก้อนหิมะ

การจัดการบันทึกบุคลากร: จะต้องดำเนินการอย่างไร จะเริ่มต้นอย่างไร

เมื่อได้ตั้งรกรากในที่ใหม่ในฐานะเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล อันดับแรก คุณต้องแก้ไขเอกสารบังคับก่อน หากปรากฏว่า (และเกิดขึ้น) ว่าเอกสารสำคัญบางส่วนจากรายการหายไป จะต้องกู้คืนเอกสารเหล่านั้น แน่นอนว่างานดังกล่าวจะเป็นไปไม่ได้ภายในวันเดียว

ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเน้นตำแหน่งที่สำคัญที่สุดและเริ่มต้นจากตำแหน่งเหล่านั้น ตรวจสอบการมีอยู่และการรู้หนังสือในการออกแบบ (และหากคุณต้องการแก้ไขหรือจัดทำเอกสารใหม่): การจัดพนักงาน ตารางวันหยุด สัญญาจ้าง คำสั่งซื้อ บันทึกเกี่ยวกับแรงงาน

เก็บบันทึกสัญญาจ้างงาน คำสั่งบุคลากร สร้างสมุดทะเบียนสมุดงาน ทำความเข้าใจกับบัตรส่วนบุคคล (T-2) ทำงานกับกฎระเบียบในท้องถิ่น
สิ่งสำคัญคือการกรอกเอกสารปัจจุบันทั้งหมดให้ตรงเวลา งานขึ้นอยู่กับประมวลกฎหมายแรงงานและระเบียบการงานในสำนักงาน และไม่ทำลายเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร เวลาที่จัดเก็บได้รับการอนุมัติโดย Federal Archives (“List …” ลงวันที่ 06.10.2000)

เอกสารทางบัญชีทั้งหมดจำเป็นสำหรับความโปร่งใสของแรงงานสัมพันธ์ ระบบบุคลากรกำหนดบรรทัดฐานและหลักการที่ให้ความมั่นคงแก่พนักงานขององค์กร และฝ่ายบริหารสร้างเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยต่อการบริหารงานบุคคล

ระบบบัญชีอัตโนมัติ - 1C: ประโยชน์ของการทำงานกับโปรแกรม

การรักษาประวัติบุคลากร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทขนาดใหญ่ เป็นงานที่มีความรับผิดชอบและยิ่งใหญ่อย่างไม่น่าเชื่อ แต่ที่นี่ผิดพลาดไม่ได้! แต่วันนี้มีวิธีทำให้กิจกรรมของเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลเป็นไปโดยอัตโนมัติซึ่งสามารถอำนวยความสะดวกและลดความซับซ้อนในการทำงานของแผนกปรับปรุงกิจกรรมลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดได้อย่างมาก

ด้วยความช่วยเหลือของโปรแกรม 1C คุณสามารถเก็บบันทึกตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ฐานข้อมูลให้การจัดเก็บข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับพนักงานที่เชื่อถือได้ เมื่อสะสมแล้ว สามารถสร้างรายงานต่างๆ ที่ช่วยในการวิเคราะห์งานและพัฒนาแนวทางใหม่ๆ ได้ ตัวอย่างเช่น รายงานอาจมีลักษณะดังนี้:

• อัตราการหมุนเวียนพนักงาน
• สถิติบุคลากร
• การเคลื่อนย้ายคนงาน เป็นต้น

โปรแกรมช่วยแก้ปัญหาและงานเกือบทั้งหมดของการบัญชีบุคลากร หัวหน้าองค์กรต้องขอบคุณ 1C ที่มีโอกาสได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของกิจการในแผนกนี้ วิเคราะห์และตัดสินใจในการจัดการอย่างถูกต้อง และระบบอัตโนมัติยังช่วยให้คุณซิงโครไนซ์กิจกรรมของบริการต่าง ๆ ของ บริษัท (บัญชี, บุคลากร, แผนกบัญชี) ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและสร้างเงื่อนไขทั้งหมดสำหรับการจ่ายเงินเดือนตามกำหนดเวลา

จิตวิทยาอะไรที่จำเป็น? บทความนี้จะบอกคุณเกี่ยวกับความลับทั้งหมดของการทดสอบ

ในการดำเนินการตรวจสอบภาษี อ่านบทความ: เคล็ดลับทั้งหมดในการเลือกผู้เชี่ยวชาญด้านการตรวจสอบภาษี

บทสรุป

ดังนั้น โดยสรุปแล้ว เราสามารถสังเกตสิ่งต่อไปนี้:

• การบัญชีบุคลากรเป็นส่วนสำคัญของงานขององค์กรใดๆ
• มีหลายวิธีในการจัดระเบียบบัญชี ทางเลือกขึ้นอยู่กับผู้นำ
• หน้าที่ของบุคลากรบุคลากรถูกกำหนดโดยคำสั่งและสัญญาจ้าง
• มีรายการเอกสารเกี่ยวกับงานบุคลากรที่ต้องแสดงในทุกบริษัท และคุณควรเริ่มต้นอาชีพของคุณในแผนกบุคคลโดยการตรวจสอบเอกสารเฉพาะเหล่านี้
• การเก็บบันทึกจะง่ายกว่ามากหากเป็นระบบอัตโนมัติ

การบัญชีบุคลากรเป็นหัวใจหลักสำหรับการดำเนินงานปกติและมีประสิทธิภาพขององค์กรใดๆ ดังนั้นจึงต้องเข้าหาด้วยความรับผิดชอบทั้งหมด

ติดต่อกับ

เพื่อเก็บบันทึกของเอกสารหลักทั้งหมดในระดับที่เหมาะสม จำเป็นต้องมีการประสานงานที่ดีของแผนกบุคคลซึ่งกระบวนการทำงานหลายอย่างขององค์กรขึ้นอยู่กับ

นี่คือการบำรุงรักษาทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการบัญชีของเงินทุนและการเคลื่อนย้ายบุคลากร

การชำระเงินทันเวลาความถูกต้องของการก่อตัวของเอกสารและขั้นตอนการผลิตอื่น ๆ ขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของการก่อสร้าง

สำคัญ: กุญแจสู่การทำงานที่ราบรื่นและทันเวลาของฝ่ายบุคคลคือผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดี ซึ่งนอกจากทักษะในการทำงานในสำนักงานแล้ว ยังตระหนักดีถึงกฎหมายแรงงานอีกด้วย

จำเป็นต้องมีกระบวนการบัญชีบุคลากรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายดังต่อไปนี้:

• แจกจ่ายพนักงานตามกระบวนการอย่างถูกต้อง
• ระบุทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้
• แก้ไขปัญหาใด ๆ กับพนักงานอย่างทันท่วงที

คุณจะได้เรียนรู้วิธีจัดระเบียบบันทึกบุคลากรในองค์กรอย่างเหมาะสมในวิดีโอนี้:

แผนก HR มีปัญหาอะไรบ้าง?

โดยทั่วไป คำถามทั้งหมดเกี่ยวกับงานของบุคลากรจะได้รับการแก้ไขโดยฝ่ายบุคคล:

• การสรรหาและการเลิกจ้าง;
• การลงทะเบียนวันหยุดและการชำระเงินที่เกี่ยวข้อง
• การสะสมแรงจูงใจและโบนัสก็อยู่ในความสามารถของพวกเขาเช่นกัน
• การก่อตัวของบุคลากร คุณจะได้เรียนรู้วิธีจัดทำคำสั่งอนุมัติตารางการรับพนักงาน
• การเปลี่ยนแปลงตารางการทำงาน
• ช่วงเวลาการทำงานอื่น ๆ ของรัฐ

คุณสมบัติของบันทึกบุคลากร

ที่องค์กร แต่ละขั้นตอนของการทำงานของฝ่ายบุคคลจะดำเนินการตามข้อบังคับ งานทุกประเภทตามเงื่อนไขสามารถแบ่งออกเป็นดังต่อไปนี้:

• ขั้นตอนการรวบรวมและบำรุงรักษาเอกสารบุคลากร
• รูปแบบการไร้ความสามารถ
• การเตรียมเอกสารสำหรับการเก็บถาวร
• การบำรุงรักษาบันทึกทางทหารในองค์กร
• การจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของแต่ละทีม
• การคำนวณเบี้ยประกัน

เวิร์กโฟลว์บุคลากรทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสองสาขา:

• สำหรับบุคลากร - บัตรส่วนบุคคลและคำสั่งซื้อทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงานแต่ละคน
• เรื่องการบริหารงานบุคคล - ระเบียบภายใน ระเบียบแผนก รายงานจำนวนพนักงาน

นอกจากนี้ แผนกบุคคลจะจัดเก็บเอกสารทั้งหมดที่เป็นพื้นฐานในการออกคำสั่ง ตลอดจนใบแจ้งยอดและสลิปเงินเดือนซึ่งไม่ใช่แบบพื้นฐาน แต่สร้างฐานที่จำเป็นสำหรับเอกสารเพิ่มเติม

ตามมาด้วยเอกสารหลักคือ:

• ข้อตกลงร่วมกันเพื่อแก้ไขสถานการณ์ที่กำหนดไว้
• ลักษณะงาน หากไม่ได้ระบุหน้าที่ส่วนหนึ่งในสัญญา
• ข้อบังคับเกี่ยวกับเงินเดือนและโบนัสสำหรับการแก้ไขสถานการณ์ที่ขัดแย้งกันเกี่ยวกับการจ่ายเงิน
• ข้อกำหนดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อบังคับเกี่ยวกับชีวิตขององค์กร

จะจัดระเบียบบันทึกบุคลากรได้อย่างไร?

การจัดระบบบันทึกบุคลากรในบริษัท

ในการเริ่มต้นกระบวนการบันทึกทั้งหมด คุณต้องจัดทำโครงร่างคร่าวๆ ของแผนงานก่อน:

1. ก่อนรวบรวมคุณควรศึกษาเอกสารกำกับดูแลทั้งหมด
2. หลังจากนั้นเอกสารที่เป็นส่วนประกอบจะถูกนำมาจากหัวและศึกษาซึ่งทั้งหมดจะต้องสอดคล้องกับเอกสารจริง
3. ถัดไป เวิร์กโฟลว์ถูกจัดเตรียมโดยคำนึงถึงความต้องการของผู้จัดการในการสร้างโฟลเดอร์สำหรับเอกสารเพิ่มเติม
4. หลังจากนั้นเอกสารจะถูกสร้างขึ้น:

• ในขั้นต้น เอกสารทั้งหมดจะถูกร่างขึ้นเกี่ยวกับศีรษะ

สำคัญ: เจ้าหน้าที่นี้กำหนดโดยการแข่งขันหรือในการประชุมสามัญของผู้ร่วมก่อตั้ง

• ต่อมาก็ถึงคราวเปลี่ยนรายชื่อพนักงานและข้อบังคับด้านแรงงานภายใน

สำคัญ: ตารางการจัดหาพนักงานสามารถสร้างขึ้นตามแบบฟอร์มรวมได้ ในขณะที่จำเป็นต้องรวบรวมรายชื่อตำแหน่งที่จำเป็นในการผลิต โดยเริ่มจากส่วนหัว

• กำลังพัฒนารูปแบบสัญญาจ้างซึ่งจำเป็นสำหรับการลงนามกับพนักงานแต่ละคนขององค์กร
• กำลังเตรียมเอกสารและเอกสารที่จำเป็นอื่น ๆ
• กำหนดผู้รับผิดชอบสมุดงาน - ในขั้นตอนแรกของการก่อตัวของบันทึกบุคลากรและองค์กรหัวหน้ามีหน้าที่รับผิดชอบในการรับและลงทะเบียนพนักงานตามนี้จึงจำเป็นต้องจัดทำคำสั่งเกี่ยวกับความรับผิดชอบ ของผู้อำนวยการฝ่ายรับและความปลอดภัยของเอกสาร

สำคัญ: หลังจากระบุตัวตนอย่างเป็นทางการของผู้รับผิดชอบแล้วการลงทะเบียนพนักงานจะเริ่มขึ้น

• มีความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดเก็บและการใช้เอกสารบุคลากร

หลังจากจ้างเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล เขาดูแลขั้นตอนทั้งหมดของการรับส่งเอกสาร - รักษาใบบันทึกเวลา ตารางวันหยุด การเคลื่อนไหวเอกสารของผู้คนในองค์กร และอื่น ๆ

เอกสารอะไรที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร?

เอกสารพื้นฐานและการออกแบบ

พนักงานฝ่ายบุคคลใช้เอกสารที่จำเป็นจำนวนหนึ่งสำหรับการจัดการบุคลากรที่มีความสามารถ:

• คำสั่งย้ายพนักงานประเภทต่างๆ เช่น การว่าจ้าง การเลิกจ้าง การลาพักร้อน การเดินทางเพื่อธุรกิจ และอื่นๆ
• ตารางการจัดหาพนักงานซึ่งจำเป็นต้องตรงกับข้อกำหนดในตารางการทำงานในสัญญาจ้างหลัก มิฉะนั้นจะเป็นการละเมิดสัญญาและนำไปสู่บทลงโทษ
• ใบบันทึกเวลา;
• หนังสือการจ้างงานที่เก็บไว้ในองค์กรตลอดระยะเวลาที่มีผลบังคับใช้ของข้อตกลงที่ลงนาม เอกสารเหล่านี้เป็นการรายงานที่เข้มงวด เพื่อให้แต่ละเล่มถูกบันทึกในวารสารพิเศษและการจัดเก็บจะดำเนินการในตู้นิรภัยพิเศษ
• กฎคำสั่งภายใน
• สัญญาจ้างงานเป็นหลักฐานของข้อสรุปของแรงงานสัมพันธ์ซึ่งจัดทำขึ้นกับพนักงานแต่ละคนโดยอิงจากการทำงานอย่างเป็นทางการของพนักงานตามประเด็นที่ระบุไว้ในเอกสาร
• ภาคผนวกของสัญญาจะถูกร่างขึ้นสำหรับแต่ละกรณีของการแก้ไขข้อกำหนดหลักของสัญญาแรงงาน
• เกิดขึ้นทุกปี 2 สัปดาห์ก่อนสิ้นปี พนักงานแต่ละคนต้องทำความคุ้นเคยกับมัน จำเป็นต้องจัดทำเอกสารนี้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยความรู้ที่ซับซ้อนของการผลิตเพื่อให้ส่วนที่เหลือพร้อมกัน 2 - 3 คนไม่รบกวนการทำงานทั้งหมด กระบวนการขององค์กร
• ไฟล์ส่วนตัว - ต้องเปิดโฟลเดอร์สำหรับพนักงานแต่ละคน บัตรส่วนบุคคล บัญชีส่วนตัว คำสั่งทั้งหมดที่ลงนามโดยพนักงานของหัวหน้า คำชี้แจงของเขาและเอกสารอื่น ๆ ที่เรียงลำดับเหตุการณ์ของการกระทำของพนักงานอยู่ที่นี่ เอกสารนี้เกี่ยวข้องกับเอกสารทางบัญชีซึ่งเกิดขึ้นในรูปแบบของโฟลเดอร์และนิตยสารที่เย็บแล้ววางสี่เหลี่ยมสีขาวเพื่อระบุรายละเอียดหลัก
• รายละเอียดงานพร้อมการระบุโดยละเอียดเกี่ยวกับสิทธิและภาระผูกพันของพนักงาน
• ระเบียบว่าด้วยค่าตอบแทนและโบนัสเป็นหลักเกณฑ์ในการคำนวณการจ่ายเงินให้กับพนักงาน ตามกฎข้อบังคับเกี่ยวกับโบนัสและสิ่งจูงใจที่เป็นสาระสำคัญสำหรับพนักงานของ LLC อ่าน

นอกจากนี้ยังมีการสร้างเอกสารอีกมากมายซึ่งจัดการโดยพนักงานของแผนกบุคคล

ใครที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร?

โดยปกติในองค์กรขนาดใหญ่จะมีแผนกบุคคลซึ่งดูแลเอกสารทั้งหมดและปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพ

แต่ในวิสาหกิจขนาดเล็ก พวกเขาช่วยประหยัดบุคลากร ตัวอย่างเช่น หัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือเลขานุการทำนอกเวลา และผู้จัดการเองมีหน้าที่รับผิดชอบในการว่าจ้างและเลิกจ้างพนักงาน

HR อัตโนมัติ

การใช้โปรแกรมบัญชีคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ ช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้นอย่างมากในขณะนี้มีจำนวนมาก

แน่นอนว่าปัจจุบันคือ 1C: Enterprise ซึ่งช่วยให้คุณพิมพ์เอกสารโดยอัตโนมัติและทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ แต่มีโปรแกรมอื่นอีกจำนวนหนึ่งที่อายุน้อยกว่าและก้าวหน้ากว่ามาก

การบริหารงานบุคคลและการบัญชีบุคคล

ความแตกต่างของ IP และ LLC

เมื่อรับพนักงานเข้าสถานประกอบการและบันทึกข้อมูลบุคลากร การจัดการแต่ละรูปแบบจะมีลักษณะเฉพาะของตนเอง ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้ประกอบการรายบุคคลได้รับการว่าจ้างในขั้นต้น พวกเขาจะต้องจดทะเบียนในสถานะนายจ้าง:

• ใน FSS - 10 วันนับจากวันที่รับสมัครพนักงานคนแรก
• ใน FIU - ภายในหนึ่งเดือนนับจากวันที่จ้างพนักงาน

หากเกินจำนวนวันที่ลงทะเบียนนี้ บริษัทจะถูกลงโทษ

ในเวลาเดียวกันผู้จัดการจำเป็นต้องได้รับลายเซ็นจากพนักงานเพื่อทำความคุ้นเคยกับเอกสารกำกับดูแลสำหรับสิ่งนี้ขอแนะนำให้เริ่มบันทึก

บทลงโทษสำหรับการขาดบันทึกบุคลากร

สำคัญ: ผู้ประกอบการอิสระมีสิทธิที่จะไม่เริ่มบันทึกบุคลากร

หากไม่มีประวัติบุคลากรในองค์กรหรือองค์กร ให้ปรับ:

• สำหรับเจ้าหน้าที่ 1,000 ถึง 5,000 รูเบิล;
• สำหรับนิติบุคคลตั้งแต่ 30,000 ถึง 50,000 รูเบิล

นอกจากนี้งานขององค์กรอาจถูกระงับเป็นเวลา 90 วันหากจำเป็นต้องมีการตรวจสอบ ให้ทำดังนี้

• ไม่คาดคิดมาก่อน พวกเขาเตือนล่วงหน้า 3 วัน;
• จัดขึ้นในช่วงเวลาจำกัด - 20 วัน;
• ค่าคอมมิชชั่นการเยี่ยมชมควรดำเนินการโดยการมีส่วนร่วมของหัวหน้าเท่านั้น

บทสรุป

การบัญชีบุคลากรตามกฎหมายปัจจุบันเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจใด ๆ เป็นที่ยอมรับไม่ได้ในการดำเนินกิจกรรมขององค์กรที่พนักงานเต็มเวลาทำงานโดยไม่มีการบัญชีดังกล่าวเนื่องจากความร่วมมือแต่ละครั้งจะต้องได้รับการแก้ไขโดยข้อบังคับกับ แก้ไขการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในนั้น

กฎการจัดระเบียบและการรักษาบันทึกบุคลากร - ดูที่นี่:

การบัญชีบุคลากร พร้อมกับการบัญชีและการบัญชีภาษี ช่วยให้คุณสามารถสะท้อนข้อมูลที่เชื่อถือได้ซึ่งจำเป็นสำหรับการทำงานเต็มรูปแบบของบริษัท คุณสมบัติของบัญชีประเภทนี้รวมถึงเอกสารหลักที่เกี่ยวข้องจะกล่าวถึงในบทความของเรา

การเก็บรักษาบันทึกบุคลากร

ทำ บันทึกบุคลากรเกี่ยวข้องกับการดำเนินการเอกสารจำนวนมากซึ่งจะสะท้อนถึงข้อมูลแยกกันสำหรับพนักงานแต่ละคนและโดยทั่วไปสำหรับทั้งบริษัทตลอดจนการสร้างกฎเกณฑ์ที่ควบคุมขั้นตอนสำหรับกิจกรรมแรงงาน

ทำ บันทึกบุคลากรหมายถึงการกำหนดจำนวนพนักงานซึ่งเป็นไปได้เฉพาะกับการติดตามการเคลื่อนไหวทั้งหมดที่มีคุณภาพสูงเท่านั้น งานหลัก บันทึกบุคลากรเป็นการจัดทำเอกสารหลักฐานการเคลื่อนไหวเฉพาะของพนักงาน ตั้งแต่การว่าจ้าง การโยกย้ายไปยังตำแหน่งอื่น การขึ้นทะเบียนลางาน และการเลิกจ้าง

แน่นอน, การบัญชีบุคลากรสามารถบำรุงรักษาด้วยตนเองอย่างไรก็ตาม บันทึกบุคลากรโดยใช้ซอฟต์แวร์ช่วยลดเวลาในการจัดเตรียมเอกสาร โดยเฉพาะในกรณีที่บริษัทมีพนักงานจำนวนมาก

ประวัติทรัพยากรบุคคล

เอกสาร บันทึกบุคลากรสามารถเป็นได้ทั้งแบบบังคับ การรวบรวมซึ่งจัดทำโดยประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย และไม่บังคับ

ไปยังเอกสารที่จำเป็น บันทึกบุคลากรเกี่ยวข้อง:

• ใบสั่งจ้างงาน (T-1);
• สัญญากับพนักงาน (TD-1);
• หนังสืองาน (พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225“ เกี่ยวกับหนังสืองาน”);

เกี่ยวกับคุณสมบัติของการออกแบบสมุดงาน ดูวัสดุ .

• บัตรประจำตัวพนักงาน (T-2);
• เอกสารการโอน (T-5);
• ออกคำสั่ง (T-6);
• ตารางวันหยุด (T-7);
• การจัดหาพนักงาน (T-3);
• ใบบันทึกเวลา (T-12);
• คำสั่งเลิกจ้าง (T-8)

เอกสารบุคลากรส่วนใหญ่มีแบบฟอร์มรวมกัน เอกสารบางอย่างที่นายจ้างควรจัดทำขึ้นเอง:

• ข้อตกลงร่วมกัน;
• กฎระเบียบภายใน
• ระเบียบค่าจ้าง;
• ข้อบังคับเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน
• ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองแรงงาน
• บทบัญญัติโบนัส;

สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารบุคลากร โปรดดูเอกสารประกอบ .

สิ่งสำคัญ!ตามศิลปะ. 8 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียบทบัญญัติที่จัดตั้งขึ้นโดยองค์กรที่ละเมิดสิทธิของพนักงานไม่สามารถใช้เพื่อควบคุมแรงงานสัมพันธ์ได้

เอกสารทางบัญชีทั้งหมดที่จัดทำโดยบุคลากรบุคลากรได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร หลังจากนั้นพนักงานต้องทำความคุ้นเคยกับพวกเขาและลงลายมือชื่อ

ควรสังเกตว่าในบางสถานการณ์ สามารถหลีกเลี่ยงการจัดเตรียมเอกสารบุคลากรได้ ตัวอย่างเช่น ไม่จำเป็นต้องร่างรายละเอียดงานหากสัญญาจ้างได้กำหนดไว้สำหรับการทำงานของพนักงาน เช่นเดียวกับข้อค่าจ้างซึ่งเป็นทางเลือกหากสัญญาระบุรายได้ในอนาคตของพนักงาน

การมีอยู่ของเอกสารนี้หรือเอกสารนั้นในบันทึกบุคลากรนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะของงานของพนักงานแต่ละคนและของบริษัทโดยรวม หากบริษัทจัดหางานเป็นกะ ก็ควรจัดทำตารางกะขึ้น เมื่อปฏิบัติหน้าที่ด้านแรงงานในสถานที่ที่มีความปลอดภัยสูงควรมีการเขียนข้อความเกี่ยวกับการรักษาความลับทางการค้าไว้ในสัญญารวมทั้งควรมีการร่างบทบัญญัติที่เหมาะสมซึ่งจะกำหนดขั้นตอนการเข้าถึงความลับความรับผิดชอบในการเปิดเผยข้อมูล ตลอดจนเงื่อนไขการยกเลิกการเข้าถึงดังกล่าว จำเป็นต้องทำสัญญากับพนักงานด้วยความรับผิดโดยสมบูรณ์หากเขาเกี่ยวข้องกับสินค้าหรือวัตถุที่มีค่า

ความรับผิดชอบในการกระทำความผิดในการดำเนินการบันทึกบุคลากร

หน่วยงานกำกับดูแลหลักที่รับผิดชอบการดำเนินการที่ถูกต้องของ บันทึกบุคลากรเป็นสำนักงานตรวจแรงงานของรัฐ ได้รับการออกแบบมาเพื่อควบคุมการปฏิบัติงานของบุคลากรและถ้า การบัญชีบุคลากรจะดำเนินการกับการละเมิดเพื่อนำไปสู่ความรับผิดชอบในการบริหารสำหรับการละเมิดกฎหมายแรงงาน

ความรับผิดชอบประเภทต่อไปนี้มีความโดดเด่น (มาตรา 419 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย):

• การบริหาร - ค่าปรับสำหรับเจ้าหน้าที่และ บริษัท นั้นสะท้อนให้เห็นในศิลปะ 5.7, 5.27-5.34, 5.39 แห่งประมวลกฎหมายปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย ความรับผิดชอบในการบริหารมักเกิดขึ้นในกรณีที่ไม่มีเอกสารบุคลากรที่จำเป็นหรือการไม่ส่งตามคำขอของพนักงานหรือองค์กร

ตัวอย่าง:Ivanov I.A. ตัดสินใจกู้เงิน ในการทำเช่นนี้ เขาต้องมีสำเนาสมุดงานและใบรับรอง 2-NDFL นายจ้างปฏิเสธที่จะออกสำเนาสมุดงาน ลูกจ้างมีสิทธิรายงานการกระทำที่ผิดกฎหมายของนายจ้างต่อพนักงานตรวจแรงงาน ซึ่งจะทำให้บริษัทต้องรับผิดชอบ (เจ้าหน้าที่) ตามมาตรา 5.39 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซียจำนวน 1,000 ถึง 3,000 รูเบิล

• กฎหมายแพ่ง - การลงโทษจัดทำโดย Art 15, 151 และตอน 59 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย

ตัวอย่าง:Petrov S.F. ได้รับบาดเจ็บในที่ทำงาน สอดคล้องกับศิลปะ 1,085 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย นายจ้างมีหน้าที่ต้องชดเชยค่าจ้างที่เสียไประหว่างการรักษาตัวของพนักงานตลอดจนค่ารักษาพยาบาลและการกู้คืนของเขา

• ความรับผิดทางอาญา - ศิลปะ 143 ศิลปะ 145, ศิลปะ. 145.1 ศิลปะ 146-147 ศิลปะ. 215-217 แห่งประมวลกฎหมายอาญาของสหพันธรัฐรัสเซีย

นอกจากนี้หน่วยงานภาษีอาจร้องขอเอกสารการบริการบุคคลในกรณีที่ไม่สามารถส่งได้ความรับผิดจะเกิดขึ้นภายใต้ศิลปะ 126 รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

ผล

ถูกต้องและทันท่วงที การบัญชีบุคลากรช่วยให้ผู้บริหารทำให้บริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในปัจจุบัน มีเครื่องมือซอฟต์แวร์มากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเวลาในการรวบรวมเอกสารของบุคลากรและบรรลุความถูกต้องในการรายงานข้อมูล บุคลากรการบัญชี.

ในบทความนี้ เราจะไม่จัดเตรียมตัวอย่างการกรอกแบบฟอร์ม การประมวลผลเอกสารอื่นๆ หรือข้อความของเอกสารข้อบังคับที่องค์กรควรมี ให้เราอาศัยเฉพาะลำดับงานในองค์กรของการจัดการบันทึกบุคลากรในบริษัทตั้งแต่เริ่มต้น

ฐานกฎเกณฑ์

เมื่อจัดระเบียบการจัดการระเบียน HR ตั้งแต่เริ่มต้น คุณจะต้องมีเอกสารกำกับดูแลดังต่อไปนี้:

GOST R 6.30-2003 “ ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร

รหัสแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย (เพื่อไม่ให้สับสนในการเปลี่ยนแปลงและการเพิ่มเติม จำเป็นต้องได้รับข้อความใหม่ของประมวลกฎหมายแรงงานพร้อมการแก้ไขทุกๆ หกเดือน - เว้นแต่แน่นอนว่าองค์กรของคุณมีระบบกฎหมายอ้างอิง ที่มีการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ)

คำแนะนำในการกรอกสมุดงานที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกากระทรวงแรงงานของรัสเซียลงวันที่ 10.10.2003 ฉบับที่ 69

กฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงาน การเตรียมแบบฟอร์มสมุดงานและการจัดหานายจ้าง ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 16 เมษายน 2546 ฉบับที่ 225 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 19 พฤษภาคม 2551)

พระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 05.01.204 ฉบับที่ 1 "ในการอนุมัติรูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบัญชีสำหรับแรงงานและการชำระเงิน"

รายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บซึ่งได้รับการอนุมัติจาก Federal Archives เมื่อวันที่ 6 ตุลาคม พ.ศ. 2543 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 27 ตุลาคม พ.ศ. 2546)

นอกจากนี้ หนังสือของ Ya.E. Varlamova และ E.A. Kosheleva "การจัดการบันทึกบุคลากรตั้งแต่เริ่มต้น" (มอสโก: สำนักพิมพ์มืออาชีพ, 2008)

บันทึก

เอกสารหลายรูปแบบในการจัดการบันทึกกำลังพลได้รับการรวมเป็นหนึ่งเดียวโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 01/05/2004 ฉบับที่ 1 "ในการอนุมัติรูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบัญชีสำหรับแรงงานและการชำระเงิน" คุณสามารถค้นหาได้ในระบบอ้างอิงทางกฎหมาย (Consultant Plus, Guarantor, Code) หรือบนอินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังมีแบบฟอร์มสำเร็จรูปจากกฤษฎีกานี้ซึ่งคุณเพียงแค่ต้องคัดลอกไปยังฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ เอกสารที่ไม่มีแบบฟอร์มรวมจะต้องจัดทำขึ้นตาม GOST R 6.30-2003 "ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร

ขั้นตอนที่ 1: เราพัฒนาเอกสารที่ต้องอยู่ในบริษัทโดยไม่ล้มเหลว

บ่อยครั้งที่องค์กรของธุรกิจบุคลากรด้านการผลิตเริ่มต้นด้วยการพัฒนากฎระเบียบและคำแนะนำทุกประเภทและถูกต้อง เอกสารกำกับดูแลที่จะต้องอยู่ในบริษัทโดยไม่ล้มเหลว ได้แก่ :

ข้อบังคับด้านแรงงานภายใน

ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

ระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองแรงงานและความปลอดภัยจากอัคคีภัย

ทุกสิ่งทุกอย่างต้องรอ: เป็นไปได้ที่จะดำเนินการพัฒนาเอกสารที่เป็นทางเลือกก็ต่อเมื่อมีการร่างเอกสารบังคับเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 2: ปรับการจัดบุคลากร

เป็นไปได้มากว่า บริษัท ได้พัฒนาตารางการจัดหาพนักงานแล้วมีพนักงานของพนักงานที่ปฏิบัติงานได้สำเร็จซึ่งได้ทำสัญญาจ้างงานแล้วมีการออกคำสั่งจ้างและจัดทำรายการในสมุดงาน แต่ตามแนวทางปฏิบัติ เอกสารเหล่านี้ไม่ได้ร่างขึ้นอย่างถูกต้องเสมอไป

สอบถามแผนกบัญชีสำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนของพนักงานและชื่อตำแหน่ง - จากข้อมูลเหล่านี้ คุณต้องกระทบยอดตารางการจัดพนักงาน

ควรสังเกตว่าชื่อตำแหน่งในรายชื่อพนักงานไม่ตรงกับตำแหน่งจริงของพนักงานเสมอไป แผนกบัญชีไม่ต้องการข้อมูลนี้จริงๆ สำหรับการโอนการชำระเงินและภาษี แต่โปรแกรมอย่าง 1C จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในส่วนที่มีข้อมูลดังกล่าว และบางครั้งมีการป้อนตำแหน่งที่ไม่สอดคล้องกับตำแหน่งจริง ดังนั้น ก่อนการอนุมัติจากตารางการรับพนักงาน จึงจำเป็นต้องชี้แจงชื่อตำแหน่งพนักงานกับหัวหน้าแผนก ฝ่ายบริหารของบริษัท หรือพนักงานด้วยตนเอง

นอกจากนี้คุณยังสามารถขอหมายเลขพนักงานของพนักงานบัญชี หากการบัญชีเป็นแบบอัตโนมัติ โปรแกรมจะกำหนดหมายเลขบุคลากร หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณจะต้องกำหนดด้วยตนเอง โดยเริ่มจากพนักงานที่ทำงานนานที่สุดและลงท้ายด้วยผู้ที่มาที่องค์กรล่าสุด หลังจากการเลิกจ้างพนักงาน เป็นการดีกว่าที่จะไม่โอนหมายเลขบุคลากรของเขาไปให้ใครเลย: ให้หมายเลขทั้งหมดไม่ซ้ำกันและกำหนดให้กับคนที่เคยทำงานในบริษัทเพียงคนเดียว

ในขณะที่นักบัญชีกำลังเตรียมข้อมูลสรุปของพนักงาน คุณต้องตรวจสอบสถานะของไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานและบัตรส่วนบุคคลของพวกเขา หากถูกเก็บไว้ และค้นหาด้วยว่าเอกสารใดบ้างที่ขาดหายไปในไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคน พนักงานแต่ละคนต้องเขียนบันทึกเกี่ยวกับสำเนาเอกสารที่ต้องส่ง

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อมูลในรายชื่อพนักงานและสัญญาจ้าง

หลังจากจัดทำตารางการจัดหาพนักงานแล้วจำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลในนั้นด้วยข้อมูลในสัญญาจ้าง หากข้อมูลแตกต่างกัน (โดยปกติเงินเดือนจะถูกระบุอย่างไม่ถูกต้องหรือระบุเพียง "เงินเดือนตามรายชื่อพนักงาน" ซึ่งเป็นการละเมิดประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียและอาจมีบทลงโทษ วันที่ลงนามในสัญญาตรงกับ วันหยุด ลายเซ็นของตัวแทนของนายจ้างไม่ตรงกับบุคคลที่ประกาศให้เป็นตัวแทน - ตัวอย่างเช่นรองของเขาลงนามแทนผู้อำนวยการทั่วไป) จากนั้นสัญญาจะต้องทำใหม่ ในกรณีนี้ เราควรดำเนินการจากข้อเท็จจริงที่ว่าข้อตกลงที่ลงนามโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต อันที่จริง อันที่จริงแล้วไม่ใช่ข้อตกลง กล่าวคือไม่มีสัญญาจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้นจึงต้องออกให้แน่นอนว่าเป็นวันที่ปัจจุบัน (ของแท้) ในกรณีอื่นๆ ทั้งหมด จะมีการทำข้อตกลงเพิ่มเติมกับสัญญาจ้าง ซึ่งเสริมสัญญาจ้างด้วยเงื่อนไขใหม่หรือชี้แจง (เปลี่ยนแปลง) เงื่อนไขเหล่านั้นที่ระบุอย่างไม่ถูกต้อง

หากสัญญาดำเนินการอย่างถูกต้อง แต่มีการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง (การเพิ่มเงินเดือน, การโอนพนักงานไปยังงานอื่น) จากนั้นจะต้องจัดทำข้อตกลงเพิ่มเติมสำหรับแต่ละกรณีสำหรับพนักงานแต่ละคน สัญญาจ้างงานและข้อตกลงเพิ่มเติมจัดทำขึ้นเป็นคู่ โดยฉบับหนึ่งยังคงอยู่กับบริษัท และสัญญาฉบับที่สองจะมอบให้กับพนักงาน

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบความถูกต้องของการดำเนินการตามคำสั่งบุคลากร

ถัดไป คุณต้องตรวจสอบความพร้อมใช้งานและความถูกต้องของการดำเนินการตามคำสั่งสำหรับการว่าจ้าง การย้ายพนักงาน (ถ้ามี) ฯลฯ (วันที่ ลายเซ็น ข้อมูลที่อยู่ในนั้น) คำสั่งต้องเป็นไปตามเนื้อหาของสัญญาจ้างที่ทำกับพนักงานและตารางการจัดพนักงาน พวกเขาจะต้องลงนามไม่เพียง แต่โดยหัวหน้า บริษัท แต่ยังต้องลงนามโดยพนักงานด้วย หากไม่มีคำสั่งจ้างหรือย้ายพนักงานที่ทำงานหรือมีการละเมิด จะต้องได้รับคำสั่งฟื้นฟู ปรับปรุงใหม่ หรือ "ลงนามเพิ่มเติม" ตามกฎหมาย คุณจะไม่รับผิดชอบต่อสิ่งที่เกิดขึ้นก่อนหน้าคุณ แต่พนักงานมีสิทธิ์ที่จะขอสำเนาคำสั่งดังกล่าว และเขาต้องจัดเตรียมให้

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบความถูกต้องของการบำรุงรักษาสมุดงาน

ขั้นตอนต่อไปของการทำงานคือการตรวจสอบความพร้อมของสมุดงาน หนังสือของพนักงานที่ลงทะเบียนทั้งหมดจะต้องเก็บไว้ในบริษัท หากคุณพบหนังสือของพนักงานที่เกษียณอายุแล้ว คุณต้องส่งจดหมายลงทะเบียนพร้อมใบตอบรับคืนไปยังเจ้าของหนังสือพร้อมคำขอให้มาสำหรับสมุดงานหรือระบุที่อยู่ที่สามารถส่งได้ หลังจากได้รับคำตอบแล้วจะต้องส่งสมุดงานทางไปรษณีย์ลงทะเบียนพร้อมใบเสร็จรับเงิน หากไม่มีคำตอบ ให้แจ้งการรับจดหมายในสมุดงาน สมุดงานของพนักงานที่ไม่ทำงานจะต้องเก็บแยกจากส่วนที่เหลือจนกว่าจะถึงกำหนด แต่ต้องไม่น้อยกว่า 50 ปี

หากไม่มีประวัติการจ้างหรือโอนในสมุดงานก็อย่ารีบเร่งทำ ขั้นแรก อ่านเอกสารทั้งสองฉบับเกี่ยวกับการกรอกสมุดงานอย่างละเอียด: คำแนะนำในการกรอกสมุดงานและกฎในการดูแลรักษาและจัดเก็บสมุดงาน การจัดเตรียมแบบฟอร์มสมุดงาน และการจัดหาให้นายจ้าง และเมื่อคุณมั่นใจในความรู้ของคุณแล้ว คุณก็สามารถเริ่มทำรายการในสมุดงานได้ ข้อควรจำ: รายการที่ดำเนินการอย่างไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่ความจริงที่ว่าพนักงานอาจไม่ได้รับเครดิตด้วยระยะเวลาในการให้บริการในบริษัทที่ทำรายการไม่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 6: เราวาดไฟล์ส่วนตัวหรือโฟลเดอร์ส่วนตัวของพนักงาน (ถ้าไม่ได้เก็บไว้ก่อนคุณ)

อย่าลืมออกบัตรส่วนบุคคลสำหรับพนักงานในแบบฟอร์มหมายเลข T-2 วันนี้ หลายโปรแกรมอนุญาตให้คุณกรอกแบบฟอร์มหมายเลข T-2 บนคอมพิวเตอร์และพิมพ์บนกระดาษธรรมดาซึ่งเป็นสิ่งที่เจ้าหน้าที่บางคนใช้ อย่างไรก็ตาม หอจดหมายเหตุของรัฐยังคงรับบัตรส่วนบุคคลเฉพาะบนกระดาษ "ครึ่งกระดาษแข็ง" แบบหนาเท่านั้น ดังนั้น หากองค์กรของคุณเป็นแหล่งที่มาของการได้มาซึ่งเอกสารสำคัญของรัฐ ให้ซื้อแบบฟอร์มหมายเลข T-2 ในร้านขายเครื่องเขียนตามปริมาณที่ต้องการหรือซื้อกระดาษที่เหมาะสมเพื่อพิมพ์

เจ้าหน้าที่กรอกบัตรส่วนบุคคล - คำแนะนำดังกล่าวมีอยู่ในคำแนะนำสำหรับการใช้แบบฟอร์มรวม (พระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 01/05/2004 ฉบับที่ 1)

ต้องวางสำเนาเอกสารที่ได้รับจากพนักงาน (หนังสือเดินทาง ใบรับรองการประกัน ฯลฯ) ไว้ในโฟลเดอร์ "ไฟล์" หลังจากนั้นจะทำรายการสินค้าคงคลังของแต่ละกรณี และโฟลเดอร์ส่วนตัวของคุณจะถูกสร้างขึ้น คุณยังสามารถแนบสำเนาคำสั่งซื้อและสัญญากับพวกเขาเพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานรวมอยู่ในที่เดียว แต่ไม่จำเป็น สามารถติดรูปถ่ายของพนักงานลงบนบัตรส่วนบุคคลได้

บ่อยครั้งที่ไฟล์ส่วนบุคคลอยู่ในรูปแบบหมายเลข T-2 ซึ่งไม่เป็นความจริง: ควรเก็บบัตรส่วนบุคคลแยกต่างหากจากเอกสารอื่น ๆ ทั้งหมด

เอกสารและสำเนาใหม่จะถูกเพิ่มลงในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลเมื่อพร้อมใช้งาน

ขั้นตอนที่ 7: จัดทำสมุดบัญชีหรือวารสารที่จำเป็น

หนังสือการบัญชีสำหรับการเคลื่อนไหวของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นและสมุดรายรับและรายจ่ายสำหรับการบัญชีสำหรับรูปแบบของสมุดงานและส่วนแทรกในนั้นสามารถเก็บไว้ในรูปแบบกระดาษเท่านั้น เนื่องจากเป็นสมุดรายวันการบัญชีสำหรับแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด แต่ละหน้าของหนังสือจึงมีหมายเลข และเย็บและปิดผนึกด้วยตราประทับขององค์กร

ขั้นตอนที่ 8: กำหนดเวลาวันหยุดพักผ่อน

สองสัปดาห์ก่อนปีใหม่องค์กรต้องอนุมัติตารางวันหยุด การดำเนินการดังกล่าวควรเริ่มในเดือนพฤศจิกายน หากบริษัทมีขนาดเล็ก คุณสามารถสัมภาษณ์พนักงานเกี่ยวกับเวลาที่พวกเขาต้องการไปเที่ยวพักผ่อน หากเป็นบริษัทขนาดใหญ่ ให้ส่งจดหมายถึงหัวหน้าแผนกเพื่อขอให้ให้ข้อมูลดังกล่าวแก่แผนก

เมื่อกำหนดเวลาลาพักร้อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อพนักงานของแผนกเล็กๆ ลาพักร้อน ทิศทางจะไม่ถูกเปิดเผย ตัวอย่างเช่น หากมีผู้จัดการฝ่ายขายเพียงสองคนในบริษัท การพักร้อนของพวกเขาก็ไม่ควรเกิดขึ้นพร้อมกัน แม้แต่บางส่วน ยิ่งไปกว่านั้น ระหว่างวันหยุดพักผ่อนเหล่านี้ ควรมีช่วงเวลาของการทำงานร่วมกัน - เพื่อโอนเคสจากผู้จัดการคนหนึ่งไปยังอีกรายหนึ่ง

หากคุณสัมภาษณ์พนักงานเกี่ยวกับเวลาไปเที่ยวพักผ่อนและความขัดแย้งเกิดขึ้นกับใครและเมื่อไหร่อย่าพยายามแก้ไขด้วยตัวเอง - นำข้อมูลมาสู่ความสนใจของผู้บริหารและจัดทำตารางเวลาตามการตัดสินใจของผู้บริหาร . หากคุณกำลังขอข้อมูลผ่านหัวหน้าแผนก มอบความไว้วางใจในการแก้ไขปัญหาที่ขัดแย้งกัน โดยปกติจะใช้เวลาหนึ่งถึงสามสัปดาห์ในการรวบรวมข้อมูลสำหรับการจัดกำหนดการวันหยุด

หลังจากลงทะเบียนแล้วจะต้องส่งตารางวันหยุดเพื่อขออนุมัติต่อหัวหน้า

สองสัปดาห์ก่อนเริ่มวันหยุด จำเป็นต้องแจ้งให้พนักงานทราบถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและออกคำสั่งให้ลาพักร้อน เวลาเริ่มต้นของวันหยุดสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามข้อตกลงของพนักงานกับผู้จัดการ หากในช่วงเริ่มต้นวันหยุดพนักงานล้มป่วยและลาป่วย จำเป็นต้องเลื่อนการลาพักร้อนไปเป็นเวลาอื่นที่สะดวกสำหรับเขาตามคำร้องขอของเขา การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนี้ทำขึ้นในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องของตารางวันหยุด และอย่าลืมว่าพนักงานไม่สามารถลาพักร้อนได้เป็นเวลาสองปีติดต่อกัน และการลาพักร้อนที่ต้องจ่ายจะถูกแทนที่ด้วยค่าตอบแทนที่เป็นตัวเงินเท่านั้นในกรณีที่พนักงานถูกไล่ออก

ขั้นตอนที่ 9: เราสร้างไฟล์บุคลากร

กรณีสามารถจะแล้วเสร็จในหัวข้อต่อไปนี้:

“ คำสั่งบุคลากร (การว่าจ้าง, เลิกจ้าง, โอน, โบนัส, เลื่อนตำแหน่ง, ลาโดยไม่จ่ายเงิน, ส่งทริปธุรกิจระยะยาวและเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศ)” (อายุการเก็บรักษา - 75 ปี);

"คำสั่งของบุคลากร (ลาปกติและการศึกษา, หน้าที่, บทลงโทษ, การเดินทางเพื่อธุรกิจระยะสั้นในรัสเซีย)" (อายุการเก็บรักษา - 5 ปี);

"สัญญาจ้างงาน";

"ของใช้ส่วนตัว";

"บัตรส่วนบุคคล";

"เอกสารกำกับดูแลของ บริษัท (ระเบียบ, คำแนะนำ)";

"การติดต่อสื่อสารเรื่องบุคลากรกับหน่วยงานราชการและองค์กรการค้า" เป็นต้น

ตารางวันหยุด ตารางการทำงาน ตารางการรับพนักงาน แยกออกเป็นกรณีต่างๆ ได้สะดวกยิ่งขึ้น และจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์แบบบาง

สะดวกกว่าในการจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลและบัตรส่วนบุคคลตามลำดับตัวอักษรตามชื่อของพนักงาน เอกสารอื่น ๆ ทั้งหมด - ตามลำดับเวลาเมื่อเอกสารมาถึง

คำสั่งซื้อส่วนบุคคลมีระยะเวลาเก็บรักษาสองช่วง: 5 และ 75 ปี ดังนั้นจึงแบ่งออกเป็นสองกรณีเป็นอย่างน้อย (คำสั่งซื้อทั้งหมดที่ไม่อยู่ในรายการที่มีระยะเวลาเก็บรักษา 5 ปีมีระยะเวลาเก็บรักษา 75 ปี)

หากบริษัทมีขนาดใหญ่เพียงพอและมีการสร้างแผ่นงานมากกว่า 250 แผ่นภายในหนึ่งปี บริษัทจะต้องแบ่งออกเป็นหลายไฟล์หรือเป็นปริมาณ (เช่น “สัญญาจ้างงาน (AK)” “สัญญาจ้างงาน (LZ)” ; “ คำสั่งบุคลากร (ปกติและลาศึกษา)”, “คำสั่งเกี่ยวกับบุคลากร (หน้าที่, บทลงโทษ, การเดินทางเพื่อธุรกิจระยะสั้นภายในรัสเซีย)”)

เมื่อสร้างเคสจำเป็นต้องใช้ส่วนที่ 7 และ 8 ของรายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาเก็บรักษา

ขั้นตอนที่ 10: ร่างการตั้งชื่อกรณี

ระบบการตั้งชื่อกรณีสามารถร่างแยกกันตามเอกสารบุคลากรหรือรวมอยู่ในระบบการตั้งชื่อทั่วไปของกิจการขององค์กร

โดยทั่วไป กระบวนการสร้างกรณีและร่างการตั้งชื่อในงานสำนักงานบุคลากรไม่แตกต่างจากการก่อคดีและการร่างการตั้งชื่อในงานสำนักงานทั่วไป

และหลังจากขั้นตอนทั้งหมดแล้วเท่านั้น จึงเป็นไปได้ที่จะเริ่มพัฒนารายละเอียดงาน ระเบียบข้อบังคับของพนักงาน และทางเลือกอื่น ๆ (ไม่บังคับจากมุมมองของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย) ข้อบังคับท้องถิ่น

ยู.วี. เอเรมีวา
หัวหน้าสำนักงาน สมาชิกชมรมเลขานุการวิชาชีพ