» சந்திப்பு நிமிடங்கள் எவ்வாறு உருவாக்கப்படுகின்றன

கூட்டத்தின் நிமிடங்கள் எவ்வாறு வரையப்படுகின்றன

உரிமையின் வடிவத்தைப் பொருட்படுத்தாமல் பெரும்பாலான நிறுவனங்களில் கூட்டங்கள் நடத்தப்படுகின்றன. அவர்கள் மீது, ஊழியர்கள் மற்றும் மேலாளர்கள் தற்போதைய பிரச்சினைகள் பற்றிய தகவல்களை பரிமாறி, செயல்பாட்டு முடிவுகளை எடுக்கிறார்கள். அத்தகைய நிகழ்வை அதிகபட்ச செயல்திறனுடன் நடத்துவதற்காக, கூட்டத்தின் நிமிடங்கள் வைக்கப்படுகின்றன. இந்த ஆவணம் தகவல் மற்றும் நிர்வாக செயல்பாடு இரண்டையும் கொண்டுள்ளது: இது எழுப்பப்பட்ட சிக்கல்கள் மற்றும் எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் பற்றிய தகவல்களை பதிவு செய்கிறது.

கூட்டத்தின் முன்னேற்றத்தைப் பதிவு செய்வது அமைப்பின் தலைவரின் செயலாளரின் பொறுப்பாகும். இந்த செயல்பாட்டை மற்றொரு பணியாளரால் செய்ய முடியும்.

கூட்டம் தொடங்குவதற்கு முன், செயலாளருக்கு அழைப்பாளர்களின் பட்டியலையும், கேள்விகளின் குறிப்பான பட்டியலையும் கொடுக்கப்படும். பங்கேற்பாளர்கள் சுருக்கங்களை சமர்ப்பிக்கிறார்கள். நெறிமுறையின் இறுதிப் பதிப்பைத் தொகுக்கும் பணியை விரைவுபடுத்த ஆவண டெம்ப்ளேட்டைத் தயாரிக்க இது உதவுகிறது. பல பங்கேற்பாளர்கள் இருந்தால், முழுப்பெயர் குறிக்கப்படும் பதிவுத் தாளை வைத்திருப்பது நல்லது. தோன்றிய நபர்கள். கூட்டம் துவங்கிய பின், செயலர் கலந்து கொண்டவர்களின் இறுதி பட்டியலை சரி செய்வார்.

நிகழ்வின் போது கூட்டத்தின் செயலாளரால் தகவல் பதிவு செய்யப்படுகிறது. பதிவின் துல்லியத்தை மேம்படுத்த, டிக்டாஃபோன் பதிவுகள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. அனைத்து வார்த்தைகளும் டிஜிட்டல் ஊடகத்தில் பதிவு செய்யப்பட்டு, ஆவணத்தின் இறுதிச் செயல்பாட்டின் போது மீண்டும் உருவாக்கப்படும்.

அதிக எண்ணிக்கையிலான பங்கேற்பாளர்களுடன் ஒரு பெரிய கூட்டம் நடத்தப்பட்டால், 2 செயலாளர்கள் பஞ்சரை வழிநடத்துகிறார்கள். சந்திப்பு தாமதமானால், நெறிமுறையில் ஒரே நேரத்தில் இரண்டு நிபுணர்களின் பணி செயல்முறையை விரைவுபடுத்த உதவும்.

கூட்டங்களின் தலைப்புகளுடன் தொடர்பில்லாத தனித்தனி கருத்துக்கள், கருத்துகள், கருத்துகள், பிரச்சினைகளின் விவாதங்கள் ஆவணத்தில் பிரதிபலிக்காது. அறிக்கைகள், கேள்விகள் மற்றும் முன்மொழிவுகளின் பொதுவான அர்த்தத்தை நெறிமுறை சரிசெய்கிறது. தனிப்பட்ட கலைஞர்களுக்கு தலைவர் வழங்கும் முடிவுகளும் அறிவுறுத்தல்களும் துல்லியமாக பதிவு செய்யப்படுகின்றன.

குறிப்பு! அறிக்கைகள் மற்றும் கேள்விகள் வார்த்தைக்கு வார்த்தை எழுத வேண்டிய அவசியமில்லை.

மேலாளருக்கு துல்லியமான தகவல் தேவைப்பட்டால், பொறுப்பான பணியாளரால் கையொப்பமிடப்பட்ட அறிக்கை அவருக்குத் தேவைப்படும். கூட்டங்களில், ஒட்டுமொத்த விவகாரம் குறித்து பேச்சுவார்த்தை நடத்தப்படுகிறது, எனவே விரிவான பதிவு தேவையில்லை. இதன் விளைவாக, நெறிமுறை கூட்டத்தின் போக்கை சுருக்கமாகக் கூறுகிறது: விவாதிக்கப்பட்ட தலைப்புகள், எழுப்பப்பட்ட பிரச்சினைகள் மற்றும் எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள்.

சில சந்தர்ப்பங்களில், அமைப்பின் தலைவர்கள் ஒவ்வொரு சொற்றொடரையும் சரியாக வினைத்திறன் நிர்ணயம் செய்ய வேண்டும். நவீன நிறுவனங்களின் கூட்டங்களுக்கு இது பொதுவானது, இதுபோன்ற நிகழ்வுகளில் அதிக எண்ணிக்கையிலான செயல்பாட்டு சிக்கல்கள் தீர்க்கப்படுகின்றன.

பதிவு

நெறிமுறைகள் சிறப்பு வடிவங்களில் வைக்கப்பட வேண்டும் என்பதற்கான குறிப்புகளை நீங்கள் அடிக்கடி காணலாம். இதுபோன்ற கூட்டங்கள் அரசாங்கத் துறைகளில் நடக்கும் போது இது நிகழ்கிறது, உதாரணமாக, நகராட்சி அரசாங்கங்களில்.

சாதாரண நிறுவனங்களில், பதிவு செய்வதற்கான சிறப்பு படிவங்கள் அரிதாகவே அறிமுகப்படுத்தப்படுகின்றன.விதிவிலக்கு என்பது சிறப்பு வகை கூட்டங்கள், எடுத்துக்காட்டாக, கூட்டு-பங்கு நிறுவனத்தின் இயக்குநர்கள் குழுவின் பணி.

கூட்டத்தின் நிமிடங்களில் பின்வரும் தகவல்கள் இருக்க வேண்டும்:

1. கட்டாய விவரங்கள்:

• தேதி மற்றும் எண்;
• நிறுவனத்தின் பெயர்;
• நிகழ்வைக் குறிக்கும் ஆவணத்தின் வகை;
• சந்திப்பு இடம்.

மேலும், ஒவ்வொரு தாளுக்கும் எண்ணிடப்பட்டுள்ளது, இதனால் நீங்கள் கூட்டத்தின் முன்னேற்றத்தை துல்லியமாக கண்காணிக்க முடியும்;

1. பங்கேற்பாளர்களின் பட்டியல் மற்றும் அவர்களின் பாத்திரங்கள். முழு பெயரையும் குறிப்பிடுவது அவசியம். மற்றும் நிமிடங்களை எடுக்கும் நிபுணரின் நிலை, தலைவர், கூட்டத்தின் மதிப்பீட்டாளர் மற்றும் கூட்டத்தில் உள்ள பிற பங்கேற்பாளர்கள். அதற்குப் பதிலாக, வரும் தொழிலாளர்கள் கையொப்பமிடும் இடத்தில், வாக்குப்பதிவு தாளைப் பயன்படுத்தலாம்;
2. நிகழ்வில் மற்ற நிறுவனங்களைப் பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் நபர்கள் இருந்தால், அவர்கள் "அழைக்கப்பட்டவர்கள்" என்ற குறிப்புடன் சுட்டிக்காட்டப்படுகிறார்கள்;
3. நெறிமுறையின் முக்கிய பகுதி 3 தொடர்ச்சியான தொகுதிகளைக் கொண்டுள்ளது:

• கேட்டேன். முழுப்பெயர் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது. மற்றும் பேச்சாளரின் நிலை, உரையின் முக்கிய தலைப்பு, உரையின் விவரங்களின் சுருக்கம்;
• உரை நிகழ்த்தினார். முழுப்பெயர் நிலையாக உள்ளது. மற்றும் கேள்விகள் கேட்ட நபரின் நிலை அல்லது பேச்சின் பொருளில் கருத்து;
• முடிவு செய்தது. அறிக்கையின் முடிவின் அடிப்படையில், தலைவர் அறிவுறுத்தல்களை வழங்குகிறார் அல்லது ஒரு தீர்மானத்தை விதிக்கிறார். இந்த முடிவை செயலாளரால் விரிவாக பதிவு செய்யப்படுகிறது, ஏனெனில் இது ஊழியர்களுக்கு பிணைக்கப்பட்டுள்ளது. பணிகளை முடிப்பதற்கான காலக்கெடு சுட்டிக்காட்டப்பட்டுள்ளது.

குறிப்பு! முடிவு வாக்களிக்கப்பட்டால், "ஆதரவு", "எதிராக" மற்றும் வாக்களிக்காதவர்களின் எண்ணிக்கை பெயர்களைக் குறிப்பிடாமல் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும்.

1. நெறிமுறையின் முடிவில், செயலாளர் மற்றும் கூட்டத்தின் தலைவரின் கையொப்பங்கள் வைக்கப்படுகின்றன. அச்சிடுதல் தேவையில்லை.

ஆவணத்தின் இறுதிப் பதிப்பு சந்திப்புக்குப் பிறகு சிறிது நேரம் கழித்துத் தயாரிக்கப்படுகிறது. தகவலின் அளவைப் பொறுத்து இது பல மணிநேரங்கள் அல்லது பல நாட்கள் ஆகலாம். பின்னர் அது நிகழ்வை வழிநடத்திய தலைவரிடம் கையொப்பத்திற்காக சமர்ப்பிக்கப்படுகிறது.

அதன் பிறகு, நெறிமுறை ஆர்வமுள்ள தரப்பினருக்கு அனுப்பப்படுகிறது அல்லது குறிப்பிட்ட கலைஞர்களுக்கான வழிமுறைகளுடன் அதிகாரப்பூர்வ சாறுகள் தயாரிக்கப்படுகின்றன.

செயல்பாட்டுக் கூட்டத்தின் நிமிடங்கள்

செயல்பாட்டுக் கூட்டம் பல அம்சங்களைக் கொண்டுள்ளது:

• வைத்திருக்கும் தெளிவான அதிர்வெண் (எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்தில் வாரத்திற்கு ஒரு முறை);
• பங்கேற்பாளர்களின் நிலையான அமைப்பு;
• கிட்டத்தட்ட மாறாத தலைப்புகள் மற்றும் கேள்விகள்;
• குறுகிய காலம்.

இந்த குணாதிசயங்கள் செயல்பாட்டு கூட்டத்தின் நிமிடங்களை தயாரிப்பதில் தங்கள் அடையாளத்தை விட்டுச்செல்கின்றன. செயலாளருக்கு வேலையின் வழிமுறை, விவாதிக்கப்படும் சிக்கல்கள் முன்கூட்டியே தெரியும். இறுதி ஆவணத்தின் வேலையை விரைவுபடுத்தவும், அதில் பெரும்பாலானவற்றை முன்கூட்டியே உருவாக்கவும் இது உங்களை அனுமதிக்கிறது.

கூட்டத்தின் நிமிடங்கள் விரைவாகத் தயாரிக்கப்படுகின்றன, இதனால் ஆவணம் உடனடியாக தலைவரின் கையொப்பத்திற்காக சமர்ப்பிக்கப்படுகிறது.

சேமிப்பு

நிமிடங்களின் சேமிப்பை தீர்மானிக்கும் போது, ​​செயலாளர் அமைப்பின் உள் ஆவணங்களைப் படிக்க வேண்டும்.

எனவே, இயக்குநர்கள் குழுவின் கூட்டம் அல்லது கூட்டு-பங்கு நிறுவனத்தின் பங்குதாரர்களின் பொதுக் கூட்டத்தின் நிமிடங்கள் நிரந்தரமாக வைக்கப்பட வேண்டும். நிறுவனத்தின் நிரந்தர அமைப்பின் இடத்தில் ஆவணங்கள் அமைந்துள்ளன. 16.07.2003 இன் செக்யூரிட்டிஸ் சந்தை எண். 03-33/ps க்கான ஃபெடரல் கமிஷனின் தீர்மானத்தில் இந்த நடைமுறை நிறுவப்பட்டுள்ளது, இதில் கூட்டு-பங்கு நிறுவனங்களில் சில ஆவணங்களின் சேமிப்பு விதிகள் மற்றும் விதிமுறைகளை நிர்வகிக்கும் விதிமுறைகள் உள்ளன.

வழக்கமாக பல்வேறு கூட்டங்களின் நிமிடங்கள் 3 அல்லது 5 ஆண்டுகளுக்கு வைக்கப்படுகின்றன, அதன் பிறகு அவை அறிவுறுத்தல்களின்படி காப்பகப்படுத்தப்பட்டு அழிக்கப்படுகின்றன.

சந்திப்பு நிமிடங்கள் தேவையற்ற அதிகாரத்துவத்தின் ஒரு அங்கம் அல்ல. கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் நிகழ்ச்சி நிரலை மறந்துவிடாமல் இருக்கவும், தலைவரின் அறிவுறுத்தல்களை சரியான நேரத்தில் முடிக்கவும் இது உதவுகிறது. இன்று, அத்தகைய ஆவணங்களின் விரைவான தயாரிப்பு மற்றும் விநியோகத்திற்கான மின்னணு ஆதாரங்கள் உள்ளன. எனவே, செயலாளர் நெறிமுறையின் முடிக்கப்பட்ட பதிப்பை ஆர்வமுள்ள அனைத்து தரப்பினருக்கும் விரைவாகவும் வசதியாகவும் வழங்க முடியும்.

.