Metode upravljanja časa za vsak okus: od švicarskega sira do paradižnika.

V tem članku bomo analizirali TOP 5 učinkovite metodologije Upravljanje časa.

Tehnike upravljanja s časom. št. 1 Pareto pravilo.

V 19. stoletju je slavni italijanski ekonomist Filfredo Pareto odkril preprost princip 80/20, po katerem le 20 % nalog, ki jih opravljamo, prinese 80 % rezultata.

Vaša naloga, preden opravite katero koli nalogo, je, da se naučite postavljati preprosto vprašanje: "Kaj mi bo prineslo dokončanje te naloge?". Če vas odgovor zadovolji, je naloga vredno opraviti. Če ne, potem bi bilo morda treba to nalogo odložiti.

Tehnike upravljanja s časom. št. 2. Eisenhowerjeva matrika.

Nujna opravila v večini primerov niso pomembna. In pomembne naloge v večini primerov niso nujne.

Do tega sklepa je prišel 34. predsednik ZDA Dwight Eisenhower. Izumil je posebno matriko, s katero lahko enostavno ugotovite, ali je vredno opraviti določeno nalogo.

Tehnike upravljanja s časom. št. 3 jedo žabe

Tehnika je precej preprosta. V življenju vsakega človeka je polno majhnih neprijetnih stvari, ki jih ne želite početi. Te majhne neprijetne stvari nam s svojo prisotnostjo pijejo kri. Pri upravljanju časa se ti primeri imenujejo žabe. Pomembno se je naučiti, kako se jih znebiti.

Če želite to narediti, vzemite kot pravo stvar, da vsako jutro »pojeste eno žabo«.

Na primer, morate izpolniti poročilo, vendar tega ne želite. Zjutraj so prišli v službo in najprej sedli izpolniti poročilo.

Tehnike upravljanja s časom. št. 4. Rezanje slona na zrezke.

Ko je človek soočen z veliko in zapleteno nalogo, je naša motivacija za to majhna (ali pa sploh ni).

Ko oseba stoji pred majhnim in preprosta naloga to naredimo hitro in enostavno. Prav zaradi tega velika in zahtevne naloge treba razrezati (razdeliti) na majhne in razumljive.

Tehnike upravljanja s časom. št. 5. Pomodoro.

Človek ni robot. Ne moremo delati 24 ur na dan. Naša produktivnost je podrejena preprostim zakonom.

Najprej smo vključeni v proces in pridobimo zagon. Takrat dosežemo vrhunec naše aktivnosti. In potem pride padec.

93% ljudi ima sanje
ki se lahko zaključi do konca tedna,
in jo naredijo sanje življenja.

(Ljudski aforizem).

Pogosto ni dovolj notranje motivacije za neprijetne, a nujne stvari. Kakšne stvari so to lahko? Na primer hladni klici strankam, delajte naprej kompleksen projekt, jutranji tek itd. Pri upravljanju časa obstaja več tehnik, ki pomagajo začeti takšne stvari. Upoštevali bomo naslednje: tehniko "prehranjevanja žab", tehniko "razdelitve slona na zrezke."

1) Tehnika prehranjevanja žab.

Majhne, a ne zelo okusne stvari, podobne zeleni, mokri in lepljivi žabi, imenujemo žabe. Ta tehnika je, da zjutraj pojeste eno od teh žab. Torej, predstavljajte si, zjutraj ste prišli v službo in takoj poklicali neprijetno stranko, nakar ves dan hodite z občutkom sreče, saj je najbolj neprijetno opravilo že za vami. Če se uživanje žabe prenese z jutra na kosilo, s kosila na večerjo, z večerje naslednji dan, potem bo negativnost iz misli preganjala neskončno in jemala energijo za prijetna opravila. Za zajtrk pojejte eno žabo in čez nekaj tednov bo življenje zasijalo z novimi barvami. Zelo pomembno je, da se nagradite po vsaki žabi, ki jo pojeste. Na primer nakupovanje ali čokolada.

2) Slona razdelite na zrezke.

Vemo, da so globalne, velike stvari, kot so pisanje knjige, prenova hiše, študij tuj jezik, ki izboljšajo svojo fizično obliko, se običajno odložijo na pozneje, saj se zdijo zelo velike. Kot slon ... Ampak pot do doseganja vaših življenjskih ciljev, kar pomeni srečno življenje leži skozi takega slona. Tako kot žabe ga je treba jesti. Tega naenkrat ne bomo mogli, zato je treba slona razdeliti na dele, ocvrte slonove zrezke in vsak dan pojesti en tak zrezek. Na primer, prenova stanovanja je slon. Ob misli, da ga je treba pojesti, izgine ves apetit. Če pa ga razdelite na dele: izračunajte stroške popravil, izmerite površino sob, odločite se za zasnovo, odstranite staro pohištvo itd., potem bo takega slona veliko lažje pojesti.

Enako je v službi. Vzemimo na primer takšnega slona, ki se uči, kako delati na prodajni tehnologiji. Dejansko je treba pri interakciji s stranko upoštevati vse tankosti in modrost dela na vsaki stopnji. Kakšne zrezke torej lahko ocvremo? Za začetek ga bomo razdelili na stopnje in začeli postopoma jesti prvo. Poleg tega bomo v njem izbrali več elementov in iz njih naredili manjše zrezke. Na primer pozdravne fraze, ki se jih morate enkrat za vselej naučiti, ali neverbalni vidik komuniciranja s stranko v tej fazi. Nato nadaljujemo z enim manjšim zrezkom in ga pojemo čez dan. Naj bo to na primer tak trening: namesto da bi vprašal: "Ti lahko pomagam?" Postavljamo vprašanje: "Kakšen nakit vam je všeč?". In takšne mini zrezke jemo vsak dan na vsaki stopnji. Čez mesec dni o našem slonu ne bo več sledu, prodaja pa se bo le še povečevala.

CILJ: Začnite tabelo v svojem dnevniku z naslovom »Moji zrezki in žabe«.

· Če ste načrtovali določeno nalogo in jo rešili, postavite kljukico.

· Če ste načrtovali določeno nalogo, vendar je niste rešili, postavite pomišljaj.

· Če naloga ni bila načrtovana, ne postavljajte ničesar.

· Veliko številočrtice vam dajejo znak, da morate biti pozorni na to nalogo Posebna pozornost.

· Miza mora biti obešena na vidnem mestu (na primer nad namizjem).

· POMEMBNO! če razumete, da imate vsaj 80% kljukic, potem si ob koncu tedna naredite darilo, nagrado! Tako se razvijaš pogojni refleks opravljati neprijetne naloge (žabe) in dosegati velike cilje (sloni).

Literatura o upravljanju časa.

Arkhangelsky G. Organizacija časa: od osebne učinkovitosti do razvoja podjetja.
Arkhangelsky G. Time Drive: Kako upravljati življenje in delo.
Gorbačov A. Upravljanje časa v kratkem času.
Lakein A. Umetnost sledenja.
Kovi S. Glavni poudarek je na glavnih stvareh.
Templar R. Pravila samoorganizacije: Kako narediti vse brez naprezanja.
Manser M. Upravljanje s časom. Učinkovito upravljanje časa.

Članek pripravila Marina Molchanova

Vodilni poslovni trener Diamond-Training

1. Načrtovanje. Guruji za upravljanje časa (na primer Stephen Covey) vztrajajo, da je najprimernejši segment za operativno načrtovanje teden. In zato. To je teden, ki vam omogoča, da se ne zaprete v en dan in vidite prihodnost. Precejšnjega dela zadev preprosto ni mogoče dokončati čez dan, tedensko načrtovanje pa vam omogoča, da načrtujete vrstni red njihove izvedbe. Poleg tega pogosto nedokončano prenesemo v abstrakten (in brezplačen) jutri, in če je načrtovan cel teden, potem to disciplinira.

2. Seznami opravil za vsak dan. Za nekatere so pomembna pomoč, za druge pa preprosto depresivno. Ti izbiraš. Če pa si "načrtujete" dan, potem začnite s tistimi dejanji, ki so vezana na določen čas, na primer sestanek ob 17. uri. Nato rezervirajte čas za pomembne naloge - na primer v torek morate poklicati stranko D. - recimo ob 11. uri; in pred sestankom pripravite številke (navsezadnje bodo zagotovo vprašali), predviden čas dokončanja je ena ura. Načrtovati je mogoče in potrebno, vendar ne vsako minuto - vedno obstajajo zunanje okoliščine, ki jih ni mogoče opustiti: nujna naročila oblasti, tehnične težave, prometni zastoji. V dnevnem načrtu morajo biti časovne vrzeli. In če bo vse dobro, potem boste »petletni načrt« dokončali v treh letih.

3. Pojdi k poslu. Strokovnjaki za upravljanje s časom predlagajo nenehno odlaganje nalog »jesti«. na primer žabja metoda primeren za reševanje hitrih, a neprijetnih vprašanj - en klic, pogovor, štetje itd. Izberite takšno žabo in jo "pojejte" takoj na začetku delovnega dne. Preostali čas pojdi prosto. Če je žab veliko, potem načrtujte svoj jedilnik za teden ali mesec.
Metoda švicarskega sira: če je primer zmeden in je vrstni red izvršitve lahko drugačen - "izjejte" luknje iz njega. Začnite kjer koli: najprej napišite najpreprostejši del poročila, izpolnite polja vprašalnika, ki si jih zapomnite na pamet itd. Glavna stvar je, da vsak dan opravite vsaj kakšno koristno dejanje (ura/teden/mesec). Posledično bo ohišje "razjedeno" in na koncu ga bo treba dokončati v enem zamahu.
metoda slona uporablja se za velike in resne primere. Razrezati jih je treba na zrezke - izvedljive dele in postopoma kuhati. Glavna razlika od "švicarskega sira" je v tem, da se stvari ne izvajajo v poljubnem vrstnem redu, ampak sistematično, v strogem zaporedju.

4. Naredite manj in dobite več. Pravilo 20/80 ali Paretov zakon pravi, da 20 % prizadevanj daje 80 % rezultata, preostalih 80 % prizadevanj pa le 20 % rezultata. Na primer, 20 % strank ustvari 80 % prihodka. Pravilo je svetlo in nepozabno, čeprav v praksi odstotek truda/rezultata ni nujno ravno tak. Ampak ti si zunaj lastne izkušnje veste, da preprosta dejanja včasih vodijo do resnega rezultata, velike porabe časa in truda pa se lahko zapravijo, da za kakšno neumnost, brušenje podrobnosti ne potrebuje nič manj časa kot za glavni, smiselni del dela. Zaključek: izberite ključna dejanja in se v pogojih pomanjkanja časa omejite samo nanje.

Ali poznate koncept "upravljanja časa"? Če ne, si nujno pridobite to koristno poznanstvo! Spodnjih sedem nasvetov vam bo pomagalo učinkovito upravljati svoj čas.

Seznam opravil

Vzemite kos papirja, pero in si hitro zapišite seznam opravil, ki potrebujejo vašo pozornost. Po desetminutnem počitku kritično oglejte svojo kreacijo. Kaj od naštetega vam preprečuje, da bi označili polja poleg posameznega elementa?

Prečrtajte presežek

Ponovno preglejte seznam. Ste prepričani, da morate prebrati vse te knjige? Vam bodo kakorkoli pomagali? Neusmiljeno prečrtajte nepotrebno. Čas je omejen vir, zato ga je treba porabiti samo za koristne stvari.

pravilo dveh minut

Vsi, ki so bolj ali manj seznanjeni z upravljanjem časa, so že slišali za pravilo dveh minut: vse naloge, ki ne vzamejo več kot pet minut, so končane takoj in so mirne vesti prečrtane s seznama. Pospravljanje torbe, organiziranje hrane v hladilniku, brisanje prahu s polic – vsako od teh majhnih opravil vam bo v povprečju vzelo pet minut časa. Tako lahko v pol ure opravite do deset stvari!

Pojejte žabo

Ne, nikakor vas ne spodbujam, da postanete gurman in poskusite slavno francosko poslastico. »Žabe« pri upravljanju časa so najmanj prijetne stvari, ki jih nenehno postavljamo v zadnji čas. Takšne "žabe" je najbolje jesti zjutraj. Recimo, da morate napisati poročilo. Predstavljajte si, kako to zapišete, do najmanjšega števila. In zdaj se s titaničnim naporom volje prisilite v to nalogo. se je zgodilo? Hura! Preostanek dneva lahko počnete kaj bolj zanimivega.

Razdelite "slona"

"Sloni" se imenujejo najtežje stvari. Če se poskušate tako in tako približati »slonu«, a iz tega ne pride nič dobrega, ga poskusite razdeliti na dele. Razčlenitev na stopnje vam bo pomagala veliko hitreje soočiti z veliko živaljo. Ne pozabite na glavno pravilo: v te majhne dele enega velikega podjetja se morate vrniti vsako prosto minuto. Odločite se na primer za učenje hindujščine. Zjutraj se naučite nekaj slovničnih pravil, popoldne - 15 novih besed, zvečer pa poskusite sestaviti stavke z uporabo naučenih besed in pravil. Preden boste imeli čas, da se ozrete nazaj, vam bo ta neznosni indijski "slon" padel pred noge!

Ne hvali se...

Prazne celice pred načrtovanimi ohišji povzročajo sitnost, zelene kljukice pa vas takoj razveselijo. Opravljena naloga – prečrtajte in se zadovoljno pobožajte po glavi. Zaslužiš si svojo najljubšo torto ali vsaj izlet v kino!

Naredite stanje

Naj bo pravilo vsak teden ali mesec (po okusu in barvi, kot pravijo) povzeti. Tako boste videli, da je več "žab" varno odgalopiralo, "sloni" so opazno shujšali in veliko stvari je bilo v celoti dokončanih. Je res lepo? Še vedno bi! Ne pozabite se pohvaliti in na seznam dodati nove stvari.

Sledite tem preprosta pravila, in ne boste opazili, kako postanete guru na področju upravljanja s časom!