Daftar posisi pengganti di tabel kepegawaian. Contoh pengisian format kepegawaian Format kepegawaian

2.1.2. Kepegawaian dan kepegawaian

Tabel kepegawaian merupakan dokumen utama yang digunakan untuk meresmikan struktur, kepegawaian dan kepegawaian organisasi sesuai dengan piagam (peraturan). Daftar staf berisi daftar unit struktural, jabatan, informasi jumlah unit staf, gaji resmi, tunjangan dan penggajian bulanan. Dokumen ini memberikan hak kepada manajemen untuk mengatur staf organisasi dan divisi strukturalnya dengan karyawan. Juga, berdasarkan tabel kepegawaian, departemen personalia melakukan pemilihan karyawan untuk posisi yang kosong, membentuk cadangan untuk promosi, dan menyelenggarakan pelatihan lanjutan untuk personel.
Kode Perburuhan Federasi Rusia tidak mewajibkan kehadiran meja kepegawaian di setiap organisasi, namun, resolusi Goskomstat Rusia N 1 menetapkan bahwa bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama untuk akuntansi tenaga kerja dan pembayarannya, termasuk formulir T-3 (Staffing), berlaku untuk organisasi dari semua bentuk kepemilikan.
Dengan Keputusan Komite Statistik Negara Rusia N 1, perubahan kecil dilakukan pada formulir T-3. Bahkan, tanda tangan persetujuan visa di akhir formulir telah berubah. Daftar staf sekarang ditandatangani oleh kepala bagian personalia dan kepala akuntan. Tabel kepegawaian disetujui atas perintah (instruksi) kepala organisasi atau orang yang diberi wewenang olehnya, wewenang untuk menyetujui dokumen ini harus ditetapkan secara tertulis. Dalam perintah seperti itu, tidak seperti bentuk standar dari perintah untuk kegiatan utama, tidak ada bagian yang pasti, dan pesanan dapat segera dimulai dengan kata-kata "SAYA ORDER", karena. tidak diperlukan penjelasan lebih lanjut untuk penerapan tabel kepegawaian. Meskipun Anda dapat menentukan alasan (jika ada) di mana persetujuan staf baru dilakukan.
Daftar staf adalah sumber untuk menetapkan nama-nama posisi, spesialisasi, profesi, yang tercermin dalam kontrak kerja dan dokumentasi personel lainnya (Pasal 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia).
Menurut Direktori Kualifikasi untuk posisi manajer, spesialis dan karyawan lainnya, disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Rusia tanggal 21 Agustus 1998 N 37, kepegawaian adalah tanggung jawab seorang ekonom tenaga kerja, yang, sebagai aturan umum , merupakan bagian dari departemen organisasi dan remunerasi. Karena unit seperti itu tidak dibuat di setiap organisasi, pengembangan tabel kepegawaian paling sering dipercayakan kepada departemen personalia, atau departemen perencanaan dan ekonomi, atau sekelompok spesialis, atau bahkan departemen akuntansi. Artinya, manajemen perusahaan secara independen memutuskan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan ini.
Jika kepala organisasi membebankan kewajiban ini kepada seorang karyawan yang tidak ditentukan dalam kontrak kerja dan (atau) uraian tugas, maka orang tersebut ditunjuk melalui perintah untuk kegiatan utama. Pekerjaan persiapan dokumen ini dikoordinasikan oleh wakil kepala organisasi untuk manajemen personalia atau pejabat lain yang ditunjuk atas perintah kepala organisasi.
Dalam organisasi dengan kekuatan resmi dan numerik yang besar, disarankan untuk mengembangkan dan menyetujui tabel kepegawaian dari unit struktural yang terpisah.
Tabel kepegawaian memiliki kode menurut OKUD 0301017, biasanya dibuat dalam jumlah 3 eksemplar (ditambah salinan sesuai dengan jumlah peminat, departemen), format formulir A4, masa penyimpanannya di tempat pengembangan dan persetujuan bersifat permanen, di organisasi lain - 3 tahun.
Formulir dapat diisi baik secara manual maupun dengan bantuan teknologi mesin (pencetakan, komputasi, dll.), Namun, dengan cadangan informasi wajib di atas kertas. Dengan cara pengisian manual, semua entri harus dibuat dengan tinta atau pulpen dengan jelas dan jelas, tanpa noda dan penghapus. Bagian utama dari tabel kepegawaian adalah tabel:

┌─────────────┬────────────────┬─────────────┬───────────┬─────────────────┬──────────┬────────────┐
Struktural Posisi Kuantitas Tarif Biaya tambahan, gosok. Jumlah, Catatan
subdivisi (khusus, penuh waktu tarif gosok. (gr.
profesi), satuan (gaji) dan 5 + gr. 6
kategori, kelas pr., gosok. + gr. 7 +
nama- kode (kategori) │ │ gr. 8
novasi│ kualifikasi │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
Jumlah │ │
└───────┴─────┴────────────────┴─────────────┴───────────┴─────┴─────┴─────┴──────────┴────────────┘

Nama-nama divisi struktural, sebagai suatu peraturan, ditunjukkan dalam urutan abjad. Anda juga dapat melanjutkan dari kepegawaian unit (dalam urutan menurun). Sebagai prinsip lokasi, juga diperbolehkan untuk menggunakan tingkat kepentingan fungsional departemen (misalnya, pertama direktorat, kemudian departemen produksi, diikuti oleh administrasi dan teknis). Nama-nama ditunjukkan tanpa singkatan, dalam bentuk tunggal dari kasus nominatif.
Pengkodean divisi struktural diperlukan untuk pembentukan pelaporan konsolidasi. Saat ini, sistem pengkodean divisi wajib hanya di badan-badan negara. Adapun organisasi non-pemerintah, diperkenalkan jika mereka mencakup sejumlah besar unit struktural, dan sistem otomatis digunakan untuk mengelola personel.
Kolom 3 tabel berisi nama-nama profesi (jabatan), yang dapat dibedakan berdasarkan spesialisasi dan kualifikasi. Dalam undang-undang perburuhan, istilah "profesi" dan "jabatan" digunakan untuk menunjuk jenis kegiatan kerja seorang karyawan, hanya istilah pertama untuk kategori personel seperti pekerja, dan yang kedua adalah untuk karyawan.
Karyawan adalah sekelompok pekerja sosial yang terlibat terutama dalam pekerjaan mental (non-fisik), sebagai aturan, melaksanakan manajemen, membuat dan mengembangkan keputusan manajerial, dan menyiapkan informasi. Pada gilirannya, pekerja disebut kelompok pekerja sosial yang terlibat terutama dalam pekerjaan fisik. Pekerjaan kategori pekerja ini, sebagai suatu peraturan, terdiri dari penciptaan kekayaan materi, serta dalam dukungan teknis dan produksi organisasi.
Nama profesi ini diambil dari Direktori Kesatuan Tarif dan Kualifikasi Pekerjaan dan Jabatan Pekerja (ETKS) dari masalah yang bersangkutan (bagian). Prosedur ini ditentukan oleh Art. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, yang menetapkan bahwa "Jika, sesuai dengan undang-undang federal, pemberian manfaat atau adanya pembatasan dikaitkan dengan kinerja pekerjaan di posisi, spesialisasi atau profesi tertentu, maka nama-nama jabatan, spesialisasi atau profesi dan persyaratan kualifikasi untuk mereka harus sesuai dengan nama dan persyaratan yang ditentukan dalam buku pedoman kualifikasi...". Persyaratan kualifikasi untuk profesi baru ditetapkan oleh ETKS. Saat ini, masalah ETKS sedang aktif direvisi, dan masalah definisi nama-nama profesi pekerja harus diselesaikan dalam waktu dekat.
Situasinya berbeda dengan jabatan. Sampai saat ini, Direktori Kualifikasi industri yang telah disebutkan untuk posisi manajer, spesialis, dan karyawan lainnya digunakan dalam pekerjaan layanan personalia. Selain itu, persyaratan kualifikasi untuk jabatan pekerjaan industri individu terkandung dalam berbagai koleksi.
Sebagian besar koleksi difokuskan pada sektor publik. Di bidang komersial, untuk menetapkan nama posisi yang benar, Anda dapat menggunakan Pengklasifikasi Pekerjaan Pekerja, Posisi Karyawan, dan Kategori Upah All-Rusia (OKPDTR). Ingat, OKPDTR harus dihubungi hanya untuk menetapkan nama jabatan, bukan profesi, karena belum mencerminkan nama-nama profesi pekerja sesuai ETKS yang baru.
Baru-baru ini, organisasi, terutama yang memiliki modal asing, serta perusahaan yang menyukai gaya manajemen baru, telah menggunakan jabatan asing. Sebagian besar dari mereka dapat ditemukan di analog undang-undang perburuhan Rusia; tetapi ada juga yang daftar tugasnya melampaui batas-batas jabatan yang ada. Misalnya, merchandiser, logistik, supervisor, dll.
Kode Perburuhan Federasi Rusia sebagian memecahkan masalah ini. Pasal 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia dengan pasti dan tegas menetapkan bahwa nama posisi, spesialisasi, profesi ditetapkan sesuai dengan daftar staf. Akibatnya, jabatan baru juga dapat dimasukkan dalam tabel kepegawaian, misalnya, jika organisasi memperkenalkan metode baru untuk penataan dan pengelolaan personel. Namun, diinginkan untuk memenuhi dua kondisi:
- periksa apakah kartu kualifikasi (karakteristik) dari posisi yang diperkenalkan tidak memuat tugas yang serupa dengan tugas untuk posisi yang diatur undang-undang untuk pensiun dan tunjangan lainnya;
- jangan terbawa oleh nama-nama model baru, karena kebanyakan dari mereka merujuk pada bahasa gaul (jargon) profesional dan bahkan di negara-negara - sumber pinjaman, mereka hanya digunakan dalam pidato sehari-hari (misalnya, "headhunter" - "spesialis dalam menemukan pemimpin").
Sebaiknya cari tahu dari penggagas pengenalan jabatan baru, apakah ada nama lengkapnya dan resmi diterima. Memang, ketika meninggalkan organisasi, seorang karyawan sering pergi dengan entri seperti itu di buku kerja, yang mungkin tidak dapat dipahami tidak hanya oleh majikan baru, tetapi juga oleh badan yang memproses pensiun.
Dalam daftar staf, nama-nama profesi (jabatan) ditunjukkan sebagai bagian dari unit struktural. Mereka terdaftar dalam urutan senioritas, dimulai dengan level tertinggi dan diakhiri dengan level junior: manajer, wakil manajer, spesialis, pelaksana teknis, dll. Dalam daftar staf, diperbolehkan untuk menunjukkan jabatan ganda yang dipisahkan dengan tanda "-", sedangkan gaji resmi ditetapkan untuk posisi pertama dalam jabatan ganda.
Dalam hal organisasi memiliki pegawai yang bukan merupakan bagian dari unit struktural manapun, maka mereka terdaftar sebagai “personel lain”.
Nama ditunjukkan secara lengkap, dalam bentuk tunggal dari kasus nominatif. Singkatan "kepala", "wakil", "memohon." tidak diperbolehkan.
Jumlah satuan staf (kolom 4) dinyatakan dalam satuan untuk setiap jabatan atau profesi. Posisi di mana pemeliharaan unit staf yang tidak lengkap disediakan ditunjukkan dalam bagian yang sesuai (0.2; 0.4, dll.).
Kolom 5 menunjukkan gaji (tarif tarif) yang ditetapkan untuk pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan profesi (jabatan) yang tercantum dalam kolom 3. Menurut Art. 129 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, gaji adalah jumlah tetap remunerasi bagi seorang karyawan untuk pelaksanaan tugas-tugas tenaga kerja (resmi) dengan kompleksitas tertentu selama satu bulan kalender, tidak termasuk kompensasi, insentif dan pembayaran sosial; tarif adalah jumlah tetap remunerasi seorang karyawan untuk memenuhi norma kerja dengan kompleksitas tertentu (kualifikasi) per unit waktu tanpa memperhitungkan pembayaran kompensasi, insentif, dan sosial.
Gaji (tarif tarif) sesuai dengan Art. 135 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia ditetapkan:
- karyawan organisasi yang dibiayai dari anggaran - oleh undang-undang yang relevan dan tindakan hukum pengaturan lainnya;
- karyawan organisasi dengan pembiayaan campuran (pembiayaan anggaran dan pendapatan bisnis) - undang-undang, tindakan hukum pengaturan lainnya, perjanjian bersama, perjanjian, peraturan lokal organisasi;
- karyawan organisasi lain - perjanjian bersama, perjanjian, peraturan lokal organisasi, kontrak kerja.
Tarif tarif merupakan elemen dari sistem tarif (yaitu, seperangkat standar yang membedakan upah pekerja dari berbagai kategori). Dalam hal remunerasi berdasarkan sistem tarif, besaran tarif (gaji) kategori 1 skala tarif terpadu tidak boleh lebih rendah dari upah minimum.
Sistem tarif remunerasi meliputi: tarif tarif (gaji), skala tarif, koefisien tarif. Kompleksitas pekerjaan yang dilakukan ditentukan berdasarkan penagihan mereka.
Penagihan pekerjaan dan penetapan kategori upah kepada pegawai dilakukan dengan memperhatikan Direktori Kesatuan Tarif dan Kualifikasi Pekerjaan dan Profesi Pekerja, Pedoman Kualifikasi Jabatan Manajer, Spesialis dan Pegawai.
Sistem tarif untuk remunerasi karyawan organisasi yang dibiayai dari anggaran semua tingkatan ditetapkan berdasarkan skala tarif tunggal untuk remunerasi karyawan di sektor publik, disetujui dengan cara yang ditetapkan oleh undang-undang federal, dan yang merupakan jaminan untuk remunerasi pegawai di sektor publik. Sistem tarif remunerasi karyawan organisasi lain dapat ditentukan oleh kesepakatan bersama, kesepakatan, dengan mempertimbangkan tarif terpadu dan buku referensi kualifikasi dan jaminan negara untuk remunerasi.
Adapun tunjangan (kolom 6-8), mereka juga harus disediakan oleh sistem pengupahan. Jenis dan jumlah tunjangan ditunjukkan sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia, undang-undang federal, perjanjian bersama, dan peraturan lokal. Seperti yang didefinisikan oleh Seni. 144 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, majikan memiliki hak untuk menetapkan berbagai sistem bonus, pembayaran insentif dan tunjangan, dengan mempertimbangkan pendapat badan perwakilan karyawan. Sistem ini juga dapat dibentuk melalui kesepakatan bersama.
Tata cara dan ketentuan penerapan pembayaran insentif dan kompensasi (biaya tambahan, tunjangan, bonus dan lain-lain)
- dalam organisasi yang dibiayai dari anggaran federal, mereka didirikan oleh Pemerintah Federasi Rusia;
- dalam organisasi yang dibiayai dari anggaran entitas konstituen Federasi Rusia, - oleh otoritas negara dari entitas konstituen Federasi Rusia yang sesuai;
- dalam organisasi yang dibiayai dari APBD, - oleh pemerintah daerah.
Bonus mungkin terkait dengan gaji atau insentif tambahan, dengan pencapaian indikator apa pun untuk periode waktu tertentu, atau dengan faktor lain.
Kolom 9 menentukan dana upah bulanan untuk setiap karyawan. Menurut Seni. 129 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, upah dipahami sebagai remunerasi untuk pekerjaan tergantung pada kualifikasi karyawan, kompleksitas, kuantitas, kualitas dan kondisi pekerjaan yang dilakukan, serta pembayaran kompensasi (biaya tambahan dan tunjangan kompensasi alam, termasuk untuk bekerja dalam kondisi yang menyimpang dari normal, bekerja dalam kondisi iklim khusus dan di wilayah yang terpapar kontaminasi radioaktif, dan pembayaran kompensasi lainnya) dan pembayaran insentif (pembayaran tambahan dan bonus yang bersifat merangsang, bonus, dan pembayaran insentif lainnya).
Menurut pedoman untuk penerapan aturan untuk memproses dokumen utama, disetujui oleh resolusi Komite Statistik Negara, dalam tabel kepegawaian, upah sekarang dapat ditunjukkan tidak hanya dalam rubel, tetapi juga menggunakan nilai tambahan (persentase, koefisien, dll).
Kolom "Catatan" dirancang untuk membuat perubahan operasional atau mencerminkan fitur untuk jabatan pekerjaan tertentu. Seringkali kolom ini digunakan untuk menunjukkan nama dan inisial masing-masing karyawan yang memegang posisi manajerial.
Setelah mengisi semua kolom bagian utama tabel, baris "Total" menunjukkan jumlah total untuk kolom 4-9. Menurut indikator terakhir dari kolom ke-3 dan ke-9, pesanan (pesanan) dibuat atas persetujuan negara dengan jumlah unit staf tertentu dan dana upah bulanan tertentu. Perintah (instruksi) disetujui oleh kepala organisasi atau orang yang diberi wewenang olehnya. Nomor dan tanggal pesanan tercermin dalam judul tabel kepegawaian.
Jika terjadi kesalahan pada saat pengisian formulir, maka hanya dapat diperbaiki sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan, yaitu dengan mencoret entri yang salah dan meletakkan yang benar di atasnya. Pada saat yang sama, koreksi harus disetujui oleh semua orang yang menandatangani dokumen dan dikonfirmasi dengan tanda tangan mereka yang menunjukkan tanggal koreksi dibuat.
Saat menyusun tabel kepegawaian, perhatikan fakta bahwa semua detail yang disediakan dalam formulir terpadu diisi dalam dokumen. Hanya dalam hal ini akan dianggap selesai dan dapat diterima untuk disetujui. Secara khusus, jangan lupa untuk mengisi detail seperti nama organisasi dan kode OKPO. Transkrip tanda tangan juga merupakan detail yang diperlukan. Jika ada baris kosong dalam formulir, maka harus dicoret.
Bentuk lain dapat digunakan untuk mengembangkan bagian tabular dari tabel kepegawaian. Sebagai contoh:

┌────────────────────┬──────────┬─────────────┬──────────────────┬─────────────────────┬───────────┐
Nama dan Kode Jumlah Pejabat Tunjangan Dana Pembayaran Bulanan Catatan
posisi, profesi penuh waktu gaji, gosok. tenaga kerja
unit personil-│lainnya
bernama-│ nye │
nie

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├──────────┼─────────┼──────────┼─────────────┼──────────┼───────┼─────────────────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────────┴─────────┴──────────┴─────────────┴──────────┴───────┴─────────────────────┴───────────┘

Dalam hal ini, nama dan kode subdivisi struktural ditunjukkan bukan di kolom, tetapi di baris - judul.
Ekonom tenaga kerja juga menyarankan menggunakan formulir ini:

┌──────────────┬──────────────┬─────────────────┬────────────────┬──────────────────┬──────────────┐
Nama Nama Jumlah Terpasang Aktual Catatan
struktural posisi, unit staf gaji, gosok. gaji yang diterima,
subdivisi profesi gosok. │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────────────┼──────────────┼─────────────────┼────────────────┼──────────────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────────────┴──────────────┴─────────────────┴────────────────┴──────────────────┴──────────────┘

Jika ketentuan remunerasi dalam organisasi ditetapkan dalam kisaran tertentu, maka tabel kepegawaian menyediakan "garpu" gaji. Untuk sekelompok pekerja yang dibayar borongan, tabel kepegawaian dapat menyediakan pengenalan bagian khusus atau kolom khusus. Dalam hal ini, jumlah total karyawan dari grup tersebut ditunjukkan. Dengan pemikiran ini, bentuk kepegawaian dapat sebagai berikut:

┌────────────┬──────────┬──────────┬─────────┬─────────┬───────────┬─────────────────────┬──────────┬────────────┐
Nama│Jumlah│ Tarif Tarif Tarif Ditetapkan Biaya Tambahan Total Catatan
struktural│ purnawaktu peringkat koefisien tarif kelas kantor
subbagian- unit (memenuhi syarat ent (gaji) untuk untuk gaji │
niya dan kational │ │ kelas lama kerja│lainnya│
posisi kategori) tahun │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │
├────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────────────┴──────────┴──────────┴─────────┴─────────┴───────────┴──────┴───────┴──────┴──────────┴────────────┘

Di sejumlah organisasi, terutama di lembaga negara, digunakan bentuk kepegawaian yang “ditebang”, yaitu formulir yang tidak mencerminkan gaji resmi dan penggajian. Dalam hal ini, jumlah total pos di tabel kepegawaian harus sesuai dengan perkiraan jumlah dana penggajian yang disediakan dalam perkiraan.
Saat mengembangkan tabel kepegawaian, juga dipraktikkan untuk menunjukkan jumlah total karyawan. Ini bisa bersifat umum - untuk semua posisi (profesi), dan untuk setiap unit struktural. Sebagai contoh:

┌──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┐
Jabatan Kuantitas

Departemen Pemasaran

Kepala departemen 1
│ │ │
Spesialis Pemasaran 6

Jumlah: 7
├──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┤
│ ... │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
Departemen Personalia
├──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┤
Kepala departemen 1
│ │ │
Spesialis SDM 3
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
Jumlah: 4
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
Total untuk perusahaan
│ │ │
termasuk:
│ │ │
1) karyawan:
│ │ │
- manajer; │ │
│ │ │
- spesialis; │ │
│ │ │
- pemain teknis
│ │ │
2) pekerja
└──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘

Rancangan tabel kepegawaian tunduk pada kesepakatan dengan kepala divisi struktural, serta orang lain yang terkait dengan tingkat manajemen tertinggi organisasi. Itu dibuat sesuai dengan jumlah pihak yang berkepentingan dan disimpan selama 3 tahun setelah persetujuan meja kepegawaian.
Salinan proyek dikirim ke departemen, serta ke pihak yang berkepentingan. Saat menyiapkan konsep tabel kepegawaian, tidak perlu menggunakan formulir terpadu N T-3. Terlebih lagi, jika kita benar-benar berbicara tentang kesepakatan, dan bukan rumusan formal resolusi "Saya tidak keberatan", "Saya setuju", maka yang terbaik adalah menyiapkan formulir dokumen yang memungkinkan Anda membuat catatan dengan saran, komentar, dll.
Visa persetujuan ditempel di halaman terakhir. Jika pemberi persetujuan tidak memiliki komentar, daftar staf diserahkan untuk disetujui. Jika ada perubahan pada ketentuan tertentu, maka setelah perincian utama visa (posisi pemberi persetujuan, tanda tangannya, penguraian tanda tangan (inisial, nama keluarga) dan tanggal), itu ditunjukkan.
Komentar terlampir
(Tanda tangan) S.I. Ivanov
20.01.2005
Dalam hal ini, komentar atas draf (termasuk perbedaan pendapat dan tambahan) dibuat pada lembar terpisah. Mereka juga dapat muncul di bagian belakang halaman terakhir proyek.
Komentar kepala divisi struktural, dengan persetujuan pejabat yang bertanggung jawab untuk pengembangan tabel kepegawaian, diperhitungkan dengan memasukkannya ke dalam proyek. Pernyataan yang tidak disetujui atau tidak disetujui oleh pejabat ini dengan orang lain yang menyetujui dokumen dipertimbangkan oleh kepala organisasi atau orang yang diberi wewenang olehnya ketika menyetujui tabel kepegawaian.
Jika perubahan signifikan dilakukan pada proyek selama proses persetujuan, maka proyek harus disetujui kembali. Jika proyek menyertakan klarifikasi yang tidak mengubah esensinya, maka persetujuan ulang selama revisi tidak diperlukan.
Dalam proses mempersiapkan proyek dan menyetujui tabel kepegawaian, sejumlah besar dokumen dihasilkan:
- referensi;
- kesimpulan;
- ulasan;
- catatan kantor.
Semuanya disimpan bersama dengan proyek selama 3 tahun setelah persetujuan tabel kepegawaian. Selain itu, jika piagam (peraturan) organisasi mengatur pengajuan rancangan tabel kepegawaian untuk disetujui oleh para pendiri organisasi, maka korespondensi dengan mereka (dengan pengecualian risalah rapat para pendiri) tunduk pada ke penyimpanan khusus.
Tabel kepegawaian yang disetujui dikirim satu salinan:
- ke departemen personalia;
- di departemen akuntansi utama;
- satu salinan disimpan sebagai bagian dari dokumentasi manajemen organisasi.
Di beberapa perusahaan, tabel kepegawaian dimasukkan ke dalam komposisi informasi komersial dan oleh karena itu diterbitkan hanya dalam dua salinan - satu untuk direktur umum, satu untuk departemen akuntansi utama. Hanya bagian (ekstrak) yang berkaitan dengan unit ini yang dikirim ke unit struktural, dan bagian yang berkaitan dengan posisi kosong dikirim ke departemen personalia.
Tabel kepegawaian adalah dokumen jangka panjang, namun, jika perlu, perubahan dan penambahan dapat dilakukan padanya. Perubahan dan penambahan dilakukan atas perintah pimpinan organisasi atau orang yang diberi wewenang olehnya.
Ada dua cara untuk membuat perubahan pada tabel kepegawaian.
1. Anda dapat mengubah kepegawaian itu sendiri. Tabel kepegawaian baru untuk nomor registrasi berikutnya disetujui oleh urutan kegiatan utama.
2. Sebagai aturan, ketika perubahan yang dibuat pada tabel kepegawaian tidak signifikan, mereka dapat dikeluarkan melalui perintah untuk kegiatan utama.
Jika perubahan dilakukan pada tabel kepegawaian melalui perintah, maka judul pesanan mungkin sebagai berikut:
- "Saat membuat perubahan pada tabel kepegawaian";
- "Saat mengubah tabel kepegawaian";
- "Pada perubahan sebagian dalam kepegawaian."
Alasan berikut dapat diberikan sebagai alasan untuk pesanan:
- perbaikan struktur organisasi perusahaan;
- melakukan kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kegiatan unit struktural individu;
- reorganisasi perusahaan;
- perluasan atau pengurangan basis produksi perusahaan;
- perubahan undang-undang;
- optimalisasi pekerjaan manajemen;
- perencanaan dan perhitungan ekonomi departemen personalia, penghapusan duplikasi fungsi, dll.
Ketika posisi baru dimasukkan ke dalam tabel kepegawaian saat ini, yang lama dikecualikan, nama posisi diubah, departemen baru dibuat, maka seringkali proses ini memengaruhi personel yang sudah bekerja, dan kemudian perlu melakukan perubahan dan penyesuaian personel dokumen karyawan, tergantung pada perubahan apa yang diperkenalkan. Ini bisa berupa:
- penggantian nama posisi;
- perubahan posisi;
- penggantian nama unit struktural;
- penugasan tugas tambahan;
- perubahan gaji pokok (resmi);
- pengenalan divisi baru;
- pengenalan posisi baru (tambahan);
- likuidasi subdivisi struktural;
- perampingan.
Dalam semua kasus ini, petugas personalia perlu melakukan prosedur yang berbeda untuk memproses dokumen personalia. Mari kita pertimbangkan semua opsi ini secara terpisah.
1. Penggantian nama posisi terjadi ketika seorang karyawan yang saat ini bekerja dan melakukan tugas tertentu tidak mengubah apa pun yang akan menyebabkan perubahan dalam fungsi kerjanya atau jadwal kerja biasa. Namun, harus diingat bahwa menurut Art. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, nama posisi, spesialisasi, profesi adalah syarat wajib untuk dimasukkan dalam kontrak kerja. Pasal 74 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia menetapkan bahwa, karena alasan yang berkaitan dengan perubahan kondisi kerja organisasi atau teknologi, atas inisiatif majikan, diperbolehkan untuk mengubah ketentuan kontrak kerja yang ditentukan oleh para pihak. Prasyarat adalah bahwa sebagai akibat dari perubahan tersebut, fungsi kerja karyawan harus tetap tidak berubah. Selain itu, Bagian 2 Seni. 74 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia juga menetapkan prosedur khusus untuk perubahan tersebut - karyawan harus diperingatkan secara tertulis selambat-lambatnya 2 bulan sebelum diperkenalkan.
Jadi, dalam hal mengganti nama posisi, selain membuat perubahan pada tabel kepegawaian (dengan mengeluarkan perintah untuk kegiatan utama), perlu untuk mendapatkan persetujuan tertulis dari karyawan tersebut. Jika karyawan tidak setuju, seseorang harus bertindak dengan cara yang diatur dalam Art. 74 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia. Setelah itu, penyesuaian yang sesuai dilakukan pada kartu pribadi dan buku kerja T-2.
2. Perubahan jabatan pegawai pada tabel kepegawaian unit struktural dilakukan dalam hal terjadi perubahan tugas, fungsi, ruang lingkup pekerjaan yang dilakukan oleh unit organisasi. Dalam hal ini, persyaratan penting dari kontrak kerja berubah (khususnya, fungsi tenaga kerja, hak dan kewajiban karyawan, karakteristik kondisi kerja, tunjangan dan kompensasi, cara kerja dan istirahat, kondisi remunerasi) . Oleh karena itu, karyawan juga diperingatkan tentang perubahan yang akan datang secara tertulis selambat-lambatnya 2 bulan.
3. Dalam hal nama unit struktural tercantum dalam kontrak kerja karyawan, maka penggantian namanya (mengubah nama, misalnya, alih-alih "departemen pemasaran" - "departemen riset pemasaran"), jika tidak ada perubahan fungsi kerja karyawan atau kondisi kerja lainnya, dilakukan dengan cara yang sama , serta perubahan nama posisi karyawan (yaitu, ketika memenuhi persyaratan Pasal 74 Kode Perburuhan Federasi Rusia) .
4. Pengenaan tugas tambahan pada karyawan memberikan perluasan fungsi kerja karyawan, yang diatur oleh kontrak kerja. Dalam isinya, ini mirip dengan menggabungkan posisi (profesi).
5. Perubahan gaji pokok (resmi) di tabel kepegawaian dilakukan jika ada perubahan tugas, fungsi, ruang lingkup pekerjaan yang dilakukan oleh departemen dan karyawan individu organisasi. Ketika gaji berubah di tabel kepegawaian, perubahan harus dilakukan pada dokumen karyawan berikut:
- kontrak kerja. Karena, menurut Art. 57 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia, kondisi wajib kontrak kerja adalah persyaratan remunerasi (termasuk ukuran tarif atau gaji resmi seorang karyawan, pembayaran tambahan, tunjangan dan pembayaran insentif), kemudian ketika mengubah tingkat gaji, perlu untuk membuat perubahan pada kontrak kerja;
- kartu pribadi T-2 (bagian 3).
6. Dasar organisasi (reorganisasi) suatu unit struktural adalah:
- keputusan kepala organisasi;
- rancangan struktur dan kepegawaian unit dengan daftar kategori karyawan;
- rancangan peraturan tentang subbagian struktural;
- draf deskripsi pekerjaan untuk semua kategori personel unit yang diperkenalkan;
- draft peraturan tentang remunerasi karyawan unit.
Saat menentukan kategori unit yang dibuat, sejumlah prinsip diperhitungkan:
- layanan dibuat ketika berbagai tugas yang harus diselesaikan tidak dapat dilakukan secara penuh di dalam departemen dan jika ada setidaknya dua divisi independen dalam struktur, salah satunya tidak lebih rendah dari departemen;
- departemen, sebagai suatu peraturan, dibuat dalam struktur layanan dan ditandai dengan adanya dua area aktivitas yang tidak tumpang tindih yang jelas;
- posisi kepala departemen diperkenalkan sesuai dengan struktur yang memenuhi prinsip-prinsip yang diuraikan di atas;
- posisi spesialis dan personel yang bekerja diperkenalkan ketika tujuan, tugas, dan fungsi baru muncul yang tidak dapat dilakukan oleh staf yang ada atau dengan peningkatan yang signifikan dalam jumlah pekerjaan di tempat kerja ini.
7. Ketika posisi (tambahan) baru diperkenalkan, satu set dokumen dikirim ke nama kepala organisasi, termasuk:
- memo dari kepala unit dengan alasan pengenalan posisi baru (tambahan) dalam daftar staf unit;
- struktur unit yang diperbarui;
- Draf deskripsi pekerjaan untuk posisi yang baru diperkenalkan.
Saat memilih kategori karyawan (saat membenarkan pengenalan unit staf), perlu dipandu oleh prinsip-prinsip berikut:
- posisi spesialis terkemuka dan karyawan yang setara dengannya diperkenalkan jika ada dua bidang pekerjaan independen, yang masing-masing dilakukan oleh seorang spesialis, jika ada ruang lingkup pekerjaan untuk setidaknya dua spesialis;
- posisi spesialis senior dan karyawan yang disamakan dengan itu diperkenalkan dengan peningkatan yang signifikan dalam persyaratan untuk tingkat kualifikasi yang dikenakan di tempat kerja mana pun berdasarkan penilaian bisnis atau penilaian subjektif dari kepala unit;
- posisi spesialis dan personel yang bekerja diperkenalkan ketika tujuan, tugas, dan fungsi baru muncul yang tidak dapat dilakukan oleh staf yang ada, atau dengan peningkatan yang signifikan dalam jumlah pekerjaan di tempat kerja tertentu.
8. Keputusan untuk melikuidasi unit struktural dibuat sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia oleh perintah organisasi dua bulan sebelum keputusan diberlakukan dengan peringatan kepada karyawan unit ini tentang pemecatan karena pengurangan staf. .
9. Keputusan pengurangan jabatan dilakukan oleh pengurus organisasi apabila terjadi ketidaksesuaian (duplikasi) fungsi, tugas, ruang lingkup pekerjaan yang dilakukan dengan peraturan internal yang berlaku di organisasi. Keputusan untuk mengurangi posisi yang diduduki oleh karyawan organisasi dibuat atas perintah organisasi sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia dua bulan sebelum berlakunya keputusan ini dengan peringatan kepada karyawan tentang masa depan pemecatan karena pengurangan staf.
Pemberhentian karyawan karena likuidasi unit struktural, pengurangan posisi yang diduduki oleh seorang karyawan, dilakukan oleh perintah personel dengan kata-kata yang sesuai. Isu-isu ini dibahas secara lebih rinci di bagian "Tentang pengurangan staf dan jumlah".
Bentuk kerja tabel kepegawaian yang memuat inisial dan nama belakang pegawai yang menduduki jabatan yang disediakan oleh meja kepegawaian disebut dengan penggantian jabatan atau susunan kepegawaian. Nama lain dari dokumen ini juga dapat digunakan dalam praktik. Kepegawaian tidak memiliki bentuk yang seragam, untuk penyusunannya, bagian tabular dari tabel kepegawaian dapat diambil sebagai dasar. Perbedaan utama antara kepegawaian dan tabel kepegawaian adalah dokumen dinamis yang berubah tergantung pada perubahan yang sedang berlangsung (numerik dan kualitatif) dalam personel perusahaan, organisasi dan tidak memerlukan penerbitan perintah untuk persetujuannya.

Zakharkina O.I. Organisasi pekerjaan personel di perusahaan industri. - Sistem GARAN, 2007

organisasi (bentuk T-3) adalah salah satu dokumen kepegawaian wajib yang harus ada di setiap perusahaan. Sebagai formulir kepegawaian, Anda dapat menggunakan formulir T-3, atau Anda dapat secara mandiri mengembangkan formulir yang sesuai untuk organisasi Anda, yang akan mempertimbangkan karakteristik individu dari aktivitas Anda. Anda dapat mengunduh tabel kepegawaian T-3 di bawah ini. Bagaimana cara mengisi formulir ini dengan benar?

Pengisian sampel kepegawaian

Formulir T-3 berisi informasi tentang kepegawaian organisasi. Ini termasuk informasi tentang divisi perusahaan, nama unit pekerjaan, nomor mereka. Juga, untuk setiap posisi, tingkat tarif, berbagai bonus dan tunjangan ditunjukkan. Selanjutnya, untuk semua posisi, total biaya per bulan dihitung. Dengan demikian, tabel kepegawaian memungkinkan Anda untuk menilai tingkat anggaran gaji bulanan.

Dokumen kepegawaian ini disetujui, dapat dibuat, misalnya, pada awal tahun, atau dari awal kegiatan organisasi. Organisasi memilih tanggal kedaluwarsa sendiri. Jika organisasi berkembang secara dinamis, maka masuk akal untuk menyusun daftar staf baru setiap tahun dan menunjukkan masa berlakunya - 1 tahun. Jika organisasinya kecil, maka mungkin jadwal Anda akan bertahan selama beberapa tahun. Bagaimanapun, pada formulir T-3, Anda harus menunjukkan tanggal mulai dokumen dan masa berlakunya.

Jika dalam perjalanan kegiatan di negara bagian perusahaan ada beberapa perubahan kecil (jumlah unit staf berubah, gaji beberapa unit resmi berubah, nama posisi berubah), maka masuk akal untuk tidak menyetujui yang baru meja kepegawaian, tetapi untuk mengubah yang sekarang. Untuk ini, kepala menyusun urutan yang sesuai, dan perubahan yang diperlukan dilakukan pada formulir T-3 saat ini. Jika perubahannya besar-besaran sehubungan dengan, misalnya, dengan, maka lebih baik membuat tabel kepegawaian baru.

Persiapan dokumen ini ditugaskan untuk karyawan layanan personalia, dan jika tidak ada, untuk karyawan departemen akuntansi.

Formulir T-3 itu sendiri diisi dengan cukup sederhana: Anda perlu membuat header dan tabel dengan posisi.

Tabel kepegawaian dalam formulir T-3 berisi informasi tentang divisi struktural perusahaan, yang menunjukkan kode mereka sesuai dengan klasifikasi internal organisasi; nama posisi menurut pengklasifikasi OKPDTR dan nomornya. Sistem remunerasi untuk posisi ini (gaji, tunjangan) juga tercermin.

Total gaji untuk setiap posisi dikalikan dengan jumlah unit ini, nilai yang dihasilkan akan mencerminkan anggaran bulanan untuk karyawan posisi ini. Selanjutnya, gaji bulanan semua posisi ditambahkan, dan anggaran bulanan untuk seluruh staf organisasi diperoleh.

Setelah formulir T-3 diisi, diserahkan untuk disetujui oleh manajer, yang membubuhkan tanda persetujuannya di bagian atas formulir.

Kursus penulis oleh Olga Likina (Akuntan M.Video Manajemen) sangat bagus untuk mengatur catatan personalia di sebuah perusahaan untuk pemula dan akuntan

★

Meja kepegawaian adalah dokumen perusahaan lokal, mendefinisikan dan meresmikan struktur staf organisasi, yang sering tidak diperhitungkan oleh pengusaha pemula, karena undang-undang Rusia seharusnya setia pada dokumen ini dan masalah persiapannya.

Namun, ini tidak lebih dari mitos. Pada artikel ini, kami akan mempertimbangkan semua masalah legislatif yang terkait dengan kepegawaian di Federasi Rusia, mempertimbangkan jenis dan subspesies dari jenis dokumen ini, contoh pengisian, dan juga mempelajari yang paling dasar: bagaimana cara menyusun tabel kepegawaian dengan benar?

Pembaca yang budiman! Artikel kami berbicara tentang cara umum untuk menyelesaikan masalah hukum, tetapi setiap kasus adalah unik.

Jika kamu ingin tahu bagaimana memecahkan masalah Anda dengan tepat - hubungi melalui konsultan online di sebelah kanan atau telepon melalui telepon konsultasi gratis:

Subtipe kepegawaian

Mengapa Anda membutuhkan tabel kepegawaian baca di kami.

Untuk LLC

Tabel kepegawaian untuk organisasi diisi sesuai dengan bentuk terpadu No. T-3 terlepas dari apakah itu perusahaan manufaktur, organisasi desain, atau toko:

Kolom 1: "divisi struktural". Ini termasuk departemen, cabang, dll.

Biasanya bagian ini diisi dari unit-unit yang melakukan manajemen terpadu, kemudian mungkin datang departemen akuntansi, departemen hubungan masyarakat, departemen keuangan, dll. kemudian produksi, dll.

Terkadang nama cabang dapat mempengaruhi untuk memberi karyawan manfaat yang ditetapkan(misalnya, dengan kemungkinan keracunan kotor selama produksi) - maka harus diambil dari kelompok industri tertentu.

Kolom 2 "kode subdivisi" diperlukan untuk mengklasifikasikan unit ke dalam kelompok, yang dengannya dimungkinkan untuk menetapkan lokasi mereka dalam struktur organisasi. Di perusahaan kecil, kode seperti itu tidak diperlukan.

Kolom 3" posisi (profesi, spesialisasi), baris, jenis (grup) kualifikasi karyawan. Untuk menamai posisi di tabel kepegawaian dengan benar, Anda harus menggunakan Direktori Klasifikasi Profesi.

Jika ada pembatasan karena beberapa jenis pekerjaan, posisi, atau profesi, atau beberapa hak istimewa atau kompensasi diperhitungkan, maka nama mereka harus benar-benar sesuai dengan pengklasifikasi di atas.

Judul posisi harus diisi lengkap, singkatan seperti dir. atau wakil tidak diperbolehkan.

Kolom 4 "Jumlah unit staf". Jumlah unit yang ditetapkan di perusahaan untuk posisi yang sesuai ditunjukkan.

Saat mengisi formulir, masalah mungkin muncul pada kolom keempat, di mana perlu untuk menunjukkan jumlah unit staf.

Kemudian, jika perusahaan berisi taruhan tidak lengkap, di kolom yang sesuai, jumlah unit tertentu harus ditunjukkan dalam pecahan yang dipisahkan dengan koma, misalnya 0,5 (berdasarkan Instruksi khusus untuk penggunaan dan pengisian formulir dokumen akuntansi utama, disetujui oleh Ordo Komite Statistik Negara Bagian Federasi Rusia tanggal 5 Januari 2004 No. 1).

Kolom 5 "Tarif tarif, dll." Isi kolom ini tergantung pada konsep remunerasi atas aktivitas tenaga kerja yang ada di perusahaan. Jumlah gaji atau tarif yang diterima ditransmisikan.

Kolom 6-8 "Biaya tambahan". Tunjangan, biaya tambahan, dan akrual insentif lainnya dibentuk oleh undang-undang yang berfungsi (misalnya: untuk aktivitas tenaga kerja dalam kondisi suhu yang sangat rendah di ujung utara), atau secara pribadi oleh majikan untuk alasan apa pun.

Jumlah tunjangan dapat ditentukan dalam varian jumlah tunggal, atau sebagai tambahan persentase untuk upah sendiri.

Kolom 9 “jumlah”- bagian harus diisi sebagai hasil dari penambahan bagian 5 dan 8, tetapi hanya jika semua informasi di dalamnya dimasukkan dalam rubel. Dalam kasus ketika gaji ditentukan dalam rubel, dan tunjangan dalam persen, celah diatur di kolom kesembilan.

Contoh tabel kepegawaian untuk perusahaan manufaktur.

(Gambar dapat diklik, klik untuk memperbesar)

Untuk organisasi anggaran

Organisasi anggaran dapat melaksanakan kegiatan mereka sendiri dengan menggunakan beberapa sumber keuangan, misalnya, subsidi pemerintah dan uang tunai dari kontrak kerja.

Dengan demikian, pembayaran untuk aktivitas kerja pekerja dalam spesialisasi tertentu dapat dilakukan, pada kenyataannya, dari kedua sumber keuangan, atau hanya dari satu. Dalam aplikasi praktis, pembentukan 2, dan dalam kasus tunggal, 3 tabel kepegawaian telah banyak digunakan.

Organisasi anggaran termasuk dalam kategori lembaga negara. Konsep pembayaran untuk pekerjaan lembaga semacam itu dibentuk dengan mempertimbangkan peraturan yang ditetapkan oleh Komisi Federal mengatur hubungan sosial dan perburuhan antara organisasi serikat pekerja dan pengusaha.

(Gambar dapat diklik, klik untuk memperbesar)

Dengan demikian, paragraf 19 dari "rekomendasi" menjelaskan bahwa daftar staf disahkan oleh manajemen organisasi dan berisi semua posisi dan spesialisasi karyawan organisasi ini. Kondisi serupa dijabarkan dalam klausul 10 dari peraturan yang disetujui Keputusan Pemerintah Federal 5 Agustus 2008 N583.

Karena undang-undang saat ini tidak memperhitungkan pembagian jadwal menjadi bagian tergantung pada opsi sumber remunerasi, organisasi harus membentuk satu jadwal untuk semua karyawan.

Untuk pengusaha perorangan

Kode Perburuhan Federasi Rusia berisi indikasi yang jelas bahwa majikan (tidak masalah apakah itu pengusaha perorangan, apakah itu organisasi swasta, atau organisasi anggaran), yang telah menandatangani perjanjian dengan seorang karyawan, harus membuat meja staf. Dan tidak ada peraturan khusus untuk ini bagi pengusaha perorangan, berbeda dengan lembaga anggaran dan LLC.

Oleh karena itu, banyak akuntan menyarankan untuk membuat dokumen ini, sementara yang lain menyarankan untuk membuat hanya jika jumlah karyawan adalah 3-4+.

(Gambar dapat diklik, klik untuk memperbesar)

Beberapa ahli di bidang legislatif percaya bahwa penggunaan formulir ini sendiri harus wajib bagi pengusaha, sementara upaya untuk mengeluarkan jadwal dalam bentuk yang sewenang-wenang akan menyebabkan masalah akuntansi baik di dalam organisasi maupun dengan otoritas pengatur eksternal.

Tabel kepegawaian toko sampel tidak dalam bentuk T-3.

(Gambar dapat diklik, klik untuk memperbesar)

Pertanyaan tentang bentuk non-alternatif No. T-3 "Kepegawaian" lahir pada dasarnya pasal sembilan undang-undang federal tanggal 21 November 1996 No. 129-FZ. Menurut artikel ini, dokumentasi akuntansi utama diperhitungkan hanya jika dibuat sesuai dengan konfigurasi formulir terpadu.

Hanya opsi dan bagian tertentu dari dokumentasi yang tidak diatur dalam bagian ini yang dapat dibuat dalam bentuk bebas, tetapi harus mencakup semua detail, tanpa kecuali, yang tercantum dalam Pasal 9 Undang-Undang “Tentang Akuntansi”.

Keputusan Federal No. 835 tanggal 8 Juli 1997, pembuatan dan konfirmasi album bentuk terpadu dari dokumen akuntansi dasar ditumpangkan pada Goskomstat Federasi Rusia(sekarang - Layanan Statistik Negara Federal).

Dari sini kita dapat menyimpulkan bahwa jika komite ini telah mengadopsi satu atau lain bentuk atau konfigurasi, maka itu menjadi standar tanpa kegagalan.

Namun, informasi penting hilang di sini - bagaimanapun juga, Komite Statistik Negara diberi kekuatan untuk membentuk bentuk terpadu dari dokumentasi primer. Tapi apa dokumentasi seperti itu?

Dokumen utama dianggap hanya dokumen seperti itu, yang dengannya satu atau lain prosedur bisnis perusahaan dibuat, yang menemukan respons dalam akuntansi.

Namun, tabel kepegawaian bukanlah dokumen yang menyusun tindakan semacam itu. Staffing tidak digunakan sebagai alat untuk operasi akuntansi. Artinya, pemberi kerja memiliki hak untuk menyusun tabel kepegawaian dalam bentuk apa pun, dan menggunakan formulir terpadu wajib hanya sebagai sampel yang direkomendasikan.

Saat mengisi formulir dalam bentuk apa pun, seseorang tidak melanggar hukum dan tidak dikenakan denda atau sanksi.

Siapa yang membuat meja kepegawaian?

Sudah setelah organisasi membuat keputusan tentang perlunya membuat dokumen (jika belum dibuat sebelumnya), masalah baru muncul - siapa sebenarnya yang bertanggung jawab untuk menciptakan tindakan akuntansi profesional ini?

Tidak ada ketentuan langsung dalam undang-undang, namun, sesuai dengan direktori kualifikasi posisi manajer, spesialis dan karyawan lainnya, dikonfirmasi Perintah Kementerian Perburuhan Federasi Rusia tanggal 21 Agustus 1998 No. 37, pelaksanaan kategori dokumen ini dianggap sebagai bagian dari tugas seorang ekonom tenaga kerja.

Juga, manajemen dapat disusun, mengalihkan kewajiban untuk meresmikan kepada karyawan tertentu dari organisasi, atau kewajiban ini dapat ditetapkan dalam perjanjian kerja atau instruksi resmi kepada karyawan. Dengan kata lain, itu tergantung pada kebijakan perusahaan itu sendiri.

Dalam organisasi kecil, penjadwalan terutama dilakukan oleh personel atau pekerja akuntansi, dalam kasus yang lebih jarang, pekerja hukum. Dalam organisasi besar, ini dilakukan oleh departemen perencanaan dan keuangan, atau departemen organisasi tenaga kerja dan upah.

Jika ini bukan organisasi, tetapi pengusaha perorangan, maka dalam hal ini pekerjaan tersebut dapat dilakukan oleh spesialis personalia, akuntan, atau langsung oleh pengusaha itu sendiri.

Struktur dan durasi kepegawaian

Dalam undang-undang federal saat ini, tidak ada instruksi langsung tentang seberapa sering perlu dibuat dan kapan tabel kepegawaian disetujui. tahun depan. Namun, dengan mempertimbangkan fakta bahwa tabel kepegawaian adalah dokumen perencanaan, harus diasumsikan bahwa itu harus dibuat setiap tahun, pada akhir periode pelaporan, bersama dengan dokumentasi akuntansi lainnya.

Namun, tabel kepegawaian juga dapat diterbitkan satu kali dan tetap menjadi dokumen yang valid di masa mendatang.

Tabel kepegawaian dibuat pada tanggal tertentu, disahkan, sebagai suatu peraturan, setiap tahun pada tanggal 1 Januari dan dimasukkan dalam alur kerja dengan keputusan manajemen puncak perusahaan; dokumen dapat diedit dan diperbaiki di masa mendatang.

Tidak perlu menerbitkan ulang dan menyetujui ulang dokumen untuk tahun mendatang jika diedit terlalu tidak signifikan (dalam situasi ini, Anda hanya boleh membuat daftar perubahan), atau tahun ini tidak ada perubahan jadwal sama sekali .

Dokumen ini mencakup daftar divisi struktural organisasi, data kepegawaian pribadi perusahaan, jumlah total unit staf, serta data akuntansi keuangan, gaji dan kenaikan gaji untuk karyawan organisasi.

Di mana untuk memulai - urutan pendaftaran

Untuk persiapan dan persetujuan meja kepegawaian adalah sebagai berikut:

Aturan dan petunjuk pengisian

Untuk ini, formulir standar No. T-3 dari album bentuk terpadu dokumen akuntansi utama di bidang perburuhan, disetujui Perintah Komite Statistik Negara Federasi Rusia tertanggal 5 Januari 2004 No. 1.

Harus diingat bahwa formulir standar seperti itu tidak dapat dipersingkat (tanpa kecuali, semua konfigurasi disimpan dalam bentuk aslinya), tetapi dapat diedit dalam arti tertentu, melengkapinya.

Jika satu atau beberapa item formulir tidak bernilai bagi Anda atau perusahaan Anda, maka kolom atau kolom tertentu dalam formulir dapat diabaikan saat mengisi.

Urutan pembagian dan jabatan selanjutnya dari divisi dan jabatan internal ditentukan oleh keputusan manajemen perusahaan. Di divisi mana pun, posisi penuh waktu harus dimasukkan sesuai dengan statusnya: dari senior hingga junior.

Data jumlah unit staf yang dicantumkan dalam skedul harus sesuai dengan indikator penghitungan jumlah dana upah yang telah ditentukan sebelumnya dalam perkiraan akhir, yang harus dihitung terlebih dahulu.

Nama-nama divisi dan posisi lokal ditulis dalam kasus nominatif, setelah memeriksa dengan cermat daftar posisi karyawan dan spesialisasi kerja, yang ditentukan dalam referensi khusus dan bahan informasi.

Yang menarik saat mengisi adalah nama-nama karyawan yang terlibat dalam kegiatan kerja yang serius, bekerja di produksi dengan jahat, mengancam jiwa dan kriteria khusus dan sulit lainnya untuk kondisi kerja.

Artinya, kita berbicara tentang kelompok pensiun preferensial, jadi ketika mengisi posisi ini, mereka harus didekati dengan sangat hati-hati.

Daftar staf harus dijahit, ditandai, diamankan dengan stempel perusahaan dan ditandatangani oleh manajemen puncak. Itu harus ditandatangani oleh kepala akuntan dan kepala divisi internal organisasi.

Jika personel organisasi terlalu besar dan dokumen menangkap banyak lembar, maka akuntan, atas kebijakannya sendiri, berhak menandatangani setiap lembar atau menandatangani hanya sekali, pada lembar terakhir dari dokumen.

Setelah semua prosedur ini, dokumen tersebut ditandatangani oleh manajemen puncak perusahaan, atau oleh seseorang dengan otoritas yang sesuai, dan sudah mulai berlaku.

Cari tahu nuansa kepegawaian dalam video:

Susunan beraturan disebut jenis dokumentasi kerja, dibuat oleh kepala organisasi untuk aktivitas bisnis yang nyaman.

Itu juga kadang-kadang disebut penggantian penuh waktu. Ini berisi informasi terperinci tentang personel perusahaan, bersama dengan posisi tinggi.

Apa itu

Dalam kepegawaian, informasi dihasilkan pada posisi yang diduduki oleh tabel kepegawaian yang disetujui, dengan nama keluarga, nama dan patronimik karyawan, serta upah pasti mereka.

Dokumen ini juga memiliki nama-nama berikut: pergantian dan daftar staf. Undang-undang tidak memerlukan akuntansi wajib, yang harus dipertahankan oleh departemen personalia.

Kepegawaian adalah cara yang nyaman catatan personel. Kepala organisasi memiliki hak untuk tidak membuat dokumen yang bersangkutan, yang untuknya dia tidak dihukum.

Menurut peraturan, tidak ada bentuk daftar staf yang disetujui, oleh karena itu dikembangkan oleh organisasi itu sendiri. Saat membuatnya, mereka biasanya menggunakan bentuk T-3.

Ini digunakan saat menyusun tabel kepegawaian, tetapi hanya untuk dokumen pertama, kolom tambahan disediakan. Kolom ini mencatat informasi tentang karyawan yang memegang posisi tertentu.

Bagian-bagian ini termasuk nama belakang, nama depan, patronimik, kategori karyawan yang memengaruhi jumlah upah, keberadaan kelompok penyandang cacat, informasi liburan, dan informasi lainnya.

Kategori pekerja adalah indikator penting saat menghitung upah, misalnya, untuk pensiunan dan pelajar, itu akan berbeda secara signifikan. Karakteristik yang tercantum di atas membantu saat menyusun laporan yang dikirim ke manajer, atau memelihara statistik tentang topik yang signifikan.

Informasi ini mungkin diperlukan oleh FIU, kantor pendaftaran dan pendaftaran militer, perusahaan asuransi dan departemen lainnya. Penggantian reguler menyediakan transmisi data yang cepat atas permintaan oleh organisasi tertentu.

Tetapi fungsi utama dari dokumen yang dimaksud adalah kemungkinan pelacakan posisi yang kosong, menentukan kebutuhan perusahaan dalam tenaga kerja tambahan, menghitung staf karyawan perusahaan. Ini juga termasuk penerimaan pekerja baru ke dalam organisasi, termasuk pekerjaan paruh waktu.

Pembentukan pengaturan kepegawaian paling cocok untuk organisasi di mana: tenaga kerja yang terus berubah. Daftar seperti itu berfungsi sebagai mekanisme yang sangat baik dalam membangun sistem personalia di suatu perusahaan.

Jika ada tempat kerja yang bebas, karyawan yang bertanggung jawab atas hal-hal yang berkaitan dengan kepegawaian menggunakan informasi dari kepegawaian untuk menentukan karyawan yang mampu melakukan tugas perburuhan di posisi yang kosong.

undang-undang tidak menyediakan pendaftaran penggantian staf, termasuk aturan untuk mengisinya, tetapi pemberi kerja, saat membuat dokumen ini, harus mematuhi peraturan tertentu.

Perintah Rostekhnadzor No. 372 tanggal 30 Mei 2008 berisi rekomendasi tentang tata cara penyusunan dan pengisian susunan kepegawaian. Paragraf di atas, di mana Anda juga dapat mempelajari tentang subbagian utama, daftar informasi yang perlu, termasuk jabatan pegawai yang sesuai dengan tugas penyusunan pengganti.

Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia No. 558, diadopsi pada 25 Agustus 2010, berisi informasi tentang staf dan dokumentasi manajemen standar yang disetujui yang memungkinkan organisasi tertentu untuk melakukan kegiatan bisnis.

Instruksi langsung untuk mengisi undang-undang daftar staf tidak menginstal. Jika perlu, kepala perusahaan sendiri menyetujui metode untuk membuat daftar ini berdasarkan kebutuhan dalam daftar informasi tentang karyawan atau sesuai dengan peraturan industri, tunduk pada penciptaan mereka.

Kebutuhan untuk menggunakan

Biasanya daftar staf hanya berisi nama-nama jabatan dan jumlah pegawai, berbeda dengan susunan yang sejak awal dibentuk dengan nama-nama pegawai yang bekerja.

Oleh karena itu, dalam dokumen ini menjadi mungkin, dalam bentuk tabel, untuk masuk sejumlah besar informasi, dan dengan demikian menyelesaikan tugas yang sesuai. Kemungkinan tugas yang harus dilakukan meliputi:

perhitungan lowongan yang tersedia;
menentukan frekuensi pemutakhiran staf kerja;
identifikasi posisi paruh waktu;
perhitungan pegawai yang mengalami cacat atau pensiun untuk pelaporan kepada kepala, serta FIU.

Dengan bantuan daftar staf, Anda dapat melihat gambaran rinci tentang upah semua karyawan. Ini memungkinkan Sederhanakan tugas penggajian jika karyawan memiliki kategori, kelas, insentif tambahan untuk setiap pencapaian dalam layanan, kondisi khusus untuk kinerja kegiatan kerja.

Tabel kepegawaian lain memungkinkan Anda untuk merekam informasi terkait hari libur, memperhatikan ketersediaannya, karena karyawan tertentu berhak untuk pergi beberapa kali dalam setahun. Ini berlaku untuk pekerja dengan pekerjaan yang tidak teratur dan kondisi kerja yang berbahaya.

Menurut penggantian staf, pengusaha dapat dengan mudah dan dalam waktu singkat memberikan data tentang staf yang bekerja, termasuk jumlah aktualnya, lowongan, kategori preferensi pekerja, gaji. Tujuan penting dari daftar staf adalah untuk pelaporan yang cukup cepat untuk otoritas pajak, Dana Pensiun atau Pusat Ketenagakerjaan.

Perbedaan dalam isinya dapat diterima oleh tabel dan daftar kepegawaian. Berkat pengaturan kepegawaian, pemimpin memiliki kemampuan untuk mengendalikan hampir semua kegiatan perusahaan.

Jadwal tersebut disebut dokumen opsional, dibuat untuk menjaga jadwal kerja. Itu dibentuk dalam bentuk apa pun dan disusun oleh pejabat departemen personalia. Pergantian staf disusun sesuai dengan formulir yang ditetapkan dan langsung diberi wewenang oleh pegawai.

Terlepas dari kenyataan bahwa Undang-Undang tentang Kegiatan Perburuhan Federasi Rusia tidak mengatur persyaratan wajib untuk menyusun daftar staf, dokumen ini adalah penting ketika tanggung jawab kerja staf didistribusikan berdasarkan posisi, dan bukan berdasarkan nama pekerjaan yang dilakukan.

Tujuan kompilasi

Terlepas dari kenyataan bahwa kepegawaian dan jadwal perusahaan serupa satu sama lain, mereka masih berbeda dalam tujuannya:

Peran jadwal adalah untuk menyetujui jumlah karyawan, sesuai dengan volume tugas pekerjaan, dan membubarkan mereka sesuai dengan skema hierarki yang dikembangkan.
Pengaturan ini bersifat informatif dan berfungsi sebagai penyederhanaan dalam pengembangan laporan terjadwal, termasuk melacak perubahan personel atau kehadiran di perusahaan karyawan yang termasuk dalam kategori preferensial.

Perbedaan dalam contoh

Kepegawaian terdiri dari 10 pembicara khas, mengungkapkan data penting tentang karyawan, dimulai dengan judul posisi dan diakhiri dengan besaran upah.

Susunannya, dibandingkan dengan dokumen sebelumnya, terdiri dari: beberapa atau lebih kolom, di mana Anda dapat melihat informasi tentang informasi pribadi karyawan, perintah pemberian cuti hamil, pemindahan ke posisi lain secara gabungan, dan data lainnya.

Dokumen untuk memasukkan pengaturan standar di 1C disajikan dalam instruksi.

Fitur untuk 2018

Mulai 2018, kepegawaian akan terus dibuat sesuai jadwal, dengan mempertimbangkan beberapa nuansa di subbagian tambahan, di mana data yang relevan tentang karyawan dimasukkan.

Persyaratan wajib adalah untuk menunjukkan dalam dokumen ini nama departemen, posisi dan nama karyawan, serta lowongan. Catatan mungkin menunjukkan jenis pekerjaan karyawan: permanen, sementara, utama atau paruh waktu.

Substitusi penuh waktu yang dibentuk diperbolehkan baik dalam bentuk kertas maupun di media elektronik dalam bentuk file.

Biasanya, penyusunan dokumen ini menjadi tanggung jawab inspektur departemen personalia. Karyawan inilah yang harus memiliki informasi yang diperlukan tentang penerimaan dan pergerakan dana kerja perusahaan.

Tanda tangan, persetujuan, periode retensi

Jika penyimpanan pengganti secara teratur dilakukan pada media elektronik, tidak perlu tanda tangan. Oleh karena itu, pernyataan dokumen ini juga tidak perlu.

Kepegawaian dibuat untuk akuntansi internal dalam organisasi. Ini memungkinkan Anda untuk secara visual menyajikan gambaran lengkap tentang staf yang bekerja, termasuk ketersediaan lowongan.

Menurut Perintah Kementerian Kebudayaan Rusia No. 558, dokumen manajemen arsip yang dibuat untuk alur kerja di perusahaan, termasuk pengaturan staf, harus disimpan selama 75 tahun.

Dengan demikian, signifikansi utama dari penggantian penuh waktu adalah perhitungan operasional jumlah lowongan, daftar karyawan yang dipekerjakan saat ini, serta analisis gaji yang disetujui.

Bagaimana mengatur staf? Jawaban dari pertanyaan ada di video.

Dari artikel tersebut Anda akan belajar:

Menurut undang-undang, tidak perlu menyetujui daftar staf baru setiap tahun. Tetapi biasanya pada bulan Desember mereka meninjau dana upah, memperkenalkan tarif baru atau menghilangkan yang tidak perlu. Oleh karena itu, sebagian besar pemberi kerja akan mengadopsi versi baru tabel kepegawaian untuk tahun 2018.

Ketidaknyamanan utama dari dokumen ini adalah tidak dipersonalisasi dan tidak mungkin untuk melihat gambaran nyata dari karyawan yang menempati posisi tertentu. Untuk melakukan ini, Anda memerlukan pengaturan yang teratur. Kami telah menyiapkan untuk Anda spreadsheet Excel yang sesuai dengan sebagian besar perusahaan. Ini akan membantu Anda mengetahui siapa yang berada di posisi apa, berapa banyak lowongan di perusahaan dan berapa gaji yang sebenarnya Anda bayar.

Cara bekerja dengan pengaturan reguler

Masukkan gaji karyawan yang sebenarnya. Pengaturannya diatur sedemikian rupa sehingga gaji karyawan harus sama. Menyesuaikan upah menggunakan garpu gaji adalah jalan tidak aman yang tidak kami rekomendasikan (baca selengkapnya di akhir artikel). Sebagai gantinya, Anda dapat memisahkan gaji karyawan menggunakan sistem tunjangan. Tunjukkan ukuran minimum dan maksimum yang diterima di perusahaan Anda, dan ukuran yang disetujui untuk karyawan ini. Tabel akan menghitung jumlah total yang harus dibayarkan kepada karyawan. Jika Anda memiliki sistem tunjangan yang kompleks, maka Anda dapat meresepkan pembayaran tambahan, ada kolom khusus untuk ini. Jika Anda tidak mengisinya, tabel akan menghitung gaji tanpa memperhitungkannya. Pengaturan lain dapat mempertimbangkan koefisien regional dan persentase biaya tambahan. Tambahkan nilai ke kotak yang sesuai dan dia menambahkan.

Aktifkan bonus karyawan. Dalam pengaturan reguler, Anda dapat menentukan empat jenis premi: bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan. Tabel akan menunjukkan jumlah total untuk memperkirakan anggaran per karyawan. Jika Anda tidak membutuhkannya, ada kolom yang hanya menunjukkan jumlah bulanan yang diterima karyawan.

Periksa apakah FOT terlampaui. Untuk setiap posisi, tunjukkan jumlah maksimum yang dapat diterima seorang karyawan per bulan. Jika, dengan mempertimbangkan semua pembayaran dan tunjangan tambahan, jumlah sebenarnya melebihi yang direncanakan, tabel akan menyorotnya dengan warna merah. Fitur nyaman lainnya: di sel terakhir, tabel akan menunjukkan jumlah yang ada dikurangi pajak penghasilan pribadi. Ini akan memungkinkan Anda untuk tidak mencari kalkulator jika seorang karyawan datang untuk mencari tahu berapa banyak setelah pajak yang harus dia terima.

Cara membuat tabel kepegawaian berdasarkan kepegawaian

Tabel akan menyelamatkan Anda dari pekerjaan ganda dan dengan sendirinya akan mentransfer semua yang diwajibkan oleh hukum ke dalam bentuk terpadu. Ada tombol pada tab "form HR", dengan mengklik di mana Anda akan menerima versi lengkap dari tabel kepegawaian. Tetap hanya untuk mencetak dan menandatangani dengan sutradara. Hampir semua petugas personalia menyusun tabel kepegawaian sesuai dengan formulir terpadu No. T-3. Kami tidak menyimpang dari aturan ini, tetapi karena formulir tidak diwajibkan oleh undang-undang, kami melakukan penyesuaian untuk membuatnya lebih nyaman.

Kami menghapus kode OKUD dan OKPO. Mereka dulu penting kapan dokumen diarsipkan, sekarang perusahaan ini terutama diidentifikasi oleh TIN. Jika majikan tidak mengisi atau menghapus kolom ini, dia tidak akan mendapat masalah. Selain itu, kami mengubah bilah persetujuan, yang memerlukan persetujuan tabel kepegawaian berdasarkan pesanan. Biarkan sutradara langsung membubuhkan tanda tangannya. Ini menghilangkan kebutuhan untuk menulis perintah perubahan baru setiap kali. Untuk menghindari pertanyaan, setujui formulir dengan pesanan terpisah (contoh ).

Apa yang penting untuk diperiksa di meja kepegawaian?

Sekarang, berkaitan dengan persyaratan formal untuk kepegawaian. Dalam contoh 2 di bawah, kami telah menentukan titik henti sementara yang perlu Anda periksa dalam dokumen Anda jika pemeriksa memeriksa. Tapi pertama-tama, mari kita lihat dua kesalahan paling umum.

Contoh 2. Bagaimana cara mengisi tabel kepegawaian dengan benar?

Pastikan gaji karyawan tidak lebih rendah dari upah minimum. Seringkali dalam daftar staf Anda dapat menemukan nomor yang berada di bawah bilah minimum yang ditetapkan oleh negara (Pasal 133 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia). Ini adalah kesalahan yang Anda akan didenda. Anda dapat menetapkan gaji kurang dari upah minimum, tetapi kemudian Anda perlu mendaftarkan tunjangan dan biaya tambahan sehingga jumlah totalnya lebih besar atau sama dengan upah minimum. Pengecualian adalah tunjangan utara, mereka sudah dibebankan pada upah minimum (bagian 1 dari Tinjauan praktik peradilan Mahkamah Agung Federasi Rusia untuk kuartal ketiga 2013, disetujui oleh Presidium Mahkamah Agung Federasi Rusia pada 5 Februari 2014). Pada 2017, upah minimum di negara itu akan dinaikkan bukan mulai 1 Januari, tetapi mulai 1 Juli. Namun, periksa upah minimum di wilayah Anda di situs web kdelo.ru/mrot.

Jika gaji karyawan bergaji rendah tidak memenuhi upah minimum, beri tahu direktur bahwa mereka perlu menaikkan gaji mereka. Cukup untuk mengeluarkan perintah untuk efek ini (bagian tiga, empat pasal 133 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Jika ini tidak memungkinkan, pindahkan karyawan tersebut dengan persetujuan mereka ke bagian dari tarif.

Jangan tinggalkan garpu gaji di meja kepegawaian

Alih-alih angka gaji tertentu, jumlah minimum dan maksimum sering ditentukan dalam tabel kepegawaian, misalnya, 20.000–40.000. Perbedaan gaji dibenarkan jika karyawan memiliki masa kerja yang berbeda, kualifikasi, tugas pekerjaan, dll. salah satu pasal 132 dari Kode Perburuhan RF) 1 . Pada saat yang sama, tindakan lokal harus mencerminkan, sehubungan dengan mana perusahaan membayar gaji tertentu. Jika tidak, pengadilan akan mengakui garpu sebagai diskriminasi dan berkewajiban untuk mengkompensasi perbedaan upah (Pasal 3, 236 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia). Membiarkan garpu dalam gaji dapat diterima, tetapi ini bukan cara yang aman. Inspektur pasti akan memperhatikan ini. Lebih baik menggunakan tunjangan atau awalan untuk posisi (junior, senior, dll.).

Basis normatif

Temuan Penting

Buat tabel kepegawaian dalam bentuk terpadu atau gunakan milik Anda sendiri. Hapus dari formulir semua yang tidak Anda butuhkan, tinggalkan hanya detail yang diwajibkan oleh hukum.

Jangan tinggalkan garpu di gaji agar tidak menarik perhatian inspektur. Pastikan upah minimum terjadwal Anda sama atau melebihi upah minimum regional Anda.