» Ինչպես են կազմվում հանդիպման արձանագրությունները

Ինչպես է կազմվում նիստի արձանագրությունը

Հանդիպումները կազմակերպությունների մեծ մասում անցկացվում են անկախ սեփականության ձևից: Դրանց վրա աշխատակիցները և ղեկավարները տեղեկատվություն են փոխանակում ընթացիկ խնդիրների վերաբերյալ, կայացնում գործառնական որոշումներ: Որպեսզի նման միջոցառումն անցկացվի առավելագույն արդյունավետությամբ, ժողովի արձանագրությունները պահպանվում են։ Այս փաստաթուղթն ունի և՛ տեղեկատվական, և՛ ադմինիստրատիվ գործառույթ՝ այն արձանագրում է տեղեկատվություն բարձրացված հարցերի և ընդունված որոշումների մասին։

Հանդիպման ընթացքի արձանագրումը կազմակերպության ղեկավարի քարտուղարի պարտականությունն է։ Այս գործառույթը կարող է կատարել մեկ այլ աշխատակից:

Մինչ հանդիպման մեկնարկը քարտուղարին տրվում է հրավիրյալների ցուցակ և հարցերի ցուցիչ ցուցակ: Մասնակիցները ներկայացնում են ամփոփագրեր: Սա օգնում է պատրաստել փաստաթղթի ձևանմուշ՝ արձանագրության վերջնական տարբերակի կազմման աշխատանքները արագացնելու համար: Եթե ​​մասնակիցները շատ են, ապա ցանկալի է ունենալ գրանցման թերթիկ, որտեղ նշված կլինի լրիվ անվանումը։ հայտնված անձինք. Հանդիպման մեկնարկից հետո քարտուղարը կամփոփի ներկաների վերջնական ցուցակը։

Միջոցառման ընթացքում տեղեկատվությունը արձանագրում է ժողովի քարտուղարը։ Փայտահատումների ճշգրտությունը բարելավելու համար օգտագործվում են դիկտաֆոնի ձայնագրություններ։ Բոլոր բառերը ձայնագրվում են թվային կրիչի վրա, այնուհետև վերարտադրվում են փաստաթղթի վերջնական կատարման ընթացքում:

Եթե ​​մեծ ժողով է անցկացվում մեծ թվով մասնակիցների հետ, ապա պունկցիան ղեկավարում է 2 քարտուղար։ Արձանագրության վրա միանգամից երկու մասնագետի աշխատանքը կօգնի արագացնել գործընթացը, եթե հանդիպումը հետաձգվի։

Փաստաթղթում արտացոլված չեն առանձին դիտողություններ, դիտողություններ, մեկնաբանություններ, հանդիպումների թեմաներին չառնչվող հարցերի քննարկում։ Արձանագրությունը ամրագրում է զեկույցների, հարցերի և առաջարկությունների ընդհանուր նշանակությունը: Ճշգրիտ արձանագրվում են այն որոշումներն ու հրահանգները, որոնք ղեկավարը տալիս է առանձին կատարողներին:

Նշում! Զեկույցներն ու հարցերը բառ առ բառ գրելու կարիք չունեն։

Եթե ​​ղեկավարին անհրաժեշտ է ճշգրիտ տեղեկատվություն, նա կպահանջի հաշվետվություն՝ ստորագրված պատասխանատու աշխատակցի կողմից: Հանդիպումների ժամանակ քննարկվում է ընդհանուր առմամբ իրերի վիճակը, ուստի մանրամասն արձանագրելու կարիք չկա։ Արձանագրությունը արդյունքում ամփոփում է հանդիպման ընթացքը՝ քննարկված թեմաները, բարձրացված հարցերն ու ընդունված որոշումները։

Որոշ դեպքերում կազմակերպության ղեկավարները պահանջում են յուրաքանչյուր արտահայտության բառացի ամրագրում: Սա բնորոշ է ժամանակակից ընկերությունների հանդիպումներին, որտեղ նման միջոցառումների ժամանակ լուծվում են մեծ թվով գործառնական հարցեր։

Գրանցում

Հաճախ կարելի է հղումներ գտնել այն մասին, որ արձանագրությունները պետք է պահվեն հատուկ ձևաթղթերում: Դա տեղի է ունենում, երբ նման հանդիպումները տեղի են ունենում պետական ​​գերատեսչություններում, օրինակ՝ մունիցիպալ կառավարություններում:

Սովորական կազմակերպություններում անտառահատումների հատուկ ձևերը հազվադեպ են ներմուծվում:Բացառություն են կազմում ժողովների հատուկ տեսակները, օրինակ՝ բաժնետիրական ընկերության տնօրենների խորհրդի աշխատանքը։

Նիստի արձանագրությունը պետք է պարունակի հետևյալ տեղեկատվությունը.

1. Պարտադիր մանրամասներ.

• ամսաթիվը և համարը;
• ընկերության անվանումը;
• փաստաթղթի տեսակը, որը ցույց է տալիս իրադարձությունը.
• հանդիպման վայրը։

Նաև յուրաքանչյուր թերթիկ համարակալված է, որպեսզի կարողանաք ճշգրիտ հետևել հանդիպման ընթացքին.

1. Մասնակիցների ցուցակը և նրանց դերերը: Անհրաժեշտ է նշել լրիվ անվանումը։ և արձանագրություն վարող մասնագետի, ժողովի ղեկավարի, վարողի և ժողովի մյուս մասնակիցների պաշտոնը։ Փոխարենը կարող է օգտագործվել մասնակցության թերթիկը, որտեղ ժամանող աշխատողները ստորագրում են.
2. Եթե ​​միջոցառմանը եղել են այլ կազմակերպություններ ներկայացնող անձինք, ապա նրանք նշվում են «Հրավիրված» նշումով.
3. Արձանագրության հիմնական մասը բաղկացած է 3 հաջորդական բլոկներից.

• Լսեց. Նշված է լրիվ անունը։ եւ բանախոսի դիրքորոշումը, ելույթի հիմնական թեման, ելույթի մանրամասների ամփոփում;
• Ելույթ ունեցավ. Ամբողջական անունը ամրագրված է։ և այն անձի դիրքորոշումը, ով հարցեր է տվել կամ մեկնաբանել է ելույթի էությունը.
• Որոշեց. Հաշվետվության արդյունքների հիման վրա ղեկավարը հրահանգներ է տալիս կամ որոշում է պարտադրում: Որոշումը քարտուղարը մանրամասնորեն արձանագրում է, քանի որ այն պարտադիր է աշխատողների համար։ Նշված են առաջադրանքների կատարման ժամկետները։

Նշում! Եթե ​​որոշումը քվեարկվում է, ապա պետք է արձանագրել «կողմ», «դեմ» և ձեռնպահ ձայների քանակը՝ առանց անունները նշելու։

1. Արձանագրության վերջում դրվում են նիստի քարտուղարի և ղեկավարի ստորագրությունները։ Տպագրություն չի պահանջվում:

Փաստաթղթի վերջնական տարբերակը պատրաստվում է հանդիպումից որոշ ժամանակ անց։ Դա կարող է տևել մի քանի ժամ կամ մի քանի օր՝ կախված տեղեկատվության քանակից: Այնուհետև այն ստորագրության է ներկայացվում միջոցառումը ղեկավարող ղեկավարին։

Դրանից հետո արձանագրությունն ուղարկվում է շահագրգիռ կողմերին, կամ դրանից պաշտոնական քաղվածքներ են արվում՝ կոնկրետ կատարողների ցուցումներով։

Գործառնական խորհրդակցության արձանագրություն

Գործառնական հանդիպումն ունի մի քանի առանձնահատկություններ.

• Անցկացման հստակ հաճախականություն (օրինակ, շաբաթը մեկ անգամ որոշակի ժամանակ);
• Մասնակիցների կայուն կազմ;
• Գրեթե անփոփոխ թեմաներ և հարցեր;
• Կարճ տևողություն.

Այս բնութագրերն իրենց հետքն են թողնում գործառնական ժողովի արձանագրությունների պատրաստման վրա։ Քարտուղարը նախապես գիտի աշխատանքի ալգորիթմը, այն հարցերը, որոնք կքննարկվեն։ Սա թույլ է տալիս արագացնել աշխատանքը վերջնական փաստաթղթի վրա, նախապես ձևավորել դրա մեծ մասը։

Նիստի արձանագրությունը կազմվում է արագ, որպեսզի փաստաթուղթն անմիջապես ներկայացվի ղեկավարին ստորագրության։

Պահպանում

Արձանագրությունների պահպանման մասին որոշում կայացնելիս քարտուղարը պետք է ուսումնասիրի կազմակերպության ներքին փաստաթղթերը:

Այսպիսով, բաժնետիրական ընկերության տնօրենների խորհրդի կամ բաժնետերերի ընդհանուր ժողովի արձանագրությունները պետք է մշտապես պահպանվեն: Փաստաթղթերը գտնվում են կազմակերպության մշտական ​​մարմնի գտնվելու վայրում: Այս կարգը սահմանված է Արժեթղթերի շուկայի դաշնային հանձնաժողովի 16.07.2003թ. թիվ 03-33/ps որոշմամբ, որը պարունակում է բաժնետիրական ընկերություններում որոշակի փաստաթղթերի պահպանման կանոններն ու ժամկետները կարգավորող նորմեր:

Սովորաբար տարբեր հանդիպումների արձանագրությունները պահվում են 3 կամ 5 տարի, որից հետո դրանք արխիվացվում ու ոչնչացվում են հրահանգներին համապատասխան։

Հանդիպման արձանագրությունները անհարկի բյուրոկրատիայի տարր չեն: Դա օգնում է հանդիպման մասնակիցներին չմոռանալ օրակարգը և ժամանակին կատարել ղեկավարի հանձնարարականները։ Այսօր կան էլեկտրոնային ռեսուրսներ նման փաստաթղթերի արագ պատրաստման և տարածման համար: Ուստի քարտուղարը կարող է արագ և հարմարավետ կերպով ներկայացնել արձանագրության պատրաստի տարբերակը բոլոր շահագրգիռ կողմերին։

.