इलेक्ट्रॉनिक व्यापार पत्राचार के व्यापार पत्राचार नियम। ईमेल या ईमेल शिष्टाचार लिखने के नियम

व्यावसायिक पत्राचारआज की कारोबारी दुनिया में - सफलता का एक महत्वपूर्ण घटक। किसी भी संगठन के कर्मचारियों को प्रतिदिन अपने स्वयं के व्यावसायिक पत्राचार की रचना करने और आने वाले का जवाब देने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है।

व्यावसायिक पत्राचारइसका अपना व्यापक वर्गीकरण है: आधिकारिक, व्यक्तिगत, बाहरी, आंतरिक, लेखन के उद्देश्य और भेजने के रूप के अनुसार।

एक आधुनिक कर्मचारी की दक्षताओं में से एक व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने की क्षमता है: आभार, अनुरोध, पुष्टि, गारंटी, दावा, प्रेस विज्ञप्ति, बधाई, सिफारिश, और अन्य।

व्यावसायिक पत्र लिखने के बुनियादी चरणों पर विचार करें।

व्यापार पत्राचार की संस्कृति- यह पत्र का डिज़ाइन, और पाठ की साक्षरता, और शब्दों और भावों के उपयोग की शुद्धता है। इसलिए, पहले ड्राफ्ट का उपयोग करना सबसे अच्छा है, ताकि बाद में आप स्वयं की जांच कर सकें और अप्रिय गलतफहमियों को दूर कर सकें।

एक व्यावसायिक पत्र की संरचना में शामिल हैं: पता करने वाले को पता, प्रस्तावना, मुख्य पाठ, निष्कर्ष।

व्यावसायिक पत्राचार "आप" को अपील करने की अनुमति नहीं देता है। इसलिए, अक्सर अपील "प्रिय (ओं) ..." शब्दों से शुरू होती है। निरंतर उपचार कई कारकों पर निर्भर करता है। सिर का नाम और संरक्षक व्यक्तिगत परिचित के मामले में उपयोग किया जाता है (हालांकि, यह अक्सर राज्य निकाय के प्रमुख को संबोधित पत्रों में प्रयोग किया जाता है)। एक वाणिज्यिक संगठन के प्रमुख को "मिस्टर" शब्द के साथ संबोधित करने और आद्याक्षर के बिना एक उपनाम जोड़ने की अनुमति है। यदि आप सैन्य कर्मियों के रैंक या वरिष्ठ अधिकारियों के पदों का सटीक शीर्षक नहीं जानते हैं, तो बेहतर है कि उनका उपयोग न करें। इस मामले में, पता करने वाले का नाम और संरक्षक एक त्रुटि से अधिक सही लगेगा।

कुछ शब्दों में पत्र की प्रेरणा और उद्देश्य को दिखाने के लिए प्रस्तावना की आवश्यकता होती है। इसके लिए, सामान्य अभिव्यक्तियाँ हैं: के अनुसार ... (दस्तावेज़ का नाम, मानक स्रोत), क्रम में ..., के जवाब में ..., समर्थन में ..., प्रतिपादन के क्रम में। .., के सिलसिले में .... और अन्य उपयुक्त वाक्यांश।

अगला, हम मुख्य पाठ तैयार करते हैं, जो कई पैराग्राफ (दो या चार) में आपकी स्थिति, राय, अनुरोध को स्पष्ट करना चाहिए। उस पाठ्य सूचना का समन्वय करना आवश्यक है जिससे कथन का संचालन किया जा रहा है। एक कानूनी इकाई अक्सर तीसरे व्यक्ति के एकवचन और बहुवचन का उपयोग करती है, और व्यक्ति एकवचन और पहले व्यक्ति से जानकारी प्रसारित करते हैं। वाक्य सुसंगत, तार्किक होने चाहिए, ताकि पता करने वाले के पास इस बात की पूरी तस्वीर हो कि आप किस बारे में लिखना चाहते हैं। पत्र के पाठ की दो तरह से व्याख्या नहीं की जानी चाहिए। एक विषय या मुद्दे को कवर करना चाहिए, और दो पृष्ठों से अधिक नहीं होना चाहिए।

अंत में, एक बार फिर पत्र के उद्देश्य को संक्षेप में प्रस्तुत करना आवश्यक है।

व्यावसायिक पत्राचार करने के नियम व्यावसायिक पत्रों के स्पष्ट डिजाइन के लिए प्रदान करते हैं। पत्र के पाठ की जाँच, संपादन, सहमति के बाद, इसे ठीक से प्रारूपित करना आवश्यक है।

एक व्यावसायिक पत्र के रूप में संगठन के बारे में जानकारी होती है: नाम, भौतिक पता, टेलीफोन, फैक्स, वेबसाइट और ई-मेल, साथ ही अन्य आवश्यक विवरण।

एक व्यावसायिक पत्र में आवश्यक रूप से मार्जिन शामिल होता है: बाईं ओर - तीन सेंटीमीटर, दाईं ओर - डेढ़ सेंटीमीटर।

सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला फ़ॉन्ट टाइम्स न्यू रोमन, 12वां (14वां) बिंदु आकार, सिंगल (डेढ़) लाइन स्पेसिंग है।

ऊपरी दाएं कोने में एक व्यावसायिक पत्र के शीर्षक में "किसको पत्र संबोधित किया जाता है" प्रश्न का उत्तर होता है: प्रमुख, निदेशक, प्रशासन, आदि को। स्थिति, उद्यम का नाम, उपनाम और आद्याक्षर का संकेत।

यदि पत्र में संलग्नक हैं जो अलग-अलग शीट पर तैयार किए गए हैं, तो प्रेषक के हस्ताक्षर से पहले उनकी संख्या को इंगित करना आवश्यक है।

एक व्यावसायिक पत्र का एक आवश्यक हिस्सा कलाकार के बारे में जानकारी है, और अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक पूर्ण रूप से दिया जाना चाहिए, साथ ही एक संपर्क फोन नंबर जिसके द्वारा किसी विशेष कर्मचारी से संपर्क करना सबसे अच्छा है।

व्यावसायिक पत्राचार को क्रम में रखा जाना चाहिए, क्योंकि यह इस मुद्दे पर उद्यम की गतिविधि का एक महत्वपूर्ण प्रमाण है।

पिछले एक दशक में, ईमेल शायद व्यावसायिक संचार के सबसे लोकप्रिय साधनों में से एक बन गया है। आज ऐसे व्यक्ति को खोजना काफी कठिन है जो पारस्परिक और अंतरसांस्कृतिक संचार के अपने अभ्यास में ई-मेल का उपयोग नहीं करता है। एक नज़र में आने वाले संदेशों के पते और विषयों को जल्दी से स्कैन करते हुए, हम तय करते हैं कि कौन से अक्षर पढ़ने हैं और कौन से हटाए बिना प्रकट किए। संवाददाताओं के बीच संबंधों के आधार पर पत्राचार व्यावसायिक या निजी हो सकता है। यदि पत्र निजी है, तो नैतिकता के दृष्टिकोण से कोई सख्त आवश्यकताएं नहीं हैं - लेखन की शैली और प्रस्तुति का तरीका मुख्य रूप से पता करने वाले के साथ परिचित होने की डिग्री पर निर्भर करता है।

आज, ऐसी कंपनी ढूंढना काफी मुश्किल है जो अपने पारस्परिक संचार अभ्यास में ई-मेल का उपयोग नहीं करती है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि ई-मेल के माध्यम से सामान्य व्यापार पत्राचार में, आम तौर पर स्वीकृत नियम होते हैं जिन्हें आपको जानना और उनका पालन करना आवश्यक है। आइए सबसे महत्वपूर्ण पर करीब से नज़र डालें।

नियम 1ई-मेल सबमिट करते समय, सभी फ़ील्ड भरना सुनिश्चित करें। सामान्य तौर पर, एक व्यावसायिक ईमेल की संरचना को निम्नानुसार दर्शाया जा सकता है:

प्रेषक का पता और नाम।

प्राप्तकर्ता का पता (या प्राप्तकर्ता के पते जब कई प्राप्तकर्ताओं को एक पाठ के साथ एक पत्र भेजने की आवश्यकता होती है)।

पत्र का महत्व (यदि आवश्यक हो तो)।

पत्र विषय।

अनुबंध।

ग्रीटिंग से युक्त एक पत्र; पत्र का मुख्य पाठ; निष्कर्ष; और हस्ताक्षर।

नियम 2प्रेषक का पता और नाम पहचानने योग्य होना चाहिए। इसलिए, मेलबॉक्स शुरू करते समय, हमेशा प्रेषक के नाम कॉलम में अपना पहला और अंतिम नाम दर्ज करें। सबसे विश्वसनीय पता वह है जिसमें आपका वास्तविक नाम, साथ ही डोमेन नाम में आपके संगठन का नाम शामिल है, उदाहरण के लिए: इस ईमेल पते की सुरक्षा स्पैममबोट से की जा रही है। देखने के लिए आपके पास जावास्क्रिप्ट सक्षम होना चाहिए। .

नियम 3"विषय" फ़ील्ड भरना सुनिश्चित करें। पत्र का विषय पत्र की एक विशेष विशेषता है, जिसकी उपस्थिति इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के साथ काम को बहुत सुविधाजनक बनाती है। एक पत्र का भाग्य अक्सर उसके विषय पर निर्भर करता है, खासकर यदि प्रेषक का नाम और पता आपको कुछ भी नहीं बताता है। पत्र का विषय छोटा होना चाहिए - 50 वर्णों से अधिक नहीं - और बिंदु तक। पत्र का विषय जितना सरल और स्पष्ट होगा, उतनी ही अधिक संभावना है कि पत्र पढ़ा जाएगा और उसका उत्तर होगा। जब आप पहली बार किसी को लिखते हैं तो विषय के बारे में ध्यान से सोचना विशेष रूप से आवश्यक है।

नियम 4केवल उत्तर के लिए चिह्न ("पुनः:") का प्रयोग करें। आप जिस पत्र का उत्तर दे रहे हैं, उसके पता फ़ील्ड में दिए गए आइकन का उपयोग करके, उत्तर संकलित करने के लिए प्रपत्र खोलें। इस फॉर्म में पहले से ही आपके वार्ताकार का पता, उसके पत्र का पाठ और विषय शामिल है। आइकन (Re) अंग्रेजी शब्द "Reply:" या "Response:" का संक्षिप्त रूप है और इसका अर्थ है "My Answer to:"। इसलिए, यदि पत्र का विषय बदलता है, तो री आइकन के दाईं ओर स्थित डाउन एरो का उपयोग करके विषय परिवर्तन किया जाना चाहिए। खुलने वाली ड्रॉप-डाउन सूची में, "थीम बदलें" कमांड चुनें।

यदि किसी के ई-मेल का उत्तर देते समय आप संवाद के मुख्य विचार को बदलते हैं, तो उसी के अनुसार विषय बदलें, लेकिन एक नया पत्र बनाकर एक नए प्रश्न की चर्चा शुरू करना बेहतर है।

नियम 5समय से पहले भेजने से बचने के लिए, प्राप्तकर्ता का पता तभी डालें जब पत्र पूरा हो, जाँच हो और भेजने के लिए तैयार हो। "भेजें" बटन से सावधान रहें: सुनिश्चित करें कि आप उस व्यक्ति को पत्र भेजते हैं जिसे आप चाहते हैं।

नियम 6पत्र के मुख्य भाग से पहले, स्वागत शब्द और प्राप्तकर्ता के नाम से युक्त एक अभिवादन लिखना सुनिश्चित करें। कुछ उपयोगकर्ताओं का मानना ​​है कि ई-मेल में अभिवादन को लिखने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि यह माना जाता है कि यह कागजी मेल का एक अर्थहीन अवशेष है, इसमें कोई सार्थक जानकारी नहीं होती है और इसमें केवल सामान्य शब्द होते हैं।

ग्रीटिंग पत्र लिखने वाले व्यक्ति की परवरिश के बारे में जानकारी देता है। अभिवादन के रूप में, पते के निम्नलिखित रूप का उपयोग करें: "शुभ दोपहर, प्रिय (सम्मानित) + नाम, पता करने वाले का संरक्षक!" या "प्रिय (प्रिय) + नाम, पता करने वाले का संरक्षक, हैलो!" और उसके बाद ही अपने संदेश के उद्देश्य के लिए आगे बढ़ें।

यूरोप में यह हमेशा "प्रिय महोदय/मैडम" या कम औपचारिक रूप से संबोधित करने के लिए प्रथागत है, खासकर यदि आप "प्रिय + नाम" से परिचित हैं। संयुक्त राज्य अमेरिका में, जहां जीवन और पत्राचार की गति अधिक तीव्र होती है, एक ईमेल एक शीर्षक के साथ शुरू होता है जिसमें एक नाम और एक छोटा "Hi + name" होता है। रूसी में, पत्राचार की किसी भी शैली में एक लिखित पते के बाद एक विस्मयादिबोधक बिंदु रखा जाता है: व्यवसाय, निजी, आधिकारिक, आदि, जबकि अंग्रेजी में इन सभी शैलियों में अल्पविराम लगाया जाता है।

नियम 7अपने पत्र की संरचना ठीक से करें। चूंकि मॉनिटर स्क्रीन से पढ़ना कागज पढ़ने की तुलना में बहुत अधिक कठिन है। अपने ईमेल पाठ को तार्किक अनुच्छेदों में तोड़ें। वाक्यों को 15-20 शब्दों से अधिक न रखने का प्रयास करें। इंडेंट या ब्लैंक लाइन से पैराग्राफ को एक दूसरे से अलग करें।

नियम 8संक्षिप्त रहें और बिंदु पर विचार व्यक्त करें। पहले पैराग्राफ से पत्र का मुख्य पाठ पाठक का ध्यान अपने विषय से कम नहीं होना चाहिए। संभावित पाठक के सीमित समय से अवगत रहें। पत्र के उद्देश्य से शुरू करें, इसे पहले वाक्य में स्पष्ट रूप से कहा जाना चाहिए। यदि पहले वाक्यों को सही ढंग से तैयार किया गया है, तो इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि पत्र प्राप्तकर्ता इसे अंत तक पढ़ेगा। एक ईमेल को सूचना को शीघ्रता से संप्रेषित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यदि आपको बड़ी मात्रा में महत्वपूर्ण जानकारी भेजने की आवश्यकता है, तो ईमेल में साथ में एक संक्षिप्त पाठ लिखना बेहतर है, और जानकारी को स्वयं संलग्नक के रूप में व्यवस्थित करें।

नियम 9अपना ईमेल लिखना शुरू करने से पहले एक अनुलग्नक संलग्न करें। आपको कितनी बार एक पत्र प्राप्त करना पड़ा, जिसका उद्देश्य एक अनुलग्नक भेजना था, इस अनुलग्नक के बिना ही?! हो सकता है कि इस तरह की लापरवाही का आपकी व्यावसायिक प्रतिष्ठा पर सबसे अच्छा प्रभाव न पड़े।

नियम 10जब आप पहली बार किसी को लिखते हैं, तो कोई अटैचमेंट न जोड़ें। यदि आप अभी भी प्राप्तकर्ता की सहमति के बिना किसी प्रकार का अनुलग्नक भेजते हैं, तो पत्र के पाठ में लिखना सुनिश्चित करें कि यह किस प्रकार की फ़ाइल है। 5MB से बड़े अटैचमेंट अटैच न करें, क्योंकि ऐसी अप्रिय स्थिति संभव है: आप अपनी फ़ाइल को एक सेकंड में मेल सर्वर पर भेज देंगे, और आपका प्राप्तकर्ता इसे एक घंटे के लिए डाउनलोड कर लेगा।

नियम 11उत्तर पत्र की रचना करते समय, अपने द्वारा पूछे गए सभी प्रश्नों के उत्तर दें। यदि आपको उत्तर देना कठिन लगता है, तो सीधे लिखें।

नियम 12ईमेल भेजने से पहले, वर्तनी, व्याकरण और विराम चिह्न की जाँच करें। सिर्फ इसलिए कि ईमेल संवाद करने का एक तेज़ तरीका है, इसका मतलब यह नहीं है कि इसे मैला होना चाहिए। अपने वाक्यांशों को वर्तनी और व्याकरण के संदर्भ में यथासंभव समझदारी से बनाएं। यह केवल इसलिए महत्वपूर्ण नहीं है क्योंकि एक अनपढ़ पत्र आपके प्रभाव को खराब कर सकता है, बल्कि इसलिए कि बिना अल्पविराम और अवधियों के पाठ को पढ़ना बहुत मुश्किल है।

नियम 13ईमेल का जवाब दिया जाना चाहिए। ईमेल अन्य लोगों के साथ जुड़ने के बारे में है, और थोड़ा सा शिष्टाचार कभी दुख नहीं देता। शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, ई-मेल का उत्तर दिया जाना चाहिए, और प्रतिक्रिया समय तीन दिनों से अधिक नहीं होना चाहिए। यदि आप इस अवधि के भीतर किसी ईमेल का जवाब नहीं देते हैं, तो यह संवाद करने से स्पष्ट इनकार है। यदि आपको पत्र का जवाब देने के लिए अधिक समय चाहिए, तो देरी के कारणों की व्याख्या करना उचित है। जब आप एक अनुलग्नक युक्त ईमेल प्राप्त करते हैं, तो पुष्टि करना सुनिश्चित करें कि अनुलग्नक आ गया है और सामान्य रूप से खोला गया है। अज्ञात लोगों से पत्र प्राप्त करते समय, आप उनका उत्तर नहीं दे सकते। इन्हें बिना पढ़े मिटाया जा सकता है। यदि आपको संलग्न फ़ाइल के साथ एक अवांछित ईमेल प्राप्त होता है, तो आपको फ़ाइल को बिना पैक किए हटा देना चाहिए: यह संभवतः कंप्यूटर वायरस का स्रोत है।

नियम 14पठन रसीद के लिए मत पूछो। आप मुख्य पत्र के पाठ के बाद और अपने हस्ताक्षर से पहले निम्नलिखित वाक्यांश लिख सकते हैं: "कृपया वापसी पत्र द्वारा या नीचे दिए गए नंबरों पर कॉल करके पत्र की प्राप्ति की पुष्टि करें।"

नियम 15संदेश के मुख्य भाग में कभी भी बड़े अक्षरों का प्रयोग नहीं करना चाहिए। बड़े अक्षरों में पाठ को चिल्लाने के रूप में माना जाता है। सबसे अच्छा, इसे नेटवर्क शिष्टाचार के मामलों में निरक्षरता के रूप में जाना जाता है। इससे आपके पाठक में जलन या अन्य अवांछनीय प्रतिक्रिया हो सकती है।

नियम 16ईमेल के जरिए कभी भी गोपनीय जानकारी न दें। ईमेल के मुख्य भाग में अपने बैंक कार्ड नंबर या अन्य संवेदनशील जानकारी अग्रेषित करते समय बहुत सावधान रहें। प्रसारण के दौरान ई-मेल को इंटरसेप्ट किया जा सकता है और व्यक्तिगत लाभ के लिए उपयोग किया जा सकता है। साथ ही आपके द्वारा भेजा गया ई-मेल कंप्यूटर की मेमोरी में हमेशा बना रहता है।

नियम 17संक्षेप और भावनात्मक डिजाइन का दुरुपयोग न करें। व्यावसायिक ईमेल में, BTW (वैसे) या LOL (ज़ोर से हँसें), जिन्हें इमोटिकॉन्स ("मुस्कुराते हुए चेहरे") के रूप में भी जाना जाता है, जैसे संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने से बचें। वे व्यावसायिक पत्राचार में अनुपयुक्त हैं, खासकर जब से पत्र के प्राप्तकर्ता को उनका अर्थ नहीं पता हो सकता है।

नियम 18पत्र के अंत में अपना हस्ताक्षर अवश्य करें। एक हस्ताक्षर आपके संदेशों के अंत में जोड़ा गया पाठ का एक छोटा ब्लॉक है जो आपकी पहचान करता है और आपकी संपर्क जानकारी रखता है। अपना हस्ताक्षर छोटा रखें: चार से सात पंक्तियों से अधिक नहीं। एक लंबा हस्ताक्षर बहुत अधिक स्थान लेता है और कष्टप्रद हो सकता है। आपसे संपर्क करने के कई संभावित तरीके (आमतौर पर टेलीफोन और फैक्स नंबर), साथ ही साथ आपकी कंपनी की वेबसाइट का लिंक भी शामिल करें।

लेखों के आधार पर:

1. 32 सबसे महत्वपूर्ण ईमेल शिष्टाचार युक्तियाँ। ईमेल शिष्टाचार। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] http://www.emailreplies.com/ 09/19/2015 को चेक किया गया।

2. ईमेल शिष्टाचार के शीर्ष 26 सबसे महत्वपूर्ण नियम। [इलेक्ट्रॉनिक संसाधन] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm 09/20/2015 को चेक किया गया।

सामग्री GMC DOgM . के मेथोडोलॉजिस्ट शुटिलिना एल.ए. द्वारा तैयार की गई थी

यदि आप कॉर्पोरेट सीढ़ी पर चढ़ने जा रहे हैं तो कार्यालय पत्राचार एक बहुत ही विशेष शैली है जिसमें आपको महारत हासिल करनी चाहिए। अच्छा व्यवसाय लेखन कौशल आपकी ईमानदारी से सेवा करेगा: वे आपको अधीनस्थों, मालिकों और भागीदारों के साथ संवाद करने में मदद करेंगे, आपकी शिक्षा और दृष्टिकोण पर जोर देंगे। किसी दिए गए विषय से विचलित हुए बिना संचार की शैली को संयमित, उद्देश्यपूर्ण होना चाहिए।

व्यापार संचार की विशेषताएं

कोई भी संचार, व्यक्तिगत और लिखित दोनों, सूचनाओं का आदान-प्रदान करने, प्रभावित करने और बातचीत करने के लिए लोगों के साथ बातचीत है। इंसान हमारे लिए पराया नहीं है, हम कभी-कभी भावनाओं को हवा देते हैं, लेकिन व्यावसायिक क्षेत्र में हमारी भावनाओं, चरित्र लक्षणों और स्वभाव के हिंसक अभिव्यक्ति के लिए कोई जगह नहीं होनी चाहिए।

यह कल्पना करना असंभव है कि एक अंतरराष्ट्रीय बैठक में विभिन्न देशों के राष्ट्रपतियों ने गाने गाए, जोर से हंसे या व्यक्तिगत नापसंदगी व्यक्त की। यही शिष्टाचार हमारे जीवन को यथासंभव आरामदायक और व्यवस्थित बनाने के लिए मौजूद है।

व्यावसायिक संचार की एक महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि इसे मध्य-वाक्य में नहीं काटा जा सकता है।आपको प्राप्त होने वाले प्रत्येक पत्र के लिए, आपको उत्तर लिखने की आवश्यकता है, भले ही आपको ऐसा न लगे। यदि आपको कोई कॉल आती है और आपके पास फोन उठाने का समय नहीं है, तो वापस कॉल करना सुनिश्चित करें। बेशक, कुछ लोगों के साथ संचार अप्रिय है। इसीलिए प्रबंधक के अनिवार्य गुणों की सूची में तनाव प्रतिरोध शामिल है।

एक व्यावसायिक बैठक, एक फोन पर बातचीत या एक व्यापार ई-मेल पत्राचार का निश्चित रूप से कुछ उद्देश्य होगा। नतीजतन, पार्टियों को निष्कर्ष पर आना चाहिए, परियोजना पर चर्चा करनी चाहिए, एक रणनीतिक साझेदारी पर सहमत होना चाहिए, और इसी तरह।

ईमेल नियम

लिखित भाषण में, मौखिक भाषण की तुलना में शायद और भी अधिक प्रतिबंध और परंपराएं हैं। वार्ताकार के साथ सीधे संवाद करते हुए, एक व्यक्तिगत बैठक में, हम इस या उस तथ्य पर जोर दे सकते हैं, अगर वार्ताकार ने हमें नहीं समझा तो कुछ स्पष्ट करें। यदि कोई भाषण त्रुटि हो जाती है, तो हम उसे तुरंत ठीक कर सकते हैं। लेकिन एक व्यावसायिक पत्र में, हमें बेहद स्पष्ट और सटीक होना चाहिए ताकि शब्दों की दोहरी व्याख्या न हो।

वे कहते थे: "कागज सब कुछ सह लेगा," जिसका अर्थ है कि अविश्वसनीय तथ्य भी लिखे जा सकते हैं। हमारा मानना ​​है कि व्यापार पत्राचार यथासंभव ईमानदार होना चाहिए।वैसे, अब कागजी पत्र कम और कम भेजे जाते हैं। मूल रूप से, वे अनुबंध और अन्य दस्तावेजों का परिवहन करते हैं। इस मामले में, लेटरहेड का उपयोग संगठन की उच्च स्थिति के प्रमाण के रूप में किया जाता है।

आजकल, ज्यादातर मामलों में, वर्चुअल स्पेस में व्यावसायिक पत्राचार होता है, और इसकी अपनी विशेषताएं हैं। जब संवाद अभी शुरू हो रहा है, तो शिष्टाचार के अनुसार अभिवादन लिखने की प्रथा है, उदाहरण के लिए: “नमस्कार, प्रिय ओलेग सर्गेइविच! ". और कार्य दिवस के दौरान अगले पते पर अभिवादन को छोड़ा जा सकता है।

साक्षरता

ई-मेल सहित लिखित संचार के लिए भाषा के मानदंडों और त्रुटिहीन साक्षरता के पालन की आवश्यकता होती है। आखिरकार, पत्राचार एक शिक्षित वार्ताकार को आपके अंतराल को प्रकट करेगा। इसलिए, हम आपको सलाह देते हैं कि यदि आप अपने स्वयं के ज्ञान के बारे में पूरी तरह से सुनिश्चित नहीं हैं, तो विशेष सेवाओं की मदद से क्या लिखा गया है, इसकी जांच करें।

हम उन सामान्य नियमों को सूचीबद्ध करते हैं जिनके लिए इलेक्ट्रॉनिक संचार की नैतिकता की आवश्यकता होती है। वे काफी सरल हैं, लेकिन कई, अफसोस, उनकी उपेक्षा करते हैं:

• प्रत्येक वाक्य की शुरुआत पूंजीकृत है;
• वाक्यांश के अंत में एक अवधि लगाई जाती है ताकि जो पढ़ा जाता है उसका अर्थ स्पष्ट हो;
• समस्या को हल करने और समाधान सुझाने के लिए, बुलेटेड या क्रमांकित सूची का उपयोग करना उपयोगी होता है;
• स्पष्टता के लिए, टेबल, ग्राफ़, चार्ट का उपयोग करना अच्छा है;
• विशेष रूप से एक बुद्धिमान, शिक्षित वार्ताकार की तरह दिखने की कोशिश न करें, सरल विचारों को अत्यधिक सहभागी और कृदंत मोड़ के साथ जटिल न करें;
• जितना सरल आप अपने विचार व्यक्त करते हैं, उतना ही अच्छा है;
• हालाँकि रोज़मर्रा के भाषण में संस्कृति को शब्दजाल से बचने की आवश्यकता होती है, व्यावसायिक वातावरण में, पेशेवर शब्दजाल और अंग्रेजी से उधार को अब अच्छा रूप माना जाता है (लेकिन इसे ज़्यादा मत करो!)।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

उनकी संरचना लगभग समान है। जहां तक ​​वॉल्यूम की बात है तो लेटर की बॉडी में लंबा टेक्स्ट अच्छा नहीं लगता। इसे एक अलग फ़ाइल के रूप में जारी करना और इसे अनुलग्नक के रूप में संलग्न करना बेहतर है। इस मामले में, पत्र में ही, अभिवादन के बाद, आपको संक्षेप में यह इंगित करने की आवश्यकता है कि अनुलग्नक किस बारे में है।

पत्र संरचना (शुरुआत)

सामान्य नियमों के अलावा, व्यवसाय लेखन के कुछ विवरण जानना महत्वपूर्ण है। हम ऐसे नियम देंगे जो अधिकांश मामलों में उपयुक्त होंगे।

ईमेल की शुरुआत को हेडर कहा जाता है। इसमें संगठन का लोगो है। हमेशा हाथ में (यानी आपके कंप्यूटर के डेस्कटॉप पर) एक टेम्पलेट होना उपयोगी होता है जिसमें यह लोगो दर्ज किया जाता है।

ऑफ़लाइन संचार के विपरीत, आधुनिक नियम आपको अभिभाषक को बधाई देने के लिए बाध्य नहीं करते हैं, और आप तुरंत उसे नाम और संरक्षक नाम से बुलाकर मामले का सार बता सकते हैं। हालाँकि, कई लोग संदेश की शुरुआत में लिखना जारी रखते हैं: “सुप्रभात! ", "नमस्ते! ", "सुसंध्या! ' या 'नमस्ते।' और इसमें भी, आदर्श से कोई विचलन नहीं है।

पत्र के मुख्य भाग के लिए आवश्यकताओं का सुझाव है कि यह इसमें है कि पत्राचार का अर्थ निहित है। पाठ को पैराग्राफ में विभाजित करना अच्छा रूप माना जाता है, जो वार्ताकार के प्रति चौकस रवैये का संकेत है। प्रत्येक पैराग्राफ में, विषय के एक या दूसरे पहलू का नाम और खुलासा किया जाता है। समस्या की पहचान करने के अलावा, इसे हल करने के तरीके सुझाने की प्रथा है। तो बोलने के लिए, लघु में एक व्यावसायिक विचार प्रकट करने के लिए।

पत्र की संरचना (निष्कर्ष)

बिजनेस मैसेज कैसे भेजें?

अधिकांश कार्यालय कर्मचारियों के पास उनके ई-मेल बॉक्स में पत्रों का एक बहुत व्यापक संग्रह होता है। ताकि वार्ताकार लंबे पत्राचार में भ्रमित न हो, उत्तर के रूप में एक पत्र भेजने की सिफारिश की जाती है। जब आप पत्र के विषय की शुरुआत में उपयुक्त बॉक्स पर क्लिक करते हैं, तो अंग्रेजी संक्षिप्त नाम “Re…” प्रकट होता है। यह बहुत सुविधाजनक है, क्योंकि पता करने वाला तुरंत पत्राचार की प्रगति को याद रखेगा।

आप इस वार्ताकार के साथ आभासी संचार के पूरे इतिहास को सहेज सकते हैं, या आप केवल अंतिम या सबसे महत्वपूर्ण उद्धरण छोड़ सकते हैं। आधुनिक व्यापार शिष्टाचार के लिए आपको ईमेल का शीघ्रता से जवाब देने की आवश्यकता होती है।आखिरकार, हम अपने दिन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा काम के कंप्यूटर पर बिताते हैं। इसके अलावा, मोबाइल उपकरणों से मेल की जांच की जा सकती है।

यदि आप इस बात से चिंतित हैं कि पत्र प्राप्तकर्ता तक पहुंच गया है, तो सुविधाजनक "रसीद अधिसूचना" फ़ंक्शन का उपयोग करें, जो लगभग सभी मेल सर्वर पर उपलब्ध है। इस प्रकार, आपको यह स्पष्ट हो जाएगा कि पत्र को देखा गया है।

यदि संदेश विशेष महत्व और अत्यावश्यक है, तो उसे एसएमएस लिखने या पत्र के बारे में याद दिलाने के लिए फोन करने की अनुमति है।

कहने की जरूरत नहीं है कि ईमेल का त्वरित जवाब काम के मुद्दों से निपटने में आपकी गंभीरता और गतिशीलता को दर्शाता है।

क्या हमें टिकटों की आवश्यकता है

रचनात्मक आंकड़ों के बीच, टिकटों का उपयोग स्वीकार नहीं किया जाता है और इसके अलावा, उपहास और निंदा की जाती है। लेकिन व्यावसायिक पत्राचार में, टिकटें मानक स्थितियों को दर्शाने में मदद करती हैं।

हम में से प्रत्येक ने अपने जीवन में कम से कम कई बार औपचारिक पत्र और नोट्स लिखे हैं। हम कहीं भी हों और जो कुछ भी करते हैं, किसी भी क्षेत्र में एक व्यावसायिक पत्राचार होता है जिसे कुछ बिंदुओं को स्पष्ट करने, जानकारी को स्पष्ट करने, एक प्रश्न पूछने आदि के लिए आयोजित करने की आवश्यकता होती है। जबकि पहले यह घटना कागजी अनुप्रयोगों और वरिष्ठों (साथ ही व्यावसायिक भागीदारों) को पत्र अग्रेषित करने में अधिक आम थी, आज यह श्रेणी हमारे वातावरण में अधिक व्यापक हो गई है।

आपको यह जानने की जरूरत है कि व्यापार पत्राचार कैसे सही ढंग से किया जाता है, भले ही आप किसी ऑनलाइन स्टोर में ऑर्डर देते हैं और इसके प्रतिनिधि के साथ संवाद करना चाहते हैं।

इस लेख में, हम कुछ मुख्य बिंदुओं का वर्णन करेंगे जो व्यावसायिक संचार बनाते हैं। हम इस बात पर ध्यान देंगे कि अपने भागीदारों के साथ पत्रों का आदान-प्रदान करते समय किन बारीकियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए; यदि आप वार्ताकार को अक्षम और असभ्य नहीं दिखना चाहते हैं, और उन नियमों को भी याद रखें जिन्हें किसी भी स्थिति में देखा जाना चाहिए, तो क्या उपेक्षा नहीं की जानी चाहिए।

जहां लागू

जाहिर है, वर्कफ़्लो में अक्सर व्यावसायिक पत्राचार का उपयोग किया जाता है। यदि आप किसी कंपनी में काम करते हैं, तो आप निश्चित रूप से इस प्रकार के पत्राचार की रचना करने की आवश्यकता का सामना करेंगे। चूंकि हम व्यावसायिक क्षणों के बारे में बात कर रहे हैं, इसलिए यह समझना आसान है कि लेखन शैली उपयुक्त होनी चाहिए - यथासंभव औपचारिक और आधिकारिक।

कंपनी के कर्मचारियों की आगे की छाप जहां आपके और आपकी कंपनी के बारे में पत्र भेजा जाता है, इस पर निर्भर करता है कि आप व्यावसायिक पत्राचार को कितनी अच्छी तरह से प्रबंधित करते हैं। इसलिए, एक पाठ और उसके डिजाइन को लिखने की प्रक्रिया को यथासंभव जिम्मेदारी से संपर्क किया जाना चाहिए।

सबसे पहले, यदि आप देख रहे हैं कि व्यावसायिक पत्राचार कैसे किया जाता है, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप हमारे निर्देशों से खुद को परिचित करें। इसमें, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, हम कुछ सैद्धांतिक बिंदुओं और व्यावहारिक मुद्दों दोनों को प्रस्तुत करते हैं। लेख के अंत में, हम टर्नओवर के कुछ उदाहरण देने का प्रयास करेंगे जो लेखन की औपचारिक शैली के लिए विशिष्ट हैं। अंत में, इस लेख से डेटाबेस का उपयोग करके, आप प्रतिपक्षों के साथ आगे संचार के लिए स्वतंत्र रूप से उच्च गुणवत्ता वाले ग्रंथों की रचना करने में सक्षम होंगे।

पत्राचार के प्रकार

तुरंत, इस बारे में बहस करते हुए कि व्यावसायिक पत्राचार क्या है, मैं इसके प्रकारों पर ध्यान देना चाहूंगा। तो, आप पूछताछ के एक पत्र का चयन कर सकते हैं और तदनुसार, प्रतिक्रिया पत्र का चयन कर सकते हैं; सूचनात्मक पत्र (अक्सर ग्राहक को भेजा जाता है); कृतज्ञता (प्रदान की गई सेवा के लिए आभार के प्रतीक के रूप में), अधिसूचना पत्र, अनुस्मारक, चेतावनी; सिफारिश पत्र; गारंटी और कवर पत्र। वास्तव में, ये केवल सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले प्रकार हैं जो वास्तविक और इलेक्ट्रॉनिक व्यापार पत्राचार दोनों को बनाते हैं। इसलिए, हम उनके साथ व्यवहार में सबसे अधिक बार मिलेंगे।

संरचना

यह तर्कसंगत है कि किसी भी पत्र को लिखने में अधिक सुविधाजनक संगठन के लिए, इसकी निश्चित संरचना या योजना के साथ काम करना हमारे लिए उपयोगी होगा। यह आपको कार्य को छोटे चरणों में तोड़ने की अनुमति देगा जो कि पूरा करना बहुत आसान है। उदाहरण के लिए, अपने पत्र की पंक्ति के बारे में सोचें ताकि उन विषयों को कवर किया जा सके जिन्हें आपको यथासंभव सटीक रूप से बताने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप इस या उस उत्पाद की कीमत के बारे में कोई प्रश्न लिखते हैं, तो संक्षेप में इसका मकसद बताने का प्रयास करें: आप कंपनी को क्यों लिख रहे हैं (क्योंकि आप इस या उस उत्पाद को खरीदना या ऑर्डर करना चाहते हैं); मुख्य लक्ष्य को स्पष्ट करें (यह पता लगाने के लिए कि कुछ विकल्पों के साथ उत्पाद की 10 इकाइयों को ऑर्डर करने में आपको कितना खर्च आएगा)। अंत में, निर्दिष्ट करें कि आप किस रूप में गणना प्राप्त करना चाहते हैं, और पूछें कि क्या उत्पादन की इतनी मात्रा के लिए छूट है।

बेशक, यह जानकारी पहले से ही स्पष्ट है - आपको केवल तार्किक रूप से विश्लेषण करने की आवश्यकता है कि आप क्या लिखना चाहते हैं। इसके अलावा, हमें डिजाइन और आवश्यकताओं के बारे में नहीं भूलना चाहिए। हम इस बारे में बाद में और विस्तार से बात करेंगे।

लेखन आवश्यकताएँ

तो, व्यावसायिक पत्राचार के नियम कहते हैं कि सभी अक्षर, सबसे पहले, संक्षिप्त होने चाहिए। यह मुख्य नियम है कि इसे पढ़ा जाएगा। सहमत, हम सभी को पसंद नहीं है जब हम बड़ी मात्रा में जानकारी से भरे होते हैं। यदि यह एक व्यावसायिक पत्र है, तो यह बहुत बड़ा नहीं होना चाहिए - इस मामले में, इसे केवल अनदेखा किया जा सकता है। यदि आप तुरंत जानकारी को छोटा नहीं कर सकते हैं, तो इसे अपने पत्र का पहला मसौदा लिखने के बाद करें।

दूसरे, आपके साथी (पत्राचार में भाग लेने वाले) को समझना चाहिए कि दांव पर क्या है। यानी पत्र को सूचनात्मक और समझने योग्य बनाया जाना चाहिए। इसमें वह जानकारी होनी चाहिए जिसे आप इस तरह से बताना चाहते हैं कि अतिरिक्त प्रश्नों से बचें और विवरण स्पष्ट करने में समय बर्बाद न करें।

तीसरा, पत्र को आपके साथी या कंपनी के कर्मचारी के प्रति यथासंभव सम्मानजनक बनाया जाना चाहिए जो इसे पढ़ेगा। यह सच है - जितना अधिक आप अपने वार्ताकार को सम्मान देते हैं, उतनी ही अधिक संभावना है कि वह आपके अनुरोध का ठीक से जवाब देगा और अंत में, आप वांछित प्रभाव प्राप्त करेंगे।

अंग्रेजी में पत्राचार

कुछ मामलों में, बातचीत अंग्रेजी (या रूसी के अलावा किसी अन्य भाषा) में आयोजित की जानी चाहिए। यह सामान्य है, खासकर अगर विदेशी ठेकेदारों के साथ संबंध हैं। यह उल्लेखनीय है कि व्यावसायिक पत्राचार के नियम किसी भी भाषा पर लागू होते हैं: केवल शैलीगत मोड़ भिन्न हो सकते हैं। आपका काम उस स्थिति के लिए सबसे उपयुक्त चुनना है जिसमें आप और आपका साथी (वार्ताकार) खुद को पाते हैं।

बेशक, अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार में काफी उच्च स्तर की दक्षता की आवश्यकता होती है, इसलिए, यदि यह आपके बारे में नहीं है, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप पेशेवर अनुवादकों से संपर्क करें। यह महत्वपूर्ण है कि अनुवाद उस व्यक्ति द्वारा किया जाता है जो विशेष भाषण बोलता है, जो व्यावसायिक पत्राचार की भाषा में शामिल है।

उदाहरण। परिचय

किसी भी बातचीत में यह बहुत महत्वपूर्ण होता है कि आप इसे कैसे शुरू करते हैं। इस संबंध में, व्यावसायिक पत्राचार का शिष्टाचार लाइव संचार से अलग नहीं है: पहला कदम वार्ताकार का अभिवादन करना है और किसी तरह उसे बातचीत में पेश करना है। अभिवादन एक मानक "हैलो" हो सकता है, लेकिन परिचय अधिक व्यक्तिगत होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप अपने पत्र का एक संक्षिप्त उद्देश्य निर्दिष्ट कर सकते हैं ("हम आपके उत्पाद के बारे में कुछ जानकारी स्पष्ट करने के लिए आपसे संपर्क कर रहे हैं। सबसे पहले, हम "ए 1" मॉडल की लागत में रुचि रखते हैं)। एक अन्य विकल्प: "ए 1 मॉडल के बारे में हमारी टेलीफोन बातचीत की निरंतरता के रूप में, मैं आपको इस उत्पाद की लागत के बारे में एक प्रश्न के साथ लिख रहा हूं")। आप बस अपनी स्थिति का वर्णन भी कर सकते हैं: "मैं आपको इस कारण से लिख रहा हूं कि 2010 में आपके साथी ने आपकी ओर से इस क्षेत्र में सहयोग शुरू करने की पेशकश करते हुए हमारी कंपनी से संपर्क किया।"

सामग्री की प्रस्तुति

इसके अलावा, अपने पत्र में कुछ परिचय लिखने के बाद, आपको इस बारे में स्पष्टीकरण देना चाहिए कि आप क्यों लिख रहे हैं। उदाहरण के लिए, किसी उत्पाद की कीमत के बारे में एक प्रश्न पूछने के बाद, निर्दिष्ट करें कि आपकी क्या रुचि है। आप कुछ इस तरह लिख सकते हैं: "हम उत्पाद की इकाइयों की एनटी संख्या का आदेश देना चाहेंगे, बशर्ते कि यह एक्स को संबोधित करने के लिए दिया गया हो।" टेलीफोन पर बातचीत जारी रखने के मामले में, आप अपना अनुरोध बता सकते हैं - आपने किसी व्यक्ति से फोन पर बात करने के बाद उसे क्यों लिखा (कहते हैं, लेनदेन करने के इरादे की पुष्टि करने के लिए): "अर्थात्: हम इसमें रुचि रखते हैं उत्पाद एन, बशर्ते कि इसे विकल्प एक्स के साथ वितरित किया जाएगा"। यदि आप तीसरे संस्करण को ध्यान में रखते हैं, तो आप कंपनी के साथ सहयोग करने की अपनी इच्छा के विषय को विकसित करना भी शुरू कर सकते हैं। वर्णन करें कि यह आपके सर्वोत्तम हित में है, और यह कि पार्टनर आपके साथ बातचीत करने से कुछ विशिष्ट लाभ प्राप्त करेगा यदि वह इससे सहमत है: "आपको यह जानने में दिलचस्पी होगी कि हमारी कंपनी का पाठ्यक्रम बदल गया है, और फिर आपके साथ और भी करीब हो गया है। आपके व्यवसाय के हित।"

प्रस्ताव

किसी भी व्यावसायिक पत्राचार (उदाहरण जो हम देते हैं, उसमें यह गुण होना भी आवश्यक है) के लिए एक तार्किक अनुक्रम की आवश्यकता होती है। यदि आपने पहले लिखा था कि आप क्यों लिखते हैं, तो आपको इस विचार को और स्पष्ट और विस्तारित करना चाहिए। निर्दिष्ट करें कि आप वार्ताकार से अधिक व्यापक रूप से क्या चाहते हैं - शायद उसे आपके साथ काम करने के लिए सहमत होने से लाभ की संभावना आकर्षित करें। यह भाग, सभी तर्कों से, आपके पत्र का "शिखर" होना चाहिए, अपनी तरह की परिणति। यदि शुरू में आपने आसानी से संपर्क किया कि आप सबसे पहले क्या रुचि रखते हैं, तो इस भाग में आपको "कार्ड प्रकट करना" चाहिए। सभी व्यावसायिक पत्राचार (उपरोक्त अक्षरों के उदाहरण कोई अपवाद नहीं हैं) इस तरह के एक चिकनी ऊपर की ओर वक्र के साथ बनाया जाना चाहिए। तब आपकी पंक्तियों का पाठक आपकी मनोदशा को समझेगा और इस प्रकार, उसके लिए आपके साथ संवाद करना अधिक आरामदायक होगा। अचानक से कोई छलांग न लगाएं, एक विषय से दूसरे विषय पर न जाएं।

जैसा कि उदाहरण दिखाते हैं, यदि आपको चर्चा करने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, दो असंबंधित मुद्दों पर, तो आप लेख को पैराग्राफ में तोड़कर भागों में विभाजित कर सकते हैं। यह पाठक दोनों के लिए सुविधाजनक है, जो उस क्षण को दृष्टिगत रूप से देखेगा जब आप एक प्रश्न से दूसरे प्रश्न पर जाते हैं; इसलिए आपके लिए, क्योंकि इस मामले में आप ऐसे लिखते हैं जैसे कि यह दो अलग-अलग अक्षर हों।

अगर हम अपने उदाहरणों के बारे में बात करते हैं, तो हमें लिखना चाहिए: "इसके अलावा, हम उस एन उत्पाद को फिर से ऑर्डर करना चाहेंगे, जिसके बारे में हमने एक महीने पहले आपके साथ बातचीत की थी।" या: "हमारी शर्तों के लिए उपयुक्त कीमत पर, हम इस क्षेत्र में आपके साथ एक स्थायी सहयोग स्थापित करना चाहते हैं, जिससे वितरण चैनल को X-Y हजार यूनिट तक बढ़ाया जा सके।" अंत में, आप यह भी कह सकते हैं: "यदि आप अभी भी हमारे साथ काम करने में रुचि रखते हैं, तो कृपया हमें बताएं।"

व्यापार पत्राचार का हर दूसरा नमूना इसी सिद्धांत पर बनाया गया है, इसलिए इसमें कुछ भी गलत नहीं है। इसके विपरीत, शीर्षकों को हाइलाइट करना अक्सर बेहतर नेविगेट करने में मदद करता है, क्योंकि यह "ठोस पाठ" को हटा देता है, इसमें एक प्रकार का "एंकर" बनाता है, जिससे आप नेत्रहीन संलग्न कर सकते हैं।

अंतिम भाग

अंत में, आपको पत्र को उसी भावना से समाप्त करना चाहिए जिसमें आपने इसे शुरू किया था। यदि आप कृतज्ञता लिख ​​रहे हैं, तो लिखें कि आप जिस कंपनी का वर्णन कर रहे हैं, उसके साथ सहयोग करके आपको प्रसन्नता हो रही है; यदि यह एक व्यावसायिक प्रस्ताव है, तो आपको अपने पत्र पर ध्यान देने के लिए आभार व्यक्त करना चाहिए और इस व्यक्ति के साथ आगे की बातचीत की आशा करनी चाहिए। आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आप अपने पत्र को कैसे समाप्त करते हैं, यह काफी हद तक आपके और आपकी कंपनी के बारे में अंतिम राय निर्धारित करता है। सभी व्यावसायिक पत्राचार (पत्र उदाहरण हर समय यह साबित करते हैं) राजनीति पर आधारित हैं - इसलिए हमेशा वार्ताकार को धन्यवाद देना, आशा व्यक्त करना, उसकी प्रशंसा करना या अपनी सिफारिश छोड़ना याद रखें। आपको अपने टेक्स्ट के लिए अंत इस तरह से चुनना चाहिए कि वह पत्र में वर्णित समस्या से पूरी तरह मेल खाता हो।

उदाहरण: "हम अपनी भविष्य की गतिविधियों में स्थिर सहयोग की आशा के साथ आपको हमारे दीर्घकालिक साझेदार के रूप में बनाए रखने की आशा करते हैं।" या "हम आपके ध्यान के लिए ईमानदारी से आभारी हैं और आशा करते हैं कि हम भविष्य में आपके साथ सहयोग विकसित कर सकते हैं।" या "आपके ध्यान के लिए धन्यवाद। मुझे आशा है कि हम भविष्य में एन बाजार में आपके हितों की सेवा करना जारी रख सकते हैं।"

शिष्टाचार और साक्षरता

विनम्र होना कभी न भूलें। जैसा कि ऊपर जोर दिया गया है, यदि आप व्यावसायिक पत्राचार में रुचि रखते हैं तो यह महत्वपूर्ण है। वाक्यांश जैसे "सहयोग करने में खुशी", "आपके ध्यान के लिए धन्यवाद", "परेशानी के लिए खेद है", "हमें आपको देखकर खुशी होगी", "क्या आप हमें कंपनी रखेंगे" और अन्य। अंतिम दो, वैसे, एक व्यावसायिक पत्र की तुलना में कॉर्पोरेट समारोहों के निमंत्रणों का अधिक उल्लेख करते हैं।

हमेशा, सम्मान के संकेत के रूप में, "कृपया", "धन्यवाद", "दयालु बनें", और इसी तरह, जहां उपयुक्त हो, वाक्यांशों को जोड़ें।

व्यावसायिक पत्र लिखने की प्रक्रिया में समान रूप से महत्वपूर्ण व्यक्ति की साक्षरता है। अधिक सटीक रूप से, यदि आप एक पत्र बनाने की प्रक्रिया में कम से कम एक प्राथमिक गलती करते हैं, तो आप कह सकते हैं कि वार्ताकार आपके बारे में आपकी अपेक्षा से पूरी तरह से अलग राय बनाएगा। इसलिए, यथासंभव सही लिखने का प्रयास करें और हर चीज को कई बार जांचें। यदि आप नहीं जानते कि त्रुटियों को कैसे खोजा जाए और उन्हें स्वयं कैसे ठीक किया जाए, तो प्रूफरीडर या विशेष सेवाओं की सेवाओं का उपयोग करें। यह बहुत आसान है, लेकिन यह आपको अपने पाठ में विश्वास करने की अनुमति देगा।

अभ्यास और प्रशिक्षण

वेब पर, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, किसी भी विषय पर तैयार व्यावसायिक पत्रों के कई उदाहरण हैं। हमने उन्हें यहां उनकी संपूर्णता में नहीं डाला, क्योंकि वास्तव में, इस लेख में इतनी बड़ी मात्रा में जानकारी को समायोजित करने के लिए पर्याप्त जगह नहीं है। इसके बजाय, हमने केवल कुछ बुनियादी नियमों और सिद्धांतों को बताने का फैसला किया, जिनसे आपको खुद को परिचित करने का अवसर मिला। हालांकि, यह, निश्चित रूप से, उन सभी कदमों से दूर है जो व्यवसाय लेखन का अध्ययन करने के लिए उठाए जाने चाहिए। वास्तव में, इस क्षेत्र में सबसे महत्वपूर्ण भूमिका व्यावहारिक अनुभव द्वारा निभाई जाती है।
यदि आप तैयार पत्रों के 5-10 उदाहरणों का अध्ययन करते हैं, और हमारे लेख को भी पढ़ते हैं और यहां से कुछ नियम निकालते हैं, तो बहुत जल्द आप अपनी जरूरत के अनुसार पत्र लिखने में सक्षम होंगे। वास्तव में, यह व्यावसायिक पत्राचार के ढांचे में किसी भी पत्र को बनाने के लिए पर्याप्त है।

तैयार उदाहरण

चूंकि, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, बड़ी संख्या में तैयार किए गए उदाहरण हैं, छात्रों और नौसिखिए विशेषज्ञों को इसके आधार पर अपनी खुद की परियोजना का निर्माण करने के लिए किसी और के तैयार काम का उपयोग करने के लिए लुभाया जाता है। मैं यह कहना चाहूंगा कि अभ्यास में इसकी अनुशंसा नहीं की जाती है, जबकि प्रशिक्षण में - कृपया।

अन्य अक्षरों में जो लिखा गया है उसका अध्ययन करने की प्रक्रिया में, आप अपने पत्राचार में जो स्पष्ट करने की आवश्यकता है उसे आसानी से नेविगेट करने में सक्षम होंगे। यह सामान्य है, क्योंकि अनुभव से सीधे सीखना मानव स्वभाव है।

सच है, यदि आपको एक पूर्ण व्यावसायिक पत्र संकलित करने का कार्य प्राप्त होता है, तो पहले उदाहरणों की समीक्षा करने का प्रयास करें और अपने कार्य के लिए सबसे उपयुक्त चुनें। फिर आपको इसे यथासंभव उस स्थिति के अनुकूल बनाने की आवश्यकता है जिसे आपने सामान्य अवधारणा के अनुसार विकसित किया है, लेकिन साथ ही साथ अपनी प्रस्तुति और लेखन की अपनी शैली स्थापित करने के लिए इसे फिर से लिखें। आखिरकार, शायद आप जानकारी को बेहतर तरीके से संप्रेषित करने में सक्षम होंगे, और संचार को अधिक उत्पादक और प्रभावी बना पाएंगे।

जानें और अभ्यास करें! और आप काफी कम समय में अपना खुद का व्यावसायिक पत्र बनाने में सक्षम होंगे!

जब आप पहली बार व्यावसायिक पत्र लिखने बैठते हैं, तो आप शायद भ्रमित महसूस करेंगे। आखिरकार, यह किसी मित्र या रिश्तेदार को संदेश छोड़ने के समान नहीं है। वार्ताकार से कैसे संपर्क करें? इमोटिकॉन्स का उपयोग करना है या नहीं? इन सभी असंख्य क्षेत्रों को कैसे भरें?

आपको क्रम से शुरू करना चाहिए और ईमेल कार्य पत्रों को संभालने के लिए सामान्य नियमों के साथ शुरुआत करना याद रखना चाहिए।

• इंतिहान. यदि व्यावसायिक पत्राचार आपकी गतिविधि का मुख्य क्षेत्र नहीं है, तो आप अपना मेल दो बार देख सकते हैं - सुबह में, जब आप काम पर आते हैं, और दोपहर में। यदि ग्राहकों और व्यावसायिक भागीदारों के साथ संचार आपकी दैनिक गतिविधियों का हिस्सा है, तो एक ईमेल क्लाइंट स्थापित करना आसान होगा जो डेस्कटॉप पर पत्रों की सूचनाएं प्रदर्शित करेगा।
• जवाब. अस्पष्ट शिष्टाचार के लिए आवश्यक है कि पत्र का उत्तर जितनी जल्दी हो सके लिखा जाए, इसलिए पत्रों को केवल तभी अनदेखा किया जा सकता है जब कोई ऐसा मामला हो जो व्याकुलता को सहन नहीं करता हो। आधिकारिक नियम कहते हैं कि यदि कोई पत्र डाक से आया है तो उसका उत्तर दस दिनों के भीतर और फैक्स से आने पर दो दिन के भीतर दिया जाना चाहिए।
• भंडारण. आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि ईमेल स्पैम फ़ोल्डर में समाप्त न हों। इसके अलावा, उन्हें हटाया नहीं जा सकता है: अन्यथा, संघर्ष की स्थिति में, केवल पत्राचार की ओर मुड़ना और यह देखना संभव नहीं होगा कि कौन सही है।
• प्रयोग. आप कंपनी के ईमेल पते का उपयोग केवल उसकी ओर से पत्राचार करके ही कर सकते हैं। यदि किसी कारण से पत्राचार के लिए व्यक्तिगत ई-मेल का उपयोग करना आवश्यक है, तो आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि यह आधिकारिक दिखता है और इसमें अश्लील या अश्लील शब्द नहीं हैं।
  हमने भंडारण का पता लगा लिया, प्रतिक्रिया समय और किस ई-मेल का उपयोग करना है, इसका पता लगा लिया। यह सब याद रखना आसान है और आप अगले चरण पर जा सकते हैं: यहां एक व्यावसायिक पत्र आता है। इसका उत्तर कैसे दें ताकि वार्ताकार को नाराज न करें?
• सही ढंग से. "हाय, वास्या, मुझे आपका पत्र मिला और अब मैंने सोचा ..." जैसे पत्र व्यक्तिगत पत्राचार के लिए छोड़ दिए जाने चाहिए। व्यावसायिक पत्राचार करने के लिए शुद्धता और शिष्टाचार की आवश्यकता होती है। आप शब्दजाल, अभिव्यंजक, अशिष्ट भावों का उपयोग नहीं कर सकते। आप इमोटिकॉन्स नहीं लगा सकते, भले ही आप कई वर्षों से वार्ताकार के साथ काम कर रहे हों। आप "आप" की ओर नहीं मुड़ सकते और परिचित हो सकते हैं - पत्र विनम्र और सूखा होना चाहिए।
• सुयोग्य. साक्षरता सांस्कृतिक विकास, बौद्धिक स्तर, कंपनी की प्रतिष्ठा बनाए रखने और शैली में पत्र लिखने का एक संकेतक है। यदि आपकी रूसी लिखित भाषा खराब है - जो सामान्य है और शर्म का कारण नहीं है - व्याकरण, वर्तनी, विराम चिह्न की जांच के लिए विशेष सेवाओं का उपयोग करें।
• पर्याप्त रूप से. यहां तक ​​​​कि सबसे सक्षम और सही उत्तर भी बर्बाद हो सकता है यदि वार्ताकार बस यह नहीं समझता है कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं। इसलिए, किसी को या तो पेशेवर शब्दों से बचना चाहिए, या उनकी डिकोडिंग देनी चाहिए। इसके अलावा, आपको बहुत जटिल या बहुत सामान्य शब्दों का उपयोग नहीं करना चाहिए जो वार्ताकार को भ्रमित कर सकते हैं। और, ज़ाहिर है, आप उन शब्दों को सम्मिलित नहीं कर सकते जिनका अर्थ आपको संदेह का कारण बनता है।
• तार्किक. यदि आप उत्तर नहीं जानते हैं - वार्ताकार को प्रतीक्षा करने, पता लगाने और एक और पत्र लिखने के लिए कहें। यदि ज्ञात हो, तो जांच लें कि पत्र में लगातार, तार्किक और स्पष्ट रूप से कहा गया है, और उसके बाद ही इसे भेजें।
• सुन्दर है. डिजाइन सामग्री की तरह ही महत्वपूर्ण है। आपको अनुच्छेदों का उपयोग करना चाहिए, प्रश्न को उद्धृत करना चाहिए, और उसके बाद ही उत्तर देना चाहिए, क्रमांकित और बुलेटेड सूचियों का उपयोग करना चाहिए।

आने वाले पत्र का जवाब देने के लिए, इसे सक्षम, सही, पर्याप्त और तार्किक रूप से करना पर्याप्त है। लेकिन पहले पत्र कैसे लिखें?

सबसे पहले, आपको इसे सही ढंग से प्रारूपित करने की आवश्यकता है:

• विषय . किसी ई-मेल के मुख्य भाग में "विषय" फ़ील्ड को नज़रअंदाज़ नहीं किया जाना चाहिए, क्योंकि इसे पढ़कर ही वार्ताकार को यह पता चलेगा कि उसे क्या चाहिए। आदर्श रूप से, यह इस तरह दिखना चाहिए: "उद्यम का नाम, समस्या का सार" - "ओजेएससी "रोमाश्का"। कांच की आपूर्ति.
• हस्ताक्षर . अधिकांश मेल सेवाएं आपको एक स्वचालित हस्ताक्षर स्थापित करने की अनुमति देती हैं, जिसमें शामिल होना चाहिए: "नाम, स्थिति, कंपनी" - "मकारोवा आई.वी., जेएससी रोमाश्का के मुख्य लेखाकार"। यह फ़ॉर्म प्राप्तकर्ता को आसानी से यह पता लगाने की अनुमति देगा कि वह किसे संबोधित कर रहा है और अपना उत्तर कैसे शुरू करना है।
• अभिवादन . अभिवादन परिचित नहीं होना चाहिए - नहीं "हैलो", "दिन का अच्छा समय", "अलोहा" और इसी तरह के अन्य विकल्प। एक तटस्थ "हैलो" या "शुभ दोपहर" सबसे अच्छा होगा।
• निवेदन . नाम से अपील - "अन्या" - पूर्ण के बजाय - "अन्ना दिमित्रिग्ना" परिचित लग रही है और पत्र की पूरी छाप खराब कर सकती है। इसलिए, नाम और मध्य नाम से पता चुनना बेहतर है।
• लंबाई . जो अक्षर बहुत लंबे होते हैं उन्हें पढ़ना मुश्किल होता है। इसलिए, पाठ संपादक के मानक पृष्ठ में फिट होने वाले वॉल्यूम को इष्टतम माना जाता है।

अक्षरों, उत्तरों और नए अक्षरों के साथ काम करने के सामान्य नियम - यह सब लिखना सीखना आसान है। लेकिन कुछ और बातें याद रखने योग्य हैं:

• विषय . पत्र में वह कारण होना चाहिए जिसके लिए इसे लिखा गया था, इसका एक सुसंगत विवरण और केवल प्रश्नों और सुझावों के बाद।
• महत्त्व . अधिकांश मेल सेवाओं में एक "महत्वपूर्ण!" चेकबॉक्स होता है जिसे आप लिखते समय चिह्नित कर सकते हैं। फिर प्राप्तकर्ता के फ़ोल्डर में ऐसा पत्र हाइलाइट किया जाएगा।

जरूरी!आप इस तरह से ध्वज का उपयोग नहीं कर सकते हैं - अन्यथा एक बहुत ही जरूरी पत्र बिना सोचे-समझे चुने गए लोगों की बहुतायत में डूब जाएगा।

• संवाद का अंत . अव्यक्त शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, जिसने इसे शुरू किया वह पत्राचार समाप्त कर देता है।
• समय। कार्य दिवस के अंत में और शुक्रवार की दोपहर में पत्र भेजना न केवल खराब रूप है, बल्कि एक निराशाजनक उपक्रम भी है - वैसे ही, उत्तर केवल अगली सुबह या सोमवार को भी आएगा।
• शील . आगामी छुट्टी पर बधाई। आपके उत्तर के लिए धन्यवाद। यदि किसी अत्यावश्यक पत्र का तुरंत उत्तर देना संभव नहीं है, तो प्राप्तकर्ता को इसकी सूचना दी जानी चाहिए।
• निवेश . किसी भी अनुलग्नक को एक संग्रह में पैक किया जाना चाहिए और प्राप्तकर्ता को इसके बारे में पत्र के मुख्य भाग में अलग से सूचित किया जाना चाहिए।

जरूरी!इलेक्ट्रॉनिक व्यापार पत्राचार के नियमों को वार्ताकार को चौकस रहने की आवश्यकता है - आपको उसे बोलने, प्रश्न पूछने, अल्टीमेटम रूप में कुछ भी मांगने की आवश्यकता नहीं है।

ईमेल के प्रकार

पत्र कहां जा रहा है, इसके आधार पर पत्राचार को नियंत्रित करने वाले नियम थोड़े भिन्न हो सकते हैं।

• आंतरिक पत्राचारतात्पर्य यह है कि उसी दिन पत्रों का जवाब देना वांछनीय है ताकि किसी के अपने उद्यम के काम को न रोका जा सके, और यह भी कि पत्र का स्वर अन्य मामलों की तुलना में कुछ अधिक परिचित हो सकता है।

जरूरी!आंतरिक पत्राचार के लिए एक एकल टेम्पलेट विकसित करना एक अच्छा विचार होगा, जिसके अनुसार कर्मचारी संरचना पर अपना सिर तोड़े बिना, जल्दी से पत्र लिख सकते हैं।

• बाहरी पत्राचारऔपचारिकता की एक बड़ी डिग्री, साथ ही पेशेवर कठबोली को फ़िल्टर करने की आवश्यकता का तात्पर्य है - अक्सर किसी अन्य कंपनी के एक वार्ताकार को विशिष्ट शब्दों को समझ में नहीं आता है।
• अंतर्राष्ट्रीय पत्राचारइसका तात्पर्य अधिक औपचारिकता से है, साथ ही समय क्षेत्र को ध्यान में रखने की आवश्यकता है। इसलिए, सुबह न्यूयॉर्क को एक पत्र भेजना और निकट भविष्य में उत्तर आने की प्रतीक्षा करना, चिंता करना और जल्दबाजी करना, इसके लायक नहीं है - आखिरकार, जिस कर्मचारी को पत्र का जवाब देना चाहिए, वह अभी भी बिस्तर पर बैठे हुए है।

हालांकि, कोई बड़ा अंतर नहीं है। विनम्रता, साक्षरता और अनुरोध को स्पष्ट रूप से तैयार करने की क्षमता को हर जगह महत्व दिया जाता है।

बिजनेस लेटर कैसे लिखें

दस्तावेज़ तैयार करने के लिए, उपयोग करें माइक्रोसॉफ्ट वर्डऔर निम्नलिखित नियम:

• संगठन का लेटरहेड;
• टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट;
• विस्तृत मार्जिन;
• आकार 12-14 पी।;
• लाइन रिक्ति - 1-2 पी .;
• पत्र के पृष्ठ क्रमांक नीचे दाईं ओर लिखें।

यदि यह एक अंतरराष्ट्रीय पत्राचार है, तो पत्र प्राप्तकर्ता की भाषा में लिखा जाता है।

एक व्यावसायिक पत्र की संरचना:

1. निवेदन;
2. प्रस्तावना;
3. मुख्य पाठ;
4. निष्कर्ष;
5. हस्ताक्षर;
6. अनुबंध।

याद रखने के लिए और क्या महत्वपूर्ण है:

• वार्ताकार को "आप" का संदर्भ लें।
• यदि आप किसी आने वाले पत्र का उत्तर लिख रहे हैं, तो उसके बारे में शुरुआत में ही एक नोट बना लें, उदाहरण के लिए: "आपकी अपील के लिए, दिनांक 01/01/2020..."
• यदि पत्र आक्रामकता के साथ प्राप्त किया गया था, तो एक प्रतिद्वंद्वी की तरह मत बनो और पत्राचार में आक्रामक, विनती करने वाले भाव और एक व्यवस्थित स्वर का प्रयोग न करें।
• प्रत्येक नए विचार को एक नई पंक्ति पर लिखें, ताकि जानकारी बेहतर समझी जा सके। लंबे पैराग्राफ न बनाएं। अधिकतम 5-7 वाक्य।
• Caps Lock (कैपिटल लेटर्स) में लिखे शब्दों से बचें - ऐसे टेक्स्ट को खतरे के रूप में माना जाता है।
• प्रेषक की संपर्क जानकारी और पत्र भेजे जाने की तारीख को शामिल करना न भूलें।
• व्यावसायिक पत्राचार में इमोटिकॉन्स और उद्धरण चिह्नों का प्रयोग न करें।
• विदेशी शब्दों का प्रयोग न करें, रूसी पर्यायवाची चुनें।
• एक फॉन्ट में लिखें। रंगीन टेक्स्ट और अत्यधिक अंडरलाइनिंग, बोल्ड हाइलाइट्स आदि का प्रयोग न करें।
• वार्ताकार के साथ विनम्र रहें और संचार में खुले रहें। उसकी राय स्पष्ट करें और पूछें कि वह इसके बारे में क्या सोचता है। सहानुभूति और सम्मान दिखाएं।
• देखें कि आपका प्रतिद्वंद्वी कैसे प्रतिक्रिया देता है।

मानक वाक्यांश जिनका उपयोग किया जा सकता है

हर बार यह न सोचने के लिए कि विचारों को किस रूप में रखा जाए, आप व्यावसायिक पत्राचार के लिए अपनाए गए मानक वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं:

• निवेदन। "नमस्कार, प्रिय इगोर पेट्रोविच"- यदि आप प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से जानते हैं। "नमस्कार, श्री स्मिरनोव"- अगर आप उसे अपने जीवन में पहली बार लिखते हैं। सेना को आमतौर पर कहा जाता है "नमस्कार, कॉमरेड कर्नल स्मिरनोव".
• सूचना।मानक वाक्यांश उदाहरण: "हमने तुम्हें बताया कि...". इसे बदला जा सकता है "कृपया सूचित हों", "आपको बताएं", "आपको बताएं".
• व्याख्या. प्राप्तकर्ता को शुरुआत में ही पत्र के उद्देश्य के बारे में बताने के लिए, आप निर्माणों का उपयोग कर सकते हैं: "आपके अनुरोध के जवाब में ...", "काम करने के लिए ...", "सहायता प्रदान करने के लिए ...", "आपकी इच्छा के अनुसार ...".
• अनुरोध. पत्र में पूछें सूत्र के अनुसार होना चाहिए "हम आपसे पूछते हैं…".
• प्रस्ताव. "हम आपको पेशकश कर सकते हैं ...", "हम आपको सलाह देते हैं ...".
• पुष्टि। "हम पुष्टि करते हैं ...", "हमें प्राप्त हुआ है ...".
• इनकार. "आपका प्रस्ताव अस्वीकार कर दिया गया है ...", "नीचे वर्णित कारणों से, हम सहमत नहीं हो सकते ...", "आपके प्रस्ताव पर विचार किया गया है और गैर-रचनात्मक पाया गया है".

औपचारिकता व्यावसायिक पत्राचार का सबसे अच्छा साथी है, लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि आधिकारिक वाक्यांशों के पीछे अर्थ न खो जाए। एक व्यावसायिक पत्र का एक अच्छा उदाहरण इस तरह दिखेगा।