Що робити за нестачі при інвентаризації. Виявлення недостачі при інвентаризації - складання опису та проводок Надлишки вийшли в нестачу що робити

Недолік при інвентаризації, виявлений при порівнянні фактичних даних з обліковими показниками, повинен бути розслідований у порядку, встановленому законодавством.

Як виявляється недостача під час проведення інвентаризації

Інвентаризація - це виявлення відповідності фактичної наявності товарно-матеріальних та фінансових цінностей з даними бухгалтерського обліку. Інвентаризація може бути як планової, так і позапланової.

Перевірку наявності матеріальних цінностей проводять у таких випадках:

Планова перевірка працівника, якого покладено відповідальність за збереження цінностей.
Передача цінностей та коштів іншій особі.

Для інвентаризації створюється спеціальна комісія, вона затверджується наказом. Комісія може затверджуватись при кожній інвентаризації, а може бути створена у постійному складі на рік (або більший період). Наприклад, комісія для інвентаризації складу чи комісія для інвентаризації каси.

Інвентаризація проводиться у такому порядку:

Встановлюється дата роботи комісії.
Відповідальний працівник (якого перевірятимуть) упорядковує документи та сортує цінності за найменуваннями та артикулами.
Комісія отримує в бухгалтерії документи, які містять інформацію не лише щодо залишків, а й щодо руху цінностей.
Комісія перевіряє фактичну наявність усіх наявних цінностей шляхом перерахунку та перемірювання всіх цінностей, що перебувають у матеріально-відповідальної особи.
Під час перевірки складається інвентаризаційна відомість, куди вноситься найменування матеріалу та його фактичне кількість.
По завершенню інвентаризації виводиться підсумковий залишок, виражений найчастіше у грошах. Якщо він не збігається з тим, що відображено в документах обліку, складається звіряльна відомість, і виявляються позиції, за якими є недостача, або надлишки.

Після цього складається звіт про проведену інвентаризацію та відправляється до керівника. До звіту додаються усі документи.

На звіті керівник ставить резолюцію щодо проведення службового розслідування.

Наші юристи знають відповідь на ваше запитання

або по телефону:

Що робити бухгалтеру у разі виявлення недостачі під час інвентаризації регулюється Наказом № 49 від 13.06.1995 р., яким затверджуються Методичні рекомендації щодо проведення інвентаризацій у різних галузях виробництва.

Для того щоб визначити фактичну нестачу по кожній позиції складається порівнювальна відомість. Її можна зробити такими способами:

Використовувати уніфіковану форму, яка додається до вищезазначених рекомендацій.
Розробити свою окрему форму, з урахуванням усіх особливостей та потреб підприємства.
Використовувати форму, що поєднує в собі інвентаризаційний опис та порівнювальну відомість. Це найбільш зручна форма, оскільки при її використанні виявити нестачу можна вже під час перевірки, а не після підбиття підсумкових результатів.

При складанні звіряльних відомостей необхідно дотримуватися наступних правил:

В окремо складеної звірювальної відомості відображаються лише розбіжності фактичної наявності з бухгалтерським обліком.
Проставляється не лише кількість, але вартість товару та цінностей.
Вартість визначається згідно з документами обліку.
Для цінностей, що не належать компанії, а передані їй на зберігання або для роботи складається окремий опис.
На кошти також складають окремий документ.

Після складання порівнювальної відомості виводиться загальний результат недостачі, виражений у фінансовій сумі.

Причини нестачі

Нестача матеріальних цінностей може утворюватися з таких причин:

Зловмисні наміри чи події з необережності, вчинені матеріально-відповідальним лицом.
Несанкціоноване проникнення у місце зберігання матеріальних цінностей (розкрадання, крадіжка).
Природний спад у результаті усушки, утруски і т.д. Така недостача може бути в межах встановлених норм, а може перевищувати їх залежно від умов зберігання та експлуатації.
Наявність помилки у документах обліку (оприбутковані в повному обсязі накладні, списані в повному обсязі необхідні позиції тощо.).

Подальші дії роботодавця при виявленні недостачі безпосередньо залежать від причин, що її спричинили.

Що робити роботодавцю з нестачею

При виявленні недостачі у роботодавця є кілька варіантів врегулювання недостачі, що утворилася, і приведення її відповідно до даних бухобліку:

Списання повної чи часткової недостачі відповідно до встановлених норм природних втрат. Дані норми можна застосовувати лише в тому випадку, якщо нестача є насправді. При списанні суми недостачі відносять витрати виробництва.
Стягнення відсутні сум з винної особи.
Комбінований метод. Роботодавець може розрахувати спад за прийнятими нормами, а величину, недостачі, що її перевищує, відносить на матеріально-відповідальну особу.

Стягнення великих сум з винної особи провадиться у порядку, строго визначеному законом і не завжди можливе у повному обсязі.

Розслідування недостачі

При виявленні недостачі розслідування необхідно провести у будь-якому випадку, незалежно від причин та суми

Перше, що робить комісія, під час розслідування це запитує пояснення у винної особи.

Пояснення пишуться у вільній формі. Вони будуть містити такі реквізити та дані:

ПІБ та посада роботодавця, на ім'я якого і пишуться пояснення.
ПІБ та посада працівника, що дає пояснення.
Послідовний та докладний виклад причин, виявленої недостачі.
Дата та підпис.

Крім цього, працівник має право ознайомитися з усіма документами, складеними комісією, яка проводила інвентаризацію.

Для пояснень за фактом недостачі використовується термін, передбачений у ТК РФ всім випадків службових розслідувань. Він складає два дні.

Термін починає текти наступного дня після того, як у працівника запитано пояснення.

Для того, щоб працівник згодом не міг сказати, що у нього не запитували пояснення, а відповідно порушили процедуру розслідування, потрібно робити це письмово і вручати працівникові під розпис. Якщо він відмовляється взяти вимоги про надання пояснень, а відповідно і розписатися в цьому, то в присутності комісії йому зачитують документ уголос і складають акт про відмову отримати вимогу.

Упорядкування цього акта не можна прирівнювати до відмови від надання пояснень, працівникові однаково необхідно дати два дні.

Керівництво розглядає пояснювальну працівника та всі надані факти та приймає рішення про ступінь винності працівника, а також про те, що робити із сумами недостачі.

Потім оформляється наказ, що містить інформацію про результати розслідування, причини недостачі та способи її відшкодування (списання).

Також у разі, коли у недостачі винен працівник, відповідальний за збереження цінностей йому може бути винесено дисциплінарне стягнення.

Краще це зробити окремим наказом, особливо якщо результатом виявлення недостачі стала втрата довіри до матеріально-відповідальної особи та її звільнення.

Наказ складається у вільній формі, на фірмовому бланку організації. Він має містити всі реквізити розпорядчого документа:

Найменування організації, у якій його було видано.
Дата та номер документа.
Вступну частину (преамбулу), у якій викладаються виявлені недоліки та його чинники.
Змістовну частину, де віддаються розпорядження про покарання винних осіб та усунення виявлених недоліків, у разі порядок відшкодування недостачі.
Підпис керівника.

Друк організації на наказі не передбачено.

Із виданим наказом необхідно ознайомити працівника протягом трьох днів.

Порядок утримання нестачі з працівника

Порядок утримання нестачі тих матеріальних цінностей регулюється трудовим законодавством, зокрема статтею 248 ТК РФ.

Роботодавець має право утримати виявлену нестачу за допомогою виданого наказу, лише за дотримання таких умов:

Сума недостачі, яку роботодавець має намір утримати з працівника, не повинна перевищувати середньомісячного заробітку.
Працівник погоджується внести цю суму добровільно.
Наказ про стягнення недостачі видано не пізніше місяця від дня її виявлення.

Якщо не дотримано хоча б однієї з цих вимог, стягнути нестачу можна буде лише у судовому порядку. У разі якщо роботодавець нехтує зазначеними правилами та вирахує необхідну суму з працівника без його згоди, його дії можуть бути оскаржені в суді та визнані порушенням законодавства.

Якщо сума, яку роботодавець хоче стягнути з працівника, більша за його один середньомісячний заробіток, тобто два варіанти стягнення:

За допомогою звернення до суду.
Шляхом написання працівником добровільної угоди про відшкодування збитків.

У працівника є можливість виплачувати нестачу частинами або запропонувати в залік необхідної суми будь-яке майно та цінності.

Нестача матеріальних та коштів виявляється шляхом проведення інвентаризації. Роботодавець має право стягнути її з працівника, але перед цим він має провести службове розслідування. Якщо працівник відмовляється відшкодовувати нестачу добровільно, це можна зробити лише у судовому порядку.

У процесі господарської діяльності багато організацій стикаються з недостачами і втратами від псування матеріальних цінностей. Під матеріальними цінностями ми розуміємо таке майно організації, як: основні засоби, матеріали та запаси, готова продукція, товари, кошти та інші матеріальні активи.

Недоліки можуть виникнути у зв'язку зі зловживаннями матеріально відповідальних осіб, розкраданнями, помилками обліку при прийомі та відвантаженні матеріальних цінностей, природним убутком та іншими факторами.

У торгових компаніях часто виникає «пересортиця», що призводить до виникнення надлишків одних товарів та недоліків інших.

Виявлення недостач може відбуватися у процесі заготівлі матеріальних цінностей, їх зберігання, переміщення, продажу, а також під час інвентаризацій.

Слід пам'ятати, що одним із найважливіших завдань ведення бухгалтерського обліку на підприємстві є здійснення контролю за ефективністю використання ресурсів і збереженням майна організації.

Обов'язок раціонального використання ресурсів організації доручається тих співробітників, які працюють із цими ресурсами і несуть них матеріальну відповідальність. При цьому бухгалтерія забезпечує контроль за рухом та споживанням матеріальних цінностей, відповідністю здійснюваних господарських операцій чинному законодавству, своєчасним проведенням інвентаризацій для підтвердження залишків МПЗ та інших матеріальних активів.

Як своєчасно виявити нестачу? Що робити з пересортицею? Чи потрібно включати суми транспортних витрат і мит у вартість товарів, що списуються?

У нашій статті ми постараємося дати відповіді на ці та інші питання, що виникають у зв'язку з особливостями бухгалтерського та податкового обліку недостач та втрат від псування матеріальних цінностей.

Інвентаризація - найкращий друг бухгалтера

Відповідно до ст.12 Федерального закону "Про бухгалтерський облік" від 21.11.96 N 129-ФЗ, а також на підставі п.26 Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності до РФ, затвердженого наказом Мінфіну РФ від 29.07.98 N 34н, для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності організації зобов'язаніпроводити інвентаризацію майна та зобов'язань, у ході якої перевіряються та документально підтверджуються їх наявність, стан та оцінка.

Обов'язкова інвентаризація проводиться у таких випадках:

при передачі майна в оренду, викуп, продаж, а також при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;
перед складанням річної бухгалтерської звітності (крім майна, інвентаризація якого проводилася не раніше ніж 1 жовтня звітного року).
за зміни матеріально відповідальних осіб;
при виявленні фактів розкрадання, зловживання чи псування майна;
за інших випадках, передбачених законодавством РФ.

За винятком обов'язкових інвентаризацій, організація самостійно встановлює наказом керівника:

Кількість інвентаризацій у звітному році;
дати проведення інвентаризацій;
Перелік майна, що перевіряється, та зобов'язань тощо.

Виявлені у процесі інвентаризації надлишки відносяться на фінансові результати у сумі ринкової вартості виявленого майна.

Якщо в процесі інвентаризації було виявлено недостачі, то сума недостач відноситься:

витрати виробництва чи звернення - не більше норм природних втрат (див. Додаток 1);
за рахунок винних осіб - понад норми природних втрат;
до інших витрат організації - у випадках, якщо винних осіб не встановлено або суд відмовив у стягненні з них збитків.

Дані про фактичну наявність ТМЦ вносяться до інвентаризаційного опису ТМЦ за формою ІНВ-3.

Відхилення, виявлені під час проведення інвентаризації між даними бухгалтерського обліку та фактичним наявністю цінностей, відбиваються у звірчій відомості ИНВ-19.

У графах 12-17 цієї відомості відображаються відомості, скориговані через виявлення помилок в обліку ТМЦ.

У графах 18-23 потрібно відобразити відомості про недостачі, що перекриваються надлишками у зв'язку з пересортицею.

Зверніть увагу:відповідно до п.5.3Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, затверджених Наказом Мінфіну від 13.06.1995р. №49, взаємний залік надлишків та недостач в результаті пересортиці може бути допущений тільки як виключенняза один і той же період, що перевіряється, в однієї і тієї ж особи, що перевіряється, щодо ТМЦ одного і того ж найменування і в тотожних кількостях.

У графах 24-26 ІНВ-19 відображаються підсумкові дані щодо надлишок. У графах 27-32 - підсумкові дані щодо недостач.

Підсумкові дані щодо проведеної інвентаризації відображаються у відомості ІНВ-26 «Результати відомості обліку результатів, виявлених інвентаризацією».

Порядок документального оформлення списання недостач та надлишків

Списання недостач та збитків від псування цінностей має бути обґрунтованим та підтверджуватись відповідними документами.

Порядок списання збитків від недостач у межах норм природних втрат необхідно затвердити обліковою політикою підприємства.

Природний спад можна списати лише після проведення інвентаризації на основі відповідного розрахунку. Розрахунок складається бухгалтерією за участю матеріально відповідальних осіб. Після складання розрахунок перевіряється членами інвентаризаційної комісії, та був затверджується керівником організації.

Зверніть увагу:норми природних втрат не застосовуютьсядо штучних товарів, а також до товарів, що надходять до торговельної організації у фасованому вигляді.

Нестача товарів у межах норм природних втрат, виявлена під час проведення інвентаризації, списується з матеріально відповідальної особи.

Зверніть увагу:Списання товарнихвтрат оформляється актами уніфікованихформ ТОРГ-6(завіса тари),ТОРГ-7(Журнал реєстрації ТМЦ, що вимагають завісу тари),ТОРГ-15(псування, бій, брухт ТМЦ),ТОРГ-16(списання товарів),ТОРГ-20(Підробка, підсортування, перетарювання товарів),ТОРГ-21(перебирання плодоовочевої продукції).

Якщо сума недостачі перевищуєнорми природних втрат, необхідно проведення службового розслідування з метою визначити наявність чи відсутність осіб, винних у недостачі. Таке розслідування може бути проведене інвентаризаційною комісією.

Обґрунтоване рішення про списання недостачі понад норми природного убутку у витрати, або про віднесення її на винних осіб приймається керівником.

Документом, яким можна підтвердити відсутність винних осіб, може бути, наприклад, виправдувальний вирок суду, ухвала про зупинення кримінальної справи тощо.

Бухгалтерський облік надлишків

З метою бухгалтерського обліку, виявлені організацією надлишки враховуються у складі інших доходів.

Вартість надлишків визначається на дату проведення інвентаризації та має бути підтверджена документально або експертним шляхом.

При оприбуткуванні виявлених надлишків на підставі даних, відображених в інвентаризаційних відомостях, складається бухгалтерська довідка, що містить такі проводки:

Дт рахунку обліку ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт рахунка 91.1 "Інші доходи" -оприбутковано надлишки ТМЦ, виявлені під час проведення інвентаризації.

Виявлені при інвентаризації надлишки можуть використовуватись організацією у подальшій господарській діяльності.

У разі, якщо надалі надлишки списуються у виробництво, вартість за якою вони були оприбутковані, відображається за дебетом рахунків обліку витрат.

Наприклад: Дебет рахунки 20 10 "Матеріали".

При реалізації надлишків МПЗ їх вартість враховується у складі інших витрат:

Дебет рахунки 91.2 10 "Матеріали".

При реалізації надлишків товарів вартість відноситься на собівартість проданих товарів:

Дебет рахунки 90.2 «Собівартість продажів» Кредит рахунки 41 "Товари".

Зверніть увагу:оприбутковані надлишки у вигляді основних засобів амортизуються в загальному порядку з 1 числа місяця, наступного за місяцем прийняття об'єкта до бухгалтерського обліку

Бухгалтерський облік недостач

Виявлені недостачі відбиваються у бухгалтерському обліку на дату проведення інвентаризації.

При виявленні недостачі бухгалтером складається довідка-розрахунок на суму виявленої недостачі з наступними проводками:

Дебет рахунки 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей» Кредит рахунків обліку ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50)- Відображено суму виявленої недостачі .

Якщо сума недостачі вбирається у норм природних втрат, витрати з ній враховуються у складі витрат виробництва та обращения. Наприклад:

Дебет рахунки 20 «Основне виробництво» Кредит рахунка 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей»- Списана недостача в межах норм природних втрат.

Якщо сума недостачі стягується з винних осіб (у тому числі понад норми природних втрат), робляться проводки:

Дебет рахунки 73 «Розрахунки з персоналом з інших операцій» Кредит рахунки 94 списано нестачу за рахунок винної особи.

У випадках, якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні з них збитків, а також у разі виникнення нестачі через форс-мажорні обставини, витрати на нестачу відносяться до інших витрат організації.

Наприклад:

Дебет рахунки 91.2 «Інші витрати» Кредит рахунки 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей» -списано недостачу, що виникла внаслідок форс-мажорних обставин.

Відповідно до п.5.2 Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, при оформленні списання недостач та псування понад норми природних втрат, підприємства повиннімати такі документи:

рішення слідчих чи судових органів, що підтверджують відсутність винних осіб;
абовідмова на стягнення збитків із винних осіб;
абовисновок про факт псування цінностей, отриманий від відділу технічного контролю або відповідних спеціалізованих організацій (інспекцій з якості та ін.).

Зверніть увагу:відповідно до п.58 методичних вказівок з бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів, недостачі та псування матеріалів обліковуються за фактичноюсобівартості, до якої включається вартість відсутніх та зіпсованих матеріалів, мита та збори та сума транспортно-заготівельних витрат у частці, що відноситься до відсутніх та зіпсованих матеріалів/

Податковий облік надлишків

Надлишки, виявлені внаслідок інвентаризації, підлягають визнанню у складі доходів організації.

Відповідно до п.20 ст.250 НК РФ, позареалізаційними доходами платника податків визнаються доходи як вартості надлишків МПЗ та іншого майна, які виявлено результаті інвентаризації.

Оцінка доходів отриманого безоплатно майна здійснюється виходячи з ринкових цін (без урахування ПДВ і акцизів), що визначаються з урахуванням положень ст.40 НК РФ, але не нижче залишкової вартості - за майном, що амортизується, і не нижче витрат на виробництво або придбання - з іншого майна. Інформація про ціни має бути підтверджена документально чи шляхом проведення незалежної оцінки (п.8 ст.250 Податкового кодексу).

Такий підхід до оцінки надлишків було викладено у листі Мінфіну від 20.05.2010р. №03-03-06/1/338.

При цьому як ринкова ціна, можна використовувати ціну придбання аналогічних товарів у тому ж періоді, в якому проводилася інвентаризація. Така позиція платника податків не викличе заперечень Мінфіну (лист Мінфіну від 12.08.2011р. №03-03-06/1/478).

Податковий кодекс не містить вказівок з обліку пересортиці та можливості перекриття недостач надлишками у зв'язку з нею. Відповідно, оскільки порядок проведення інвентаризацій податковим законодавством не регулюється, з метою обчислення прибуток потрібно використовувати бухгалтерські правила.

Таку позицію було висловлено у Постанові Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 24.11.2008р. №09АП-14267/2008-АК у справі N А40-32554/08-129-101.

Якщо користуватися бухгалтерськими правилами, то при оподаткуванні прибутку до складу доходів організації потрапить різниця між надлишками та недостачами при пересортиці.

Зверніть увагу:використання вищезазначеного підходу відображення результатів інвентаризації при пересортиці може не зустріти схвалення у податкових органів. У цьому випадку свою позицію платнику податків доведеться обстоювати в суді.

Надлишки у вигляді основних засобів, з метою податкового обліку, визнаються майном, що амортизується. Початковою вартістю такого майна буде ринкова вартість даного об'єкта, відображена у складі позареалізаційних доходів.

Амортизація за такими об'єктами нараховується в загальновстановленому порядку з 1 числа місяця, наступного за місяцем, у якому об'єкт введено в експлуатацію.

У цьому платник податків неспроможна скористатися правом на амортизаційну премію відповідно до п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у нього відсутні витрати у вигляді капітальних вкладень на створення та придбання такого об'єкта. Такої позиції дотримується Мінфін у своєму листі від 29.12.2009р. №03-03-06/1/829.

Податковий облік недостач

Виявлені недостачі відображаються у податковому обліку відповідно до положень Податкового кодексу.

Якщо виявлені недостачі не перевищуютьнорм природних втрат, то відповідно до пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, до матеріальних витрат з метою оподаткування прирівнюються втрати від недостачі та (або) псування при зберіганні та транспортуванні матеріально-виробничих запасів у межах нормприродних втрат, затверджених у порядку, встановлений Урядом РФ (див. Додаток 1).

Зверніть увагу:положеннямиНКРФ не передбаченовіднесення до матеріальних витрат втрат від недостачі та (або) псування при зберіганні та транспортуванні ТМЦ у межах норм природних втрат, визначених у порядку, встановленому локальними актами платника податків(лист УФНС від 30.07.2010р. №16-15/080278@).

Якщо суми виявлених недостач стягуються з винних осіб, то в організації виникає позареалізаційний дохід відповідно до п.3 ст.250 НК РФ.

Такий дохід визнається в момент визнання співробітником своєї провини або в момент набрання чинності рішенням суду відповідно до пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.

При цьому в Податковому кодексі відсутні прямі вказівки, чи враховується сума такої нестачі у складі витрат, що зменшують оподатковуваний прибуток. Проте сама сума недостачі зменшує економічні вигоди підприємства і за своєю суттю є витратою.

Відповідно до п.1 ст.252 НК РФ, платник податків зменшує отримані доходи у сумі вироблених витрат, якщо вони виправдані і документально підтверджені.

Документами, що підтверджують витрати організації у зв'язку з нестачею, можуть бути:

інвентарні відомості;
акти, що підтверджують нестачу;
висновок комісії, яка розслідує нестачу;
пояснювальна записка працівника.

Зібравши всі необхідні документи, суму недостачі можна повністю врахувати у складі витрат. Така позиція підтверджується листом Мінфіну від 17.04.2007р. №03-03-06/1/245.

У разі виникнення нестачі через форс-мажорні обставини, за відсутності винних осіб або при відмові суду у стягненні збитків, витрати на нестачу враховуються у складі позареалізаційних витрат організації.

Відповідно до пп.5 п.2 ст.265 Податкового кодексу, до позареалізаційних витрат прирівнюються збитки, отримані платником податків у звітному (податковому) періоді, у тому числі - у вигляді нестачі МЦ у виробництві та на складах, на підприємствах торгівлі у разі відсутності винних осіб, і навіть збитки від розкрадань, винуватці яких встановлено. У цих випадках факт відсутності винних осіб має бути документально підтвердженийуповноваженим органом державної влади.

У своєму листі від 27.08.2010р. №03-03-06/4/81 Мінфін підтвердив, що при документальному підтвердженні (відповідно до пп.5 п.2 ст.265 ПК РФ) факту відсутностівинних осіб уповноваженим органом державної влади, з метою обчислення податку на прибуток, платник податків можезменшити отримані доходи у сумі позареалізаційних витрат як збитків від розкрадань.

За відсутності документального підтвердження відсутності винних осіб витрати у вигляді недостач не враховуються у складі витрат з метою податкового обліку.

Зверніть увагу:транспортні витрати, мита та збори в частині, що припадає на нестачу товару понад норми природних втрат, не враховуютьсяз метою оподаткування прибутку, оскільки задовольняють вимогам п. 1 ст. 252 НК РФ, як і брак товару (див. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Листи Мінфіну Росії від 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).

Основні цілі інвентаризації - виявлення та усунення розбіжностей між обліковою та фактичною наявністю товару по всіх номенклатурних позиціях. Про це сказано у законі «Про бухгалтерський облік» № 129-ФЗ та Методичні вказівки щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань № 49. Для того щоб бухгалтер міг коректно відобразити результати перевірки, необхідно спланувати її проведення. Директор видає відповідний наказ, а до перерахунку мають бути підготовлені не лише самі склади, а й база даних продукції.

Не проґавте важливий момент: оформлення результатів інвентаризації проводиться одночасно і в складському, і в бухгалтерському обліку. Відповідальним за це призначається комірник, з яким має бути укладено договір про матеріальну відповідальність.

За підсумками проведення інвентаризації складі виявляються всі надлишки і недостачі, що виникли у процесі діяльності фірми. Завдання бухгалтера - відобразити ці дані в обліку. При виявленні розбіжностей необхідно скласти порівнювальну відомість за формою № ІНФ-19. Крім того, потрібно списати втрати в межах норм природних втрат. А недостачі та надлишки вказуються у звірчій відомості відповідно до оцінки у бухгалтерському обліку.

Пошук винного

При виявленні нестачі керівництво компанії має ухвалити рішення про те, за чий рахунок буде списано збитки. Варіантів небагато: якщо у нестачі товару винен співробітник компанії, то збиток підприємства буде покритий із зарплати працівника. Але зважте, що інспектори ретельно перевіряють ці операції. Питання можуть виникнути не лише до оподаткування та обліку утримань, а й до правомірності покарання працівника.

Якщо директор таки вирішить покрити нестачу за рахунок працівника, необхідно врахувати, що є кілька видів матеріальної відповідальності: повна, обмежена чи колективна. Повне відшкодування збитків можливе у кількох випадках:

коли у законодавстві є пряма вказівка на компенсацію за нестачі цінностей, довірених працівнику на підставі договору або разового документа;
коли збитки були заподіяні в алкогольному, наркотичному або токсичному сп'яніння;
коли збитки було завдано через злочинні дії, зафіксовані вироком суду або внаслідок адміністративного правопорушення;
у разі розголошення таємних відомостей чи невиконання працівником своїх посадових обов'язків;
коли повна матеріальна відповідальність встановлюється трудовим договором, який укладено з керівником компанії, його заступником та головбухом.

Якщо з винними співробітниками укладено колективний договір, то товар довіряється всьому персоналу. На цій підставі нестача може бути утримана з групи осіб.

Небезпечний посередник

Але бувають випадки, коли під час проведення розслідування з'ясовується, що недостача виникла не з вини сторони, що приймає або відправляє товар. Адже часто між двома складами чи компаніями є посередник – перевізник. Відповідальність транспортної фірми регулюється главою 40 Цивільного кодексу РФ. Так, у статті 796 ДК РФ сказано, що експедитор несе відповідальність за псування товару, якщо не доведе, що нестача вантажу відбулася внаслідок обставин, які перевізник не міг запобігти та усунення яких від нього не залежало.

У разі втрати товару, що транспортується, його вартість відшкодовується в повному обсязі. Якщо було виявлено лише пошкодження продукції, то сума компенсації має покривати ціну, яку знизилася вартість товару. Крім того, виконавець повертає відправнику кошти, які було перераховано за послугу.

Слід пам'ятати, що про причини незбереження вантажу, складені перевізником, враховуються судом поруч із іншими документами, які можуть бути основою відповідальності перевізника, відправника чи одержувача груза.

Списання у витрати

За відсутності винних осіб суми недостачі, які були враховані на початковому рахунку 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей», списуються в дебет субрахунку 91 «Інші доходи та витрати». Порядок списання наведено у статті 12 федерального закону «Про бухгалтерський облік».

Приклад:

На складі ЗАТ «Технік» сталася пожежа, внаслідок якої було знищено партію комп'ютерної техніки. Провели інвентаризацію, за результатами якої комісія встановила, що зіпсувалася техніка у сумі 60 000 рублів.

Органи пожежної інспекції дали висновок, що спалах відбувся внаслідок удару блискавки, тобто винні особи відсутні.

Бухгалтер підприємства робить такі проводки:

Дебет 94 Кредит 41у сумі 60 000 крб. – вартість згорілої техніки списана за результатами інвентаризації на рахунок недостач;

Дебет 91 (99) Кредит 94– сума недостачі, що виникла внаслідок пожежі, списано витрати компанії.

Не зайвий надлишок

Внаслідок проведення інвентаризації можуть бути виявлені надлишки, які обов'язково потрібно оприбуткувати. Із цим у багатьох бухгалтерів виникають проблеми. Почати потрібно з оцінки товарів за ринковою вартістю на момент виявлення.

Відображається це наступною проводкою:

Дебет 41 Кредит 91.1- Оприбутковано надлишки товарів.

Головне, на що потрібно звернути увагу, – це податковий облік. Справа в тому, що відповідно до пункту 250 ПК, виявлені в результаті інвентаризації надлишки мають бути включені до позареалізаційних доходів компанії. Це означає, що їх необхідно враховувати при розрахунку прибуток. Крім того, відповідно до пункту 2 статті 254 ПК щодо суми матеріальних витрат вартість надлишків, визначається як сума податку на прибуток, обчислена з позареалізаційного доходу. Тобто списати на збитки можна буде не всю ринкову вартість оприбуткованих цінностей, а лише суму податку на прибуток, сплачену у зв'язку зі знайденим запасом.

Можливість пересортиці

При пересортиці надлишки та недостачі повинні збігатися за кількістю, про що вказується у відомості. Документ має бути підписаний керівником складу та передано на затвердження директору. Він, своєю чергою, затверджує правильність формування номенклатурних позицій товару. Після чого відомість передається до бухгалтерії. Але пам'ятайте, що взаємний залік надлишків і нестач в результаті пересортування працівники обліку можуть зробити лише як виняток за один період, що перевіряється, і щодо цінностей одного найменування в рівних кількостях. Про це йдеться в Методичних вказівках щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, затверджених Наказом Мінфіну Росії № 49 від 13 червня 1995 р.

Матеріально відповідальні особи надають докладні пояснення інвентаризаційної комісії про допущену пересортицю. Якщо конкретні винуватці плутанини не встановлені, то сумові різниці розглядаються як недостачі понад норми убутку і списуються у витратах обігу та виробництва.

У висновку зазначимо, що хоч як би довго не затягувався ревізійний процес, головне завдання бухгалтера – приведення облікових даних у відповідність до фактичних показників. І чим точніше буде відображено результати поточної інвентаризації, тим простіше буде розібратися з недостачами та надлишками в майбутньому.

Юлія Лакша, експерт журналу "Розрахунок"

Інвентаризація є ревізією, коли він визначається кількість майна організації на конкретну дату шляхом звірки даних бухгалтерського обліку та фактичних показників. Це метод контролю безпеки матеріальних цінностей і майна.

Цілі та вимоги

У результаті інвентаризаційної перевірки переважуються, перераховуються, вимірюються матеріальні цінності, що є на зберіганні складі; готівка в касі, у зверненні з виробництва та торгівлі.

Інвентаризація також проводиться:

для виявлення об'єктів, що не використовуються, які згодом реалізуються;
з метою виявлення товарів з терміном придатності або зіпсованих;
для перевірки забезпечення збереження матеріальних цінностей та майна.

Перевірка може бути повною або частковою, плановою або раптовою. Але в будь-якому випадку повинні дотримуватися таких вимог:

несподіванка для особи, яка несе матеріальну відповідальність;
призначення комісії щодо перевірки;
фактичний перерахунок цінностей;
регулярність перевірок з обов'язковою участю них осіб, відповідальних за збереження матеріальних цінностей.

Після інвентаризації підбиваються її підсумки, які бувають такими:

кількість майна відповідає фактичній наявності та даним обліку;
виявлено надлишки чи недостачі.

Якщо результаті інвентаризації виявлено недостача, виникає більше складнощів з оформленням документів з її списання. Щоб правильно списати недостачу, необхідно встановити причину її виникнення. Це можуть бути:

витрати виробництва та особливості звернення;
збитки, завдані винними особами;
інші витрати, при освіті яких винні особи були відсутні або довести їхню провину в суді неможливо.

Сума недостачі може списуватися різними способами залежно причини її освіти.

Для підтвердження виробничих витрат та збитків через звернення необхідна наявність відповідної документації (оформлених різних актів недостач та псування), для складання якої може використовуватися стандартна форма або розроблена самостійно.

Порядок інвентаризації

Перед початком інвентаризації її порядок прописують в обліковій політиці із зазначенням:

термінів;
випадків проведення;
складу комісії Зазвичай до складу комісії входять працівники бухгалтерії та інші фахівці, які мають необхідні знання та кваліфікацію. Оскільки за інвентаризації товар як підраховується, а й зважується, обмірюється; також проводиться аналіз фінансових зобов'язань та майна;
типових схем при виявленні недостач чи надлишків.

У наказі, що видається керівником організації, мають бути відомості щодо складу комісії, строку проведення перевірки, видів майна, яке перевірятиметься.

До складу комісії не повинні включатися особи, які несуть матеріальну відповідальність та мають у підзвіті цінності, які підлягають перевірці.

У результаті інвентаризації може використовуватися суцільний чи вибірковий метод. Суцільний метод полягає у перевірці всього майна та всіх видів фінансових зобов'язань організацій. Вибірковий передбачає перевірку окремих видів майна (наприклад, продуктів харчування).

Які дії робляться при виявленні недостачі чи надлишків

Нестача чи надлишки, виявлені у процесі інвентаризації, оформляються документально після закінчення. У таких документах відповідальною за перевірку особою зазначаються фактичні суми недостачі або надлишків. До документа, у якому списуються надлишки чи недостачі, обов'язково додається акт проведення перевірки та інша документація, що підтверджує кількість товару, що залишився у наявності.

Як оформлюються документи на списання недостачі

Списання недостачі має проводитися з урахуванням норм природних втрат та облікової політики підприємства.

Природний спад списується тільки після розрахунку її суми бухгалтерією та перевірки результатів керівництвом підприємства та незалежною інвентаризаційною комісією.

Після цього приймається рішення про необхідність службового розслідування та встановлення винних. Розслідування необхідно, коли сума недостачі перевищує норми природних втрат.

Застосування норм природних втрат передбачається для будь-яких кількісних і якісних товарів, за винятком фасованих і вступників поштучно.

Порядок списання недостачі

Недолік при інвентаризації має списуватися:

протягом календарного року, у якому проводилася перевірка;
однією особою, відповідальною за проведення інвентаризації;
з майна чи товарів одного найменування;
з майна чи товарів у однаковій кількості.

Недолік при інвентаризації списується в такому порядку:

одержання наказу про списання від керівництва;
списання залишкової вартості основних засобів, собівартості готової продукції та матеріалів, закупівельної ціни товарів (списання проводиться з кредиту в дебет на рахунок 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей»), а також транспортних витрат та оплати роботи працівників, які проводили інвентаризацію;
порівняння загальної суми витрат з нормами природних втрат після розрахунку їх у бухгалтерії. Якщо ця сума виявиться меншою за норми природних втрат, то вона може списуватися на витрати організації.

На останньому етапі вирішується питання із ПДВ. Він може відновлюватись або не відновлюватися. Якщо ПДВ підлягає відновленню, то певна сума відображається за дебетом у кредит.

Перелік документів

У результаті інвентаризації матеріальні цінності, що є в наявності, звіряються з документами бухгалтерії. У разі виявлення невідповідностей при зважуванні, вимірі, перерахунку робиться опис або заповнюється документ (відповідно до наказу Мінфіну РФ «Про затвердження Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань» № 49 від 13.06.1995 р.). При виявленні відхилень ставляться позначки відомості розбіжностей у форми 0504092.

До переліку обов'язкових документів належать такі види актів:

№ТОРГ-6;
№ТОРГ-7 – форма для заповнення журналу реєстрації ТМЦ;
№ТОРГ-15 – для неякісної продукції;
№ТОРГ-16 – відомості про списання товарів;
№ТОРГ -20 – подальші дії з надлишками чи нестачею;
№ТОРГ-21 – пересортування плодів та овочів.

Відповідальність та наслідки

Якщо процесі інвентаризації було виявлено недостача, то матеріальна відповідальність доручається винна особа, яка має компенсувати збитки. Для цього спочатку складається акт перевірки, який підтверджує факт провини відповідно до чинного законодавства. Коли співробітник згоден із сумою збитків, він пише пояснення, в якому вказуються мотиви та причини заподіяння компанії матеріальних збитків.

Якщо працівник не визнає своєї провини, то роботодавець створює комісію та проводить внутрішнє розслідування. Комісія виявляє причетність працівника до цього факту. Потім складається акт відмовитися від погашення працівником недостатньої суми. Цей акт направляється до розгляду керівнику підприємства, який приймає рішення про примусове стягнення з працівника матеріальних збитків. Керівник видає наказ про утримання грошей із його зарплати частково чи повною мірою. Після цього бухгалтерія здійснює відповідні відрахування.

При підрахунку збитків до уваги береться закупівельна ціна товару, що бракує, без урахування втраченої вигоди або отримання можливого прибутку в результаті використання.

Якщо працівник не згоден з відрахуваннями, він має право оскаржити дію роботодавця в судовому порядку.

Для стягнення шкоди з винної особи, з якою не було укладено договору про матеріальну відповідальність, подається заява до суду разом із доказами, що підтверджують його провину. Якщо вина співробітника у зникненні товару не встановлено, то відшкодування збитків чи списання в витрати неможливо.

Розібратися у всіх цих нюансах можна лише за наявності відповідних бухгалтерських та фінансових знань. Це дасть змогу правильно зафіксувати нестачу при інвентаризації та притягнути до відповідальності саме тих осіб, які насправді винні у її освіті.

В результаті проведення інвентаризації комісія може як не виявити розбіжностей між фактичними даними та даними бухобліку, так і, навпаки, виявити такі розбіжності: надлишки чи нестачу. Такі факти підлягають відображенню у бухгалтерському обліку. Питання про те, як оприбуткувати надлишки під час інвентаризації, розглянемо в цій статті.

Інвентаризація

Можна виділити три основні етапи проведення інвентаризації:

визначення складу інвентаризаційної комісії, строку для здійснення інвентаризації та причин її проведення. Усі ці складові мають бути включені до одного документа — наказу керівника (форма ІНВ-22);
сам процес інвентаризації (огляд, зважування, інші операції, створені задля виявлення недостач і надлишків при інвентаризації), т. е. дії інвентаризаційної комісії, створені задля встановлення фактичних відомостей щодо майна організації. Цей етап включає у собі складання інвентаризаційної документації (описів майна);
звірення встановлених у результаті перевірки відомостей з інформацією, що міститься в регістрах бухгалтерського обліку, та уточнення цієї інформації (в т.ч. оприбуткування надлишків під час інвентаризації та списання недостач). Цей етап включає у собі складання звіряльних відомостей, документальне підбиття підсумків інвентаризації, відповідні розпорядчі дії з боку керівництва організації.

Інвентаризаційна комісія в ході інвентаризації повинна дотримуватися вказівок Мінфіну РФ щодо порядку її проведення та обліку результатів, оприбуткування надлишків та дій щодо недостач.

Вказівки на те, як проводити інвентаризацію, містяться в Рекомендаціях Міністерства фінансів Російської Федерації від 13 червня 1995 року N 49 (далі - Рекомендації).

Надлишки, виявлені у процесі інвентаризації

Найчастіше інвентаризація супроводжується виявленням неврахованих надлишків. Це може бути як кошти, і товарно-матеріальні цінності чи нематеріальні активи. Як правило, виникнення надлишків – це результат помилок в обліку.

Після звірення інвентаризаційною комісією фактичних даних із даними обліку наступною дією є затвердження керівником результатів інвентаризації шляхом видання відповідного наказу. Результатом виконання цього наказу має стати приведення даних бухгалтерського обліку у відповідність до фактичних, встановлених у ході інвентаризації відомостей. Для цієї мети належить недостачі та надлишки, виявлені при інвентаризації, відповідно правильно списати та оприбуткувати.

При цьому важливо закінчити інвентаризацію до підписання звітності керівником організації, а вказане вище уточнення бухгалтерського обліку здійснити на дату проведення інвентаризації.

Ініціатива керівника, оформлена як наказу на оприбуткування надлишків, є основою врегулювання надлишків у бухгалтерському обліку.

Уніфіковану форму такого наказу державними відомствами не передбачено. Тому такий наказ може бути оформлений організацією з використання власної затвердженої форми.

Зразок наказу про облік результатів інвентаризації

Як виконувати наказ на оприбуткування надлишків під час інвентаризації

Варіанти дій у ситуації не дуже великі.

Одним із варіантів обліку надлишків є так звана пересортиця. В окремих випадках вона можлива, коли під час інвентаризації поряд із надлишками було встановлено недостачу. Шляхом зазначеної пересортиці можна здійснити взаємний залік надлишків і недостач.

Якщо вартість недостачі перевищує вартість надлишків, відповідна різниця може бути спрямована на стягнення з винних осіб, а за їх відсутності - списана на фінансові результати (Дебет рах. 91, субрахунок 91-2).

Звернемо також увагу на таку вимогу, подану в п. 5.3 Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань.

На різницю у вартості від пересортиці у бік недостачі, що утворилася не з вини матеріально відповідальних осіб, у протоколах інвентаризаційної комісії мають бути вичерпні пояснення про причини, з яких така різниця не віднесена до винних осіб.

У зворотній ситуації (коли вартість надлишків перевищує вартість відсутніх цінностей) сумова різниця, що виникає, включається до складу інших доходів (Дебет 91-1 Кредит 41-1 (10-1)).

Якщо нестачі інвентаризаційної комісії не було встановлено, то надлишки майна, виявлені при інвентаризації, відображаються у фінансовому результаті і припадають за ринковими цінами на дату інвентаризації.

Подібне відображення у бухгалтерському обліку здійснюється за кредитом рахунка 91-1 "Інші доходи" у кореспонденції з рахунками, що відповідають виявленим надлишкам (наприклад: 01, 10, 41, 50).

Розглянемо низку прикладів:

в результаті проведеної інвентаризації виявлено неврахований прилад (акумулятор) вартістю 28 000 рублів. У бухгалтерському обліку буде зроблено такі записи:

виявлено невраховану готівку в касі в сумі 1500 рублів:

Важливо не забувати, що надлишки, виявлені під час інвентаризації, доводяться:

за ринковою вартістю;
на дату інвентаризації.

Крім того, організаціям необхідно враховувати, що у податковому обліку надлишки за результатами інвентаризації слід відображати у позареалізаційних доходах.