Departamentul personal contabil. Administrarea resurselor umane de la A la Z

Livena S.V. / „Pachetul de resurse umane” kadrovik-praktik.ru
Ai fost instruit să înființezi o afacere de personal de la zero. Și aveți puțină experiență în acest domeniu. Poate că sunteți un ofițer de personal începător sau, în general, un contabil sau un manager de birou care a fost „îngăduit” cu personalul, sau un antreprenor începător. Atunci ghidul nostru vă va ajuta cu siguranță. Este făcut simplu și accesibil, mai ales pentru începătorii în afacerile de personal.

Deci, vi s-a desemnat personal. De unde începem?

1. Să ne aprovizionăm cu legile necesare, literatură specială și programe. De toate acestea vei avea nevoie în munca ta.
Discutați cu conducerea problema achiziției unui program în care să păstrați evidența personalului. Există multe astfel de programe, iar multe dintre cele specializate sunt foarte, foarte convenabile. Unele ocolesc funcționalitatea 1C. Dar majoritatea companiilor țin evidența personalului conform tradiției din 1C. Cert este că există o mulțime de specialiști în suport 1C în orice oraș, dar nu vei găsi peste tot specialiști în susținerea altor programe.

2. Preluăm copii ale documentelor constitutive ale organizației de la conducere și le studiem cu atenție. Toate documentele din secția de personal trebuie să respecte actele constitutive ale companiei și să nu le contrazică în niciun fel. Citiți în Carta procedura de acceptare a unui director (o veți întocmi) și stabilirea salariului acestuia, perioada pentru care puteți încheia un contract de muncă cu acesta, unele caracteristici pot fi prescrise în Cartă. Uneori, Carta prevede procedura de angajare a directorilor cheie și de stabilire a sistemelor de remunerare pentru aceștia (de exemplu, cu aprobarea prealabilă a adunării generale a fondatorilor) și chiar procedura de aprobare a tabloului de personal.
________________________________________

3. Stabilim lista documentelor care ar trebui să fie în domeniul muncii personalului și pe care le vom întocmi. Lista acestor documente este aici - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad.. .my/TS1.php
Este clar ca vei intocmi actele cerute de lege in orice caz. Verificați la conducere care dintre documentele opționale veți întocmi pentru companie. De asemenea, vă puteți lămuri cu directorul din timp ce condiții speciale dorește să vadă în Regulamentul Intern al Muncii, alte reglementări locale, în formele de contracte de muncă.

Documente necesare:

Actele constitutive
- Contracte de munca
- Tabel de personal (formular T-3)*
- Fișă de pontaj (formular T-13)* sau Fișă de pontaj și salariu (formular T-12)*
- Reglementări interne ale muncii
- Document privind protectia datelor cu caracter personal ale angajatilor (regulament)
- Program de vacanță (formular T-7) *
- Carduri personale (formular T-2)*
- Comenzi. De exemplu, privind angajarea unui salariat (formular T-1) *, privind angajarea de salariați (formular T-1a) *, privind acordarea concediului (formular T-6) *, privind acordarea de concedii (formular T-6a), privind promovarea unui angajat (formular T-11)*, privind stimulentele pentru angajați (formularul T-11a)*, în călătoria de afaceri a unui angajat (formular T-9)*, în călătorie de afaceri de salariați (formular T-9a)*, privind transferul de salariat (formular T-5)*, privind transferul de salariați (formular T-5a)*, privind încetarea contractului de muncă cu un salariat (formularul T -8)*, privind incetarea contractelor de munca cu salariatii (formular T-8a), privind aplicarea unei sanctiuni disciplinare, privind inlaturarea unei sanctiuni disciplinare, cu privire la combinarea, la inlocuire, la suspendare, la incetarea suspendarii. , la amânarea concediului de odihnă, la retragerea din concediu, la reducerea personalului etc.
- Motivele comenzilor (programe, declarații, acte, contracte de muncă, note explicative)
- Reviste (carti) pentru inregistrarea certificatelor de calatorie, este foarte de dorit - comenzi, contracte de munca.
- Caiet de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții la acestea. Carnet de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea formelor de carnete de muncă și inserții la acestea
- Carnete de angajare
- Toate extrasele, note-calcule și alte documente legate de calcularea și plata salariilor, indemnizația de concediu, compensarea concediilor nefolosite, „decontarea” la concediere, formularul aprobat al fișei de salariu.

Documente care devin obligatorii în anumite circumstanțe:
- Un contract colectiv este obligatoriu dacă cel puțin una dintre părți (angajați sau angajator) a ieșit cu inițiativa încheierii acestuia.
- Regulamentul privind salarizarea si sporurile este obligatoriu in cazul in care oricare dintre conditiile de remunerare si sporuri care se aplica angajatorului nu sunt reglementate in niciun alt document, de exemplu, nici in contractul de munca, nici in lista de personal.
- Fișele postului - obligatoriu dacă toate sarcinile de serviciu ale angajaților nu sunt reglementate în contractele de muncă.
- Reglementări privind atestarea și documentele de atestare însoțitoare - obligatorii în cazul în care angajatorul efectuează atestarea salariaților.
- Programul de ture este necesar dacă există muncă în ture.
- Reglementari privind secretele comerciale - obligatoriu daca in contractul de munca se precizeaza ca salariatul este obligat sa pastreze secrete comerciale.
- Liste cu lucrători minori, lucrători cu handicap, lucrători însărcinați, femei cu copii sub trei ani, mame singure; persoanele care îngrijesc copii cu handicap și persoanele cu handicap încă din copilărie, lucrători angajați în locuri de muncă cu condiții de muncă dăunătoare și (sau) periculoase - dacă în personal sunt minori, lucrători cu dizabilități, lucrători gravide, femei cu copii sub vârsta de trei ani, mame singure, persoane care îngrijesc copii cu dizabilități și cu dizabilități încă din copilărie, lucrători angajați în locuri de muncă cu condiții de muncă dăunătoare și (sau) periculoase
________________________________________

4. Îl deslușim pe director
Verificați dacă directorul (directorul general) este înregistrat corespunzător. Dacă nu, atunci în primul rând întocmim un director. El este primul muncitor! Din documente ar trebui să fie clar de la ce dată a lucrat directorul. O procedură pas cu pas pentru aplicarea pentru postul de director se află în „Pachetul Ofițer de Personal”, există și modelele de documente necesare. Tot în Pachetul veți găsi un seminar „Aranjarea relațiilor de muncă cu un director angajat” și o mulțime de consultări pe această temă în secțiunea corespunzătoare de consultații.
________________________________________

5. Întocmim un tabel de personal, Reglementări interne de muncă, alte reglementări locale (vezi tabelul din paragraful 3).
Cu siguranta firma nu are inca un tablou de personal si regulamente interne de munca si alte reglementari locale. Le compunem. Toate aceste documente sunt coordonate cu directorul. Luăm în considerare comentariile și dorințele directorului, verificăm dacă acestea contravin legii. Directorul aprobă versiuni gata făcute ale documentelor denumite.
Vă rugăm să rețineți că tabelul de personal are o formă unificată, nu una arbitrară. Puteți descărca acest formular de angajare aici -. Dacă există dificultăți cu personalul, atunci în „Pachetul ofițer de personal” priviți mostrele de completare a tabelului de personal, procedura pas cu pas pentru elaborarea și aprobarea tabelului de personal, seminarul tematic și secțiunea corespunzătoare de consultări pe masa de personal. Tot in Pachet gasiti mostre din diverse reglementari locale, proceduri pas cu pas pentru adoptarea acestora, consultatii, sfaturi de redactare etc.
________________________________________

6. Elaboram un formular tip de contract de munca care se va incheia cu angajatii. Includem in el toate conditiile care sunt benefice si necesare companiei. „Pachetul Ofițer de Personal” are modele bune pentru un contract de muncă și cartea „Angajare: înregistrarea raporturilor de muncă în favoarea angajatorului”. Aici, în părțile 2 și 3 ale acestei cărți, este util și accesibil să vă spunem cum să întocmiți un contract de muncă legal, dar în același timp profitabil.
________________________________________

7. Pregătim și alte documente de care vom avea nevoie pentru a efectua munca de personal în viitor: registre contabile, jurnale de înregistrare, pontaj, formulare de comandă, acord de răspundere etc. În secțiunea „Pachetul Ofițer de Personal” din secțiunea „Exemple de documente”, puteți să preluați formularele acestor documente, să le tipăriți dacă este necesar, să vă familiarizați cu mostrele de finalizare a acestora, sfaturi despre design și cărți, seminarii pe această temă. Dacă nu aveți Pachetul, atunci unele documente pot fi descărcate aici - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Decidem împreună cu conducerea întrebarea cine va ține carnetele de muncă. Întrucât muncitorii nu au fost încă angajați, directorul va trebui mai întâi să țină carnetele de muncă. Emitem ordin ca directorul să-și asume responsabilitatea pentru întreținerea, păstrarea, contabilitatea și emiterea carnetelor de muncă. Formularul și eșantionul de comandă pot fi preluate în „Pachetul Ofițerului de Personal” din secțiunea „Exemple de documente”. Ulterior, directorul poate transfera aceste atribuții funcționarului de cadre acceptat, tot prin ordin.
________________________________________

9. Aranjam munca angajatilor.În această etapă, veți întocmi o mulțime de documente: contracte de muncă, ordine de muncă, legitimații personale, carnete de muncă, Cartea de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă etc.
________________________________________

Apoi angajații vor începe să lucreze și va începe faza muncii de zi cu zi pentru personalul, va fi necesar să țină o fișă de pontaj, să întocmească un program de vacanță, să aranjeze vacanțe, să aplice stimulente și penalități, călătorii de afaceri, combinații, concedieri. și mult mai mult ...

Cititi si

• bărbați în supunere

  "Majoritatea angajaților mei sunt bărbați. Se comportă diferit cu mine. Unii flirtează, alții comunică într-un mod pur business. Sunt director și trebuie să-i gestionez. Uneori mă pierd, neștiind ce să fac și cum să fac. se comportă, dar în niciun caz nu ar trebui să-mi arăt nesiguranța. Elena, Pskov ""

Articole din această secțiune

• Cum se organizează verificarea candidaților pentru microafaceri fără externalizare?

  Eficiența microbusiness-ului este direct legată de motivația ridicată a muncii a angajaților. Prin urmare, este atât de important să selectați și să selectați corect candidații. Vă spunem cum să rezolvați singur această problemă, fără a apela la externalizarea specialiștilor de personal.

• Ce trebuie să știți despre angajarea adolescenților?

  Tinerii de astăzi încep adesea să lucreze la vârsta școlară, dorind să devină independenți. Ei trec prin stagii de practică, pregătire și apoi se angajează. Ce este important de știut la începutul unei cariere și ce riscuri ar trebui să ia în considerare angajatorii?
  Recrutarea adolescenților este plină de multe dificultăți. Legea muncii stabilește cerințe clare pe care angajatorul trebuie să le respecte, dar acestea sunt adesea trecute cu vederea.

• Apariția unui angajat la locul de muncă în stare de ebrietate trebuie dovedită corect

  A veni la muncă în stare de ebrietate este o situație aparent evidentă care nu necesită dovezi suplimentare. Din fericire, astfel de povești sunt rare, dar poate de aceea nu toți specialiștii în HR știu exact cum să acționeze corect. De exemplu, este posibil să folosiți un aparat etilotest și să permiteți unui angajat să intre în companie?

• Deduceri la titlul executoriu

  Atunci când primiți un titlu executoriu pentru un angajat, trebuie să vă amintiți ce tipuri de venituri nu pot fi percepute, luați în considerare procentul maxim posibil de deducere pe titlul executoriu și succesiunea de rambursare a mai multor titluri executorii. …

• Geolocalizare - pentru a proteja interesele angajatorilor?

  Cum să supraveghezi eficient angajații regionali? Întrebarea nu este inactivă: ei nu sunt sub supraveghere constantă, dar sunt responsabili pentru o parte importantă a afacerii. Acest lucru afectează relațiile de muncă. Este necesar să aveți încredere într-o persoană și să știți întotdeauna cum funcționează. Din păcate, libertatea de acțiune duce adesea la iresponsabilitate și la conflicte la instanțe.

• Facsimil privind contractele de muncă și acordurile de combinare

  Un facsimil este un clișeu, o reproducere exactă a unui manuscris, document, semnătură prin intermediul fotografiei și tipăririi. Să ne dăm seama dacă este permisă utilizarea unui fax în loc de semnătură de mână în contractele de muncă și acordurile privind munca suplimentară.

• deducerea impozitului social

  O deducere fiscală socială pentru tratament și formare poate fi acordată unui angajat în anumite condiții. Luați în considerare caracteristicile furnizării unei deduceri fiscale sociale.

• Standardele profesionale vor deveni obligatorii în unele cazuri

  În legătură cu intrarea în vigoare la 1 iulie 2016 a modificărilor la Codul Muncii (Legea federală nr. 122-FZ din 2 mai 2015 (denumită în continuare Legea nr. 122-FZ)), Ministerul Muncii al Rusiei a pregătit răspunsuri la întrebările standard din aplicație...

• Moartea unui antreprenor individual, angajat, fondator

  Se pot moșteni impozitele? Cine va face o înscriere în carnetele de muncă pentru angajații antreprenorului individual decedat? Plățile acumulate după decesul unui angajat sunt supuse contribuțiilor și impozitului pe venit? Care este procedura în caz de deces al directorului unui SRL sau al fondatorului acestuia? Citiți răspunsurile din articol.

• Falimentul unui angajator pentru restanțe salariale

  Salariații au dreptul de a se adresa instanței de judecată pentru declararea angajatorului în faliment în cazurile de neplată a salariului. Ne dăm seama când un angajator poate da faliment pentru restanțe salariale și ce trebuie să facă angajații pentru a începe procedura de faliment.

• Reglementări locale ale companiei - cum să evitați răspunderea în timpul inspecțiilor

  Absența unor reglementări locale poate fi considerată de către inspectorii din cadrul inspectoratului de muncă drept o încălcare a legislației muncii. În articol vă vom spune cum să evitați astfel de consecințe.

• Înlocuirea posturilor și combinația internă

  Conceptul de „actor”. sau „acţionând” prin legislaţia în vigoare nu sunt stabilite. Așadar, pentru a evita disputele cu angajații, angajatorul trebuie să știe să ocupe corect posturile și care este procedura de plată a acestuia.

• Reglementări locale ale companiei

  Sfârșitul anului este momentul de la depunerea fără grabă a rapoartelor trimestriale pentru a începe pregătirea pentru anul care vine: gândiți-vă la masa de personal, pregătiți un program de vacanță pentru anul următor. De asemenea, dacă este necesar, modificați și alte reglementări locale.

• Locuri de muncă vacante pentru reducerea personalului

  Legiuitorul a stabilit obligația angajatorului de a oferi salariatului posturi vacante în cazul reducerii de personal. Acest post trebuie să fie liber, să corespundă calificărilor angajatului și poate fi, de asemenea, mai puțin plătit sau mai mic. În plus, postul vacant trebuie să fie situat în aceeași localitate. …

• Modificăm datele personale ale unui angajat

  Datele personale (personale) ale angajaților sunt conținute în principal în documentele de personal și contabile. Este important să urmăriți succesiunea acțiunilor atunci când faceți modificări la acestea.

• Când și cum se efectuează un audit de resurse umane

  Păstrarea evidenței personalului în strictă conformitate cu litera legii este necesară, deoarece aceste documente sunt utilizate nu numai de departamentul de personal, ci și de contabilizarea salariilor. Acestea pot fi verificate de inspectoratul de muncă și fiscal, angajații pot avea nevoie de extrase și adeverințe.

• Auditul personalului. Ce documente trebuie să aibă firma dumneavoastră?

  Un audit al managementului înregistrărilor de personal este una dintre cele mai importante componente ale procedurii de evaluare a eficacității întregului sistem de management al personalului și al resurselor umane ale unei organizații sau o procedură independentă ca parte a măsurilor de reducere a riscurilor fiscale și reputaționale ale companiei, inclusiv la solutionarea conflictelor de munca in instanta.

• Organizarea administrarii resurselor umane de la zero

  Necesitatea înființării managementului evidenței personalului nu este o sarcină atât de exotică, deloc ușoară pentru ofițerii de personal începători, antreprenorii privați și contabili, ale căror atribuții includ managementul personalului. Totuși, întregul proces poate fi descris ca un simplu ghid de acțiune pas cu pas.

• Munca in timpul concediului de maternitate: analizam situatii posibile

  Adesea, o tânără mamă, în timpul concediului pentru creșterea copilului, lucrează cu jumătate de normă sau acasă.
  Unele mame reusesc sa lucreze in baza unui certificat de incapacitate de munca eliberat in conformitate cu procedura stabilita in timpul concediului de maternitate, care nu este prevazut expres de lege. În practică, documentarea unei astfel de situații ridică multe întrebări în rândul ofițerilor de personal.

• Cum să faci ca un lucrător extern cu normă parțială să fie principalul lucrător

  Trecerea unui lucrător cu fracțiune de normă pe funcția principală în aceeași firmă poate fi formalizată prin concediere sau prin încheierea unui acord adițional la un contract de muncă. Completarea carnetului de muncă depinde de când și de către cine au fost făcute înscrierile privind angajarea unui lucrător cu fracțiune de normă și concedierea acestuia.

• Documente care trebuie prezentate de angajat

  Pe baza materialelor cărții de referință „Salariul și alte plăți către angajați”, editată de V. Vereshchaka Înainte de încheierea unui contract de muncă cu un angajat, acesta trebuie să prezinte o serie de documente. Ele sunt enumerate la articolul 65 din Legea Muncii...

• Reglementări privind salariile

  Obiectivul principal al acestei prevederi este stabilirea procedurii de salarizare a tuturor categoriilor de salariati ai societatii.

• Schimbarea titlului postului unui angajat

  In cazul in care angajatorul decide sa schimbe denumirea postului, acesta trebuie sa anunte angajatul care lucreaza in aceasta. Acțiunile ulterioare ale părților la contractul de muncă depind de consimțământul angajatului de a schimba numele postului.

• Aplicarea unui sistem de remunerare fără tarife. Caracteristicile statelor de plată

  Acest sistem prevede repartizarea salariilor totale pentru companie (sau divizia acesteia) între angajații relevanți. În același timp, fondul general depinde de rezultatele companiei (diviziunii) într-o anumită perioadă de timp (de exemplu, o lună). În esență, salariul unui anumit angajat este cota sa în statul de plată al întregii echipe. Salariile sunt distribuite între angajați pe baza anumitor coeficienți (de exemplu, participarea la muncă). Și pot fi mai multe dintre ele.

• Calculul salariilor cu un sistem de salarizare la bucată
• Angajăm șofer

  La încheierea unui contract de muncă cu un șofer, este necesar să se țină cont de o serie de nuanțe care sunt asociate cu această poziție. Unele dintre ele trebuie precizate în contractul de muncă, pentru altele este suficient să faci o referință.

• Modificări și corecții în carnetul de muncă

  Articolul a fost publicat în cadrul cooperării dintre revista „Actual Accounting” și HRMaximum. Carnetul de muncă al salariatului este principalul document care confirmă vechimea în muncă și oferă garanții pentru primirea unei pensii. De aceea este necesar să se întocmească corect carnetele de muncă, ...

• Depozitarea documentelor. Condiții de păstrare, distrugere și eliminare a documentelor contabile primare

  Procedura și termenele de păstrare a documentelor contabile și fiscale, a documentelor de personal

• Comenzi: formular, numerotare, corecturi

  Autorul se concentrează în material pe nuanțele emiterii ordinelor, modificărilor acestora etc. Întrucât unele erori pot duce la pierderea forței legale de către ordin, ele nu pot fi considerate fleacuri.

• În ce ordine sunt furnizate copii ale documentelor foștilor angajați ai organizației?

  Conform Regulilor de întreținere și păstrare a cărților de muncă, aprobate. Prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16.04.2003 N 225 (modificat la 19.05.2008, denumit în continuare Reguli), un carnet de muncă este eliberat unui angajat numai la concediere, dar există momente în care un angajat...

• Cine se află pe lista personalului... Director Resurse Umane, Șef Resurse Umane, Șef HR?

  Cum se definesc funcțiile și atribuțiile directorului de resurse umane și se separă atribuțiile acestuia de sarcinile celorlalți lucrători de personal, spune autorul într-un material pregătit pe baza întrebărilor ofițerilor de personal

• Calculul programelor de lucru (Program bazat pe Microsoft Excel)
• Cum să capsați documentele

  Articolul spune despre toate nuanțele regulilor pentru documentele intermitente. Cititorii se vor familiariza cu cum să numere corect, să întocmească un inventar, să transfere documentele de personal în arhivă

• Cum se înregistrează absența unui angajat dacă îndeplinește atribuții de stat?

  Imaginați-vă o situație: un angajat al organizației este un specialist de profil restrâns și este implicat ca expert în procesul de investigare. Sau: o persoană obligată pentru serviciul militar care se află în rezervă este chemată pentru pregătire militară. Sau poate unul dintre subalternii tăi trebuie să fie prezent în instanță ca jurat. Despre ce vorbesc toate aceste cazuri? Faptul că salariatul trebuie eliberat din muncă pe durata îndeplinirii atribuțiilor de stat și absența acestuia trebuie formalizat în mod special.

• Caracteristici ale reglementării muncii a angajaților care lucrează pentru angajatori-persoane fizice

  O serie de caracteristici au de lucru pentru angajatori - persoane fizice. În principiu, toți angajatorii - persoane fizice sunt împărțite în două grupe: antreprenori individuali și persoane fizice care nu sunt antreprenori individuali. Primii folosesc lucrătorii pentru a desfășura activități antreprenoriale...

• Ce documente de personal ar trebui să fie în întreprindere

  Ofițerul responsabil trebuie să știe ce documente sunt obligatorii pentru companie, care devin astfel doar în anumite condiții și ce documente pot fi omise, întrucât sunt de natură consultativă. Acest lucru vă va permite să vă pregătiți bine pentru o întâlnire cu...

• Drepturile unui angajat la vânzarea unei companii debitoare

  Legea federală „Cu privire la insolvență (faliment)” nu conține norme care să asigure protecția drepturilor de muncă ale angajaților în cazul vânzării unei întreprinderi debitoare. Specificul raporturilor de muncă care apar în acest caz necesită o analiză specială.

• Confirmare de angajare

  La calcularea vechimii în muncă, perioadele de muncă sau alte activități care sunt incluse în acesta, care au avut loc înainte de înregistrarea unui cetățean ca persoană asigurată, în conformitate cu Legea federală din 1 aprilie 1996 „Cu privire la contabilitatea individuală (personalizată) ...

• Transfer temporar la alt loc de muncă

  În N 8 al revistei „Compartimentul de personal al unei instituții bugetare” pe anul 2009 am scris despre trecerea definitivă a unui salariat la un alt loc de muncă la același angajator, în care nu se preconizează revenirea pe postul anterior. În plus, legislația prevede posibilitatea unui transfer temporar. Care este diferența sa față de permanent, în ce cazuri și în ce ordine este produs, vom spune în acest articol.

• Cum să vă pregătiți pentru sosirea inspectoratului de muncă?

  Verificarea organizării inspectoratului de stat de muncă ia adesea conducerea prin surprindere. Mai ales ținând cont de faptul că, conform legii, un inspector de muncă are dreptul să viziteze organizația la orice oră din zi și fără avertisment. Potrivit rezultatelor auditului, nu numai șeful organizației sau adjunctul acestuia, ci și șeful serviciului de personal, precum și contabilul-șef pot fi trași la răspundere.

• Notificare către angajat: cum și în ce cazuri să trimită

  Adesea, în munca ofițerilor de personal, se folosește un document, cum ar fi o notificare. Cu ajutorul acestei lucrări, angajatorul notifică angajaților punctele semnificative din punct de vedere legal. De exemplu, despre reducerea personalului. Nu există o formă unică de notificare. Pentru fiecare caz, este dezvoltată o versiune diferită. Vă vom spune cum să întocmiți un aviz de reorganizare a companiei și lichidare a sucursalei. Cum să anunțați angajații cu privire la modificările în termenii unui contract de muncă. Cum se anunță un angajat cu privire la necesitatea de a se prezenta pentru o carte de muncă.

• Vizita inspectoratului de munca

  Orice angajator ar trebui să fie pregătit pentru faptul că, mai devreme sau mai târziu, inspectoratul de muncă îl va vizita. Din păcate, în situația actuală, care se caracterizează prin reduceri masive de personal, o vizită neașteptată poate avea loc în orice moment. Să vorbim despre ce motiv poate veni un inspector, care sunt puterile lui și care sunt acțiunile angajatorului atunci când efectuează măsuri de control.

• Muncitor independent: Momente „periculoase” pentru angajator si angajat

  Pe vremea URSS, „independenții” însemnau cetățenii care lucrau pentru organizație și nu erau în personal. Odată cu dezvoltarea legislației Federației Ruse, conceptul și statutul unui „lucrător independent” s-au schimbat. Gândirea unora dintre liderii organizațiilor a rămas la nivelul reglementării legale a muncii „independenților” din URSS. Angajatorul nu se gândește întotdeauna la consecințele unor astfel de relații.

  Se poate scăpa de „buletinul” viclean prin mijloace legale? Poate sa. Principalul lucru este să-l recunoaștem.

• Ce să faci cu documentele în timpul lichidării organizației

  Problemele de asigurare a securității documentelor societăților pe acțiuni în timpul lichidării acestora sunt reflectate în rezoluția Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare. Să cităm cele mai importante fragmente pentru noi.

• Munca de birou in departamentul de personal

  Răspunsurile Andreeva Valentina Ivanovna, profesor al Departamentului de Dreptul Muncii al Academiei Ruse de Justiție, la întrebările despre Documentarea activităților serviciului de personal și programul de vacanță în organizație.

• Concepții greșite comune

  Cele mai frecvente concepții greșite despre relațiile de muncă

Documentarea tuturor operațiunilor cu personalul din organizație necesită anumite cunoștințe și abilități.

Munca de birou la întreprindere este reglementată de o instrucțiune dezvoltată independent și aprobată de director. Este un act de reglementare intern și este obligatoriu pentru toți angajații unei entități economice. Este dezvoltat și supravegheat de Departamentul de Resurse Umane.

Legislația impune întocmirea multor documente care stabilesc toate aspectele relației de muncă a angajatului cu angajatorul.

Ofițerii de personal cu experiență și începători ar trebui să-și îmbunătățească abilitățile. Pentru a-i ajuta, au fost create site-uri de Internet, care prezintă cursuri teoretice de management al evidenței personalului.

Documentele de personal reflectă activitățile personalului, confirmă vechimea în muncă a angajaților, care joacă un rol primordial în calcularea pensiilor. Conducerea este responsabilă de fondul documentar al întreprinderii.

Principalele detalii în control pe hârtie

O organizare competentă a evidenței personalului necesită cunoașterea cadrului de reglementare, urmărirea modificărilor acestuia, orientarea în formele documentelor utilizate.

În ce scop este

Procedura de ținere a evidenței personalului este reglementată de lege. În întreprinderile mari cu personal mare, de regulă, se formează un serviciu de personal. Angajații săi întocmesc documente relevante în conformitate cu cerințele cadrului de reglementare al Federației Ruse.

Lucrările pot avea o formă unificată sau pot fi elaborate la întreprindere și aprobate prin acte locale.

Gestiunea evidenței personalului este o activitate care vizează elaborarea și menținerea documentelor legate de contabilitatea personalului, orele de lucru, calculele de salarizare.

Problemele de personal includ următoarele elemente:

• înregistrarea locurilor de muncă;
• circulația internă a lucrătorilor;
• concediere;
• reglementarea relațiilor dintre manager și angajați;
• organizarea procesului de muncă;
• alții.

Organizarea corectă a evidenței personalului contribuie la soluționarea unui număr de probleme.

Obiectivele sale principale sunt prezentate în tabel:

Direcția muncii personalului	Sarcini în curs
Contabilitate si control	recrutare, contabilitate, concediere personal.
Planificare și reglementare	selectarea, transferul, adaptarea lucrătorilor.
Raportare și analitică	studiul angajaților, evaluarea muncii acestora; munca analitica; realizarea raportului.
Coordonare si informare	formarea, educarea, recalificarea personalului; primirea angajaților pe probleme oficiale și personale; procesarea contestațiilor scrise ale lucrătorilor; activități de arhivă și de referință.
Organizatoric si metodologic	documentarea muncii angajaților; colaborarea cu personalul departamentelor; planificarea si managementul personalului.
Film documentar	mentinerea dosarelor personale, carnetelor de munca; intocmire comenzi, acte pentru contabilitate personalizata; înregistrarea concediilor medicale, a certificatelor de pensie etc.

În Moscova și în alte regiuni mari ale Federației Ruse, organizațiile cu divizii separate pot păstra online evidența personalului. Pentru aceasta, au fost dezvoltate programe adecvate care permit schimbul de documente în formă electronică.

Cadrul legislativ

Cadrul legislativ pentru gestionarea dosarelor de personal este cuprins în Codul Muncii al Federației Ruse.

Această activitate este reglementată de o serie de acte juridice:

• Instrucțiuni pentru completarea și aplicarea documentelor primare pentru contabilitate și remunerare (Rezoluția Goskomstat nr. 1 din 05.01.04);
• documente unificate și cerințe pentru întocmirea acestora (rezoluția Gosstandart nr. 65-st din 03.03.03);
• Instrucțiuni standard privind munca de birou pentru autoritățile executive federale (Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse nr. 536 din 08.11.05);
• Reguli de funcționare a arhivelor (hotărârea Colegiului Arhivelor Federale din 06.02.02);
• Reguli de muncă pentru autoritățile executive federale (Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 477 din 15.06.09);
• Legea privind informaţia, protecţia acesteia şi tehnologiile informaţionale nr. 149-FZ din 27 iulie 2006;
• Legea privind examinarea cererilor cetățenilor ruși nr. 59-FZ din 02.05.06;
• Legea privind limba de stat a Federației Ruse nr. 53-FZ din 01.06.05;
• Legea cu privire la afacerile arhivistice nr.125-FZ din 22 octombrie 2004;
• Legea secretelor comerciale nr. 98-FZ din 29 iulie 2004;
• Ordin de carte de munca nr.117n din 22.12.03;
• Decretul pentru adoptarea instrucțiunilor de completare a muncii nr. 69 din 10.10.03;
• Hotărârea asupra carnetelor de muncă nr. 225 din 16 aprilie 2003;
• Instrucțiuni ale Statului Major al Forțelor Armate ale Federației Ruse.

Documente necesare

Codul Muncii al Federației Ruse obligă organizațiile să aibă propriul cadru legal, care include o serie de documente de reglementare locale obligatorii.

Acestea includ:

Cartă	Principalul document fondator. Se precizează forma juridică a întreprinderii, fondatorii, domeniul de activitate, procedura de angajare și demitere a șefului, atribuțiile acestuia. Multe reglementări interne ale societății sunt întocmite pe baza prevederilor Actului Constitutiv.
Reglementări de muncă (denumite în continuare - Regulile)	Prezența documentului este prevăzută de art. 189, 190 din Codul Muncii al Federației Ruse. Stabilește procedura de angajare și concediere a salariaților, drepturile și obligațiile părților la contract, regimurile de muncă și odihnă, sistemul de stimulente și penalități, precum și alte aspecte referitoare la relațiile de muncă în întreprindere. Directorul aprobă regulamentul. Dacă în organizație există un sindicat, se iau în considerare opiniile acestuia cu privire la adoptarea documentului. În organizațiile în care personalul lucrează cu program neregulat, ar trebui să existe o listă a posturilor și profesiilor relevante. Se eliberează sub forma unei anexe la Regulament.
Instrucțiuni privind protecția datelor cu caracter personal	Potrivit art. 87 din Codul Muncii al Federației Ruse, stabilește cerințele care trebuie îndeplinite la prelucrarea informațiilor personale despre angajați, asigurând protecția, utilizarea și stocarea acestora. Informațiile personale sunt considerate informații despre un singur lucrător, care sunt necesare angajatorului pentru relațiile de muncă. Angajații trebuie să fie familiarizați cu documentele care determină procedura de prelucrare a datelor lor.
Regulamentul privind protecția muncii	Este situat în departamentul de personal. Fiecare angajat este familiarizat cu documentul. In intreprinderile cu peste 50 de angajati trebuie sa existe un post de specialist in protectia muncii.
programul schimburilor	Se foloseste in companiile cu program de lucru in ture. Documentul este urgent și este valabil pentru o anumită perioadă la latitudinea angajatorului.
Lucrări despre raționalizarea forței de muncă	Acestea reflectă costurile de timp necesare pentru fabricarea produselor (performanța muncii) de către un angajat sau grup și stabilirea standardelor de muncă pe baza acestora.

Reguli

După acceptarea șefului, se stabilește numărul de posturi necesar pentru funcționarea normală a organizației. Ținând cont de cifrele obținute, de ciclul de producție și de alte caracteristici ale activităților întreprinderii, acesta este în curs de pregătire.

Pentru a întocmi un document, se utilizează de obicei un formular standardizat. Puteți descărca gratuit o mostră de pe Internet. Angajatorul are dreptul de a ajusta programul la discreția sa.

În document, posturile sunt trecute în ordine ierarhică: începând cu directorul și terminând cu personalul suport. Pentru fiecare dintre ele este indicat numărul de unități pe stat, salariu și indemnizații.

La următoarea etapă se formează programul de lucru. Reprezintă programul de lucru pentru toți angajații. Dacă există ture, sunt create programe detaliate ale turelor. Documentul descrie pe scurt cerințele pentru aspectul angajaților, comportament, rutina zilnică etc.

În continuare, se elaborează o formă de contract de muncă. În acest caz, trebuie luate în considerare principalele norme ale Codului Muncii al Federației Ruse și documentele de reglementare interne ale companiei. Un contract de muncă este de obicei întocmit de avocatul organizației sau de un contractor extern.

Documentul trebuie să includă următoarele elemente:

• informații despre persoana juridică: numele, adresa, numărul de telefon, numele complet și funcția șefului;
• detaliile pașaportului angajatului;
• pozitia angajatului, tipurile de contract (permanent sau pe durata determinata) si locul de munca (principal sau suplimentar);
• o listă a principalelor sarcini cu referire la instrucțiunile pentru acest post;
• informații despre remunerație, plăți suplimentare, beneficii, concedii;
• program de lucru, plata pentru procesare;
• motivele rezilierii contractului și alte condiții;
• semnături și detalii ale părților, sigiliul companiei.

Pentru a verifica și optimiza munca ofițerilor de personal, conducerea poate efectua un audit intern sau independent. Acest lucru ajută la reducerea riscului de sancțiuni administrative, litigii și plângeri din partea personalului.

Etapele organizării managementului înregistrărilor HR de la zero

Pentru formarea înregistrărilor de personal, este convenabil să folosiți următoarele instrucțiuni pas cu pas:

Pregătirea necesarului	Pentru a organiza un serviciu de personal, mai întâi trebuie să achiziționați mobilier, echipamente de birou, articole de papetărie etc. Cu siguranță veți avea nevoie de un program de personal, de exemplu, „1C: ZUP” și de un sistem juridic de referință. Datorită acestui fapt, angajații departamentului vor ține evidența ultimelor modificări ale legislației și vor avea acces la documentele necesare. Este necesar un seif pentru depozitarea forței de muncă și a documentelor importante.
Înregistrarea șefului	Directorul este directorul executiv al oricărei companii. El semnează actele. Pentru a-i da toate puterile, este angajat în baza unui contract de muncă. Se emite un ordin corespunzător, prin care se autodesemnează.
Numirea unei persoane responsabile cu munca de personal	Într-o companie mică, aceste funcții pot fi îndeplinite de șeful. Dacă un angajat individual este angajat în muncă de birou, se încheie un contract de muncă cu acesta. Pe baza ei, se pregătește o comandă. În cazul în care atribuțiile sunt atribuite unuia dintre angajații anterior angajați, se întocmește un acord și un ordin suplimentar.
Întocmirea actelor interne	Sunt semnate de director și stocate într-un folder special împreună cu comenzile. Documentele locale includ documentele enumerate mai sus (secțiunea „Acte de reglementare”).
Documentarea primirii personalului	Pentru fiecare angajat ar trebui să aveți un dosar pentru depunerea tuturor documentelor legate de datele sale și activitatea sa de muncă (contract de muncă, ordin de acceptare, card personal).
Completarea cărților de muncă	În aceste documente ale angajaților se înscriu evidențe de admitere, transferuri, stimulente etc. Angajatorul este obligat să înceapă o nouă carte pentru un angajat care nu a mai lucrat până acum. Munca și un jurnal al înregistrării lor sunt în departamentele de papetărie. Aceste documente trebuie păstrate într-un seif.

Această instrucțiune este potrivită și pentru manechinii care nu au experiență în această problemă.

Cum este contabilitatea

Pentru a păstra înregistrări, trebuie să organizați corect fluxul de documente.

Pentru a face acest lucru, faceți următoarele:

• dezvoltarea unui cadru de reglementare intern;
• întocmește un tablou de personal pentru fiecare unitate de stat;
• faceți un aranjament regulat;
• pregătirea contractelor de muncă;
• elaborarea formularelor pentru personal;
• emite carduri T-2;
• aprobă formularele de cerere pentru angajați;
• pregătirea comenzilor interne.

Toate acțiunile personalului trebuie confirmate. Lista lor este stabilită în regulament.

Puncte suplimentare

Contabilitatea personalului de la zero începe cu primirea personalului. Este important să aplicați în mod corespunzător pentru solicitanții de locuri de muncă, să pregătiți documentația necesară.

Personal și sărbători

Unul dintre documentele standard obligatorii care trebuie să existe la întreprindere este tabelul de personal (formularul T-3).

• lista diviziilor structurale si a posturilor;
• numărul de unități de personal pentru fiecare post;
• salarii, bonusuri pentru posturi;
• statul de plată al organizației.

Subdiviziunile sunt indicate în document în ordinea importanței lor pentru activitatea organizației. In cadrul acestora ar trebui date si posturile angajatilor in ordinea importantei. Titlurile postului din contractele de muncă și listele de personal trebuie să se potrivească.

Angajarea este o formă de program cu numele complete ale angajaților introduse în conformitate cu funcțiile lor.

Programul de concediu (f. T-7) reflectă informații despre momentul acordării concediilor anuale tuturor angajaților. Compilat timp de un an. Se aprobă de către director de comun acord cu organul sindical. Documentul trebuie eliberat cu cel puțin 2 săptămâni înainte de noul an. Datele introduse în acesta sunt obligatorii atât pentru angajați, cât și pentru angajatori. Excepție fac beneficiarii.

Programul include următoarele detalii:

• numele departamentului;
• Denumirea funcției;
• Numele complet și numărul de personal al lucrătorului;
• numărul de zile de concediu;
• datele plecarii in vacanta conform planului si faptului;
• motive de amânare a concediului, data estimată.

Cu 2 săptămâni înainte de concediu, angajatul este informat despre acest lucru. Se emite un ordin, cu care angajatul este familiarizat împotriva semnăturii. În noiembrie, puteți pregăti o comandă pentru toți șefii de departamente, obligându-i să depună la departamentul de contabilitate programele de vacanță înainte de 1 decembrie. Acest lucru va facilita pregătirea programului general.

Înregistrarea angajaților

Munca cu drepturi depline a organizației începe cu recrutarea angajaților. Ocuparea posturilor vacante este însoțită de documente.

Responsabilitățile ofițerului de resurse umane la angajarea angajaților sunt următoarele:

• înregistrarea într-un jurnal special a unei cereri din partea solicitantului;
• familiarizarea începătorului cu instrucțiunile curente și actele locale;
• executarea unui contract de muncă și controlul semnării acestuia de către părți;
• eliberarea unei copii a contractului către angajat și punerea unei note despre aceasta pe antetul organizației;
• executarea și înregistrarea comenzii în registru;
• completarea unui card personal, depunerea documentelor in caz (decontari, copii dupa acte personale, comenzi, contracte);
• transferul documentelor către plătitor pentru salarizare către salariat.

Atunci când construiți un sistem de gestionare a evidenței personalului, trebuie să decideți inițial care documente trebuie întocmite și care sunt necesare pentru un anumit domeniu de activitate.

Documentele necesare includ:

• comenzi pentru personal (pentru primire, transfer etc.);
• comenzi de personal (pentru vacanțe, bonusuri, călătorii de afaceri etc.);
• carduri T-2;
• muncă;
• acorduri;

Alte documente necesare includ următoarele:

• personal;
• poziție pe OT;
• jurnal de călătorie;
• reguli de ordine interioară;
• alții.

Fișele postului și Contractul Colectiv nu sunt necesare, dar aproape fiecare angajator are aceste documente.

După stabilirea unei liste de documente obligatorii, ar trebui să studiați documentele statutare. Pe baza lor, trebuie elaborate alte documente. Lista acestora depinde de natura activităților persoanei juridice și de caracteristicile condițiilor de muncă. De exemplu, dacă este necesar să se pună la dispoziție angajaților uniforme și EIP, este necesar să se întocmească un ordin cu privire la procedura și termenii de eliberare a acestora, de care angajați au nevoie de ele.

Despăgubirile și beneficiile pentru munca în condiții speciale trebuie să fie documentate: în industrii periculoase, neregulate, muncă de noapte etc. În continuare, se întocmesc Regulamentul privind gestionarea evidenței personalului. Acesta reflectă lista de lucrări necesare pentru activitatea organizației, procedura de executare și depozitare a acestora.

Legislația nu obligă la elaborarea unui astfel de Regulament, însă va facilita foarte mult munca ofițerilor de cadre. Mai întâi este angajat un director pentru a lucra într-o nouă organizație, apoi el recrutează restul personalului.

Compoziția și numărul de posturi solicitate reflectă tabloul de personal. Regulile de procedură reflectă toate programele de lucru, cerințele pentru angajați etc. Un contract standard de muncă este elaborat pe baza normelor Codului Muncii al Federației Ruse.

Înainte de a utiliza jurnalele contabile, acestea trebuie pregătite: foi numerotate, cusute, sigilate. O bucată de hârtie este lipită pe ultima coală a firmware-ului. Pe el este indicat numărul de pagini, semnează directorul sau executorul responsabil și se pune un sigiliu. Pe prima pagină a jurnalului scrieți numele organizației și data începerii întreținerii acesteia.

Unul dintre cele mai importante documente ale evidenței personalului este cartea de muncă. Pentru întreținerea acestora, o comandă numește o persoană responsabilă care le completează și este responsabilă de siguranța lor.

Întrebări frecvente

Organizarea evidenței personalului are anumite subtilități și nuanțe:

Ordin de recuperare	Procedura nu este reflectată în legislație. De obicei, constă din următorii pași: Studiul reglementărilor actuale. Stabilirea listei documentelor solicitate. Elaborarea unui plan pentru activitatea viitoare a organizației. Identificarea persoanelor responsabile cu documentele. Formarea personalului. Verificarea corectitudinii primirii angajatilor, mutari, schimbari de personal, disponibilizari. Determinarea legalitatii regimului muncii la intreprindere.
Caracteristicile antreprenorilor individuali cu angajați	Antreprenorul angajează personal conform scenariului standard. Contractul se încheie în mai multe etape: Obținerea actelor necesare. Realizarea unei cereri. Întocmirea și semnarea unui acord. Formarea unui ordin de admitere. Înființarea unui card T-2. Făcând o intrare în muncă. Angajarea cetățenilor care vorbesc engleza are propriile sale caracteristici.
Managementul afacerilor mici	În aceste organizații, problemele de personal pot fi tratate chiar de șeful sau de un departament special. Un angajator poate externaliza contabilitatea personalului. Toate problemele vor fi rezolvate de o organizație specializată terță parte. Dificultăți cu fluxul de documente apar dacă organizația este mare, are unități structurale și o cantitate mare de documentație. În acest caz, responsabilitatea pentru transferul documentelor poate fi atribuită curierului. În același timp, reprezentanții organizației de executare nu vizitează adesea biroul clientului, adică munca se face complet de la distanță.
Simplificarea contabilității în microîntreprinderi	Toate conditiile de munca sunt stabilite printr-un acord cu angajatul. În 2019, șefii acestor companii și antreprenorii individuali au dreptul de a refuza să elaboreze reglementări locale. În termen de 4 luni de la data pierderii statutului de microîntreprindere, conducerea este obligată să elibereze o documentație de personal „tradițională”.

Deci, organizarea managementului înregistrărilor de personal la o întreprindere este o procedură complexă. Necesită un studiu detaliat al cadrului de reglementare și monitorizarea tuturor modificărilor. Construirea cu competență a evidenței personalului contribuie la construirea relațiilor de muncă în cadrul legii. Pentru a instrui un ofițer de personal, un angajator poate apela la serviciile unor companii specializate.

Personalul oricărei întreprinderi este principala sa valoare și resursa cheie. Prin urmare, organizarea unui proces competent de contabilitate a personalului este o componentă importantă a muncii care necesită competență și cunoaștere profundă a legislației actuale a Federației Ruse.

Angajații selectați corespunzător ai departamentului de personal vor garanta reducerea erorilor la zero și protecția drepturilor întregii echipe. Despre caracteristicile registrelor de personal și principalele greșeli ale angajatorilor - citiți mai departe.

Conceptul de contabilitate a personalului

Contabilitatea personalului este un ansamblu de procese și măsuri legate de reglementarea relațiilor de muncă dintre un angajator și un angajat. Acest mecanism este prezent în mod obligatoriu în orice companie, indiferent de mărimea personalului și de forma organizatorică și juridică.

Într-o formă generalizată, contabilitatea personalului include următoarele activități:

• formarea dosarelor personale ale angajatilor;
• calcul și, și alte plăți;
• compilarea și contabilizarea timpului de lucru;
• înregistrarea concediilor medicale, cererilor și adeverințelor la locul de solicitare;
• transmiterea de rapoarte periodice la organele fiscale;
• redactarea și monitorizarea conformității;
• pregătirea comenzilor de personal;
• mentinerea documentatiei relevante pentru;
• lucrul și evaluarea angajaților;
• respectarea regulilor de nedezvăluire a datelor cu caracter personal ale angajaților companiei.

În conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, fiecare organizație trebuie să aibă următoarea documentație:

• Programul personalului.
• Cartele personale ale angajaților.
• Acorduri încheiate și suplimentare la acestea.
• Program de vacanță.
• Reglementări privind procedura de protecție și prelucrare a informațiilor personale (personale) ale angajaților.
• Ordinele și declarațiile angajaților (despre, furnizare etc.).
• Reglementari de munca (in cadrul organizatiei).
• Registrele de angajare ale tuturor angajaților.

Organizarea evidenței personalului

Cele mai obișnuite modalități de a menține evidența personalului într-o organizație sunt:

Înființarea unui departament de resurse umane sau angajarea unui specialist în resurse umane (manager de resurse umane)

Principalul avantaj al acestei metode de gestionare a înregistrărilor de personal este capacitatea de a se organiza în conformitate cu principiile și cerințele sale, deoarece angajatul se află direct în companie.

Atribuirea responsabilității pentru menținerea evidenței personalului către secretar sau contabil

În vremuri de criză și nevoia de a economisi bani, există adesea o situație în care un angajat combină sarcinile de secretar, contabil, specialist de personal și chiar avocat. Un astfel de angajat, de regulă, este specializat într-un domeniu și, în consecință, nu este complet competent în restul.

Și acest lucru este plin de posibile greșeli și responsabilitate a conducerii companiei, ceea ce duce la costuri inutile - timp și materiale.

Transferul funcțiilor HR către o companie de outsourcing

Munca organizatorică, managementul personalului, pregătirea și selecția acestora sunt gestionate de o companie terță de externalizare, care este specialistă în domeniul său. Există mulți angajați profesioniști și organizații pe piață cu care contract pentru furnizarea de servicii corespunzatoare de contabilitate a personalului.

Fiecare dintre opțiunile de mai sus are avantajele și dezavantajele sale. Modul exact în care vor fi ținute evidența personalului și cine se va ocupa direct de acestea este decis de conducerea organizației, ținând cont de numărul de personal, cifra de afaceri a acestuia și politica internă.

Caracteristici ale conducerii

Uneori, angajații trebuie să obțină o copie a foii de pontaj. În conformitate cu Codul Muncii, angajatorul este obligat să elibereze un astfel de document, dar în conformitate cu legile privind protecția datelor cu caracter personal, o copie completă poate fi eliberată numai cu acordul tuturor angajaților înregistrați acolo. Prin urmare, se emite un extras din fișa de pontaj, care conține doar date despre solicitant

Principalele greșeli pe care le fac angajatorii și angajații HR

În procesul de menținere a evidenței personalului pot fi comise greșeli care vor duce la și înaintea organelor de control. Erorile tipice de HR sunt:

Greșeli atunci când lucrați cu fișiere personale

Dosarul personal al fiecarui salariat se formeaza din momentul angajarii acestuia si pana la concedierea acestuia. Cele mai frecvente greșeli personale sunt:

• nu există documente obligatorii în dosarul personal;
• încălcarea ordinii documentelor;
• nu există fișiere personale (neînregistrate);
• reconcilierea nu se realizează în timp util;
• completată în locul unei fișe de evidență a personalului;
• cazul cuprinde documente care nu trebuie incluse în componența sa;
• ofițerii de personal nu respectă procedura de transferare a dosarelor personale către terți și organizații.

Formarea corectă a dosarelor personale ale personalului permite o mai bună siguranță a documentelor și accesul prompt la acestea.

Erori în executarea unui contract de muncă

Greșeli comise de angajator atunci când acestea duc adesea la consecințe grave în procesul de soluționare a conflictelor de muncă. Greșelile tipice în acest caz sunt:

• contractul de munca se incheie intr-un singur exemplar;
• contractul de munca nu este inregistrat, nu exista data inregistrarii;
• nu există semnături pe contractele de muncă;
• informațiile și/sau condițiile obligatorii nu sunt prescrise;
• nu există contracte de muncă scrise cu angajații;
  un exemplar al contractului de muncă nu este primit personal de către angajat, sau
• nu există marca de primire;
• durata contractului nu a fost determinată;
• nu sunt indicate conditiile de angajare cu, daca este cazul;
• nu este indicată cuantumul specific al salariului salariatului, nu sunt stabilite termenele de plată și locul de primire a salariului, modul de funcționare și durata concediului de odihnă.

Erori în menținerea cărților de muncă

Aici, cea mai mare parte a erorilor este legată de procedura de completare a carnetului de muncă. Cele mai frecvente greșeli:

• nu s-a eliberat o chitanță la primirea unui carnet de muncă de la un angajat al companiei;
• ordinul nu numește o persoană responsabilă cu menținerea, contabilitatea, emiterea și păstrarea carnetelor de muncă;
• secțiunea de informații despre angajat nu se completează atunci când salariatul primește un nivel superior de studii;
• se încalcă numerotarea succesivă a înregistrărilor;
• nu conține toate înregistrările muncii (inclusiv traducerile);
• refuzul eliberării carnetelor de muncă pentru studenți care îmbină munca și studiul;
• la eliberarea unui duplicat nu se face marcajul „duplicat”;
• corecții făcute greșit în secțiunea detalii post;
• întreținută necorespunzător sau lipsă o carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și la acestea;
• secțiunea de informații despre angajat nu este completată la emiterea insertului;
• semnătura angajatului lipsește în secțiunea de informații despre angajat;
• secțiunea detalii post nu conține numele complet al angajatorului;
• unui angajat concediat i se trimite o carte de muncă prin poștă fără o declarație scrisă din partea angajatului cu privire la o astfel de solicitare.

Cartea de muncă este documentul principal al oricărui angajat, reflectând experiența sa de muncă de-a lungul activității sale profesionale. Prin urmare, este necesar să se minimizeze apariția unor posibile erori și încălcări în pregătirea și întreținerea acestui document.

Fiecare dintre greșeli poate avea un impact extrem de negativ asupra managementului organizației și poate duce la consecințe grave. Prin urmare, se recomandă încredințarea funcțiilor de contabilitate a personalului unor specialiști competenți și competenți, familiarizați cu legislația actuală și cerințele organismelor de control, sau să aibă încredere în firme profesionale de externalizare.

Gestionarea de la zero a evidențelor HR, instrucțiuni pas cu pas pentru care sunt de natură generală, include pregătirea unui cadru de reglementare și a unui set standard de documente, precum și numirea unui director.

Fiecare antreprenor începător va fi interesat de munca de birou a personalului de la zero, instrucțiuni pas cu pas pentru care vom lua în considerare mai târziu.

Când munca este deja stabilită, astfel de probleme sunt tratate de un departament de personal specializat.

În etapele inițiale, schimbările de personal sunt efectuate cu jumătate de normă de către unul dintre angajați - secretarul sau contabilul șef.

Vom înțelege în ordine cum este organizată munca în acest domeniu și unde să înceapă un nou ofițer de personal.

Cine este responsabil de HR

Problema gestionării evidențelor de personal în 2017 este relevantă pentru toate întreprinderile în care există angajați.

Autoritatea este atribuită salariatului prin emiterea unui ordin.

În funcție de numărul de angajați, sunt posibile două opțiuni:

1. Conducerea personalului este preluată de șef. Pentru a face acest lucru, el emite un ordin corespunzător, care asigură aceste obligații.
2. Pe măsură ce angajații sunt angajați în personalul întreprinderii, lucrul cu personalul poate fi încredințat unuia dintre ei. De asemenea, se emite un ordin prin care se confirmă autoritatea. Obligatiile sunt trecute si in fisa postului.

Instrucțiunile pas cu pas pentru evidențele personalului nu sunt definite legal.

Cu toate acestea, atunci când îl dezvoltați, trebuie să vă ghidați de reglementări, inclusiv GOST R 7.0.8-2013.

Deși nu a fost stabilită o singură procedură, este prevăzut un plan general care vă permite să sistematizați evidența personalului și să stabiliți întreținerea acesteia.

În evidențele de personal, ar trebui să se concentreze și pe normele legislației muncii.

Există o mulțime de instrucțiuni de afaceri acolo. Există și documente acceptate de autoritățile locale.

Noțiuni introductive - Plan de acțiune

Pentru a păstra evidența personalului în mod competent, trebuie să începeți cu înregistrarea primei persoane - șeful.

Modul în care va fi efectuată ulterior această muncă depinde de numărul de angajați și de specificul întreprinderii.

Deci, să mergem - enumerăm principalele etape ale muncii biroului de personal de la zero:

1. Intocmirea unei baze de informatii - directoare specializate, software, reglementari.
2. Cunoașterea actelor constitutive ale întreprinderii.
3. Întocmirea unei liste de lucrări care va fi la dispoziția unui lucrător de personal.
4. Forma liderului.
5. Pregătirea reglementărilor locale, inclusiv personalul și programul de lucru.
6. Întocmirea unui eșantion corporativ de contract de muncă.
7. Dezvoltarea altor documente contabile, inclusiv formulare de comandă, registre contabile și așa mai departe.
8. Înregistrarea unui angajat care va fi responsabil cu menținerea carnetelor de muncă.
9. Alocarea angajaților pe locurile lor.

Rezumăm: legislația nu stabilește o listă strictă de instrucțiuni pentru gestionarea evidenței personalului de la zero.

Mai sus este un plan aproximativ, care începe cu pregătirea unei baze de informații și documentare, înregistrarea directorului și a altor angajați.

Să examinăm fiecare dintre aceste puncte mai detaliat.

Formarea cadrului de reglementare

Pentru ca compania să funcționeze în conformitate cu legislația muncii, trebuie să vă familiarizați cu toate cerințele.

• Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 1 din 4 ianuarie 2001;

Pentru a colecta informații, puteți utiliza directoare specializate.

De la un muncitor de personal, este de așteptat ca acesta să nu doar stăpânească toate comenzile curente, ci și să fie la curent cu toate modificările aduse legislației muncii.

Acest lucru va necesita referire regulată la reglementări.

Important: pentru a fi la curent cu schimbările din legislația muncii, merită să obțineți acces la una dintre bazele de informații.

Un alt punct este căutarea și implementarea unui software adecvat.

Din 2017, 1C este foarte popular. Cu toate acestea, există multe programe care au ocolit deja acest sistem în ceea ce privește funcționalitatea lor.

Avantajul 1C este că în orice oraș există destui specialiști care lucrează cu acest software.

Etapa a doua - studiază Carta

Continuând instrucțiunile pas cu pas, trecem la familiarizarea cu documentele constitutive.

Carta, care este obligatorie atunci când, conține următoarele informații:

• procedura de numire a unui director (inclusiv termenul de acțiune cu acesta, cuantumul salariului);
• procedura de înscriere a salariaților pentru funcții de conducere;
• programare.

Activitatea unui lucrător de personal nu trebuie să contravină cerințelor din actele constitutive.

El trebuie să țină evidența modificărilor care sunt aduse Cartei.

Ce documente ar trebui să fie la îndemână la ofițerul de personal

În etapa următoare, trebuie să pregătiți formulare care vor fi în departamentul de personal și vor fi folosite pentru înregistrarea angajaților.

Să ne uităm la câteva titluri.

1. Formulare de comandă. Formularele trebuie elaborate în cazul angajării, transferului pe o altă funcție și concedierii. Acestea vor fi păstrate timp de 75 de ani, deoarece aceste date sunt folosite pentru determinarea vechimii. Al doilea grup de ordine este personalul. Aici sunt incluse comenzile privind vacante, calatorii de afaceri, bonusuri, amenzi. De asemenea, este în curs de pregătire o carte de înregistrare, în care se vor face notițe pentru toate comenzile emise și un jurnal al călătoriilor de afaceri.
2. . Notele trebuie făcute în ele în termen de trei zile de la acceptarea unui nou angajat. Este de remarcat faptul că în 2017 înregistrarea acestora este obligatorie chiar și pentru antreprenorii individuali care au promovat. Odată cu aceste formulare se începe o carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de lucru și a inserțiilor.
3. Cărți sub formă de T-2. Acestea conțin date cheie ale angajaților. Acestea sunt fie stocate separat, fie arhivate cu un fișier personal.
4. Forma unui contract de munca. Se va incheia cu fiecare nou angajat, indiferent de cat timp este angajat. Aplicabil în unele situații.
5. Evaluarea specială a condițiilor de muncă (SUT). Aceste documente sunt create pentru fiecare loc de muncă. Înlocuiți-le în majoritatea cazurilor cu o frecvență de 5 ani.
6. Programul personalului.
7. Reglementări locale de muncă.
8. Documente pe baza cărora sunt atribuite salariile.

Aceste formulare sunt obligatorii pentru înregistrarea în departamentul de personal.

Dacă este necesar, pot fi emise reglementări și mostre suplimentare, de exemplu,.

Important: nu este cerut de lege, dar fișele postului și un contract colectiv pot fi de ajutor.

După ce a fost stabilită lista formularelor care vor fi în departamentul de personal, instrucțiunile pas cu pas recomandă crearea unui Regulament privind conduita gestionării evidenței personalului.

Elaborarea unui contract standard de munca

Este o mare greșeală să crezi că nu este necesară încheierea unui contract de muncă cu lucrători pe termen scurt.

De fapt, documentul este semnat cu toți angajații.

Lucrarea de la zero a personalului de birou include pregătirea unui eșantion corporativ.

Formularul include următoarele elemente:

• organizatie completa-angajator, adresa legala si reala;
• detaliile reprezentantului angajatorului - numele complet;
• datele angajatului - nume complet;
• funcția pe care o va ocupa;
• durata contractului;
• tip de activitate - loc de muncă principal sau cu jumătate de normă;
• responsabilitățile postului (fie o listă, fie un link către fișele postului pas cu pas);
• dimensiunea (este de dorit să se precizeze în detaliu toate detaliile direct în contract);
• ore de deschidere;
• Rezultatele SOUT pentru locația dată;
• datele angajatorului și angajaților;
• semnături.

Angajatorul poate adăuga elemente suplimentare la document.

Înregistrarea primei poziții

Cine ar trebui angajat primul? Nu este greu de ghicit că munca biroului de personal de la zero implică numirea mai întâi a unui director.

Cum să finalizezi această sarcină?

Depinde mult de forma organizatorică și juridică a întreprinderii. Să luăm în considerare trei situații tipice.

1. Organizație cu fondatori. În acest caz, ei sunt cei care vor semna ordinul privind numirea directorului.
2. Întreprindere individuală (sau organizație cu un singur fondator). Apoi antreprenorul individual însuși (sau fondatorul) va semna contractul atât pentru el, cât și pentru angajat.
3. Directorul este numit în funcție de rezultatele alegerilor. Apoi a doua parte la contractul de muncă va fi președintele organului ales.

Important: indiferent cine numește directorul, rămân obligatorii două operațiuni - semnarea unui contract de muncă și emiterea ordinului de admitere în funcția de director.

Ofițerul de cadre este obligat să respecte ordinea cronologică de emitere a ordinelor.

Numirea directorului va fi prima, ar trebui să conțină data la care va începe să-și exercite atribuțiile.

În viitor, trebuie să vă asigurați că toate comenzile sunt numerotate în ordine cronologică. Acest moment este verificat de autoritățile de supraveghere.

Transferarea angajaților la alte locuri de muncă

Conform instrucțiunilor pas cu pas, după director, trebuie să numiți un angajat responsabil cu menținerea cărților de muncă.

Ele aparțin formelor de raportare strictă, prin urmare, necesită o manipulare atentă.

Dacă managerul nu a angajat încă pe nimeni și trebuie să gestioneze independent evidența personalului de la zero, el își poate asuma aceste responsabilități.

Pentru aceasta, se emite un ordin corespunzător. Ulterior, întreținerea carnetelor de muncă poate fi încredințată unui angajat angajat. Acest lucru se face și prin comandă.

Important: cerința emiterii unui ordin de ținere a carnetelor de muncă prin emiterea unui ordin este stabilită prin Hotărâre a Guvernului.

Munca de la birou a personalului de la zero include încă o etapă - angajarea angajaților.

Pentru fiecare nou angajat este pregătit un pachet de formulare, inclusiv:

• contract de munca;
• Descrierea postului;
• ordinea de numire;
• card individual T-2;
• si alte documente.

De asemenea, va trebui să întocmiți o carte de lucru, să puneți notele necesare în ea.

Formularele, împreună cu cererea de angajare, se conectează la dosarul personal.

Toate documentele necesare sunt transferate departamentului de contabilitate pentru statul de plată suplimentar.

Să rezumam cele de mai sus. Instrucțiunile pas cu pas pentru începerea gestionării înregistrărilor de resurse umane au doar o vedere generală.

Acestea includ selectarea regulamentelor, compilarea unei liste de documente de personal, proiectarea directorului și a altor angajați.

În 2017, ca și până acum, este obligatorie semnarea unui contract de muncă cu toți angajații.

Curs 1 Evidență HR pentru începători, contract de muncă

Organizarea și menținerea managementului evidenței personalului este o responsabilitate directă a angajaților serviciului de personal. În situațiile de creare a unei noi organizații, de transformare a unei vechi sau a altor opțiuni de reorganizare, conducerea și departamentul de personal trebuie să cunoască principalele puncte de lucru: pregătirea și căutarea angajaților, angajarea, transferul și concedierea personalului, precum și regulile pentru atât de arhivă cât și de stocare operațională a documentelor.

Organizarea competentă a managementului evidenței personalului ca bază pentru stabilitatea companiei

În orice organizație, indiferent de forma de proprietate, există un personal. Diferă ca mărime și compoziție, prin funcțiile îndeplinite și nivelul de calificare. Sarcina departamentului de personal este de a se asigura că toate întrebările și problemele legate de angajații întreprinderii sunt rezolvate cât mai rapid și competent posibil.

Stabilitatea unei organizații depinde direct de angajații săi. Sarcina principală a serviciului de personal este selecția competentă și la timp a angajaților, desfășurarea gestionării evidenței personalului în conformitate cu legea și livrarea la timp a documentelor la arhivă. Aceasta este baza pentru funcționarea stabilă a oricărei întreprinderi.

Instruirea personalului pentru lucrul cu personalul

Instrucțiunea privind gestionarea evidenței personalului indică clar necesitatea de a avea pregătire profesională pentru specialiștii de personal. Cu toate acestea, în practică, există adesea o problemă cu pregătirea lucrătorilor de profilul cerut.

Instituțiile de învățământ superior și secundar de specialitate nu absolvă specialiști cu calificări atât de înguste precum „gestionarea evidențelor personalului”. Instruirea are loc de obicei deja la fața locului sau la cursuri de specialitate. De asemenea, este posibil să instruiți un angajat direct la locul de muncă prin mentorat.

Formarea specialiştilor în managementul evidenţei personalului implică următoarele moduri:

• recalificare pe baza unui al doilea învățământ superior;
• obținerea de studii superioare de profil conexe, de exemplu, „managementul documentelor”, „jurisprudență”, „managementul personalului”, „protecția informațiilor”;
• pregătire în cursuri de specialitate de lungă durată (minim trei luni), urmate de un examen;
• muncă practică urmată de dezvoltare profesională regulată.

Documente de reglementare care reglementează activitatea serviciilor de personal

Activitățile departamentului de personal și organizarea generală a managementului evidenței personalului sunt foarte dependente de legislația în vigoare și de documentele de reglementare interne. Această caracteristică este asociată cu nuanțele de lucru cu un număr mare de documente personale, care sunt adesea confidențiale.

Munca de birou în serviciul de personal este reglementată de următoarele acte:

• Constituție, Codul civil și al muncii, precum și parțial penal și familie;
• acte legislative privind profilul organizației în materie de lucru cu personalul;
• acte normative de importanță locală;
• diverse clasificatoare, reguli și instrucțiuni la nivel federal;
• documente de reglementare interne, de exemplu, instrucțiuni pentru gestionarea evidenței personalului;
• ordine și directive de la conducere.

Angajații serviciului de personal sunt obligați să respecte cu strictețe cerințele actelor normative și, mai ales, Codul Muncii.

Căutarea și documentarea angajaților

Managementul resurselor umane începe cu căutarea și înregistrarea personalului. În primul rând, este necesar să se decidă asupra opțiunilor pentru găsirea de noi angajați. Dintre acestea se remarcă următoarele:

• agentii si birouri de ocupare a fortei de munca;
• angajare;
• târguri de locuri de muncă;
• unități de învățământ;
• job boards si CV-uri pe diverse resurse;
• alte organizații;
• cunoștințe și prieteni.

Toate opțiunile de căutare pentru angajați au avantajele și dezavantajele lor, angajatul departamentului de personal trebuie să profite la maximum de toate oportunitățile de a închide postul vacant.

Atunci când este găsit un candidat, are loc un interviu cu acesta. Este de dorit ca progresul său să fie documentat: este mai ușor să luați o decizie informată privind angajarea sau respingerea. În acest din urmă caz, persoana este înștiințată în scris despre motivul în termen de cinci zile lucrătoare. Dacă solicitantul este potrivit pentru un post vacant, atunci ar trebui să fie înscris. De aici începe înregistrarea pentru un anumit angajat.

• încheierea unui contract de muncă;
• emiterea unui ordin de admitere;
• un nou angajat sau instituția acesteia;
• înregistrarea unui card personal;
• daca este acceptata in organizatie - constituirea unui dosar personal;
• familiarizarea și semnarea de către angajat a documentelor și instrucțiunilor de reglementare interne.

Evidența personalului (cartele personale, lista personalului)

Menținerea managementului evidenței personalului presupune înregistrarea obligatorie a documentației contabile, în special, a personalului și a cardurilor personale. Aceste documente sunt obligatorii pentru organizațiile de toate formele de proprietate.

Personalul și numărul de angajați ar trebui să fie la zi și să răspundă nevoilor organizației. Conține numele tuturor posturilor, numărul de tarife, indicând posturile vacante pentru o anumită perioadă.

Cardurile personale sunt documente unificate care conțin date succinte despre activitatea de muncă a angajatului și informații personale. Sunt supuse unor stricte contabilități și condiții speciale de depozitare, în locuri care să prevină deteriorarea și furtul acestora.

Comenzi privind personalul, diferențe și caracteristici de proiectare

Munca generală de birou în munca de personal este exprimată în principal în ordine și ordine de conducere. Aceste documente pot viza atât angajații individuali, cât și întregul personal în ansamblu. Ele diferă în ceea ce privește designul și caracteristicile de implementare.

Majoritatea comenzilor și instrucțiunilor referitoare la acțiuni specifice cu un angajat au o formă unificată. Acestea sunt supuse acordului obligatoriu cu toate părțile interesate și familiarizării de către angajat contra primirii. Copiile comenzilor de personal sunt stocate într-un fișier personal, iar originalele în foldere separate.

Jurnale de gestionare a evidențelor de personal, reguli de înregistrare și păstrare

Pentru a ține seama de mișcarea în serviciul de personal presupune întreținerea revistelor de specialitate. Acestea sunt documente tabelare cu un format de mai multe pagini, cel mai adesea unificate. De obicei sunt începute fie în caiete mari, fie sunt achiziționate gata făcute în magazine specializate.

Tipuri de reviste de personal:

• înregistrarea documentației de intrare și de ieșire, inclusiv a scrisorilor;
• înregistrarea comenzilor;
• înregistrarea sosirii și plecării angajaților în călătorii de afaceri;
• înregistrarea cererilor, depunerilor, notificărilor, oficiale și memorii;
• înregistrarea formularelor de cărți de muncă, inserțiile acestora;
• registre de contabilitate pentru deplasările diverselor documente de personal etc.

Toate revistele trebuie legate și sigilate, iar foile trebuie numerotate. Acestea trebuie păstrate separat de toate documentele. De preferință într-un seif sau într-un dulap special.

Caracteristici de întreținere și stocare a fișierelor personale

Păstrarea înregistrărilor personale nu este obligatorie. Cu toate acestea, majoritatea organizațiilor colectează înregistrările angajaților într-o formă sau alta. Desigur, este mai convenabil să faci asta într-un singur folder.

Un dosar personal este un set de informații personale documentate despre un angajat, colectate și formate într-o anumită ordine. Poate include o varietate de documente și copii:

• copii ale comenzilor despre angajat;
• copii ale declarațiilor;
• copii ale actelor de identitate care confirmă calificările, studiile, beneficiile și starea civilă;
• chestionar;
• caracteristici și recenzii;
• referințe etc.

Fișierele personale includ informații personale și trebuie păstrate separat de alte documente. Accesul la acestea este permis doar unui cerc strict limitat de funcționari. La concedierea personalului, dosarele personale sunt predate spre arhivare.

Reguli de înregistrare, păstrare și eliberare a cărților de muncă, precum și a inserțiilor

Toate organizațiile sunt obligate să păstreze registrele de muncă pentru personalul lor, cu excepția angajaților angajați cu normă parțială. La admiterea inițială, angajatorul dobândește în mod independent formulare goale și face prima înscriere în acestea. Pe pagina de titlu introduceți datele relevante despre angajat. Ulterior, este necesar să se monitorizeze relevanța acestora și să se facă modificări în timp.

Pe răspândirea părții principale se fac evidențe despre activitățile de muncă și sociale ale salariatului, primirea permanentă a acestuia.Toate înregistrările sunt numerotate în mod general și se fac pe bază de comandă. Procesul-verbal de concediere este însoțit de o amprentă a sigiliului organizației și de semnătura șefului.

Realizat manual, cu pix albastru, scris de mână clar și ușor de înțeles. Monitorizați cu atenție relevanța și fiabilitatea datelor introduse. Dacă este necesară corectarea informațiilor, atunci acestea trebuie tăiate cu atenție cu o singură linie și trebuie introduse informațiile curente. Această acțiune trebuie confirmată de semnătura capului și a sigiliului.

Păstrați cărțile de muncă separat de alte documente, într-un seif. Este interzisa predarea acestora catre angajati sau terti fara o comanda speciala din partea autoritatilor responsabile.

Caracteristici de stocare operațională și arhivă a documentelor de personal

Depozitarea documentelor de personal este determinată de semnificația lor deosebită. Acestea conțin informații personale și sunt confidențiale. Astfel de date nu fac obiectul dezvăluirii neautorizate. În caz contrar, se aplică o amendă angajaților serviciului de personal și conducătorului organizației.

Pentru a organiza depozitarea corectă a documentelor de personal în serviciul de personal, este de dorit să aveți o cameră separată. Trebuie să existe o singură intrare în el și trebuie să fie echipat cu o ușă metalică cu alarmă.

Documentele în sine ar trebui depozitate în dulapuri metalice sau seifuri. Evitați expunerea la soare și praf, precum și fluctuațiile de temperatură și umiditatea excesivă. Acești pași simpli vor ajuta la salvarea datelor personale.