Deskripsi pekerjaan asisten pribadi kepala. Deskripsi Pekerjaan Asisten Manajer Umum

SAYA.Ketentuan umum.

Uraian pekerjaan ini menjelaskan tentang hak, kewajiban, dan tanggung jawab seorang asisten pribadi kepada manajemen, yang selanjutnya disebut "Perusahaan".

	Judul pekerjaan	Asisten Pribadi untuk Eksekutif
	Kualifikasi	Pendidikan dan pengalaman profesional: pendidikan tinggi (perguruan tinggi tidak lengkap); 1 tahun pengalaman di posisi yang sama; kelancaran berbahasa Inggris (lisan dan tulisan). Pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan: pengetahuan tentang etiket bisnis, aturan komunikasi bisnis, percakapan telepon; pengetahuan tentang PC (MS Office) dan peralatan kantor; kemampuan untuk melakukan korespondensi bisnis dalam bahasa Rusia dan Inggris; memiliki ucapan dan tulisan yang benar; citra profesional yang sesuai; penampilan yang rapi; diplomasi, kemampuan untuk berhati-hati dan berhati-hati dalam hal-hal yang bersifat rahasia; kemampuan untuk menemukan saling pengertian dengan manajemen, kolega, pelanggan; ketahanan stres, niat baik; pengetahuan tentang peraturan ketenagakerjaan internal Perusahaan.
	Pelaporan langsung
	Kehadiran dan komposisi bawahan
	Perintah substitusi	Asisten Sekretaris

II.Hak

Asisten pribadi berhak untuk:

1. Mewakili Perseroan dalam hubungan dengan organisasi lain, mewakili kepentingan Perseroan dalam organisasi pihak ketiga pada saat menyelenggarakan rapat dan sambungan telepon pimpinan.

2. Meminta dan menerima bahan, dokumen, informasi yang diperlukan dari karyawan departemen lain untuk memenuhi perintah manajemen Perusahaan dan atasan langsung.

3. Dalam ruang lingkup tugas resminya, menandatangani dan mengesahkan dokumen, yaitu: surat pengantar untuk faks keluar, aplikasi; permohonan izin masuk satu kali untuk memasuki gedung administrasi.

4. Secara mandiri melakukan korespondensi / negosiasi dengan organisasi eksternal tentang masalah yang terkait dengan penyelesaian masalah saat ini yang tidak memerlukan keputusan dari manajemen yang lebih tinggi dan persetujuan dari karyawan lain, yaitu sifat klarifikasi - untuk menyelesaikan masalah terkini terkait dengan jadwal kerja dari manajemen atau pelaksanaan perintah yang tidak membebankan kewajiban.

IV.Tanggung jawab

Asisten Pribadi Manajemen bertanggung jawab untuk:

1. Untuk kinerja yang tidak tepat atau tidak melaksanakan tugas resmi mereka yang ditentukan oleh Uraian Pekerjaan ini - sejauh ditentukan oleh undang-undang perburuhan Federasi Rusia saat ini.

2. Untuk pelanggaran yang dilakukan selama melakukan kegiatan mereka - dalam batas-batas yang ditentukan oleh undang-undang administratif, pidana dan perdata Federasi Rusia saat ini.

3. Untuk menyebabkan kerusakan material - dalam batas yang ditentukan oleh undang-undang perburuhan dan sipil Federasi Rusia saat ini.

Pekerja Masyarakat

________________/____________/

Kepala Departemen Sumber Daya Manusia

___________________/_________/

Kepala Biro Administrasi

___________________/_________/

Informasi dari situs web Jaringan Bisnis RB.RU

MENYETUJUI
CEO
Nama keluarga I.O.________________
"________"_____________ ____ G.

1. Ketentuan Umum

1.1. Asisten manajer termasuk dalam kategori spesialis.
1.2. Asisten kepala diangkat untuk posisi itu dan diberhentikan darinya atas perintah direktur umum perusahaan.
1.3. Asisten Eksekutif bertanggung jawab langsung kepada CEO perusahaan.
1.4. Selama ketidakhadiran asisten manajer, hak dan kewajibannya dialihkan ke pejabat lain, yang diumumkan dalam urutan organisasi.
1.5. Seseorang yang memenuhi persyaratan berikut diangkat ke posisi asisten manajer: pendidikan - lebih tinggi atau lebih tinggi tidak lengkap, pengalaman pekerjaan serupa dari satu tahun, pengetahuan tentang peralatan kantor (faks, mesin fotokopi, pemindai, printer), program Microsoft Office (Word , Excel), pekerjaan kantor.
1.6. Asisten manajer dipandu dalam kegiatannya oleh:
- tindakan legislatif Federasi Rusia;
- Piagam perusahaan, Peraturan Perburuhan Internal, tindakan pengaturan lainnya dari perusahaan;
- perintah dan arahan manajemen;
- deskripsi pekerjaan ini.

2. Tanggung jawab pekerjaan
2.1. Rencana hari kerja kepala (rapat, telepon, resepsi, dll).
2.2. Memberikan dukungan teknis untuk kegiatan kepala (pemesanan transportasi, tiket; menyelenggarakan rapat, negosiasi, dll.)
2.3. Menemani manajer dalam rapat, perjalanan, dll.
2.4. Ikut serta dalam negosiasi, pertemuan bisnis, resepsi khusus; memelihara protokol dan dokumen lain yang mendokumentasikan jalannya dan hasil pertemuan dan negosiasi.
2.5. Atas nama kepala, ia mengoordinasikan masalah-masalah tertentu dengan karyawan divisi struktural, membawakan mereka instruksi dan perintah kepala; mengontrol pelaksanaan instruksi dan perintah.
2.6. Mengumpulkan bahan dan informasi yang dibutuhkan oleh Direktur Jenderal, menyiapkan bahan analitis, informasional, referensi dan bahan lainnya dan menyerahkannya kepada kepala.
2.7. Melakukan pekerjaan kantor, menerima surat-menyurat yang masuk untuk dipertimbangkan oleh kepala, menerima dokumen dan pernyataan pribadi untuk tanda tangan kepala, menyimpan catatan dan pendaftaran, transfer ke kepala.
2.8. Membuat janji dengan kepala, mengatur penerimaan pengunjung.
2.9. Atas nama kepala, ia membuat surat, permintaan, dan dokumen lainnya.
2.10. Melakukan pekerjaan persiapan rapat dan rapat yang diadakan oleh kepala (mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan, memberi tahu peserta tentang waktu dan tempat rapat, agenda, pendaftaran mereka), memelihara dan membuat risalah rapat dan rapat.
2.11. Melakukan tugas resmi individu kepala.

3. Hak
3.1. Menerima informasi, termasuk informasi rahasia, sejauh yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
3.2. Memberikan saran kepada manajemen untuk meningkatkan pekerjaan mereka dan pekerjaan perusahaan.
3.3. Meminta secara pribadi atau atas nama kepala divisi perusahaan dan spesialis lainnya informasi dan dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan tugasnya.
3.4. Mengharuskan manajemen untuk menciptakan kondisi normal untuk pelaksanaan tugas resmi dan keamanan semua dokumen yang dihasilkan dari kegiatan perusahaan.
3.5. Buat keputusan dalam kompetensi Anda.

4. Tanggung jawab
4.1. Untuk kinerja yang tidak berjalan dan/atau tidak tepat waktu, lalai dalam melaksanakan tugasnya.
4.2. Untuk ketidakpatuhan terhadap instruksi, perintah dan perintah saat ini untuk pelestarian rahasia dagang dan informasi rahasia.
4.3. Untuk pelanggaran peraturan perburuhan internal, disiplin kerja, peraturan keselamatan dan keselamatan kebakaran.

Kumpulan deskripsi pekerjaan

Bentuk perkiraan

saya setuju

___________________________________ (Nama depan, inisial)
(nama organisasi, pra-____________
penerimaan, dll., organisasinya (direktur atau lainnya)
bentuk hukum) orang resmi, berwenang
harus menyetujui
instruksi nostalgia)

"" ____________ 20__

Uraian Tugas
asisten direktur
pada isu-isu utama kegiatan
______________________________________________
(nama organisasi, perusahaan, dll.)

"" ____________ 20__ N__________

Deskripsi pekerjaan ini telah dikembangkan dan disetujui untuk
berdasarkan kontrak kerja dengan __________________
(nama posisi orang untuk siapa
______________________________________________________ dan sesuai dengan
deskripsi pekerjaan ini telah disusun)
ketentuan Kode Perburuhan Federasi Rusia dan peraturan lainnya
undang-undang yang mengatur hubungan perburuhan di Federasi Rusia.

I. Ketentuan Umum
1.1. Asisten direktur termasuk dalam kategori teknis
pemain, dipekerjakan dan dipecat darinya atas perintah
direktur perusahaan.
1.2. Seseorang yang memiliki
pendidikan kejuruan yang lebih tinggi, tanpa menghadirkan persyaratan untuk pengalaman kerja
pekerjaan, atau pendidikan kejuruan menengah dan pengalaman kerja
khusus untuk setidaknya _________ tahun.
1.3. Asisten Direktur melapor langsung ke CEO
________________________________________________________________________.
(perusahaan, organisasi, unit struktural)
1.4. Selama ketidakhadiran asisten direktur (liburan, sakit, dll.)
tugasnya dilakukan oleh seorang wakil yang diangkat sesuai dengan
ketertiban dan memikul tanggung jawab penuh untuk pelaksanaan yang tepat
tugas-tugas yang diberikan kepadanya.
1.5. Dalam pekerjaannya, asisten direktur dipandu oleh:
- dokumen normatif tentang masalah pekerjaan yang dilakukan;
- bahan metodologis yang terkait dengan isu-isu yang relevan;
- piagam perusahaan;
- peraturan ketenagakerjaan;
- perintah dan perintah direktur perusahaan
(Atasan Langsung);
- deskripsi pekerjaan ini.
1.6. Asisten Direktur harus mengetahui:
- resolusi, perintah, perintah, dan pedoman lainnya
bahan dan dokumen peraturan yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan dan
kantor Kerja;
- struktur dan manajemen perusahaan dan divisinya;
- organisasi pekerjaan kantor;
- metode pendaftaran dan pemrosesan dokumen;
- pengarsipan;
- naskah;
- aturan penggunaan perangkat penerima dan komunikasi;
- standar sistem terpadu organisasi dan administrasi
dokumentasi;
- aturan pencetakan surat bisnis menggunakan formulir standar;
- landasan etika dan estetika;
- aturan komunikasi bisnis;
- dasar-dasar organisasi dan manajemen perburuhan;
- aturan untuk pengoperasian teknologi komputer;
- ketentuan utama hukum administrasi dan peraturan perundang-undangan
tentang tenaga kerja;
- peraturan ketenagakerjaan internal;
- Aturan dan norma perlindungan tenaga kerja.

II. Fungsi
Asisten Direktur memiliki tanggung jawab sebagai berikut:
2.1. Pelaksanaan pekerjaan pada dukungan organisasi dan teknis

2.2. Pencatatan, akuntansi pesanan yang membutuhkan kontrol
untuk eksekusi mereka.
2.3. Partisipasi dalam pengembangan langkah-langkah rasionalisasi
alur kerja.
2.4. Organisasi penerimaan pengunjung.

AKU AKU AKU. Tanggung jawab pekerjaan
Untuk melakukan fungsi yang ditugaskan kepadanya, asisten direktur
perusahaan harus:
3.1. Melaksanakan pekerjaan pada dukungan organisasi dan teknis
kegiatan administrasi dan administrasi kepala perusahaan.
3.2. Terima masuk untuk dipertimbangkan oleh kepala
korespondensi, mentransfernya sesuai dengan keputusan yang dibuat di
divisi struktural atau pemain khusus untuk digunakan dalam
proses mengerjakan atau menyiapkan jawaban.
3.3. Melakukan pekerjaan kantor, melakukan berbagai operasi dengan
penggunaan teknologi komputer yang dirancang untuk mengumpulkan, memproses, dan
penyajian informasi dalam penyusunan dan pengambilan keputusan.
3.4. Menerima dokumen dan pernyataan pribadi untuk ditandatangani oleh kepala
perusahaan.
3.5. Siapkan dokumen dan bahan yang diperlukan untuk bekerja
pemimpin.
3.6. Pastikan peninjauan dan pengiriman tepat waktu
divisi struktural dan pelaksana khusus dokumen,
diterima untuk dieksekusi, periksa kebenaran eksekusi
menyiapkan draft dokumen yang diserahkan kepada kepala untuk ditandatangani,
memastikan kualitas pengeditan.
3.7. Atur percakapan telepon dengan manajer
tuliskan informasi yang diterima saat dia tidak ada dan bawa padanya
informasi isinya, mengirimkan dan menerima informasi tentang
perangkat penerima dan interkom (telefaks, teleks, dll.), serta
pesan telepon, tepat waktu membawa informasi perhatiannya,
diterima melalui saluran komunikasi.
3.8. Atas nama kepala untuk menulis surat, permintaan, lainnya
dokumen, menyiapkan tanggapan kepada penulis surat.
3.9. Melaksanakan pekerjaan persiapan rapat dan rapat,
dilakukan oleh kepala (pengumpulan bahan yang diperlukan, pemberitahuan
peserta tentang waktu dan tempat acara, agenda, pendaftaran mereka),
membuat dan membuat risalah rapat dan rapat.
3.10. Memantau kinerja karyawan
perintah dan instruksi yang dikeluarkan, serta kepatuhan terhadap tenggat waktu
pemenuhan instruksi dan instruksi dari kepala perusahaan, diambil pada
kontrol.
3.11. Memelihara file kontrol dan registrasi.
3.12. Menyediakan tempat kerja kepala dengan yang diperlukan
peralatan organisasi, alat tulis,
menciptakan kondisi yang kondusif untuk kerjanya yang efektif.
3.13. Cetak bahan kantor sesuai arah kepala,
diperlukan untuk operasinya, atau untuk memasukkan informasi terkini ke dalam bank data.
3.14. Atur penerimaan pengunjung, promosikan efisiensi
pertimbangan permintaan dan usulan karyawan.
3.15. Bentuk kasus sesuai dengan nomenklatur yang disetujui,
untuk memastikan keamanan mereka dan pada waktunya untuk menyerahkan ke arsip.
3.16. Salin dokumen pada mesin fotokopi pribadi.
3.17. _____________________________________________________________.

IV. Hak
Asisten direktur berhak untuk:
4.1. Berkenalan dengan rancangan keputusan manajemen perusahaan,
berkaitan dengan kegiatannya.
4.2. Kirim proposal untuk dipertimbangkan oleh manajemen
peningkatan pekerjaan terkait dengan tugas yang ditetapkan
instruksi ini.
4.3. Menerima dari kepala divisi struktural,
informasi dan dokumen yang diperlukan untuk kinerja
tugas resmi.
4.4. Mengharuskan manajemen perusahaan untuk membantu dalam
pelaksanaan tugas dan haknya.

V. Tanggung Jawab
Asisten Direktur bertanggung jawab untuk:
5.1. Untuk kegagalan untuk melakukan (kinerja yang tidak tepat) dari pejabat mereka
tugas yang ditetapkan dalam uraian tugas ini
dalam batas yang ditentukan oleh undang-undang perburuhan Federasi Rusia.
5.2. Bagi mereka yang berkomitmen dalam menjalankan aktivitasnya
pelanggaran - dalam batas-batas yang ditentukan oleh administrasi, pidana dan
undang-undang sipil Federasi Rusia.
5.3. Untuk menyebabkan kerusakan material - dalam batas yang ditentukan
undang-undang perburuhan, pidana dan perdata Federasi Rusia.

Deskripsi pekerjaan dikembangkan sesuai dengan ________________
(Nama,
_____________________________.
nomor dan tanggal dokumen)

Kepala unit struktural (inisial, nama keluarga)
layanan personel ____________
(tanda tangan)

"" _____________ 20__

SEPAKAT:

Kepala departemen hukum

(inisial, nama belakang)
_____________________________
(tanda tangan)

"" ________________ 20__

Saya akrab dengan instruksi: (inisial, nama keluarga)
_________________________
(tanda tangan)

Saat membentuk staf, kepala organisasi mana pun harus memberi tahu karyawan yang direkrut tentang tugas resminya. Saat menulis instruksi, manajer harus menjaga urutan bagian-bagiannya, struktur spesifik Biasanya, karakteristik profesi dijelaskan, posisi resmi karyawan dalam struktur, persyaratan, hak dan tanggung jawabnya ditunjukkan. Asisten manajer, seperti karyawan organisasi lainnya, berkewajiban untuk bertindak dan mematuhi semua persyaratan dokumen ini.

Manual ini ditulis oleh kepala sesuai dengan standar yang ditetapkan, tidak boleh melanggar Kode Perburuhan Federasi Rusia. Itu harus dikoordinasikan dengan layanan terkait (pengacara, kepala departemen personalia), dibiasakan dengan pelamar untuk posisi itu, ditandatangani oleh kedua belah pihak. Pada saat yang sama, beberapa pengacara tidak menganggap keberadaan dokumen semacam itu sebagai keharusan untuk meresmikan hubungan layanan.

Kegunaan deskripsi pekerjaan

Tujuan utama:

bantuan kepada manajer dalam kegiatan sehari-hari;
informasi yang maksimal tentang tugas, fungsi, persyaratan pegawai;
dalam persidangan, akan lebih mudah untuk membuktikan ketidakpatuhan dengan posisi yang dipegang;
tidak adanya dalam kontrak informasi terperinci tentang fitur fungsi dan tugas langsung seorang karyawan;
memungkinkan pelamar untuk posisi itu untuk memberikan penolakan yang dibenarkan karena tidak memenuhi persyaratan untuk posisi itu;
memungkinkan Anda untuk membatasi tanggung jawab antara karyawan organisasi;
memungkinkan Anda untuk mengevaluasi kinerja setiap karyawan;

Kehadiran instruksi berguna untuk asisten itu sendiri. Dia jelas tahu hak dan kewajibannya. Tidak diperlukan untuk melakukan fungsi yang tidak ditentukan dalam instruksi.

Normatif - kerangka hukum untuk penyusunan deskripsi pekerjaan

Pada dasarnya terlihat seperti ini:

undang-undang Federasi Rusia saat ini;

Undang-undang memungkinkan Anda untuk memberi karyawan fungsi apa pun, jika dia dipercaya, dia memiliki pengetahuan, pengalaman, kualifikasi yang cukup untuk menyelesaikan masalah tersebut. Perlu diketahui bahwa kewenangan tersebut harus dikeluarkan oleh pimpinan ordonya.

uraian Tugas;

Deskripsi pekerjaan dibuat dengan mempertimbangkan spesifikasi posisi, menetapkan kerangka acuan. Ini harus mencerminkan pekerjaan sebenarnya yang dilakukan oleh asisten manajer.

dokumen internal:
piagam organisasi, arahan manajemen, peraturan internal dan perilaku.

Asisten harus dengan cepat menavigasi kerangka hukum yang mengatur kegiatannya dan pekerjaan pejabat yang berada di bawahnya. Dia perlu mempelajari undang-undang federal, regional, dokumen peraturan organisasi.

Bagian utama dari deskripsi pekerjaan

Struktur disajikan dalam buku pegangan negara tentang kualifikasi karyawan. Ini berisi semua persyaratan dasar untuk asisten manajer dan menunjukkan tempatnya dalam struktur organisasi.

Komponen utama dari instruksi:

ketentuan umumnya. Persyaratan untuk pendaftaran di negara bagian, prosedur pemecatan, subordinasi dalam organisasi, aturan untuk mengganti asisten jika tidak ada ditentukan. Tingkat kualifikasi, pendidikan, keterampilan, pengalaman ditunjukkan;
persyaratan dan keterampilan;
tanggung jawab pekerjaan. Fungsi utama asisten ditunjukkan dengan jelas;
kekuasaan. Paragraf ini mengatur tingkat kompetensi, hak-hak asisten;
tanggung jawab. Tingkat umum tanggung jawab khusus atas kesalahan dan pelanggaran yang dilakukan dalam pekerjaan ditentukan, daftar mereka ditunjukkan (atas permintaan kepala);
koneksi pekerjaan. Bagian ini mendefinisikan berbagai interaksi resmi dengan anggota tim lainnya. Hal ini ditunjukkan dengan siapa dan pada isu-isu spesifik apa kerjasama diperlukan.

Mari kita lihat lebih dekat setiap bagian.

Ketentuan umum

Ketentuan dasar:

asisten - seorang spesialis yang membantunya dalam masalah teknis dan dokumenter;
pengangkatan suatu jabatan dan pemberhentiannya dilakukan atas perintah pimpinan organisasi;
dalam proses kerja, asisten hanya mengikuti perintah dan instruksi kepala;
selama ketidakhadirannya, penggantian yang memadai disediakan, posisi penggantinya ditunjukkan, perintah dikeluarkan untuk organisasi untuk mengganti;
Asisten harus memiliki pendidikan tinggi khusus. Pengalaman dalam profil - setidaknya dua tahun. Anda mungkin perlu meningkatkan kualifikasi Anda saat melamar pekerjaan.

Persyaratan

Peran asisten eksekutif dapat melibatkan fungsi yang sangat berbeda.

Orang yang memegang posisi ini dalam praktiknya mungkin:

pada kenyataannya, wakilnya dan melapor langsung kepada pemimpin dan hanya dia. Dia sering memiliki bawahan dari karyawan lain;
Asisten pribadi. Dia melakukan pekerjaan sekretaris dan berada di area resepsionis, dia juga milik spesialis. Pada saat yang sama, ia melapor tidak hanya kepada kepala, tetapi juga kepada kepala bagian personalia dalam hal fungsi sekretariat.

Asisten seperti itu memiliki hak dan kekuasaan yang jauh lebih sedikit daripada seorang spesialis yang sesuai dengan fungsinya sebagai wakil kepala. Dia mungkin memiliki pendidikan menengah, pengalaman dalam spesialisasi bahkan mungkin tidak diperlukan.

Tidaklah tepat untuk mengidentifikasi posisi-posisi ini. Satu menyiratkan kinerja terutama fungsi tambahan, dan asisten manajer melakukan fungsi organisasi dan administrasi.

Persyaratan dasar untuk asisten dengan fungsi organisasi dan administrasi:

mematuhi persyaratan kontrak kerja, deskripsi pekerjaan;
mengetahui aturan etiket perusahaan dan komunikasi bisnis;
mengetahui secara menyeluruh alur kerja, pemeliharaan dokumentasi pelaporan dan struktur organisasi;
kompeten melakukan negosiasi bisnis;
dapat menyusun dokumen penting;
menginformasikan kepada manajer di bidang penyampaian laporan penting;
bekerja di PC, menggunakan peralatan di kantor (scanner dan printer) untuk melakukan tugas langsung mereka;
pengetahuan bahasa asing diinginkan (pada tingkat komunikasi);
dapat menyusun perjanjian standar.

Kepala perusahaan, mengingat pentingnya posisi asistennya, dapat melengkapi daftar yang ditentukan, dengan mempertimbangkan kekhususan organisasi dan pekerjaannya.

Tanggung Jawab Asisten Manajer

Asisten memiliki banyak tanggung jawab, bekerja langsung dengan manajer.

Tanggung jawab utamanya adalah:

secara ketat mematuhi semua perintah, perintah manajemen;
rencanakan rutinitas harian manajer untuk hari berikutnya. Menyusun, mengkoordinasikan waktu kunjungan, resepsi. Menyerahkan jadwal kepada manajer tepat waktu;
menemani kepala di resepsi, dalam perjalanan;
menerima pengunjung, membuat daftar kunjungan pengelola, menjawab panggilan telepon dan menyerahkan berbagai sertifikat sesuai dengan kewenangannya;
memastikan kegiatan kepala, memecahkan masalah teknis (mengatur negosiasi, rapat, memesan tiket, memesan hotel);
menyiapkan rapat, rapat, rapat pimpinan, memberitahukan kepada semua peserta tentang agenda dan waktu rapat;
menyimpan risalah kursus dan hasil rapat, rapat, negosiasi, mendokumentasikan hasilnya;
mengoordinasikan pekerjaan departemen, divisi organisasi, sesuai dengan instruksi dan perintah kepala;
membawa perhatian kepala divisi struktural perintah manajemen, mengontrol waktu pelaksanaannya;
menerima, mendaftarkan dokumen dan aplikasi yang diajukan untuk tanda tangan kepala, mentransfernya ke kepala;
menyiapkan surat, permintaan, dokumen lain atas nama kepala;
memastikan bahwa surat kuasa yang dikeluarkan oleh kepala diperhitungkan;
berkomunikasi secara independen dengan karyawan departemen dan organisasi lain, menyelesaikan sejumlah masalah yang muncul yang dapat diselesaikan tanpa manajer;
menerima informasi yang diperlukan - kumpulkan dokumentasi yang diperlukan atas permintaan kepala;
menyiapkan alat bantu visual, dokumentasi yang diperlukan untuk rapat;
mengatur pekerjaan kantor, mengelola, mengendalikan kegiatan kepaniteraan;
menerima, mendaftarkan, dan menyerahkan kepada kepala surat-menyurat yang dikirimkan kepada kepala;
berkomunikasi dengan pengunjung. Temui klien organisasi, staf, simpan catatan dan atur resepsi pribadi pengunjung ke kepala. Juga jawab pertanyaan mereka, yang bisa dia selesaikan sendiri.

kerangka acuan

Kekuasaan dan hak utama asisten:

mendaftar, menandatangani dokumen dalam kompetensinya;
mendapatkan akses informasi yang tertutup bagi masyarakat umum dalam hal keperluan resmi;
mempelajari dokumen yang berkaitan dengan kegiatan profesionalnya;
mengetahui struktur, kepemimpinan semua departemen organisasi;
- membuat surat, permintaan, dokumen lain, menyiapkan tanggapan atas permintaan (atas nama kepala);
untuk meminta dari perwakilan divisi struktural dokumen, bahan yang diperlukan, untuk menerima informasi dalam jumlah yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas langsung mereka;
berkenalan dengan keputusan, perintah, dan perintah kepala;
berpartisipasi dalam pertemuan, pertemuan para pemimpin organisasi;
mengajukan permintaan izin kepada kepala untuk memberikan dokumen penting kepada unit struktural;
mengirimkan saran untuk meningkatkan pekerjaan dan kegiatan perusahaan;
organisasi tempat kerja manajer, penciptaan kondisi untuk pekerjaan yang sukses dan efisien.

Dengan mempertimbangkan kekhasan pekerjaan organisasi itu sendiri dan kekhasan pekerjaan asisten, daftar wewenang dan hak yang diusulkan dapat diubah, diperluas secara signifikan atau, sebaliknya, dikurangi.

Biasanya paragraf terakhir adalah ketentuan tentang ukuran tanggung jawab yang berlaku bagi karyawan.

Asisten Tanggung Jawab

Hukuman untuk pelanggaran kontrak, deskripsi pekerjaan, peraturan internal, hukum harus hanya sesuai dengan hukum yang berlaku. Biasanya, tingkat tanggung jawab diatur oleh Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Asisten Manajer bertanggung jawab untuk:

kinerja tugas resmi yang tidak tepat, penolakan untuk melakukan;
pelanggaran tenggat waktu untuk kinerja pekerjaan yang diperlukan;
pelanggaran perintah, keputusan, resolusi kepala;
tindakan yang tidak sesuai dengan kompetensinya;
tidak ramah, perlakuan kasar terhadap mitra organisasi, pengunjung, karyawan, tidak mematuhi komunikasi bisnis dan etiket;
kerusakan material pada organisasi, kontraktornya, karyawannya;
memberikan informasi palsu kepada karyawan;
kontrol yang tidak memadai atas kegiatan karyawan bawahan;
pengungkapan data pribadi, informasi rahasia yang memiliki akses terbatas.

Ada hukuman untuk:

kegagalan untuk melakukan tugas resmi secara penuh atau tidak cukup dengan itikad baik (sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia);
pelanggaran (menurut peraturan perundang-undangan: administratif, perdata, pidana);
kerusakan material yang disebabkan (menurut KUH Perburuhan dan Perdata Federasi Rusia).

Hukuman yang ditentukan dapat berupa perampasan remunerasi materi, bahkan pemecatan. Di akhir teks dokumen, harus ada visa karyawan yang menyetujuinya dan tanda tangan asisten manajer.

Kepala organisasi mengembangkan instruksi, dikoordinasikan oleh: pengacara, kepala departemen personalia, perlindungan tenaga kerja. Setelah melakukan amandemen, penambahan, kepala menyetujui. Posisinya, nama keluarganya (dengan decoding), tanggal persetujuan dan tanda tangan ditunjukkan.

Tanda tangannya menegaskan persetujuan dengan perubahan saat membuat amandemen dan legalitas dokumen ini.

Kesimpulan

Posisi - asisten kepala adalah posisi yang sangat beragam, bertanggung jawab, dan khusus. Dia melapor langsung hanya kepada pemimpin dan harus mengikuti semua instruksinya tanpa cela - hal utama dalam pekerjaannya. Dia memiliki tanggung jawab yang meningkat untuk sikap tidak jujur dalam bekerja. Dalam hal ini, konsekuensi mungkin terjadi dengan kerusakan pada majikan itu sendiri.

Asisten harus memiliki kualitas pribadi khusus: komitmen dalam menjalankan fungsinya, kesadaran, kemampuan bersosialisasi, menuntut dirinya sendiri, dapat berkomunikasi dengan banyak orang. Dia harus memiliki karisma dan pesona bawaan tertentu.

Kami memeriksa secara rinci komponen instruksi, kerangka acuan, fungsi dan persyaratan. Mereka dapat ditambahkan dan disempurnakan tergantung pada spesifikasi dan ukuran organisasi. Hal utama adalah bahwa instruksi harus dibuat oleh kepala, dikoordinasikan dengan layanan terkait. Pemohon untuk posisi ini harus dibiasakan dengan itu di bawah tanda tangan pribadi dan diinginkan untuk mendapatkannya.

Seorang asisten bisnis dibutuhkan oleh setiap manajer yang ketika mengelola sebuah perusahaan besar, ia dapat mempercayakan banyak pelaksanaan tugasnya. Ini harus menjadi orang dengan pengetahuan, keterampilan, kompetensi yang diperlukan, yang harus Anda percayai dalam segala hal. Asisten adalah "tangan kanan" pemimpin, yang harus cerdas, pekerja keras, kompeten, asisten yang andal, yang, jika tidak ada pemimpin, sebagian besar dapat menggantikannya. Bukan tanpa alasan bahwa buku pegangan kualifikasi merujuknya ke spesialis - manajer.

Deskripsi pekerjaan asisten manajer dibuat untuk merampingkan hubungan kerja. Dokumen tersebut menguraikan tugas fungsional, tanggung jawab, hak karyawan.

Posisi "asisten kepala" di berbagai organisasi dapat disebut berbeda: asisten pribadi direktur, asisten kepala, sekretaris.

Contoh deskripsi pekerjaan untuk asisten manajer

SAYA. Ketentuan umum

1. Seorang asisten kepala diangkat ke posisi itu dan diberhentikan darinya atas perintah kepala organisasi.

2. Pembantu kepala melapor langsung kepada kepala perusahaan.

3. Selama Pembantu Ketua berhalangan, hak dan tugas fungsionalnya dialihkan kepada pejabat lain, sebagaimana dilaporkan dalam tata tertib organisasi.

4. Seseorang dengan pendidikan tinggi dan satu tahun pengalaman kerja yang sama diangkat untuk posisi asisten manajer.

5. Asisten manajer dalam kegiatannya dibimbing oleh:

undang-undang Federasi Rusia;
Peraturan perburuhan internal, Piagam dan tindakan pengaturan lainnya dari perusahaan;
perintah dan arahan dari manajemen;
deskripsi pekerjaan ini.

6. Asisten manajer harus mengetahui:

prosedur yang ditetapkan untuk menangani dokumen dalam organisasi;
aturan komunikasi dan etiket bisnis;
prosedur pemeliharaan dokumentasi pelaporan;
aturan penggunaan peralatan kantor, sarana komunikasi;
dasar-dasar bekerja di editor teks, spreadsheet;
dasar-dasar pekerjaan kantor;
struktur organisasi perusahaan;
prosedur untuk menyimpulkan dan melaksanakan kontrak.

II. Tanggung Jawab Pekerjaan Asisten Manajer

Asisten Manajer memiliki tanggung jawab sebagai berikut:

1. Merencanakan hari kerja kepala: penyusunan dan koordinasi jadwal rapat, kunjungan, telepon, resepsi dan tindakan lainnya.

2. Pendampingan pribadi kepala dalam rapat, resepsi, dalam perjalanan.

3. Dukungan teknis untuk pekerjaan kepala: pemesanan tiket, transportasi; organisasi negosiasi, pertemuan.

4. Menyimpan risalah dan dokumen lain yang memperbaiki kemajuan dan hasil rapat, rapat, negosiasi.

5. Memberi perhatian kepada karyawan divisi struktural organisasi instruksi, perintah manajemen dan kontrol pelaksanaannya.

6. Pengumpulan informasi, penyusunan dan penyediaan laporan analitis, informasional, referensi dan lainnya kepada manajemen.

7. Pencatatan, menerima surat menyurat yang dikirim ke kepala.

8. Pendaftaran pengunjung untuk janji pribadi dengan kepala, organisasi penerimaan mereka.

9. Penerimaan dokumen dan aplikasi untuk tanda tangan kepala, pendaftaran mereka, akuntansi dan transfer ke kepala.

10. Membuat surat, permintaan, dokumen lain atas nama pengurus.

11. Persiapan rapat, rapat, rapat yang diadakan oleh ketua. Pengumpulan bahan yang diperlukan, pemberitahuan peserta tentang waktu, tempat diadakan, agenda.

12. Pemenuhan instruksi resmi kepala.

AKU AKU AKU. Hak

Asisten Manajer berhak untuk:

1. Menerima informasi dalam jumlah yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

2. Mengirim proposal kepada manajemen untuk meningkatkan pekerjaan mereka dan merasionalisasi kegiatan perusahaan.

3. Kirim permintaan ke departemen organisasi (atas nama kepala atau atas inisiatif pribadi) untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan tugasnya.

4. Mengharuskan manajemen lembaga untuk menciptakan kondisi yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas resminya.

5. Membuat keputusan independen dalam kompetensi mereka.

6. Memiliki akses ke informasi rahasia, dalam hal kebutuhan bisnis.