A munkaidő-nyilvántartások vezetésének szabályai. A munkaidő-nyilvántartások helyes karbantartása

Ebben a cikkben a következőket találja:

• A munkaidő-nyilvántartás kitöltésének részletes leírása
• Óralap minta

A munkaidő-nyilvántartás vezetése az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91. cikkében meghatározott munkáltató felelőssége. A ténylegesen ledolgozott idő feltüntetésével minden alkalmazottról meg kell őrizni a T 12-es munkaidő lapot. Ehhez a felhasználáshoz:

• órarend T 12;
• órarend T 13.

Használhat az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 2004. január 5-i 1. számú rendeletével jóváhagyott egységes nyomtatványokat vagy önállóan kidolgozott űrlapokat.

Mire való a jegyzőkönyv?

Munkaidő-nyilvántartás szükséges a következőkhöz:

• naponta vegye figyelembe, hogy a munkavállalók hogyan használják fel munkaidejüket, betartják-e a megállapított munkarendet;
• adatokat kap a ledolgozott órákról;
• kiszámítja a fizetést;
• statisztikai jelentéseket készít a statisztikai hatóságok számára a munkaerőről.

Kétféleképpen lehet munkaidő-nyilvántartást vezetni

A munkaidő-nyilvántartásokat és a bérszámításokat két módszer egyikével lehet karbantartani:

1) a jelenlét és a munkából való távolmaradások folyamatos nyilvántartásának módja. A munkaidő kumulatív rögzítésére szolgál, amikor a ledolgozott órák száma változó.

2) egy módszer az eltérések rögzítésére (meg nem jelenés, késés, túlóra stb.). Ezt a módszert akkor alkalmazzuk, ha a munkanap (műszak) hossza állandó.

Munkaidő-nyilvántartási minták

A jegyzőkönyvet egy példányban állítják össze. A kitöltött beszámolót a hónap végén alá kell írnia a strukturális osztályok vezetőinek és a HR munkatársnak. Ezt követően a dokumentumot elküldik a számviteli osztálynak bérszámfejtésre.

Általános szabály, hogy az egyes szerkezeti egységek alkalmazottairól munkaidő-nyilvántartást vezetnek. Munkájában használhatja a T 12-es és a T13-as munkaidő-nyilvántartást is. A T 13-as munkaidő-nyilvántartás az adatelszámolás automatizált feldolgozására szolgál.

Ki vezeti a munkaidő-nyilvántartást

A munkaidő-nyilvántartás kitöltésével általában megbízott személyt bíznak meg. Beszámoló lapot egy példányban készít, azt átadja a szerkezeti egység vezetőjének, humánerőforrás munkatársnak, és benyújtja a számviteli osztálynak. A munkaidő-nyilvántartás adatai alapján történik a munkavállalók bérének kiszámítása és kifizetése.

A munkaidő-nyilvántartások vezetésének felelőssége leggyakrabban a fő feladataik mellett humánerőforrás-szakértőre, könyvelőre vagy strukturális részlegvezetőkre hárul.

Milyen megjelöléseket használnak a munkaidő-nyilvántartás kitöltésekor?

A munkaidő-nyilvántartás kitöltésekor ábécé és digitális kódokat is használhat, amelyek listája az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 2004. január 5-i határozatával jóváhagyott T-12 számú egységes formanyomtatvány címlapján található. 1. sz.

A munkaidő-nyilvántartásban leggyakrabban a következő megnevezéseket használják:

Nappali dolgozó vagyok;

B – hétvégék és munkaszüneti napok;

N – éjszakai munkavégzés;

PB – hétvégi munkavégzés;

C – túlóra;

B – betegszabadság (átmeneti keresőképtelenség időszaka);

K – üzleti út;

OT – éves fizetett alapszabadság;

OZ – fizetés nélkül távozik;

U – tanulmányi szabadság.

Az ok miatti távolmaradás kódja a jegyzőkönyvben „NN” betűkóddal (ismeretlen okból való meghiúsulás) vagy „30” digitális kóddal van jelölve.

Az általánosan elfogadott szimbólumok bármely időszak jelzésére (például az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 258. cikkének 4. része alapján biztosított szünetek a gyermek táplálására) nem feltétlenül elegendőek. Ebben az esetben a szervezetnek jogában áll utasítást kiadni egy további, alfabetikus vagy digitális kódú szimbólum bevezetésére (Eljárás az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak használatára, az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának keltezésű határozatával jóváhagyva). 1999. március 24. 20. szám).

Hogyan lehet a munkaidő-nyilvántartást hibák nélkül tartani

A munkaidő-nyilvántartás kitöltése egyszerűnek tűnik, de a gyakorlatban a következő hibák fordulnak elő:

• csak a munkavállaló vezetékneve és kezdőbetűi vannak feltüntetve a beosztás megjelölése nélkül;
• munkaszüneti nap munkanapként van megjelölve;
• az ünnepek előtti napon például 1 órával csökken a munkaidő 7 óra 8 helyett.

A „Cégem” online könyvelési szolgáltatásban ingyenesen letöltheti és hibátlanul kitöltheti az egységes T-12 nyomtatványt, miután a szolgáltatásba előzetesen regisztrált a címen. A szolgáltatásban bemutatott összes nyomtatványt rendszeresen frissítjük, és megfelelnek minden jogszabályi követelménynek.

Hogyan kell munkaidő-nyilvántartást vezetni egy részmunkaidős munkavállaló számára

A részmunkaidős munkavállaló által ténylegesen ledolgozott idő a munkaidő-nyilvántartáson szerepel. Időtartamát (órában és percben) a T-12 számú nyomtatvány alsó sorában (4. és 6. oszlop), illetve a T-13 számú nyomtatvány 2. és 4. sorában (4. oszlop) tüntetjük fel. Ha a munkavállaló belső részmunkaidős munkavállaló, a ledolgozott idő minden munkakörben külön-külön jelenik meg.

Hogyan jelöljünk meg egy üzleti utat a munkaidő-nyilvántartáson

A kiküldött alkalmazottak számára a T-12 számú munkaidő-nyilvántartást vezetik. Az üzleti utazás napjait „K” betűkóddal vagy „06” számmal jelöljük. Az üzleti úton lévő munkaidőt nem jegyzik fel.

A gyakorlatban az ilyen dokumentumok munkaidő-nyilvántartásként való kezelésének szabályai sok kérdést vetnek fel sok szakemberben. A dokumentum elkészítése során gyakran felmerülnek nehézségek, különösen, ha részmunkaidős munkavállalókról, kiskorú munkavállalókról stb.

A munkaidőről minden vállalkozásnak nyilvántartást kell vezetnie. Ezeket a feladatokat át lehet ruházni egy személyzeti tisztre, vezetőre, könyvelőre stb. A regisztráció a Rosstat által jóváhagyott speciális űrlapon történik. Ez a 0504421-es nyomtatvány vagy egyszerűen egy munkaidő-nyilvántartás, amely a munkavállaló munkahelyi jelenlétének vagy távollétének regisztrálásához szükséges.

Munkaidő-nyilvántartás (0504421-es űrlap) szükséges a következőkhöz:

1. Munkaidő-ellenőrzés az egész vállalaton belül vagy külön részlegen.
2. Az alkalmazottak munkanapjainak elszámolása, valamint betegszabadság, üzleti út, szabadság stb.
3. A hiányzások rögzítése.
4. Új beosztottak adatainak beírása a munkaidő-nyilvántartásba.

A vállalkozás minden alkalmazottja megkapja a saját egyedi kódját, amelyet a munkaidő-nyilvántartás kitöltésére használnak. Ez a szám nem változik még akkor sem, ha a munkavállalót belső áthelyezéssel végzik.

Jelentéskártya űrlap

Kétféle számviteli lap létezik - T-12 és T-13. A törvény azt sem tiltja, hogy a cégvezetés saját fejlesztésű dokumentumait használja fel. Kétféle munkaidő-nyilvántartás készült különböző igényekre:

1. T-12. A személyzeti tiszt kézzel tölti ki. Manapság sokkal gyakrabban használják őket.
2. T-13. Ez a dokumentum űrlap kizárólag automatikus adatfeldolgozásra szolgál. Minden adatot számítógép segítségével kell bevinni, majd a jegyzőkönyvet ki kell nyomtatni és alá kell írni.

Segítség: ha a menedzser saját űrlapjait szeretné használni, akkor a szabványos űrlapokat veheti példának.

Kitöltési szabályok

A dokumentum helyes kitöltésének ismeretében nagyon könnyű minimalizálni az elkövetett hibák számát. A nyomtatvány minta megtalálható az interneten. A munkaidő-nyilvántartások vezetésének szabályai a következők:

1. Az okmányt kitöltőnek pontosan fel kell tüntetnie, hogy a beosztott hány napot és órát dolgozott.
2. A munkaidő-nyilvántartásban szereplő információkat kizárólag arra jogosult személy írja be.
3. Az űrlapok kitöltése után a vezető és a személyzetért felelős személy írja alá azokat.
4. Ezután minden aláírt munkaidő-nyilvántartás átkerül a számviteli osztályhoz.

Ezt a parancsot soha nem sértik meg. A dokumentum kitöltésére vonatkozó utasítások a következők:

1. Az a személy, akinek jogkörébe tartozik a jelen dokumentum kitöltése, köteles feltüntetni a cég nevét, a munkaidő-nyilvántartás számát, az elszámolási határidőket stb.
2. Ezt követően az 1. számú szakasz készül.

Ebben a részben a személyzeti tisztviselőnek ki kell töltenie a megfelelő mezőket, és meg kell adnia azokat a kódokat, amelyeket a számviteli osztály a későbbiekben a bérszámításhoz használ. A 2. számú rovat is ott lesz kitöltve.

Ami a kódokat illeti, a leggyakoribbak a következők:

• „I” és „01” – a szokásos munkarend szerint dolgozik;
• „C” és „05” – feldolgozás;
• „P” és „14” – szülési szabadság stb.

A munkaszüneti napokat kétféleképpen lehet feltüntetni a munkaidő-nyilvántartásban, attól függően, hogy milyen okból biztosítják. Példa: ha a szabadnapot pluszban kapták és nem fizetik ki, akkor a „B” felirat, ha pedig fizetett szabadnap, akkor az „OB”.

A munkaszüneti napokon végzett munkát is másképp rögzítik. Példa: amikor egy beosztott fizetést kap a munkaszüneti napon, az „RV”-t használják. De ha egy plusz szabadnapot vesz ki ehhez a műszakhoz, akkor a személyzeti tiszt „NV”-t ad neki.

Sok vállalkozásban gyakran előfordulnak olyan helyzetek, amikor a munkaidő-nyilvántartásban szereplő információk hibásak lehetnek. Tegyük fel, hogy egy alkalmazott megbetegedett, és nem jelentette be, de a személyzeti tiszt jelezte, hogy távollétének oka ismeretlen. A felépülés után az illető hozza a jogot, de a munkaidő-nyilvántartást már elkészítették és fizetésre átadták a munkavállalónak. Mit kell tenni?

Ezután a szakembernek korrekciós munkaidő-nyilvántartást kell használnia. Általában a számlázási időszak lejárta után állítják ki. A helyes adatok bekerülnek a dokumentumba, és csatolják a kitöltő feljegyzését is. A feljegyzés jelzi az okokat, amelyek miatt a kezdeti munkaidő-nyilvántartást hibásan töltötték ki.

A dokumentumhoz nincs külön formanyomtatvány, így a szervezet fejléces papírjára is elkészíthető. A kitöltendő dokumentum általában kétféle:

1. Teljesen megegyezik az eredeti formával. A javító jelentési lap megkettőzi az első dokumentum összes adatát, kivéve természetesen a hibás információkat.
2. Csak javításokat tartalmaz. Ez a fajta dokumentum kevésbé elterjedt, de törvény nem tiltja.

A helyesbítő jegyzőkönyv alapján a számviteli osztály elvégzi a szükséges befizetések újrakalkulációját.

Határidők

Ami a számlázási időszakokat illeti, a fiatal szakembereknek tudniuk kell, hogy ez az időszak mindig egy naptári hónap. Egy negyedévre vagy egy évre nem lehet jelentést kitölteni. A felhatalmazott munkavállaló pedig minden munkahónap végén köteles minden alkalmazottról dokumentumokat készíteni, és átadni a munkaidő-nyilvántartást aláíró személynek.

E tekintetben sem 2015-ben, sem 2016-ban nem történt változás. Ha a munkáltató változást hajt végre, arról a HR-esek értesülnek elsőként.

Felelősség

A munkaidő-nyilvántartás helyes kitöltése az arra jogosult személy feladata. Az ellenőrök azonban gyakran rögzítenek különféle jogsértéseket:

• az egyén jövedelmére vonatkozó információk eltérése;
• a kódok helytelen használata;
• a betegszabadságon alapuló kifizetések helytelen kiszámítása.

Ezekért a hibákért a tisztviselő adminisztratív felelősségre vonható, amely akár 5000 rubel bírságot vonhat maga után. De ha a cég egyáltalán nem állít ki munkaidő-dokumentumot, akkor a menedzser 50 000 rubel bírságot szabhat ki.

Kitöltési jellemzők

Az időmérőknek gyakran fel kell jegyezniük a dokumentumot, jelezve a normál üzemmódtól való eltérést. Fontos megjegyezni, hogy ezt csak igazoló dokumentumok (orvosi igazolás stb.) alapján lehet megtenni.

De leggyakrabban a dokumentumok elkészítésével kapcsolatos nehézségek merülnek fel, ha egy beosztott üzleti útra megy. A hibák elkerülése érdekében a személyzeti tiszteknek ismerniük kell néhány árnyalatot:

1. A munkavállaló munkaszüneti napokon és hétvégén van, ami azt jelenti, hogy kétszeres fizetést kap. "KM" van beírva.
2. A beosztott nyaral. Ez azt jelenti, hogy az „OT” a hétvégéknek megfelelő üres cellákba kerül. Ha munkaszüneti napok vannak, azokat ki kell zárni.
3. Megjelenik egy új alkalmazott. Ezért az alkalmazását megelőző dátumok üres celláiba be kell írni az „XX”-et. Ezeket a szimbólumokat akkor kell használni, ha a munkavállaló már elment, és a havi jelentést még nem zárták le.

Mielőtt elkezdené az alkalmazotti munkaidő-nyilvántartás vezetésével kapcsolatos feladatokat, olvassa el a vonatkozó utasításokat, és ismerje meg a regisztráció minden árnyalatát. Végül is az ebben az esetben elkövetett hibák elsősorban a személyzet bérét, a hiányzások számát és a szabadság időtartamát érintik. Az alkalmazottak által rendelkezésre bocsátott összes dokumentumot nagyon gondosan ellenőrizni kell.

Figyelem! A legutóbbi jogszabályi változások miatt a cikkben szereplő jogi információk elavultak lehetnek!

Ügyvédünk díjmentesen tud Önnek tanácsot adni – írja meg kérdését az alábbi űrlapon:

Bármely vállalkozás a tényleges munkaórák vagy napok alapján fizet bért. Ezek az adatok a munkaidő alapján történő elszámoláshoz és bérfizetéshez speciális űrlapot igényelnek az elsődleges elszámoláshoz. Ez az űrlap munkaidő-nyilvántartásnak minősül.

Az alábbiakban erről a dokumentumról, a vállalkozásnál ledolgozott munkaidőnek megfelelő kitöltési utasítások találhatók.

Miért van szükség erre a dokumentumra, és miért kell elkészíteni?

Kezdjük azzal, hogy a munkaidő-nyilvántartás egy olyan dokumentum, amelyet minden munkáltatónak vagy a vállalkozásnál meghatalmazott képviselőjének meg kell őriznie, függetlenül a létszámtáblázatban szereplő alkalmazottak számától és tulajdoni formától.

Ha ez az okmány nem található meg a vállalkozásnál, az a munkavédelmi hatóság ellenőrzése során pénzbírság formájában vezetői felelősséget von maga után.

Abban az esetben, ha a bérek igen jelentős helyet foglalnak el egy vállalkozás költségei között, az adóellenőrzés során keletkezett dokumentumok felvethetik a bérek megalapozatlan elhatárolását és a vállalkozás költséglistájából való kizárását. Ebben az esetben kellemetlen következmények lépnek fel.

T-12 és T-13 nyomtatványok: a kitöltés szabályai és szakaszai

A számviteli lapot a hónap minden munkanapján vezetjük, ill az utolsó napon jegyzőkönyv készül a ledolgozott napok/órák teljes számáról. Az elkészült dokumentumot megküldik a számviteli osztálynak.

Adjunk példát a munkaidő-nyilvántartás kitöltésére és a bérszámításra vonatkozó utasításokra, a T-12 és T-13 nyomtatványok alapján. Nem különböznek lényegesen.

• Felül tüntesse fel a szervezet nevét az alapító okiratoknak megfelelően, valamint a szervezeti egység nevét, ha van ilyen.
• Az „összeállítás dátuma” (a munkahónap utolsó napja) és a „dokumentumszám” rovat kitöltésre kerülnek.
• A „jelentési időszak” azt az időtartamot jelöli, amelyből a fizetést a terv szerint számítják.
• A munkaidő-nyilvántartás első oszlopa az alkalmazottak sorszámát jelzi.
• A 2-3. oszlopokat az alkalmazottak személyi kártyái alapján töltik ki a T-2 formanyomtatványnak megfelelően, amelyet a vállalkozásba való felvételi megbízás alapján hoztak létre.
• A 4. és 6. oszlop a munkaidő költségkódokat és az elmúlt hónapban ledolgozott órák számával kapcsolatos információkat tartalmazza.
• Az 5. és 7. oszlop a hónap két felének közbenső eredményeit jelöli.
• A 8-17. oszlopokat a jelentési hónap végén kell kitölteni.
• A napok végső számába nem számítanak bele a munkavállaló távollétének napjai (betegszabadság, üzleti utak, távollét, hétvégék).
• A 14. és 16. oszlop a napok és órák számával van kitöltve.
• 15 – a munkából való távolmaradás okának kódja
• 17 – a munkavállalói szabadságok és szabadnapok összesített száma a tárgyhónapban.

A dokumentumot a HR osztály, strukturális egység munkatársa, igazgató vagy az általa meghatalmazott személy írja alá.

Munkaidő-nyilvántartás készítése műszakos munkához és egyéb árnyalatok

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91. cikke szerint a munkáltatónak nyilvántartást kell vezetnie az egyes munkavállalók által ténylegesen ledolgozott időről. A munkaidő fizetése a munkavégzés helyén lévő fizikai elhelyezkedés szerint történik. Kiszámításuk a jelenlét és a munkából való távollét rögzítésével történik.

A műszakos munkavégzés a kollektív szerződés feltétele, és azt dokumentálni kell. A műszakos munkavégzés kizárólag az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 103. cikkének megfelelő műszakbeosztás szerint végezhető. Figyelembe veszi a napi munkaidőt és a műszakok gyakoriságát. A műszakbeosztás ebben az esetben helyi független szabályozási aktusként működik.

Az éjszakai műszakban végzett munka jóváhagyásához fel kell venni a munkát az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 97. cikke értelmében a munkáltató szerződésében vagy aktusában meghatározott listára.

A gyakorlatban leggyakrabban az „idő üzemmód” napi munkarendjét használják. A munkaidő-nyilvántartási módban a havi műszakokat veszik figyelembe, és időtartamának azonosnak kell lennie a teljes időszakban. Az időtartamot meghaladó munkavégzés nem kompenzálható más napi munkavégzés hiányával vagy szabadság kivételével.

Ha a vállalkozás feltételei nem teszik lehetővé a munkafeltételek betartását az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 94. cikkével összhangban, bevezetik a munkaidő összesített nyilvántartását. A műszakos munkavégzés kombinálható az időkövetés bevezetésével. Az összesített számvitel társasági bevezetésének eljárását kizárólag a belső munkaügyi szabályzat szabályozza. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 104. cikke csak azt írja elő, hogy ne lépje túl a havi munkaegységek névleges számát.

Az alábbi videó részletesen leírja a munkaidő-nyilvántartások karbantartásának folyamatát:

Szankciók a munkaidő-nyilvántartás helytelen kitöltéséért

Az adó- és pénzügyi ellenőrzések során a könyvvizsgáló az alábbi szabálysértéseket tapasztalhatja a számviteli lap kitöltése során:

• a fizetési adatok nem egyeznek meg az elsődleges bevallási dokumentumokban és munkaidő-nyilvántartásokban feltüntetettekkel;
• a fizetési adatok nem egyeznek meg a fizetési és elszámolási bizonylatokon, valamint a munkaidő-nyilvántartásokon feltüntetettekkel;
• a kódok és jelölések használata helytelen;
• a túlórákat vagy a túlórákat nem veszik figyelembe;
• átmeneti rokkantsági igazoláson szereplő ellátások összegének kiszámítása.

A szabálysértések a könyvelőre vagy a munkáltatóra büntetést vonhatnak maguk után legfeljebb 5000 rubel. A könyvvizsgálói ellenőrzés során a jelentési kártya hiánya vagy munkahelyi hiánya adminisztratív szankciókat vonhat maga után az 5.27. cikk értelmében, és az egység vezetőjére a következő összegű bírságot szabhat ki. legfeljebb 50 000 rubel.

A szervezet vagy vállalkozó alkalmazottainak a termelésnél való rögzítéséhez és jelenlétének rögzítéséhez naponta egy T-13-as űrlapot használnak munkaidő-nyilvántartásra, és hiányuk esetén megállapítják az okot, amely a dokumentumban is megjelenik. HR-es vagy számviteli alkalmazottak használják a vezető által benyújtott, a dolgozók jelenlétére vonatkozó adatok alapján. Az alábbiakban találjuk a letölthető űrlapokat.

A munkaidő-nyilvántartás az egyik fő dokumentum, amely alapján a munkavállalók bére alakul ki, különösen azoké, akiknek ténylegesen ledolgozott órákra számítják. A dokumentum rögzíti az alkalmazottak termelésben, üzleti utakon, szabadságon, betegszabadságon való jelenlétéről szóló információkat, beleértve a munkából való távollét és a hiányzás tényét.

Jó munkaidő-nyilvántartást kell készíteni és havonta 2 alkalommal benyújtani a számviteli osztálynak, az egyik a hónap első felére az előleg kiszámításához, a másik a fő rész kiszámításához. Nem mindenki csinálja ezt, de az előlegszámításnál még mindig vannak finomságok, még akkor is, ha a fizetés fizetési részét a ténylegesen ledolgozott idő alapján számítják ki.

Munkaidő-nyilvántartási sablon Excel-ben letölthető

Az űrlap kitöltése

A munkaidő-nyilvántartást erre felhatalmazott személy vezeti és benyújtja a számviteli osztálynak. Kétféleképpen lehet kitölteni:

• 1. lehetőség – A kimutatás naponta kerül kitöltésre, a dolgozók minden jelenléte és hiányzása szerepel benne.
• 2. lehetőség – Csak a normától való eltérések kerülnek kitöltésre, pl. Csak a meg nem jelenést, a késést stb. rögzítik.

A munkaidő-nyilvántartó űrlap kitöltésének alapkódjainak táblázata

Esemény	Betűkód	Digitális kód
Munkavállalók jelenléte a termelésben, munkanapon	én	01
Hétvégén és ünnepnapokon, ha az órarend 5/2, akkor általában szombat és vasárnap, a menetrend rugalmas, akkor az ütemezésnek megfelelően	BAN BEN	26
Éves fizetett szabadság	TÓL TŐL	09
Szülési szabadság	R	14
3 évesnél fiatalabb gyermek gondozásához alkalmazottnak kiadott szabadság	hűtőfolyadék	15
Nyaralás saját költségen, fizetés nélkül	ELŐTT	16
Üzleti út	NAK NEK	06
Azokat a hiányzásokat, amelyeknek a körülményeit nem állapították meg, tisztázásig jelöljük.	NN	30
Betegszabadság	B	19

A bérek fő kódjai

• 2000 kerül megállapításra bérek és utazási költségtérítések kifizetése esetén.
• 2012 – szabadságdíj kifizetésekor.
• 2030 – táppénz.

Óralap T-13 minta kitöltése

A munkaidő-nyilvántartás kitöltése nem okoz különösebb nehézséget, nagyon egyszerű, csak ismerni kell az alkalmazott kódjait és adatait. Ez úgy történik, mint a példában, ami az 1. opció szerint lett kitöltve. A 2. opció is ugyanúgy lesz írva, csak a jelenléti kódok nem kerülnek megadásra, helyette üres cellák, hétvégék és eltérések lesznek ki lesz töltve, és a ledolgozott idő mennyiségét is.

Az 1. oszlopba a rekord sorszámát kell beírni, a 2. oszlopba pedig a munkavállaló teljes nevét és beosztását.

A 3. oszlopba a személyi szám kerül beírásra.

A 4. oszlopban az adatok havi bontásban kerülnek beírásra, az egyes alkalmazottak betűkódjaival. Ehhez a felső cellába betűkód kerül, az alsó cellába pedig a ledolgozott idő, 5/2-es ütemezéssel ez 8 órás munkanap lesz. A számítás a hónap első felére és a másodikra ​​történik, az adatokat az 5. oszlopban, a véglegeseket pedig a 6. oszlopban rögzítjük.

A 7-9. oszlopok az adatok megadásához szükségesek, amelyek alapján a bérszámítás helyesen történik.

A 7. oszlopba a fizetési kód kerül beírásra, a 8. oszlopba - a könyvelési számla, amelyen a bérköltségek szerepelnek, ebben az esetben a 44. számla szerepel, de lehetnek más számlák is, a költségfelosztási rendszertől függően.

A 10-13. oszlopokba a munkavállalói távollétek adatait kell beírni.

Lehetséges szokatlan helyzetek az űrlap kitöltésekor

Betegség nyaralás közben

Ha a munkavállaló a számviteli éves szabadság ideje alatt beteg volt és betegszabadságot hozott, akkor a szabadság (OT) helyett a jelzett napokat (B) kell beírni, és a szabadság meghosszabbodik a szabadság idejére. a betegszabadság.

Ha a munkavállaló nem tér vissza a szabadságról, de megbetegszik, akkor a távolléte napjain ideiglenesen (NN) jelöli, és az igazoló dokumentumok bemutatása esetén (B)-re változik.

Ünnepnapok nyilvántartása a munkavállaló szabadsága alatt

Ha a munkavállaló szabadságot vesz ki, és ebben az időszakban a termelési naptár szerint szabadságok vannak, akkor a szabadságot (B) kell beírni. Tegyük fel, hogy ha egy alkalmazott június 10-től június 17-ig szabadságon van, és június 12-e munkaszüneti nap, akkor ezen a napon cserélje ki az (OT) kódot (B)-re. Az ilyen nap nem számít bele a fizetett szabadság időszakába.

Fizetés nélkül távozni

Minden olyan vállalkozásnak, amely bérelt munkaerőt alkalmaz, figyelembe kell vennie az alkalmazottak által ledolgozott időt. Ennek alapján a számviteli osztály kiszámítja az esedékes fizetésüket és juttatásaikat. A ledolgozott idő egy speciális dokumentumban – egy munkaidő-nyilvántartásban – tükröződik. Megmondjuk, milyen árnyalatok vannak a karbantartással kapcsolatban, és hogyan kell helyesen kitölteni.

A munkaidő-nyilvántartás az egyik olyan elsődleges számviteli dokumentáció, amely rögzíti:

• a munkavállaló által végzett munkavégzéssel töltött idő típusa;
• időtartama (órákban és napokban).

Munkaidő-nyilvántartás funkciói:

• a munkavállaló tényleges foglalkoztatásáról szóló feljegyzést munkaidőnként;
• személyzet ellenőrzése;
• megfelelő fizetés és bizonyos juttatások;
• bizonyítékok a vonatkozó munkaügyi vitákban;
• feldolgozás számítása;
• a távollét miatti felmondás jogszerűségének alapja;
• bérköltségek adózási indokolása;
• a szabályozó hatóságoknak szóló jelentések elkészítésének alapja.

Működhet-e egy LLC vagy egyéni vállalkozó munkaidő-nyilvántartás nélkül?

A törvény előírja, hogy a munkáltatók kötelesek ilyen munkaidő-nyilvántartást vezetni, függetlenül szervezetük jogi formájától. Ha egy cég bérelt alkalmazottakat alkalmaz, akkor nekik fizetést kell fizetni, amelyből adót vonnak le a költségvetésbe. A bérszámítások érvényességének ellenőrzéséhez az adóhivatal érdeklődni fog ezen dokumentum meglétéről és annak tartalmáról.

Ha egy LLC-nek vagy egyéni vállalkozónak vannak alkalmazottai, és a munkaidő-nyilvántartás nincs kitöltve vagy hibás, az adóhivatal a bérköltséget dokumentáltan indokolatlannak ismerheti el. Ez azt jelenti, hogy ezek a munkáltatói kiadások nem csökkentik a jövedelemadó alapját.

Fontos! Az ellenőrző hatóságok szankciókkal sújthatják azt a munkáltatót, aki nem veszi a fáradságot a munkaidő nyomon követésével, vagy a szabálysértéseket tartalmazó munkaidő-nyilvántartást vezeti. Az igazgató 1000-5000 rubel, a szervezetek pedig 50 ezer rubelig terjedő pénzbírsággal sújthatók. (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 52.7. cikke).

Hogyan számítják ki a munkavállaló munkaidejét?

A munkaidő az a nappali vagy éjszakai időszak, amely alatt a munkavállaló köteles munkaköri feladatait ellátni, vagy annak fizetése szempontjából azzal egyenértékű idő. Ennek az időszaknak az időtartamát (munkanap vagy műszak) és ismétlődésének rendszerességét (rutin vagy ütemezés) a munkaszerződésben munkafeltételként kell rögzíteni.

A munkaidő-nyilvántartás a munkavégzési funkciókhoz kapcsolódó különféle időtípusokat jelzi:

• nappal;
• éjszaka;
• hétvégén és ünnepnapokon;
• túlóra;
• néz;
• továbbképzés a termelésen kívül;
• fizetett szabadság;
• betegszabadság;
• kényszerű hiányzás;
• sztrájk;
• egyszerű stb.

A munkaidő-nyilvántartás elvei

Az időmérő köteles betartani a jogszabályban elfogadott szabályokat, valamint a vállalkozás belső szabályzatában foglalt előírásokat:

1. Ez a dokumentum divíziónként külön-külön vagy az egész szervezetre vonatkozóan karbantartható.
2. A munkaidő-nyilvántartás tartalmazza a munkavállaló által ledolgozott órák számát munkaidő-típusonként a hozzárendelt kód szerint.
3. A munkaviszony idején kívül fel kell tüntetni azon órák számát is, amikor a munkavállaló nem végzett munkát, bár azt kellett volna (hiányzás, sztrájk, állásidő).
4. Az alkalmazottak a megfelelő személyi dokumentáció - foglalkoztatási vagy felmondási végzés, munkaszerződés - elkészítése után szerepelnek a munkaidő-nyilvántartásban, illetve kizárják onnan.
5. Amikor egy új alkalmazott szerepel a munkaidő-nyilvántartásban, kap egy személyi számot, amely egyedi és kódja lesz a személyi dokumentációban. A szám arra az időre érvényes, amíg ennél a munkáltatónál dolgozik. A pozícióváltás nem változtat a létszámon. Elbocsátás után 3 évig nem szabad ugyanazt a számot kiosztani senkinek.
6. A munkaidő-nyilvántartást előzetesen kitölteni szigorúan tilos – az időpont a bizonylaton szerepel. sikerült valójában.

Legális-e az elektronikus megfigyelőrendszerek használata?

Sok szervezet, különösen a nagyok, elektronikus rendszereket használ az alkalmazottak megfigyelésére és/vagy megfigyelésére, hogy megkönnyítse a személyzeti munka elszámolását. Ezeknek a rendszereknek a különféle funkciói lehetővé teszik a munkavállalók érkezési és távozási idejének, egyesek - a területen való mozgásuk, esetenként - a munkahelyi tevékenységeik rögzítését.

A munkavállaló munkahelyi jelenlétének rögzítésének alapja lehet az egyik vagy másik számviteli és ellenőrzési rendszer által biztosított különféle mutatók szerinti regisztráció:

• Elektronikus belépőkártyák bemutatása;
• ujjlenyomat-olvasás;
• retina szkennelés;
• videofelvétel kamerákkal stb.

A választott vezérlőrendszertől függően a kapott adatok ilyen vagy olyan formában rögzítésre kerülnek. Számos elektronikus rendszer biztosítja a jelentések egységes formában történő elküldését a szervezet adatbázisába, ugyanazt a munkaidő-nyilvántartást generálva. Ezért ezek használata teljesen elfogadható: az ilyen elszámolást a munkaidő-nyilvántartások „kézi” kitöltésével összehasonlítva automatizáltnak nevezik.

Vimania! Az automatizált rendszerek használatának legálissá tétele érdekében a szervezetnek ezt a pontot a számviteli bizonylatokban - a munkavállalókkal és a belső szabályzatokban - meg kell határoznia.

Milyen gyakran és ki tölti ki a munkaidő-nyilvántartást?

A munkaidő-nyilvántartást egy speciális alkalmazott tölti ki - „időmérő”, aki az egyik osztály alkalmazottja lehet:

• HR osztály;
• könyvelés;
• szerkezeti egység vezetője;
• rendező;
• bármely személy, akit a vezetőség megbízásából neveznek ki.

Minden munkahónap elején új munkaidő-nyilvántartást nyitnak, a hónap végén pedig be kell zárni. Néha az időközi eredményeket a hónap közepén összesítik.

A munkaidő-nyilvántartást a kitöltést követően a felelős személynek és az illetékes osztály vezetőjének alá kell írnia, majd át kell adnia a számviteli osztálynak (az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság keltezési határozatával jóváhagyott utasítások 2. szakaszának 2. bekezdése). 2004. január 5.).

Töltse le a nyomtatványt és a bejelentőlap kitöltési mintáját

Óralap kitöltése

Ennek a fontos dokumentumnak a karbantartására speciális űrlapokat fejlesztettek ki. Nem szükséges ezeket kifejezetten használni: a munkáltatónak joga van saját mintákat fejleszteni vagy szabványmintákat „önmaga számára” újra elkészíteni (Rostrud 2013. február 14-i PG/1487-61 sz. levele). A lényeg az, hogy a kidolgozott jelentés tartalmazza a 402. számú szövetségi törvény által előírt kötelező adatokat.

A 2018-as munkaidő-nyilvántartás a korábbiakhoz hasonlóan kétféle formanyomtatvány egyikén tartható:

• T-12 formanyomtatvány - nemcsak a ledolgozott és/vagy kihagyott időt veszi figyelembe, hanem fizetést is fizet (az adatok „kézi” ellenőrzés alapján kerülnek beírásra);
• A T-13-as nyomtatvány elterjedtebb, a munkavállaló foglalkoztatási idejének tisztán elszámolására szolgál, a bérszámításhoz pedig egyéb dokumentumokat biztosítanak (ez a nyomtatvány automatizált könyvelési rendszerekkel is használható, de a nyomtatott változatokon személyes aláírás szükséges) .

Hogyan kell kitölteni egy jelentést a T-13-as űrlapon

Az 1C számviteli program kezeli a T-13 űrlap automatikus kitöltését. Kibővített asztalra hasonlít. A munkaidő-nyilvántartás kitöltése egy példányban történik.

A szükséges adatokat nem kell minden alkalommal külön kitölteni, mivel azok nem változnak, előre rögzíthetők a munkaidő-nyilvántartás „törzsében”:

• a cég teljes neve;
• a szerkezeti egység neve (ha több van a szervezetben).

A felelős személy a következő adatokat írja be a munkaidő-nyilvántartás oszlopaiba:

• 1. oszlop – sorozatszám, a sorok számozva vannak az egyszerűség kedvéért;
• 2. oszlop – az alkalmazottak teljes neve a személyi igazolványok szerint, és a beosztás megnevezése a személyzeti dokumentáció szerint;
• 3 oszlop – az alkalmazottakhoz rendelt személyi számok.

Figyelem! El kell dönteni, hogy miként kerüljön be az információ a munkaidő-nyilvántartásba: a munkahelyi jelenlét és távollét teljes körű rögzítésével, vagy csak az órarendtől való eltérések rögzítésével.

A következő oszlopok mindegyike 2 részre oszlik: az egyik az alfabetikus vagy digitális kód megjelölésére, a másik pedig a ledolgozott órák számára.

Ezeket a következőképpen töltik ki:

• 4. oszlop - cellákra osztva, amelyek a hónap minden napját jelzik, amelyben meg kell jegyezni a jelenlétet vagy távollétet és a munkaidőt (2 15 napos blokkból áll);
• 5. oszlop – a ledolgozott idő számítása napokban a hónap közepén és végén;
• 6. oszlop – a hónap munkanapjainak számolása;
• a 7. oszlop tartalmazza a bérszámot;
• 8. oszlop – számviteli kód;
• 9. oszlop – hány napot kell fizetni a 8. és 9. oszlopban feltüntetett kódok szerint (ezek üresen hagyhatók, ha a fejlécben minden munkavállalóra egyetlen kód kerül rögzítésre);
• 10., 12. oszlop – a munkából való távolmaradás okának alfabetikus vagy numerikus kódja;
• 11., 13. oszlop – a feltüntetett okból kimaradt órák vagy napok száma.

A táblázat aljára az osztályvezető teszi a vízumokat, ha a munkaidő-nyilvántartás számviteli osztályokra van felosztva, és mindig a munkaidő-nyilvántartást kitöltő felelős munkatárs (HR-es, könyvelő, stb.). Az aláírás átiratának és a jóváhagyás dátumának jelen kell lennie.

Alapkódok a munkaidő-nyilvántartás kitöltéséhez

A munkaidő-nyilvántartásban szereplő bértípus kódnak kettős formája van: egy alfabetikus kód és egy digitális kód.

	Munkaidő típusa	Megnevezés betűvel	Digitális kódolás
1	Részvétel normál ütemterv szerint	én	01
2	Munkaidő után	N	02
3	Munkavégzés hétvégén és ünnepnapokon	RP	03
4	Túlóra	C	05
5	Maradjon üzleti úton	NAK NEK	06
6	Éves szabadság	TÓL TŐL	09
7	Pótszabadság	OD	10
8	Tanulmányi szabadság	U	11
9	Lerövidített munkaidő a munkahelyi képzéshez	UV	12
10	Tanulmányi igazgatási szabadság	UD	13
11	Betegszabadság terhesség és szülés miatt (szülési szabadság)	R	14
12	3 éves korig hagyja el gondozni a gyermeket	hűtőfolyadék	15
13	Fizetés nélküli szabadság a vezetőség engedélyével	ELŐTT	16
14	Törvényben előírt igazgatási szabadság	OZ	17
15	Fizetett átmeneti rokkantság	B	19
16	Fizetetlen rokkantság	T	20
17	Lerövidített munkaidő bizonyos munkavállalói kategóriák számára	Bajnokok Ligája	21
18	Közfeladatok miatti távolmaradás a munkából	G	23
19	Hiányzás	STB	24
20	A munkáltató által bejelentett „rövid” munkanap	NS	25
21	Hétvége	BAN BEN	26
22	Meghatározatlan ok miatti hiányzás	NN	30
23	Leállás a cég hibája miatt	RP	31
24	Leállás munkavállalói hibából	VP	33

Hogyan kell kitölteni egy munkaidő-nyilvántartást bizonyos helyzetekben

A munkaidő bizonyos árnyalatai megkövetelik, hogy megfelelően tükrözzék a munkaidő-nyilvántartást és a felelős személyek bizonyos intézkedéseit. Az ilyen eseményeket a jelentési igazolványba való felvétel előtt meg kell indokolni a helyzetnek megfelelő egyéb hivatalos dokumentumokban - parancs, cselekmény, betegszabadság stb.

Gondoljuk át, hogyan kell pontosan megjelölni a munkaidőt és a napokat egy munkaidő-nyilvántartásban olyan helyzetekben, amelyek bármely szervezetben előfordulhatnak.

Az alkalmazott nem jelenik meg a munkahelyén

Ha egy alkalmazott figyelmeztetés nélkül nem jelenik meg a munkahelyén, távollétének oka nem azonnal derül ki. Ebben az esetben a közvetlen vezetőnek az előírásoknak megfelelően kell eljárnia - feljegyzést kell benyújtania a felsőbb vezetésnek, és hiányzási jegyzőkönyvet kell készítenie két tanú aláírásával.

Hogyan jelöljük meg ezt a helyzetet a munkaidő-nyilvántartáson? Míg nem ismert, hogy a munkavállaló a munkanapból 4 óránál többet hiányzott, addig a munkaidő-nyilvántartáson az NN kód (ismeretlen okból való meg nem jelenés) szerepel.

Figyelem! Miután a munkavállaló jelentkezett és magyarázó megjegyzést írt a távolmaradás okáról, a jelölés a megfelelőre változik. Ha a magyarázatot nem ítélik kielégítőnek, vagy nem adták meg, a hiányzást fel kell jegyezni a jegyzőkönyvre. Mit tehet egy alkalmazott?

Az ünnepek a vakációra estek

Ha egy nyaralónak a pihenőidejében olyan napok vannak, amelyek a többi munkavállaló számára szabadság miatt nem dolgoztak, az időmérő a megfelelő cellákba B betűt („Szabadnap”) tesz. Ezek a napok nem számítanak bele a szabadság idejébe. A szokásos hétvégéket (nem ünnepnapokat) OT ("Vakáció") betűkkel jelöljük, mivel ezek beleszámítanak a szabadság napjaiba.

Egy alkalmazott megbetegedett szabadságon

A Munka Törvénykönyve lehetővé teszi a szabadság meghosszabbítását a kényszerű keresőképtelenség idejére, vagy e napok áthelyezését más időpontra. Éppen ezért fontos, hogy a munkaidő-nyilvántartáson pontosan feltüntessék, hány napig volt beteg a munkavállaló a szabadság alatt. Természetesen a betegséget papírral dokumentálni kell.

Az időmérő megszámolja, hogy a munkavállaló hány napot pihent egészségesen, és azt OT kóddal („Szabadság”) jelöli meg. Ezután a betegszabadság kiadásának dátumai ennek megfelelően „B”-vel vannak jelölve. Ha a betegség utáni szabadság folytatódott, akkor ezeket a napokat ismét „OT” jelzéssel látják el, valamint azt az időt, amelyre azt meghosszabbították, vagy táppénzre utalták át.

Az üzleti út a hétvégére esett

Ha a munkavállaló kénytelen a hétvégét üzleti úton tölteni, ez nehézségeket okoz a munkaidő-nyilvántartásban. A munkaidő-nyilvántartás kitöltésekor a hétvégére eső, távolléti kényszermunka időpontjait nem B betű („Hétvége”), hanem K kód („Üzleti út”) jelöli, függetlenül attól, hogy az üzleti utazó elfoglalt-e ezen a napon. napon vagy szabadságon volt.