Az elektronikus üzleti levelezés üzleti levelezés szabályai. Az e-mail írásának szabályai vagy az e-mail etikett

Üzleti levelezés a mai üzleti világban – a siker fontos összetevője. Bármely szervezet alkalmazottai naponta szembesülnek azzal, hogy saját üzleti levelezésüket írják össze, és válaszoljanak a bejövő levelekre.

Üzleti levelezés megvan a maga tág besorolása: hivatalos, személyes, külső, belső, az írás célja és a küldés módja szerint.

A modern alkalmazott egyik kompetenciája az üzleti levél helyes megírásának képessége: hála, kérés, visszaigazolás, garancia, követelés, sajtóközlemény, gratuláció, ajánlás és mások.

Fontolja meg az üzleti levél írásának alapvető lépéseit.

Az üzleti levelezés kultúrája- ez a levél megtervezése, és a szöveg műveltsége, valamint a szó- és kifejezéshasználat helyessége. Ezért a legjobb, ha először egy piszkozatot használ, így később ellenőrizheti magát, és kiküszöbölheti a kellemetlen félreértéseket.

Az üzleti levél szerkezete a következőket tartalmazza: megszólítás a címzettnek, preambulum, főszöveg, következtetés.

Az üzleti levelezés nem teszi lehetővé a fellebbezést „Önnek”. Ezért a fellebbezés leggyakrabban a "Kedves (k) ..." szavakkal kezdődik. A kezelés folytatása sok tényezőtől függ. A fej neve és apaneve személyes ismeretség esetén használatos (az állami szerv vezetőjének címzett levelekben azonban gyakran előfordul). Megengedett a kereskedelmi szervezet vezetőjének megszólítása a "mister" szóval, és vezetéknév megadása kezdőbetűk nélkül. Ha nem ismeri a katonai személyzet besorolását vagy a vezető tisztviselők beosztásának pontos megnevezését, jobb, ha nem használja őket. Ebben az esetben a címzett neve és családneve helyesebbnek tűnik, mint hibának.

A preambulumra azért van szükség, hogy néhány szóban megmutassa a levél motivációját és célját. Ehhez a gyakori kifejezések a következők: ... összhangban (a dokumentum neve, normatív forrás), annak érdekében, hogy ..., válaszul ..., ... alátámasztására, Megjelenítési sorrendben . .., Kapcsolatban .... és egyéb megfelelő kifejezések.

Ezután elkészítjük a fő szöveget, amely több (két-négy) bekezdésben tisztázza álláspontját, véleményét, kérését. Össze kell hangolni azokat a szöveges információkat, amelyekből a narráció zajlik. A jogi személyek gyakran a harmadik személy egyes és többes számát használják, míg a magánszemélyek egyes és első személyből továbbítják az információkat. A mondatok legyenek következetesek, logikusak, hogy a címzettnek teljes képe legyen arról, hogy miről szeretne írni. A levél szövegét nem szabad kétféleképpen értelmezni. egy témát vagy kérdést kell érintenie, és nem haladhatja meg a két oldalt.

Befejezésül még egyszer szükséges röviden összefoglalni a levél célját.

Az üzleti levelezés lebonyolítására vonatkozó szabályok az üzleti levelek egyértelmű kialakítását írják elő. A levél szövegének ellenőrzése, szerkesztése, egyeztetése után szükséges a megfelelő formázás.

Az üzleti levél formája a szervezetre vonatkozó információkat tartalmazza: név, lakcím, telefon, fax, weboldal és e-mail, valamint egyéb szükséges adatok.

Az üzleti levél szükségszerűen tartalmaz margót: bal oldalon - három centiméter, jobb oldalon - másfél centiméter.

A leggyakrabban használt betűtípus a Times New Roman, 12. (14.) pontméret, egyszeres (másfél) sorköz.

Az üzleti levél fejléce a jobb felső sarokban tartalmazza a „Kinek szól a levél” kérdésre a választ: vezetőnek, igazgatónak, adminisztrációnak stb. feltüntetve a beosztást, a vállalkozás nevét, vezetéknevét és kezdőbetűit.

Ha a levél külön lapra szerkesztett mellékleteket tartalmaz, a feladó aláírása előtt ezek számát fel kell tüntetni.

Az üzleti levél szükséges része az előadóra vonatkozó adatok, és teljes egészében meg kell adni a vezeték-, utónevet, családnevet, valamint egy elérhetőségi telefonszámot, amelyen a legjobb felvenni a kapcsolatot az adott alkalmazottal.

Az üzleti levelezést rendben kell tartani, mivel ez fontos bizonyítéka a vállalkozás e kérdésben végzett tevékenységének.

Az elmúlt évtizedben az e-mail az üzleti kommunikáció talán egyik legnépszerűbb eszközévé vált. Ma meglehetősen nehéz olyan személyt találni, aki ne használja az e-mailt az interperszonális és interkulturális kommunikáció gyakorlatában. A bejövő üzenetek címeit és tárgyait egy pillantással gyorsan átvizsgálva eldöntjük, hogy mely betűket olvassuk el és melyeket töröljük anélkül, hogy felfednénk. A levelezés lehet üzleti vagy magán jellegű, a levelezők közötti kapcsolattól függően. Ha a levél magánjellegű, akkor etikai szempontból nincsenek szigorú követelmények - az írás stílusa és az előadás módja elsősorban a címzett ismeretségi fokától függ.

Ma már meglehetősen nehéz olyan céget találni, amelyik ne használja az e-mailt az interperszonális kommunikációs gyakorlatában. Meg kell jegyezni, hogy a szokásos üzleti levelezésben e-mailben vannak általánosan elfogadott szabályok, amelyeket ismernie és be kell tartania. Nézzük meg közelebbről a legfontosabbakat.

1. szabály E-mail küldésekor feltétlenül töltsön ki minden mezőt. Az üzleti e-mailek szerkezete általában a következőképpen ábrázolható:

A feladó címe és neve.

Címzett címe (vagy címzett címe, ha egy szöveget tartalmazó levelet több címzettnek kell elküldeni).

A levél fontossága (ha szükséges).

Levél tárgya.

Függelék.

Üdvözletből álló levél; a levél törzsszövege; következtetések; és aláírásokat.

2. szabály A feladó címének és nevének felismerhetőnek kell lennie. Ezért postafiók indításakor mindig a feladó neve rovatban adja meg vezeték- és keresztnevét. A legmegbízhatóbb cím az, amely tartalmazza az Ön valódi nevét, valamint a szervezete nevét a domain névben, például: Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. A megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScriptet. .

3. szabály Feltétlenül töltse ki a „Tárgy” mezőt. A levél tárgya a levél különleges attribútuma, melynek jelenléte nagyban megkönnyíti az elektronikus levelezéssel való munkát. Egy levél sorsa gyakran a Tárgyától függ, különösen, ha a feladó neve és címe nem árul el semmit. A levél tárgya legyen rövid – legfeljebb 50 karakter – és lényegre törő. Minél egyszerűbb és érthetőbb a levél Tárgya, annál valószínűbb, hogy a levelet elolvassák és választ kapnak rá. Különösen akkor kell alaposan átgondolni a Témát, amikor először írsz valakinek.

4. szabály Csak a válaszhoz használja az ikont ("Re:"). A megválaszolt levél címmezőjében elhelyezett ikon segítségével nyissa meg a válasz összeállításához szükséges űrlapot. Ez az űrlap már tartalmazza beszélgetőpartnerének címét, levelének szövegét és az alanyt. Az ikon (Re) az angol "Reply:" vagy "Response:" szó rövidítése, és azt jelenti: "Válaszom:". Ezért, ha a levél tárgya megváltozik, a tárgy módosítását a Re ikontól jobbra található lefelé mutató nyíl segítségével kell végrehajtani. A megnyíló legördülő listában válassza ki a „téma módosítása” parancsot.

Ha valaki e-mailjére válaszolva megváltoztatja a párbeszéd fő gondolatát, módosítsa ennek megfelelően a Tárgyat, de jobb, ha egy új kérdés megvitatását új levél létrehozásával kezdi.

5. szabály Az idő előtti küldés elkerülése érdekében csak akkor írja be a címzett címét, ha a levél elkészült, ellenőrizve és készen áll a küldésre. Legyen óvatos a "Küldés" gombbal: mindenképpen annak küldje el a levelet, akinek szeretné.

6. szabályÜgyeljen arra, hogy a levél törzse elé írjon egy üdvözletet, amely egy üdvözlő szóból és a címzett nevéből áll. Egyes felhasználók úgy gondolják, hogy az e-mailben lévő üdvözletet nem kell írni, mivel az állítólag a papírposta értelmetlen maradványa, nem tartalmaz érdemi információt, és csak hétköznapi szavakat tartalmaz.

Az üdvözlés a levelet író személy neveltetésére vonatkozó információkat tartalmaz. Üdvözletként használja a következő megszólítási formát: „Jó napot, kedves (tisztelt) + a címzett neve, apaneve!” vagy „Kedves (kedves) + a címzett neve, apaneve, helló!” és csak ezután folytassa üzenete célját.

Európában bevett szokás, hogy mindig „Tisztelt Hölgyem/Uram” vagy kevésbé formálisan szólítanak meg, különösen, ha ismeri a címzettet: „Tisztelt + név”. Az Egyesült Államokban, ahol intenzívebb az élettempó és a levelezés, az e-mail egy névből és egy rövid "Szia + névből" álló címmel kezdődik. Oroszul felkiáltójelet tesznek az írásos megszólítások után bármilyen típusú levelezésben: üzleti, magán, hivatalos stb., míg az angolban ezekben a műfajokban vesszőt tesznek.

7. szabály Szerkezze fel a levelét megfelelően. Mivel a képernyőről olvasni sokkal nehezebb, mint a papírt. Bontsa fel az e-mail szövegét logikus bekezdésekre. Próbáljon meg 15-20 szónál nem hosszabb mondatokat tartani. A bekezdéseket behúzással vagy üres sorral válassza el egymástól.

8. szabály Legyen tömör és fejezze ki gondolatait lényegre törően. Az első bekezdésből származó levél fő szövegének legalább a Tárgyánál fel kell hívnia az olvasó figyelmét. Legyen tisztában a potenciális olvasó korlátozott idejével. Kezdje a levél céljával, azt az első mondatban egyértelműen fel kell tüntetni. Ha az első mondatok helyesen vannak megfogalmazva, akkor nagyon nagy a valószínűsége annak, hogy a levél címzettje a végéig elolvassa. Az e-mailek célja az információk gyors továbbítása. Ha fontos, nagy mennyiségű információt kell küldenie, érdemesebb egy rövid kísérőszöveget e-mailbe írni, magát az információt pedig csatolmányként elhelyezni.

9. szabály Mielőtt elkezdené írni az e-mailt, csatoljon egy mellékletet. Hányszor kellett olyan levelet kapnia, amelynek az volt a célja, hogy mellékletet küldjön, anélkül, hogy maga a melléklet? Az ilyen gondatlanság nem biztos, hogy a legjobb hatással van üzleti hírnevére.

10. szabály Amikor először ír valakinek, ne csatoljon semmilyen mellékletet. Ha mégis küld valamilyen mellékletet a címzett beleegyezése nélkül, akkor a levél szövegébe feltétlenül írja be, hogy milyen fájlról van szó. Ne csatoljon 5 MB-nál nagyobb mellékleteket, mert előfordulhat ilyen kellemetlen helyzet: egy másodperc alatt elküldi a fájlt a levelezőszerverre, és a címzett egy órán keresztül letölti.

11. szabály Válaszlevél írásakor válaszoljon az ÖSSZES önnek feltett kérdésre. Ha nehéznek találja a választ, csak írjon közvetlenül.

12. szabály E-mail küldése előtt ellenőrizze a helyesírást, a nyelvtant és az írásjeleket. Csak azért, mert az e-mail a kommunikáció gyors módja, még nem jelenti azt, hogy hanyagnak kell lennie. A helyesírási és nyelvtani szempontból a lehető legokosabban építse fel kifejezéseit. Ez nemcsak azért fontos, mert egy írástudatlan levél elronthatja a benyomást, hanem mert nagyon nehéz vessző és pont nélkül elolvasni a szöveget.

13. szabály Az e-mailekre válaszolni kell. Az e-mail a másokkal való kapcsolattartásról szól, és egy kis udvariasság sosem árt. Az etikett szabályai szerint az e-mailekre válaszolni kell, a válaszadási idő nem haladhatja meg a három napot. Ha ezen időszakon belül nem válaszol egy e-mailre, ez a kommunikáció egyértelmű megtagadása. Ha hosszabb időre van szüksége a levél megválaszolásához, érdemes ismertetni a késés okait. Amikor mellékletet tartalmazó e-mailt kap, győződjön meg arról, hogy a melléklet megérkezett és megfelelően megnyílt. Amikor ismeretlen emberektől kap levelet, nem tud válaszolni rájuk. Elolvasás nélkül törölhetők. Ha kéretlen e-mailt kap csatolt fájllal, akkor kicsomagolás nélkül törölje a fájlt: ez valószínűleg egy számítógépes vírus forrása.

14. szabály Ne kérjen olvasási elismervényt. A főlevél szövege után és az aláírása előtt a következő mondatot írhatja: „A levél átvételét igazolja vissza levélben vagy az alábbi telefonszámokon.”

15. szabály Az üzenet szövegében soha nem szabad nagybetűket használni. NAGYBETŰVEL BETŰ SZÖVEG kiabálásnak minősül. A legjobb esetben is analfabetizmusnak nevezik a hálózati etikett terén. Ez irritációt vagy egyéb nemkívánatos reakciót okozhat az olvasóban.

16. szabály Soha ne adjon meg bizalmas információkat e-mailben. Legyen nagyon óvatos, amikor bankkártyaszámát vagy más bizalmas információt továbbít az e-mail szövegében. Az átvitel során az e-mail elfogható és személyes haszonszerzésre használható fel. Ezenkívül az Ön által küldött e-mail örökre a számítógép memóriájában marad.

17. szabály Ne éljen vissza a rövidítésekkel és az érzelmi tervezéssel. Az üzleti e-mailekben kerülje az olyan rövidítések használatát, mint a BTW (egyébként) vagy LOL (hangosan nevetés), más néven hangulatjelek („mosolygó arcok”). Nem megfelelőek az üzleti levelezésben, különösen azért, mert előfordulhat, hogy a levél címzettje nem ismeri a jelentésüket.

18. szabály A levél végére feltétlenül írja alá az aláírását. Az aláírás egy kis szövegtömb, amelyet az üzenetek végére adnak, amely azonosítja Önt, és tartalmazza kapcsolatfelvételi adatait. Az aláírása legyen rövid: legfeljebb négy-hét sor. A hosszú aláírás sok helyet foglal, és bosszantó lehet. Adjon meg több lehetséges módot az Önnel való kapcsolatfelvételre (általában telefon- és faxszámmal), valamint egy linket a cége webhelyére.

Cikkek alapján:

1. 32 legfontosabb e-mail etikett tipp E-mail etikett. [Elektronikus forrás] http://www.emailreplies.com/ Ellenőrizve: 2015.09.19.

2. Az e-mail etikett 26 legfontosabb szabálya. [Elektronikus forrás] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Ellenőrizve: 2015.09.20.

Az anyagot Shutilina L.A., a GMC DOgM metodológusa készítette

Az irodai levelezés egy nagyon különleges műfaj, amelyet el kell sajátítania, ha fel akar mászni a vállalati ranglétrán. A jó üzleti íráskészség hűségesen szolgál majd: segít kommunikálni beosztottaival, főnökeivel és partnereivel, kiemeli végzettségét és szemléletét. A kommunikáció stílusa legyen visszafogott, céltudatos, az adott témától való eltérés nélkül.

Az üzleti kommunikáció jellemzői

Bármilyen személyes és írásbeli kommunikáció is interakciót jelent az emberekkel információcsere, lenyűgözés és tárgyalások céljából. Semmi emberi nem idegen tőlünk, néha kiengedjük az érzelmeket, de az üzleti szférában ne legyen helye érzéseink, jellemvonásaink, temperamentumunk erőszakos megnyilvánulásának.

Elképzelhetetlen, hogy egy nemzetközi találkozón különböző országok elnökei dalokat énekeltek, hangosan nevettek vagy személyes ellenszenvet fejeztek ki. Ez az etikett azért létezik, hogy életünket a lehető legkényelmesebbé és rendezettebbé tegyük.

Az üzleti kommunikáció fontos jellemzője, hogy nem lehet a mondat közepén elvágni. Minden kapott levélre választ kell írnod, még ha nincs is hozzá kedve. Ha hívás érkezik, és nincs ideje felvenni a telefont, feltétlenül hívja vissza. Természetesen néhány emberrel kellemetlen a kommunikáció. Éppen ezért a menedzser kötelező tulajdonságainak listáján szerepel a stresszállóság.

Egy üzleti megbeszélésnek, egy telefonbeszélgetésnek vagy egy üzleti e-mailes levelezésnek minden bizonnyal lesz célja. Ennek eredményeként a feleknek következtetéseket kell levonniuk, meg kell vitatniuk a projektet, meg kell állapodniuk a stratégiai partnerségről stb.

E-mail szabályok

Az írott beszédben talán még több megszorítás és konvenció van, mint a szóbeli beszédben. A beszélgetőpartnerrel közvetlenül, személyes találkozón kommunikálva intonációs hangsúlyt fektethetünk erre vagy arra a tényre, tisztázhatunk valamit, ha a beszélgetőtárs nem értett meg minket. Ha beszédhiba történik, azonnal kijavítjuk. De egy üzleti levélben rendkívül világosnak és pontosnak kell lennünk, hogy a szavak ne sugalljanak kettős értelmezést.

Szokták mondani: „A papír mindent kibír”, arra utalva, hogy még megbízhatatlan tényeket is le lehet írni. Mi azon a véleményen vagyunk az üzleti levelezésnek a lehető legőszintébbnek kell lennie. Egyébként mostanra egyre kevesebbet küldenek papírlevelet. Alapvetően szerződéseket és egyéb dokumentumokat szállítanak. Ebben az esetben a fejléces papírokat a szervezet magas státuszának bizonyítékaként használják.

Manapság az üzleti levelezés a legtöbb esetben a virtuális térben zajlik, ennek megvannak a maga sajátosságai. Amikor a párbeszéd még csak most kezdődik, szokás az etikettnek megfelelően üdvözletet írni, például: „Helló, kedves Oleg Szergejevics! ". A következő címen pedig munkanap közben a köszönés elhagyható.

Műveltség

Az írásbeli kommunikáció, beleértve az e-mailt is, megköveteli a nyelvi normák betartását és a kifogástalan írástudást. Végül is a levelezés felfedi a hiányosságait egy művelt beszélgetőtárs előtt. Ezért azt tanácsoljuk, hogy ellenőrizze a leírtakat speciális szolgálatok segítségével, ha nem vagy teljesen biztos saját tudásában.

Felsoroljuk azokat az általános szabályokat, amelyek megkövetelik az elektronikus kommunikáció etikáját. Elég egyszerűek, de sajnos sokan figyelmen kívül hagyják őket:

• minden mondat eleje nagybetűs;
• pont kerül a kifejezés végére, hogy az olvasottak jelentése világos legyen;
• a probléma megoldásához és megoldási javaslatokhoz célszerű pontozott vagy számozott listát használni;
• az áttekinthetőség kedvéért érdemes táblázatokat, grafikonokat, diagramokat használni;
• ne próbáljon kimondottan intelligens, művelt beszélgetőtársnak tűnni, ne bonyolítsa le az egyszerű gondolatokat túlzott rész- és szófaji fordulatokkal;
• minél egyszerűbben fejezi ki gondolatait, annál jobb;
• bár a mindennapi beszédben a kultúra megkívánja a zsargon kerülését, az üzleti környezetben a szakmai zsargont és az angolból vett kölcsönzéseket ma már jó formának tartják (de ne vigyük túlzásba!).

Az üzleti levelek típusai

Felépítésük közel azonos. Ami a kötetet illeti, a hosszú szöveg nem néz ki jól a levél törzsében. Érdemes külön fájlként kiadni és mellékletként csatolni. Ebben az esetben magában a levélben az üdvözlés után röviden jelezni kell, hogy miről szól a melléklet.

Betűszerkezet (eleje)

Az általános szabályok mellett fontos ismerni az üzleti írás néhány részletét. Megadjuk azokat a szabályokat, amelyek az esetek túlnyomó többségében megfelelőek lesznek.

Az e-mail elejét fejlécnek nevezzük. A szervezet logója van rajta. Hasznos, ha mindig kéznél van (vagyis a számítógép asztalán) egy sablon, amelybe ez a logó be van írva.

Az offline kommunikációval ellentétben a modern szabályok nem kötelezik a címzett üdvözölésére, név- és apanéven szólítva azonnal elmondható a dolog lényege. Sokan azonban továbbra is ezt írják az üzenet elejére: „Jó reggelt! ", "Helló! ", "Jó estét! ' vagy 'Üdvözlöm'. És ebben is nincs eltérés a normától.

A levéltörzsre vonatkozó követelmények azt sugallják, hogy a levelezés jelentése abban rejlik. A szöveg bekezdésekre osztása jó formának tekinthető, a beszélgetőpartnerhez való figyelmes hozzáállás jele. Minden bekezdésben megnevezzük és nyilvánosságra hozzuk a téma egy vagy másik aspektusát. A probléma azonosítása mellett szokás javaslatokat tenni a megoldásra. Úgyszólván miniatűrben felfedni egy üzleti ötletet.

A levél felépítése (befejezés)

Hogyan lehet üzleti üzenetet küldeni?

A legtöbb irodai alkalmazott e-mail fiókjában igen kiterjedt levéltár található. Annak érdekében, hogy a beszélgetőpartner ne zavarjon bele egy hosszú levelezésbe, ajánlatos válasz formájában levelet küldeni. Ha a levél tárgyának elején a megfelelő négyzetre kattint, megjelenik a „Re…” angol rövidítés. Ez nagyon kényelmes, mert a címzett azonnal emlékezni fog a levelezés előrehaladására.

Elmentheti a virtuális kommunikáció teljes történetét ezzel a beszélgetőpartnerrel, vagy csak az utolsó vagy a legjelentősebb idézeteket hagyhatja meg. A modern üzleti etikett megköveteli, hogy gyorsan válaszoljon az e-mailekre. Hiszen a napunk jelentős részét a munkahelyi számítógép mellett töltjük. Ezenkívül a levelek ellenőrizhetők mobileszközökről is.

Ha aggódik amiatt, hogy a levél megérkezett-e a címzetthez, használja a kényelmes „Átvételi értesítés” funkciót, amely szinte minden levelezőszerveren elérhető. Így egyértelmű lesz számodra, hogy a levelet megtekintették.

Ha az üzenet különösen fontos és sürgős, akkor írhat sms-t vagy telefonálhat emlékeztetőül a levélre.

Mondanunk sem kell, hogy az e-mailekre adott gyors válasz azt jelzi, hogy komolyan és mozgékonyan kezeli a munkahelyi problémákat.

Kellenek-e bélyegek

A kreatív figurák körében a bélyegek használatát nem fogadják el, sőt, nevetségessé teszik és elítélik. De az üzleti levelezésben a bélyegek segítenek tükrözni a szokásos helyzeteket.

Mindannyian írtunk már élete során legalább néhányszor hivatalos levelet és feljegyzést. Bárhol is vagyunk és bármit is csinálunk, minden területen van üzleti levelezés, amelyet le kell folytatni bizonyos pontok tisztázása, információk tisztázása, kérdésfeltevés stb. Míg korábban ez a jelenség inkább a papíralapú jelentkezéseknél és a feletteseknek (valamint az üzleti partnereknek) történő levelek továbbításánál volt jellemző, mára ez a kategória egyre inkább elterjedt környezetünkben.

Tudnia kell, hogyan zajlik helyesen az üzleti levelezés, még akkor is, ha csak megrendelést ad le valamelyik webáruházban, és szeretne kommunikálni annak képviselőjével.

Ebben a cikkben leírunk néhány fő pontot, amelyek az üzleti kommunikációt alkotják. Figyelni fogunk arra, hogy a partnereinkkel folytatott levélváltás során milyen árnyalatokat kell figyelembe venni; mit nem szabad figyelmen kívül hagyni, ha nem akarja, hogy hozzáértőnek és udvariatlannak tűnjön a beszélgetőpartner számára, és emlékezzen azokra a szabályokra, amelyeket minden helyzetben be kell tartani.

Adott esetben

Nyilvánvaló, hogy a munkafolyamatban leggyakrabban üzleti levelezést használnak. Ha egy cégnél dolgozik, akkor minden bizonnyal találkozni fog az ilyen típusú levelezés megírásával. Mivel üzleti pillanatokról beszélünk, könnyen érthető, hogy az írásmódnak megfelelőnek kell lennie - a lehető legformalizáltabbnak és hivatalosabbnak.

Annak a cégnek a további benyomása, ahová a levelet küldik Önről és cégéről, attól függ, mennyire sikerül az üzleti levelezést felépíteni. Ezért a szövegírás folyamatát és annak kialakítását a lehető legfelelősségteljesebben kell megközelíteni.

Először is, ha azt keresi, hogyan zajlik az üzleti levelezés, javasoljuk, hogy ismerkedjen meg utasításainkkal. Ebben, mint fentebb megjegyeztük, bemutatunk néhány elméleti pontot és gyakorlati kérdéseket is. A cikk végén megpróbálunk néhány példát hozni a formai írásmódra jellemző forgalomra. Végül, a cikkből származó adatbázis segítségével, önállóan képes lesz kiváló minőségű szövegeket összeállítani a partnerekkel való további kommunikációhoz.

A levelezés fajtái

Azonnal azon vitatkozva, hogy mi is az üzleti levelezés, szeretném felhívni a figyelmet annak típusaira. Tehát kiválaszthat egy kérdőívet és ennek megfelelően egy válaszlevelet; tájékoztató levél (leggyakrabban az ügyfélnek küldik); hála (a hála jeléül a nyújtott szolgáltatásért), értesítő levél, emlékeztető, figyelmeztetés; ajánlólevél; garancia és kísérőlevél. Valójában ezek csak a leggyakrabban használt típusok, amelyek mind a valós, mind az elektronikus üzleti levelezést alkotják. Ezért a gyakorlatban leggyakrabban velük fogunk találkozni.

Szerkezet

Logikus, hogy bármely levél megírásának kényelmesebb szervezéséhez hasznos lenne, ha annak bizonyos struktúrájával, tervével dolgoznánk. Ez lehetővé teszi, hogy a feladatot kisebb, sokkal könnyebben végrehajtható lépésekre bontsa le. Például gondolja át levelének sorát, hogy a lehető legpontosabban fedje le azokat a témákat, amelyeket meg kell fogalmaznia. Például, ha felír egy kérdést, hogy ennek vagy annak a terméknek milyen ára van, próbálja meg röviden megfogalmazni az indítékot: miért ír a cégnek (mert ezt vagy azt a terméket szeretné megvásárolni vagy megrendelni); tisztázza a fő célt (hogy megtudja, mennyibe fog kerülni egy termék 10 egység rendelése bizonyos opciókkal). Végül adja meg, hogy milyen formában szeretné megkapni a számítást, és kérdezze meg, hogy van-e kedvezmény ekkora termelésre.

Természetesen ez az információ már nyilvánvaló - csak logikusan kell elemeznie, hogy mit szeretne írni. Emellett nem szabad megfeledkeznünk a tervezésről és a követelményekről sem. Erről a későbbiekben részletesebben szólunk.

Íráskövetelmények

Tehát az üzleti levelezés szabályai azt mondják, hogy minden levélnek először is rövidnek kell lennie. Ez a fő szabály, hogy el kell olvasni. Egyetértek, mindannyian nem szeretjük, ha nagy mennyiségű információval vagyunk tele. Ha ez egy üzleti levél, akkor nem lehet nagy – ebben az esetben egyszerűen figyelmen kívül hagyható. Ha nem tudja azonnal lerövidíteni az információt, tegye meg a levél első vázlatának megírása után.

Másodszor, partnerének (a levelezés résztvevőjének) meg kell értenie, mi forog kockán. Vagyis a levelet informatívvá és érthetővé kell tenni. Tartalmaznia kell azokat az információkat, amelyeket úgy szeretne közölni, hogy elkerülje a további kérdéseket, és ne veszítse az időt a részletek tisztázására.

Harmadszor, a levelet a lehető legtiszteletesebbé kell tenni partnerével vagy céges alkalmazottjával szemben, aki elolvassa. Ez igaz - minél nagyobb tiszteletet mutat a beszélgetőpartnere iránt, annál valószínűbb, hogy megfelelően reagál a kérésére, és végül eléri a kívánt hatást.

Levelezés angolul

Egyes esetekben a tárgyalásokat angolul (vagy az orosztól eltérő nyelven) kell lefolytatni. Ez normális, különösen, ha vannak kapcsolatok külföldi vállalkozókkal. Figyelemre méltó, hogy az üzleti levelezés szabályai minden nyelvre érvényesek: csak a stilisztikai fordulatok térhetnek el. Az Ön feladata, hogy válassza ki a legmegfelelőbbet arra a helyzetre, amelyben Ön és partnere (beszédpartnere) került.

Az angol nyelvű üzleti levelezés természetesen meglehetősen magas szintű jártasságot igényel, ezért ha ez nem Önről szól, javasoljuk, hogy vegye fel a kapcsolatot professzionális fordítókkal. Fontos, hogy a fordítást olyan személy végezze, aki szakosított beszédet beszél, amely az üzleti levelezés nyelvén szerepel.

Példa. Bevezetés

Minden beszélgetésnél nagyon fontos, hogyan kezdi el. Ebben a tekintetben az üzleti levelezés etikettje nem különbözik az élő kommunikációtól: az első lépés az, hogy üdvözöljük a beszélgetőpartnert, és valahogy bevezetjük a beszélgetésbe. Az üdvözlés lehet egy szokásos „Hello”, de a bevezetőnek személyesebbnek kell lennie. Például megadhatja levelének rövid célját ("Felvesszük Önnel a kapcsolatot, hogy tisztázzunk néhány információt a termékével kapcsolatban. Mindenekelőtt az "A1" modell költségére vagyunk kíváncsiak). Egy másik lehetőség: „Az A1 modellről folytatott telefonbeszélgetésünk folytatásaként egy kérdéssel fordulok Önhöz a termék költségével kapcsolatban”). Egyszerűen is leírhatja helyzetét: „Azért írok Önnek, hogy 2010-ben partnere megkereste cégünket, és felajánlotta, hogy az Ön nevében együttműködést indít ezen a területen.”

Az anyag bemutatása

Továbbá, miután megírta a bevezetőt a levelében, tisztázza, hogy miért ír. Például, miután feltett egy kérdést egy termék árával kapcsolatban, adja meg, mi érdekli Önt. Valami ilyesmit írhat: "A termék N-edik darabszámát szeretnénk megrendelni, feltéve, hogy X címre szállítják." Telefonbeszélgetés folytatása esetén elmondhatja kérését – miért írt valakinek a telefonos beszélgetés után (mondjuk tranzakció lebonyolítási szándékának megerősítésére): „Nevezetesen: érdeklődünk N termék, feltéve, hogy X opcióval szállítják. Ha figyelembe vesszük a harmadik verziót, akkor elkezdhetjük kidolgozni a vállalattal való együttműködési vágy témáját. Írja le, hogy ez az Ön érdeke, és hogy a partner bizonyos előnyökben részesül az Önnel való kapcsolattartásból, ha beleegyezik: „Érdekelni fogja, hogy cégünk irányvonala megváltozott, majd még közelebb került a vállalkozása érdekeit."

Ajánlat

Bármilyen üzleti levelezés (az általunk megadott példák is szükségszerűen rendelkeznek ezzel a tulajdonsággal) logikai sorrendet igényel. Ha először arról írtál, hogy miért írsz, akkor ezt az elképzelést pontosítsd és bővítsd tovább. Határozza meg tágabb értelemben, hogy mit szeretne a beszélgetőpartnertől – talán felhívja rá a lehetőséget, hogy hasznot húzzon abból, hogy beleegyezik, hogy Önnel együtt dolgozzon. Ennek a résznek minden logika szerint levele „csúcsának” kell lennie, a maga nemének csúcspontja. Ha kezdetben simán megközelítette azt, ami elsősorban érdekli, akkor ebben a részben érdemes „feltárni a lapokat”. Minden üzleti levelezést (a fenti betűpéldák sem kivételek) ilyen sima felfelé irányuló görbe mentén kell felépíteni. Akkor soraid olvasója megérti hangulatodat, és így kényelmesebb lesz veled kommunikálni. Ne ugorjon hirtelen, ne lépjen át egyik témáról a másikra.

Ahogy a példák is mutatják, ha például két egymással nem összefüggő kérdést kell megvitatnia, a cikket bekezdésekre bontva részekre bonthatja. Ez kényelmes az olvasó számára, aki vizuálisan látja azt a pillanatot, amikor egyik kérdésről a másikra lép; így neked, mert ebben az esetben úgy írsz, mintha két különböző betű lenne.

Ha a példáinkról beszélünk, akkor azt írjuk: "Emellett szeretnénk újrarendelni az N terméket, amelyről egy hónapja beszélgettünk Önnel." Vagy: "A körülményeinknek megfelelő áron szeretnénk Önökkel állandó együttműködést kialakítani ezen a területen, X-Y ezer darabra növelve a forgalmazási csatornát." Végül azt is mondhatja: "Ha továbbra is érdekli a velünk való együttműködés, kérjük, tudassa velünk."

Az üzleti levelezés minden második mintája erre az elvre épül, tehát nincs ezzel semmi gond. Ellenkezőleg, a címsorok kiemelése sokszor segíti a jobb eligazodást, mert eltávolítja a „tömör szöveget”, egyfajta „horgonyokat” képez benne, amelyekhez vizuálisan is rögzíthető.

Utolsó rész

Végül ugyanabban a szellemben fejezze be a levelet, amelyben elkezdte. Ha köszönetet ír, írja meg, hogy szívesen együttműködik az Ön által leírt céggel; Ha ez egy kereskedelmi ajánlat, kifejezze köszönetét a levelére fordított figyelemért, és remélje, hogy további interakciót folytat ezzel a személlyel. Meg kell értenie, hogy a levelének befejezése nagymértékben meghatározza a végső véleményt Önről és cégéről. Minden üzleti levelezés (ezt a levélpéldák mindig igazolják) az udvariasságra épül – ezért mindig ne felejtsen el köszönetet mondani a beszélgetőpartnernek, kifejezni reményét, dicsérni vagy meghagyni az ajánlását. A szöveg végét úgy válasszuk meg, hogy az teljes mértékben megfeleljen a levélben leírt problémának.

Példák: "Reméljük, hogy Önt hosszú távú partnerünkként tudjuk megőrizni, remélve, hogy a jövőbeni tevékenységeink során stabil együttműködésben leszünk." Vagy "Őszintén hálásak vagyunk a figyelméért, és reméljük, hogy a jövőben együttműködést alakíthatunk ki Önnel." Vagy "Köszönöm a figyelmet. Remélem, a jövőben is ki tudjuk szolgálni az Ön érdekeit az N piacon."

Etikett és műveltség

Soha ne felejts el udvariasnak lenni. Mint fentebb hangsúlyoztuk, ez fontos, ha érdekli az üzleti levelezés. Olyan kifejezések, mint „örülök az együttműködésnek”, „köszönöm a figyelmet”, „elnézést a bajért”, „örülünk, hogy látunk”, „társaságban tartana minket” és mások. Az utóbbi kettő egyébként inkább a céges ünnepségekre való meghívásra vonatkozik, mintsem egy üzleti levélre.

A tisztelet jeleként mindig adja hozzá a „kérem”, „köszönöm”, „legyen kedves” és így tovább kifejezéseket, ha szükséges.

Ugyanilyen fontos az üzleti levelek írása során az ember műveltsége. Pontosabban, ha a levélkészítés során elkövet legalább egy elemi hibát, akkor azt mondhatjuk, hogy a beszélgetőtárs egészen más véleményt alkot majd rólad, mint amit vársz. Ezért próbáljon a lehető leghelyesebben írni, és mindent többször ellenőrizze. Ha nem tudja, hogyan találja meg a hibákat, és hogyan javítsa ki őket, vegye igénybe a lektor szolgáltatásait vagy a speciális szolgáltatásokat. Ez nagyon egyszerű, de lehetővé teszi, hogy magabiztos legyen a szövegében.

Gyakorlat és képzés

A weben, amint fentebb említettük, számos példa található kész üzleti levelekre bármilyen témában. Nem illesztettük ide őket teljes egészükben, mert valójában ebben a cikkben egyszerűen nincs elég hely ekkora mennyiségű információ befogadására. Ehelyett úgy döntöttünk, hogy egyszerűen megfogalmazunk néhány alapvető szabályt és alapelvet, amelyekkel fentebb volt lehetőséged megismerkedni. Ez azonban természetesen messze nem minden lépés, amelyet meg kell tenni az üzleti írás tanulmányozása felé vezető úton. Valójában ezen a területen a gyakorlati tapasztalatok játsszák a legfontosabb szerepet.
Ha áttanulmányoz mondjuk 5-10 példát a kész betűkre, és elolvassa cikkünket is, és innen kivon néhány szabályt, akkor hamarosan a kívánt módon írhat majd leveleket. Valójában ez elegendő bármilyen levél létrehozásához üzleti levelezés keretében.

Kész példák

Mivel, mint fentebb megjegyeztük, rengeteg kész példa létezik, a hallgatók és a kezdő szakemberek kísértést éreznek arra, hogy valaki más kész munkáját használják fel, hogy saját projektjüket készítsenek az alapján. Szeretném elmondani, hogy ez a gyakorlatban nem ajánlott, edzés közben - kérem.

A más levelekben leírtak tanulmányozása során könnyebben eligazodhat a levelezésben tisztázandó dolgokban. Ez normális, mert az emberi természethez tartozik, hogy közvetlenül a tapasztalatból tanul.

Igaz, ha egy teljes értékű üzleti levél összeállításának feladatát kapja, először próbálja meg áttekinteni a példákat, és válassza ki a feladatának legmegfelelőbbet. Ezután a lehető legnagyobb mértékben hozzá kell igazítania az általános koncepció szerint kialakított helyzethez, ugyanakkor újra kell írnia, hogy kialakítsa saját előadásmódját és írási stílusát. Elvégre talán jobban tudja közvetíteni az információkat, és magát a kommunikációt is produktívabbá és hatékonyabbá teszi.

Tanulj és gyakorolj! És meglehetősen rövid időn belül elkészítheti saját üzleti leveleit!

Amikor először ül le üzleti levelet írni, valószínűleg összezavarodott. Végül is ez egyáltalán nem egyenlő azzal, mintha üzenetet küldenél egy barátnak vagy rokonnak. Hogyan lehet kapcsolatba lépni a beszélgetőpartnerrel? Használni hangulatjeleket vagy sem? Hogyan kell kitölteni ezt a sok mezőt?

Kezdje sorrendben, és ne felejtse el kezdeni az e-mailes munkalevelek kezelésének általános szabályaival.

• Vizsgálat. Ha nem az üzleti levelezés a fő tevékenységi köre, akkor kétszer is ellenőrizheti a leveleit – reggel, amikor munkába jön, és délután. Ha az ügyfelekkel és üzleti partnerekkel való kommunikáció a napi tevékenységei közé tartozik, könnyebb lesz olyan e-mail klienst telepíteni, amely megjeleníti a levelekről szóló értesítéseket az asztalon.
• Válasz. A kimondatlan etikett megköveteli, hogy a levélre a lehető leggyorsabban megírják a választ, ezért a leveleket csak akkor lehet figyelmen kívül hagyni, ha olyan ügy van, amely nem tűri a figyelemelterelést. A hivatalos szabályok szerint a levélre tíz napon belül kell válaszolni, ha postán érkezett, és két napon belül, ha faxon érkezett.
• Tárolás. Ügyeljen arra, hogy az e-mailek ne kerüljenek a spam mappába. Ezenkívül nem törölhetők: ellenkező esetben konfliktus esetén nem lehet egyszerűen csak a levelezéshez fordulni, és megnézni, kinek van igaza.
• Használat. A cég e-mail címét csak a nevében folytatott levelezéssel használhatja. Ha valamilyen okból személyes e-mailt kell használni a levelezéshez, ügyeljen arra, hogy az hivatalosnak tűnik, és ne tartalmazzon obszcén vagy vulgáris szavakat.
  Kitaláltuk a tárhelyet, kitaláltuk a válaszidőt és azt, hogy milyen e-mailt használjunk. Mindezt könnyű megjegyezni, és továbbléphet a következő lépésre: jön egy üzleti levél. Hogyan válaszoljunk rá, hogy ne sértsük meg a beszélgetőpartnert?
• Helyesen. Az olyan leveleket, mint a „Szia, Vasya, megkaptam a levelét, és most arra gondoltam, hogy…” meg kell hagyni a személyes levelezésre. Az üzleti levelezés lefolytatása korrektséget és udvariasságot igényel. Nem használhat zsargont, kifejező, durva kifejezéseket. Nem helyezhet el hangulatjeleket, még akkor sem, ha több éve dolgozik együtt a beszélgetőpartnerrel. Nem fordulhat „Önhöz” és nem lehet ismerős - a levélnek udvariasnak és száraznak kell lennie.
• Hozzáértően. Az írástudás a kulturális fejlődés mutatója, egy intellektuális szint, egy módja annak, hogy megőrizzük egy cég hírnevét és stílusosan írjunk levelet. Ha rossz az orosz írott nyelve - ami általános és egyáltalán nem ok a szégyenkezésre - vegye igénybe speciális szolgáltatásokat a nyelvtan, helyesírás, írásjelek ellenőrzésére.
• Megfelelően. Még a legkompetensebb és leghelyesebb válasz is kárba veszhet, ha a beszélgetőpartner egyszerűen nem érti, miről beszél. Ezért vagy tartózkodni kell a szakmai kifejezésektől, vagy meg kell adni a dekódolásukat. Ezenkívül ne használjon túl bonyolult vagy nem túl gyakori szavakat, amelyek megzavarhatják a beszélgetőpartnert. És természetesen nem illeszthet be olyan szavakat, amelyek jelentése kétségeket ébreszt.
• logikus. Ha nem tudja a választ - kérje meg a beszélgetőpartnert, hogy várjon, derítse ki, és írjon egy másik levelet. Ha ismert, ellenőrizze, hogy a levélben következetesen, logikusan és egyértelműen szerepel-e, és csak ezután küldje el.
• gyönyörű. A dizájn ugyanolyan fontos, mint a tartalom. Használjon bekezdéseket, idézze a kérdést, és csak ezután adjon választ, használjon számozott és pontozott listákat.

A beérkező levél megválaszolásához elegendő azt hozzáértően, helyesen, megfelelően és logikusan megtenni. De hogyan kell először levelet írni?

Először is helyesen kell formázni:

• Tantárgy . A „Tárgy” mezőt az e-mail törzsében nem szabad figyelmen kívül hagyni, mert ennek elolvasása után alakul ki a beszélgetőtárs az első benyomása arról, hogy mit kell tőle elvárni. Ideális esetben így kell kinéznie: „A vállalkozás neve, a probléma lényege” - „JSC Romashka”. Üveg kellékek.
• Aláírás . A legtöbb levelezési szolgáltatás lehetővé teszi egy automatikus aláírás beállítását, amelynek tartalmaznia kell: „Név, beosztás, cég” - „Makarova I.V., a JSC Romashka főkönyvelője”. Ez az űrlap lehetővé teszi a címzett számára, hogy könnyen kitalálja, kihez fordul, és hogyan kezdje meg a választ.
• Üdvözlet . Az üdvözlésnek nem szabad ismerősnek lennie - nincs "Hello", "jó napszak", "aloha" és más hasonló lehetőségek. Egy semleges "Hello" vagy "Jó napot" lenne a legjobb.
• Fellebbezés . A név szerinti fellebbezések - "Anya" - a teljes helyett - "Anna Dmitrievna" ismerősnek tűnnek, és elronthatják a levél teljes benyomását. Ezért jobb, ha a címet név és apanév alapján választja ki.
• Hossz . A túl hosszú leveleket nehéz elolvasni. Ezért azt a kötetet tekintjük optimálisnak, amely a szövegszerkesztő szabványos oldalára illeszkedik.

A levelekkel, válaszokkal és új levelekkel való munka általános szabályai – mindezt könnyű megtanulni írni. De van még néhány dolog, amit emlékezni kell:

• Tartalom . A levélnek tartalmaznia kell a megírás okát, annak következetes leírását, és csak kérdések és javaslatok után.
• Fontosság . A legtöbb levelezési szolgáltatásnak van egy „Fontos!” jelölőnégyzete, amelyet írás közben bejelölhet. Ekkor egy ilyen levél kiemelve lesz a címzett mappájában.

FONTOS! Egy zászlót nem lehet csak úgy használni – különben egy igazán sürgős levél egyszerűen belefullad a meggondolatlanul kiválasztottak rengetegébe.

• A párbeszéd vége . A kimondatlan etikett szabályai szerint a levelezést az fejezi be, aki elkezdte.
• Idő. A munkanap végén és a péntek délutáni levélküldés nemcsak rossz forma, de reménytelen vállalkozás is - mindazonáltal csak másnap reggel vagy akár hétfőn érkezik a válasz.
• Udvariasság . Gratulálok a közelgő ünnephez. Köszönjük a választ. Ha egy sürgős levélre nem lehet azonnal válaszolni, erről a címzettet értesíteni kell.
• Beruházások . Az esetleges mellékleteket archívumba kell csomagolni, és a címzettet a levél szövegében külön értesíteni kell.

FONTOS! Az elektronikus üzleti levelezés szabályai megkövetelik a beszélgetőpartner figyelmességét - engedni kell, hogy beszéljen, kérdéseket tegyen fel, ne követeljen semmit ultimátum formájában.

Az e-mailek típusai

A levelezésre vonatkozó szabályok kissé eltérhetnek attól függően, hogy a levél hova kerül.

• Belső levelezés azt sugallja, hogy kívánatos még aznap válaszolni a levelekre, nehogy leálljon a saját vállalkozás munkája, és azt is, hogy a levél hangja valamivel ismerősebb lehet, mint más esetekben.

FONTOS! Célszerű lenne egy egységes sablont kialakítani a belső levelezéshez, amely szerint a dolgozók gyorsan tudnak levelet írni, anélkül, hogy a szerkezeten törnék a fejüket.

• Külső levelezés nagyobb fokú formalitást, valamint a szakmai szleng szűrésének szükségességét jelenti - gyakran egy másik cég beszélgetőpartnere egyszerűen nem érti az egyes szavakat.
• Nemzetközi levelezés több formalitást, valamint az időzónák figyelembevételének szükségességét vonja maga után. Reggel New Yorkba küldeni levelet, és a közeljövőben a választ várni, aggódva és kapkodva nem érdemes – elvégre az alkalmazott, akinek válaszolnia kell a levélre, nagy valószínűséggel még mindig az ágyban sütkérez.

Nagy különbségek azonban nincsenek. Az udvariasságot, a műveltséget és a kérés világos megfogalmazásának képességét mindenhol értékelik.

Hogyan írjunk üzleti levelet

Dokumentum elkészítéséhez használja Microsoft Wordés a következő szabályokat:

• a szervezet levélpapírja;
• Times New Roman betűtípus;
• széles margók;
• méret 12-14 p.;
• sorköz - 1-2 p.;
• írja be a levél oldalszámait a jobb alsó sarokra.

Ha nemzetközi levelezésről van szó, akkor a levelet a címzett nyelvén írják.

Az üzleti levél felépítése:

1. Fellebbezés;
2. Preambulum;
3. Fő szöveg;
4. Következtetés;
5. Aláírás;
6. Függelék.

Amit még fontos megjegyezni:

• Hivatkozzon „te”-re a beszélgetőpartnernek.
• Ha egy beérkező levélre ír választ, azt már az elején jegyezze fel, például: „2020.01.01-i fellebbezésedre…”
• Ha a levelet agresszióval fogadta, ne váljon ellenfélhez, ne használjon agresszív, könyörgő kifejezéseket és rendezett hangnemet a levelezésben.
• Minden új gondolatot írjon egy új sorba, így az információ jobban érzékelhető lesz. Ne csinálj hosszú bekezdéseket. Maximum 5-7 mondat.
• Kerülje a Caps Lock-kal (nagybetűvel) írt szavakat – az ilyen szövegeket fenyegetésként érzékelik.
• Ne felejtse el feltüntetni a feladó elérhetőségét és a levél elküldésének dátumát.
• Ne használjon hangulatjeleket és idézőjeleket az üzleti levelezésben.
• Ne használjon idegen szavakat, vegyen fel egy orosz szinonimát.
• Írjon egy betűtípussal. Ne használjon színes szöveget és túlzott aláhúzásokat, félkövér kiemeléseket stb.
• Légy udvarias a beszélgetőpartnerrel és nyitott a kommunikációban. Tisztázza a véleményét, és kérdezze meg, mit gondol erről. Mutasson empátiát és tiszteletet.
• Figyeld meg, hogyan reagál ellenfeled.

Használható szabványos kifejezések

Annak érdekében, hogy ne gondoljon minden alkalommal, hogy milyen formában adja meg gondolatait, használhatja az üzleti levelezéshez elfogadott szabványos kifejezéseket:

• Fellebbezés. "Szia, kedves Igor Petrovics!"- ha személyesen ismeri a címzettet. – Helló, Szmirnov úr!- ha életedben először írsz neki. Általában a katonaságra hivatkoznak – Helló, Szmirnov ezredes elvtárs!.
• Értesítés. Szabványos kifejezés példa: "Tájékoztatjuk, hogy...". Átalakítható "Tájékoztatjuk", "tudd meg", "tudd meg".
• Magyarázat. Ha már az elején el szeretné mondani a címzettnek a levél célját, használhatja a következő konstrukciókat: „Kérésedre…”, „Munkavégzés céljából…”, „Segítségnyújtás céljából…”, „Kívánságodnak megfelelően…”.
• Kérés. Kérdezd meg levélben a képlet szerint – Kérünk téged….
• Ajánlat. „Meg tudjuk ajánlani…”, „Ajánljuk…”.
• Megerősítés. „Megerősítjük…”, „Megkaptuk…”.
• Elutasítás. „Az Ön javaslatát elutasították…”, „Az alábbiakban leírt okok miatt nem tudunk egyetérteni…”, „Az Ön javaslatát megvizsgáltuk, és nem építő jellegűnek találtuk”.

Az üzleti levelezés legjobb kísérője a formalitás, de fontos, hogy a jelentés ne vesszen el a hivatalos kifejezések mögött. Egy jó példa egy üzleti levélre így nézne ki.