กฎการติดต่อทางธุรกิจของการติดต่อทางธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์ กฎการเขียนอีเมลหรือมารยาทอีเมล

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจในโลกธุรกิจปัจจุบัน - องค์ประกอบสำคัญของความสำเร็จ พนักงานขององค์กรใด ๆ ต้องเผชิญกับความจำเป็นในการจัดทำจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจของตนเองและตอบสนองต่อการรับเข้ามา

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจมีการจำแนกประเภทกว้าง ๆ ของตัวเอง: ทางการ ส่วนตัว ภายนอก ภายใน ตามวัตถุประสงค์ของการเขียนและรูปแบบการส่ง

หนึ่งในความสามารถของพนักงานสมัยใหม่คือความสามารถในการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง: ความกตัญญู คำขอ การยืนยัน การรับประกัน การเรียกร้อง การแถลงข่าว ขอแสดงความยินดี ข้อเสนอแนะและอื่น ๆ

พิจารณาขั้นตอนพื้นฐานในการเขียนจดหมายธุรกิจ

วัฒนธรรมการติดต่อทางธุรกิจ- นี่คือการออกแบบตัวอักษร การรู้หนังสือของข้อความ และความถูกต้องของการใช้คำและสำนวน ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะใช้ร่างจดหมายก่อน เพื่อที่คุณจะได้ตรวจสอบตัวเองในภายหลังและขจัดความเข้าใจผิดอันไม่พึงประสงค์

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจประกอบด้วย: ที่อยู่ถึงผู้รับ คำนำ ข้อความหลัก บทสรุป

การติดต่อทางธุรกิจไม่อนุญาตให้มีการอุทธรณ์ต่อ "คุณ" ดังนั้นการอุทธรณ์ส่วนใหญ่มักเริ่มต้นด้วยคำว่า "Dear (s) ... " การรักษาต่อเนื่องขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย ชื่อและนามสกุลของศีรษะใช้ในกรณีที่รู้จักเป็นการส่วนตัว (อย่างไรก็ตามมักใช้ในจดหมายที่ส่งถึงหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ) อนุญาตให้พูดกับหัวหน้าองค์กรการค้าด้วยคำว่า "นาย" และเพิ่มนามสกุลโดยไม่มีชื่อย่อ หากคุณไม่ทราบตำแหน่งของบุคลากรทางทหารหรือตำแหน่งที่แน่นอนของตำแหน่งเจ้าหน้าที่อาวุโส จะดีกว่าที่จะไม่ใช้พวกเขา ในกรณีนี้ ชื่อและนามสกุลของผู้รับจะดูถูกต้องมากกว่าข้อผิดพลาด

คำนำเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อแสดงแรงจูงใจและจุดประสงค์ของจดหมายในสองสามคำ สำหรับสิ่งนี้ นิพจน์ทั่วไปคือ: ตาม ... (ชื่อของเอกสาร, แหล่งที่มาเชิงบรรทัดฐาน), เพื่อ ..., เพื่อตอบสนองต่อ ..., เพื่อสนับสนุน ..., เพื่อให้ .. ., ในการเชื่อมต่อกับ .... และวลีอื่นๆ ที่เหมาะสม

ต่อไป เราจะร่างข้อความหลักซึ่งควรชี้แจงจุดยืน ความคิดเห็น คำขอของคุณในหลายๆ ย่อหน้า (สองหรือสี่) จำเป็นต้องประสานข้อมูลที่เป็นข้อความที่ใช้บรรยาย นิติบุคคลมักใช้บุคคลที่สามเป็นเอกพจน์และพหูพจน์ และบุคคลส่งข้อมูลจากบุคคลเอกพจน์และบุคคลที่หนึ่ง ประโยคควรมีความสอดคล้อง สมเหตุสมผล เพื่อให้ผู้รับมีภาพที่สมบูรณ์ของสิ่งที่คุณต้องการเขียน เนื้อหาของจดหมายไม่ควรตีความในสองวิธี ควรครอบคลุมหนึ่งเรื่องหรือประเด็น และไม่ควรเกินสองหน้า

โดยสรุป จำเป็นต้องสรุปวัตถุประสงค์ของจดหมายสั้นๆ อีกครั้งโดยสังเขป

กฎสำหรับการดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจกำหนดให้มีการออกแบบจดหมายธุรกิจที่ชัดเจน หลังจากตรวจสอบ แก้ไข ตกลงข้อความในจดหมายแล้ว จำเป็นต้องจัดรูปแบบให้เหมาะสม

แบบฟอร์มจดหมายธุรกิจประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ โทรศัพท์ โทรสาร เว็บไซต์และอีเมล ตลอดจนรายละเอียดที่จำเป็นอื่นๆ

จดหมายธุรกิจจำเป็นต้องมีระยะขอบ: ด้านซ้าย - สามเซนติเมตร, ด้านขวา - หนึ่งเซนติเมตรครึ่ง

แบบอักษรที่ใช้บ่อยที่สุดคือ Times New Roman ขนาดจุดที่ 12 (14) ระยะห่างบรรทัดเดียว (หนึ่งและครึ่ง)

ส่วนหัวของจดหมายธุรกิจที่มุมบนขวาประกอบด้วยคำตอบสำหรับคำถาม "ผู้ส่งจดหมายถึงใคร": ถึงหัวหน้า ผู้อำนวยการ ฝ่ายบริหาร ฯลฯ ระบุตำแหน่ง ชื่อสถานประกอบการ นามสกุล และชื่อย่อ

หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาที่วาดขึ้นบนแผ่นงานแยกต่างหาก จำเป็นต้องระบุหมายเลขก่อนลายเซ็นของผู้ส่ง

ส่วนที่จำเป็นของจดหมายธุรกิจคือข้อมูลเกี่ยวกับนักแสดง และต้องระบุนามสกุล ชื่อ นามสกุลเต็ม รวมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อเพื่อติดต่อพนักงานโดยเฉพาะ

ควรเก็บการติดต่อทางธุรกิจไว้เป็นลำดับ เนื่องจากเป็นหลักฐานสำคัญของกิจกรรมขององค์กรในประเด็นนี้

ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา อีเมลอาจเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารทางธุรกิจที่ได้รับความนิยมมากที่สุด วันนี้เป็นเรื่องยากมากที่จะหาบุคคลที่ไม่ได้ใช้อีเมลในการสื่อสารระหว่างบุคคลและระหว่างวัฒนธรรม สแกนที่อยู่และหัวเรื่องของข้อความที่เข้ามาอย่างรวดเร็วโดยชำเลืองมอง เราตัดสินใจว่าจะอ่านจดหมายฉบับใดและจะลบจดหมายฉบับใดโดยไม่เปิดเผย การติดต่อทางจดหมายอาจเป็นเรื่องธุรกิจหรือเรื่องส่วนตัวก็ได้ ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างผู้ติดต่อ หากจดหมายฉบับนั้นเป็นเรื่องส่วนตัว ก็ไม่มีข้อกำหนดที่เข้มงวดจากมุมมองของจริยธรรม รูปแบบการเขียนและลักษณะการนำเสนอขึ้นอยู่กับระดับความคุ้นเคยกับผู้รับเป็นหลัก

ทุกวันนี้ เป็นเรื่องยากมากที่จะหาบริษัทที่ไม่ใช้อีเมลในแนวทางปฏิบัติด้านการสื่อสารระหว่างบุคคล ควรสังเกตว่าในการโต้ตอบทางธุรกิจทั่วไปทางอีเมล มีกฎเกณฑ์ที่ยอมรับโดยทั่วไปที่คุณต้องรู้และปฏิบัติตาม เรามาดูสิ่งที่สำคัญที่สุดกันดีกว่า

กฎข้อที่ 1เมื่อส่งอีเมล โปรดกรอกข้อมูลให้ครบทุกช่อง โดยทั่วไป โครงสร้างของอีเมลธุรกิจสามารถแสดงได้ดังนี้:

ที่อยู่และชื่อผู้ส่ง

ที่อยู่ผู้รับ (หรือที่อยู่ผู้รับเมื่อมีความจำเป็นต้องส่งจดหมายพร้อมข้อความเดียวไปยังผู้รับหลายคน)

ความสำคัญของจดหมาย (ถ้าจำเป็น)

หัวเรื่องจดหมาย

ภาคผนวก

จดหมายประกอบด้วยคำทักทาย เนื้อหาของจดหมาย; ข้อสรุป; และลายเซ็น

กฎข้อ 2ที่อยู่และชื่อของผู้ส่งจะต้องสามารถระบุได้ ดังนั้น เมื่อเริ่มต้นกล่องจดหมาย ให้ป้อนชื่อและนามสกุลของคุณในคอลัมน์ชื่อผู้ส่งเสมอ ที่อยู่ที่เชื่อถือได้มากที่สุดคือที่อยู่ที่มีชื่อจริงของคุณ รวมทั้งชื่อองค์กรของคุณในชื่อโดเมน เช่น ที่อยู่อีเมลนี้จะถูกป้องกันจากสแปมบอท คุณต้องเปิดใช้งาน JavaScript เพื่อดู .

กฎข้อ 3อย่าลืมกรอกข้อมูลในช่อง "เรื่อง" หัวเรื่องของจดหมายเป็นคุณลักษณะพิเศษของจดหมายซึ่งมีการอำนวยความสะดวกในการทำงานกับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์อย่างมาก ชะตากรรมของจดหมายมักขึ้นอยู่กับหัวเรื่อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากชื่อและที่อยู่ของผู้ส่งไม่ได้บอกอะไรคุณ หัวเรื่องของจดหมายควรสั้น - ไม่เกิน 50 ตัวอักษร - และตรงประเด็น หัวเรื่องของจดหมายที่ง่ายและชัดเจนมากขึ้น โอกาสที่จดหมายจะถูกอ่านและจะมีการตอบกลับมากขึ้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคิดให้รอบคอบเกี่ยวกับหัวข้อนี้เมื่อคุณเขียนถึงใครบางคนเป็นครั้งแรก

กฎข้อ 4ใช้ไอคอน ("Re:") สำหรับคำตอบเท่านั้น ใช้ไอคอนที่อยู่ในช่องที่อยู่ของจดหมายที่คุณกำลังตอบกลับ เปิดแบบฟอร์มเพื่อรวบรวมคำตอบ แบบฟอร์มนี้มีที่อยู่ของคู่สนทนา ข้อความในจดหมายและหัวเรื่องอยู่แล้ว ไอคอน (Re) เป็นตัวย่อของคำภาษาอังกฤษ "Reply:" หรือ "Response:" และแปลว่า "My answer to:" ดังนั้น หากหัวเรื่องของจดหมายเปลี่ยนไป จะต้องเปลี่ยนหัวเรื่องโดยใช้ลูกศรลงที่อยู่ทางด้านขวาของไอคอน Re ในรายการดรอปดาวน์ที่เปิดขึ้น ให้เลือกคำสั่ง "เปลี่ยนธีม"

หากเมื่อตอบกลับอีเมลของใครบางคน คุณเปลี่ยนแนวคิดหลักของบทสนทนา เปลี่ยนหัวเรื่องตามนั้น แต่จะดีกว่าที่จะเริ่มการสนทนาเกี่ยวกับคำถามใหม่โดยการสร้างจดหมายใหม่

กฎข้อ 5เพื่อหลีกเลี่ยงการส่งก่อนกำหนด ให้ใส่ที่อยู่ของผู้รับเมื่อจดหมายเสร็จสิ้น ตรวจสอบและพร้อมส่งเท่านั้น ระวังด้วยปุ่ม "ส่ง": อย่าลืมส่งจดหมายถึงคนที่คุณต้องการ

กฎข้อ 6อย่าลืมเขียนคำทักทายซึ่งประกอบด้วยคำต้อนรับและชื่อผู้รับ ข้างหน้าเนื้อความของจดหมาย ผู้ใช้บางคนเชื่อว่าไม่จำเป็นต้องเขียนคำทักทายในอีเมล เนื่องจากเป็นจดหมายกระดาษที่ไม่มีความหมาย ซึ่งไม่มีข้อมูลที่มีความหมายและมีเฉพาะคำธรรมดาเท่านั้น

คำทักทายนี้มีข้อมูลเกี่ยวกับการอบรมเลี้ยงดูของบุคคลที่เขียนจดหมาย เพื่อเป็นการทักทาย ให้ใช้รูปแบบคำปราศรัยต่อไปนี้: “สวัสดีตอนบ่าย ที่รัก (ที่เคารพ) + ชื่อ นามสกุลของผู้รับ!” หรือ "เรียน (ที่รัก) + ชื่อนามสกุลของผู้รับสวัสดี!" แล้วดำเนินการตามวัตถุประสงค์ของข้อความของคุณเท่านั้น

ในยุโรป เป็นเรื่องปกติที่จะพูด "ถึงคุณที่รัก/มาดาม" เสมอหรือเป็นทางการน้อยกว่านั้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณคุ้นเคยกับผู้รับ "ที่รัก + ชื่อ" ในสหรัฐอเมริกาที่ชีวิตและการติดต่อสื่อสารดำเนินไปอย่างรวดเร็ว อีเมลเริ่มต้นด้วยชื่อเรื่องที่ประกอบด้วยชื่อและคำว่า "สวัสดี + ชื่อ" สั้นๆ ในภาษารัสเซีย เครื่องหมายอัศเจรีย์จะวางไว้หลังที่อยู่เป็นลายลักษณ์อักษรในการติดต่อโต้ตอบประเภทใดก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจ ส่วนตัว ทางการ ฯลฯ ในขณะที่ในภาษาอังกฤษ เครื่องหมายจุลภาคจะอยู่ในประเภทเหล่านี้ทั้งหมด

กฎข้อ 7จัดโครงสร้างจดหมายของคุณอย่างถูกต้อง เนื่องจากการอ่านจากหน้าจอมอนิเตอร์นั้นยากกว่าการอ่านกระดาษมาก แบ่งข้อความอีเมลของคุณออกเป็นย่อหน้าเชิงตรรกะ พยายามเก็บประโยคไว้ไม่เกิน 15-20 คำ แยกย่อหน้าออกจากกันด้วยการเยื้องหรือบรรทัดว่าง

กฎข้อ 8กระชับและแสดงความคิดเห็นได้ตรงประเด็น ข้อความหลักของจดหมายจากย่อหน้าแรกควรดึงดูดความสนใจของผู้อ่านไม่น้อยกว่าหัวเรื่อง ระวังเวลาที่จำกัดของผู้มีโอกาสเป็นผู้อ่าน เริ่มต้นด้วยจุดประสงค์ของจดหมาย โดยควรระบุให้ชัดเจนในประโยคแรก หากประโยคแรกมีสูตรถูกต้อง มีความเป็นไปได้สูงมากที่ผู้รับจดหมายจะอ่านจนจบ อีเมลออกแบบมาเพื่อถ่ายทอดข้อมูลอย่างรวดเร็ว หากคุณต้องการส่งข้อมูลสำคัญที่มีจำนวนมาก จะเป็นการดีกว่าหากเขียนข้อความประกอบสั้นๆ ในอีเมล และจัดเรียงข้อมูลเป็นไฟล์แนบ

กฎข้อ 9แนบไฟล์แนบก่อนเริ่มเขียนอีเมล คุณต้องได้รับจดหมายกี่ครั้งโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งไฟล์แนบโดยไม่ต้องแนบไฟล์นี้! ความประมาทดังกล่าวอาจไม่ส่งผลดีที่สุดต่อชื่อเสียงทางธุรกิจของคุณ

กฎข้อ 10เมื่อคุณเขียนถึงใครซักคนเป็นครั้งแรก อย่าแนบไฟล์แนบใดๆ หากคุณยังคงส่งไฟล์แนบบางประเภทโดยไม่ได้รับความยินยอมจากผู้รับ อย่าลืมเขียนข้อความในจดหมายว่าไฟล์นั้นเป็นไฟล์ประเภทใด อย่าแนบไฟล์แนบที่มีขนาดใหญ่กว่า 5MB เนื่องจากอาจเกิดสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ได้: คุณจะส่งไฟล์ไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลในไม่กี่วินาที และผู้รับจะดาวน์โหลดไฟล์ดังกล่าวเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง

กฎข้อ 11เมื่อเขียนจดหมายตอบกลับ ให้ตอบทุกคำถามที่คุณถาม หากคุณพบว่ามันยากที่จะตอบก็เขียนไปตรงๆ

กฎข้อ 12ก่อนส่งอีเมล ให้ตรวจสอบการสะกด ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอน การที่อีเมลเป็นวิธีที่รวดเร็วในการสื่อสาร ไม่ได้หมายความว่าจะต้องเลอะเทอะ สร้างวลีของคุณอย่างชาญฉลาดที่สุดในแง่ของการสะกดคำและไวยากรณ์ นี่เป็นสิ่งสำคัญไม่เพียงเพราะจดหมายที่ไม่รู้หนังสือสามารถทำลายความประทับใจของคุณ แต่เนื่องจากการอ่านข้อความโดยไม่มีเครื่องหมายจุลภาคและจุดเป็นเรื่องยากมาก

กฎข้อ 13ต้องตอบอีเมล อีเมลเป็นเรื่องเกี่ยวกับการติดต่อกับคนอื่นๆ และความสุภาพเล็กน้อยไม่เคยทำให้เสียหาย ตามกฎมารยาทต้องตอบอีเมลและเวลาตอบกลับไม่ควรเกินสามวัน หากคุณไม่ตอบกลับอีเมลภายในระยะเวลานี้ แสดงว่าเป็นการปฏิเสธที่ชัดเจนในการสื่อสาร หากคุณต้องการตอบกลับจดหมายเป็นเวลานาน คุณควรอธิบายสาเหตุของความล่าช้า เมื่อคุณได้รับอีเมลที่มีสิ่งที่แนบมา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารแนบมาถึงแล้วและเปิดได้ตามปกติ เมื่อได้รับจดหมายจากบุคคลที่ไม่รู้จัก คุณไม่สามารถตอบได้ สามารถลบได้โดยไม่ต้องอ่าน หากคุณได้รับอีเมลที่ไม่พึงประสงค์พร้อมไฟล์แนบ คุณควรลบไฟล์โดยไม่แตกไฟล์ออก: นี่อาจเป็นแหล่งที่มาของไวรัสคอมพิวเตอร์

กฎข้อ 14อย่าขอใบตอบรับการอ่าน คุณสามารถเขียนวลีต่อไปนี้หลังข้อความของจดหมายหลักและก่อนลายเซ็นของคุณ: “โปรดยืนยันการรับจดหมายด้วยจดหมายตอบกลับหรือโทรไปที่หมายเลขด้านล่าง”

กฎข้อ 15ไม่ควรใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในเนื้อหาของข้อความ TEXT IN CAPITAL LETTERS ถือเป็นการตะโกน ที่ดีที่สุดก็คือการไม่รู้หนังสือในเรื่องของมารยาทเครือข่าย ซึ่งอาจทำให้เกิดการระคายเคืองหรือปฏิกิริยาที่ไม่พึงประสงค์อื่นๆ ในผู้อ่านของคุณ

กฎข้อ 16อย่าให้ข้อมูลที่เป็นความลับทางอีเมล โปรดใช้ความระมัดระวังในการส่งต่อหมายเลขบัตรธนาคารของคุณหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอื่นๆ ในส่วนเนื้อหาของอีเมล อีเมลในระหว่างการส่งสามารถดักจับและใช้เพื่อผลประโยชน์ส่วนตัว นอกจากนี้ อีเมลที่คุณส่งจะยังคงอยู่ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ตลอดไป

กฎข้อ 17อย่าใช้คำย่อและการออกแบบทางอารมณ์ในทางที่ผิด ในอีเมลธุรกิจ หลีกเลี่ยงการใช้ตัวย่อเช่น BTW (อีกอัน) หรือ LOL (หัวเราะออกมาดังๆ) หรือที่รู้จักในชื่ออีโมติคอน (“หน้ายิ้ม”) ไม่เหมาะสมในการติดต่อทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากผู้รับจดหมายอาจไม่ทราบความหมาย

กฎข้อ 18อย่าลืมใส่ลายเซ็นของคุณที่ท้ายจดหมาย ลายเซ็นคือข้อความกลุ่มเล็กๆ ที่เพิ่มไว้ที่ส่วนท้ายของข้อความที่ระบุตัวคุณและมีข้อมูลติดต่อของคุณ ทำให้ลายเซ็นของคุณสั้น: ไม่เกินสี่ถึงเจ็ดบรรทัด ลายเซ็นแบบยาวใช้พื้นที่มากและอาจสร้างความรำคาญได้ รวมวิธีการที่เป็นไปได้หลายวิธีในการติดต่อคุณ (โดยปกติคือหมายเลขโทรศัพท์และโทรสาร) รวมทั้งลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของบริษัทของคุณ

ตามบทความ:

1. 32 เคล็ดลับมารยาทอีเมลที่สำคัญที่สุด มารยาทอีเมล [แหล่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์] http://www.emailreplies.com/ ตรวจสอบเมื่อ 09/19/2015

2. 26 กฎที่สำคัญที่สุดของมารยาทอีเมล [แหล่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm ตรวจสอบเมื่อ 20/09/2015

วัสดุนี้จัดทำโดย Shutilina L.A. นักระเบียบวิธีของ GMC DOgM

การติดต่อสื่อสารในสำนักงานเป็นประเภทที่พิเศษมากที่คุณต้องเชี่ยวชาญหากคุณกำลังจะปีนบันไดขององค์กร ทักษะการเขียนเชิงธุรกิจที่ดีจะให้บริการคุณอย่างซื่อสัตย์: จะช่วยให้คุณสื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้บังคับบัญชา และหุ้นส่วน เน้นการศึกษาและมุมมองของคุณ รูปแบบของการสื่อสารควรถูกจำกัด มีจุดมุ่งหมาย โดยไม่เบี่ยงเบนไปจากหัวข้อที่กำหนด

คุณสมบัติของการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารใดๆ ทั้งส่วนตัวและลายลักษณ์อักษร เป็นการโต้ตอบกับผู้คนเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล สร้างความประทับใจ และเจรจา ไม่มีมนุษย์คนใดที่เป็นมนุษย์ต่างดาวสำหรับเรา บางครั้งเราก็ระบายอารมณ์ แต่ในแวดวงธุรกิจ ไม่ควรมีที่สำหรับแสดงความรู้สึก ลักษณะนิสัย และอารมณ์ของเราด้วยความรุนแรง

เป็นไปไม่ได้ที่จะจินตนาการว่าในการประชุมระดับนานาชาติ ประธานาธิบดีของประเทศต่างๆ ร้องเพลง หัวเราะออกมาดังๆ หรือแสดงความไม่ชอบส่วนตัว นั่นคือสิ่งที่มีมารยาทเพื่อทำให้ชีวิตของเราสะดวกสบายและเป็นระเบียบมากที่สุด

คุณลักษณะที่สำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจคือไม่สามารถตัดออกได้กลางประโยคสำหรับจดหมายทุกฉบับที่คุณได้รับ คุณต้องเขียนตอบกลับ แม้ว่าคุณจะไม่รู้สึกต้องการก็ตาม หากคุณรับสายและไม่มีเวลารับสาย โปรดโทรกลับ แน่นอนว่าการสื่อสารกับบางคนนั้นไม่น่าพอใจ นั่นคือเหตุผลที่รายการคุณสมบัติที่จำเป็นของผู้จัดการรวมถึงการต่อต้านความเครียด

การประชุมทางธุรกิจ การสนทนาทางโทรศัพท์หรืออีเมลทางธุรกิจจะมีวัตถุประสงค์บางอย่างอย่างแน่นอน ด้วยเหตุนี้ ทุกฝ่ายจึงต้องหาข้อสรุป หารือเกี่ยวกับโครงการ ตกลงในความร่วมมือเชิงกลยุทธ์ และอื่นๆ

กฎอีเมล

ในการพูดที่เป็นลายลักษณ์อักษร อาจมีข้อจำกัดและข้อตกลงมากกว่าการพูดด้วยวาจา การสื่อสารกับคู่สนทนาโดยตรง ในการประชุมส่วนตัว เราสามารถเน้นเสียงในระดับนานาชาติเกี่ยวกับข้อเท็จจริงนี้หรือข้อเท็จจริงนั้น ชี้แจงบางสิ่งบางอย่างหากคู่สนทนาไม่เข้าใจเรา หากเกิดข้อผิดพลาดในการพูด เราสามารถแก้ไขได้ทันที แต่ในจดหมายธุรกิจ เราต้องมีความชัดเจนและแม่นยำอย่างยิ่ง เพื่อที่คำต่างๆ จะไม่สื่อถึงการตีความซ้ำซ้อน

พวกเขาเคยพูดว่า: "กระดาษจะทนทุกอย่าง" หมายความว่าสามารถเขียนได้แม้กระทั่งข้อเท็จจริงที่ไม่น่าเชื่อถือ เรามีความเห็นว่า การติดต่อทางธุรกิจควรตรงไปตรงมาที่สุดโดยวิธีการที่ตอนนี้จดหมายกระดาษถูกส่งน้อยลง โดยพื้นฐานแล้วพวกเขาขนส่งสัญญาและเอกสารอื่น ๆ ในกรณีนี้ หัวจดหมายจะใช้เป็นหลักฐานแสดงสถานะระดับสูงขององค์กร

ทุกวันนี้ ในกรณีส่วนใหญ่ การติดต่อทางธุรกิจเกิดขึ้นในพื้นที่เสมือน และมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง เมื่อบทสนทนาเพิ่งเริ่มต้น เป็นเรื่องปกติที่จะเขียนคำทักทายตามมารยาท ตัวอย่างเช่น: “สวัสดีที่รัก Oleg Sergeevich! ". และที่อยู่ภายหลังในวันทำการสามารถละเว้นคำทักทายได้

การรู้หนังสือ

การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งรวมถึงทางอีเมล จำเป็นต้องปฏิบัติตามบรรทัดฐานทางภาษาและการรู้หนังสือที่ไร้ที่ติ ท้ายที่สุด การติดต่อสื่อสารจะเปิดเผยช่องว่างของคุณต่อคู่สนทนาที่มีการศึกษา ดังนั้นเราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบสิ่งที่เขียนด้วยความช่วยเหลือของบริการพิเศษหากคุณไม่แน่ใจในความรู้ของคุณเอง

เราแสดงรายการกฎทั่วไปที่ต้องใช้จริยธรรมของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ มันค่อนข้างง่าย แต่อนิจจาละเลยพวกเขา:

• จุดเริ่มต้นของแต่ละประโยคเป็นตัวพิมพ์ใหญ่
• มหัพภาคไว้ท้ายวลีเพื่อให้ความหมายของสิ่งที่อ่านชัดเจน
• ในการแยกแยะปัญหาและแนะนำวิธีแก้ไข การใช้รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือลำดับเลขก็มีประโยชน์
• เพื่อความชัดเจน เป็นการดีที่จะใช้ตาราง กราฟ แผนภูมิ
• อย่าพยายามทำตัวให้ดูเหมือนคู่สนทนาที่ฉลาดและมีการศึกษา อย่าทำให้ความคิดง่ายๆ ซับซ้อนด้วยการสลับแบบมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมมากเกินไป
• ยิ่งคุณแสดงความคิดเห็นของคุณง่ายเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น
• แม้ว่าในการพูดในชีวิตประจำวัน วัฒนธรรมต้องการการหลีกเลี่ยงศัพท์แสง แต่ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ศัพท์แสงระดับมืออาชีพและการยืมจากภาษาอังกฤษถือเป็นรูปแบบที่ดี (แต่อย่าหักโหม!)

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

โครงสร้างของพวกเขาเกือบจะเหมือนกัน สำหรับปริมาณข้อความยาวดูไม่ดีในเนื้อหาของจดหมาย เป็นการดีกว่าที่จะออกเป็นไฟล์แยกต่างหากและแนบเป็นไฟล์แนบ ในกรณีนี้ ในจดหมายหลังจากทักทาย คุณต้องระบุสั้น ๆ ว่าเอกสารแนบนั้นเกี่ยวกับอะไร

โครงสร้างตัวอักษร (ต้น)

นอกจากกฎทั่วไปแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องทราบรายละเอียดเกี่ยวกับการเขียนทางธุรกิจด้วย เราจะให้กฎเกณฑ์ที่เหมาะสมในกรณีส่วนใหญ่

จุดเริ่มต้นของอีเมลเรียกว่าส่วนหัว มีโลโก้ขององค์กร เป็นประโยชน์ที่จะมีเทมเพลตที่ใส่โลโก้นี้ไว้เสมอ (ซึ่งก็คือบนเดสก์ท็อปของคอมพิวเตอร์ของคุณ)

ไม่เหมือนกับการสื่อสารออฟไลน์ กฎสมัยใหม่ไม่จำเป็นต้องทักทายผู้รับ และคุณสามารถระบุสาระสำคัญของเรื่องนี้ได้ทันทีโดยเรียกชื่อเขาและนามสกุล อย่างไรก็ตาม หลายคนยังคงเขียนตอนต้นของข้อความว่า “อรุณสวัสดิ์! ", "สวัสดี! ", "สวัสดีตอนเย็น! ' หรือ 'สวัสดี' และในเรื่องนี้ก็เช่นกัน ไม่มีการเบี่ยงเบนจากบรรทัดฐาน

ข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาของจดหมายแนะนำว่าความหมายของการติดต่อกันอยู่ การแบ่งข้อความออกเป็นย่อหน้าถือเป็นรูปแบบที่ดี ซึ่งเป็นสัญญาณของทัศนคติที่เอาใจใส่ต่อคู่สนทนา ในแต่ละย่อหน้า มีการตั้งชื่อและเปิดเผยแง่มุมหนึ่งของหัวข้อ นอกจากการระบุปัญหาแล้ว ยังเป็นธรรมเนียมที่จะแนะนำวิธีแก้ไขด้วย เพื่อที่จะเปิดเผยแนวคิดทางธุรกิจในแบบย่อ

โครงสร้างของจดหมาย (บทสรุป)

จะส่งข้อความทางธุรกิจได้อย่างไร?

พนักงานสำนักงานส่วนใหญ่มีจดหมายที่เก็บถาวรจำนวนมากในกล่องอีเมลของตน เพื่อไม่ให้คู่สนทนาสับสนในการติดต่อกันเป็นเวลานานขอแนะนำให้ส่งจดหมายในรูปแบบของการตอบกลับ เมื่อคุณคลิกที่ช่องที่เหมาะสมที่จุดเริ่มต้นของหัวเรื่องของจดหมาย ตัวย่อภาษาอังกฤษ “Re…” จะปรากฏขึ้น สะดวกมากเพราะผู้รับจะจดจำความคืบหน้าของการติดต่อทันที

คุณสามารถบันทึกประวัติทั้งหมดของการสื่อสารเสมือนกับคู่สนทนานี้ หรือคุณสามารถทิ้งเฉพาะคำพูดสุดท้ายหรือที่สำคัญที่สุดเท่านั้น มารยาททางธุรกิจสมัยใหม่ต้องการให้คุณตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็วท้ายที่สุด เราใช้ส่วนสำคัญของวันกับคอมพิวเตอร์ที่ทำงาน นอกจากนี้ สามารถตรวจสอบเมลจากอุปกรณ์มือถือได้

หากคุณกังวลว่าจดหมายส่งถึงผู้รับแล้วหรือไม่ ให้ใช้ฟังก์ชัน "การแจ้งเตือนการรับ" ที่สะดวก ซึ่งมีอยู่ในเซิร์ฟเวอร์อีเมลเกือบทั้งหมด ดังนั้นจึงเป็นที่ชัดเจนสำหรับคุณว่ามีการดูจดหมายแล้ว

หากข้อความมีความสำคัญและเร่งด่วนเป็นพิเศษ ก็สามารถเขียน SMS หรือโทรศัพท์เพื่อเตือนความจำเกี่ยวกับจดหมายได้

จำเป็นต้องพูด การตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็วบ่งบอกถึงความจริงจังและความคล่องตัวในการจัดการกับปัญหาในการทำงาน

เราต้องการแสตมป์ไหม

ในบรรดาบุคคลสำคัญเชิงสร้างสรรค์ การใช้ตราประทับนั้นไม่เป็นที่ยอมรับ และยังถูกเย้ยหยันและประณามอีกด้วย แต่ในการติดต่อทางธุรกิจ แสตมป์ช่วยสะท้อนถึงสถานการณ์มาตรฐาน

เราแต่ละคนได้เขียนจดหมายและบันทึกที่เป็นทางการอย่างน้อยสองครั้งในชีวิตของเรา ไม่ว่าเราจะอยู่ที่ไหนและทำอะไรก็ตาม ในพื้นที่ใดก็ตามจะต้องมีการติดต่อทางธุรกิจเพื่อชี้แจงบางประเด็น ชี้แจงข้อมูล ถามคำถาม และอื่นๆ แม้ว่าก่อนหน้านี้ปรากฏการณ์นี้จะพบได้บ่อยในแอปพลิเคชันกระดาษและการส่งต่อจดหมายไปยังผู้บังคับบัญชา (เช่นเดียวกับพันธมิตรทางธุรกิจ) แต่ในปัจจุบัน ประเภทนี้ได้กลายเป็นที่แพร่หลายมากขึ้นในสภาพแวดล้อมของเรา

คุณจำเป็นต้องรู้วิธีการติดต่อทางธุรกิจอย่างถูกต้อง แม้ว่าคุณจะสั่งซื้อในร้านค้าออนไลน์บางแห่งและต้องการสื่อสารกับตัวแทน

ในบทความนี้ เราจะอธิบายประเด็นหลักบางประการที่ประกอบขึ้นเป็นการสื่อสารทางธุรกิจ เราจะให้ความสนใจกับความแตกต่างที่ควรพิจารณาเมื่อแลกเปลี่ยนจดหมายกับพันธมิตรของเรา สิ่งที่ไม่ควรละเลยถ้าคุณไม่ต้องการที่จะดูเหมือนไร้ความสามารถและไม่สุภาพต่อคู่สนทนาและจำกฎที่ควรสังเกตในทุกสถานการณ์

ที่ใช้บังคับ

เห็นได้ชัดว่ามักใช้การติดต่อทางธุรกิจในเวิร์กโฟลว์ หากคุณทำงานในบริษัท คุณจะต้องเขียนจดหมายประเภทนี้อย่างแน่นอน เนื่องจากเรากำลังพูดถึงช่วงเวลาทางธุรกิจ จึงเข้าใจได้ง่ายว่ารูปแบบการเขียนควรมีความเหมาะสม - เป็นทางการและเป็นทางการมากที่สุด

ความประทับใจเพิ่มเติมต่อพนักงานของบริษัทที่ส่งจดหมายเกี่ยวกับคุณและบริษัทของคุณนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดการการติดต่อทางธุรกิจได้ดีเพียงใด ดังนั้น กระบวนการเขียนข้อความและการออกแบบจึงควรเข้าหาอย่างรับผิดชอบมากที่สุด

ก่อนอื่น หากคุณกำลังมองหาวิธีการติดต่อทางธุรกิจ เราขอแนะนำให้คุณทำความคุ้นเคยกับคำแนะนำของเรา ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น เรานำเสนอทั้งประเด็นทางทฤษฎีและประเด็นเชิงปฏิบัติ ในตอนท้ายของบทความ เราจะพยายามยกตัวอย่างการหมุนเวียนที่เป็นเรื่องปกติสำหรับรูปแบบการเขียนที่เป็นทางการ ในท้ายที่สุด การใช้ฐานข้อมูลจากบทความนี้ คุณจะสามารถเขียนข้อความคุณภาพสูงได้อย่างอิสระเพื่อการสื่อสารเพิ่มเติมกับคู่สัญญา

ประเภทของจดหมาย

ทันทีที่โต้เถียงกันเกี่ยวกับการติดต่อทางธุรกิจ ฉันต้องการให้ความสนใจกับประเภทของจดหมายนั้น ดังนั้น คุณสามารถเลือกจดหมายสอบถามและจดหมายตอบกลับ จดหมายแจ้งข้อมูล (ส่วนใหญ่มักจะส่งถึงลูกค้า); ความกตัญญู (แทนคำขอบคุณสำหรับบริการที่ได้รับ), จดหมายแจ้งเตือน, คำเตือน, คำเตือน; จดหมายแนะนำ; หนังสือค้ำประกันและจดหมายปะหน้า อันที่จริง สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงประเภทที่ใช้บ่อยที่สุดซึ่งประกอบขึ้นเป็นการติดต่อทางธุรกิจจริงและทางอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นเราจะพบกับพวกเขาในทางปฏิบัติบ่อยที่สุด

โครงสร้าง

มีเหตุผลว่าสำหรับองค์กรที่สะดวกกว่าในการเขียนจดหมายใดๆ มันจะเป็นประโยชน์สำหรับเราในการทำงานกับโครงสร้างหรือแผนบางอย่าง ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ ที่ง่ายต่อการทำให้เสร็จ ตัวอย่างเช่น คิดถึงบรรทัดของจดหมายเพื่อให้ครอบคลุมหัวข้อที่คุณต้องระบุให้ถูกต้องที่สุด ตัวอย่างเช่น หากคุณเขียนคำถามเกี่ยวกับราคาสินค้าหรือสินค้าชิ้นนี้ ให้ลองระบุเหตุผลสั้นๆ ว่า: ทำไมคุณถึงเขียนถึงบริษัท (เพราะคุณต้องการซื้อหรือสั่งซื้อผลิตภัณฑ์นี้หรือผลิตภัณฑ์นั้น) ชี้แจงเป้าหมายหลัก (เพื่อดูว่าคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไรในการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ 10 หน่วยที่มีตัวเลือกบางอย่าง) สุดท้าย ระบุในรูปแบบที่คุณต้องการรับการคำนวณ และถามว่ามีส่วนลดสำหรับปริมาณการผลิตดังกล่าวหรือไม่

แน่นอน ข้อมูลนี้ชัดเจนอยู่แล้ว คุณเพียงแค่ต้องแยกวิเคราะห์สิ่งที่คุณต้องการเขียนอย่างมีเหตุผล นอกจากนี้เราต้องไม่ลืมเกี่ยวกับการออกแบบและข้อกำหนด เราจะพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง

ข้อกำหนดในการเขียน

ดังนั้นกฎของการติดต่อทางธุรกิจกล่าวว่าจดหมายทั้งหมดควรสั้นก่อน นี่คือกฎหลักที่จะอ่าน เห็นด้วย เราทุกคนไม่ชอบเมื่อเราเต็มไปด้วยข้อมูลจำนวนมาก หากนี่คือจดหมายธุรกิจ ก็ไม่ควรมีขนาดใหญ่ ในกรณีนี้ ก็สามารถมองข้ามไปได้ หากคุณไม่สามารถย่อข้อมูลได้ทันที ให้ทำหลังจากเขียนร่างจดหมายฉบับแรกแล้ว

ประการที่สอง คู่ของคุณ (ผู้เข้าร่วมในจดหมายโต้ตอบ) ต้องเข้าใจสิ่งที่อยู่ในความเสี่ยง นั่นคือจดหมายควรทำเป็นข้อมูลและเข้าใจได้ ควรมีข้อมูลที่คุณต้องการนำเสนอในลักษณะเพื่อหลีกเลี่ยงคำถามเพิ่มเติมและไม่ต้องเสียเวลาชี้แจงรายละเอียด

ประการที่สาม จดหมายควรทำขึ้นโดยให้ความเคารพเท่าที่เป็นไปได้เกี่ยวกับคู่ค้าหรือพนักงานของบริษัทที่จะอ่านจดหมาย เป็นความจริง ยิ่งคุณแสดงความเคารพต่อคู่สนทนามากเท่าไร เขาก็มีโอกาสตอบรับคำขอของคุณอย่างถูกต้อง และในท้ายที่สุด คุณจะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ

การโต้ตอบในภาษาอังกฤษ

ในบางกรณี การเจรจาควรทำเป็นภาษาอังกฤษ (หรือภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษารัสเซีย) เป็นเรื่องปกติ โดยเฉพาะหากมีความสัมพันธ์กับผู้รับเหมาต่างประเทศ เป็นที่น่าสังเกตว่ากฎของการติดต่อทางธุรกิจนำไปใช้กับภาษาใดก็ได้: เฉพาะการเปลี่ยนแปลงโวหารเท่านั้นอาจแตกต่างกัน งานของคุณคือเลือกสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์ที่คุณและคู่ของคุณ (คู่สนทนา) พบตัวเอง

แน่นอนว่าการติดต่อทางธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษนั้นต้องการความเชี่ยวชาญในระดับสูง ดังนั้นหากสิ่งนี้ไม่เกี่ยวกับคุณ เราขอแนะนำให้คุณติดต่อนักแปลมืออาชีพ เป็นสิ่งสำคัญที่การแปลจะดำเนินการโดยบุคคลที่พูดสุนทรพจน์เฉพาะซึ่งรวมอยู่ในภาษาของการติดต่อทางธุรกิจ

ตัวอย่าง. บทนำ

มันสำคัญมากในทุก ๆ บทสนทนาว่าคุณจะเริ่มต้นมันอย่างไร ในเรื่องนี้ มารยาทในการติดต่อทางธุรกิจก็ไม่ต่างจากการสื่อสารสด: ขั้นตอนแรกคือการทักทายคู่สนทนาและแนะนำให้เขาเข้าสู่การสนทนาด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง คำทักทายอาจเป็น "สวัสดี" แบบมาตรฐาน แต่การแนะนำตัวควรเป็นส่วนตัวมากกว่า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุวัตถุประสงค์สั้นๆ ของจดหมายของคุณ (“เรากำลังติดต่อคุณเพื่อชี้แจงข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ อย่างแรกเลย เราสนใจในราคาของรุ่น “A1”) อีกทางเลือกหนึ่ง: “เนื่องจากการสนทนาทางโทรศัพท์ของเราเกี่ยวกับรุ่น A1 นั้นต่อเนื่อง ฉันกำลังเขียนถึงคุณพร้อมคำถามเกี่ยวกับราคาผลิตภัณฑ์นี้”) คุณยังสามารถอธิบายสถานการณ์ของคุณได้ง่ายๆ: “ฉันเขียนถึงคุณด้วยเหตุผลว่าในปี 2010 หุ้นส่วนของคุณติดต่อบริษัทของเรา เพื่อเสนอให้เริ่มความร่วมมือในด้านนี้ในนามของคุณ”

การนำเสนอของวัสดุ

นอกจากนี้ หลังจากที่คุณได้เขียนคำนำในจดหมายของคุณแล้ว คุณควรอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเขียน ตัวอย่างเช่น หลังจากถามคำถามเกี่ยวกับราคาของผลิตภัณฑ์แล้ว ให้ระบุสิ่งที่คุณสนใจ คุณสามารถเขียนประมาณนี้: "เราต้องการสั่งซื้อหน่วยที่ N ของผลิตภัณฑ์ โดยจะต้องจัดส่งไปยังที่อยู่ X" ในกรณีของการสนทนาทางโทรศัพท์ต่อ คุณสามารถระบุคำขอของคุณ - ทำไมคุณถึงเขียนถึงบุคคลหลังจากพูดคุยกับเขาทางโทรศัพท์ (พูดเพื่อยืนยันความตั้งใจในการทำธุรกรรม): "กล่าวคือ: เราสนใจ ผลิตภัณฑ์ N โดยมีเงื่อนไขว่าจะจัดส่งพร้อมกับตัวเลือก X" หากคุณคำนึงถึงเวอร์ชันที่สาม คุณสามารถเริ่มพัฒนาธีมที่คุณต้องการร่วมมือกับบริษัทได้ อธิบายว่านี่คือผลประโยชน์สูงสุดของคุณ และพันธมิตรจะได้รับผลประโยชน์เฉพาะจากการมีปฏิสัมพันธ์กับคุณ ถ้าเขาตกลง: "คุณจะสนใจที่จะรู้ว่าแนวทางของบริษัทของเราเปลี่ยนไป และยิ่งเข้าใกล้มากขึ้นไปอีก ผลประโยชน์ของธุรกิจของคุณ”

เสนอ

การติดต่อทางธุรกิจใดๆ (ตัวอย่างที่เราให้มาจำเป็นต้องมีคุณสมบัตินี้ด้วย) จำเป็นต้องมีลำดับเชิงตรรกะ หากในตอนแรกคุณเขียนเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณเขียน คุณควรระบุและขยายแนวคิดนี้เพิ่มเติม ระบุสิ่งที่คุณต้องการจากคู่สนทนาในวงกว้างมากขึ้น - อาจดึงดูดให้เขาได้รับผลประโยชน์จากการตกลงที่จะร่วมงานกับคุณ โดยเหตุผลทั้งหมดแล้ว ส่วนนี้ควรเป็น "จุดสูงสุด" ของจดหมายของคุณ ซึ่งเป็นจุดสุดยอดของจดหมายประเภทนี้ หากในตอนแรกคุณเข้าหาสิ่งที่คุณสนใจเป็นอย่างแรกอย่างราบรื่น ในส่วนนี้คุณควร "เปิดเผยไพ่" จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจทั้งหมด (ตัวอย่างตัวอักษรด้านบนไม่มีข้อยกเว้น) ควรสร้างตามแนวโค้งขึ้นด้านบนที่เรียบลื่น จากนั้นผู้อ่านบทของคุณจะเข้าใจอารมณ์ของคุณ ดังนั้นจึงสะดวกสำหรับเขาที่จะสื่อสารกับคุณ อย่ากระโดดอย่างกะทันหันอย่าย้ายจากหัวข้อหนึ่งไปอีกหัวข้อหนึ่ง

ดังตัวอย่างที่แสดง หากคุณต้องการอภิปราย ตัวอย่างเช่น ประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องสองประเด็น คุณสามารถแบ่งบทความออกเป็นส่วนๆ โดยแบ่งเป็นย่อหน้า สะดวกทั้งสำหรับผู้อ่านซึ่งจะเห็นช่วงเวลาที่คุณเปลี่ยนจากคำถามหนึ่งไปยังอีกคำถามหนึ่งด้วยสายตา ดังนั้น สำหรับคุณ เพราะในกรณีนี้ คุณเขียนราวกับว่ามันเป็นตัวอักษรสองตัวที่แตกต่างกัน

ถ้าเราพูดถึงตัวอย่างของเรา เราควรเขียนว่า "นอกจากนี้ เราต้องการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ N ใหม่ ซึ่งเราได้โต้ตอบกับคุณเมื่อเดือนที่แล้ว" หรือ: "ในราคาที่เหมาะสมสำหรับเงื่อนไขของเรา เราต้องการสร้างความร่วมมือถาวรกับคุณในพื้นที่นี้ เพิ่มช่องทางการจำหน่าย X-Y พันหน่วย" สุดท้ายนี้ คุณยังสามารถพูดว่า: "หากคุณยังคงสนใจที่จะร่วมงานกับเรา โปรดแจ้งให้เราทราบ"

ตัวอย่างการติดต่อทางธุรกิจทุกวินาทีสร้างขึ้นบนหลักการนี้ ดังนั้นจึงไม่มีอะไรผิด ในทางตรงกันข้าม การเน้นส่วนหัวมักจะช่วยให้นำทางได้ดีขึ้น เพราะจะลบ "ข้อความที่เป็นของแข็ง" ออก ทำให้เกิด "สมอ" ชนิดหนึ่งในนั้น ซึ่งคุณสามารถแนบไปกับสายตาได้

ตอนสุดท้าย

สุดท้าย คุณควรลงท้ายจดหมายด้วยเจตนาเดียวกับที่คุณเริ่มเขียน หากคุณกำลังเขียนคำขอบคุณ ให้เขียนว่าคุณยินดีที่จะร่วมมือกับบริษัทที่คุณอธิบาย หากนี่เป็นข้อเสนอเชิงพาณิชย์ คุณควรแสดงความขอบคุณสำหรับความสนใจในจดหมายของคุณและหวังว่าจะมีปฏิสัมพันธ์กับบุคคลนี้ต่อไป คุณต้องเข้าใจว่าการสิ้นสุดจดหมายของคุณส่วนใหญ่จะเป็นตัวกำหนดความคิดเห็นสุดท้ายเกี่ยวกับตัวคุณและบริษัทของคุณ การติดต่อทางธุรกิจทั้งหมด (ตัวอย่างจดหมายพิสูจน์สิ่งนี้ตลอดเวลา) สร้างขึ้นจากความสุภาพ ดังนั้นอย่าลืมขอบคุณคู่สนทนา แสดงความหวัง ยกย่องเขา หรือแสดงความคิดเห็นของคุณ คุณควรเลือกส่วนท้ายของข้อความเพื่อให้ตรงกับปัญหาที่อธิบายไว้ในจดหมาย

ตัวอย่าง: "เราหวังว่าจะให้คุณเป็นหุ้นส่วนระยะยาวของเราด้วยความหวังของความร่วมมือที่มั่นคงในกิจกรรมในอนาคตของเรา" หรือ "เรารู้สึกขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับความสนใจของคุณและหวังว่าเราจะสามารถพัฒนาความร่วมมือกับคุณได้ในอนาคต" หรือ "ขอบคุณที่ให้ความสนใจ ฉันหวังว่าเราจะสามารถให้บริการความสนใจของคุณในตลาด N ต่อไปได้ในอนาคต"

มารยาทและการรู้หนังสือ

อย่าลืมที่จะสุภาพ ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น เป็นสิ่งสำคัญหากคุณสนใจการติดต่อทางธุรกิจ วลีเช่น "ยินดีที่ได้ให้ความร่วมมือ", "ขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ", "ขออภัยสำหรับปัญหา", "เรายินดีที่จะพบคุณ", "คุณให้เราเป็นเพื่อน" และอื่น ๆ สองข้อสุดท้ายหมายถึงคำเชิญไปงานเฉลิมฉลองขององค์กรมากกว่าจดหมายธุรกิจ

เพื่อเป็นการแสดงความเคารพเสมอ ให้เพิ่มวลี "ได้โปรด" "ขอบคุณ" "ใจดี" และอื่นๆ ตามความเหมาะสม

ความสำคัญเท่าเทียมกันในกระบวนการเขียนจดหมายธุรกิจคือการรู้หนังสือของบุคคล แม่นยำยิ่งขึ้น ถ้าคุณทำผิดพลาดเบื้องต้นอย่างน้อยหนึ่งรายการในกระบวนการสร้างจดหมาย คุณสามารถพูดได้ว่าคู่สนทนาจะสร้างความคิดเห็นที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงเกี่ยวกับคุณมากกว่าที่คุณคาดหวัง ดังนั้นพยายามเขียนให้ถูกต้องที่สุดและตรวจสอบทุกอย่างหลายๆ ครั้ง หากคุณไม่ทราบวิธีค้นหาข้อผิดพลาดและแก้ไขด้วยตนเอง ให้ใช้บริการของผู้ตรวจทานหรือบริการเฉพาะทาง สิ่งนี้เรียบง่ายมาก แต่จะช่วยให้คุณมั่นใจในข้อความของคุณ

ฝึกฝนและฝึกฝน

บนเว็บ ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น มีตัวอย่างจดหมายธุรกิจสำเร็จรูปมากมายในทุกเรื่อง เราไม่ได้ใส่ไว้ที่นี่อย่างครบถ้วน เพราะอันที่จริง บทความนี้ไม่มีพื้นที่เพียงพอที่จะรองรับข้อมูลจำนวนมากเช่นนี้ แต่เราตัดสินใจเพียงแค่ระบุกฎและหลักการพื้นฐานบางอย่าง ซึ่งคุณมีโอกาสที่จะทำความคุ้นเคยกับด้านบนนี้ อย่างไรก็ตาม แน่นอนว่าสิ่งนี้ยังห่างไกลจากขั้นตอนทั้งหมดที่ควรทำในการศึกษาการเขียนเชิงธุรกิจ อันที่จริง บทบาทที่สำคัญที่สุดในด้านนี้มาจากประสบการณ์จริง
หากคุณศึกษา เช่น 5-10 ตัวอย่างจดหมายสำเร็จรูป และอ่านบทความของเราและดึงกฎบางส่วนออกจากที่นี่ ในไม่ช้าคุณจะสามารถเขียนจดหมายในแบบที่คุณต้องการได้ อันที่จริงแล้ว การสร้างจดหมายใดๆ ในกรอบการติดต่อทางธุรกิจก็เพียงพอแล้ว

พร้อมตัวอย่าง

เนื่องจากดังที่กล่าวไว้ข้างต้น มีตัวอย่างสำเร็จรูปจำนวนมาก นักศึกษาและผู้เชี่ยวชาญสามเณรถูกล่อลวงให้ใช้งานสำเร็จรูปของผู้อื่นเพื่อผลิตโครงการของตนเองตามนั้น ฉันอยากจะบอกว่าสิ่งนี้ไม่แนะนำในทางปฏิบัติในขณะที่ฝึกซ้อม - ได้โปรด

ในกระบวนการศึกษาสิ่งที่เขียนด้วยตัวอักษรอื่น คุณจะสามารถสำรวจสิ่งที่ต้องชี้แจงในจดหมายโต้ตอบได้ง่ายขึ้น เป็นเรื่องปกติเพราะเป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่จะเรียนรู้โดยตรงจากประสบการณ์

จริงอยู่ หากคุณได้รับมอบหมายให้รวบรวมจดหมายธุรกิจฉบับสมบูรณ์ ก่อนอื่นให้ลองทบทวนตัวอย่างและเลือกตัวอย่างที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานของคุณ จากนั้นคุณต้องปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่คุณพัฒนาขึ้นตามแนวคิดทั่วไปให้มากที่สุด แต่ในขณะเดียวกันก็เขียนอีกครั้งเพื่อสร้างรูปแบบการนำเสนอและการเขียนของคุณเอง เพราะบางทีคุณอาจจะสามารถถ่ายทอดข้อมูลได้ดีขึ้นและทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

เรียนรู้และฝึกฝน! และคุณจะสามารถสร้างจดหมายธุรกิจของคุณเองได้ในระยะเวลาอันสั้น!

เมื่อคุณนั่งลงเพื่อเขียนจดหมายธุรกิจเป็นครั้งแรก คุณอาจจะรู้สึกสับสน ท้ายที่สุดแล้วสิ่งนี้ไม่เหมือนกับการส่งข้อความถึงเพื่อนหรือญาติ จะติดต่อคู่สนทนาได้อย่างไร? จะใช้อีโมติคอนได้หรือไม่? จะกรอกข้อมูลในฟิลด์จำนวนมากเหล่านี้ได้อย่างไร?

คุณควรเริ่มตามลำดับและอย่าลืมเริ่มด้วยกฎทั่วไปในการจัดการจดหมายสมัครงานทางอีเมล

• การตรวจสอบ. หากการติดต่อทางธุรกิจไม่ใช่กิจกรรมหลักของคุณ คุณสามารถตรวจสอบอีเมลของคุณได้สองครั้ง - ในตอนเช้า เมื่อคุณมาทำงาน และในตอนบ่าย หากการสื่อสารกับลูกค้าและคู่ค้าทางธุรกิจเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมประจำวันของคุณ คุณจะติดตั้งโปรแกรมรับส่งเมลที่จะแสดงการแจ้งเตือนของจดหมายบนเดสก์ท็อปได้ง่ายขึ้น
• ตอบ. มารยาทที่ไม่ได้พูดนั้นต้องการให้เขียนคำตอบของจดหมายโดยเร็วที่สุด ดังนั้น จดหมายจะถูกเพิกเฉยได้ก็ต่อเมื่อมีเรื่องที่ไม่ยอมให้ฟุ้งซ่าน กฎอย่างเป็นทางการบอกว่าควรตอบจดหมายภายในสิบวันหากมาทางไปรษณีย์และสองวันหากมาทางแฟกซ์
• พื้นที่จัดเก็บ. คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลไม่ลงเอยในโฟลเดอร์สแปม นอกจากนี้ยังไม่สามารถลบออกได้ มิฉะนั้น ในกรณีที่มีความขัดแย้ง จะไม่สามารถเพียงแค่หันไปทางจดหมายและดูว่าใครถูกต้อง
• การใช้งาน. คุณสามารถใช้ที่อยู่อีเมลของบริษัทโดยดำเนินการโต้ตอบในนามของบริษัทเท่านั้น หากจำเป็นต้องใช้อีเมลส่วนตัวสำหรับการติดต่อด้วยเหตุผลบางประการ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลดังกล่าวเป็นทางการและไม่มีคำหยาบคายหรือหยาบคาย
  เราหาที่เก็บข้อมูล หาเวลาตอบสนอง และอีเมลที่จะใช้ ทั้งหมดนี้ง่ายต่อการจดจำ และคุณสามารถไปยังขั้นตอนต่อไปได้: นี่คือจดหมายธุรกิจ จะตอบอย่างไรเพื่อไม่ให้คู่สนทนาขุ่นเคือง?
• อย่างถูกต้อง. จดหมายเช่น "สวัสดี Vasya ฉันได้รับจดหมายของคุณแล้วและตอนนี้ฉันคิดว่า ... " ควรจะทิ้งไว้เพื่อการโต้ตอบส่วนตัว การดำเนินการโต้ตอบทางธุรกิจต้องมีความถูกต้องและสุภาพ คุณไม่สามารถใช้ศัพท์แสง การแสดงออก หยาบคาย คุณไม่สามารถใส่อีโมติคอนได้ แม้ว่าคุณจะทำงานกับคู่สนทนามาหลายปีแล้วก็ตาม คุณไม่สามารถหันไปหา "คุณ" และทำความคุ้นเคยได้ จดหมายควรสุภาพและแห้งแล้ง
• มีความสามารถ. การรู้หนังสือเป็นตัวบ่งชี้การพัฒนาวัฒนธรรม ระดับสติปัญญา วิธีรักษาชื่อเสียงของบริษัทและเขียนจดหมายอย่างมีสไตล์ หากภาษาเขียนรัสเซียของคุณไม่ดี - ซึ่งเป็นเรื่องปกติและไม่ใช่เหตุผลที่ทำให้อับอาย - ใช้บริการพิเศษเพื่อตรวจสอบไวยากรณ์ การสะกดคำ เครื่องหมายวรรคตอน
• อย่างเพียงพอ. แม้แต่คำตอบที่มีความสามารถและถูกต้องที่สุดก็อาจสูญเปล่าได้หากคู่สนทนาไม่เข้าใจสิ่งที่คุณกำลังพูดถึง ดังนั้นเราควรละเว้นจากเงื่อนไขทางวิชาชีพหรือให้การถอดรหัส นอกจากนี้ คุณไม่ควรใช้คำที่ซับซ้อนเกินไปหรือไม่ใช้คำธรรมดาเกินไปจนอาจทำให้คู่สนทนาสับสนได้ และแน่นอน คุณไม่สามารถแทรกคำที่มีความหมายทำให้คุณสงสัยได้
• ตรรกะ. หากคุณไม่ทราบคำตอบ - ขอให้คู่สนทนารอ ค้นหาและเขียนจดหมายอีกฉบับ หากทราบให้ตรวจสอบว่าระบุไว้ในจดหมายอย่างสม่ำเสมอ มีเหตุผล และชัดเจน แล้วจึงส่งไปเท่านั้น
• สวย. การออกแบบมีความสำคัญพอๆ กับเนื้อหา คุณควรใช้ย่อหน้า อ้างอิงคำถาม จากนั้นให้คำตอบ ใช้รายการที่มีตัวเลขและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

เพื่อที่จะตอบจดหมายที่เข้ามา ก็เพียงพอที่จะทำอย่างถูกต้อง ถูกต้องเพียงพอและมีเหตุผล แต่จะเขียนจดหมายก่อนได้อย่างไร?

ก่อนอื่น คุณต้องจัดรูปแบบให้ถูกต้อง:

• เรื่อง . ไม่ควรละเลยฟิลด์ "หัวเรื่อง" ในส่วนเนื้อหาของอีเมล เพราะการอ่านจะทำให้คู่สนทนาสร้างความประทับใจแรกพบในสิ่งที่เขาต้องการ ตามหลักการแล้วควรมีลักษณะดังนี้: "ชื่อขององค์กร แก่นแท้ของปัญหา" - "JSC Romashka" อุปกรณ์กระจก.
• ลายเซ็น . บริการอีเมลส่วนใหญ่อนุญาตให้คุณตั้งค่าลายเซ็นอัตโนมัติ ซึ่งควรมี: "ชื่อ ตำแหน่ง บริษัท" - "Makarova I.V. หัวหน้าฝ่ายบัญชีของ JSC Romashka" แบบฟอร์มนี้จะช่วยให้ผู้รับทราบว่าเขากำลังพูดถึงใครและจะเริ่มคำตอบอย่างไร
• ทักทาย . คำทักทายไม่ควรคุ้นเคย - ไม่มีคำว่า "สวัสดี" "ช่วงเวลาดีๆ ของวัน" "อโลฮ่า" และตัวเลือกอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน "สวัสดี" หรือ "สวัสดีตอนบ่าย" ที่เป็นกลางจะดีที่สุด
• อุทธรณ์ . อุทธรณ์ตามชื่อ - "อัญญา" - แทนที่จะเป็นแบบเต็ม - "แอนนา Dmitrievna" ดูคุ้นเคยและอาจทำให้ความประทับใจทั้งหมดของจดหมายเสียไป ดังนั้นจึงควรเลือกที่อยู่ตามชื่อและนามสกุล
• ความยาว . จดหมายที่ยาวเกินไปอ่านยาก ดังนั้น ปริมาณที่พอดีกับหน้ามาตรฐานของโปรแกรมแก้ไขข้อความจึงถือว่าเหมาะสมที่สุด

กฎทั่วไปสำหรับการทำงานกับจดหมาย การตอบกลับ และจดหมายใหม่ - ง่ายต่อการเรียนรู้วิธีการเขียนทั้งหมดนี้ แต่มีอีกสองสามสิ่งที่ควรจำ:

• เนื้อหา . จดหมายควรประกอบด้วยเหตุผลที่เขียน คำอธิบายที่สอดคล้องกัน และหลังจากคำถามและข้อเสนอแนะเท่านั้น
• ความสำคัญ . บริการอีเมลส่วนใหญ่มีช่องทำเครื่องหมาย "สำคัญ!" ที่คุณสามารถทำเครื่องหมายเมื่อเขียน จากนั้นจดหมายดังกล่าวจะถูกเน้นในโฟลเดอร์ของผู้รับ

สิ่งสำคัญ!คุณไม่สามารถใช้ธงแบบนั้นได้ มิฉะนั้น จดหมายด่วนจริงๆ ก็จะจมอยู่ในจดหมายที่เลือกอย่างไม่ใส่ใจมากมาย

• จบบทสนทนา . ตามกฎของจรรยาบรรณที่ไม่ได้พูด ผู้ที่เริ่มดำเนินการจะสิ้นสุดการติดต่อ
• เวลา. การส่งจดหมายเมื่อสิ้นสุดวันทำการและในช่วงบ่ายของวันศุกร์ไม่ได้เป็นเพียงรูปแบบที่ไม่ดีเท่านั้น แต่ยังเป็นภารกิจที่สิ้นหวังอีกด้วย เช่นเดียวกัน คำตอบจะมาในเช้าวันรุ่งขึ้นหรือวันจันทร์เท่านั้น
• ความสุภาพ . ขอแสดงความยินดีในวันหยุดที่กำลังจะมาถึง ขอบคุณสำหรับคำตอบ. หากไม่สามารถตอบกลับจดหมายด่วนได้ในทันที ควรแจ้งให้ผู้รับทราบ
• การลงทุน . เอกสารแนบใด ๆ ควรบรรจุลงในไฟล์เก็บถาวร และควรแจ้งให้ผู้รับทราบแยกต่างหากในเนื้อหาของจดหมาย

สิ่งสำคัญ!กฎของการติดต่อทางธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ต้องการความเอาใจใส่ต่อคู่สนทนา - คุณต้องปล่อยให้เขาพูด ถามคำถาม ไม่ต้องการอะไรในรูปแบบคำขาด

ประเภทของอีเมล

กฎที่ใช้บังคับการติดต่ออาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับว่าจดหมายจะไปที่ไหน

• จดหมายภายในบอกเป็นนัยว่าควรตอบจดหมายในวันเดียวกันเพื่อไม่ให้หยุดงานขององค์กรของตนเองและน้ำเสียงของจดหมายอาจค่อนข้างคุ้นเคยมากกว่าในกรณีอื่น ๆ

สิ่งสำคัญ!เป็นความคิดที่ดีที่จะพัฒนาเทมเพลตเดียวสำหรับการติดต่อภายในตามที่พนักงานสามารถเขียนจดหมายได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องปวดหัวกับโครงสร้าง

• จดหมายจากภายนอกหมายถึงระดับความเป็นทางการที่มากขึ้น เช่นเดียวกับความจำเป็นในการกรองคำแสลงแบบมืออาชีพ ซึ่งบ่อยครั้งที่คู่สนทนาจากบริษัทอื่นไม่เข้าใจคำเฉพาะเจาะจง
• จดหมายโต้ตอบระหว่างประเทศบ่งบอกถึงความเป็นทางการมากขึ้นรวมถึงความจำเป็นในการพิจารณาเขตเวลา ดังนั้นการส่งจดหมายถึงนิวยอร์กในตอนเช้าและรอคำตอบที่จะมาถึงในอนาคตอันใกล้นี้ไม่คุ้มที่จะกังวลและรีบร้อน - ท้ายที่สุดพนักงานที่ต้องตอบจดหมายมักจะยังคงนอนอยู่บนเตียง

อย่างไรก็ตามไม่มีความแตกต่างใหญ่ ความสุภาพ การรู้หนังสือ และความสามารถในการกำหนดคำขออย่างชัดเจนนั้นมีค่าในทุกที่

วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ

ในการจัดเตรียมเอกสารให้ใช้ ไมโครซอฟ เวิร์ดและกฎต่อไปนี้:

• หัวจดหมายขององค์กร
• แบบอักษร Times New Roman;
• ระยะขอบกว้าง
• ขนาด 12-14 หน้า;
• ระยะห่างบรรทัด - 1-2 p.;
• เขียนเลขหน้าของตัวอักษรที่ด้านล่างขวามือ

หากนี่คือจดหมายโต้ตอบระหว่างประเทศ จดหมายนั้นจะเขียนในภาษาของผู้รับ

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ:

1. อุทธรณ์;
2. คำนำ;
3. ข้อความหลัก;
4. บทสรุป;
5. ลายเซ็น;
6. ภาคผนวก

สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ:

• อ้างถึง "คุณ" กับคู่สนทนา
• หากคุณกำลังเขียนตอบกลับจดหมายขาเข้า ให้จดบันทึกในตอนเริ่มต้น เช่น: “การอุทธรณ์ของคุณ ลงวันที่ 01/01/2020…”
• หากได้รับจดหมายด้วยความก้าวร้าว อย่าทำตัวเหมือนคู่ต่อสู้ และอย่าใช้วาจาก้าวร้าว วิงวอน และน้ำเสียงที่เป็นระเบียบในการโต้ตอบ
• เขียนแต่ละความคิดใหม่ลงในบรรทัดใหม่ เพื่อที่ข้อมูลจะถูกรับรู้ได้ดีขึ้น อย่าทำย่อหน้ายาว สูงสุด 5-7 ประโยค
• หลีกเลี่ยงคำที่เขียนด้วย Caps Lock (ตัวพิมพ์ใหญ่) - ข้อความดังกล่าวถือเป็นภัยคุกคาม
• อย่าลืมใส่ข้อมูลติดต่อของผู้ส่งและวันที่ส่งจดหมาย
• อย่าใช้อีโมติคอนและเครื่องหมายคำพูดในการติดต่อทางธุรกิจ
• อย่าใช้คำต่างประเทศ เลือกคำพ้องความหมายภาษารัสเซีย
• เขียนในแบบอักษรเดียว อย่าใช้ข้อความสีและขีดเส้นใต้มากเกินไป ไฮไลท์ตัวหนา ฯลฯ
• มีความสุภาพกับคู่สนทนาและเปิดใจในการสื่อสาร ชี้แจงความคิดเห็นของเขาและถามว่าเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับเรื่องนี้ แสดงความเห็นอกเห็นใจและเคารพ
• ดูว่าฝ่ายตรงข้ามตอบสนองอย่างไร

วลีมาตรฐานที่ใช้ได้

เพื่อไม่ให้คิดทุกครั้งในรูปแบบใด คุณสามารถใช้วลีมาตรฐานที่ใช้สำหรับการโต้ตอบทางธุรกิจได้:

• อุทธรณ์. "สวัสดีที่รัก Igor Petrovich"- หากคุณรู้จักผู้รับเป็นการส่วนตัว “สวัสดีครับ คุณสมีร์นอฟ”- ถ้าคุณเขียนถึงเขาเป็นครั้งแรกในชีวิตของคุณ ทหารมักถูกอ้างถึง “สวัสดีสหายผู้พันสมีร์นอฟ”.
• สังเกต.ตัวอย่างวลีมาตรฐาน: “เราขอแจ้งให้ทราบว่า...”. สามารถเปลี่ยนเป็น "โปรดทราบ", "แจ้งให้คุณทราบ", "แจ้งให้คุณทราบ".
• คำอธิบาย. หากต้องการบอกผู้รับเกี่ยวกับจุดประสงค์ของจดหมายในตอนต้น คุณสามารถใช้โครงสร้างดังนี้ “ตามคำขอของคุณ…”, “เพื่อดำเนินงาน…”, “เพื่อให้ความช่วยเหลือ…”, “ตามความต้องการของคุณ…”.
• ขอ. ถามในจดหมายควรเป็นไปตามสูตร “เราขอ...”.
• เสนอ. “เราสามารถให้คุณ…”, “เราขอแนะนำให้คุณ…”.
• การยืนยัน “เรายืนยัน…”, “เราได้รับ…”.
• การปฏิเสธ. “ข้อเสนอของคุณถูกปฏิเสธ…”, “ด้วยเหตุผลที่อธิบายไว้ด้านล่าง เราไม่สามารถตกลง…”, “ข้อเสนอของคุณได้รับการพิจารณาและพบว่าไม่สร้างสรรค์”.

พิธีการเป็นเพื่อนคู่หูที่ดีที่สุดของการติดต่อทางธุรกิจ แต่สิ่งสำคัญคือความหมายจะไม่สูญหายไปหลังวลีที่เป็นทางการ ตัวอย่างที่ดีของจดหมายธุรกิจจะมีลักษณะเช่นนี้