Суточные командировочные расходы. Новые суточные и командировочные расходы

Что такое суточные расходы в командировке — вопрос, на который отвечать следует, рассматривая положения как минимум 2 источников права: постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и ТК РФ. Изучим специфику этих норм.

Что входит в суточные

Состав суточных расходов, в целях покрытия которых работнику полагаются суточные выплаты, не регламентируется законом, хотя они обособляются в нормативном регулировании от издержек на транспорт и проживание (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положения)).

Размер суточных работодатель определяет во внутрикорпоративных актах. Выплаты в размере до 700 рублей при командировках по России и до 2500 рублей при поездках работников за рубеж не облагаются налогом и соцвзносами (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Суточные обычно тратятся на питание. Но командируемый может их потратить на что угодно по своему усмотрению — отчитываться по содержанию таких расходов он не обязан.

Как рассчитать суточные при командировке в России и за границу

Как при поездках по России, так и при командировках за границу сумму суточных определяют по формуле:

РС = СД × Д,

РС — расчетный размер суточных;

СД — сумма суточных в расчете на день, установленная локальным нормативом;

Д — длительность командировки в днях (включая дни в пути).

ВАЖНО! Если суточные командированный потратил не полностью, то неизрасходованный остаток в кассу работодателя возвращать не нужно — в отличие от той части аванса, что направляется на покрытие расходов по жилью и транспорту.

Если суточных работнику не хватило, то он может потратить на текущие расходы свои деньги при условии согласования данных расходов с работодателем (ст. 168 ТК РФ). Впоследствии эти расходы компенсируются.

Выплачиваются ли за один день суточные

Если командируемый решает свои производственные задачи на территории России, то суточные ему не полагаются. При командировке за границу — назначаются в величине 50% от тех, что установлены внутрикорпоративными актами для зарубежных командировок длительностью более 1 дня (п. 20 Положения). То есть «заграничные» суточные при однодневной командировке будут облагаться НДФЛ с суммы более 1250 рублей.

ВАЖНО! Работодатель вправе издать локальный норматив, по которому даже при однодневных командировках по РФ сотруднику гарантируются выплаты на текущие расходы вместо суточных. При условии документального подтверждения данных затрат НДФЛ на них можно не начислять (письмо Минфина РФ от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916).

Когда - до или после командировки - выплачиваются суточные

Суточные, как и прочие денежные средства в составе аванса, выдаются командированному перед поездкой.

Сроки и способ перечисления аванса (наличными, на банковскую карту) могут закрепляться во внутренних актах, например в положении о командировках.

Узнать больше о применении положения о командировках вы можете в статье .

Возможен, однако, сценарий, при котором суточные могут доплачиваться и после поездки. Если работник вынужденно потратил часть выданных суточных на транспорт или проживание (которые на 100% должен оплачивать работодатель), то по возвращении на работу бухгалтерия вернет ему потраченную сумму.

Каков порядок оплаты суточных в выходные

Если работник находится в командировке в выходные дни, то суточные ему выплачиваются за каждый выходной день в обычной величине (если иное не установлено локальными актами). В этом одно из отличий схемы начисления суточных от схемы начисления зарплаты командируемого в выходные, которая:

• выплачивается в двойном размере, если сотрудник работает в выходные (и это отражено в Табеле № Т-13);
• не выплачивается, если командируемый не работает в выходные.

Стоит отметить, что зарплата и суточные — принципиально разные выплаты и с точки зрения налогообложения, и в плане принципов расчета. И тот факт, что на суточные не распространяется правило удвоения дохода работника, необходимо помнить.

Итоги

Что такое суточные расходы в командировках, достаточно детально разъясняют постановление 749 и ТК РФ. При командировке, что длится 1 день, по РФ такие выплаты не полагаются, при поездках за рубеж — назначаются в размере 50% от «иностранных» суточных.

Узнать больше о расчете различных выплат при командировках вы можете в статьях:

• ;
• .

Статьи Трудового Кодекса РФ устанавливают обязанность работодателя по содержанию своих сотрудников, которые направляются в командировку . Закон включает понятие содержания в указанный период. Оно означает определенные денежные средства, которые командированный сотрудник может расходовать на питание и проезд (включая суточные).

Положения, касающиеся перечисления таких денег содержатся и в налоговом законодательстве. Анализ законодательных актов показывает, что максимальных значений для норм суточных не предусмотрено.

Что входит в суточные расходы по командировке?

Выплата суточных при командировках осуществляется по двум основным вариантам.

Их надо указать более детально:

• Текущие расходы во время указанных поездок могут возмещаться по окончанию исполнения задания. Когда сотрудник сдает в бухгалтерию необходимые документы, ему зачисляются компенсация расходов;
• Расходы могут оплачиваться заранее, авансом. В этом случае, работодатель перечисляет сотруднику определенную денежную сумму, исходя из продолжительности нахождения в поездке.

Расчет строится ежедневно. При этом размер таких выплат определяется внутренними актами каждый организации. Поэтому, расчет компенсаций может значительно отличаться. К примеру, при перемещениях в пределах России, размер нормы бюджетных государственных или муниципальных служащих составляет 100 рублей за каждый день. Указанная нормы размера существуют более 15 лет и не менялись за это время.

А размер нормы для служащих коммерческих компаний, как правило, начинается с 500 рублей за день командировки. При этом расходы за один день, это фиксированная сумма. Она выдается на руки лицу или перечисляется после его возвращения. Расходы он вправе планировать самостоятельно в пределах нормы размера выплаты.

Выплата суточных при командировках по России

Суточные в командировках в 2018 году по России устанавливаются каждым работодателем отдельно. Каждая организация вправе определить собственный лимит на расходы.

При этом расчет расходов по России может различаться, в зависимости от категории работников. Например, руководителю будет установлен повышенный объем, чем обычным сотрудникам. Соответственно, и расчет содержания в служебной поездке будет существенно отличаться.

Нормы суточных при командировках в 2018 году

Как сказано выше, конкретный предел для расчета выплат по России, законодательно не установлен. Следовательно, предела для компенсации расходов при поездках по России просто нет.

Указанные вопросы разрешаются каждым работодателем самостоятельно. Ведь это работодатель расходует собственные средства и никто не имеет права запретить ему совершать расходы. Объем нормы устанавливается единым на все время нахождения в поездке. За каждый день определена одна сумма. Исключением выплаты нормы, является служебная поездка на один день. В этом случае, содержание не перечисляются.

Размер суточных в командировке по России в 2018 году

Общий объем выплат складывается из перечислений за каждый день поездки. Бухгалтерия производит расчет на основании нормы и с учетом общей продолжительности поездки.

При этом конкретный объем выплат зависит от положений, закрепленных в локальном акте каждой организации. И работник не вправе настаивать на перечислении ему повышенного объема средств. Сумма перечислений зависит от указанного акта и не может быть иной.

Максимальная сумма суточных на командировки

Минимальный размер суточных в командировке в 2018 году по России составляет 100 рублей. Указанный размер нормы распространяется на государственных служащих. Между тем, максимальный предел нормы не ограничен законодательно. При этом Налоговый Кодекс не рассматривает командировочные в качестве объекта налогообложения. Поэтому, НДФЛ с них не взимается. Однако, существует предельное значение, превышение которого означает взимание налога на доходы.

Если расходы превышают 3500 рублей, то сумма сверх указанного расчета, будет облагаться налогом на доходы. То есть она будет считаться доходом.

Как рассчитать суточные при командировке по России?

Рассчитать суточные можно, исходя из длительности поездки. При этом за расчетную единицу нужно брать установленный в организации размер выплат. Например, если они составляют 500 рублей, а приказ о командировании составлен на 10 дней, то объем перечислений составит 5000 рублей.

Во всех случаях поездок по России, сумма выплат будет рассчитываться именно по данной формуле.

12.02.2018, 17:02

В связи с производственной необходимостью принято решение об отправке одного из работников в командировку. Так как это первая служебная поездка за долгое время, у кадрового специалиста возник ряд вопросов, связанных с ее организацией и документальным оформлением в 2018 году. Например, когда выплачивать суточные при командировке? Специально для наших читателей мы подготовили ответ на этот вопрос.

Командировочные расходы нужно возместить

Любая командировка связана с расходами. Так как сотрудник направляется в служебную поездку по инициативе организации, то понесенные им расходы должны быть возмещены. В частности, нужно компенсировать:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
• иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Суточные – это компенсационная выплата сотруднику, связанная с пребыванием вне места его постоянного жительства. В целом логично возместить работнику издержки, вызванные проживанием в непривычном месте в интересах работодателя. Например, затраты на организацию питания и удовлетворения других ежедневных нужд.

Напомним, что суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 10 п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные выплачивают авансом

Направляя сотрудника в служебную поездку в интересах работодателя, нельзя заставлять его тратить собственные деньги. Поэтому ответ на вопрос, когда выплатить суточные, до командировки или после, будет однозначным. Суточные нужно выплатить заранее! Таково требование трудового законодательства (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Таким образом, ответ на вопрос о выплате суточных до или после командировки имеет однозначный ответ. Деньги нужно выплатить заранее.

С ложилось устойчивое мнение, что суточные платятся сотруднику в первую очередь на питание в командировке. Однако оно ошибочно. Суточные выдаются в целях компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть и которые не представляется возможным документально подтвердить. Давайте рассмотрим сложные и спорные моменты, которые чаще всего встают перед бухгалтерами при начислении и выплате суточных.

За что полагаются суточные

Сотруднику организации, убывшему для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (в командировку), компенсируются понесенные им дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, именуемые суточными (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением ­Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее - Положение).

Многие считают, что суточные платятся сотруднику в первую очередь на питание в командировке, так сказать, в качестве компенсации за отсутствие домашнего борща и котлет. Но это не совсем так. Затраты на питание, одежду и другие потребности работника - его личные проблемы. Он получает зарплату и сам решает, куда и как ее тратить. То, что он в командировке, еще не значит, что родная контора в это время обязана его кормить. Оплатить проезд в место командирования и назад, проживание и другие документально подтвержденные расходы, которые он вынужден нести только потому, что выполняет работу вне места проживания, - обязана, а вот кормить - отнюдь.

Суточные же выдаются для компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть или которые не представляется возможным ­документально подтвердить.

Пример 1

Свернуть Показать

Затраты на проезд в месте командирования, шоколадка (по старой доброй традиции) секретарше начальника, с которым надо будет общаться, телефонные переговоры по рабочим вопросам по личному мобильному телефону и пр. Все эти расходы документально подтвердить невозможно. В месте постоянной работы они бы не возникли, а компенсировать их сотруднику необходимо. Ведь они однозначно ­направлены на ­решение тех задач, для которых работник и был направлен в командировку.

Нормы выплаты

Многие, наверняка, застали времена, когда суточные жестко регламентировались. В настоящее время для целей налогообложения прибыли размер суточных определяется только волеизъявлением организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Верхнего и нижнего предела не установлено.

При этом следует учесть, что если при командировках внутри страны размер суточных в организации превышает 700 руб., а при командировках за границу - 2500 руб., то сумма превышения увеличивает доход ­сотрудника, облагаемый налогом на доходы физических лиц.

Суточные платятся за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения).

Если по условиям командировки сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не ­выплачиваются (п. 11 Положения).

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководством организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для ­отдыха и других объективных условий.

Определяем дни выезда и прибытия

Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства - поезда, самолета, автобуса, парохода и т.п. - от места (населенного пункта) постоянной работы , а не места ­проживания сотрудника (п. 4 Положения).

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

Пример 2

Свернуть Показать

Если поезд отправляется 5 октября в 23:59, то сотрудник убыл в командировку 5 октября. Если же состав отправляется, например, на 4 минуты позже, то есть в 00:03, то это уже 6 октября - следующие сутки.

При нахождении станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта следует учесть время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

При этом еще раз обратим внимание, что под населенным пунктом признается место нахождения организации, а не место жительства ­сотрудника.

То есть согласно п. 4 Положения сотрудник (пусть и в три часа ночи) в командировку формально убывает с места постоянной работы, а не из дома. И время, необходимое для того, чтобы добраться до аэропорта, ­рассчитывается исходя из маршрута: «Работа - Аэропорт», а не «Дом - ­Аэропорт».

Перед посадкой в самолет в аэропорту необходимо пройти регистрацию и личный досмотр. Регистрация, как правило, начинается за 2 часа до времени вылета, указанного в билете (время вылета, как и время прилета, всегда указывается местное), и прекращается за 40 минут до ­отправления самолета.

Пассажиры, опоздавшие на регистрацию или посадку в самолет, к полету не допускаются. Следовательно, ко времени, необходимому для того, чтобы добраться до аэропорта (в среднем это где-то час), необходимо прибавить еще час на прохождение регистрации, досмотра и ожидание объявления о посадке в самолет.

В поезд же можно сесть за три минуты до отправления (в железнодорожных билетах время отправления и прибытия указывается ­московское), равно как и в автобус.

Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте, на собственной машине (либо на чужой, управляя ей по доверенности), то срок убытия в командировку определяется по оправдательным документам. Ими могут служить, в частности, путевой лист автомобиля, счета, квитанции, чеки АЗС, либо другие документы, подтверждающие маршрут следования (п. 7 Положения).

Если проездные документы отсутствуют, то срок пребывания в командировке может быть подтвержден документами по найму жилого ­помещения в месте командирования (п. 7 Положения).

А вот если сотрудник не может предъявить и документов о проживании, то срок пребывания в командировке он должен подтвердить служебной (докладной) запиской либо документом принимающей стороны о фактическом там нахождении (п. 7 Положения). Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Но по своей сути он является дубликатом командировочного удостоверения, обязательное наличие которого было отменено с 08.01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Поэтому, по нашему мнению, при направлении сотрудника в командировку оптимально по-прежнему выписывать ему командировочное удостоверение. Образцом, как и ранее, может служить форма № Т-10, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которое с 2013 г., напомним, не ­является обязательным к применению.

День прибытия из командировки считается в аналогичном порядке, то есть по проездному документу, где также указано время пребывания. Однако здесь уже времени, чтобы добраться от аэропорта до места постоянной работы, не дается.

Пример 3

Свернуть Показать

Если самолет приземляется в 23:59 (по билету), то уже этот день должен считаться последним в целях командировки. Хотя добираться ночью, вероятно, будет несколько сложнее, чем среди бела дня. Правда, в случае необходимости, теоретически можно взять в ­аэропорту справку, что фактическое приземление было в 00.07.

Размер суточных

За все дни между двумя датами (выезда и прибытия) сотрудник должен получить суточные, начисленные исходя из той суммы, которая установлена локальным нормативным актом организации. Здесь уже все дано на откуп руководству организации.

Размер суточных может быть как равным для всех сотрудников, независимо от должности, стажа и пр., так и отличаться, скажем, в зависимости от региона командирования. Например, при командировках в Вологду суточные будут больше, чем для тех, кто поехал в Керчь (или наоборот). Доказывать налоговикам правильность таких действий ­организация не обязана.

Кроме того, никто не запрещает устанавливать размер суточных в зависимости от должности. То есть суточные директора или его заместителей могут превышать суточные начальников отделов. А у тех, в свою очередь, быть больше, чем у рядовых сотрудников. Или, опять-таки, наоборот. Самые большие суточные могут быть у рабочих лошадок, которые и дают прибыль предприятию, а не у тех, чья задача - направлять и воодушевлять.

Но здесь, на наш взгляд, как и при установлении должностного оклада (тарифной ставки) размер суточных должен быть указан в трудовом договоре. В этом случае о нем будут знать только трое: руководитель, ­сотрудник и бухгалтер.

К сведению

Свернуть Показать

Вывод о том, что размер суточных может быть дифференцированным, в том числе в зависимости от должности или других факторов, сформировался еще в 2008 году, когда Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ и постановлением Правительства РФ от 29.12.2008 № 1043 с 01.01.2009 были отменены нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93. Многие посчитали, что тем самым нарушается принцип социальной справедливости. Хотя о какой дискриминации идет речь? Никто не возмущается (по крайней мере, вслух), когда двум сотрудникам на одинаковых должностях и выполняющим одинаковую работу с одинаковым (по мнению одного из них) результатом должностные оклады установлены разные. И, возможно, разница эта может быть весьма существенной. То же самое и с суточными. Начальству виднее, кто какие расходы несет в командировке и кому и как их возмещать.

При однодневных командировках внутри Российской Федерации, как было сказано выше, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения). В этой связи вспоминается случай из личной практики автора (в бытность его службы в должности старшего инспектора-ревизора одного из строительных управлений Министерства обороны СССР). Он ­актуален и в нынешнее время.

Пример 4

Свернуть Показать

При проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности одного из подчиненных управлений, дислоцировавшегося в г. Ленинграде (так тогда назывался г. Санкт-Петербург), был проверен авансовый отчет сотрудника, направленного в ­служебную командировку в вышестоящее управление в г. Москву.

Согласно командировочному удостоверению дата убытия из командировки - 06 сентября, дата прибытия - 08 сентября. Сотруднику компенсирована стоимость билетов и начислены суточные за трое суток. При проверке отчета установлено, что время убытия поезда «Ленинград - Москва» 07 сентября в 00.07. Время убытия из Москвы - 07 сентября в 16.40, и время прибытия в Ленинград - 07 сентября в 23.40. Таким образом, срок пребывания в командировке - одни сутки (07 сентября), и суточные начислению и выплате не подлежали.

В акте ревизии данное нарушение было отмечено, и руководству управления было предписано взыскать с данного сотрудника излишне выплаченную ему сумму.

Аналогичная ситуация вполне возможна и в современных условиях.

При этом есть смысл обратить внимание на мнение Минфина России, высказанное в письме от 16.07.2015 № 03-03-07/40892. В частности, в нем отмечено, что при однодневных командировках возмещение иных расходов в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения).

Однако при зарубежных однодневных командировках суточные (по норме, установленной для командировки в это государство) выплачиваются в половинном размере (п. 20 Положения). По нашему мнению, это актуально при поездках в ближнее зарубежье (Казахстан, Беларусь, Украина).

Например, за один день можно обернуться из Смоленской области в Витебскую и обратно, или из Оренбургской в Актюбинскую и т.п. А вот слетать по делам в Париж или Лондон и успеть вернуться в тот же день весьма затруднительно.

При загранкомандировках дата пересечения государственной границы определяется по отметкам в заграничном паспорте (п. 18 Положения). В случае командировки в страны СНГ (когда при пересечении границы отметка в загранпаспорте не проставляется) дата пересечения границы определяется по проездным документам.

Суточные за день пересечения границы уплачиваются по зарубежным нормам (в валюте), а при возвращении домой (то есть к месту постоянной работы) - в рублях (по российским нормам).

Таким образом, если сотрудник летит в загранкомандировку самолетом, то уже в день вылета суточные он будет получать в валюте. А за день вылета, допустим, из Парижа домой - в рублях.

Все понесенные командированным сотрудником затраты после утверждения авансового отчета списываются на расходы проводкой:

Дебет счета 26 (44) Кредит счета 71.

Если затраты производились в какой-либо иностранной валюте, они подлежат пересчету в рубли по курсу, действующему на дату утверждения руководителем организации авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При направлении в командировку работодатель обязан помимо сохранения за сотрудником среднего заработка возместить ему расходы по найму жилья, проезду, проживанию, а также выплатить суточные за каждый день командировки. Указанные затраты могут быть учтены при исчислении налога на прибыль только в случае, если они экономически обоснованы и документально подтверждены.

 

2015 год внес существенные изменения в правила оформления служебных поездок, были отменены командировочные удостоверения, журналы учета сотрудников, находящихся в данных поездках, необходимость составления служебного задания и отчета о его выполнении. Также был уточнен порядок подтверждения времени и факта нахождения в командировке. Указанные изменения значительно уменьшили бумажную волокиту и облегчили жизнь не только работодателям, но и их сотрудникам. Но, видимо, ненадолго. В следующем году МинФин планирует внести поправки в Постановление Правительства,регламентирующее порядок направления работников в командировку.

В частности, речь идет о командировочных расходах: суточные в 2016 году Министерство Финансов предлагает отменить вовсе. Предполагается, что указанные изменения коснутся лишь суточных на поездки по территории России и не затронут заграничные командировки. Сами выплаты, конечно, не запретят, но признать их в целях налогообложения налогом на прибыль с принятием указанных поправок, не получится, кроме этого, с произведенных затрат необходимо будет исчислить подоходный налог и страховые взносы. Стоит отметить, что официального подтверждения и комментариев о принятии указанных изменений контролирующие органы пока не давали, поэтому говорить с уверенностью о том, что они будут приняты - пока рано. Поэтому стоит подробно остановиться на командировочных расходах нынешнего года.

Затраты на служебную поездку

Порядок, размеры возмещения и особенности признания отдельных расходов определяются коллективным договором или локальным актом организации.

Затраты на проезд

Работодатель обязан возместить затраты на проезд к месту командировки и обратно.

При проезде общественным транспортом:

• На проезд к месту командирования;
• Оформление проездных билетов;
• Стоимость белья в поездах дальнего следования

Учесть в расходах по прибыли можно и стоимость ж/д билета на поезд повышенной комфортности с учетом дополнительных услуг (питания, печатной продукции, постельного белья т.д.) при условии, что они включены в стоимость билета.

Для подтверждения затрат на проезд работник должен представить следующие документы:

• Билеты (авиа, ж/д, автобусные);
• Посадочный талон (при перелете);
• Маршрут/квитанцию и посадочный талон (при приобретении электронного билета)

В случае утери билета (посадочного талона) подтверждением может служить дубликат проездного документа, копия экземпляра, запрошенного в транспортной компании или иной документ, содержащий информацию о пассажире, номере рейса, времени отправления и прибытия).

При несовпадении времени выезда сотрудника с датой начала командировки (например, сотрудник выехал в субботу, а начало командировки в понедельник) Минфин в своем Письме от 20.11.2014 разрешил учесть указанные затраты в целях обложения прибыли. В случае если сотрудник остается в месте командирования для проведения отпуска, затраты на оплату обратного проезда учтены в расходах по налогу на прибыль быть не могут.

При проезде на такси

Учет командировочных расходов в целях обложения прибыли также возможен в части затрат при проезде к месту командирования и обратно на такси. Возможность пользования услугами такси лучше прописать в локальном акте организации с указанием причин, по которым возможно использования данного вида транспорта, к которым может, например, относиться невозможность выполнения поставленных задач вследствие перебоя в движении транспорта, плотного рабочего графика, позднего вылета, отсутствия иного транспорта и т.д.)

Подтверждающими документами в данном случае будут являться:

• Чек ККТ;

• квитанция на оплату услуг такси (оформленная на бланке строгой отчетности с необходимыми реквизитами)

При проезде на личном (служебном транспорте, автомобиле третьих лиц)

Подтверждением затрат в данном случае будет являться служебная записка, в которой будет отражен фактический срок пребывания в служебной поездке. К данной записке необходимо приложить документы, подтверждающие использование транспорта: чеки на покупку ГСМ, путевой лист, квитанции и т.п.) Также возможность использования личного транспорта стоит прописать в локальном акте организации.

Расходы по найму жилья

Обязанность возмещения затрат на проживание также предусмотрена Трудовым кодексом и Положением о служебных командировках. В них включаются расходы по найму жилья:

• на территории России;
• на территории иностранных государств
• дополнительные услуги (пользование прачечной, гладильной, Интернетом, телевизором, холодильником)

При проживании в гостинице

Не подлежат возмещению затраты за пользования сауной, баром, рестораном , фитнес-клубом.

Подтверждением расходов на найм жилья служит:

• Чек ККТ

• Квитанция (на бланке строгой отчетности)

При проживании в арендованной работодателем квартире

Подтверждением в данном случае будет являться приказ о направлении в командировку, договор аренды, чеки ККТ, подтверждающие оплату арендных платежей. Возмещению подлежат также затраты на оплату коммунальных услуг на период командирования.

Командировочные расходы: суточные в 2015 году

Суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием сотрудника, направленного в командировку и не имеющего возможности ежедневного возвращения домой. Возмещаются они за каждый день служебной поездки, включая выходные и праздничные дни, а также период нетрудоспособности, наступившей во время командирования.

При командировках по России суточные выплачиваются в валюте Российской Федерации, а при заграничных в иностранной. Отдельно стоит сказать о дне пересечения границы. При следовании в иностранное государство день пересечения российской границы оплачивается в иностранной валюте, а при следовании в России - наоборот, в рублях. Даты пересечения границ определяются по отметкам, сделанным в загранпаспортах.

В случае если сотрудник направляется в местность, откуда он может ежедневно возвращаться домой суточные могут не выплачиваются. Данный вопрос отнесен на усмотрение руководителя. В каждом конкретном случае он решает, целесообразно ли возвращение сотрудника домой с учетом времени, затрачиваемого на проезд, условий транспортного сообщения и т.п. Если по согласованию с руководителем работник остается в данной местности, то затраты на найм жилья подлежат возмещению в случае документального их подтверждения.

Определив, что входит в суточные командировочные расходы, разберемся с их размером.

Размер суточных может быть любой, но их сумма должна быть отражена в коллективном договоре или локальном акте.Необходимо отметить, что обложению подоходным налогом облагается не вся сумма, а превышение сверхустановленного налоговым кодексом лимита:

• 700 руб. для командировок на территории РФ;
• 2500 руб. для загранпоездок

Страховыми взносами указанные суммы не облагаются, если они документально подтверждены.

Пример расчета:

Кравченко И.П. был направлен в служебную поездку в г. Новгород с 1-10 августа на 10 дней. Локальным актом организации размер суточных при командировках на территории России установлен в размер 1 000 руб. Сумма выплаченных суточных составила 10 000 руб. (1000р.*10дн.). Взносами на страхование суточные не облагаются, а вот сумма НДФЛ с указанных выплат составит 390 руб. (1 000-700)*10*13%).

Более подробно с порядком учета и видами командировочных расходов, последствиями отмены командировочного удостоверения и особенностями возмещения отдельных затрат при нахождении в служебной поездке, можно в следующем видео

Учет командировочных расходов

Как и все расходы, командировочные могут быть учтены только, если они имеют экономическое обоснование и документальное подтверждение.

Документальное подтверждение после отмены командировочных удостоверений включает в себя:

• Решение работодателя о направлении сотрудника в командировку в письменном виде.

Для оформления приказа можно воспользоваться унифицированной формой или разработать свою, впоследствии, закрепив ее в учетной политике.

• Авансовый отчет работника об израсходованных суммах, утвержденный руководителем

Указанный документ должен быть подготовлен и представлен руководителю в срок не позднее трех дней с момента возвращения на место работы.

В случае непредставления авансового отчета руководитель вправе по истечении месяца, с момента окончания срока, отведенного на возврат аванса, удержать выданные под отчет сотруднику средства. Но сделать это можно только с письменного согласия самого работника. В случае отказа, взыскать суммы можно будет только через суд.

Если данные средства удержаны не будут на их сумму необходимо начислить страховые взносы. В случае если по прошествии времени работник предоставит отчет и подтверждающие расходы документы организация праве произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов, а также сумму начисленных и уплаченных взносов. Также при отсутствии отчета и подтверждающих документов на сумму средств, выданных налогоплательщику, придется начислить НДФЛ.

• Документы, подтверждающие фактическое осуществление расходов, в части:
• На жилье;
• Проезд;
• Иные расходы

Также налогоплательщик (организация) должна подтвердить срок нахождения своего сотрудника в служебной командировке. Он определяется по проездным документам, если они утеряны, то документами о найме жилья. Если и они отсутствуют, то по документам, содержащим подтверждение принимающей стороны о сроках нахождения (прибытия и убытия) работника в месте командирования.

Командировочные расходы - проводка

В бухгалтерском учете указанные затраты отражаются следующим образом:

Проводка	Обозначение операции
	Выдача аванса сотруднику на командировку
Д 26 (08, 20, 23, 44) - К 71	Учет произведенных расходов

Подытожим сказанное:

• В 2015 году с отменой командировочного удостоверения основанием для подтверждения факта нахождения сотрудника в командировке является проездные билеты, документы о найме жилья или в случае отсутствия и того и другого - документ, заверенной принимающей стороной о нахождении работника в командировке;
• Подтверждением расходов, в свою очередь, является приказ руководителя о направлении и командировку, авансовый отчет и приложенные к нему документы, подтверждающие произведенные затраты;
• В состав командировочных расходов включаются затраты на проезд, найм жилья, суточные и иные расходы, осуществленные с разрешения работника;
• Норма командировочных расходов законодательством не установлена и может быть полностью принята на расходы по прибыли в случае экономической обоснованности и документального подтверждения.