Laiko valdymo metodai kiekvienam skoniui: nuo šveicariško sūrio iki pomidorų.

Šiame straipsnyje panagrinėsime TOP 5 veiksmingos metodikos laiko planavimas.

Laiko valdymo technikos. Nr. 1. Pareto taisyklė.

XIX amžiuje garsus italų ekonomistas Filfredo Pareto atrado paprastą 80/20 principą, pagal kurį tik 20% mūsų atliekamų užduočių atneša 80% rezultato.

Jūsų užduotis, prieš atliekant bet kokią užduotį, yra išmokti užduoti sau paprastą klausimą: „Ką man duos šios užduoties atlikimas?“. Jei atsakymas jus tenkina, tada užduotį verta atlikti. Jei ne, galbūt šią užduotį reikėtų atidėti.

Laiko valdymo technikos. Nr. 2. Eizenhauerio matrica.

Skubios užduotys daugeliu atvejų nėra svarbios. Ir daugeliu atvejų svarbios užduotys nėra skubios.

Tokios išvados padarė 34-asis JAV prezidentas Dwightas Eisenhoweris. Jis išrado specialią matricą, su kuria galite lengvai nustatyti, ar verta atlikti tam tikrą užduotį.

Laiko valdymo technikos. Nr. 3. valgo varles

Technika gana paprasta. Kiekvieno žmogaus gyvenime pilna mažų nemalonių dalykų, kurių nesinori daryti. Šie maži nemalonūs dalykai savo buvimu geria mūsų kraują. Laiko valdyme šie atvejai vadinami varlėmis. Svarbu išmokti jų atsikratyti.

Norėdami tai padaryti, priimkite teisingą dalyką kiekvieną rytą „suvalgyti vieną varlę“.

Pavyzdžiui, reikia pildyti ataskaitą, bet nenorite. Jie atėjo į darbą ryte ir pirmiausia susėdo pildyti ataskaitos.

Laiko valdymo technikos. Nr. 4. Dramblio pjaustymas kepsniais.

Kai žmogus susiduria su didele ir sudėtinga užduotimi, mūsų motyvacija ją atlikti yra maža (arba jos visai nėra).

Kai žmogus stovi priešais mažą ir paprasta užduotis tai darome greitai ir lengvai. Būtent dėl šios priežasties dideli ir sudėtingas užduotis reikia pjaustyti (padalyti) į mažus ir suprantamus.

Laiko valdymo technikos. Nr. 5. Pomodoro.

Žmogus nėra robotas. Negalime dirbti 24 valandas per parą. Mūsų produktyvumas priklauso nuo paprastų įstatymų.

Pirma, mes dalyvaujame procese ir įgauname pagreitį. Tada pasiekiame savo veiklos viršūnę. Ir tada ateina nuosmukis.

93% žmonių turi svajonę
kuris gali būti baigtas iki savaitės pabaigos,
ir jie paverčia ją viso gyvenimo svajone.

(Liaudies aforizmas).

Dažnai nemaloniems, bet reikalingiems dalykams neužtenka vidinės motyvacijos. Kokie tai gali būti daiktai? Pavyzdžiui, šalti skambučiai klientams, darbas sudėtingas projektas, bėgiojimas rytais ir tt Laiko valdyme yra keletas būdų, padedančių pradėti tokius dalykus. Mes apsvarstysime šiuos dalykus: „varlių valgymo“, „dramblio padalijimo į kepsnius“ techniką.

1) Varlių valgymo technika.

Maži, bet nelabai skanūs dalykai, panašūs į žalią, šlapią ir lipnią varlę, vadinami varlėmis. Ši technika yra valgyti vieną iš šių varlių ryte. Taigi, įsivaizduokite, ryte atėję į darbą iš karto paskambinote nemaloniam klientui, po to visą dieną vaikštote su laimės jausmu, nes pati nemaloniausia užduotis jau už nugaros. Jei varlės valgymas iš ryto perkeliamas į pietus, iš pietų į vakarienę, iš vakarienės kitą dieną, tai negatyvas iš minčių persekios be galo, atimdamas energiją maloniems darbams. Pusryčiams suvalgykite vieną varlę, o po poros savaičių gyvenimas nušvis naujomis spalvomis. Labai svarbu apdovanoti save po kiekvienos suvalgytos varlės. Pavyzdžiui, apsipirkti ar šokoladą.

2) Padalinkite dramblį į kepsnius.

Žinome, kad globalūs, dideli dalykai, tokie kaip knygos rašymas, namo remontas, studijos užsienio kalba, gerinantys savo fizinę formą, dažniausiai atidedami vėlesniam laikui, nes atrodo labai dideli. Kaip dramblys... Bet kelias į savo gyvenimo tikslus, o tai reiškia laimingas gyvenimas guli per tokį dramblį. Ją, kaip ir varles, reikia valgyti. Vienu metu to padaryti nepavyks, todėl dramblį reikia padalinti į dalis, kepti dramblio kepsnelius ir kasdien suvalgyti po vieną tokį kepsnį. Pavyzdžiui, buto remontas yra dramblys. Pagalvojus, kad reikia suvalgyti, dingsta visas apetitas. Bet jei padalinsite į dalis: apskaičiuokite remonto kainą, išmatuokite patalpų plotą, nuspręskite dėl dizaino, išimkite seni baldai ir pan., tada tokį dramblį valgyti bus daug lengviau.

Tas pats ir darbe. Paimkime, pavyzdžiui, tokį dramblį, kaip išmokti dirbti su pardavimo technologijomis. Išties, bendraujant su klientu būtina kiekviename etape atsižvelgti į visas darbo subtilybes ir išmintį. Taigi kokius kepsnius galime kepti? Pirmiausia mes suskirstysime jį į etapus ir palaipsniui pradėsime valgyti pirmąjį. Be to, jame atrinksime daugiau elementų ir iš jų pagaminsime mažesnius kepsnelius. Pavyzdžiui, pasisveikinimo frazės, kurias reikia išmokti kartą ir visiems laikams, arba neverbalinis bendravimo su klientu aspektas. šis etapas. Tada mes valgome vieną nedidelį kepsnį ir valgome per dieną. Tebūnie, pavyzdžiui, toks mokymas: užuot klausęs: „Ar galiu tau padėti? Užduodame klausimą: “Kokie papuošalai tau patinka?”. O tokius mini kepsnelius valgome kasdien kiekviename etape. Po mėnesio mūsų dramblio neliks nė pėdsako, o pardavimai tik didės.

TIKSLAS: savo dienoraštyje sukurkite lentelę „Mano kepsniai ir varlės“.

· Jei suplanavote konkrečią užduotį ir ją išsprendėte, pažymėkite varnelę.

· Jei suplanavote tam tikrą užduotį, bet jos neišsprendėte, padėkite brūkšnį.

· Jei užduotis nebuvo suplanuota, nieko nedėkite.

· Didelis skaičius brūkšniai duoda signalą, kad reikia atkreipti dėmesį į šią užduotį Ypatingas dėmesys.

· Stalas turi būti pakabintas gerai matomoje vietoje (pavyzdžiui, virš darbastalio).

· SVARBU! jei supranti, kad turi bent 80% varnelių, tai savaitės pabaigoje pasidaryk sau dovaną, atlygį! Taigi jūs tobulėjate sąlyginis refleksas atlikti nemalonias užduotis (varlės) ir siekti didelių tikslų (drambliai).

Literatūra apie laiko valdymą.

Archangelskis G. Laiko organizavimas: nuo asmeninio efektyvumo iki firmos plėtros.
Archangelskis G. Laiko važiavimas: kaip tvarkytis gyventi ir dirbti.
Gorbačiovas A. Laiko valdymas akimirksniu.
Lakeinas A. Menas neatsilikti.
Kovi S. Pagrindinis dėmesys skiriamas pagrindiniams dalykams.
Tamplierius R. Saviorganizacijos taisyklės: kaip viską padaryti neįsitempus.
Manser M. Laiko valdymas. Efektyvus laiko valdymas.

Straipsnį parengė Marina Molchanova

„Deimantinio mokymo“ lyderis verslo treneris

1. Planavimas. Laiko valdymo guru (pavyzdžiui, Stephen Covey) tvirtina, kad tinkamiausias segmentas veiklos planavimui yra savaitė. Ir štai kodėl. Tai savaitė, kuri leidžia neužsidaryti vienoje dienoje ir pamatyti ateitį. Didelės dalies bylų tiesiog nepavyksta užbaigti per dieną, o savaitinis planavimas leidžia suplanuoti jų vykdymo tvarką. Be to, dažnai nebaigtą perkeliame į abstrakčią (ir laisvą) rytoj, o jei suplanuota visa savaitė, tai disciplinuoja.

2. Užduočių sąrašai kiekvienai dienai. Vieniems jie yra svarbi pagalba, o kitus tiesiog slegia. Tu renkiesi. Bet jei „suplanuojate“ dieną, pradėkite nuo tų veiksmų, kurie yra susieti su konkrečiu laiku, pavyzdžiui, susitikimas 17 val. Tada rezervuokite laiką svarbioms užduotims – pavyzdžiui, antradienį reikia skambinti klientui D. – tarkim, 11 val.; o prieš susitikimą paruoškite skaičius (juk tikrai paklaus), numatomas atlikimo laikas valanda. Planuoti galima ir reikia, bet ne kiekvieną minutę - visada atsiranda išorinių aplinkybių, kurių negalima atmesti: skubūs valdžios nurodymai, techninės problemos, spūstys juk. Dienos plane turi būti laiko tarpų. Ir jei viskas klostysis gerai, tada „penkerių metų planą“ įvykdysite per trejus metus.

3. Imkitės verslo. Laiko valdymo ekspertai siūlo nuolat atidėti „valgyti“ užduotis. Pavyzdžiui, varlių metodas tinka greitiems, bet nemaloniems klausimams spręsti – vienas skambutis, pokalbis, skaičiavimas ir t.t. Išsirinkite tokią varlę ir „suvalgykite“ iškart darbo dienos pradžioje. Likusį laiką būk laisvas. Jei varlių daug, tai savo meniu planuokite savaitei ar mėnesiui.
Šveicariško sūrio metodas: jei byla paini, o vykdymo tvarka gali skirtis - „išvalgykite“ iš jo skyles. Pradėkite bet kur: pirmiausia parašykite paprasčiausią ataskaitos dalį, užpildykite anketos laukus, kuriuos atsimenate mintinai ir pan. Svarbiausia kiekvieną dieną (valandą / savaitę / mėnesį) atlikti bent kokį naudingą veiksmą. Dėl to korpusas bus „rūdijantis“ ir galiausiai liks jį užbaigti vienu ypu.
dramblio metodas naudojami dideliems ir rimtiems atvejams. Juos reikia supjaustyti kepsniais – įmanomomis dalimis, ir palaipsniui daryti. Pagrindinis skirtumas nuo „šveicariško sūrio“ yra tas, kad viskas daroma ne savavališka tvarka, o sistemingai, griežta seka.

4. Daryk mažiau ir gauk daugiau. 20/80 taisyklė arba Pareto dėsnis sako, kad 20% pastangų duoda 80% rezultato, o likę 80% pastangų duoda tik 20% rezultato. Pavyzdžiui, 20% klientų generuoja 80% pajamų. Taisyklė ryški ir įsimintina, nors praktiškai pastangų/rezultato procentas nebūtinai yra būtent toks. Bet tu išėjai savo patirtįžinote, kad paprasti veiksmai kartais veda prie rimto rezultato, o didelės laiko ir pastangų sąnaudos gali būti iššvaistytos, kad kažkokioms nesąmonėms, smulkmenų šlifavimui prireikia ne mažiau laiko nei pagrindinei, prasmingai darbo daliai. Išvada: pasirinkite pagrindinius veiksmus ir, jei trūksta laiko, apsiribokite tik jais.

Ar esate susipažinęs su „laiko valdymo“ sąvoka? Jei ne, skubiai susiraskite šią naudingą pažintį! Žemiau pateikti septyni patarimai padės efektyviai valdyti savo laiką.

Užduočių sąrašas

Paimkite popieriaus lapą, rašiklį ir greitai susirašykite darbų, kuriems reikia jūsų dėmesio, sąrašą. Po dešimties minučių poilsio kritiškai pažvelkite į savo kūrybą. Kuris iš aukščiau nurodytų dalykų neleidžia pažymėti langelių šalia kiekvienos prekės?

Nubraukite perteklių

Dar kartą peržiūrėkite sąrašą. Ar tikrai reikia perskaityti visas šias knygas? Ar jie tau kaip nors padės? Negailestingai užbraukite tai, kas nereikalinga. Laikas yra ribotas išteklius, todėl jį reikia skirti tik naudingiems dalykams.

dviejų minučių taisyklė

Kiekvienas, daugiau ar mažiau susipažinęs su laiko planavimu, yra girdėjęs apie dviejų minučių taisyklę: visos užduotys, kurios trunka ne ilgiau kaip penkias minutes, atliekamos iš karto ir ramia sąžine išbraukiamos iš sąrašo. Sutvarkyti savo krepšį, tvarkyti maistą šaldytuve, valyti dulkes nuo lentynų – kiekviena iš šių smulkių darbų užtruks vidutiniškai penkias minutes jūsų laiko. Taigi per pusvalandį galite atlikti iki dešimties dalykų!

Suvalgyk varlę

Ne, jokiu būdu neskatinu jūsų tapti gurmanu ir paragauti garsiojo prancūziško skanėsto. „Varlės“ valdant laiką yra mažiausiai malonūs dalykai, kuriuos nuolat dedame į antrą planą. Tokias „varles“ geriausia valgyti ryte. Tarkime, reikia parašyti ataskaitą. Įsivaizduokite, kaip tai rašote iki mažiausio skaičiaus. O dabar titaniškomis valios pastangomis prisiverskite atlikti šią užduotį. Įvyko? Sveika! Likusią dienos dalį galite nuveikti ką nors įdomesnio.

Padalinkite "dramblį"

„Drambliai“ vadinami sunkiausiais dalykais. Jeigu bandai taip ir anaip priartėti prie „dramblio“, bet nieko gero neišeina, pabandyk jį padalinti į dalis. Suskirstymas į etapus padės daug greičiau susidoroti su didžiuliu gyvūnu. Nepamirškite pagrindinės taisyklės: kiekvieną laisvą minutę turite grįžti prie šių mažų vieno didelio verslo dalių. Pavyzdžiui, nuspręsite išmokti hindi kalbą. Ryte išmokite porą gramatikos taisyklių, po pietų - 15 naujų žodžių, o vakare pabandykite sudaryti sakinius naudodami išmoktus žodžius ir taisykles. Nespėjus atsigręžti atgal, šis nepakenčiamas Indijos „dramblys“ kris tau po kojų!

Negirkite savęs...

Tuščios kameros prieš suplanuotas bylas sukelia susierzinimą, tačiau žalios varnelės akimirksniu nudžiugina. Atlikote užduotį – perbraukite ir su pasitenkinimu paglostykite sau per galvą. Jūs nusipelnėte savo mėgstamo pyrago ar bent kelionės į kiną!

Paimkite atsargas

Apibendrinant, padarykite tai taisykle kas savaitę ar mėnesį (pagal skonį ir spalvą, kaip sakoma). Taigi pamatysite, kad kelios „varlės“ saugiai nubėgo, „drambliai“ pastebimai numetė svorį ir daugelis dalykų buvo visiškai užbaigti. Ar tikrai gražu? Vis tiek būtų! Nepamirškite pagirti savęs ir įtraukti į sąrašą naujų dalykų.

Laikykitės šių paprastos taisyklės, ir nepastebėsite kaip tapsite guru laiko valdymo srityje!