Pareigybės aprašymas asmeninis vadovo padėjėjas. Darbo aprašymas Generalinio direktoriaus padėjėjas

aš.Bendrosios nuostatos.

Šis pareigybės aprašymas apibrėžia asmeninio vadovo padėjėjo, toliau – „Įmonė“, teises, pareigas ir atsakomybę.

	Darbo pavadinimas	Asmeninis vadovų asistentas
	Kvalifikacijos	Išsilavinimas ir profesinė patirtis: aukštasis (nebaigtas aukštasis) išsilavinimas; 1 metų panašaus darbo patirtis; laisvas anglų kalbos mokėjimas (žodžiu ir raštu). Reikalingos žinios ir įgūdžiai: dalykinio etiketo, dalykinio bendravimo taisyklių, pokalbių telefonu išmanymas; PC (MS Office) ir biuro įrangos išmanymas; gebėjimas vesti dalykinę korespondenciją rusų ir anglų kalbomis; mokėti taisyklingą kalbą ir rašyti; tinkamą profesionalų įvaizdį; reprezentatyvi išvaizda; diplomatija, gebėjimas elgtis atsargiai ir apdairiai sprendžiant konfidencialius klausimus; gebėjimas rasti abipusį supratimą su vadovybe, kolegomis, klientais; atsparumas stresui, geranoriškumas; Bendrovės vidaus darbo taisyklių išmanymas.
	Tiesioginis ataskaitų teikimas
	Pavaldinių buvimas ir sudėtis
	Pakeitimo tvarka	sekretoriaus padėjėjas

II.Teisės

Asmeninis asistentas turi teisę:

1. Atstovauti Bendrovei santykiuose su kitomis organizacijomis, atstovauti Bendrovės interesams trečiųjų šalių organizacijose organizuojant vadovybės susirinkimus ir telefoninius ryšius.

2. Reikalauti ir gauti reikiamą medžiagą, dokumentus, informaciją iš kitų padalinių darbuotojų Bendrovės vadovybės ir tiesioginio vadovo pavedimui vykdyti.

3. Vykdydami savo tarnybines pareigas, pasirašo ir vizuoja dokumentus, būtent: motyvacinius laiškus siunčiamoms faksogramoms, prašymus; prašymus vienkartiniams leidimams patekti į administracinį pastatą.

4. Savarankiškai vesti korespondenciją / derybas su išorės organizacijomis klausimais, susijusiais su einamųjų klausimų sprendimu, kuriems nereikia aukštesnės vadovybės sprendimo ir kitų darbuotojų sutikimo, o būtent, išaiškinant pobūdį - spręsti einamuosius su darbo grafiku susijusius klausimus. valdymo ar įsakymų, kurie nenustato jokių įsipareigojimų, vykdymo.

IV.Atsakomybė

Asmeninis vadovų padėjėjas yra atsakingas už:

1. Už netinkamą savo pareigų, numatytų šiame pareigybės aprašyme, atlikimą ar nevykdymą - tiek, kiek tai nustato galiojantys Rusijos Federacijos darbo teisės aktai.

2. Už nusikaltimus, padarytus vykdant savo veiklą – neviršijant galiojančių Rusijos Federacijos administracinių, baudžiamųjų ir civilinių įstatymų nustatytų ribų.

3. Už materialinės žalos padarymą – neperžengiant galiojančių Rusijos Federacijos darbo ir civilinių įstatymų nustatytų ribų.

Visuomenės darbuotojas

________________/____________/

Žmogiškųjų išteklių skyriaus vedėjas

___________________/_________/

Administracijos biuro vadovas

___________________/_________/

Informacija iš verslo tinklo RB.RU svetainės

PATVIRTINTI
generalinis direktorius
Pavardė I.O.____________________
"________"_____________ ________ G.

1. Bendrosios nuostatos

1.1. Vadovo padėjėjas priklauso specialistų kategorijai.
1.2. Vadovo padėjėjas į pareigas skiriamas ir iš jų atleidžiamas bendrovės generalinio direktoriaus įsakymu.
1.3. Vykdomasis padėjėjas yra tiesiogiai pavaldus įmonės generaliniam direktoriui.
1.4. Vadovo padėjėjo nesant, jo teisės ir pareigos pereina kitam pareigūnui, apie tai pranešama organizacijos įsakyme.
1.5. Į vadovo padėjėjo pareigas skiriamas asmuo, kuris atitinka šiuos reikalavimus: išsilavinimas - aukštasis arba nebaigtas aukštasis, panašaus darbo patirtis nuo metų, biuro technikos (faksas, kopijavimo aparatas, skaitytuvas, spausdintuvas), Microsoft Office programų (Word) išmanymas. , Excel), darbas biure.
1.6. Vadovo padėjėjas savo veikloje vadovaujasi:
- Rusijos Federacijos teisės aktai;
- Bendrovės įstatus, Vidaus darbo reglamentą, kitus bendrovės norminius aktus;
- vadovybės įsakymai ir nurodymai;
- šis darbo aprašymas.

2. Darbo pareigos
2.1. Planuoja vadovo darbo dieną (susitikimai, skambučiai, priėmimas ir kt.).
2.2. Teikia techninę pagalbą vadovo veiklai (transporto, bilietų užsakymas; susitikimų, derybų organizavimas ir kt.)
2.3. Lydi vadovą susitikimuose, išvykose ir pan.
2.4. Dalyvauja derybose, dalykiniuose susitikimuose, specialiuose priėmimuose; tvarko protokolus ir kitus dokumentus, patvirtinančius posėdžių ir derybų eigą bei rezultatus.
2.5. Vadovo pavedimu tam tikrus klausimus derina su struktūrinių padalinių darbuotojais, neša jiems vedėjo nurodymus ir įsakymus; kontroliuoja nurodymų ir įsakymų vykdymą.
2.6. Renka generaliniam direktoriui reikalingą medžiagą ir informaciją, parengia analitinę, informacinę, informacinę ir kitą medžiagą ir teikia vadovui.
2.7. Vykdo kanceliarinį darbą, priima vadovui svarstyti gaunamą korespondenciją, priima dokumentus ir asmeninius pareiškimus vedėjo parašui, veda apskaitą ir registraciją, perduoda vadovui.
2.8. Palaiko susitikimą su vadovu, organizuoja lankytojų priėmimą.
2.9. Vadovo vardu jis surašo raštus, prašymus ir kitus dokumentus.
2.10. Atlieka vadovo rengiamų posėdžių ir posėdžių rengimo darbus (surenka reikiamą medžiagą, praneša dalyviams apie posėdžio laiką ir vietą, darbotvarkę, registruojasi), tvarko ir surašo posėdžių ir posėdžių protokolus.
2.11. Vykdo individualias vadovo pareigas.

3. Teisės
3.1. Gauti informaciją, įskaitant konfidencialią, tiek, kiek reikia pavestoms užduotims išspręsti.
3.2. Teikti vadovybei pasiūlymus, kaip pagerinti savo ir įmonės darbą.
3.3. Asmeniškai arba vadovo vardu iš įmonės padalinių ir kitų specialistų reikalauti informacijos ir dokumentų, reikalingų jo pareigoms atlikti.
3.4. Reikalauti, kad vadovybė sudarytų normalias sąlygas tarnybinėms pareigoms atlikti ir visų su įmonės veikla susijusių dokumentų saugumui.
3.5. Priimkite sprendimus savo kompetencijos ribose.

4. Atsakomybė
4.1. Už savo pareigų nevykdymą ir/ar nesavalaikį, aplaidų atlikimą.
4.2. Už galiojančių nurodymų, įsakymų ir įsakymų dėl komercinių paslapčių ir konfidencialios informacijos išsaugojimo nevykdymą.
4.3. Už vidaus darbo taisyklių, darbo drausmės, saugos ir priešgaisrinės saugos taisyklių pažeidimą.

Pareigybių aprašymų rinkinys

Apytikslė forma

Patvirtinu

________________________________________ (pavardė, inicialai)
(organizacijos pavadinimas, iki ____________________________
priėmimas ir kt., jo organizacinis (direktorius ar kt
teisinė forma) oficialus asmuo, įgaliotas
turi patvirtinti
nostalgiškas instrukcija)

"" ____________ 20__

Darbo aprašymas
direktoriaus pavaduotojas
pagrindiniais veiklos klausimais
______________________________________________
(organizacijos, įmonės pavadinimas ir kt.)

"" ____________ 20__ N__________

Šis pareigybės aprašymas buvo parengtas ir patvirtintas
darbo sutarties pagrindu su ______________________________________________
(asmens, kuriam eiti pareigas, pavadinimas
_______________________________________________________________ ir pagal
šis pareigybės aprašymas buvo sudarytas)
Rusijos Federacijos darbo kodekso ir kitų norminių aktų nuostatas
aktai, reglamentuojantys darbo santykius Rusijos Federacijoje.

I. Bendrosios nuostatos
1.1. Režisieriaus padėjėjas priklauso techninių kategorijai
atlikėjų, įsakymu iš jos priimami ir atleidžiami
įmonės direktorius.
1.2. Asmuo, turintis
aukštasis profesinis išsilavinimas, nepateikdamas reikalavimų darbo stažui
darbo, arba vidurinio profesinio išsilavinimo ir darbo patirties
specialybė bent _________ metų.
1.3. Direktoriaus padėjėjas yra tiesiogiai pavaldus generaliniam direktoriui
________________________________________________________________________.
(įmonės, organizacijos, struktūriniai padaliniai)
1.4. Direktoriaus padėjėjo nesant (atostogos, liga ir pan.)
jo pareigas atlieka pavaduotojas, paskirtas vadovaujantis 2007 m
pavedimą ir prisiima visą atsakomybę už tinkamą vykdymą
jam pavestas pareigas.
1.5. Direktoriaus padėjėjas savo darbe vadovaujasi:
- norminius dokumentus atliekamų darbų klausimais;
- su aktualiais klausimais susijusi metodinė medžiaga;
- įmonės įstatai;
- darbo reglamentai;
- įmonės direktoriaus įsakymai ir įsakymai
(tiesioginis vadovas);
- šis darbo aprašymas.
1.6. Direktoriaus padėjėjas turi žinoti:
- nutarimai, įsakymai, įsakymai ir kitos gairės
medžiaga ir norminiai dokumentai, susiję su įmonės veikla ir
darbas biure;
- įmonės ir jos padalinių struktūra ir valdymas;
- biuro darbo organizavimas;
- dokumentų registravimo ir tvarkymo būdai;
- archyvavimas;
- mašinraštis;
- priėmimo ir ryšio priemonių naudojimo taisyklės;
- vieningos organizacinės ir administracinės sistemos standartai
dokumentacija;
- verslo laiškų spausdinimo naudojant standartines formas taisyklės;
- etikos ir estetikos pagrindai;
- dalykinio bendravimo taisykles;
- darbo organizavimo ir valdymo pagrindai;
- kompiuterinės technikos veikimo taisyklės;
- pagrindinės administracinės teisės ir teisės aktų nuostatos
apie darbą;
- vidaus darbo reglamentai;
- Darbo apsaugos taisyklės ir normos.

II. Funkcijos
Direktoriaus pavaduotojas turi šias pareigas:
2.1. Darbų, susijusių su organizacine ir technine pagalba, įgyvendinimas

2.2. Apskaitos tvarkymas, kontrolės reikalaujančių užsakymų apskaita
už jų vykdymą.
2.3. Dalyvavimas rengiant racionalizavimo priemones
darbo eiga.
2.4. Lankytojų priėmimo organizavimas.

III. Darbo pareigos
Atlikti jam pavestas funkcijas – direktoriaus padėjėjas
įmonės privalo:
3.1. Atlikti organizacinio ir techninio aptarnavimo darbus
įmonės vadovo administracinė ir administracinė veikla.
3.2. Priimkite gaunamus pranešimus, kad juos apsvarstytų vadovas
korespondenciją, perduoti ją vadovaujantis priimtu sprendimu
struktūriniai padaliniai arba konkretūs atlikėjai, skirti naudoti
darbo ar atsakymų rengimo procesas.
3.3. Atlikti biuro darbą, atlikti įvairias operacijas su
kompiuterinių technologijų, skirtų rinkti, apdoroti ir
informacijos pateikimas rengiant ir priimant sprendimus.
3.4. Priimti dokumentus ir asmeninius pareiškimus pasirašyti vadovui
įmonių.
3.5. Parengti darbui reikalingus dokumentus ir medžiagas
lyderis.
3.6. Užtikrinti savalaikį peržiūrą ir pateikimą
struktūriniai padaliniai ir konkretūs dokumentų vykdytojai,
gautus vykdyti, patikrinkite vykdymo teisingumą
parengė dokumentų projektus, pateiktus vadovui pasirašyti,
užtikrinti kokybišką redagavimą.
3.7. Organizuokite pokalbius telefonu su vadovu
surašyti jam nesant gautą informaciją ir atnešti jam
informaciją apie jos turinį, perduoti ir gauti informaciją
priėmimo ir domofono įrenginiai (telefaksas, teleksas ir kt.), taip pat
telefono žinutes, laiku atkreipti jo dėmesį į informaciją,
gautas komunikacijos kanalais.
3.8. Vadovo vardu rašyti laiškus, prašymus, kita
dokumentus, rengti atsakymus laiškų autoriams.
3.9. Vykdyti susitikimų ir posėdžių rengimo darbus,
vykdo vadovas (reikalingų medžiagų surinkimas, pranešimas
dalyvius apie renginio laiką ir vietą, darbotvarkę, registraciją),
priimti ir surašyti posėdžių ir posėdžių protokolus.
3.10. Stebėkite darbuotojų veiklą
išduotus įsakymus ir nurodymus, taip pat terminų laikymąsi
prisiimamas įmonės vadovo nurodymų ir nurodymų vykdymas
kontrolė.
3.11. Tvarkykite valdymo ir registracijos bylą.
3.12. Aprūpinkite vadovo darbo vietą būtinu
organizacinė įranga, raštinės reikmenys,
sudaryti sąlygas, palankias jos efektyviam darbui.
3.13. Spausdinti biuro medžiagas vadovo kryptimi,
reikalingas jo veikimui, arba aktualiai informacijai įvesti į duomenų banką.
3.14. Organizuoti lankytojų priėmimą, skatinti efektyvumą
darbuotojų prašymų ir pasiūlymų svarstymas.
3.15. Formuoti bylas pagal patvirtintą nomenklatūrą,
užtikrinti jų saugumą ir laiku perduoti archyvui.
3.16. Kopijuoti dokumentus asmenine kopija.
3.17. _____________________________________________________________.

IV. Teisės
Direktoriaus padėjėjas turi teisę:
4.1. Susipažinti su bendrovės vadovybės sprendimų projektais,
susijusius su jo veikla.
4.2. Pateikite pasiūlymus svarstyti vadovybei
su numatytomis pareigomis susijusių darbų tobulinimas
šią instrukciją.
4.3. Gauti iš struktūrinių padalinių vadovų,
informacija ir dokumentai, reikalingi jų vykdymui
tarnybinės pareigos.
4.4. Reikalauti, kad įmonės vadovybė padėtų
savo pareigų ir teisių vykdymą.

V. Atsakomybė
Direktoriaus padėjėjas yra atsakingas už:
5.1. Už savo pareigūno neatlikimą (netinkamą atlikimą).
pareigas, nustatytas šiame pareigybės aprašyme
neviršijant Rusijos Federacijos darbo įstatymų nustatytų ribų.
5.2. Tiems, kurie įsipareigojo vykdydami savo veiklą
nusižengimus – neperžengiant administracinių, baudžiamųjų ir
Rusijos Federacijos civiliniai įstatymai.
5.3. Už materialinės žalos padarymą – nustatytose ribose
Rusijos Federacijos darbo, baudžiamieji ir civiliniai įstatymai.

Pareigybės aprašymas sudarytas pagal ________________
(Vardas,
_____________________________.
dokumento numeris ir data)

Struktūrinio padalinio vadovas (inicialai, pavardė)
personalo tarnyba _________________________
(parašas)

"" _____________ 20__

SUTARTA:

Teisės skyriaus vedėjas

(inicialai, pavardė)
_____________________________
(parašas)

"" ________________ 20__

Esu susipažinęs su instrukcija: (inicialai, pavardė)
_________________________
(parašas)

Formuodamas personalą bet kurios organizacijos vadovas privalo informuoti samdomą darbuotoją apie jo tarnybines pareigas. Rašydamas nurodymą vadovas privalo laikytis jo skyrių tvarkos, konkrečios struktūros, paprastai aprašomos profesijos ypatybės, nurodoma darbuotojo tarnybinė padėtis struktūroje, reikalavimai, jo teisės ir pareigos. Vadovo padėjėjas, kaip ir kiti organizacijos darbuotojai, privalo veikti ir laikytis visų šio dokumento reikalavimų.

Vadovą parašė vadovas pagal nustatytus standartus, jis neturėtų pažeisti Rusijos Federacijos darbo kodekso. Jis būtinai turi būti suderintas su atitinkamomis tarnybomis (teisininkas, personalo skyriaus vedėjas), supažindintas su pretendentu į pareigas, pasirašytas abiejų šalių. Tuo pačiu metu kai kurie teisininkai nemano, kad tokio dokumento buvimas yra privalomas įforminant tarnybos santykius.

Darbo aprašymo naudingumas

Pagrindinis tikslas:

• pagalba vadovui jo kasdienėje veikloje;
• maksimali informacija apie pareigas, funkcijas, reikalavimus darbuotojams;
• teisminio nagrinėjimo atveju bus lengviau įrodyti neatitikimą užimamoms pareigoms;
• Sutartyje nėra išsamios informacijos apie darbuotojo funkcijų ir tiesioginių pareigų ypatumus;
• leidžia pretendentui į pareigas pagrįstai atsisakyti dėl pareigos reikalavimų nesilaikymo;
• leidžia atriboti pareigas tarp organizacijos darbuotojų;
• leidžia įvertinti kiekvieno darbuotojo veiklą;

Instrukcijų buvimas naudingas pačiam asistentui. Jis aiškiai žino savo teises ir pareigas. Nereikalaujama atlikti funkcijų, kurios nenurodytos instrukcijose.

Normatyvinė – pareigybių aprašymų rengimo teisinė bazė

Iš esmės tai atrodo taip:

• galiojantys Rusijos Federacijos įstatymai;

Teisės aktai leidžia suteikti darbuotojui bet kokias funkcijas, jei juo pasitikima, jis turi pakankamai žinių, patirties, kvalifikacijos tokiems klausimams spręsti. Atkreipkite dėmesį, kad įgaliojimą turi išduoti savo įsakymo vadovas.

• darbo aprašymas;

Pareigybės aprašymas sudaromas atsižvelgiant į pareigybės specifiką, nustatomos pareigos. Tai turėtų atspindėti faktinį vadovo padėjėjo darbą.

• vidaus dokumentai:
• organizacijos įstatai, vadovybės nurodymai, vidaus nuostatai ir elgesys.

Padėjėjas turi greitai orientuotis įstatyminėje bazėje, reglamentuojančioje jo veiklą ir jam pavaldžių pareigūnų darbą. Jis turi išstudijuoti federalinius, regioninius įstatymus, organizacijos norminius dokumentus.

Pagrindinės pareigybės aprašymo dalys

Struktūra pateikta valstybiniuose darbuotojų kvalifikacijos žinynuose. Jame pateikiami visi pagrindiniai reikalavimai vadovo padėjėjui ir nurodoma jo vieta organizacijos struktūroje.

Pagrindiniai instrukcijų komponentai:

• jos bendrosios nuostatos. Numatytos įstojimo į valstybę sąlygos, atleidimo tvarka, pavaldumas organizacijoje, padėjėjo pavadavimo jam nesant taisyklės. Nurodomas kvalifikacijos, išsilavinimo, įgūdžių, patirties lygis;
• reikalavimai ir įgūdžiai;
• darbo pareigas. Aiškiai nurodytos pagrindinės asistento funkcijos;
• galias. Šioje dalyje nustatytas asistento kompetencijos laipsnis, teisės;
• atsakomybė. Numatytas bendras specialiosios atsakomybės už darbe padarytas klaidas ir pažeidimus lygis, nurodomas jų sąrašas (vadovo prašymu);
• darbo ryšiai. Skyriuje apibrėžiamas oficialaus bendravimo su kitais komandos nariais diapazonas. Nurodoma, su kuo ir kokiais konkrečiais klausimais reikia bendradarbiauti.

Pažvelkime į kiekvieną skyrių atidžiau.

Bendrosios nuostatos

Pagrindinės nuostatos:

• asistentas – specialistas, padedantis jam techniniais ir dokumentiniais klausimais;
• paskyrimas į pareigas ir atleidimas iš jų vykdomas organizacijos vadovo įsakymu;
• darbo metu padėjėjas vykdo tik vadovo įsakymus ir nurodymus;
• jo nesant paskiriamas tinkamas pavadavimas, nurodoma jo pavaduojančiojo pareigybė, išduodamas įsakymas organizacijai pakeisti;
• Asistentas turi turėti specializuotą aukštąjį išsilavinimą. Patirtis profilyje - ne mažiau kaip dveji metai. Jums gali tekti pakelti savo kvalifikaciją, kai kreipiatės dėl darbo.

Reikalavimai

Vykdomojo asistento vaidmuo gali apimti labai skirtingas funkcijas.

Praktiškai šias pareigas einantis asmuo gali būti:

• iš tikrųjų jo pavaduotojas ir atskaitingas tiesiogiai vadovui ir tik jam. Jis dažnai turi pavaldinių kitiems darbuotojams;
• Asmeninis asistentas. Jis atlieka sekretorės darbą ir yra priimamajame, taip pat priklauso specialistams. Tuo pačiu jis atsiskaito ne tik vadovui, bet ir personalo tarnybos vadovui pagal sekretoriato funkcijas.

Toks padėjėjas turi daug mažiau teisių ir įgaliojimų nei specialistas, atitinkantis savo funkcijas vadovo pavaduotoją. Jis gali turėti vidurinį išsilavinimą, patirties pagal specialybę gal net nereikės.

Nustatyti šias pozicijas yra neteisinga. Vienas iš jų reiškia daugiausia pagalbinių funkcijų vykdymą, o vadovo padėjėjas – organizacines ir administracines funkcijas.

Pagrindiniai reikalavimai asistentui, atliekančiam organizacines ir administracines funkcijas:

• laikytis darbo sutarties, pareigybės aprašymo reikalavimų;
• išmanyti įmonės etiketo ir dalykinio bendravimo taisykles;
• gerai išmanyti darbo eigą, ataskaitų dokumentacijos tvarkymą ir organizacijos struktūrą;
• kompetentingai vesti verslo derybas;
• mokėti surašyti svarbius dokumentus;
• informuoti vadovą svarbių ataskaitų teikimo srityje;
• dirbti kompiuteriu, naudoti biure esančią įrangą (skenerį ir spausdintuvą) tiesioginėms pareigoms atlikti;
• Pageidautinas užsienio kalbų mokėjimas (bendravimo lygiu);
• gebėti rengti tipinių sutarčių projektus.

Įmonės vadovas, atsižvelgdamas į savo padėjėjo pareigybės svarbą, nurodytą sąrašą gali papildyti, atsižvelgdamas į organizacijos ir jos darbo specifiką.

Vadovo padėjėjo pareigos

Asistentas turi daug pareigų, dirba tiesiogiai su vadovu.

Pagrindinės pareigos yra šios:

• griežtai vykdyti visus įsakymus, vadovybės įsakymus;
• planuoti vadovo kasdienybę kitai dienai. Plėtoti, derinti apsilankymų, priėmimų laiką. Laiku pateikti grafiką vadovui;
• lydėti galvą priėmimuose, kelionėse;
• priimti lankytojus, sudaryti vadovybės vizitų sąrašus, atsiliepti į telefono skambučius ir teikti įvairias pažymas pagal savo įgaliojimus;
• užtikrinti vadovo veiklą, sprendžiant technines problemas (organizuoti derybas, susitikimus, rezervuoti bilietus, rezervuoti viešbučius);
• rengia susirinkimus, susirinkimus, vedėjo pasitarimus, praneša visiems dalyviams susirinkimo darbotvarkę ir laiką;
• protokoluoti posėdžių, posėdžių, derybų eigą ir rezultatus, dokumentuoti jų rezultatus;
• pagal vedėjo nurodymus ir įsakymus koordinuoja organizacijos padalinių, padalinių darbą;
• atkreipia struktūrinių padalinių vadovų dėmesį į vadovybės įsakymus, kontroliuoja jų vykdymo laiką;
• priima, registruoja dokumentus ir prašymus, pateiktus vadovui pasirašyti, perduoda vadovui;
• vedėjo vardu rengti raštus, prašymus, kitus dokumentus;
• užtikrina, kad būtų atsižvelgta į vadovo išduotus įgaliojimus;
• savarankiškai bendrauti su padalinių ir kitų organizacijų darbuotojais, išspręsti nemažai iškylančių klausimų, kuriuos galima išspręsti be vadovo;
• gauti reikiamą informaciją – vadovo prašymu surinkti reikiamus dokumentus;
• rengti vaizdines priemones, susirinkimams reikalingą dokumentaciją;
• organizuoti kanceliarinį darbą, vadovauti, kontroliuoti raštininkų veiklą;
• priimti, užregistruoti ir pristatyti vadovui vadovui išsiųstą korespondenciją;
• bendrauti su lankytojais. Susitinka su organizacijos klientais, darbuotojais, veda apskaitą ir organizuoja asmeninį lankytojų priėmimą pas vadovą. Taip pat atsakykite į jų klausimus, kuriuos jis gali išspręsti pats.

įgaliojimai

Pagrindinės asistento galios ir teisės:

• registruotis, pasirašyti dokumentus pagal savo kompetenciją;
• gauti prieigą prie informacijos, kuri yra uždara plačiajai visuomenei, esant oficialiai būtinybei;
• studijų dokumentus, susijusius su jų profesine veikla;
• išmanyti visų organizacijos padalinių struktūrą, vadovavimą;
• - surašyti raštus, prašymus, kitus dokumentus, rengti atsakymus į prašymus (vadovo vardu);
• reikalauti iš struktūrinių padalinių atstovų reikalingus dokumentus, medžiagą, gauti informaciją tiek, kiek reikia jų tiesioginėms pareigoms vykdyti;
• susipažinti su vadovo sprendimais, įsakymais ir įsakymais;
• dalyvauti susirinkimuose, organizacijos vadovų susirinkimuose;
• teikia vadovui prašymą leisti teikti svarbius dokumentus struktūriniams padaliniams;
• siųsti pasiūlymus tobulinti savo darbą ir įmonės veiklą;
• vadovo darbo vietos organizavimas, sąlygų sėkmingam ir efektyviam darbui sudarymas.

Atsižvelgiant į pačios organizacijos darbo specifiką ir asistento darbo ypatumus, siūlomas įgaliojimų ir teisių sąrašas gali būti keičiamas, ženkliai išplėstas arba, atvirkščiai, mažinamas.

Dažniausiai paskutinė pastraipa yra nuostatos dėl darbuotojui taikomų atsakomybės priemonių.

Asistento atsakomybė

Baudos už sutarties, pareigybės aprašymo, vidaus taisyklių, įstatymų pažeidimus turėtų būti tik pagal galiojančius įstatymus. Paprastai atsakomybės laipsnį reglamentuoja Rusijos Federacijos darbo kodeksas.

Vadovo padėjėjas yra atsakingas už:

• netinkamas tarnybinių pareigų atlikimas, atsisakymas atlikti;
• reikalaujamų darbų atlikimo terminų pažeidimas;
• vadovo įsakymų, sprendimų, nutarimų pažeidimas;
• veiksmai, nepriklausantys jų kompetencijai;
• nedraugiškas, grubus elgesys su organizacijos partneriais, lankytojais, darbuotojais, dalykinio bendravimo ir etiketo nesilaikymas;
• materialinė žala organizacijai, jos rangovams, darbuotojams;
• melagingos informacijos teikimas darbuotojams;
• nepakankama pavaldžių darbuotojų veiklos kontrolė;
• asmens duomenų atskleidimas, konfidenciali informacija, kuri turi ribotą prieigą.

Baudos skiriamos už:

• visiškai arba nepakankamai sąžiningai (pagal Rusijos Federacijos darbo kodeksą) neatliekant tarnybinių pareigų;
• nusižengimai (pagal teisės aktus: administraciniai, civiliniai, baudžiamieji);
• padarytą materialinę žalą (pagal Rusijos Federacijos darbo ir civilinį kodeksą).

Numatyta bausmė gali būti materialinio atlygio atėmimas, netgi atleidimas iš darbo. Dokumento teksto pabaigoje turi būti dėl to susitarusių darbuotojų vizos ir vadovo padėjėjo parašas.

Organizacijos vadovas rengia instrukcijas, kurias koordinuoja: teisininkas, personalo skyriaus vedėjas, darbo apsauga. Padaręs pataisas, papildymus vadovas tvirtina. Nurodomos jo pareigos, pavardė (su dekodavimu), patvirtinimo data ir parašas.

Jo parašas patvirtina sutikimą su pakeitimais darant pakeitimus ir šio dokumento teisėtumą.

Išvada

Pareigos – vadovo padėjėjos yra labai įvairiapusės, atsakingos, ypatingos pareigos. Jis tiesiogiai atsiskaito tik vadovui ir turi nepriekaištingai vykdyti visus jo nurodymus – svarbiausia jo darbe. Jam tenka didesnė atsakomybė už nesąžiningą požiūrį į darbą. Tokiu atveju galimos pasekmės su žala pačiam darbdaviui.

Asistentas turi pasižymėti ypatingomis asmeninėmis savybėmis: įsipareigojimas atliekant savo funkcijas, sąžiningumas, komunikabilumas, reiklus sau, mokėti bendrauti su daugybe žmonių. Jis turi turėti tam tikrą įgimtą charizmą ir žavesį.

Išsamiai išnagrinėjome instrukcijos komponentus, techninę užduotį, funkcijas ir reikalavimus. Juos galima pridėti ir patobulinti, atsižvelgiant į organizacijos specifiką ir dydį. Svarbiausia, kad instrukciją parengtų vadovas, suderintas su atitinkamomis tarnybomis. Pretendentas į šias pareigas turi būti su jomis supažindintas asmeniniu parašu ir pageidautina jį pasiimti.

Verslo asistentas reikalingas kiekvienam vadovui, kuris, vadovaudamas didelei įmonei, gali patikėti daugelio savo pareigų vykdymą. Tai turėtų būti žmogus, turintis reikiamų žinių, įgūdžių, kompetencijos, kuriuo privalai viskuo pasitikėti. Asistentas yra vadovo „dešinė ranka“, būtinai protingas, darbštus, kompetentingas, patikimas padėjėjas, kuris, vadovo nesant, gali jį iš esmės pakeisti. Ne veltui kvalifikacijos žinyne jis nukreipiamas pas specialistus – vadovus.

Vadovo padėjėjo pareigybės aprašymas sukurtas siekiant supaprastinti darbo santykius. Dokumente išdėstytos darbuotojo funkcinės pareigos, atsakomybė, teisės.

„Vedėjo padėjėjo“ pareigas skirtingose ​​organizacijose galima vadinti skirtingai: asmeninis direktoriaus padėjėjas, vadovo padėjėjas, sekretorius.

Vadovo padėjėjo pareigybės aprašymo pavyzdys

aš. Bendrosios nuostatos

1. Vadovo padėjėjas į pareigas skiriamas ir iš jų atleidžiamas organizacijos vadovo įsakymu.

2. Vadovo padėjėjas tiesiogiai pavaldus įmonės vadovui.

3. Vadovo padėjėjo nesant, jo teisės ir funkcinės pareigos perduodamos kitam pareigūnui, kaip nurodyta organizacijos įsakyme.

4. Į vedėjo padėjėjo pareigas skiriamas asmuo, turintis aukštąjį išsilavinimą ir ne mažesnį kaip vienerių metų panašaus darbo stažą.

5. Vadovo padėjėjas savo veikloje vadovaujasi:

• Rusijos Federacijos teisės aktai;
• Įmonės vidaus darbo nuostatai, įstatai ir kiti norminiai aktai;
• vadovybės įsakymai ir nurodymai;
• šį darbo aprašymą.

6. Vadovo padėjėjas turi žinoti:

• nustatyta dokumentų tvarkymo organizacijoje tvarka;
• dalykinio bendravimo ir etiketo taisyklės;
• ataskaitinės dokumentacijos tvarkymo tvarka;
• biuro įrangos, ryšio priemonių naudojimo taisyklės;
• darbo tekstų rengyklėmis, skaičiuoklėmis pagrindai;
• biuro darbo pagrindai;
• įmonės organizacinė struktūra;
• sutarčių sudarymo ir vykdymo tvarka.

II. Vadovo padėjėjo pareigos

Vadovo padėjėjas turi šias pareigas:

1. Vadovo darbo dienos planavimas: susitikimų, vizitų, skambučių, priėmimų ir kitų veiksmų grafiko sudarymas ir derinimas.

2. Asmeninis vadovo palydėjimas susirinkimuose, priėmimuose, išvykose.

3. Techninė pagalba vadovo darbui: bilietų užsakymas, transportas; derybų, susitikimų organizavimas.

4. Protokolų ir kitų dokumentų, fiksuojančių posėdžių, pasitarimų, derybų eigą ir rezultatus, vedimas.

5. Instrukcijų, vadovybės įsakymų organizavimo ir jų vykdymo kontrolės struktūrinių padalinių darbuotojų dėmesys.

6. Informacijos rinkimas, analitinių, informacinių, informacinių ir kitų ataskaitų rengimas ir teikimas vadovybei.

7. Apskaitos tvarkymas, vadovui siunčiamos korespondencijos gavimas.

8. Lankytojų registravimas asmeniniam susitikimui pas vedėją, jų priėmimo organizavimas.

9. Dokumentų ir prašymų dėl vadovo parašo priėmimas, jų įregistravimas, apskaita ir perdavimas vadovui.

10. Raštų, prašymų, kitų dokumentų surašymas vadovybės vardu.

11. Posėdžių, pasitarimų, posėdžių rengimas vedėjo. Reikalingos medžiagos surinkimas, dalyvių informavimas apie jų renginio laiką, vietą, darbotvarkę.

12. Vadovo tarnybinių nurodymų vykdymas.

III. Teisės

Vadovo padėjėjas turi teisę:

1. Gauti informaciją tiek, kiek reikia užduotims atlikti.

2. Siųsti vadovybei pasiūlymus tobulinti jų darbą ir racionalizuoti įmonės veiklą.

3. Siųsti prašymus organizacijos padaliniams (vadovo vardu arba asmenine iniciatyva) gauti jo tarnybinėms pareigoms atlikti reikalingus dokumentus.

4. Reikalauti, kad įstaigos vadovybė sudarytų sąlygas, būtinas jos tarnybinėms pareigoms atlikti.

5. Priimti savarankiškus sprendimus pagal savo kompetenciją.

6. Turėkite prieigą prie konfidencialios informacijos verslo reikalų atveju.

IV. Atsakomybė

Vadovo padėjėjas yra atsakingas už:

1. Organizacijos darbuotojų melagingos informacijos teikimas.

2. Netinkamas tarnybinių pareigų atlikimas.

3. Turtinės žalos padarymas organizacijai, valstybei, jos sandorio šalims, darbuotojams.

4. Užduočių įvykdymo terminų pažeidimas.

5. Organizacijos valdymo dokumentų, sprendimų, potvarkių nuostatų pažeidimas.

6. Komercinių paslapčių, asmens duomenų, konfidencialios informacijos atskleidimas.

7. Veiksmai, kurie peržengia jo kompetenciją.

8. Darbo drausmės, saugos taisyklių, vidaus darbo taisyklių, priešgaisrinės saugos pažeidimas.

9. Verslo etiketo pažeidimas, nemandagus elgesys su verslo partneriais, lankytojais, organizacijos darbuotojais.