Pravila poslovnega dopisovanja elektronskega poslovnega dopisovanja. Pravila za pisanje e-pošte ali etikete e-pošte

Poslovna korespondenca v današnjem poslovnem svetu – pomembna sestavina uspeha. Zaposleni v kateri koli organizaciji se vsakodnevno soočajo s potrebo po sestavljanju lastne poslovne korespondence in odgovarjanju na prispele.

Poslovna korespondenca ima svojo široko razvrstitev: uradna, osebna, zunanja, interna, glede na namen pisanja in obliko pošiljanja.

Ena od kompetenc sodobnega zaposlenega je sposobnost pravilnega pisanja poslovnega pisma: zahvala, prošnja, potrditev, garancija, reklamacija, sporočilo za javnost, čestitke, priporočilo in drugo.

Razmislite o osnovnih korakih pri pisanju poslovnega pisma.

Kultura poslovnega dopisovanja- to je oblikovanje črke, pismenost besedila in pravilna uporaba besed in izrazov. Zato je najbolje, da najprej uporabite osnutek, da se kasneje lahko preverite in odpravite neprijetne nesporazume.

Struktura poslovnega pisma vključuje: naslov na naslovnika, preambulo, glavno besedilo, sklep.

Poslovna korespondenca ne dovoljuje pritožbe na "ti". Zato se najpogosteje pritožba začne z besedami "Spoštovani ...". Nadaljevanje zdravljenja je odvisno od številnih dejavnikov. Ime in patronim vodje se uporabljata v primeru osebnega poznanstva (vendar se pogosto uporablja v pismih, naslovljenih na vodjo državnega organa). Vodja komercialne organizacije je dovoljeno nagovoriti z besedo "gospod" in dodati priimek brez začetnic. Če ne poznate činov vojaškega osebja ali natančnega naslova položajev visokih uradnikov, je bolje, da jih ne uporabljate. V tem primeru bosta ime in patronimik naslovnika videti bolj pravilna kot napaka.

Preambula je potrebna, da v nekaj besedah prikažemo motivacijo in namen pisma. Za to so pogosti izrazi: V skladu z ... (ime dokumenta, normativni vir), Da bi ..., V odgovor na ..., V podporo ..., Po vrstnem redu upodabljanja . .., V povezavi z .... in druge primerne fraze.

Nato sestavimo glavno besedilo, ki naj v več odstavkih (dva ali štiri) razjasni vaše stališče, mnenje, zahtevo. Treba je uskladiti besedilne informacije, iz katerih poteka pripoved. Pravna oseba pogosto uporablja ednino in množino tretje osebe, posamezniki pa podatke prenašajo iz ednine in prve osebe. Stavki naj bodo dosledni, logični, tako da ima naslovnik popolno sliko o čem želite pisati. Besedilo pisma se ne sme razlagati na dva načina. pokrivati eno temo ali vprašanje in ne sme presegati dveh strani.

Na koncu je treba še enkrat na kratko povzeti namen pisma.

Pravila za vodenje poslovne korespondence predvidevajo jasno zasnovo poslovnih pisem. Ko je besedilo pisma preverjeno, urejeno, dogovorjeno, ga je treba ustrezno oblikovati.

Obrazec poslovnega pisma vsebuje podatke o organizaciji: ime, fizični naslov, telefon, faks, spletno stran in e-pošto ter druge potrebne podatke.

Poslovno pismo nujno vključuje robove: na levi - tri centimetre, na desni - centimeter in pol.

Najpogosteje uporabljena pisava je Times New Roman, velikost 12. (14.) pike, enojni (ena in pol) razmik med vrsticami.

Naslov poslovnega pisma v zgornjem desnem kotu vsebuje odgovor na vprašanje "Na koga je pismo naslovljeno": na vodjo, direktorja, upravo itd. z navedbo položaja, imena podjetja, priimka in začetnic.

Če pismo vsebuje priloge, ki so sestavljene na ločenih listih, je treba pred podpisom pošiljatelja navesti njihovo številko.

Potreben del poslovnega pisma so podatki o izvajalcu, priimek, ime, patronimik pa je treba navesti v celoti ter kontaktno telefonsko številko, na katero je najbolje stopiti v stik z določenim zaposlenim.

Poslovna korespondenca mora biti urejena, saj je pomemben dokaz dejavnosti podjetja na tem področju.

V zadnjem desetletju je e-pošta postala morda eno najbolj priljubljenih sredstev poslovne komunikacije. Danes je precej težko najti osebo, ki v svoji praksi medosebnega in medkulturnega komuniciranja ne uporablja elektronske pošte. S hitrim pregledom naslovov in predmetov dohodnih sporočil se odločimo, katere črke bomo prebrali in katere izbrisali, ne da bi jih razkrili. Dopisovanje je lahko poslovno ali zasebno, odvisno od razmerja med dopisniki. Če je pismo zasebno, potem ni strogih zahtev z vidika etike - slog pisanja in način predstavitve sta odvisna predvsem od stopnje poznavanja naslovnika.

Danes je kar težko najti podjetje, ki v svoji praksi medosebnega komuniciranja ne uporablja elektronske pošte. Treba je opozoriti, da v običajnem poslovnem dopisovanju po e-pošti obstajajo splošno sprejeta pravila, ki jih morate poznati in upoštevati. Oglejmo si podrobneje najpomembnejše.

1. pravilo Ko pošiljate e-pošto, obvezno izpolnite vsa polja. Na splošno lahko strukturo poslovne e-pošte predstavimo na naslednji način:

Naslov in ime pošiljatelja.

Naslov prejemnika (ali naslovi prejemnika, ko je treba pismo z enim besedilom poslati več prejemnikom).

Pomembnost črke (to je, če je potrebno).

Zadeva pisma.

Dodatek.

Pismo, sestavljeno iz pozdrava; besedilo telesa pisma; sklepi; in podpisi.

2. pravilo Naslov in ime pošiljatelja morata biti prepoznavna. Zato ob zagonu poštnega predala vedno vnesite svoje ime in priimek v stolpec z imenom pošiljatelja. Najbolj zaupanja vreden naslov je tisti, ki vsebuje vaše pravo ime in ime vaše organizacije v imenu domene, na primer: Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled morate imeti omogočen JavaScript. .

3. pravilo Ne pozabite izpolniti polja »Zadeva«. Predmet pisma je poseben atribut pisma, katerega prisotnost močno olajša delo z elektronsko korespondenco. Usoda pisma je pogosto odvisna od njegove teme, še posebej, če vam ime in naslov pošiljatelja ne povesta ničesar. Zadeva pisma mora biti kratka – največ 50 znakov – in bistvena. Čim preprostejša in jasnejša je tema pisma, tem večja je verjetnost, da bo pismo prebrano in da bo dobilo odgovor. Še posebej je treba dobro premisliti o temi, ko nekomu pišete prvič.

4. pravilo Uporabite ikono ("Re:") samo za odgovor. Z ikono v naslovnem polju pisma, na katerega odgovarjate, odprite obrazec za sestavljanje odgovora. Ta obrazec že vsebuje naslov vašega sogovornika, besedilo njegovega pisma in zadevo. Ikona (Re) je okrajšava angleške besede "Reply:" ali "Response:" in pomeni "Moj odgovor na:". Če se torej spremeni zadeva črke, je treba zadevo spremeniti s puščico navzdol, ki se nahaja desno od ikone Re. Na spustnem seznamu, ki se odpre, izberite ukaz "spremeni temo".

Če pri odgovarjanju na e-pošto nekoga spremenite glavno idejo dialoga, ustrezno spremenite zadevo, vendar je bolje, da začnete razpravo o novem vprašanju z ustvarjanjem novega pisma.

5. pravilo Da se izognete prezgodnjemu pošiljanju, naslov prejemnika vstavite šele, ko je pismo končano, preverjeno in pripravljeno za pošiljanje. Bodite previdni z gumbom »Pošlji«: poskrbite, da boste pismo poslali osebi, ki ji želite.

6. pravilo Pred telo pisma obvezno napišite pozdrav, sestavljen iz pozdravne besede in imena prejemnika. Nekateri uporabniki menijo, da voščila v e-pošti ni treba napisati, saj naj bi šlo za nesmiseln relikt papirnate pošte, da ne nosi nobenih smiselnih informacij in vsebuje le navadne besede.

Voščilo vsebuje informacije o vzgoji osebe, ki piše pismo. Kot pozdrav uporabite naslednjo obliko nagovora: "Dober dan, dragi (spoštovani) + ime, patronim naslovnika!" ali "Dragi (dragi) + ime, patronimik naslovnika, pozdravljeni!" in šele nato nadaljujte do namena svojega sporočila.

V Evropi je običajno, da vedno nagovarjate "Spoštovani" ali manj formalno, še posebej, če poznate naslovnika, "Spoštovani + ime". V Združenih državah, kjer je tempo življenja in dopisovanja intenzivnejši, se e-pošta začne z naslovom, ki ga sestavljata ime in kratko »Živjo + ime«. V ruščini je klicaj postavljen za pisnim nagovorom v kateri koli zvrsti dopisovanja: poslovni, zasebni, uradni itd., medtem ko je v angleščini v vseh teh zvrsteh postavljena vejica.

7. pravilo Pravilno strukturirajte svoje pismo. Ker je branje z zaslona monitorja veliko težje kot branje papirja. Besedilo elektronske pošte razdelite na logične odstavke. Poskusite, da stavki ne bodo daljši od 15-20 besed. Odstavke ločite drug od drugega z alinejo ali prazno vrstico.

8. pravilo Bodite jedrnati in izrazite misli do bistva. Glavno besedilo pisma iz prvega odstavka naj pritegne pozornost bralca nič manj kot njegova tema. Zavedajte se omejenega časa potencialnega bralca. Začnite z namenom pisma, mora biti jasno naveden v prvem stavku. Če so prvi stavki pravilno oblikovani, potem obstaja zelo velika verjetnost, da ga bo prejemnik pisma prebral do konca. E-pošta je zasnovana za hitro posredovanje informacij. Če morate poslati pomembne informacije, ki vsebujejo veliko količino, je bolje, da v e-poštno sporočilo napišete kratko spremno besedilo in same informacije uredite kot prilogo.

9. pravilo Preden začnete pisati e-pošto, priložite prilogo. Kolikokrat ste morali prejeti pismo, katerega namen je bil poslati prilogo, brez te priloge same ?! Takšna malomarnost morda ne bo najbolje vplivala na vaš poslovni ugled.

10. pravilo Ko nekomu pišete prvič, ne prilagajte nobenih prilog. Če še vedno pošljete kakšno prilogo brez soglasja prejemnika, potem v besedilo pisma obvezno napišite, za kakšno datoteko gre. Ne prilagajte prilog, večjih od 5 MB, saj je možna taka neprijetna situacija: datoteko boste poslali na poštni strežnik v sekundi, vaš prejemnik pa jo bo prenesel eno uro.

11. pravilo Ko sestavljate odgovorno pismo, odgovorite na VSA zastavljena vprašanja. Če vam je težko odgovoriti, pišite neposredno.

12. pravilo Preden pošljete e-pošto, preverite črkovanje, slovnico in ločila. Samo zato, ker je e-pošta hiter način komuniciranja, ne pomeni, da mora biti površna. Zgradite svoje besedne zveze čim bolj inteligentno v smislu črkovanja in slovnice. To je pomembno ne samo zato, ker lahko nepismeno pismo pokvari vtis o vas, temveč zato, ker je zelo težko prebrati besedilo brez vejic in pik.

13. pravilo Na e-pošto je treba odgovoriti. E-pošta je namenjena povezovanju z drugimi ljudmi in malo vljudnosti nikoli ne škodi. Po pravilih bontona je treba na e-pošto odgovarjati, odzivni čas pa ne sme biti daljši od treh dni. Če v tem roku ne odgovorite na e-pošto, je to očitna zavrnitev komunikacije. Če potrebujete daljši čas za odgovor na pismo, je vredno pojasniti razloge za zamudo. Ko prejmete e-poštno sporočilo s prilogo, se prepričajte, da je priloga prispela in odprta normalno. Ko prejemate pisma neznanih ljudi, nanje ne morete odgovoriti. Lahko jih izbrišete brez branja. Če prejmete neželeno e-pošto s priloženo datoteko, jo izbrišite, ne da bi jo odpakirali: to je najverjetneje vir računalniškega virusa.

14. pravilo Ne zahtevajte potrdila o branju. Za besedilom glavnega pisma in pred svojim podpisom lahko napišete naslednji stavek: »Prosimo, da potrdite prejem pisma s povratnim pismom ali s klicem na spodnje številke.«

15. pravilo V telesu sporočila nikoli ne uporabljajte velikih črk. BESEDILO Z VELIKIMI ČRKAMI se obravnava kot kričanje. V najboljšem primeru se to omenja kot nepismenost v zadevah mrežnega bontona. To lahko povzroči draženje ali drugo neželeno reakcijo pri vašem bralcu.

16. pravilo Nikoli ne posredujte zaupnih informacij po e-pošti. Bodite zelo previdni pri posredovanju številk bančnih kartic ali drugih občutljivih podatkov v telesu e-pošte. E-pošta med prenosom se lahko prestreže in uporabi za osebno korist. Poleg tega e-pošta, ki ste jo poslali, ostane za vedno v pomnilniku računalnika.

17. pravilo Ne zlorabljajte okrajšav in čustvenega oblikovanja. V poslovni e-pošti se izogibajte uporabi okrajšav, kot sta BTW (mimogrede) ali LOL (smeh na glas), znanih tudi kot emotikoni (»nasmejani obrazi«). V poslovnem dopisovanju so neprimerni, še posebej, ker prejemnik pisma morda ne pozna njihovega pomena.

18. pravilo Ne pozabite podpisati na koncu pisma. Podpis je majhen blok besedila, dodan na konec vaših sporočil, ki vas identificira in vsebuje vaše kontaktne podatke. Naj bo vaš podpis kratek: ne več kot štiri do sedem vrstic. Dolg podpis zavzame veliko prostora in je lahko moteč. Vključite več možnih načinov za stik z vami (običajno telefonsko številko in številko faksa), pa tudi povezavo do spletnega mesta vašega podjetja.

Na podlagi člankov:

1. 32 najpomembnejših nasvetov za e-poštni bonton. [Elektronski vir] http://www.emailreplies.com/ Preverjeno 19. 9. 2015.

2. Top 26 najpomembnejših pravil e-poštnega bontona. [Elektronski vir] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Preverjeno 20. 9. 2015.

Gradivo je pripravila Shutilina L.A., metodologinja GMC DOgM

Pisarniška korespondenca je prav poseben žanr, ki ga morate obvladati, če se boste povzpeli po službeni lestvici. Dobre poslovne veščine pisanja vam bodo zvesto služile: pomagale vam bodo pri komunikaciji s podrejenimi, šefi in partnerji, poudarile vašo izobrazbo in pogled. Slog komunikacije mora biti zadržan, namenski, brez odstopanja od dane teme.

Značilnosti poslovne komunikacije

Vsaka komunikacija, tako osebna kot pisna, je interakcija z ljudmi z namenom izmenjave informacij, ustvarjanja vtisa in pogajanja. Nič človeškega nam ni tuje, včasih damo duha čustvom, a na poslovnem področju ne bi smelo biti prostora za nasilno izražanje naših občutkov, značajskih lastnosti in temperamenta.

Nemogoče si je predstavljati, da bi na mednarodnem srečanju predsedniki različnih držav peli pesmi, se smejali na glas ali izražali osebno nenaklonjenost. Takšen bonton obstaja, da bi bilo naše življenje čim bolj udobno in urejeno.

Pomembna značilnost poslovne komunikacije je, da je ni mogoče prekiniti sredi stavka. Za vsako pismo, ki ga prejmete, morate napisati odgovor, tudi če vam ni všeč. Če prejmete klic in nimate časa dvigniti slušalko, obvezno pokličite nazaj. Seveda je komunikacija z nekaterimi ljudmi neprijetna. Zato seznam obveznih lastnosti menedžerja vključuje odpornost na stres.

Poslovni sestanek, telefonski pogovor ali poslovna e-pošta bo zagotovo imela kakšen namen. Posledično morata strani priti do sklepov, razpravljati o projektu, se dogovoriti o strateškem partnerstvu itd.

Pravila za e-pošto

V pisnem govoru je morda celo več omejitev in konvencij kot v ustnem govoru. V neposredni komunikaciji s sogovornikom, na osebnem srečanju, lahko naredimo intonacijski poudarek na tem ali onem dejstvu, nekaj razjasnimo, če nas sogovornik ni razumel. Če pride do govorne napake, jo lahko takoj popravimo. Toda v poslovnem pismu moramo biti izjemno jasni in natančni, da besede ne pomenijo dvojne interpretacije.

Včasih so rekli: »Papir bo vse zdržal«, kar je namigovalo, da je mogoče napisati tudi nezanesljiva dejstva. Smo mnenja, da poslovna korespondenca mora biti čim bolj poštena. Mimogrede, zdaj se papirnata pisma pošiljajo vse manj. V bistvu prevažajo pogodbe in druge dokumente. V tem primeru se pisemske glave uporabljajo kot dokaz visokega statusa organizacije.

Danes poslovna korespondenca v večini primerov poteka v virtualnem prostoru in ima svoje značilnosti. Ko se dialog šele začenja, je običajno, da napišete pozdrav v skladu z bontonom, na primer: "Pozdravljeni, dragi Oleg Sergejevič! ". In na naslednjem naslovu med delovnim dnevom se pozdrav lahko izpusti.

pismenost

Pisna komunikacija, tudi po e-pošti, zahteva spoštovanje jezikovnih norm in brezhibno pismenost. Konec koncev bo dopisovanje izobraženemu sogovorniku razkrilo vaše vrzeli. Zato vam svetujemo, da napisano preverite s pomočjo posebnih storitev, če niste povsem prepričani v lastno znanje.

Navajamo splošna pravila, ki zahtevajo etičnost elektronskega komuniciranja. So precej preprosti, vendar jih mnogi, žal, zanemarjajo:

začetek vsakega stavka je napisan z veliko začetnico;
na koncu besedne zveze je postavljena pika, da je pomen prebranega jasen;
za reševanje problema in predlaganje rešitev je koristno uporabiti označen ali oštevilčen seznam;
zaradi jasnosti je dobro uporabiti tabele, grafikone, grafikone;
ne poskušajte se izrecno videti kot inteligenten, izobražen sogovornik, ne komplicirajte preprostih misli s pretiranimi deležniki in deležniki;
Čim preprosteje izrazite svoje misli, tem bolje;
čeprav v vsakdanjem govoru kultura zahteva izogibanje žargonu, v poslovnem okolju danes velja za dobro obliko poklicnega žargona in izposoje iz angleščine (a ne pretiravajte!).

Vrste poslovnih pisem

Njihova struktura je skoraj enaka. Kar zadeva glasnost, dolgo besedilo v telesu črke ne izgleda dobro. Bolje je, da ga izdate kot ločeno datoteko in priložite kot prilogo. V tem primeru morate v samem pismu po pozdravu na kratko navesti, za kaj gre v prilogi.

Struktura črk (začetek)

Poleg splošnih pravil je pomembno poznati nekaj podrobnosti poslovnega pisanja. Podali bomo pravila, ki bodo primerna v veliki večini primerov.

Začetek e-pošte se imenuje glava. Ima logotip organizacije. Koristno je imeti vedno pri roki (torej na namizju računalnika) predlogo, v katero je vpisan ta logotip.

Za razliko od komunikacije brez povezave vas sodobna pravila ne obvezujejo, da pozdravite naslovnika, bistvo zadeve pa lahko takoj navedete tako, da ga pokličete po imenu in patronimu. Vendar mnogi še naprej pišejo na začetku sporočila: »Dobro jutro! ", "Zdravo! ", "Dober večer! « ali »Pozdravljeni.« In tudi v tem ni odstopanja od norme.

Zahteve za telo pisma kažejo, da je v njem pomen korespondence. Razdelitev besedila na odstavke velja za dobro obliko, znak pozornega odnosa do sogovornika. V vsakem odstavku je poimenovan in razkrit en ali drug vidik teme. Poleg prepoznavanja problema je običajno predlagati načine za njegovo rešitev. Tako rekoč razkriti poslovno idejo v malem.

Struktura pisma (sklep)

Kako poslati poslovno sporočilo?

Večina zaposlenih v pisarni ima v svojem e-poštnem predalu zelo obsežen arhiv pisem. Da se sogovornik ne bi zmedel v dolgi korespondenci, je priporočljivo poslati pismo v obliki odgovora. Ko kliknete ustrezno polje na začetku teme pisma, se prikaže angleška okrajšava “Re…”. To je zelo priročno, saj si bo naslovnik takoj zapomnil napredek korespondence.

S tem sogovornikom lahko shranite celotno zgodovino virtualne komunikacije ali pa pustite le zadnje ali najpomembnejše citate. Sodobni poslovni bonton zahteva, da se na e-poštna sporočila odzovete hitro. Navsezadnje velik del dneva preživimo za delovnim računalnikom. Poleg tega je mogoče pošto preveriti z mobilnih naprav.

Če vas skrbi, ali je pismo prispelo do naslovnika, uporabite priročno funkcijo »Obvestilo o prejemu«, ki je na voljo na skoraj vseh poštnih strežnikih. Tako vam bo jasno, da si je pismo ogledalo.

Če je sporočilo posebnega pomena in nujnosti, je dovoljeno pisati sms ali telefonsko opomniti na pismo.

Ni treba posebej poudarjati, da hiter odziv na e-pošto kaže na vašo resnost in mobilnost pri reševanju službenih težav.

Ali potrebujemo žige

Med ustvarjalnimi osebami uporaba žigov ni sprejeta, poleg tega pa je zasmehovana in obsojena. Toda v poslovnem dopisovanju žigi pomagajo odražati standardne situacije.

Vsak od nas je vsaj nekajkrat v življenju napisal uradna pisma in zapiske. Kjer koli smo in karkoli počnemo, na katerem koli področju poteka poslovna korespondenca, ki jo je treba voditi, da razjasnimo nekatere točke, razjasnimo informacije, postavimo vprašanje itd. Medtem ko je bil prej ta pojav pogostejši pri papirnatih aplikacijah in posredovanju pisem nadrejenim (pa tudi poslovnim partnerjem), je danes ta kategorija v našem okolju bolj razširjena.

Vedeti morate, kako pravilno poteka poslovna korespondenca, tudi če samo oddate naročilo v neki spletni trgovini in želite komunicirati z njenim zastopnikom.

V tem članku bomo opisali nekaj glavnih točk, ki sestavljajo poslovno komunikacijo. Pozorni bomo na to, katere nianse je treba upoštevati pri izmenjavi pisem s partnerji; česa ne smete zanemariti, če se sogovorniku ne želite zdeti nesposobni in nevljudni, in se spomnite pravil, ki jih je treba upoštevati v vsaki situaciji.

Kjer je to primerno

Očitno se v delovnem toku najpogosteje uporablja poslovna korespondenca. Če delate v podjetju, boste zagotovo naleteli na potrebo po sestavljanju tovrstne korespondence. Ker govorimo o poslovnih trenutkih, ni težko razumeti, da mora biti slog pisanja ustrezen – čim bolj formaliziran in uraden.

Od tega, kako dobro uspete vzpostaviti poslovno korespondenco, je odvisen nadaljnji vtis zaposlenih v podjetju, kamor je pismo poslano, o vas in vašem podjetju. Zato je treba k procesu pisanja besedila in njegovemu oblikovanju pristopiti čim bolj odgovorno.

Najprej, če iščete, kako poteka poslovna korespondenca, vam priporočamo, da se seznanite z našimi navodili. V njej, kot je navedeno zgoraj, predstavljamo nekaj teoretičnih in praktičnih vprašanj. Na koncu članka bomo poskušali podati nekaj primerov obratov, ki so značilni za formalni slog pisanja. Na koncu boste z uporabo zbirke podatkov iz tega članka lahko samostojno sestavili visokokakovostna besedila za nadaljnjo komunikacijo s nasprotnimi strankami.

Vrste korespondence

Takoj, ko se prepiram o tem, kaj je poslovna korespondenca, bi rad bil pozoren na njene vrste. Torej lahko izberete pismo s poizvedbo in s tem odgovorno pismo; informativno pismo (najpogosteje poslano stranki); hvaležnost (v znak hvaležnosti za opravljeno storitev), obvestilno pismo, opomnik, opozorilo; priporočilo; garancijo in spremno pismo. Pravzaprav so to le najpogosteje uporabljene vrste, ki sestavljajo tako pravo kot elektronsko poslovno korespondenco. Zato se bomo z njimi v praksi najpogosteje srečevali.

Struktura

Logično je, da bi bilo za bolj priročno organizacijo pri pisanju katerega koli pisma koristno delati z njegovo določeno strukturo ali načrtom. To vam bo omogočilo, da nalogo razdelite na manjše korake, ki jih je veliko lažje dokončati. Na primer, razmislite o vrstici vašega pisma, da boste čim bolj natančno zajeli teme, ki jih morate navesti. Če na primer napišete vprašanje, kakšno ceno ima ta ali oni izdelek, poskusite na kratko navesti motiv: zakaj pišete podjetju (ker želite kupiti ali naročiti ta ali oni izdelek); pojasnite glavni cilj (ugotovite, koliko vas bo stalo naročilo 10 enot izdelka z določenimi možnostmi). Na koncu navedite, v kakšni obliki želite prejeti izračun, in vprašajte, ali obstaja popust za tak obseg proizvodnje.

Seveda so te informacije že očitne - le logično morate razčleniti, kaj želite napisati. Poleg tega ne smemo pozabiti na zasnovo in zahteve. O tem bomo podrobneje govorili kasneje.

Zahteve za pisanje

Torej, pravila poslovne korespondence pravijo, da morajo biti vsa pisma najprej kratka. To je glavno pravilo, da se bo brala. Strinjam se, vsi ne maramo, ko smo obremenjeni z veliko količino informacij. Če je to poslovno pismo, ne bi smelo biti ogromno - v tem primeru ga je mogoče preprosto prezreti. Če informacij ne morete skrajšati takoj, naredite to, ko napišete prvi osnutek svojega pisma.

Drugič, vaš partner (sodelujoči v dopisovanju) mora razumeti, kaj je na kocki. To pomeni, da mora biti pismo informativno in razumljivo. Vsebovati mora informacije, ki jih želite posredovati na način, da se izognete dodatnim vprašanjem in ne izgubljate časa z razjasnitvijo podrobnosti.

Tretjič, pismo naj bo čim bolj spoštljivo do vašega partnerja ali zaposlenega v podjetju, ki ga bo prebral. Res je – več spoštovanja kot izkažete do sogovornika, večja je verjetnost, da se bo pravilno odzval na vašo prošnjo in na koncu boste dosegli želeni učinek.

Dopisovanje v angleščini

V nekaterih primerih je treba pogajanja voditi v angleščini (ali katerem koli drugem jeziku razen ruščine). To je normalno, še posebej, če obstajajo odnosi s tujimi izvajalci. Omeniti velja, da pravila poslovne korespondence veljajo za kateri koli jezik: razlikujejo se lahko le slogovni obrati. Vaša naloga je izbrati najprimernejšega za situacijo, v kateri se znajdeta s partnerjem (sogovornikom).

Poslovna korespondenca v angleščini seveda zahteva dokaj visoko raven znanja, zato, če ne gre za vas, priporočamo, da se obrnete na profesionalne prevajalce. Pomembno je, da prevod opravi oseba, ki govori specializiran govor, ki je vključen v jezik poslovnega dopisovanja.

Primer. Uvod

V vsakem pogovoru je zelo pomembno, kako ga začnete. V zvezi s tem se bonton poslovnega dopisovanja ne razlikuje od komunikacije v živo: prvi korak je pozdraviti sogovornika in ga nekako vpeljati v pogovor. Pozdrav je lahko standarden »Pozdravljeni«, vendar bi moral biti uvod bolj oseben. Na primer, lahko navedete kratek namen vašega pisma (»Obrnemo se na vas, da razjasnimo nekaj informacij o vašem izdelku. Najprej nas zanima cena modela »A1«). Druga možnost: "V nadaljevanje našega telefonskega pogovora o modelu A1 vam pišem z vprašanjem o ceni tega izdelka"). Svojo situacijo lahko tudi preprosto opišete: »Pišem vam zaradi tega, ker je leta 2010 vaš partner stopil v stik z našim podjetjem in ponudil začetek sodelovanja na tem področju v vašem imenu.«

Predstavitev gradiva

Nadalje, potem ko v svojem pismu napišete nekaj uvoda, morate pojasniti, zakaj pišete. Na primer, ko postavite vprašanje o ceni izdelka, navedite, kaj vas zanima. Napišete lahko takole: "Radi bi naročili N-to število enot izdelka, pod pogojem, da je dostavljen na naslov X." V primeru nadaljevanja telefonskega pogovora lahko navedete svojo zahtevo - zakaj ste po pogovoru z njo po telefonu pisali osebi (recimo za potrditev namere za izvedbo transakcije): "Namreč: zanima nas izdelek N, pod pogojem, da bo dostavljen z možnostjo X". Če upoštevate tretjo različico, lahko začnete razvijati tudi temo vaše želje po sodelovanju s podjetjem. Opišite, da je to v vašem najboljšem interesu in da bo partner deležen določene koristi od interakcije z vami, če se s tem strinja: »Zanimalo vas bo vedeti, da se je potek našega podjetja spremenil in se nato še bolj približal interese vašega podjetja."

Ponudba

Vsaka poslovna korespondenca (tudi primeri, ki jih navajamo, nujno imajo to lastnost) zahteva logično zaporedje. Če ste sprva pisali o tem, zakaj pišete, potem morate to idejo podrobneje opredeliti in razširiti. Navedite, kaj bi od sogovornika želeli širše – morda mu narišite možnost, da bo imel koristi od tega, da se strinja z vami. Ta del bi moral biti po vsej logiki »vrhunec« vašega pisma, vrhunec te vrste. Če ste sprva gladko pristopili k tistemu, kar vas najprej zanima, potem bi morali v tem delu "razkriti karte". Vso poslovno korespondenco (zgornji primeri pisem niso nobena izjema) je treba graditi po tako gladki navzgornji krivulji. Potem bo bralec vaših vrstic razumel vaša razpoloženja in mu bo tako bolj udobno komunicirati z vami. Ne delajte nenadnih skokov, ne prehajajte z ene teme na drugo.

Kot kažejo primeri, če morate razpravljati na primer o dveh nepovezanih vprašanjih, lahko članek razdelite na dele tako, da ga razdelite na odstavke. To je priročno tako za bralca, ki bo vizualno videl trenutek, ko se premikate od enega vprašanja do drugega; torej zate, ker v tem primeru pišeš, kot da bi šlo za dve različni črki.

Če govorimo o naših primerih, bi morali zapisati: "Poleg tega bi radi ponovno naročili izdelek N, o katerem smo se z vami pogovarjali pred mesecem dni." Ali: "Po primerni ceni za naše razmere, želimo z vami vzpostaviti trajno sodelovanje na tem področju in povečati distribucijski kanal na X-Y tisoč enot." Na koncu lahko rečete tudi: "Če vas še vedno zanima delo z nami, nam to sporočite."

Vsak drugi vzorec poslovne korespondence je zgrajen po tem principu, zato s tem ni nič narobe. Nasprotno, označevanje naslovov pogosto pomaga pri boljši navigaciji, saj odstrani "trdno besedilo", v njem naredi nekakšna "sidra", na katera se lahko vizualno pritrdite.

Zaključni del

Končno bi morali pismo končati v istem duhu, v katerem ste ga začeli. Če pišete zahvalo, napišite, da ste veseli sodelovanja s podjetjem, ki ga opisujete; če je to komercialna ponudba, se morate zahvaliti za pozornost do vašega pisma in upati na nadaljnjo interakcijo s to osebo. Razumeti morate, da način, kako končate svoje pismo, v veliki meri določa končno mnenje o vas in vašem podjetju. Vsa poslovna korespondenca (primeri pisem to ves čas dokazujejo) je zgrajena na vljudnosti - zato se vedno ne pozabite zahvaliti sogovorniku, izraziti upanje, ga pohvaliti ali pustiti svoje priporočilo. Konec besedila izberite tako, da v celoti ustreza težavi, opisani v pismu.

Primeri: "Upamo, da vas bomo ohranili kot našega dolgoletnega partnerja z upanjem na stabilno sodelovanje v naših prihodnjih dejavnostih." Ali "Iskreno smo hvaležni za vašo pozornost in upamo, da bomo z vami lahko v prihodnosti razvili sodelovanje." Ali "Hvala za vašo pozornost. Upam, da bomo lahko tudi v prihodnje služili vašim interesom na trgu N."

Bonton in pismenost

Nikoli ne pozabite biti vljudni. Kot je poudarjeno zgoraj, je pomembno, če vas zanima poslovna korespondenca. Fraze, kot so »z veseljem sodelujem«, »hvala za pozornost«, »oprostite za težave«, »z veseljem vas bomo videli«, »nam delate družbo« in druge. Zadnji dve se mimogrede nanašata bolj na vabila na korporativna praznovanja kot na poslovno pismo.

Vedno v znak spoštovanja dodajte frazemom »prosim«, »hvala«, »bodite prijazni« in tako naprej, kjer je to primerno.

Enako pomembna v procesu pisanja poslovnih pisem je pismenost osebe. Natančneje, če v procesu ustvarjanja pisma naredite vsaj eno elementarno napako, lahko rečete, da si bo sogovornik o vas ustvaril povsem drugačno mnenje od tistega, ki ga pričakujete. Zato poskušajte pisati čim bolj pravilno in vse večkrat preverite. Če ne veste, kako najti napake in jih odpraviti sami, uporabite storitve lektorja ali specializirane storitve. To je zelo preprosto, vendar vam bo omogočilo, da ste prepričani v svoje besedilo.

Vadba in usposabljanje

Na spletu, kot je navedeno zgoraj, je veliko primerov že pripravljenih poslovnih pisem na katero koli temo. Tukaj jih nismo vstavili v celoti, saj dejansko ta članek preprosto nima dovolj prostora, da bi sprejel tako veliko količino informacij. Namesto tega smo se odločili, da preprosto navedemo nekaj osnovnih pravil in načel, s katerimi ste se imeli priložnost seznaniti zgoraj. Vendar to seveda še zdaleč niso vsi koraki, ki bi jih morali narediti na poti do študija poslovnega pisanja. Pravzaprav najpomembnejšo vlogo na tem področju igrajo praktične izkušnje.
Če preučite, recimo, 5-10 primerov že pripravljenih črk, pa tudi preberete naš članek in od tu izvlečete nekaj pravil, boste zelo kmalu lahko pisali pisma na način, ki ga potrebujete. Pravzaprav je to dovolj za ustvarjanje katerega koli pisma v okviru poslovne korespondence.

Pripravljeni primeri

Ker, kot je navedeno zgoraj, obstaja veliko število pripravljenih primerov, študente in strokovnjake začetnike mika, da bi uporabili že pripravljeno delo nekoga drugega, da bi na podlagi tega izdelali svoj projekt. Rad bi povedal, da to v praksi ni priporočljivo, medtem ko na treningu - prosim.

V procesu preučevanja, kaj je napisano z drugimi črkami, boste lažje krmarili, kaj je treba pojasniti v vaši korespondenci. To je normalno, saj je v človeški naravi, da se uči neposredno iz izkušenj.

Res je, če prejmete nalogo sestavljanja popolnega poslovnega pisma, najprej poskusite pregledati primere in izbrati najprimernejšega za svojo nalogo. Nato ga morate čim bolj prilagoditi situaciji, ki ste jo razvili v skladu s splošnim konceptom, hkrati pa jo znova napisati, da vzpostavite svoj slog predstavitve in pisanja. Navsezadnje boste morda lahko bolje posredovali informacije in naredili komunikacijo bolj produktivno in učinkovito.

Učite se in vadite! In v dokaj kratkem času boste lahko ustvarili svoja poslovna pisma!

Ko boste prvič sedeli in napisali poslovno pismo, se boste verjetno počutili zmedeno. Navsezadnje to sploh ni isto kot spustiti sporočilo prijatelju ali sorodniku. Kako stopiti v stik s sogovornikom? Uporabiti čustvene simbole ali ne? Kako izpolniti vsa ta številna polja?

Začeti morate po vrstnem redu in ne pozabite začeti s splošnimi pravili za ravnanje z delovnimi pismi po elektronski pošti.

Pregled. Če poslovna korespondenca ni vaše glavno področje dejavnosti, lahko svojo pošto preverite dvakrat – zjutraj, ko pridete v službo in popoldne. Če je komunikacija s strankami in poslovnimi partnerji del vaših vsakodnevnih aktivnosti, boste lažje namestili e-poštni odjemalec, ki bo prikazoval obvestila o pismih na namizju.
Odgovori. Neizgovorjeni bonton zahteva, da je odgovor na pismo napisan čim hitreje, zato je mogoče črke prezreti le, če obstaja zadeva, ki ne prenaša motenj. Uradna pravila pravijo, da je treba na pismo odgovoriti v desetih dneh, če je prispelo po pošti, in v dveh dneh, če je prispelo po faksu.
Skladiščenje. Poskrbite, da e-poštna sporočila ne končajo v mapi z vsiljeno pošto. Poleg tega jih ni mogoče izbrisati: sicer se v primeru spora ne bo mogoče preprosto obrniti na korespondenco in videti, kdo ima prav.
Uporaba. E-poštni naslov podjetja lahko uporabljate samo tako, da vodite korespondenco v njegovem imenu. Če je iz nekega razloga za dopisovanje potrebno uporabiti osebno e-pošto, se prepričajte, da je videti uradno in ne vsebuje nespodobnih ali vulgarnih besed.
Ugotovili smo prostor za shranjevanje, ugotovili smo odzivni čas in kakšno e-pošto uporabiti. Vse to si je enostavno zapomniti in lahko preidete na naslednji korak: prihaja poslovno pismo. Kako odgovoriti, da ne užalite sogovornika?
Pravilno. Pisma, kot je "Živjo, Vasya, prejel sem tvoje pismo in zdaj sem mislil ..." je treba pustiti za osebno korespondenco. Vodenje poslovne korespondence zahteva korektnost in vljudnost. Ne morete uporabljati žargona, ekspresivnih, nesramnih izrazov. Ne morete postaviti emotikonov, tudi če s sogovornikom delate več let. Ne morete se obrniti na "ti" in biti seznanjen - pismo mora biti vljudno in suho.
Kompetentno. Pismenost je pokazatelj kulturne razvitosti, intelektualne ravni, način ohranjanja ugleda podjetja in pisanja pisma v stilu. Če je vaš ruski pisni jezik slab - kar je običajno in sploh ni razlog za sram - uporabite posebne storitve za preverjanje slovnice, črkovanja, ločil.
Ustrezno. Tudi najbolj kompetenten in pravilen odgovor je lahko zapravljen, če sogovornik preprosto ne razume, o čem govorite. Zato se je treba bodisi vzdržati strokovnih izrazov bodisi dati njihovo dekodiranje. Prav tako ne smete uporabljati preveč zapletenih ali ne preveč pogostih besed, ki lahko zmedejo sogovornika. In seveda ne morete vstaviti besed, katerih pomen vam povzroča dvome.
logično. Če ne poznate odgovora - prosite sogovornika, naj počaka, ugotovi in napiše drugo pismo. Če je znano, preverite, ali je v pismu navedeno dosledno, logično in jasno, in ga šele nato pošljite.
lepa. Dizajn je prav tako pomemben kot vsebina. Uporabite odstavke, citirajte vprašanje in šele nato odgovorite, uporabite oštevilčene in označene sezname.

Če želite odgovoriti na prejeto pismo, je dovolj, da to storite kompetentno, pravilno, ustrezno in logično. Toda kako najprej napisati pismo?

Najprej ga morate pravilno formatirati:

Zadeva . Polja »Subject« v telesu e-pošte ne smemo zanemariti, saj si bo sogovornik z branjem ustvaril prvi vtis o tem, kaj se od njega zahteva. V idealnem primeru bi moralo izgledati takole: "Ime podjetja, bistvo problema" - "JSC Romashka". Steklene zaloge.
Podpis . Večina poštnih storitev vam omogoča, da nastavite samodejni podpis, ki mora vsebovati: "Ime, položaj, podjetje" - "Makarova I.V., glavni računovodja JSC Romashka". Ta obrazec bo prejemniku omogočil, da zlahka ugotovi, koga nagovarja in kako naj začne svoj odgovor.
Pozdravi . Pozdrav ne bi smel biti znan - brez "Pozdravljeni", "dober čas dneva", "aloha" in drugih podobnih možnosti. Najboljši bi bil nevtralen "Pozdravljeni" ali "Dober dan".
Pritožba . Pritožbe po imenu - "Anya" - namesto celotnega - "Anna Dmitrievna" so videti znane in lahko pokvarijo celoten vtis pisma. Zato je bolje izbrati naslov po imenu in patronimu.
Dolžina . Predolga pisma je težko brati. Zato se količina, ki se prilega standardni strani urejevalnika besedil, šteje za optimalno.

Splošna pravila za delo s pismi, odgovori in novimi pismi - vse to se je enostavno naučiti. Zapomniti pa si je treba še nekaj stvari:

Vsebina . Pismo naj vsebuje razlog, zaradi katerega je napisano, dosleden opis le-tega in šele po vprašanjih in predlogih.
Pomen . Večina poštnih storitev ima potrditveno polje »Pomembno!«, ki ga lahko označite med pisanjem. Potem bo takšno pismo označeno v mapi prejemnika.

POMEMBNO! Zastave ne morete uporabiti kar tako – sicer se bo res nujno pismo preprosto utopilo v obilici nepremišljeno izbranih.

Konec dialoga . Po pravilih neizrečenega bontona tisti, ki ga je začel, konča dopisovanje.
Čas. Pošiljanje pisem ob koncu delovnega dne in v petek popoldne ni le slaba forma, ampak tudi brezupno podjetje - vseeno bo odgovor prišel šele naslednje jutro ali celo v ponedeljek.
Vljudnost . Čestitam za prihajajoči praznik. Hvala za vaš odgovor. Če na nujno pismo ni mogoče takoj odgovoriti, je treba o tem obvestiti naslovnika.
Naložbe . Vsako prilogo je treba zapakirati v arhiv in o tem obvestiti prejemnika posebej v telesu pisma.

POMEMBNO! Pravila elektronskega poslovnega dopisovanja zahtevajo pozornost do sogovornika - dovoliti mu je, da govori, postavlja vprašanja, ne zahteva ničesar v ultimativni obliki.

Vrste e-pošte

Pravila, ki urejajo dopisovanje, se lahko nekoliko razlikujejo glede na to, kam bo pismo šlo.

Interna korespondenca pomeni, da je zaželeno odgovarjati na pisma isti dan, da ne bi ustavili dela lastnega podjetja, in tudi, da je ton pisma morda nekoliko bolj znan kot v drugih primerih.

POMEMBNO! Dobro je razviti enotno predlogo za interno korespondenco, po kateri lahko zaposleni hitro pišejo pisma, ne da bi si razbijali glavo o strukturi.

Zunanja korespondenca pomeni večjo stopnjo formalnosti, pa tudi potrebo po filtriranju profesionalnega slenga - pogosto sogovornik iz drugega podjetja preprosto ne razume določenih besed.
Mednarodna korespondenca pomeni več formalnosti, pa tudi potrebo po upoštevanju časovnih pasov. Torej, pošiljati pismo v New York zjutraj in čakati na odgovor v bližnji prihodnosti, skrbeti in hiteti, ni vredno - navsezadnje se zaposleni, ki mora na pismo odgovoriti, najverjetneje še vedno greje v postelji.

Ni pa velikih razlik. Vljudnost, pismenost in sposobnost jasnega oblikovanja zahteve so povsod cenjeni.

Kako napisati poslovno pismo

Za pripravo dokumenta uporabite Microsoft Word in naslednja pravila:

pisemski papir organizacije;
pisava Times New Roman;
široke robove;
velikost 12-14 str.;
razmik med vrsticami - 1-2 str .;
spodaj desno napišite številke strani pisma.

Če gre za mednarodno korespondenco, je pismo napisano v jeziku naslovnika.

Struktura poslovnega pisma:

pritožba;
preambula;
Glavno besedilo;
Zaključek;
podpis;
Dodatek.

Kaj je še pomembno zapomniti:

Sklicujte se na "ti" sogovorniku.
Če pišete odgovor na prejeto pismo, si ga na samem začetku zapišite, na primer: »Na vašo pritožbo z dne 1. 1. 2020…«
Če je bilo pismo prejeto z agresivnostjo, ne postanite kot nasprotnik in v dopisovanju ne uporabljajte agresivnih, prigovarjajočih izrazov in urejenega tona.
Vsako novo misel zapišite v novo vrstico, da bodo informacije bolje zaznane. Ne delajte dolgih odstavkov. Največ 5-7 stavkov.
Izogibajte se besedam, napisanim z velikimi črkami (Caps Lock) – takšno besedilo se dojema kot grožnja.
Ne pozabite vključiti kontaktnih podatkov pošiljatelja in datuma pošiljanja pisma.
V poslovnem dopisovanju ne uporabljajte emotikonov in narekovajev.
Ne uporabljajte tujih besed, izberite ruski sinonim.
Napišite z eno pisavo. Ne uporabljajte barvnega besedila in pretiranega podčrtanja, krepkih poudarkov itd.
Bodite vljudni s sogovornikom in odprti v komunikaciji. Pojasnite njegovo mnenje in ga vprašajte, kaj misli o tem. Pokažite empatijo in spoštovanje.
Pazi, kako se odzove nasprotnik.

Standardne fraze, ki jih je mogoče uporabiti

Da ne bi vsakič razmišljali, v kakšno obliko postaviti misli, lahko uporabite standardne fraze, sprejete za poslovno korespondenco:

Pritožba. "Pozdravljeni, dragi Igor Petrovič"- če osebno poznate prejemnika. "Pozdravljeni, gospod Smirnov"- če mu pišeš prvič v življenju. Običajno se omenja vojsko "Pozdravljeni, tovariš polkovnik Smirnov".
Opaziti. Primer standardne fraze: "Obveščamo vas, da ...". Lahko se spremeni v "Vas obveščam", "obvestiti", "obvestiti".
Pojasnilo. Če želite prejemniku povedati o namenu pisma na samem začetku, lahko uporabite konstrukcije: “V odgovor na vašo prošnjo…”, “Za opravljanje dela…”, “Za pomoč…”, “V skladu z vašimi željami…”.
Prošnja. Vprašajte v pismu mora biti v skladu s formulo "Prosimo vas ...".
Ponudba. “Lahko vam ponudimo…”, “Priporočamo vam…”.
Potrditev. "Potrjujemo ...", "Prejeli smo ...".
Zavrnitev. "Vaš predlog je bil zavrnjen...", "Iz spodaj opisanih razlogov se ne moremo strinjati...", "Vaš predlog je bil obravnavan in ugotovljeno, da ni konstruktiven".

Formalnost je najboljši spremljevalec poslovne korespondence, vendar je pomembno, da se pomen ne izgubi za uradnimi frazami. Dober primer poslovnega pisma bi izgledal takole.