Zasady prowadzenia grafików. Prawidłowe prowadzenie kart czasu pracy

W tym artykule znajdziesz:

Szczegółowy opis sposobu wypełniania arkusza czasu pracy
Przykładowy arkusz czasu pracy

Prowadzenie karty czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy określonym w art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Dla każdego pracownika należy prowadzić kartę czasu pracy T 12, wskazując faktycznie przepracowany czas. Do tego zastosowania:

arkusz czasu pracy T 12;
karta czasu pracy T 13.

Możesz używać ujednoliconych formularzy zatwierdzonych dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 lub formularzy opracowanych niezależnie.

Do czego służy karta zgłoszenia?

Karta czasu pracy jest wymagana w celu:

codziennie brać pod uwagę sposób, w jaki pracownicy wykorzystują swój czas pracy, czy przestrzegają ustalonego harmonogramu pracy;
otrzymywać dane o przepracowanych godzinach;
obliczyć wynagrodzenie;
sporządzania raportów statystycznych dotyczących pracy dla organów statystycznych.

Dwa sposoby prowadzenia grafiku

Arkusze czasu pracy i kalkulacje wynagrodzeń można prowadzić przy użyciu jednej z dwóch metod:

1) sposób ciągłej rejestracji obecności i nieobecności w pracy. Służy do skumulowanego rejestrowania czasu pracy, gdy liczba przepracowanych godzin jest zróżnicowana.

2) sposób rejestrowania odchyleń (niestawienia się, spóźnienia, nadgodziny itp.). Metodę tę stosuje się, gdy długość dnia pracy (zmiany) jest stała.

Próbki arkuszy czasu pracy

Karta zgłoszenia sporządzana jest w jednym egzemplarzu. Na koniec miesiąca wypełniona karta raportu musi zostać podpisana przez kierowników działów strukturalnych i pracownika HR. Dokument jest następnie przesyłany do działu księgowości w celu naliczenia płac.

Co do zasady karty czasu pracy prowadzone są dla pracowników każdej jednostki strukturalnej. W swojej pracy możesz używać zarówno karty czasu pracy T 12, jak i karty czasu pracy T 13. Karta czasu pracy T 13 służy do automatycznego przetwarzania rachunkowości danych.

Kto prowadzi grafik

Wypełnianie karty czasu pracy z reguły przydzielane jest osobie upoważnionej. Sporządza kartę raportu w jednym egzemplarzu, przekazuje ją kierownikowi jednostki strukturalnej, pracownikowi kadr i przekazuje do działu księgowości. Na podstawie danych z karty czasu pracy naliczane i wypłacane są wynagrodzenia pracowników.

Najczęściej odpowiedzialność za prowadzenie kart czasu pracy przypisuje się specjalistowi ds. kadr, księgowemu lub kierownikom działów strukturalnych poza ich głównymi funkcjami.

Jakie oznaczenia są używane przy wypełnianiu karty czasu pracy?

Wypełniając grafik, możesz używać zarówno kodów alfabetycznych, jak i cyfrowych, których lista znajduje się na stronie tytułowej ujednoliconego formularza nr T-12, zatwierdzonego uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1.

W karcie czasu pracy najczęściej stosowane są następujące oznaczenia:

Jestem osobą pracującą w dzień;

B – weekendy i święta wolne od pracy;

N – praca w nocy;

PB – praca w weekendy;

C – praca w godzinach nadliczbowych;

B – zwolnienie lekarskie (okres czasowej niezdolności do pracy);

K – podróż służbowa;

OT – roczny podstawowy płatny urlop;

OZ – urlop bez wynagrodzenia;

U – urlop naukowy.

Kod nieobecności z przyczyn przyczynowych oznaczony jest w karcie zgłoszenia kodem literowym „NN” (niestawienie się z nieznanych przyczyn) lub kodem cyfrowym „30”.

Ogólnie przyjęte symbole wskazujące dowolny okres (na przykład przerwy na karmienie dziecka przewidziane na podstawie części 4 art. 258 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) mogą nie wystarczyć. W takim przypadku organizacja ma prawo wydać polecenie wprowadzenia dodatkowego symbolu z kodem alfabetycznym lub cyfrowym (Procedura stosowania ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej, zatwierdzona uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 marca 1999 nr 20).

Jak prowadzić grafik bez błędów

Wypełnienie grafiku wydawałoby się proste, jednak w praktyce zdarzają się następujące błędy:

wskazane jest jedynie nazwisko i inicjały pracownika, bez wskazania stanowiska;
dzień wolny od pracy oznacza się jako dzień roboczy;
w dzień przedświąteczny czas pracy ulega skróceniu np. o 1 godzinę zamiast 7 godzin 8.

Możesz bezpłatnie pobrać i wypełnić ujednolicony formularz T-12 bez błędów w serwisie księgowym online „Moja Firma”, po wcześniejszej rejestracji w serwisie za pomocą domeny . Wszystkie formularze prezentowane w serwisie są na bieżąco aktualizowane i spełniają wszelkie wymogi prawne.

Jak prowadzić kartę czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na pół etatu

Czas faktycznie przepracowany przez pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy jest odnotowywany w karcie czasu pracy. Czas jego trwania (w godzinach i minutach) wskazany jest w dolnym wierszu (kolumny 4 i 6) formularza nr T-12 lub w wierszach 2 i 4 (kolumna 4) formularza nr T-13. Jeżeli pracownik jest wewnętrznym pracownikiem zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy, przepracowany czas jest wykazywany osobno dla każdego stanowiska.

Jak oznaczyć podróż służbową w karcie czasu pracy

Dla pracowników oddelegowanych prowadzona jest karta czasu pracy nr T-12. Dni podróży służbowej oznaczone są kodem literowym „K” lub cyfrą „06”. Godziny pracy w podróży służbowej nie są odnotowywane.

W praktyce zasady prowadzenia takiego dokumentu jak karta czasu pracy budzą wiele pytań wśród wielu specjalistów. Często pojawiają się trudności z przygotowaniem tego dokumentu, szczególnie jeśli chodzi o pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, niepełnoetatowych pracowników itp.

Każde przedsiębiorstwo ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Obowiązki te można przypisać pracownikowi ds. personalnych, kierownikowi, księgowemu itp. Rejestracja odbywa się za pomocą specjalnego formularza zatwierdzonego przez Rosstat. Jest to formularz 0504421 lub po prostu karta czasu pracy, która jest niezbędna do zarejestrowania obecności lub nieobecności pracownika w pracy.

Karta czasu pracy (formularz 0504421) jest wymagana w przypadku:

Kontrola czasu pracy w całym przedsiębiorstwie lub wydzielonym dziale.
Rozliczanie dni pracy pracowników, a także zwolnień lekarskich, podróży służbowych, urlopów itp.
Rejestrowanie nieobecności.
Wprowadzanie informacji o nowych podwładnych do karty czasu pracy.

Każdy pracownik przedsiębiorstwa otrzymuje swój własny, unikalny kod, który służy do wypełnienia karty czasu pracy. Liczba ta nie ulega zmianie nawet w przypadku przeniesienia pracownika wewnętrznie.

Formularz karty zgłoszenia

Istnieją dwie formy arkuszy księgowych - T-12 i T-13. Ponadto prawo nie zabrania wykorzystywania przez kierownictwo firmy dokumentów własnego rozwoju. Dwa typy grafików są przeznaczone do różnych potrzeb:

T-12. Wypełniany jest ręcznie przez pracownika personalnego. Dziś używa się ich znacznie częściej.
T-13. Niniejsza forma dokumentu przeznaczona jest wyłącznie do automatycznego przetwarzania danych. Wszystkie informacje wprowadzane są za pomocą komputera, po czym należy wydrukować i podpisać kartę zgłoszenia.

Pomoc: jeśli menadżer chce skorzystać z własnych formularzy, może wziąć za przykład standardowe.

Zasady wypełniania

Wiedząc, jak poprawnie wypełnić dokument, bardzo łatwo jest zminimalizować liczbę popełnianych błędów. Przykładowy formularz można znaleźć w Internecie. Zasady prowadzenia kart czasu pracy są następujące:

Osoba wypełniająca dokument musi dokładnie wskazać, ile dni i godzin przepracował podwładny.
Informacje na karcie czasu pracy wprowadza wyłącznie osoba upoważniona.
Po wypełnieniu formularze są podpisywane przez kierownika i osobę odpowiedzialną za personel.
Następnie wszystkie podpisane karty czasu pracy przekazywane są do działu księgowości.

Ten porządek nigdy nie jest naruszany. Instrukcje dotyczące wypełniania dokumentu są następujące:

Osoba, do której uprawnień należy wypełnienie tego dokumentu, musi wskazać nazwę firmy, numer karty czasu pracy, terminy księgowe itp.
Następnie sporządzany jest rozdział nr 1.

W tej sekcji specjalista ds. Personalnych powinien wypełnić odpowiednie pola i wskazać kody, których dział księgowości będzie następnie używać do obliczania wynagrodzeń. Tam również wypełniona zostanie sekcja nr 2.

Jeśli chodzi o kody, najczęstsze to:

„Ja” i „01” – praca według ustalonego harmonogramu;
„C” i „05” – obróbka;
„P” i „14” – urlop macierzyński itp.

Dni wolne można wskazać na karcie czasu pracy na dwa sposoby, w zależności od przyczyny ich udzielenia. Przykład: jeżeli dzień wolny został otrzymany dodatkowo i nie jest odpłatny, to wpisuje się „B”, a jeśli jest to dzień wolny od pracy, to „OB”.

Inaczej też ewidencjonuje się pracę w dni wolne od pracy. Przykład: gdy podwładny otrzymuje wynagrodzenie za pracę w święto, używa się słowa „RV”. Jeśli jednak weźmie dodatkowy dzień wolny na tę zmianę, oficer personalny przyznaje mu „NV”.

W wielu przedsiębiorstwach często zdarzają się sytuacje, w których informacje w karcie czasu pracy mogą być błędne. Załóżmy, że pracownik zachorował i nie zgłosił tego, ale pracownik kadr wskazał, że przyczyna jego nieobecności jest nieznana. Po wyzdrowieniu osoba przynosi prawo, ale karta czasu pracy została już sporządzona i przekazana pracownikowi do zapłaty. Co robić?

Następnie specjalista musi zastosować korekcyjny grafik. Zwykle wystawiany jest po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Do dokumentu wpisywane są prawidłowe informacje, a także dołączona jest notatka od osoby ją wypełniającej. W notatce wskazano przyczyny nieprawidłowego wypełnienia karty czasu pracy.

Dokument nie ma specjalnej formy, dlatego można go sporządzić na papierze firmowym organizacji. Zazwyczaj dokument do wypełnienia jest dwojakiego rodzaju:

Całkowicie identyczny z pierwotną formą. Arkusz raportu korygującego powiela wszystkie informacje z pierwszego dokumentu, z wyjątkiem oczywiście błędnych informacji.
Zawiera jedynie poprawki. Ten typ dokumentu jest mniej powszechny, ale nie jest zabroniony przez prawo.

Na podstawie karty raportu korygującego dział księgowości dokona niezbędnego przeliczenia płatności.

Terminy

Jeśli chodzi o okresy rozliczeniowe, młodzi profesjonaliści powinni wiedzieć, że takim okresem jest zawsze jeden miesiąc kalendarzowy. Nie można wypełnić karty raportu za kwartał lub rok. Natomiast na koniec każdego miesiąca pracy upoważniony pracownik ma obowiązek sporządzić dokumenty dla każdego pracownika i przekazać je osobie podpisującej kartę czasu pracy.

Zarówno w 2015, jak i 2016 roku nie nastąpiły żadne zmiany w tym zakresie. Jeśli pracodawca dokona jakichkolwiek zmian, pracownicy HR dowiedzą się o tym jako pierwsi.

Odpowiedzialność

Za prawidłowe wypełnienie karty czasu pracy odpowiada osoba do tego upoważniona. Inspektorzy często jednak odnotowują różnego rodzaju naruszenia:

rozbieżność w informacjach dotyczących zarobków danej osoby;
nieprawidłowe użycie kodów;
nieprawidłowe obliczenie płatności na podstawie zwolnienia chorobowego.

Za te błędy urzędnik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności administracyjnej, co oznacza karę grzywny w wysokości do 5000 rubli. Ale jeśli firma w ogóle nie wystawi dokumentu czasu pracy, kierownik może zostać ukarany grzywną w wysokości 50 000 rubli.

Funkcje napełniania

Sędziowie mierzący czas często muszą robić notatki na dokumencie wskazujące odstępstwa od standardowego trybu pracy. Należy pamiętać, że można tego dokonać wyłącznie na podstawie dokumentów potwierdzających (zaświadczenie lekarskie itp.).

Jednak najczęściej trudności z przygotowaniem dokumentów pojawiają się, gdy podwładny wyjeżdża w podróż służbową. Aby uniknąć błędów, oficerowie personalni powinni znać pewne niuanse:

W święta i weekendy pracownik wyjeżdża w delegację, co oznacza, że otrzymuje podwójne wynagrodzenie. Wpisano „KM”.
Podwładny jest na urlopie. Oznacza to, że „OT” umieszcza się w pustych komórkach odpowiadających weekendom. Jeżeli są dni wolne od pracy, należy je wykluczyć.
Pojawia się nowy pracownik. Dlatego we wszystkich pustych komórkach dla dat poprzedzających jego zatrudnienie należy wpisać „XX”. Symboli tych należy używać, gdy pracownik już odszedł, a karta raportów miesięcznych nie została jeszcze zamknięta.

Zanim przystąpisz do prowadzenia kart czasu pracy pracowników, powinieneś zapoznać się z odpowiednimi instrukcjami i poznać wszystkie niuanse związane z rejestracją. Przecież błędy popełnione w tym przypadku wpływają przede wszystkim na wynagrodzenia pracowników, liczbę absencji i czas trwania urlopu. Należy bardzo dokładnie sprawdzić całą dokumentację przekazywaną przez pracowników.

Uwaga! Ze względu na ostatnie zmiany w przepisach, informacje prawne zawarte w tym artykule mogą być nieaktualne!

Nasz prawnik może Ci bezpłatnie doradzić - napisz swoje pytanie w poniższym formularzu:

Każde przedsiębiorstwo płaci wynagrodzenie na podstawie faktycznie przepracowanych godzin lub dni. Te dane do rozliczania i wypłaty wynagrodzeń według przepracowanego czasu wymagają specjalnego formularza do pierwotnej księgowości. Formularz ten jest uważany za arkusz czasu pracy.

Poniżej znajdują się informacje o tym dokumencie, instrukcja jego wypełniania według godzin pracy przepracowanych w przedsiębiorstwie.

Dlaczego ten dokument jest potrzebny i dlaczego warto go sporządzić?

Zacznijmy od tego, że karta czasu pracy to dokument, który ma obowiązek prowadzić każdy pracodawca lub jego upoważniony przedstawiciel w przedsiębiorstwie, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników i formy własności w tabeli personelu.

Brak tego dokumentu w przedsiębiorstwie będzie skutkować odpowiedzialnością kierownictwa w postaci kar finansowych podczas kontroli organu ochrony pracy.

W przypadku, gdy wynagrodzenia zajmują bardzo istotne miejsce w kosztach przedsiębiorstwa, dokumenty podczas kontroli podatkowej mogą nasuwać hipotezę o bezpodstawnym naliczeniu wynagrodzenia i wyłączeniu go z wykazu wydatków przedsiębiorstwa. W takim przypadku wystąpią nieprzyjemne konsekwencje.

Formularze T-12 i T-13: zasady i etapy wypełniania

Arkusz księgowy prowadzony jest w każdy roboczy dzień miesiąca, oraz ostatniego dnia sporządzany jest raport z łącznej liczby przepracowanych dni/godzin. Wypełniony dokument przesyłany jest do działu księgowości.

Podajmy przykład instrukcji wypełniania karty czasu pracy i obliczania wynagrodzeń, wykorzystując jako podstawę formularze T-12 i T-13. Nie różnią się znacząco.

U góry należy podać nazwę organizacji zgodnie z dokumentami założycielskimi oraz nazwę jednostki strukturalnej, jeśli taka istnieje.
Wypełniane są komórki „data sporządzenia” (ostatni dzień miesiąca roboczego) i „numer dokumentu”.
„Okres rozliczeniowy” wskazuje przedział czasu, od którego naliczane jest wynagrodzenie zgodnie z planem.
Pierwsza kolumna w arkuszu czasu pracy wskazuje numer seryjny pracowników.
Kolumny 2-3 wypełnia się na podstawie imiennych kart pracowników zgodnie z formularzem T-2, ustalonym na podstawie zamówienia o przyjęcie do przedsiębiorstwa.
Kolumny 4 i 6 przeznaczone są na kody kosztów czasu pracy oraz informację o liczbie godzin przepracowanych w ostatnim miesiącu.
Kolumny 5 i 7 służą do oznaczenia wyników pośrednich za dwie połowy miesiąca.
Kolumny 8-17 wypełnia się na koniec miesiąca sprawozdawczego.
Do ostatecznego obliczenia dni nie wlicza się dni nieobecności pracownika (zwolnienie lekarskie, wyjazdy służbowe, absencje, weekendy).
Kolumny 14 i 16 wypełnia się liczbą dni i godzin.
15 – kod przyczyny nieobecności w pracy
17 – łączna liczba dni wolnych i urlopów pracowniczych w miesiącu sprawozdawczym.

Dokument podpisuje pracownik działu kadr, komórki strukturalnej, dyrektor lub inna upoważniona przez niego osoba.

Sporządzanie arkuszy czasu pracy dla pracy zmianowej i innych niuansów

Zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu faktycznie przepracowanego przez każdego pracownika. Godziny pracy są płacone według fizycznej lokalizacji w miejscu pracy. Oblicza się je poprzez odnotowanie obecności i nieobecności w pracy.

Praca zmianowa jest warunkiem układu zbiorowego i musi być udokumentowana. Praca zmianowa może być wykonywana wyłącznie zgodnie z harmonogramem zmian zgodnie z art. 103 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Uwzględnia dzienne godziny pracy i częstotliwość zmian. Harmonogram zmian w tym przypadku działa jako lokalny niezależny akt regulacyjny.

Aby zatwierdzić pracę na nocne zmiany, wymagane jest umieszczenie pracy na liście określonej w umowie lub akcie pracodawcy zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

W praktyce najczęściej stosowany jest dzienny harmonogram pracy „trybu czasowego”. W trybie rozliczania uwzględniane są przepracowane w miesiącu zmiany, a ich czas trwania powinien być taki sam w całym okresie. Praca wykonana ponad wymiar nie może być zrekompensowana opuszczeniem pracy w innym dniu lub wzięciem wolnego.

Jeżeli warunki przedsiębiorstwa nie pozwalają na przestrzeganie warunków pracy zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, wprowadzają skróconą rejestrację czasu pracy. Pracę zmianową można połączyć z wprowadzeniem śledzenia czasu. Tryb wprowadzenia rachunkowości zbiorczej w firmie regulują wyłącznie wewnętrzne przepisy pracy. Artykuł 104 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wymaga jedynie, aby nie przekraczać nominalnej liczby jednostek roboczych na miesiąc.

Poniższy film szczegółowo opisuje procedurę prowadzenia arkuszy czasu pracy:

Sankcje za nieprawidłowe wypełnienie karty czasu pracy

W trakcie kontroli podatkowych i finansowych audytorzy mogą stwierdzić następujące rodzaje naruszeń przy wypełnianiu arkusza księgowego:

dane dotyczące wynagrodzeń nie odpowiadają tym wskazanym w podstawowych dokumentach sprawozdawczych i kartach czasu pracy;
dane dotyczące wynagrodzeń nie odpowiadają tym wskazanym w dokumentach płatniczych i rozliczeniowych oraz kartach czasu pracy;
użycie kodów i oznaczeń jest nieprawidłowe;
nadgodziny lub nadgodziny nie są brane pod uwagę;
wyliczenie wysokości świadczeń wynikających z tymczasowego orzeczenia o niepełnosprawności.

Naruszenia mogą skutkować nałożeniem kar na księgowego lub pracodawcę do 5000 rubli. Nieposiadanie karty zgłoszenia lub jej brak w miejscu pracy podczas audytu przez audytorów może skutkować karami administracyjnymi zgodnie z art. 5 ust. 27 oraz nałożeniem kar na kierownika jednostki w wysokości do 50 000 rubli.

Aby zarejestrować i obecność pracowników organizacji lub przedsiębiorcy przy produkcji, codziennie stosuje się kartę czasu pracy w formularzu T-13, a w przypadku ich nieobecności ustala się przyczynę, co również znajduje odzwierciedlenie w dokumencie. Stosowany przez pracowników HR lub księgowości na podstawie danych o obecności pracowników przekazanych przez menadżera. Poniżej znajdują się formularze do pobrania.

Karta czasu pracy jest jednym z głównych dokumentów, na podstawie których ustalane są wynagrodzenia pracowników, zwłaszcza tych, dla których są obliczane za faktycznie przepracowane godziny. Dokument rejestruje informacje o obecności pracowników na produkcji, podróżach służbowych, urlopach, zwolnieniach lekarskich, w tym o fakcie nieobecności w pracy i absencji.

Dobry grafik należy sporządzić i przekazać do działu księgowości 2 razy w miesiącu, jeden na pierwszą połowę miesiąca w celu obliczenia zaliczki, drugi w celu obliczenia części głównej. Nie wszyscy to robią, ale nadal istnieją subtelności przy obliczaniu zaliczki, nawet jeśli część wynagrodzenia jest obliczana na podstawie faktycznie przepracowanego czasu.

Wzór arkusza czasu pracy do pobrania w programie Excel

Wypełnienie formularza

Karta czasu pracy prowadzona jest przez osobę upoważnioną i przekazywana do działu księgowości. Można go wypełnić na dwa sposoby:

Opcja nr 1 – Zestawienie wypełnia się codziennie, odnotowuje się w nim wszystkie obecności i nieobecności pracowników.
Opcja nr 2 – Wpisywane są tylko odstępstwa od normy, tj. Rejestrowane są tylko niestawienia się, spóźnienia itp.

Tabela podstawowych kodów do wypełnienia formularza karty czasu pracy

Wydarzenie	Kod literowy	Kod cyfrowy
Obecność pracowników na produkcji, dzień roboczy	I	01
Weekendy i święta, jeśli grafik jest 5/2, to przeważnie jest sobota i niedziela, grafik jest elastyczny, wtedy zgodnie z rozkładem	W	26
Coroczny płatny urlop	Z	09
Urlop macierzyński	R	14
Urlop udzielany pracownikowi na opiekę nad dzieckiem do lat 3	płyn chłodzący	15
Urlop na własny koszt, bez wynagrodzenia	ZANIM	16
Podróż służbowa	DO	06
Nieobecności, za które nie ustalono okoliczności, zaznacza się do czasu wyjaśnienia.	NN	30
Zwolnienie lekarskie	B	19

Główne kody wynagrodzeń

W przypadku wypłaty wynagrodzeń i zwrotów kosztów podróży ustala się kwotę 2000.
2012 – przy wypłacie wynagrodzenia urlopowego.
2030 – zasiłek chorobowy.

Arkusz czasu pracy z wypełniania próbek T-13

Wypełnienie grafiku nie sprawi Ci większych trudności, jest to bardzo proste, wystarczy znać kody i dane pracownika. Odbywa się to tak jak w przykładzie, który został wypełniony zgodnie z Opcją nr 1. Opcja nr 2 zostanie zapisana w ten sam sposób, tylko nie będą wpisywane kody obecności, zamiast tego będą puste komórki, weekendy i odchylenia zostanie uzupełniony, a także ilość przepracowanego czasu.

W kolumnie 1 wpisany jest numer seryjny akt, a w kolumnie 2 imię i nazwisko pracownika oraz jego stanowisko.

W kolumnie 3 wpisany jest numer personelu.

W kolumnie 4 dane wprowadza się według miesięcy, stosując kody literowe dla każdego pracownika. Aby to zrobić, w górnej komórce umieszcza się kod literowy, a w dolnej komórce ilość przepracowanego czasu, przy harmonogramie 5/2, będzie to 8-godzinny dzień pracy. Obliczenia dokonuje się za pierwszą połowę miesiąca, za drugą wpisuje się dane w kolumnie 5, a końcowe w kolumnie 6.

Kolumny 7-9 są niezbędne do wprowadzenia danych, na podstawie których naliczane są prawidłowo wynagrodzenia.

W kolumnie 7 wpisany jest kod płatności, w kolumnie 8 - konto księgowe, na którym odzwierciedlane są koszty wynagrodzeń, w tym przypadku wskazany jest rachunek 44, ale mogą istnieć inne konta, w zależności od systemu alokacji kosztów.

W kolumnach 10-13 wprowadzane są dane dotyczące nieobecności pracowników.

Możliwe nietypowe sytuacje podczas wypełniania formularza

Choroba na wakacjach

Jeżeli w okresie urlopu rozliczeniowego pracownik zachorował i wziął zwolnienie lekarskie, wówczas w karcie zgłoszenia (B) należy wpisać wskazane dni zamiast urlopu (OT), a urlop przedłuża się o czas zwolnienie lekarskie.

Jeżeli pracownik nie wróci z urlopu, ale zachoruje, wówczas w dni jego nieobecności jest on tymczasowo oznaczony (NN), a po przedstawieniu dokumentów potwierdzających zmienia się na (B).

Rejestracja urlopów w trakcie urlopu pracownika

Jeżeli pracownik korzysta z urlopu, a w tym okresie przysługują mu dni wolne zgodnie z kalendarzem produkcyjnym, to należy wpisać (B) urlop. Załóżmy, że jeśli pracownik jest na urlopie od 10 czerwca do 17 czerwca, a 12 czerwca jest świętem, zamień kod (OT) na (B) w tym dniu. Dzień taki nie będzie wliczany do płatnego urlopu.

Wyjść bez płacenia

Każde przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników najemnych musi uwzględniać czas przepracowany przez pracowników. Na tej podstawie dział księgowości wylicza należne im wynagrodzenia i świadczenia. Przepracowany czas jest odzwierciedlony w specjalnym dokumencie - karcie czasu pracy. Powiemy Ci, jakie są niuanse dotyczące jego konserwacji i jak poprawnie je wypełnić.

Karta czasu pracy to jeden z rodzajów podstawowej dokumentacji księgowej, w której rejestruje się:

rodzaj czasu spędzonego na wykonywaniu funkcji pracowniczych, w którym pracuje pracownik;
czas jego trwania (w godzinach i dniach).

Funkcje grafiku:

notatkę o faktycznym zatrudnieniu pracownika dla każdego rodzaju czasu pracy;
kontrola personelu;
odpowiednią wypłatę wynagrodzeń i niektórych świadczeń;
dowody w odpowiednich sporach pracowniczych;
obliczenie przetwarzania;
podstawa legalności zwolnienia z powodu absencji;
uzasadnienie podatkowe kosztów wynagrodzeń;
podstawa do sporządzania raportów dla organów regulacyjnych.

Czy spółka LLC lub indywidualny przedsiębiorca może działać bez karty czasu pracy?

Prawo wymaga od pracodawców prowadzenia takiej karty czasu pracy, niezależnie od formy prawnej ich organizacji. Jeżeli firma zatrudnia pracowników najemnych, należy im się wynagrodzenie, od którego odprowadzane są do budżetu podatki. Aby sprawdzić zasadność naliczeń wynagrodzeń, urząd skarbowy zapyta o obecność tego dokumentu i jego treść.

Jeżeli spółka z oo lub przedsiębiorca indywidualny zatrudnia pracowników, a karta czasu pracy nie jest wypełniona lub zawiera błędy, urząd skarbowy może uznać koszty ich wynagrodzeń za udokumentowane bezzasadnie. Oznacza to, że te wydatki pracodawcy nie spowodują zmniejszenia podstawy podatku dochodowego.

Ważny! Pracodawca, który nie zadaje sobie trudu śledzenia godzin pracy lub prowadzi karty czasu pracy z naruszeniami, podlega sankcjom ze strony organów kontrolnych. Dyrektorowi grozi kara w wysokości 1000–5000 rubli, a organizacjom – do 50 tysięcy rubli. (Artykuł 52.7 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).

Jak liczony jest czas pracy pracownika?

Za czas pracy uważa się tę część dnia lub nocy, w której pracownik jest obowiązany wykonywać swoje obowiązki służbowe, lub czas równoważny pod względem wynagrodzenia. Czas trwania tego okresu (dzień roboczy lub zmiana) i regularność jego powtarzania (program lub harmonogram) muszą być określone w umowie o pracę jako warunki pracy.

Arkusz czasu wskazuje różne rodzaje czasu związane z funkcjami pracy:

dzień;
noc;
w weekendy i święta;
nadgodziny;
oglądać;
zaawansowane szkolenia poza produkcją;
płatny urlop;
zwolnienie lekarskie;
przymusowa absencja;
strajk;
proste itp.

Zasady prowadzenia grafiku

Sędzia mierzący czas ma obowiązek przestrzegać prawnie przyjętych zasad, a także przepisów zawartych w regulaminach wewnętrznych przedsiębiorstwa:

Dokument ten może być prowadzony dla każdego działu oddzielnie lub dla całej organizacji.
W karcie czasu pracy uwzględniona jest liczba godzin przepracowanych przez pracownika dla każdego rodzaju czasu pracy według nadanego mu kodu.
Oprócz czasu zatrudnienia odnotowuje się także liczbę godzin, w których pracownik nie wykonywał pracy, choć miał ją wykonywać (absencja, strajki, przestoje).
Pracownicy są uwzględniani w karcie czasu pracy lub wyłączani z niej po skompletowaniu odpowiedniej dokumentacji kadrowej – zlecenia o pracę lub zwolnienia, umowy o pracę.
Wpisując nowego pracownika do grafiku, otrzymuje on numer personalny, który jest unikalny i stanie się jego kodem w dokumentacji kadrowej. Numer będzie ważny przez cały czas pracy u tego pracodawcy. Zmiana stanowiska nie powoduje zmiany liczebności personelu. Po zwolnieniu tego samego numeru nie należy nikomu przydzielać przez 3 lata.
Wypełnianie grafiku z wyprzedzeniem jest surowo zabronione - czas jest odzwierciedlony w dokumencie. faktycznie się sprawdziło.

Czy korzystanie z elektronicznych systemów monitoringu jest legalne?

Wiele organizacji, zwłaszcza dużych, wykorzystuje elektroniczne systemy monitorowania i/lub monitorowania pracowników w celu ułatwienia rozliczania pracy personelu. Różne funkcje tych systemów pozwalają rejestrować czas przybycia i wyjazdu pracowników, niektórzy - ich przemieszczanie się po terenie, czasem - ich aktywność w miejscu pracy.

Podstawą rejestracji obecności pracownika w pracy może być jego rejestracja według różnych wskaźników przewidzianych przez ten lub inny system rachunkowości i kontroli:

prezentacja elektronicznych przepustek-kart;
odczyt linii papilarnych;
skanowanie siatkówki;
nagrywanie wideo za pomocą kamer itp.

W zależności od wybranego systemu sterowania otrzymane dane są rejestrowane w takiej czy innej formie. Wiele systemów elektronicznych umożliwia przesyłanie raportów do bazy organizacji w ujednoliconej formie, generując ten sam grafik. Dlatego ich stosowanie jest całkiem dopuszczalne: taka księgowość w porównaniu z „ręcznym” wypełnianiem grafików nazywa się zautomatyzowaną.

Vimania! Aby korzystanie z zautomatyzowanych systemów stało się legalne, organizacja musi ustalić ten punkt w dokumentach księgowych - z pracownikami oraz w przepisach wewnętrznych.

Jak często i kto wypełnia grafik?

Arkusz czasu pracy wypełnia specjalny pracownik - „chronometrażysta”, który może być pracownikiem jednego z działów:

dział kadr;
księgowość;
kierownik jednostki strukturalnej;
dyrektor;
każda osoba wyznaczona na mocy zarządzenia kierownictwa.

Na początku każdego miesiąca roboczego otwierany jest nowy grafik, a na koniec miesiąca należy go zamknąć. Czasami wyniki pośrednie podsumowywane są w połowie miesiąca.

Po wypełnieniu karta czasu pracy musi zostać podpisana przez osobę odpowiedzialną i kierownika odpowiedniego działu, a następnie przekazana do działu księgowości (ust. 2 ust. 2 Instrukcji zatwierdzonej uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004).

Pobierz formularz i wzór wypełnienia karty zgłoszenia

Wypełnianie karty czasu pracy

Aby zachować ten ważny dokument, opracowano specjalne formularze. Nie jest konieczne ich szczególne używanie: pracodawca ma prawo opracować własne próbki lub przerobić standardowe „dla siebie” (pismo Rostrud z 14 lutego 2013 r. nr PG/1487-61). Najważniejsze jest to, że opracowana karta raportu zawiera obowiązkowe dane przewidziane w ustawie federalnej nr 402.

Arkusz czasu pracy za 2018 rok, podobnie jak poprzednio, można przechowywać na jednym z dwóch rodzajów standardowych formularzy:

formularz T-12 - nie tylko uwzględnia czas przepracowany i/lub stracony, ale także wypłaca wynagrodzenie (dane wprowadzane są w oparciu o kontrolę „ręczną”);
Formularz T-13 jest bardziej powszechny, służy do czystego rozliczania czasu pracy pracownika i udostępniane są inne dokumenty do obliczania wynagrodzeń (formularz ten może być również używany w zautomatyzowanych systemach księgowych, ale wymagane są osobiste podpisy na wersjach drukowanych) .

Jak wypełnić kartę raportu na formularzu T-13

Program księgowy 1C obsługuje automatyczne wypełnianie formularza T-13. Przypomina rozbudowany stół. Wypełnienie karty czasu pracy następuje w jednym egzemplarzu.

Nie ma potrzeby każdorazowego wypełniania wymaganych danych osobno, ponieważ się one nie zmieniają, można je wcześniej ustalić w „treści” karty czasu pracy:

pełna nazwa firmy;
nazwa jednostki strukturalnej (jeśli w organizacji jest ich kilka).

Osoba odpowiedzialna wprowadza następujące informacje w kolumnach karty czasu pracy:

Kolumna 1 – numer seryjny, dla wygody wiersze są ponumerowane;
Kolumna 2 – imiona i nazwiska pracowników według kart imiennych prowadzonych dla personelu oraz nazwa stanowiska zgodnie z dokumentacją pracowniczą;
3 kolumny – numery osobowe przypisane pracownikom.

Uwaga! Należy zdecydować, w jaki sposób wprowadzić informacje do grafiku: całkowicie rejestrując zarówno obecność, jak i nieobecność w miejscu pracy, lub odnotowując jedynie odstępstwa od harmonogramu.

Kolejne kolumny podzielone są na 2 części: jedna przeznaczona na oznaczenie alfabetyczne lub cyfrowe, druga zaś na liczbę przepracowanych godzin.

Wypełnia się je w następujący sposób:

Kolumna 4 - podzielona na komórki wskazujące każdy dzień miesiąca, w którym należy odnotować obecność lub nieobecność oraz godziny przepracowane w pracy (składa się z 2 bloków po 15 dni);
Kolumna 5 – obliczenie czasu przepracowanego w dniach, według stanu na środek i koniec miesiąca;
Kolumna 6 – liczenie dni roboczych w miesiącu;
kolumna 7 zawiera kod wynagrodzenia;
kolumna 8 – kod rozliczeniowy;
kolumna 9 – ile dni należy opłacić zgodnie z kodami wskazanymi w kolumnach 8 i 9 (można je pozostawić puste, jeśli w nagłówku zapisany jest jeden kod dla wszystkich pracowników);
kolumny 10, 12 – kod alfabetyczny lub numeryczny przyczyny nieobecności w pracy;
kolumna 11, 13 – liczba godzin lub dni nieobecności ze wskazanego powodu.

Na dole tabeli kierownik działu umieszcza swoje wizy, jeśli arkusz czasu pracy jest podzielony na działy księgowe i zawsze odpowiedzialnego pracownika, który wypełnił arkusz czasu pracy (pracownik HR, księgowy itp.). Należy przedstawić odpis podpisu i datę poświadczenia.

Podstawowe kody do wypełniania grafiku

Kod rodzaju wynagrodzenia w karcie czasu pracy ma podwójną postać: kod alfabetyczny i kod cyfrowy.

	Rodzaj godzin pracy	Oznaczenie za pomocą litery	Kodowanie cyfrowe
1	Udział według standardowego harmonogramu	I	01
2	Praca po godzinach	N	02
3	Praca w weekendy i święta	RP	03
4	Nadgodziny	C	05
5	Pobyt w podróży służbowej	DO	06
6	coroczny urlop wypoczynkowy	Z	09
7	Dodatkowy urlop	OD	10
8	Przerwa naukowa	U	11
9	Skrócone godziny pracy w związku ze szkoleniem stanowiskowym	UV	12
10	Urlop administracyjny na studia	UD	13
11	Zwolnienie lekarskie z tytułu ciąży i porodu (urlop macierzyński)	R	14
12	Urlop na opiekę nad dzieckiem do 3 roku życia	płyn chłodzący	15
13	Urlop bezpłatny za zgodą kierownictwa	ZANIM	16
14	Urlop administracyjny przewidziany prawem	OZ	17
15	Płatna tymczasowa niepełnosprawność	B	19
16	Nieodpłatna niepełnosprawność	T	20
17	Skrócony czas pracy niektórych kategorii pracowników	Liga Mistrzów	21
18	Nieobecność w pracy spowodowana obowiązkami publicznymi	G	23
19	Absencja	ITP	24
20	„Krótki” dzień pracy ogłaszany przez pracodawcę	NS	25
21	Weekend	W	26
22	Nieobecność z bliżej nieokreślonego powodu	NN	30
23	Przestój z winy firmy	RP	31
24	Przestój z winy pracownika	wiceprezes	33

Jak wypełnić kartę czasu pracy w określonych sytuacjach

Niektóre niuanse czasu pracy wymagają odpowiedniego odzwierciedlenia w karcie czasu pracy i pewnych działaniach osób odpowiedzialnych. Zdarzenia takie, zanim zostaną ujęte w karcie zgłoszenia, muszą zostać uzasadnione w innych dokumentach urzędowych odpowiadających sytuacji - nakazie, ustawie, zwolnieniu lekarskim itp.

Zastanówmy się, jak dokładnie należy oznaczyć godziny i dni pracy w karcie czasu pracy w sytuacjach, które mogą wystąpić w każdej organizacji.

Pracownik nie pojawia się w pracy

Kiedy pracownik nie pojawia się w pracy bez ostrzeżenia, przyczyna jego nieobecności nie jest od razu jasna. W takim przypadku bezpośredni przełożony musi postępować zgodnie z przepisami – złożyć notatkę kierownictwu wyższego szczebla i sporządzić protokół nieobecności podpisany przez dwóch świadków.

Jak zaznaczyć tę sytuację na karcie czasu pracy? Choć nie wiadomo, z jakiego powodu pracownik opuścił więcej niż 4 godziny dnia pracy, na karcie czasu pracy widnieje kod NN (niestawienie się z nieznanego powodu).

Uwaga! Po zgłoszeniu się pracownika i napisaniu noty wyjaśniającej podającej przyczyny nieobecności, ocena zostanie zmieniona na właściwą. Jeżeli wyjaśnienia zostaną uznane za niezadowalające lub ich nie udzielono, nieobecność odnotowuje się w karcie zgłoszenia. Co może zrobić pracownik?

Wakacje spadły w czasie wakacji

Jeżeli urlopowicz ma w okresie odpoczynku dni wolne od pracy dla innych pracowników ze względu na święta, mierzący czas wpisuje w odpowiednich komórkach literę B („Dzień wolny”). Dni te nie wliczają się do urlopu. Weekendy zwykłe (nie święta) oznaczone są literami OT („wakacje”), gdyż wlicza się je do liczby dni urlopu.

Pracownik zachorował podczas urlopu

Kodeks pracy pozwala na przedłużenie urlopu na okres przymusowej niezdolności do pracy lub przeniesienie tych dni na inny termin. Dlatego ważne jest, aby dokładnie wskazać w karcie czasu pracy, ile dni pracownik chorował podczas urlopu. Oczywiście chorobę należy udokumentować kartką papieru.

Sędzia mierzący czas liczy, ile dni pracownik odpoczął zdrowo i zaznacza je kodem OT („Urlop”). Wówczas daty, na które wydano zwolnienie lekarskie, oznacza się odpowiednio literą „B”. Jeżeli urlop po chorobie był kontynuowany, dni te ponownie oznacza się jako „OT”, a także czas, na który został on przedłużony lub przeniesiony na zasiłek chorobowy.

Wyjazd służbowy przypadł na weekend

Jeśli pracownik jest zmuszony spędzić weekend w podróży służbowej, powoduje to trudności w rozliczaniu czasu pracy. Wypełniając grafik, daty pracy przymusowej podczas nieobecności przypadające w weekendy są oznaczone nie literą B („Weekend”), ale kodem K („Podróż służbowa”), niezależnie od tego, czy podróżujący służbowo był w tym zajęty dzień lub był na wakacjach.

Również polecamy

Ładowanie...

dom > Odpowiedzi