Kako voditi kadrovsku evidenciju u poduzeću. Računovodstvo osoblja i njegovo pravilno vođenje u poduzeću

Računovodstvo osoblja zajedno s računovodstvenim i poreznim računovodstvom, omogućuje vam da prikažete pouzdane informacije potrebne za potpuno funkcioniranje tvrtke. Značajke ove vrste računovodstva, kao i glavni dokumenti uključeni u njega, bit će obrađeni u našem članku.

Vođenje kadrovske evidencije

Rade kadrovske evidencije uključuje izradu velike količine dokumentacije koja će odražavati informacije kako za svakog zaposlenika zasebno, tako i općenito za cijelu tvrtku, kao i izradu pravila koja reguliraju postupak radne djelatnosti.

Rade kadrovske evidencije podrazumijeva fiksiranje broja zaposlenih, što je moguće samo uz kvalitetno praćenje svih kretanja. Glavni zadatak kadrovske evidencije je priprema dokumentarnih dokaza o određenom kretanju zaposlenika, počevši od zapošljavanja, premještaja na drugo radno mjesto, prijave dopusta do otkaza.

Sigurno, kadrovsko računovodstvo međutim, može se održavati ručno kadrovske evidencije korištenjem softvera omogućuje minimiziranje vremena za pripremu dokumentacije, pogotovo ako tvrtka ima puno zaposlenih.

HR evidencije

Dokumentacija kadrovske evidencije može biti i obvezno, čije je sastavljanje predviđeno Zakonom o radu Ruske Federacije, i izborno.

Na potrebne dokumente kadrovske evidencije odnositi se:

• nalog za zapošljavanje (T-1);
• ugovor sa zaposlenikom (TD-1);
• radna knjižica (Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. br. 225 "O radnim knjižicama");

O značajkama dizajna radnih knjižica pogledajte materijal .

• osobna iskaznica zaposlenika (T-2);
• dokumenti za prijenos (T-5);
• nalog za odlazak (T-6);
• raspored godišnjih odmora (T-7);
• kadrovska popuna (T-3);
• satnica (T-12);
• nalog za razrješenje (T-8).

Većina kadrovskih dokumenata ima jedinstveni oblik. Neke dokumente poslodavac treba samostalno izraditi:

• kolektivni ugovor;
• pravila unutarnjeg reda;
• propisi o plaćama;
• propis o osobnim podacima zaposlenika;
• propisi o zaštiti na radu;
• osiguranje bonusa;

Za informacije o razdobljima čuvanja kadrovskih dokumenata pogledajte materijal .

VAŽNO!Prema čl. 8 Zakona o radu Ruske Federacije, odredbe koje je formirala organizacija koje krše prava zaposlenika ne mogu se koristiti za reguliranje radnih odnosa.

Sve računovodstvene dokumente koje priprema kadrovski radnik odobrava čelnik organizacije. Nakon toga, zaposlenik se mora upoznati s njima i staviti svoj potpis.

Treba napomenuti da se u nekim situacijama može izbjeći priprema kadrovske dokumentacije: na primjer, nije potrebno sastavljati opis poslova ako je ugovorom o radu već predviđena funkcionalnost zaposlenika. Isto vrijedi i za klauzulu o plaćama, koja je također neobavezna ako su ugovorom precizirani budući prihodi radnika.

Prisutnost ovog ili onog dokumenta u kadrovskoj evidenciji ovisi o specifičnostima rada pojedinog zaposlenika i tvrtke u cjelini. Ako tvrtka predviđa smjenski rad, potrebno je sastaviti raspored smjena. Prilikom obavljanja radnih zadataka u objektima visoke sigurnosti, u ugovoru treba upisati klauzulu o čuvanju poslovne tajne, te izraditi odgovarajuću odredbu kojom će se urediti postupak pristupa tajni, odgovornost za njezino odavanje. , kao i uvjete za prestanak takvog pristupa. Neophodno je sa zaposlenikom sklopiti ugovor o punoj odgovornosti ako se odnosi na vrijednu robu ili predmete.

Odgovornost za prekršaje u vođenju kadrovske evidencije

Glavno regulatorno tijelo odgovorno za ispravno postupanje kadrovske evidencije, je Državni inspektorat rada. Dizajniran je za kontrolu rada osoblja i, ako kadrovsko računovodstvo se provodi uz prekršaje, da se privede upravnoj odgovornosti za kršenje radnog zakonodavstva.

Razlikuju se sljedeće vrste odgovornosti (članak 419. Zakona o radu Ruske Federacije):

• Administrativne - novčane kazne za dužnosnike i tvrtke odražavaju se u čl. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 Administrativnog zakona Ruske Federacije. Upravna odgovornost najčešće nastaje u nedostatku bilo kakvog potrebnog kadrovskog dokumenta ili njegovom nedostavljanju na zahtjev zaposlenika ili organizacije.

Primjer:Ivanov I.A. odlučio je uzeti kredit. Za to mu je potrebna kopija radne knjižice i potvrda 2-NDFL. Poslodavac je odbio izdati presliku radne knjižice. Zaposlenik ima pravo prijaviti nezakonite radnje poslodavca inspekciji rada, koja će tvrtku (njene službenike) pozvati na odgovornost prema čl. 5.39 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije u iznosu od 1.000 do 3.000 rubalja.

• Građansko pravo - kazna je predviđena čl. 15, 151 i pogl. 59 Građanskog zakonika Ruske Federacije.

Primjer:Na radnom mjestu ozlijeđen je Petrov S.F. Sukladno čl. 1085 Građanskog zakona Ruske Federacije, poslodavac je dužan nadoknaditi izgubljenu plaću tijekom boravka zaposlenika na liječenju, kao i troškove njegovog liječenja i oporavka.

• Kaznena odgovornost - čl. 143, čl. 145, čl. 145.1, čl. 146-147, čl. 215-217 Kaznenog zakona Ruske Federacije.

Osim toga, dokumente kadrovskih službi mogu zatražiti porezna tijela, u slučaju da ih ne dostave, nastaje odgovornost prema čl. 126 Porezni zakon Ruske Federacije

Rezultati

Ispravno i pravovremeno kadrovsko računovodstvo omogućuje menadžmentu da učini tvrtku učinkovitijom. Trenutno postoji mnogo softverskih alata koji pomažu optimizirati vrijeme za sastavljanje kadrovske dokumentacije i postižu točnost u izvješćivanju podataka. osobljeračunovodstvo.

Računovodstvo plaća u poduzeću i mnoge druge važne točke temelji se na primarnim dokumentima. Ako se kadrovska evidencija loše dostavlja, to utječe na rad svih odjela tvrtke.

Sve nijanse njegovog održavanja i potrebni dokumenti bit će obrađeni u ovom članku.

Zašto je to potrebno?

U svakoj organizaciji, bez obzira na broj ljudi, postoji obveza vođenja takve evidencije. Pomaže dokumentirati kretanje cjelokupnog osoblja. Da biste to učinili, potrebno je poznavati regulatorne dokumente koji se odnose na rad. Osim toga, trebate svladati vještine dirigiranja.

Ova vrsta računovodstva osmišljena je za:

• pravilno rasporediti ljude u radnim procesima;
• tražiti neiskorištene rezerve;
• pravodobno identificirati i otkloniti probleme vezane uz osoblje.

Više o ovom procesu možete saznati iz sljedećeg videa:

Kako ga organizirati od nule: upute korak po korak

Pred zaposlenikom kadrovskog odjela uvijek je težak zadatak organiziranja ove vrste uredskog rada. Da biste olakšali ovaj proces, važno je prvo izraditi grubi plan rada i odrediti redoslijed u kojem trebate djelovati:

• Ispravna odluka bila bi prvo proučiti regulatornu dokumentaciju.
• Nakon što su ga detaljno proučili, provodi se izravna priprema toka dokumenata. Svi sastavni radovi uzimaju se iz glave i detaljno proučavaju. Sva dokumentacija mora biti u skladu sa sastavnicom. Važno je pitati čelnika tvrtke koje dodatne uvjete želi uvesti u raspored rada. Na temelju njegovih želja izrađuju se dodatni neobavezni dokumenti.
• Izrada dokumentacije:
  • za početak, direktor je dokumentiran;
  • dalje sastavio i ;
  • izrađuje se obrazac koji se zaključuje sa svim zaposlenicima. Uključuje sve stavke koje su potrebne organizaciji;
  • u pripremi su i drugi važni listovi i časopisi;
  • potrebno je odlučiti tko će odgovarati za radne knjižice. Dok ljudi nisu službeno zaposleni, menadžer će ih biti prisiljen zaposliti. Sukladno tome, naređuje se preuzimanje odgovornosti za sigurnost, punjenje i glavu;
  • nakon toga počinje službeni prijem radnika.
• Važno je osigurati pohranu svih kadrovskih dokumenata i njihovu uporabu.

Nakon prijave zaposlenja za kadrovskog službenika počinju obični radni dani. Svaki dan je prisutnost na poslu svake osobe. Izdaje se jednom godišnje.

Kadrovski službenik je dužan baviti se dokumentarnim kretanjem ljudi u poduzeću, pripremajući odgovarajuću dokumentaciju. Osim toga, mora biti puno drugih papira.

Potrebni dokumenti

Niz osnovne dokumentacije koju koristi kadrovski radnik:

• Razne nalozi za kretanje zaposlenika: , prijevod i mnogi drugi.
• kadroviranje. Njegov sadržaj mora odgovarati podacima navedenim u ugovorima zaposlenika. Ako se nešto ne podudara, to ukazuje na kršenje Zakona o radu Ruske Federacije. A to obično dovodi do novčanih kazni.
• Vremenski list.
• Radne knjižice. Kadrovnik ih preuzima prilikom zapošljavanja, u njih se upisuju odgovarajući upisi i vraćaju se po otpuštanju.
• Propisi o radu unutar organizacije.
• Ugovori o radu. Takav ugovor se sklapa sa svakom osobom, služi kao početak radnog odnosa. Ovdje je glavna stvar provjeriti ispravnost kompilacije, prisutnost svih potpisa i datuma. Ako se učine promjene u uvjetima rada, na primjer, premještaj radnika ili promjena plaće, neophodno je pripremiti se. Sastavljaju se za svaki slučaj posebno.
• Raspored odmora. Najkasnije dva tjedna prije kraja godine sve organizacije moraju pripremiti rasporede godišnjih odmora za zaposlenike. Važno ih je sastaviti tako da simultani odmor ljudi ne utječe na tijek rada odjela ili tvrtke u cjelini.
• Računovodstveni časopisi. Za bilježenje dokumenata potrebni su mnogi časopisi.
• Definitivno u tijeku. Uključuje: za rad, listove upoznavanja s nalozima poslodavca, presliku osobne iskaznice, potvrdu o liječničkom pregledu, preslike diploma i vojne iskaznice.
• Opis posla. Sadrže detaljan opis prava i obveza zaposlenika.
• Pravilnik o plaćama i bonusima. Regulatorna, na temelju koje se sastavljaju sve platne liste.

Još uvijek postoji puno različite dokumentacije, koja je također prisutna u poduzećima. Ali to se već odnosi na određene dokumente.

Tko to obično radi?

Ovo pitanje se najčešće postavlja u malim organizacijama. To obično radi kadrovski službenik, budući da je održavanje ove evidencije prilično težak zadatak. Nažalost, ne može se svaki voditelj uvjeriti da uvede tako odvojeno radno mjesto u osoblje. U tom smislu, upravljanje osobljem često vodi glavni računovođa ili sam upravitelj na određeno vrijeme.

U pravilu se to događa u malim tvrtkama kako bi se uštedio novac. I nema smisla uvoditi dodatnu jedinicu u državu za dvije-tri osobe. U ovom slučaju shema je sljedeća: upravitelj izrađuje zaposlenike, a glavni računovođa izračunava njihove plaće. Glavni zakon koji regulira odnos između zaposlenika i poslodavca je Zakon o radu Ruske Federacije. Definira prava i obveze obiju strana.

Automatizacija procesa

Za praktičnost računovodstva u poduzeću, upravitelj se mora pobrinuti za uvođenje posebnog programa. Danas postoji veliki broj takvih sustava, a svi su jednostavni za korištenje.

Široko korišteni program je "1C: Enterprise". Pomaže u organizaciji podataka. Iz njega se automatski ispisuju gotovo svi dokumenti. Korištenje automatiziranih tehnologija pojednostavljuje sam računovodstveni proces.

Nijanse IP-a i LLC-a

Dokumentacija treba uvijek biti uredna. Važno je njime pravilno upravljati i skladištiti. Postoji nekoliko nijansi koje je važno uzeti u obzir u ovom području:

• Ako pojedini poduzetnik prvi put prijavljuje zaposlenika, morat će proći postupak registracije u nekim teritorijalnim tijelima u statusu poslodavca. Točnije, u mirovinskom fondu i fondu socijalnog osiguranja. Za takav postupak postoje određeni rokovi:
  • 10 dana prilikom registracije kod FSS-a;
  • 30 dana za registraciju kod FIU.

  Broj dana se računa od prvog dana zaposlenja prve osobe. Ako se to ne učini, organizacija se suočava s teškim kaznama.

• Upravitelj mora upoznati svoje zaposlenike sa svim regulatornim dokumentima uz potpis. Za to se stvaraju posebni časopisi u koje se zaposlenici potpisuju nakon što su pročitali dokumente. Na primjer, organizacija mora osobno dostaviti platni list svaki mjesec. S tim u vezi, razumno je pokrenuti knjigu o upisu njihovog izdavanja. To je zgodno jer u slučaju bilo kakvog sukoba, potpis će dokazati da je dokument izdan.

Moguće sankcije za neznanje

U nedostatku kadrovske evidencije, službenici će odgovarati prema Zakonu o upravnim prekršajima. Oni su kažnjeni:

• po službenoj osobi - u iznosu od 1 do 5 tisuća rubalja;
• za pravna lica - od 30 do 50 tisuća rubalja.

Osim toga, moguće je obustaviti djelovanje organizacije do 90 dana. Ako se prekršaj ponovi, voditelj može biti diskvalificiran.

U slučaju da organizaciju trebaju revidirati regulatorna tijela, važno je pripremiti se za to. Za to morate znati:

• nadzorna tijela moraju obavijestiti najmanje tri dana unaprijed o predstojećem postupku;
• provjera ne smije biti dulja od dvadeset dana;
• inspekcije na licu mjesta nije dopušteno obavljati bez nadzornika.

Ova vrsta računovodstva glavna je komponenta svakog poduzeća. Stoga vam njegovo pouzdano upravljanje omogućuje zaobići veliki broj nevolja.

Čak i najmanje poduzeće ima zaposlene, što znači da postoji potreba za vođenjem različite kadrovske dokumentacije.

U tvrtkama koje su dugo na tržištu obično je dobro uhodano vođenje kadrovskih evidencija, ali u novonastalim organizacijama sve treba kreirati od nule.

Tko je zadužen za poslovanje u tvrtki?

U pravilu, zaposlenici kadrovske službe bave se vođenjem kadrovske evidencije i obradom svih dokumenata, ali ako je poduzeće malo, onda se ovaj posao može povjeriti nekom od zaposlenika kao. Obično je to računovođa ili.

Ako poduzeće ima veliki broj zaposlenika, tada se stvara odjel za osoblje, u kojem može biti nekoliko stručnjaka. Potreba za osobljem utvrđuje se ne samo na temelju broja zaposlenih (iako je to glavni čimbenik), već i na temelju specifičnosti samog poduzeća. Dakle, u organizaciji sa štetnom i opasnom proizvodnjom, kadrovi će imati više posla.

Ako još niste registrirali organizaciju, onda najlakše to se može učiniti pomoću online usluga koje će vam pomoći da besplatno generirate sve potrebne dokumente: Ako već imate organizaciju i razmišljate kako olakšati i automatizirati računovodstvo i izvješćivanje, tada u pomoć priskaču sljedeće online usluge koje u potpunosti će zamijeniti računovođu u vašem pogonu i uštedjeti mnogo novca i vremena. Sva izvješća generiraju se automatski, potpisuju se elektroničkim potpisom i šalju automatski online. Idealan je za individualnog poduzetnika ili LLC na pojednostavljenom poreznom sustavu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Sve se događa u nekoliko klikova, bez redova i stresa. Probajte i iznenadit ćete se kako je bilo lako!

Prikupljanje potrebne zakonske osnove i regulatornih dokumenata

Prva stvar koju trebate učiniti kada kreirate tijek rada osoblja od nule jest odlučiti koji dokumenti trebaju biti. Postoje dokumenti koji moraju biti obvezni u svakom poduzeću, a postoje oni koji su potrebni samo za obavljanje određene vrste posla ili djelatnosti poduzeća.

Usput, sami regulatorni dokumenti, koji reguliraju dostupnost komponenti kadrovske dokumentacije, također neće biti suvišno pohraniti u zasebnu mapu, tako da su po potrebi uvijek pri ruci.

Narudžbe kadrovski i kadrovski. Kadrovski nalozi uključuju naredbe vezane za kretanje radnika:, otpuštanje i. Ove naredbe odnose se na staž i stoga se čuvaju 75 godina.

Do kadrovske naredbe svi ostali uključuju:

• Praznici;
• premije;
• službena putovanja;
• disciplinske sankcije itd.

Rok trajanja ove narudžbe je od 3 do 5 godina.

Za ove dvije vrste bolje je imati dvije zasebne mape.

Sljedeći obvezni dokument je, koji odražava sve osnovne podatke o zaposleniku. Ove kartice se mogu čuvati zasebno ili kao dio osobnog dosjea zaposlenika.

Treći potrebni dokument je . Trenutno, prema zakonu, čak i pojedinačni poduzetnik mora sastaviti radne knjižice, a da ne spominjemo poduzeća drugih oblika vlasništva. Poslodavac mora izdati radnu knjižicu u roku od tri dana od dana prijema radnika.

Budući da radne knjižice jesu, neophodno ih je čuvati. I ova se knjiga čuva 75 godina.

Sljedeći potrebni dokument je . Mora se zaključiti sa svakim primljenim zaposlenikom, bez obzira na termin.

Nakon otvaranja novih radnih mjesta potrebno je za svako od njih imati poseban posao. Dokumenti vezani za SOUT čuvaju se do zamjene novima, u pravilu jednom u 5 godina.

Do drugi obvezni dokumenti odnosi se na:

Postoje i dokumenti koje zakon ne obvezuje čuvati, ali ih, ipak, ima gotovo svaki poslodavac, to je temeljna knjiga za naloge.

Prikupljanje i proučavanje sastavnih dokumenata

Nakon što ste se odlučili za opće obvezne dokumente, trebate odlučiti o ostalim dokumentima. Da biste to učinili, morate proučiti sve statutarne dokumente koji reguliraju aktivnosti i proizvodni proces poduzeća.

Ovdje dokumenti mogu biti vrlo različiti. Na primjer, ako je OZO potrebna i za zaposlenike, tada je neophodno naredbom ili drugim administrativnim dokumentom odobriti popis i uvjete za njihovo pružanje kategoriji radnika.

Ako u poduzeću postoje osobe koje imaju neredovno radno vrijeme, rade noću, rade u štetnim i opasnim uvjetima, potrebno je dokumentirati naknade i naknade koje im pripadaju.

Izrada popisa dokumenata

Kada se utvrdi cijeli popis potrebnih dokumenata, možete pristupiti izradi Pravilnika o vođenju kadrovske evidencije.

Ova odredba navodi sve potrebne dokumente, postupak njihovog održavanja i rokove čuvanja. Ova odredba nije obvezna, ali uvelike olakšava rad kadrovske službe.

Prijava za posao direktora

Ako je poduzeće stvoreno od nule, prva osoba koja se registrira je čelnik poduzeća.

On je taj koji potom sklapa ugovore o radu s ostalim zaposlenicima. Ako je mjesto direktora izborno, po natječaju, tada zaključuje predsjednik izabranog tijela, ako poduzeće ima osnivače, onda oni potpisuju ugovor. Ako je voditelj istovremeno i jedini osnivač ili samostalni poduzetnik, tada potpisuje ugovor o radu i za radnika i za poslodavca.

Kako god bilo, sklapanje ugovora o radu i izvršenje naloga za prijam su obvezni postupci.

Izrada lokalnih propisa

Kako bi se utvrdilo koje su pozicije i koliko ih je potrebno za rad poduzeća, a kadroviranje. Za to postoji jedinstveni obrazac, a iako ga nije potrebno koristiti, vrlo je prikladan.

Ako želite, možete dodati dodatne stupce. U kadrovskom popisu navodi se naziv radnog mjesta, potreban broj kadrovskih jedinica, plaća ili oblik naknade te potrebni dodaci. Navedena su sva mjesta u kadrovskoj tablici, počevši od najvažnijih i završavajući s pomoćnim osobljem.

NA radni raspored prije svega, naznačen je raspored rada poduzeća, ako postoje rasporedi smjena, onda su oni detaljno potpisani. Ovaj dokument također može naznačiti zahtjeve za izgled i ponašanje zaposlenika, korporativnu etiku i tako dalje.

Izrada standardnog uzorka ugovora o radu

Ugovor o radu mora sadržavati sve glavne odredbe navedene u zakonu o radu.

Ovdje primjenjuje:

Osim ovih točaka, poslodavac može u ugovor o radu uključiti i druge točke koje nisu u suprotnosti sa zakonom.

Izrada knjigovodstvene dokumentacije

Sve knjige prije nego što ih počnete koristiti treba pripremiti. Naime, svaki magazin treba biti numeriran i zapečaćen. Listovi se numeriraju kontinuiranim numeriranjem, počevši od prvog do posljednjeg. Zatim se svi listovi, osim poklopca, prošiju koncem i izvuku dva repa do posljednjeg lista. Zapečaćeni su papirom, ali na kojem je naznačen broj listova i potpisan od strane voditelja ili osobe odgovorne za vođenje dnevnika.

Svaki časopis označava datum njegovog početka, a obavezan je i naziv organizacije.

Imenovanje osobe odgovorne za vođenje radnih knjižica

Radne knjižice su jedan od najvažnijih dokumenata kadrovske evidencije i spadaju u obrasce striktnog izvješćivanja, tada s njima treba postupati pažljivo. Moraju se čuvati u zaključanom sefu.

Za vođenje radnih knjižica imenuje se odgovorna osoba koja ih ispunjava i odgovorna je za čuvanje. Odgovornost se dodjeljuje zaposleniku nalogom organizacije.

Zapošljavanje zaposlenika

Za svakog zaposlenika potrebno je izvršiti određeni redoslijed poslova:

• prijem zaposlenika;
• upoznavanje zaposlenika sa svim lokalnim propisima, propisima o plaćama, internim pravilnikom o radu, kolektivnim ugovorom i sl.;
• prijava ugovora o radu, njegovo potpisivanje. Obavezno stavite napomenu u ugovor o radu da je zaposlenik dobio sto drugi primjerak u ruke;
• izdavanje naloga za prijem u radni odnos;
• popunjavanje osobne T-2 kartice i formiranje osobnog dosjea. Sadrži sljedeću dokumentaciju: prijavu za prijam, preslike osobnih dokumenata, presliku naloga za prijam, osobnu iskaznicu, dokumente o stručnoj spremi, ugovor o radu i druge potrebne dokumente.
• prijenos u računovodstvo svih potrebnih dokumenata za zaposlenika za obračun.

Sljedeći popis za reprodukciju videozapisa pruža smjernice o tome kako upravljati HR zapisima:

Opća definicija kaže da je upravljanje kadrovskom dokumentacijom proces registracije i vođenja kadrovske dokumentacije. Ova tema je relevantna i za pojedinačne poduzetnike i za pravne osobe. Papirologija ima stroge zakonske norme, a opisana pravila moraju uzeti u obzir svi menadžeri, kadrovski odjeli u poduzećima. Uz pomoć upravljanja kadrovskom evidencijom bit će moguće optimizirati proces upravljanja osobljem, unaprijediti rad svakog tima, te pojednostaviti proceduru izvještavanja.

Što je upravljanje ljudskim resursima

Osnove vođenja kadrovskih evidencija obuhvaćaju cjelokupni proces pripreme papira, njihovog popunjavanja, izvještavanja o osoblju koje radi u tvrtki. Svaka izdana je pravno obvezujuća, pa tako i ona koja se formiraju na temelju prijave zaposlenika. Proizvodnju osoblja često provodi odjel za osoblje, čije su funkcije takve kadrovske poslove:

• platni spisak;
• prijava praznika, bolovanja;
• izdavanje referenci.

Ciljevi i zadaci

Zadaci i ciljevi ovog odjela ljudskih resursa:

Smjer rada	Zadaci zaposlenika
Računovodstvo, registracija, kontrola	Vođenje evidencije o broju zaposlenih, prijava na rad, otkaz
Regulacija rada	Upoznavanje sa dužnostima, izborom radnog mjesta, prostorija
Koordinacija, obuka	Provođenje tečajeva, usavršavanje, usavršavanje, prekvalifikacija, provjera uspješnosti
Rad s dokumentima	Stručnjaci ovog odjela bave se izradom radova, knjiga, rasporeda rada, registra, izvještavanja
Organizacija	Organizacija aktivnosti prema uputama

Pravna regulativa

Rad na osoblju reguliran je brojnim regulatornim zakonima, naredbama i skupom pravila na regionalnoj ili državnoj razini. Nepoštivanje zahtjeva navedenih u regulatornom okviru predstavlja kršenje. Glavni propisi za vođenje proizvodnje osoblja:

• državni propis o radnim knjižicama (2003.);
• pravila uredskog rada i vođenja dokumentacije iz 2009. godine;
• savezne upute za vođenje papirologije o zaposlenicima;
• opći uvjeti, koji su odobreni naredbom ministarstava.

Zakonodavna osnova poduzeća

Svako poduzeće koristi brojnu dokumentaciju koja regulira rad cjelokupnog osoblja. Kretanje dokumenata i njihova priprema odvija se prema uputama, gore propisanom regulatornom okviru. Pravni okvir poduzeća podijeljen je u pet ključnih kategorija, reguliranih internim nalozima poduzeća:

• statut društva;
• radni raspored;
• propisi o zaštiti osobnih podataka;
• zaštita rada (uređena saveznom arhivskom uredbom);
• raspored rada osoblja (i dokumenti o zapošljavanju).

Tijek kadrovskih dokumenata u organizaciji

Jedinstveni računovodstveni sustavi za papire u poduzećima podijeljeni su u tri glavne kategorije, među kojima su interni propisi, kadrovi i propisi o plaćama. Prva kategorija uključuje promet papira prema rasporedu godišnjih odmora, popunjavanje dokumenata o rasporedu rada. Drugi stavak je globalniji i sadrži odredbu o izradi ugovora i dokumenata računovodstvene politike. Uredba o plaćama regulira sva pitanja isplate plaća, bonusa, bolovanja, godišnjih odmora i otpremnina pri otkazu.

Osoblje u obliku T-3

Kadrovska tablica u obrascu T-3 jedinstvena je vrsta papira koji opisuje cjelokupnu strukturu osoblja u poduzeću ili tvrtki. U stupcima se nalaze podaci o punom imenu, radnom mjestu djelatnika, jedinici u kojoj je naveden. Prema regulatornim i zakonodavnim normama, tamo je propisana službena plaća stručnjaka. Svaku promjenu u postupku registracije računovodstvo mora registrirati u ovoj kadrovskoj tablici na obrascu T3. Upute za ispunjavanje uvijek sadrže preporuke za svaki stupac. Ukupno, dokument uključuje 5 informativnih točaka.

Raspored rada

Raspored rada je dokument koji odobrava dnevnu rutinu stručnjaka. Tijek rada regulira raspored upravitelja. Uključuje stavke o potrebi inspekcijskog nadzora prema važećem zakonodavstvu, o ručku i pauzama te o prijavi. U nekim tvrtkama službenik zahtijeva da se izvješće sastavlja svaki tjedan ili mjesec (dokument mora biti potvrđen potpisima zaposlenika i referenta nakon provjere). Plan, raspored rasporeda formiraju se za buduće radno razdoblje. Evidentiranje radnog vremena zaposlenika.

Ugovor o radu

Ugovor o radu je građanskopravni dokument koji se sastavlja između budućeg radnika i poslodavca. Standardni obrasci za ovu vrstu dokumenta se ne očekuju, a ugovor se popunjava u slobodnom obliku s naznakom kvalifikacija (položaja) i razdoblja rada. Tu je također napisan željeni rezultat. Prema pravnim normama, ova vrsta dokumenta vrlo je slična dokumentu ugovora, jer propisuje konačni rezultat rada, a ne njegovu strukturu. Da biste otpustili zaposlenike, trebate samo završiti prije isteka ugovora.

Kadrovske naredbe

Vraćanje zaposlenika na radna mjesta, zapošljavanje stručnjaka provode se prema kadrovskim nalozima. Ova vrsta dokumenta propisuje imenovanje osoblja na radno mjesto i druga kretanja stručnjaka u odjelima. U izradi uputa i naredbi sudjeluju djelatnici kadrovske službe i upravljački tim. Menadžeri/administratori tvrtke donose lokalne odluke. Nalozi imaju jedinstven oblik, utvrđen je regulatornim okvirom. Prema roku trajanja papira moraju se čuvati u računovodstvu ili u kadrovskoj službi do pet godina ili više (ovisno o vrsti naloga).

Opis posla

Opisi poslova su dokument koji propisuje odgovornost stranaka (zaposlenika i poslodavca), a sadrži i podatke o uputama i dužnostima pojedinog stručnjaka na njegovom radnom mjestu. Potvrđuju se pečatom organizacije i potpisom odgovorne osobe. Za ovaj dokument potrebna su tri primjerka. Jedan ostaje u kadrovskoj službi, drugi kod samog izvođača, a treći kod voditelja ili administratora pojedinog odjela. Svrha ovog naloga je optimizirati procese upravljanja osobljem u poduzeću.

Kako organizirati uredski rad u kadrovskom odjelu

Pravilno upravljanje ljudskim resursima podrazumijeva visoku razinu odgovornosti. Osoblje za ljudske resurse mora osigurati da datumi potpisivanja odgovaraju stvarnim datumima. Održavanje radnih knjižica i drugih kadrovskih dokumenata možete povjeriti vanjskim tvrtkama. Odgovornosti službenika za ljudske resurse:

• formirati raspored rada, knjigovodstvenu dokumentaciju vezanu za godišnji odmor;
• izraditi dokumente za zaštitu rada (potrebno za državna tijela);
• pripremati i izdavati naloge;
• Izračunajte obračun plaća i kontrolirajte isplatu bonusa.

HR odjel

Kadrovska služba na puno radno vrijeme obavlja se kada sve računovodstvo i sve prijave provode samo zaposleni na puno radno vrijeme iz kadrovske službe. Ovaj način papirologije relevantan je za poduzeća i tvrtke s osobljem od 20-30 ljudi. Državni standardi zahtijevaju strogo poštivanje oblika svih naredbi i drugih zahtjeva, inače pravna osoba može dobiti novčanu kaznu. U sektoru usluga, gdje jedna pravna osoba ima do 30 ljudi, isplativije je koristiti usluge vanjskih tvrtki.

Uključivanje stručnjaka outsourcing tvrtke za rad osoblja

Angažiranjem vanjske HR tvrtke uštedjet ćete novac i smanjiti ukupni broj zaposlenih. Nezavisni stručnjaci provode cijeli obim potrebnih radova na pripremi narudžbi, rasporeda. Vode i poseban dnevnik i reguliraju rad svakog stručnjaka u poduzeću. Vanjsko vođenje kadrovske dokumentacije obilježava činjenica da pravna osoba nema vlastiti kadrovski odjel, već taj zadatak povjerava posebnom timu uz umjerenu naknadu.

Računovodstvo osoblja od nule korak po korak

Za vođenje evidencije dokumenata kadrovskog odjela potrebna je uredska oprema i ured. Važno je imati jak sef. Naredbom treba imenovati voditelja sustava upravljanja dokumentima. Nakon toga se formiraju interni akti. Za svakog zaposlenika u tvrtki morate izraditi zasebnu mapu u koju će biti pohranjena njegova radna knjižica. Vođenje kadrovske dokumentacije zahtijeva čuvanje ove dokumentacije tijekom cijelog razdoblja rada stručnjaka na radnom mjestu. Kroz cjelokupnu djelatnost odjela unose se podaci u knjige, izrađuju nalozi.

Zahtjevi za zaposlenike HR-a

Vođenje kadrovske dokumentacije relativno je složen proces koji zahtijeva određene teorijske i praktične vještine. Regulatorni okvir za ovo radno mjesto sadrži popis uvjeta pod kojima stručnjak može obnašati ovu poziciju. Obrazovne ustanove ne izdvajaju poseban profil kao kadrovski uredski rad. Menadžeri i administratori su prikladni za aktivnosti u kadrovskom odjelu. Stoga poslodavci imenuju osobe s pravnim obrazovanjem, zaštitom informacija ili upravljanjem dokumentima.

Prava i obveze kadrovskog službenika

Prva obveza takvih službenika je poznavanje zakonskog okvira, poštivanje utvrđenih računovodstvenih pravila. Iznad su bili članci, savezni zakoni kojih se treba pridržavati pri vođenju kadrovske evidencije. Kadrovski službenik ima pravo primati informacije od zaposlenika, pregledavati osobne mape, vidjeti knjigovodstvenu knjigu (plaću). Ovlasti stručnjaka ovog profila uključuju stavljanje potpisa, rad s poslodavcima na poboljšanju učinkovitosti osoblja.

Vođenje kadrovske evidencije

Danas se vođenje kadrovske dokumentacije odvija u pisanom i digitalnom obliku. Dokumentaciju potpisuju osobno ovlašteni djelatnici. Za dokumentaciju se koriste državni standardi koji objedinjuju sve predloške i obrasce. Potrebno je uzeti u obzir norme GOST R 6.30-2003 i GOST R 7.0.8-2013. Važni papiri pohranjuju se u posebne mape ili metalne sefove. Ovisno o opsegu i veličini tvrtke, stručnjaci se moraju pridržavati različitih zahtjeva za učestalost izvještavanja.

Pretraga i registracija osoblja

U početku, prije prijave zaposlenika, potrebno je pronaći specijalizirano osoblje koje bi zadovoljilo stroge kriterije (moraju biti povezani sa specifičnostima posla). Da biste to učinili, koristite specijalizirane urede, agencije, stranice za traženje posla, burzu rada ili privatne oglase u novinama, medijima, na web stranicama. Nakon toga se sastavljaju obvezni dokumenti o osoblju, provodi se registracija, potpisuje se ugovor o radu ili ugovor o radu.

Faze zapošljavanja

Postupci prijavljivanja osoba na radno mjesto počinju unosom podataka o tražitelju posla u poseban dnevnik. U izvješću se bilježe podaci o iskustvu, duljini radnog staža i prethodnom položaju. Nakon odobrenja sastavlja se nalog za imenovanje osobe na određeno radno mjesto. Završna faza je formiranje osobne mape, izrada predmeta u tvrtki, odjelu. Ugovor sadrži podatke o dužnostima, o plaći na radnom mjestu.

Osobne iskaznice i formiranje osobnog dosjea zaposlenika

Vrste kadrovskih dokumenata uključuju osobnu iskaznicu zaposlenika. Sadrži sve podatke o bračnom stanju, puno ime, tu je zalijepljena fotografija, propisan je datum rođenja. Sve to rade poslodavci kako bi formirali paket podataka o svakom djelatniku tvrtke. Ovi podaci se prema zakonu ne mogu prenijeti trećim osobama. Za vođenje osobnog dosjea koriste se mape, ormari ili čak metalni sefovi (ovisno o razini opremljenosti ureda tvrtke).

HR časopisi

Papirnati tiskani proizvodi pomažu u sistematizaciji izvješćivanja, pojednostavljuju tijek dokumenata. Dokumentacija u obliku poslovnih časopisa uključuje sljedeće vrste:

• za kontrolu dokumenata, papira koji se dostavljaju poduzeću ili poduzeću;
• kontrolirati vrijeme, razdoblja službenih putovanja;
• kontrolirati sve bilješke, izjave;
• evidencije radi osiguranja sigurnosti radnih knjižica.

Održavanje radnih knjižica

Vođenje kadrovske evidencije obvezuje stručnjake da vode evidenciju radne knjižice. Sva evidencija se vodi ako je osoba u poduzeću službeno registrirana. Radna knjižica se radniku izdaje pri otkazu. Ova dokumentacija bilježi sve promjene u vezi radnog mjesta, nagrada. Osposobljavanje za vođenje kadrovske dokumentacije od nule uključuje obvezne stavke o ispravnom oblikovanju radnih knjižica. Sve pogreške ispravljaju članovi osoblja za ljudske resurse. Ako se pronađu, stručnjaci mogu biti optuženi za upravni prekršaj.

Organiziranje i pohranjivanje dokumenata

Za reviziju i pohranu dokumenata stvorene su zasebne zakonske norme. Važno je spomenuti i članak 17. Saveznog zakona o arhivskoj djelatnosti. Njime se propisuje potreba da se uprave trgovačkih društava i poduzeća u propisanom roku brinu o sigurnosti arhivske dokumentacije. Rok skladištenja je propisan zakonom i u skladu je s državnim standardima. Kako bi se osigurala cjelovitost papirnate dokumentacije, koriste se metalni vatrostalni sefovi i ormari.

Ako je potrebno, podaci iz dokumenata se prenose Državnom odboru za statistiku Ruske Federacije. Automatizacija, digitalizacija tiskanja jedno je od prioritetnih područja u optimizaciji procesa upravljanja radom države. Danas se većina izvješćivanja ne radi na papiru. To ne uklanja obvezu čelnika poduzeća, upravitelja da čuvaju arhivu jednu, tri, pet ili više godina.

Elektronska kadrovska evidencija

Pri korištenju elektroničke kadrovske evidencije važno je pridržavati se sigurnosnih uvjeta dokumenata, smanjiti pristup arhivi temeljem zakona o zaštiti osobnih podataka. Elektronsko knjigovodstvo dokumentacije ima niz prednosti:

1. brz pristup dokumentima;
2. zaštita datoteke lozinkom;
3. nema potrebe kupovati sefove za uštedu papira;
4. ušteda prostora u uredu - tvrdi disk može pohraniti 10.000 dokumenata ili više;
5. ušteda vremena - možete potpisati, pronaći bilo koji dokument za 1-2 minute u arhivi tvrdog diska na vašem računalu.

Video

Saznajte kako se vodi kadrovska evidencija u organizaciji i za što se može kazniti. Preuzmite priručnik za vođenje kadrovske dokumentacije ili sami organizirajte računovodstvo.

U članku

Preuzmite koristan dokument

Koje su obvezne kadrovske isprave koje sastavlja poslodavac

Svaka tvrtka koja koristi najamni rad dužna je voditi kadrovsku evidenciju. Rad s kadrovima prati i izrada mnogih dokumenata, od kadrovske liste do naloga za kadrove. Zadatak kadrovskog službenika je pravodobno i ispravno sastaviti dokumente kadrovske službe, po potrebi ih izmijeniti i provjeriti usklađenost s važećim zakonodavstvom.

Dobro strukturirana uputa o upravljanju kadrovskom dokumentacijom, sastavljena uzimajući u obzir novi GOST, minimizirat će rizik od velikih pogrešaka u radu s osobljem.

Počevši od nule, pripremite obvezne dokumente kadrovske službe, bez kojih je punopravni rad s osobljem jednostavno nemoguć.

Potrebni HR dokumenti:

• ugovori o radu;
• opis poslova (ako je potrebno);
• lokalni propisi;
• osobne iskaznice zaposlenika;
• kadrovske naredbe;
• narudžbe za osnovnu djelatnost;
• popunjavanje osoblja;
• raspored odmora;
• računovodstvene knjige i časopisi;
• satnica .

Ugovor o radu

Glavni dokument u radu kadrovskog službenika. Potvrđuje postojanje radnog odnosa, utvrđuje prava i obveze stranaka. Ne postoji jedinstven jedinstveni oblik ugovora o radu, iako postoji standardni obrazac za mikro poduzeća. Drugi poslodavci to mogu uzeti kao osnovu. Zakon ne zabranjuje sastavljanje ugovora o radu u slobodnoj formi ako sadrže sve obvezne uvjete i podatke o strankama.

Obvezni uvjeti ugovora o radu:

• radna funkcija koja označava položaj ili vrstu posla;
• mjesto rada i uvjeti rada;
• naknada s naznakom tarifnog iznosa ili plaće;
• uvjet obveznog socijalnog osiguranja.

Odraziti u ugovoru o radu prirodu i način rada, ako se razlikuju od uobičajenih. Zapisati sva jamstva i naknade propisane zakonom. U ugovoru na određeno vrijeme obavezno navesti rok važenja i razloge zbog kojih stranke nisu mogle zasnovati radni odnos na neodređeno vrijeme.

Obavezni podaci ugovora o radu:

• Puno ime radnika i ime poslodavca (za fizička lica - puno ime);
• podatke o ispravama kojima se dokazuje identitet radnika i poslodavca-pojedinca;
• PIB poslodavca (osim za fizička lica koja nemaju status poduzetnika);
• podatke o osobi koja potpisuje ugovor u ime poslodavca;
• mjesto i datum dokumenta.

Opis posla

Unatoč nepostojanju referenci na ovaj dokument u Zakonu o radu Ruske Federacije, državna tijela bez greške razvijaju paket opisa poslova (Zakon br. 79-FZ od 27. srpnja 2004.) i vrlo je poželjno da komercijalne organizacije napravi to.

Prisutnost opisa poslova omogućuje:

• kompetentno raspodijeliti odgovornosti između sličnih pozicija;
• dokazati na sudu ili u tužiteljstvu legitimnost stegovne sankcije;
• opravdati;
• ispravno certificirati osoblje za usklađenost sa svojim položajima.

Pažnja! Upute su napisane za radna mjesta, a ne za određene zaposlenike, stoga ih nemojte personalizirati. Ako zaposlenik da otkaz ili se premjesti, upute će se morati ponovno odobriti. Iz istog razloga, bolje ga je odobriti kao samostalan dokument, a ne kao aneks ugovora o radu ili ugovora.

Lokalni propisi (LNA)

Postoje obavezni i izborni. GIT inspektor ima pravo zahtijevati lokalne propise tijekom inspekcije, a ako neki dokument nije dostupan ili je izveden s greškama, poslodavac može biti kažnjen ili izdat nalog.

Obavezno uključiti sve LNA navedene u Zakonu o radu:

• propis o plaćama, ako uvjeti naknade nisu navedeni u kolektivnom ugovoru ili drugom lokalnom aktu (članak 135. Zakona o radu Ruske Federacije);
• propis o osobnim podacima zaposlenika (članak 86. Zakona o radu Ruske Federacije);
• (članak 189. Zakona o radu Ruske Federacije).

Ako u državi postoje radna mjesta s nepravilnim radnim vremenom, treba odobriti popis zaposlenika koji podliježu posebnom režimu rada (članci 57., 101. Zakona o radu Ruske Federacije). Ako tvrtka šalje osoblje na prekvalifikaciju ili usavršavanje - propis o postupku i uvjetima za prolazak stručnog osposobljavanja (članak 196. Zakona o radu Ruske Federacije).

Izborni LNA se izdaju po potrebi. Za jasno reguliranje radnih procesa izraditi dodatne interne dokumente: odredbe o bonusima, službenim putovanjima, mentorstvu, socijalnoj politici, zapošljavanju itd. Ne postoje jedinstveni zahtjevi za dizajn i strukturu lokalnih akata, vodite se trenutnim GOST-om i ispravno ovjerite svaki dokument.

Osobne iskaznice zaposlenika

Svi poslodavci, bez obzira na pravni oblik i područje djelovanja, dužni su izraditi osobnu iskaznicu za svakog zaposlenika. Koristite jedinstveni obrazac T-2 ili izradite vlastiti obrazac. Za registraciju državnih službenika izrađen je poseban obrazac T-2GS.

Nemojte zaboraviti upoznati zaposlenika sa sadržajem osobne kartice pod potpisom odmah nakon početnog popunjavanja, a zatim - nakon unosa novih unosa o prijenosu (uključujući privremeni), otpuštanju, preimenovanju radnog mjesta.

Pažnja! Osobna iskaznica se zatvara nakon prestanka ugovora o radu na temelju kojeg je započeta. Ako zaposlite zaposlenika koji je već radio u organizaciji, započnite novu karticu za njega.

Nalozi za osoblje

Zapošljavanje, službena putovanja, otkazi, bonusi, godišnji odmori i drugi kadrovski postupci formalizirani su naredbama. Ovo je najvažniji dokument svake kadrovske službe, na temelju kojeg se vrše upisi u osobne račune, radne knjižice, osobne kartice.

Neki nalozi su sastavljeni u jedinstvenom tabelarnom obliku. Ako se nalog ne odnosi na jednog, već na nekoliko zaposlenika odjednom, koristi se obrazac s oznakom "a":

Tablica 1. Nalozi izdani na jedinstvenim tabličnim obrascima

	Vrsta i naziv obrasca
T-9 ili T-9	Nalog za slanje jednog ili više zaposlenika na službeni put
T-11 ili T-11a	Nalog za poticanje jednog ili više zaposlenika
T-8 ili T-8a	Nalog za otpuštanje jednog ili više zaposlenika
T-6 ili T-6a	Nalog za odobravanje dopusta jednom ili više zaposlenika
T-5 ili T-5a	Nalog za premještanje jednog ili više zaposlenika na drugo radno mjesto
T-1 ili T-1a	Nalog za zapošljavanje jednog ili više djelatnika za rad

Pažnja! Umjesto jedinstvenih obrazaca možete koristiti obrasce koje je odobrio poslodavac ako sadrže sve potrebne podatke.

Preostale narudžbe se izdaju u tekstualnom obliku. Ako trebate opozvati zaposlenika s godišnjeg odmora ili ga poslati na tečajeve usavršavanja, vratite ga na posao ili sastavite nalog u slobodnom obliku.

Nalog dobiva pravnu snagu ovjerovnim podacima - osobnim potpisom glavnog direktora ili druge službene osobe ovlaštene za potpisivanje naloga. Uz potpis stavlja se i pečat organizacije (ako postoji). Administrativni dokumenti stupaju na snagu od trenutka potpisivanja ili od datuma navedenog u njima.

Pažnja! Nalozi o imenovanju rukovoditelja - glavnog direktora, njegovih zamjenika, glavnog računovođe i drugih dužnosnika spomenutih u povelji - odnose se na naloge za temeljne djelatnosti, a ne za kadrove.

Narudžbe za osnovnu djelatnost

To uključuje sve pisane naredbe koje se ne odnose na kadrovska ili administrativno-gospodarska pitanja: o uvođenju lokalnih propisa ili izmjenama postojećih LNA, o stvaranju novih radnih mjesta i provođenju inspekcija. Izvršenje takvih naloga može se povjeriti i tajniku organizacije i kadrovskim službenicima.

kadroviranje

Karakterizira kadrovski sastav poduzeća: organizacijsku strukturu, broj i sastav osoblja, naknade za sva radna mjesta. Za registraciju koristite jedinstveni obrazac T-3 ili izradite vlastiti predložak. Razdoblje valjanosti dokumenta može se izostaviti, ali ako je ograničeno, ne zaboravite sastaviti novu tablicu osoblja do navedenog datuma.

Primjer osoblja s ograničenim trajanjem

U dokument unesite sva raspoloživa radna mjesta u tvrtki, uključujući slobodna, privremena i sezonska. Zakonom je zabranjeno zapošljavanje djelatnika na radna mjesta koja nisu predviđena kadrovskim rasporedom (Rostrud dopis br. PG/13229-6-1 od 21.01.2014.).

Napišite nazive pozicija na ruskom jeziku i bez kratica, navedite točnu plaću za svaku - vilice za plaće su neprihvatljive. Radna mjesta koja se odnose na naknade, beneficije ili ograničenja moraju biti u skladu sa stručnim standardima i knjižicama tarifa i kvalifikacija (dopis Ministarstva rada br. 14-0/10/V-2253 od 04.04.2016.). Reći će stručnjak časopisa "Personnel Business".

Pažnja! Za pogreške u tablici osoblja, tvrtka se suočava s novčanom kaznom prema članku 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Raspored odmora

Sastavlja se godišnje i utvrđuje uvjete za odobravanje godišnjih plaćenih odmora svim zaposlenicima organizacije. Kao osnovu uzmite jedinstveni obrazac T-7 ili vlastiti predložak.

Kako biste izbjegli potraživanja na dokumentu, nastavite redom:

1. Saznajte želje zaposlenika. Zamolite voditelje odjela da prikupe podatke o svakoj strukturnoj jedinici.
2. Provjerite ima li među zaposlenicima korisnika koji imaju pravo na godišnji odmor u bilo koje vrijeme. To uključuje trudnice, maloljetne osobe i neke druge kategorije radnika.
3. Napravite preliminarni sažeti raspored. U dokument se upisuju svi zaposlenici, uključujući vanjske i interne honorarne zaposlenike, kao i one kojima porodiljni dopust prestaje sljedeće godine.
4. Dogovorite se i odobrite raspored. Izdati posebnu naredbu ili opečatiti pečat odobrenja na samom dokumentu, upoznati zaposlenike s njim pod potpisom (Rostrud dopis br. PG / 5883-6-1 od 01.08.2012.).

Tko je odgovoran za upravljanje ljudskim resursima

U mikro poduzećima i start-upima cijela HR administracija obično pada na ramena jedne osobe. Obično je to direktor tvrtke ili njegov zamjenik. No kako posao raste i osoblje se širi, tako se povećava i količina papirologije. U ovoj fazi treba dodijeliti radno mjesto s punim radnim vremenom za kadrovskog stručnjaka koji dobro poznaje osnove vođenja kadrovske dokumentacije i sve svoje radno vrijeme posvećuje radu s osobljem.

U velikim poduzećima sa složenom organizacijskom strukturom vođenjem kadrovskih evidencija bavi se posebna služba.

Ako organizacija ima zasebne strukturne odjele, na primjer, podružnice u drugim gradovima i regijama, postoje dva načina za vođenje kadrovske evidencije. Skuplje - stvoriti mjesto kadrovskog službenika u svakoj podružnici, isplativije, ali povezano s određenim poteškoćama - upravljati kadrovskim odjelom u glavnom uredu, nakon što je posao postavljen pomoću skeniranja i pošte. Što jest, pročitajte u časopisu "Personal Business".

Tablica 2. Prednosti i nedostaci različitih načina organiziranja CA u poslovnicama

Postupak	CD se vodi u sjedištu	CD se provodi u poslovnicama
Papirologija	Teško je ispoštovati rokove, za prijenos originalnih dokumenata treba vremena	Rokovi se poštuju, pravo potpisa delegirano je na voditelja poslovnice
Imenovanje djelatnika odgovornih za vođenje kadrovskih evidencija (KD)	Obično je lako pronaći pravog zaposlenika s pravim kvalifikacijama	Budući da je u poslovnicama manje zaposlenih, teško je izabrati osobu odgovornu za CA
Zapošljavanje za prekovremeni rad ili vikendom	Nije uvijek moguće pravovremeno izdati sve potrebne dokumente i dostaviti ih odjelu na vrijeme	Nije problem: samo trebate dobiti suglasnost djelatnika i na licu mjesta popuniti sve dokumente
Izdavanje dokumenata zaposlenicima pri otkazu	Potrebno je više vremena za dostavu, postoji opasnost od gubitka prilikom slanja poštom	Dokumenti se mogu izdati promptno, bez kršenja utvrđenih rokova

Organizacija uredskog rada osoblja samostalno: upute korak po korak

Kako organizirati rad s osobljem u novonastaloj tvrtki ili obnoviti nakon prethodnika? Nova uputa o vođenju kadrovskih evidencija, izrađena uzimajući u obzir norme važećeg zakonodavstva, pomoći će vam da ništa ne propustite.

Nastavite korak po korak:

Korak 1. Izradite regulatorni okvir. Prije svega, vodite se zahtjevima Zakona o radu Ruske Federacije - glavnog skupa zakona o radu koji reguliraju mnoge kadrovske procese: zapošljavanje, odobravanje odmora, prava i obveze strana u ugovoru o radu, postupak za obračun plaća itd.

Također razmotrite pravila koja postavljaju:

• Uredba Državnog odbora za statistiku broj 1 od 01.05.2004- o korištenju jedinstvenih oblika primarnog računovodstva i obveznih podataka;
• U maloj tvrtki sva pitanja vezana uz vođenje kadrovskih evidencija može rješavati jedna osoba – kadrovski službenik, tajnik ili direktor. Tada je upravo on odgovoran za vođenje i čuvanje radnih knjižica. Ali ako je obim posla velik, bolje je podijeliti područja odgovornosti na nekoliko zaposlenika. Primjerice, imenovati jednog od kadrovnika zaduženog za vođenje i računovodstvo radnih knjižica, a drugom povjeriti posao sastavljanja kadrovskih naloga.

  Uzorak naredbe o imenovanju službenika odgovornog za radne knjižice

  
  

  Korak 3. Napravite popis potrebnih kadrovskih dokumenata. U njega uključite lokalne propise i druge dokumente, čiju će prisutnost GIT inspektor svakako provjeriti tijekom sljedećeg posjeta: osoblje, raspored godišnjih odmora, satnica, osobne iskaznice zaposlenika. Ako organizacija planira napustiti jedinstvene obrasce, izdajte nalog za razvoj vlastitih obrazaca.

  Korak 4. Razviti i odobriti potrebne kadrovske evidencije i propise. Postoji nekoliko načina za odobravanje LNA: saznajte po čemu se međusobno razlikuju i odaberite onaj koji vam najviše odgovara. Napominjemo da će neke dokumente prvo morati dogovoriti sa sindikatom (kaži će stručnjak iz elektroničkog časopisa Kadrovoe Delo).

  Korak 5. Ispunite upisne knjige i dnevnike. Imenovati djelatnike odgovorne za registraciju brifinga, liječničkih pregleda i korespondencije.

  1. Provjerite ispravnost izvršenja ugovora o radu. Prvo provjerite je li direktor organizacije uredno prijavljen za rad, a zatim pogledajte ostale ugovore. Pobrinite se da plaće i nazivi radnih mjesta koji su u njima propisani točno odgovaraju tekstu u popisu zaposlenih, radnim knjižicama i nalozima za rad. Ako nađete greške, izvršite promjene sklapanjem dodatnih ugovora sa zaposlenicima.
  1. Upoznati zaposlenike pod potpisom s LNA koji su s njima izravno povezani. Ne govorimo samo o pravilima radnog rasporeda i drugim LNA, s kojima se osoblje treba upoznati pri zapošljavanju, već io opisima poslova, nalozima za osoblje i zapisnicima brifinga.

  Pažnja! Pobrinite se da svaki zaposlenik dobije svoj primjerak ugovora o radu i sve dodatne ugovore uz njega.

  1. Organizirati vojnu registraciju. Ako društvo zapošljava vojno obveznike ili vojno sposobne osobe, voditi vojnu evidenciju. Imenovati osobu odgovornu za vođenje evidencije i uskladiti imenovanje s mjesnim vojnim uredom, izraditi plan rada i izdati evidenciju na temelju podataka iz vojnih iskaznica, osobnih iskaznica i regrutacijskih potvrda koje dostavljaju zaposlenici.
  1. Stvorite sigurno okruženje za pohranu. Ovaj zahtjev se odnosi na sve dokumente koji sadrže osobne podatke (PD): smjestite ih u sigurno zaključane ormare i sefove, ne prenosite podatke o zaposleniku trećim stranama bez njega pismeni pristanak. Ne čuvajte kopije putovnica i diploma u osobnim dosjeima, ne tražite od zaposlenika osobne podatke koji nisu izravno povezani s poslom – kazne za kršenje pravila obrade osobnih podataka su značajne.
  1. Napravite planer kalendara. Mnogi važni dokumenti moraju se redovito ažurirati ili ponovno odobravati. Primjerice, raspored godišnjih odmora treba sastavljati godišnje, a kolektivni ugovor reizdati najmanje jednom u tri godine. Kako tvrtka u budućnosti ne bi imala problema, unaprijed planirajte rad s ključnim dokumentima.

  Organiziranje upravljanja kadrovskom dokumentacijom od nule, na primjer, u poslovnici, ili obnova nakon prethodnika nije lak zadatak. Za početak pročitajte regulatorni okvir i standard GOST R 7.0.97-2016, koji sadrži osnovne zahtjeve za papirologiju.

  Radeći dosljedno, izradite minimalni potrebni set kadrovske dokumentacije, uključujući propise. Odlučite koje ćete primarne računovodstvene obrasce koristiti - objedinjene ili samostalno razvijene. Dovedite svoje ugovore o radu i ugovore u red. Budite pažljivi na detalje, jer se tvrtka suočava s velikom kaznom zbog izostanka ili pogrešnog izvršenja dokumenata.