Правила за водене на разписания. Правилно поддържане на листове за време

В тази статия ще намерите:

• Подробно описание на начина на попълване на график за време
• Примерен лист за време

Воденето на график е задължение на работодателя, установено в член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация. За всеки служител трябва да се води лист за време T 12, като се посочва действително отработеното време. За тази употреба:

• график за работно време Т 12;
• график за работно време Т 13.

Можете да използвате унифицирани формуляри, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1, или формуляри, разработени самостоятелно.

За какво е отчетната карта?

Необходим е лист за време, за да:

• ежедневно отчита как служителите използват работното си време, дали спазват установения работен график;
• получават данни за отработените часове;
• изчисляване на заплата;
• съставя статистически отчети за труда за статистическите органи.

Два начина за водене на график

Графиците за работно време и изчисленията на заплатите могат да се поддържат по един от двата метода:

1) метод за непрекъснато регистриране на присъствието и отсъствията от работа. Използва се за кумулативно отчитане на работното време, когато броят на отработените часове варира.

2) метод за записване на отклонения (неявявания, закъснения, извънреден труд и т.н.). Този метод се използва, когато продължителността на работния ден (смяна) е постоянна.

Образци на листове за време

Отчетната карта се съставя в един екземпляр. В края на месеца попълнената отчетна карта трябва да бъде подписана от ръководителите на структурни подразделения и служителя по човешки ресурси. След това документът се изпраща в счетоводния отдел за изчисляване на заплатите.

По правило се водят графики за работното време за служителите на всяко структурно звено. В работата си можете да използвате както график за работно време T 12, така и лист за работно време T 13. Лист за работно време T 13 се използва за автоматизирана обработка на отчитане на данни.

Кой води графика

Попълването на графика обикновено се възлага на упълномощено лице. Той съставя отчетна карта в един екземпляр, дава я на ръководителя на структурното звено, служител по човешки ресурси, и я предава на счетоводния отдел. Въз основа на данните от графика се изчисляват и изплащат заплатите на служителите.

Най-често отговорността за воденето на графики се възлага на специалист по човешки ресурси, счетоводител или ръководители на структурни подразделения в допълнение към основните им функции.

Какви обозначения се използват при попълване на графика?

Когато попълвате графика, можете да използвате както азбучни, така и цифрови кодове, чийто списък е даден на заглавната страница на унифицирания формуляр № T-12, одобрен с Решение на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. номер 1.

Следните обозначения се използват най-често в листа за време:

Работя през деня;

B – почивни и неработни празници;

N – работа през нощта;

PB – работа през почивните дни;

В – извънреден труд;

Б – отпуск по болест (период на временна неработоспособност);

К – командировка;

OT – годишен основен платен отпуск;

ОЗ – отпуск без заплащане;

U – учебен отпуск.

Кодът за отсъствие по причини в отчетната карта се отбелязва с буквения код „NN” (неявяване по неизвестни причини) или цифровия код „30”.

Общоприетите символи за обозначаване на всеки период (например почивки за хранене на дете, предоставени въз основа на част 4 от член 258 от Кодекса на труда на Руската федерация) може да не са достатъчни. В този случай организацията има право да издаде заповед за въвеждане на допълнителен символ с буквен или цифров код (Процедура за използване на унифицирани форми на първична счетоводна документация, одобрена с Решение на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 24 март 1999 г. № 20).

Как да поддържате графики без грешки

Попълването на графика изглежда лесно, но на практика възникват следните грешки:

• посочват се само фамилията и инициалите на служителя, без да се посочва длъжността;
• неработен празник се отбелязва като работен ден;
• в предпразничен ден работното време се намалява с 1 час, например, вместо 7 часа 8.

Можете да изтеглите и също така да попълните унифицирания формуляр T-12 без грешки безплатно в онлайн счетоводната услуга „Моят бизнес“, като предварително сте се регистрирали в услугата с помощта на . Всички формуляри, представени в услугата, се актуализират редовно и отговарят на всички законови изисквания.

Как да поддържате график за работещ на непълно работно време

Реално отработеното време от работника на непълно работно време се отбелязва в ведомостта. Продължителността му (в часове и минути) се посочва в долния ред (колони 4 и 6) на формуляр № Т-12 или в редове 2 и 4 (колона 4) на формуляр № Т-13. Ако служителят е вътрешен съвместител, отработеното време се отразява за всяка длъжност поотделно.

Как да отбележите командировка в графика

За командированите служители се води график № Т-12. Дните в командировка се отбелязват с буквения код „К” или цифрата „06”. Работното време в командировка не се отбелязва.

На практика правилата за поддържане на такъв документ като график за време повдигат голям брой въпроси сред много специалисти. Често възникват трудности при изготвянето на този документ, особено когато става въпрос за работници на непълно работно време, непълнолетни служители и др.

Всяко предприятие трябва да води отчет за работното време. Тези отговорности могат да бъдат възложени на служител по персонала, мениджър, счетоводител и др. Регистрацията се извършва чрез специален формуляр, одобрен от Росстат. Това е формуляр 0504421 или просто график, който е необходим за регистриране на присъствието или отсъствието на служителя на работа.

Необходим е лист за време (формуляр 0504421) за следното:

1. Контрол на работното време в цялото предприятие или отделен отдел.
2. Отчитане на работните дни на служителите, както и болнични, командировки, отпуски и др.
3. Записване на отсъствия.
4. Въвеждане на информация за нови подчинени в графика.

Всеки служител в предприятието получава свой собствен уникален код, който се използва за попълване на график. Този номер не се променя дори при вътрешно преместване на служител.

Формуляр за отчетна карта

Има две форми на счетоводни листове - Т-12 и Т-13. Също така законът не забранява използването от ръководството на компанията на документи от собствената му разработка. Два вида разписания са предназначени за различни нужди:

1. Т-12. Попълва се ръчно от служителя по персонала. Днес те се използват много по-често.
2. Т-13. Този формуляр на документа е предназначен единствено за автоматична обработка на данни. Цялата информация се въвежда с помощта на компютър, след което отчетната карта трябва да бъде отпечатана и подписана.

Помощ: ако мениджърът иска да използва свои собствени форми, той може да вземе стандартните за пример.

Правила за попълване

Знаейки как да попълните правилно документ, е много лесно да сведете до минимум броя на направените грешки. Примерен формуляр може да се намери в интернет. Правилата за поддържане на графики са следните:

1. Лицето, което попълва документа, трябва да посочи точно колко дни и часове е работил подчиненият.
2. Информацията в графика се въвежда изключително от упълномощено лице.
3. След попълване на формулярите те се подписват от ръководителя и отговорника за персонала.
4. След това всички подписани графици се прехвърлят в счетоводния отдел.

Тази заповед никога не се нарушава. Инструкциите за попълване на документа са както следва:

1. Лицето, чието правомощие включва попълването на този документ, трябва да посочи името на фирмата, номера на графика, счетоводните срокове и др.
2. След това се изготвя раздел № 1.

В този раздел служителят по персонала трябва да попълни съответните полета и да посочи кодовете, които счетоводният отдел впоследствие ще използва за изчисляване на заплатите. Там ще се попълва и раздел №2.

Що се отнася до кодовете, най-често срещаните са:

• “I” и “01” – работят по обичайния график;
• “C” и “05” – обработка;
• „П” и „14” – отпуск по майчинство и др.

Почивните дни могат да бъдат посочени в графика по два начина в зависимост от причината, поради която са предоставени. Пример: ако почивният ден е получен допълнително и не е платен, тогава се посочва „Б“, а ако е платен почивен ден, тогава „ОВ“.

Работата по празниците също се записва по различен начин. Пример: когато подчинен получава заплащане за работа на празник, се използва „RV“. Но ако той вземе допълнителен почивен ден за тази смяна, тогава служителят по персонала му дава „NV“.

В много предприятия често възникват ситуации, когато информацията в графика за време може да е погрешна. Да кажем, че служител се е разболял и не е съобщил за това, но служителят по персонала посочи, че причината за отсъствието му е неизвестна. След възстановяване лицето носи правото, но графикът за време вече е съставен и предаден на служителя за плащане. Какво да правя?

След това специалистът трябва да използва коригиращ график. Обикновено се издава след края на отчетния период. В документа се въвежда коректна информация, като се прилага и бележка от лицето, което го попълва. Бележката посочва причините, поради които първоначалният график е попълнен неправилно.

Няма специален формуляр за документа, така че може да бъде съставен на бланката на организацията. Обикновено документът, който трябва да се попълни, е два вида:

1. Напълно идентичен с оригиналната форма. Листът с коригиращ доклад дублира цялата информация от първия документ, с изключение, разбира се, на грешна информация.
2. Съдържа само корекции. Този вид документ е по-рядко срещан, но не е забранен от закона.

Въз основа на коригиращия отчет счетоводният отдел ще направи необходимото преизчисляване на плащанията.

Срокове

Що се отнася до периодите на фактуриране, младите специалисти трябва да знаят, че такъв период винаги е един календарен месец. Не можете да попълните отчет за тримесечие или година. И в края на всеки работен месец упълномощеният служител е длъжен да изготви документи за всеки служител и да ги предаде на лицето, което подписва графика за време.

Няма промени в това отношение нито през 2015 г., нито през 2016 г. Ако работодателят направи някакви промени, служителите по човешки ресурси ще бъдат първите, които ще научат за това.

Отговорност

Правилното попълване на графика е отговорност на упълномощеното за това лице. Въпреки това инспекторите често записват различни видове нарушения:

• несъответствие в информацията относно доходите на дадено лице;
• неправилно използване на кодове;
• неправилно изчисляване на плащанията въз основа на отпуск по болест.

За тези грешки длъжностното лице може да бъде привлечено към административна отговорност, което предполага глоба до 5000 рубли. Но ако компанията изобщо не издаде документ за работно време, тогава мениджърът може да бъде глобен с 50 000 рубли.

Функции за пълнене

Често се налага хронометристите да правят бележки върху документа, показващи отклонение от стандартния режим на работа. Важно е да запомните, че това може да стане само въз основа на подкрепящи документи (медицинско свидетелство и др.).

Но най-често възникват трудности с подготовката на документи, ако подчинен отиде в командировка. За да избегнат грешки, служителите по персонала трябва да знаят някои нюанси:

1. Служителят е в командировка през празнични и почивни дни, което означава, че получава двойно заплащане. Въведено е "KM".
2. Подчиненият е в отпуск. Това означава, че „OT“ се поставя в празните клетки, съответстващи на почивните дни. Ако има неработни празници, те трябва да бъдат изключени.
3. Появява се нов служител. Следователно във всички празни клетки за дати, предшестващи неговата работа, трябва да поставите „XX“. Тези символи трябва да се използват, когато служителят вече е напуснал и месечният отчет все още не е затворен.

Преди да започнете да изпълнявате задълженията за поддържане на графики на служителите, трябва да прочетете съответните инструкции и да научите всички нюанси на регистрацията. В крайна сметка грешките, допуснати в този случай, засягат на първо място заплатите на персонала, броя на отсъствията и продължителността на ваканцията. Цялата документация, предоставена от служителите, трябва да се проверява много внимателно.

внимание! Поради скорошни промени в законодателството, правната информация в тази статия може да не е актуална!

Нашият адвокат може да ви консултира безплатно - напишете въпроса си във формата по-долу:

Всяко предприятие плаща заплати въз основа на действително отработените часове или дни. Тези данни за отчитане и изплащане на заплатите според отработеното време изискват специална форма за първично отчитане. Този формуляр се счита за график на работното време.

По-долу е дадена информация за този документ, инструкциите за неговото попълване според отработеното работно време в предприятието.

Защо е необходим този документ и защо трябва да бъде съставен?

Трябва да започнем с факта, че графикът за време е документ, който всеки работодател или негов упълномощен представител в предприятието е длъжен да поддържа, независимо от броя на служителите и формата на собственост в таблицата с персонала.

Ако този документ не присъства в предприятието, това ще доведе до отговорност на ръководството под формата на глоби по време на проверка от органа по защита на труда.

В случай, че заплатите заемат много важно място в разходите на предприятието, документите по време на данъчна проверка могат да доведат до хипотеза за неоснователно начисляване на заплата и нейното изключване от списъка на разходите на предприятието. В този случай ще настъпят неприятни последици.

Формуляри T-12 и T-13: правила и етапи на попълване

Счетоводната ведомост се води всеки работен ден от месеца и в последния ден се изготвя справка за общия брой отработени дни/часове. Попълненият документ се изпраща в счетоводния отдел.

Нека дадем пример за инструкции за попълване на график и изчисляване на заплатите, като използваме формуляри T-12 и T-13 като основа. Те не се различават съществено.

• В горната част трябва да посочите името на организацията в съответствие с учредителните документи и името на структурното звено, ако има такова.
• Попълват се клетките „Дата на съставяне“ (последен ден от работния месец) и „Номер на документа“.
• „Отчетен период“ показва интервала от време, от който се изчислява заплатата по план.
• Първата колона на графика показва поредния номер на служителите.
• Колони 2-3 се попълват въз основа на лични карти на служители в съответствие с формуляра T-2, създаден въз основа на заповед за допускане до предприятието.
• Колони 4 и 6 са предназначени за кодове на разходите за работно време и информация за броя на отработените часове през изминалия месец.
• Колони 5 и 7 са предназначени за отбелязване на междинни резултати за две половини на месеца.
• Колони 8-17 се попълват в края на отчетния месец.
• Окончателният брой дни не включва дните на отсъствие на служителя (отпуск по болест, командировки, отсъствия, почивни дни).
• Колони 14 и 16 се попълват с броя дни и часове.
• 15 – код на причината за отсъствие от работа
• 17 - общият брой празници и почивни дни на служителите за отчетния месец.

Документът се подписва от служител на отдел "Човешки ресурси", структурно звено, директор или упълномощено от него лице.

Изготвяне на графики за работа на смени и други нюанси

Съгласно член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация работодателят трябва да води записи за действително отработеното време от всеки служител. Работното време се заплаща според физическото местоположение на работното място. Те се изчисляват чрез отчитане на присъствие и отсъствие от работа.

Работата на смени е условие на колективния трудов договор и трябва да бъде документирана. Работата на смени може да се извършва изключително според графика на смените в съответствие с член 103 от Кодекса на труда на Руската федерация. Отчита ежедневното работно време и честотата на смени. Графикът на смените в този случай действа като местен независим регулаторен акт.

За да се одобри работа на нощни смени, се изисква работата да бъде включена в списъка, определен от договора или акта на работодателя съгласно член 97 от Кодекса на труда на Руската федерация.

В практиката най-често се използва дневният работен график на „времеви режим“. В режим на график се вземат предвид отработените смени на месец, като продължителността му трябва да бъде еднаква през целия период. Работата, извършена над продължителността, не може да бъде компенсирана с липса на работа в друг ден или с отпуск.

Ако условията на предприятието не позволяват спазването на условията на труд в съответствие с член 94 от Кодекса на труда на Руската федерация, те въвеждат обобщено отчитане на работното време. Работата на смени може да се комбинира с въвеждане на отчитане на времето. Процедурата за въвеждане на обобщено счетоводство във фирма се регулира изключително от вътрешните трудови разпоредби. Член 104 от Кодекса на труда на Руската федерация изисква само да не се превишава номиналният брой работни единици на месец.

Следващият видеоклип описва подробно процедурата за поддържане на графики:

Санкции за неправилно попълване на графика

В хода на данъчни и финансови ревизии одиторите могат да установят следните видове нарушения при попълване на счетоводния лист:

• данните за заплатите не съответстват на тези, посочени в първичните отчетни документи и графики;
• данните за заплатата не съответстват на посочените в платежни и сетълмент документи и разписания;
• използването на кодове и обозначения е неправилно;
• извънреден труд или извънреден труд не се взема предвид;
• изчисляване на размера на обезщетенията по удостоверение за временна неработоспособност.

Нарушенията могат да доведат до налагане на санкции на счетоводителя или работодателя до 5000 рубли. Липсата на отчетна карта или нейното отсъствие на работното място по време на одит от одитори може да доведе до административни санкции в съответствие с член 5.27 и налагане на санкции на ръководителя на звеното в размер на до 50 000 рубли.

За записване и присъствие на служители на организация или предприемач в производството се използва ежедневно лист за работно време във формуляр T-13, а в случай на отсъствие се установява причината, която също се отразява в документа. Използва се от служители от отдел Човешки ресурси или счетоводство въз основа на данни за присъствие на служители, предоставени от ръководителя. По-долу са формулярите за изтегляне.

Графикът на работното време е един от основните документи, въз основа на които се формират заплатите на служителите, особено на тези, за които те се изчисляват за действително отработени часове. Документът записва информация за присъствието на служители в производството, командировки, ваканции, отпуск по болест, включително факта на отсъствие от работа и отсъствия.

Добър график трябва да се изготви и да се предостави на счетоводния отдел 2 пъти месечно, единият за първата половина на месеца за изчисляване на аванса, а другият за изчисляване на основната част. Не всеки го прави, но все пак има тънкости при изчисляване на аванс, дори ако частта от заплатата се изчислява въз основа на действително отработеното време.

Шаблон за лист за работно време за изтегляне в Excel

Попълване на формуляра

Отчетът се поддържа от упълномощено лице и се предава в счетоводството. Има два начина да го попълните:

• Вариант №1 – Справката се попълва ежедневно, в нея се отбелязват всички явявания и отсъствия на служители.
• Вариант No2 – Попълват се само отклонения от нормата, т.е. Записват се само неявявания, закъснения и др.

Таблица с основни кодове за попълване на формуляра за лист за работно време

Събитие	Буквен код	Цифров код
Присъствие на служители на производство, работен ден	аз	01
Уикенди и празници, ако графикът е 5/2, тогава обикновено е събота и неделя, графикът е гъвкав, след това в съответствие с графика	IN	26
Годишен платен отпуск	ОТ	09
Отпуск по майчинство	Р	14
Предоставя се отпуск на служител за отглеждане на дете до 3 години	антифриз	15
Почивка за ваша сметка, без заплащане	ПРЕДИ	16
Командировка	ДА СЕ	06
До изясняване се отбелязват отсъствията, за които не са установени обстоятелствата.	NN	30
Отпуск по болест	б	19

Основни кодове за заплати

• 2000 се определя при изплащане на заплати и командировъчни.
• 2012 г. – при изплащане на отпуск.
• 2030 – обезщетение по болест.

Примерно попълване на формуляр за график на работното време T-13

Няма да имате особени затруднения с попълването на графика, това е много просто, просто трябва да знаете кодовете и данните на служителя. Това се прави както в примера, който е попълнен според Вариант № 1. Вариант № 2 ще бъде изписан по същия начин, само няма да се въвеждат кодовете за присъствие, вместо това ще има празни клетки, почивни дни и отклонения ще се попълни, както и количеството отработено време.

В колона 1 се вписва поредният номер на записа, а в колона 2 - пълното име на служителя и неговата длъжност.

В колона 3 се вписва личен номер.

В колона 4 се въвеждат данни по месеци, като се използват буквени кодове за всеки служител. За да направите това, в горната клетка се поставя буквен код, а в долната клетка количеството отработено време, с график 5/2, това ще бъде 8-часов работен ден. Изчислението се извършва за първото полугодие на месеца, а за второто, данните се записват в колона 5, а окончателните - в колона 6.

Колони 7-9 са необходими за въвеждане на данни, въз основа на които заплатите са правилно изчислени.

В колона 7 се въвежда кодът на плащането, в колона 8 - счетоводната сметка, по която се отразяват разходите за заплати, в този случай се посочва сметка 44, но може да има и други сметки, в зависимост от системата за разпределение на разходите.

В колони 10-13 се въвеждат данни за отсъствия на служители.

Възможни необичайни ситуации при попълване на формуляра

Болест по време на почивка

Ако служител е бил болен по време на отчетния годишен отпуск и е донесъл отпуск по болест, тогава е необходимо да се впише в отчетната карта (B) за посочените дни вместо ваканция (OT), а ваканцията се удължава за продължителността на отпускът по болест.

Ако служител не се върне от ваканция, но се разболее, тогава в дните на отсъствието му се отбелязва временно (NN) и при представяне на оправдателни документи се променя на (B).

Регистрация на празници по време на ваканция на служител

Ако служителят си вземе ваканция и през този период има празници в съответствие с производствения календар, тогава е необходимо да въведете (B) на празника. Да речем, ако служител е в отпуск от 10 юни до 17 юни и 12 юни е празник, заменете кода (OT) с (B) на този ден. Такъв ден няма да бъде включен в периода на платения отпуск.

Напускане без заплащане

Всяко предприятие, което наема нает персонал, трябва да вземе предвид времето, отработено от служителите. На тази база счетоводството изчислява дължимото им възнаграждение и обезщетения. Отработеното време се отразява в специален документ - ведомост. Ще ви кажем какви нюанси има по отношение на поддръжката му и как да го попълните правилно.

Графикът е един от видовете първична счетоводна документация, която записва:

• вид време, прекарано в изпълнение на трудови функции, които служителят работи;
• неговата продължителност (в часове и дни).

Функции на графика:

• бележка за действителната заетост на служителя за всеки вид работно време;
• контрол на персонала;
• адекватно изплащане на заплати и някои обезщетения;
• доказателства по съответни трудови спорове;
• изчисляване на обработката;
• основанието за законосъобразност на уволнението поради отсъствие;
• данъчна обосновка на разходите за заплати;
• основа за изготвяне на доклади до регулаторните органи.

Може ли LLC или индивидуален предприемач да работи без график?

Законът изисква работодателите да поддържат такъв график, независимо от правната форма на тяхната организация. Ако фирмата наема наети служители, те трябва да получават заплата, от която се удържат данъци в бюджета. За да провери валидността на изчисленията на заплатите, данъчната служба ще попита за наличието на този документ и неговото съдържание.

Ако LLC или индивидуален предприемач има служители и графикът за време не е попълнен или съдържа грешки, данъчната служба може да признае разходите за техните заплати като документирани неоправдани. Това означава, че тези разходи на работодателя няма да намалят данъчната основа на дохода.

важно!Работодател, който не си прави труда да следи работното време или поддържа графики с нарушения, търпи санкции от контролните органи. Директорът може да бъде глобен с 1000 - 5000 рубли, а организациите могат да бъдат глобени до 50 хиляди рубли. (Член 52.7 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

Как се изчислява работното време на служителя?

Работното време е този период от деня или нощта, през който служителят е длъжен да изпълнява трудовите си функции или време, равностойно на това по отношение на заплащането. Продължителността на този период (работен ден или смяна) и редовността на неговото повторение (рутина или график) трябва да бъдат фиксирани в трудовия договор като условия на труд.

Графикът показва различни видове време, свързани с трудовите функции:

• през деня;
• нощ;
• през почивните дни и празниците;
• извънреден труд;
• гледам;
• повишаване на квалификацията извън производството;
• платен отпуск;
• отпуск по болест;
• принудително отсъствие;
• стачка;
• прости и т.н.

Принципи на водене на график

Хронометристът е длъжен да спазва законово приетите правила, както и разпоредбите, заложени във вътрешните правила на предприятието:

1. Този документ може да се поддържа за всяко подразделение поотделно или за цялата организация.
2. Графикът включва броя на отработените часове от служителя за всеки вид работно време в съответствие с присвоения код.
3. В допълнение към времето на работа се отбелязва и броят на часовете, през които служителят не е изпълнявал работа, въпреки че е трябвало да го направи (отсъствия, стачки, престой).
4. Служителите се включват в графика или се изключват от него след попълване на съответната кадрова документация - заповед за наемане или уволнение, трудов договор.
5. При вписване на нов служител в ведомостта, той получава персонален номер, който е уникален и ще стане негов код в кадровата документация. Номерът ще е валиден през цялото време, докато работите при този работодател. Промяната на длъжността не променя числеността на персонала. След уволнение същият номер не трябва да бъде назначен на никого в продължение на 3 години.
6. Категорично е забранено попълването на графика предварително - времето се отразява в документа. работи всъщност.

Законно ли е използването на електронни системи за наблюдение?

Много организации, особено големи, използват електронни системи за наблюдение и/или наблюдение на служителите, за да улеснят отчитането на работата на персонала. Различните функции на тези системи ви позволяват да записвате времето на пристигане и заминаване на служителите, някои - техните движения из територията, понякога - техните дейности на работното място.

Основата за регистриране на присъствието на служител на работа може да бъде неговата регистрация по различни показатели, предвидени от една или друга система за счетоводство и контрол:

• Представяне на електронни пропуски-карти;
• четене на пръстови отпечатъци;
• сканиране на ретината;
• видеозапис с помощта на камери и др.

В зависимост от избраната система за управление, получените данни се записват под една или друга форма. Много електронни системи осигуряват изпращане на отчети до базата данни на организацията в унифицирана форма, генерирайки един и същ график. Следователно е напълно приемливо да ги използвате: такова счетоводство, в сравнение с „ръчното“ попълване на графики, се нарича автоматизирано.

Вимания!За да стане законно използването на автоматизирани системи, организацията трябва да установи тази точка в счетоводни документи - със служители и във вътрешни правила.

Колко често и кой попълва графика?

Часовникът се попълва от специален служител - „хронометрист“, който може да бъде служител на един от отделите:

• Отдел Човешки ресурси;
• счетоводство;
• ръководител на структурно звено;
• директор;
• всяко лице, назначено със заповед на ръководството.

В началото на всеки работен месец се отваря нов график, а в края на месеца трябва да се затвори. Понякога междинните резултати се обобщават в средата на месеца.

След попълване, графикът трябва да бъде подписан от отговорното лице и ръководителя на съответния отдел и след това прехвърлен в счетоводния отдел (параграф 2 от раздел 2 от Инструкциите, одобрени с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г.).

Изтеглете формуляр и пример за попълване на отчетната карта

Попълване на лист за време

Разработени са специални формуляри за поддържане на този важен документ. Не е необходимо да ги използвате специално: работодателят има право да разработи свои собствени образци или да преработи стандартни „за себе си“ (писмо на Rostrud от 14 февруари 2013 г. № PG/1487-61). Основното е, че разработената отчетна карта съдържа задължителните данни, предвидени от Федерален закон № 402.

Графикът за 2018 г., както и преди, може да се съхранява на един от двата вида стандартни формуляри:

• формуляр T-12 - той не само отчита отработеното време и/или пропуснатото време, но и изплаща заплата (данните се въвеждат въз основа на „ръчен“ контрол);
• Формуляр T-13 е по-често срещан, той се използва за чисто отчитане на трудовото време на служителя и се предоставят други документи за изчисляване на заплатите (този формуляр може да се използва и с автоматизирани счетоводни системи, но се изискват лични подписи върху печатни версии) .

Как да попълните отчетна карта на формуляр T-13

Счетоводната програма 1C се справя с автоматизираното попълване на формуляр T-13. Наподобява разширена маса. Попълването на графика се извършва в един екземпляр.

Не е необходимо всеки път да попълвате необходимите данни отделно, тъй като те не се променят; те могат да бъдат предварително фиксирани в „тялото“ на графика:

• пълно наименование на фирмата;
• име на структурната единица (ако има няколко от тях в организацията).

Отговорното лице въвежда следната информация в колоните на графика:

• Колона 1 – пореден номер, редовете са номерирани за удобство;
• Колона 2 – трите имена на служителите по водени лични картони за персонала и наименование на длъжността по щатна документация;
• 3 колони – персонални номера, присвоени на служителите.

внимание!Необходимо е да се реши как да се въведе информация в графика: чрез пълно записване на присъствието и отсъствието на работното място или като се отбележат само отклонения от графика.

Всяка следваща колона е разделена на 2 части: една за обозначението на буквения или цифров код, а втората за броя на отработените часове.

Те се попълват, както следва:

• Колона 4 - разделена на клетки, посочващи всеки ден от месеца, в които трябва да отбележите присъствие или отсъствие и часове, заети с работа (състои се от 2 блока по 15 дни);
• Колона 5 – изчисляване на отработеното време в дни към средата и края на месеца;
• Колона 6 – броене на работните дни за месеца;
• колона 7 съдържа кода на работната заплата;
• колона 8 – счетоводен код;
• колона 9 – колко дни трябва да бъдат платени според кодовете, посочени в колони 8 и 9 (могат да останат празни, ако в заглавката е записан единен код за всички служители);
• колона 10, 12 – буквен или цифров код на причината за неявяване на работа;
• колона 11, 13 – броят на пропуснатите часове или дни по посочената причина.

В долната част на таблицата ръководителят на отдела поставя техните визи, ако графикът е разделен на счетоводни отдели, и винаги отговорният служител, който е попълнил графика (HR служител, счетоводител и др.). Трябва да има препис от подписа и датата на заверката.

Основни кодове за попълване на графика

Кодът на вида на заплатата в листа за време има двойна форма: буквен код и цифрово кодиране.

	Вид работно време	Обозначаване с помощта на буква	Цифрово кодиране
1	Присъствено обучение по стандартен график	аз	01
2	Работа след работно време	н	02
3	Работа през почивните дни и празниците	RP	03
4	Извънреден труд	° С	05
5	Останете в командировка	ДА СЕ	06
6	Годишен отпуск	ОТ	09
7	Допълнителен отпуск	OD	10
8	Учебен отпуск	U	11
9	Съкратено работно време за обучение на работното място	UV	12
10	Учебен административен отпуск	UD	13
11	Отпуск по болест по време на бременност и раждане (отпуск по майчинство)	Р	14
12	Отпуск за отглеждане на дете до 3г	антифриз	15
13	Неплатен отпуск с разрешение от ръководството	ПРЕДИ	16
14	Административен отпуск, предвиден от закона	OZ	17
15	Платена временна нетрудоспособност	б	19
16	Неплатена инвалидност	T	20
17	Съкратено работно време за определени категории служители	Шампионска лига	21
18	Отсъствие от работа поради обществени задължения	Ж	23
19	Отсъствие от работа	ДР	24
20	„Кратък” работен ден, обявен от работодателя	НС	25
21	Уикенд	IN	26
22	Отсъствие по неуточнена причина	NN	30
23	Престой по вина на компанията	RP	31
24	Престой по вина на служител	VP	33

Как да попълните график в конкретни ситуации

Някои нюанси на работното време изискват адекватно отразяване в графика и определени действия на отговорните лица. Преди да бъдат включени в отчета, такива събития трябва да получат обосновка в други официални документи, съответстващи на ситуацията - заповед, акт, отпуск по болест и др.

Нека да разгледаме как точно трябва да маркирате работните часове и дни в графика в ситуации, които могат да възникнат във всяка организация.

Служителят не се явява на работа

Когато служител не се яви на работа без предупреждение, причината за отсъствието му не е ясна веднага. В този случай непосредственият ръководител трябва да действа в съответствие с разпоредбите - да представи бележка на висшето ръководство и да състави протокол за отсъствие, подписан от двама свидетели.

Как да отбележите тази ситуация в графика? Въпреки че не е известно по каква причина служителят е пропуснал повече от 4 часа от работния ден, в ведомостта е посочен код NN (неявяване по неизвестна причина).

внимание!След като служителят се представи и напише обяснителна бележка, в която се посочват причините за отсъствието, марката ще се промени на подходящата. Ако обясненията се считат за незадоволителни или не са предоставени, отсъствието се отбелязва в отчетната карта. Какво може да направи един служител?

Празниците паднаха по време на ваканция

Ако почиващият има дни по време на почивката си, които са били неработни за други служители поради празници, хронометристът поставя буквата B („Почивен ден“) в съответните клетки. Тези дни не са включени във времето за почивка. Редовните почивни дни (не празници) са отбелязани с буквите OT ("Ваканция"), тъй като те се броят в броя на ваканционните дни.

Служител се разболя по време на отпуск

Кодексът на труда ви позволява да удължите ваканцията за периода на принудителна неработоспособност или да прехвърлите тези дни в друго време. Ето защо е важно точно да посочите в графика колко дни служителят е бил болен по време на ваканция. Разбира се, заболяването трябва да бъде документирано с лист хартия.

Хронометристът отчита колко дни служителят е имал здравословна почивка и ги маркира с OT код („Ваканция“). Тогава датите, за които е издаден болничният лист, се отбелязват съответно с „Б“. Ако отпускът след заболяване продължи, тези дни отново се отбелязват с „OT“, както и времето, за което е удължен или прехвърлен в обезщетение за отпуск по болест.

Командировката се падна през уикенда

Ако служител е принуден да прекара уикенда в командировка, това създава трудности при разписанието. Когато попълвате график, датите на принудителен труд, докато сте навън, които попадат през почивните дни, се обозначават не с буквата B („Уикенд“), а с код K („Бизнес пътуване“), независимо дали пътуващият по работа е бил зает с това ден или е бил на почивка.