Regler för att föra tidrapporter. Korrekt underhåll av tidrapporter
I den här artikeln hittar du:
- Detaljerad beskrivning av hur du fyller i en tidrapport
- Exempel på tidrapport
Att upprätthålla en tidrapport är arbetsgivarens ansvar som fastställs i artikel 91 i Ryska federationens arbetslagstiftning. Tidsrapport T 12 ska föras för varje anställd med angivande av faktiskt arbetad tid. För denna användning:
- tidrapport T 12;
- tidrapport T 13.
Du kan använda enhetliga formulär som godkänts av dekret från Rysslands statliga statistikkommitté av den 5 januari 2004 nr 1, eller formulär som utvecklats oberoende.
Vad är rapportkortet till för?
En tidrapport krävs för att:
- ta dagligen hänsyn till hur anställda använder sin arbetstid, om de följer det fastställda arbetsschemat;
- ta emot uppgifter om arbetade timmar;
- beräkna lön;
- sammanställa statistiska rapporter om arbete för statistikmyndigheter.
Två sätt att hålla en tidrapport
Tidrapporter och löneberäkningar kan underhållas med en av två metoder:
1) metod för kontinuerlig registrering av närvaro och frånvaro från arbetet. Den används för kumulativ registrering av arbetstid, när antalet arbetade timmar varierar.
2) en metod för att registrera avvikelser (no-shows, förseningar, övertid och så vidare). Denna metod används när arbetsdagens längd (skift) är konstant.
Exempel på tidrapporter
Rapportkortet är sammanställt i ett exemplar. I slutet av månaden ska det ifyllda rapportkortet vara undertecknat av cheferna för strukturavdelningarna och HR-medarbetaren. Dokumentet skickas sedan till ekonomiavdelningen för löneberäkning.
Som regel förs tidrapporter för anställda i varje strukturell enhet. I ditt arbete kan du använda både tidrapport T 12 och tidrapport T 13. Tidrapport T 13 används för automatiserad behandling av dataredovisning.
Vem håller tidrapporten
Att fylla i tidrapporten tilldelas vanligtvis en behörig person. Han upprättar ett rapportkort i ett exemplar, ger det till chefen för strukturenheten, en personalmedarbetare, och lämnar in det till ekonomiavdelningen. Baserat på tidrapporten beräknas och betalas de anställdas löner ut.
Oftast är ansvaret för att föra tidrapporter tilldelat en personalspecialist, revisor eller chefer för strukturella divisioner utöver sina huvudfunktioner.
Vilka beteckningar används när man fyller i tidrapporten?
När du fyller i tidrapporten kan du använda både alfabetiska och digitala koder, vars lista finns på titelsidan för den enhetliga blanketten nr T-12, godkänd av resolutionen från Rysslands statliga statistikkommitté daterad den 5 januari 2004 Nr 1.
Följande beteckningar används oftast i tidrapporten:
Jag arbetar dagtid;
B – helger och lediga helgdagar;
N – arbeta på natten;
PB – arbete på helger;
C – övertidsarbete;
B – sjukskrivning (period av tillfällig arbetsoförmåga);
K – affärsresa;
OT – årlig grundläggande betald semester;
OZ – ledighet utan lön;
U – studieledighet.
Frånvarokoden i anmälningskortet är märkt med bokstavskoden ”NN” (utebliven av okänd anledning) eller den digitala koden ”30”.
Allmänt accepterade symboler för att indikera någon period (till exempel pauser för att mata ett barn som tillhandahålls på grundval av del 4 i artikel 258 i Rysslands arbetslagstiftning) kanske inte räcker. I det här fallet har organisationen rätt att utfärda en order om att införa en ytterligare symbol med en alfabetisk eller digital kod (Procedur för användning av enhetliga former av primär redovisningsdokumentation, godkänd av resolutionen från Ryska federationens statliga statistikkommitté daterad 24 mars 1999 nr 20).
Hur man sparar tidrapporter utan fel
Att fylla i tidrapporten verkar vara lätt, men i praktiken uppstår följande fel:
- endast den anställdes efternamn och initialer anges utan att ange befattningen;
- en ledig semester markeras som en arbetsdag;
- på en förhelgsdag minskas arbetstiden med t ex 1 timme istället för 7 timmar 8.
Du kan ladda ner och även fylla i det enhetliga T-12-formuläret utan fel gratis i "My Business" onlinebokföringstjänsten, efter att du tidigare registrerat dig i tjänsten med . Alla blanketter som presenteras i tjänsten uppdateras regelbundet och uppfyller alla lagkrav.
Hur man håller en tidrapport för en deltidsanställd
Den tid som den deltidsarbetande faktiskt har arbetat är antecknad på tidrapporten. Dess varaktighet (i timmar och minuter) anges på den nedersta raden (kolumnerna 4 och 6) på blankett nr T-12 eller på raderna 2 och 4 (kolumn 4) på blankett nr T-13. Om den anställde är en intern deltidsanställd, återspeglas den arbetade tiden för varje befattning separat.
Hur man markerar en affärsresa på en tidrapport
Tidrapport nr T-12 sparas för utstationerade medarbetare. Arbetsresorsdagar är markerade med bokstavskoden "K" eller siffran "06". Arbetstider på tjänsteresa noteras inte.
I praktiken väcker reglerna för att behålla ett sådant dokument som en tidrapport ett stort antal frågor bland många specialister. Svårigheter med att förbereda detta dokument uppstår ofta, särskilt när det gäller deltidsanställda, minderåriga anställda etc.
Varje företag ska föra register över arbetstider. Dessa ansvarsområden kan tilldelas en personalansvarig, chef, revisor, etc. Registrering görs med en särskild blankett som godkänts av Rosstat. Detta är blankett 0504421 eller helt enkelt en tidrapport, som är nödvändig för att registrera medarbetarens närvaro eller frånvaro på jobbet.
En tidrapport (formulär 0504421) krävs för följande:
- Styrning av arbetstiden i hela företaget eller en separat avdelning.
- Redovisning av anställdas arbetsdagar, samt sjukskrivningar, tjänsteresor, semestrar m.m.
- Registrering av frånvaro.
- Ange information om nya underordnade i tidrapporten.
Varje anställd på företaget får sin egen unika kod, som används för att fylla i en tidrapport. Detta nummer ändras inte även när en anställd flyttas internt.
Blankett för anmälanskort
- T-12. Den fylls i manuellt av personalansvarig. Idag används de mycket oftare.
- T-13. Detta dokumentformulär är endast avsett för automatisk databehandling. All information läggs in med hjälp av en dator, varefter rapportkortet ska skrivas ut och signeras.
Hjälp: om chefen vill använda sina egna formulär kan han ta de vanliga som exempel.
Fyllningsregler
Genom att veta hur man fyller i ett dokument på rätt sätt är det mycket lätt att minimera antalet misstag som görs. Ett exempelformulär finns på Internet. Reglerna för att hålla tidrapporter är följande:
- Den som fyller i handlingen ska ange exakt hur många dagar och timmar den underställde arbetat.
- Information på tidrapporten läggs in uteslutande av en behörig person.
- Efter att blanketterna är ifyllda undertecknas de av chefen och den personalansvarige.
- Därefter överförs alla signerade tidrapporter till ekonomiavdelningen.
Denna order överträds aldrig. Instruktioner för att fylla i dokumentet är som följer:
- Den person vars behörighet innefattar att fylla i detta dokument ska ange företagets namn, tidrapportnummer, bokföringsfrister m.m.
- Därefter upprättas avsnitt nr 1.
I detta avsnitt ska personaltjänstemannen fylla i lämpliga fält och ange de koder som ekonomiavdelningen kommer att använda för att beräkna lönerna. Där kommer även avsnitt nr 2 att fyllas i.
När det gäller koder är de vanligaste:
- "I" och "01" - arbetar enligt det vanliga schemat;
- "C" och "05" - bearbetning;
- ”P” och ”14” – mammaledighet osv.
Lediga dagar kan anges på tidrapporten på två sätt, beroende på anledningen till att de tillhandahålls. Exempel: om ledigdagen mottogs ytterligare och inte betalas, indikeras "B" och om det är en betald ledig dag, då "OB".
Arbete på helgdagar bokförs också annorlunda. Exempel: när en underställd får betalt för arbete på en helgdag används "RV". Men om han tar en extra dag ledigt för det här skiftet, ger personalofficeren det "NV."
I många företag uppstår ofta situationer då informationen i tidrapporten kan vara felaktig. Låt oss säga att en anställd insjuknade och inte anmälde det, men personaltjänstemannen angav att orsaken till hans frånvaro är okänd. Efter återhämtning tar personen med sig rätten, men tidrapporten är redan upprättad och överlämnad till arbetstagaren för betalning. Vad ska man göra?
Då måste specialisten använda en korrigerande tidrapport. Det utfärdas vanligtvis efter faktureringsperiodens slut. Rätt information läggs in i handlingen och en PM från den som fyller i bifogas också. Anteckningen anger orsakerna till att den ursprungliga tidrapporten fylldes i felaktigt.
Det finns ingen särskild blankett för dokumentet, så det kan skrivas på organisationens brevpapper. Dokumentet som ska fyllas i är vanligtvis av två typer:
- Helt identisk med originalformuläret. Korrigeringsrapporten duplicerar all information från det första dokumentet, förutom, naturligtvis, för felaktig information.
- Innehåller endast korrigeringar. Denna typ av dokument är mindre vanligt, men det är inte förbjudet enligt lag.
Baserat på det korrigerande rapportkortet kommer redovisningsavdelningen att göra nödvändig omräkning av betalningar.
Deadlines
När det gäller faktureringsperioder bör unga yrkesverksamma veta att en sådan period alltid är en kalendermånad. Du kan inte fylla i ett rapportkort för ett kvartal eller ett år. Och i slutet av varje arbetsmånad är den behöriga medarbetaren skyldig att upprätta handlingar för varje anställd och överlämna dem till den som undertecknar tidrapporten.
Det har inte skett några förändringar i detta avseende varken 2015 eller 2016. Om arbetsgivaren gör några ändringar är HR-anställda de första som får veta om det.
Ansvar
Korrekt ifyllande av tidrapporten åligger den som är behörig att göra detta. Men inspektörer registrerar ofta olika typer av överträdelser:
- diskrepans i information om en persons inkomster;
- felaktig användning av koder;
- felaktig beräkning av utbetalningar utifrån sjukfrånvaro.
För dessa misstag kan tjänstemannen ställas till administrativt ansvar, vilket innebär böter på upp till 5 000 rubel. Men om företaget inte utfärdar ett arbetstidsdokument alls, kan chefen bötfällas med 50 000 rubel.
Fyllningsfunktioner
Tidtagare måste ofta göra anteckningar på dokumentet som indikerar avvikelse från standarddriftläget. Det är viktigt att komma ihåg att detta endast kan göras på grundval av styrkande handlingar (läkarintyg etc.).
Men oftast uppstår svårigheter med dokumentberedningen om en underställd åker på tjänsteresa. För att undvika misstag bör personaltjänstemän känna till några nyanser:
- Den anställde är på arbetsresa på helgdagar och helger, vilket innebär att han får dubbelt betalt. "KM" anges.
- Den underordnade är på semester. Detta innebär att "OT" placeras i de tomma cellerna som motsvarar helger. Om det finns lediga helgdagar bör de uteslutas.
- En ny medarbetare dyker upp. Därför, i alla tomma celler för datum som föregick hans anställning, måste du sätta "XX". Dessa symboler ska användas när medarbetaren redan har slutat och månadsrapporten ännu inte är stängd.
Innan du börjar med att upprätthålla tidtabeller för anställda, bör du läsa de relevanta instruktionerna och lära dig alla nyanser av registrering. När allt kommer omkring påverkar misstag som görs i det här fallet först och främst personalens löner, antalet frånvaro och semesterns längd. All dokumentation som tillhandahålls av anställda bör kontrolleras mycket noggrant.
Uppmärksamhet! På grund av de senaste ändringarna i lagstiftningen kan den juridiska informationen i denna artikel vara inaktuell!
Vår jurist kan ge dig gratis råd – skriv din fråga i formuläret nedan:
Varje företag betalar lön baserat på faktiska timmar eller arbetade dagar. Dessa uppgifter för redovisning och utbetalning av lön enligt arbetad tid kräver en särskild blankett för primär redovisning. Denna blankett anses vara en tidrapport.
Nedan finns information om detta dokument, dess ifyllningsinstruktioner enligt den arbetstid som arbetats på företaget.
Varför är detta dokument nödvändigt och varför bör det utarbetas?
Vi bör börja med att en tidrapport är ett dokument som varje arbetsgivare eller dennes behöriga representant på företaget är skyldig att upprätthålla, oavsett antal anställda och ägarform i bemanningstabellen.
Om denna handling inte finns på företaget leder det till ledningsansvar i form av böter vid inspektion av arbetarskyddsmyndigheten.
I de fall där lönerna har en mycket betydande plats i ett företags kostnader, kan dokument under en skatterevision ge upphov till en hypotes om det grundlösa intjänandet av lön och dess uteslutning från företagets utgiftslista. I det här fallet kommer obehagliga konsekvenser att uppstå. 
Blanketter T-12 och T-13: regler och stadier för ifyllning
Bokföringsbladet förs varje vardag i månaden, och den sista dagen upprättas en rapport över det totala antalet arbetade dagar/timmar. Det ifyllda dokumentet skickas till ekonomiavdelningen.
Låt oss ge ett exempel på instruktioner för att fylla i en tidrapport och beräkna löner, med formulär T-12 och T-13 som grund. De är inte nämnvärt olika.
- Överst ska du ange namnet på organisationen i enlighet med de ingående dokumenten och namnet på den strukturella enheten, om någon.
- Cellerna "sammanställningsdatum" (sista dagen i arbetsmånaden) och "dokumentnummer" fylls i.
- ”Rapporteringsperioden” anger det tidsintervall från vilket lönen beräknas enligt planen.
- Den första kolumnen i tidrapporten anger serienumret på anställda.
- Kolumnerna 2-3 fylls i på grundval av personliga kort från anställda i enlighet med T-2-formuläret, upprättat på grundval av en order om antagning till företaget.
- Kolumn 4 och 6 är avsedda för arbetstidskostnadskoder och uppgifter om antalet arbetade timmar den senaste månaden.
- Kolumnerna 5 och 7 är avsedda att markera mellanresultat för två halvor av månaden.
- Kolumnerna 8-17 fylls i i slutet av rapporteringsmånaden.
- Det slutliga antalet dagar inkluderar inte arbetstagarens frånvarodagar (sjukskrivning, tjänsteresor, frånvaro, helger).
- Kolumnerna 14 och 16 är fyllda med antalet dagar och timmar.
- 15 – orsakskod för frånvaro från arbetet
- 17 – det totala antalet anställdas semester och lediga dagar för rapporteringsmånaden.
Dokumentet är undertecknat av en anställd på HR-avdelningen, strukturenheten, direktören eller någon av honom bemyndigad person.
Att upprätta tidrapporter för skiftarbete och andra nyanser
Enligt artikel 91 i Ryska federationens arbetslagstiftning Arbetsgivaren ska föra register över den faktiska tiden som varje anställd har arbetat. Arbetstiden betalas efter fysisk plats på arbetsplatsen. De beräknas genom att registrera närvaro och frånvaro från arbetet.
Skiftarbete är ett villkor i kollektivavtalet och ska dokumenteras. Skiftarbete kan utföras uteslutande enligt skiftschemat i enlighet med artikel 103 i Ryska federationens arbetslag. Den tar hänsyn till daglig arbetstid och skiftfrekvens. Skiftschemat i detta fall fungerar som en lokal oberoende tillsynsakt.
För att godkänna arbete på nattskift krävs att arbetet ingår i listan som bestäms av arbetsgivarens kontrakt eller handling enligt artikel 97 i Ryska federationens arbetslag.
I praktiken används det dagliga arbetsschemat för "tidsläget" oftast. I tidrapportläget beaktas arbetsskift per månad, och dess varaktighet bör vara densamma under hela perioden. Arbete som utförs utöver varaktigheten kan inte ersättas av brister annan dag eller ledighet.
Om företagets villkor inte tillåter överensstämmelse med arbetsvillkoren i enlighet med artikel 94 i Ryska federationens arbetslagstiftning, inför de en sammanfattad registrering av arbetstid. Skiftarbete kan kombineras med införandet av tidsregistrering. Förfarandet för att införa summarisk redovisning i ett företag regleras uteslutande av interna arbetsbestämmelser. Artikel 104 i Ryska federationens arbetslag kräver endast att det nominella antalet arbetsenheter per månad inte överskrids.
Följande video beskriver i detalj proceduren för att underhålla tidrapporter:
Påföljder för att fylla i tidrapporten felaktigt
Under skatte- och finansrevisioner kan revisorer hitta följande typer av överträdelser när de fyller i redovisningsbladet:
- lönedata motsvarar inte de som anges i de primära rapporteringsdokumenten och tidtabellerna;
- lönedata överensstämmer inte med det som anges i betalnings- och avräkningsdokument och tidrapporter;
- användningen av koder och beteckningar är felaktig;
- övertid eller övertid beaktas inte;
- beräkning av ersättningsbeloppet på ett tillfälligt handikappintyg.
Överträdelser kan leda till att revisorn eller arbetsgivaren åläggs straffavgifter upp till 5000 rubel. Underlåtenhet att ha ett rapportkort eller dess frånvaro på arbetsplatsen under revision av revisorer kan leda till administrativa påföljder enligt artikel 5.27 och utdömande av påföljder för enhetschefen med beloppet upp till 50 000 rubel.
För att registrera och närvaron av anställda i en organisation eller entreprenör vid produktionen används ett arbetstidsrapport i T-13-formuläret dagligen, och i händelse av deras frånvaro fastställs orsaken, vilket också återspeglas i dokumentet. Används av HR- eller redovisningsanställda baserat på uppgifter om närvaron av anställda som lämnats av chefen. Nedan finns formulär för nedladdning.
Tidrapporten är ett av de viktigaste dokumenten på grundval av vilka lönerna för anställda bildas, särskilt de för vilka de beräknas för faktiskt arbetade timmar. Dokumentet registrerar information om närvaron av anställda vid produktion, affärsresor, semester, sjukskrivning, inklusive frånvaro från arbetet och frånvaro.
En bra tidrapport bör upprättas och lämnas till redovisningsavdelningen 2 gånger i månaden, en för första halvan av månaden för att beräkna förskottet och den andra för att beräkna huvuddelen. Det är inte alla som gör detta, men det finns fortfarande finesser vid beräkning av förskott, även om lönedelen av lönen beräknas utifrån den faktiskt arbetade tiden.
Arbetstidsrapportmall för nedladdning i Excel
Fyller i formuläret
Tidrapporten förs av en behörig person och lämnas till ekonomiavdelningen. Det finns två sätt att fylla i:
- Alternativ nr 1 – Utlåtandet fylls i dagligen, all närvaro och frånvaro av anställda noteras i den.
- Alternativ nr 2 – Endast avvikelser från normen fylls i, d.v.s. Endast uteblivna ankomster, förseningar etc. spelas in.
Tabell över grundläggande koder för att fylla i arbetstidsrapportformuläret
| Händelse | Bokstavskod | Digital kod |
| Medarbetarnärvaro vid produktion, arbetsdag | jag | 01 |
| Helger och helgdagar, om schemat är 5/2 så är det vanligtvis lördag och söndag, schemat är flexibelt, då i enlighet med schemat | I | 26 |
| Årlig betald semester | FRÅN | 09 |
| Mammaledighet | R | 14 |
| Ledighet beviljas en anställd för att vårda barn under 3 år | kylvätska | 15 |
| Semester på egen bekostnad, utan lön | INNAN | 16 |
| Affärsresa | TILL | 06 |
| Frånvaro för vilka omständigheterna inte är fastställda markeras tills det är klarlagt. | NN | 30 |
| Sjukskriven | B | 19 |
Huvudkoder för löner
- 2000 sätts vid utbetalning av löner och reseersättningar.
- 2012 – vid utbetalning av semesterersättning.
- 2030 – sjukpenning.
Tidrapportformulär T-13 provfyllning
Du kommer inte ha några särskilda svårigheter att fylla i tidrapporten; det är väldigt enkelt; du behöver bara känna till den anställdes koder och data. Detta görs som i exemplet, som fylldes i enligt Alternativ nr 1. Alternativ nr 2 kommer att skrivas på samma sätt, endast närvarokoderna kommer inte att anges, istället blir det tomma celler, helger och avvikelser kommer att fyllas i, och även arbetstiden.
I kolumn 1 anges postens serienummer och i kolumn 2 - den anställdes fullständiga namn och hans position.
I kolumn 3 anges personalnumret.
I kolumn 4 anges uppgifter per månad, med hjälp av bokstavskoder för varje anställd. För att göra detta placeras en bokstavskod i den övre cellen, och i den nedre cellen arbetstiden, med ett 5/2-schema blir detta en 8-timmars arbetsdag. Beräkningen görs för den första halvan av månaden och för den andra registreras data i kolumn 5 och de sista - i kolumn 6.
Kolumnerna 7-9 är nödvändiga för att mata in uppgifter på grundval av vilka lönerna är korrekt beräknade.
I kolumn 7 anges betalningskoden, i kolumn 8 - det bokföringskonto som lönekostnaderna återspeglas på, i detta fall anges konto 44, men det kan finnas andra konton beroende på kostnadsfördelningssystem.
I kolumn 10-13 anges uppgifter om anställdas frånvaro.
Eventuella ovanliga situationer när du fyller i formuläret
Sjukdom på semester
Om en anställd var sjuk under redovisningsperioden för årlig semester och tog med sig sjukledighet, är det nödvändigt att ange på rapportkortet (B) för de angivna dagarna istället för semester (OT), och semestern förlängs med varaktigheten av sjukskrivningen.
Om en anställd inte återvänder från semestern utan blir sjuk, markeras det tillfälligt (NN) under hans frånvarodagar och efter uppvisande av styrkande handlingar ändras det till (B).
Registrering av semester under en anställds semester
Om en anställd tar semester och under den perioden finns semester i enlighet med produktionskalendern, är det nödvändigt att ange (B) på semestern. Låt oss säga att om en anställd är på semester från 10 juni till 17 juni och 12 juni är en helgdag, byt ut koden (OT) med (B) den dagen. En sådan dag kommer inte att ingå i den betalda semesterperioden.
Obetald semester
Varje företag som anställer inhyrd personal måste ta hänsyn till arbetstiden. På grundval av detta beräknar redovisningsavdelningen deras förfallna lön och förmåner. Den arbetade tiden återspeglas i ett särskilt dokument - en tidrapport. Vi kommer att berätta vilka nyanser det finns när det gäller dess underhåll och hur du fyller i det korrekt.
En tidrapport är en av de typer av primär redovisningsdokumentation som registrerar:
- typ av tid som ägnas åt att utföra arbetsuppgifter som den anställde arbetar;
- dess varaktighet (i timmar och dagar).
Tidrapportfunktioner:
- en anteckning om den anställdes faktiska anställning för varje typ av arbetstid;
- personalkontroll;
- adekvat betalning av löner och vissa förmåner;
- bevis i relevanta arbetskonflikter;
- beräkning av bearbetning;
- grunden för lagligheten av uppsägning på grund av frånvaro;
- skattemässig motivering av lönekostnader;
- underlag för att upprätta rapporter till tillsynsmyndigheter.
Kan en LLC eller enskild entreprenör arbeta utan en tidrapport?
Lagen kräver att arbetsgivare upprätthåller en sådan tidrapport, oavsett organisationens juridiska form. Om ett företag anställer inhyrda anställda behöver de få en lön, från vilken skatter dras till budgeten. För att kontrollera giltigheten av löneberäkningar kommer skattekontoret att fråga om förekomsten av detta dokument och dess innehåll.
Om ett LLC eller en enskild företagare har anställda, och tidsrapporten inte är ifylld eller innehåller fel, kan skattekontoret erkänna kostnaderna för deras löner som dokumenterade omotiverade. Detta innebär att dessa arbetsgivarkostnader inte kommer att minska inkomstskatteunderlaget.
Viktig! En arbetsgivare som inte bryr sig om att spåra arbetstider eller för tidrapporter med överträdelser möter sanktioner från kontrollmyndigheter. Direktören kan bötfällas 1000 - 5000 rubel, och organisationer kan bötfällas upp till 50 tusen rubel. (Artikel 52.7 i Ryska federationens kod för administrativa brott).
Hur beräknas en anställds arbetstid?
Arbetstid är den tid på dagen eller natten under vilken en anställd är skyldig att utföra sina arbetsuppgifter eller tid motsvarande den i betalningshänseende. Längden på denna period (arbetsdag eller skift) och regelbundenhet i dess upprepning (rutin eller schema) måste fastställas i anställningsavtalet som arbetsvillkor.
Tidsrapporten anger olika typer av tid associerad med arbetsfunktioner:
- dagtid;
- natt;
- på helger och helgdagar;
- över tid;
- Kolla på;
- avancerad utbildning utanför produktionen;
- Betald semester;
- sjukskriven;
- påtvingad frånvaro;
- strejk;
- enkelt osv.
Principer för tidrapportering
Tidtagaren är skyldig att följa de lagligt antagna reglerna, såväl som de regler som är inskrivna i företagets interna regler:
- Detta dokument kan underhållas för varje division separat eller för hela organisationen.
- Tidrapporten inkluderar antalet arbetade timmar av den anställde för varje typ av arbetstid enligt den tilldelade koden.
- Utöver anställningstidpunkten noteras också antalet timmar då arbetstagaren inte utfört arbete, fastän han skulle göra det (frånvaro, strejker, stillestånd).
- Anställda ingår i tidrapporten eller exkluderas från den efter att ha fyllt i lämplig personaldokumentation - en order om anställning eller uppsägning, ett anställningsavtal.
- När en nyanställd finns med i tidrapporten får denne ett personalnummer som är unikt och blir hans kod i personaldokumentationen. Numret kommer att gälla under hela tiden du arbetar hos denna arbetsgivare. En tjänstebyte ändrar inte personalnumret. Efter uppsägning bör inte samma nummer tilldelas någon under 3 år.
- Det är strängt förbjudet att fylla i tidrapporten i förväg - tiden återspeglas i dokumentet. fungerade faktiskt.
Är det lagligt att använda elektroniska övervakningssystem?
Många organisationer, särskilt stora, använder elektroniska system för att övervaka och/eller övervaka anställda för att underlätta personalens arbetsredovisning. Olika funktioner i dessa system låter dig registrera tidpunkten för ankomst och avgång för anställda, vissa - deras rörelser runt territoriet, ibland - deras aktiviteter på arbetsplatsen.
Grunden för att registrera närvaron av en anställd på jobbet kan vara deras registrering enligt olika indikatorer som tillhandahålls av ett eller annat redovisnings- och kontrollsystem:
- presentation av elektroniska passerkort;
- fingeravtrycksläsning;
- retinal skanning;
- videoinspelning med hjälp av kameror etc.
Beroende på valt kontrollsystem registreras mottagna data i en eller annan form. Många elektroniska system gör det möjligt att skicka rapporter till organisationens databas i en enhetlig form, vilket genererar samma tidrapport. Därför är det ganska acceptabelt att använda dem: sådan redovisning, i jämförelse med "manuell" ifyllning av tidrapporter, kallas automatiserad.
Vimania! För att användningen av automatiserade system ska bli laglig måste organisationen fastställa denna punkt i redovisningshandlingar – hos anställda och i interna regelverk.
Hur ofta och vem fyller i tidrapporten?
Tidrapporten fylls i av en särskild anställd - en "tidtagare", som kan vara anställd på en av avdelningarna:
- HR-avdelning;
- bokföring;
- chef för en strukturell enhet;
- direktör;
- varje person som utsetts på uppdrag av ledningen.
I början av varje arbetsmånad öppnas en ny tidrapport och i slutet av månaden ska den stängas. Ibland summeras interimsresultat i mitten av månaden.
Efter ifyllning måste tidsrapporten undertecknas av den ansvariga personen och chefen för den relevanta avdelningen och sedan överföras till redovisningsavdelningen (punkt 2 i avsnitt 2 i instruktionerna som godkänts av resolutionen från Rysslands statliga statistikkommitté daterad 5 januari 2004).
Ladda ner formuläret och prov på att fylla i rapportkortet
Fyller i en tidrapport
Särskilda formulär har tagits fram för att underhålla detta viktiga dokument. Det är inte nödvändigt att använda dem specifikt: arbetsgivaren har rätt att utveckla sina egna prover eller göra om standardexemplar "för sig själv" (brev från Rostrud daterat den 14 februari 2013 nr PG/1487-61). Huvudsaken är att det utvecklade rapportkortet innehåller de obligatoriska uppgifterna enligt federal lag nr 402.
Tidrapporten för 2018 kan, liksom tidigare, hållas på en av två typer av standardformulär:
- blankett T-12 - det tar inte bara hänsyn till arbetad tid och/eller missad tid, utan betalar också en lön (data läggs in baserat på "manuell" kontroll);
- Blankett T-13 är vanligare, det används för ren redovisning av en anställds anställningstid, och andra dokument tillhandahålls för att beräkna löner (denna blankett kan också användas med automatiserade redovisningssystem, men personliga signaturer på tryckta versioner krävs) .
Hur man fyller i ett rapportkort på blankett T-13
Bokföringsprogrammet 1C hanterar den automatiska ifyllningen av blankett T-13. Det liknar ett utökat bord. Att fylla i tidrapporten görs i ett exemplar.
Det finns inget behov av att fylla i de nödvändiga uppgifterna separat varje gång, eftersom de inte ändras; de kan fixas i "kroppen" av tidrapporten i förväg:
- företagets fullständiga namn;
- namn på den strukturella enheten (om det finns flera av dem i organisationen).
Ansvarig person anger följande information i tidrapportens kolumner:
- Kolumn 1 – serienummer, raderna är numrerade för enkelhetens skull;
- Kolumn 2 – fullständiga namn på anställda enligt personliga kort för personal, och befattningstitel enligt personaldokumentation;
- 3 kolumner – personalnummer tilldelade anställda.
Uppmärksamhet! Det är nödvändigt att bestämma hur information ska läggas in i tidrapporten: genom att helt registrera både närvaro och frånvaro på arbetsplatsen, eller genom att bara notera avvikelser från schemat.
De efterföljande kolumnerna är var och en uppdelad i två delar: en för alfabetisk eller digital kodbeteckning och den andra för antalet arbetade timmar.
De fylls i enligt följande:
- Kolumn 4 - uppdelad i celler som anger varje dag i månaden, där du måste notera närvaro eller frånvaro och timmar upptagna av arbete (består av 2 block om 15 dagar);
- Kolumn 5 – beräkning av arbetad tid i dagar från mitten och slutet av månaden;
- Kolumn 6 – räknar arbetsdagar för månaden;
- kolumn 7 innehåller lönekoden;
- kolumn 8 – redovisningskod;
- kolumn 9 – hur många dagar behöver betalas enligt koderna som anges i kolumnerna 8 och 9 (de kan lämnas tomma om en enda kod för alla anställda finns registrerad i rubriken);
- kolumn 10, 12 – alfabetisk eller numerisk kod för orsaken till frånvaro från arbetet;
- kolumn 11, 13 – antalet timmar eller dagar som missats av den angivna anledningen.
Längst ner i tabellen lägger avdelningschefen sina visum, om tidrapporten är indelad i redovisningsavdelningar, och alltid ansvarig medarbetare som fyllt i tidrapporten (HR-handläggare, revisor etc.). En utskrift av underskriften och datumet för påskriften måste finnas med.
Grundkoder för att fylla i tidrapporten
Löneartkoden i tidrapporten har dubbel form: en alfabetisk kod och en digital kodning.
| Typ av arbetstid | Beteckning med hjälp av en bokstav | Digital kodning | |
| 1 | Närvaro enligt standardschema | jag | 01 |
| 2 | Jobbar efter timmar | N | 02 |
| 3 | Jobbar på helger och helgdagar | RP | 03 |
| 4 | Över tid | C | 05 |
| 5 | Stanna på en affärsresa | TILL | 06 |
| 6 | Årlig ledighet | FRÅN | 09 |
| 7 | Ytterligare ledighet | OD | 10 |
| 8 | Studieuppehåll | U | 11 |
| 9 | Förkortad arbetstid för utbildning på arbetsplatsen | UV | 12 |
| 10 | Studieledighet administrativt | UD | 13 |
| 11 | Sjukskrivning för graviditet och förlossning (föräldraledighet) | R | 14 |
| 12 | Lämna för att ta hand om ett barn upp till 3 år | kylvätska | 15 |
| 13 | Oavlönad ledighet med tillstånd från ledningen | INNAN | 16 |
| 14 | Administrativ ledighet enligt lag | UNS | 17 |
| 15 | Betald tillfällig funktionsnedsättning | B | 19 |
| 16 | Oavlönat handikapp | T | 20 |
| 17 | Förkortad arbetstid för vissa kategorier av anställda | Champions League | 21 |
| 18 | Frånvaro från arbetet på grund av offentliga uppgifter | G | 23 |
| 19 | Skolk | ETC | 24 |
| 20 | ”Kort” arbetsdag meddelad av arbetsgivaren | NS | 25 |
| 21 | Helgen | I | 26 |
| 22 | Frånvaro av ospecificerad anledning | NN | 30 |
| 23 | Driftstopp på grund av företagets fel | RP | 31 |
| 24 | Driftstopp på grund av anställds fel | VP | 33 |
Hur man fyller i en tidrapport i specifika situationer
Vissa nyanser av arbetstiden kräver adekvat reflektion i tidrapporten och vissa handlingar av ansvariga personer. Innan de tas med i anmälningskortet måste sådana händelser få motivering i andra officiella dokument som motsvarar situationen - en order, handling, sjukskrivning etc.
Låt oss överväga exakt hur du behöver markera arbetstimmar och dagar i en tidrapport i situationer som mycket väl kan uppstå i vilken organisation som helst.
Anställd dyker inte upp på jobbet
När en anställd inte dyker upp på jobbet utan förvarning är orsaken till hans frånvaro inte omedelbart klarlagd. Närmaste arbetsledaren ska i så fall agera i enlighet med bestämmelserna - lämna in en PM till högre ledning och upprätta en frånvaroanmälan undertecknad av två vittnen.
Hur markerar man denna situation på tidrapporten? Även om det är okänt av vilken anledning den anställde missade mer än 4 timmar av arbetsdagen, anges koden NN (underlåtenhet att visas av okänd anledning) på tidrapporten.
Uppmärksamhet! Efter att den anställde har gett sig till känna och skrivit en förklarande anteckning om skälen till frånvaron, kommer märket att ändras till lämpligt. Om förklaringarna bedöms som otillfredsställande eller inte lämnats, antecknas frånvaro på anmälningskortet. Vad kan en anställd göra?
Helgdagar inföll under semestern
Om en semesterfirare har dagar under sin viloperiod som var arbetslösa för andra anställda på grund av semester, sätter tidtagaren bokstaven B ("Ledigdag") i lämpliga celler. Dessa dagar ingår inte i din semestertid. Ordinarie helger (ej helgdagar) markeras med bokstäverna OT ("Semester"), eftersom de räknas in i antalet semesterdagar.
En anställd blev sjuk under semestern
Arbetslagstiftningen tillåter dig att förlänga semestern under perioden av tvångsarbetsoförmåga, eller flytta dessa dagar till en annan tidpunkt. Det är därför det är viktigt att noggrant ange på tidrapporten hur många dagar den anställde var sjuk under semestern. Naturligtvis ska sjukdomen dokumenteras med ett papper.
Tidtagaren räknar hur många dagar den anställde haft en frisk vila och markerar dem med OT-koden ("Semester"). Då är de datum för vilka sjukskrivningen utfärdades märkta med "B". Om ledigheten efter sjukdom fortsatt är dessa dagar åter märkta med ”OT”, samt den tid för vilken den förlängts eller överförts till sjukersättning.
Affärsresan inföll på helgen
Om en anställd tvingas tillbringa helgen på en affärsresa skapar detta svårigheter i tidrapporter. När du fyller i en tidrapport anges datum för tvångsarbete under bortresa som infaller på helger inte med bokstaven B ("helg"), utan med kod K ("affärsresa"), oavsett om affärsresenären var upptagen på den. dag eller var på semester.
Vi rekommenderar också
Läser in...