Составляем акт об опоздании на работу. Чем отличается акт об опоздании от акта отсутствия на рабочем месте

Акт об опоздании на работу – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт об опоздании на работу. В границах трудовой дисциплины при явке несвоевременно на работу уполномоченные лица составляют акт об опоздании на работу работника, вне зависимости от причин такого опоздания. После составления акта опоздавший работник пишет, как правило, объяснительную записку по факту опоздания, которое в соответствующем акте задокументировано. Еще работник должен, ознакомившись с содержанием акта, поставить подпись.

Акт об опоздании на работу составляет ответственное лицо в присутствии двух свидетелей на бланке, который может разработать кадровый отдел, в форме, которая отражает особенности организации.

В акте можно отразить причины опоздания, указанные работником, в свободной форме.

Бланк акта обязан иметь учредительную резолюцию директора.

Образец акта об опоздании на работу

Наименование организации

Акт об опоздании на работу

«____» ___________ 200__ г. № ______

Мной, [ФИО, должность, структурное подразделение], в присутствии: [ФИО, должности, структурные подразделения работников] составлен настоящий акт о нижеследующем:

[дата, время, место] мной проверена явка на работу специалистов отдела [структурное подразделение]. В ходе проверки было установлено, что [ФИО, должность] опоздал на работу на [количество часов/минут] (явился в ---ч.---мин), что установлено по контрольным часам в присутствии [ФИО, должности, структурные подразделения работников]. Свое опоздание [ФИО работника] объяснил [объяснения в произвольной форме].

Настоящий акт составил:

С актом ознакомлен:
_________________________ ________________ ________________________
наименование должности подпись расшифровка подписи

Составляем акт об опоздании

Акт должен быть подписан работниками, которые могут подтвердить факт опоздания (по сложившейся практике их обычно не менее двух). В случае обжалования работником взыскания в суде их вызовут в качестве свидетелей. Поэтому лучше, если это будут коллеги опоздавшего, которые работают с ним в одном кабинете (цехе) и действительно могут подтвердить поздний приход сотрудника на рабочее место.

Чтобы не плодить лишние бумаги, можно прямо в этом акте предложить работнику представить письменные объяснения о причинах опоздания.

Подписывает ли акт работник?

Закон не требует подписи работника на данном акте, однако ознакомить его с содержанием документа нужно. Поэтому рекомендуется оставлять в акте пустую графу, в которой работник поставит отметку «С актом ознакомлен» и свою подпись. В том же случае, если сотрудник отказывается это сделать, представитель работодателя ставит отметку «От ознакомления отказался» и заверяет акт своей подписью и печатью организации.

Работники обязаны не только выполнять функциональные обязанности, но и соблюдать трудовую дисциплину, в том числе придерживаться режима рабочего времени: приходить и уходить в установленные часы.

Кто следит за рабочим временем персонала

Распорядок утверждается локальными актами бюджетной организации и дублируется в трудовом договоре. Контроль за его соблюдением возлагается на специалиста по учету рабочего времени — табельщика. Бывает многоступенчатая система: первичный табель заполняет непосредственный начальник отдела, затем данные передаются в отдел кадров. Секретарь или охранник — альтернативные варианты учетчиков.

Сегодня во многих бюджетных организациях устанавливают систему электронной фиксации прихода и ухода персонала. Эти данные автоматически передаются в отдел кадров. Как правило, электронный турникет дополнительно оснащен системой видеонаблюдения.

Когда можно не составлять акт об опоздании на работу

В бюджетных организациях, где установлены системы автоматического учета, разработаны Положения, в которых прописано, что данные электронных систем являются неоспоримым доказательством нарушения трудовой дисциплины, следовательно, от работника можно потребовать . Акт в данном случае можно не составлять — доказательством позиции работодателя будет автоматически сформированный отчет и видеозапись.

А вот если учет ведется людьми, то фиксация в письменном документе необходима.

Работник должен быть ознакомлен с процедурой фиксации нарушения ПВТР до трудоустройства. А привлекая его к дисциплинарной ответственности, соблюдайте процедуру, установленную ст. 193 ТК РФ.

Особенности оформления акта об опоздании на работу

Документ оформляется письменно учетчиком в присутствии двух свидетелей, чтобы исключить в будущем ситуацию, когда работник обвинит всех в оговоре и через трудовую комиссию или суд отменит наложенную меру дисциплинарного воздействия.

Нужен ли акт при опоздании на работу, если сотрудник этого факта не отрицает? Да, нужен. Потому что сейчас он выражает согласие, а завтра будет отрицать факт нарушения трудовой дисциплины, и если его проступок своевременно не был зафиксирован, то работодатель ничего не докажет и не применит мер дисциплинарного воздействия.

Требования к оформлению

Документ составляется в произвольной форме, хотя для удобства и оперативного оформления некоторые бюджетные организации издают «бланки», в свободные графы которых вносятся актуальные сведения. Если такого бланка нет, то применяйте следующий алгоритм:

• заполните шапку;
• зафиксируйте дату и время;
• сформулируйте основные факты: Ф.И.О. сотрудника, его должность и рабочее время согласно трудовому договору, время опоздания;
• подписи свидетелей, составителя и работника.

Для простоты вы можете скачать образец акта опоздания на работу, который мы предлагаем ниже.

Часто возникает вопрос: что делать, если сотрудник отказывается ставить подпись? На самом документе делается соответствующая отметка или составляется отдельный документ. Не лишним будет проводить процедуру там, где ведется видеозапись, о которой персонал предупрежден.

Рабочим признается место, в котором сотрудник организации обязан находиться (или куда он должен добраться с целью исполнения поручений начальства, предусмотренных спецификой его деятельности), и где наниматель имеет возможность осуществлять прямой или косвенный надзор за его работой. Данным определением, утвержденным ч. 6 ст. 209 ТК РФ, нужно пользоваться в ходе судебного процесса при доказывании законности увольнения члена коллектива, когда текст трудового договора не содержит четких инструкций относительно начала трудового дня. Далее мы разберем каким может быть дисциплинарное взыскание за опоздание на работу.

Опоздание – нарушение персоналом рабочего распорядка путем более позднего, чем это положено, прихода на рабочее место без веской причины. Даже пятиминутное отсутствие служащего является нарушением графика, а его отсутствие на протяжении более 4 часов (неважно, в начале, в середине или в конце трудовой смены) признается прогулом.

Как документально оформить опоздание

Необходимо фиксировать и оформлять каждый случай опоздания, иначе нарушения трудового распорядка станут систематическими. Стоит помнить, что опоздания могут произойти по причине, не зависящей от сотрудника. Но в таком случае он должен иметь при себе документальное тому подтверждение, это может быть:

• больничный лист,
• справка из ГАИ,
• медицинские справки, направления, заключения,
• справка из ЖЭКа об аварии,
• билет на транспорт общего пользования с пометкой о том, что поездка была отложена,
• повестка,
• фото того, что стало причиной нарушения трудовой дисциплины.

Если предприятие большое, и за дисциплиной следят начальники отделов, то каждый из них может доложить руководителю об опоздании подчиненных путем составления докладной записки.

Образец докладной записки

Образец Акта об опоздании работника

Образец объяснительной записки

Если работник не желает писать объяснительную, об этом также составляется Акт.

Образец Акта об отказе сотрудника писать объяснительную

Образец приказа о наложении дисциплинарного взыскания

Если служащий отказывается от ознакомления с текстом приказа, руководитель издает акт об отказе от ознакомления и дает его на подпись свидетелям.

Образец акта об отказе сотрудника от ознакомления с приказом

Дисциплинарное взыскание за опоздание на работу

Под дисциплиной труда понимается беспрекословное исполнение служащими предприятий правил поведения на рабочем месте, закрепленных, помимо прочих документов, трудовым договором.

Соответственно, дисциплинарным нарушением будет называться всякое игнорирование (или недобросовестное выполнение) служащими обязательств по работе. Для таких ситуаций предусмотрены различные дисциплинарные взыскания.

За нарушение трудовой дисциплины, такое как опоздание, законом запрещено удерживать денежные средства из заработной платы, иначе начальство понесет административное наказание.

Меры дисциплинарного взыскания за опоздания

В отношении опоздавшего служащего применяются исключительно дисциплинарные взыскания, поскольку нарушение рабочего распорядка является дисциплинарным проступком. Существует правило, согласно которому мера наказания должна выбираться, исходя из оценки тяжести проступка.

Существуют следующие меры наказания:

1. Замечание (обычно замечание выносится при первом случае нарушения).
2. Выговор (применяется в качестве меры наказания при повторном нарушении).
3. Увольнение (начальник вправе уволить служащего за систематические опоздания и прогулы без уважительных причин, однако не обязан этого делать; рекомендуется все же показать другим сотрудникам, что за грубое нарушение дисциплины их могут лишить работы).

Особенности увольнения при опоздании

Если служащий компании систематически позволяет себе опаздывать или вовсе не являться на работу и подвергается дисциплинарному взысканию, начальство имеет законное право уволить его, но не обязано делать этого. Если на протяжении года работник не нарушает более трудовой дисциплины, он признается добросовестным сотрудником. Наниматель может также аннулировать взыскание раньше, чем спустя год после нарушения.

Как показывает опыт работодателей, отстаивающих свои позиции в суде, не следует увольнять служащего в том случае, когда он действительно постоянно опаздывал на работу, однако раньше за ним такого не наблюдалось, случаев несвоевременного прихода на работу не фиксировалось, и решение уволить его было принято тогда, когда за сотрудником не числилось непогашенных взысканий за нарушения в прошлом.

Если служащий отсутствовал на рабочем месте более 4 часов, это признается прогулом, и начальство может расстаться с таким работником, даже если это было первое такое нарушение с его стороны.

При должна быть указана причина расторжения трудовых отношений, а в трудовой книжке делается запись:

• “Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя по причине неоднократного неисполнения сотрудником без уважительных причин трудовых обязанностей”.

В качестве основания для прекращения сотрудничества должен быть указан пункт 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Когда служащий получит трудовую книжку, он ставит подпись в личной карточке (где запись о причине увольнения должна быть продублирована).

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

ст. ст. 57, 100 ТК РФ	О закреплении трудовым договором рабочего распорядка сотрудников, чей трудовой график не совпадает с общим режимом работы
ст. 209 ТК РФ	Определение рабочего места
Письмо Роструда от 11.03.2009 № 1146-ТЗ	Об учете опоздания без уважительной причины как нарушения рабочего режима времени
ст. 21 ТК РФ	О том, что работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, а также соблюдать трудовую дисциплину
ст. 192 ТК РФ	О дисциплинарных взысканиях
п. 5 ст. 81 ТК РФ	Об увольнении сотрудника за неоднократное опоздание
ст. 194 ТК РФ	О праве работодателя снять дисциплинарное взыскание с сотрудника раньше, чем через год после нарушения
п. 33 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 №2	О неправомерности увольнения работника, который ранее не наказывался за нарушения трудовой дисциплины, или за которым не числится непогашенных дисциплинарных взысканий
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”	Утверждение унифицированной формы № Т-8 для случаев увольнения сотрудников
п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ	Основание для прекращения трудовых отношений с работником

Типичные ошибки

Ошибка № 1: Сотрудник имел вескую причину для опоздания на работу, однако по отношению к нему были применены дисциплинарные взыскания. Служащий не обжаловал приказ начальства.

На нашем сайте вы можете бесплатно скачать образец акта опоздания на работу.

Что считается опозданием

В каждой крупной организации есть человек, который отвечает за и ежедневно фиксирует время прибытия трудящихся на работу и время их ухода домой.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте в установленное для труда время сроком от 1 минуты до 4 часов считается , независимо от того, когда оно было зафиксировано - в начале, в середине или в конце рабочего дня. А отсутствие более 4 часов считается прогулом.

Чтобы работники соблюдали дисциплину, их поздние приходы на работу нельзя не замечать. Каждый подобный случай должен фиксироваться, обсуждаться и решаться. В случае, если проступок был совершен без уважительной причины, к трудящемуся можно применить санкции в виде . Только так работники поймут всю серьезность ситуации.

Составление акта об опоздании на работу является первым этапом в документальном оформлении проступка.

Правила составления

Акт является документом, на основе которого нарушитель может быть подвергнут дисциплинарному взысканию.

Он составляется работодателем в одном экземпляре и в произвольной форме. При этом должны присутствовать два свидетеля, которые своими подписями удостоверяют правильность указанных в нем сведений. В качестве примера вы можете использовать образец акта об опоздании на работу, размещенный в нашей статье.

В шапке нужно указать:

• название организации;
• наименование документа;
• дату составления, номер документа;

В основной части указывается:

• должность и ФИО составителя;
• должности и ФИО лиц, присутствовавшие при составлении документа;
• должность и ФИО нарушителя трудовой дисциплины;
• время прихода сотрудника на рабочее место. Здесь же надо указать, на сколько именно часов и минут он опоздал.

У человека есть два дня, чтобы предъявить работодателю письменные объяснения своего проступка. В случае, если была предоставлена, это нужно указать в документе, как и обратную ситуацию, когда работника дать объяснение не может.

При необходимости его можно дополнить любыми другими сведениями, в зависимости от конкретных обстоятельств. Готовый документ подписывается всеми присутствующими лицами. Также свою подпись ставит провинившийся сотрудник, в знак ознакомления с бумагой. Если он по каким-то причинам не хочет этого делать, в акте нужно сделать об этом отметку и составить второй акт об отказе в ознакомлении.

Формирование акта об опоздании составляется в случаях, когда сотрудник предприятия приходит на работу позже времени, обозначенного в его трудовом договоре как начало рабочего дня.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Кто следит за рабочим временем персонала

В каждой достаточно крупной организации есть сотрудник, который отвечает за учет рабочего времени персонала. Обычно это:

• специалист кадрового отдела;
• представитель охранной службы;
• руководитель того или иного структурного подразделения;
• секретарь.

В специальном журнале этот человек отмечает время прибытия коллег на работу, а также время их ухода домой.

Все опоздания, прогулы, отлучки с рабочего места по профессиональным нуждам и личным делам и переработки также вносятся в учетный документ.

Такая практика позволяет работодателю точно знать, сколько времени провел тот или иной его подчиненный на своем рабочем месте, отработал ли положенные часы, насколько точно он соблюдает трудовую дисциплину и действующий на предприятии режим труда и отдыха.

Ситуации, в которых без составления акта об опоздании на работу не обойтись

В каждой компании свой режим работы. Где-то рабочий график достаточно свободный – главное отработать положенные 8 часов в день или 40 часов в неделю, а где-то опоздание даже на одну минуту является серьезным административным правонарушением (чаще – на крупных промышленных предприятиях с непрерывным производственным циклом).

Обычно, если сотрудник без серьезных на то оснований и уважительных причин опоздал на работу, он стремится как-то договориться с работодателем. И в большинстве случаев это удается сделать. Однако такой мирный способ урегулирования ситуации не подойдет, если работник допускает опоздание не в первый раз, а также, если ведет себя вызывающе и неадекватно.

В подобных случаях представитель работодателя, скорее всего, составит акт об опоздании. И это будет серьезный документ, на основе которого нарушитель в дальнейшем может быть подвергнут дисциплинарному взысканию (вплоть до увольнения при регулярных опозданиях).

Кто формирует акт об опоздании

Акт об опоздании обычно пишет тот же работник, что ведет учет рабочего времени сотрудников.

В обязательном порядке при составлении акта должен присутствовать как минимум один, а лучше два свидетеля, которые своими автографами удостоверят то, что все внесенные в акт сведения соответствуют действительности.

Работник, допустивший опоздание также должен поставить в акте свою подпись. Если он по каким-либо причинам не хочет этого делать, в акте это нужно обязательно отметить.

Особенность акта, общие сведения

Если перед вами встала необходимость составления акта об опоздании на работу, а вы не знаете, как именно это сделать, почитайте наши советы и обратите внимание на пример документа.

Для начала дадим общую информацию, которая касается любых бумаг подобного рода:

1. На сегодня не существует унифицированного образца акта. Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или, если в организации есть шаблон документа – по его типу.
2. Любой акт должен иметь определенную структуру, в которую входит «шапка» — начало документа, основная часть и заключение.
3. Акт должен обязательно включать в себя подписи составителей, а вот печать на нем ставить не обязательно. Связано это с тем, что с недавних пор обязательное требование о применении штемпельных изделий для визирования документации отменено, поэтому проштамповывать акт надо только тогда, когда такое правило есть в нормативных бумагах организации.

Кроме того, имейте ввиду, что акт можно составлять на обычном чистом листе любого удобного формата (предпочтительно А4) или на фирменном бланке компании. Допускается печатать акт на компьютере (с последующей распечаткой) или писать от руки (без помарок, ошибок и исправлений) – все это в деле определения законности документа значения не имеет.

Акт делается в двух экземплярах , которые должны быть идентичны по содержанию и равны по праву. Один из экземпляров документа остается у работодателя, второй передается сотруднику, опоздавшему на работу.

Образец документа

Вначале документа пишется:

• его название;
• дата составления акта;
• место (населенный пункт), в котором зарегистрирована организация-работодатель.

Затем идет основная часть. Сюда вписывается:

• должностное лицо, составляющее акт (его должность, ФИО);
• аналогичным образом – все прочие лица, присутствовавшие при формировании документа;
• персональные данные нарушителя трудовой дисциплины;
• время, в которое нарушитель явился на рабочее место. Здесь же надо указать, на сколько именно (в часах и минутах) опоздал работник.

Если опоздавший готов предъявить письменные объяснения своей задержки – это надо обязательно отметить, как и обратную ситуацию, когда таких объяснений у него нет.

При необходимости документ можно дополнить любыми другими сведениями, в зависимости от конкретных обстоятельств.

В заключение акт должен быть подписан всеми присутствующими лицами.

После составления акта

После окончательного формирования бланка и ознакомления с ним провинившегося работника, документ надо передать для резолюции директору. На основании него он выносит свое решение либо о замечании подчиненному (обычно на первый раз), либо о более серьезном наказании.

Затем акт уходит в отдел кадров, где прикрепляется к личному делу сотрудника и хранится на протяжении всего периода действия трудового договора. После увольнения лица, в отношении которого он был составлен, акт, в числе прочей кадровой документации, имеющей отношение к уволившемуся, передается в архив предприятия.