Методы тайм-менеджмента на любой вкус: от швейцарского сыра до помидор.

В этой статье мы разберем ТОП 5 действенных методик тайм-менеджмента.

Методики тайм-менеджмента. №1. Правило Парето.

В 19 веке известный итальянский экономист Фильфредо Парето открыл простой принцип 80 на 20, согласно которому, только 20% выполняемых нами задач приносят 80% процентов результата.

Ваша задача, перед выполнением любой задачи, научиться задавать себе простой вопрос: «Что мне принесет выполнение данной задачи?». Если ответ, вас удовлетворит, то задачу стоит выполнить. Если нет, то, возможно, эту задачу стоит отложить.

Методики тайм-менеджмента. №2. Матрица Эйзенхауэра.

Срочные задачи в большинстве случае не бывают важные. А важные задачи, в большинстве случаев не бывают срочными.

Именно к такому заключению пришел 34 президент США Дуайт Эйзенхаур. Он изобрел специальную матрицу, с помощью которой можно легко определить, стоит ли заниматься той или иной задачей.

Методики тайм-менеджмента. №3. Поедание лягушек

Методика довольно простая. В жизни каждого человека полно мелких неприятных дел, которые выполнять не хочется. Эти мелкие неприятные дела своим присутствием пьют нашу кровь. В тайм-менеджменте эти дела называются лягушками. Важно научиться избавляться от них.

Для этого возьмите за правильно каждое утро «поедать по одной лягушке».

Например, нужно заполнить отчет, но не хочется. Пришли утром на работу и первым делом сели за заполнение отчета.

Методики тайм-менеджмента. №4. Разрезание слона на бифштексы.

Когда перед человек стоит большое и сложное дело, наша мотивация его выполнять маленькая (или она вообще отсутствует).

Когда перед человеком стоит маленькая и простая задача, мы легко и быстро ее выполняем. Именно по этой причине большие и сложные задачи нужно разрезать (делить) на маленькие и понятные.

Методики тайм-менеджмента. №5. Помодоро.

Человек не робот. Мы не можем работать 24 часа в сутки. Наша производительность подчинена простым законам.

Сначала мы включаемся в процесс и набираем обороты. Потом мы выходим на пик своей активности. И потом наступает спад.

У 93% людей есть мечта,
которую можно осуществить до конца недели,
а они делают из нее мечту всей своей жизни.

(Народный афоризм).

Зачастую не хватает внутренней мотивации для неприятных, но необходимых дел. Какие это могут быть дела? Например, холодные звонки клиентам, работа по сложному проекту, бег по утрам и пр. В тайм-менеджменте существует несколько техник, помогающих начать такие дела. Мы рассмотрим следующие: технику «поедания лягушек», технику «деления слона на бифштексы».

1) Техника поедания лягушек.

Мелкие, но очень не вкусные дела, похожие на зеленую, мокрую и липкую лягушку, так и называют лягушками. Эта техника заключается в том, чтобы по утрам съедать одну из таких лягушек. Итак, представьте себе, Вы пришли утром на работу и сразу же позвонили неприятному клиенту, после чего весь день Вы ходите с ощущением счастья, потому что самая неприятные задача уже позади. Если поедание лягушки переноситься с утра на обед, с обеда на ужин, с ужина на следующий день, то негатив от мыслей будет преследовать бесконечно, отбирая энергию и на приятные задачи. Съедайте на завтрак по одной лягушке, и уже через пару недель жизнь засверкает новыми красками. Очень важно награждать себя после каждой съеденной лягушки. Например, шопингом или шоколадкой.

2) Раздели слона на бифштексы.

Мы знаем, что глобальные, большие дела, такие как, написание книги, ремонт в доме, изучение иностранного языка, улучшение своей физической формы, обычно откладываются на потом, так как они кажутся уж очень большими. Как слон... Но путь к достижению своих жизненных целей, а значит, счастливой жизни лежит через такого слона. Его, как и лягушек, необходимо съедать. За один раз сделать это нам не удастся, поэтому слона необходимо разделить на части, пожарить слоновьи бифштексы, и каждый день съедать по одному такому бифштексу. Например, ремонт квартиры - это слон. При мысли о том, что его нужно съесть, пропадает всяческий аппетит. Но если разделить его на части: посчитать затраты на ремонт, измерить площадь комнат, определиться с дизайном, вынести старую мебель и т.д., то съесть такого слона будет намного проще.

Так же и в работе. Возьмем, к примеру, такого слона, как научиться работать по технологии продаж. Действительно, нужно учесть все тонкости и премудрости работы на каждом этапе при взаимодействии с клиентом. Так какие же бифштексы мы можем пожарить? Для начала разделим его на этапы и начнем постепенно съедать первый. Причем в нем мы выделим еще элементы и сделаем из них более мелкие бифштексы. Например, фразы приветствия, которые нужно выучить раз и навсегда, или невербальный аспект общения с клиентом на данном этапе. Затем приступаем к одному маленькому бифштексу и съедаем его за день. Пускай это будет, например, такая тренировка: Вместо вопроса: «Могу ли я Вам помочь?» задаем вопрос: «Какие украшения Вам нравятся?». И такие мини-бифштексы съедаем каждый день по каждому этапу. Через месяц от нашего слона не будет и следа, а продажи только увеличатся.

ЗАДАНИЕ: заведите в своем ежедневнике таблицу «Мои бифштексы и лягушки».

· Если Вы запланировали ту или иную задачу и решили ее, то ставьте галочку.

· Если Вы запланировали ту или иную задачу, но не решили ее, то ставьте прочерк.

· Если же задача не была запланирована, то ничего не ставьте.

· Большое количество прочерков дает Вам сигнал о том, что нужно обратить на данную задачу особое внимание.

· Таблицу необходимо повесить на видное место (например, над рабочим столом).

· ВАЖНО! если Вы понимаете, что галочек у Вас не меньше 80%, то в конце недели делаете себе подарок, вознаграждение! Таким образом, Вы вырабатываете условный рефлекс на выполнение неприятных задач (лягушек) и достижение крупных целей (слонов).

Литература по тайм-менеджменту.

1. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы.
2. Архангельский Г. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать.
3. Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета.
4. Лакейн А. Искусство успевать.
5. Кови С. Главное внимание – главным вещам.
6. Темплар Р. Правила самоорганизации: Как все успевать, не напрягаясь.
7. Мэнсер М. Тайм-менеджмент. Эффективное управление временем.

Статья подготовлена Молчановой Мариной

Ведущим бизнес-тренером УЦ Diamond-Training

1. Планирование. Гуру тайм-менеджмента (например, Стивен Кови) настаивают, что самый подходящий отрезок для оперативного планирования - неделя. И вот почему. Именно неделя позволяет не замыкаться на одном дне и видеть перспективу. Значительная часть дел просто не может быть выполнена в течение дня, а недельное планирование позволяет расписать порядок их исполнения. Кроме того, мы зачастую переносим невыполненное на абстрактное (и свободное) завтра, а если вся неделя расписана, то это дисциплинирует.

2. Списки дел на каждый день. Для одних они важное подспорье, а на других действуют просто угнетающе. Выбирать вам. Но если вы все-таки «расписываете» день, то начните с тех действий, которые привязаны к определенному времени, например, собрание в 17 часов. Затем зарезервируйте время для важных задач - например, во вторник нужно созвониться с клиентом Д. - допустим, в 11 часов; а до совещания подготовить цифры (ведь обязательно спросят), предполагаемое время выполнения — час. Планировать можно и нужно, но не поминутно - всегда есть внешние обстоятельства, от которых не отмахнуться: срочные поручения начальства, технические неполадки, пробки, в конце концов. В дневном плане обязательно должны быть временные зазоры. А если все пойдет хорошо, то вы выполните «пятилетку за три года».

3. Взяться за дело. Специалисты по тайм-менеджменту предлагают постоянно откладываемые дела «поедать». Например, метод лягушки подходит для решения вопросов быстрых, но неприятных - один звонок, разговор, подсчет и т. д. Выбираете такую лягушку и «съедаете» ее прямо в начале рабочего дня. Все остальное время ходите свободным человеком. Если лягушек много, то планируете себе меню на неделю или месяц.
Метод швейцарского сыра : если дело запутанное, а порядок выполнения может быть различным - «выедайте» из него дыры. Начните с любого места: напишите сначала самую простую часть отчета, заполните те поля анкеты, которые вы помните наизусть, и т. п. Главное, каждый день (час/неделю/месяц) выполнить хоть какое-то полезное действие. В итоге, дело будет «изъедено» и в конце останется добить его одним махом.
Метод слона используется для больших и серьезных дел. Их нужно резать на бифштексы — выполнимые части, и постепенно делать. Главное отличие от «швейцарского сыра» - дела выполняются не в произвольном порядке, а системно, в строгой последовательности.

4. Сделать меньше, а получить больше. Правило 20/80 или закон Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Например, 20% клиентов приносят 80% дохода. Правило яркое и запоминающееся, хотя на практике процентное соотношение усилия/результат не обязательно именно такое. Но вы и из собственного опыта знаете, что несложные действия ведут подчас к серьезному результату, а большие затраты времени и сил могут пропасть втуне, что на какую-то ерунду, шлифовку деталей уходит времени не меньше, чем на основную, содержательную часть работы. Вывод: выберите ключевые действия и в условиях дефицита времени — ограничьтесь только ими.

Знакомы ли вы с таким понятием, как «тайм-менеджмент»? Если нет, срочно обзаведитесь этим полезным знакомством! Благодаря семи советам, приведенным ниже, вы научитесь эффективно управлять своим временем.

Список дел

Возьмите листок бумаги, ручку и быстренько набросайте список дел, которые ждут вашего внимания. После десятиминутного отдыха критически осмотрите свое творение. Что из вышеперечисленного мешает вам проставить галочки напротив каждого пункта?

Вычеркните лишнее

Снова просмотрите список. А вы уверены, что вам обязательно нужно прочитать все эти книги? Они как-то помогут вам? Безжалостно вычеркните ненужное. Время - ресурс исчерпаемый, поэтому его следует тратить только на полезные дела.

Правило двух минут

Все, кто мало-мальски знаком с тайм-менеджментом, слышали о правиле двух минут: все дела, которые занимают не больше пяти минут, выполняются сразу и с чистой совестью вычеркиваются из списка. Навести порядок в сумке, разложить продукты в холодильнике, смахнуть пыль с полочек - каждое из этих мелких дел заберет у вас в среднем пять минут времени. Таким образом, за полчаса вы можете успеть выполнить до десяти дел!

Съешьте «лягушку»

Нет, я ни в коем случае не призываю вас стать гурманом и испробовать знаменитый французский деликатес. «Лягушками» в тайм-менеджменте называются наименее приятные дела, которые мы постоянно откладываем в долгий ящик. Поедать таких «лягушек» лучше всего утром. Допустим, вам нужно написать отчет. Представьте, как вы его пишете, вплоть до мельчайшей циферки. А теперь титаническим усилием воли заставьте себя выполнить это дело. Получилось? Ура! Оставшуюся часть дня можно заняться чем-то более интересным.

Поделите «слона»

«Слонами» именуются самые трудные дела. Если вы и так и эдак пытаетесь подступиться к «слону», но ничего хорошего из этого не получается, попробуйте разделить его на части. Разбиение на этапы поможет вам справиться с массивным животным гораздо быстрее. Не забывайте о главном правиле: к этим маленьким частям одного большого дела необходимо возвращаться каждую свободную минуту. Например, вы решили освоить хинди. С утра выучите пару грамматических правил, в обед - 15 новых слов, а вечером попробуйте составить предложения, используя выученные слова и правила. Не успеете оглянуться, как этот неподъемный индийский «слон» падет к вашим ногам!

Сам себя не похвалишь…

Пустующие клеточки напротив запланированных дел вызывают досаду, зато зеленые галочки вмиг поднимают настроение. Выполнили дело - вычеркните его и удовлетворенно погладьте себя по головке. Вы заслужили любимое пирожное или поход в кинотеатр как минимум!

Подводите итоги

Возьмите себе за правило каждую неделю или месяц (на вкус и цвет, как говорится) подводить итоги. Так вы увидите, что несколько «лягушек» благополучно ускакали, «слоны» заметно похудели, да и многие дела выполнены полностью. Правда, приятно? Еще бы! Не забудьте похвалить себя и пополнить список новыми делами.

Следуйте этим простым правилам, и не заметите, как станете гуру в области управления временем!