Pravila za vođenje tablica radnog vremena. Ispravno vođenje tablica radnog vremena
U ovom ćete članku pronaći:
- Detaljan opis kako ispuniti vremenski list
- Uzorak radnog vremena
Održavanje radnog vremena odgovornost je poslodavca utvrđena člankom 91. Zakona o radu Ruske Federacije. Dnevni list T 12 mora se voditi za svakog zaposlenika s naznakom stvarno odrađenog vremena. Za ovu upotrebu:
- vremenski list T 12;
- vremenski list T 13.
Možete koristiti objedinjene obrasce odobrene Odlukom Državnog odbora za statistiku Rusije od 5. siječnja 2004. br. 1 ili obrasce razvijene samostalno.
Čemu služi izvještajna kartica?
Dnevni list je potreban kako bi se:
- svakodnevno voditi računa o tome kako zaposlenici koriste svoje radno vrijeme, pridržavaju li se utvrđenog rasporeda rada;
- primati podatke o odrađenim satima;
- izračunati plaću;
- sastavljati statistička izvješća o radu za statistička tijela.
Dva načina za vođenje vremenskog lista
Radni listovi i izračuni plaća mogu se održavati pomoću jedne od dvije metode:
1) način kontinuiranog evidentiranja prisutnosti i odsutnosti s posla. Koristi se za kumulativno evidentiranje radnog vremena, kada broj radnih sati varira.
2) način bilježenja odstupanja (nedolazak, kašnjenje, prekovremeni rad itd.). Ova metoda se koristi kada je duljina radnog dana (smjene) konstantna.
Uzorci tablica radnog vremena
Ispitna kartica se sastavlja u jednom primjerku. Na kraju mjeseca popunjenu izvještajnu karticu moraju potpisati voditelji strukturnih odjela i zaposlenik HR-a. Dokument se potom šalje u računovodstvo radi obračuna plaća.
U pravilu se vode rasporedi radnog vremena za zaposlenike svake strukturne jedinice. U svom radu možete koristiti i time sheet T 12 i time sheet T 13. Time sheet T 13 služi za automatiziranu obradu knjigovodstvenih podataka.
Tko vodi tablicu radnog vremena
Ispunjavanje vremenskog lista obično se povjerava ovlaštenoj osobi. Sastavlja izvještajnu knjižicu u jednom primjerku, predaje je voditelju ustrojstvene jedinice, kadrovskom djelatniku i predaje u računovodstvo. Na temelju podataka iz radnog vremena zaposlenicima se obračunavaju i isplaćuju plaće.
Najčešće se odgovornost za vođenje rasporeda vremena dodjeljuje stručnjaku za ljudske resurse, računovođi ili voditeljima strukturnih odjela, uz njihove glavne funkcije.
Koje se oznake koriste prilikom popunjavanja vremenskog lista?
Prilikom popunjavanja vremenskog lista možete koristiti i abecedne i digitalne kodove, čiji je popis naveden na naslovnoj stranici jedinstvenog obrasca br. T-12, odobren Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Rusije od 5. siječnja 2004. broj 1.
U vremenskom listu najčešće se koriste sljedeće oznake:
ja sam dnevni radnik;
B – vikendi i neradni praznici;
N – rad noću;
PB – rad vikendom;
C – prekovremeni rad;
B – bolovanje (razdoblje privremene nesposobnosti za rad);
K – službeno putovanje;
OT – godišnji osnovni plaćeni dopust;
OZ – dopust bez plaće;
U – studijski dopust.
Šifra odsutnosti iz razloga u izvješću označava se slovnom oznakom „NN” (nedolazak iz nepoznatih razloga) ili digitalnom oznakom „30”.
Općeprihvaćeni simboli za označavanje bilo kojeg razdoblja (na primjer, pauze za hranjenje djeteta predviđene na temelju 4. dijela članka 258. Zakona o radu Ruske Federacije) možda neće biti dovoljni. U tom slučaju organizacija ima pravo izdati nalog za uvođenje dodatnog simbola s abecednim ili digitalnim kodom (Postupak za korištenje jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, odobren Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 24. ožujka 1999. broj 20).
Kako voditi vremenske tablice bez grešaka
Čini se da je ispunjavanje vremenskog lista jednostavno, ali u praksi se javljaju sljedeće pogreške:
- navodi se samo prezime i inicijali zaposlenika bez navođenja položaja;
- neradni dan označava se kao radni dan;
- na predblagdanski dan radno vrijeme se skraćuje za npr. 1 sat umjesto 7 sati 8.
Jedinstveni obrazac T-12 bez greške možete preuzeti i besplatno ispuniti u online računovodstvenom servisu “Moj posao” uz prethodnu registraciju na servis putem . Svi obrasci prikazani u servisu redovito se ažuriraju i u skladu su sa svim zakonskim zahtjevima.
Kako voditi evidenciju radnog vremena za honorarnog radnika
Stvarno odrađeno vrijeme radnika s nepunim radnim vremenom upisuje se u evidenciju radnog vremena. Njegovo trajanje (u satima i minutama) navedeno je u donjem retku (stupci 4 i 6) obrasca br. T-12 ili u recima 2 i 4 (stupac 4) obrasca br. T-13. Ako je zaposlenik interni radnik u nepunom radnom vremenu, vrijeme rada se prikazuje za svako radno mjesto posebno.
Kako označiti poslovno putovanje na vremenskoj tablici
Za upućene radnike vodi se lista radnog vremena broj T-12. Dani službenog putovanja označavaju se slovnom oznakom “K” ili brojem “06”. Radno vrijeme na službenom putu se ne bilježi.
U praksi, pravila za održavanje takvog dokumenta kao što je vremenski list postavljaju veliki broj pitanja među mnogim stručnjacima. Često se pojavljuju poteškoće s izradom ovog dokumenta, posebno kada se radi o honorarcima, maloljetnim zaposlenicima i sl.
Svako poduzeće mora voditi evidenciju radnog vremena. Ove se odgovornosti mogu dodijeliti kadrovskom službeniku, upravitelju, računovođi itd. Registracija se provodi pomoću posebnog obrasca koji je odobrio Rosstat. Ovo je obrazac 0504421 ili jednostavno evidencija radnog vremena, koja je neophodna za evidentiranje prisutnosti ili odsutnosti zaposlenika na poslu.
Dnevni list (obrazac 0504421) potreban je za sljedeće:
- Kontrola radnog vremena u cijelom poduzeću ili zasebnom odjelu.
- Obračun radnih dana radnika, kao i bolovanja, službenih putovanja, godišnjih odmora i sl.
- Evidentiranje izostanaka s posla.
- Unos podataka o novim podređenima u vremenski list.
Svaki zaposlenik u poduzeću dobiva svoj jedinstveni kod koji se koristi za popunjavanje radnog vremena. Taj se broj ne mijenja ni kada zaposlenik bude interno premješten.
Obrazac izvještajne kartice
- T-12. Ispunjava ga ručno kadrovski službenik. Danas se koriste mnogo češće.
- T-13. Ovaj obrazac dokumenta namijenjen je isključivo za automatsku obradu podataka. Svi podaci upisuju se putem računala, nakon čega se izvještajna kartica mora isprintati i potpisati.
Pomoć: ako voditelj želi koristiti vlastite obrasce, može uzeti standardne kao primjer.
Pravila popunjavanja
Znajući kako ispravno ispuniti dokument, vrlo je lako smanjiti broj napravljenih pogrešaka. Uzorak obrasca može se pronaći na internetu. Pravila za održavanje tablica radnog vremena su sljedeća:
- Osoba koja ispunjava dokument mora točno navesti koliko je dana i sati podređeni radio.
- Podatke u evidenciju radnog vremena upisuje isključivo ovlaštena osoba.
- Nakon što su obrasci ispunjeni, iste potpisuju voditelj i osoba odgovorna za osoblje.
- Zatim se svi potpisani vremenski listovi prenose u računovodstvo.
Ova naredba se nikada ne krši. Upute za popunjavanje dokumenta su sljedeće:
- Osoba čija je ovlast ispunjavanje ovog dokumenta mora navesti naziv tvrtke, broj radnog vremena, obračunske rokove i dr.
- Zatim se sastavlja odjeljak br.
U ovom odjeljku kadrovski službenik treba ispuniti odgovarajuća polja i naznačiti šifre koje će računovodstveni odjel naknadno koristiti za obračun plaća. Tu će se popuniti i odjeljak br. 2.
Što se tiče kodova, najčešći su:
- “I” i “01” – rad prema uobičajenom rasporedu;
- “C” i “05” – obrada;
- “P” i “14” – porodiljni dopust itd.
Slobodni dani mogu biti naznačeni u vremenskom listu na dva načina, ovisno o razlogu zbog kojeg su navedeni. Primjer: ako je slobodan dan dodatno dobiven i nije plaćen, tada se označava „B“, a ako je plaćeni slobodan dan, onda „OB“.
Drugačije se evidentira i rad blagdanima. Primjer: kada podređeni prima plaću za rad na praznik, koristi se "RV". Ali ako uzme dodatni slobodan dan za ovu smjenu, kadrovski časnik daje "NV".
U mnogim poduzećima često se događaju situacije kada podaci u vremenskom listu mogu biti pogrešni. Recimo da se zaposlenik razbolio i nije to prijavio, ali je kadrovik naveo da je razlog njegovog nedolaska nepoznat. Nakon oporavka, osoba donosi pravo, ali je vremenski list već sastavljen i predan zaposleniku na plaćanje. Što uraditi?
Tada specijalist mora koristiti korektivni vremenski list. Obično se izdaje nakon završetka obračunskog razdoblja. U dokument se upisuju točni podaci, a prilaže se i dopis osobe koja ga ispunjava. Bilješka ukazuje na razloge zbog kojih je početni vremenski list neispravno ispunjen.
Ne postoji poseban obrazac za dokument, tako da se može sastaviti na memorandumu organizacije. Tipično, dokument koji treba ispuniti je dvije vrste:
- Potpuno identičan izvornom obliku. Obrazac s izvješćem o ispravku duplira sve podatke iz prvog dokumenta, osim, naravno, pogrešnih podataka.
- Sadrži samo ispravke. Ova vrsta dokumenta je manje uobičajena, ali nije zabranjena zakonom.
Na temelju korektivne iskaznice računovodstvo će izvršiti potreban preračun uplata.
Rokovi
Što se tiče obračunskih razdoblja, mladi stručnjaci trebaju znati da je to uvijek jedan kalendarski mjesec. Ne možete ispuniti izvještajnu karticu za kvartal ili godinu. A na kraju svakog radnog mjeseca ovlašteni radnik dužan je za svakog radnika sastaviti ispravu i predati je potpisniku radnog vremena.
U tom smislu nije bilo promjena ni u 2015. ni u 2016. godini. Bude li poslodavac napravio bilo kakvu promjenu, djelatnici HR-a će prvi znati za to.
Odgovornost
Za pravilno popunjavanje vremenskog lista odgovorna je za to ovlaštena osoba. Međutim, inspektori često bilježe različite vrste prekršaja:
- razlika u informacijama u vezi s primanjima osobe;
- netočno korištenje kodova;
- neispravan obračun isplata po osnovi bolovanja.
Za te pogreške, službenik može biti doveden do upravne odgovornosti, što podrazumijeva novčanu kaznu do 5000 rubalja. Ali ako tvrtka uopće ne izda dokument o radnom vremenu, tada upravitelj može biti kažnjen s 50.000 rubalja.
Značajke punjenja
Mjeritelji vremena često moraju bilježiti na dokumentu odstupanja od standardnog načina rada. Važno je zapamtiti da se to može učiniti samo na temelju popratnih dokumenata (liječničko uvjerenje, itd.).
Ali najčešće se poteškoće s pripremom dokumenata javljaju ako podređeni ode na službeni put. Kako bi izbjegli pogreške, kadrovski službenici trebaju znati neke nijanse:
- Zaposlenik je na radnom putu praznikom i vikendom, što znači da mu se plaća duplo. Upisuje se "KM".
- Podređeni je na godišnjem odmoru. To znači da se "OT" stavlja u prazne ćelije koje odgovaraju vikendima. Ako postoje neradni praznici, treba ih isključiti.
- Pojavljuje se novi zaposlenik. Stoga u sve prazne ćelije za datume koji su prethodili njegovom zaposlenju morate staviti "XX". Ove simbole treba koristiti kada je zaposlenik već otišao, a mjesečna kartica još nije zatvorena.
Prije nego što počnete obavljati dužnosti vođenja vremenskih tablica zaposlenika, trebali biste pročitati relevantne upute i naučiti sve nijanse registracije. Uostalom, pogreške učinjene u ovom slučaju utječu prije svega na plaće osoblja, broj izostanaka s posla i trajanje godišnjeg odmora. Svu dokumentaciju koju zaposlenici dostave potrebno je pažljivo provjeriti.
Pažnja! Zbog nedavnih promjena u zakonodavstvu, pravne informacije u ovom članku mogu biti zastarjele!
Naš odvjetnik može Vas savjetovati besplatno - napišite svoje pitanje u obrazac ispod:
Svako poduzeće isplaćuje plaću na temelju stvarno odrađenih sati ili dana. Ovi podaci za obračun i isplatu plaća prema radnom vremenu zahtijevaju poseban obrazac za primarni obračun. Ovaj obrazac se smatra tablicom radnog vremena.
Ispod su informacije o ovom dokumentu, upute za njegovo ispunjavanje prema radnom vremenu u poduzeću.
Zašto je ovaj dokument potreban i zašto bi ga trebalo sastaviti?
Trebalo bi početi s činjenicom da je vremenski list dokument koji je dužan voditi svaki poslodavac ili njegov ovlašteni predstavnik u poduzeću, bez obzira na broj zaposlenih i oblik vlasništva u rasporedu osoblja.
Ako ovaj dokument nije prisutan u poduzeću, to će dovesti do odgovornosti uprave u obliku novčanih kazni tijekom inspekcije od strane tijela za zaštitu rada.
U slučaju kada plaće zauzimaju vrlo značajno mjesto u troškovima poduzeća, dokumenti tijekom poreznog nadzora mogu potaknuti hipotezu o neosnovanom obračunu plaće i njenom isključivanju s popisa troškova poduzeća. U tom će slučaju doći do neugodnih posljedica. 
Obrasci T-12 i T-13: pravila i faze popunjavanja
Obračunski list vodi se svakog radnog dana u mjesecu, te zadnjeg dana izrađuje se izvješće o ukupno odrađenim danima/satovima. Ispunjeni dokument šalje se u računovodstvo.
Navedimo primjer uputa za popunjavanje radnog vremena i obračun plaća, koristeći obrasce T-12 i T-13 kao osnovu. Ne razlikuju se bitno.
- Na vrhu trebate navesti naziv organizacije u skladu s osnivačkim dokumentima i naziv strukturne jedinice, ako postoji.
- Popunjava se polje "datum sastavljanja" (posljednji dan radnog mjeseca) i "broj dokumenta".
- “Izvještajno razdoblje” označava vremenski interval od kojeg se obračunava plaća prema planu.
- U prvom stupcu lista radnog vremena nalazi se redni broj zaposlenika.
- Stupci 2-3 popunjavaju se na temelju osobnih kartica zaposlenika prema obrascu T-2, utvrđenih na temelju naloga za prijem u poduzeće.
- Stupci 4 i 6 namijenjeni su šiframa troškova radnog vremena i podacima o broju odrađenih sati u proteklom mjesecu.
- Stupci 5 i 7 namijenjeni su za označavanje međurezultata za dvije polovice mjeseca.
- Stupci 8-17 popunjavaju se na kraju izvještajnog mjeseca.
- U konačni broj dana ne ulaze dani odsutnosti zaposlenika (bolovanje, službena putovanja, izostanci, vikendi).
- Stupci 14 i 16 popunjavaju se brojem dana i sati.
- 15 – šifra razloga izostanka s posla
- 17 – ukupan broj praznika i slobodnih dana zaposlenika za izvještajni mjesec.
Dokument potpisuje zaposlenik kadrovske službe, ustrojstvene jedinice, ravnatelj ili osoba koju on ovlasti.
Sastavljanje vremenskih listova za smjenski rad i druge nijanse
Prema članku 91 Zakona o radu Ruske Federacije poslodavac mora voditi evidenciju o stvarnom vremenu rada svakog zaposlenika. Radni sati se plaćaju prema fizičkoj lokaciji na mjestu rada. Obračunavaju se evidentiranjem prisutnosti i odsutnosti s posla.
Rad u smjenama uvjet je kolektivnog ugovora i mora biti dokumentiran. Smjenski rad može se obavljati isključivo prema rasporedu smjena u skladu s člankom 103. Zakona o radu Ruske Federacije. Uzima u obzir dnevno radno vrijeme i učestalost smjena. Raspored smjena u ovom slučaju djeluje kao lokalni neovisni regulatorni akt.
Za odobravanje rada u noćnim smjenama potrebno je da rad bude uključen u popis utvrđen ugovorom ili aktom poslodavca prema članku 97. Zakona o radu Ruske Federacije.
U praksi se najčešće koristi dnevni raspored rada „vremenskog režima“. U načinu rada s vremenskim rasporedom uzimaju se u obzir odrađene smjene po mjesecu, a njegovo trajanje mora biti isto tijekom cijelog razdoblja. Rad prekoračen od trajanja ne može se nadoknaditi izostankom s rada drugog dana ili odsustvom.
Ako uvjeti poduzeća ne dopuštaju poštivanje uvjeta rada u skladu s člankom 94. Zakona o radu Ruske Federacije, uvodi se sažeto bilježenje radnog vremena. Rad u smjenama može se kombinirati s uvođenjem praćenja radnog vremena. Postupak uvođenja zbirnog računovodstva u poduzeću reguliran je isključivo internim pravilnikom o radu. Članak 104. Zakona o radu Ruske Federacije samo zahtijeva da se ne prekorači nominalni broj radnih jedinica mjesečno.
Sljedeći video detaljno opisuje postupak vođenja rasporeda radnog vremena:
Sankcije za neispravno popunjavanje radnog vremena
Tijekom poreznih i financijskih kontrola revizori mogu utvrditi sljedeće vrste prekršaja u popunjavanju knjigovodstvenog lista:
- podaci o plaćama ne odgovaraju onima navedenima u primarnim izvještajnim dokumentima i vremenskim tablicama;
- podaci o plaći ne odgovaraju onima navedenima u dokumentima o plaćanju i obračunu te vremenskim tablicama;
- upotreba kodova i oznaka je netočna;
- prekovremeni rad ili prekovremeni rad se ne uzima u obzir;
- obračun iznosa naknada na potvrdi o privremenoj nesposobnosti.
Kršenja mogu rezultirati kaznama za računovođu ili poslodavca do 5000 rubalja. Neposjedovanje iskaznice ili njezina odsutnost na radnom mjestu tijekom revizije od strane revizora može rezultirati administrativnim kaznama u skladu s člankom 5.27 i izricanjem kazni voditelju jedinice u iznosu do 50.000 rubalja.
Za evidentiranje i prisutnost zaposlenika organizacije ili poduzetnika u proizvodnji svakodnevno se koristi list radnog vremena na obrascu T-13, au slučaju njihove odsutnosti utvrđuje se razlog, što se također odražava u dokumentu. Koriste ga djelatnici HR-a ili računovodstva na temelju podataka o prisutnosti djelatnika koje dostavlja voditelj. U nastavku se nalaze obrasci za preuzimanje.
Dnevni list je jedan od glavnih dokumenata na temelju kojih se formiraju plaće zaposlenika, a posebno onih kojima se obračunavaju prema stvarno odrađenim satima. Dokument bilježi podatke o prisutnosti zaposlenika u proizvodnji, službenim putovanjima, odmorima, bolovanju, uključujući činjenicu odsutnosti s posla i odsutnosti.
Dobar raspored rada potrebno je sastaviti i dostaviti u računovodstvo 2 puta mjesečno, jedan za prvu polovicu mjeseca za obračun akontacije, a drugi za obračun glavnine. Ne rade svi to, ali još uvijek postoje suptilnosti pri obračunu akontacije, čak i ako se dio plaće obračunava na temelju stvarno odrađenog vremena.
Predložak radnog vremena za preuzimanje u Excelu
Popunjavanje obrasca
Evidenciju radnog vremena vodi ovlaštena osoba i predaje je u računovodstvo. Postoje dva načina za ispunjavanje:
- Opcija br. 1 – Izjava se ispunjava svakodnevno, u njoj se bilježe svi dolasci i odsutnosti zaposlenika.
- Opcija br. 2 – popunjavaju se samo odstupanja od norme, tj. Bilježe se samo nedolazak, kašnjenje itd.
Tablica osnovnih šifri za popunjavanje obrasca radnog vremena
| Događaj | Slovni kod | Digitalni kod |
| Dolazak zaposlenika u proizvodnju, radni dan | ja | 01 |
| Vikendi i praznici, ako je raspored 5/2, onda je to obično subota i nedjelja, raspored je fleksibilan, tada u skladu s rasporedom | U | 26 |
| Plaćeni godišnji odmor | IZ | 09 |
| Porodiljni dopust | R | 14 |
| Dopust koji se odobrava zaposleniku radi njege djeteta do 3 godine | rashladna tekućina | 15 |
| Godišnji odmor o vlastitom trošku, bez plaće | PRIJE | 16 |
| Poslovni put | DO | 06 |
| Izostanci za koje nisu utvrđene okolnosti označavaju se do razjašnjenja. | NN | 30 |
| Bolovanje | B | 19 |
Glavni kodovi za plaće
- 2000. za isplatu plaća i putnih naknada.
- 2012. – kod isplate regresa.
- 2030 – naknada za bolovanje.
Obrazac radnog vremena T-13 uzorak popunjavanja
Nećete imati posebnih poteškoća s ispunjavanjem radnog vremena, vrlo je jednostavno, samo trebate znati šifre i podatke zaposlenika. Radi se kao u primjeru koji je popunjen prema opciji br. 1. Opcija br. 2 bit će napisana na isti način, samo se neće upisivati šifre prisustva, već će biti prazna polja, vikendi i odstupanja će se ispuniti, kao i količina odrađenog vremena.
U stupac 1 upisuje se redni broj evidencije, au stupac 2 - puno ime zaposlenika i njegovo radno mjesto.
U stupac 3 upisuje se matični broj.
U stupac 4 upisuju se podaci po mjesecima slovnim oznakama za svakog zaposlenika. Da biste to učinili, slovni kod se stavlja u gornju ćeliju, au donju ćeliju količina radnog vremena, s rasporedom 5/2, to će biti 8-satni radni dan. Obračun se vrši za prvu polovicu mjeseca, a za drugu se podaci bilježe u stupac 5, a konačni - u stupac 6.
Stupci 7-9 potrebni su za unos podataka na temelju kojih su plaće ispravno obračunate.
U stupac 7 upisuje se šifra plaćanja, u stupac 8 - računovodstveni konto na kojem se iskazuju troškovi plaća, u ovom slučaju je naznačen konto 44, ali mogu postojati i drugi računi, ovisno o sustavu raspodjele troškova.
U stupce 10-13 upisuju se podaci o odsutnosti radnika.
Moguće neobične situacije prilikom ispunjavanja obrasca
Bolest tijekom odmora
Ako je zaposlenik bio bolestan u razdoblju obračunskog godišnjeg odmora i donio bolovanje, tada je potrebno upisati u izvještajnu karticu (B) za navedene dane umjesto godišnjeg odmora (OT), a godišnji odmor se produžava za trajanje bolovanje.
Ako se zaposlenik ne vrati s godišnjeg odmora, a razboli se, tada se u dane njegovog odsustva privremeno označava (NN), a nakon predočenja potvrde mijenja se u (B).
Prijava godišnjih odmora tijekom godišnjeg odmora zaposlenika
Ako zaposlenik koristi godišnji odmor, au tom razdoblju su praznici u skladu s proizvodnim kalendarom, tada je potrebno upisati (B) dan godišnjeg odmora. Recimo, ako je zaposlenik na godišnjem odmoru od 10. lipnja do 17. lipnja, a 12. lipnja je praznik, taj dan zamijenite šifru (OT) sa (B). Takav dan neće biti uračunat u plaćeni godišnji odmor.
Otići bez plaće
Svako poduzeće koje zapošljava unajmljeno osoblje mora uzeti u obzir vrijeme koje zaposlenici rade. Na temelju toga računovodstvo im obračunava pripadajuću plaću i naknade. Odrađeno vrijeme odražava se u posebnom dokumentu - vremenskom listu. Reći ćemo vam koje su nijanse u vezi s njegovim održavanjem i kako ga ispravno ispuniti.
Vremenski list je jedna od vrsta primarne računovodstvene dokumentacije koja bilježi:
- vrsta vremena provedenog u obavljanju radnih funkcija koje zaposlenik radi;
- njegovo trajanje (u satima i danima).
Funkcije vremenskog lista:
- bilješku o stvarnoj zaposlenosti radnika za svaku vrstu radnog vremena;
- kontrola osoblja;
- adekvatna isplata plaća i nekih naknada;
- dokazi u relevantnim radnim sporovima;
- obračun obrade;
- osnova zakonitosti otkaza zbog izostanka s posla;
- porezno opravdanje troškova plaća;
- osnova za izradu izvješća regulatornim tijelima.
Može li LLC ili samostalni poduzetnik poslovati bez radnog vremena?
Zakon zahtijeva od poslodavaca da vode takav vremenski raspored, bez obzira na pravni oblik njihove organizacije. Ako tvrtka zapošljava unajmljene djelatnike, njima je potrebno isplatiti plaću od koje se oduzima porez u proračun. Za provjeru valjanosti obračuna plaće, porezna uprava će se raspitati o postojanju ovog dokumenta i njegovom sadržaju.
Ako LLC ili samostalni poduzetnik ima zaposlenike, a vremenski list nije ispunjen ili sadrži pogreške, porezna uprava može priznati troškove njihovih plaća kao dokumentirane neopravdane. To znači da ti troškovi poslodavca neće umanjiti osnovicu poreza na dohodak.
Važno! Poslodavac koji se ne trudi pratiti radno vrijeme ili vodi tablice s prekršajima suočava se sa sankcijama kontrolnih tijela. Direktor može biti kažnjen novčanom kaznom od 1000 do 5000 rubalja, a organizacije mogu biti kažnjene novčanom kaznom do 50 tisuća rubalja. (Članak 52.7 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).
Kako se obračunava radno vrijeme zaposlenika?
Radno vrijeme je ono doba dana ili noći u kojem je zaposlenik dužan obavljati svoje radne funkcije ili s njima ekvivalentno vrijeme u smislu plaćanja. Trajanje ovog razdoblja (radni dan ili smjena) i redovitost njegovog ponavljanja (rutina ili raspored) moraju biti utvrđeni u ugovoru o radu kao uvjeti rada.
Vremenski list označava različite vrste vremena povezane s radnim funkcijama:
- dnevno;
- noć;
- vikendom i praznicima;
- tijekom vremena;
- Gledati;
- usavršavanje izvan proizvodnje;
- plaćeni godišnji odmor;
- bolovanje;
- prisilni izostanak s posla;
- štrajk;
- jednostavan, itd.
Načela vođenja radnog vremena
Mjeritelj vremena je dužan pridržavati se zakonski usvojenih pravila, kao i propisa sadržanih u internim propisima poduzeća:
- Ovaj dokument može se voditi za svaki odjel zasebno ili za cijelu organizaciju.
- U listu radnog vremena upisuje se broj sati rada radnika za svaku vrstu radnog vremena prema dodijeljenoj šifri.
- Uz vrijeme zaposlenja upisuje se i broj sati kada zaposlenik nije obavljao posao, iako je to trebao učiniti (apsentizam, štrajkovi, zastoji).
- Zaposlenici se uvrštavaju u vremenski raspored ili isključuju iz njega nakon što popune odgovarajuću kadrovsku dokumentaciju - nalog o zapošljavanju ili otkazu, ugovor o radu.
- Kada se novi zaposlenik uključi u vremenski list, on dobiva personalni broj, koji je jedinstven i postat će njegova šifra u kadrovskoj dokumentaciji. Broj će vrijediti cijelo vrijeme dok radite za ovog poslodavca. Promjena radnog mjesta ne mijenja kadrovski broj. Nakon razrješenja isti broj ne smije biti dodijeljen nikome 3 godine.
- Strogo je zabranjeno popunjavanje vremenskog lista unaprijed - vrijeme se odražava u dokumentu. razrađen u stvari.
Je li legalno koristiti elektroničke nadzorne sustave?
Mnoge organizacije, posebice one velike, koriste elektroničke sustave za praćenje i/ili praćenje zaposlenika kako bi olakšali računovodstvo rada osoblja. Različite funkcije ovih sustava omogućuju vam snimanje vremena dolaska i odlaska zaposlenika, nekih - njihovih kretanja po teritoriju, ponekad - njihovih aktivnosti na radnom mjestu.
Osnova za evidentiranje prisutnosti zaposlenika na poslu može biti njihova registracija prema različitim pokazateljima predviđenim jednim ili drugim računovodstvenim i kontrolnim sustavom:
- Predstavljanje elektroničkih propusnica;
- očitavanje otiska prsta;
- skeniranje retine;
- video snimanje kamerama itd.
Ovisno o odabranom sustavu upravljanja, primljeni podaci se bilježe u jednom ili drugom obliku. Mnogi elektronički sustavi omogućuju slanje izvješća u bazu podataka organizacije u jedinstvenom obliku, generirajući isti vremenski raspored. Stoga je sasvim prihvatljivo koristiti ih: takvo se računovodstvo, u usporedbi s "ručnim" ispunjavanjem vremenskih tablica, naziva automatiziranim.
Vimanija! Da bi korištenje automatiziranih sustava postalo legalno, organizacija mora uspostaviti ovu točku u računovodstvenim dokumentima - kod zaposlenika iu internim propisima.
Koliko često i tko ispunjava tablicu radnog vremena?
Listu radnog vremena popunjava poseban djelatnik – „mjeritelj vremena“, koji može biti zaposlenik jednog od odjela:
- HR odjel;
- računovodstvo;
- voditelj ustrojstvene jedinice;
- direktor;
- svaka osoba imenovana nalogom uprave.
Na početku svakog radnog mjeseca otvara se novi list vremena, a na kraju mjeseca se mora zatvoriti. Ponekad se privremeni rezultati sumiraju sredinom mjeseca.
Nakon popunjavanja, vremenski list mora potpisati odgovorna osoba i voditelj odgovarajućeg odjela, a zatim ga prenijeti u računovodstveni odjel (stavak 2. odjeljka 2. Uputa odobrenih Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Rusije od 5. siječnja 2004.).
Preuzmite obrazac i uzorak popunjavanja iskaznice
Ispunjavanje radnog vremena
Za održavanje ovog važnog dokumenta razvijeni su posebni obrasci. Nije ih potrebno posebno koristiti: poslodavac ima pravo razviti vlastite uzorke ili preraditi standardne "za sebe" (pismo Rostruda od 14. veljače 2013. br. PG/1487-61). Glavna stvar je da razvijena kartica izvješća sadrži obvezne podatke predviđene Saveznim zakonom br. 402.
Dnevni list za 2018., kao i do sada, može se voditi na jednoj od dvije vrste standardnih obrazaca:
- obrazac T-12 - ne uzima u obzir samo odrađeno i/ili izostalo vrijeme, već i isplaćuje plaću (podaci se unose na temelju „ručne“ kontrole);
- Obrazac T-13 je češći, koristi se za čisto obračunavanje radnog vremena zaposlenika, a za obračun plaća predviđeni su i ostali dokumenti (ovaj obrazac se može koristiti i kod automatiziranih računovodstvenih sustava, ali su potrebni osobni potpisi na tiskanim verzijama) .
Kako ispuniti iskaznicu na obrascu T-13
Računovodstveni program 1C upravlja automatiziranim ispunjavanjem obrasca T-13. Podsjeća na proširenu tablicu. Popunjavanje radnog vremena vrši se u jednom primjerku.
Nema potrebe svaki put odvojeno popunjavati potrebne podatke jer se oni ne mijenjaju; mogu se popraviti u "tijelu" vremenskog lista unaprijed:
- puni naziv tvrtke;
- naziv strukturne jedinice (ako ih ima nekoliko u organizaciji).
Odgovorna osoba upisuje sljedeće podatke u stupce radnog vremena:
- Stupac 1 – redni broj, reci su numerirani radi praktičnosti;
- Stupac 2 – imena i prezimena zaposlenika prema osobnom kartonu koji se vodi za osoblje, te naziv radnog mjesta prema kadrovskoj dokumentaciji;
- 3 stupca – personalni brojevi dodijeljeni zaposlenicima.
Pažnja! Potrebno je odlučiti kako unijeti podatke u vremenski list: potpunim bilježenjem prisutnosti i odsutnosti na radnom mjestu ili bilježenjem samo odstupanja od rasporeda.
Svaki sljedeći stupac podijeljen je u 2 dijela: jedan za abecednu ili digitalnu oznaku šifre, a drugi za broj radnih sati.
Ispunjavaju se na sljedeći način:
- Stupac 4 - podijeljen u ćelije koje označavaju svaki dan u mjesecu, u kojem je potrebno zabilježiti prisutnost ili odsutnost i sate okupirane poslom (sastoji se od 2 bloka od 15 dana);
- Stupac 5 – obračun radnog vremena u danima od sredine i kraja mjeseca;
- Stupac 6 – broje se radni dani u mjesecu;
- stupac 7 sadrži šifru plaće;
- stupac 8 – šifra računovodstva;
- stupac 9 – koliko dana treba platiti prema šiframa navedenim u stupcima 8 i 9 (mogu ostati prazni ako je u zaglavlju upisana jedna šifra za sve zaposlenike);
- stupac 10, 12 – slovna ili brojčana oznaka razloga odsutnosti s posla;
- stupac 11, 13 – broj sati, odnosno dana izostanaka iz navedenog razloga.
Na dnu tablice njihove vize stavlja voditelj odjela, ako je timesheet podijeljen na računovodstvene odjele, te uvijek odgovorni djelatnik koji je ispunio timesheet (HR referent, računovođa i sl.). Mora postojati prijepis potpisa i datum indosamenta.
Osnovne šifre za popunjavanje vremenskog lista
Šifra vrste plaće u vremenskom listu ima dvostruki oblik: slovnu šifru i digitalnu šifru.
| Vrsta radnog vremena | Označavanje pomoću slova | Digitalno kodiranje | |
| 1 | Pohađanje nastave prema standardnom rasporedu | ja | 01 |
| 2 | Rad nakon radnog vremena | N | 02 |
| 3 | Rad vikendom i praznicima | RP | 03 |
| 4 | Tijekom vremena | C | 05 |
| 5 | Ostanite na poslovnom putu | DO | 06 |
| 6 | Godišnji odmor | IZ | 09 |
| 7 | Dodatni dopust | OD | 10 |
| 8 | Studijski dopust | U | 11 |
| 9 | Skraćeno radno vrijeme za osposobljavanje uz rad | UV | 12 |
| 10 | Studijski administrativni dopust | UD | 13 |
| 11 | Bolovanje zbog trudnoće i porođaja (porodiljni dopust) | R | 14 |
| 12 | Dopust radi njege djeteta do 3 godine | rashladna tekućina | 15 |
| 13 | Neplaćeni dopust uz dopuštenje uprave | PRIJE | 16 |
| 14 | Administrativni dopust predviđen zakonom | OZ | 17 |
| 15 | Plaćena privremena nesposobnost | B | 19 |
| 16 | Neplaćena invalidnost | T | 20 |
| 17 | Skraćeno radno vrijeme za određene kategorije zaposlenih | Liga prvaka | 21 |
| 18 | Odsutnost s posla zbog javnih dužnosti | G | 23 |
| 19 | Izostanak s posla | ITD | 24 |
| 20 | “Skraćeni” radni dan od strane poslodavca | NS | 25 |
| 21 | Vikend | U | 26 |
| 22 | Odsutnost iz neodređenog razloga | NN | 30 |
| 23 | Zastoj zbog krivnje tvrtke | RP | 31 |
| 24 | Zastoj zbog krivnje zaposlenika | VP | 33 |
Kako ispuniti tablicu radnog vremena u određenim situacijama
Neke nijanse radnog vremena zahtijevaju odgovarajući odraz u vremenskoj tablici i određene radnje odgovornih osoba. Prije uvrštenja u izvješće, takvi događaji moraju dobiti obrazloženje u drugim službenim dokumentima koji odgovaraju situaciji - nalog, akt, bolovanje itd.
Razmotrimo kako točno trebate označiti radno vrijeme i dane u vremenskoj tablici u situacijama koje se mogu dogoditi u bilo kojoj organizaciji.
Zaposlenik se ne pojavljuje na poslu
Kada se zaposlenik ne pojavi na poslu bez upozorenja, razlog njegovog izostanka nije odmah jasan. U tom slučaju neposredni rukovoditelj mora postupiti u skladu s propisima - dostaviti dopis višem rukovodstvu i sastaviti zapisnik o odsutnosti koji potpisuju dva svjedoka.
Kako označiti ovu situaciju na vremenskoj tablici? Dok je nepoznato iz kojeg je razloga zaposlenik izostao više od 4 sata radnog dana, na rasporedu radnog vremena stoji šifra NN (nedolazak iz nepoznatog razloga).
Pažnja! Nakon što se zaposlenik javi i napiše objašnjenje u kojem navodi razloge izostanka, oznaka će se promijeniti u odgovarajuću. Ako se objašnjenja smatraju nezadovoljavajućima ili nisu pružena, izostanak se bilježi u izvještajnoj kartici. Što zaposlenik može učiniti?
Praznici su pali u vrijeme godišnjeg odmora
Ako godišnji odmor ima dane koji su za ostale zaposlenike bili neradni zbog praznika, mjerač vremena stavlja slovo B ("Slobodan dan") u odgovarajuće ćelije. Ovi dani nisu uključeni u vrijeme vašeg godišnjeg odmora. Redovni vikendi (ne praznici) označeni su slovima OT ("Vacation"), jer se ubrajaju u broj dana godišnjeg odmora.
Zaposlenik se razbolio za vrijeme godišnjeg odmora
Zakon o radu omogućuje vam produljenje godišnjeg odmora za vrijeme prisilne nesposobnosti za rad ili prijenos ovih dana na drugo vrijeme. Zato je važno na vremenskoj tablici točno navesti koliko je dana zaposlenik bio bolestan tijekom godišnjeg odmora. Naravno, bolest se mora dokumentirati komadom papira.
Mjeritelj vremena broji koliko se dana zaposlenik zdravo odmarao i označava ih oznakom OT (“Odmor”). Tada su datumi za koje je izdano bolovanje označeni s odgovarajućom oznakom "B". Ako se odsustvo nakon bolesti nastavilo, ti se dani ponovno označavaju s "OT", kao i vrijeme za koje je produžen ili prebačen u naknadu za bolovanje.
Poslovni put je pao na vikend
Ako je zaposlenik prisiljen provesti vikend na poslovnom putu, to stvara poteškoće u rasporedu radnog vremena. Prilikom popunjavanja vremenskog lista datumi prisilnog rada koji padaju na vikend ne označavaju se slovom B ("vikend"), već šifrom K ("poslovno putovanje"), bez obzira na to je li službeni putnik na tom putu bio zauzet dan ili je bio na odmoru.
Također preporučujemo
Učitavam...