Штатный табель. Применяются два способа заполнения табеля

Компании должны учитывать, какое количество времени фактически отрабатывают все сотрудники предприятия в течение дня или смены. Для этого требуется ведение табеля учета рабочего времени работников. Данный документ составляется по специальной форме. Каждая компания и ИП должны заполнять эту документацию. Пользоваться для этого надо учетными бланками Т-12 и Т-13, разработанными Госкомстатом. Заполнять табель достаточно просто, но для этого должны учитываться некоторые правила и требования, чтобы отчет был корректным. От его содержания зависит правильность расчета зарплаты работников предприятия.

Понятие документа

Специальная форма табеля была утверждена еще в 2004 году Госкомстатом. Ведение табелей учета рабочего времени в организациях осуществляется работниками кадровой службы или бухгалтерского отдела.

На основании данной формы руководство предприятия может выполнять разные действия:

• учитывать все отработанное время каждым сотрудником предприятия;
• контролировать соблюдение дисциплины на рабочем месте;
• отражать все явки и неявки сотрудников на работу;
• фиксировать факт опоздания каждого специалиста;
• обладать сведениями, позволяющими определить, насколько полно была выполнена работа специалистом в компании;
• пользоваться этой информацией для грамотного начисления зарплаты;
• вносить данные в статистические формы.

Наиболее часто используется этот документ сотрудниками бухгалтерского отдела, когда они рассчитывают оптимальную зарплату, премии и надбавки другим работникам предприятия. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников для кадровой службы позволяет контролировать явки и опоздания. Если выявляются нарушения, то привлекаются соответствующие сотрудники предприятия к ответственности, а также могут применяться разные виды дисциплинарного взыскания.

Нюансы использования документа

В НК содержится информация о том, что каждый человек, официально работающий в какой-либо компании, может при увольнении запрашивать табель учета совместно с другими документами, к которым относится и трудовая книжка. Эти сведения указываются в ст. 84.1 НК.

С 2013 года руководители предприятия при ведении табеля учета рабочего времени работников могут не пользоваться унифицированными формами, так как они были отменены. Но обычно специалисты предприятия пользуются именно этими документами. Образец ведения табеля учета рабочего времени располагается ниже.

Допускается, чтобы специалисты бухгалтерского отдела или кадровой службы самостоятельно вносили в этот документ разные изменения. Они зависят от специфики работы всего предприятия и имеющегося количества сотрудников в штате.

Бланк, введенный Госкомстатом, считается удобным, поэтому его можно легко обрабатывать и изменять. Нередко он используется без каких-либо изменений.

Какие формы являются удобными?

Существует три формы документа, которые считаются простыми в использовании. В них без труда можно внести разные корректировки. Выбор зависит от направления деятельности предприятия и количества должностей в компании.

Ведение табеля учета рабочего времени может осуществляться с использованием в качестве основы трех форм:

• Т-13. Обычно используется этот бланк компаниями, в которых устанавливается на входе турникет или другое оборудование, на основании которого в автоматическом режиме фиксируется, когда именно приходит на работу тот или иной специалист. Заполняется документация как ручным методом, так и с применением разных компьютерных программ.
• Т-12. Этот вариант представлен универсальным бланком. Он обычно заполняется специалистами предприятия вручную. В нем имеется дополнительный раздел, в который могут вноситься сведения о размере оплаты за выполненную работу.
• 0504421. Этот бланк считается специфическим, так как применяется только бюджетными организациями. Наиболее актуален среди учителей или преподавателей, работающих в разных образовательных учреждениях.

Каждый документ имеет свои особенности, поэтому заполняется специфическим образом.

Кто заполняет табель?

Специально в компании должен назначаться конкретный ответственный за ведение табеля учета рабочего времени. Обычно для этого выбирается работник кадровой службы или бухгалтерии. Для этого должен изначально издаваться приказ, на основании которого специалисту передаются соответствующие полномочия.

На самом табеле должны ставить подписи ответственный за ведение табеля учета рабочего времени и руководитель отдела кадров. Не требуется в компании отдельно выделять должность для такого сотрудника, так как справиться с задачей может каждый человек, наделяемый руководством предприятия соответствующими полномочиями. Обязанность ведения табеля учета рабочего времени передается на основании приказа. В нем указывается, какой именно сотрудник предприятия ответствен за ведение этого документа.

В трудовой договор выбранного специалиста надо внести отдельный пункт. В нем указывается, что гражданин наделяется конкретными полномочиями. Если данный процесс не будет выполнен, то специалист может отказаться от дополнительной работы.

Человек, выбранный для ведения табеля учета рабочего времени, должен вносить сведения в течение всего месяца, после чего документация передается руководителю отдела кадров. Директор отдела сверяет информацию с другими источниками, после чего подписывает форму. Она далее передается в бухгалтерию для расчета зарплаты каждому сотруднику предприятия.

Правила заполнения

Сотрудник предприятия, получающий полномочия по заполнению этого документа, должен разобраться в нюансах процесса внесения сведений. Правила ведения табеля учета рабочего времени считаются простыми и понятыми. Желательно изначально в них хорошо разобраться, что позволит удобно и легко работать с отчетом. От этого зависит продуктивность деятельности не только кадровой службы, но и бухгалтерии. На основании правильно внесенных данных работники бухгалтерского отдела смогут правильно рассчитать оплату труда каждого сотрудника предприятия.

К основным правилам заполнения документа относится следующее:

• изначально правильно выбирается актуальная форма ведения табеля учета рабочего времени;
• заполняется документ только в одном экземпляре;
• допускается для этого вручную вносить данные или пользоваться компьютером;
• у сотрудника, занимающегося данным процессом, должны иметься соответствующие полномочия, для чего предварительно работодателем издается приказ;
• подготавливать табель надо в начале нового месяца;
• в титульный лист вносятся сведения о названии компании и имеющихся подразделениях;
• указывается дата начала учета;
• в конце месяца прописывается дата окончания ведения отчета;
• основной лист табеля представлен таблицей, в которую вносятся данные о каждом работнике организации, причем важно вносить правильно все фамилии, чтобы не допустить путаницы или ошибок;
• обязательно о каждом сотруднике должна иметься достоверная информация, а также прописывается присвоенный специалисту номер, который можно взять в личном деле;
• столбцы табеля представлены конкретными днями месяца;
• напротив фамилий имеются ячейки, в которые вносятся сведения обо всех отработанных часах или сменах;
• если имеются выходные или праздники, то надо указывать данную информацию специальными отметками;
• сведения ответственным лицом должны вноситься ежедневно, для чего ориентируется специалист на официальные документы, к которым относятся разные приказы, заявления, больничные листы или распоряжения руководства компании;
• если фиксируются опоздания или прогулы, то они закрепляются специальными кодами, состоящими из цифр и букв.

Скрепляется документ подписью руководителя предприятия. Без этой подписи он не будет считаться действительным. Порядок ведения табеля учета рабочего времени считается простым, поэтому справиться с этим процессом может каждый работник кадровой службы. Если выявляются ошибки или нарушения, то именно назначенный специалист несет ответственность за эти сведения.

Нюансы внесения разных сведений

Заполнить данный документ на самом деле достаточно просто. Для этого надо только разобраться в предназначении каждой ячейки. Ответственные лица, наделенные полномочиями заполнения документации, должны хорошо изучить состав документа. К особенностям процесса заполнения относятся:

• допускается увеличивать количество граф;
• вверху отражаются коды затрат часов, а снизу указывается, сколько фактически было отработано специалистом в конкретный день;
• у каждого работника организации должен иметься личный номер в табеле, который применяется для расчета зарплаты и совершения других действий;
• за совместителями закрепляется два номера;
• указывать требуется как отработанные дни, так и количество часов, которые были фактически отработаны специалистом каждый день;
• в конце каждого месяца табель передается в кадровую службу, причем специалисты данного отдела проверяют правильность составления документа, а также следует убедиться, что пропущенные работниками рабочие часы не являются прогулами;
• если увольняется какой-либо специалист, то со следующего месяца его номер не используется при заполнении табеля;
• указывать требуется данные о прогулах, выходных днях, а также об отгулах, отпусках, командировках или других причинах, по которым отсутствует специалист на рабочем месте.

Если длительность рабочего дня указывается в часах, то не нужно фиксировать неполные часы.

Специфика для бюджетных организаций

Предприятия, являющиеся бюджетными, пользуются во время работы другой формой. Она называется №0504421. В этом бланке имеются определенные отличия от стандартной формы Т-12 или Т-13. Это обусловлено тем, что в нем отражаются все нюансы работы именно бюджетной организации. В таблицу можно ввести разные коды, которые указывают на выходной при обучении или учебные отпуска.

К основным нюансам ведения табеля учета рабочего времени работников в бюджетной сфере относится следующее:

• в титульный лист важно вписывать не только наименование данного учреждения, но и присвоенный цифровой код;
• если требуется внести определенные изменения в документ, то прописывается код корректировки;
• существуют графы, куда надо вносить сведения о промежуточных итогах.

Не требуется при использовании данного бланка прописывать дополнительные расчеты. При заполнении документа используются стандартные правила.

Какие применяются кодовые обозначения?

При заполнении этого документа требуется обладать сведениями о том, какие именно коды должны вноситься. Они состоят из цифр и букв. На титульном листе этого отчета имеется расшифровка всех кодов. Нередко требуется ввести дополнительные коды, для чего выпускается руководителем предприятия специальное положение о ведении табеля учета рабочего времени.

К основным кодам, используемым при заполнении этого табеля, относятся:

• продолжительность дневной смены - Я01;
• ночная работа - Н02;
• деятельность, которую приходится вести работникам в выходные или праздничные дни, - РВ03;
• выполнение сверхурочных заданий - С04;
• отправка специалиста в командировку - К06;
• оформление обязательного оплачиваемого отпуска - ОТ9;
• предоставление специалисту дополнительного оплачиваемого отпуска - ОД10;
• нахождение человека на больничном - Б19;
• оформление временной нетрудоспособности без оплаты - Т20.

Обычно стандартных кодов, введенных законодательно, хватает для грамотного заполнения документа.

Какие часто совершаются ошибки?

Существуют некоторые распространенные нарушения, которые приводят к появлению значимых ошибок в документе. К ним относятся:

• указываются только инициалы работников, а при этом отсутствует информация о занимаемой ими должности;
• праздники прописываются как рабочие дни;
• в предпраздничный день не отмечается, что сокращается рабочая смена на один час.

Если в компании работает гражданин по совместительству, то требуется много внимания уделять точной продолжительности его рабочего дня. Нередко специалисты отправляются в командировку, а при таких условиях просто используется код К06, поэтому не требуется указывать, какое количество часов работает сотрудник в день.

Как заполняется при сдельной оплате?

Достаточно часто предприятия пользуются сдельной оплатой труда, что приводит к сложностям при заполнении табеля. Инструкция по ведению табеля учета рабочего времени для сдельщиков заключается в следующем:

• оплата труда зависит от объема выполненной работы специалистом;
• в документе должна учитываться выработка по каждому работнику предприятия;
• допускается измерять труд в часах, например, это требуется в школах или других образовательных учреждениях, поэтому в табеле следует прописывать время работы;
• в остальных ситуациях используется код Я01, поэтому не требуется заполнять последнюю строку этой документации;
• отдельно оплачивается работа в праздничные дни, причем размер оплаты зависит от информации, содержащейся в коллективном договоре.

Таким образом, даже при наличии сдельной формы оплаты труда заполнить табель достаточно просто.

Ответственность за ошибки

Конкретный специалист компании наделяется полномочиями вести табель, для чего работодатель издает соответствующий приказ. Он должен хорошо разобраться в том, как правильно заполнять таблицу. Для упрощения процесса часто используется специальная программа для ведения табеля учета рабочего времени. В нее достаточно вносить в нужные строки актуальные данные, после чего документ распечатывается и подписывается. При необходимости достаточно просто внести разные изменения.

Если будут выявляться ошибки в этом документе надзорными государственными органами, то компания будет привлекаться к ответственности. Наиболее часто инспектор выявляет, что имеются расхождения в сведениях, указанных в табеле, с теми данными, которые содержатся в первичных документах. Нередко сведения о зарплате отличаются от данных в расчетной документации.

Если устанавливается факт наличия нарушений, то компания привлекается к административной ответственности, поэтому уплачивает штраф в размере 5 тыс. руб. При выявлении полного отсутствия данного документа увеличивается штраф до 50 тыс. руб., причем взимается он с руководителя предприятия на основании положений ст. 5.27 КоАП. Для предотвращения данной ситуации руководство компании должно следить за правильностью и своевременностью составления табеля.

Заключение

Таким образом, ведение табеля учета рабочего времени работников является обязательным для каждой организации. Данный процесс выполняется ответственным специалистом, наделяемым соответствующими полномочиями с помощью издания специального приказа руководителем предприятия.

Важно разобраться в правилах заполнения всех ячеек данного документа. Если в нем имеются ошибки или он вовсе отсутствует в компании, то надзорные органы могут привлечь компанию к административной ответственности. На основании сведений из табеля производится расчет оплаты труда специалистов. Оптимально для ведения документа пользоваться специальными компьютерными программами, упрощающими данный процесс.

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

• ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
• получать данные об отработанном времени;
• рассчитывать зарплату;
• составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы - Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Кто ведет табель

Раньше во многих организациях была специальная должность - табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Как отражать в табеле использование рабочего времени

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы - Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется "учет использования рабочего времени". Образец заполнения табеля приведен на стр. ....

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение - явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим "Я" и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить "К". А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится "в", а в нижней - нули.

Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. ... приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам ("НН").

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

Как подводить итоги

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок - в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска - 09, а неявки по невыясненным причинам - 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

На практике правила ведения такого документа, как табель учета рабочего времени вызывают у многих специалистов большое количество вопросов. Трудности с оформлением этого документа появляются часто, особенно, если речь идет о совместителях, несовершеннолетних сотрудниках и т.д.

Общие сведения

На каждом предприятии должен вестись учет рабочего времени. Эти обязанности могут быть возложены на кадровика, руководителя, бухгалтера и т.д. Оформление осуществляется с помощью специального бланка, утвержденного Росстатом. Это – форма 0504421 или просто табель учета рабочего времени, который необходим для регистрации явки или отсутствия служащего на работе.

Табель учета рабочего времени (форма 0504421) необходим для следующего:

1. Контроля за рабочим временем по всему предприятию или отдельному отделу.
2. Учета рабочих дней служащих, а также больничных, командировок, отпусков и т.д.
3. Фиксации прогулов.
4. Занесения в табель сведений о новых подчиненных.

Каждый служащий на предприятии получает свой уникальный код, который используется для заполнения табеля учета рабочего времени. Этот номер не меняется даже при внутренних переводах сотрудника.

Бланк табеля

Существует две формы табеля учета – Т-12 и Т-13. Также законом не запрещено использование руководством компании документов собственной разработки. Два вида табеля разработаны для разных нужд:

1. Т-12. Он заполняется вручную кадровиком. На сегодняшний день их используют гораздо чаще.
2. Т-13. Этот бланк документа предусмотрен исключительно для автоматической обработки данных. Все сведения заносятся с помощью компьютера, после чего табель нужно распечатать и подписать.

Справка: если руководитель желает использовать собственные бланки, он может взять в качестве примера типовые.

Правила заполнения

Зная, как правильно заполнить документ, очень легко минимизировать количество допущенных ошибок. Образец заполнения можно найти в Интернете. Правила ведения табеля учета рабочего времени следующие:

1. Лицо, которое заполняет документ, обязательно должно указать, сколько конкретно дней и часов отработал подчиненный.
2. Информацию в табель вносит исключительно уполномоченное на это лицо.
3. После того как бланки заполняются, их подписывают руководитель и человек, ответственный за кадры.
4. Затем все подписанные табели передаются в бухгалтерию.

Читайте также Принципы осуществления суммарного учёта рабочего времени при сменном графике

Этот порядок никогда не нарушается. Инструкция по заполнению документа следующая:

1. Человек, в чьи полномочия входит заполнение данного документа, обязан указать название компании, номер табеля, сроки учета и т.д.
2. Далее оформляется раздел № 1.

В этом разделе кадровику следует заполнить соответствующие графы и указать коды, которыми впоследствии воспользуется бухгалтерия для расчета заработной платы. Там же будет заполнен раздел № 2.

Что касается кодов, то самыми распространенными являются:

• «Я» и «01» – работа по обычному графику;
• «С» и «05» – переработка;
• «Р» и «14» – декрет и т.д.

Выходные дни в табеле могут указывать двумя способами, в зависимости от причины, по которой они предоставляются. Пример: если выходной был получен дополнительно и не оплачивается, то указывается «В», а если это оплачиваемый выходной, то «ОВ».

Работа в праздничные дни также фиксируется по-разному. Пример: когда подчиненный получает за труд в праздник оплату, то используется «РВ». А вот если берет дополнительный выходной за эту смену, то кадровик ставит «НВ».

На многих предприятиях часто случаются ситуации, когда сведения в табеле могут быть ошибочными. Допустим, работник заболел и не сообщил об этом, а кадровик указал, что причина его отсутствия неизвестна. После выздоровления человек приносит справу, но табель уже оформлен и сдан работником для расчета. Что делать?

Тогда специалист должен использовать корректирующий табель учета рабочего времени. Обычно он оформляется после того, как закончится расчетный период. В документ вносится верная информация, а также прикладывается служебная записка от заполняющего лица. В записке указываются причины, по которым первичный табель был заполнен неправильно.

Специальной формы документа нет, поэтому его можно оформлять на бланке организации. Обычно заполняемый документ бывает двух видов:

1. Полностью совпадающий с оригинальным бланком. Корректирующий табель дублирует все сведения из первого документа, кроме, разумеется, ошибочной информации.
2. Содержит исключительно исправления. Этот вид документа встречается реже, но он не запрещен законом.

На основании корректирующего табеля в бухгалтерии будет произведен необходимый перерасчет выплат.

Читайте также Образец и новшества заполнения титульного листа трудовой книжки

Сроки

Что касается расчетных периодов, то молодым специалистам следует знать, что таким периодом всегда является один календарный месяц. Нельзя заполнить табель за квартал или год. И по окончании каждого рабочего месяца уполномоченный сотрудник обязан оформлять документы на каждого служащего и передавать тому, кто подписывает табель учета рабочего времени.

Никаких изменений по этому поводу не было ни в 2015, ни в 2016 году. Если же какие-то изменения вносит наниматель, то кадровые сотрудники узнают об этом первые.

Ответственность

Правильное заполнение табеля является обязанностью уполномоченного на это человека. Тем не менее, проверяющие нередко фиксируют различного рода нарушения:

• несовпадение сведений касательно заработка лица;
• неправильное использование кодов;
• неверный расчет выплат на основании больничного листа.

За эти ошибки должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности, подразумевающей штраф до 5 000 рублей. Но если в компании вообще не оформляется документ учета рабочего времени, то руководителя могут оштрафовать на 50 000 рублей.

Особенности заполнения

Табельщикам часто приходится вносить в документ отметки, указывающие на уклонение от стандартного рабочего режима. Важно помнить, что это разрешается осуществлять только на основании подтверждающих бумаг (медицинская справка и т.д.).

Но чаще всего трудности с оформлением документа появляются, если подчиненный направляется в командировку. Для того чтобы избежать ошибок, кадровикам следует знать некоторые нюансы:

1. Работник пребывает в рабочей поездке в праздничные и выходные дни, значит, оплата идет двойная. Ставится «КМ».
2. Подчиненный находится в отпуске. Значит, в пустые ячейки, соответствующие выходным дням, ставится «ОТ». Если попадаются нерабочие праздничные дни, то их следует исключить.
3. Появляется новый сотрудник. Поэтому во всех пустых ячейках по датам, которые предшествовали его трудоустройству, нужно ставить «ХХ». Эти символы следует использовать, когда служащий уже уволился, а табель за месяц еще не закрыт.

Перед тем как приступать к обязанностям по ведению табелей работников, следует ознакомиться с соответствующей инструкцией и узнать все нюансы оформления. Ведь ошибки, допущенные при этом, влияют, в первую очередь, на заработную плату персонала, количество прогулов и продолжительность отпуска. Следует очень внимательно проверять всю предоставляемую сотрудниками документацию.

Каждому работодателю необходимо фиксировать количество часов, отработанных сотрудниками. При этом организационно-правовая форма предприятия не имеет значения. Требуемый к заполнению документ назван табелем учета рабочего времени.

Для этих целей Федеральная служба государственной статистики разработала и утвердила несколько разных бланков:

1. Форма 0504421. Применима на бюджетных предприятиях. Иное название бумаги – табель учета использования рабочего времени (ТУРВ).
2. Форма № Т-12.
3. Форма № Т-13

Документы стали применяться на основании соответствующего Постановления № 1 от 5/01/2004. Скачивайте бланки формы № Т-12 и формы № Т-13 в формате Word и Excel в этой статье.

Наличие табеля позволяет бухгалтерии и отделу кадров организации:

• Учитывать часы, которые провел на рабочем месте каждый из наемных трудящихся.
• Держать под контролем соблюдение рабочего распорядка (явки/отсутствие, опоздание).

Указанные сведения помогают в расчете заработной платы по каждому работнику и составлении статистики. Располагая табельной информацией, сотрудник кадрового отдела сможет обосновать наложенные на трудящегося санкции (например, за опоздание). А бухгалтер – разъяснить, насколько правомерны выплаты компенсаций и иных пособий.

Согласно ст. 62 ТК РФ, трудящийся вправе запросить у работодателя выписку со своими данными из табеля.

Обратите внимание: с января 2013 г. унифицированные формы документа не являются обязательными. Хотя их формат прост и удобен в использовании. При этом с работодателей не снимается обязанность о ведении данного учета. Об этом гласит Трудовой Кодекс (часть 4 статья 91). Руководители вправе контролировать время работы сотрудников любым удобным способом.

Контролирующий орган

Установленные формы первичных бумаг учета имеют указания по использованию:

• Формированием и ведением документации следует заниматься только уполномоченному лицу.
• На подпись бумага предоставляется руководству подразделения и сотруднику отдела кадров.
• Затем табель учета рабочего времени в excel передается работнику отдела бухгалтерии.

Конкретная должность, представителю которой положено заполнение ТУРВ, правилами не предусмотрена. Руководителем может быть назначен любой сотрудник.

После выбора ответственного лица подготавливается приказ или вмененная обязанность фиксируется в трудовом соглашении выбранного работника. В противном случае сотрудник имеет право не заниматься табелированием.

Если организация имеет внушительный штат, ответственное лицо выбирают в каждом отделе. Ведение ТУРВ происходит следующим образом:

• В течение расчетного месяца назначенный работник фиксирует информацию по своему подразделению.
• Далее руководитель отдела сверяет все данные и общее оформление. При отсутствии ошибок подписывает табель и передает его кадровому работнику.
• Работники отдела кадров проводят сверку данных, фиксируют нужные для своей деятельности параметры. После бумага заверяется подписью и перенаправляется в бухгалтерию.

Маленькие организации соблюдают упрощенную цепочку. В них вести табель полагается кадровому отделу.

Различие между бланками

Форма Т-13 применима в организациях, которые располагают специальным турникетом. Так называется система, которая автоматически фиксирует время прихода сотрудников на работу – с её помощью можно отследить чью-либо неявку.

Универсальным документом считается форма № Т-12. Ее структура отличается от формы № Т-13 наличием дополнительного Раздела 2. Эта колонка используется для фиксации материальных расчетов с трудящимися по выполненной ими работе. Если расчеты с сотрудниками вносятся в отдельный бланк, то указанный раздел не заполняется. Скачать табель можно здесь:

Внесение данных

Чтобы избежать ошибок, необходимо тщательно разобраться, как заполнить табель учета рабочего времени. Уполномоченное лицо может воспользоваться одним из двух вариантов:

• Сплошное заполнение. Для этого способа характерно ежедневное внесение информации по каждому работнику (пришел/не пришел).
• Заполнение по отклонениям. В этом варианте фиксируются только опоздавшие или не явившиеся на работу сотрудники.

Как пример, можно рассмотреть форму Т-13 с использованием метода сплошного внесения. Правила заполнения табеля учета рабочего времени выглядят следующим образом:

1. В правом верхнем углу следует указать наименование фирмы и конкретизировать подразделение.
2. Уточнить в базах Росстата код по общей классификации (ОКПО), и внести его в соответствующее поле.
3. Обозначить порядковый номер документа и дату его подготовки. Используется крайний день отчетного периода (месяца).
4. Конкретизировать даты отчетного периода. Бумага сдается за месяц.
5. Указать ФИО трудящихся и занимаемые ими должности. Для каждого работника выделяется отдельная строка с присвоением порядкового номера.
6. Отметить присутствие сотрудника на рабочем месте или причину его невыхода (командировочная поездка, отпуск, выходной и пр.) Для внесения данных используются определенные сокращения. Здесь же проставляется количество отработанных часов.
7. Подвести итоги по часам и рабочим дням за расчетный период. В столбец 5 сведения вносят за каждые 15 дней, в столбец 6 – за весь месяц.
8. Внести данные для начисления дохода. Обозначенный код вида оплаты труда в табеле позволяет конкретизировать характер полагающихся работнику средств. Например, коды отпускных – 2012, а основного ежемесячного дохода – 2000. Здесь же нужно указать бухгалтерский счет, с которого происходит списание. Графа 9 предназначена для фиксации часов (дней), потраченных на каждый из видов оплаты рабочей деятельности.
9. В колонки с 10 по 12 вносят информацию о причинах неявки и времени отсутствия.
10. Заверение бумаги осуществляется несколькими лицами. Необходимы подписи не только ответственного работника, но руководителя подразделения и кадровика.

Пример заполнения формы № Т-12:

Присвоенный сотруднику табельный номер обязательно фиксируется во всех локальных документах компании. После увольнения работника его номер остается свободным еще некоторое время (обычно несколько лет).

В этой статье вы найдете:

• Подробное описание, как заполнить табель рабочего времени
• Образец табеля учета рабочего времени

Ведение табеля учета рабочего времени - обязанность работодателя, установленная в статье 91 ТК РФ. Табель учета рабочего времени Т 12 нужно вести на каждого работника с указанием фактически отработанного им времени. Для этого используют:

• табель учета рабочего времени Т 12;
• табель учета рабочего времени Т 13.

Можно использовать унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или формы, разработанные самостоятельно.

Для чего нужен табель

Табель учета рабочего времени необходим для того, чтобы:

• ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
• получать данные об отработанном времени;
• рассчитывать зарплату;
• составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Два способа ведения табеля

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда можно вести, используя один из двух способов:

1) метод сплошной регистрации явок и неявок на работу. Его применяют при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов различаются.

2) метод регистрации отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и так далее). Этот метод применяют, когда продолжительность рабочего дня (смены) неизменна.

Образцы табеля учета рабочего времени

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Как правило, табель ведется на сотрудников каждого структурного подразделения. В работе можно использовать как табель Т 12, так и табель Т 13. Табель учета рабочего времени Т 13 используют при автоматизированной обработке учета данных.

Кто ведет табель

Заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, поручают уполномоченному на это лицу. Он составляет табель в одном экземпляре, отдает его на подпись руководителю структурного подразделения, работнику кадровой службы и передает в бухгалтерию. На основании данных табеля работникам рассчитывается и начисляется заработная плата.

Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций.

Какие обозначения используют при заполнении табеля

При заполнении табеля можно используют как буквенные, так и цифровые коды, перечень которых приведен на титульном листе унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.

Чаще всего используют следующие обозначения в табеле учета рабочего времени:

Я – работа в дневное время;

В – выходные и нерабочие праздничные дни;

Н – работа в ночное время;

РВ – работа в выходные дни;

С – сверхурочная работа;

Б – больничный (период временной нетрудоспособности);

К – командировка;

ОТ – ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

ОЗ – отпуск без сохранения заработной платы;

У – учебный отпуск.

Код неявки по причинам в табеле отмечают буквенным кодом «НН» (неявка по невыясненным причинам) или цифровым «30».

Общепринятых условных обозначений для указания какого-либо периода (например, перерывов для кормления ребенка, предоставляемых на основании части 4 ст. 258 ТК РФ) может быть недостаточно. В этом случае организация вправе издать приказ о введении дополнительно условного обозначения буквенным или цифровым кодом (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20).

Как вести табель учета рабочего времени без ошибок

Заполнение табеля казалось бы не должно вызывать затруднений, но на практике встречаются следующие ошибки:

• указана только фамилия и инициалы работника без указания должности;
• нерабочий праздничный день отмечен как рабочий;
• в предпраздничный день рабочее время, сокращаемое на 1 час, отмечено, например, вместо 7 часов 8.

Скачать, а также заполнить без ошибок унифицированную форму бланка Т-12 вы можете бесплатно в интернет-бухгалтерии «Моё дело», предварительно зарегистрировавшись в сервисе по . Все бланки, представленные в сервисе, регулярно обновляются и соответствуют всем требованиям законодательства.

Как вести табель на совместителя

В табеле учета рабочего времени отмечают время, фактически отработанное совместителем. Его продолжительность (в часах и минутах) указывают в нижней строке (графы 4 и 6) формы № Т-12 или во 2 и 4 строках (графа 4) формы № Т-13. Если работник является внутренним совместителем, отработанное время отражают по каждой должности отдельно.

Как отмечать командировку в табеле

Табель учета рабочего времени № Т-12 ведется на командированных сотрудников. Дни командировки отмечают буквенным кодом «К» или цифровым «06». Часы работы в командировке не отмечают.