Запросы в архиве в электронном виде. Образец заявления в архив о родственниках

Если Вы хотите узнать, как сделать запрос в архив о родственниках или предках, то эта публикация, определенно, для Вас. Запросы населения делятся на три типа: социально-правовые (справки по трудовому стажу и т.д.), тематические (информация биографического характера о человеке) и генеалогические. Для первых двух видов предусмотрены отдельные материалы, а здесь мы подробно рассмотрим вопрос о том, как сделать запрос в архив о предках. Ссылка на бесплатное скачивание образцов нескольких форм находится в конце статьи, но перед отправкой рекомендуем ознакомиться с разъяснениями, чтобы повысить вероятность положительного ответа со сведениями о предках от государственного учреждения. Для тех читателей, кто хочет сэкономить время и нервы, предлагаем заказать генеалогический запрос в архив о родственниках в нашем бюро фамильных исследований. В рамках этой услуги, мы за символическую плату составим грамотный текст и сообщим точные координаты архивов, куда необходимо направить заявление. Далее читайте интересные нюансы взаимоотношений с сотрудниками читальных залов и отделов хранения документов, так как, в большинстве случаев, именно они работают с запросами о родственниках, которые приходят от граждан.

Перед тем, как сделать запрос в архив о предках, обратите внимание на немаловажный психологический фактор при общении с представителями региональных организаций, куда должны передаваться документы возрастом более ста лет из органов ЗАГС. Основатели сайта сайт проводили поиск родственников более чем в пятидесяти регионах страны и, учитывая эту статистику, выявлено, что большинство персонала государственных архивов является образованными и интеллигентными людьми. По словам сотрудников, не в их интересах затягивать процесс обработки архивных запросов, так как, чем скорее они помогут заявителю, тем быстрее приступят к непосредственным обязанностям. Стоит учесть и тот факт, что доходы от решения задач по запросам о родственниках (а это платная услуга) идут в казну, а не какому-либо конкретному исполнителю. Ввиду того, что ответы на запросы в архив о предках не относятся к основной деятельности работников, Ваша заявка может быть отклонена без объяснения причин отказа или с предоставлением формальной отписки. На некоторых интернет-ресурсах федеральных учреждений так и написано: "архив не обрабатывает запросы генеалогического характера о родственниках из-за сильной занятости специалистов".

С органами ЗАГС (записи актов гражданского состояния) дела обстоят иначе. Ответить на запрос в архив о родственниках они обязаны. Заявки кардинально различаются, кого-то интересует брак или его расторжение между старшими членами семьи, другие ищут свидетельство о рождении или смерти родственника. Законодательство периодически меняется, из-за чего точную процедуру исполнения запросов в архив о предках следует узнавать на момент обращения. В учреждении могут потребовать доказательство родства с личностью или свидетельство о ее смерти. Например, в ходе одного из исследований рода, сотрудник отдела хранения документов в органе ЗАГС уточнил, что допускается запрашивать сведения только об умерших, причем делать это без дополнительных разрешений могут лишь дети. Предполагается, что люди будут восстанавливать свидетельства лично либо через полномочных представителей. То есть, внук, при живых родителях, не получит положительный результат на запрос в архив о родственниках третьего поколения (дедушках или бабушках). Если отец или мать не могут заниматься поиском данных, то они должны оформить у нотариуса доверенность на имя исполнителя, которым может быть кто угодно. Однако, как уже сказано, актуальный алгоритм действий становится известен в конкретной ситуации в период ее возникновения и зависит от степени родства гражданина, посылающего запрос в архив о предках , с искомой персоной. В строгих правилах присутствует логика. Мало кто из читателей обрадуется тому факту, что некто чужой беспрепятственно "копается" в биографии и отношениях их родственников либо проводит изучение истории семьи , стараясь найти компромат в корыстных целях.

Как сделать запрос в архив о родственниках семьи

После разъяснения базовой концепции подхода к общению с архивистами перейдем к сути темы публикации на генеалогическом сайте Livemem. Как сделать запрос в архив о родственниках так, чтобы его не проигнорировали и исполнили в кратчайшие сроки? Сначала определите, в какой городской архив или орган ЗАГС необходимо обратиться со своим заявлением о поиске предка. Выбор учреждения для отправки запроса о родственниках зависит от вида задачи (восстановление свидетельств или получение сведений) и даты события (рождение, бракосочетание или смерть). По нормативам, если с момента создания документа не прошло сто лет, то он должен храниться у территориальных органов ЗАГС. Но из практики деятельности нашего бюро фамильных исследований известно, что более "молодые" записи актов гражданского состояния встречаются и в хранилищах региональных архивов. То есть, когда интересуют семейные документы советского происхождения, то направлять запрос о родственниках следует отделу ЗАГС по месту события, а если они уже переданы в фонды федеральных архивов, то Вам об этом сообщат в ответном письме. Государственными службами ведется разработка централизованной электронной базы данных с соответствующей информацией о гражданах, поэтому, не исключено, что скоро появится возможность посылать запросы о предках в местные организации.

Рассматривая случай с запросом поиска фактов о родственниках из метрических тетрадей церкви (предшественники книг с актами гражданского состояния, которые являлись официальным документом ~ до 1917 года), стоит обратить внимание на то, что поступать необходимо наоборот. Первоначально, запрашивайте сведения о предках у федеральных архивов в зависимости от региона, где произошло событие, а если записи не были переданы им на хранение, то заявителя перенаправят к органам ЗАГС. Отметим запутанную неразбериху с районами, где в рамках административно-территориального деления иногда менялись границы. Встречаются неоднозначные ситуации, когда деревня (село, город) и приход ее церкви, например, в 1850 году относилась к одной губернии, а в 1851 - уже к другой. Значит, и церковные метрические книги с семейной историей предков по данному населенному пункту могут находиться у двух региональных архивов. Есть вероятность, что гражданину об этом не сообщат, а на запрос ответят классической отпиской "не обнаружено". При сомнениях на тему тщательности обработки запроса в архив о родственниках - продублируйте письмо в учреждения соседних городов, куда могли быть отправлены книги с записями обрядов предков по спорным территориям.

Теперь объясним непосредственно саму процедуру оформления архивной заявки на поиск сведений о предках с написанием правильного текстового сопровождения. Рассмотрим ситуацию на примере генеалогического запроса в государственный архив, так как в случае с органами ЗАГС - действия достаточно схожи, а подготовленные нами формы по ссылке для бесплатного скачивания в конце публикации не нуждаются в дополнительном разъяснении. Запрос в архив о родственниках можно условно разделить на три блока (как в образце на первой фотографии): куда отправляется обращение, его суть и кем направлено. Сразу скажем, что все части обязательны к заполнению, если хотя бы одна будет пропущена, то с вероятностью 99% Ваше заявление будет отклонено. Перед тем, как сделать запрос в архив о предках , зайдите на сайт учреждения или уточните по телефону, занимаются ли сотрудники их исполнением в принципе. И если работа с обращениями граждан на тему поиска данных о родственниках ведется, узнайте, каким способом архиву будет удобнее принять заявление - по электронной почте или традиционным письмом. Когда запросы обрабатываются только на физическом носителе (в письменном виде), не лишним будет укомплектовать посылку вторым конвертом. Увы, по рассказам архивистов, иногда именно из-за отсутствия собственных средств пересылки, запросы о родственниках могут быть проигнорированы (чем меньше архив, тем скромнее бюджет на общение о предках семьи).

Что касается содержания документа, то необходимо знать следующие нюансы. Архив, куда посылается запрос о предках семьи, и отправитель располагаются в визуально едином пространстве - в левом верхнем углу. При этом, заявка должна направляться на имя директора. Точное наименование и актуального руководителя Вы найдете на сайте учреждения. Выглядит эта часть запроса сведений о родственниках примерно так: "Директору государственного архива такого-то субъекта Российской Федерации (области, республики, края и т.д.), его фамилия, имя, отчество (с новой строки)". Далее укажите в бланке Ф.И.О. заявителя, его адрес фактического проживания (где Вы сможете получать корреспонденцию), а также контактные данные (номер телефона или электронную почту, а лучше оба варианта). Анонимные запросы в архив о родственниках семьи и обращения без указания средств обратной связи по понятным причинам к исполнению сотрудниками не принимаются.

Как составить текст заявления, чтобы повысить шансы на положительный результат? Считаем нужным опровергнуть распространенный миф, который гласит: "чем подробнее изложить суть запроса в архив о предках, тем выше вероятность получить ответ со сведениями родственников". Такой подход актуален при взаимодействии с частными генеалогами или профильными организациями наподобие нашего бюро фамильных исследований "Хранители семейных тайн". Но с государственными учреждениями все должно происходить абсолютно наоборот. Чем четче и лаконичнее сформулирована задача, тем больше шансов добиться от архива решения поставленного вопроса и рассмотрения запроса о родственниках в небольшие сроки. Не стоит писать сочинение об уважении к предкам, укажите лишь точные факты: место с датой рождения, населенный пункт, имя родственника, степень родства, а также тип записи. Можно написать примерные данные, но это увеличит стоимость и время исполнения генеалогического запроса в архив о предках, а в некоторых случаях сделает поиск информации о родственниках невозможным. В конце архивного запроса отметьте, что интерес связан с восстановлением родословной, и Вы обязуетесь оплатить работу. Постарайтесь уместить суть в 3-4 строки.

Грамотное обращение в архив с запросом о восстановлении истории предков выглядит примерно так: "Прошу найти в метрической книге запись о рождении (или смерти) моего прадедушки такого-то (его фамилия, имя, отчество) за X год в деревне (селе, городе) N. При отсутствии метрик, буду признателен, если сообщите о сохранности ревизских сказок, исповедных ведомостей и других генеалогических источников за указанный период. При успешном поиске родственника, хотелось бы оформить архивную справку (сделать выписку, ксерокопирование или фотографию страницы). Готов оплатить услуги." Когда интересует обряд бракосочетания предков, то просто замените фразу о рождении на соответствующий текст о браке. Сотрудниками архивов не приветствуются расплывчатые формулировки и масштабные запросы о родственниках в виде "проведите генеалогическое исследование рода" либо "хочу узнать родословную своей фамилии". Решение таких задач довольно затруднено, и архив вряд ли за них возьмется, так как генеалогия семьи - не профильное направление его деятельности. В неформальных беседах архивисты отмечают, что вежливое и культурное общение дополнительно мотивирует на качественное выполнение работы, что, в принципе, вполне закономерно. На отдельных сайтах учреждений в разделе с правилами обработки заявлений пишут: "не рассматриваются запросы в архив о родственниках, содержащие нецензурные выражения". Страшно представить, с каким населением приходится иметь дело. Не теряйте лицо, не порочьте память о предках и ведите себя достойно!

Внизу бланка поставьте дату и распишитесь. То есть, Вам необходимо распечатать документ, подписать и отсканировать его (если речь о пересылке по электронной почте). Обращаем внимание читателей на то, что нет никакого смысла дублировать отправку запроса в архив о родственниках, так как новое обращение встанет в конец очереди и создаст лишнюю нагрузку на сотрудников. Лучше, направьте в учреждение вопрос: "прошу уточнить стадию исполнения моего запроса от даты Y, заявитель такой-то". По поводу сроков выделим тот факт, что выполнение работы архивом может занять как считанные дни, так и несколько месяцев. В интернете известны подтвержденные случаи, когда ответа приходилось ждать и 10 месяцев. Однако, справедливости ради отметим, что на архивные запросы о предках, подготовленные специалистами сайт, результат, обычно, приходит в течение 1-2 недель, что еще раз подтверждает важность правильного оформления и четкой постановки задачи. Учитывая все наши советы при подготовке заявления, Вы сможете сделать корректный запрос в архив о родственниках и получить сведения о членах семьи. Кстати, рекомендуем заказать в нашем генеалогическом бюро подробный план проведения исследования , который ощутимо облегчит реализацию поиска предков, а также повысит эффективность затраченного времени и вложенных средств на восстановление родословной.

скачать типовые запросы о предках в архивы и органы ЗАГС (185 Kb; формат: docx).

Если у Вас есть дополнения - сообщите об этом в комментарии, сделаем полезный ресурс вместе!

В жизни каждого может возникнуть потребность обращения к архивным документам. Граждане пишут запросы в случае необходимости восстановления документов, воссоздания исторических событий, установление родства или научные исследования. Несомненным плюсом является повсеместное развитие сети архивов на территории Российской Федерации. Наряду с Государственными, у которых документальная база является самой богатой, существуют и частные.

Необходимость подачи заявлений обусловлено сложным устройством архивов. Тысячи фондов, коллекций документов, фотоматериала и прочих источников усложняют поиск нужной информации. Поэтому следует как можно конкретнее описать запрос. Чем больше укажете известных вам фактов, тем быстрее сотрудник ответит на запрос.

Особенности составления

Архивы России делятся на типы :

государственные;
муниципальные;
ведомственные;
архивы организаций;
частные.

Все граждане РФ могут обратиться в любую организацию за помощью, главное знать, как правильно подать заявление.

Виды запросов :

социально-правовой – для разъяснения фактов, необходимых при соблюдении прав и интересов физических лиц или компаний. Относятся запросы физических и юридических лиц, консульские (от иностранных граждан, служебные);
генеалогический – для разъяснения и уточнения фактов биографии предков, с целью описания генеалогии рода, семьи;
тематический – делается с целью получения документов по отдельному факту истории или жизни человека. Такие запросы характерны для исследовательской деятельности.

Для начала нужно определить, к какой из категорий подходит вопрос, в каком архиве может находиться интересующая информация.

Подать заявление можно :

у регистратора или в МФЦ (обязательно наличие паспорта);
письмом по Почте России;
электронным или через портал Государственных услуг.

Современные технологии и наличие Единого Государственного портала позволяют отправлять заявления, не выходя из дома, упрощая работу с архивами городов России.

Информация предоставляется бесплатно, это регулирует Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 N 210-ФЗ . Единственное за что администрация архива может выставить цену – обработка информации и составление нового исследовательского труда сотрудниками на основе запрашиваемых документов.

Помимо законодательных актов существуют внутренние приказы, уставы и постановления, регулирующие работу сотрудников. Правила работы архивов организаций составленные Коллегией Росархива регламентируют работу мелких архивов.

Общий принцип работы архивов это доступность и открытость. Созданы они были для сохранения важных документов с целью предоставления их гражданам по запросу. Однако, существуют ограничения к доступу некоторых материалов с установленным сроком секретности. Это могут быть документы Архива МВД, Вооруженных сил или именные коллекции знаменитых людей переданные родственниками.

К созданию статьи подтолкнул комментарий:

Вот бы написали статью о том, как победить архивы и выбить справку. Невозможно дождаться ведь.

Речь идет о начальном этапе программы "НРЯ" - сборе документов, которые доказывают, что ваш предок по восходящей линии проживал в нужное время в нужном месте:

16.4. Иностранные граждане и лица без гражданства, указанные в пункте 16.1 настоящего Положения, имеющие (имевшие) родственников по прямой восходящей линии, постоянно проживающих или ранее постоянно проживавших на территории Российской Федерации либо на территории, относившейся к Российской империи или СССР, в пределах государственной границы Российской Федерации, дополнительно представляют один из документов (документы), подтверждающих (подтверждающие) наличие указанных родственников, а также факт их постоянного проживания на соответствующей территории (свидетельство о рождении, документ о заключении брака, свидетельство об усыновлении, свидетельство о смерти родственника, вид на жительство, выписку из домовой книги, копию поквартирной карточки, документ, содержащий сведения о постановке на воинский учет, военный билет или иной документ (документы).
16.5. В случае отсутствия документов, указанных в пунктах 16.3 и 16.4 настоящего Положения, заявители представляют архивные справки, выписки из архивных документов, копии документов Архивного фонда Российской Федерации и (или) иных архивных документов.

Напомню: если вы планируете пойти по НРЯ, имея вид на жительство, полученный по другой программе, собирать справки на предка не надо.

В статьях о достигнутых успехах по НРЯ ( , ) про сбор справок мало кто пишет подробно, тем не менее, этот этап является одним из самых сложных, потому что нельзя даже примерно рассчитать, сколько времени он займет и увенчается ли положительным результатом вообще. И даже на миграционную службу не попеняешь - здесь ее роль незначительна, на уровне "примем свидетельство о рождении - нет, недостаточно". Всё зависит только от вашей настойчивости, сообразительности и от желания сотрудников архива вам помочь.

Действительно ли добыть справку так сложно?

Да. Во-первых, единой базы данных, одного учреждения, или организации, одного адреса, куда можно обратиться и получить справку/выписку о подтверждении постоянного проживания на территории России (РСФСР) (тем более через интернет, в режиме "онлайн") НЕ СУЩЕСТВУЕТ .

Такую справку/документ можно получить в разных организациях, перечень которых достаточно велик (паспортные столы, управляющие организации, архивы и т.д.).

Во-вторых, сотрудники этих организаций отнюдь не всегда настроены поскорее бесплатно помочь незнакомому человеку. В ваших интересах не только собрать максимальное количество данных для запроса самостоятельно, но и регулярно напоминать о себе (например, звонить).

Ниже изложен принцип подхода к вопросу.

Из основных документов, которые можно восстановить или получить повторно (дубликат) - документы по ЗАГСу: св-ва о рождении, браке, смерти (надо точно знать даты, или хотя бы в каком году сделана актовая запись, иначе в ЗАГСе могут отказать, пояснив, что не имеют возможности перелопачивать весь архив).

Обязательно в этой цепочке от Вас до предка кроме свидетельств о рождении, на умерших надо брать свидетельства о смерти. По возможности - и о браке.

Если направляете запрос в ЗАГС другого города, обязательно: кроме почтового адреса проживания (индекс и т.д.) указывайте в запросе адрес ближайшего к вам ЗАГСа , куда Вам будет направлен ответ.

В запросе в произвольной форме излагаете суть, какой документ Вам необходим, указываете наиболее подробно известные сведения, а так же полные личные данные.

Срок рассмотрения - до 30 дней. Долго не ждите. Звоните и спрашивайте о результатах запроса (сейчас никаких проблем ни с адресом учреждения, ни с номерами телефонов, легко узнать через интернет). Если актовая запись найдена, документ вышлют.

В местном ЗАГСе при получении документа потребуют подтвердить родство: необходимы свидетельства о рождении Ваше и далее по цепочке (например родителя, если берете документ на деда); + свидетельство о смерти предка (если предок умер), и Ваш паспорт с нотариальным переводом на русский язык (можно сразу приходить с ксерокопиями).

Будьте готовы, что при получении документа "через поколение" - если получаете, например, дубликат свидетельства о рождении деда, а ваш родитель (папа или мама) живы, могут потребовать нотариальную доверенность (от папы-мамы), либо - выдадут только им. Т.е. наверняка лично Вам без доверенности дадут документ только на родителя.

На более дальних родственников по цепочке: либо доверенность от живого промежуточного предка - либо свидетельство о смерти (св-во о смерти тогда подтверждает, что вы единый прямой потомок).

Срок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния в органах ЗАГС составляет 100 лет (ст. 77 ФЗ "Об актах гражданского состояния").

Форма №9 содержит информацию о зарегистрированных на жилплощади людях. Ее часто получают для осуществления сделок купли-продажи, других сделок с недвижимостью. Для получения обращаемся в организацию, которая ведет регистрационный учет по данному домостроению (ТСЖ, и т.п.). Следует иметь в виду, что для посторонних (незарегистрированных) на данной жилплощади граждан, для получения справки попросят доверенность от владельца квартиры.

Справку о регистрации так же можно получить в "паспортном столе" УВМ. Однако, сведения о снятии с регистрационного учета (в связи с выездом в другой населенный пункт, либо по смерти), согласно Адм.регламента исполнения ФМС государственной функции по организации и ведению адресно-справочной работы, приказ №422 от 29.10.2007г. п.52 хранятся в течение 10 лет, после чего подлежат уничтожению.

Предок был кадровым военным - экземпляр его личного дела будет храниться в Центральном архиве Министерства обороны РФ (ЦАМО) http://archive.mil.ru/ (МО, г.Подольск, ул.Кирова, 74).

Если был кадровым военным до 1941г. - подавайте запрос в Российский государственный военный архив http://rgvarchive.ru/ (Москва, Адм.Макарова, 29).

Для поиска информации о предках, как об участниках ВОВ, может быть полезной такая ссылка:

Общее: когда направляете запрос по почте в любую организацию, учреждение: вложите в конверт ксерокопии документов, подтверждающих Ваше родство с лицом, на которое запрашиваете сведения. Это действительно необходимо.

Районный, городской и областной архивы (в зависимости от административного подчинения населенного пункта). В любом случае, в каждой области/субъекте имеется Государственный областной архив. Ведомственные архивы, и архивы конкретных учреждений/организаций. Как конечная инстанция - федеральные архивы РФ.

Узнаем в интернете адреса (в т.ч. электронные) и телефоны. Звоним (так более рационально), выясняем, располагают ли они необходимыми сведениями (иначе выясняем к кому можно еще обратиться). Далее направляем к ним письменный запрос.

Запрос составляем в произвольной форме.

Обязательно следует указать адресата, причину обращения (в нашем случае запрос будет "социально-правовым" и выполняется бесплатно), сформулировать конкретные вопросы. Известные сведения следует изложить максимально подробно. Попросить при невозможности помочь по сути запроса, подсказать адрес уполномоченной организации, либо попросить передать запрос по компетенции.

Сначала кратко излагаете с какой целью запрашиваете сведения. Далее - максимально известные сведения про предка. Можно приложить копию свидетельства о его рождении. Для удобства и простоты восприятия (в архиве, ведь тоже живые люди работают!) обязательно излагайте известную информацию в хронологическом порядке.

Максимально четко задайте вопросы, которые следует выяснить.

Отдельным предложением, попросите в случае отсутствия требуемых сведений, подсказать куда еще можно обратиться, либо попросите переадресовать ваш запрос по компетенции.

Так же обязательно указать свои личные данные: ФИО, и обратный адрес, с указанием почтового индекса. Рекомендуется указать телефон и адрес электронной почты.

На сайтах Государственных архивов можете так же обнаружить платную услугу "генеалогического запроса". С прейскурантом цен и порядком оказания услуги можно ознакомиться на сайте госархива. Как правило, в данном случае предлагается направить в архив письмо-анкету, в которой указаны обязательные пункты, без которых поиск невозможен. Если указанных сведений достаточно для проведения поиска по документам госархива, заявителю направляется квитанция на предоплату. По завершении работы высылается окончательный расчет стоимости (с учетом предоплаты) и квитанция. Плата взимается независимо от результата поиска.

Так же не следует забывать о возможности самостоятельного поиска в читальных залах архивов.

Частные лица (организации), оказывающие услуги по генеалогическому поиску на платной основе - как возможный выбор, однако, в итоге полученные Вами документы (копии) должны быть правильным образом заверены.

Выводы. Алгоритм действий

1. Перебираете личный архив, садитесь за стол, на основании документов и известных Вам сведений ВЫПИСЫВАЕТЕ все известные достоверные факты биографии. Обращаетесь к живым родственникам за информацией, возможно у них сохранились какие документы. Будет полезным при помощи интернета так же получить информацию о данном месте, времени, политических и экономических событиях (какой населенный пункт, занятие населения, промышленные объекты, храмы и прочее).

2. Когда станет понятна общая картина, можно переходить к запросам. От городских до областных и федеральных архивов. В том числе и ведомственных. Обращаемся с запросами как о подтверждении известных фактов - для документального подтверждения. Так и в обратном направлении: значится ли в списках рабочих на предприятии Ваш родственник (Вы, например, узнали, что в известное время в данном населенном пункте было единственное предприятие). Все репрессии, ссылки, эвакуации так или иначе отражались в общих ведомственных "базах".

Архив - государственное учреждение, которое обеспечивает документам сохранность, благоприятные условия для их использования, предоставляет информацию органам государственной власти и местного самоуправления, а также удовлетворяет информационные потребности населения. А получение информации, необходимой для защиты личных интересов граждан, - наше неотъемлемое право. Рассмотрим этапы, которые проходит человек, обратившийся в архив.

Какие запросы бывают?

З апросы бывают трех видов:

тематические - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Например, биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии;
генеалогические - запросы, выражающие потребность в документ-ной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода;
социально-правовые - запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов. Они делятся на три группы:
- служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти;
- от физических и юридических лиц;
- запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.

Для нас наиболее интересными будут социально-правовые запросы от физических и юридических лиц. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении:

трудового стажа и размера заработной платы,
службы в воинских частях и формированиях,
о состоянии здоровья,
награждении, присвоении званий,
получении образования,
применении репрессий,
об актах гражданского состояния и т.п.

Пример 1

Свернуть Показать

Например, проанализировав трудовую книжку работника, принимаемого на управленческую и ответственную должность, на предприятии захотят убедиться, что работник действительно имел опыт работы в крупной компании. Если компания была ликвидирована в установленном законодательством порядке (в том числе в результате процедуры банкротства) или была преобразована способом, подразумевающим передачу документов по личному составу в архив, работодатель может обратиться в архив с соответствующим запросом.

Не редкость - хлопоты с подготовкой документов, связанных с назначением пенсий работникам.

Бесплатные и платные услуги

Все социально-правовые запросы архив выполняет безвозмездно. Но бывают и исключения:

если вам нужно исполнить запрос срочно (в течение 1-5 дней с момента обращения);
выдать дубликат или переоформить архивную справку взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально);
изготовить несколько экземпляров архивной справки по просьбе заявителя;
сделать запрос о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд);
сделать запрос об имущественных правах.

За обслуживание в читальном зале архива плата не берется (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации).

Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Кроме того, архив может самостоятельно определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются на льготных условиях.

Сроки исполнения запроса

По Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.) срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса . С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Если же по истечении установленных сроков ответ не поступит, необходимо обратиться в орган управления архивным делом данного региона с запросом, по какой причине не исполнено направленное обращение.

Исполнение запросов производится в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 22.10.2004 No 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации», Федеральным законом от 20.02.1995 No 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Если ваш запрос признан непрофильным , то его пересылка по принадлежности в другие архивы или организации должна быть осуществлена в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив, а вас должны об этом информировать.

Куда обращаться?

Во-первых, в какой именно архив вам обращаться, зависит от масштаба интересующей вас организации: если вам необходимы данные о человеке, который работает (работал) в учреждении федерального подчинения, следует обращаться в федеральные архивы; республиканского, краевого, областного подчинения - в государственные архивы соответствующего региона; городского и районного подчинения - в муниципальные архивы.

Пример 2

Свернуть Показать

Если вам нужно запросить информацию о человеке, который работал на ликвидированном государственном предприятии в Москве, то нужно обратиться в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Москвы.

Если человек работал на предприятии муниципального подчинения или в негосударственной организации, то поиск документов должен начинаться с архива города или района. С коммерческими организациями есть сложности, связанные с отсутствием правовых механизмов истребования передачи документов на государственное хранение.

Чтобы сориентироваться, в какой именно архив обратиться, вы можете воспользоваться сайтом www.rusarchives.ru . Еще существует интернет-путеводитель по архивам России www.guides.rusarchives.ru , который позволяет производить поиск по 31 федеральному и 49 региональным архивам и включает в себя порядка 140 тыс. архивных фондов, содержащих социально-политические, исторические, военные, экономические и другие документы.

Как составить запрос?

К запросу жесткие требования не установлены, заявление составляется в свободной форме, но на имя директора архива. Обязательно, вне зависимости от вида запроса, должны быть указаны следующие данные:

фамилия, имя, отчество интересующего лица в настоящее время и обязательно фамилия в запрашиваемый период (указать год смены фамилии, если это имело место);
адрес, по которому нужно направить ответ архива;
ваш контактный телефон;
о чем и для какой цели запрашивается информация.

Приведем наиболее распространенные запросы и поясним, что в каждом из них необходимо указать для того, чтобы сделать возможным выполнение такого запроса:

Вообще, некоторые архивы принимают не только социально-правовые запросы, составленные на бумаге, но и отправленные по электронной почте, а некоторые - даже по телефону.

Пример 3

образец заявления для получения архивной справки о зарплате

Свернуть Показать

Пример 4

Образец письма-запроса от юридического лица (примерная форма)

Свернуть Показать

Архивная справка

Чаще всего заявителю приходит ответ на запрос в виде архивной справки, реже - архивной выписки или копии документа.

По ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» архивная справка - это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.

Рассмотрим несколько справок, которые выдаются на наиболее популярные запросы.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы (см. Пример 5). Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже (при необходимости эти сведения сообщаются письменно). В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, используются только приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов.

В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты - на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина (организации) справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Пример 5

Образец архивной справки

Свернуть Показать

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. При подготовке «отрицательных» ответов архивисты стараются избегать формулировок вроде «документы на хранение в архив не поступали», обычно заявителю даются рекомендации по поиску необходимой информации или разъясняется причина отсутствия архивных документов по теме запроса. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив может (но не обязан) выдать справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.

Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов. После текста справки указываются поисковыеданные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа).Следует отметить, что текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий, в ряде случаев в ней воспроизводятся цитаты из архивных документов. После текста справки указываются поисковые данные документов, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел, листов документа).

Вообще, унифицировать форму архивной справки достаточно сложно, как и форму написания запроса. Однако существуют Рекомендации по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемые архивными учреждениями Российской Федерации (письмо Росархива от 14.03.2005 No 6/486-К). В Рекомендациях приводятся 12 образцов архивных справок по нескольким различным ситуациям.

Копии архивной справки (без штампа и печати) заверяются заведующим архивом и остаются в делопроизводстве архива.

Заметим, что архивные справки отличаются наименованием вида документа «АРХИВНАЯ СПРАВКА» от остальных справок, которые именуются просто «СПРАВКА».

Коммерческие компании тоже вправе выдавать архивные справки, архивные выписки, но при условии, что у них есть архив в виде отдельного подразделения. В противном случае они ограничатся обычными справками, выписками и копиями.

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. и обязательных для всех негосударственных организаций, архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Справки, идентичные подлиннику архивные копии и выписки заверяются подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Архивная выписка и архивная копия

На архивной выписке и архивной копии делаются соответствующие обозначения - «АРХИВНАЯ ВЫПИСКА» или «АРХИВНАЯ КОПИЯ». Они составляются на бланке архива, но при изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.

При оформлении выписки название оригинального документа, его номер и дата воспроизводятся полностью (см. Пример 6). Содержание архивной выписки документа должно отвечать запросу. Связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие. В одной архивной выписке можно давать извлечения только из одного документа.

Внимание! Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: «так в документе».

Архивные копии и выписки заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью организации.

Пример 6

Образец архивной выписки

Свернуть Показать

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа, послужившего основанием для оформления данной выписки (см. Пример 6).

Архивная копия полностью повторяет запрашиваемый документ. На обороте проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на местах скреплений заверены руководителем архива.

Подготовленные архивом информационные документы, архивные копии и выписки направляются заявителю обычным письмом.

Если вы передали документы на хранение сторонней организации

Допустим, ваша фирма передала свои документы на ответственное хранение сторонней организации, которая профессионально оказывает подобные услуги. Такие услуги предоставляют не только коммерческие архивы, но и государственные/муниципальные. Собственником документов продолжает являться компания, на территории которой документы уже не находятся. Кто в таком случае имеет право выдавать архивные справки: хранитель или собственник?

Согласно статье 892 Гражданского кодекса РФ от 26.01.1996 No14-ФЗ хранитель не вправе без согласия поклажедателя пользоваться переданной на хранение вещью, а равно предоставлять возможность пользования ею третьим лицам, за исключением случаев, когда пользование хранимой вещью необходимо для обеспечения ее сохранности и не противоречит договору хранения. Следовательно, если вы хотите передать хранителю полномочия о выдаче справок по социально-правовым запросам и сэкономить свое время, то оговорите это условие в договоре по аутсорсингу. В противном случае компания-владелец будет разбираться с документами сама: при необходимости придется запросить в офис вывезенные ранее документы, разбираться с ними и составлять архивную справку, поскольку вопрос конфиденциальности информации все же преоритетнее.