टाइमशीट रखने के नियम. टाइमशीट का सही रखरखाव

इस लेख में आप पाएंगे:

• टाइमशीट कैसे भरें इसका विस्तृत विवरण
• नमूना समय पत्रक

टाइम शीट बनाए रखना रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 में स्थापित नियोक्ता की जिम्मेदारी है। प्रत्येक कर्मचारी के लिए टाइम शीट टी 12 रखी जानी चाहिए जिसमें वास्तव में काम किया गया समय दर्शाया गया हो। इस उपयोग के लिए:

• टाइम शीट टी 12;
• टाइम शीट टी 13.

आप रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 5 जनवरी 2004 नंबर 1 के डिक्री द्वारा अनुमोदित एकीकृत प्रपत्रों या स्वतंत्र रूप से विकसित प्रपत्रों का उपयोग कर सकते हैं।

रिपोर्ट कार्ड किसके लिए है?

इसके लिए एक टाइम शीट की आवश्यकता है:

• प्रतिदिन इस बात का ध्यान रखें कि कर्मचारी अपने कार्य समय का उपयोग कैसे करते हैं, क्या वे स्थापित कार्य अनुसूची का अनुपालन करते हैं;
• काम किए गए घंटों पर डेटा प्राप्त करें;
• वेतन की गणना करें;
• सांख्यिकीय अधिकारियों के लिए श्रम पर सांख्यिकीय रिपोर्ट संकलित करें।

टाइमशीट रखने के दो तरीके

टाइम शीट और वेतन गणना को दो तरीकों में से एक का उपयोग करके बनाए रखा जा सकता है:

1) कार्य से उपस्थिति एवं अनुपस्थिति के निरंतर पंजीकरण की विधि। इसका उपयोग कार्य समय की संचयी रिकॉर्डिंग के लिए किया जाता है, जब काम किए गए घंटों की संख्या भिन्न होती है।

2) विचलन रिकॉर्ड करने की एक विधि (नो-शो, विलंबता, ओवरटाइम, और इसी तरह)। इस पद्धति का उपयोग तब किया जाता है जब कार्य दिवस (शिफ्ट) की लंबाई स्थिर होती है।

टाइम शीट के नमूने

रिपोर्ट कार्ड एक प्रति में संकलित है। महीने के अंत में, पूर्ण रिपोर्ट कार्ड पर संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों और मानव संसाधन कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। फिर दस्तावेज़ को पेरोल गणना के लिए लेखा विभाग को भेजा जाता है।

एक नियम के रूप में, प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के कर्मचारियों के लिए समय पत्रक रखे जाते हैं। आप अपने काम में टाइम शीट टी 12 और टाइम शीट टी 13 दोनों का उपयोग कर सकते हैं। टाइम शीट टी 13 का उपयोग डेटा अकाउंटिंग के स्वचालित प्रसंस्करण के लिए किया जाता है।

टाइमशीट कौन रखता है

टाइमशीट भरने का काम आमतौर पर किसी अधिकृत व्यक्ति को सौंपा जाता है। वह एक प्रति में एक रिपोर्ट कार्ड तैयार करता है, इसे संरचनात्मक इकाई के प्रमुख, एक मानव संसाधन कर्मचारी को देता है और लेखा विभाग को सौंपता है। टाइमशीट डेटा के आधार पर, कर्मचारियों के वेतन की गणना और भुगतान किया जाता है।

अक्सर, टाइम शीट रखने की जिम्मेदारी उनके मुख्य कार्यों के अलावा मानव संसाधन विशेषज्ञ, लेखाकार या संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों को सौंपी जाती है।

टाइमशीट भरते समय किन पदनामों का उपयोग किया जाता है?

टाइमशीट भरते समय, आप वर्णमाला और डिजिटल कोड दोनों का उपयोग कर सकते हैं, जिसकी सूची रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 5 जनवरी, 2004 के संकल्प द्वारा अनुमोदित एकीकृत फॉर्म नंबर टी -12 के शीर्षक पृष्ठ पर दी गई है। नंबर 1.

टाइम शीट में निम्नलिखित पदनामों का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है:

मैं दिन के समय काम करने वाला व्यक्ति हूं;

बी - सप्ताहांत और गैर-कामकाजी छुट्टियां;

एन - रात में काम;

पीबी - सप्ताहांत पर काम;

सी - ओवरटाइम काम;

बी - बीमार छुट्टी (काम के लिए अस्थायी अक्षमता की अवधि);

के - व्यापार यात्रा;

ओटी - वार्षिक मूल भुगतान अवकाश;

OZ - बिना वेतन छुट्टी;

उ- अध्ययन अवकाश।

रिपोर्ट कार्ड में कारणों से अनुपस्थिति का कोड अक्षर कोड "एनएन" (अज्ञात कारणों से उपस्थित होने में विफलता) या डिजिटल कोड "30" के साथ चिह्नित है।

किसी भी अवधि को इंगित करने के लिए आम तौर पर स्वीकृत प्रतीक (उदाहरण के लिए, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 258 के भाग 4 के आधार पर प्रदान किए गए बच्चे को खिलाने के लिए ब्रेक) पर्याप्त नहीं हो सकते हैं। इस मामले में, संगठन को वर्णमाला या डिजिटल कोड के साथ एक अतिरिक्त प्रतीक पेश करने का आदेश जारी करने का अधिकार है (प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज के एकीकृत रूपों के उपयोग की प्रक्रिया, रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प द्वारा अनुमोदित दिनांक 24 मार्च 1999 नंबर 20)।

त्रुटियों के बिना टाइमशीट कैसे रखें

टाइमशीट भरना आसान प्रतीत होगा, लेकिन व्यवहार में निम्नलिखित त्रुटियाँ होती हैं:

• स्थिति का संकेत दिए बिना केवल कर्मचारी का उपनाम और आद्याक्षर दर्शाया गया है;
• गैर-कार्य अवकाश को कार्य दिवस के रूप में चिह्नित किया जाता है;
• छुट्टी से पहले के दिन, काम के घंटे 1 घंटे कम हो जाते हैं, उदाहरण के लिए, 7 घंटे के बजाय 8.

आप "माई बिज़नेस" ऑनलाइन अकाउंटिंग सेवा में त्रुटियों के बिना एकीकृत टी-12 फॉर्म मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं और भर भी सकते हैं, पहले से सेवा में पंजीकृत होने के बाद। सेवा में प्रस्तुत सभी फॉर्म नियमित रूप से अद्यतन किए जाते हैं और सभी कानूनी आवश्यकताओं का अनुपालन करते हैं।

अंशकालिक कार्यकर्ता के लिए टाइमशीट कैसे रखें

अंशकालिक कार्यकर्ता द्वारा वास्तव में काम किया गया समय टाइम शीट पर नोट किया जाता है। इसकी अवधि (घंटे और मिनटों में) फॉर्म नंबर टी-12 की निचली पंक्ति (कॉलम 4 और 6) में या फॉर्म नंबर टी-13 की पंक्ति 2 और 4 (कॉलम 4) में इंगित की गई है। यदि कर्मचारी एक आंतरिक अंशकालिक कर्मचारी है, तो काम किया गया समय प्रत्येक पद के लिए अलग-अलग परिलक्षित होता है।

टाइमशीट पर व्यावसायिक यात्रा को कैसे चिह्नित करें

टाइमशीट नंबर टी-12 सेकेंडेड कर्मचारियों के लिए रखी गई है। व्यावसायिक यात्रा के दिनों को अक्षर कोड "K" या संख्या "06" से चिह्नित किया जाता है। व्यावसायिक यात्रा पर काम के घंटों का ध्यान नहीं रखा जाता है।

व्यवहार में, टाइम शीट जैसे दस्तावेज़ को बनाए रखने के नियम कई विशेषज्ञों के बीच बड़ी संख्या में सवाल उठाते हैं। इस दस्तावेज़ को तैयार करने में कठिनाइयाँ अक्सर उत्पन्न होती हैं, खासकर जब अंशकालिक श्रमिकों, छोटे कर्मचारियों आदि की बात आती है।

प्रत्येक उद्यम को काम के घंटों का रिकॉर्ड रखना चाहिए। ये जिम्मेदारियाँ किसी कार्मिक अधिकारी, प्रबंधक, लेखाकार आदि को सौंपी जा सकती हैं। पंजीकरण रोसस्टैट द्वारा अनुमोदित एक विशेष फॉर्म का उपयोग करके किया जाता है। यह फॉर्म 0504421 या बस एक टाइम शीट है, जो काम पर कर्मचारी की उपस्थिति या अनुपस्थिति दर्ज करने के लिए आवश्यक है।

निम्नलिखित के लिए एक टाइम शीट (फॉर्म 0504421) आवश्यक है:

1. पूरे उद्यम या एक अलग विभाग में काम के घंटों का नियंत्रण।
2. कर्मचारियों के कार्य दिवसों के साथ-साथ बीमारी की छुट्टियों, व्यावसायिक यात्राओं, छुट्टियों आदि का लेखा-जोखा।
3. अनुपस्थिति दर्ज करना.
4. नए अधीनस्थों के बारे में टाइम शीट में जानकारी दर्ज करना।

उद्यम में प्रत्येक कर्मचारी को अपना विशिष्ट कोड प्राप्त होता है, जिसका उपयोग टाइम शीट भरने के लिए किया जाता है। किसी कर्मचारी का आंतरिक स्थानांतरण होने पर भी यह संख्या नहीं बदलती है।

रिपोर्ट कार्ड फॉर्म

अकाउंटिंग शीट के दो रूप होते हैं - टी-12 और टी-13। साथ ही, कानून कंपनी प्रबंधन द्वारा अपने स्वयं के विकास के दस्तावेजों के उपयोग पर रोक नहीं लगाता है। विभिन्न आवश्यकताओं के लिए दो प्रकार की टाइमशीट डिज़ाइन की गई हैं:

1. टी-12. इसे कार्मिक अधिकारी द्वारा मैन्युअल रूप से भरा जाता है। आज इनका उपयोग बहुत अधिक बार किया जाता है।
2. टी-13. यह दस्तावेज़ प्रपत्र पूरी तरह से स्वचालित डेटा प्रोसेसिंग के लिए है। सभी जानकारी कंप्यूटर का उपयोग करके दर्ज की जाती है, जिसके बाद रिपोर्ट कार्ड को मुद्रित और हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।

सहायता: यदि प्रबंधक अपने स्वयं के फॉर्म का उपयोग करना चाहता है, तो वह उदाहरण के तौर पर मानक फॉर्म ले सकता है।

भरने के नियम

किसी दस्तावेज़ को सही ढंग से भरने का तरीका जानने से गलतियों की संख्या को कम करना बहुत आसान है। एक नमूना प्रपत्र इंटरनेट पर पाया जा सकता है। टाइम शीट बनाए रखने के नियम इस प्रकार हैं:

1. दस्तावेज़ भरने वाले व्यक्ति को यह बताना होगा कि अधीनस्थ ने कितने दिन और घंटे काम किया।
2. टाइम शीट पर जानकारी विशेष रूप से अधिकृत व्यक्ति द्वारा दर्ज की जाती है।
3. फॉर्म भरने के बाद, उन पर प्रबंधक और कर्मियों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
4. फिर सभी हस्ताक्षरित टाइम शीट लेखा विभाग को स्थानांतरित कर दी जाती हैं।

इस आदेश का कभी उल्लंघन नहीं होता. दस्तावेज़ भरने के निर्देश इस प्रकार हैं:

1. जिस व्यक्ति के प्राधिकार में इस दस्तावेज़ को भरना शामिल है, उसे कंपनी का नाम, टाइमशीट संख्या, लेखांकन समय सीमा आदि का उल्लेख करना होगा।
2. अगला, अनुभाग संख्या 1 तैयार किया गया है।

इस अनुभाग में, कार्मिक अधिकारी को उपयुक्त फ़ील्ड भरना चाहिए और उन कोडों को इंगित करना चाहिए जिनका उपयोग लेखा विभाग बाद में वेतन की गणना के लिए करेगा। वहीं सेक्शन नंबर 2 भी भरा जाएगा.

जहां तक ​​कोड का सवाल है, सबसे आम हैं:

• "मैं" और "01" - सामान्य कार्यक्रम के अनुसार काम करते हैं;
• "सी" और "05" - प्रसंस्करण;
• "पी" और "14" - मातृत्व अवकाश, आदि।

छुट्टी के दिनों को टाइमशीट पर दो तरीकों से दर्शाया जा सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि वे किस कारण से प्रदान किए गए हैं। उदाहरण: यदि छुट्टी का दिन अतिरिक्त रूप से प्राप्त हुआ था और भुगतान नहीं किया गया है, तो "बी" इंगित किया गया है, और यदि यह भुगतान किया गया दिन है, तो "ओबी" इंगित किया गया है।

छुट्टियों के दिन भी काम को अलग तरीके से रिकॉर्ड किया जाता है। उदाहरण: जब किसी अधीनस्थ को छुट्टी के दिन काम के लिए भुगतान मिलता है, तो "आरवी" का उपयोग किया जाता है। लेकिन अगर वह इस शिफ्ट के लिए एक अतिरिक्त दिन की छुट्टी लेता है, तो कार्मिक अधिकारी इसे "एनवी" देता है।

कई उद्यमों में, अक्सर ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब टाइम शीट में जानकारी गलत हो सकती है। मान लीजिए कि एक कर्मचारी बीमार पड़ गया और उसने इसकी सूचना नहीं दी, लेकिन कार्मिक अधिकारी ने संकेत दिया कि उसकी अनुपस्थिति का कारण अज्ञात है। पुनर्प्राप्ति के बाद, व्यक्ति अधिकार लाता है, लेकिन समय पत्रक पहले ही तैयार किया जा चुका है और भुगतान के लिए कर्मचारी को सौंप दिया गया है। क्या करें?

फिर विशेषज्ञ को एक सुधारात्मक टाइमशीट का उपयोग करना चाहिए। यह आमतौर पर बिलिंग अवधि समाप्त होने के बाद जारी किया जाता है। दस्तावेज़ में सही जानकारी दर्ज की गई है, और इसे भरने वाले व्यक्ति का एक ज्ञापन भी संलग्न है। नोट उन कारणों को इंगित करता है कि प्रारंभिक टाइमशीट गलत तरीके से क्यों भरी गई थी।

दस्तावेज़ के लिए कोई विशेष प्रपत्र नहीं है, इसलिए इसे संगठन के लेटरहेड पर तैयार किया जा सकता है। आमतौर पर, भरा जाने वाला दस्तावेज़ दो प्रकार का होता है:

1. पूर्णतः मूल स्वरूप के समान। सुधारात्मक रिपोर्ट शीट, निश्चित रूप से, ग़लत जानकारी को छोड़कर, पहले दस्तावेज़ की सभी जानकारी की नकल करती है।
2. केवल सुधार शामिल हैं. इस प्रकार का दस्तावेज़ कम आम है, लेकिन यह कानून द्वारा निषिद्ध नहीं है।

सुधारात्मक रिपोर्ट कार्ड के आधार पर, लेखा विभाग भुगतान की आवश्यक पुनर्गणना करेगा।

समय सीमा

जहां तक ​​बिलिंग अवधि का सवाल है, युवा पेशेवरों को पता होना चाहिए कि ऐसी अवधि हमेशा एक कैलेंडर माह होती है। आप एक तिमाही या एक साल तक रिपोर्ट कार्ड नहीं भर सकते। और प्रत्येक कार्य माह के अंत में, अधिकृत कर्मचारी प्रत्येक कर्मचारी के लिए दस्तावेज़ तैयार करने और उन्हें टाइम शीट पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति को सौंपने के लिए बाध्य है।

इस संबंध में 2015 या 2016 में कोई बदलाव नहीं हुआ। यदि नियोक्ता कोई बदलाव करता है, तो एचआर कर्मचारियों को इसके बारे में सबसे पहले पता चलेगा।

ज़िम्मेदारी

टाइम शीट को सही ढंग से पूरा करना ऐसा करने के लिए अधिकृत व्यक्ति की जिम्मेदारी है। हालाँकि, निरीक्षक अक्सर विभिन्न प्रकार के उल्लंघन दर्ज करते हैं:

• किसी व्यक्ति की कमाई के संबंध में जानकारी में विसंगति;
• कोड का गलत उपयोग;
• बीमारी की छुट्टी के आधार पर भुगतान की गलत गणना।

इन गलतियों के लिए, अधिकारी को प्रशासनिक दायित्व में लाया जा सकता है, जिसमें 5,000 रूबल तक का जुर्माना लगाया जा सकता है। लेकिन अगर कंपनी कार्य समय दस्तावेज़ जारी नहीं करती है, तो प्रबंधक पर 50,000 रूबल का जुर्माना लगाया जा सकता है।

भरने की विशेषताएं

टाइमकीपरों को अक्सर दस्तावेज़ पर मानक ऑपरेटिंग मोड से विचलन का संकेत देने वाले नोट्स बनाने पड़ते हैं। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि यह केवल सहायक दस्तावेजों (चिकित्सा प्रमाण पत्र, आदि) के आधार पर ही किया जा सकता है।

लेकिन अक्सर, दस्तावेज़ तैयार करने में कठिनाइयाँ तब उत्पन्न होती हैं जब कोई अधीनस्थ व्यावसायिक यात्रा पर जाता है। गलतियों से बचने के लिए कार्मिक अधिकारियों को कुछ बारीकियाँ पता होनी चाहिए:

1. कर्मचारी छुट्टियों और सप्ताहांत पर कार्य यात्रा पर होता है, जिसका अर्थ है कि उसे दोगुना भुगतान किया जाता है। "KM" दर्ज किया गया है.
2. अधीनस्थ छुट्टी पर है. इसका मतलब है कि "ओटी" को सप्ताहांत के अनुरूप खाली कक्षों में रखा गया है। यदि गैर-कामकाजी छुट्टियाँ हैं, तो उन्हें बाहर रखा जाना चाहिए।
3. एक नया कर्मचारी प्रकट होता है. इसलिए, उसके रोजगार से पहले की तारीखों के लिए सभी खाली कोशिकाओं में, आपको "XX" डालना होगा। इन प्रतीकों का उपयोग तब किया जाना चाहिए जब कर्मचारी पहले ही जा चुका हो और मासिक रिपोर्ट कार्ड अभी तक बंद नहीं किया गया हो।

इससे पहले कि आप कर्मचारी टाइमशीट बनाए रखने का कर्तव्य शुरू करें, आपको प्रासंगिक निर्देश पढ़ना चाहिए और पंजीकरण की सभी बारीकियों को सीखना चाहिए। आखिरकार, इस मामले में की गई गलतियाँ सबसे पहले कर्मचारियों के वेतन, अनुपस्थिति की संख्या और छुट्टी की अवधि को प्रभावित करती हैं। कर्मचारियों द्वारा प्रदान किए गए सभी दस्तावेज़ों की बहुत सावधानी से जाँच की जानी चाहिए।

ध्यान! कानून में हाल के बदलावों के कारण, इस लेख की कानूनी जानकारी पुरानी हो सकती है!

हमारा वकील आपको निःशुल्क सलाह दे सकता है - अपना प्रश्न नीचे दिए गए फॉर्म में लिखें:

कोई भी उद्यम काम किए गए वास्तविक घंटों या दिनों के आधार पर मजदूरी का भुगतान करता है। काम किए गए समय के अनुसार लेखांकन और मजदूरी के भुगतान के लिए इस डेटा को प्राथमिक लेखांकन के लिए एक विशेष फॉर्म की आवश्यकता होती है। इस फॉर्म को टाइम शीट माना जाता है।

नीचे इस दस्तावेज़ के बारे में जानकारी, उद्यम में काम किए गए कार्य घंटों के अनुसार इसे पूरा करने के निर्देश दिए गए हैं।

यह दस्तावेज़ क्यों आवश्यक है और इसे क्यों तैयार किया जाना चाहिए?

हमें इस तथ्य से शुरू करना चाहिए कि टाइम शीट एक दस्तावेज है जिसे उद्यम में प्रत्येक नियोक्ता या उसके अधिकृत प्रतिनिधि को कर्मचारियों की संख्या और स्टाफिंग टेबल में स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना बनाए रखना आवश्यक है।

यदि यह दस्तावेज़ उद्यम में मौजूद नहीं है, तो श्रम सुरक्षा प्राधिकरण द्वारा निरीक्षण के दौरान जुर्माना के रूप में प्रबंधन दायित्व होगा।

ऐसे मामले में जहां मजदूरी किसी उद्यम की लागत में बहुत महत्वपूर्ण स्थान रखती है, कर लेखापरीक्षा के दौरान दस्तावेज वेतन के आधारहीन उपार्जन और उद्यम के खर्चों की सूची से इसके बहिष्कार के बारे में एक परिकल्पना को जन्म दे सकते हैं। इस मामले में, अप्रिय परिणाम घटित होंगे।

फॉर्म टी-12 और टी-13: भरने के नियम और चरण

लेखांकन पत्रक माह के प्रत्येक कार्य दिवस पर रखा जाता है, तथा अंतिम दिन, काम किए गए दिनों/घंटों की कुल संख्या पर एक रिपोर्ट तैयार की जाती है. पूरा दस्तावेज़ लेखा विभाग को भेजा जाता है।

आइए आधार के रूप में फॉर्म टी-12 और टी-13 का उपयोग करके टाइम शीट भरने और मजदूरी की गणना करने के निर्देशों का एक उदाहरण दें। वे महत्वपूर्ण रूप से भिन्न नहीं हैं.

• शीर्ष पर, आपको घटक दस्तावेजों के अनुसार संगठन का नाम और संरचनात्मक इकाई का नाम, यदि कोई हो, इंगित करना चाहिए।
• "संकलन की तिथि" (कार्य माह का अंतिम दिन) और "दस्तावेज़ संख्या" कक्ष भरे हुए हैं।
• "रिपोर्टिंग अवधि" उस समय अंतराल को इंगित करती है जिससे योजना के अनुसार वेतन की गणना की जाती है।
• टाइम शीट में पहला कॉलम कर्मचारियों की क्रम संख्या को दर्शाता है।
• कॉलम 2-3 उद्यम में प्रवेश के आदेश के आधार पर स्थापित टी-2 फॉर्म के अनुसार कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड के आधार पर भरे जाते हैं।
• कॉलम 4 और 6 कार्य समय लागत कोड और पिछले महीने में काम किए गए घंटों की संख्या के बारे में जानकारी के लिए हैं।
• कॉलम 5 और 7 का उद्देश्य महीने के दो हिस्सों के मध्यवर्ती परिणामों को चिह्नित करना है।
• कॉलम 8-17 रिपोर्टिंग माह के अंत में भरे जाते हैं।
• दिनों की अंतिम गणना में कर्मचारी की अनुपस्थिति के दिन (बीमार छुट्टी, व्यापार यात्राएं, अनुपस्थिति, सप्ताहांत) शामिल नहीं हैं।
• कॉलम 14 और 16 दिनों और घंटों की संख्या से भरे हुए हैं।
• 15 - कार्य से अनुपस्थिति का कारण कोड
• 17 - रिपोर्टिंग माह के लिए कर्मचारियों की छुट्टियों और छुट्टी के दिनों की कुल संख्या।

दस्तावेज़ पर मानव संसाधन विभाग के किसी कर्मचारी, संरचनात्मक इकाई, निदेशक या उसके द्वारा अधिकृत किसी व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

शिफ्ट कार्य और अन्य बारीकियों के लिए समय पत्रक तैयार करना

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91 के अनुसार नियोक्ता को प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए वास्तविक समय का रिकॉर्ड रखना होगा. काम के घंटों का भुगतान कार्यस्थल पर भौतिक स्थान के अनुसार किया जाता है। उनकी गणना उपस्थिति और काम से अनुपस्थिति दर्ज करके की जाती है।

शिफ्ट में काम करना सामूहिक समझौते की एक शर्त है और इसे प्रलेखित किया जाना चाहिए। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 103 के अनुसार शिफ्ट कार्य विशेष रूप से शिफ्ट शेड्यूल के अनुसार किया जा सकता है। यह दैनिक कामकाजी घंटों और शिफ्ट आवृत्ति को ध्यान में रखता है। इस मामले में शिफ्ट शेड्यूल एक स्थानीय स्वतंत्र नियामक अधिनियम के रूप में कार्य करता है।

रात्रि पाली में काम को मंजूरी देने के लिए यह आवश्यक है कि काम को रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 97 के तहत नियोक्ता के अनुबंध या अधिनियम द्वारा निर्धारित सूची में शामिल किया जाए।

व्यवहार में, "समय मोड" का दैनिक कार्य शेड्यूल सबसे अधिक बार उपयोग किया जाता है। टाइम-शीट मोड में, प्रति माह की गई शिफ्ट को ध्यान में रखा जाता है, और इसकी अवधि पूरी अवधि के दौरान समान होनी चाहिए। अवधि से अधिक किए गए कार्य की भरपाई दूसरे दिन कार्य न करने या छुट्टी लेने से नहीं की जा सकती।

यदि उद्यम की शर्तें रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 94 के अनुसार कामकाजी परिस्थितियों के अनुपालन की अनुमति नहीं देती हैं, तो वे कार्य समय की सारांशित रिकॉर्डिंग पेश करते हैं। टाइम ट्रैकिंग की शुरूआत के साथ शिफ्ट कार्य को जोड़ा जा सकता है। किसी कंपनी में सारांश लेखांकन शुरू करने की प्रक्रिया विशेष रूप से आंतरिक श्रम नियमों द्वारा विनियमित होती है। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 104 में केवल प्रति माह कार्य इकाइयों की नाममात्र संख्या से अधिक नहीं होने की आवश्यकता है।

निम्नलिखित वीडियो में टाइम शीट बनाए रखने की प्रक्रिया का विस्तार से वर्णन किया गया है:

टाइमशीट गलत तरीके से भरने पर प्रतिबंध

कर और वित्तीय लेखापरीक्षा के दौरान, लेखापरीक्षकों को लेखांकन पत्रक भरने में निम्नलिखित प्रकार के उल्लंघन मिल सकते हैं:

• वेतन डेटा प्राथमिक रिपोर्टिंग दस्तावेज़ों और टाइमशीट में दर्शाए गए डेटा के अनुरूप नहीं है;
• वेतन डेटा भुगतान और निपटान दस्तावेजों और टाइमशीट में दर्शाए गए डेटा के अनुरूप नहीं है;
• कोड और पदनामों का उपयोग गलत है;
• ओवरटाइम या ओवरटाइम को ध्यान में नहीं रखा जाता है;
• अस्थायी विकलांगता प्रमाणपत्र पर लाभ की राशि की गणना।

उल्लंघन के परिणामस्वरूप अकाउंटेंट या नियोक्ता पर जुर्माना लगाया जा सकता है 5000 रूबल तक. ऑडिटरों द्वारा ऑडिट के दौरान कार्यस्थल पर रिपोर्ट कार्ड की अनुपस्थिति या उसकी अनुपस्थिति के परिणामस्वरूप अनुच्छेद 5.27 के अनुसार प्रशासनिक दंड हो सकता है और इकाई के प्रमुख पर राशि का जुर्माना लगाया जा सकता है। 50,000 रूबल तक.

उत्पादन में किसी संगठन या उद्यमी के कर्मचारियों की उपस्थिति को रिकॉर्ड करने के लिए, टी -13 फॉर्म में एक कार्य समय पत्रक का दैनिक उपयोग किया जाता है, और उनकी अनुपस्थिति के मामले में, कारण स्थापित किया जाता है, जो दस्तावेज़ में भी परिलक्षित होता है। प्रबंधक द्वारा प्रस्तुत कर्मचारियों की उपस्थिति पर डेटा के आधार पर मानव संसाधन या लेखा कर्मचारियों द्वारा उपयोग किया जाता है। डाउनलोड करने के लिए फॉर्म नीचे दिए गए हैं।

टाइम शीट मुख्य दस्तावेजों में से एक है जिसके आधार पर कर्मचारियों का वेतन बनता है, खासकर जिनके लिए उनकी गणना वास्तव में काम किए गए घंटों के लिए की जाती है। दस्तावेज़ उत्पादन में कर्मचारियों की उपस्थिति, व्यावसायिक यात्राओं, छुट्टियों, बीमार छुट्टी के बारे में जानकारी दर्ज करता है, जिसमें काम से अनुपस्थिति और अनुपस्थिति के तथ्य भी शामिल हैं।

एक अच्छी टाइमशीट तैयार की जानी चाहिए और महीने में 2 बार लेखा विभाग को प्रस्तुत की जानी चाहिए, एक अग्रिम की गणना के लिए महीने की पहली छमाही के लिए, और दूसरी मुख्य भाग की गणना के लिए। हर कोई ऐसा नहीं करता है, लेकिन अग्रिम की गणना करते समय अभी भी सूक्ष्मताएं हैं, भले ही वेतन के वेतन भाग की गणना वास्तव में काम किए गए समय के आधार पर की जाती है।

एक्सेल में डाउनलोड करने के लिए वर्किंग टाइम शीट टेम्पलेट

फॉर्म भरना

टाइम शीट का रखरखाव एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा किया जाता है और लेखा विभाग को प्रस्तुत किया जाता है। इसे भरने के दो तरीके हैं:

• विकल्प संख्या 1 - विवरण प्रतिदिन भरा जाता है, इसमें कर्मचारियों की सभी उपस्थिति और अनुपस्थिति नोट की जाती है।
• विकल्प संख्या 2 - केवल मानक से विचलन भरे जाते हैं, अर्थात। केवल नो-शो, विलंबता आदि ही रिकॉर्ड किए जाते हैं।

कार्य समय पत्रक फॉर्म भरने के लिए बुनियादी कोड की तालिका

आयोजन	पत्र कोड	डिजिटल कोड
उत्पादन, कार्य दिवस पर कर्मचारी की उपस्थिति	मैं	01
सप्ताहांत और छुट्टियां, यदि शेड्यूल 5/2 है, तो यह आमतौर पर शनिवार और रविवार होता है, शेड्यूल लचीला होता है, फिर शेड्यूल के अनुसार	में	26
वार्षिक भुगतान अवकाश	से	09
प्रसूति अवकाश	आर	14
3 वर्ष से कम उम्र के बच्चे की देखभाल के लिए एक कर्मचारी को दी गई छुट्टी	शीतलक	15
बिना वेतन के, अपने खर्च पर छुट्टियाँ	पहले	16
व्यापार यात्रा	को	06
जिन अनुपस्थिति के लिए परिस्थितियाँ स्थापित नहीं की गई हैं उन्हें स्पष्टीकरण तक चिह्नित किया जाता है।	एनएन	30
बीमारी के लिए अवकाश	बी	19

मजदूरी के लिए मुख्य कोड

• वेतन और यात्रा भत्ते के भुगतान के मामले में 2000 निर्धारित है।
• 2012 - अवकाश वेतन का भुगतान करते समय।
• 2030 - बीमार वेतन।

टाइम शीट फॉर्म टी-13 नमूना भरना

आपको टाइमशीट भरने में कोई विशेष कठिनाई नहीं होगी; यह बहुत आसान है; आपको बस कर्मचारी के कोड और डेटा को जानना होगा। यह उदाहरण के अनुसार किया जाता है, जो विकल्प संख्या 1 के अनुसार भरा गया था। विकल्प संख्या 2 उसी तरह लिखा जाएगा, केवल उपस्थिति कोड दर्ज नहीं किए जाएंगे, इसके बजाय खाली सेल, सप्ताहांत और विचलन होंगे भरा जाएगा, और काम किया गया समय भी।

कॉलम 1 में रिकॉर्ड की क्रम संख्या दर्ज की गई है, और कॉलम 2 में - कर्मचारी का पूरा नाम और उसकी स्थिति दर्ज की गई है।

कॉलम 3 में कार्मिक संख्या दर्ज की गई है।

कॉलम 4 में, प्रत्येक कर्मचारी के लिए पत्र कोड का उपयोग करके, महीने के अनुसार डेटा दर्ज किया जाता है। ऐसा करने के लिए, ऊपरी सेल में एक अक्षर कोड रखा जाता है, और निचले सेल में काम किए गए समय की मात्रा, 5/2 शेड्यूल के साथ, यह 8 घंटे का कार्य दिवस होगा। गणना महीने की पहली छमाही के लिए की जाती है और दूसरे के लिए, डेटा कॉलम 5 में दर्ज किया जाता है, और अंतिम - कॉलम 6 में।

डेटा दर्ज करने के लिए कॉलम 7-9 आवश्यक हैं जिसके आधार पर मजदूरी की सही गणना की जाती है।

कॉलम 7 में भुगतान कोड दर्ज किया गया है, कॉलम 8 में - लेखांकन खाता जिस पर वेतन लागत परिलक्षित होती है, इस मामले में खाता 44 दर्शाया गया है, लेकिन लागत आवंटन प्रणाली के आधार पर अन्य खाते भी हो सकते हैं।

कॉलम 10-13 में कर्मचारियों की अनुपस्थिति का डेटा दर्ज किया गया है।

फॉर्म भरते समय संभावित असामान्य स्थितियाँ

छुट्टी के समय बीमारी

यदि कोई कर्मचारी वार्षिक छुट्टी के लेखांकन की अवधि के दौरान बीमार था और बीमार छुट्टी लाया था, तो छुट्टी (ओटी) के बजाय संकेतित दिनों के लिए रिपोर्ट कार्ड (बी) में प्रवेश करना आवश्यक है, और छुट्टी की अवधि के लिए बढ़ा दी गई है बीमार छुट्टी.

यदि कोई कर्मचारी छुट्टी से नहीं लौटता है लेकिन बीमार हो जाता है, तो उसकी अनुपस्थिति के दिनों में इसे अस्थायी रूप से (एनएन) चिह्नित किया जाता है, और सहायक दस्तावेजों की प्रस्तुति पर यह (बी) में बदल जाता है।

किसी कर्मचारी की छुट्टियों के दौरान छुट्टियों का पंजीकरण

यदि कोई कर्मचारी छुट्टी लेता है, और उस अवधि के दौरान उत्पादन कैलेंडर के अनुसार छुट्टियां होती हैं, तो छुट्टी पर (बी) दर्ज करना आवश्यक है। मान लीजिए, यदि कोई कर्मचारी 10 जून से 17 जून तक छुट्टी पर है और 12 जून को छुट्टी है, तो उस दिन कोड (ओटी) को (बी) से बदल दें। ऐसा दिन सवैतनिक अवकाश अवधि में शामिल नहीं किया जाएगा।

अवैतनिक अवकाश

कोई भी उद्यम जो किराए के कर्मियों को नियुक्त करता है, उसे कर्मचारियों द्वारा काम किए गए समय को ध्यान में रखना चाहिए। इसी आधार पर लेखा विभाग उनके देय वेतन और लाभों की गणना करता है। काम किया गया समय एक विशेष दस्तावेज़ - एक टाइम शीट में परिलक्षित होता है। हम आपको बताएंगे कि इसके रख-रखाव को लेकर क्या बारीकियां हैं और इसे सही तरीके से कैसे भरना है।

टाइमशीट प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ के प्रकारों में से एक है जो रिकॉर्ड करता है:

• कर्मचारी द्वारा किए जाने वाले श्रम कार्यों को करने में लगने वाले समय का प्रकार;
• इसकी अवधि (घंटों और दिनों में)

टाइमशीट फ़ंक्शन:

• प्रत्येक प्रकार के कार्य समय के लिए कर्मचारी के वास्तविक रोजगार पर एक नोट;
• कार्मिक नियंत्रण;
• वेतन और कुछ लाभों का पर्याप्त भुगतान;
• प्रासंगिक श्रम विवादों में साक्ष्य;
• प्रसंस्करण की गणना;
• अनुपस्थिति के कारण बर्खास्तगी की वैधता का आधार;
• पेरोल लागत का कर औचित्य;
• नियामक प्राधिकारियों को रिपोर्ट तैयार करने का आधार।

क्या कोई एलएलसी या व्यक्तिगत उद्यमी टाइम शीट के बिना काम कर सकता है?

कानून के अनुसार नियोक्ताओं को अपने संगठन के कानूनी स्वरूप की परवाह किए बिना ऐसी टाइमशीट बनाए रखने की आवश्यकता होती है। यदि कोई कंपनी किराए के कर्मचारियों को नियुक्त करती है, तो उन्हें वेतन का भुगतान करने की आवश्यकता होती है, जिसमें से बजट में करों की कटौती की जाती है। वेतन गणना की वैधता की जांच करने के लिए, कर कार्यालय इस दस्तावेज़ की उपस्थिति और इसकी सामग्री के बारे में पूछताछ करेगा।

यदि किसी एलएलसी या व्यक्तिगत उद्यमी के पास कर्मचारी हैं, और टाइम शीट भरी नहीं गई है या उसमें त्रुटियां हैं, तो कर कार्यालय उनके वेतन की लागत को अनुचित दस्तावेज के रूप में मान्यता दे सकता है। इसका मतलब यह है कि नियोक्ता के इन खर्चों से आयकर आधार कम नहीं होगा।

महत्वपूर्ण!एक नियोक्ता जो काम के घंटों को ट्रैक करने की जहमत नहीं उठाता है या उल्लंघन के साथ टाइमशीट बनाए रखता है, उसे नियंत्रण अधिकारियों से प्रतिबंधों का सामना करना पड़ता है। निदेशक पर 1000 - 5000 रूबल का जुर्माना लगाया जा सकता है, और संगठनों पर 50 हजार रूबल तक का जुर्माना लगाया जा सकता है। (रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता का अनुच्छेद 52.7)।

किसी कर्मचारी के कार्य समय की गणना कैसे की जाती है?

कार्य समय दिन या रात की वह अवधि है जिसके दौरान एक कर्मचारी अपने कार्य कार्यों को करने के लिए बाध्य होता है या भुगतान के संदर्भ में उसके बराबर समय देता है। इस अवधि की अवधि (कार्य दिवस या पाली) और इसकी पुनरावृत्ति की नियमितता (दिनचर्या या अनुसूची) को रोजगार अनुबंध में कामकाजी परिस्थितियों के रूप में तय किया जाना चाहिए।

टाइम शीट श्रम कार्यों से जुड़े विभिन्न प्रकार के समय को इंगित करती है:

• दिन का समय;
• रात;
• सप्ताहांत और छुट्टियों पर;
• अधिक समय तक;
• घड़ी;
• उत्पादन के बाहर उन्नत प्रशिक्षण;
• सवेतन अवकाश;
• बीमारी के लिए अवकाश;
• जबरन अनुपस्थिति;
• हड़ताल;
• सरल, आदि

टाइमशीट रखने के सिद्धांत

टाइमकीपर कानूनी रूप से अपनाए गए नियमों के साथ-साथ उद्यम के आंतरिक नियमों में निहित नियमों का पालन करने के लिए बाध्य है:

1. यह दस्तावेज़ प्रत्येक प्रभाग के लिए अलग से या संपूर्ण संगठन के लिए बनाए रखा जा सकता है।
2. टाइमशीट में निर्दिष्ट कोड के अनुसार प्रत्येक प्रकार के कार्य समय के लिए कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों की संख्या शामिल होती है।
3. रोजगार के समय के अलावा, उन घंटों की संख्या भी नोट की जाती है जब कर्मचारी ने काम नहीं किया, हालांकि उसे ऐसा करना चाहिए था (अनुपस्थिति, हड़ताल, डाउनटाइम)।
4. उपयुक्त कार्मिक दस्तावेज - रोजगार या बर्खास्तगी का आदेश, एक रोजगार अनुबंध पूरा करने के बाद कर्मचारियों को टाइमशीट में शामिल किया जाता है या इससे बाहर रखा जाता है।
5. जब एक नए कर्मचारी को टाइमशीट में शामिल किया जाता है, तो उसे एक कार्मिक संख्या प्राप्त होती है, जो अद्वितीय होती है और कार्मिक दस्तावेज़ीकरण में उसका कोड बन जाएगी। यह नंबर आपके इस नियोक्ता के लिए काम करने की पूरी अवधि के लिए वैध होगा। पद परिवर्तन से कार्मिक संख्या में परिवर्तन नहीं होता है। बर्खास्तगी के बाद 3 साल तक एक ही नंबर किसी को नहीं दिया जाना चाहिए।
6. टाइमशीट को पहले से भरना सख्त मना है - समय दस्तावेज़ में परिलक्षित होता है। वास्तव में काम किया।

क्या इलेक्ट्रॉनिक निगरानी प्रणाली का उपयोग करना कानूनी है?

कई संगठन, विशेष रूप से बड़े संगठन, कर्मचारियों के कार्य लेखांकन की सुविधा के लिए कर्मचारियों की निगरानी और/या निगरानी के लिए इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम का उपयोग करते हैं। इन प्रणालियों के विभिन्न कार्य आपको कर्मचारियों के आगमन और प्रस्थान के समय को रिकॉर्ड करने की अनुमति देते हैं, कुछ - क्षेत्र के आसपास उनकी गतिविधियों, कभी-कभी - कार्यस्थल पर उनकी गतिविधियों को।

काम पर किसी कर्मचारी की उपस्थिति दर्ज करने का आधार एक या किसी अन्य लेखांकन और नियंत्रण प्रणाली द्वारा प्रदान किए गए विभिन्न संकेतकों के अनुसार उनका पंजीकरण हो सकता है:

• इलेक्ट्रॉनिक पास-कार्ड की प्रस्तुति;
• फ़िंगरप्रिंट पढ़ना;
• रेटिना स्कैन;
• कैमरे आदि का उपयोग करके वीडियो रिकॉर्डिंग करना।

चुनी गई नियंत्रण प्रणाली के आधार पर, प्राप्त डेटा को किसी न किसी रूप में दर्ज किया जाता है। कई इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियाँ समान टाइमशीट तैयार करते हुए, एकीकृत रूप में संगठन के डेटाबेस में रिपोर्ट भेजने की सुविधा प्रदान करती हैं। इसलिए, उनका उपयोग करना काफी स्वीकार्य है: टाइमशीट भरने वाले "मैनुअल" की तुलना में इस तरह के लेखांकन को स्वचालित कहा जाता है।

विमानिया!स्वचालित प्रणालियों के उपयोग को कानूनी बनाने के लिए, संगठन को कर्मचारियों के साथ और आंतरिक नियमों में लेखांकन दस्तावेजों में इस बिंदु को स्थापित करना होगा।

टाइमशीट कितनी बार और कौन भरता है?

टाइम शीट एक विशेष कर्मचारी द्वारा भरी जाती है - एक "टाइमकीपर", जो किसी एक विभाग का कर्मचारी हो सकता है:

• मानव संसाधन विभाग;
• लेखांकन;
• एक संरचनात्मक इकाई का प्रमुख;
• निदेशक;
• प्रबंधन के आदेश द्वारा नियुक्त कोई भी व्यक्ति।

प्रत्येक कार्य माह की शुरुआत में, एक नई टाइमशीट खोली जाती है, और महीने के अंत में इसे बंद कर दिया जाना चाहिए। कभी-कभी अंतरिम परिणामों का सारांश महीने के मध्य में दिया जाता है।

भरने के बाद, टाइम शीट पर जिम्मेदार व्यक्ति और संबंधित विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, और फिर लेखा विभाग को हस्तांतरित किया जाना चाहिए (रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प द्वारा अनुमोदित निर्देशों की धारा 2 के पैराग्राफ 2)। 5 जनवरी 2004)।

रिपोर्ट कार्ड भरने का फॉर्म और नमूना डाउनलोड करें

टाइम शीट भरना

इस महत्वपूर्ण दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए विशेष प्रपत्र विकसित किए गए हैं। उन्हें विशेष रूप से उपयोग करना आवश्यक नहीं है: नियोक्ता को अपने स्वयं के नमूने विकसित करने या "खुद के लिए" मानक का रीमेक करने का अधिकार है (रोस्ट्रुड का पत्र दिनांक 14 फरवरी, 2013 संख्या पीजी/1487-61)। मुख्य बात यह है कि विकसित रिपोर्ट कार्ड में संघीय कानून संख्या 402 द्वारा प्रदान किए गए अनिवार्य विवरण शामिल हैं।

2018 की समय-पत्रिका, पहले की तरह, दो प्रकार के मानक प्रपत्रों में से एक पर रखी जा सकती है:

• फॉर्म टी-12 - यह न केवल काम किए गए समय और/या छूटे हुए समय को ध्यान में रखता है, बल्कि वेतन का भुगतान भी करता है (डेटा "मैनुअल" नियंत्रण के आधार पर दर्ज किया जाता है);
• फॉर्म टी-13 अधिक सामान्य है, इसका उपयोग किसी कर्मचारी के रोजगार के समय के शुद्ध लेखांकन के लिए किया जाता है, और वेतन की गणना के लिए अन्य दस्तावेज प्रदान किए जाते हैं (इस फॉर्म का उपयोग स्वचालित लेखा प्रणालियों के साथ भी किया जा सकता है, लेकिन मुद्रित संस्करणों पर व्यक्तिगत हस्ताक्षर आवश्यक हैं) .

फॉर्म टी-13 पर रिपोर्ट कार्ड कैसे भरें

1सी अकाउंटिंग प्रोग्राम फॉर्म टी-13 को स्वचालित रूप से भरने का काम संभालता है। यह एक विस्तारित तालिका जैसा दिखता है। टाइम शीट भरना एक ही प्रति में बनाया जाता है।

हर बार आवश्यक विवरण अलग से भरने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि वे बदलते नहीं हैं; उन्हें टाइमशीट के "बॉडी" में पहले से तय किया जा सकता है:

• कंपनी का पूरा नाम;
• संरचनात्मक इकाई का नाम (यदि संगठन में उनमें से कई हैं)।

जिम्मेदार व्यक्ति टाइमशीट के कॉलम में निम्नलिखित जानकारी दर्ज करता है:

• कॉलम 1 - क्रम संख्या, सुविधा के लिए पंक्तियों को क्रमांकित किया गया है;
• कॉलम 2 - कर्मियों के लिए बनाए गए व्यक्तिगत कार्ड के अनुसार कर्मचारियों के पूरे नाम, और स्टाफ दस्तावेज़ीकरण के अनुसार पद का शीर्षक;
• 3 कॉलम - कर्मचारियों को सौंपे गए कार्मिक नंबर।

ध्यान!यह तय करना आवश्यक है कि टाइमशीट में जानकारी कैसे दर्ज की जाए: कार्यस्थल पर उपस्थिति और अनुपस्थिति दोनों को पूरी तरह से रिकॉर्ड करके, या केवल शेड्यूल से विचलन को नोट करके।

बाद के प्रत्येक कॉलम को 2 भागों में विभाजित किया गया है: एक वर्णमाला या डिजिटल कोड पदनाम के लिए, और दूसरा काम किए गए घंटों की संख्या के लिए।

वे इस प्रकार भरे गए हैं:

• कॉलम 4 - महीने के प्रत्येक दिन को इंगित करने वाली कोशिकाओं में विभाजित, जिसमें आपको उपस्थिति या अनुपस्थिति और काम के घंटों को नोट करना होगा (15 दिनों के 2 ब्लॉक शामिल हैं);
• कॉलम 5 - महीने के मध्य और अंत के दिनों में काम किए गए समय की गणना;
• कॉलम 6 - महीने के लिए कार्य दिवसों की गिनती;
• कॉलम 7 में वेतन कोड शामिल है;
• कॉलम 8 - लेखा कोड;
• कॉलम 9 - कॉलम 8 और 9 में दर्शाए गए कोड के अनुसार कितने दिनों का भुगतान करने की आवश्यकता है (यदि हेडर में सभी कर्मचारियों के लिए एक ही कोड दर्ज किया गया है तो उन्हें खाली छोड़ा जा सकता है);
• कॉलम 10, 12 - काम से अनुपस्थिति के कारण का वर्णमाला या संख्यात्मक कोड;
• कॉलम 11, 13 - संकेतित कारण से छूटे घंटों या दिनों की संख्या।

तालिका के निचले भाग में, विभाग का प्रमुख अपना वीज़ा रखता है, यदि समय पत्रक को लेखांकन विभागों में विभाजित किया गया है, और हमेशा जिम्मेदार कर्मचारी जिसने समय पत्रक भरा है (एचआर अधिकारी, लेखाकार, आदि)। हस्ताक्षर की एक प्रतिलेख और पृष्ठांकन की तारीख मौजूद होनी चाहिए।

टाइमशीट भरने के लिए बुनियादी कोड

टाइम शीट में वेतन प्रकार कोड का दोहरा रूप होता है: एक वर्णमाला कोड और एक डिजिटल कोडिंग।

	काम के घंटे का प्रकार	एक पत्र का उपयोग कर पदनाम	डिजिटल कोडिंग
1	मानक कार्यक्रम के अनुसार उपस्थिति	मैं	01
2	घंटों बाद काम करना	एन	02
3	सप्ताहांत और छुट्टियों पर काम करना	आर.पी	03
4	अधिक समय तक	सी	05
5	व्यापारिक यात्रा पर रहेंगे	को	06
6	वार्षिक छुट्टी	से	09
7	अतिरिक्त छुट्टी	आयुध डिपो	10
8	अध्ययन अवकाश	यू	11
9	नौकरी पर प्रशिक्षण के लिए काम के घंटे कम किए गए	यूवी	12
10	अध्ययन प्रशासनिक अवकाश	उद	13
11	गर्भावस्था और प्रसव के लिए बीमारी की छुट्टी (मातृत्व अवकाश)	आर	14
12	3 वर्ष तक के बच्चे की देखभाल के लिए छोड़ दें	शीतलक	15
13	प्रबंधन की अनुमति से अवैतनिक अवकाश	पहले	16
14	प्रशासनिक अवकाश कानून द्वारा प्रदान किया गया	आउंस	17
15	अस्थायी विकलांगता का भुगतान किया गया	बी	19
16	अवैतनिक विकलांगता	टी	20
17	कुछ श्रेणियों के कर्मचारियों के लिए काम के घंटे कम किए गए	चैंपियंस लीग	21
18	सार्वजनिक कर्तव्यों के कारण कार्य से अनुपस्थिति	जी	23
19	कार्य से अनुपस्थित होना	वगैरह	24
20	नियोक्ता द्वारा घोषित "छोटा" कार्य दिवस	एन एस	25
21	सप्ताहांत	में	26
22	अनिर्दिष्ट कारण से अनुपस्थिति	एनएन	30
23	कंपनी की गलती के कारण डाउनटाइम	आर.पी	31
24	कर्मचारी की गलती के कारण डाउनटाइम	वीपी	33

विशिष्ट परिस्थितियों में टाइमशीट कैसे भरें

कार्य समय की कुछ बारीकियों के लिए टाइमशीट और जिम्मेदार व्यक्तियों के कुछ कार्यों में पर्याप्त प्रतिबिंब की आवश्यकता होती है। रिपोर्ट कार्ड में शामिल होने से पहले, ऐसी घटनाओं को स्थिति के अनुरूप अन्य आधिकारिक दस्तावेजों में औचित्य प्राप्त होना चाहिए - एक आदेश, अधिनियम, बीमार छुट्टी, आदि।

आइए विचार करें कि किसी भी संगठन में घटित होने वाली स्थितियों में आपको टाइमशीट में काम के घंटे और दिनों को वास्तव में कैसे चिह्नित करने की आवश्यकता है।

कर्मचारी काम पर नहीं आता है

जब कोई कर्मचारी बिना चेतावनी के काम पर नहीं आता है, तो उसकी अनुपस्थिति का कारण तुरंत स्पष्ट नहीं होता है। इस मामले में, तत्काल पर्यवेक्षक को नियमों के अनुसार कार्य करना होगा - उच्च प्रबंधन को एक ज्ञापन प्रस्तुत करना होगा और दो गवाहों द्वारा हस्ताक्षरित अनुपस्थिति रिपोर्ट तैयार करनी होगी।

इस स्थिति को टाइमशीट पर कैसे अंकित करें? हालांकि यह अज्ञात है कि किस कारण से कर्मचारी कार्य दिवस के 4 घंटे से अधिक चूक गया, कोड एनएन (अज्ञात कारण से उपस्थित होने में विफलता) टाइमशीट पर दर्शाया गया है।

ध्यान!कर्मचारी द्वारा स्वयं को अवगत कराने और अनुपस्थिति के कारणों को बताते हुए एक व्याख्यात्मक नोट लिखने के बाद, चिह्न उपयुक्त में बदल जाएगा। यदि स्पष्टीकरण असंतोषजनक माना जाता है या प्रदान नहीं किया गया है, तो अनुपस्थिति को रिपोर्ट कार्ड पर नोट किया जाता है। एक कर्मचारी क्या कर सकता है?

छुट्टियों के दौरान छुट्टियाँ पड़ गईं

यदि किसी अवकाश प्राप्तकर्ता के पास विश्राम अवधि के दौरान ऐसे दिन हैं जो छुट्टियों के कारण अन्य कर्मचारियों के लिए काम नहीं कर रहे हैं, तो टाइमकीपर उचित कक्षों में अक्षर बी ("छुट्टी का दिन") डाल देता है। ये दिन आपकी छुट्टियों के समय में शामिल नहीं हैं। नियमित सप्ताहांत (छुट्टियाँ नहीं) को ओटी ("अवकाश") अक्षरों से चिह्नित किया जाता है, क्योंकि उन्हें छुट्टी के दिनों की संख्या में गिना जाता है।

छुट्टी के दौरान एक कर्मचारी बीमार पड़ गया

श्रम संहिता आपको काम के लिए मजबूर अक्षमता की अवधि के लिए छुट्टी बढ़ाने या इन दिनों को किसी अन्य समय में स्थानांतरित करने की अनुमति देती है। इसीलिए टाइमशीट पर यह सटीक रूप से बताना महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी छुट्टी के दौरान कितने दिनों तक बीमार रहा। स्वाभाविक रूप से, बीमारी को कागज के एक टुकड़े के साथ प्रलेखित किया जाना चाहिए।

टाइमकीपर गिनता है कि कर्मचारी ने कितने दिनों तक स्वस्थ आराम किया और उन्हें ओटी कोड ("अवकाश") के साथ चिह्नित करता है। फिर जिन तारीखों के लिए बीमारी की छुट्टी जारी की गई थी, उन्हें तदनुसार "बी" चिह्नित किया गया है। यदि बीमारी के बाद छुट्टी जारी रहती है, तो इन दिनों को फिर से "ओटी" के रूप में चिह्नित किया जाता है, साथ ही वह समय भी जिसके लिए इसे बढ़ाया गया था या बीमार छुट्टी मुआवजे में स्थानांतरित किया गया था।

व्यापारिक यात्रा सप्ताहांत पर पड़ी

यदि किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर सप्ताहांत बिताने के लिए मजबूर किया जाता है, तो इससे टाइमशीट में कठिनाइयाँ पैदा होती हैं। टाइमशीट भरते समय, सप्ताहांत पर आने वाली जबरन श्रम की तारीखों को अक्षर बी ("वीकेंड") द्वारा नहीं, बल्कि कोड के ("बिजनेस ट्रिप") द्वारा निर्दिष्ट किया जाता है, भले ही बिजनेस यात्री उस पर व्यस्त था या नहीं दिन या छुट्टी पर था.