Ведомость замены должностей в штатном расписании. Образец заполнения штатной расстановки Формат штатного расписания
2.1.2. Штатное расписание и штатная расстановка
Штатное расписание - это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации, и ее структурных подразделений работниками. Также на основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.
ТК РФ не требует обязательного наличия штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Госкомстата России N 1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (Штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.
Постановлением Госкомстата России N 1 в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Штатное расписание теперь подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т.к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Штатное расписание является источником для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации (ст. 57 ТК РФ).
Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Министерством труда России от 21.08.1998 г. N 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который по общему правилу входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, а то и вовсе бухгалтерии. То есть, руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности. Координирует работу по подготовке этого документа заместитель руководителя организации по управлению персоналом или иное должностное лицо, назначенное приказом руководителя организации.
В организациях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание отдельного структурного подразделения.
Штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017, изготавливается, как правило, в количестве 3 экземпляров (плюс копии по числу заинтересованных лиц, подразделений), формат бланка А4, срок его хранения по месту разработки и утверждения - постоянно, в других организациях - 3 года.
Форма может быть заполнена как ручным способом, так и с помощью машинной техники (печатной, вычислительной и т.п.), однако, с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе. При ручном способе заполнения все записи должны быть произведены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Основная часть штатного расписания представляет собой таблицу:
┌─────────────┬────────────────┬─────────────┬───────────┬─────────────────┬──────────┬────────────┐
│ Структурное │ Должность │ Количество │ Тарифная │ Надбавка, руб. │ Всего, │ Примечание │
│подразделение│(специальность, │ штатных │ ставка │ │руб. (гр. │ │
│ │ профессия), │ единиц │ (оклад) и │ │5 + гр. 6 │ │
├───────┬─────┤ разряд, класс │ │ пр., руб. ├─────┬─────┬─────┤+ гр. 7 + │ │
│наиме- │ код │ (категория) │ │ │ │ │ │ гр. 8 │ │
│нование│ │ квалификации │ │ │ │ │ │ │ │
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │Итого │ │ │ │ │ │ │ │
└───────┴─────┴────────────────┴─────────────┴───────────┴─────┴─────┴─────┴──────────┴────────────┘
Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке. Можно также исходить из штатной численности подразделения (по степени убывания). В качестве принципа расположения также допускается использовать степень функциональной важности подразделений (например, сначала дирекция, затем производственные подразделения, следом - административно-технические). Наименования указывают без сокращений, в единственном числе именительного падежа.
Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь в государственных органах. Что же касается негосударственных организаций, то она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.
В графе 3 таблицы приводятся наименования профессий (должностей), которые могут дифференцироваться по специальностям и квалификации. В трудовом законодательстве термины "профессия" и "должность" применяются для обозначения вида трудовой деятельности работника, только первый термин - для такой категории персонала, как рабочие, а второй - для служащих.
Служащие - это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным (нефизическим) трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. В свою очередь, рабочими называют социальную группу работников, занятых преимущественно физическим трудом. Труд этой категории работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации.
Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) соответствующего выпуска (раздела). Такой порядок определен ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что "Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках...". Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС. В настоящее время выпуски ЕТКС активно перерабатываются, и проблемы с определением наименований профессий рабочих должны решиться в ближайшем будущем.
По-другому обстоит дело с наименованиями должностей. На сегодняшний день в работе кадровых служб применяется уже упоминавшийся общеотраслевой Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Кроме того, квалификационные требования по наименованиям должностей отдельных отраслей содержатся в различных сборниках.
Подавляющее большинство сборников ориентировано на бюджетную сферу. В коммерческой сфере для того, чтобы установить правильное наименование должности, можно воспользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Напомним, что к ОКПДТР обращаться следует только с целью установления наименования должности, а не профессии, поскольку в нем пока не отражены наименования профессий рабочих в соответствии с новым ЕТКС.
В последнее время в организациях, особенно с иностранным капиталом, а также в компаниях, увлеченных новыми стилями управления, используются иностранные названия должностей. Большинству из них в российском трудовом законодательстве можно найти аналоги; но есть и такие, перечень обязанностей которых выходит за границы уже существующих должностей. Например, мерчандайзеры, логистики, супервайзеры и т.д.
ТК РФ частично решил эту проблему. Статья 57 ТК РФ определенно и однозначно устанавливает, что наименование должности, специальности, профессии устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, в штатное расписание можно включить и новые наименования должностей, например, если в организации внедряются новые методики структурирования и управления персоналом. Однако при этом желательно выполнить два условия:
- проверить, не содержится ли в квалификационной карте (характеристике) вводимой должности обязанностей, аналогичных обязанностям по должностям, для которых законодательство предусматривает пенсионные и иные льготы;
- не увлекаться новомодными названиями, т.к. большинство из них относится к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах - источниках заимствования они применяются только в разговорной речи (например, "хэдхантер" - "специалист по поиску руководителей").
Лучше выяснить у инициаторов введения новых должностей, есть ли полные и официально принятые их наименования. Ведь, увольняясь из организации, работник зачастую уходит с такой записью в трудовой книжке, которая может быть непонятной не только новому работодателю, но и органам, осуществляющим оформление пенсий.
В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся по старшинству начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель, и т.д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком "-", при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании.
В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, то они оформляются как "прочий персонал".
Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа. Сокращения "зав.", "зам.", "нач." не допускаются.
Количество штатных единиц (графа 4) указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,2; 0,4 и т.д.).
В графе 5 указываются оклады (тарифные ставки), устанавливаемые за выполнение работ в соответствии с профессиями (должностями), перечисленными в графе 3. Согласно ст. 129 ТК РФ оклад - это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат; тарифная ставка - это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.
Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 ТК РФ устанавливаются:
- работникам организаций, финансируемых из бюджета, - соответствующими законами и иными нормативными правовыми актами;
- работникам организаций со смешанным финансированием (бюджетное финансирование и доходы от предпринимательской деятельности) - законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций;
- работникам других организаций - коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами.
Тарифная ставка является элементом тарифной системы (т.е. совокупности нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы работников различных категорий). При оплате труда на основе тарифной системы размер тарифной ставки (оклада) 1-го разряда единой тарифной сетки не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
Тарифная система оплаты труда включает в себя: тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты. Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации.
Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.
Тарифная система оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджетов всех уровней, устанавливается на основе единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы, утверждаемой в порядке, установленном федеральным законом, и являющейся гарантией по оплате труда работников бюджетной сферы. Тарифная система оплаты труда работников других организаций может определяться коллективными договорами, соглашениями с учетом единых тарифно-квалификационных справочников и государственных гарантий по оплате труда.
Что же касается надбавок (графы 6-8), то они также должны быть предусмотрены системой оплаты труда. Виды и размеры надбавок указываются в соответствии с ТК РФ, федеральными законами, коллективными договорами и локальными нормативными актами. Как определено ст. 144 ТК РФ работодатель имеет право устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок с учетом мнения представительного органа работников. Указанные системы могут устанавливаться также коллективным договором.
Порядок и условия применения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат, надбавок, премий и других)
- в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством РФ;
- в организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской Федерации, - органами государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации;
- в организациях, финансируемых из местного бюджета, - органами местного самоуправления.
Надбавки могут быть связаны с дополнительной оплатой или стимулированием труда, с достижением каких-либо показателей за определенные периоды времени или с другими факторами.
В графе 9 определяется месячный фонд оплаты труда по каждому работнику. Согласно ст. 129 ТК РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
Согласно указаниям по применению правил оформления первичных документов, утвержденных постановлением Госкомстата, в штатном расписании заработную плату теперь можно указывать не только в рублях, но и с помощью вспомогательных величин (процентов, коэффициентов и т.п.).
Графа "Примечание" предназначена для внесения оперативных изменений или отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Зачастую данная графа используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих управленческие должности.
После заполнения всех граф основной части таблицы, в строке "Итого" указываются итоговые суммы по графам 4-9. По итоговым показателям 3-й и 9-й граф составляется приказ (распоряжение) об утверждении штата с конкретным количеством штатных единиц и определенным месячным фондом оплаты труда. Приказ (распоряжение) утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Номер и дата приказа отражаются в шапке штатного расписания.
Если при заполнении формы были допущены ошибки, то они могут быть исправлены только по установленным правилам, т.е. с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. При этом исправления должны быть согласованы со всеми лицами, подписавшими документ, и подтверждены их подписями с указанием даты внесения исправлений.
При оформлении штатного расписания обратите внимание на то, чтобы в документе были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае он будет считаться окончательно оформленным и может быть принят к утверждению. В частности, не забывайте заполнять такие реквизиты, как наименование организации и код по ОКПО. Расшифровки подписей также являются реквизитами, обязательными к заполнению. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.
Для разработки табличной части штатного расписания могут использоваться и иные формы. Например:
┌────────────────────┬──────────┬─────────────┬──────────────────┬─────────────────────┬───────────┐
│ Наименование и код │Количество│ Должностной │ Надбавки │Месячный фонд оплаты │Примечание │
│должности, профессии│ штатных │ оклад, руб. ├──────────┬───────┤ труда │ │
├──────────┬─────────┤ единиц │ │персональ-│прочие │ │ │
│наименова-│ │ │ │ ные │ │ │ │
│ ние │ │ │ │ │ │ │ │
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├──────────┼─────────┼──────────┼─────────────┼──────────┼───────┼─────────────────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────────┴─────────┴──────────┴─────────────┴──────────┴───────┴─────────────────────┴───────────┘
В этом случае наименование и код структурного подразделения указываются не в столбце, а в строке - заголовке.
Экономисты по труду также предлагают использовать такую форму:
┌──────────────┬──────────────┬─────────────────┬────────────────┬──────────────────┬──────────────┐
│ Наименование │ Наименование │ Количество │ Установленный │ Фактически │ Примечание │
│ структурного │ должности, │ штатных единиц │ оклад, руб. │получаемый оклад, │ │
│подразделения │ профессии │ │ │ руб. │ │
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────────────┼──────────────┼─────────────────┼────────────────┼──────────────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────────────┴──────────────┴─────────────────┴────────────────┴──────────────────┴──────────────┘
Если условия оплаты труда в организации установлены в определенном диапазоне, то в штатном расписании предусматривается "вилка" окладов. Для группы работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании может быть предусмотрено введение специального раздела или специальной графы. При этом указывается общее число работников такой группы. С учетом этого форма штатного расписания может быть следующей:
┌────────────┬──────────┬──────────┬─────────┬─────────┬───────────┬─────────────────────┬──────────┬────────────┐
│Наименование│Количество│ Тарифный │Тарифный │Тарифная │Присвоенный│ Надбавки │ Итого │ Примечание │
│структурного│ штатных │ разряд │коэффици-│ ставка │ класс ├──────┬───────┬──────┤должност- │ │
│подразделе- │ единиц │(квалифи- │ ент │ (оклад) │ │ за │ за │ │ной оклад │ │
│ ния и │ │кационная │ │ │ │класс │выслугу│прочие│ │ │
│ должности │ │категория)│ │ │ │ │ лет │ │ │ │
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │
├────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────────────┴──────────┴──────────┴─────────┴─────────┴───────────┴──────┴───────┴──────┴──────────┴────────────┘
В ряде организаций, особенно в государственных учреждениях, применяется "урезанная" форма штатного расписания, т.е. форма, в которой не отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда. В этом случае общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду оплаты труда, предусмотренной в смете.
При разработке штатных расписаний также практикуется указание итоговой численности работников. Она может быть как общей - по всем должностям (профессиям), так и по каждому структурному подразделению. Например:
┌──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┐
│ Наименование должности │ Количество │
│ Отдел маркетинга │
│ Начальник отдела │ 1 │
│ │ │
│ Специалист по маркетингу │ 6 │
│ Итого: │ 7 │
├──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┤
│ ... │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Отдел кадров │
├──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┤
│ Начальник отдела │ 1 │
│ │ │
│ Специалист по кадрам │ 3 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ Итого: │ 4 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ Всего по предприятию │ │
│ │ │
│ в том числе: │ │
│ │ │
│ 1) служащих: │ │
│ │ │
│ - руководителей; │ │
│ │ │
│ - специалистов; │ │
│ │ │
│ - технических исполнителей │ │
│ │ │
│ 2) рабочих │ │
└──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘
Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления организацией. Он изготавливается по количеству заинтересованных лиц и хранится 3 года после утверждения штатного расписания.
Копии проекта направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания не обязательно использовать унифицированную форму N Т-3. Более того, если речь идет действительно о согласовании, а не формальной простановке резолюций "не возражаю", "согласен", то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т.д.
Визы согласования проставляются на последнем листе. Если у визирующих нет замечаний, штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты), указывается.
Замечания прилагаются
(Подпись) С.И. Иванов
20.01.2005
В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом. Они также могут излагаться на оборотной стороне последнего листа проекта.
Замечания руководителей структурных подразделений при согласии с ними должностного лица, ответственного за разработку штатного расписания, учитываются путем внесения их в проект. Замечания, с которыми это должностное лицо не согласно или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания.
Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Если же в проект включены уточнения, не меняющие его сути, то повторного визирования при доработке не требуется.
В процессе подготовки проекта и утверждения штатного расписания образуется огромное количество документов:
- справки;
- заключения;
- отзывы;
- служебные записки.
Все они хранятся вместе с проектами в течение 3 лет после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.
Утвержденное штатное расписание направляется по одному экземпляру:
- в отдел кадров;
- в главную бухгалтерию;
- один экземпляр хранится в составе управленческой документации организации.
В отдельных компаниях штатное расписание вводится в состав коммерческой информации и поэтому выпускается всего в двух экземплярах - один для генерального директора, один для главной бухгалтерии. В структурные подразделения направляются только части (извлечения), относящиеся к этим подразделениям, а в отдел кадров часть, касающаяся вакантных должностей.
Штатное расписание - документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
1. Можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
2. Как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:
- "О внесении изменений в штатное расписание";
- "Об изменении штатного расписания";
- "О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т.д.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:
- переименование должности;
- изменение должности;
- переименование структурного подразделения;
- возложение дополнительных обязанностей;
- изменение базовых (должностных) окладов;
- введение новых подразделений;
- введение новых (дополнительных) должностей;
- ликвидация структурного подразделения;
- сокращение должности.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов. Рассмотрим все эти варианты отдельно.
1. Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является обязательным для включения в трудовой договор условием. Статья 74 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 74 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку.
2. Изменение должности работника в штатном расписании структурного подразделения осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделением организации. В этом случае меняются существенные условия трудового договора, (в частности, трудовая функция, права и обязанности работника, характеристики условий труда, льгот и компенсаций, режим труда и отдыха, условия оплаты труда). Поэтому работник также предупреждается о предстоящих изменениях в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца.
3. В том случае, если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то его переименование (изменение наименования, например вместо "отдел маркетинга" - "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника (т.е. при выполнении требований ст. 74 ТК РФ).
4. Возложение дополнительных обязанностей на работника предусматривает расширение трудовой функции работника, предусмотренной трудовым договором. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).
5. Изменение базовых (должностных) окладов в штатном расписании осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделениями и отдельными сотрудниками организации. Когда в штатном расписании меняются оклады, необходимо внести изменения в следующие документы сотрудников:
- трудовой договор. Так как согласно ст. 57 ТК РФ обязательными условиями трудового договора являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), то при изменении ставки оклада необходимо оформить изменения к трудовому договору;
- личная карточка Т-2 (раздел 3).
6. Основанием для организации (реорганизации) структурного подразделения являются:
- решение руководителя организации;
- проект структуры и штатной численности подразделения с перечнем категорий сотрудников;
- проект положения о структурном подразделении;
- проекты должностных инструкций по всем категориям персонала вводимого подразделения;
- проект положения об оплате труда сотрудников подразделения.
При определении категории создаваемого подразделения учитывается ряд принципов:
- служба создается, когда круг решаемых задач не может быть выполнен в полном объеме в рамках отдела и при наличии в структуре как минимум двух самостоятельных подразделений, одно из которых не ниже отдела;
- отдел, как правило, создается в структуре службы и характеризуется наличием двух четко выделенных непересекающихся направлений деятельности;
- должности начальников подразделений вводятся в соответствии со структурой, удовлетворяющей принципам, изложенным выше;
- должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.
7. При введении новой (дополнительной) должности на имя руководителя организации поступает комплект документов, включающий в себя:
- служебную записку от руководителя подразделения с обоснованием введения в штатное расписание подразделения новой (дополнительной) должности;
- обновленную структуру подразделения;
- проект должностной инструкции на вновь вводимую должность.
При выборе категории сотрудника (при обосновании введения штатной единицы) необходимо руководствоваться следующими принципами:
- должность ведущего специалиста и приравненных к нему работников вводится при наличии двух самостоятельных направлений работы, каждое из которых выполняется специалистом, при наличии объема работ как минимум для двух специалистов;
- должность старшего специалиста и приравненных к нему работников вводится при значительном росте требований к уровню квалификации, предъявляемых к какому-либо рабочему месту на основании деловой оценки или субъективной оценки руководителя подразделения;
- должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом, или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.
8. Решение о ликвидации структурного подразделения оформляется в соответствии с ТК РФ приказом по организации за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудников этого подразделения об увольнении по сокращению штатов.
9. Решение о сокращении должности принимается руководством организации при обнаружении несоответствия (дублирования) функций, обязанностей, объема выполняемых работ принятым в организации внутренним регламентам. Решение о сокращении должности, занимаемой сотрудником организации, оформляется приказом по организации в соответствии с ТК РФ за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудника о предстоящем увольнении по сокращению штатов.
Увольнение сотрудников по причине ликвидации структурного подразделения, сокращения должности, занимаемой работником, производится кадровым приказом с соответствующей формулировкой. Более подробно эти вопросы рассматриваются в разделе "О сокращении штата и численности".
Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, называется замещение должностей или штатная расстановка. Также на практике могут использоваться и другие названия данного документа. Штатная расстановка не имеет унифицированной формы, для ее составления за основу может браться табличная часть штатного расписания. Главное отличие штатной расстановки от штатного расписания - это динамичный документ, изменяющийся в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия, организации и не требующий издания приказа о его утверждении.
Захаркина О.И. Организация работы кадров на промышленных предприятиях. - Система ГАРАНТ, 2007 г.
организации (форма Т-3 ) – это один из обязательных кадровых документов, который должен присутствовать на каждом предприятии. В качестве бланка штатного расписания можно использовать форму Т-3, а можно и самостоятельно разработать удобную для вашей организации форму, которая будет учитывать индивидуальные особенности вашей деятельности. Скачать штатное расписание Т-3 можно ниже. Как правильно заполнить этот бланк?
Штатное расписание образец заполнения
Форма Т-3 содержит информацию о штатном составе организации. Сюда включаются сведения о подразделениях предприятия, наименование должностных единиц, их количество. Также для каждой должности указывается тарифная ставка, различные премии и надбавки. Далее по всем должностям считается суммарные затраты на в месяц. Таким образом, штатное расписание позволяет оценить уровень месячного бюджета на заработную плату.
Утверждается этот кадровый документ , составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.
Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с , то лучше составить новое штатное расписание.
Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.
Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.
Таблица штатного расписания по форме Т-3 содержит информацию о структурных подразделениях предприятия с указанием их кодов по внутренней классификации организации; наименование должностей по классификатору ОКПДТР и их количество. Также отражается система оплаты труда для данной должности (оклад, надбавки).
Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.
После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
|
Штатное расписание – это локальный корпоративный документ , определяющий и оформляющий штатную структуру организации, который часто не принимается во внимание начинающими предпринимателями, потому что Российское законодательство якобы лояльно относится к данному документу и к вопросу о его составлении.
Однако это не более чем миф. В данной статье мы рассмотрим все законодательные вопросы, связанные со штатным расписанием в РФ, рассмотрим виды и подвиды данного типа документов, примеры заполнения, а также узнаем самое основное: как правильно составить штатное расписание?
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Подвиды штатного расписания
Для чего нужно штатное расписание читайте в нашей .
Для ООО
Штатное расписание для организаций заполняется по унифицированной форме №Т-3 в не зависимости производственное это предприятие, проектная организация или магазин:
Графа 1: «структурные подразделения». К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д.
Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.
Иногда название отделения способно повлиять на обеспечение сотруднику установленных льгот (к примеру, при возможности грязных отравлений при производстве) – тогда его необходимо взять из конкретных отраслевых групп.
Графа 2 «код подразделения» необходима для классификации подразделений в группу, с использованием которой возможно устанавливать их местоположение в структуре организации. В маленьких компаниях такой код не требуется.
Графа 3 «должность (профессия, специальность) , ряд, вид (группа) квалификации сотрудника». Чтобы правильно назвать должность в штатном расписании необходимо использовать Классификационный справочник профессий.
Если в качестве какого-то вида трудов, должностей, или профессий есть какие-то лимитирования, либо учтены какие-то привилегии или компенсации, то их название обязано точно отвечать вышеуказанным классификаторам.
Название должности необходимо вписывать целиком, сокращения вроде дир. или зам. не допускаются.
Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности.
Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.
Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки,
в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1).
Графа 5 «Тарифная ставка и др.». Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании. Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки.
Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и другие побудительные начисления формируются функционирующим законодательством (к примеру: за трудовую деятельность в чрезвычайно низких температурных условиях на крайнем севере), либо лично нанимателем по какой-либо причине.
Объемы надбавок могут определяться в варианте единой суммы, или в качестве процентного прибавления к собственной заработной плате.
Графа 9 “итого” – раздел должен быть заполнен в результате сложения 5 и 8 разделов, однако только лишь в случае если все сведения в них занесены в рублях. В случае, когда зарплата определена в руб., а надбавка в проц., в девятой графе устанавливается пропуск.
Пример штатного расписания для производственного предприятия.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Для бюджетной организации
Бюджетные организации способны реализовывать собственную деятельность, прибегая к нескольким финансовым источникам, к примеру, государственное субсидирование и денежные средства от работы по контрактам .
Таким образом, плата за трудовую деятельность работников по отдельным специальностям может проводиться, фактически, из обоих финансовых источников, либо же только из одного. В практическом применении обширное использование приобрело формирование 2-ух, а в единичных вариантах и 3-х штатных расписаний.
Бюджетные организации принадлежат к категории государственных учреждений. Концепция оплаты работы подобных учреждений формируется с учетом предписаний, установленных Федеральной комиссией
, регулирующей общественные и трудовые взаимоотношения профсоюзных организаций и работодателей.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Таким образом, в п. 19 “рекомендаций” описано, что штатное расписание ратифицируется управлением организации и содержит в себе все должности и специальности сотрудников данной организации. Подобные условия прописаны в п.10 положения, одобренного распоряжением Федерального правительства от Пятого августа 2008 года N583.
Так как ныне функционирующим законодательством не учитывается деление расписания на доли в зависимости от вариантов источников оплаты труда, организации следует формировать единое расписание для всех сотрудников.
Для индивидуального предпринимателя
В ТК РФ имеются чёткие указания того, что работодатель (не имеет значения: индивидуальный это предприниматель, частная ли организация, или бюджетная), подписавший договор с работником, должен оформить штатное расписание. И конкретных предписаний на это для индивидуальных предпринимателей нет , в отличие от бюджетных учреждений и ООО.
Поэтому многие бухгалтеры советуют всё равно оформлять данный документ в любом случае, а другие - оформлять его только при кол-ве сотрудников 3-4+.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Некоторые специалисты в законодательной сфере полагают, что использование непосредственно данной формы должно быть обязательным для работодателей, в то время как попытки оформить расписание в произвольной форме приведут к проблемам с учётом как внутри организации, так и с внешними контролирующими органами.
Образец штатного расписания магазина не по форме Т-3.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Вопрос о безальтернативности форме №Т-3 “Штатное расписание” появился на свет в основе статьи девятой Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ. Согласно данной статье основная учетная документация учитывается только в случае, если она оформляется согласно конфигурации унифицированных форм.
Лишь отдельные варианты и разделы документации, которые не предусмотрены в данном разделе, могут оформляться в свободной форме, однако непременно обязаны включать все без исключения реквизиты, отмеченные в статье 9 Закона “О бухучете”.
Федеральным постановлением от Восьмого июля 1997 года №835, создание и подтверждение альбомов унифицированных форм основных учётных документов накладывалось на Госкомстат Российской Федерации (сейчас – Фед. Служба гос. Статистики).
Отсюда можно сделать заключение, что в случае если данный комитет принял ту или иную форму или конфигурацию, то она становится стандартной в обязательном порядке.
Однако тут упускается важная информация – ведь Госкомстату были переданы полномочия формировать унифицированные формы первичной документации. Но что же представляет собой такая документация?
Первичным документом расценивается только такой документ, при помощи которого оформляется та или иная хозяйственная процедура компании, находящая отклик в бухгалтерском учёте.
Однако штатное расписание не является документом, оформляющим какие-то подобные действия. Штатное расписание не используется как инструмент для бухгалтерских операций. То есть, работодатель имеет право оформлять штатное расписание в произвольной форме, а обязательную унифицированную форму использовать лишь как рекомендованный образец.
При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям.
Кто составляет штатное расписание?
Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?
В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37
, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.
Также руководством может быть составлен , перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.
В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.
Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.
Структура штатного расписания и срок действия
В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год . Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.
Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.
Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.
Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.
Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.
С чего начать – порядок оформления
Для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:
Правила и инструкция заполнения
Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.
Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.
В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.
Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.
Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.
Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.
Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.
То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.
Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.
В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.
Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.
Нюансы составления штатного расписания узнайте в ролике:
Штатной расстановкой называют вид рабочей документации , созданный руководителями организаций для удобного ведения деятельности.
Его также иногда называют штатным замещением . В нем подробно указана информация по персоналу предприятия, вместе с высокими должностями.
Что это такое
В штатной расстановке формируются сведения по утверждённым штатным расписанием занятым должностям, с занесением фамилий, имен и отчеств сотрудников, а также их точной заработной платой.
Данный документ еще имеет следующие названия: штатные замещения и списки. Законодательство не требует его обязательного учета, который должен вести отдел кадров.
Штатная расстановка является удобным способом кадрового учета. Руководитель организации имеет право не формировать рассматриваемый документ, за это он не несет наказания.
Согласно нормативным актам, не существует утвержденной формы штатного списка, следовательно, она разрабатывается самой организацией. При его создании обычно используют форму Т-3 .
Ее применяют, оформляя штатное расписание, но только для первого документа предусмотрено наличие дополнительных столбцов. В этих графах фиксируется информация о сотрудниках, занимающих определенные должности.
В данные разделы входят фамилии, имена, отчества, категории служащих, влияющие на размер заработной платы, наличие инвалидной группы, сведения об отпуске и прочая информация.
Категория рабочих — это важный показатель при начислении оплаты труда, например, у пенсионера и учащегося она будет существенно отличаться. Перечисленные выше характеристики помогают при составлении отчетов, направляемых руководителю, либо ведения статистики на существенные темы.
Данная информация может понадобиться ПФР, военкомату, страховым компания и другим ведомствам. Штатное замещение предусматривает оперативную передачу данных по запросу определенными организациями .
Но главной функцией рассматриваемого документа является возможное отслеживание вакантных должностей, определение нуждаемости предприятия в дополнительной рабочей силе, расчет заполнения штата сотрудниками компании. Сюда же относится прием в организацию новых рабочих, включая занятость по совместительству.
Формирование штатной расстановки наиболее подходит организациям, где постоянно меняется рабочий персонал . Подобный список служит превосходным механизмом в установлении системы кадров на предприятии.
При наличии свободного рабочего места, сотрудник, ответственный по вопросам, связанных с персоналом, использует сведения из штатной расстановки для определения служащих, способных выполнять трудовые обязанности на освободившейся должности.
Законодательные нормы не предусматривают оформление штатного замещения
, включая правила его заполнения, но работодатели, создавая данный документ, должны придерживаться определенного регламента
.
В Приказе Ростехнадзора №372 от 30 мая 2008 года содержатся рекомендации относительно правил составления и заполнения штатных расстановок. В указанных выше параграфах, где также можно узнать об основных подразделах, перечислены необходимые сведения , включая должности сотрудников, подходящих для выполнения обязанностей по составлению замещения.
Приказ Минкультуры России №558 , принятый 25 августа 2010 года, содержит информацию о штатной расстановке и утвержденную типовую управленческую документацию, позволяющую осуществлять хозяйственную деятельность определенной организации.
Прямых указаний по заполнению штатного списка законодательство не устанавливает . Руководитель предприятия по необходимости сам утверждает способы формирования данного списка на основании потребностей в перечне сведений о сотрудниках или согласно отраслевым нормативным актам, при условии их создания.
Необходимость использования
Обычно в штатном расписании содержатся лишь названия должностей и число сотрудников, в отличие от расстановки, с самого начала формирующейся по фамилиям рабочего персонала.
Поэтому в данном документе становится возможным, в виде таблицы, заносить большой объем информации , а значит, выполнить соответствующие задания. К возможным выполняемым задачам можно отнести:
- расчет присутствующих свободных вакансий;
- определение периодичности обновления рабочего персонала;
- выявление должностей по совместительству;
- вычисление работников, находящихся на инвалидности или пенсии для отчета перед руководителем, а также ПФР.
С помощью штатного списка можно видеть подробную картину размеров оплаты труда всех сотрудников. Это позволяет упростить задачу начисления заработной платы , если у работника имеется определенный разряд, класс, дополнительные поощрения за какие-либо достижения на службе, специальные условия выполнения рабочей деятельности.
Еще таблица штатной расстановки позволяет фиксировать информацию, касающуюся отпусков, обращая внимание на их наличие, ведь определенным сотрудникам положен отпуск несколько раз за год . Это относится к работникам с ненормированной занятостью и опасными условиями деятельности.
Согласно штатному замещению, работодатели могут достаточно легко и за короткое время предоставить данные по рабочему персоналу, включая его фактическую численность, свободные вакансии, льготные категории работников, размеры окладов. Важное назначение штатного списка заключается в достаточно быстром создании отчетов для налогового органа, Пенсионного фонда или Центра занятости.
Штатному расписанию и списку приемлемы отличия по их содержанию. Благодаря штатной расстановке, у руководителя есть возможность контролировать практически всю деятельность компании
.
Расписанием называют необязательный документ , создаваемый для ведения рабочего распорядка. Он формируется в произвольной форме и составляется должностным лицом отдела по персоналу. Штатное замещение оформляется в соответствии с установленной формой и непосредственно уполномоченным сотрудником.
Несмотря на то, что Закон о трудовой деятельности Российской Федерации не регламентирует обязательные требования по составлению штатного списка, указанный документ является важным , когда рабочие обязанности персонала распределяются по должностям, а не по наименованиям выполняемых работ.
Цели составления
Не обращая внимания на тот факт, что штатное замещение и расписание предприятия похожи друг на друга, они все же отличаются по назначению:
- Роль расписания состоит в утверждении числа сотрудников, согласно объему рабочих задач, и расформированию их по разработанной иерархической схеме.
- Расстановка отличается информационным характером и служит упрощением в разработке плановых отчетов, включая отслеживание смены персонала или присутствия на предприятии работников, которые относятся к льготной категории.
Различия на примерах
Штатное расписание состоит из 10 типовых колонок , выражающих существенные данные о работниках, начиная с названия должностей и заканчивая величиной оплаты труда.
Расстановка, по сравнению с предыдущим документом, состоит из нескольких и более колонок , где можно увидеть информацию о личных сведениях сотрудников, приказы по предоставлению декретного отпуска, о переводе на другую должность по совместительству и прочие данные.
Документ для ввода штатной расстановки в 1С представлен в инструкции.
Особенности на 2018 год
С 2018 года составление штатной расстановки по-прежнему будет создаваться согласно расписанию, учитывая некоторые нюансы по дополнительным подразделам, в которые вносятся соответствующие данные о сотрудниках.
Обязательным требованием будет указание в этом документе наименований отделений, должностей и имен работников, а также вакантных мест. В примечаниях можно будет отметить тип занятости работников : постоянной, временной, основной или по совместительству.
Сформированное штатное замещение допускается как в бумажном виде, так и на электронном носителе в виде файла.
Обычно составление данного документа входит в обязанности инспектора отдела кадров . Именно этот сотрудник должен располагать необходимой информацией по поводу принятия и передвижения рабочих фондов предприятия.
Подпись, утверждение, сроки хранения
Если хранение штатного замещения производится на электронном носителе, подпись не требуется . Следовательно, утверждение данного документа также не обязательно .
Штатная расстановка создается для внутреннего учета в организации . Он позволяет наглядно представить полную картину относительно рабочего персонала, включая наличие вакантных должностей.
По Приказу Минкультуры России №558 архивные документы по управлению, сформированные для рабочего процесса на предприятиях, включая штатные расстановки, должны храниться в течение 75 лет .
Таким образом, главное значение штатного замещения состоит в оперативном подсчете числа свободных вакансий, актуального перечня занятых сотрудников, а также анализе утвержденных окладов.
Как оформить штатную расстановку? Ответ на вопрос — на видео.
Из статьи вы узнаете:
По закону каждый год утверждать новое штатное расписание не нужно. Но обычно в декабре пересматривают фонд оплаты труда, вводят новые ставки или упраздняют ненужные. Поэтому большинство работодателей примет на 2018 год штатное расписание в новой редакции.
Основное неудобство этого документа в том, что он не персонализирован и нельзя увидеть реальную картину по работникам, которые занимают ту или иную должность. Для этого вам нужна штатная расстановка. Мы подготовили для вас таблицу Excel, которая подойдет большинству компаний. Она поможет разобраться, кто на какой должности, сколько в компании вакансий и какую зарплату вы по факту платите.
Как работать со штатной расстановкой
Укажите реальную заработную плату сотрудника . Расстановка устроена таким образом, что оклад сотрудников должен быть одинаковым. Регулировать оплату труда с помощью вилок в окладах – небезопасный путь, который мы не советуем (подробнее читайте в конце статьи ). Вместо этого вы можете развести зарплату сотрудников с помощью системы надбавок. Укажите минимальную и максимальную величину, которая принята у вас в компании, и тот размер, который утвердили для данного сотрудника. Таблица посчитает итоговую сумму, которая положена работнику. Если у вас сложная система надбавок, то вы можете прописать дополнительные выплаты, для этого есть специальные графы. Если вы их не заполните, таблица будет считать зарплату без их учета. Еще расстановка может учесть районные коэффициенты и процентные надбавки. Добавьте значения в соответствующие графы, и она все суммирует.
Включите премии сотрудников . В штатной расстановке вы можете указать четыре вида премий : месячную, квартальную, полугодовую и годовую. Таблица покажет итоговую сумму, чтобы оценить бюджет на одного сотрудника. Если вам это не нужно, есть графа, которая покажет только ежемесячную сумму, которую получает сотрудник.
Проверьте, не превышен ли ФОТ . По каждой должности укажите максимальную сумму, которую сотрудник может получать в месяц. Если с учетом всех доплат и надбавок реальная сумма превысит запланированную, таблица подкрасит это красным цветом. Еще одна удобная функция: в последней ячейке таблица покажет сумму на руки за вычетом НДФЛ. Это позволит вам не искать калькулятор, если придет работник, чтобы разобраться, какую же конкретно сумму после уплаты налогов он должен получить.
Как сформировать штатное расписание на основе штатной расстановки
Таблица избавит вас от двойной работы и сама перенесет все, что требуется по закону, в унифицированную форму. На вкладке «сформировать ШР» есть кнопка, нажав которую вы получите заполненный вариант штатного расписания. Останется только распечатать и подписать у директора. Штатное расписание почти все кадровики составляют по унифицированной форме № Т-3. Мы не стали отходить от этого правила, но с учетом того, что форма не является по закону обязательной, внесли в нее корректировки, чтобы сделать более удобной.
Мы убрали коды ОКУД и ОКПО. Раньше они имели значение, когда документы сдавали в архив , сейчас компанию, в основном, идентифицируют по ИНН. Если работодатель не заполнит или удалит эту графу, проблем у него не будет. Кроме того, мы изменили гриф утверждения, который требовал утверждать штатное расписание приказом. Пусть директор прямо на ней ставит свою подпись. Это избавит от необходимости каждый раз составлять новый приказ об изменениях. Чтобы не было вопросов, утвердите форму отдельным приказом (образец ).
Что важно проверить в штатном расписании
Теперь, что касается формальных требований к штатному расписанию. В образце 2 ниже мы указали контрольные точки, которые вам нужно проверить в своем документе на случай проверки инспектора. Но прежде разберем две самые распространенные ошибки.
Образец 2. Как правильно заполнить штатное расписание
Убедитесь, что зарплаты сотрудников не ниже МРОТ . Часто в штатном расписании можно встретить цифры, которые ниже минимальной планки, установленной государством (ст. 133 ТК РФ). Это ошибка, за которую вас оштрафуют. Вы можете установить оклад меньше МРОТ, но тогда нужно прописать надбавки и доплаты, чтобы общая сумма была больше или равна МРОТ. Исключение – северные надбавки, их начисляют уже на МРОТ (разд. 1 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ за третий квартал 2013 г., утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 5 февраля 2014 г.). В 2017 году МРОТ по стране повысят не с 1 января, а с 1 июля. Тем не менее проверьте, какой МРОТ в вашем регионе на сайте kdelo.ru/mrot .
Если зарплата низкооплачиваемых сотрудников не соответствует МРОТ, сообщите директору, что им надо увеличить оклад. Достаточно издать приказ об этом (ч. третья, четвертая ст. 133 ТК РФ). Если это невозможно – переведите таких сотрудников с их согласия на часть ставки.
Не оставляйте в штатном расписании вилки окладов
Вместо конкретной цифры оклада в штатном расписании нередко прописывают минимальную и максимальную суммы, например, 20 000–40 000. Разница в окладах оправданна, если у сотрудников разный стаж, квалификация, трудовые обязанности и т. д. (ч. первая ст. 132 ТК РФ) 1 . При этом локальный акт должен отражать, в связи с чем компания платит тот или иной оклад. Иначе суд признает вилки дискриминацией и обяжет возместить разницу в зарплате (ст. 3, 236 ТК РФ). Оставлять вилки в окладах допустимо, но это небезопасный путь. Инспектор обязательно обратит на это внимание. Лучше используйте надбавки или приставки к должностям (младший, старший и т. д.).
Нормативная база
Важные выводы
Cоставляйте штатное расписание по унифицированной форме или используйте свою. Удалите из бланка все, что вам не нужно, оставьте только обязательные по закону реквизиты.
Не оставляйте вилки в окладах, чтобы не привлекать внимание инспекторов. Проверяйте, чтобы ваша минимальная зарплата по расписанию была равна или превышала региональный МРОТ.
Loading...