Сложные случаи расчета отпускных. Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков Начисление отпускных в 1 с 8.2 бухгалтерия

Согласно положениям главы 19 «Отпуска» ТК РФ и конвенции Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках» все работники имеют право на отпуск. В статье методисты фирмы «1С» рассматривают вопросы, связанные с отражением ежегодных оплачиваемых отпусков (основных и дополнительных) в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8». Приводится порядок настройки начальных параметров для учета отпусков кадровиком и расчетчиком, а также для формирования в программе оценочных обязательств по вознаграждениям работникам.

Каждый сотрудник, работающий по трудовому договору, имеет право на отпуск - это закреплено в пункте 5 статьи 37 Конституции РФ и отражено в главе 19 «Отпуска» ТК РФ, согласно положениям которой отпуска делятся на следующие виды: ежегодные оплачиваемые (основные и дополнительные), без сохранения заработной платы, учебные, отпуска по уходу за ребенком.

Положения ТК РФ о ежегодных оплачиваемых отпусках не противоречат конвенции Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которая для Российской Федерации вступила в силу с 6 сентября 2011 года, а в чем-то предусматривают даже более широкие гарантии для работников.

Задача учета и расчета отпуска по существу состоит из нескольких частей.

С одной стороны - это задача расчета и учета количества положенных дней отпуска, а с другой стороны - это задача расчета суммы отпускных, подсчета среднего заработка. Кроме того - это задача учета затрат и оценки обязательств.

Сотруднику положен отпуск по 2,33 дня за каждый полный отработанный месяц.

Почему именно 2,33? Если сотрудник проработал в организации 12 месяцев, в которые входит и сам отпуск в соответствии со статьей 121 ТК РФ , то ему полагается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Следовательно на один месяц приходится 28 дней: 12 месяцев. При исчислении сроков работы, которые дают право на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца (п.35 Правил «Об очередных и дополнительных отпусках», утв. НКТ СССР от 30.04.1930 № 169).

Посмотрим как можно решать задачи учета ежегодных оплачиваемых отпусков, используя программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Начальные настройки

Параметр учета остатков отпуска

Сначала нужно определиться с настройками параметров учета. Необходимо решить, какой из документов - кадровый приказ на отпуск или расчетный документ начисления отпуска - будет регистрировать в системе факт использования отпуска. Списание фактических отпусков происходит при проведении кадровых или расчетных документов. Порядок списания определяется для каждой организации в параметрах учета. Компенсация отпуска, вне зависимости от выбранного порядка списания фактических отпусков, всегда регистрируется в остатках отпусков расчетными документами. Установив в настройках программы параметр учета Остатки отпусков будут уменьшаться при регистрации фактических отпусков, - Кадровыми приказами или Расчетными документами - следует при формировании отчетов следить за тем, чтобы документы указанного типа были проведены.

Код дохода отпуска

Важно решить, какой политикой при расчете НДФЛ с сумм отпускных вы будете руководствоваться. Будет ли отпуск, как в стандартной настройке, считаться оплатой за труд или это будет иным доходом в денежной форме. Это важно для расчета НДФЛ переходящих отпусков. Код дохода отпуска для расчета НДФЛ - 2012 . Напомним, что дата получения дохода определяется статьей 223 НК РФ . Датой получения дохода для доходов в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который начислен доход, а для других доходов в денежной форме - день выплаты дохода (или начисления). Т. е. весь вопрос о том, к какому периоду будет относиться НДФЛ - к месяцу, в котором начислен отпуск или за который. Стандартную настройку можно изменить, добавив свой код, например, 2012н в справочнике Коды дохода для НДФЛ , сохранив Код для отчетности - 2012 (рис. 1). И тогда НДФЛ будет относиться к тому же периоду в котором начислен отпуск.

Рис. 1

В справочнике Код дохода для исчисления НДФЛ есть возможность указать Порядок учета дохода при исчислении НДФЛ.

Пример

Отпуск в сентябре начислен за октябрь и ноябрь.

Использование порядка По месяцу, за который производится начисление (1)

При указанном порядке учета дохода, НДФЛ будет зарегистрирован двумя частями, в месяцах за который начислен отпуск - октябрь и ноябрь, сотответственно. Налоговые вычеты, будут применены и октябрьские и ноябрьские.

Т.е. не учитывается когда был начислен доход, но важно за какие месяцы.

Использование порядка По месяцу начисления

При такком порядке учета дохода, НДФЛ будет зарегистрирован единовременно в месяце в котором начислен отпуск - сентябрь. Налоговые вычеты, будут применены только сентябрьские.

Т.е. учитывается только когда был начислен доход, не важно за какие месяцы.

На текущий момент для отпуска (код дохода 2012) по законодательству соответствует порядок По месяцу начисления.

Как поменять настройку если ранее использовался порядок По месяцу, за который производится начисление?

Изменив настройку в справочнике Код дохода для исчисления НДФЛ для кода 2012, мы получим, что все вновь создаваемые документы будут регистрироваться в соответствии с этими настройками, но занесенные ранее останутся неизмененными. Для получения достоверного расчета и отчета по НДФЛ желательно чтобы в течении года НдФЛ рассчитывался в соответствии с одним и тем же порядком.

Для этого потребуется после выполнения настройки перепровести документы Начисления зарплаты сотрудникам организаций .

Особое внимание нужно уделить отпускам, переходящим на январь с декабря. Они в прошлом году не попали в отчет, потому что в соответствии с порядком (1) они относились к январю. И в текущем году надо либо не перепроводить связанные с ними документы Начисления зарплаты сотрудникам организаций, либо после перепроведения сформировать исправительный отчет за прошлый год.

Виды основных и дополнительных отпусков

Продолжительность положенного отпуска по умолчанию составляет 28 дней. Но есть отдельные категории работников, которым установлены другие продолжительности отпусков. Так, например, у педагогических работников на основании Постановления Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 продолжительность отпуска составляет от 42 до 56 календарных дней, у кандидатов наук - 36 календарных дней (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949), у некоторых работников здравоохранения - 36 календарных дней (Постановление Правительства РФ от 03.04.1996 № 391) и др.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» виды ежегодных отпусков хранятся в одноименном справочнике Виды ежегодных отпусков .

Для каждого вида ежегодного отпуска, введенного в справочник, необходимо указать, в каких днях считать количество положенных за год дней отпуска: в календарных днях или рабочих днях. Также в справочнике следует указать, будет ли этот ежегодный отпуск предоставлен всем сотрудникам (активировать флажок Предоставлять отпуск всем сотрудникам ).

Справочник должности организаций

В случае если определенный вид ежегодного отпуска предоставляется не всем сотрудникам, то указать это надо в справочнике Должности организаций на закладке Ежегодные отпуска (рис. 2).

Рис. 2

Планы видов расчета для дополнительных отпусков

Начисление для расчета дополнительного отпуска или несколько начислений, если в организации используются разные виды дополнительных отпусков, нужно настроить в плане видов расчета Основные начисления . На закладке Расчеты указываем название, устанавливаем Способ расчета , как правило - По среднему для отпуска по календарным дням .

На закладке Время обязательно нужно установить флажок Вид времени - Неотработанные полные смены, а также командировки , и выбрать из классификатора использования рабочего времени соответствующий вид. Именно вид времени по классификатору Дополнительный отпуск определяет видимость и доступность этого начисления в приказе на отпуск в графе - Вид дополнительного отпуска .

Для того чтобы при проведении расчетного документа правильно рассчитывались остатки по видам ежегодного отпуска, необходимо указать вид ежегодного отпуска в Основных или Дополнительных начислениях на закладке Использование .

На закладке Налоги в соответствии с выбранной ранее политикой учета НДФЛ с отпускных указываем или стандартный код 2012 , или определенный нами ранее 2012н .

Закладка Взносы заполняется, как обычно. Это доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.

При заполнении закладки Прочее можно посоветовать взять за образец стандартный вид начисления - Отпуск по календарным дням и заполнить так же.

Учет отпусков кадровиком

Рассмотрим, какие задачи по учету отпусков работников стоят перед сотрудником отдела кадров.

Кадровику кроме учета сроков работы, дающих право на отпуск или на денежную компенсацию за него, следует согласно статье 123 ТК РФ вести график отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков

График отпусков организации можно занести на основании управленческого графика отпусков, если ведется управленческий учет (меню Кадровый учет - Учет невыходов - Ввод графика отпусков организаций ), а можно просто заполнить списком сотрудников. При заполнении дат начала и окончания отпуска в графе Примечание программа подскажет, за какой период планируется отпуск (рис. 3).

Рис. 3

Из этого документа можно получить отчет по форме Т-7 и удобную диаграмму, позволяющую визуализировать пересечения отпусков (рис. 4).

Рис. 4

В форме Остатки отпусков (меню Кадровый учет - Учет невыходов ) можно отредактировать остатки отпусков, получить справку об отпуске, а также можно установить индивидуальную продолжительность отпуска, нажав кнопку Изменить количество дней отпуска в год . Здесь же можно изменить остатки отпуска, нажав кнопку Редактировать остаток отпуска . На основании этой информации формируется отчет Справка по отпуску .

Если в настройках параметров учета указано, что факт использования отпуска будет регистрироваться кадровым документом, то проведение самого приказа на отпуск, а также исправлений к нему при каких-либо изменениях обязательно.

Из документа Отпуска организации можно напечатать приказ о предоставлении отпуска работникам по формам Т-6 и Т-6а.

Дополнительный отпуск

Кроме очередного ежегодного оплачиваемого отпуска некоторые категории работников имеют также право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Дополнительный отпуск может быть предусмотрен ТК РФ , другими нормативно-правовыми актами, в соответствии с трудовым (коллективным) договором. Дополнительные отпуска, в том числе работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, предусмотрены , , , 321 ТК РФ . При определении права на дополнительный отпуск для вредных профессий следует руководствоваться перечнем, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 №273/П-20 .

Изначально в настройках полей кадрового приказа на отпуск не видно полей для занесения дополнительного отпуска. Чтобы сделать их доступными, в форме документа Отпуска организаций правой кнопкой мыши нужно вызвать меню и выбрать Настройка списка . Отметить поля Вид дополнительного отпуска , начало дополнительного отпуска, дней и нажать кнопку ОК .

Теперь эти поля доступны для просмотра и редактирования. Даты начала и окончания отпуска заносятся с учетом дополнительного отпуска, дополнительный же отпуск указывается «в том числе».

Может ли быть издан приказ только на дополнительный отпуск? Да. И тогда оба поля: Начало отпуска и Начало дополнительного отпуска заполнены одинаково - совпадают отпуск и дополнительный отпуск.

Можно ли внести несколько дополнительных отпусков одному сотруднику одним приказом? Да. Но для каждого дополнительного отпуска - отдельная запись.

Пример

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника АО «Таон» Г.А. Илларионовой с 1 по 30 марта 2012 года, в том числе 3 дня дополнительного отпуска за вредность и 2 дня за ненормированный рабочий день.

Если в поле Напомнить приказа на отпуск в организации поставить флаг, то это будет означать, что в отпуске сотрудник будет числится до той поры, пока сотрудник отдела кадров не внесет документ Возврат на работу организаций . В нашем примере дата возврата - 1 апреля 2012 года.

Если реквизит Напомнить приказа на отпуск в организации пуст, то факт возврата на работу происходит автоматически с даты, следующей за датой окончания отпуска.

Установка и снятие флага Освобождать/Занимать ставку важны, когда в Настройке параметров кадрового учета установлен флаг Контролировать по штатному расписанию при кадровых изменениях количество ставок .

При оформлении же приказа на увольнение количество дней отпуска, подлежащих компенсации, так же как и дни за которые следует удержать начисленный ранее отпуск, подставляются автоматически.

Учет отпусков расчетным отделом

На основании занесенных кадровых документов расчетчик формирует расчетные документы.

Обратите внимание, если по какой-либо причине кадровый учет не ведется в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», то можно и сразу занести расчетный документ .

Использование обработки Анализ неявок существенно увеличивает эффективность взаимодействия отделов кадрового и расчетного. Расчетчику зарплаты удобно, например, поступить следующим образом. Сформировать в указанной обработке за месяц перечень всех кадровых отпусков. И далее, перебирая первичные подписанные документы, отмечать флажком те электронные документы, к которым есть соответствующие подписанные руководством приказы. А затем сразу создать все расчетные документы, рассчитать и провести, нажимая последовательно соответствующие кнопки в обработке (рис. 5).

Рис. 5

В некоторых случаях нельзя полностью автоматизировать обработку. Например, в нашем примере с двумя дополнительными отпусками. В расчетном документе Начисление отпуска сотрудникам организаций , соответствующего второму дополнительному отпуску, следует отредактировать Дату начала отпуска . Эту дату надо поставить такую же, как и в первом документе (01.03.2012), чтобы расчет среднего заработка был одинаковым.

Для этого можно Открыть расчетный документ прямо из формы обработки (рис. 6).

Рис. 6

В форме расчетного документа Начисление отпуска сотрудникам организаций рассчитываются основной отпуск, дополнительный и компенсация за отпуск.

Денежной компенсацией может быть заменена часть отпуска.

Для начисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении в соответствии со статьей 127 ТК РФ предназначен другой документ - Расчет при увольнении сотрудника организаций (меню Расчет зарплаты по организациям - Первичные документы ).

Обращаем внимание, что после выполнения «расчета при увольнении» следует произвести «начисление зарплаты», т. е. ввести документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций для увольняемого (или пересчитать, если такой документ уже был) для того, чтобы учесть НДФЛ.

Оценочные обязательства по вознаграждениям работникам

Начиная с отчетности за 2011 год в соответствии с ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» все организации, за исключением кредитных организаций, государственных (муниципальных) учреждений, обязаны отражать в отчетности оценочные обязательства. Субъекты малого предпринимательства, кроме субъектов малого предпринимательства - эмитентов публично размещаемых ценных бумаг могут не применять данное ПБУ (п. 3 ПБУ 8/2010).

Оценочными обязательствами в бухгалтерском учете при соблюдении условий пункта 5 ПБУ 8/2010 являются расходы по оплате предстоящих отпусков и вознаграждений по итогам года.

Для того, чтобы в учете отражались оценочные обязательства и формировались проводки, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» нужно в Настройке параметров учета на закладке Оценочные обязательства установить флажок Формировать оценочные обязательства в бухгалтерском учете .

По желанию организации оценочные обязательства по оплате труда, признаваемые в бухгалтерском учете, могут признаваться и в налоговом учете в соответствии со статьей 324.1 НК РФ .

С подробным примером учета оценочных обязательств по вознаграждениям работникам в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» можно ознакомиться в информационной системе ИТС ПРОФ в разделе «Кадры и оплата труда» - Справочник «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах „1С"» - «Настройка учета»

Вопрос расчета отпуска сотрудников и начисления отпускных приобретает особую актуальность для бухгалтерии в период сезона отпусков. В этом вопросе бухгалтеру поможет специальная конфигурация - 1С Бухгалтерия 8.2. Рассмотрим пример расчета отпускных в ней.

Для выполнения определенных действий в данной версии необходимо заполнить некоторые справочники, введя в них необходимые для расчетов данные. Для начисления отпускных нужно проверить справочник, который называется «Планы видов расчетов». В нем хранятся данные по начислениям и удержаниям организаций. Важно выявить наличие в справочнике элемента, соответствующего отпуску.

При открытии 1С в режиме «1С: Предприятие» нужно выбрать пункт главного меню «Операции», затем нажать на кнопку «Планы видов расчетов». Откроется новое окно, в котором выбираем «Основные начисления организаций».

В открытом справочнике помимо других начислений присутствуют элементы, которые отвечают за отпуск. Нам необходим элемент под названием «Отпускные(А3)».

Необходимо заполнить несколько опций в данной карточке, которые необходимы для начисления отпускных. Начать стоит с заполнения данных на закладке «Основные», затем перейти к закладке «База для расчетов». На рисунках приведен пример, отображающий параметры самого общего случая.

После выполнения описанных выше действий займемся начислением. Мы предлагаем детально рассмотреть операцию внесения отпуска для сотрудников.

Нужно открыть новый документ по начислению зарплаты. В зависимости от личной необходимости заполняем его и рассчитываем либо списком, либо по одному сотруднику. На картинке изображено начисление для одного сотрудника.

Проведя автоматический расчет, мы увидим, что программа не вывела в нашем документе отпускных. Этот вид начислений придется добавить вручную отдельно. Для этого нажмем кнопку со знаком «+» или клавишу “Insert” в табличной части расчета. Далее необходимо добавить вид начисления. Это можно сделать последовательным нажатием кнопок «…» в колонке «Начисление», а затем в окне с начислениями при помощи выбора пункта «Отпускные (АЗ)».

Затем устанавливаем в соответствующих колонках даты начала и конца отпуска. Необходимо обратить внимание на то, что базовый период, который переключится автоматически, необходимо выбрать соответствующим начисляемому месяцу. После этого займемся установлением суммы. Например, она будет равна 500 рублей

Обратите внимание, что при этом оклад остался неизменным, а общая сумма к выплате выросла. Для предотвращения переплаты устраняем получившееся несоответствие, изменив количество отработанных дней для конкретного сотрудника в строке начислений оклада. Из общего количества отработанных дней нужно вычесть проведенные в отпуске. Завершив эту операцию, нажимаем кнопку «Рассчитать» и пункт меню «Рассчитать по работнику».

После выполнения указанных выше действий оклад будет рассчитан заново, в результате чего цифры приобретут нужный вид.

Затем для верного расчета начислений и удержаний стоит провести повторное заполнение и расчет вручную во всех вкладках таблицы. Это необходимо потому, что изменилась сумма начисления, и теперь нужно пересчитать взносы. Таким образом, мы выбираем сотрудника, нажимаем на кнопку «Заполнить» - «Заполнить по работнику», а после этого «Рассчитать» - «Рассчитать по работнику».

После того, как была сверена и уточнена сумма, необходимо перейти на вкладку «Проводки» и сформировать их нажатием соответствующей кнопки.

Чтобы завершить начисление отпускных, нажимаем последовательно кнопки «Записать» и «ОК». Отметим еще раз, что мы рассматривали самый общий случай, для которого описанных действий достаточно. В зависимости от ситуации вам, возможно, придется прибегнуть к дополнительным способам автоматизации внутри самого расчета.

Если у вас не получилось, то наш специалист может приехать и .

Настроим. Подключим. Исправим. Найдем ошибку 1с.

О которых шла речь в большинстве последних статей, и рассказать про очень полезные и долгожданные документы учета зарплаты, появившиеся в Бухгалтерии предприятия 3.0. Речь пойдет о документах «Больничный лист» и «Отпуск» . Они появились в БУХ 3.0, начиная с релиза 3.0.35, который вышел в сентябре 2014 года. Однако, сразу хочу отметить, что подобная возможность существует только для организаций, где трудоустроено менее 60 человек. Но для небольших организаций, которые не имеют возможности или желания купить даже самую дешевую базовую версию 1С ЗУП (*всего 2 550 руб.), это очень полезное обновление. Многим оно упростит жизнь при начислении отпуска и больничных в 1С Бухгалтерия предприятие редакции 3.0.

Напомню, что на сайте есть ещё ряд статей, посвященных расчету заработной платы в БУХ 3.0:

Настройка расчета отпускных и больничных в 1С Бухгалтерия предприятия 3.0

Для того, чтобы в БУХ 3.0 появилась возможность вводить документ «Отпуск» необходимо открыть «Учетную политику» программы (раздел главного меню «Главное») и на закладке «Зарплата и Кадры» установить галочку «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов» работников. Здесь же Вы можете увидеть ограничение на использование этих документов, о котором я говорил во вступлении: «Доступно, если в информационной базе нет организаций с численностью работников свыше 60 человек» .

Документ «Отпуск» в 1С Бухгалтерия предприятия 3.0

Что касается самого документа «Отпуск», то он достаточно прост. Необходимо выбрать месяц начисления, сотрудника, указать период отпуска. Что касается период в поле «Предоставляется за период работы с: … по …», то в этом поле надо указать рабочий год, за который предоставляется отпуск. Напомню, что первый рабочий годом у каждого сотрудника начинается с даты приема и длится ровно календарный год (Исключения: например, дни отпуска за свой счет выпадают из этого периода, поэтому календарный год может продлеваться ). В течение этого года он имеет право на 28 календарных дней. Мой сотрудник был принят на работу 01.01.2014. Поэтому в этом поле вводится период с 01.01.2014 по 31.12.2014. Средний заработок и сумма начисления рассчитывается автоматически при вводе всех необходимых данных.

Может случиться так, что у Вас в базе не будет хватать данных о заработке сотрудника для расчета отпускных. Например, база начала вестись с 1 января 2014 года, а отпуск рассчитывается в Декабре. Как в моем примере. Значит в расчетную базу должна попасть зарплата сотрудника за Декабрь 2013 года. В базе этих сведений нет, поэтому мы должны вручную ввести недостающую информацию. Это делается с помощью окна, которое откроется при нажатии кнопки «Изменить».

Кроме суммы дохода ещё надо ввести количество календарных дней . Отдельно отмечу, что стоит учитывать особенность расчета календарных дней в месяцах , которые сотрудник отработал не полностью . Как рассчитывается этот показатель можете почитать в теоретической части этой статьи .

В документе «Отпуск» есть ещё одна закладка – «Начисления» . На ней формируется начисление по виду начисления «Отпуск основной» с рассчитанной суммой и периодом. При острой необходимости здесь можно отредактировать сумму, но делать этого не рекомендуется. Лучше добиться того, чтобы нужная сумма рассчиталась автоматически. И ещё обратите внимание, что НДФЛ здесь не рассчитывается, он будет учтен в документе «Начисление зарплаты».

В нашем примере сотрудник имеет право на оклад, рассчитанный пропорционально трем отработанным дням с 1 по 3 декабря. Это программа сделает при окончательном расчете в документе «Начисление зарплаты» . Программа сама пересчитает оклад. Раньше такой возможности 1С Бухгалтерия Предприятия не поддерживала.

Обратите внимание на состав закладок этого документа. Первая закладка содержит сводные данные по основным начислениям сотрудника (в том числе и по отпускным), а также сведения об удержанном НДФЛ и начисленных взносах. Мне это кажется очень удобным и наглядным решением.

Расчет больничных в 1С БУХ 3.0

Номер листка нетрудоспособности;
Указать является ли он продолжением другого больничного (при этом следует выбрать первичный документ);
Причину нетрудоспособности – обратите внимание, что этим документом можно рассчитывать не только стандартные случаи нетрудоспособности, но и многие другие. В частности, «Отпуск по беременности и родам». Подробнее о теоретических особенностях расчета этого пособия читайте . С практической точки зрения нет разницы в расчете обычного больничного и «Отпуска по беременности и родам» в БУХ 3.0, поэтому я разберу документ «Больничный лист» в рамках обычного больничного;
Освобождение от работы с … по … — период нетрудоспособности;
Снизить пособие за нарушение режима – указывается, если имел место такой факт, официально отраженный в листке нетрудоспособности;
Процент оплаты – вводится в зависимости от стажа сотрудника. К сожалению, 1С БУХ 3.0 пока не поддерживает учет стажа и поэтому этот показатель придется вводить вручную;
Начислено – программа рассчитывает автоматически, на основании введенных данных и заработка сотрудника. Подробнее о том, как с точки зрения законодательства должны начисляться больничные, можете почитать .

Теперь обратите внимание, что средний заработок у сотрудника в примере очень маленький, рассчитан из МРОТ. Все дело в том, что сотрудник принят на работу в ноябре 2014 и в базе нет сведений о его заработке. К сожалению, в Бух 3.0 не предусмотрен документ для ввода подобных сведений, поэтому придется воспользоваться кнопкой «Изменить» и ввести вручную эти данные.

Кстати, в этом окне есть довольно удобная кнопка в виде вопросительного знака, при нажатии на которую открывается расшифровка подсчитанного среднего заработка. После ввода жмем ОК и документ должен пересчитаться.

А теперь я Вам подскажу как не вводить каждый раз эти сведения . Если этому сотруднику вновь потребуется создать документ «Больничный лист», введите его копированием . Скопируйте предыдущий документ, где уже есть сведения о заработке и просто измените период и месяц начисления.

Идем дальше. В документе есть ещё две закладки. В разделе «Дополнительно» мы увидим настройку ограничения пособия. Этот параметр устанавливается автоматически при выборе вида пособия. Также здесь можно выбрать льготу, если она положена сотруднику. На закладке «Начисления» формируются сами начисления. При этом весь больничный разбивается на два вида начисления «Больничный за счет работодателя» (за первые три дня) и «Больничный».

Сотрудник кроме больничного должен получить ещё и оклад, рассчитанный пропорционально отработанным дням. Этот расчет программа сделает автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты».

На сегодня это всё, о чем я хотел рассказать!

Как начислить отпускные в 1С 8.2?

В разгар сезона отпускной кампании, естественным для бухгалтерии оказывается вопрос расчета отпуска сотрудников и начисления отпускных. Исследуя такие распространенные конфигурации 1С 8.2, как «Управление торговым предприятием» и «Бухгалтерия», можем отметить, что если в первой начисление отпускных предусмотрено разработчиком, то во второй, в «Бухгалтерии» отдельных документов для этого действия не предусмотрено. Но предприятие есть, сотрудники ходят в отпуск и его начисление необходимо.

Поэтому рассмотрене примера произведем в менее подготовленной для нашей цели конфигурации, а именно в 1С Бухгалтерия для Украины 8.2.

Те, кто пользуется программой уже некоторое время уже выяснили для себя, что 1С версии 8.2 для выполнения действий требует заполнения некоторого количества справочников и ввода в них необходимых для расчетов данных. Так и для начисления отпуска необходимо проверить справочник, называемый «Планы видов расчетов», в котором хранятся данные по начислениям и удержаниям организаций. А именно наличие в нем соответствующего отпуску элемента.

Открываем 1с в режиме 1:Предприятие и выбираем пункт главного меню «Операции», кнопку «Планы видов расчетов». В открывшемся окне выберем «Основные начисления организаций».

В открывшемся справочнике наряду с другими видами начислений должны присутствовать элементы, отвечающие за отпуск. Откроем элемент «Отпускные (АЗ)».

Карточка отпускных содержит некоторое количество опций, необходимых к заполнению для начисления отпускных. Сначала заполняем подобным образом данные на закладке «Основные», потом параметры на закладке «База для расчетов». Для самого общего случая параметры карточки отпускных приведены на рисунках. Если данные отображены мелко, достаточно сделать клик на рисунке, он будет отображен в большем формате.

После проверки наличия или создания/заполнения данных элемента учета начислений по отпуску обратимся к собственно начислению. Процесс начисления зарплаты был нами , поэтому сейчас мы сконцентрируемся на детальном рассмотрении именно операции внесения отпуска для сотрудника.

Открываем новый документ по начислению зарплаты. Заполняем и расчитываем его или списком, или по одному сотруднику, в зависимости от того, как нам необходимо. В нашем примере, для большей наглядности, начисление производим для одного сотрудника.

После автоматического расчета мы заметим, что отпускных в нашем документе программа не вывела. Такой вид начислений нужно добавить дополнительно вручную. Нажимаем кнопку с зеленым знаком «+» или клавишу «Insert», находясь в табличной части расчета.

Последовательно нажимая клавиши, сначала в колонке «Начисление» кнопку с обозначением «…», потом в окне с начислениями пункт «Отпускные (АЗ)», добавляем вид начисления.

Далее установим в соответствующих колонках начало и конец отпуска. Обратим Ваше внимание на то, что автоматически переключившийся базовый период в следующих двух колонках необходимо выбрать равным начисляемому месяцу, т.е переустановить его с начала по конец месяца. Устанавливаем сумму. Например 500 грн.

Обратим внимание на то, что оклад при этом остался неизменным, общая сумма к выплате выросла. Чтобы не допустить переплату, устраним несоответствие изменением количества отработанных дней для этого сотрудника в строке начислений оклада. Вычтем от общего количества отработанных дней количество дней, проведенных в отпуске. После этого для приведения в порядок оклада нажмем кнопку «Рассчитать» и пункт меню «Рассчитать по работнику».

В результате оклад будет рассчитан заново, цифры приобретут нужный вид и размер.

Далее, для верного расчета начислений и удержаний, во всех нужных вкладках таблицы для сотрудника проводим повторное заполнение и расчет вручную. Это нужно делать в связи с необходимостью пересчета взносов из-за изменившейся суммы начисления. Т.е. выбираем сотрудника, нажимаем «Заполнить», далее «Заполнить по работнику», после этого «Рассчитать» — «Рассчитать по работнику».

После сверки и полного уточнения сумм, переходим на вкладку «Проводки» и сформируем бухгалтерские проводки нажатием соответствующей кнопки.

Нажимем «Записать» и «ОК». Начисление отпускных на этом завершено. Естественно, возможны дополнительные способы автоматизации внутри самого расчета, однако для самого общего случая метод достаточен.

Скачать иллюстрированную инструкцию:

Оцените статью:

Бухгалтерская программа 1С 8.3 позволяет начислить отпускные сотрудникам, хотя ранее такая возможность была только в конфигурации 1С:ЗУП, а начисление отпуска в 1С:Бухгалтерия проводилось путем создания отдельного вида начисления.

Настройка параметров учета

Чтобы начисление было доступно, в форме параметров учета надо установить пометку о начислении больничных, отпусков и исполнительных документов – пункт меню «Администрирование-Параметры учета-Настройки зарплаты».

Рис.1 Переход к разделу параметров учета

Рис.2 Переход в меню настроек

Рис.3 Непосредственно настройки

Эта настройка доступна для небольших фирм, если в базе ведется учет до 60 сотрудников – то по гиперссылке «Порядок учета зарплаты», а при необходимости выполнить настройку формирования резерва отпусков – закладка «Резервы отпусков».

Рис.4 Окно настройки формирования резервов отпусков

Начисление отпускных в 1С

По выполнении настройки, в журнале начислений будет доступен документ «Отпуск-Зарплата и кадры-Зарплата».

Рис.5 Зарплата и кадры

Нажав кнопку «Создать» в журнале документов «Все начисления», мы видим документ «Отпуск».

Рис.6 Создание документа

Заполняем открывшуюся форму – дату документа, выбираем сотрудника, указываем дату начала и окончания отпуска. Ниже указывается период, за который отпуск предоставляется. При этом, исходя из данных о начисленной зарплате в программе, автоматом рассчитывается сумма начисленного отпуска и НДФЛ.

Рис.7 Заполнение документа

Проверить расчет среднего заработка и начисленную сумму отпускных можно, нажав на гиперссылку «Начисление».

Рис.8 Расчет отпускных в 1С 8.3 по среднему заработку

В таблице отражаются суммы начисленной за предшествующие 12 месяцев зарплаты, отработанное время и расчет среднего заработка. В случае отсутствия данных в программе, их можно откорректировать здесь вручную.

Ниже в таблице показаны начисления, исходя из установленных дней отпуска. При этом видно, что часть отпуска приходится на октябрь месяц, остальные дни – ноябрь. Соответственно, в программе сумма отпускных разбита на две части – с 15.10.18 по 31.10.18 и 01.11.18 по 12.11.18.

Рис.9 Окно расчета «НДФЛ» в документе «Отпуск»

Далее проводим документ. В некоторых случаях при проведении документа может появиться ошибка – «Дата документа не может больше планируемой даты выплаты». Что делать? Ведь поля «Дата выплаты» нет в документе. В чем загвоздка?

Рис.10 Ошибка при проведении документа «Отпуск»

Правильнее – изменить дату проведения документа (начисления отпуска), т.к. оплата отпуска должна производиться работодателем не позднее, чем за три дня до его начала. Это положение закреплено в Трудовом кодексе, где срок выплаты отпускных прописан в статье 136, части 9. Когда дата выплаты приходится на нерабочий или праздничный день, перечисление или выдача средств сотруднику должны быть произведены накануне. Таким образом, выплата отпускных должна быть произведена до его начала.

И если вам все-таки необходимо исправить дату выплаты дохода, но по умолчанию поле «Дата выплаты» скрыто, необходимо зайти в кнопку «Еще», нажать «Изменить форму», добавить галочку «Дата выплаты» в подразделе «Главное», и тогда данное поле будет доступно в форме документа при заполнении.

Рис.11 Меню документа «Отпуск» для редактирования формы

Рис.12 Окно настройки формы документа

Рис.13 Форма документа «Отпуск» с полем «Дата выплаты»

В печатных формах документа доступны «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)» и форма «Расчет среднего заработка» - кнопка «Печать».

Рис.14 Выбор печатной формы документа «Отпуск»

Рис.15 Печатная форма приказа Т-6

Рис.16 Печатная форма расчета среднего заработка

Нажав кнопку

«Показать проводки и другие движения документа», мы видим, что отражены проводки по начислению отпуска и по удержанию суммы начисленного НДФЛ из него. Дебет счета начисления устанавливается в зависимости от настройки вашей организации.

Рис.17 Бухгалтерские проводки, сформированные документом «Отпуск»

Нажав кнопку «Выплатить» из документа, программа подготовит документы по выплате отпускных – «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу», документы «Платежное поручение» на выплату отпускных и уплату налогов. Если Вам все эти документы формировать не надо, то выплату отпускных можно оформить самим в журналах «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу» - пункт меню «Зарплата и кадры».