Que faire en cas de pénurie lors de l'inventaire. Identifier les pénuries lors de l'inventaire - dresser un inventaire et des comptabilisations Le surplus est devenu une pénurie, que faire ?

Les ruptures de stock identifiées lors de la comparaison des données réelles avec les indicateurs comptables doivent faire l'objet d'une enquête de la manière prescrite par la loi.

Comment les ruptures sont-elles identifiées lors d’un inventaire ?

L'inventaire est l'identification de la correspondance de la disponibilité réelle des stocks et des actifs monétaires avec les données comptables. L'inventaire peut être planifié ou non.

Le contrôle de la disponibilité des biens matériels est effectué dans les cas suivants :

Inspection de routine de l'employé responsable de la sécurité des objets de valeur.
Transfert d'objets de valeur et de fonds à une autre personne.

Pour réaliser l'inventaire, une commission spéciale est créée et agréée par arrêté. La commission peut être agréée à chaque inventaire, ou peut être créée de manière permanente pour un an (ou une période plus longue). Par exemple, une commission pour l'inventaire d'un entrepôt ou une commission pour l'inventaire d'une caisse enregistreuse.

L'inventaire s'effectue dans l'ordre suivant :

La date des travaux de la commission est fixée.
L'employé responsable (qui sera contrôlé) met les documents en ordre et trie les objets de valeur par nom et par article.
La commission reçoit du service comptable des documents qui contiennent des informations non seulement sur les soldes, mais également sur le mouvement des valeurs.
La commission vérifie la disponibilité réelle de tous les objets de valeur existants en recalculant et en mesurant tous les objets de valeur détenus par la personne financièrement responsable.
Au fur et à mesure du contrôle, une fiche d'inventaire est établie, où sont inscrits le nom du matériel et sa quantité réelle.
A l'issue de l'inventaire, le solde final est affiché, le plus souvent exprimé en termes monétaires. S'il ne coïncide pas avec celui reflété dans les documents comptables, un état de concordance est établi et les postes pour lesquels il existe un déficit ou un excédent sont identifiés.

A l'issue de cela, un rapport d'inventaire est établi et transmis au gestionnaire. Tous les documents sont joints au rapport.

Sur le rapport, le responsable met une résolution sur la conduite d'une enquête interne.

Nos avocats savent La réponse à votre question

ou par téléphone:

Ce qu'un comptable doit faire si une pénurie est constatée lors d'un inventaire est réglementé par l'arrêté n° 49 du 13 juin 1995, qui approuve les recommandations méthodologiques pour la réalisation des inventaires dans diverses industries.

Afin de déterminer la pénurie réelle pour chaque article, un relevé d'appariement est établi. Cela peut être fait des manières suivantes :

Utilisez le formulaire unifié joint aux recommandations ci-dessus.
Développez votre propre formulaire distinct, en tenant compte de toutes les fonctionnalités et besoins de l'entreprise.
Utilisez un formulaire qui combine une liste d'inventaire et une feuille de correspondance. C'est la forme la plus pratique, car lors de son utilisation, les défauts peuvent être identifiés lors de l'inspection, et non après avoir résumé les résultats finaux.

Lors de l'établissement des relevés de concordance, vous devez respecter les règles suivantes :

Un état de rapprochement établi séparément reflète uniquement les écarts entre la disponibilité réelle et les enregistrements comptables.
Non seulement la quantité, mais aussi le coût des marchandises et des objets de valeur sont indiqués.
Le coût est déterminé selon les documents comptables.
Pour les objets de valeur n'appartenant pas à l'entreprise, mais qui lui sont transférés pour stockage ou pour travaux, un inventaire séparé est établi.
Un document séparé est également établi pour les fonds.

Après avoir établi le relevé de concordance, le total total de la pénurie, exprimé en montants monétaires, est affiché.

Raisons de la pénurie

Une pénurie de biens matériels peut survenir pour les raisons suivantes :

Intentions malveillantes ou actes négligents commis par une personne financièrement responsable.
Entrée non autorisée dans le lieu de stockage de biens matériels (vol, vol).
Perte naturelle due au retrait, au gaspillage, etc. Une telle pénurie peut se situer dans les limites des normes établies ou les dépasser, en fonction des conditions de stockage et d'exploitation.
Il y a une erreur dans les documents comptables (toutes les factures n'ont pas été capitalisées, tous les éléments nécessaires n'ont pas été radiés, etc.).

Les actions ultérieures de l'employeur lorsqu'une pénurie est identifiée dépendent directement des raisons qui y ont conduit.

Que doit faire un employeur en cas de pénurie ?

Si une pénurie est identifiée, l'employeur dispose de plusieurs options pour résoudre la pénurie qui en résulte et la mettre en conformité avec les données comptables :

Radiation des pénuries totales ou partielles conformément aux normes établies de perte naturelle. Ces normes ne peuvent être appliquées qu’en cas de réelle pénurie. Lors de l'amortissement du montant du déficit, celui-ci est imputé aux coûts de production.
Recouvrement des sommes manquantes auprès du coupable.
Méthode combinée. L'employeur peut calculer la perte selon les normes acceptées et attribuer le montant du déficit qui le dépasse à la personne financièrement responsable.

Le recouvrement de sommes importantes auprès du coupable s'effectue de manière strictement définie par la loi et n'est pas toujours possible dans son intégralité.

Enquête sur la pénurie

Si une pénurie est constatée, une enquête doit dans tous les cas être menée, quels qu'en soient les raisons et le montant.

La première chose que fait la commission lors d’une enquête est de demander des explications à la personne responsable.

Les explications sont rédigées sous forme libre. Ils contiendront les détails et données suivants :

Nom complet et fonction de l'employeur au nom duquel les explications sont rédigées.
Nom complet et fonction de l'employé donnant les explications.
Présentation cohérente et détaillée des raisons de la pénurie identifiée.
Date et signature.

En outre, le salarié a le droit de prendre connaissance de tous les documents établis par la commission qui a procédé à l'inventaire.

Pour expliquer le fait d'une pénurie, le délai prévu dans le Code du travail de la Fédération de Russie pour tous les cas d'enquête officielle est utilisé. Cela fait deux jours.

Le délai commence à courir le lendemain de la demande d’explications au salarié.

Afin d'éviter que l'employé ne dise plus tard qu'on ne lui a pas demandé d'explication et que, par conséquent, la procédure d'enquête a été violée, cela doit être fait par écrit et remis à l'employé contre signature. S'il refuse d'accepter la demande d'explication et, par conséquent, de signer pour celle-ci, alors en présence de la commission le document lui est lu à haute voix et un acte de refus de recevoir la demande est dressé.

L'établissement de cet acte ne peut être assimilé à un refus de s'expliquer ; il faut encore accorder deux jours au salarié.

La direction examine l’explication de l’employé et tous les faits fournis et prend une décision sur le degré de culpabilité de l’employé, ainsi que sur la marche à suivre avec les montants manquants.

Ensuite, un arrêté est émis contenant des informations sur les résultats de l'enquête, les raisons de la pénurie et les modalités de sa compensation (radiation).

Aussi, dans le cas où l'employé responsable de la sécurité des objets de valeur est responsable de la pénurie, des mesures disciplinaires pourront lui être imposées.

Il est préférable de le faire par une ordonnance distincte, surtout si l'identification d'une pénurie a entraîné une perte de confiance dans la personne financièrement responsable et son licenciement.

L’arrêté est rédigé sous forme libre, sur papier à en-tête de l’organisme. Il doit contenir tous les détails du document administratif :

Le nom de l'organisation dans laquelle il a été publié.
Date et numéro du document.
Une partie introductive (préambule), qui expose les manquements identifiés et leurs raisons.
La partie contenu, où sont donnés les ordres de punir les coupables et d'éliminer les manquements identifiés, en l'occurrence la procédure de compensation du manquement.
Signature du gérant.

Le sceau de l'organisation n'est pas fourni sur la commande.

L'ordre émis doit être porté à la connaissance du salarié dans un délai de trois jours.

La procédure de retenue des déficits d'un salarié

La procédure de retenue en cas de pénurie de biens matériels est régie par la législation du travail, en particulier l'article 248 du Code du travail de la Fédération de Russie.

L'employeur n'a le droit de retenir la pénurie identifiée au moyen d'un arrêté émis que si les conditions suivantes sont remplies :

Le montant du manque à gagner que l'employeur entend retenir sur le salarié ne doit pas dépasser le salaire mensuel moyen.
Le salarié s'engage à payer ce montant volontairement.
Un ordre de recouvrement du déficit a été émis au plus tard un mois après sa découverte.

Si au moins une de ces conditions n’est pas remplie, le manque à gagner ne peut être récupéré qu’en justice. Si l'employeur néglige ces règles et déduit le montant requis de l'employé sans son consentement, ses actions peuvent faire l'objet d'un recours devant les tribunaux et être reconnues comme une violation de la loi.

Si le montant que l'employeur souhaite récupérer auprès du salarié est supérieur à son salaire mensuel moyen, il existe alors deux options de récupération :

En allant au tribunal.
En demandant à l'employé de rédiger un accord d'indemnisation volontaire.

L'employé a la possibilité de payer le déficit en plusieurs fois ou d'offrir tout bien ou objet de valeur pour compenser le montant requis.

Le manque de ressources matérielles et monétaires est identifié par la réalisation d'un inventaire. L'employeur a le droit de le récupérer auprès du salarié, mais avant cela, il doit mener une enquête interne. Si un salarié refuse volontairement de compenser le manque à gagner, cela ne peut être fait que devant un tribunal.

Dans le processus d'activité économique, de nombreuses organisations sont confrontées à des pénuries et à des pertes dues à des dommages matériels. Par actifs matériels, nous entendons les biens de l'organisation tels que : les immobilisations, les matériaux et fournitures, les produits finis, les marchandises, la trésorerie et autres actifs corporels.

Des pénuries peuvent survenir en raison d'abus commis par des personnes financièrement responsables, de vols, d'erreurs comptables lors de la réception et de l'expédition de biens matériels, de pertes naturelles et d'autres facteurs.

Dans les sociétés commerciales, un « reclassement » se produit souvent, conduisant à des excédents pour certains produits et à des pénuries pour d’autres.

L'identification des pénuries peut survenir lors de l'approvisionnement des biens matériels, de leur stockage, de leur déplacement, de leur vente, ainsi que lors de l'inventaire.

Il ne faut pas oublier que l’une des tâches les plus importantes de la comptabilité dans une entreprise est de surveiller l’utilisation efficace des ressources et la sécurité des biens de l’organisation.

La responsabilité de l'utilisation rationnelle des ressources de l'organisation incombe aux employés qui travaillent avec ces ressources et en assument la responsabilité financière. Dans le même temps, la comptabilité garantit le contrôle des mouvements et de la consommation des actifs matériels, la conformité des opérations commerciales en cours avec la législation en vigueur et la réalisation en temps opportun d'inventaires pour confirmer les soldes des stocks et autres actifs corporels.

Comment détecter les pénuries à temps ? Que faire en cas de reclassement ? Dois-je inclure les montants des frais de transport et des droits de douane dans le coût des marchandises radiées ?

Dans notre article, nous essaierons de répondre à ces questions et à d'autres qui se posent en relation avec les particularités de la comptabilité et de la comptabilité fiscale des pénuries et des pertes dues à des dommages aux biens matériels.

L'inventaire est le meilleur ami du comptable

Conformément à l'article 12 de la loi fédérale « sur la comptabilité » du 21 novembre 1996 N 129-FZ, ainsi que sur la base de l'article 26 du Règlement sur la comptabilité et l'information financière de la Fédération de Russie, approuvé par arrêté du Ministère des Finances de la Fédération de Russie du 29 juillet 1998 N 34n, pour garantir la fiabilité des données comptables et des états financiers de l'organisation obligé réaliser un inventaire des biens et du passif, au cours duquel leur présence, leur état et leur valorisation sont vérifiés et documentés.

Un inventaire obligatoire est réalisé dans les cas suivants :

lors du transfert de biens en location, rachat, vente, ainsi que lors de la transformation d'une entreprise unitaire étatique ou municipale ;
avant l'établissement des comptes annuels (sauf pour les biens immobiliers dont l'inventaire a été réalisé au plus tôt le 1er octobre de l'année de reporting).
lors d'un changement de personne financièrement responsable ;
lors de l'identification les faits de vol, d'abus ou de dommages matériels ;
dans d'autres cas prévus par la législation de la Fédération de Russie.

A l'exception des inventaires obligatoires, l'organisme établit de manière indépendante sur arrêté du gestionnaire :

Nombre de stocks au cours de l'année de référence ;
Dates d'inventaire ;
Liste des biens et des responsabilités inspectés, etc.

Les surplus identifiés lors du processus d'inventaire sont inclus dans les résultats financiers à hauteur de la valeur marchande du bien découvert.

Si des manques ont été identifiés lors du processus d'inventaire, le montant des manques concerne :

pour les coûts de production ou de distribution - dans la limite des taux de pertes naturelles (voir Annexe 1) ;
aux frais des coupables - au-delà des normes de perte naturelle ;
aux autres dépenses de l'organisation - dans les cas où les auteurs n'ont pas été identifiés ou où le tribunal a refusé de leur réclamer des dommages et intérêts.

Les données sur la disponibilité réelle des biens et matériaux sont saisies dans la liste d'inventaire des biens et matériaux à l'aide du formulaire INV-3.

Les écarts constatés lors de l'inventaire entre les données comptables et la disponibilité réelle des objets de valeur sont reflétés dans la fiche d'appariement INV-19.

Les colonnes 12 à 17 de cet état reflètent les informations corrigées en raison de la détection d'erreurs dans la comptabilité des stocks.

Dans les colonnes 18 à 23, il est nécessaire de refléter les informations sur les pénuries qui chevauchent les excédents dus au reclassement.

Note:conformément à l'article 5.3Orientations méthodologiques d'inventaire des biens et des obligations financières, approuvées par arrêté du ministère des Finances du 13 juin 1995. N° 49, la compensation mutuelle des excédents et des déficits résultant du reclassement ne peut être autorisée que comme une exception pour la même période auditée, auprès de la même personne auditée, concernant des articles en stock de même nom et en quantités identiques.

Les colonnes 24 à 26 de l'INV-19 reflètent les données totales sur l'excédent. Les colonnes 27 à 32 contiennent des données récapitulatives sur les pénuries.

Les données définitives sur l'inventaire réalisé sont reflétées dans le relevé INV-26 « Résultats du relevé des résultats identifiés par l'inventaire ».

La procédure de documentation de l'annulation des pénuries et des excédents

L'annulation des pénuries et des pertes dues aux dommages causés aux objets de valeur doit être justifiée et appuyée par des documents pertinents.

La procédure d'annulation des pertes dues à des pénuries dans les limites des pertes naturelles doit être approuvée par la politique comptable de l'entreprise.

Les pertes naturelles ne peuvent être amorties qu'après qu'un inventaire ait été réalisé sur la base d'un calcul approprié. Le calcul est préparé par le service comptable avec la participation des personnes financièrement responsables. Après établissement, le calcul est vérifié par les membres de la commission d'inventaire, puis approuvé par le chef de l'organisme.

Note:normes de perte naturelle ne pas postuler aux marchandises à la pièce, ainsi qu'aux marchandises fournies à une organisation commerciale sous forme emballée.

Le manque de marchandises dans la limite de la perte naturelle, constaté lors de l'inventaire, est amorti auprès du responsable financier.

Note:Radier marchandise les pertes sont formalisées par des actes deformulaires TORG-6(rideaux de conteneurs),TORG-7(registre d'enregistrement des marchandises et matériels nécessitant un rideau de conteneurs),TORG-15(dégâts, batailles, chutes de marchandises et de matériaux),TORG-16(radiation de marchandises),TORG-20(travail à temps partiel, sous-tri, reconditionnement de marchandises),TORG-21(tri de fruits et légumes).

Si le montant du déficit dépasse normes de perte naturelle, il est alors nécessaire de mener une enquête interne afin de déterminer la présence ou l'absence de personnes responsables de la pénurie. Une telle enquête peut être effectuée par une commission d'inventaire.

Une décision justifiée d'amortir les déficits dépassant les normes de perte naturelle en dépenses, ou de les imputer aux auteurs, est prise par le gestionnaire.

Un document pouvant confirmer l'absence de coupables peut être, par exemple, un acquittement du tribunal, une décision de suspension d'une affaire pénale, etc.

Comptabilisation de l'excédent

À des fins comptables, les excédents identifiés par l'organisation sont pris en compte dans les autres revenus.

La valeur de l'excédent est déterminée à la date de l'inventaire et doit être confirmée par des documents ou une expertise.

Lors de l'enregistrement des excédents identifiés sur la base des données reflétées dans les états d'inventaire, un état comptable est établi contenant les écritures suivantes :

Compte Dt pour la comptabilité des stocks (01, 07, 10, 41, 43) Compte Kt 91.1 "Autre revenu" - Les surplus d'inventaire identifiés lors de l'inventaire ont été capitalisés.

Les excédents identifiés lors de l'inventaire peuvent être utilisés par l'organisation dans d'autres activités économiques.

Si l'excédent est ensuite amorti pour la production, le coût auquel il a été capitalisé est répercuté au débit des comptes de coûts.

Par exemple: Débit du compte 20 10 "Matériaux".

Lors de la vente des stocks excédentaires, leur coût est pris en compte dans les autres dépenses :

Débit du compte 91.2 10 "Matériaux".

Lors de la vente de marchandises excédentaires, le coût est imputé au coût des marchandises vendues :

Débit du compte 90.2 Crédit du compte « Coût des ventes » 41 "Marchandises".

Note:les surplus capitalisés sous forme d'immobilisations sont amortis de la manière générale à compter du 1er jour du mois suivant celui de la prise en compte de l'objet

Comptabilisation des pénuries

Les pénuries détectées sont reflétées dans les registres comptables à compter de la date de l'inventaire.

Si un manque est identifié, le comptable établit un état de calcul du montant du manque identifié avec les écritures suivantes :

Débit du compte 94 « Pénuries et pertes dues aux dommages aux objets de valeur » Crédit aux comptes de stocks (01, 07, 10, 41, 43, 50)- le montant du manque identifié est reflété .

Si le montant de la pénurie ne dépasse pas les normes de perte naturelle, les coûts qui en découlent sont pris en compte dans les coûts de production et de distribution. Par exemple:

Débit du compte 20 Crédit du compte « Production principale » 94 « Pénuries et pertes dues aux dommages causés aux objets de valeur »- le déficit est amorti dans la limite des normes de pertes naturelles.

Si le montant du déficit est récupéré auprès des coupables (y compris au-delà des normes de perte naturelle), les écritures suivantes sont effectuées :

Débit du compte 73 «Règlements avec le personnel pour d'autres opérations» Crédit du compte 94 le manque est amorti aux frais du coupable.

Dans les cas où les auteurs ne sont pas identifiés ou si le tribunal refuse de leur réclamer des dommages-intérêts, ainsi qu'en cas de pénurie due à un cas de force majeure, les coûts de la pénurie sont considérés comme d'autres dépenses de l'organisation.

Par exemple:

Débit du compte 91.2 Crédit du compte «Autres dépenses» 94 « Pénuries et pertes dues aux dommages causés aux objets de valeur » - la pénurie résultant d'un cas de force majeure a été amortie.

Conformément à l'article 5.2 des Directives pour l'inventaire des biens et des obligations financières, lors de l'annulation des pénuries et des dommages dépassant les normes de perte naturelle, les entreprises doit disposer des documents suivants :

les décisions des autorités d'enquête ou judiciaires confirmant l'absence des auteurs ;
ou refus de recouvrer des dommages-intérêts auprès des auteurs ;
ou une conclusion sur le fait d'endommagement des objets de valeur reçue du service de contrôle technique ou des organismes spécialisés concernés (contrôles qualité, etc.).

Note:conformément au paragraphe 58 des directives pour la comptabilisation des stocks, les pénuries et les dommages matériels sont pris en compte selon réel prix de revient, qui comprend le coût des matériaux manquants et endommagés, les droits et redevances ainsi que le montant des frais de transport et d'approvisionnement, dans la part liée aux matériaux manquants et endommagés/

Comptabilisation fiscale des excédents

Les excédents identifiés à la suite de l'inventaire sont soumis à comptabilisation dans le cadre des revenus de l'organisation.

Conformément au paragraphe 20 de l'article 250 du Code des impôts de la Fédération de Russie, les revenus hors exploitation d'un contribuable sont comptabilisés comme revenus sous la forme de la valeur des stocks excédentaires et autres biens identifiés à la suite de l'inventaire.

L'évaluation des revenus immobiliers reçus à titre gratuit est effectuée sur la base des prix du marché (hors TVA et droits d'accise), déterminés en tenant compte des dispositions de l'article 40 du Code des impôts de la Fédération de Russie, mais non inférieurs à la valeur résiduelle. pour les biens amortissables et non inférieurs aux coûts de production ou d'acquisition pour les autres biens. Les informations sur les prix doivent être confirmées par des documents ou par la réalisation d'une évaluation indépendante (clause 8 de l'article 250 du Code général des impôts).

Cette approche d'évaluation des excédents a été exposée dans une lettre du ministère des Finances datée du 20 mai 2010. N° 03-03-06/1/338.

Dans ce cas, comme prix du marché, vous pouvez utiliser le prix d'achat de biens similaires au cours de la même période au cours de laquelle l'inventaire a été réalisé. Cette position du contribuable ne soulèvera aucune objection de la part du ministère des Finances (lettre du ministère des Finances du 12 août 2011 n° 03-03-06/1/478).

Le Code des impôts ne contient pas d'instructions sur la comptabilisation des déclassements et la possibilité de couvrir les déficits par des excédents qui y sont liés. Ainsi, la procédure de réalisation des inventaires n'étant pas réglementée par la législation fiscale, les règles comptables doivent être utilisées aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu.

Cette position a été exprimée dans la résolution de la neuvième cour d'appel d'arbitrage du 24 novembre 2008. N° 09AP-14267/2008-AK dans l'affaire n° A40-32554/08-129-101.

Si vous utilisez des règles comptables, lors de l’imposition des bénéfices, les revenus de l’organisation incluront la différence entre les excédents et les déficits dus au reclassement.

Note:l'utilisation de l'approche ci-dessus pour refléter les résultats d'inventaire lors du reclassement peut ne pas être approuvée par les autorités fiscales. Dans ce cas, le contribuable devra défendre sa position devant le tribunal.

L'excédent sous forme d'immobilisations, à des fins comptables fiscales, est comptabilisé comme un bien amortissable. Le coût initial d'un tel bien sera la valeur marchande de cet objet, reflétée dans les revenus hors exploitation.

L'amortissement de ces objets est comptabilisé selon la procédure généralement établie à compter du 1er jour du mois suivant celui au cours duquel l'objet a été mis en exploitation.

Dans ce cas, le contribuable ne peut pas exercer le droit à une prime d'amortissement conformément à la clause 9 de l'article 258 du Code des impôts de la Fédération de Russie, car il n'a pas de dépenses sous forme d'investissements en capital pour la création et l'acquisition d'un tel objet. Le ministère des Finances adhère à une position similaire dans sa lettre du 29 décembre 2009. N° 03-03-06/1/829.

Comptabilisation fiscale des déficits

Les déficiences identifiées sont reflétées dans la comptabilité fiscale conformément aux dispositions du Code général des impôts.

Si des déficiences sont identifiées ne dépasse pas normes de perte naturelle, puis conformément au paragraphe 2 du paragraphe 7 de l'article 254 du Code des impôts de la Fédération de Russie, les pertes dues à des pénuries et (ou) des dommages lors du stockage et du transport des stocks dans les limites de la perte naturelle normale approuvée dans d'accordétabli par le gouvernement de la Fédération de Russie (voir annexe 1).

Note:des provisionsNKRF non fourni imputation aux dépenses matérielles des pertes dues aux pénuries et (ou) aux dommages lors du stockage et du transport des marchandises et des matériaux dans la limite des taux de pertes naturelles déterminés de la manière établie par la réglementation locale actes du contribuable(lettre du Service fédéral des impôts du 30 juillet 2010 n°16-15/080278@).

Si les montants des déficits identifiés sont récupérés auprès des coupables, l'organisation perçoit des revenus hors exploitation conformément à la clause 3 de l'article 250 du Code des impôts de la Fédération de Russie.

Ces revenus sont reconnus au moment où l'employé reconnaît sa culpabilité ou au moment où la décision de justice entre en vigueur conformément au paragraphe 4 du paragraphe 4 de l'article 271 du Code des impôts de la Fédération de Russie.

Dans le même temps, le Code des impôts ne fournit pas d'instructions directes quant à savoir si le montant d'un tel déficit est pris en compte comme dépenses réduisant le bénéfice imposable. Cependant, l’ampleur même de la pénurie réduit les avantages économiques de l’entreprise et constitue par nature une dépense.

Conformément à la clause 1 de l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie, le contribuable réduit les revenus perçus du montant des dépenses engagées, si elles sont justifiées et documentées.

Les documents confirmant les dépenses de l'organisation en lien avec la pénurie peuvent servir de :

fiches d'inventaire;
les actes constatant la pénurie ;
conclusion de la commission d'enquête sur la pénurie ;
note explicative du salarié.

Après avoir rassemblé tous les documents nécessaires, le montant du manque à gagner peut être intégralement pris en compte dans le cadre des dépenses. Cette position est confirmée par une lettre du ministère des Finances en date du 17 avril 2007. N° 03-03-06/1/245.

Si une pénurie survient pour cause de force majeure, en l'absence des auteurs ou si le tribunal refuse d'obtenir réparation, les coûts de la pénurie sont pris en compte dans les dépenses hors fonctionnement de l'organisme.

Conformément au paragraphe 5 du paragraphe 2 de l'article 265 du Code général des impôts, les pertes subies par le contribuable au cours de la période de déclaration (fiscale) sont assimilées à des dépenses hors exploitation, y compris sous la forme d'une pénurie de matériaux en production et dans les entrepôts. , dans les entreprises commerciales en l'absence des auteurs, ainsi que les pertes dues à des vols dont les auteurs n'ont pas été identifiés. Dans ces cas, l'absence d'auteurs doit être documentée. confirmé organisme gouvernemental autorisé.

Dans sa lettre du 27 août 2010. N° 03-03-06/4/81 Le ministère des Finances a confirmé qu'avec une confirmation documentaire (conformément au paragraphe 5 du paragraphe 2 de l'article 265 du Code des impôts de la Fédération de Russie), le fait absence coupables par un organisme gouvernemental autorisé, aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu, le contribuable Peut être réduire les revenus perçus du montant des dépenses hors exploitation sous forme de pertes dues au vol.

En l'absence de pièces justificatives de l'absence des auteurs, les dépenses sous forme de pénuries ne sont pas prises en compte comme dépenses pour la comptabilité fiscale.

Note:les frais de transport, les droits de douane et les frais pour la partie imputable au manque de marchandises au-delà des normes de perte naturelle, ne sont pas pris en compteà l'impôt sur les bénéfices, car ils ne répondent pas aux exigences du paragraphe 1 de l'art. 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie, ainsi que la pénurie de marchandises (voir alinéa 2, paragraphe 7, article 254 du Code des impôts de la Fédération de Russie, paragraphe 2 de la lettre du ministère des Finances de la Russie du 10 août , 2005 N 03-03-04/1/160).

Les principaux objectifs de l'inventaire sont d'identifier et d'éliminer les écarts entre la comptabilité et la disponibilité réelle des marchandises pour tous les articles du produit. Ceci est indiqué dans la loi « sur la comptabilité » n° 129-FZ et les lignes directrices pour l'inventaire des biens et des passifs financiers n° 49. Pour que le comptable puisse refléter correctement les résultats de l'audit, il est nécessaire de planifier sa mise en œuvre. Le directeur émet un ordre correspondant, et non seulement les entrepôts eux-mêmes, mais également la base de données de produits doivent être préparés pour le recomptage.

Ne manquez pas un point important : l’enregistrement des résultats d’inventaire s’effectue simultanément en entrepôt et en comptabilité. Le commerçant en est désigné responsable, avec lequel un accord de responsabilité doit être conclu.

Sur la base des résultats de l’inventaire dans l’entrepôt, tous les excédents et pénuries survenus au cours des activités de l’entreprise sont identifiés. La tâche du comptable est de refléter ces données dans la comptabilité. Si des écarts sont identifiés, il est nécessaire d'établir une déclaration de comparaison sous le formulaire n° INF-19. De plus, vous devez amortir les pertes dans la limite des pertes naturelles. Et les déficits et excédents sont indiqués dans la feuille de rapprochement conformément à l'évaluation comptable.

Trouver le coupable

Si une pénurie est détectée, la direction de l'entreprise doit décider aux frais de qui les dommages seront amortis. Il existe peu d’options : si un employé de l’entreprise est responsable de la pénurie de marchandises, la perte de l’entreprise sera couverte par le salaire de l’employé. Mais gardez à l’esprit que les inspecteurs contrôlent soigneusement ces opérations. Des questions peuvent se poser non seulement concernant la fiscalité et la comptabilisation des déductions, mais également concernant la légalité de la sanction d'un employé.

Si le dirigeant décide néanmoins de combler le manque à gagner aux frais du salarié, il faut tenir compte du fait qu'il existe plusieurs types de responsabilité financière : totale, limitée ou collective. L’indemnisation intégrale des dommages est possible dans plusieurs cas :

lorsque la loi contient une référence directe à l'indemnisation en cas de pénurie d'objets de valeur confiés au salarié sur la base d'une convention ou d'un document ponctuel ;
lorsque le dommage a été causé par une intoxication alcoolique, médicamenteuse ou toxique ;
lorsque le dommage a été causé en raison d'actes criminels constatés par une décision de justice ou à la suite d'une infraction administrative ;
en cas de divulgation d'informations secrètes ou de manquement de l'employé à remplir ses fonctions officielles ;
lorsque la pleine responsabilité financière est établie par un contrat de travail conclu avec le chef d'entreprise, son adjoint et le chef comptable.

Si une convention collective a été conclue avec les salariés coupables, alors les marchandises sont confiées à l'ensemble du personnel. Sur cette base, la pénurie peut être refusée à un groupe de personnes.

Intermédiaire dangereux

Mais il y a des cas où, au cours d'une enquête, il s'avère que la pénurie n'est pas due à la faute du destinataire ou de l'expéditeur. Après tout, il existe souvent un intermédiaire entre deux entrepôts ou entreprises : un transporteur. La responsabilité d'une entreprise de transport est régie par le chapitre 40 du Code civil de la Fédération de Russie. Ainsi, l'article 796 du Code civil de la Fédération de Russie stipule que le transitaire est responsable des dommages causés aux marchandises, à moins qu'il ne prouve que la pénurie de marchandises s'est produite en raison de circonstances que le transporteur n'a pas pu empêcher et dont l'élimination ne dépendait pas de lui. .

En cas de perte des marchandises transportées, leur coût est intégralement remboursé. Si seuls des dommages au produit ont été découverts, le montant de l'indemnisation doit alors couvrir le prix dont la valeur du produit a été réduite. De plus, l'entrepreneur restitue à l'expéditeur les fonds qui ont été transférés pour la prestation.

Rappelons que les documents sur les raisons de la défaillance de la cargaison, établis par le transporteur, sont pris en compte par le tribunal ainsi que d'autres documents pouvant fonder la responsabilité du transporteur, de l'expéditeur ou du destinataire de la cargaison.

Radiation en charges

En l'absence de coupables, les montants du manque à gagner qui ont été enregistrés dans le compte initial 94 « Pénuries et pertes dues aux dommages aux objets de valeur » sont amortis au débit du sous-compte 91 « Autres revenus et dépenses ». La procédure de radiation est prévue à l'article 12 de la loi fédérale « sur la comptabilité ».

Exemple:

Un incendie s'est produit dans l'entrepôt de Tekhnik JSC, entraînant la destruction d'un lot de matériel informatique. Ils ont procédé à un inventaire, à la suite duquel la commission a constaté que du matériel d'une valeur de 60 000 roubles s'était détérioré.

Les services d'inspection des incendies ont conclu que l'incendie s'était produit à la suite d'un coup de foudre, c'est-à-dire qu'il n'y avait aucun auteur.

Le comptable de l'entreprise effectue les écritures suivantes :

Débit 94 Crédit 41 d'un montant de 60 000 roubles. – le coût du matériel brûlé a été amorti sur la base des résultats des stocks sur le compte de rupture de stock ;

Débit 91 (99) Crédit 94– le montant du manque à gagner résultant de l'incendie est amorti en charges de l'entreprise.

Pas trop de supplément

À la suite de l'inventaire, des excédents peuvent être identifiés qui doivent être capitalisés. De nombreux comptables ont des problèmes avec cela. Vous devez commencer par évaluer les biens à leur valeur marchande au moment de leur découverte.

Cela se traduit par le câblage suivant :

Débit 41 Crédit 91,1– les biens excédentaires sont capitalisés.

La principale chose à laquelle vous devez prêter attention est la comptabilité fiscale. En effet, conformément au paragraphe 250 du Code des impôts, les excédents identifiés à la suite des stocks doivent être inclus dans les résultats hors exploitation de l’entreprise. Cela signifie qu'ils doivent être pris en compte lors du calcul de l'impôt sur le revenu. Par ailleurs, conformément au 2° de l'article 254 du Code général des impôts, lors de la détermination du montant des dépenses matérielles, le coût de l'excédent est déterminé comme le montant de l'impôt sur le revenu calculé sur les produits hors exploitation. C'est-à-dire qu'il sera possible de passer en perte non pas la totalité de la valeur marchande des immobilisations, mais uniquement le montant de l'impôt sur le revenu payé dans le cadre de l'inventaire trouvé.

Possibilité de reclassement

Lors du reclassement, les excédents et les déficits doivent correspondre en quantité, comme indiqué dans la fiche d'appariement. Le document doit être signé par le responsable de l'entrepôt et soumis au directeur pour approbation. Il confirme à son tour l'exactitude de la formation des éléments de la nomenclature des produits. Après quoi le relevé est transféré au service comptable. Mais rappelez-vous que les comptables ne peuvent compenser les compensations mutuelles des excédents et des pénuries grâce au reclassement qu'à titre exceptionnel pour une période auditée et par rapport aux valeurs d'un article en quantités égales. Ceci est indiqué dans les lignes directrices pour l'inventaire des biens et des obligations financières, approuvées par l'arrêté du ministère des Finances de la Russie n° 49 du 13 juin 1995.

Les personnes financièrement responsables fournissent des explications détaillées à la commission d'inventaire sur le déclassement. Si les coupables spécifiques de la confusion ne sont pas identifiés, les différences de montant sont alors considérées comme des déficits dépassant les normes de perte et sont amorties dans les coûts de distribution et de production.

En conclusion, notons que quelle que soit la durée du processus d'audit, la tâche principale du comptable est de mettre les données comptables en conformité avec les indicateurs réels. Et plus les résultats de l'inventaire actuel seront reflétés avec précision, plus il sera facile de faire face aux pénuries et aux excédents à l'avenir.

Yulia Laksha, experte au magazine Calculation

Un inventaire est un audit dans lequel le montant des biens d’une organisation à une date précise est déterminé en rapprochant les données comptables et les indicateurs réels. C'est un moyen de contrôler la sécurité des biens matériels et des biens.

Objectifs et exigences

Lors du contrôle d'inventaire, les biens matériels stockés dans l'entrepôt sont repesés, recalculés et mesurés ; espèces en caisse, en circulation dans la production et dans le commerce.

L'inventaire est également réalisé :

identifier les objets inutilisés qui sont ensuite vendus ;
afin de détecter les marchandises périmées ou endommagées ;
vérifier la sécurité des biens matériels et des biens.

L'inspection peut être complète ou partielle, planifiée ou inattendue. Mais dans tous les cas, les conditions suivantes doivent être remplies :

surprise pour la personne qui assume la responsabilité financière ;
nomination d'une commission chargée de procéder à une inspection;
recomptage réel des valeurs ;
régularité des inspections avec la participation obligatoire des personnes responsables de la sécurité des biens matériels.

Après l'inventaire, ses résultats sont résumés, qui sont les suivants :

le montant du bien correspond à la disponibilité réelle et aux données comptables ;
les surplus ou les pénuries sont identifiés.

Si, à la suite de l'inventaire, une pénurie est identifiée, des difficultés supplémentaires surviennent lors de la préparation des documents pour sa radiation. Afin d'amortir correctement une pénurie, il est nécessaire d'établir la cause de sa survenance. Ça peut être:

coûts de production et caractéristiques de circulation ;
les pertes causées par les auteurs ;
d'autres frais pour lesquels les auteurs étaient absents ou il est impossible de prouver leur culpabilité devant le tribunal.

Le montant du déficit peut être amorti de différentes manières selon le motif de sa formation.

Pour confirmer les coûts de production et les pertes dues à la manutention, il est nécessaire de disposer d'une documentation appropriée (divers actes documentés de pénuries et de dommages), pour la préparation de laquelle un formulaire standard peut être utilisé ou développé de manière indépendante.

Procédure d'inventaire

Avant de procéder à un inventaire, sa procédure est prescrite dans la politique comptable indiquant :

les délais ;
cas;
composition de la commission. En règle générale, la commission comprend des comptables et d'autres spécialistes possédant les connaissances et les qualifications nécessaires. Puisque lors de l'inventaire les marchandises sont non seulement comptées, mais également pesées et mesurées ; une analyse des passifs et actifs financiers est également réalisée ;
schémas standards pour identifier les pénuries ou les excédents.

L'ordre émis par le chef de l'organisation doit contenir des informations sur la composition de la commission, le moment de l'inspection et les types de biens qui seront inspectés.

La commission ne devrait pas comprendre de personnes financièrement responsables et ayant sous leur contrôle des actifs soumis à vérification.

Lors de l'inventaire, une méthode continue ou sélective peut être utilisée. La méthode continue consiste à vérifier tous les biens et tous types d'obligations financières des organisations. Sélectif consiste à vérifier uniquement certains types de biens (par exemple, la nourriture).

Quelles mesures sont prises lorsque des pénuries ou des excédents sont identifiés ?

Les pénuries ou les excédents identifiés au cours du processus d’inventaire sont documentés une fois terminé. Dans ces documents, la personne responsable de l'inspection indique les montants réels des déficits ou des excédents. Le document dans lequel les excédents ou les pénuries sont amortis doit être accompagné d'un rapport d'inspection et d'autres documents confirmant la quantité de marchandises restant en stock.

Comment préparer les documents pour l'annulation des pénuries

L'annulation des pénuries doit être effectuée en tenant compte des normes de perte naturelle et des politiques comptables de l'entreprise.

Les pertes naturelles ne sont amorties qu'après que leur montant a été calculé par le service comptable et que les résultats ont été vérifiés par la direction de l'entreprise et une commission d'inventaire indépendante.

Après cela, une décision est prise quant à la nécessité d'une enquête officielle et à l'identification des responsables. Une enquête est nécessaire lorsque le montant du déficit dépasse les normes de perte naturelle.

L'application des normes de perte naturelle est prévue pour tous les biens quantitatifs et qualitatifs, à l'exception de ceux emballés et fournis individuellement.

La procédure d'annulation de la pénurie

La rupture de stock doit être amortie :

au cours de l'année civile au cours de laquelle l'inspection a été effectuée ;
une personne chargée de réaliser l'inventaire;
provenant de biens ou de marchandises du même nom ;
provenant de biens ou de marchandises en même quantité.

Les ruptures de stock sont amorties dans l'ordre suivant :

recevoir un ordre de radiation de la direction ;
annulation de la valeur résiduelle des immobilisations, du coût des produits finis et des matériaux, du prix d'achat des marchandises (l'annulation s'effectue d'un crédit à un débit sur le compte 94 « Pénuries et pertes dues aux dommages aux objets de valeur ») , ainsi que les frais de transport et la rémunération du travail des salariés ayant réalisé l'inventaire ;
comparaison du montant total des dépenses avec les normes de perte naturelle après les avoir calculées en comptabilité. Si ce montant s'avère inférieur aux normes de perte naturelle, il peut alors être amorti en dépenses de l'organisation.

Lors de la dernière étape, la question de la TVA est résolue. Il peut ou non récupérer. Si la TVA fait l'objet d'une récupération, un certain montant est alors reflété au débit du crédit.

Liste des documents

A la suite de l'inventaire, les biens matériels disponibles sont vérifiés avec des documents comptables. Si des incohérences sont identifiées lors de la pesée, de la mesure ou du recalcul, un inventaire est effectué ou un document est rempli (conformément à l'arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie « Sur l'approbation des directives méthodologiques pour l'inventaire des biens et des finances Passif » n° 49 du 13 juin 1995). Si des écarts sont identifiés, des notes sont placées dans la déclaration des écarts sous le formulaire 0504092.

La liste des documents obligatoires comprend les types d'actes suivants :

N° TORG-6 ;
N°TORG-7 – formulaire pour remplir le journal d'inventaire ;
No.TORG-15 – pour les produits de mauvaise qualité ;
N°TORG-16 – informations sur la radiation des marchandises ;
N° TORG -20 – autres actions en cas de surplus ou de pénurie ;
N°TORG-21 – re-tri des fruits et légumes.

Responsabilité et conséquences

Si une pénurie est découverte lors du processus d'inventaire, la responsabilité financière est alors imputée au coupable, qui est tenu d'indemniser le dommage. Pour ce faire, un rapport d'inspection est préalablement établi, qui confirme le fait de culpabilité conformément à la législation en vigueur. Lorsqu'un salarié est d'accord avec le montant du dommage, il rédige une explication indiquant les motifs et les raisons qui ont causé des dommages matériels à l'entreprise.

Si le salarié n'admet pas sa culpabilité, l'employeur crée une commission et mène une enquête interne. La commission révèle l’implication du salarié dans ce fait. Puis un acte de refus du salarié de rembourser le montant manquant est dressé. Cet acte est transmis pour examen au chef d'entreprise, qui prend une décision sur la récupération forcée des dommages matériels auprès du salarié. Le gérant ordonne de retenir de l'argent sur son salaire, en partie ou en totalité. Après cela, le service comptable effectue les déductions appropriées.

Lors du calcul des pertes, le prix d'achat du produit manquant est pris en compte sans tenir compte des bénéfices perdus ou des bénéfices éventuels dus à l'utilisation.

Si l’employé n’est pas d’accord avec les déductions, il a le droit de faire appel de l’action de l’employeur devant le tribunal.

Pour récupérer des dommages-intérêts auprès d'un coupable avec lequel un accord de responsabilité n'a pas été conclu, une demande est soumise au tribunal accompagnée de preuves confirmant sa culpabilité. Si la culpabilité de l'employé dans la perte de marchandises n'est pas établie, il est alors impossible de compenser les pertes ou de les passer en dépenses.

Vous ne pouvez comprendre toutes ces nuances que si vous possédez les connaissances comptables et financières appropriées. Cela permettra d'enregistrer correctement la pénurie lors de l'inventaire et de traduire en justice précisément les personnes réellement coupables de sa formation.

À la suite de l'inventaire, la commission peut soit ne pas parvenir à identifier des écarts entre les données réelles et les données comptables, soit au contraire détecter de tels écarts : excédents ou déficits. Ces faits doivent être reflétés dans la comptabilité. Nous examinerons la question de savoir comment capitaliser les excédents lors de l'inventaire dans cet article.

Inventaire

Il y a trois étapes principales pour réaliser un inventaire :

détermination de la composition de la commission d'inventaire, du délai de réalisation de l'inventaire et des raisons de sa réalisation. Tous ces composants doivent être inclus dans un seul document - une commande du gestionnaire (formulaire INV-22) ;
le processus d'inventaire lui-même (inspection, pesée, autres opérations visant à identifier les pénuries et les excédents lors de l'inventaire), c'est-à-dire les actions de la commission d'inventaire visant à établir des informations factuelles sur les biens de l'organisation. Cette étape comprend la préparation de la documentation d'inventaire (inventaires immobiliers) ;
comparaison des informations établies à la suite de l'audit avec les informations contenues dans les registres comptables, et clarification de ces informations (y compris la capitalisation des excédents de stocks et l'annulation des ruptures de stock). Cette étape comprend la préparation de fiches comparatives, la synthèse documentaire des résultats de l’inventaire et les actions administratives appropriées de la part de la direction de l’organisation.

Lors de l'inventaire, la commission d'inventaire doit se conformer aux instructions du ministère des Finances de la Fédération de Russie sur la procédure à suivre pour le réaliser et enregistrer les résultats, enregistrer les excédents et les actions en cas de pénurie.

Les instructions sur la manière exacte de réaliser un inventaire sont contenues dans les recommandations du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 13 juin 1995 n° 49 (ci-après dénommées les recommandations).

Excédents découverts lors du processus d’inventaire

Souvent, l'inventaire s'accompagne de l'identification d'excédents non comptabilisés. Il peut s'agir d'immobilisations, d'articles en stock ou d'actifs incorporels. En règle générale, la survenance d’excédents est le résultat d’erreurs comptables.

Une fois que la commission d'inventaire a comparé les données réelles avec les données comptables, l'action suivante est l'approbation par le responsable des résultats de l'inventaire par l'émission d'un arrêté approprié. L'application de cet arrêté devrait avoir pour résultat la mise en conformité des données comptables avec les informations réelles établies lors de l'inventaire. A cet effet, les manques et excédents identifiés lors de l'inventaire doivent être correctement amortis et capitalisés en conséquence.

Avec tout cela, il est important de terminer l'inventaire avant que le chef de l'organisation ne signe les rapports, et de procéder à la clarification comptable ci-dessus à la date de l'inventaire.

L'initiative du dirigeant, formalisée sous la forme d'un arrêté de capitalisation de l'excédent, constitue la base du règlement comptable de l'excédent.

Les services gouvernementaux ne fournissent pas de formulaire unifié pour une telle commande. Pour cette raison, une telle ordonnance peut être émise par une organisation en utilisant son propre formulaire approuvé.

Exemple de commande pour l'enregistrement des résultats d'inventaire

Comment exécuter une commande pour capitaliser le surplus lors de l'inventaire

Les possibilités d'action dans la situation considérée ne sont pas très étendues.

L'une des options permettant de comptabiliser l'excédent est ce que l'on appelle le reclassement. Dans certains cas, il est possible que lors de l'inventaire, en plus des excédents, une pénurie soit constatée. Grâce à ce reclassement, il est possible de procéder à une compensation mutuelle des excédents et des déficits.

Si le coût du déficit dépasse le coût de l'excédent, la différence correspondante peut être affectée au recouvrement auprès des coupables et, en leur absence, imputée aux résultats financiers (compte débiteur 91, sous-compte 91-2).

Attirons également l'attention sur l'exigence suivante présentée à l'article 5.3 des Directives méthodologiques pour l'inventaire des biens et des passifs financiers.

Pour la différence de valeur du déclassement à la pénurie, qui n'était pas la faute des personnes financièrement responsables, les procès-verbaux de la commission d'inventaire doivent fournir des explications complètes sur les raisons pour lesquelles une telle différence n'est pas imputée aux coupables.

Dans la situation inverse (lorsque la valeur de l'excédent dépasse la valeur des valeurs manquantes), la différence de montant qui en résulte est incluse dans les autres revenus (Débit 91-1 Crédit 41-1 (10-1)).

Si la commission d'inventaire n'a pas constaté de pénurie, alors les biens excédentaires identifiés lors de l'inventaire sont répercutés dans le résultat financier et sont comptabilisés aux prix du marché à la date de l'inventaire.

Une réflexion similaire en comptabilité est faite sur le crédit du compte 91-1 « Autres revenus » en correspondance avec les comptes correspondant aux excédents identifiés (par exemple : 01, 10, 41, 50).

Regardons quelques exemples :

À la suite de l'inventaire, un appareil (batterie) disparu d'une valeur de 28 000 roubles a été identifié. Les écritures suivantes seront effectuées en comptabilité :

Des espèces non comptabilisées dans la caisse enregistreuse ont été identifiées pour un montant de 1 500 roubles :

Il ne faut pas oublier que les excédents identifiés lors de l’inventaire représentent :

à la valeur marchande ;
à la date d'inventaire.

De plus, les organisations doivent tenir compte du fait qu'en comptabilité fiscale, les excédents basés sur les résultats des stocks doivent être reflétés dans les revenus hors exploitation.