Qog'oz hujjat. Hujjatlar aylanishi va uning dasturiy ta'minoti

V. Balasanyan,
EOS bosh direktori

Hujjatlar tashkilot faoliyatining axborot asosidir, chunki ularda uning axborot resurslarining 80% dan ortig'i to'plangan. Bundan tashqari, hujjat aylanishi asosan xodimlar va bo'limlar o'rtasida ushbu ma'lumotlarning tartibli almashinuvidir. Shunday qilib, tashkilotda hujjatlar bilan ishlash samaradorligini oshirish tashkilotning o'z funktsiyalarini bajarish samaradorligiga bevosita ta'sir qiladi, xoh davlat yoki munitsipal muassasalar tomonidan fuqarolarga xizmat ko'rsatishni yaxshilash yoki tijorat korxonasining raqobatbardoshligini oshirish.

Tashkilotda hujjatlar bilan ishlash: asosiy tushunchalar va me'yoriy-uslubiy hujjatlar

Hujjatlar bilan ishlash qoidalari va texnologiyalari tizimi sifatida ish yuritish hujjatlarni tayyorlash (hujjatlashtirish) va hujjatlar bilan ishlashni (saqlash, foydalanish, ko'chirish) ularni yo'q qilish yoki arxiv saqlashga topshirish jarayonlarini qamrab oladi.

Tashkilotda hujjatlar bilan ishlashning eng muhim texnologik jarayoni bu hujjat aylanishi - hujjatlarning ular yaratilgan yoki qabul qilingan paytdan boshlab bajarilishi, jo'natish yoki topshirish tugaguniga qadar harakati. Hujjatlarning aylanishi quyidagi jarayonlarga taalluqlidir: hujjatlarni rasmiylashtirish, ularni ko'rib chiqish va bajarilishini tashkil etish va nazorat qilish.

Tashkilotda ofis jarayonlarini muvofiqlashtirish, nazorat qilish va amalga oshirish masalalari boshqaruvni hujjatlashtirishni qo'llab-quvvatlash uchun maxsus xizmat (ish yuritish, ofis, kotibiyat va boshqalar) tomonidan hal qilinadi deb taxmin qilinadi.

Bugungi kunda Rossiya Federatsiyasida boshqaruvni hujjatlashtirishni tartibga soluvchi asosiy me'yoriy hujjatlar quyidagilardir:

GOST R 51141-98 "Ofisni boshqarish va arxivlash. Atamalar va ta'riflar", ish yuritish va arxiv ishi sohasidagi tushunchalar tizimini tavsiflash;

"Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha namunaviy ko'rsatmalar", , bu boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmatlarining ishlashiga, boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirishga va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishga qo'yiladigan umumiy talablarni belgilaydi.

Hozirgi vaqtda Federal qonun loyihasi tayyorlandi "Boshqaruv faoliyatini hujjatlashtirish to'g'risida", (sm.).

Elektron hujjat aylanishi hujjatlarning elektron shaklda harakatlanishini o'z ichiga oladi. Federal qonunda "Elektron raqamli imzo to'g'risida" 2002 yil 10 yanvardagi N 1-FZ elektron raqamli imzodan foydalanishning huquqiy shartlari belgilandi, ularga rioya qilgan holda elektron hujjatdagi elektron raqamli imzo qog‘oz hujjatdagi qo‘lda yozilgan imzoga ekvivalent deb e’tirof etiladi.

Hujjatlar bilan ishlashda "elektron inqilob"

Yaqin vaqtgacha hujjatlar bilan mazmunli ishlash hujjatlarni ishlab chiqarish, hisobga olish, harakatlantirish, nazorat qilish va qidirish bo'yicha texnologik faoliyat sifatida ish yuritishdan ko'p jihatdan ajratilgan edi. Ish yuritish kotibiyat va idoralarning maxsus ajratilgan xodimlari tomonidan amalga oshirildi. Natijada, ofisni avtomatlashtirish tizimlari, qoida tariqasida, ushbu texnologik xodimlarning faoliyatini avtomatlashtirish tizimlari sifatida ko'rib chiqildi.

Biroq, so'nggi o'n yillikda ofisni avtomatlashtirish hujjat aylanishini inqilob qildi. Endi mashinist-kotiblar o‘rniga hujjatlarni mualliflarning o‘zlari tayyorlaydilar – shaxsiy kompyuterlar yordamida, yaratilgan hujjatni kompyuter tarmog‘i orqali – qo‘shni xonaga yoki boshqa qit’aga jo‘natish uchun kompyuterning bir necha tugmachalarini bosish kifoya. Shunday qilib, qaror qabul qiluvchilar hujjat yaratilgan paytdan boshlab, uning bajarilishini nazorat qilish va hujjatli arxiv bilan ishlashgacha ish yuritish va hujjat aylanishi texnologiyalarining bevosita ishtirokchilariga aylandi. Shu munosabat bilan, idora xodimlarining samaradorligini oshirish vositasi sifatida hujjat aylanishi tizimlariga nisbatan mavjud bo'lgan munosabat stereotipi qayta ko'rib chiqishni talab qiladi. Endilikda elektron hujjat aylanish tizimi qaror qabul qiluvchilar – menejerlarning bevosita faoliyati uchun asosiy vosita hisoblanadi.

Ofis ishini qanday avtomatlashtirish kerak

Bugungi kunda avtomatlashtirilgan hujjat aylanishi texnologiyasini yaratish uchun zamonaviy echimni olishni istagan tashkilot juda keng tanlovga ega - individual xususiy texnologiyalarni sotib olishdan tayyor kompleks tizimlargacha. Kompaniya yondashuvi "Elektron ofis tizimlari", mashhur tizimda amalga oshirilgan "Holat", yangi texnologiya an'anaviy boshqaruv madaniyatiga, amaldagi me'yoriy-huquqiy bazaga va qog'oz hujjatlar bilan ishlashning belgilangan texnologiyasiga mos kelishi kerak.

Gap shundaki, G'arb an'analari menejerning hujjat va uning bajarilishi uchun shaxsiy javobgarligi bilan bog'liq (xarakterli jihati shundaki, ingliz tilida "hujjatlar oqimi" so'zining o'zi yo'q). Hujjatlar bilan ishlashning an'anaviy G'arbiy tizimlarida (hujjatlarni boshqarish tizimlari deb ataladigan) tartibga solish predmeti bajarilgan hujjatlarni saqlashni tizimlashtirish edi (mahalliy arxiv saqlashiga o'xshash). Aynan shu an'ana asosida G'arbiy elektron hujjat aylanish tizimlari tushunchasi shakllangan va shuning uchun ularning ko'pchiligi hanuzgacha mamlakatimizda "elektron arxiv" o'ziga xos iborasi bilan tarjima qilinayotgani ajablanarli emas.

Mahalliy an'ana har bir hujjatni tashkilotda paydo bo'lgan paytdan boshlab majburiy ro'yxatdan o'tkazishni, shuningdek tartibga solinadigan (va nazorat qilinadigan) hujjat aylanishini hujjat tugatilishidan oldin ham nazarda tutadi. Hujjatlarning harakatini hisobga olish va tartibga solish g'oyasi kompyuter tarmoqlaridan foydalangan holda boshqaruvni tashkil etishning zamonaviy global tendentsiyalariga juda mos keladi. Biroq, hujjat boshqaruvi texnologiyalari ( ish jarayoni), G'arbiy hujjat aylanishi tizimlariga o'rnatilgan, qoida tariqasida, juda umumiy xususiyatga ega va asrlar davomida rivojlangan mahalliy boshqaruv amaliyotini hech qanday tarzda hisobga olmaydi.

Bundan kelib chiqadiki, rus ofis ishini kompleks avtomatlashtirish uchun G'arbning tayyor tizimlaridan to'g'ridan-to'g'ri foydalanish mumkin emas. Barcha etakchi mahalliy ishlab chiquvchilar o'zlarining ofislarini avtomatlashtirish va hujjat aylanishi tizimlarini, shu jumladan G'arb texnologiyalari va dasturiy komponentlaridan foydalangan holda yaratishlari tasodif emas.

An'anaviy ofis avtomatlashtirish tizimining funktsiyalari

Rossiya ish yuritish va qog'oz hujjat aylanishining mazmunini tashkil etuvchi an'anaviy funktsiyalar ma'lum. Hujjatlarni qabul qilish va jo'natish, ularni rasmiylashtirish, qarorlarni ko'rib chiqish va ijro etish, ularni ijrochilarga etkazish, hujjatlarning harakatlanishi va bajarilishini nazorat qilish, ularni yo'q qilish yoki arxivga topshirish kiradi.

Dastlab, 1990-yillarning o'rtalarida tizim "Holat" asosan qog'oz hujjatlarining harakatini qayd etish va boshqarish uchun real texnologiya sifatida an'anaviy ofis ishlarini avtomatlashtirishga alohida e'tibor qaratildi. Keyingi tajriba shuni ko'rsatdiki, tizimda bir qator "elektron hujjat aylanishi" funktsiyalari (elektron hujjat fayllari va elektron pochta bilan ishlash, skanerlash, to'liq matnli qidirish) dastlabki mavjudligiga qaramay, Veb-kirish va boshqalar) ko'pchilik mijozlar tomonidan bu funktsiyalar uzoq vaqt davomida talab qilinmaganligi.

An'anaviy ish yuritishni avtomatlashtirish korxona va uning bo'linmalarining hujjatlashtirish faoliyatini nazorat qilishning bir qator muhim muammolarini hal qilish imkonini berdi. Biroq, bugungi kunda hujjatlar bilan ishlashni avtomatlashtirishning zamonaviy tizimini yaratish uchun ish yuritish va ish yuritishning shakllangan stereotiplarini elektron hujjat aylanishi tizimiga o'tkazish mutlaqo etarli emas. Endi texnik hisob va nazorat funktsiyalari emas, balki elektron hujjatlar bilan ishlashning bir qator muammolari birinchi o'ringa chiqadi.

Elektron hujjat aylanish tizimlarining yangi funksiyalari

An'anaviy qog'ozda ish yuritish bilan solishtirganda, elektron hujjat aylanishi tizimi bir qator yangi funktsiyalarni ta'minlashi kerak, ulardan eng muhimi quyida keltirilgan.

Elektron hujjatlarni qabul qilish

Faqat qog'oz hujjat aylanishiga yo'naltirilgan ofisni avtomatlashtirish tizimi hujjat va uning tafsilotlari - ro'yxatga olish kartasi deb ataladigan tizimli ma'lumotlar bilan ishlash bilan cheklanishi mumkin. Elektron hujjat aylanishi tizimi hujjatlarning o'zlari bilan elektron shaklda to'liq ishlashni ham ta'minlashi kerak. Tizimda "Holat", xususan, haqiqiy elektron hujjatni ifodalovchi fayllarning ixtiyoriy soni ro'yxatga olish kartasi bilan bog'lanishi mumkin.

Elektron hujjat aylanishi tizimi turli manbalar va qurilmalardan, shu jumladan elektron pochta, faks yoki qog'ozda qabul qilingan hujjatlarni kiritish uchun zarur xizmatni taqdim etishi kerak. Agar hujjatlar to'g'ridan-to'g'ri elektron hujjat aylanish tizimi foydalanuvchilarining ish joylarida yaratilsa, u standart ofis ilovalarida standart hujjatlar shablonlarini avtomatlashtirilgan tarzda yaratishni ta'minlashi kerak (masalan, MS Word yoki Excel) bunday hujjatlarni keyinchalik avtomatik ro'yxatdan o'tkazish bilan.

Elektron hujjatlarni saqlash

Bu ko'pgina xorijiy hujjat boshqaruv tizimlari uchun asosiy funktsiyadir ( DMS - Hujjatlarni boshqarish tizimi).

(Tizim "Holat", xususan, o'zining saqlash joyiga ega bo'lgan holda, u standartni qo'llab-quvvatlaydigan hujjat aylanish tizimlarida saqlanadigan hujjatlar bilan ishlash imkoniyatiga ega. ODMA: Ochiq hujjatlarni boshqarish API- hujjat boshqaruvi tizimlarining bir-biri bilan va amaliy tizimlar bilan o'zaro ta'siri uchun mo'ljallangan hujjat boshqaruvi tizimlarining standartlashtirilgan dasturiy interfeysi. Hozirda ODMA dunyoning deyarli barcha yetakchi hujjat boshqaruvi tizimi provayderlari tomonidan qo'llab-quvvatlanadi.)

An'anaviy ish yuritish uchun hujjatning tavsifini ofis hisobi va nazorati uchun zarur bo'lgan aniq belgilangan rekvizitlar to'plami (chiqish va kiruvchi raqamlar, ism-shariflar, kim imzolagan, qarorlar) ko'rinishida saqlash kifoya. , muddatlar va boshqalar). Elektron hujjat aylanishi tizimi foydalanuvchilarning keng doirasi, shu jumladan hujjatlar bilan mohiyatan ishlovchilar uchun moʻljallangan. Shuning uchun, an'anaviy hisob va nazorat tafsilotlariga qo'shimcha ravishda, u har bir hujjat turiga xos bo'lgan tafsilotlarni saqlash va qayta ishlash uchun qo'shimcha imkoniyatni ta'minlashi kerak.

Masalan, kadrlar to'g'risidagi buyruq tafsilotlari orasida xodim va u egallagan lavozim to'g'risidagi ma'lumotlar va shartnoma tafsilotlari orasida - uning raqami, nomi, bosqichlari bo'yicha to'lovlar shartlari va miqdorlari bo'lishi mumkin. Bunday tafsilotlarni aniqlamasdan, muayyan faoliyat turlari bilan bog'liq bo'lgan funktsional bo'limlarda hujjatlar bilan mazmunli ishlash uchun elektron hujjat aylanish tizimidan foydalanish samarasiz yoki mutlaqo imkonsiz va keraksiz bo'ladi.

Hujjatlar oqimini boshqarish

Qog'oz hujjat aylanishi tizimidan, birinchi navbatda, bo'limlar o'rtasida qayd etilgan qog'oz hujjatlarning harakatini nazorat qilish bilan shug'ullanadigan xodimlar qo'llaniladi. Elektron hujjat aylanishi tizimi korxonaning barcha boshqaruv xodimlarining hujjatlarning hayot aylanishining barcha bosqichlarida, jumladan, loyihalar ustida ishlash, tasdiqlash, tasdiqlash, ijro etish, hisobdan chiqarish va arxiv saqlashiga topshirishni tashkil qiladi. Bu ko'p bosqichli hujjatlarni yo'naltirish mexanizmlarini qo'llab-quvvatlashning sifat jihatidan yangi darajasini va har bir jarayon uchun hujjat aylanishi ishtirokchilarining rol funktsiyalarini taqsimlashni talab qiladi.

Foydalanuvchi autentifikatsiyasi va kirish huquqlarini ajratish

Qog'oz hujjat aylanishida kirish huquqini ajratish qog'oz hujjatlarni faqat tegishli qarorlarda ko'rsatilgan shaxslarga yoki ularning ishonchli vakillariga (kotiblar, yordamchilar va boshqalarning hujjat aylanishi jarayonida rol funktsiyalariga muvofiq) o'tkazish orqali ta'minlanadi. Qog'oz hujjat aylanishida autentifikatsiya imzolar (vizalar) va muhrlar (shakllar) orqali amalga oshiriladi.

Ofislarni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishi tizimlarida kirish huquqlarining bunday taqsimoti ro'yxatga olish kartalari darajasida ham, elektron hujjatlar darajasida ham qo'llab-quvvatlanishi kerak. (Shuni ta'kidlash joizki, an'anaviy hujjat aylanish tizimlarida kirish huquqlari hujjatlarning harakatlanish yo'nalishlari bilan hech qanday bog'liq emas.) Elektron hujjat aylanishiga o'tishda avtomatlashtirish tizimi hujjatlarni qayta ishlash jarayoni ishtirokchilari o'rtasida vositachi bo'lib qoladi. foydalanuvchi - jarayon ishtirokchisini identifikatsiyalashi, shuningdek, unga imzo analogini (elektron raqamli imzo) yoki muhr analogini (foydalanuvchining davlat muhri va blankalarining saqlovchisi sifatidagi elektron raqamli imzosini) belgilash imkoniyatini taqdim etishi shart. tashkilot).

Elektron hujjat aylanishi va yangi boshqaruv sxemalari

G'arbiy boshqaruv sxemalarining afzalligi sifatida vakolatlarni topshirishning yuqori darajasi va shunga mos ravishda "gorizontal" hujjat aylanishi ko'pincha qayd etiladi, masalan, to'g'ridan-to'g'ri turli bo'limlar xodimlari o'rtasida ularning rahbarlarini chetlab o'tgan hujjatlar aylanishi.

Darhaqiqat, an'anaviy mahalliy amaliyotda hujjatlar bir bo'linma xodimidan boshqa bo'linma xodimiga, qoida tariqasida, ushbu bo'linmalar rahbarlari orqali ko'chiriladi va, masalan, tashkilot rahbari, hujjatga bevosita murojaat qila olmaydi. ijrochiga, ya'ni ushbu xodimning yuqori rahbarlarining "boshi ustidan". Qog'oz hujjat aylanishi bilan hujjatlarni "menejerlar orqali" o'tkazishning bunday sxemasi ularga o'z bo'limlari va ijrochilar faoliyatini nazorat qilish imkonini beradi.

Biroq, bundan "vertikal" hujjat aylanishi muammosini hal qilishga imkon beruvchi elektron hujjat aylanishi tizimi "gorizontal" hujjat aylanishini amalga oshirishga qodir emas degan xulosaga kelish mutlaqo noto'g'ri. Aksincha, bu "gorizontal" va "vertikal" hujjat aylanishining kombinatsiyasi haqiqatan ham samarali hujjat aylanishi tizimini yaratishga imkon beradi. Xususan, hujjatlar va ko‘rsatmalarni bevosita ijrochilarga to‘g‘ridan-to‘g‘ri yuborishga “ruxsat berish” orqali manfaatdor rahbarlarning o‘zlariga ishonib topshirilgan bo‘limlarda ijro uchun qabul qilingan hujjatlar to‘g‘risida elektron “xabar berish”ini doimo ta’minlash mumkin.

Jug‘rofiy jihatdan taqsimlangan muassasalar (idoralar) tarmog‘ini qamrab oluvchi hujjat aylanishini boshqarishning yanada samarali – shaffof sxemalariga o‘tish muammosi yanada dolzarbdir. An'anaviy qog'oz ish jarayoni tabiiy ravishda individual ofis ichida mahalliylashtirilgan. Bir yoki turli tashkilotlarning idoralari o'rtasidagi o'zaro aloqa kiruvchi/chiqish yozishmalar almashinuvi darajasida amalga oshiriladi. Bunday holda, bitta idorada ro'yxatdan o'tgan, boshqasiga yuborilayotgan hujjat ularning har birida yangidan ro'yxatga olinadi va masofaviy bo'limda hujjat bilan ishlash holatini bevosita nazorat qilish odatda mumkin emas.

Hujjat aylanishi nuqtai nazaridan ko'rib chiqilishi mumkin bo'lgan alohida mahalliy ofis tarmoqlarida elektron hujjat aylanishidan tashkilotlarning jug'rofiy taqsimlangan tizimining yagona hujjat aylanish tizimiga o'tish juda yaqin kelajakda katta boshqaruv samarasini va'da qiladi. bitta virtual ofis. Ushbu sxemaning ulkan afzalliklari: har qanday hujjatni yagona ro'yxatdan o'tkazish, ularning hududiy joylashuvi va rasmiy ierarxiyasidan qat'i nazar, hujjatlarni aniq ijrochilarga bevosita murojaat qilish imkoniyati; geografik taqsimlangan boshqaruv tizimida hujjatlarning o'tishi va bajarilishining "shaffofligi".

Bir tizimda elektron va qog'oz hujjat aylanishi

Xulosa o‘rnida shuni ta’kidlash joizki, elektron hujjat aylanishiga faol o‘tish sharoitida qog‘oz hujjat aylanishi davom etmoqda va yaqin kelajakda ham hujjat aylanishining muhim tarkibiy qismi bo‘lib qolaveradi. Binobarin, bunday sharoitlarda qog'oz va elektron hujjat aylanishini bir vaqtda boshqarish muammosi doimo yuzaga keladi.

Umuman olganda, bir xil hujjat butun hayot aylanishi davomida elektron va qog'oz ko'rinishda mavjud bo'lishi mumkin, ba'zan esa bir xil hujjatning qog'oz va elektron nusxalari bir vaqtning o'zida mavjud bo'lishi mumkin. Shunday qilib, qog'oz va elektron hujjatlar ustidan nazoratni ajratish chalkashliklarni keltirib chiqaradi va pirovardida umuman korxonaning hujjat aylanishi ustidan nazoratni yo'qotishiga olib keladi. Bu erda asosiy vazifa, tabiiy ravishda, yagona tizim doirasida hujjatning barcha "yuzlari" ustidan nazoratni ta'minlashdir.

Iqtisodiy samaraning tarkibiy qismlari

Elektron hujjat aylanish tizimlaridan foydalanishning afzalliklari quyidagilardan iborat:

bevosita iqtisodiy samara (hujjatlar bilan ishlash uchun mehnat va moddiy xarajatlarni tejash);

tashkilotning hujjatlashtirish faoliyatini birlashtirish va xodimlarning individual texnologik tajribasiga bog'liqligini kamaytirish tufayli ta'sir;

hujjatlar bilan ishlash vaqtini qisqartirish va yagona hujjat maydonini yaratish;

hujjatlar, ularning harakati va ijro intizomini to'liq nazorat qilish.

Hujjat aylanishining qog'oz va elektron turlari haqida gapiradigan bo'lsak, birinchi navbatda "qog'oz tashuvchisi" va "elektron hujjat" kabi tushunchalarga ta'rif berish mantiqan to'g'ri keladi. Axir, qog'oz hujjat aylanishi bilan barcha ishlar qog'oz tashuvchilar bilan o'zaro ta'sirga asoslangan, xuddi elektron hujjat aylanishi bilan ishlash elektron hujjatlar bilan o'zaro ta'sirga asoslangan.

Qog'oz hujjat - bu ba'zi ma'lumotlar joylashgan qog'oz. Qog'oz hujjat har qanday ma'lumotni saqlash, yozib olish, o'qish, uzatish yoki tarqatish uchun ishlatilishi mumkin. Bu oddiy eslatmadan tortib yuqori boshqaruv buyrug'igacha bo'lgan har qanday narsa bo'lishi mumkin. Bugungi kunga qadar qog'oz hujjat ma'lumotni saqlashning eng muhim usuli hisoblanadi - chunki GOSTga ko'ra arxivda qog'oz shaklida saqlanishi kerak bo'lgan bir qator hujjatlar mavjud. Bundan tashqari, GOSTga ko'ra, ko'plab qoidalarga rioya qilish kerak: shriftdan qog'oz varag'i formatigacha. Biroq, qog'oz etarlicha ishonchli ma'lumot vositasi emas, chunki u osongina yo'qolishi, ajinlanishi, yirtilishi, bo'yalishi mumkin - natijada qog'oz hujjat yaroqsiz holga kelishi mumkin.

Tashkilotdagi qog'oz hujjat aylanishi - qog'oz hujjatlarning belgilangan yo'nalish bo'ylab harakatlanishi. Tashkilotning o'sishi bilan hujjatlar soni ham ko'payadi va shunga mos ravishda qog'oz ish oqimi ham ortadi. Qog'oz ish oqimining o'sishi hujjatlarni chalkashtirish va boshqa shunga o'xshash muammolar bilan bog'liq ko'plab muammolarni keltirib chiqaradi. Albatta, qog'oz hujjatlarni saqlashning afzalliklari ham bor. Avvalo, kompyuterlar va dasturiy ta'minotni sotib olish uchun xarajatlarning etishmasligi bilan bog'liq. Kompaniya xodimlarini o'qitish haqida unutmang, bu esa katta miqdorda pul sarflashi mumkin. Kichik kompaniyalar elektron hujjat aylanish tizimini sotib olishga qodir emaslar, kompyuterlarning o'zlari haqida gapirmasa ham bo'ladi (va ular, aytmoqchi, tizim hech qanday kechikishlarsiz to'liq ishlashi uchun yaxshi jihozlangan bo'lishi kerak). Ikkinchidan, ba'zi hollarda qog'oz hujjat aylanishi elektronga qaraganda ishonchliroq. Misol uchun, jurnalga yozilgan ma'lumotlar kompyuter firibgarlari tomonidan buzilgan va nusxa ko'chirilmaydi.

Elektron hujjat elektron shaklda taqdim etilgan ma'lumotlardir. Elektron hujjat kompyuterdan foydalanadigan shaxs tomonidan, shuningdek, Internet orqali uzatish yoki axborot tizimlarida qayta ishlash uchun qabul qilinishi mumkin.

Hujjatning huquqiy ahamiyati - qog'oz va elektron - uning mazmuni va imzolari bilan ifodalanadi.

Elektron hujjat aylanishi - elektron hujjatning tizimda yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi yoki jo'natilishi tugashigacha bo'lgan harakatining bir turi. Elektron hujjat aylanishi ham ichki, ham tashqarida mavjud.

Ushbu ishda muhokama qilingan ichki hujjat aylanishi korxonaning ichki hujjatlariga tegishli. Masalan, buyruqlar, eslatmalar, bayonotlar yoki ko'rsatmalar. Ya'ni, elektron hujjat butun yo'nalish davomida korxonani tark etmaydi.

Tashqi hujjat aylanishi - bu korxonalar o'rtasida hujjatlar almashinuvi. Masalan, chiquvchi va kiruvchi xatlar. Bunday holda, agar elektron hujjat aylanish tizimi faqat bitta korxonada o'rnatilgan bo'lsa, ikkinchisida esa yo'q bo'lsa, hujjatni elektron shakldan qog'ozga chop etishingiz kerak, aksincha holatda - kiruvchi xatni skanerlang yoki kiriting. uni tizimga qo'lda kiriting.

Rossiyaning aksariyat muassasalari va tashkilotlari uchun so'nggi yillarda aralash qog'oz-elektron hujjat aylanishini amalga oshirish, uning elektron komponentining doimiy o'sishi va yangi tashkiliy va texnologik shakllarning paydo bo'lishi haqiqatga aylandi. Hozirgi vaqtda hatto an'anaviy (qog'oz) hujjat aylanishini avtomatlashtirishsiz tasavvur qilib bo'lmaydi. Shu sababli, hujjat aylanishi jarayonlarini, shu jumladan aralash elektron va qog'oz shaklida amalga oshiriladigan jarayonlarni ta'minlashda yangi texnologik tuzilmani shakllantirish haqida gapirish mumkin. Elektron hujjat aylanishi tizimlari (EDMS) uchun eng keng tarqalgan dasturiy mahsulotlar (ixtisoslashtirilgan dasturiy ta'minot) an'anaviy ish yuritish funktsiyalarini avtomatlashtirishni va elektron hujjat aylanishi va elektron tarkib bilan ishlashning tubdan yangi imkoniyatlarini amalga oshirishni ta'minlaydi.

Elektron hujjatlarni qo'llash doirasini bosqichma-bosqich kengaytirishni nazarda tutuvchi kontseptual yondashuv asosida aralash elektron va qog'oz hujjat aylanishi g'oyasi yotadi. Hozirgi vaqtda turli tashkilotlar elektron hujjat aylanishi texnologiyalarini joriy etish va qo'llashning turli bosqichlarida bo'lganligi sababli, bu holat ayniqsa muhim ko'rinadi. Bundan tashqari, yaqin kelajakda aralash elektron va qog'oz hujjat aylanishidan foydalanish qog'oz va elektron tashuvchilarning afzalliklari va kamchiliklarini hisobga olish imkonini beradi.

Bir necha bor ta'kidlanganidek, boshqaruv elektron hujjatlarining barcha to'plamini ikki guruhga bo'lish mumkin:

mavjudligining elektron shakli asosiy bo'lgan hujjatlar;
yaqin kelajakda qog'ozda yaratiladigan hujjatlar: qoida tariqasida, bu uzoq va doimiy saqlash muddati bo'lgan hujjatlar (bu hujjatlar guruhi qog'ozda qonuniy kuchga ega bo'lgan asl nusxalarning mavjudligi bilan tavsiflanadi), ammo elektron nusxalari. bular muomala hujjatlarida ham bo'lishi mumkin.

Bu haqda o'ylash va hujjatlarni avtomatlashtirish tizimlarini joriy etishning dastlabki davrida ham aralash hujjat aylanishi texnologiyasining ba'zi variantlarini ko'rib chiqish kerak edi. Biroq, so'nggi paytlarda, elektron hujjat aylanishi texnologiyalaridan foydalanish amaliyoti kengayib borayotganligi sababli, hujjatlar bilan qog'oz va elektron shaklda ishlash tartiblarini birlashtirishga yangi ehtiyoj va vazifalar paydo bo'ladi. Qog'oz va elektron hujjat aylanishi o'rtasidagi tizimli farqlarni hisobga olish muhimdir.

Analog fizik muhitda mavjud bo'lgan qog'oz hujjatdan farqli o'laroq (hujjatni bevosita jismoniy ob'ekt va yozib olingan ma'lumot sifatida qabul qilish imkonini beradi), elektron hujjat axborot jarayonlarini qo'llab-quvvatlash uchun dasturiy va texnik vositalar majmuasi tomonidan yaratilgan elektron muhitda mavjud. Analog va elektron muhit tushunchalari elektron ma'lumotlar almashinuvini amalga oshirish uchun muhimligi sababli GOST R 52292-2004 ga kiritilgan.

Hujjatlarni ko'rsatish shaklini o'zgartirish (qog'oz hujjatni skanerlash yoki elektron hujjatni monitor ekranida vizualizatsiya qilish yoki uni chop etish) elektron va elektron bo'lmagan muhitlar chegarasidagi interfeys qurilmalari asosida amalga oshiriladi. Bundan tashqari, so'nggi yillarda interfeys qurilmalari (masalan, shtrix-kodlar, raqamli va biometrik ma'lumotlarga ega elektron tashuvchilar elementlari) tomonidan o'qilishi mumkin bo'lgan qog'ozdagi parchalarni o'z ichiga olgan gibrid hujjatlarning paydo bo'lishi bilan ajralib turadi. Biroq, bu elektron va elektron bo'lmagan (analog) muhitlar o'rtasida ma'lumotni taqdim etish shaklini o'zgartirmasdan hujjatning bir muhitdan ikkinchisiga o'tishiga imkon bermaydigan chegara mavjudligi haqidagi umumiy naqshni o'zgartirmaydi. Shu bilan birga, axborot tizimlari (elektron yoki elektron bo'lmagan muhitga tegishli) bir vaqtning o'zida ham elektron, ham elektron bo'lmagan hujjatlar to'g'risidagi meta-ma'lumotni o'z ichiga olishi mumkin. Binobarin, hujjat aylanishi va arxiv ishini samarali tashkil etish elektron axborot muhitining imkoniyatlari va afzalliklaridan foydalangan holda hujjatlarni turli tashuvchilarda muomala qilishni nazarda tutadi.

Rossiya Federatsiyasining 2006 yil 27 iyuldagi 149-FZ-sonli "Axborot, axborot texnologiyalari va axborotni himoya qilish to'g'risida" gi Federal qonuni (2010 yil 27 iyuldagi 227-FZ-sonli Federal qonun bilan tahrirlangan) elektron hujjatni quyidagicha belgilaydi: Bu "elektron shaklda, ya'ni elektron kompyuterlar yordamida inson idrok etishi uchun, shuningdek, axborot va telekommunikatsiya tarmoqlari orqali uzatish yoki axborot tizimlarida qayta ishlash uchun mos shaklda taqdim etilgan hujjatlashtirilgan ma'lumotlar".

Shu bilan birga, hujjat aylanishi nuqtai nazaridan, haqiqiy elektron hujjat va hujjatning elektron nusxasi yoki elektron tasvirini farqlash muhimdir.

Shu munosabat bilan elektron hujjat tor ma'noda belgilangan talablarga muvofiq elektron shaklda yaratilgan va imzolangan hujjatni anglatishi kerak. Bunday hujjat uchun qog'oz asl nusxasi yaratilmaydi. Agar hujjat xuddi shu shaxs tomonidan qog'ozda ham, elektron shaklda ham imzolangan bo'lsa, unda dublikat hujjatining mavjudligi haqida gapirish mumkin.

Hujjatning elektron nusxasi (ECD) - hujjatning elektron raqamli shaklda taqdim etilgan nusxasi, asl hujjatning mazmunini uning identifikatsiya rekvizitlari bilan birga qog'ozda aks ettiradi.

Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish qoidalari (37-modda) quyidagilarni nazarda tutadi: "Federal ijro etuvchi hokimiyatda quyidagilar yaratiladi va foydalaniladi:

qog'ozda oldindan hujjatlarsiz elektron shaklda yaratilgan elektron hujjatlar;
hujjatlarni skanerlash natijasida olingan va elektron hujjat aylanish tizimida saqlanadigan hujjatlarning elektron tasvirlari.

Ushbu Qoidalarda hujjatning elektron tasviri (EDI) "qog'ozda tuzilgan hujjatning elektron nusxasi" deb ta'riflanadi.

Shu bilan birga, zamonaviy hujjat aylanishida ECDlar ham qo'llaniladi, ular nafaqat EDMSda ro'yxatdan o'tgan asl hujjatni qog'ozda skanerlash orqali olinadi va grafik formatda saqlanadi. Elektron hujjat qog'ozda ro'yxatdan o'tgan asl hujjatga mos keladigan elektron hujjat fayliga ERHMda hujjatga berilgan ro'yxatga olish raqami va sanasini kiritish orqali ham yaratilishi va matn yoki elektron jadval formatida saqlanishi mumkin (masalan, ilovaga ilova). hujjat). Bunday ECDlar hujjatlarni to'liq matnli qidirish nuqtai nazaridan EDMS imkoniyatlaridan foydalanishga imkon beradi va ko'p sahifali hujjatlar matnlari bilan ishlashda qulaydir. Matnli yoki jadvalli ECD fayllari skanerlash orqali olingan hujjatlarning elektron tasvirlariga qo'shimcha ravishda EDMSda hujjatlarni ro'yxatga olish kartalariga ilova qilinishi mumkin.

Amalda hujjatlardan elektron ko'chirmalar ham mavjud. Hujjatlarning ayrim toifalari uchun (masalan, tuzilgan matnli ma'muriy hujjatlar, protokollar) hujjat aylanishida ulardan elektron ko'chirmalarni tayyorlash va ulardan foydalanish zarurati tug'ilishi mumkin. Elektron ko'chirmada hujjatning mazmuniga taalluqli bir yoki bir nechta rekvizitlar (matn elementlari) to'liq yoki etishmayotgan. Bunday holda, yaratilgan fayl uning ekstrakti ekanligini ko'rsatishi kerak.

Elektron hujjatlarni EDMSda ECD va EDIdan qanday ajratish mumkin? Elektron imzo vositalari etarli bo'lmasligi mumkin. Bitta EDMS ma'lumotlar bazasida siz ushbu hujjatning qog'oz asl nusxasi yaratilmaganligini va faqat elektron shaklda imzolanganligini ko'rsatadigan maxsus belgidan (hujjatlarni ro'yxatga olish kartasi ma'lumotlari) foydalanishingiz mumkin. Ushbu masala bo'yicha bizning taklifimiz amalda EDMS uchun ishlatiladigan dasturiy mahsulotlardan birida amalga oshiriladi. Shu bilan birga, hujjatning ro'yxatga olish raqamiga tegishli belgini kiritish ham mumkin (agar kerak bo'lsa, hujjatlarning muayyan turlari yoki guruhlari uchun - kiruvchi, chiquvchi, ichki). Shunday qilib, aralash elektron va qog'oz hujjat aylanishi sharoitida elektron hujjatlarni EHMda ular bilan ishlashda nafaqat vizual ravishda farqlash, balki ishlarni tuzishda ushbu hujjatlarning belgilangan talablarga muvofiq saqlanishini ta'minlash mumkin bo'ladi. ba'zi boshqa muammolarni hal qilish uchun. Masalan, hujjat aylanishini tahlil qilishda siz qog'ozda oldindan hujjatlarsiz elektron shaklda yaratilgan elektron hujjatlar sonini kuzatishingiz mumkin.

Faqat elektron hujjatlardan iborat bo'lgan ishlar uchun ularni EHMda ro'yxatga olish kartalarida nomenklatura bo'yicha tegishli ish indeksiga havola mavjud. Shuning uchun, ushbu fayllar uchun belgilangan saqlash muddatlariga muvofiq (yo'q qilish uchun ajratish dalolatnomasi tuzilgandan so'ng) hujjat fayllari EDMSda ishlashning tegishli tartib-qoidalaridan foydalangan holda o'chirilishi mumkin. Elektron hujjatlarni uzoq muddatli saqlash zarurati tug‘ilsa, ularni ixtisoslashtirilgan elektron arxivga eksport qilish mumkin.

Xuddi shunday, qog'ozdagi asl nusxalari bo'lgan hujjatlarning elektron nusxalari fayllari, shuningdek qog'oz hujjatlarni saqlash muddati o'tgandan keyin va yo'q qilish uchun ajratish dalolatnomasi tuzilgandan keyin ham ma'lumotlar bazasidan o'chirilishi mumkin.

Elektron hujjatlarni qog'oz hujjatlardan alohida fayllarga (virtual fayllarga biriktirilgan) shakllantirish varianti oddiy va mantiqiy. Biroq, amalda, tashabbus hujjati elektron bo'lib, qog'oz asl nusxasiga ega bo'lmagan va javob hujjati qog'ozda imzolangan hollarda allaqachon yuzaga keladi.

Masalan, fuqarolarning tashkilotga onlayn-qabul orqali kelib tushgan murojaatlarida qog‘oz asl nusxasi yo‘q. Agar tashkilot ichki elektron hujjat aylanishi tartib-qoidalaridan foydalansa, ro'yxatdan o'tish paytida ushbu hujjatlar chop etilmasligi mumkin. Fuqaroning u yoki bu sabablarga ko'ra murojaatiga javob qog'ozda yuborilishi mumkin. Bunday holda nima qilish kerak: qog'ozdagi boshqa hujjatlar bilan faylga kiritish uchun qog'oz nusxalarini sertifikatlash bilan elektron hujjatlarni chop etishga arziydimi? Bu mumkin bo'lgan variant, lekin qo'shimcha mehnat xarajatlari va qog'oz iste'moli bilan bog'liq. Agar EDMS dasturi hujjatning ma'lumotlar bazasida ro'yxatdan o'tganligini tasdiqlovchi belgini chop etish imkoniyatini ta'minlasa, qog'oz nusxalarini sertifikatlash tartibidan qochish mumkin.

Aralashtirilgan elektron va qog'oz hujjat aylanishi sharoitida ish yuritishda vaqtincha saqlash muddati bo'lgan qog'oz va elektron hujjatlarni o'z ichiga olgan gibrid ishlarni yaratish imkoniyati haqida amaliy savol tug'iladi. Ushbu shaklda ishni tashkil etish uchun muayyan ish bo'yicha ishlar nomenklaturasining tegishli ustunida "Elektron qog'oz shaklida saqlanadi" belgisi (eslatma) qo'yilishi kerak. Ammo, agar ish qog'ozda ham, elektron shaklda ham hujjatlarni o'z ichiga olgan bo'lsa, ishning to'liq tarkibi bilan qanday tanishish mumkin? EDMSda elektron shaklda bu qiyin bo'lmaydi, chunki elektron hujjatlarning ikkala fayli ham, qog'ozdagi hujjatlarning elektron tasvirlari ham ko'rish uchun mavjud. To'g'ridan-to'g'ri qog'ozdagi hujjatlar bilan ishlaganda, ishda hisobdan chiqarilgan hujjatlarning to'liq ro'yxati (ishdagi hujjatlarning ichki inventariga o'xshash), EDMSdan chop etish orqali olingan va ishda fayllarni shakllantirish uchun mas'ul xodim tomonidan tasdiqlangan. bo'limi, shuningdek, shakllantirilayotgan faylga ilova qilinadi.

Yuqoridagi misol bizni yana yuqorida muhokama qilingan masalaga qaytaradi, elektron va noelektron (analog) muhitlar o‘rtasida chegara mavjud va hujjatni bir muhitdan ikkinchi muhitga o‘tkazish axborotni taqdim etish shaklini o‘zgartirishni talab qiladi. Taklif etilayotgan variant ishlarni shakllantirish usullaridan biridir.

Keling, aralash hujjat aylanishidan foydalanish nuqtai nazaridan tashkilotning kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlari bilan ishlash texnologiyasini ishlab chiqishning mumkin bo'lgan bosqichlarini (bosqichlarini) ko'rib chiqaylik. Keling, jadvalda sxematik tarzda taqdim etilgan qog'oz-elektrondan elektron-qog'ozga va asosan elektronga qadar tashkilotda hujjat aylanishini rivojlantirishga mos keladigan uchta asosiy bosqichni ajratib ko'rsatamiz.

Ichki hujjat aylanishi texnologiyalarini ishlab chiqish

Bosqich rivojlanish	Kiruvchi hujjatlar bilan ishlash	Chiqish hujjatlari bilan ishlash	Ichki hujjatlar bilan ishlash
1. Avtomatlashtirilgan (qog'oz-elektron) hujjat aylanishi	Qog'oz hujjatlarining parallel aylanishi, ularning qog'ozdagi nusxalari va elektron nusxalari. Tashkilot xodimlari ko'pincha qog'oz hujjatlar va ularning qog'oz nusxalari bilan ishlaydi.	Qog'oz hujjatlar va ularning elektron nusxalarining parallel aylanishi. Qog'ozda imzolangan elektron hujjatni qabul qiluvchiga yuborish (shu jumladan qog'oz nusxasini keyinchalik etkazib berish bilan birga)	Qog'oz hujjatlar va ularning elektron nusxalarining parallel aylanishi
2. Elektron qog'oz hujjat aylanishi	EDMSda birinchi navbatda elektron hujjat fayllari bilan ishlash, shu jumladan elektron shaklda bajarish yo'nalishi va ijrochilarning hujjat fayllari bilan ishlashi	Hujjatlarni elektron shaklda EDMSda ro'yxatdan o'tkazish va ularning elektron nusxalarini yuborish. Qog'ozda imzolangan elektron hujjatni qog'oz nusxasini yubormasdan adresatga yuborish	EDMSda birinchi navbatda kirish va chiquvchi hujjatlar bilan ishlash jarayonlariga o'xshash elektron hujjat fayllari bilan ishlash
3. Elektron qog'oz va elektron hujjat aylanishi	Hujjatlar bilan deyarli barcha ishlar EDMSda elektron shaklda, shu jumladan rahbarlar tomonidan hujjatlarni ko'rib chiqish va qarorlar yaratishda amalga oshiriladi.	Hujjatlar bilan deyarli barcha ishlar EDMSda elektron shaklda amalga oshiriladi. Elektron hujjat qabul qiluvchiga yuboriladi yoki qog'ozda imzolangan hujjatning elektron nusxasi	Hujjatlar bilan deyarli barcha ishlar EDMSda kiruvchi va chiquvchi hujjatlar bilan ishlash jarayonlariga o'xshash elektron shaklda amalga oshiriladi.

Yuqoridagi jadvalga qo'shimcha ravishda, tashkilot faoliyatining o'ziga xos shartlarini hisobga olgan holda hal qilish uchun muhim bo'lgan ba'zi masalalarni qayd etamiz.

Tashkilotga kelib tushgan hujjatlarning muhim qismi hali ham qog'ozda yuboriladi. Hujjatlarning ichki jarayonlarini aniq tashkil etish uchun qog'ozda qabul qilingan barcha turdagi hujjatlarning elektron nusxalarini olish va ularni EDMSga kiritish uchun skanerdan o'tkazilishi kerakmi yoki yo'qligini tartibga solish va buning uchun shtrix-kodlar yordamida oqimlarni skanerlash texnologiyalari qo'llanilishini aniqlash kerak. yoki bu etarli oddiyroq variant bo'ladimi.

Kiruvchi oqimning tobora ortib borayotgan ulushi tashkilot tomonidan elektron shaklda olingan hujjatlardan iborat. Bunday holda, ma'lumotni uzatishning turli usullaridan foydalanish mumkin, masalan, elektron pochta, idoralararo elektron hujjat aylanishi tizimi (EDF) va Internet-qabul qilish. Shu munosabat bilan, EDMSda olingan va ro'yxatga olingan hujjatlar maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatida chop etilishi kerakmi yoki yo'qligini hal qilish kerak. Hujjatlar aylanish strukturasini tahlil qilish asosida chop etish talab qilinmaydigan elektron shakldagi hujjatlar turlari ro'yxatini aniqlash maqsadga muvofiqdir (qoida tariqasida, hujjatlar to'g'ridan-to'g'ri bo'limlarga yuboriladi).

Qabul qilingan hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazgandan va ularning elektron nusxalarini EDMSga kiritgandan so'ng, jadvalda ko'rsatilgan aralash hujjat aylanishining rivojlanish bosqichlariga mos keladigan keyingi ish texnologiyasining turli xil variantlari mumkin.

1. Avtomatlashtirilgan (qog'oz-elektron) hujjat aylanishi. Qog'oz hujjatlar va ularning va elektron nusxalarining parallel aylanishi.

Hujjatlar aylanishi texnologiyasi - bu kompyuter tizimidagi qog'oz hujjatlar bilan ishlash jarayonlarining aksidir. Yozuvlarni boshqarish xizmati EDMS ma'lumotlar bazasiga hujjatlarning o'tishi va bajarilishi to'g'risidagi ma'lumotlarni kiritadi. EDMSga kiritilgan hujjatlarning elektron nusxalari asosan ma'lumotnoma, axborot va tahliliy ishlar uchun qo'llaniladi, qog'oz hujjatlar nusxalarini tayyorlash zaruriyatini kamaytiradi. Agar kerak bo'lsa, bo'lim xodimlarining qidiruv so'rovlariga muvofiq, EDMS dan hujjatlarning elektron nusxalari chop etilishi mumkin.

Chiquvchi hujjatlar (masalan, xatlar) bilan elektron shaklda ishlashning imkoniyatlari va afzalliklari ularni elektron aloqa kanallari orqali qabul qiluvchilarga jo‘natish mumkin bo‘lganda paydo bo‘ladi. Bunday holda, hujjatni qog'oz nusxasi bilan yoki uni yubormasdan (ya'ni elektron shaklda) yuborish variantlaridan foydalanish mumkin.

2. Elektron va qog'oz hujjat aylanishi. Menejerlar va mutaxassislar EDMS foydalanuvchilari bo'lib, elektron hujjat fayllari bilan ishlash qobiliyatiga ega.

Aslida, EDMSni amalga oshirishda tashkilotlar ish texnologiyasining aynan shu versiyasiga intilishadi, bu allaqachon ichki elektron yoki elektron qog'oz hujjat aylanishi deb hisoblanishi mumkin (qog'ozda asl hujjatlar mavjudligini hisobga olgan holda). EDMS foydalanuvchilari hujjatni ko'rib chiqish va bajarish natijalari to'g'risida kerakli ma'lumotlarni kiritadilar. Elektron shaklda olingan hujjatlar rahbariyat tomonidan ko'rib chiqish uchun yuborilganda, ular chop etilishi mumkin. Bunday holda, qaror qog'ozda, keyinchalik ma'lumotni EHMga o'tkazish bilan tuziladi. Chiqish va ichki hujjatlar qog'ozda imzolanishi mumkin va ularning elektron nusxalari qabul qiluvchilarga yuboriladi (qog'oz nusxasi yuborilmagan).

Amalda, so'nggi bir yil ichida men boshqa usulda tayyorlangan hujjatlarni bir necha bor uchratdim. Mansabdor shaxslar EDMSda chiquvchi hujjatni o'z qo'llari bilan faqat elektron shaklda imzolaydilar. Agar hujjat tashqi adresatga qog'ozda yuborilgan bo'lsa, u holda ish yuritish xizmati xodimi hujjatni chop etadi va uni "qog'oz nusxasi" sifatida tasdiqlaydi. Shu bilan birga, nusxaning tasdiqlanganligi to'g'risidagi belgi (muhr shaklida berilgan sertifikatning bir turi) hujjat elektron shaklda EHMda tegishli mansabdor shaxs tomonidan imzolanganligini ko'rsatadi. Bir tomondan, albatta, menejerlar uchun bir formatda ishlash qulayroq va agar hujjatlarni elektron shaklda imzolash tartib-qoidalari qo'llanilsa, u holda ularni har xil turdagi hujjatlar uchun ishlatish istagi paydo bo'ladi. Boshqa tomondan, ma'lum bir tashkilot va oluvchi tashkilot (shu jumladan, ehtimol, yuqori darajali) o'rtasida rasmiy elektron hujjat aylanishi mavjud bo'lmasa, bizning fikrimizcha, xatni qog'ozda imzolash (yoki qog'oz yaratish) to'g'riroq. elektron shaklda imzolangan hujjatning dublikati). O‘ylaymizki, idoralararo elektron hujjat aylanishi va boshqa tashqi hujjat aylanishi texnologiyalarining rivojlanishi bunday holatlarni tartibga solish va qog‘ozda yuboriladigan hujjatlar sonini kamaytirish imkonini beradi.

Ichki hujjatlar bilan ishlashda qog'ozsiz aloqadan foydalanish imkoniyatlari ancha kengroq. Masalan, ichki yozishmalarni o'tkazishda, kiruvchi hujjatlarni qayta ishlash texnologiyasiga xos bo'lgan matnni tanib olish yoki tanmasdan skanerlash protseduralarini istisno qilish mumkin. Ichki hujjatlar tarkibini, uni qo'llash doirasini va saqlash muddatlarini tahlil qilishni hisobga olgan holda, ko'p hollarda qog'oz hujjat yaratmasdan qilish mumkin (bu masalalar tashkilotning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda tartibga solinishi kerak). Misol uchun, eslatma dastlab elektron shaklda yaratilishi va imzolanishi, EDMSda ro'yxatdan o'tkazilishi va uni qog'ozga chop etmasdan, u yuborilgan shaxs tomonidan ko'rib chiqilishi mumkin.

3. Elektron-qog'oz hujjat aylanishining ishlab chiqilgan shakli. Ushbu bosqichda tashkilotda boshqaruv aloqalarini amalga oshirishning asosiy usuli sifatida elektron hujjat aylanishi haqida gapirish juda qonuniydir. Hujjatlar bilan deyarli barcha ishlar elektron shaklda amalga oshiriladi. Bu eng ilg'or, ammo kamdan-kam uchraydigan variant.

Menejerlar EDMSga o'z qarorlarini yuborishlari mumkin. Shunga ko'ra, qog'ozda hech qanday rezolyutsiyalar yoki yozuvlar mavjud emas. Tegishli korporativ standartlar ofis boshqaruvi ko'rsatmalarida yoki boshqa me'yoriy hujjatda ko'rsatilishi kerak.

Chiqish va ichki hujjatlarni tayyorlash uchun hujjatlarni elektron tasdiqlash va imzolash texnologiyalaridan foydalaniladi. Alohida maqola mavzusi bo'lishga loyiq bo'lgan ushbu masalalarni batafsil ko'rib chiqmasdan, biz ichki hujjatlar uchun elektron imzo turi tashkilotning me'yoriy hujjatlarida belgilanganligini ta'kidlaymiz. Hujjatlarni tashqi adresatlar bilan almashishda elektron imzo turi idoralararo darajada yoki tomonlarning kelishuvi bilan belgilanadi.

Shunday qilib, hujjatlar tarkibi nuqtai nazaridan, yaqin kelajakda boshqaruv hujjatlari aylanishi elektron va qog'oz bo'lib, uning elektron komponenti ko'payadi. Shu bilan birga, tashkilot ichida boshqaruv aloqalarini amalga oshirish usuli sifatida elektron hujjat aylanishi allaqachon haqiqatga aylanmoqda. Elektron va qog'oz hujjat aylanishi elementlarini birlashtirishning turli xil variantlari mumkin. Amaliyot sizga hujjatlar aylanishining eng maqbul texnologik protseduralarini, shuningdek ularni me'yoriy birlashtirish va tartibga solish shakllarini tanlashga yordam beradi.

Bobyleva M.P. Samarali hujjat aylanishi: an'anaviydan elektronga. - M.: MPEI nashriyoti, 2004. - 172 p.; Bu u. Hujjatlarni boshqarish: qog'ozdan elektronga. - M.: MPEI nashriyoti, 2010. - 296 p.
Bobyleva M.P. An'anaviydan elektron hujjat aylanishiga: o'tishning ba'zi muammolari // Axborot jamiyatida hujjatlashtirish: elektron ish yuritish va elektron arxiv: oltinchi xalqaro ilmiy-amaliy konferentsiyadagi ma'ruzalar va kommunikatsiyalar. konf. 1999 yil 24-25 noyabr - M.: Rosarxiv, 2000. - P. 69-72; Bu u. Tashkilotda elektron hujjat aylanishi elementlaridan foydalanish masalalari // Ish yuritish, 2003. - No 2. - B. 14-18; Bu u. Tashkilotlar o'rtasida elektron hujjat aylanishi elementlaridan foydalanishning ayrim masalalari // Yozuvlarni boshqarish, 2003. - No 3. P. 36-40; Bu u. Tashkilot ichidagi elektron qog'oz hujjat aylanishi (texnologiya namunalari) // Kotib-referent, 2008. - No 8. B. 17-21; Bu u. Qog'ozdan elektron o'zaro munosabatlarga o'tish davrida hujjat aylanishi tamoyillarini ishlab chiqish // Ofis boshqaruvi, 2012. - No 2. P. 32-37.

Har qanday korxona faoliyatiga hamroh bo'lgan ko'plab qog'oz hujjatlar ehtiyotkorlik va ehtiyotkorlik bilan ishlashni talab qiladi - tizimlashtirish, nomenklaturani ro'yxatdan o'tkazish va saqlash muddatlariga rioya qilish. Albatta, buning uchun ma'lum miqdordagi arxiv xodimlari va arxiv maydoni talab qilinadi, bu esa korxona xarajatlarini oshiradi. Shuning uchun ko'pgina korxonalar elektron hujjat aylanishini afzal ko'rishadi. Bunday tanlov har doim oqlanadimi va qog'oz hujjat aylanishining afzalliklari nimada?

Ko'p omillarni hisobga olish kerak:

qog'oz hujjatlar ancha yuqori darajadagi maxfiylik bilan saqlanishi mumkin va muvaffaqiyatli xakerlik hujumidan so'ng elektron ma'lumotlarga osongina kirish mumkin bo'ladi;
ko'p hollarda, asl qog'oz hujjat talab qilinadi, ayniqsa, uning saqlash muddati tugamagan bo'lsa;
qog'oz hujjatlarni saqlash uchun kompyuterlar, maxsus dasturlar sotib olish va xodimlarni kompyuter savodxonligiga o'rgatish shart emas;
Qog'oz hujjatga ruxsatsiz tuzatishlar kiritish mumkin emas, bu esa administrator parolini bilish yoki shunchaki uni buzish orqali elektron nusxaga osonlikcha amalga oshirilishi mumkin.

Hujjatlar bilan bog'liq muammolardan qanday qochish kerak

Qog'oz hujjatlarini saqlash bilan bog'liq qiyinchiliklar - hujjatlarni saqlash muddati va egalik huquqi bo'yicha ekspertizadan o'tkazish, fayllar nomenklaturasi va ro'yxatga olish, arxivlash va arxivni qayta ishlashning boshqa bosqichlari "Arxiv Garanti" kabi professional arxiv kompaniyalariga topshirilishi mumkin. . Arxiv saqlash uchun qog'oz hujjatlarni tayyorlashda tejashning ma'nosi yo'q - bu hujjatlarning saqlanishiga va ularni davlat standartlari talablari asosida tizimlashtirishning to'g'riligiga ta'sir qilishi mumkin.

Afzalliklar

Qog'oz hujjat aylanishining afzalliklari xakerlik hujumlaridan kelib chiqadigan zararni real baholaydigan dunyodagi eng yirik kompaniyalar tomonidan allaqachon qadrlangan. Endi elektron muomala oddiy qog'oz hujjat aylanishiga qo'shimcha bo'ldi. Elektron hujjat aylanishi doimiy e'tiborni talab qilishiga qo'shimcha ravishda: ma'lumotlarni kiritishning to'g'riligi va operator tomonidan kiritilgan o'zgarishlar, ma'lumotlar xodimlarning ehtiyotsiz harakatlari bilan o'chirilishi mumkin.

Massivni tiklash

Ko'pincha massivlarni tiklash mumkin emas. Qog'oz hujjatlar bilan bunday bo'lishi mumkin emas va bu ham qog'oz hujjat boshqaruvining afzalligi. Biz bilan bog'laning va qog'oz hujjat aylanishining afzalliklari siz uchun haqiqatga aylanadi - hujjatlaringiz doimo tartibda bo'ladi!

O‘tgan haftada e’lon qilingan xabar (jumladan, ixtisoslashtirilgan ijtimoiy tarmoqlarda) mamlakatimizda amalga oshirilayotgan hujjat aylanishi sxemalari qay darajada elektronlashtirilganligi haqida muhokamalarga sabab bo‘ldi. Qog'oz hujjat aylanishi elektron hujjatga aylanganda suv havzasi qayerda?

Hujjatlar, shu jumladan sud jarayoni davomida mavjud bo'lganda va faqat elektron raqamli shaklda foydalaniladigan qog'oz yo'q (yaxshi va loy planshetlar ham) hujjat aylanishi, albatta, elektron ekanligidan boshlaylik.
Darhaqiqat, bunday hujjat aylanishiga misollar juda ko'p, ammo tan olish kerakki, bu asosan tijorat sektori, bank ishi, Internet-tijorat, turizm va transport xizmatlari va boshqalarga tegishli.

Ammo ko'pincha faqat elektron hujjatlardan foydalanish har doim ham mumkin emas. Misol uchun, sayohatga chiqayotganda, ko'p odamlar sug'urtalovchidan chiqarilgan va olingan sug'urtani elektron shaklda chop etishadi. Ammo ba'zilar uchun qog'oz shaklida tasdiqlash uchun yuborilgan hujjatni o'qish va tahrirlash qulayroqdir.

Hujjat aylanishining qaysi turiga tegishli ekanligini aniqlashda asosiy nuqta - bu hujjatning asl nusxasi amalga oshiriladigan shakl. Ya'ni, hujjat aylanishi butunlay elektron bo'lishi mumkin (masalan, elektron aviachiptalarni sotib olishda, sug'urta sotib olishda yoki kommunal to'lovlarni to'lashda), ammo yordamchi ish uchun qulaylik uchun siz ba'zi elektron hujjatlarning qog'oz nusxalaridan foydalanasiz. ball.

Va aksincha, deyarli barcha biznes jarayonlari elektron shaklda amalga oshirilganga o'xshaydi, qog'oz faqat ba'zi qisqa epizodlarda paydo bo'ladi, lekin aslida bu qog'oz hujjat aylanishi, chunki qog'oz deyarli bir lahzada paydo bo'lsa-da, bu qog'oz asl nusxadir. Bu ziddiyatli vaziyatlar sudda hal qilingan taqdirda talab qilinadi.

Endi men ushbu qoidalarni postda umumiy ma'noda tasvirlangan Moskva shahrining Preobrazhenskoye ma'muriyati bilan "qog'oz-elektron shovqin" misolidan foydalanib ko'rsatmoqchiman.

Shunday qilib, 7 iyun kuni men ma'muriyat sayti orqali bayonot yubordim. Eʼtibor bering, agar ariza anʼanaviy qogʻoz koʻrinishida topshirilgan boʻlsa, roʻyxatga olish raqami, sanasi va boshqarma masʼul shaxsi imzosi koʻrsatilgan ariza nusxasini darhol olaman.
Elektron holatda menda bunday narsa yo'q, faqat ekranda qonuniy ahamiyatga ega bo'lmagan lakonik oyna.

Keyingi kotib
- olingan xatni chop etadi;
- uni ro'yxatdan o'tkazadi - qog'ozga muhr qo'yadi va ruchka bilan sana va kiruvchi raqamni yozadi;
- chop etilgan hujjatni skanerlaydi va skanerlashni mahalliy ma'lumotlar bazasiga ilova ma'lumotlari (sana va ro'yxatga olish raqami bilan birga) bilan birga kiritadi.

Shunday qilib, biz ko'ramizki, mening dastlabki elektron arizam Kengashning ichki hujjatining ikkita versiyasiga "ikki bo'linadi", lekin asl nusxasi (asl nusxasi) aynan shtamp qo'yilgan, sana va raqam qalam bilan yozilgan qog'oz hujjatdir. . Elektron versiya faqat ushbu qog'ozning asl nusxasi.

Bu erda tabiiy ravishda savol tug'iladi (ehtimol, bu Moskva hukumatiga murojaat qilish kerak, chunki Ma'muriyat uning bo'limidir) - nima uchun hamma narsa shunday qilingan? Nima uchun dastlab elektron hujjatni qog'ozga aylantirish va bir vaqtning o'zida uning elektron nusxasini yaratish kerak edi?

Ushbu qog'oz-elektron hujjat aylanishining butun sxemasi faqat hayrat va hayratga sabab bo'ladi.
Nega elektron hujjatni darhol ro'yxatdan o'tkazish mumkin bo'lmadi?
Nima uchun umuman qo'shimcha ro'yxatdan o'tishni joriy qilish kerak, chunki aslida ro'yxatdan o'tish saytga ariza topshirish vaqtida avtomatik ravishda amalga oshirilgan?

Agar Moskva hukumati qog'ozbozlikning bunday tarafdori bo'lsa, unda nega dublikat elektron sxemani yaratish bilan bog'ni to'sib qo'yish kerak edi?
Kotiba arizani chop etar, muhr qo‘yadi, papkaga joylab qo‘yadi, tamom. Nima uchun bularning barchasini qo'shimcha ravishda kompyuterga kiritish, shu jumladan tafsilotlarni qo'lda kiritish kerak edi?

Mas'ul ijrochi javob tayyorlaydi (Qavs ichida qayd etaman, javob matni arizadagi savollarga umuman mos kelmaydi, ijrochi arizani umuman o'qimagan ko'rinadi). Shu bilan birga, javobni tayyorlash asl so'rov bilan hech qanday bog'liq emas (aks holda tizim "qaysi bayonotga javob berilganligi" maydonini avtomatik ravishda to'ldirishi kerak edi.

Javob xati chop etiladi va boshliq tomonidan imzolanadi. Kotib ro'yxatga olish ma'lumotlarini (sana, raqam) ruchka bilan to'ldiradi, kiruvchi ma'lumotlarni to'ldirishni unutadi.

Qog'oz hujjat topshiriladi. Keyin u skanerdan o'tkaziladi va parallel elektron ma'lumotlar bazasiga kiritiladi.

Elektron nusxa ko'chirish skanerlash yetkazib berish tizimi orqali arizachining (men) elektron pochtasiga yuboriladi.

Ushbu misolda biz bu erda "avtomatlashtirish" faqat biznes-jarayonni amalga oshirishda va qo'shimcha moddiy resurslarni (kompyuterlar, dasturiy ta'minot) jalb qilishda mehnat xarajatlarining oshishiga olib kelishini aniq ko'ramiz.

Bularning barchasi nima uchun kerak?
Savol, albatta, ritorikdir.